PLAN HOPITAL EN TENSION NOM ETABLISSEMENT

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Table des matières 1. Présentation .................................................................................................................................... 2

Partie à compléter par l’établissement selon recommandations ......................................................... 3

2. La cellule de veille quotidienne ...................................................................................................... 3

A. Composition ................................................................................................................................ 3

B. Missions ....................................................................................................................................... 3

C. Fonctionnement .......................................................................................................................... 3

D. Outils ........................................................................................................................................... 3

3. La cellule de crise ............................................................................................................................ 4

A. Composition ................................................................................................................................ 4

B. Missions ....................................................................................................................................... 4

C. Fonctionnement .......................................................................................................................... 4

D. Outils ........................................................................................................................................... 5

4. Les indicateurs et seuils de tension................................................................................................ 5

A. Indicateurs de tension ................................................................................................................. 5

B. Seuil d’alerte et tension .............................................................................................................. 6

5. Les procédures HET ......................................................................................................................... 7

A. Liste des procédures HET de l’établissement .............................................................................. 7

B. Modalités de mise à jour des procédures HET et de validation institutionnelle ........................ 9

6. La déclaration de tension dans le ROR - PAR L’ETABLISSEMENT .................................................. 9

A. Procédure interne définissant les modalités de déclaration d’alerte dans le ROR ..................... 9

B. Procédure interne définissant les modalités de déclaration d’un plan HET dans le ROR ........... 9

7. La tension solidaire dans le ROR - PAR L’ARS ................................................................................ 9

A. Procédure de demande de tension solidaire .............................................................................. 9

B. Liste d’établissements solidaires ............................................................................................... 10

8. Autres information complémentaires/Annexes .......................................................................... 10

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1. Présentation

Les établissements de santé sont aujourd’hui amenés à connaître des situations de tension et de crise. Ces deux notions sont différentes :

La crise répond à la définition d’un afflux massif de patients sur une période courte. Exemple : attentat, accident de car, intoxication de groupe, etc. Dans ce cas, la réponse de l’hôpital est apportée le plus souvent par la mise en place du Plan Blanc.

La tension se définit comme une situation exceptionnelle conséquence d’une inadéquation ponctuelle entre la demande (flux entrants de patients), les moyens au niveau des urgences (personnel, plateau technique et structure des urgences) et l’aval des urgences (lits d’hospitalisation disponibles et fluidité de transfert en lits d’aval).

Cette densification progressive correspondant le plus souvent à des pics d’activité saisonniers le plus souvent prévisibles : pathologie hivernale, gastro entérites, canicule, etc.

Ce dysfonctionnement de la gestion des flux de patients représente une situation critique pour un établissement, pouvant évoluer vers une situation de crise.

La déclaration d’une situation de tension

• A pour objectifs généraux :

- éviter de déclencher un dispositif lourd tel que celui du Plan Blanc - permettre à l’ensemble des acteurs de l’hôpital de se préparer pour faire face à

l’augmentation d’activité - assurer la sécurité de prise en charge des patients sans désorganiser le fonctionnement

habituel - permettre la poursuite des activités programmées, autant que possible

• Ce qui implique pour l’établissement :

- définir des indicateurs de tension et des seuils d’activité au-dessus duquel l’établissement de santé doit s’adapter pour faire face à l’afflux de patients

- apporter une réponse graduée selon le niveau de tension - anticiper les périodes critiques telles que les grippes saisonnières, la canicule, etc. - mettre en place une veille quotidienne et un suivi de la tension - développer la culture de la gestion anticipée du risque (par des exercices pratiques

permettant de repérer les points forts et faibles de l’établissement) et de l’organisation de Retex

• Qui se traduit par :

- la mise en place des outils de décision et pilotage adaptés pour anticiper et gérer les situations de tension :

▪ la cellule de veille quotidienne ▪ la cellule de crise

- la définition de critères et de seuils de tension pour une logique de déclaration partagée et la communication large autour d’eux

- l’élaboration des procédures internes à l’établissement définissant les modalités de mise en place gradué des actions pour faire phase à la tension

- la définition de modalités de déclaration de tensions dans le ROR

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Partie à compléter par l’établissement selon recommandations

