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PROJET DE DEVELOPPEMENT DES EXPORTATIONS II

MANUEL DE GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

EDITION A / AUTEUR : Cabinet Wassim TURKI Sommaire Date de conception : Décembre 2004

Date d’application : Janvier 2005

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Chapitre I : Présentation du Projet

I.1 Objectif

I.2 Cadre légal

I.3 Description du Projet

I.4 Coûts estimatifs du Projet

Chapitre II : Cadre Institutionnel du Projet

II.1 Organigramme du Projet

II.1.1 Le Comité de Pilotage (CP) II.1.2 L’Unité de Coordination et de Suivi (UCSP) II.1.3 Le Comité Technique (CT) II.1.4 Les Agences d’Exécution (AE)

II.2 Suivi et Supervision du Projet par la Banque

II.3 Fiches de fonction

II.3.1 Unité de Coordination et de Suivi du Projet II.3.2 Agences d’Exécution

Chapitre III Gestion financières et comptable

III.1 Politique comptable

III.2 Rapports financiers

III.2.1 Objectifs des rapports de suivi financiers III.2.2 Contenu des rapports de suivi financiers III.2.3 Procédure de préparation et de communication des rapports de suivi financier

III.3 Procedures de decaissement

III.3.1 Procédure des Relevés de dépense et Gestion des Comptes spéciaux III.3.2 Procédure de paiement direct

III.4 Audit et supervision du projet



EDITION A / AUTEUR : Cabinet Wassim TURKI Sommaire Date de conception : Décembre 2004


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III.5 Plan comptable et plan comptable annoté

III.5.1 Plan comptable III.5.2 Plan comptable annoté

Chapitre IV : Passation des marchés

IV.1 Responsabilité

IV.2 Règles régissant la passation des marchés

IV.2.1 Fournitures : biens et services (autres que les services de consultants) IV.2.2 Services de consultants

IV.3 Seuils d’examen de la Banque en matière de passation de marché

IV.3.1 Examen préalable IV.3.2 Examen à posteriori

IV.4 Passation non conforme aux directives de la Banque

IV.5 Le plan de passation de macrhés

IV.6 Les commissions compétentes en matière de passation des marchés

Chapitre V : Procédures

V.1 Procédures de référenciation et de classement

V.1.2 Classement et contenu des dossiers de passation de marché V.1.2 Référenciation des dossiers

V.2 Procédures de transmission des documents

V.2.1 Référenciation des bordereaux V.2.2 Procédures de transmission des documents de passation de marchés V.2.2 Procédures de transmission des rapports périodiques

V.3 Flowcharts

Annexes



EDITION A / AUTEUR : Cabinet Wassim TURKI Chapitre I

Présentation du Projet

Date de conception : Décembre 2004


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CHAPITRE I : PRESENTATION DU PROJET







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I.1 OBJECTIF Le deuxième Projet de Développement des Exportations (PDE II) vise à renforcer et à ancrer les réformes institutionnelles lancées dans le PDE I, et ce dans le but de créer un environnement propice aux exportations et de favoriser le commerce extérieur. Les objectifs de développement du projet sont l’amélioration de l’accès aux marchés d’exportation et au financement à l’exportation, l’amélioration de l’efficacité de dédouanement, dont les opérations douanières et les procédures de contrôle technique, et donc de rendre la logistique du commerce extérieur plus efficiente. La mise en œuvre de ce projet devrait renforcer les institutions de marché, améliorer la compétitivité des exportateurs tunisiens et renforcer l’interface public-privé au niveau de l’administration et de la promotion des exportations. I.2 CADRE LEGAL Le deuxième projet de développement des exportations est financé par le prêt n°7239 conclu, le 2 juillet 2004, entre la République tunisienne et la banque internationale pour le développement et la reconstruction (BIRD), membre du groupe Banque Mondiale. L’accord de prêt a été entériné, en Tunisie, par la loi n°2004-65, du 02 août 2004, portant approbation de l'accord de prêt conclu, le 2 juillet 2004, entre la République tunisienne et la banque internationale pour la reconstruction et le développement relatif au financement du deuxième projet de développement des exportations. I.3 DESCRIPTION DU PROJET Le projet comprend cinq principales composantes, constituées elles-mêmes de sous-composantes. Composante A : Deuxième Fonds d’Accès aux Marchés d’Exportation (FAMEX II) 1. Mise en place et exploitation du FAMEX II qui mettra à la disposition des bénéficiaires éligibles des fonds à frais partagé pour leur permettre d’identifier et de pénétrer efficacement des marchés d’exportation viables et d’améliorer la compétitivité de leurs exportations. 2. Renforcement de la capacité de développement des exportations des institutions intermédiaires telles que les services-conseils à l’exportation, associations d’exportateurs, chambres de commerce ou organisations professionnelles intervenant dans le domaine de l’exportation, par la fourniture de services d’assistance technique auxdites institutions intermédiaires.







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3. Mise en place, au sein du CEPEX, d’une équipe de gestion autonome chargée de la gestion du FAMEX II et d’assurer les services d’appui à l’exportation aux bénéficiaires par la fournitures de biens et services d’assistance technique et de formation. 4. Appui à la réalisation de programmes ciblés pour la promotion des exportations telles que l’organisation de rencontre acheteurs/Vendeurs. Composante B : Garantie de financement à l’exportation avant expédition Renforcement de la gestion, par la COTUNACE, du Fonds de Garantie de Financement à l’Exportation Avant Expédition (FGFEAE) avec l’appui d’experts internationaux et locaux. Composante C : Points d’information « Obstacles Techniques au Commerce » (OTC) Renforcement de la capacité de l’INORPI pour la collecte, l’analyse et la dissémination de l’information sur les normes, par la fourniture de biens et services d’assistance technique et de formation. Composante D : Facilitation et logistique du commerce 1. Amélioration et simplification des procédures de contrôle technique et leur intégration au réseau TunisieTradeNet (TTN), par le biais de la fourniture de biens et services d’assistances techniques et de formation, comprenant :

(a) L’informatisation du flux de travail et du processus de prise de décision des agences de contrôles technique et du Laboratoire Centrale d’Analyse et d’Essai et l’établissement de leur interface au réseau TTN ;

(b) La mise en place d’un système de gestion intégrée du risque de chaque agence de contrôle technique ; et

(c) La mise en place et l’exploitation d’une base de données numérique des règlements régissant le contrôle technique obligatoire portant sur les marchandises sur le territoire national.

2. Simplification et amélioration de l’efficacité des procédures douanières de l’emprunteur par la fourniture d’équipement et de services d’assistance technique et de formation comprenant :

(a) L’introduction de techniques d’analyse et de gestion du risque et de sélectivité dans les procédures douanières, y compris l’établissement d’un système informatisé de gestion du risque visant à simplifier et intégrer les procédures douanières et de contrôle technique ;

(b) L’introduction du contrôle différé et des techniques d’audit à posteriori au sein des douanes ; et

(c) L’amélioration du système informatisé de gestion des douanes.







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3. Développement des indicateurs de performances de la logistique du commerce par le biais de la réalisation d’une évaluation continue et d’un programme de collecte de données sur les obstacles de la chaîne d’approvisionnement liés aux aspects du transport et hors transport du commerce et de la logistique du commerce. Composante E : Gestion du projet Renforcement de la capacité de l’Unité de Coordination et de Suivi du Projet (UCSP) en matière de gestion de projet, par la fourniture d’un appui technique et de logistique. I.4 COUTS ESTIMATIFS DU PROJET Le coût estimé du Projet et de 70,103 millions de TD. Le financement de la Banque s’élèvent à 45,922 millions de TD, équivalent à 30,3 millions d’€, soit 46% du coût total. La répartition de ce coût par composante est résumée dans le tableau suivant :

Monnaie locale Devises Total Coûts par composante

En milliers de TD Composante A : FAMEX II 1. Mise en place et exploitation du FAMEX II 25 000 14 500 39 500 2. Services de consultants et formation 3 875 1 750 5 625 3&4. Développement des institutions intermédiaires & programmes ciblés 188 438 626

Sous total Accès aux marchés d’exportation 29 063 16 688 45 751

Composante B : FGEAE 400 1 250 1 650

Composante C : Points d’information (OTC) 200 1 050 1 250

Composante D : Facilitation du commerce 1. Services de contrôle technique 563 1 350 1 913 2. Amélioration de l’efficacité des procédures douanières 3 750 11 250 15 000 3. Données et indicateurs de performances du commerce 400 1 250 1 650 Sous total Facilitation du commerce 4 713 13 850 18 563

Composante E : Gestion du projet 125 263 388

Coût de référence 34 501 33 101 67 602 Commission d’ouverture 455 455 Coût total de référence 34 501 33 556 68 057 Provision pour aléas techniques 160 260 420 Provision pour aléas financiers 2 187 691 2 878

Coût total du projet 36 848 34 507 71 355







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Le financement de la Banque se détaille par catégorie à financer, ainsi que le pourcentage de dépense dont le financement est autorisé pour chaque catégorie, sont détaillés comme suit :

Catégorie Montant affecté en

milliers d’€ % de dépense à financer

(1) Fonds à frais partagé au titre de la Composante A.1 13.900 100% des montants des fonds à frais

partagés versés aux bénéficiaires. (2) Fournitures de biens et services autres que consultants

(a) au titre des Composantes A.2 et A.3 85

(b) au titre de la Composante B 85 (c) au titre de la Composante C 350 (d) au titre de la Composante D 8.800 (e) au titre de la Composante E 85

100% des dépenses en devises (importations), 100% des dépenses locales (coût départ usine) et 80% des dépenses en monnaies locales pour les autres biens acquis localement.

(3) Services de Consultants et Formation

(a) au titre des Composantes A.2 et A.3 3.300

(b) au titre de la Composante B 600 (c) au titre de la Composante C 500 (d) au titre de la Composante D 1.700 (e) au titre de la Composante E 125

87% pour les services de consultants domiciliés sur le territoire national et 79% pour les services d’autres consultants.

(4) Appui aux programmes de promotion des exportations au titre de la Composante A.4

467 80%

(5) Commission d’ouverture 303

Total 30.300



EDITION A / AUTEUR : Cabinet Wassim TURKI Chapitre II

Cadre institutionnel



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CHAPITRE II : CADRE INSTITUTIONNEL DU PROJET







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II.1 ORGANIGRAMME DU PROJET L’organigramme général du projet se détaille dans le schéma qui suit :

Comité de Pilotage"CP"

Unité de Coordinationet de Suivi"UCSP"

Direction Généraledes Douanes

"DGD"COTUNACECEPEX

FAMEX II INORPI Ministère ducommerce

Direction Générale duCommerce Extérieur

"DGCE"

ContrôleTechnique

Composante A:Accès aux marchés

d’exportation« FAMEX II »

D.2: Optimisationdes

procéduresdouanières

Compoante B:Garantie de

financement àl’exportation avantexpédition FGEAE

D.1:Amélioration del’intégration des

contrôlestechniques

D.3: données etindicateurs

de performancesde la

logistiquecommerciale

Composante C:Points d’information

OTC

Comité Technique defacilitation et de

logistique du commerce

Composante D : Facilitation et logistique du commerce

II.1.1 Le Comité de Pilotage (CP) Le Comité de Pilotage, à mettre en place par décision du Ministère du Commerce, est présidé par le Ministre du Commerce ou son représentant et inclut notamment les représentants des Ministères des Finances, du Développement et de la Coopération Internationale et du transport. Le CP se réunira au moins deux fois par an. Il a la responsabilité de l’orientation générale de la politique et de la coordination globale de l’exécution projet. Il a la charge de faciliter l’exécution du projet en éliminant les blocages qui risqueraient d’en retarder l’exécution.







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II.1.2 L’Unité de Coordination et de Suivi (UCSP) L’Unité de Coordination et de Suivi, mise en place par le Ministère du Commerce, a pour responsabilité la supervision globale de l’exécution du projet. Elle veille à ce que les procédures administratives, de passation des marchés, de décaissement, de gestion financière, de suivi et évaluation et d’établissement de rapports soient effectuées conformément au Plan d’Exécution du Projet. Elle n’intervient pas dans l’exécution du projet. Pour pouvoir assurer la coordination du projet, l’UCSP comportera trois personnes, à savoir le Coordinateur Générale du Projet (CGP), le Responsable Comptable et Financier (RCF) et le Spécialiste en Passation des Marchés (SPM). II.1.3 Le Comité Technique (CT) Le Comité Technique, à mettre en place par le Ministère du Commerce, inclut le groupe de travail pour le E-Gouvernement et est composé notamment de représentants de la DGD, de l’autorité portuaire, du Ministère du Commerce. Il a la responsabilité de la supervision et de coordination de l’exécution de la Composante D du Projet. Le secrétariat de ce Comité sera assuré par le responsable de l’UCSP. Ce comité se réunira au moins une fois par trimestre pour superviser la progression du projet et résoudre les problèmes éventuels, qui pourraient entraver l’exécution des objectifs du projet. II.1.4 Les Agences d’Exécution (AE) L’exécution des composantes du Projet est confiée à quatre agences d’exécution et au Ministère du Commerce, qui opèrent en toute indépendance en matière de passation des marchés, de décaissement et de soumission des relevés de dépenses. Ces Agences sont :

Le centre de promotion des exportations CEPEX ; La compagnie tunisienne pour l’assurance du commerce extérieur COTUNACE ; L’institut national de la normalisation et de la propriété industrielle ; La direction générale des douanes DGD.

Le Ministère du Commerce agira, pour l’exécution du projet, à travers l’UCSP et :

La Direction générale du commerce extérieur DGCE ; Le chef de file du contrôle technique.

Pour l’exécution des composantes du projet, chaque AE doit mettre en place une Unité de Projet (UP) qui sera chargée de la réalisation, de la supervision et de l’exécution des actions la concernant. Elle en assure le suivi technique et financier et en informe régulièrement l’UCSP.







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L’UP comporte au moins deux personnes, à savoir le Coordinateur de l’unité de projet (CUP) et le Spécialiste en passation de marché (SPM). II.2 SUIVI ET SUPERVISION DU PROJET PAR LA BANQUE L’évaluation, la supervision et le suivi du projet se réaliseront à travers : (i) le suivi des indicateurs de performance ; (ii) les missions de supervision et la revue à mi-parcours ; et (iii) les rapports semestriels d’avancement à préparer par l’UCSP. Revue à mi parcours : au cours du deuxième semestre 2007 (ou toute autre date ultérieure fixée par la Banque), une revue à mi-parcours sera réalisée par la Banque pour : (i) évaluer les résultats de la première étape et suivre les progrès enregistrés dans l’exécution du projet et la réalisation de ses objectifs eu égard aux indicateurs de performances retenus ; (ii) examiner les plans de travail pour la période restante du projet ; et (iii) prendre toutes mesures qui s’imposent pour assurer le bon achèvement du projet et la réalisation de ses objectifs. II.3 FICHES DE FONCTION II.3.1 Unité de Coordination et de Suivi du Projet L’UCSP comportera trois personnes, à savoir le coordinateur général du projet (CGP), le responsable gestion financière (RGF) et le spécialiste en passation des marchés (SPM). II.3.1.1 Le Coordinateur Générale du Projet (CGP) 1- Mission dévolue : Le coordinateur général du projet a pour mission de mettre en place une organisation afin d'assurer la coordination, la bonne exécution et le suivi de l'ensemble des activités du projet en tenant compte de toutes les modifications pouvant y être apportées. 2- Position dans la structure : Dépendance hiérarchique : Ministre chargé du Commerce. 3-Taches principales : Discuter les propositions de plan de passation des marchés émanant des différentes AE ; Contrôler la compilation des propositions des plans de passation des marchés des différentes

composantes du projet ;







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Participer, au CP, aux discussions budgétaires des programmes proposés par les Agences

d’Exécution ; Envoyer les programmes définitifs aux AE concernées ; Contrôler tous les dossiers d’appel d’offres qui nécessitent une revue préalable de la part de

la Banque Mondiale ; S’assurer que les procédures de la Banque Mondiale en matière de passation des marchés ont

été respectées ; Envoi au secrétariat permanent des commissions de marchés, des dossiers d’appel d’offres et

des autres documents prévue par la procédures de passation des marchés publics ; Assurer la mise en place d’un système de gestion financière performant ; Contrôler l’agrégation des informations comptables et financières reçues des AE ; Contrôler et transmettre, dans les délais, à la Banque Mondiale les états financiers annuels et

les Rapports de Suivi Financier du projet ; Superviser la préparation des rapports de suivi et des documents de travail nécessaires aux

missions de supervision de la Banque ; Elaborer et envoyer les demandes de réalimentation du compte spécial « B » ; Contrôler l’éligibilité des dépenses relatives à l’UCSP avant l’envoi des demandes de

paiement à la BCT ; Contrôler et avaliser les demandes de paiement envoyées par l’UCSP à la BCT ; Superviser les travaux du RGF et du SPM de l’UCSP ; Préparer les documents à soumettre au CP ; Convoquer et organiser les réunions du CP ; Assurer le secrétariat du CP ; Convoquer et organiser les réunions du CT ; Assurer le secrétariat du CT.

