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INTRODDUTION A LA DOCUMENTATION Mamadou DIARRA Durée : 2 semestres Classe : L3 INTRODUCTION AVERTISSEMENT Après quelques précisions conceptuelles nécessaires, le cours s’articulera essentiellement autour de la « chaîne documentaire » ; il aura par cette approche l’avantage d’embrasser les principaux enseignements de la documentation ; mais il aura l’inconvénient de ne pas les approfondir. La configuration de la classe peut par moment entraîner quelques difficultés pour l’approche pédagogique à envisager : Les étudiants (documentalistes) issus du concours professionnel pourraient trouver certains passages largement acquis (du moins sous certains aspects) alors que pour ceux issus du concours direct, de même que les professionnels (archivistes et/ou bibliothécaires) ces passages constituent une mise à niveau nécessaire. Ce sera l’occasion pour les uns, par un jeu de discussion libre et de relation d’expériences, de profiter des acquis et expériences des autres. NOTIONS DE BASE INFORMATION : 1) Communication de connaissance ; c’est aussi la connaissance communiquée. Elle représente donc un accroissement de connaissance ou une réduction de l’incertitude pour celui à qui elle est communiquée. 2) Action d’informer et l’objet sur lequel porte cette information. 2) Faire savoir, mettre au courant, faire part à quelqu’un
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INTRODDUTION A LA DOCUMENTATION
Mamadou DIARRA
Durée : 2 semestres
Classe : L3
INTRODUCTION
AVERTISSEMENT
Après quelques précisions conceptuelles nécessaires, le cours s’articulera essentiellement
autour de la « chaîne documentaire » ; il aura par cette approche l’avantage d’embrasser les
principaux enseignements de la documentation ; mais il aura l’inconvénient de ne pas les
approfondir.
La configuration de la classe peut par moment entraîner quelques difficultés pour l’approche
pédagogique à envisager :
Les étudiants (documentalistes) issus du concours professionnel pourraient trouver certains
passages largement acquis (du moins sous certains aspects) alors que pour ceux issus du
concours direct, de même que les professionnels (archivistes et/ou bibliothécaires) ces
passages constituent une mise à niveau nécessaire. Ce sera l’occasion pour les uns, par un jeu
de discussion libre et de relation d’expériences, de profiter des acquis et expériences des
autres.
NOTIONS DE BASE
INFORMATION :
1) Communication de connaissance ; c’est aussi la connaissance communiquée. Elle
représente donc un accroissement de connaissance ou une réduction de l’incertitude pour celui
à qui elle est communiquée.
2) Action d’informer et l’objet sur lequel porte cette information.
2) Faire savoir, mettre au courant, faire part à quelqu’un
3) Au sens général, c’est le contenu d’un message.
4) Elément ou système pouvant être transmis par un signal ou une combinaison de signaux ;
ce qui est transmis (objet de connaissance, de mémoire)
La liste des définitions est loin d’être close : s’il en est ainsi, c’est parce que l’information est
une matière sur laquelle travaille beaucoup de corps de métiers : journalistes informaticiens,
documentalistes.
Source : Claire, Guinchat, Yolande Skouri, Guide pratique des techniques documentaires, vol
1. – Paris, EDICEF, 1989
INFORMATION SCIENTIFIQUE ET TECHNIQUE (IST)
En fait, le documentaliste ne travaille principalement que sur une partie de la masse
d’informations véhiculées à travers les différents supports : c’est celle quoi correspond
réellement à un accroissement de connaissance, à l’information durable et qui mérite alors
d’être traitée et conservée sur des supports durables par les centres de documentation, pour sa
réutilisation ultérieure. Cette partie d’information est plus connue sous le sigle d’IST
Remarques
- il ne faut pas réduire l’IST à ses composantes scientifique et technique : une information
économique, démographique, sociale etc. peut être considérée comme une IST à partir du
moment où elles correspondent à un accroissement de connaissance
- le documentaliste peut aussi s’intéresser à d’autres types d’information dans sa mission de
service public aux usagers ; c’est même parfois nécessaire pour accroître son image au sein du
public.
- l’information est définie par rapport à la notion de nouveauté, de « première fois »
DOCUMENT : Ce terme désigne tout objet auquel on a confié de l’information en vue de la
communiquer : pierre gravée, coquillage etc.
Ceci amène les remarques suivantes : une note qui n’a pas de lecteur, ne saurait répondre au
qualificatif de document, car l’information qui lui est confiée est stérilisée, cesse d’être
information (puis qu’elle n’est plus communiquée.)
Ex : le journal qui est utilisé comme papier d’emballage.
A l’inverse, je peux trouver ou chercher une information dans un objet qui n’avait pas été créé
dans cette intention : j’en fais alors un document.
Ex : tous les objets conservés dans un musée, qui n’ont pas été créés à des fins
muséographiques, mais que le musée transforme en documents sur une époque, une
technique, une culture…
On peut donc affirmer que c’est l’intention du destinataire qui est l’élément décisif pour
constituer le document. Elle peut transformer en document réel tout objet, si elle y cherche de
l’information
Ainsi pour certains lecteurs d’un journal, ce sont les pages sport ; pour d’autres la page
horoscope etc. qui sont vraiment lues.
Ces considérations qui peuvent bouleverser plus d’un doivent être relativisées en introduisant
la notion de document virtuel.
DOCUMENT VIRTUEL : On parle ainsi quand le support qui aurait dû être un document
(dans la volonté de son producteur) ne le devient pas réellement et l’information qui lui est
confiée reste latente. Les limites entre document réel et document virtuel sont très confuses :
le papier qui a servi à emballer une marchandise peut tout de suite être un document pour
l’acheteur qui y aperçoit une information intéressante et qu’il se met alors à lire une fois
arrivé à la maison.
Les formes matérielles sous lesquelles se présentent les documents sont extrêmement variées :
imprimés, ouvrages, brochures, revues, statistiques, tableaux, graphiques, rapports,
monographies, documents photographiques, cartes etc. ainsi que toutes les formes nouvelles
permises par les NTIC : films, disques, vidéocassettes, vidéodisques…appelées documents
audiovisuels et documents électroniques.
Le document possède dès sa création ses attributs essentiels :
- durable, conservable, ce qui permet de le réutiliser ;
- vérifiable et reproductible ;
- fiable etc.
Les documents sont divers selon une quantité de critères :
- la nature matérielle du support ;
- la diversité de la représentation de l’information sur ce support (écriture dans une langue
parlée ou non, chiffres, signes, dessins, couleurs…) ;
- le mode de fixation de l’information sur le support :
• écriture (manuscrite, typographiée, photogravée, dactylographiée…)
• enregistrement direct : d’un spectacle sur une pellicule photographique ou un film,
d’une succession de sons sur une bande magnétique ou un disque…
Pour A DAVID et Eric SUTTER (dans la Gestion de l’information dans l’entreprise éditée
par l’AFNOR), les documents se différencient par les caractéristiques suivantes :
1) la façon dont l’information est consignée qui permet de distinguer :
a) les sources dans lesquelles les informations sont figées c’est-à-dire consignées dans des
supports matériels, documents écrits, supports magnétiques, disques, objets ;
b) les sources dans lesquelles les informations sont vivantes c’est-à-dire fournies à
l’utilisateur directement par la personne qui les détient. Dans ce cas les informations
transmises sont adaptables à l’utilisateur, grâce au dialogue ;
c) les sources dans lesquelles les informations sont modulables par l’utilisateur c’est-à-dire
celles qui sont automatiquement adaptables, comme dans les systèmes d’assistance par
ordinateur tels que la conception assistée par ordinateur, l’enseignement assisté par ordinateur
et les « systèmes-experts »
2) Le type de support
a) support des écrits et images : ouvrages, périodiques, brevets, normes, catalogues, comptes
rendus de réunion, conférences, rapports, statistiques, affiches, plans ;
b) support des documents audiovisuels : photos, films, disques, cassettes ;
c) « supports » vivants :personnalités, spécialistes
3) Le matériau dans lequel les informations sont consignées
a) papier : support le plus connu à telle enseigne que quand on parle de document, on pense
document papier. Il est facilement transportable, accessible à tout instant
b) matériaux pour documents audiovisuels
*documents phoniques (disques, cassettes, bandes magnétiques)
*documents visuels (films fixes, diapositives, microfiches etc.)
*documents audiovisuels proprement dits (films sonores, vidéo-cassettes, vidéo-disques, etc.)
c) matériaux pour documents électroniques
*disques, disquettes, bandes
Les documents audiovisuels et électroniques nécessitent l’emploi d’appareils pour prendre
connaissance de leur contenu ; ils peuvent résulter du transfert de document existant sur
support papier ; mais il peut s’agir aussi de documents originaux sans équivalent sous forme
traditionnelle.
4) Le rayon de diffusion du document
a) les documents internes : qui sont produits par l’organisme et ne circulent qu’à l’intérieur :
circulaire, spécification technique
b) les documents confidentiels : questionnaire sur un projet
c) les documents externes et non confidentiels : ouvrages, normes, brevets, périodiques,
catalogues etc. ont une large diffusion et sont relativement accessibles contrairement aux
études, comptes rendus de recherche qui sont plus difficilement accessibles.
5) Le but et le contenu du document :
- Par but, il faut comprendre le public auquel le support est destiné, les attentes auxquelles il
est destiné à répondre pour le public visé ;
- Le contenu concerne les domaines essentiels sur lesquels porte le document, les sujets
principaux dans ces domaines et les aspects sous lesquels les sujets sont abordés.
Le but et le contenu déterminent la valeur d’utilisation qui est essentielle pour le choix des
documents.
6) L’origine : il faudra tenir compte de :
a) l’auteur : individu ou organisme éditeur
b) l’organisation à laquelle appartient l’auteur
c) le pays d’origine
7) La langue : savoir quelles langues peuvent lire vos utilisateurs. Cependant certains
documents en langue étrangère peuvent être essentiels et il faudra prévoir pour eux des frais
de traduction dans le budget.
[Voir le Cours de Typologie des documents]
DOCUMENT PRIMAIRE :
Document présentant en principe une information à caractère original.(NF)
Le document original engendre souvent des documents dérivés appelés aussi productions
documentaires ou documents secondaires
DOCUMENT SECONDAIRE : Document comportant des données signalétiques ou
analytiques sur des documents primaires (NF)
Ex : - Un rapport reçu peut entraîner l’établissement d’un fiche
- Une série d’ouvrages peut entraîner la création d’un catalogue ou d’une bibliographie
La fiche, le catalogue et la bibliographie sont des documents secondaires, facilitant l’étude
d’une question ou permettant de retrouver facilement et rapidement les documents originaux.
Remarque : Comme on le voit, le terme de document est très ambigu et il est très souvent
défini en référence à l’information qu’il supporte ; c’est la raison pour laquelle certains
auteurs préfèrent utiliser la notion d’information documentaire à la place du document et de
l’information.
DOCUMENT TERTIAIRE : document présentant une synthèse de documents primaires,
c’est-à-dire un exposé de mise au point s’appuyant sur une bibliographie sélectionnée qui
condense et reformule l’information contenue dans un ensemble de documents primaires.
DOCUMENTATION : La notion de documentation regroupe plusieurs réalités :
- C’est d’abord l’action de réunir des documents sur un point donné. Ex : travailler à une
documentation sur un sujet quelconque
- C’est aussi la collection des documents que nous avons réunis : c’est donc un mot abstrait
pour un ensemble d’objets concrets
- C’est enfin sur un plan plus large, l’ensemble des connaissances nécessaires pour extraire
des documents les informations réutilisables qu’ils contiennent et caractériser celles-ci de
façon à leur assigner une place dans l’univers des connaissances, pour retrouver rapidement à
la demande ceux qui contiennent l’information jugée utile.
Le terme documentation désigne donc un processus, un résultat/état, mais aussi l’ensemble
des pratiques et techniques qui rendent possible ce processus.
Du point de vue fonctionnel, la DOCUMENTATION consiste à « fournir à un utilisateur ou à
un groupe d’utilisateurs l’information répondant à un besoin donné, de façon ponctuelle ou
permanente, à la demande ou par anticipation, avec le meilleur rapport qualité/prix » (SCOM.
– La Fonction Documentation. – 1ere édition, 1985. – La Documentation Française)
Remarque : La Documentation n’est pas forcément la collecte de documents même si
l’information est généralement contenue dans des documents.
COMMUNICATION : Plusieurs définitions peuvent être proposées dont :
1) Elle serait inséparable de l’information comme l’atteste cette définition de l’information :
Informer, c’est communiquer ; (…). La communication est à la fois un moyen d’informer et
de séduire. Il faut vendre l’information.