2. La cellule de veille quotidienne

A. Composition Identifiez les professionnels (fonction) faisant partie de votre cellule de veille, selon les

recommandations FEDORU :

En étroite collaboration avec la cellule de gestion des lits, la cellule de veille se compose d’au moins 3

personnes :

• Service des urgences : médecin responsable ou son représentant, et cadre de santé ou son

représentant

• Direction : directeur des soins, responsable qualité ou leur représentant

• Gestion des lits : personnel dédié à la gestion des lits, coordination des flux

Pour les samedis, dimanches et jours fériés, a minima : direction et cadre/urgentiste

Le suivi quotidien de l’évolution de la situation se fera par des échanges formalisés 7/7 jours à l’aide

des outils de veille et de suivi.

B. Missions Identifiez les missions attribuées à votre cellule de veille :

• SUIVRE au quotidien et CONFRONTER l’évolution actuelle et prévisible de :

▪ l’activité des urgences

▪ les disponibilités en lits

▪ l’activité programmée

• DETECTER de manière précoce les difficultés

• ALERTER en cas de variations inhabituelles la direction de l’établissement

• DECLARER une alerte via le ROR

• GUIDER les actions en cas de tension

C. Fonctionnement Décrivez les modalités de fonctionnement de votre cellule de veille :

• Modalités d’analyse au quotidien des principales informations (tableaux de bord)

• Traçabilité des conclusions du point quotidien en interne et au niveau régional via le ROR

• Cheminement formalisé du signalement de l’alerte (demande de déclenchement de plan HET)

• Autres

D. Outils Décrivez les outils de suivi et d’analyse des flux d’activité pour votre établissement :

• Outils Internes à l’établissement : concerne principalement des tableaux de bord de suivi des

flux (entrées, sorties, transferts, décès), des taux d’occupation, durée moyenne de séjour, etc.

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• Outils externes à l’établissement : les modules du ROR « suivi veille quotidienne

établissement », tableau « lits dispo », « activité des urgences » temps réel, « SRVA » (données

urgences, données décès, données SAMU).

3. La cellule de crise

A. Composition Identifiez les professionnels (fonction) faisant partie de votre cellule de crise :

Emanation de la cellule de veille et de la cellule de crise du plan blanc et toute autre personne ressource

selon la nature de la situation et son évolution prévisible.

Exemple

• Directeur établissement ou son représentant

• Responsable des urgences (cadre ou médecin)

• Référent gestion des lits (bed manager, cadres de santé, directeur de soins)

• Président CME ou son représentant

• Cadre de santé (d’astreinte, …)

• Personnes ressources selon besoins : service social, médecin radiologue, gériatre, etc.

B. Missions Identifiez les missions attribuées à votre cellule de crise :

• SUIVRE en situation de tension l’évolution actuelle et prévisible de :

▪ l’activité des urgences

▪ les disponibilités en lits

▪ l’activité programmée

• COMMUNIQUER auprès des tutelles

• METTRE EN PLACE des actions graduées en cas de tension : organisation des sorties anticipées,

de déprogrammations et des transferts ; ajouts ou ouverture des lits supplémentaires; recours

à des effectifs ou des moyens ; etc.

• DECLARER une tension hospitalière via le ROR

• REALISER un point régulier sur l’évolution de la situation et l’adaptation des moyens

• METTRE A JOUR quotidiennement les actions dans le ROR au vue de l’évolution de la situation.

Au vu des différents éléments tracés et de l’évolution attendue, une tension solidaire pourra

être mise en place par l’ARS (point 7).

C. Fonctionnement Décrivez les modalités de fonctionnement de votre cellule de crise :

• Mode d’activation et par quel professionnel (fonction)

• Identifications des différents rôles

• Modalités de communication avec l’ARS

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• Modalités de communication en interne

• Identification des interlocuteurs (fonctions) de l’ARS et du SAMU

• Autres

D. Outils Décrivez les outils de suivi et d’analyse des flux d’activité spécifiques aux situations de tension pour

votre établissement :

• Outils internes à l’établissement

Exemple

Tableau de synthèse des moyens humains et matériels par service

• Outils externes à l’établissement : les modules du ROR, tableau « lits dispo », « activité des

urgences » temps réel, « SRVA » (données urgences, données décès, données SAMU).