II.3.1.2 Spécialiste en Passation des Marchés (SPM) 1- Mission dévolue : Outre la planification, le suivi et la mise en œuvre des marchés de l’UCSP, le spécialiste en passation de marché de l’UCSP suit et contrôle les procédures de passation des marchés de tout le projet PDE II. 2- Position dans la structure : Dépendance hiérarchique : Coordinateur Générale du Projet.







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3- Taches principales : Marchés de l’UCSP Etre à jour concernant les textes légaux et réglementations relatifs à sa fonction ; Elaborer et mettre à jour le plan et le calendrier de passation des marchés de l’UCSP ; Assurer l’archivage et la conservation des pièces relatives aux marchés ; Conseiller le CGP en matière de passation et de gestion des marchés ; Veiller à l'approvisionnement de l’UCSP selon les meilleures conditions d'achat ; Suivre l'exécution des marchés à travers des fiches de suivi appropriées ; Préparer le rapport d’avancement des marchés de l’UCSP, et mettre à jour le plan de

passation des marchés du projet ; Veiller à ce que les procédures décrites dans l’accord de prêt soient respectées à tous les

stades de passation des marchés ; Obtention et collecte, auprès des unités techniques du Ministère du Commerce, des

spécifications techniques des fournitures à acquérir et des termes de références pour les services de consultants ;

Elaborer, sous la supervision du CGP, les dossiers d'appel d'offres et les demandes de propositions ou assurer le contrôle de leur qualité lorsqu'ils sont élaborés par des bureaux d'études ou des consultants, pour les divers services et fournitures, en conformité avec les procédures de la Banque ;

Préparer et procéder à la publication des avis d'appel d'offres, à manifestation d’intérêt, etc. ; Convoquer la commission de dépouillement, la commission d’ouverture des plis et la

commission des marchés ; Participer aux séances d'ouvertures des plis et de dépouillement des offres ainsi qu'à toutes

les séances d'attribution de marchés tout en s'assurant de la conformité aux procédures ; Préparer les rapports d’évaluation des soumissions ; Préparer les marchés et veiller à ce qu'ils soient signés, approuvés, visés et notifiés selon les

procédures de la Banque ; Informer les candidats aux appels d’offre, après adjudication, des décisions prises ; S’assurer que les soumissionnaires non retenus reçoivent les informations nécessaires ainsi

que leurs cautions de soumission aussitôt après la décision d’attribution des marchés ; Préparer les Bons de Commande et les transmettre au RGF et au service financier ; Veiller à ce que les engagements sur marché, soient systématiquement communiqués au

RGF ; Veiller au respect des conditions contractuelles avec les fournisseurs et l'application des

pénalités de retard ; Veiller à ce que les parties contractantes assurent pleinement leurs obligations contractuelles

à tous les stades de l’exécution du marché ; Veiller à ce que les dispositions nécessaires soient prises pour que l'exécution des marchés

soit supervisée suivant les exigences spécifiques de chaque marché ; Organiser et assister aux réceptions des fournitures et services, et s'assurer de leur conformité

aux spécifications contractuelles.







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Compilation et coordination fournir aux SPM des AE les modèles des documents de passation des marchés de la banque ; Participer à l'établissement des plans de passation des marchés des AE ; Collecter et consolider les plans de passations de marchés préparés par les AE ; Collecter et consolider les rapports d’avancement des marchés des composantes, et mettre à

jour le plan général de passation des marchés du projet ; Préparer les rapports de suivi des passations de marchés du projet pour le CGP ; Contrôle la qualité des documents devant faire l’objet d’un examen préalable de la Banque

Mondiale, y compris les plans de passation des marchés des composantes ; Assurer la collecte, l’archivage et la conservation des pièces relatives aux marchés soumis à

la revue à posteriori de la Banque. Participation à des réunions, commissions et comités : - Secrétaire de la Commission d'Ouverture des Plis UCSP ; - Secrétaire de la Commission de Dépouillement des offres UCSP ; - Participer aux réunions des Commission de Marchés. II.3.1.3 Le Responsable Gestion Financière (RGF) 1- Mission dévolue : Le responsable gestion financière a pour mission l’établissement des reportings financiers pour l’ensemble des composantes. Il veille au bon fonctionnement du système d’information de l’ensemble du projet PDE II. 2- Position dans la structure : Dépendance hiérarchique : Coordinateur Générale du Projet. 3- Taches principales : Gestion financière de l’UCSP Participer à la préparation des plans de passation de marché annuels de l’UCSP ; Veiller à la bonne tenue des comptes et à la validité des écritures comptables ; Contrôler les dossiers de paiement (vérifier le visa du responsable Technique et du SPM ainsi

que les pièces justificatives : réception et factures, attachement contradictoire etc.) ; Rapprocher les factures ou décomptes provisoires au bordereau des prix inclus dans la

soumission ; Vérifier le calcul arithmétique de la facture ;







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Veiller à transmettre les demandes de paiement à la Banque Centrale de Tunisie pour le

règlement de la partie financée par la Banque Mondiale ; Veiller au règlement des fournisseurs dans les délais et conditions spécifiés dans le contrat et

les procédures de l’UCSP ; Saisir les informations relatives aux paiements sur la base de données du PDE II en utilisant

les avis de débit ou les relevé de dépenses ; Classer les pièces et documents reçus par marché ; Préparer et contrôler les rapports d’avancement ; Préparer trimestriellement les Rapports de Suivi Financier.

Compilation des informations financières du projet Participer aux discussions et à la compilation des propositions de plans de passation de

marché annuels reçus des AE ; Saisir et consolider les Rapports de Suivi Financiers émanant des Agences d’Exécution et de

l’UCSP ; Préparer les états financiers annuels du projet ; Saisir les informations relatives aux paiements sur la base de données du PDE II en utilisant

les avis de débit ou les relevés de dépenses ; Classer les pièces et documents reçus des AE ; Etablir les états de rapprochement du compte spécial « B » ; Etablir, sur la base des relevés collectés mensuellement auprès des AE, le relevé des

dépenses pour la reconstitution du solde du compte spécial « B » ; Veiller au respect des délais d'établissement et de communication des Rapports de Suivi

Financier ; Veiller au respect des délais d'établissement et de communication des rapports de suivi

Financiers. II.3.2 Agences d’Exécution Dans chaque Agence d’Exécution est constituée une Unité de Projet (UP) comportant au moins le Coordinateur de l’Unité de Projet (CUP) et le Spécialiste en Passation des Marchés (SPM). Un Responsable Gestion Financière (RGF) peut être désigné également. II.3.2.1 Le Coordinateur de l’Unité du Projet (CUP) 1- Mission dévolue : Le CUP est le seul vis-à-vis des fournisseurs et prestataires de services et a la charge de la remontée de l’information et des relations avec l’UCSP. Il a pour mission de veiller à la bonne application du plan d’exécution de l’Unité de Projet et veille à la préparation les Rapports de Suivi Financier relatifs à l’agence d’exécution qui feront l’objet de compilation par l’UCSP.







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2- Position dans la structure : Dépendance hiérarchique : Direction Générale de l’Agence d’Exécution concernée. 3- Taches principales : Le coordinateur de l’unité du projet aura comme tâches principales de : Contrôler, approuver et mettre à jour le plan de passation des marchés ; Participer aux discussions des programmes annuels ; Contrôler et transmettre à l’UCSP les rapports d’avancement du projet ; Assurer la supervision générale de l’exécution du plan d’exécution des marchés ; Contrôler et transmettre à l’UCSP le plan de la réalisation du plan de marché ; Contrôler les dossiers de marchés à envoyer à l’UCSP pour l’examen préalable de la

Banque ; Obtenir les avis de non objection de la Banque ; Contrôler les copies des dossiers de marchés à envoyer à l’UCSP pour un éventuel examen à

posteriori de la Banque ; Participer aux réunions des commissions d’ouverture des plis et de dépouillement des

marchés du projet ; S’assurer que les procédures de la Banque Mondiale en matière de passation des marchés ont

été respectées ; Envoi au secrétariat permanent des commissions de marchés, des dossiers d’appel d’offres et

des autres documents prévue par la procédures de passation des marchés publics ; Assurer la mise en place d’un système de gestion financière performant ; Superviser les travaux du Responsable Gestion Financière et du Spécialiste en Passation des

marchés de l’UCSP ; Contrôler l’agrégation des informations comptables et financières ; Contrôler et transmettre, dans les délais, l’UCSP les Rapports de Suivi Financier ; Contrôler l’éligibilité des dépenses avant l’envoi des demandes de paiement à la BCT ; Contrôler et avaliser les demandes de paiement envoyées à la BCT. Participer au réunion du Comité Technique.

II.3.2.2 Le Spécialiste en Passation des Marchés (SPM) 1- Mission dévolue : Le spécialiste de passation des marchés de chaque AE a pour mission de veiller au bon déroulement des passations de marché et de la communication des états de suivi exigés par les parties prenantes du projet.







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2- Position dans la structure : Dépendance hiérarchique : Coordinateur de l’Unité de Projet de l’Agence d’Exécution. 3- Taches principales : Etre à jour concernant les textes légaux et réglementations relatifs à sa fonction ; Elaborer et mettre à jour le plan et le calendrier de passation des marchés ; Assurer l’archivage et la conservation des pièces relatives aux marchés ; Conseiller le CUP en matière de passation et de gestion des marchés ; Veiller à l'approvisionnement de l’AE selon les meilleures conditions d'achat ; Suivre l'exécution des marchés à travers des fiches de suivi appropriées ; Préparer le rapport d’avancement des marchés, et mettre à jour le plan de passation des

marchés du projet ; Veiller à ce que les procédures décrites dans l’accord de prêt soient respectées à tous les

stades de passation des marchés ; Obtention et collecte, auprès des unités techniques de l’AE, des spécifications techniques des

fournitures à acquérir et des termes de références pour les services de consultants ; Elaborer, sous la supervision du CUP, les dossiers d'appel d'offres et les demandes de

propositions ou assurer le contrôle de leur qualité lorsqu'ils sont élaborés par des bureaux d'études ou des consultants, pour les divers services et fournitures, en conformité avec les procédures de la Banque ;

Préparer et procéder à la publication des avis d'appel d'offres, à manifestation d’intérêt, etc. ; Convoquer la commission de dépouillement, la commission d’ouverture des plis ; Participer aux séances d'ouvertures des plis et de dépouillement des offres ainsi qu'à toutes

les séances d'attribution de marchés tout en s'assurant de la conformité aux procédures ; Préparer les rapports d’évaluation des soumissions ; Préparer les marchés et veiller à ce qu'ils soient signés, approuvés, visés et notifiés selon les

procédures de la Banque ; Informer les candidats aux appels d’offre, après adjudication, des décisions prises ; S’assurer que les soumissionnaires non retenus reçoivent les informations nécessaires ainsi

que leurs cautions de soumission aussitôt après la décision d’attribution des marchés ; Préparer les Bons de Commande et les transmettre au RGF et au service financier ; Veiller à ce que les engagements sur marché, soient systématiquement communiqués au

RGF ; Veiller au respect des conditions contractuelles avec les fournisseurs et l'application des

pénalités de retard ; Veiller à ce que les parties contractantes assurent pleinement leurs obligations contractuelles

à tous les stades de l’exécution du marché ; Veiller à ce que les dispositions nécessaires soient prises pour que l'exécution des marchés

soit supervisée suivant les exigences spécifiques de chaque marché ; Organiser et assister aux réceptions des fournitures et services, et s'assurer de leur conformité

aux spécifications contractuelles.







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Participation à des réunions, commissions et comités - Secrétaire de la Commission d'Ouverture des Plis ; - Secrétaire de la Commission de Dépouillement des offres ; - Participer aux réunions des Commission de Marchés. II.3.2.3 Le Responsable Gestion Financière (RGF) 1- Mission dévolue : Le responsable gestion financière a pour mission l’établissement des reportings financiers pour l’AE. Il veille au bon fonctionnement du système d’information de l’AE. 2- Position dans la structure : Dépendance hiérarchique : Coordinateur de l’Unité de Projet de l’Agence d’Exécution. 3- Taches principales : Participer à la préparation des plans de passation de marché annuels de l’AE ; Veiller à la bonne tenue des comptes et à la validité des écritures comptables ; Contrôler les dossiers de paiement (vérifier le visa du responsable Technique et du SPM ainsi

que les pièces justificatives : réception et factures, attachement contradictoire etc.) ; Rapprocher les factures ou décomptes provisoires au bordereau des prix inclus dans la

soumission ; Vérifier le calcul arithmétique de la facture ; Veiller à transmettre les demandes de paiement à la Banque Centrale de Tunisie pour le

règlement de la partie financée par la Banque Mondiale. Saisir les informations relatives aux paiements sur la base de données du PDE II en utilisant

les avis de débit ou les relevé de dépenses ; Classer les pièces et documents reçus par marché ; Etablir et envoyer à l’UCSP un récapitulatif mensuel des toutes les demandes de paiements

effectuées par l’AE ; Préparer et contrôler les rapports d’avancement ; Préparer les rapports trimestriels de suivi financier ; Veiller au respect des délais d'établissement et de communication des rapports de suivi

Financiers ; Veiller au règlement des fournisseurs dans les délais et conditions spécifiés dans le contrat et

les procédures de l’AE.



EDITION A / AUTEUR : Cabinet Wassim TURKI Chapitre III

Gestion comptable Date de conception : Décembre 2004


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CHAPITRE III GESTION FINANCIERES ET COMPTABLE






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III.1 POLITIQUE COMPTABLE L’objectif de la comptabilité générale est l’enregistrement de toutes les opérations affectant le patrimoine du Projet et le suivi de l’avancement des réalisations par rapport au budget. La politique comptable du projet est tracée dans le respect des dispositions de la loi n° 96-112 du 30 décembre 1996 relative au Système Comptable des Entreprises. Par conséquent, la comptabilité du projet doit satisfaire aux obligations de prudence, de régularité et de sincérité. La prudence est l’appréciation raisonnable des faits.

La régularité est la conformité aux règles et procédures en vigueur. Trois grands principes

découlent de l’obligation de régularité : (i) la permanence des formes et des méthodes d’évaluation est nécessaire à la cohérence des informations comptables ; (ii) l’indépendance des exercices; (iii) l’identité de la situation comptable à la clôture d’une période avec la situation comptable au début de la période suivante doit être absolue.

La sincérité est l’application de bonne foi des règles et procédures en fonction de la

connaissance que les responsables des comptes doivent normalement avoir de la réalité et de l’importance des opérations, événements et situations.

III.2 RAPPORTS FINANCIERS III.2.1 Objectifs des rapports de suivi financiers Les objectifs des rapports de suivi financiers (RSF) découlent des besoins des utilisateurs. Compte tenu de ces besoins, les états financiers ont pour objectifs essentiels de : fournir des informations utiles à la prise de décision ;

renseigner sur :

La situation financière et les ressources économiques du projet ainsi que sur les

obligations et les effets des transactions, événements et circonstances susceptibles de modifier les ressources et les obligations ;

Les sources et les emplois des liquidités utilisées dans ses activités d’exploitation, de financement et d’investissement ;

Le degré et la manière dont les AE ont réalisé les objectifs qui leur ont été assignés dans le projet ;

Le degré de conformité aux conventions, accords de prêts, lois, règlements et autres dispositions contractuelles.






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III.2.2 Contenu des rapports de suivi financiers Les rapports de suivi financiers comportent : Un rapport financier incluant :

Un état des emplois et des ressources indiquant clairement et en valeur cumulée, les

sources de financement par origine, leur utilisation par grande poste de dépenses ainsi que les soldes de trésorerie disponibles en fin de période. Le modèle de cet état est présenté en Annexe 1.1.

Un état de suivi des engagements contractuels qui fourni des renseignements sur les engagements contractés par composante en les comparants au budget. Un modèle de cet état est présenté en Annexe 1.2.

Un état des décaissements retraçant les décaissements effectués par composante et par

catégorie pour le trimestre en cours et en cumulatif. Un modèle de cet état est présenté en Annexe 1.3.

Un état de réconciliation des soldes des Comptes Spéciaux renseignant sur la montant

total de l’encours du crédit BIRD compte tenu des règlements en cours. Un modèle de cet état est présenté en Annexe 1.4.