Selon Jean MEYRIAT, toute communication a un contenu cognitif, plus ou moins important,
qui est l’information. Cela implique qu’il n’ y a pas d’information sans communication (…).
La communication est un processus dont l’information est le contenu ; l’une ne peut donc être
comprise sans l’autre, l’étude de l’une et de l’autre ne fait qu’un..
Selon le dictionnaire Larousse (cité par Eric Sutter dans le marketing des services
d’information), communiquer c’est :
- faire connaître quelque chose
- faire passer une information d’une personne à une autre
- être en relation avec.
Une action de communication doit donc remplir trois conditions :
- informer pour faire connaître, ce qui suppose d’être informé soi-même, donc de recueillir,
filtrer, traiter, mettre en réserve, transmettre selon une forme compréhensible par le
destinataire, avec le minimum de distorsions
- expliquer pour faire passer, ce qui suppose une capacité à analyser, à traduire et à
commenter pour mettre en évidence l’utilité ou la finalité
- motiver pour être en relation : il faut rendre l’écoute du récepteur de l’information
dynamique, disponible, en situation d’accueil de l’information, d’appropriation.
Selon Harold Lasswell, on peut aussi décrire une action de communication en répondant aux
cinq questions suivantes : [Voir le Cours Science de la Communication]
- Qui ?
- Dit quoi ?
- Par quel canal ?
- A qui ?
- Avec quel effet ?
Un schéma simplifié de la communication pourrait ainsi se présenter :
Le spécialiste du « qui » (le communicateur) s’attache à l’étude des facteurs qui engendrent et
dirigent la communication. Celui qui étudie surtout la radio, la presse, le cinéma, et les autres
canaux de communication, participe à l’« analyse des médias » (media analysis). Lorsque le
centre d’intérêt concerne les personnes atteintes par le média, on parle d’« analyse de
l’audience » (audience analysis). Si on cherche à savoir l’impact sur les récepteurs, il s’agit
d’une « analyse des effets » (effect analysis). [Voir dans La pensée communicationnelle de
Bernard MIEGE, Presses Universitaires de Grenoble, 1995, p 21]. Ce qui fait le succès de
cette démarche de Laswell, c’est qu’il trace un programme de travail pour les chercheurs et
chacun pouvait y trouvait son compte, par la richesse des domaines ainsi identifiés.
2) Communiquer, c’est écouter ensuite parler ; il faut alors avoir une attitude d’ORE
(Ouverture, Réception, Ecoute)
Remarque : Information, Document et Communication sont donc dialectiquement et
inséparablement liés.
BIBLIOLOGIE : Discipline qui se propose de tenir un discours scientifique sur l’écrit, le
livre de la même façon que la biologie est chargée du discours scientifique sur les
phénomènes de la vie. Or le livre n’est qu’un type de document ; donc pour avoir le discours
scientifique sur les autres types de supports il suffit par analogie d’ajouter le suffixe « logie »
au document considéré.
Ex : Iconologie, Filmologie, Discologie etc.
La DOCUMENTOLOGIE serait donc le discours scientifique sur tous les types de
documents ; elle étudierait alors l’Iconologie, la Filmologie, la Discologie etc. Elle n’a
cependant pas connu le succès qu’a connu la bibliologie.
Le suffixe « logie » permet d’avoir le discours scientifique sur les documents ; pour désigner
la connaissance descriptive des documents, on utilise le suffixe « graphie ». Ex :
bibliographie, catalographie etc.
SYSTEME PRIMAIRE ET SYSTEME SECONDAIRE :
Les documents ont été crées pour transmettre l’information utile ; pour rendre réutilisable
cette information à tout moment, les sociétés ont créé d’autres systèmes. Il faut pour cela que
l’information soit fixée sur un support durable qui la préserve de l’oubli, même si elle a été
communiquée oralement. Ces systèmes créés pour rendre réutilisable l’information
s’appellent systèmes secondaires (ou systèmes documentaires ou systèmes d’information) par
opposition au système primaire, véhicule premier de l’information.
Tous les systèmes documentaires qu’ils soient classiques (bibliothèques) ou modernes
(centres d’analyse de l’information) appartiennent au système secondaire.
Caractéristiques des deux systèmes :
- ce sont tous deux des systèmes technico-sociaux c’est-à-dire composés d’éléments sociaux
(bibliothécaires, éditeurs, imprimeurs…) et d’éléments techniques (fichier, photocopieur,
photocompostion, impression…) ;
- en tant que systèmes, leurs éléments sont interdépendants et solidaires ; un système est plus
que la somme des éléments qui le composent ;
- dans le système primaire, le document est non nécessaire (Ex : exposé oral ) mais il apparaît
le plus souvent ;
- dans le système secondaire, le document est nécessaire ; il est la base du système. Le seul
cas où le document n’existe pas, c’est la mémoire humaine qui est malheureusement limitée.
Nb : Toute la partie située à droite de l’arc (noir foncé) appartient au système secondaire.
1 L’utilisateur qui a besoin d’un document dont il connaît l’emplacement va se le procurer.
2 L’utilisateur qui connaît un document dont il ne connaît pas l’emplacement (ou l’adresse du
SID détenteur) va consulter un catalogue.
3 L’utilisateur qui cherche des documents sur un sujet donné ou d’un auteur donné peut
consulter un index.
4 L’utilisateur qui cherche une information précise peut consulter une banque d’information.
5 L’utilisateur perdu (ou qui cherche tout) peut contacter un organisme d’orientation qui va le
guider selon les cas vers une banque d’informations, un index, ou directement vers un dépôt
(SID : bibliothèque, centre de documentation, dépôt d’archives etc.).
On voit que l’utilisateur est le mobile principal du système secondaire ; c’est par sa volonté de
réutiliser les documents primaires (produits par le système primaire tel que le système
éditorial) qu’il met en mouvement tout le système secondaire.
L’index est obtenu à partir de la description des documents primaires, plus leur indexation.
Le catalogue est obtenu à partir de la description des documents primaires, plus un élément de
localisation (adresse).
Toutefois, l’index peut comporter l’élément distinctif du catalogue, c’est-à-dire l’adresse,
c’est le cas de l’index qui se trouve en fin d’un livre et qui renvoie aux différentes pages ; de
même, le catalogue matière est obtenu à partir de l’indexation des documents : il comporte
donc l’élément caractéristique de l’index.
La banque d’information est alimentée par « extraction » de l’information contenue dans les
documents primaires ; elle peut aussi être alimentée par « fourniture directe » tels que les
résultats des travaux de laboratoire.
Les différentes fonctions du système secondaire existent à l’état « pur », c’est-à-dire qu’elles
sont assurées quelque part spécifiquement par un organisme : Le CCNPS (Catalogue Collectif
National des Publications en Série- France) est chargé de la gestion du catalogue des
publications en série, le fichier des thèses de Nantère, de tenir à jour le catalogue des thèses
dans certaines disciplines. Au Canada, la Compagnie Microfor édite l’index de l’actualité
politique, économique et social. Le SOS/DOC (Service d’Orientation vers les Sources
Documentaires – France 42, Rue Bancel, 77007 Melun Cedex Tél. 60 68 41 76) s’occupe de
l’orientation des usagers ; de même que ORIADOC (Réseau national d’Orientation et d’Accès
aux services d’information et de Documentation, 77, Rue de Varenne 75007 Paris Tél. 45 56
84 07)
Par contre dans la plupart des cas, on assiste plutôt à des organismes mixtes, qui assurent à la
fois plusieurs des fonctions du système secondaire.
Assurer la mission de service d’orientation suppose aussi la connaissance plus ou moins
parfaite du fonctionnement de tout le système secondaire. Selon son analyse du besoin de
l’usager, le Service d’orientation doit renvoyer ce dernier vers un index, un catalogue, une
banque d’information (banque de données) ou directement vers un dépôt (Bibliothèque,
Centre de documentation, Dépôt d’archives…)
LES FONCTIONS DES SYSTEMES SECONDAIRES :
Les systèmes secondaires remplissent principalement deux fonctions extrêmes :
- la fonction conservation et
- la fonction information
- les cas intermédiaires : extraction + information (cas le plus général)
La conservation constitue la fonction principale dans les dépôts d’archives pendant que
l’information est la fonction principale des centres d’analyse de l’information. Entre les deux
se trouvent les cas intermédiaires (Bibliothèques, CD, CDI…).
En fait conservation et information ne constituent dans la plupart des cas que des fonctions
extrêmes et la plupart des organismes secondaires sont des organismes mixtes qui assurent à
la fois les deux fonctions.
En d’autres termes, on peut situer les divers organismes secondaires à l’intérieur d’un
continuum conservation / information
Si le point A constitue le milieu de l’axe conservation / information, les dépôts d’archives et
les bibliothèques (traditionnelles) se situeraient à gauche de A ; les centres de documentation
et les (bibliothèques spécialisées dans la conception anglo saxonne) devraient se situer à
droite du repère A
Remarques :
- Les archives sont plus près de la conservation que la bibliothèque
- Il ne s’agit pas de prioriser une fonction sur une autre : les deux fonctions sont
complémentaires. Ex : pour assurer la fonction information il faut que quelque part un
organisme assume la mission de conservation.
- Nous ne développerons pas la fonction conservation qui sera étudiée ailleurs ; elle est
pourtant d’une importance capitale ne serait-ce que de ce point de vue : « la valeur
informative d’un document n’est jamais épuisée, ce qui justifie sa conservation.»
On peut considérer un deuxième continuum constitué de l’axe document/ information pour le
positionnement des services documentaires.
Les organismes dont l’activité se concentre davantage sur le document ont tendance à être
dépassés par ceux qui se concentrent sur l’information.
Revenons à la deuxième fonction principale des systèmes secondaires, à savoir la fonction
information qui consiste à rendre disponible le document ; elle se décompose en :
- fonction de référence : qui consiste à renvoyer à, au document ; elle se réalise grâce à des
outils tels que : bibliographies, catalogues, index, répertoires, bases et banques de données
etc.
- fonction de communication qui prend plusieurs formes :
- la communication des documents eux-mêmes : c’est toute la problématique d'accès aux
documents primaires qui a même fait l’objet d’un programme UNESCO, le programme UAP
(Accès Universel aux Publications). Le SENEGAL a bénéficié de ce programme sous le nom
de « Projet UAP UNESCO/SEN 86 »). La fonction de référence qui a bénéficié de l’appui du
programme CBU (Contrôle Bibliographique Universel) n’a de sens que si elle est complétée
par un programme d’accès aux documents.
- les reproductions de documents : grâce aux techniques de la photocopie,
microcopie…et plus tard de la télécopie [Voir le Cours de reprographie et de droit (de la
copie)]
- fonction de renseignement qui se réalise sous plusieurs formes dont :
- SQR (Service Questions/Réponses) : Service qui reçoit des questions par courrier,
téléphone etc. auxquelles il apporte des réponses par ses propres instruments, réponses qu’il
met à la disposition de l’utilisateur sans qu’il ne soit obligé d’effectuer le déplacement. Le
SQR ne crée pas l’information, mais la mobilise surtout ; il a un rôle d’intermédiaire.
- Orientation : consiste à envoyer là où se trouve l’information, à fournir de l’information
sur la disponibilité de l’information
- fonction de synthèse : consiste à se procurer de l’information sur un sujet quelconque, à
digérer cette information et à la reconditionner par un spécialiste du sujet. Cela aboutit à un
nouveau document appelé synthèse, le point sur…, l’état de l’art, l’état de la question, revue
annuelle, biblio-profils etc. La synthèse est le plus souvent fournie avec la bibliographie qui la
sous-tend. Il existe des organismes spécialisés dans l’activité de synthèse ; il faut pouvoir les
identifier, car ils sont souvent des sources importantes d’informations. La synthèse pose
cependant un problème connu sous le nom de « validation de l’information » :quelle
crédibilité accorder au document de synthèse ? reflète-t-elle fidèlement le document des
documents ayant servi à la réaliser ?
Ex de synthèses dans le domaine qui nous intéresse : les ARIST (Annual Review of
Information Science and Technology dont certains volumes se trouvent à l’EBAD).
Vers les systèmes quaternaires ou expert?