4. Les indicateurs et seuils de tension

A. Indicateurs de tension L’identification des indicateurs fiables et solides est indispensable pour suivre et analyser la situation

actuelle et les évolutions prévisibles en tension ou hors tension :

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En amont des urgences

Identifiez les indicateurs vous permettant de suivre et d’analyser la situation actuelle et prévisible

en amont des urgences ainsi que les modalités de recueil :

Exemple : Indicateurs épidémiques via la Cire, …

Au niveau des urgences

Tous les établissements avec SU devront se doter à moyen terme d’un dispositif permettant la remontée

automatisée de l’activité des urgences en temps réel (RPU étendus).

Si votre établissement est en cours de mise en place de la remontée automatisée des indicateurs RPU

étendus, veillez mettre en place en interne une remontée quotidienne des indicateurs suivants, selon

recommandations FEDORU :

• Nombre de passages sur les 24 dernières heures

• Nombre de patients présents à un instant donné

• Nombre de patients présents de plus de 75 ans

• Durée moyenne de présence aux urgences

• Durée moyenne de présence des patients en attente d’hospitalisation

• Nombre d’hospitalisations à partir des urgences

La fréquence du calcul en situation normale est au minimum journalière et en fonction des besoins en

cas de tension. Afin d’améliorer la lecture de ces indicateurs, des seuils de déclenchement doivent être

établis, ainsi qu’une comparaison à une moyenne.

En aval des urgences

Les indicateurs à prendre en compte sont issus :

• De la disponibilité en lits par groupe de discipline : chirurgie, gynécologie obstétrique, pédiatrie,

SSR, soins critiques (réanimation, soins intensifs, surveillance continue), UHCD

• De l’activité programmée

Exemple : nombre des lits disponibles par groupe de disciplines rapporté au nombre moyen

d’hospitalisations programmées pour ce même groupe de disciplines.

B. Seuil d’alerte et tension Au niveau des urgences

Pour les établissements qui font une remontée automatisée de l’« activité des urgences » en temps

réel, une fonction permet le calcul des seuils de tensions en fonction de l’antériorité.

Si la remontée automatisée des indicateurs RPU étendus n’est pas encore opérationnelle au sein de

votre établissement, veillez définir en interne des seuils d’alerte et de tension via l’analyse des

situations de tension précédentes.

En aval des urgences

Définissez, pour les indicateurs identifiés, des seuils vous permettant de suivre et d’analyser la

situation actuelle et prévisible en aval aux urgences.

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5. Les procédures HET

A. Liste des procédures HET de l’établissement

Veuillez décrire les procédures HET précisant les modalités de mise en place d’actions graduées

permettant de faire face à la tension. Ci-dessous la liste des procédures HET prioritaires qui seront à

renseigner également dans le ROR (suite à la formation HET du ROR).

PH

ASE

PROCEDURE CONSIGNES

REA

CTI

VE

PR

ECO

CE

1. Procédure d’information du C15 des épisodes de tension (mode dégradé)

Modalités d’information du Centre 15 des épisodes de tension : Qui informe, à quel moment, par quel moyen Qui est informé au retour par le C15

2. Procédure d'information à l'ARS Modalité de déclaration des situations de tension et de leur suivi à l’ARS : Qui appelle, à quel moment, par quel moyen Inscrire dans la procédure : AVANT déclaration de la tension dans le ROR : appel au point focal de l'ARS au 0 809 400 004

3. Procédure d'activation de la cellule de crise

Modalités de mise en place de la cellule de crise de l’établissement et description de sa composition : Qui active, à quel moment, par quel moyen Coordonnées génériques du coordinateur : téléphone, mail Positionnement physique au sein de l’établissement

4. Procédure d’information des services d'aval

Modalités d’information des services d’aval : Qui informe, à quel moment, par quel moyen Identification des services d’aval et message type formalisé

REA

CTI

VE

INTE

RM

EDIA

IRE

5. Procédure du relevé quotidien physique des lits

Cette action consiste à mettre en place une fonction gestionnaire de lits en période de tension. Il s'agit d'une fonction essentielle ayant un rôle de reporting et opérationnel. Elle permet de disposer des indicateurs fiables de disponibilité des lits, de mesurer l'efficacité des actions mises en œuvre et de déclencher d'autres actions selon le constat effectué.