Un rapport sur la passation des marchés qui fourni des renseignements sur les achats de

fournitures, la sélection de consultants en indiquant si les méthodes de passation des marchés convenues ont été respectées. Il compare l’exécution des marchés avec les plans arrêtés initialement ou actualisés ultérieurement et attire l’attention sur les principaux problèmes rencontrés dans l’exécution et sur tout différend contractuel majeur. Les modèles de rapports relatives aux marchés de fournitures et de consultants sont présentés en Annexe 1.5 et Annexe 1.6.

Un rapport sur l’avancement physique du projet qui rend compte de l’avancement du projet

en fournissant des renseignements sur l’activité financière et les principaux indicateurs de réalisation. Le format de ce rapport dépendra de ce qui convient le mieux pour assurer le suivi du projet, et devront être développés pour une mesure adéquate des performances et arrêtés entre l'Emprunteur, le coordinateur projet et le responsable gestion financière. Chaque composante devra suivre le format le mieux adapté à ses caractéristiques. Le modèle présenté en Annexe 1.7 est donné à titre d’exemple.






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III.2.3 Procédure de préparation et de communication des rapports de suivi financier Les AE tiennent ou font tenir les comptes pour les composantes gérées sous leurs responsabilités et établissent et communiquent trimestriellement, dans les 20 jours qui suivent la clôture du trimestre, des RSF à l’UCSP. Les AE sont appelées également à envoyer à l’USCP, et ce pour les besoins de réconciliation bancaire, un récapitulatif mensuel des toutes les opérations financières effectuées sur les comptes spéciaux notamment les demandes de paiement. L’UCSP, étant le coordinateur général du projet, assure le rôle d’établissement des RSF du projet pour l’ensemble des composantes à partir des données consolidées reçus des différentes AE. Ces RSF sont communiqués à la Banque Mondiale au plus tard 45 jours après la date de clôture du trimestre. L’UCSP est chargée également de l’établissement des états de réconciliation mensuels du compte spécial « B » (Ministère chargé du commerce) qui est ouvert pour les composantes B, C, D et E du projet. Elle tient, à cet effet, un suivi détaillé et exhaustif des opérations de trésorerie sur la base des copies des demandes de paiement communiquées mensuellement par les différentes AE. Le compte spécial « A » (CEPEX) fera l’objet de réconciliation mensuelle directement au niveau de l’unité de gestion du FAMEX 2. III.3 PROCEDURES DE DECAISSEMENT III.3.1 Procédure des Relevés de dépense et Gestion des Comptes spéciaux III.3.1.1 Critères et limites d’utilisation des Relevés de dépenses La méthode de relevés de dépenses est utilisée dans l’objectif de faciliter la gestion des fonds et réduire le nombre des demandes de retrait. Les retraits de fonds doivent être effectués sur la base de Relevés de dépenses pour (i) les fonds à frais partagés n’excédant pas la contre valeur individuelle de 100 milles $EU, (ii) les contrats des dépenses relatives aux bureaux de consultants d’un montant inférieur ou égal à 100 milles $EU, (iii) les contrats des consultants individuels n’excédant pas 50 milles $EU, et (iv) les marchés de fournitures de biens et services n’excédant pas 500 milles $EU.






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III.3.1.2 Comptes spéciaux Pour financer les activités du projet, deux comptes spéciaux sont ouverts auprès de la Banque Centrale de Tunisie :

Un Compte Spécial « A » (FAMEX) qui servira pour financer les fonds à frais partagés du FAMEX 2 ;

Un Compte Spécial « B » (Ministère chargé du commerce) qui servira pour financer les composantes B, C, D et E du projet.

La monnaie de ces deux comptes spéciaux est l’Euro. Dépôt initial : A l’entrée en vigueur du prêt, une demande de retrait de fonds est soumise à la Banque pour le dépôt initial à chaque compte spécial « A » et « B » à concurrence de 2 millions d’Euro chacun. Procédure de reconstitution des soldes : Le solde d’un compte spécial doit toujours être égal au solde d’ouverture, moins le montant total des factures qui ont été réglées et celles dont le remboursement n’a pas encore été effectué par la Banque. Les comptes spéciaux sont alimentés au moyen des demandes de retrait de fonds (relevés de dépenses) établies mensuellement, des relevés et rapprochement bancaires ainsi que les pièces justificatives des dépenses. Pour la composante A du projet, le FAMEX est chargé mensuellement de l’élaboration du relevé des dépenses qui sera envoyé à la Banque pour reconstitution du solde du compte spécial A. Les demandes de retrait de fonds relatives au FAMEX sont numérotées suivant le format suivant :

F – Numéro chronologique Pour les autres composantes du projet, chaque agence d’exécution doit envoyer à l’UCSP un relevé de ses dépenses mensuelles, et ce dans la semaine qui suit chaque fin de mois. L’UCSP procède à la compilation des relevés de dépenses des agences d’exécution et la préparation de la demande de retrait de fonds à envoyer à la Banque pour reconstitution du solde du compte spécial B.






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Les demandes de retrait de fonds relatives aux agences d’exécution autre que la FAMEX sont numérotées suivant le format suivant :

M – Numéro chronologique Les pièces justificatives des dépenses comprennent les copies des contrats, factures, connaissements et les preuves de paiement. Si les dépenses ont été payées dans d’autres monnaies, que celle du Compte spécial, les pièces justificatives doivent comprendre, également, une attestation de la BCT certifiant le taux de change appliqué à l’opération en cause. Il est à rappeler qu’un exemplaire des pièces justificatives doivent être envoyer à l’UCSP pour classement en vu d’éventuels examens à posteriori de la banque ou par les auditeur. Procédure de retrait des fonds des comptes spéciaux Les décaissements sont initiés par les responsables habilités des agences d’exécution. La procédure de décaissement est détaillée par la méthode de flowchart dans le chapitre V. III.3.2 Procédure de paiement direct Les demandes de règlement direct par prélèvement sur le compte du prêt et les demande d’engagement spécial doivent être supérieurs à l’équivalent de 50 milles $EU pour les contrats de consultants individuels, 100 milles $EU pour les contrats de bureau de consultants, et 500 milles $EU pour les contrats de fourniture de biens et services. III.4 AUDIT ET SUPERVISION DU PROJET La Banque mondiale exige que les comptes du projet de chaque exercice fassent l’objet d’un audit selon des normes d’audit jugées acceptables par la banque (normes internationales d’audit). Les rapports d’audit doivent être établis annuellement sous la coordination de l’UCSP et après validation par les agences d’exécution. Les auditeurs auront la responsabilité de mener leur contrôle en conformité avec les normes d’audit généralement admises sur le plan international, les directives de la banque ainsi qu’avec les termes de référence spécifiques et acceptables pour la banque. Ils veilleront à communiquer le rapport d’audit sur les comptes annuels du projet dans les six mois suivant la clôture de l’exercice comptable. Les auditeurs expriment par ailleurs tout commentaire jugé utile sur le système de contrôle interne et la permanence de son application dans le cadre de l’exécution du projet. Ils veilleront à mener leur audit en deux étapes : la première sera consacrée à l’examen des procédures et permettra de formuler les recommandations à l’équipe de projet et facilitera ainsi leur intervention pour la validation des comptes qui fera l’objet de la deuxième étape d’intervention.






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Les auditeurs formuleront notamment une opinion professionnelle en s’assurant que : Les fonds ont été utilisés conformément à l’accord de prêt en particulier en matière

d’économie, d’efficacité et d’éligibilité ; Les services financiers et les fournitures acquises l’ont été conformément à l’accord de prêt ; Les pièces justificatives ont été conservées et les journaux probants tenus pour tous les

débours effectués ; Les comptes spéciaux ont été utilisés, alimentés et suivis, conformément à l’accord de prêt ; Les rapports financiers audités ont été préparés conformément aux normes comptables

internationales. Les documents et moyens mis à la disposition de l’auditeur sont les suivants : Etats financiers détaillés du projet ; Pièces comptables étayant les écritures ; Soldes bancaires et rapprochement des comptes ; Document d’appel d’offres et d’analyse des offres ; Les marchés ; Les fichiers informatiques de la comptabilité.

Ces documents et moyens permettent, aux auditeurs, de collecter des éléments probants pour étayer les conclusions sur la base desquelles ils émettront leurs opinions sur les états financiers. III.5 PLAN COMPTABLE ET PLAN COMPTABLE ANNOTE III.5.1 Plan comptable Le plan des comptes est subdivisé en 5 classes qui se détaillent comme suit :

Classe 1 : Comptes de ressources du projet Classe 2 : Comptes de dépenses en fournitures et services de consultants

Classe 3 : Comptes de subventions

Classe 4 : Comptes de tiers

Classe 5 : Compte de trésorerie du projet






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III.5.2 Plan comptable annoté Comptes de la classe 1 : Ressources du projet Les comptes de la classe 1 enregistrent les financements reçus par le projet. Dans le cadre du PDE II, les financements proviennent de : - la Banque Mondiale (compte 10) ; - les dotations budgétaires ou les fonds propres des AE (compte 11). Compte 10 : Banque Mondiale Ce compte enregistre à son crédit les sommes débloquées par la banque mondiale au profit du projet, dans le cadre de l’emprunt BIRD, par le débit des comptes spéciaux de la classe 5. Le solde de ce compte est normalement nul ou créditeur. Compte 11 : Gouvernement tunisien Ce compte est défalqué en deux sous comptes : - Le compte 110 enregistre à son crédit les paiements effectués aux fournisseurs sur le budget

de l’Etat ou les fonds propres des AE par le débit des comptes de la classe 4 comptes de tiers. - Le compte 111 enregistre à son crédit les décaissements effectués, sur le budget de l’Etat, au

titre des subventions du fonds à frais partagé dans le cadre de la composante FAMEX 2. Compte de la classe 2 : Fournitures et services de consultants Les comptes de la classe 2 enregistrent aussi bien : - Les dépenses relatives à l’acquisition des fournitures, - Les paiements des services de consultants. Compte de la classe 3 : Subventions Les comptes de la classe 3 enregistrent à leurs débits les subventions du fonds à frais partagé accordées dans le cadre de la composante FAMEX 2.






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Comptes de la classe 4 : Comptes de tiers Comptes 40 et 41 : Fournisseurs et fournisseurs retenues de garantie Les comptes de la classe 4 relatifs aux dettes fournisseurs enregistrent à leur crédit les dettes fournisseurs, des fournitures et services de consultants, à payer par la Banque mondiale (comptes spéciaux) ou sur le budget de l’Etat et les fonds propres des AE. Ils enregistrent à leur débit les règlements par le crédit du compte 11 Gouvernement Tunisien, pour la partie à payer sur le budget ou les fonds propres de AE, ou par le crédit des comptes de trésorerie pour la partie financée par la Banque Mondiale. Ces comptes se subdivisent par agence d’exécution ou autre intervenant et par code fournisseur. Les soldes de ces comptes sont normalement nuls ou créditeurs. Comptes de la classe 5 : Comptes de trésorerie du projet Comptes 50 : Comptes transitoires Ces comptes enregistrent à leur crédit, en contre partie des comptes tiers, les demandes de paiements établis par les AE, au moment de l’envoi à la Banque Centrale de Tunisie (BCT). Si le marché est libellé en devise, la conversion est effectuée au taux de change Dinars/Devise à la date de l’établissement de la demande de paiement. Ils sont débités en contre partie des comptes spéciaux lors de la réception de l’avis de l’opération de la part de la BCT. L’écart de conversion, qui pourrait être dégagé si le marché est en devise, est affecté aux comptes de la classe 2 concernés par la dépense. Ces comptes permettent de suivre les règlements initiés mais non encore effectués sur les comptes spéciaux. Comptes 51 : Comptes spéciaux Ces comptes enregistrent à leur débit les entrées de fonds sur le prêt de la Banque Mondiale. Ils sont crédités par le débit des comptes transitoires lors des règlements. Le compte spécial « A » (CEPEX), relatif à la composante A du projet, est réconcilié, mensuellement, directement par le RGF du FAMEX 2. Le compte spécial « B » (Ministère chargé du commerce), relatif aux composantes B, C, D et E du projet, fait l’objet, mensuellement, d’une réconciliation des mouvements et des soldes par l’UCSP.



EDITION A / AUTEUR : Cabinet Wassim TURKI Chapitre IV

Passation de marchés



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CHAPITRE IV : PASSATION DES MARCHES







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IV.1 RESPONSABILITE L’UCSP a l’entière responsabilité de l’exécution du projet. Toutefois, les AE sont individuellement responsables de la mise en œuvre de leurs programmes respectifs, y compris les décisions d’approvisionnement affectant leurs activités. Les procédures d’approvisionnement par appels d’offres, qui vont être appliquées dans le projet, sont celles de la BIRD, comme spécifié dans l’accord de prêt, et conformément à ses directives pour la passation des marchés : Directives pour la passation des marchés pour les prêts BIRD ou crédits IDA, mai 2004 ;

Directives pour la sélection et l’emploi d’un consultant par les emprunteurs de la Banque

Mondiale, mai 2004. L’évaluation des appels d’offres de fournitures ou travaux doit être établie en utilisant le guide Banque Mondiale Rapport d’évaluation des offres relatives à la passation des marchés de fournitures ou de travaux, avril 1996. Toutes les demandes de propositions pour la sélection de Consultants (y compris les services de Consultants : Tâches complexes rémunérées au temps passé ; les services de Consultants : Contrat à rémunération forfaitaire ; les petits Contrats : Rémunérés au temps passé ; et les petits Contrats : Rémunérés au forfait) doivent êtres établies en utilisant la demande de propositions type de la Banque Mondiale, juillet 1997 mise à jour en avril 1998, juillet 1999, et mars 2002. L’évaluation des propositions des consultants doit être établie en utilisant le modèle de la Banque Mondiale Rapport d’évaluation pour la sélection de consultants, octobre 1999. Les procédures de marchés doivent, en outre, être conformes aux documents standards suivants :

Bank-Financed Procurement Manual, July 2001; Consulting Services Manual, 2002 ; Guidance Procurement Note on Handling Procurement Under Shopping Method.

Les Directives pour la passation des marchés pour les prêts BIRD ou crédits IDA, et les Directives pour la sélection et l’emploi d’un consultant par les emprunteurs de la BIRD, sont présentées en annexes 3 du présent Manuel et doivent être consultées pour de plus amples informations ou détails. Les dernières versions des documents standards de la Banque Mondiale sont disponibles sur le site suivant : http://www.worldbank.org/ Home > Projects > Procurement







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IV.2 REGLES REGISSANT LA PASSATION DES MARCHES La méthode de passation des marchés à adopter dépend du coût prévisionnel hors taxes de l’opération à conclure. Les règles régissant les marchés par catégorie sont les suivantes : IV.2.1 Fournitures : biens et services (autres que les services de consultants) Appel d’Offres International (AOI) ouvert : Un AOI sera lancé pour tous les marchés dont le coût estimé est égale ou supérieur à 500 milles $EU par marché. L’AOI sera basé sur le Dossier Type d’Appel d’Offres (DTAO) de la Banque Mondiale pour la passation des marchés de fournitures, mai 2004. Les § 2.55 et 2.56 des directives relatifs aux préférences en faveurs du pays de l’Emprunteur peuvent être appliqués. Appel d’Offres National (AON) : Un AON sera lancé, selon les procédures acceptables à la BIRD, pour les marchés dont le coût estimé est supérieur à 50 milles $EU et inférieur à 500 milles $EU, conformément aux § 3.3 et 3.4 des directives. Le contrat sera octroyé au fournisseur le moins disant sur la base des critères d’évaluation des soumissions, spécifiés dans les documents de soumission. Ces marchés ne sont pas sujets à une Revue Préalable de la Banque Pour les AON, les critères suivants doivent être pris en considération : (i) L’appel d’offre sera publié dans les journaux nationaux (au moins dans un journal de

grande diffusion nationale) ; (ii) Le document d’appel d’offres doit expliquer clairement les critères d’évaluation des

soumissions, les critères de choix et de qualification des soumissionnaires ; (iii) Une délai de réponse adéquat doit être accordé aux soumissionnaires pour soumettre leurs

offres (au moins quatre semaines) ; (iv) Les offres peuvent être soumis, selon le choix du soumissionnaire, en personne ou par la

poste. La mention de l’identité du soumissionnaire sur l’enveloppe extérieure, ne constitue pas un motif de rejet de l’offre ;

(v) L’ouverture des plis est publique. Les offres techniques et financière sont ouvertes simultanément ;







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(vi) Les offres doivent être évaluées sur la base du prix ainsi que tout autre critère mentionné

dans les documents d’appel d’offres et quantifié en termes monétaires. Les contrats sont accordés aux moins disant ;

(vii) Aucun candidat éligible ne peut être empêché de participer ; (viii) Les soumissionnaires locaux ne peuvent pas être préférés dans les appels d’offres

nationaux ; (ix) Aucun soumissionnaire étranger ne peut être forcé de soumissionner en partenariat avec un

soumissionnaire local ; (x) Avant l’émission du premier appel d’offres, un projet de dossier type d’AON doit être

remis à la Banque pour approbation. Consultation de fournisseurs (CF) : Une consultation nationale ou internationale, d’au moins trois fournisseurs, sera opérée pour les marchés ne dépassant pas les 50 milles $EU, selon le § 3.5 des Directives de la BIRD. Le contrat sera conclu avec le moins disant pour les travaux demandés et possédant l’expérience et les ressources nécessaires pour compléter avec succès le contrat. IV.2.2 Services de consultants Sélection fondée sur la qualité et le coût (SFQC) : Les contrats relatifs à l’assistance technique complexe et les grandes études, réalisées par les bureaux d’études, feront l’objet d’un appel à la concurrence d’une liste restreinte de six bureaux d’études qualifiés. La sélection sera fondée sur la qualité et le coût (SFQC) conformément à section 2 des directives. Dans ce cadre, l’UCSP veillera à une large diffusion des demandes de manifestation d’intérêt sollicitant la candidature de consultants et maintiendra une liste de bureaux d’études qui servira à l’établissement des listes restreintes. Afin de garantir la priorité à l’identification des bureaux d’études nationaux appropriés et qualifiés, la liste restreinte pour les contrats dont le coût estimé ne dépasse pas les 200 milles $EU, peut ne comporter que des consultants nationaux, conformément au § 2.7 des directives, si un nombre suffisant de bureaux d’études qualifiées (au moins trois) soit disponible à des coûts compétitifs. Toutefois, si des bureaux étrangers ont exprimé un intérêt, ils seront également pris en considération. Sélection par Qualification des consultants (QC) : Les contrats de services dont le coût estimé est inférieur à 100 milles $EU, peuvent être octroyés selon les procédures de sélection fondée sur la qualification des consultants, conformément aux § 3.1, 3.7 et 3.8 des directives.