Le système expert est une application de l'intelligence artificielle, dont l'objectif est de doter
les ordinateurs d'une capacité de "réfléchir". Dans un sens plus large, l'IA concerne des
domaines plus vastes comme le physiologie, la philosophie, les mathématiques etc. Le terme
"intelligence artificielle" fut utilisée pour la première fois par John McArthy en 1956 à la
MIT.[Mokhtar BEN HENDA, l'intelligence systémique dans les dans les processus de la
recherche de l'information: entre la logique booléenne, le traitement du langage naturel et
l'intelligence artificielle, In: Ecole de l'AIESI, Bucarest, 1-5 novembre 1999]
L'IA est la simulation du processus de l'intelligence humaine par l'ordinateur
Les systèmes experts sont les applications informatiques qui prennent des décisions dans des
situations réelles là où normalement une personne experte devrait intervenir.
Autres applications de l'IA: l'agent intelligent appelé aussi robot est un logiciel permettant
d'automatiser, périodiquement ou à la demande, des tâches de façon transparente pour
l'utilisateur qui bénéficie des résultats.
Voir à ce sujet: http://www.admiroutes.asso.fr/larevue/2000/2/def2bis.htm
PREMIERE PARTIE : ENTREE DE L’INFORMATION
Première maillon de la chaîne documentaire, c’est aussi la fonction première des systèmes
documentaires, qui consiste à rechercher les documents et les informations susceptibles de
satisfaire les besoins des utilisateurs. Il existe à ce niveau, une série de contraintes à
considérer :
- un budget limité
- le problème de l’échange de devises
- la distance géographique
- les besoins des utilisateurs
Elle comprend plusieurs étapes :
CHAPITRE I : IDENTIFICATION DES BESOINS
S’il peut être difficile de prévoir des besoins spécifiques, il est parfaitement possible de se
faire une idée relativement précise du type de demande que le centre est appelé à satisfaire.
Des indications peuvent être obtenues à partir des membres du personnel, de la nature et du
domaine d’activité de l’organisme de tutelle, mais aussi en étudiant les documents internes,
comme les programmes d’activités, les rapports d’activités etc.
La connaissance de l’organigramme général de la structure et des textes définissant les
missions / fonctions des différentes unités composantes (direction, service, bureaux, divisions,
sections etc.) peut être très utile et permettra ::
- d’avoir une idée claire des rôles et des domaines d’activité
- de situer la place et les responsabilités des différents directions et services etc. dans
l’ensemble de l’organigramme
- de sélectionner parmi les flux d’informations internes ceux qui relèvent de l’activité
documentaire
La participation du documentaliste aux différentes réunions du service, en plus d’améliorer
son image, est aussi pour lui une occasion de rencontre directe avec les membres du personnel
et d’être mis au courant de l’activité et des projets du service.
I .1 METHODES D’IDENTIFICATION DES BESOINS
Elles sont essentiellement de deux types :
- Enquête directe
o Par questionnaire
Cette méthode utilise des questionnaires remplis par des enquêtés qui portent sur :
- les sources d’information qu’ils utilisent
- les conditions dans lesquelles les informations utiles sont obtenues
- les insuffisances qu’ils constatent
Le questionnaire peut être à questions ouvertes, où l’utilisateur est libre de sa réponse, ou à
questions fermées, où il répond par oui ou par non
(Voir exemples d’études de besoins en annexes 1, 2, 3, et 4, dans Guide pratique des
techniques documentaires/Claire Guinchat et Yolande Skouri, Paris, EDICEF, 1989– vol 1 ,
p180-182)
o Par entretien
Pour que l’entretien soit efficace, il est utile de prévoir une grille d’entretien qui prévoit les
différentes questions à poser et l’ordre dans lequel elles seront posées.
La combinaison des deux méthodes (questionnaire et entretien) permet d’avoir à la fois une
information quantitative et qualitative.
- Enquête indirecte
- Rencontres formelles ou informelles avec les utilisateurs
- Exploitations de statistiques à partir de questions posées par les utilisateurs
- Ecoute des critiques, des suggestions suscitées ou non, boîte à idées
- Rencontre avec des collègues documentalistes travaillant pour le même type d’utilisateurs
ou sur le même domaine
- Participation à des réunions etc.
Le travail d’analyse des besoins, en plus d’apporter une aide à la mise en œuvre et à
l’évolution du service de documentation, est aussi un moyen de mieux faire connaître son
existence, les activités et les services qu’il peut apporter.
En principe, l’analyse des besoins est un travail préalable à la création du SID, mais il n’est
figé. Il faudra la renouveler et la compléter dans le temps selon l’évolution du SID, selon les
utilisateurs etc.
Le SID doit couvrir la plus grande parie possible des besoins recensés : 80% environ avancent
les spécialistes. Seulement le SID devrait s’attendre pour 20% des cas à répondre à des sujets
« à côté », constitués d’informations connexes ou d’ordre général (à délimiter). On appelle
champ documentaire l’ensemble constitué par les besoins recensés et les sujets connexes.
[Voir le Cours de Psychosociologie du transfert de l’information]
CHAPITRE II LA RECHERCHE DES SOURCES/LES FOURNISSEURS
D’INFORMATIONS ET DE DOCUMENTS
Il s’agit de repérer les documents en répondant aux questions suivantes :
- qui les édite ?
- qui les détient ?
- où se trouvent-ils ?
Pour la littérature commerciale, de multiples voies sont ouvertes au documentalistes parmi
lesquelles on peut citer : écrits (répertoires, bibliographies, catalogues etc.), personnes-
ressources (expert d’un domaine), organismes spécialisés…
Banque de données
"Une banque de données met à la disposition d'utilisateurs, directement par ordinateur, un ensemble structuré d'informations relatives à un domaine de connaissances traitées à l'aide de logiciels spécialisés, cet ensemble étant désigné sous le terme de base de données" (Les Sciences de l'Information, Retz, 1993).
Bibliographie
"Discipline qui se propose de recherche, signaler et classer les documents imprimés pour constituer des répertoires. Par extension, le mot bibliographie sert à désigner ces répertoires ou une liste de titres donnée à la fin d'un livre, d'un chapitre ou d'un article". (Le Métier de Bibliothécaire, Electre - Ed. du cercle de la Librairie, 1996).
"Une bibliographie courante paraît à intervalles réguliers, rapprochés au fur et à mesure de la production. Elle recense avec un certain délai les documents publiés dans la semaine, le mois, le trimestre ou l'année de référence. "Une bibliographie retrospective recense des documents publiés dans une période écoulée depuis plus ou moins longtemps, mais toujours antérieure à l'année en cours.
Une bibliographie sélective recense des documents choisis d'après certains critères définis par les rédacteurs (qualitatifs, chronologiques, ...). Une bibliographie spécialisée recense des documents ne traitant que d'un sujet précis ou de plusieurs sujets d'un même domaine de la connaissance." (Marcelle Beaudiquez, Guide de Bibliographie Générale, Saur, 1989).
Catalogue
"Le catalogue est l'outil documentaire qui permet de repérer un document dans le fonds d'une bibliothèque ou d'un établissement documentaire. Il s'agit d'abord de donner à l'usager la possibilité de trouver le document à partir de ses éléments caractéristiques, ensuite d'identifier le document recherché grâce à sa descriptions bibliographique, enfin de localiser le document par son adresse." "Le catalogue collectif est un instrument d'identification et de localisation de documents répertoriant, sur un support unique, les collections de plusieurs organismes" (Dictionnaire encyclopédique de l'information et de la documentation, Nathan, 1997).
Nous développons exceptionnellement les éditeurs/libraires et les centrales d’achat.
II. 1 Les éditeurs et libraires
Les éditeurs se chargent de trouver des auteurs, de faire imprimer un ouvrage, puis de le
vendre soit directement par correspondance, soit par le biais d’un réseau de distribution : les
libraires.
Pour se procurer un document dont on connaît l’éditeur, on peut s’adresser directement à lui
avec possibilité d’avoir une ristourne la plus élevée. En revanche, les petits clients peuvent
être négligés.
Les libraires offrent un service très appréciable :
- la recherche de documents pour lesquels on a peu de renseignements : seulement l’auteur par
exemple
- ils peuvent aussi faire parvenir une liste de documents d’origines diverses sur un sujet donné
- ils offrent un service de proximité (libraire du coin) qui favorise la négociation de tarifs
préférentiels.
II. 2 Les centrales d’achat et d’abonnement
Elles proposent deux types de services :
- la gestion des abonnements : la centrale prend en compte les abonnements et leur suivi
auprès des éditeurs (réabonnements, relances, réclamations…), ce qui permet d’avoir un seul
interlocuteur, une facturation et un paiement groupés, et un minimum de courrier à faire.
En revanche, par rapport à l’éditeur, les prix sont généralement peu majorés par rapport au
prix public, mais il faut toujours demander un devis détaillé à la centrale en envoyant la liste
d’acquisition
- un service librairie, qui peut faire profiter de tarifs préférentiels. Ce service est surtout utile
pour commander des documents étrangers.
Remarque : La plupart du temps l’information recherchée à l’extérieur se trouve déjà produite
dans l’organisme ; il faut donc avant toute recherche, s’intéresser à la production interne.
[Voir le Cours de Recherche et diffusion].
Pour le dépistage de la littérature non conventionnelle, c’est-à-dire la documentation non
publiée par la voie classique de l’édition telle que les thèses, les rapports de recherche, les
communications de congrès, les publications officielles etc., l’opération est parfois longue,
compliquée et coûteuse. Certains pays ont compris l’importance de cette forme de littérature
appelée aussi littérature grise, littérature souterraine et ont mis en place des structures dont la
mission est de canaliser cette littérature porteuse d’informations de grande actualité, très
précises.
Aux Etats-Unis par exemple, le NTIS (National Technical Information Service) est une
centrale de regroupement et de diffusion des rapports de recherches subventionnés par le
Gouvernement.
En France, La Documentation française recense les publications administratives et étudie le
problème de l’accès aux documents administratifs à faible diffusion.
Les CADIST sont les Centres d’Acquisition et de Diffusion de l’IST. Créés en France dans
les années 1980, ils ont une mission nationale d'acquisition, de conservation et de prêt de la
documentation indispensable à la recherche ; chaque CADIST est responsable d'un champ
disciplinaire. Pour plus d’informations voir l’adresse :
Le Sénégal vient de créer une commission d’accès à l’information administrative.
Les documentalistes en sont peut-être conscients (du moins pour une partie de cette
documentation) qui proposent une sorte de « dépôt légal interne » qui obligerait à tout agent
de la maison mère de déposer un exemplaire de son rapport de recherche ou de tout autre
document au service de documentation.
Les documentalistes doivent manifester un talent de détective et même d’espion pour venir à
bout de cette littérature ; il doit faire jouer le réseau parallèle de ses relations avec d’autres
documentalistes, avec les utilisateurs de son service et avec les producteurs de ces documents,
qui en diffusent souvent la liste dans des bulletins bibliographiques internes mais facilement
accessibles sur demande. Il est parfois avantageux d’être membre de certains de ces
organismes producteurs de ce type de littérature ou alors de s’inscrire (en général )
gratuitement sur leur mailing list ou liste de distribution/diffusion.
Adresses utiles pour la littérature non conventionnelle :
http://www.abes.fr
http://search.msn.fr/results.asp?q=%22UNESCO%22&cfg=SMCBROWSE
&dp=3248043.3229223.0&v=1&ver=26&rn=3209374
http://www.unesco.org/
http://www.undp.org/
http://www.unctad-10.org/
http://www.fao.org/
http://www.unhcr.ch/
http://www.wipo.org/
http://www.ilo.org/
etc.
CHAPITRE III. LA SELECTION
Le repérage a permis d’identifier un certain nombre de documents : il faut ensuite passer à
l’opération de sélection pour savoir lesquels de ces documents retenir finalement pour
l’acquisition finale.
III. 1 Les critères de sélection
- les moyens humains et financiers du centre : plus un centre a des moyens, moins la sélection
est rigoureuse
- le champ documentaire ou la couverture du sujet : il faut établir la liste des sujets centraux et
marginaux. Un centre à vocation encyclopédique peut être moins sélectif qu’un centre
spécialisé
- la couverture géographique : un centre qui sert une clientèle internationale doit avoir un
fonds international ; mettre par exemple l’accent sur le Tiers Monde etc.
- la proximité du centre avec d’autres et la nature de leurs relations : y a –il entre eux des
possibilités d’échange ? De mettre en commun leur fonds ?
- la nature des documents : veiller à acquérir des documents conservables et exploitables par
le centre ; il ne sert à rien par exemple d’acheter des CD-Rom si le centre ne dispose pas de
lecteur de CD
- la nature de l’information. Les périodiques sont les meilleures sources pour l’information
courante, pour la fonction recherche alors que pour la fonction enseignement les
monographies et les manuels sont déterminants
- la date du documents : acquérir des documents qui ont trait à l’actualité ou alors qui
permettent une recherche rétrospective
Remarques : Il faut faire attention à la date surtout en Sciences sociales où peut s’écouler du
temps relativement important entre le moment où l’auteur dépose son manuscrit et la date
d’édition.