6. Procédure d'augmentation de 10% des capacités de prise en charge en maternité dans les 24H

Modalité de mise en œuvre (qui, quand, délais) d'une procédure d'augmentation de 10% des lits en maternité dans les 24H = +/- ajouts de lits (ouverture de places ou unités, transformation du secteur d'hospitalisation de semaine/de jour/ambulatoire, dédoublement des chambres, autres) +/- libération des lits (sorties anticipées, déprogrammations, transferts)

7. Procédure d'augmentation de 10% des capacités de prise en charge en réanimation, soins intensifs, surveillance continue dans les 24H

Modalité de mise en œuvre d'une procédure (qui, quand, délais) d'augmentation de 10% des lits en réanimation, soins intensifs et surveillance continue dans les 24H = +/- ajouts de lits (ouverture de places ou unités, transformation du secteur d'hospitalisation de semaine/de jour/ambulatoire, dédoublement des chambres, autres) +/- libération des lits (sorties anticipées, déprogrammations, transferts) Modalités de fonctionnement en mode dégradé

8. Procédure d'augmentation de 10% des capacités de prise en charge en pédiatrie dans les 24H

Modalité de mise en œuvre (qui, quand, délais) d'une procédure d'augmentation de 10% des lits en pédiatrie dans les 24H = +/- ajouts de lits (ouverture de places ou unités, transformation du secteur d'hospitalisation de semaine/de jour/ambulatoire, dédoublement des chambres, autres) +/- libération des lits (sorties anticipées, déprogrammations, transferts)

9. Procédure d'augmentation de 10% des capacités de prise en charge en hospitalisation conventionnelle dans les 24H (Essentiel)

Modalité de mise en œuvre (qui, quand, délais) d'une procédure d'augmentation de 10% des lits en hospitalisation conventionnelle dans les 24H = +/- ajouts de lits (ouverture de places ou unités, transformation du secteur d'hospitalisation de semaine/de jour/ambulatoire, dédoublement

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PH

ASE

PROCEDURE CONSIGNES

des chambres, autres) +/- libération des lits (sorties anticipées, déprogrammations, transferts)

10. Procédure d'hébergement de patients dans des services non conformes à la pathologie

Modalités d’organisation de la modification temporaire de la « spécialité » de lits (ex. Adulte en pédiatrie, chirurgie en médecine,...) et modalités d’organisation de la prise en charge patients hébergés Identification des services concernés

11. Procédure de transfert vers d'autres établissements

Modalités de recherche d'alternative d'hospitalisation à partir du service des urgences vers d'autres établissements de santé. L'expérience montre que cette action est souvent oubliée ou écartée et ceci d'autant plus que l'établissement dispose d'un nombre de lits important. Elle demande un fort investissement pour trouver la place, organiser le transfert et expliquer au patient et à sa famille. Identifier : Qui, quand, quels transporteurs, Rôle et coordination avec le SAMU, délais

12. Procédure d'activation de la filière rapide ambulatoire de prise en charge – circuit court

Modalité de mise en place : qui l’active, quand, comment ? Cette organisation peut être installée en permanence ou en période de tension. Dans ce dernier cas certains sites utilisent les locaux de consultations externes (salles libres, weekend et jours fériés). Identification de la filière ambulatoire Délais

13. Procédure de tri à l'admission aux urgences

Modalités de mise en place d'un renfort d'effectif sur le tri et de mise en place d’une réorientation rapide : qui met en place et organise le tri, comment, quand. Il peut s'agir de renfort infirmier, médical et/ou administratif en complément de l'IOA (recommandation professionnelle). Cette mesure permet notamment d'informer efficacement les personnes en situation d'attente et de détecter les prises en charge différables et de les réorienter. Identification des modalités de tri et de réorientation rapide