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Sélection par entente directe (SED) : Les contrats de services, répondant aux critères fixés par le § 3.10 des directives, peuvent être, avec l’accord préalable de la Banque, conclus par entente directe conformément aux § 3.9 et 3.13 des directives. Pratiques commerciales (PC) : Les services de consultants dont le coût estimé par contrat est inférieur à 50 milles $EU, financés par le fonds à frais partagé de la composante A1 du projet, peuvent être conclus selon les procédures commerciales en vigueur dans le secteur privé, telles que définies dans le manuel opérationnel du FAMEX II. Les consultants individuels : Les services ne requérant pas un travail d’équipe, tels que prévus par la première phrase du § 5.1, peuvent être conclus avec des consultants individuels, sur la base d’une comparaison des qualifications et des références, conformément aux § 5.2 et 5.3 des directives. Dans les circonstances prévues par le § 5.4 des directives, ce genre de contrat peut être établi pour des consultants sélectionnés par entente directe.

Coût du projet par méthode de passation de marché (En millions $EU)

Méthode d’approvisionnement1

Catégorie de dépenses AOI AON Autres2 NFB

Coût total

1- Subventions 16.60 (16.60)

16.60 0.00

33.20 (16.60)

2- Fournitures 10.10 (10.10)

0.58 (0.52)

0.19 (0.15) 10.87

(10.77)

3- Services de Consultants 11.48 (8.27) 11.48

(8.27)

4- Commission d’ouverture 0.36 (0.36)

Total 10.10 (10.10)

0.58 (0.52)

28.27 (25.02)

16.60 0.00

55.91 (36.00)

1. Les montants entre parenthèse sont les montants financés par le prêt de la BIRD. 2. Comprend les marchés de fournitures à acheter localement, les services de consultants, les

services du staff contractuel du bureau de gestion du projet, la formation, les services d’assistance technique et l’augmentation des frais d’exploitation relatifs à (i) la gestion du projet et (ii) la rétrocession des fonds du projet aux unités gouvernementales locales.







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Méthode de sélection des Consultants (En millions $EU)

Méthode de sélection Catégorie de dépenses SFQC QC Autres NFB Total

A. Bureaux d’étude 1.26 0.12 0.00 0.00 1.38 (1.26) (0.11) 0.00 0.00 (1.37) B. Consultants individuels 0.00 0.00 10.10 16.60 26.70 0.00 0.00 (8.00) (16.60) (24.60)

Total 1.26 (1.26)

0.12 (0.11)

10.10 (8.00)

16.60 (16.60)

28.08 (25.97)

IV.3 SEUILS D’EXAMEN DE LA BANQUE EN MATIERE DE PASSATION DE MARCHE IV.3.1 Examen préalable Sont soumis à un examen préalable :

Sur la base du coût estimé du contrat (a) Les contrats de fournitures et services (autres que les services de consultants) dont le coût

estimé est supérieur ou égal à l’équivalent de 200 milles $EU ; (b) Les contrats pour le recrutement de bureaux de consultants dont le coût estimé est égale ou

supérieur à l’équivalent de 100 mille $EU ; (c) Les contrats pour le recrutement de consultants individuels dont le coût estimé est égale ou

supérieur à l’équivalent de 50 mille $EU ; (d) Les amendements aux contrats qui augmentent la valeur au-delà du seuil d’examen préalable.

Sans référence au coût estimé du contrat (e) Le plan de passation de marchés et ses mises à jour ; (f) Les deux premiers marchés de fournitures et services (autres que les services de

consultants) conclus par AON ; (g) Le projet de dossier type d’AON pour les marchés de fournitures et services ; (h) Les deux premiers contrats de consultants octroyés dans le cadre de la sélection fondé sur la

qualification des consultants (QC) ; (i) Tous les marchés directs de fournitures ou les contrats de consultants basés sur l’entente

directe. Pour les marché de fournitures, l’examen préalable de la Banque couvrira : (i) tous les documents d’appel d’offres antérieurs à l’annonce d’appel d’offres, y compris tous les changements apportés aux dossiers types, et (ii) les rapports d’évaluation et de sélection antérieurs à la signature des marchés.







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Marchés de fourniture de biens et services

Décisions Documents soumis à l’examen préalable

Publication et vente du DAO Projet de DAO

Attribution définitive du marché Rapport de dépouillement et proposition d’attribution

Rejet de toutes les offres Rapport de dépouillement et décision de rejet

Pour les contrats de consultants, l’examen préalable de la Banque couvrira : (i) les termes de référence, les listes restreintes, les demandes de propositions, (ii) les rapports d’évaluation et de sélection ; et (iii) les projets des contrats négociés. Les contrats signés seront transmis accompagnés du formulaire 384 complété avant le décaissement.

Contrats de consultants

Décisions Documents à soumettre

Transmission de la DP aux Bureaux sur la Liste Restreinte

Projet de Demande de Propositions + Budget estimatif

Ouverture des P. Financières Rapport de Dépouillement Technique

Signature du contrat négocié Projet de Contrat + PV de négociation + Rapport combiné (T & F.)

Les modalités d’examen préalable de la Banque en matière de passation des marchés et d’emploi de consultants figurent respectivement au niveau du § 2 de l’annexe 1 des Directives de la BIRD pour la Passation des Marchés et du § 2 de l’annexe 1 des Directives de la BIRD pour l’Emploi des Consultants. IV.3.2 Examen à posteriori Les marchés qui ne font pas l’objet d’un examen préalable par la banque seront soumis à un examen après l’octroi du marché au cours d’une mission de supervision ou par un auditeur. L’UCSP assurera un classement adéquat afin de conserver tous les documents concernant les passations de marchés en vue des examens à posteriori ou examens par les auditeurs. Les seuils de valeur des marchés au-delà desquels la Banque procédera à un examen préalable de la documentation avant de passer à l’étape suivante sont récapitulés au Tableau suivant :







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Seuils pour les méthodes de passation des marchés et examen préalable

Catégorie de dépenses

Valeur du contrat (milliers

$EU)

Méthode de passation des

marchés

Contrats sujets à un examen préalable

(Millions $EU)

1- Fournitures ≥ 500 AOI Tous les marchés par AOI : le montant cumulé des examens préalables est estimé à 10.1

< 500 AON

Tous les marchés dont le coût estimé est supérieur à 200 milles $EU et les deux premiers marchés (quelle qu’en soit la valeur) : le montant cumulé des examens préalables est estimé à 0.27

≤ 50

Consultation de 3 fournisseurs au moins

Examen à posteriori

2- Consultants Bureaux ≥ 100 SFQC Tous les contrats : le montant cumulé des examens préalables est estimé à 1.26

< 100 SFQC/QC

Examen préalables des 2 premiers contrats conclus selon la QC et des SED (quelle qu’en soit la valeur) : le montant cumulé des examens préalables est estimé à 0.12

< 50 Comp A.1

PC (demande de 3 offres au moins) Examen à posteriori

≥ 50 Comparaison d’au

moins 3 CVs

Tous : le montant cumulé des examens préalables est estimé à 3.15

Individuels Section 5 des directives

< 50

Comparaison d’au moins 3 CVs Examen à posteriori

La fréquence proposée des missions de supervision des approvisionnements est 1 fois tous les 6 mois (y compris la supervision spéciale des approvisionnements pour l’examen à posteriori).







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IV.4 PASSATION NON CONFORME AUX DIRECTIVES DE LA BANQUE La Banque ne finance pas les dépenses effectuées au titre des marchés de fournitures et de travaux, ainsi que des marchés de services de consultants, qui n’ont pas été passés conformément aux dispositions de l’Accord de prêt, qui prévoie l’application des procédures Banque Mondiale, et détaillées dans le Plan de passation des marchés. Dans ces cas, la Banque déclare la passation de marché non conforme et elle a pour principe d’annuler la fraction du prêt affectée aux fournitures et aux travaux, et/ou aux services de consultants, qui n’ont pas été acquis conformément à ces procédures. Même lorsque le marché est attribué après émission de « l’Avis de non-objection » de la Banque, la Banque peut encore déclarer la passation de marché non conforme si elle conclut que « l’Avis de non-objection » a été émis sur la base d’informations incomplètes, inexactes ou trompeuses fournies par l’Emprunteur ou que les termes et conditions du marché ont été modifiés sans l’approbation de la Banque. IV.5 LE PLAN DE PASSATION DE MACRHES La Banque examine les modalités de passation des marchés proposées par les AE, dans le Plan de passation des marchés, pour s’assurer qu’elles sont conformes à l’accord de prêt et à ses directives. Le Plan de passation des marchés doit couvrir une période initiale d’un minimum de 18 mois et doit être actualisé tous les 12 mois, ou selon que de besoin, en couvrant toujours les 18 mois suivants de l’exécution du projet. Toutes les révisions proposées dans le Plan de passation des marchés doivent être soumises à l’approbation préalable de la Banque IV.6 LES COMMISSIONS COMPETENTES EN MATIERE DE PASSATION DES MARCHES Les procédures de passation des marchés font intervenir les commissions compétentes habituellement sollicitées dans le processus de passation des marchés publics de chaque AE.







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Pour les AE autres qu’entreprises publiques, ces commissions sont :

la commission des marchés chargée (i) de l’examen de la régularité des procédures de recours à la concurrence, l’attribution des marchés, la sincérité et la transparence dans les procédures de passation des marchés à mettre en œuvre en conformité avec les procédures de la BIRD ; et (ii) de s’assurer du caractère acceptable des conditions administratives, financières et technique par référence aux dossiers types de la Banques ou approuvés par elle.

la commission d’ouverture des plis ; et la commission de dépouillement.

Dans tous les cas, ces Commissions, pour pouvoir prendre des décisions valables sur les acquisitions à réaliser dans le cadre du PDE II, doivent inclure un représentant de l’UCSP qui veillera à l’application stricte des directives de la Banque en matière de passation des marchés. Le diagramme suivant récapitule les commissions de marché compétentes lors de la passation des marchés par les AE, autres qu’entreprise publique, en fonction des méthodes de passation des marchés fixées dans l’accord de prêt : NB : les seuils fixés par la banque pour le choix de la méthode de passation des marchés sont en hors taxes, alors que les seuils de compétence des commission de marchés sont en toutes taxes comprises.

CF AOIFournitures de biens et services

CF AOIMatériels, équipements et services informatiques

50 mille $EU 500 mille $EU

2millions DT

CSM

AON

AON

Fourniture de biens et services autres que consultants

30 mille DT

40 mille DT

CDM

CSMCDM

500 milles DT







Page 11/13

SFQCServices

Services informatiques

500 milles DT

2millions DT

CSM

CSM

SFQC/QC

Bureaux de Consultants

100 milles $EU

30 milles DT

40 milles DT

SFQCSFQC/QCÉtudes

CSMCDM

CDM

CDM

SFQCSFQC/QC

15 milles DT

200 milles DT

SFQCSFQC/QCÉtudes informatiques et des technologies de l’information

CSMCDM

Services


500 milles DT

2millions DT

CSM

CSM


30 milles DT

40 milles DT

Études

CSMCDM

CDM

CDM

15 milles DT

200 milles DT

Études informatiques et des technologies de l’information

CSMCDM

CI

CI

CI

CI







Page 12/13

Pour les entreprises publiques et le FAMEX, la procédure de passation de marchés fait intervenir la commission interne des marchés (CIM) ou la commission supérieure des marchés (CSM) selon les diagrammes suivants :

CF AOIFournitures de biens et services

CF AOIMatériels, équipements et services informatiques

50 mille $EU 500 mille $EU

500 mille DT

5millions DT

CIM CSM

CSM

AON

AON

Fourniture de biens et services autres que consultants

CIM

30 mille DT

40 mille DT

SFQCServices


200 milles DT

500 milles DT

5millions DT

CIM CSM

CSM

SFQC/QC


100 milles $EU

30 milles DT

40 milles DT

SFQCSFQC/QCÉtudes

CSMCIM

CIM

SFQCSFQC/QC

SFQCSFQC/QCCSMCIM Études informatiques

et des technologies de l’information

15milles DT







Page 13/13

Services


200 milles DT

500 milles DT

5millions DT

CIM CSM

CSM

30 milles DT

40 milles DT

Études

CSMCIM

CIM

CSMCIM Études informatiques et des technologies de l’information

15milles DT

Consultants Individuels

CI

CI

CI

CI



EDITION A / AUTEUR : Cabinet Wassim TURKI Chapitre V

Procédures Date de conception : Décembre 2004


Page 1/13

CHAPITRE V : PROCEDURES






Page 2/13

V.1 PROCEDURES DE REFERENCIATION ET DE CLASSEMENT Un bon classement et une bonne référenciation des dossiers des marchés permettent de faciliter leur identification, leur gestion et leur consultation. V.1.2 Classement et contenu des dossiers de passation de marché Est tenu, pour chaque marché, deux dossiers séparés :

Un dossier pour la phase de passation dont le contenu est le suivant : Dossier de sélection de consultants selon la méthode SFQC

Termes de référence PV de réunion de la commission de marché statuant sur les termes de références Demande de manifestation d’intérêt Texte et référence et référence de publication de la DMI dans UNDB et dgMarket Copie de la page de quotidien comportant la publication de la DMI Manifestations d’intérêts reçues PV de réunion de la commission de dépouillement des manifestations d’intérêt PV de réunion de la commission de marché fixant la liste restreinte Liste restreinte des consultants Demande de propositions Demande et Avis de non objection de la banque sur la liste restreinte et la demande de

propositions Lettre de notification de la liste restreinte aux consultants Propositions reçues PV de la séance d’ouverture des propositions techniques Fiches d’ouverture des propositions techniques Notifications des pièces manquantes Justificatifs d’envoi des Notifications des pièces manquantes PV de la réunion de la commission de dépouillement des propositions techniques Rapport d’évaluation technique des propositions PV de la commission des marchés portant sur le dépouillement des propositions

techniques Demande et Avis de non objection de la banque sur le rapport d’évaluation technique Notification aux consultants retenus sur la base des propositions techniques Fiches d’ouverture des propositions financières PV de la réunion de la commission d’ouverture des propositions financières PV de la réunion de la commission de dépouillement des propositions financières Rapport d’évaluation financière Rapport de comparaison récapitulatif