- le nombre d’utilisateurs potentiels
- la crédibilité de l’auteur
- la crédibilité de l’éditeur
- la langue : il est utile de préciser non seulement la principale langue utilisée mais aussi les
autres langues étrangères dans lesquels les documents peuvent être collectés. On peut penser à
un budget de traduction pour certains documents très pertinents
- le document spécifiquement demandé par un utilisateur
Remarque : il faudra appliquer au choix des dons et des échanges de documents le mêmes
critères appliqués aux documents payants
La liste n’est pas exhaustive et il peut être très utile de faire appel à quelques outils d’aide à la
sélection qui sont :
- le flair du documentaliste pour pouvoir sentir les documents très utiles au fonctionnement du
centre
- la politique d’acquisition : opération consistant à décider de l’acquisition de documents, à
titre onéreux ou à titre gratuit, soit à partir de bibliographies, de catalogues, de prospectus
d’éditeurs et de libraires, soit au vu des documents eux-mêmes, etc. pour un accroissement et
une mise à jour équilibrés des collections d’un organisme documentaire en tenant compte des
fonds déjà existants et des intérêts des usagers (NF).
La politique d’acquisition a pour but de guider le choix des documents à acquérir ; elle doit
donc définir clairement (par écrit) la nature des documents à acquérir, leur âge, leur champ
etc. mais à contrario les documents à ne pas acquérir. Malgré tout, il restera à tenir compte des
documents se situant à la frontière ; il faut les régler cas par cas
La politique d’acquisition doit être articulée à la nature du travail de traitement (cf. les
documents qui se prêtent plus facilement au traitement compte tenu des moyens du centre) et
à la stratégie de diffusion ; en d’autres termes, il faut une approche systémique de la chaîne
documentaire.
D’autre part il faut se rappeler que toute politique d’acquisition comporte en son sein une
politique d’élagation.
On appelle politique d’acquisition en coopération, un système qui a pour but d’organiser et
coordonner des acquisitions dans un ou plusieurs domaines entre des organismes
documentaires, sur le plan local, national ou international, de façon que toute publication
figure au moins en un exemplaire dans le réseau considéré.
- la commission consultative aux acquisitions : composée du responsable du centre, du
représentant de la maison mère, des utilisateurs etc. elle peut éclairer les choix du responsable,
qui doit quand même rester maître d’œuvre. La commission peut par exemple recevoir et
analyser les propositions d’achat faites par les différents services et/ou utilisateurs de la
maison mère. Elle peut même avoir une mission plus large, de conseil par exemple pour tous
les aspects qui intéressent le centre de documentation.
- pour mémoire, on peut citer la célèbre loi de Bradford, une loi statistique qui étudie la
distribution des articles dans les revues et qui stipule en gros:
Si N revues contiennent Y articles (dans un domaine donné) ; pour avoir p fois plus d’artcles
(pxY) articles, il faut : Np (N à la puissance p) revues.
Ex : si 9 revues contiennent 6 articles en Documentation ; pour avoir 12 articles (6x2), il faut
92 revues= 81 revues. C’est donc une loi statistique qui n’est pas arithmétique
- l’index de citation
CHAPITRE IV. L’ACQUISITION
Il existe principalement trois modes d’acquisition : le don, l’échange et l’achat que l’on peut
regrouper en acquisition à titre gratuit et en acquisition à titre onéreux (l’achat et l’échange
qui coûte et qui demande une monnaie d’échange)
IV. 1 Le don
Il faudra distinguer les dons sollicités des dons non sollicités. Ces derniers doivent faire
l’objet d’un tri pour ne conserver que ceux qui correspondent aux intérêts du centre de
documentation. Les dons encombrants peuvent être utilisés comme moyens d’échange
supplémentaires ou être redonnés à d’autres à d’autres centres pour lesquels ils peuvent être
utiles. Une dernière solution consiste à les envoyer à la poubelle. La sollicitation du don se
fait à l’aide d’une lettre de demande de don
Remarques :
- compte tenu du coût des périodiques, avant de lancer un nouvel abonnement à un
périodique, il est préférable de solliciter un spécimen pour consultation, service que rendent
volontiers les éditeurs ; ce qui permet d’avoir tous les détails nécessaires tels que prix, valeur
du contenu…
- le service de presse est un envoi à titre gratuit d’un document en vue d’obtenir du
destinataire une mention, une analyse ou un compte rendu dans une publication en série (NF)
- l’envoi d’éditeur ou hommage d’éditeur est un don d’une de ses publications par un éditeur à
un organisme documentaire ou à un particulier (NF)
- l’envoi d’office est un envoi de documents dès leur publication à l’initiative d’un fournisseur
en application d’une entente préalable (NF).
IV. 2 L’échange
Ce mode d’acquisition exige deux conditions : une monnaie d’échange et une lettre de
demande d’échange.
La monnaie d’échange peut être constituée par des documents en double, ou produits par la
maison mère : rapports d’administration non confidentiels, rapports d’activités, études,
bulletins d’information, revue.
La monnaie d’échange peut aussi être les produits secondaires réalisés par le service de
documentation tels que les listes d’acquisitions, les bulletins de sommaire, les bibliographies
thématiques etc.
Remarque : de plus en plus dans le domaine des échanges, la tendance est à « l’obtention de
l’équivalent » c’est-à-dire ce que je reçois doit être au moins égal à ce que je donne, ce qui
peut ralentir les échanges.
IV. 3 L’achat
IV. 3. 1 La gestion des acquisitions
Un programme d’achat à intervalle régulier (mensuel par exemple) facilite la répartition du
budget et la bonne intégration de la procédure dans les habitudes de travail. Dans le même
ordre d’idée, il est utile pour les périodiques d’aligner tous les abonnements à la même date,
ce qui permettra aussi de faire tous les renouvellements à la fois. Il faudra retenir que les
périodiques sont généralement payables à la commande et non à la réception. Ainsi, pour un
abonnement prenant effet en janvier d’une année, il faut le payer au plus tard en septembre sur
le budget de l’année précédente.
Pour une gestion efficace, il faudra aussi séparer les commandes des périodiques de celles des
livres pour au moins plusieurs raisons :
- les transactions concernant les périodiques s’étendent sur plusieurs années (cf. la commande
permanente)
- le volume de correspondance que peut entraîner la gestion d’un seul titre peut être important
IV. 3. 2 Commande permanente (standing order)
C’est une procédure d’acquisition autorisant un fournisseur à expédier systématiquement à un
organisme documentaire des ouvrages à suite. Certains éditeurs l’encourage pour les
publications en série et des ouvrages de référence qui sont achetés chaque année. On peut
dans ce cas, tenir un fichier séparé par ordre alphabétique du titre de l’ouvrage ; et au début de
chaque exercice, calculer le montant des commandes permanentes pour l’année à venir.
IV. 3. 3 Etapes d’une commande
- connaître les références plus ou moins complète du document (titre, auteur-éditeur etc.)
- vérifier qu’on ne possède pas déjà le document en question ; on peut pour cela utiliser les
fichiers traditionnels (auteur, matière etc.) mais il ne faut pas oublier le fichier des
commandes en cours ou le registre des commandes en cours si la gestion des commandes se
fait sous forme de registre
- se faire connaître le prix du document (frais de port compris ou non, TVA) par le biais d’une
facture proforma ou d’une demande de renseignement de prix
- le mode de règlement (espèce ,chèque, compte CCP etc.)
- garder un double de la commande, que l’on peut classer par ordre alphabétique des
fournisseurs dans un classeur ou registre « commandes en cours » en attendant de recevoir le
document
- s’adresser soit directement auprès de l’éditeur, soit auprès d’un libraire ou d’une centrale
d’achat
- ne pas hésiter à relancer le fournisseur si le document tarde à venir
- à la réception des ouvrages commandés, il est important de :
§ vérifier que chaque ouvrage livré a été bien commandé ; que le nombre d’exemplaires
fournis pour chaque titre correspond à la commande ; que les ouvrages sont en bon état ; que
c’est bien la dernière édition qui a été livrée (il est important de mentionner toujours
« dernière édition »)
§ noter les ouvrages manquants. Ils peuvent être « épuisés » (ne sont plus édités) ou en
réimpression
§ envoyer immédiatement une lettre de réclamation s’il y a une erreur ou une anomalie
§ dresser une liste des ouvrages non disponibles à ajouter à une commande ultérieure
§ cocher sur la liste des commandes les titres reçus
§ si la commande est conforme, elle peut alors être réceptionnée. On peut soit ajouter à la
main « reçu le…) sur le double de la commande du classeur « commandes en cours », soit
transférer ce double dans un classeur « commandes reçues »
- paiement : quand toutes les factures reçues ont été vérifiées et approuvées par le responsable
du SID, on les transmet à la personne ou service chargé du règlement ; on peut aussi selon les
organismes, établir un ordre de paiement, joint aux factures (un par fournisseur, plusieurs
factures pouvant être incluses sur un seul ordre, si elles sont du même fournisseur). Les ordres
de paiement peuvent être tapés en deux ou trois exemplaires (cela dépend des procédures des
organismes). Les deux premiers (volets A et B) sont envoyés à la comptabilité, attachés au
recto des factures (pour faciliter le paiement rapide). Le troisième exemplaire (volet C) est
classé dans un dossier « règlements en cours ». Le volet B est retourné par la comptabilité
avec les détails du paiement. On le classe dans le dossier « commandes réglées ». On peut
alors disposer du volet C du dossier « règlements en cours ».
IV. 4 Les cas particuliers d’acquisition
IV 4. 1 Le dépôt légal
Le dépôt légal est une forme particulière d’acquisition, qui constitue le mode principal
d’accroissement des fonds d’une Bibliothèque Nationale ; on ne peut dire qu’il est gratuit du
moment que c’est « l’obligation » faite aux imprimeurs, aux éditeurs, aux diffuseurs et aux
producteurs de déposer dans des organismes désignés par la loi ou par une convention, un
nombre déterminé d’exemplaires des documents qu’ils produisent ou qu’ils diffusent
Le dépôt légal est institué au Sénégal par la loi n° 76-30 du 9 avril, texte paru au JO de la
République du Sénégal, 15 mai 1976, p759-761.
IV. 4. 2 Donation : Remise à un organisme d’un document ou d’un objet, parfois assortie de
certaines obligations, l’organisme bénéficiaire ayant la faculté de la refuser (NF)
IV. 4. 3 Dation : Remise à l’Etat d’un document ou d’un ensemble de documents d’une haute
valeur artistique ou historique en paiement de droits de mutation dus à l’occasion d’une
succession ou d’une donation-partage
IV. 4. 4 Legs : Don fait par testament attribuant à un organisme un document, ou un objet,
parfois assorti de certaines obligations, l’organisme bénéficiaire ayant la faculté de le refuser
(NF).
NB : Ne pas oublier d’avoir toujours en stock, des formulaires pour : l’échange, la commande,
la demande de spécimen (don), les réclamations, l’abonnement etc. Des exemples de
formulaires/lettres se trouvent dans : Guide pratique des techniques documentaires/Claire
Guinchat et Yolande Skouri, Paris, EDICEF, 1989. – vol 1, p 110.
DEUXIEME PARTIE : LE TRAITEMENT DE L’INFORMATION
Le terme désigne deux catégories d’opérations : les premières de nature physique ou
matérielle s’effectuant sur les documents tandis que les autres appelées traitement analytique
ont trait à l’information contenue dans les documents. Le traitement constitue une étape
importante de la chaîne documentaire car prépare la recherche et/ou la diffusion de
l’information qui est la raison d’être des centres de documentation.
CHAPITRE I : LE TRAITEMENT MATERIEL
On en retiendra :
I. 1. L’estampillage
C’est l’opération par laquelle un cachet ou un timbre est apposé sur les documents pour
indiquer leur appartenance. (NF). Le cachet est généralement apposé sur la page de titre du
document et sur certaines pages tenues secrètes, choisies au hasard par l’Institution
documentaire ; L’institution peut aussi retenir des pages qui rappellent par exemple un
événement ayant marqué sa vie telles que l’année de sa création, l’année de nomination du
responsable etc.
NB : ne pas oublier d’estampiller le matériel d’accompagnement du document (cartes, plans,
planches, hors-texte) très utile mais souvent très facilement détachables par un éventuel
utilisateur indélicat.