14. Procédure d'identification des patients hospitalisés en attente de SSR pour solliciter une accélération de leur admission

Modalités d’identification des patients hospitalisés en attente de SSR pour solliciter une accélération de leur admission (Tension solidaire) : Qui, quand, comment A partir du tableau de bord établissement (globalisation des données par service)

15. Procédure d'identification des patients hospitalisés en attente d'EHPAD

Modalités d’identification des patients hospitalisés en attente d'EHPAD pour solliciter une accélération de leur admission (Tension solidaire) : Qui, quand, comment A partir du tableau de bord établissement (globalisation des données par service)

REA

CTI

VE

PR

E P

LAN

BLA

NC

16. Procédure de renforcement du personnel des services d'urgence

Modalités de renforcement par personnel en interne vers la problématique de tri dans l’accueil et la mise en place de circuits courts renforcés : Qui, comment, seuil, Cette action ne devrait être engagée que pour les "Tensions affluence"

17. Procédure de renforcement du personnel des services d'aval

Modalités de renforcement par personnel en interne de l’aval : Qui, comment, quand, seuil. Cette action doit être engagée précocement car elle permet de mettre en place les actions ciblant les unités de soins. Cette priorité vaut comme un rappel fort que les problématiques de tensions hospitalières s'imposent à tout l'établissement et qu'il ne suffit pas de renforcer les urgences.

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B. Modalités de mise à jour des procédures HET et de validation institutionnelle

Décrivez le processus d’actualisation, validation institutionnelle, périodicité, etc.

6. La déclaration de tension dans le ROR - PAR L’ETABLISSEMENT

Ce point sera abordé lors de la formation au nouveau module HET du ROR.

Pour rappel, la déclaration de tension se fait uniquement via le ROR.

3 niveaux de tension sont définis pour les établissements :

• absence de tension

• alerte (demande de déclenchement plan HET) : constat d’une difficulté, même passagère ;

elle peut donner lieu à une déclaration de tension ou être clôturé

• tension : la tension est avérée

A. Procédure interne définissant les modalités de déclaration d’alerte dans le ROR Rédigez la procédure de déclaration d’alerte (demande de déclanchement de plan HET) dans le ROR

• Modalités de formation au module HET

• Identification de professionnels pouvant déclarer, mettre à jour et/ou clôturer l’alerte : cadres

de santé, médecins et équipe de directions

• Autres

B. Procédure interne définissant les modalités de déclaration d’un plan HET dans

le ROR Rédigez la procédure de déclaration de plan HET dans le ROR

• Modalités de formation au module HET

• Identification de professionnels pouvant déclarer, mettre à jour et/ou clôturer un plan HET:

équipe de direction

• Autres

7. La tension solidaire dans le ROR - PAR L’ARS

La tension solidaire est déclarée dans le ROR par l’ARS au vu des différents éléments tracés et de

l’évolution attendue de la situation. Elle peut être déclarée à l’initiative de l’ARS ou à la demande de

l’établissement.

A. Procédure de demande de tension solidaire Veillez indiquer la procédure de demande de tension solidaire auprès de l’ARS :

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• Modalités de contact : qui prend contact avec la Cellule de Veille, d’Alerte et de Gestion

Sanitaire (CVAGS) de l’ARS par appel au point focal de l'ARS au 0 809 400 004

• A quel moment : vérification préalable de la mise en place des actions et du respect des

procédures

B. Liste d’établissements solidaires Identifiez des établissements MCO, SSR et PYS potentiellement solidaires avec votre établissement

en cas de tension.

Cette liste est élaborée en lien avec les DD ARS selon des critères territoriaux, d’organisation des

filières et des usages.

Exemple

MCO SSR PSY

CHA d’Agen Nérac Clinique Esquirol Saint Hilaire Pôle de Santé du Grand Villeneuvois CHIIC Marmande Tonneins

Hôpital Local de Casteljaloux Hôpital Local de Penne d’Agenais Clinique Esquirol Saint Hilaire Centre Médecin Physique et Réadaptation Virazeil

CHD La Candélie

8. Autres information complémentaires/Annexes