Page 3/13

PV de réunion de la commission de marché comportant de choix provisoire du consultant

adjudicataire Lettre d’information à l’attention de la Banque du rapport final d’évaluation et du choix

de la commission de marchés Lettre d’adjudication provisoire et invitation aux négociations PV de négociation avec le consultant adjudicataire Lettre d’information à l’attention de la banque mondiale en cas d’échec des négociations

avec le consultant adjudicataire Projets de contrat à conclure avec le consultant adjudicataire Demande et Avis de non objection de la Banque sur l’attribution proposée et le projet de

contrat Contrat définitif signé Lettre de transmission à la banque du contrat signé Texte et référence de publication de l’avis d’attribution à l’UNDB et dgMarket Lettres de regret à l’attention des consultants non retenus Rapports spéciaux destinés à la commission des marchés Originaux des convocations des différentes commissions

Dossier de sélection de consultants selon la méthode QC

Termes de référence PV de la réunion de la commission des marchés approuvant les termes de référence Demande de manifestation d’intérêt Manifestation d’intérêt reçues Demande de propositions PV de réunion de la commission de dépouillement des manifestations d’intérêt PV de réunion de la commission des marchés comportant la liste restreinte et le choix

provisoire du consultant Liste restreinte des consultants approuvée par la commission des marchés Lettre d’information à l’attention de la banque du rapport final d’évaluation et du choix

de la commission de marchés (cas d’examen préalable) Demande et Avis de non objection de la Banque sur la liste restreinte et le choix du

consultant retenu (cas d’examen préalable) Lettre de notification du consultant sélectionnée l’invitant à remettre une proposition

technique et financière Lettre de convocation aux négociations des termes du marché PV de négociation avec le consultant retenu Lettre d’information à l’attention de la Banque Mondiale en cas d’échec des négociations

(cas d’examen préalable) PV de la réunion de la commission des marchés portant sur l’approbation de la

proposition négocié






Page 4/13

Projet du contrat à conclure avec le consultant retenu Demande et avis de non objection de la banque sur le projet de contrat négocié (cas

d’examen préalable) Lettres de regret à l’attention des consultants non retenus Contrat définitif signé Lettre de transmission à la banque du contrat signé Texte et référence de publication de l’avis d’attribution à l’UNDB et dgMarket (si

exigée) Copie de la page de quotidien comportant la publication de la demande de manifestation

d’intérêt Rapports spéciaux destinés à la commission des marchés Originaux des convocations des différentes commissions

Dossier de sélection de consultants individuels CI

Termes de référence Demande de candidatures Copie de la page de quotidien comportant la publication de la demande de candidatures

(éventuellement) Candidatures reçues PV de réunion de la commission de dépouillement des candidatures reçues Rapport spécial destiné à la commission des marchés PV de la réunion de la commission des marchés approuvant la classification des

candidatures retenues et du choix du consultant sélectionné Demande et Avis de non objection de la Banque sur la classification des candidatures

retenus et le choix du consultant sélectionné (cas d’examen préalable) Notifications au consultant sélectionné PV de négociation Lettre d’information de la Banque en cas de non aboutissement des négociations Projet de contrat à conclure avec le consultant sélectionné PV de la réunion de la commission des marchés approuvant le projet du contrat négocié à

conclure avec le consultant sélectionné Demande et Avis de non objection de la Banque sur le projet du contrat négocié (cas

d’examen préalable) Contrat définitif signé Lettre de transmission du contrat signé à la Banque Lettres de regret pour les soumissionnaires non sélectionnés Originaux des convocations des différentes commissions






Page 5/13

Dossier de passation des marchés de fournitures :

Le dossier d’appel d’offres comportant : • Cahier des prescriptions communes • Cahier des charges administratives générales • Cahier des clauses administratives particulières • Cahier des clauses techniques particulières • Instructions aux soumissionnaires • Données particulières de l’appel d’offres • Modèle d’offre • Modèle de marché • Modèles de garanties • Modèle d’autorisation du fabricant

PV de la réunion de la commission des marchés statuant sur l’approbation du dossier d’appel d’offres

Demande et Avis de non objection sur de dossier d’appel d’offres Texte et référence de la publication de l’Avis particulier d’appel d’offres Copie du quotidien comportant l’avis particulier d’appel d’offres Offres des soumissionnaires Fiche d’ouverture des plis Notifications des pièces manquantes PV de la commission d’ouverture des plis PV de la réunion de la commission de dépouillement des offres PV de réunion de la commission des marchés statuant sur la sélection du fournisseur Rapport d’évaluation et de comparaison des offres Demande et Avis de non objection de la banque sur l’attribution proposée Texte et référence de publication de l’Avis d’attribution de marché publié dans UNDB et

dgMarket Lettre d’adjudication de marché Lettres de regret à l’attention des soumissionnaires non retenus Contrat définitif signé Lettre de transmission à la banque du contrat signé Texte et référence de publication de l’avis d’attribution à l’UNDB et dgMarket (si exigée) Copie de la page de quotidien comportant la publication de l’avis d’appel d’offres Rapports spéciaux destinés à la commission des marchés Originaux des convocations des différentes commissions






Page 6/13

Dossier de consultation fournisseurs

Spécifications techniques Etat des fournisseurs à consulter Demandes de cotations Rapport spécial destiné à la commission du marché PV de la commission de marché approuvant les spécifications techniques Cotations reçues Rappels des demandes de cotation (si nécessaires) Tableau de comparaison des cotations Originaux des convocations des différentes commissions PV de réunion de la commission de dépouillement des cotations PV de la commission des marchés approuvant le choix de la cotation à retenir Bon de commande enregistré dans le bureau d’ordre

Un dossier pour l’administration et le suivi de l’application du marché dont le contenu est le suivant :

Dossier de suivi de l’application du marché de fourniture et de consultants

Contrat définitif signé par le fournisseur et le responsable habilité de l’agence d’exécution ou l’UCSP ;

Offre acceptée ; PV de la commission de marchés.

Dossier de consultation fournisseurs

Tableau de comparaison des cotations ; Offre sélectionnée.

V.1.2 Référenciation des dossiers Les dossiers de passation de marchés doivent être référenciés suivant la logique suivantes :

Composante / Catégorie / Numéro chronologique / Référence de la phase La composante désigne la référence de la ligne budgétaire à laquelle est affecté le marché : A, B, C, D1, D2, D3 et E. La catégorie peut être : soit marchés de fourniture de biens et de services, dans ce cas on lui attribue la lettre F, soit marchés de consultants et dans ce cas on lui attribue C.






Page 7/13

Le numéro du marché est affecté selon leur ordre chronologique. La référence de la phase correspond au numéro 1 pour le dossier de la phase de passation et au numéro 2 pour le dossier de suivi de l’application du marché. A titre d’exemple, le dossier de passation du premier marché de fourniture de la composante D1 prend la référenciation suivante :

D1 / F / 001 / 1 V.2 PROCEDURES DE TRANSMISSION DES DOCUMENTS Ces procédures déterminent les moyens de transmission des documents entre les différentes agences d’exécution (AE) et/ou l’unité de coordination et de suivi des projets (UCSP). Le transfert de documents s’effectue au moyen de bordereaux de transmission. V.2.1 Référenciation des bordereaux Les bordereaux sont établis selon une séquence numérique continue en appliquant la logique suivante :

Code agence / type de bordereau / séquence numérique

Le code agence désigne la référence de l’Agence d’Exécution qui procède à l’envoi à : A, B, C, D1, D2, D3 et E.

Le type de bordereau désigne la nature de transmission comme suit :

Transmission des documents relatifs à la passation de marchés : BTPM Transmission des documents relatifs à la gestion financière : BTGF

La liste des différents bordereaux est : Objet Spécimens Obtention de l’avis de non objection @BTPM1 Classement définitif à l’UCSP marchés de biens et services autres que consultants @BTPM2 Classement définitif à l’UCSP Marchés de consultants SFQC @BTPM3 Classement définitif à l’UCSP Marchés de consultants CI et QC @BTPM4 Décaissements @BTGF2 Rapports de Suivi Financier @BTGF1






Page 8/13

La séquence numérique doit être continue par agence et par nature de transmission (BTPM et

BTGF) et non pas par référence de bordereau. A titre d’exemple, le premier bordereau de transmission des documents relatifs à l’obtention de l’avis de non objection concernant un marché de la composante D1 prend la forme suivante : D1 / BTPM1 / 001 Les modèles des différents bordereaux figurent dans l’annexe 2. V.2.2 Procédures de transmission des documents de passation de marchés Les transmissions de documents interviennent lors de deux étapes de la procédure de passation de marchés :

1. Lors de l’envoi des documents pour obtention de l’avis de non objection de la banque, lorsque cela est exigé par les directives de la Banque Mondiale ;

2. A la fin de la procédure de passation de chaque marché, pour l’envoi d’une copie du dossier de marché comportant l’ensemble des documents retraçant la procédure de passation.

1. Obtention de l’avis de non objection de la banque :

Principe1 Pour les marchés de biens et services, soumis à l’examen préalable de la banque, l’avis de non objection de la banque doit être sollicité préalablement aux étapes suivantes :

• Publication et vente du dossier d’appel d’offres, • Attribution définitive du marché, et • Rejet de toutes les offres.

Pour les marchés de bureaux de consultants, soumis à l’examen préalable de la banque, l’avis de non objection de la banque doit être sollicité préalablement aux étapes suivantes :

• Transmission de la demande de propositions aux bureaux de consultants sur liste restreinte,

• Ouverture des propositions financières, • Signature du contrat négocié.

1 Cf. IV.3.1 Examen préalable






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Pour les marchés de consultants individuels, l’avis de non objection de la banque doit être sollicité préalablement aux étapes suivantes :

• Sélection du consultant • Signature du contrat négocié.

Procédure

Au niveau de l’agence d’exécution Le SPM établit le bordereau de transmission en indiquant son identité, la liste des copies

envoyées et les références du marché. (BTPM1) Le CUP vérifie l’existence et de ces documents et leur conformité aux règles de la Banque et

vise le bordereau. Le SPM établit une seconde copie du bordereau pour décharge. Les documents sont envoyés à l’UCSP à travers le bureau d’ordre. Le SPM classe les originaux de tous les documents envoyés et le bordereau portant décharge

dans le dossier marché. Au niveau de l’UCSP Le SPM de l’UCSP effectue un contrôle d’exhaustivité. Il Inscrit les documents reçus sur un registre de suivi des documents reçus (RSDR)2 et

s’assure du respect de la séquence numérique par AE. Il procède au contrôle qualité des documents reçus, conformément aux directives de la

banque. Il prépare la demande de l’avis de non objection. Le CGP vérifie la demande et appose son visa. Une copie de tous les documents à envoyer est classée au niveau du SPM de l’UCSP et une

autre est envoyée à la banque mondiale, au plus tard une semaine après la date de réception des documents envoyés par l’AE.

A la réception de l’avis de non objection, le SPM de l’UCSP établit une copie de l’avis. Il établit un bordereau de transmission (BTPM1) auquel il annexe l’original de l’avis. Le CGP vérifie le bordereau et appose son visa. Le SPM de l’UCSP établit une seconde copie du bordereau pour décharge. Les documents sont envoyés à l’AE à travers le bureau d’ordre. Le SPM classe la copie de l’avis et le bordereau portant décharge dans le dossier marché.

Au niveau de l’agence d’exécution Le SPM classe l’avis et le bordereau dans le dossier marché.

2 Voir Spécimen @RSDR en annexe 2






Page 10/13

2. Envoi des documents à la banque à la fin du marché : Au niveau de l’agence d’exécution Le SPM établit une copie de tout le dossier du marché. Le SPM établit le bordereau de transmission en indiquant la liste des documents envoyés, son

identité et les références du marché. (BTPM2 – BTPM3 – BTPM4) Le CUP vérifie l’existence et de ces documents et leur conformité aux règles de la banque et

vise le bordereau. Le SPM établit une seconde copie du bordereau pour décharge. Les documents sont envoyés à l’UCSP à travers le bureau d’ordre. Le SPM classe les originaux de tous les documents envoyés et le bordereau portant décharge

dans le dossier marché. Au niveau de l’UCSP Le SPM de l’UCSP effectue un contrôle d’exhaustivité. Il Inscrit les documents reçus sur un registre de suivi des documents reçus (RSDR) et

s’assure du respect de la séquence numérique par l’AE. Il classe les documents reçus dans le dossier marché correspondant.

V.2.2 Procédures de transmission des rapports périodiques 1. Procédures de transmission des décaissements3 : Périodicité : mensuelle Au niveau d’une agence d’exécution, autre que le FAMEX Le RGF prépare un relevé des dépenses mensuelles récapitulant de toutes les opérations

financières effectuées sur les comptes spéciaux en deux copies. Il annexe une copie de toutes les demandes de paiement concernées par le relevé. Le RGF prépare le bordereau de transmission (BTGF1) en indiquant la liste des documents

envoyés, son identité, le mois concerné et les numéros de pièces de dépenses contenues dans le relevé.

Le CUP vérifie l’existence de ces documents et leur conformité aux règles de la banque et vise le bordereau.

Le RGF établit une seconde copie du bordereau pour décharge. Les documents sont envoyés à l’UCSP à travers le bureau d’ordre. Le RGF classe la première copie tous les documents envoyés et le bordereau portant

décharge dans le dossier décaissements.

3 Cf : III.2.3 Procédures de préparation et de communication des rapports de suivi financier






Page 11/13

Au niveau du FAMEX Le RGF prépare l’état de réconciliation du compte spécial A en deux exemplaires. Il annexe une copie de toutes les demandes de paiement concernées par l’état de

réconciliation. Le RGF prépare le bordereau de transmission (BTGF1) en indiquant la liste des documents

envoyés, son identité, le mois concerné et les numéros de pièces de dépenses contenues dans l’état.

Le CUP vérifie l’existence de ces documents et leur conformité aux règles de la banque et vise le bordereau.

Le RGF établit une seconde copie du bordereau pour décharge. Les documents sont envoyés à l’UCSP à travers le bureau d’ordre. Le RGF classe la première copie tous les documents envoyés et le bordereau portant

décharge dans le dossier décaissements. Au niveau de l’UCSP Le RGF de l’UCSP effectue un contrôle d’exhaustivité. Il Inscrit les documents reçus sur un registre de suivi des documents reçus (RSDR) et

s’assure du respect de la séquence numérique par AE. Il classe les documents reçus dans le dossier décaissements compte spécial B.

2. Transmission des rapports financiers4 : Périodicité : trimestrielle Au niveau de l’agence d’exécution

Avant la date limite d’envoi des rapports :

Le SPM prépare le rapport sur la passation de marchés en deux exemplaires. Le RGF prépare le rapport financier et le rapport sur l’avancement physique du projet en

deux exemplaires. Le RGF prépare le bordereau de transmission (BTGF2) en indiquant son identité, la liste des

documents envoyés et les références de la période. Il transmet le bordereau au SPM qui le complète et le signe. Le SPM transmet le bordereau ainsi signé accompagné du rapport de passation de marché au

RGF. Le CUPCUP vérifie l’existence de ces documents et leur conformité aux règles de la banque

et vise le bordereau. Le RGF établit une seconde copie du bordereau pour décharge.

4 Cf : III.2.2 Contenu des rapports de suivis financiers






Page 12/13

Les documents sont envoyés à l’UCSP à travers le bureau d’ordre. Le RGF classe un exemplaire de tous les documents envoyés et le bordereau portant

décharge dans le dossier suivi. Au niveau de l’UCSP Le RGF de l’UCSP effectue un contrôle d’exhaustivité. Il Inscrit les documents reçus sur un registre de suivi des documents reçus (RSDR) et

s’assure du respect de la séquence numérique par AE. Il classe les documents reçus dans un dossier rapport trimestriel, tenu séparément pour

chaque trimestre. V.3 FLOWCHARTS Les procédures de passation des marchés et de gestion financière sont présentées, ci-après, sous forme de flowcharts. PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES Sélection de Consultant fondée sur la qualité et le coût PM 1.1 Présélection de Consultants PM 1.2 Réception et ouverture des propositions techniques PM 1.3 Dépouillement propositions techniques PM 1.4 Ouverture des propositions financières PM 1.5 Dépouillement propositions financières PM 1.6 Sélection du consultant PM 1.7 Attribution du marché PM 2 Sélection fondée sur la qualification du consultant PM 3 Sélection des consultants individuels Appel d’Offres PM 4.1 Etablissement et approbation du dossier d’appel d’offres PM 4.2 Ouverture des plis PM 4.3 Dépouillement des offres PM 4.4 Proposition de l’adjudicataire PM 4.5 Information des soumissionnaires PM 4.6 Etablissement du contrat avec le fournisseur sélectionné Consultation de fournisseurs PM 5.1 Consultation fournisseurs MP 5.2 Adjudication MP 5.3 Passation de la commande






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PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE GF 1 Réception des marchandises GF 2 Ordonnancement et règlement

Documents

- Document: Tout document ou support.