I. 2. L’enregistrement
Mention sur un registre, et par extension sur tout support durable, destinée à garder trace
d’une opération (correspondance, entrées et sorties de documents, etc.) (NF).
Dans les centres de documentation, on inscrit sur le registre (numéroté de 1 à N) appelé
Registre d’entrée/inventaire, cahier d’enregistrement…les documents au fur et à mesure de
leur arrivée dans le centre. Le registre permet de donner tout de suite l’état du fonds
documentaire mais aussi chaque ligne du registre donne les éléments nécessaires à identifier
un document enregistré.
Il peut constituer un moyen très rudimentaire utilisé dans certains centres pour
l’identification des documents entrés (et même pour la recherche !! si le numéro d’entrée sert
aussi pour le classement des documents). Dans ce cas, on se rend compte tout de suite de ses
limites en ce sens qu’il ne permet pas exemple d’accéder directement à un document. Par ce
procédé de recherche, l’utilisateur (le responsable du centre) est obligé de connaître la date
approximative d’entrée du document ou il doit être armé de patience et consulter les feuillets
du registre un par un jusqu’à ce qu’il retrouve l’information recherchée.
Les registres qui constituent l’inventaire complet du fonds documentaire peuvent servir de
répertoire légal auprès des organismes payeurs ou des compagnies d’assurance en cas de
sinistre.
NB : Il est avantageux d’avoir pour chaque type de document (si le nombre prévu le justifie)
un registre d’entrée/inventaire spécifique; à défaut, le même registre des monographies peut
être utilisé pour les autres documents (exception faite pour les périodiques, qui doivent avoir
un système d’enregistrement séparé de celui des monographies pour les raisons qu’on verra).
Même dans ce cas, il peut être très utile de combiner les numéros d’enregistrement avec des
lettres désignant les supports correspondants.
Par exemple si le 25ème document enregistre est une monographie, son numéro
d’enregistrement pourra donner M 25 (M pour désigner monographie) ; de même R 40
désignera le numéro d’enregistrement du 40ème document qui est un rapport etc.
I. 2. 1. L’enregistrement des monographies
La norme NFZ 45001 (1943) définit dix colonnes pour le registre d’entrée des ouvrages :
- 1ère colonne : n° d’entrée
- 2ème colonne : date d’entrée dans le centre
- 3ème col : description de l’ouvrage (auteur, titre, éditeur*)
- 4ème col : lieu et date d’édition
- 5ème col : nombre de volumes
- 6ème col : format relié/broché
- 7ème col : origine ou provenance du livre : achat, don, échange
- 8ème col : prix, à relever sur la facture en cas d’achat
- 9ème col : cote : signe indiquant le lieu de rangement du document dans le centre
- 10ème col : observations qui sert à indiquer tout ce qui arrive au document durant sa vie dans
le centre (reliure, perte…)
* Dans la pratique, on met l’éditeur dans la 4ème col. pour avoir ceci : Lieu : éditeur, date
d’édition.
Numéro d’entrée
Date d’entrée
Description de l’ouvrage
Lieu et date d’édition
Nombre de volumes
Format Rel./bro.
Origine
Prix Cote
Observations
803
804
5/12/91
7/3/91
Faye M. Le livre africain
ABF. Le métier de bibliothécaire
Paris : Hachette, 1987
Paris : Promis, 1990
1
1
18 cm brou.
24 cm rel.
Don
Acheté
10.400
020 FAY
020 ABF
Mauvais état
Si le même registre sert pour d’autres types de documents ça pourrait donner ceci :
Numéro d’entrée
Date d’entrée
Description de l’ouvrage
Lieu et date d’édition
Nombre de volumes
Format Rel./brou
Origine Origine Cote Observations
MP 25
R 40
……
……. …….. …….. …. ……... …….. …... ………….
Le numéro d’inventaire sera inscrit sur le document en général sur la page de titre ou au
verso, sur la fiche principale du document et sur sa fiche topographique (au recto).
Dans un classement numérique et/ou chronologique où le numéro d ‘enregistrement peut
servir de cote, le registre d’entrée devient l’outil d’inventaire d’où le nom de registre
d’entrée/inventaire. Aussi, en cas de sinistre (incendie…) il faut autant que faire se peut
essayer de le sauver pour ensuite le faire prévaloir auprès des services d’assurance par
exemple, si le centre est assuré (Attention, vous gérez des valeurs très importantes et
l’assurance ne coûte cher qu’avant l’accident.)
NB : les ouvrages en plusieurs exemplaires et en plusieurs volumes peuvent demander une
attention particulière pour leur enregistrement ; si nous voulons par exemple enregistrer un
ouvrage en plusieurs exemplaires, on peut affecter à chaque exemplaire un numéro propre ou
affecter le même numéro à l’ensemble des exemplaires en prenant soin de le mentionner dans
la colonne observation, et par exemple de marquer sur chaque exemplaire de l’ouvrage (Ex1,
Ex2 …). Ceci donnerait en terme d’évaluation du fonds l’accroissement qualitatif du fonds ; si
par contre on décide d’affecter à chaque exemplaire un numéro propre (ce qui se justifie
pleinement si le CD a adopté un classement numérique par exemple), en terme d’évaluation
du fons ceci correspondrait à un accroissement quantitatif du fonds et non à un accroissement
qualitatif ; une autre question se pose : les différents exemplaires sont-ils arrivés au même
moment ?…
Les mêmes réflexions peuvent être envisagées dans le cas d’un ouvtrage en plusieurs
volumes.
I. 2. 2. L’enregistrement des publications en séries/collections
(Ex : revues, journaux…les périodiques)
Les périodiques font aussi l’objet d’enregistrement (Eh oui !), mais la tâche la plus délicate, la
plus importante (qui fait passer au 2ème plan leur enregistrement) est la gestion des numéros
successifs à partir du premier numéro enregistré. Cette gestion des numéros, des arrivées
successives s’appelle bulletinage (enregistrement régulier des livraisons d’une publication en
série au fur et à mesure de leur entrée, permettant de connaître l’état de la collection/ NF ) et
se fait au moyen d’une fiche de bulletinage dont voici un modèle type :
Titre : Périodicité : Début collection Observations
Adresse :
Mois
Années
Janv. Fév. Mars Avril Mai Juin Juill. Août Sept Oct Nov Déc.
1999
2000
2001
Ce modèle peut servir pour un périodique mensuel (une croix par case à l’arrivée du numéro),
pour un périodique bimestriel deux croix sur deux mois successifs ou une grande croix sur
deux mois), trimestriel (même logique que précédemment), pour un hebdomadaire (il faut
diviser chaque case par 5 qui est le maximum de semaines par moi ; il est cependant un peu
mal adapté pour un quotidien.
Voici quelques exemples tirés du guide pratique des techniques documentaires/Claire
Guinche et Y. Souri, vol.1, p119
Publications quotidiennes
Titre Nombre d’exemplaires Fin de l’abonnement
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Janv.
Fév.
Mars
Av
Mai
Juin
Juil.
Août
Sept
Oct
Nov
Déc.
Publications mensuelles et bimestrielles
Titre
Année Vol Janv. Fév. Mars Av Mai Juin Juil. Août Sept Oct Nov Déc. Index
…….
……
…….
…….
…….
……...
Publications hebdomadaires et bimensuelles
Titre Périodicité – Nombre d’exemplaires
Année Vol. n° Année Vol. n°
Semaine 1ère 2ème 3ème 4ème 5ème 1ère 2ème 3ème 4ème 5ème
Janvier
Février
Mars
Avril
Mai
Juin
juillet
Août
septembre
Octobre
Novembre
Décembre
Ces fiches permettent rapidement de savoir les numéros de périodiques manquants et donc de
faire les réclamations nécessaires. Elles sont généralement logées dans un meuble Cardex (le
nom de la marque) d’où le nom de fiche cardex.
Lorsqu’un périodique change de nom, il est important de le noter à la fois sur la fiche périmée
et sur celle correspondant au nouveau titre.
L’équipement Cardex n’est pas obligatoire. On peut bien utiliser des fiches ordinaires
identiques aux fiches de catalogage, de créer dessus un en-tête composé du nom du périodique
et de sa périodicité, l’adresse de l’éditeur, les observations éventuelles… et on établira la
grille de contrôle suivant la périodicité.
Les fiches sont rangées dans le Cardex par ordre alphabétique des titres et un renvoi est fait en
cas de changement de titre. Le rangement des fiches est fait de manière que les fiches se
recouvrent les unes les autres comme en escalier, et en ne laissant apparaître que le bas qui
porte le titre. (voir Guide pratique des techniques documentaires…p 120)
I. 2. 3. La Description bibliographique (Catalogage)
Ensemble de données bibliographiques relatives à un document généralement prises dans
celui-ci et servant à son identification : titre, mention de responsabilité, mention d’édition,
adresse, collation, collection, notes, numéro international normalisé, reliure, prix,
dépouillement (NF).
Le but du catalogage est de fournir une représentation du document qui le décrive de façon
unique, et qui permette par la suite de l’identifier, de le localiser et de le faire figurer dans les
fichiers et catalogues.
La définition énoncée ci dessus de la description bibliographique correspond en réalité au
niveau catalographique ; il existe au moins deux autres niveaux de description plus sommaire
qui sont :
- le niveau référentiel : ce niveau n’obéit à aucune norme : la seule préoccupation est d’établir
un lien entre des documents. Ex : cf. l’allocution télévisée du mois dernier de M. X ; ou dans
le quotidien « le Soleil » du week-end dernier ; ou encore dans le capital de Marx etc.
- le niveau bibliographique : on commence à exiger plus d’éléments et avec une certaine
normalisation qui peut se limiter aux éléments suivants : titre, adresse bibliographique (ville
d’édition : éditeur, date), collation.
- le niveau catalographique : encore plus exigeant ; en plus des données du niveau
bibliographique, il faut : adresse (cote, adresse de l’unité détentrice du document dans un
catalogue collectif), ISBN, zone notes etc.
On peut dire que niveau catalographique = niveau bibliographique + au moins l’adresse.
Le niveau catalographique aboutit à la création de catalogues dont les fonctions sont les
suivantes :
- instrument de localisation (cote, adresse)
- instrument de communication (le catalogue collectif permet à plusieurs CD de communiquer
leurs notices, de les échanger et de faire le PEB)
- instrument de travail pour le spécialiste d l’information : par exemple, avant toute
commande, le professionnel doit consulter les différents catalogues (y compris le catalogue
des commandes en cours ou alors le registre des commandes) pour éviter les doubles
commandes.
NB : - Il y a toute une polémique autour de la lourdeur/complexité des catalogues ; c’est vrai
que plus les catalogues sont compliqués, plus ils gênent le lecteur ; en fait, fruits d’un énorme
travail de normalisation (nécessaire pour un système mondial d’IST), ils sont surtout faits par
un professionnel et pour un professionnel. On peut retenir que le catalogue recouvre tous les
niveaux et permet de ce point de vue de satisfaire les préoccupations spécifiques.
- Pour certains, le catalogage est inclus dans le traitement intellectuel ou analytique ; pour
notre part, ne rentre dans le traitement analytique que le catalogage matière/systématique qui
nécessite une opération intellectuelle d’indexation.
Dans une description bibliographique, les éléments sont réunis suivant un principe qui
s’appuie sur deux grandes logiques :
- la logique linéaire ou modèle linéaire : qui s’inspire de la civilisation de l’écriture,
civilisation linéaire par excellence (cf. le cahier à 2 lignes) où l’ordre des éléments est d’une
importance capitale. Les moyens qui y sont utilisés pour ordonner les éléments sont : la
typographie et la ponctuation. Une phrase commence par une majuscule et se termine par un
point etc. Une phrase comprend (généralement) dans l’ordre : sujet, verbe, complément.
Dans le catalogage, le premier élément d’une zone prend une majuscule ; une zone finit par
point et espace, et une zone commence par tiret et espace, d’où entre deux zones il y a : point,
espace, tiret, espace (. - ) ;
- la logique combinatoire ou modèle combinatoire : dans ce modèle, l’ordre des éléments est
moins important ; on parle de zone et d’étiquette de zone pour distinguer les éléments de
données. Les données sont alors saisies dans des bordereaux et une telle description, destinée
à l’automatisation, aboutit à des descriptions bibliographiques lisibles par machine (MARC :
Machine Readable Catalog(u)ing) qui respectent en général des formats (Intermarc, Usmarc,
Unimarc, CCF etc.. [Voir le Cours de Description bibligraphique]
Une bataille pour la normalisation des bordereaux et des formats est toujours en cours ; la
difficulté est que la réalisation de tels outils nécessite un investissement matériel, en
formation etc., ce qui fait que chacun veut rester sur ces acquis. C’est pourquoi, les travaux de
normalisation s’orientent davantage vers la compatibilité des formats (possibilité de passage
automatique d’un format à un autre) etnon nécessairement vers l’adoption d’un format unique
I. 2. 4 Le traitement (catalogage) des périodiques ?
Le titre de périodique peut faire l’objet de catalogage, mais le plus important pour le
documentaliste, c’est la sélection des articles dans un périodique (cf. traitement de niveau
analytique AS : Article dans une Publication en Série), et leur mise à disposition ; on appelle
dépouillement la sélection des articles dans un périodique (compte tenu du champ couvert et
des besoins des utilisateurs) ; une fois les articles sélectionnés, on peut réaliser selon les
options plusieurs produits documentaires dont :
- une fiche catalographique de l’article comme dans le cas d’une monographie (avec au besoin
des rappels de vedette) pour alimenter des fichiers matière, géographique, etc.
- un dossier de presse à l’aide des articles retenus
- ou un dossier documentaire
- un bulletin de sommaire [Voir le cours de diffusion de l’information]
I. 2. 5 Autres traitements matériels
Pour mémoire on peut citer :
- la reliure des documents abîmés, la reliure annuelle des différents numéros de périodique ;
- l’équipement des ouvrages (pochette lecteur, fixation de la cote sur le dos de l’ouvrage,
couverture etc.)
- la restauration etc.
CHAPITRE II : LE TRAITEMENT ANALYTIQUE
Il s’agit essentiellement de l’analyse documentaire qui est définie comme un ensemble
d’opérations visant à représenter le contenu d’un document sous une forme réduite/différente
de sa forme originale afin d’en faciliter la consultation ou le repérage ultérieurement. Un
document quel qu’il soit peut difficilement être enregistré dans un système documentaire sous
sa forme primaire en raison de sa longueur, de sa complexité, de sa présentation…Il doit être
transformé afin que les opérations de mise en mémoire et de recherche puissent être
effectuées.
L’analyse documentaire est pourtant un terme ambigu pour plusieurs raisons :
- c’est une opération (l’opération d’analyse) et le résultat de cette opération s’appelle aussi
analyse ;
- étymologiquement, analyser consiste à éclater un ensemble en ses éléments, donc à
élargir/agrandir alors que l’analyse documentaire consiste à réduire. Cette confusion est
d’autant plus embarrassante que les documentalistes connaissent une autre technique appelée
synthèse (documentaire) appelée aussi note de synthèse, ou état de la question./de l’art, le
point sur, revue annuelle (Ex :ARIST = Annual Review of Information Science and
Technology) ; en d’autres termes, ce que l’on fait en anlyse aurait bien pu s 'appeler synthèse !
Il faut donc préciser l’analyse par rapport à la synthèse comme
suit :
- la représentation du contenu d’un document sous forme réduite peut se faire suivant trois
méthodes au moins : par l’opération de classification, de condensation (résumé analytique) et
d’indexation comme le montre le schéma qui suit :
Or dans la pratique, on tend à réduire l’analyse documentaire à la condensation qui n’est
qu’une des formes de représentation du contenu des documents.
Pour mieux saisir tout cela, prenons l’exemple d’un document qui a pour titre : « la formation
professionnelle au Sénégal ».
Sa représentation par une classification (CDU) donnerait : 377 (663) ;
Ce même document pourrait être indexé par : Enseignement, Politique de formation,
Formation professionnelle ;
Le document pourrait être analysé (entendu dans le sens de la condensation) comme suit :
« Compte rendu d’une enquête de deux ans sur l’activité de formation professionnelle au
Sénégal…Etudie la politique de l’Etat en matière de formation professionnelle et propose
des méthodes appropriées de formation. »
Ces trois niveaux de représentation ne s’opposent pas, n’ont pas les mêmes objectifs et
doivent même être complémentaires.
La classification permettra de ranger le document suivant l’indice de classification
correspondant au(x) sujet(s) principal(aux) ; l’indexation de le retrouver dans le fichier par
l’intermédiaire de ses descripteurs alors que la condensation a pour objectif de diffuser
l’information contenue dans le document ; une bonne condensation (analyse) peut même
éviter à l’utilisateur de lire le document tout en lui donnant l’essentiel de son contenu
informatif.
Ces trois niveaux peuvent se présenter sur la fiche comme suit :
NB : l’étudiant ne voit pas forcément l’intégration de ces trois niveaux (plus un 4ème niveau
constitué de la description bibliographique), du fait de leur éclatement en plusieurs cours :
Description bibliographique, Analyse, Indexation (Langages documentaires), Classification
(Indexation CDU).
II. 1 La classification et / ou l’indexation
Il existe une légère confusion entre les notions de classification et d’indexation.
La classification consiste à distinguer les éléments d’un ensemble en classes, à partir d’une
caractéristique (ou 2) principale appelée caractéristique de classe, sans que celle-ci ne puisse
distinguer les éléments de la classe entre eux.
Ex : la caractéristique principale (de classe) des étudiants à qui est destiné ce cours est :
apprenants de F1 ; ceci permet de les distinguer avec les étudiants du tronc commun (1ère
année du 2ème cycle) présentiel ; pourtant parmi ces étudiants de F1, il y en a des travailleurs
du secteur privé, public et para public, etc. des femmes, des hommes, de grandes tailles/petites
tailles, de teint clair/noir etc. en d’autres termes à l’intérieur d’une classe, il faut déterminer
d’autres critères pour distinguer les éléments : c’est ceci qui constitue les nuances entre la
Classification, qui consiste à établir des relations d’appartenance à des classes, et l’indexation
qui permet de caractériser plus finement les éléments de la classe.
Un fait anecdotique révélateur : les militaires peuvent se reconnaître par classes (ils disent
c’est ma classe), sans pour autant être capables très souvent de se souvenir du nom, du
prénom etc. de l’élément de leur classe.
La classification a pour rôle essentiel de permettre le rangement des documents.
L’indexation a pour mission principale de permettre la recherche des documents stockés dans
un système documentaire
L’indexation consiste à sélectionner des mots significatifs pour décrire le contenu d’un
document.
L’efficacité de l’indexation dépend des éléments suivants :
- la nature/complexité du document à indexer
- la connaissance du domaine par l’indexeur (cf. collaboration indexeur/chercheur/utilisateur
averti du domaine pour certains documents scientifiques et techniques)
- la qualité/existence ou non de l’outil d’indexation
- l’existence d’une méthodologie ou de règles d’indexation
- la maîtrise du système d’indexation par l’indexeur (compréhension du thésaurus, habiotude
d’utilisation etc.)
L’indexation ayant pour but de permettre à l’utilisateur final de retrouver le (s) document (s)
répondant à une demande, l’indexeur doit prendre en compte la notion de cible c’est-à-dire
penser aux caractéristiques/besoins des utilisateurs pour lesquels il indexe.
On peut retenir globalement trois approches en matière d’indexation selon la méthode et les
moyens utilisés pour l’indexation :
-l’indexation subjective : dans cette méthode l’indexeur sélectionne (d’où le nom
d’indexation sélective) les mots de l’indexation en pensant par exemple aux mots les plus
souvent utilisés par les utilisateurs au moment de leur recherche ;
-l’indexation objective : c’est une méthode qui consiste à retenir les mots qui traduisent
fidèlement le contenu du document ; pour ce faire, l’indexeur peut essayer d’identifier les
mots essentiels à partir de la grille suivante : qui ? quoi ? où ? quand ? comment ? pourquoi ?
et par quels moyens ?
-l’indexation automatique : l’indexation automatique s’appuie essentiellement sur les deux
grandes orientations :
• approches probabiliste ou statistique qui consiste à déterminer la fréquence
d’apparition des occurrences (apparition d’une même unité linguistique :mot,
expression)
• analyse linguistique avec calcul d’un coefficient de pertinence.
Ces procédés sont effectués à partir du texte intégral, d’un résumé, d’une analyse, ou du titre
(enrichi).
Certains logiciels d’indexation évitent la confusion des polysèmes (Ex : traite différent selon
qu’on soit dans le domaine agricole ou bancaire), mais aussi permettent de générer les
concepts et les notions implicites ; les mots vides les, et dans…) sont évités grâce à
l’établissement d’un dictionnaire des mots vides appelé encore « anti-dictionnaire »
L’outil de l’indexation s’appelle le langage documentaire.
Pour plus de détails sur l’indexation voir :
II. 2 Le résumé et/ou l’analyse
Le résumé reprend normalement tous les thèmes contenus dans le document ; quant à
l’analyse, elle se distingue du résumé par sa sélectivité ; en effet, dans une opération
d’analyse, seuls seront retenus les éléments pertinents du document, d’où la nécessité de faire
l’analyse en collaboration avec les spécialistes des domaines concernés qui pourront faire
noter l’innovation révélée par l’article, avec si possible un commentaire sur ce qui fait son
originalité par rapport aux connaissances antérieures ; on pourra noter aussi la méthodologie
particulière utilisée, et référence sera faite aux auteurs de cette nouvelle méthode.
II. 2. 1 Méthodologie
La méthodologie de l’analyse retient essentiellement quatre étapes : la lecture du texte, la
détermination du plan du texte, la définition des principaux thèmes abordés, l’établissement
du plan de l’analyse et sa rédaction définitive
a) Lecture du texte : il s’agit plutôt d’une lecture professionnelle et non d’une lecture
dégustative du texte. Cette lecture est effectuée pour l’essentiel sur les parties visibles du
texte : têtes de chapitre, introduction, conclusion, les graphiques/tableaux/illustrations, les
parties du texte mis en évidence par un procédé typographique (italique, gras etc.). On parle
de lecture rapide ou lecture en diagonale
b) Détermination du plan du texte
Quand on s’y prend mal, ceci peut nous emmener à rédiger une analyse déséquilibrée, avec
une introduction qui tend à verser dans les détails alors que les différents parties du
développement sont rapidement évoquées et la conclusion bâclée à la limite. Une telle analyse
est loin d’informer objectivement le lecteur qui pourra négliger alors un document d’une
importance capitale pour sa recherche.
Dans la plupart des cas, un texte bien bâti se présente en trois parties :
-introduction
-développement des différentes parties du sujet
-conclusion
Les études statistiques ont montré que les intentions de l’auteur sont généralement définies
dans les premiers paragraphes du texte, à ceci près : parfois ces paragraphes introductifs font
le point sur le sujet, mentionnant des travaux autres que ceux de l’auteur
c) la définition des principaux thèmes abordés
Le relevé des principaux rhèmes se fait à partir d’une lecture approfondie du texte, et sur les
parties suivantes :
- le titre
- le résumé d’auteur le cas échéant
- la table des matières
- la préface, l’introduction, etc.
- les premiers paragraphes
- les illustrations et leurs légendes
- les mots ou groupes de mots typographiquement mis en évidence
- la conclusion
d) l’établissement du plan du résumé et sa rédaction définitive
Maintenant nous disposons des éléments essentiels du texte, à savoir son plan et les sujets
traités, à partir desquels on pourra établir la structure de son analyse qui peut différer du plan
(si par exemple on procède à un regroupement de certains thèmes) du texte On doit se suffire
maintenant des seules notes prises lors des étapes antérieures.
La rédaction définitive consistera à habiller le plan de l’analyse à l’aide des principaux thèmes
relevés à la précédente phase.
Les différentes parties du texte peuvent être mises en évidence par des formules simples du
genre :: D’abord…Ensuite…Enfin, et non par des chiffres ou des lettres (1°, 2° ou A, B, …)
Quelques règles à observer :
- éviter au maximum de créer des paragraphes (retour à la ligne) au sein d’un résumé
- éviter de donner au lecteur une ou des définitions ne figurant pas dans le texte
- éviter des allusions à des données n’existant pas dans le texte
- ne retenir d’une énumération qu’un seul terme.
II. 2. 2 Typologie des analyses
Si nous prenons l’analyse dans le sens de résumé ou condensation on peut faire la typologie
qui suit :
- Le résumé indicatif : présentation abrégée d’un document signalant le ou les thèmes de ce
document (NF) ; le résumé indicatif dit ce qui se trouve dans le texte sans le dire,
contrairement au résumé informatif qui dit ce qui se trouve dans le texte en le disant.
Le résumé indicatif est à conseiller dans les cas suivants : texte trop long abordant plusieurs
thèmes distincts…et à chaque fois que le résumé informatif est inapproprié.