SYMBOLE

EDITION A / AUTEUR : Cabinet Wassim TURKI

Page : 1/2Version : Décembre 2004

Date d'application : Janvier 2005

Réf :

LISTE DES SYMBOLES UTILISES DANS LES FLOW CHARTS

- Dossier: Dossier composé de plusieurs documents.

Opérations

MANUEL DE GESTION FINANCIERE

- Visa, signature, paraphe : ou toute opération de contrôle.

- Comparaison/rapprochement/tri: opération impliquant plus d’un document, par laquelle les divers documents sont assemblés répartis ou comparés.

- Enregistrement: opération d’enregistrement de données dans une base ou un registre tel que l’opération d’enregistrement comptable.

- Préparation: opération manuelle qui consiste en la préparation d’un document ou de tout autre travail initial.

- Bordereau: Document utilisé pour la transmission de documents.

DEFINITION


Flux

- Connecteur: indication que le flux analysé se poursuit lorsque le diagramme est établi sur plusieurs feuilles.

SYMBOLE




Réf :

LISTE DES SYMBOLES UTILISES DANS LES FLOW CHARTS

- Test logique: indication de l’existence de plusieurs possibilités ou hypothèses.


- Classement: classement définitif .

- Classement: classement provisoire.

- Fin: fin de la procédure.

DEFINITION


FLOW CHART NARRATIVE Réf

a

Spécialiste en Passation de Marchés et

responsable technique concerné

N° op

a

- Etablissement des termes de référence. TDR

1

- Visa des termes de référence.

Coordinateur Unité de Projet

EDTION A / AUTEUR : Cabinet Turki Wassim

Page : 1/17

AGENCES D’EXECUTION & UNITE DE COORDINATION ET DE SUIVI DU PROJET

Réf : PM 1.1

Etape : Etablissement de la liste restreinte de Consultants

Sélection de Consultants fondée sur la qualité et le coût

1

2

- Préparation du rapport spécial à soumettre à la commission des marchés. /3/

RS

Spécialiste en Passation de

Marchés

- Visa du rapport spécial. 4


/3/ Tel que prévu par l’article 100 du décret n° 2002-3158 du 17 décembre 2002, portant réglementation des marchés publics.

1

Version: Décembre 2004




a

N° op

a

- Etablissement des copies des termes de référence et du rapport spécial pour les membres de la commission des marchés.

TDR

n


Page : 2/17


/5/

Réf : PM 1.1

RS

n

- Envoi des copies des termes de références et du rapport spécial au secrétariat permanent de la commission de marché.

RS

TDR

n

n

- Classement dans le dossier sélection de consultant, des originaux des termes de référence et du rapport spécial.

RS

TDR

1

1 DD

/6/

7

Secrétariat Permanent de la Commission des

Marchés

/5/ n représente le nombre des membres de la commission des marchés

/6/ Les copies doivent être transmises au moins 5 jours avant la date de la réunion.




Marchés

D





a

N° op

a

- Réunion de la commission des marchés pour approbation des termes de référence.

Commission des Marchés


Page : 3/17


8

Réf : PM 1.1

- Etablissement du procès verbal de réunion de la commission des marchés. /9/

PVCM (TDR)

1

- Visa du procès verbal de la commission des marchés par les membres lors de la réunion.

non

oui

- La commission des marchés approuve-t-elle les termes de références?

- Reprendre les opérations 1 à 10 de la présente procédure.

10

11

/9/ Le procès verbal de la commission des marchés approuve ou rejette les TDRs et approuve la méthode adoptée pour le sélection du consultant.







a

N° op

a


Page : 4/17


Réf : PM 1.1

PVCM (TDR)

1

D

- Classement provisoire de l'original du procès verbal de la commission des marchés dans le dossier sélection consultant.

DMI- Rédaction d’une demande de manifestation d’intérêt

- Visa de la demande de manifestation d’intérêt.

12

13

3

@PM1


14

- Le coût estimatif du contrat est-il supérieur à 200 milles $EU

non

oui

b




Marchés





a

N° op

a


Page : 5/17


Réf : PM 1.1

DMI

3

- Envoi de la demande de manifestation d’intérêt à la banque mondiale pour publication dans le UNDB online et le dg market

15

- Classement de la demande de manifestation d’intérêt dans le dossier sélection de consultant.

18- Vérification de la publication de l'avis général de passation de marché dans les dates prévues.

D

DMI

1

- Publication de la demande de manifestation d’intérêt par voix de presse à travers l'Agence Tunisienne de Communication Extérieure.

DMIATCE

2

b

16

17




Marchés

Banque Mondiale





a

N° op


Page : 6/17

Réf : PM 1.1


- Copie de la page du quotidien comportant la demande de manifestation d’intérêt et classement dans le dossier sélection consultant.

Copie journalDMI



19

(au moins 14 jours à partir de la date de publication de la DMI par la Banque Mondiale dans le UNDB, ou, si cela n’est pas exigé dans les quotidiens.

- Réception des manifestations d’intérêt des consultants et du registre de suivi des offres, après émargement sur le registre.

/20/

- Visa du registre de suivi des offres en indiquant le nombre des offres reçues et la date de leur transmission par le bureau.

21

Bureau d'Ordre

MIs

m

a

/20/ m représente le nombre des manifestations d’intérêt reçues.

D


Marchés




FLOW CHART NARRATIVE Réf N° op

- Classement provisoire dans le dossier « sélection de consultant » des Manifestations d’intérêts reçues.

D

a

Page : 7/17




Marchés

MIs

m

Réf : PM 1.1



/23/ La commission de dépouillement des manifestations d’intérêt doit être formée de spécialistes, selon la nature du marché, et même renforcée le cas échéant de consultants qui, en raison de leurs compétences techniques spécifiques, peuvent apporter un concours précieux à l'examen des offres. n représente le nombre des membres de la commission de dépouillement manifestations d’intérêt.

- Etablissement de la convocation des membres de la commission de dépouillement des manifestations d’intérêt.

/23/ CCDMI

a

n

- Visa des convocations de la commission de dépouillement des manifestations d’intérêt.

Président de la Commission de dépouillement

des MIDO



22

24

25




PVCM (TDR)1


a

N° op

- Envoi, des convocations et des copies du Procès Verbal de la commission d'ouverture des plis aux membres de la commission de dépouillement des manifestations d’intérêt.

26CCDMI

n

Membres de la CDO

- Classement de l'original de la convocation de la commission de dépouillement des offres dans le dossier marché.

27CCDMI

1

D


Marchés

Page : 8/17



a

Réf : PM 1.1



Commission de Dépouillement

des Manifestations d’Intérêt- Réunion de la commission de dépouillement

des manifestations d’intérêt. 29

MIs- Déclassement du procès verbal de la commission de marchés relative aux TDR et des manifestations d’intérêt reçues du dossier « sélection de consultant ».

D

m

28





a

N° op

a

/30/ Le procès verbal de la commission de dépouillement propose les manifestations d’intérêts jugées intéressantes, conformes aux termes de références et présentant des qualifications suffisantes.

Page : 9/17



- Visa du procès verbal de la commission de dépouillement des manifestations d’intérêt par les membres présents, séance tenante.

31

- Etablissement d'un procès verbal de réunion de la commission de dépouillement comportant:* le classement des manifestations d’intérêt acceptées en se référant aux critères prévus par les TDRs;* la justification du classement retenue.

/30/ PVCDMI

1

Réf : PM 1.1



- Classement dans le dossier sélection de consultant : * du procès verbal de la commission de marchés relative aux TDR;* du procès verbal de dépouillement des manifestations d’intérêt; et* des manifestation d’intérêt reçues.

MIsm

D

PVCDMI1


Marchés

32


des Manifestations d’Intérêt

PVCM (TDR)

1

D




MIsm


a

N° op

- Elaboration de la demande de propositions, comportant: la lettre d’invitation, les instructions aux consultants, les données particulières, les termes de référence et le marché envisagé.

Page : 10/17


/33/

EDTION A / AUTEUR : Cabinet Wassim TURKI



/33/ Utiliser le modèle de demande de propositions type publié par la Banque Mondiale.

DP


Marchés


CoordinateurUnité de Projet

34RS

1

- Préparation du rapport spécial à soumettre à la commission des marchés.

- Déclassement du Procès verbal de la commission de dépouillement des manifestations d’intérêt et des manifestation d’intérêt reçues du dossier « sélection de consultant ».

PVCDMI

1

D


Marchés

a

Réf : PM 1.1



36

1



DPT


DP


a

N° op

- Etablissement des copies du Procès Verbal de la commission de dépouillement des manifestations d’intérêt, de la demande de propostion et du rapport spécial au nombre des membres de la commission de marchés.

PVCDMI

Page : 11/17



Marchés

n

n


RS

n

PVCDMI

- Envoi des copies de la demande de propositions, du Procès Verbal de la commission de dépouillement des manifestations d’intérêt et du rapport spécial au secrétariat permanent de la commission de marchés.

DP

n

RS

n

n

n

38


Marchés

Commission des Marchés - Réunion de la commission des marchés pour:

* l’établissement de la liste restreinte de six consultants ; et* l’approbation de la demande de proposition

39

a

Réf : PM 1.1



37





a

N° op

a

/42/ L'avis préalable de la commission des marchés doit être communiqué dans le mois qui suit la réception des dossiers par le secrétariat permanent de la commission. Passé ce délai, le Coordinateur de l’Unité de Projet soumet directement les rapports de dépouillement ou les projets de marchés à l'approbation du conseil d'administration

non

Page : 12/17


- Le coût estimé du marché est-il supérieur à 200 milles $EU ?

oui

Commission de Marchés


40

LRN- Etablissement d’une liste restreinte de six consultants nationaux qualifiés.

LR- Etablissement d’une liste restreinte de six consultants qualifiés.

41

- Etablissement d'un procès verbal de réunion de la commission des marchés comportant :* la liste resreinte de six consultants ;* la justification des consultants retenus ; et* la décision quant à l’approbation de la demande de proposition.

PVCM (LR)

1

/42/

Réf : PM 1.1



1

1




MIsm


aCommission des Marchés

N° op

a

- Visa du Procès Verbal de la commission des marchés par les membres présents séance tenante.


43


oui

non- La commission des marchés approuve-t-elle la demande de proposition?

- Reprendre les opérations 33 à 43 de la présente procédure

LR

- Classement dans le dossier sélection de consultant ; * de la demande de proposition; * de la liste restreintre;* du procès verbal de la commission des marchés fixant la liste restreinte; *du procès verbal de la commission de dépouillement des manifestations d’intérêt ;* des manifestations d’intérêt. PVCDMI

PVCM (LR)

DP

1

1

1

45

1


Marchés

Réf : PM 1.1



44

Page : 13/17

D





a

N° op

a

- Envoi à l’UCSP au moyen d’un bordereau de transmission :* du procès verbal de la commission de marchés fixant la liste restreinte;* de la demande de proposition; et* de la liste restreinte.

47


Marchés

Page : 14/17


LR

DP

PVCM (LR)

UCSP


oui

non- Le coût estimé du marché est-il supérieur à 100 milles $EU ?

UCSP

- Contrôle de la qualité par l’UCSP. 48

Réf : PM 1.1



46

1

1

1

@BTPM1





a

UCSP

N° op

a

- Envoi à la Banque Mondiale pour avis préalable :* du procès verbal de la commission de marchés fixant la liste restreinte;* de la demande de proposition; et* de la liste restreinte.

- La réponse de la banque est-elle sans objection ?

oui

non

ANO- Classement de l’avis de non objection dans le dossier «sélection de consultant» au niveau de l’UCSP.


Page : 15/17


49

Banque Mondiale

50


51

LR

DP

PVCM (LR)

Réf : PM 1.1



Au plus tard une semaines après la réception des documents envoyés par l’Agence d’exécution

1

1

1

1

D





a

N° op


Marchés

Page : 16/17



ANO- Envoi d’une copie de l’avis de non objection à l’Agence d’Exécution. 52

UCSP

ANO- Classement de l’avis de non objection dans le dossier «sélection de consultant». 53

Réf : PM 1.1



1

1

- Etablissement de notifications aux consultants ayant manifesté leur intérêt, comportant la liste restreinte.

54NC

m

a

D

Agence d’exécution

@BTPM1





a

N° op

Page : 17/17


EDTION A / AUTEUR : Cabinet Wassim TURKI Réf : PM 1.1



- Visa des notifications aux consultants. 55


- Envoi par fax des notifications de la liste restreinte consultants ayant manifesté leur intérêt.

56


Marchés





a

N° op

a

- Etablissement et signature, après la date limite de réception des propositions, des convocations des membres de la commission d'ouverture des propositions techniques.

CCOPT

/3/ n : représente le nombre des membres de la commission d'ouverture des plis.

n+1


Page : 1/9


/3/


Marchés

Etape : Réception des propositions et ouvertures des plis techniques

Réf : PM 1.2Sélection de Consultants fondée sur la qualité et le coût « SFQC »

- Établissement de copies de la demande de propositions.

2DP

DP

6

- Envoi par courrier recommandé des copies de la demande de propositions aux consultants retenus dans la liste restreinte.

Consultants retenus

6

1

Au moins 4 semaines et au maximum 3 mois à partir de la date de publication de la notification des demandes de propositions dans l’ UNDB

Version : Décembre 2004




a

N° op

a

- Visa de la convocation des membres de la commission d'ouverture des plis.

- Visa de la convocation des membres de la commission d'ouverture des plis. 5

Président de la Commission

d'Ouverture des Plis

- Envoi des convocations aux membres de la commission d'ouverture des propositions techniques.

6CCOPT

n Membres de la commission d'ouverture

des plis



Marchés


Page : 2/9


4







a

N° op

a

- Classement de l'original de la convocation de la commission d'ouverture des propositions techniques dans le dossier « sélection de consultant ».

- Réception des propsitions et du registre de suivi des offres. /8/

- Visa du registre de suivi des offres en indiquant le nombre des offres reçues et la date de leur transmission par le bureau d’ordre.

9

7 CCOPT

1

D

Bureau d'Ordre


Marchés

RSO

PR

x

Page : 3/9





/8/ x représente le nombre de propostions reçues.





a

Commission d'Ouverture

des Plis

N° op

a

- Réunion de la commission d'ouverture des propositions techniques. 10

- Les propositions émanent-elles de l’un des consultants retenus dans la liste restreinte ?

- Indication de la mention "rejeté" sur l'enveloppe. 11

non

oui

Page : 4/9


/12/


Marchés

PRr- Classement provisoire des propositions rejetées dans le dossier "propositions rejetées".

D




r

/12/ r représente le nombre de propostions rejetées parce que émanant de consultants non retenus dans la liste restreinte.





a

N° op

a

13

/14/ Les fiches d'ouverture des plis renferment pour chaque offre la liste détaillée des documents reçus et le numéro d'ouverture des plis. x' représente le nombre de propostions reçues émanant des consultants retenues par la liste restreinte.

- Vérification de l'existance des pièces demandées au niveau de la demande de propositions.

/14/- Etablissement des fiches d'ouverture des propositions techniques.

15

FOPT

x'

- Etablissement d'un procès verbal de la séance d'ouverture des propositions techniques.

- Visa du procès verbal par les membres présents de la commission, séance tenante.

16

PVCOPT

1

Page : 5/9




des Plis






PRa

FOPT


a


Marchés

N° op

a

- Classement provisoire dans le dossier « sélection de consultant » du procès verbal de la commission d'ouverture des propositions technqiues, la fiche d'ouverture des propositions techniques et les propositions acceptées.

17

- Envoi du registre de suivi des offres au bureau d'ordre .

18

PVCOPT

- Existe-t-il des propositions présentant des pièces manquantes ?

1

x'

D

- Etablissement de notifications par fax pour informer les consultants concernés des pièces manquantes.

/19/

x'

RSO Bureau d'Ordre

NPM

b

x"

oui

non

Page : 6/9





/19/ x" représente le nombre de propostions présentant des pièces manquantes.





b

N° op

b

- Visa des notifications des pièces manquantes. 20

- Classement des notifications des pièces manquantes dans le dossier « sélecion de consultant » avec les justificatifs d’envoi.

22NPM

- Les pièces manquantes sont-elles parvenues dans la semaine qui suit leur notification ?

D

- Envoi par fax des notifications des pièces manquantes aux consultants concernés.

21

c

non

oui

Coordinateur Unité de projet

Page : 7/9



Marchés

x"








c

N° op

b

- Déclassement des proposisions relatives aux consultants n'ayant pas répondu dans les délais.

- Indication de la mention "rejeté" sur les propositions des consultants concernés.

PR

- Réception des pièces manquantes de la part des consultants concernés (à travers le bureau d'ordre).

25PRr- Classement provisoire des propositions

rejetées dans le dossier "propositions rejetées".

PM

z

r'

D

D

Consultants Concernés

b

Page : 8/9


/23/

24

/26/

r'


Marchés




/23/ r’ représente le nombre de propostions présentant des pièces manquantes et dont les pièces n’ont pas été communiquées dans les délais./26/ z représente le nombre de propostions présentant des pièces manquantes et dont les pièces ont été communiquées dans les délais.





b

N° op

- Classement provisoire des pièces manquantes des consultants concernés avec les propositions correspondantes.

27 PM

z

D

a

Page : 9/9



Marchés







PRa

FOPT

a


Marchés

a

- Déclassement du dossier « sélection de consultant » : * du procès verbal de la commission d'ouverture des propositions techniques ; * des fiches d'ouverture des propositions techniques ; * les propositions acceptées.

1 CCOPT

/2/ La commission de dépouillement des offres doit être formée de spécialistes, selon la nature de la commande et même renforcée le cas échéant de consultants qui, en raison de leurs compétences techniques spécifiques, peuvent apporter un concours précieux à l'examen des offres. n : représente le nombre des membres de la commission de dépouillement des propositions techniques.

- Etablissement de la convocation des membres de la commission de dépouillement des propositions techniques.

/2/

1

- Visa de la convocation de la commission de dépouillement des offres. 3

X

X

D

CCDPT

n+1



Page : 1/10




Etape : Evalutaion des propositions techniques




PVCOPT

a

a

- Visa de la convocation de la commission de dépouillement des propositions techniques.

- Etablissement des copies du Procès Verbal de la commission d'ouverture des plis techniques au nombre des membres de la commission de dépouillement des propositions techniques.

5

Président de la Commission de Dépouillement des

Propositions techniques

- Envoi des convocations et des copies du Procès Verbal de la commission d'ouverture des plis techniques aux membres de la commission de dépouillement des propositions.

6

4

PVCOPT

CCDPT

n

Membres de la Commission de Dépouillement

des Propositions Techniques

- Classement de l'original de la convocation de la commission de dépouillement des propositions techniques dans le dossier « sélection de consultant ».

7CCDPT

1

D


Marchés

Page : 2/10


n

n


EDITION A / AUTEUR : Cabinet Wassim TURKI Réf : PM 1.3Sélection de Consultants fondée sur la qualité et le coût « SFQC »





a


des Propsoitions Techniques

a

- Réunion de la commission de dépouillement des propositions techniques.

8

- Visa du procès verbal de la commission de dépouillement et du rapport d’évaluation des propositions techniques par les membres présents séance tenante.

11

- Etablissement d'un procès verbal de réunion de la commission de dépouillement des propositions techniques.

PVCDPT

1

Page : 3/10




- Etablissement du rapport d’évaluation technique des propositions en se référant aux critères prévus par la demande de proposition.

RET

10

9

1






RETn

a


Marchés

Page : 4/10


a







/12/ RS

1

- Visa du rapport spécial.


13

- Etablissement des copies du Procès Verbal de la commission de dépouillement des propositions techniques, du rapoort d’évaluation technique et du rapport spécial au nombre des membres de la commission des marchés.

PVCDT n

RS

n

14


Marchés



RETn

a

Page : 5/10


a






- Réunion de la commission des marchés.


- Etablissement d'un procès verbal de réunion de la commission des marchés portant sur le dépouillement des propositions techniques.


18

PVCM (T)

1

17

PVCDT

15

- Envoi, des copies du rapport spécial et des copies du Procès Verbal de la commission de dépouillement des propositions techniques au secrétariat permanent de la commission de marché.

RS

n

n


Marchés

16


a

a

Page : 6/10





Marchés

oui

non- Le coût estimé du marché est-il supérieur à 100 milles $EU ?

PVCM (T)

RET- Etablissement d’une copie du rapport d’évaluation technique et du procès verbal de la commission de marchés relative au dépouillement des propositions techniques

19

1

1

- Envoi du procès verbal de la commission de marchés relative au dépouillement et du rapport d’évaluation des propositions techniques à l’UCSP par le moyen d’un bordereau de transmission.

UCSP

PVCM (T)

RET20

1

1



b

@BTPM1




a

UCSP

a

- Contrôle de la qualité par l’UCSP.

- Envoi du procès verbal et du rapport d’évaluation des propositions techniques à la Banque Mondiale pour avis de non objection.

23


Banque Mondiale

oui

non

- Reprendre les opérations 2 à 22.

Page : 7/10


21

22




PVCM (T)

RET

1

1







a

UCSP

N° op


Page : 8/10



24


Marchés


ANO- Classement de l’avis de non objection dans le dossier «sélection de consultant» 26



a

D

D

Agence d’Execution

@BTPM1




RS

FOPT

PRa

PVCOPT

PVCDPT1

- Classement provisoire dans le dossier « sélection de consultant » : * du procès verbal de la commission de marchés relative au dépouillement des propositions techniques ; * du rapport d’evaluation technique; * du procès verbal de la commission de dépouillement des propositions techniques ; * du procès verbal de la commission d'ouverture des propositions techniques ; * des fiches d'ouverture des plis techniques;* des propositions acceptées;* du rapport spécial.

27

a

RET

PVCM (T)

1

1

1

X

DX


Marchés

Page : 9/10


a



- Indication de la mention "rejeté" sur les propositions concernées. 28

- Existe-t-il des propositions qui ne satisfassent pas aux conditions minimales prévues dans la demande de propsositons ?

oui

non

PR

D

- Classement provisoire des propositions rejetées dans le dossier "propositions rejetées". /29/



/29/ r" représente le nombre des propostions ne satisfaisant pas aux conditions minimales prévues dans la demande de propositions.

r"



b

1


a

NC

- Etablissement de notifications aux consultants qui n’ont pas obtenue la note de qualité minimum ou dont l’offre et jugée non conforme, que leur propositions leur sera retournées après la signature du marché.

- Envoi d’un exemplaire des notifications aux consultants.

Consultants techniquement

non retenus

NC


- Visa des notifications aux consultants.

Page : 10/10



Marchés

30

31

32


Marchés




NC- Classement d’un exemplaire des notifications aux consultants dans le dossier «sélection de consultant»

33

r"

r"

r"

D




PRa

RET

a

a

- Déclassement du dossier « sélection de consultant » : * du procès verbal de la commission de marchés relative au dépouillement des propositions techniques ; * du rapport d’évaluation technique ; * des propositions acceptées.

PVCM (T)

- Etablissement de la convocation des membres de la commission d’ouverture des propositions financières.

/2/

1

- Visa de la convocation des membres de la commission d’ouverture des propositions financières.

3

1

Y

D

CCOPF

n+1


Page : 1/6


/1/


Marchés



Etape : Ouverture des propositions financières

/1/ Y représente le nombre des propositions techniques retenues./2/ n : représente le nombre des membres de la commission d’ouverture des propositions financières.




PVCDPT

a

a

- Visa de la convocation des memebres de la commission d’ouverture des propositions financières.

- Etablissement des copies du Procès Verbal de la commission de dépouillement des propositions techniques au nombre des membres de la commission d’ouverture des propositions financières.

Président de la Commission d’Ouverture des

Propositions Financières

- Envoi des convocations et des copies du Procès Verbal de la commission de dépouillement des propositions techniques aux membres de la commission d’ouverture des propositions financières.

5 PVCDPT

CCOPF

n

Membres de la Commission

d’Ouverture des Propositions financières

- Classement de l'original de la convocation de la commission d’ouverture des propositions financières dans le dossier marché.

6

CCOPF

1

D


Marchés

Page : 2/6


4

n



7



n




a

a

NC

- Etablissement de notifications aux consultants, retnus par la commission de dépouillement des propositions techniques, comportants les points techniques attribués à chaque consultant et indiquant la date, l’heure et le lieu de l’ouverture des propositions financières.

- Envoi des notifications aux consultants. Consultants retenus

NC


- Visa des notifications aux consultants.

Page : 3/6



Marchés

8

9

10


Marchés




Y

Y




a

Commission d’Ouverture

des Propsoitions financières

a

- Réunion de la commission d’ouverture des propositions financières.

- Ouverture publique des offres financières par les membres de la commission.

11

Page : 4/6


12



13- Vérification de l'existance des pièces demandées au niveau de la demande de propositions.

14- Etablissement des fiches d'ouverture des propositions financières.

15

FOPF

Y

- Etablissement d'un procès verbal de la séance d'ouverture des propositions financières.

PVCOPF

1





a

Commission d’Ouverture

des Propositions financières

16- Visa du procès verbal par les membres de la commission, séance tenante.

- Envoi d’une copie du procès verbal d’ouverture des propositions financières :

* aux consultants soumissionnaires dont les propositions techniques ont été retenues ;* à l’UCSP pour contrôle qualité et envoi à la Banque Mondiale.

PVCOPF

Y+1

Page : 5/6


18


Marchés




17- Etablissement de copie du procès verbal de la séance d'ouverture des propositions financières.

PVCOPF

1

a

UCSP



Consultants techniquement qualifiés

@BTPM1


a

Page : 6/6


UCSP



PRa

- Classement provisoire dans le dossier « sélection de consultant » : * du procès verbal d’ouverture des propositions financières ;* des fiches d’ouverture des propositions financières ;* du rapport d’évaluation technique ;* du procès verbal de la commission de marchés relative au dépouillement des propositions techniques ;* des propositions acceptées.

D

Y

19



RET

FOPF

PVCM (T)1

PVCOPF

1

Y

1




- Envoi à la Banque Mondiale du procès verbal d’ouverture des propositions financières, pour information

Banque Mondiale

14


PVCOPF

1


PRa

FOPF

PVCOPF1

Y

RET

a


Marchés

a

- Déclassement du dossier «sélection de consultant : * du procès verbal de la commission de marchés relative au dépouillement des propositions techniques ;* du rapport d’évaluation technique ;* du procès verbal de la commission d'ouverture des propositions financières ; * les fiches d'ouverture des propositions financières ; * les propositions acceptés.

1 PVCM (T)

- Etablissement de la convocation des membres de la commission de dépouillement des propositions financières.

/2/

1

- Visa de la convocation de la commission de dépouillement des propositions financières. 3

1

Y

D

CCDPF

n+1



Page : 1/4



Etape : Dépouillement des propositions financières


/2/ n : représente le nombre des membres de la commission de dépouillement des propositions financières.




PVCOPF

a

a

- Visa de la convocation de la commission de dépouillement des propositions financières.

- Etablissement des copies du Procès Verbal de la commission d'ouverture des propositions financières au nombre des membres de la commission de dépouillement des propositions financières.

5

Président de la Commission de Dépouillement des

Propositions Financières

- Envoi des convocations et des copies du Procès Verbal de la commission d'ouverture des propositions financières aux membres de la commission de dépouillement des propositions.

6

4

PVCOPF

CCDPF

n


des Propositions Financières

- Classement de l'original de la convocation de la commission de dépouillement des propositions financières dans le dossier «sélection de consultant » .

7CCDPF

1

D


Marchés

Page : 2/4


n

n








a


des Propsoitions Financières

a

- Réunion de la commission de dépouillement des propositions financières.

- Etablissement d'un rapport d’évaluation financier en se référant aux critères prévus par la demande de proposition.

8

REF

- Visa du rapport d’évaluation financier par les membres de la commission séance tenante.

- Etablissement du rapport de comparaison récapitulatif des propositions techniques et financières.

RCR

1

Page : 3/4


9

10

11





1




FOPF

PVCOPF1

Y

a


des Propositions Financières

13

- Visa du procès verbal, du rapport d’évaluation financière et du rapport de comparaison récapitulatif des propositions techniques et financières par les membres de la commission, séance tenante.

- Etablissement du procès verbal de la commission de dépouillement des proposistions financières

PVCDPF

1

Page : 4/4


12





PRa

RET

- Classement provisoire dans le dossier « sélection de consultant » : * du procès verbal de dépouillement des propositions financières ;* du rapport d’évaluation financière ;* du rapport de comparaison récapitulatif des propsitions technique et financier ; * du procès verbal de la commission de marchés relative au dépouillement des propositions techniques ;* du rapport d’évaluation technique ;* du procès verbal de la commission d’ouverture des propositions financières ;* des fiches d’ouverture des propositions financières ;* des propositions acceptées.

PVCM (T)

REF

RCR

PVCDPF

1

1

1

1

14

1

Y

D


Marchés

D




PRr

PRa

RET

REF

RCR

PVCM (T)

PVCDPF

a

Spécialiste en Passation

de Marchés

a

/1/

Etape : Sélection du Consultant adjudicataire

1

1

1

1

D

1

- Déclassement provisoire du dossier « sélection de consultant »: * du procès verbal de dépouillement des propositions financières ; * du procès verbal de marchés relative au dépouillement des propositions techniques ;* du rapport de comparaison récapitulatif des propositions techniques et financières ;* du rapport d’évaluation technique ;* du rapport d’évaluation financière ;* des propositions acceptées ;* des propositions rejetées.




Réf : PM 1.6



Y

/1/ Z représente le nombre de propositions rejetées lors de l’ouverture des plis techniques (PM 1.2.25) ou lors du dépouillement des propositions techniques (PM 1.3.29)/2/ Tel que prévu par l’article 100 du décret n° 2002-3158 du 17 décembre 2002, portant réglementation des marchés publics.


/2/ RS

1



3

Sélection de Consultants fondée sur la qualité et le coût « SFQC »

Z


PVCDPF

a

a

- Etablissement des copies du Procès Verbal de la commission de dépouillement des propositions financières et du rapport spécial au nombre des membres de la commission des marchés.

5


de Marchés

- Envoi, des copies du rapport spécial et des copies du Procès Verbal de la commission de dépouillement des propositions financières au secrétariat permanent de la commission de marché.

PVCDPF

RS

n

Page : 2/5



n

n


RS

n


4



Marchés





6


a


a

- Etablissement d'un procès verbal de réunion de la commission des marchés comportant Le rapport final d’évaluation et sa recommandation concernant le consultant à retenir.


/8/

/8/ L'avis de la commission des marchés doit être communiqué dans le mois qui suit la réception des dossiers par le secrétariat permanent de la commission.

PVCM

1


de Marchés

Page : 3/5






7



RCR1

PVCM

1

- Etablissement d’une copie du procès verbal de la commission de marchés et du rapport de comparaison récapitulatif

9

LIN- Etablissement d’une lettre d’information à l’attention de la Banque Mondiale

1

10





Page : 4/5

AGENCES D’EXECUTION ET UNITE DE COORDINATION ET DE SUIVI DU PROJET

b

11- Signature de la lettre d’information.


b




@BTPM1

RCR1

PVCM 1

LIN- Envoi à l’UCSP de la lettre d’information à l’attention de la Banque Mondiale, du rapport de comparaison récapitulatif et du PV de la commission de marchés 1

UCSP12


Marchés


UCSP


LIN1

RET

REF

RCR

PVCDPF1

1

1

1

D

PVCM (T)1

PRr

a

Page : 5/5



PRA

- Classement dans le dossier « sélection de consultant » :* du procès verbal de la commission des marchés ;* du procès verbal de la commission de marchés relative au dépouillement des propositions techniques ;* du procès verbal de la commission de dépouillement des propositions financières ;* du rapport de comparaison récapitulatif des deux techniques et financières ;* du rapport d’évaluation technique ;* du rapport d’évaluation financière ;* de la proposition du consultant adjudicataire ;* des propositions rejetées;* de la lettre d’information à l’attention de la banque.

15PVCM

1

D1



de Marchés



x - 1

/11/ (x - 1) représente le nombre de propositions rejetées lors de l’ouverture des plis techniques (PM 1.2.25) ou lors du dépouillement des propositions techniques (PM 1.3.14) ainsi que les propositions non retenues par la commission de marchés.



RCR

PVCM

- Envoi à la Banque Mondiale de la lettre d’information à l’attention, du rapport de comparaison récapitulatif et du PV de la commission de marchés

1

Banque Mondiale

14


1

LIN

1


PVCM

a


Marchés

a

- Déclassement du dossier «sélection de consultant » du dossier du consultant retenu par la commission de marchés contenant :

* la proposition du consultant sélectionné ;* le procès verbal de la commission de marchés.

PRA

Etape : Négociation et attribution du marché

1

1

D





Réf : PM 1.7



1

- Etablissement d’une lettre d’adjudication informant le consultant retenu de la décision de la commission de marchés et l’invitant à se présenter (date, heure et lieu) pour la négociation du marché.