- Le résumé informatif : présentation abrégée d’un document renseignant sur les
informations quantitatives ou qualitatives apportées par l’auteur (NF)
- Le résumé sélectif : résumé ne retenant d’un texte que ce qui paraît essentiel à une catégorie
particulière d’utilisateurs (NF)
- L’extrait :
1) copie textuelle de certaines parties d’un document ;
2) présentation condensée d’un document à l’aide de certains éléments choisis dans celui-ci.
(NF)
- Le compte rendu (critique) : présentation critique d’un ouvrage ou d’un document (NF) ;
ici l’analyste intervient, d’où une certaine dose de subjectivité.
- La synthèse (documentaire) : exposé de mise au point s’appuyant sur une bibliographie
sélectionnée qui condense et reformule l’information contenue dans un ensemble de
documents primaires (NF).
Normes et Recommandations :
- ISO 214 : traite essentiellement du but et de l’utilisation des analyses, du traitement du
contenu du document, et enfin, de la présentation et du style de l’analyse. Des exemple des
divers types de résumés illustrent cette norme.
- NF 44-004 : fait un parallèle entre l’analyse et le résumé d’auteur. Définition, but, caractère
et contenu, rédaction en forment les principaux éléments descriptifs
- Les recommandations de l’Unesco pour la rédaction des résumés d’auteurs.
TROISIEME PARTIE : MEMORISATION L'INFORMATION ET CL ASSEMENT
A la suite du traitement des documents, on dispose de deux catégories d'éléments: les uns
représentent les descriptions des documents (catalogage) et les autres l'information contenue
dans les documents (analyse-indexation). Il faut stocker ces éléments, les enregistrer, les
mémoriser, les mettre sur un support durable (par exemple la fiche) qui les préserve de l'oubli
et qui représente le document.
A partir de ce moment, la recherche s'effectue non plus à partir des documents eux-mêmes
(qui peuvent être situés à des dizaines de kms. de l'utilisateur), mais à partir de ces mémoires
qui sont plus faciles à maîtriser, à gérer.
Aussi, la nécessité de recourir à des mémoires secondaires (fiches, catalogue, mémoire
automatique etc.) s'explique par le fait que la mémoire humaine a une capacité limitée (théorie
de la rationalité limitée de Simon) qui ne lui permet pas de maîtriser toute la production
documentaire (ce qui est déjà impossible au seul niveau d'u SID).
CHAPITRE I: LES DIFFERENTES MEMOIRES (FICHIERS)
I. 1 Les fichiers traditionnels
· Fichiers auteurs: présente les notices dans l'ordre alphabétique des noms d'auteurs; le
sous classement des fiches peut être fait au titre, à la date d'édition etc.
· Fichiers matières: présente les notices dans l'ordre alphabétique des descripteurs ou
mots clés ou vedettes matières
Le fichier matière est aussi appelé fichier systématique quand les notices sont classées en
fonction d'un plan de classification à l'indice correspondant au sujet.
L'avantage relatif d'un fichier systématique sur le fichier matière est que le premier permet de
regrouper des sujets voisins dans le fichier alors que le fichier matière disperse des sujets
voisins.
Exemple: les concepts: vices sociaux, alcoolisme et délinquance se présenteraient dans un
fichier systématique comme suit:
1 Vices sociaux
11 alcoolisme
12 délinquance
et dans un fichier matière:
Alcoolisme
B…………
………….
C………..
…………
Délinquance
…………..
Vices sociaux
· Fichiers topographiques: présente les notices dans l'ordre des cotes. Dans le cas d'un
classement systématique où l'indice sert de cote, il peut être utile de faire la différence entre le
fichier systématique et le fichier topographique:
Un document peut faire l'objet de plusieurs fiches systématiques pour la recherche, mais il ne
sera établi en général qu'une fiche topographique correspondant à son emplacement sur les
rayonnages.
D'autre part le fichier topographique est surtout un outil interne de travail pour le
documentaliste, par exemple au moment de l'inventaire.
Soit un document traitant de la formation professionnelle au service du développement
économique et social, écrit par O. Diallo
Si A est l'indice CDU de la formation professionnelle et B celui du développement
économique et social, on peut avoir:
2 fiches systématiques pour la recherche par A et par B;
Par contre, il sera établi 1 fiche topographique pour le classement
I. 2 Le fichier Uniterm ou Taube
L 'uniterm désigne les mots simples d'un thésaurus, à l'exclusion des groupes de mots.
Par exemple le descripteur "taux d'occupation des sols" comprend 3 unitrerms: taux,
occupation et sol.
Le système fonctionne avec des fiches cartonnées de format 125 x 200 mm appelées fiches
uniterm représentant chacune un mot-clé.
Ces fiches sont classées par ordre alphabétique des mots-clés utilisés.
Chaque fiche est divisée en 10 colonnes numérotées de 0 à 9.
A l'intérieur des colonnes, on porte, en tenant compte du dernier chiffre, les numéros des
documents qui ont été indexés par ce mot-clé.
Par exemple la colonne 1 portera les documents n°s 11, 21, etc.; la colonne 2 les documents
n°s 12, 22, ..62 etc. comme le montre les exemples suivants:
TAUX
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
11
21
12
22
62
149
OCCUPATION
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
62
SOL
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
62
Pour faire la recherche sur le concept taux d'occupation des sols, il suffit de comparer
colonne par colonne les fiches uniterms "taux", "occupation" et "sol".
Ensuite on sélectionne les numéros communs aux diverses fiches.
Dans cet exemple seul le document n° 62 est commun aux 3 fiches. C'est donc lui qui répond
à l a question.
Avantages du système Uniterm:
- Il peut réduire le vocabulaire d'indexation, de même que l'encombrement du fichier matière
traditionnel.
En effet un document traitant du taux d'occupation des salles sera inscrit sur les fiches
Uniterm "Taux", et "Occupation" déjà crées pour le document traitant du Taux d'occupation
des sols, donc n'entraînera que l'établissement d'un Uniterm supplémentaire "Salle".
Dans le système du fichier (matière ) traditionnel, un document indexé à l'aide de 10
descripteurs, fera l'objet de 10 fiches supplémentaires alors qu'une fiche Uniterm peut
permettre de mémoriser plusieurs documents (déjà 10 documents, même si l'on n'enregistrait
qu' un document par colonne: ce qui est un minimum).
Inconvénients du système Uniterm:
- il est surtout adapté à un classement numérique
- il nécessite souvent une recherche en 2 étapes:
- la première étape ne donne que les numéros des documents
- pour avoir les renseignements bibliographiques tels que l'auteur, le titre etc. il faut
consulter un deuxième fichier appelé fichier bibliographique ou fichier séquentiel, où
justement les fiches sont classées selon les numéros des documents.
- le système entraîne parfois du bruit au moment de la recherche.
Ex: soient 2 documents traitant de: l'influence de la démographie sur l'alimentation et de:
l'influence de l'alimentation sur la démographie; ils seront les 2 caractérisés par les mêmes
Uniterms: Démographie et Alimentation, même si c'est 2 documents différents.
En d'autres termes la combinaison des 2 uniterms au moment de la recherche peut bien faire
ressortir les 2 documents dont l'un sera du bruit pour celui dont la recherche porte sur
l'influence de la démographie sur l'alimentation et inversement.
Remarque: Le système peut être mis à profit pour la création d'index même dans un système
manuel.
Ex: Index matière
Occupation 62
………………………………
Sols 62
……………………………………
Taux 11, 12, 21, 22, 62, 149
I. 3 Les fiches superposables à sélection visuelle (Selecto, sphinxo)
Ce système utilise le même principe que l'Uniterm0. Chaque fiche porte le libellé d'un
descripteur. Par contre le numéro du document n'est pas inscrit comme dans les fiches
uniterm, mais perforé en fonction de ses coordonnées numériques.
La recherche se fait en retirant toutes les fiches correspondant aux termes d'indexation de la
question et en les superposant sur un écran lumineux. Les points où la lumière passe indiquent
les numéros des documents indexés à l'aide des mots-clés de la question et qui répondent donc
à cette question..
Le système offre les mêmes avantages que le système Uniterm, et traîne ses mêmes
inconvénients; en plus il a une capacité de stockage limité.
Ex: la fiche selecto 5 000 (4999) ne peut pas permettre de mémoriser le 5 001ème document.
Il faudra soit accroître la capacité (changer de selecto : 8000, 12 000) ou considérer le premier
fonds comme ancien, et commencer un nouvel enregistrement sous l'appellation de fonds
nouveau etc.
Les systèmes selecto et uniterm bien qu'appartenant aux mémoires manuelles sont bien
adaptés à la post-coordination, c'est-à-dire aux combinaisons entre descripteurs au moment de
la recherche.
Ex: selecto 5 000: En abscisse, les centaines (49) et en ordonnée les unités (99),
ce qui donne un point maximum situé à 4999.
Dans cet exemple le document n°149 (1 centaine en abscisse et 49 unités en ordonnée) traite
de taux.
I. 4 Les mémoires automatisées [Voir le cours de recherche]
CHAPITRE II : LE CLASSEMENT DES DOCUMENTS
Sur les rayons d'un SID, les documents peuvent être rangés suivant l'une des méthodes
suivantes ou plus généralement suivant une des combinaisons de ces méthodes:
- par type de documents: ouvrages, revues, brochures etc.
- par auteur
- par matière, suivant le sujet principal exprimé par l'indice de classification: c'est le
classement systématique qui permet d'organiser une unité en accès libre
- par numéro d'ordre chronologique ou d'inventaire: c'est le classement numérique
- par format ou dimension, ce qui permet d'optimiser l'espace disponible en adaptant la
hauteur et la largeur des rayons à celles des ouvrages
- par source: surtout utilisé pour les revues, souvent classées par pays, puis par titre
- par fréquence d'utilisation: les documents les plus demandés seront à proximité du guichet
de prêt.
Etc.
Les procédés de classement
Il existe trois procédés essentiels horizontal, debout, vertical.
Classement horizontal:
(fig. 1 et 2, p. 130)
Classement debout:
(fig. 3,4 et5,p. 130)
Classement vertical:
(Fig. 6,7et 8, p. 131)
Les documents sont empilés les uns sur les autres. Il est utilisé pour les grands formats
(cartes, journaux, plans...) et nécessite des meubles spéciaux’.
Les documents sont placés les uns à côté des autres sur leur partie la plus étroite. C’est le
classement des ouvrages, des boîtes, des disques...
Les documents sont placés le dos en bas, dans des classeurs spéciaux. Il est utilisé pour des
documents minces, d’usage permanent. Une des formes en est le dossier suspendu, très utilisé
en documentation.
Le classement oblique est préconisé pour les documents très minces, mais il nécessite des
meubles spéciaux peu pratiques (fig.9, p. 131).
Le choix du procédé de classement dépend donc de la nature des documents, des possibilités
de place et d’extension du local. Il vaut mieux ne pas acquérir certains types de documents si
on ne peut pas les conserver correctement (cartes, journaux par exemple).
Un bon classement détermine une bonne utilisation du fonds documentaire. Il doit avoir
les caractéristiques suivantes
• être simple et rapide,
• assigner à chaque document une place unique, toujours la même,
• être extensible,
• permettre de déceler les erreurs de rangement,
• assurer une bonne conservation.
Les méthodes de classement
Les ouvrages
Plusieurs possibilités de classement se présentent:
Le classement chronologique ou numérique
Au fur et à mesure de leur arrivée, les ouvrages sont classés les uns derrière les autres, le
numéro d’inventaire servant alors de cote: le document 3596 sera classé derrière le document
3595.
Avantages:
• tout un chacun peut remettre en place les documents consultés;
• il n’y a pas à prévoir de place libre comme dans les autres systèmes que nous allons voir
par la suite; Si le fonds s’accroît brusquement, aucune restructuration n’est nécessaire;
• l’inventaire est facile à faire.
Inconvénients:
ils sont nombreux et rendent souvent ce système peu praticable pour une consultation directe
par les usagers. En effet, pour classer les documents, on ne tient pas compte de leur contenu.
Or si vous cherchez par exemple des documents concernant le riz, il vous faudra consulter les
fichiers (que nous verrons plus loin) et vous promener à travers tout le local pour récupérer
les ouvrages.
C’est donc un système inapplicable lorsque le fonds documentaire est vaste et qu’il est ouvert
au public.
Le classement systématique
On range les documents par domaines et, à l’intérieur de ces domaines, par sujet.
Les ouvrages sont rangés, dans chaque catégorie, par ordre alphabétique d’auteur. il faudra
alors prévoir un système de cotation qui permette de retrouver les ouvrages.
Il y a deux possibilités:
• la cote est indépendante du langage documentaire (que nous verrons au module 5) et
représente uniquement un espace sur les étagères.
Sur ces étagères, les ouvrages sont classés, pour un même sujet, les uns par rapport aux
autres soit grâce au numéro d’inventaire, soit grâce aux premières lettres (en général les
trois premières) de l’auteur.
• la cote dépend du langage documentaire adopté.
Il existe de grands systèmes permettant de retrouver les documents concernant tel ou tel
sujet.
Ce sont les classifications qui utilisent des chiffres et des lettres pour identifier les grands
domaines du savoir humain. Nous les verrons en détail dans le module 5 sur les langages
documentaires.
Avantages:
• les ouvrages sont regroupés par sujet, les utilisateurs peuvent aller directement aux
rayonnages pour les consulter.
Inconvénients:
• il faut prévoir de la place pour l’accroissement des collections, ce qui n’est pas toujours
facile notamment au niveau de l’estimation de la surface. Qui aurait pu prévoir le
développement du disque optique et tous les ouvrages parus sur ce sujet en très peu de temps?
• le reclassement est plus difficile.
La plupart du temps, on demande aux usagers de ne pas reclasser eux-mêmes les ouvrages
sur les rayonnages, mais de les laisser sur les tables de consultation pour éviter les erreurs et
les mauvais classements.
Un livre mal classé est un livre perdu jusqu’à l’inventaire qui doit permettre de le retrouver
et de le reclasser à sa place.
Un classement systématique nécessite la formation des utilisateurs et l’affichage ainsi que
l’explication du plan de classement.
Les périodiques
Plusieurs possibilités s’offrent pour leur classement:
• classement par ordre alphabétique de titre de périodique;
• classement par ordre systématique : on choisit un plan de classement comme pour les
ouvrages, mais on ne conserve toutefois que les grandes catégories : sport, économie,
politique, etc., un périodique traitant souvent, à l’intérieur d’un domaine, de plusieurs sujets
à la fois. il faut impérativement disposer d’une liste alphabétique de titres de périodiques
pour embrasser rapidement l’étendue des collections. En fait, c’est un mode de classement
peu satisfaisant et plus compliqué.
Les brochures, tirés-à-part, rapports
Tous ces documents, minces (moins de 50 ou 100 pages) « ne tiennent pas debout ». On les
classe dans des boîtes d’archives que l’on numérote en continu, ou que l’on indexe suivant le
plan de classification. Dans ce cas, on regroupe les brochures traitant d’un même sujet dans
une même boîte, sur laquelle on porte l’indice de classement, et que l’on place à côté des
ouvrages (fig. 10 à 13, p. 131).
On peut aussi les classer dans des dossiers suspendus, en les rangeant par sujet.
Les articles découpés, les feuilles volantes
Ce type de document pose un problème spécifique. Il faut respecter quelques règles
impératives
• coller les articles découpés sur des feuilles normalisées (21 x 29,7 cm) en préférant la
colle au scotch qui se casse et aux trombones qui se perdent;
• toujours identifier le document (source, date);
• ne jamais coller plusieurs articles sur la même feuille et ne pas coller recto-verso des
articles différents;
• estampiller la feuille;
• porter l’indice de classement. il est inutile de les numéroter ainsi que de les ficher.
On range alors ces feuilles dans des chemises, elles aussi identifiées, et le tout dans des
dossiers suspendus, installés dans des armoires (fig. 6, p. 131).
Si vous possédez de nombreux dossiers suspendus (cas fréquent dans un service de
documentation), vous pouvez utiliser une méthode qui combine le rangement alphabétique et
le rangement systématique.
Par exemple, un service spécialisé sur le tourisme, peut classer les dossiers en ordre
alphabétique des sujets:
— Sport;
— Station de sport d’hiver, etc.
mais aussi regrouper tous les sports de cette façon:
— Sport (en général)
— Sport (statistiques)
— Sport des jeunes
— Sport (football)
— Sport (nautisme)
— Sport (rugby), etc.
Cette pratique évite l’éclatement purement alphabétique des différentes sortes de sport.
Une liste regroupant les dossiers peut aussi être utile, mais il faut la tenir à jour et elle est
moins agréable à consulter qu’un coup d’oeil d’ensemble aux dossiers.
Les épreuves photos ou les tirages sur papier
ils se rangent, comme les images, par format, à moins qu’on ne préfère ramener l’ensemble à
un format unique en collant le document sur une feuille de papier ou en les classant dans des
boîtes d’archives par thèmes.
Des index permettent de retrouver facilement la documentation sur tel personnage, telle date
historique, tel pays, etc. De toutes façons, il faut faire des planches-contact portant la même
cotation que les négatifs.
Ces planches doivent porter la date de prise de vue, le lieu, le sujet général.
S’il existe un fichier matière, c’est le numéro de la planche qui doit être indiqué.
Les clichés et plaques photos
Ils ont deux ennemis : la poussière et les rayures. Le plus simple consiste à les envelopper et
à les placer dans des boîtes numérotées, classées par format, et où chaque cliché est
numéroté à son tour.
Il faut ensuite faire un catalogue indiquant qu’à tel numéro correspond telle photo. Il existe
aussi des pochettes (fig. 16, p. 132).
Les négatifs 24 x 36 seront classés, après découpage du film, par bandes de 6 vues dans des
pochettes de cristal.
Les diapositives
Ce sont des clichés isolés, de format 5 x 5. Elles peuvent être conservées soit en boîtes, sous
leur cache de carton d’origine, soit glissées dans des feuilles cristal en matière plastique
transparente. Ce dernier système permet une consultation aisée des diapositives (20 par
feuille pour les 24 x 36) et convient particulièrement pour les tirages en bande (fig. 16, p.
132).
Chaque cliché porte un numéro et une brève légende : lieu, date, sujet, toutes ces données
étant ensuite reportées sur un répertoire.
Remarquons que la présentation des diapositives par feuilles mobiles permet de lcs présenter
aisément par sujet : pour un classement par lieu géographique, il est par exemple utile
d’avoir toutes les diapositives d’un même lieu regroupées et pouvant être visionnées
ensemble.
Les films
Ils se présentent généralement sous forme de bobines. On les range dans des boîtes
métalliques posées à plat. Leur conservation demande des soins particuliers il faut que le lieu
de conservation soit aéré, avec un état hygrométrique ne dcvant pas être inférieur à50 %
pour une température de 150. Il est bon de les vérifier de temps en temps et de les
dépoussiérer soigneusement.
Le classement des bobines obéit aux mêmes lois que celles des ouvrages. On peut choisir un
classement par format mais le classement qui adopte le langage documentaire est beaucoup
plus usité. On peut également adopter, lorsque le centre conservateur est spécialisé, un
classement par genre de production. Ce classement peut se faire sur des rayonnages
spéciaux, dans des armoires, etc.
Les microfiches et microfilms
Poussière, humidité, chaleur, trop grande lumière, sont des facteurs de détérioration des
microformes. Il faut donc, pour les conserver, les placer à plat dans des boîtes étanches
placées elles-mêmes dans des lieux frais et aérés.
Pour les originaux, notamment les microfiches-mères (les duplicata étant dénommés diazos),
si on ne dispose pas d’endroit convenable (climatisé dans les pays chauds), on les place bien
enveloppées au réfrigérateur. Mais oui!
Il existe maintenant, pour les microfiches, de nombreux systèmes de rangement tels que
fichiers, classeurs verticaux ou à pochette, bacs rotatifs, etc. (fig. 14 et 15, p. 131-132). A
l’intérieur de ces systèmes de rangement, les microfiches sont classées soit par ordre
chronologique de numéro d’entrée, des fichiers systématiques classiques permettant de les
retrouver, soit par domaines et sujets traités. Il faut savoir que ce mode de stockage réduit se
répand de plus en plus et que bien des services documentaires d’importance envoient les
doubles des documents commandés sous la forme d’une microfiche.
Certaines revues scientifiques ne paraissent plus sur papier, mais uniquement sous forme
microfilmée.
Enfin, il existe des meubles et boîtes de rangement pour tous les documents informatiques
bandes, disquettes, listings, etc. (fig.17, p. 132).
4. LE STOCKAGE EN MAGASIN
Lorsque le fonds documentaire est important, il existe souvent un « magasin » dans lequel
sont stockés par exemple, les documents en plusieurs exemplaires, les anciens volumes reliés
des périodiques, etc.
Exemple une bibliothèque universitaire qui possède un manuel en plusieurs exemplaires, en
mettra un ou deux en exposition sur les rayonnages et conservera les autres exemplaires en
magasin.
Ce magasin doit posséder un plan de classement, de préférence similaire à celui de la
bibliothèque, mais qui, toutefois, peut être différent et/ou très sensiblement simplifié. Dans les
fonds d’archives, les documents en magasin sont souvent rangés par format, ce qui fait
gagner de la place.
Source:Claire Guinchat, Yolande Skouri. – Guide pratique des techniques documentaires. –
Paris, EDICEF, 1989, p 125 et suiv.
QUATRIEME PARTIE : LA RESTITUTION/RECHERCHE
[Voir aussi le cours de recherche/diffusion]
On l'a dit, ces différentes mémoires ont été crées pour permettre de retrouver les
documents, pour donc la recherche.
Un conseil: les conventions qui ont été utilisées pour le traitement des documents
doivent être les mêmes pour la recherche/restitution des documents;: d'autre part le
travail d'entrée des documents (traitement) et le travail de sortie des documents
(recherche/restitution) sont complémentaires; il faudra se rappeler ici la définition
d'angles complémentaires: il s'agit de 2 angles dont la somme fait 90°; en d'autres
termes si le premier angle fait 30°, le deuxième fera 60; si le 1er mesure 60, le 2ème sera
égal à 30° et ainsi de suite.
Replacé dans le contexte qui nous intéresse, cela voudra simplement dire que si le
travail d'entrée des documents est négligé (mauvais traitement: mauvaise
indexation…), il vous sera encore plus difficile de retrouver les documents que vous
rechercher.
I. 1 Méthodologie de la recherche
La recherche est un processus qui peut comprendre plusieurs étapes dont:
I. 1. 1 Le dialogue utilisateur-documentaliste: c'est la condition sine qua non de la
réussite d'une recherche documentaire; il permet de préciser les critères de recherche,
c'est-à-dire un certain nombre de points nécessaires pour obtenir une réponse
satisfaisante.
Ce dialogue demande de la part du professionnel de réelles compétences de
communicateur à savoir:
- savoir recevoir et écouter aimablement
- laisser son interlocuteur s'expliquer complètement et l'aider au besoin
- s'intéresser à la question posée etc.
Le documentaliste ne doit pas:
- donner l'impression de tout savoir
- parler à son vis-à-vis des recherches qu'il effectue pour d'autres par déontologie
professionnelle
Les concepts d'empathie et de congruence prennent ici toute leur importance.
L'empathie est une attitude chaleureuse, positive envers autrui; il s'agit d'un sentiment
positif qui s'extériorise sans réserves ni jugements. Il y a une "considération positive
inconditionnelle", une volonté d'écoute et d'ouverture à l'autre, puis de compréhension
de sa demande et du contexte dans lequel elle émerge.
Etre congruent signifie percevoir le cadre de référence interne de la personne..
Ce capital relationnel est nécessaire pour "autoriser" la demande, accueillir l'autre dans sa
diversité.
Le documentaliste doit avoir l'humilité de reconnaître qu'il ne sait pas répondre à toutes les
demandes…
Au cours du processus relationnel /de communication, le professionnel doit relever le défi de:
- Séduire l'usager
- Influencer l'usager
- Conclure la transaction
- Servir l'usager
- Ancrer l'usager.
Ce processus est connu sous le nom de modèle SICSA [Gérard Tocquer, Michel Langlois, Le
marketing des services: le défi relationnel, Gaétan Morin, 1992], qui demande des qualités et
des dispositions exceptionnelles, difficilement réunies chez les professionnels qui n'ont pas
choisi le métier par vocation.
NB: Recherche et Diffusion : ces deux concepts ont bien des interférences, de telle sorte que
pour certains, ils sont indissociables.
Pour ceux qui y trouvent une différence, on pourrait dire que la recherche s'arrête là où
commence la diffusion.
Ou bien du point de vue du professionnel, la recherche est passive (on note surtout l'activité
de l'usager) alors que la diffusion est active (l'usager peut rester chez lui et recevoir des
produits de diffusion.