2LA

3- Visa de la lettre d’adjudication.


- Envoi de la lettre d’adjudication au consultant sélectionné. 4

LA Consultant sélectionné


a

Coordinateur Unité de projet &

Spécialiste en Passation de Marchés

a




Page : 2/13

Réf : PM 1.7



- Etablissement d’un procès verbal de négociation 6

PVN

7- Signature du PV de négociation par les personnes présentes, séance tenante.

5- Réunion avec le consultant pour la négociation des termes du marché : les TDRs, le personnel affecté à la mission, le volet financier, etc.

- Les négociations ont-ils aboutis ?

non

oui

b







Page : 3/13


b


1

8


Marchés

LIN- Envoi de la lettre d’information à l’attention de la Banque Mondiale.

1

Banque Mondiale10


11- Reprendre les opérations 2 à 10 de la présente procédure avec le consultant classé en seconde position par la commission des marchés.


Marchés






a


de Marchés

a

/12/ Le modèle de contrat à utiliser est celui de la Banque Mondiale.



Page : 4/13


13- Paraphe du projet de contrat par le Coordinateur unité de projet.


- Envoi du projet de contrat au consultant concerné pour paraphe. 14

PC

3

Consultant sélectionné

- Etablissement d'un projet de contrat avec le consultant retenu. /12/

PC

3


de Marchés

- Le coût du marché est-il supérieur à 100 mille $US.

non

oui

c



- Réception, à travers le bureau d’ordre, des exemlpaires paraphés du projet de contrat. 15

PC

3





PVN

a

a

16



Page : 5/13


PC - Envoi du projet de contrat paraphé et d’une copie du procès verbal de négociation à l’UCSP. UCSP

1


UCSP


Marchés

1



PVN

17PC - Classement du projet de contrat paraphé et

d’une copie du procès verbal de négociation dans le dossier «sélection de consultant » .

1

1

D

@BTPM1




a

a



Page : 6/13


20


oui

non

- Reprendre les opérations 2 à 19

UCSP




21

D

PVN

PC- Envoi du projet de contrat et d’une copie du procès verbal de négociation à la Banque Mondiale pour avis de non objection.

1

Banque Mondiale19


1




- Envoi du contrat définitif au consultant sélectionné pour signature.

CD

6


25


Marchés


a

a



Page : 7/13


- Établissement du contrat définitif avec le consultant sélectionné pour signature.

CD

6

24



D

c



ANO- Envoi d’une copie de l’avis de non objection à l’Agence d’Exécution

Agence d’Exécution @BTPM122


a

a

- Transmission des exemplaires du contrat définitif aux concernés. 28

CD

Responsable Administratif et

Financier

CD Consultant sélectionné



Page : 8/13


- Signature du contrat définitif par le Responsible habilité de l’Unité de Projet 27

1

2


Marchés



26- Réception, à travers le bureau d’ordre, du contrat définitif signé par le consultant.


6

Responsable habilité


Marchés




a

a



Page : 9/13



Marchés



AA- Rédaction d’un avis d’attribution à publier dans UNDB et dgMarket

- Visa de l’avis d’attribution et de la lettre de transmission.

29

2


31

- Rédaction d’une lettre de transmission du contrat définitif et de l’avis d’attribution à la Banque

LT30

1




a

a

Banque Mondiale



Page : 10/13


34


Marchés



AA

CD

UCSP- Transmission de la lettre de transmission à la Banque, du projet d’avis d’attribution et d’un exmplaire du contrat définitif à l’UCSP pour contrôle qualité et envoi à la Banque.

32

1

@BTPM1LT

1

1

UCSP


- Envoi à la Banque Mondiale pour information de la lettre de transmission et du contrat définitif et pour publication de l’avis d’attribution.

AA

CD 1

LT

1

1




PVCM

AA

LT

1

1

PRA

a

- Classement du contrat définitif, de la proposition du consultant sélectionné, de la lettre de transmission à la banque, du projet d’avis d’attribution et du procès verbal de la commission de marchés.

36

1

D

1



Page : 11/13



Marchés

CD

1

CD

UCSP

1

- Transmission d’un exemplaire du contrat définitif ainsi qu’une copie de tout le dossier «sélection de consultant » à l’UCSP pour concervation et éventuel examen à postériori de la Banque.

DM/35/

/35/ La copie du dossier «sélection de consultant » comporte une copie de l’ensemble des documents retraçant la procédure mise en oeuvre: la demande de proposition, les procès verbaux des différentes commissions, les rapports d’évaluation, les différents avis publiés, etc...



a

DD

@BTPM4




a



Page : 12/13



Marchés



a

- Déclassement du dossier «sélection de consulmtant:

* des propositions rejetées ;* du procès verbal de la commission de marchés;* du procès verbal de la commission de dépouillement des propositions techniques ;* du procès verbal de la commission d’ouverture des propositions techniques.

37

D

- Etablissement des lettres de regret pour les soumissionnaires non sélectionnés. 38

Lrg

x-1

PVCOPT1

PVCDPT1

PVCM1

PRr

x-1

- Visa des lettres de regret 39




/8/ x représente le nombre de propostions reçues.


PVCOPT

PVCDPT

a



Page : 13/13



Marchés



- Classement dans le dossier «sélection de consulmtant »:

* des lettres de regret ;* des propositions rejetées ;* du procès verbal de la commission de marchés;* du procès verbal de la commission de dépouillement des propositions techniques ;* du procès verbal de la commission d’ouverture des propositions techniques.

41

1

1

PVCM1

PRr

D

- Envoi par fax des lettres de regrêt aux consultants non sélectionnés. 40

Lrg

x-1

x-1





a



N° op

a

- Etablissement des termes de référence. TDR

1




Page : 1/30


Réf : PM 2Sélection de Consultants fondée sur la Qualification des Consultants «QC »

1

2


RS


Marchés




1





a

N° op

a

- Etablissement des copies des termes de référence et du rapport spécial pour les membres de la commission des marchés.

TDR

n

/5/RS

n

- Envoi des copies des termes de références et du rapport spécial au secrétariat permanent de la commission de marché.

RS

TDR

n

n

- Classement dans le dossier sélection de consultant, des originaux des termes de référence et du rapport spécial.

RS

TDR

1

1 DD

6

7


Marchés

/5/ n représente le nombre des membres de la commission des marchés


Marchés

D


Page : 2/30


Réf : PM 2Sélection de Consultants fondée sur la Qualification des Consultants «QC » Version : Décembre 2004




a

N° op

a

- Réunion de la commission des marchés pour approbation des termes de référence.


8

- Etablissement du procès verbal de réunion de la commission des marchés. /9/

PVCM (TDR)

1


non

oui

- La commission des marchés approuve-t-elle les termes de références?


10

11



Page : 3/30






a

N° op

a

PVCM (TDR)

1

D

- Classement provisoire de l'original du procès verbal de la commission des marchés dans le dossier sélection consultant.

DMI

- Rédaction d’une demande de manifestation d’intérêt invitant les consultants intéressés à se faire connaître et à fournir des information sur leur expérience et compétence en rapport avec la mission

- Visa de la demande de manifestation d’intérêt.

12

13

2

@PM1


14


Marchés

- Publication de la demande de manifestation d’intérêt par voix de presse à travers l'Agence Tunisienne de Communication Extérieure.

DMIATCE

2

15


Page : 4/30






a

N° op

a

- Classement de la demande de manifestation d’intérêt dans le dossier sélection de consultant.

17- Vérification de la publication de l'avis général de passation de marché dans les dates prévues.

D

DMI

1

16


Marchés

- Copie de la page du quotidien comportant la demande de manifestation d’intérêt et classement dans le dossier sélection consultant.

Copie journalDMI18

D


Page : 5/30






a

N° op

Au moins 14 jours à partir de la date de publication de la DMI dans les quotidiens.

- Réception des manifestations d’intérêt des consultants et du registre de suivi des offres, après émargement sur le registre.

/19/


20

Bureau d'Ordre

MIs

m

a

/19/ m représente le nombre des manifestations d’intérêt reçues. Ces manifestations d’intérêt doivent comporter des informations sur l’expérience des consultants ainsi que leur compétences en rapport avec la nature de la mission.


Marchés

- Classement provisoire dans le dossier « sélection de consultant » des Manifestations d’intérêts reçues.

D

MIs

m

21


Page : 6/30






a


Marchés

/22/ La commission de dépouillement des manifestations d’intérêt doit être formée de spécialistes, selon la nature du marché, et même renforcée le cas échéant de consultants qui, en raison de leurs compétences techniques spécifiques, peuvent apporter un concours précieux à l'examen des offres. n représente le nombre des membres de la commission de dépouillement manifestations d’intérêt.

- Etablissement de la convocation des membres de la commission de dépouillement des manifestations d’intérêt.

/22/ CCDMI

a

n



des MIDO



23

24

- Envoi, des convocations et des copies du Procès Verbal de la commission d'ouverture des plis aux membres de la commission de dépouillement des manifestations d’intérêt.

25 CCDMI

n

Membres de la CDO


Page : 7/30





PVCM (TDR)1


a

N° op


26CCDMI

1

D


Marchés

a


des Manifestations d’Intérêt- Réunion de la commission de dépouillement

des manifestations d’intérêt. 28

MIs- Déclassement du procès verbal de la commission de marchés relative au TDR et des manifestations d’intérêt reçues du dossier « sélection de consultant ».

D

m

27


Page : 8/30






a

N° op

a

/29/ Le procès verbal de la commission de dépouillement propose les manifestations d’intérêts jugées intéressantes, conformes aux termes de références et présentant des qualifications suffisantes.

- Visa du procès verbal de la commission de dépouillement des manifestations d’intérêt par les membres présents, séance tenante.

30

- Etablissement d'un procès verbal de réunion de la commission de dépouillement comportant:* le classement des manifestations d’intérêt acceptées en se référant aux critères prévus par les TDRs;* la justification du classement retenue.

/29/ PVCDMI

1

- Classement dans le dossier sélection de consultant : * du procès verbal de la commission de marchés relative au TDR ;* du procès verbal de dépouillement des manifestations d’intérêt; et* des manifestation d’intérêt reçues.

MIsm

D

PVCDMI1


Marchés

31


des Manifestations d’Intérêt

PVCM (TDR)

1

D


Page : 9/30





MIsm


a

N° op


Marchés



33RS

1


- Déclassement du Procès verbal de la commission de dépouillement des manifestations d’intérêt et des manifestation d’intérêt reçues du dossier « sélection de consultant ».

PVCDMI

1

D


Marchés

a

35

- Elaboration de la demande de propositions, comportant: la lettre d’invitation, les instructions aux consultants, les données particulières, les termes de référence et le marché envisagé.

/32/



DP

1

DPT


Page : 10/30




/32/ Utiliser le modèle de demande de propositions type publié par la Banque Mondiale.


DPn

DPn


a

N° op

- Etablissement des copies du Procès Verbal de la commission de dépouillement des manifestations d’intérêt, du rapport spécial et de la demande de propositions au nombre des membres de la commission de marchés.

PVCDMI


Marchés

n

RS

n

PVCDMI

- Envoi des copies du Procès Verbal de la commission de dépouillement des manifestations d’intérêt et du rapport spécial au secrétariat permanent de la commission de marchés. n

RS

n

n

37


Marchés

Commission des Marchés - Réunion de la commission des marchés pour

l’établissement de la liste restreinte et l’identification du consultant ayant les qualifications et références les plus adéquates.

38

a

36


Page : 11/30





DP1

MIsm


a


N° op

a


41

LR

- Classement dans le dossier sélection de consultant :* de la liste restreintre;* du procès verbal de la commission des marchés; *du procès verbal de la commission de dépouillement des manifestations d’intérêt;* de la demande de proposition.

PVCDMI

PVCM (LR)

1

1

42

1


Marchés

D

- Etablissement d'un procès verbal de réunion de la commission des marchés comportant :* la liste resreinte de six consultants ; et* la justification des consultants retenus ;* la décision quant à l’approbation de la demande de proposition

PVCM (LR)

1

40

39LR- Etablissement d’une liste restreinte de six

consultants classés en fonction de l’adéquation de leurs qualifications et références.

1


Page : 12/30





DP1


a

N° op

a

- Envoi à l’UCSP au moyen d’un bordereau de transmission :* des termes de références ;* du procès verbal de la commission de marchés; * de la demande de propositions ;et* de la liste restreinte.

43


Marchés

LR

PVCM (LR)UCSP

oui

non- Le marché est-il soumis à examen préalable ?

UCSP


1

1

@BTPM1

b

TDRs

1


Page : 13/30





DP1


a

UCSP

N° op

a

- Envoi à la Banque Mondiale pour avis préalable :* des termes de référence;* du procès verbal de la commission de marchés; * de la liste restreinte;* de la demande de propositions.


oui

non



45

Banque Mondiale

46

47

LR

PVCM (LR)


1

1

1

D

TDRs

1


Page : 14/30






a

N° op


Marchés


UCSP

ANO- Classement de l’avis de non objection dans le dossier «sélection de consultant». 49

1

1

a

D

Agence d’exécution

@BTPM1

50NC

b

1

- Etablissement d’une notification informant le consultant de sa sélection provisoire et l’invitant à remettre une proposition technique et financière.


Page : 15/30






a

N° op


a

51- Visa de la notification au consultant.


Marchés

- Établissement d’une copie de la demande de proposition.

53

DP

DP

1

- Envoi par courrier recommandé de la notification et de la copie de la demande de propositions au consultant retenu.

Consultant retenu

1

52

NC

1

- Classement de la notification du consultant dans le dossier «sélection de consultant. 54

NC

1

D


Page : 16/30





- Réception de la proposition à travers le bureau d’ordre. 55

PR


a

N° op

a

CUP + SPM +Réponsable technique

56- Examen et discussion de la proposition.


Marchés


- Etablissement d’une lettre de convocation invitant le consultant sélectionné à négocier les termes du marchés : TDRs, effectif, proposition financière, etc.

57LC


58- Visa de la convocation du consultant.


Page : 17/30






a

N° op

a

- Envoi de la lettere de convocation au consultant sélectionné. 59

LC Consultant sélectionné

- Classement de la lettre de convocation du consultant dans le dossier «sélection de consultant ».

60LC

1

1

D


Marchés



61- Réunion avec le consultant pour la négociation des termes du marché : les TDRs, le personnel affecté à la mission, le volet financier, etc.


Page : 18/30





a

a



PVN

63- Signature du procès verbal de négociation.

- Les négociations ont-ils aboutis ? non

oui

64- Reprendre les opérations 50 à 63 de la présente procédure avec le consultant classé en seconde position.



b

non

oui

- Le marché est-il soumis à examen préalable ?


Page : 19/30





b



Marchés



1

65


1

Banque Mondiale67




Marchés


Page : 20/30





PR

a

a



Marchés


/69/ RS

1




- Etablissement des copies du Procès Verbal de négociation, de la proposition et du rapport spécial au nombre des membres de la commission des marchés.

PVNn

RS

n

71

n


Page : 21/30




70


a

a



Marchés

PR

PVN

72

- Envoi, des copies du rapport spécial et des copies du Procès Verbal de négociation et de la proposition au secrétariat permanent de la commission de marché.

RS

n

n


Marchés

n



73

- Etablissement d'un procès verbal de réunion de la commission des marchés portant sur l’approbation de la proposition négociée.

- Visa du Procès Verbal de la commission des marchés par les membres présents, séance tenante.

75

PVCM (PN)

1

74


Page : 22/30





a


de Marchés

a




Page : 23/30





PC

3



PC

3


de Marchés

- Le marché est-il soumis à examen préalable ?non

oui

c



Réf : PM 2Sélection de Consultants fondée sur la Qualification des Consultants «QC »


PVCM (PN)1

PVCM (PN)1

PVN

a

a

80


PC - Envoi du projet de contrat paraphé, d’une copie du procès verbal de la commission de marchés portant sur la proposition négociée et d’une copie du procès verbal de négociation à l’UCSP. UCSP

1


Marchés


PC

3


1

PVN

81PC - Classement du projet de contrat paraphé, d’une

copie du procès verbal de la commission de marchés portant sur la proposition négociée et d’une copie du procès verbal de négociation dans le dossier «sélection de consultant » .

1

1

D

@BTPM1


Page : 24/30





PVCM (PN)1

a

a


84


oui

non


UCSP

ANO- Envoi d’une copie de l’avis de non objection à l’Agence d’Exécution. 85 Agence

d’Exécution

PVN

PC- Envoi du projet de contrat, d’une copie du PV de la commission de marchés relative à la proposition négociée et d’une copie du procès verbal de négociation à la Banque Mondiale pour avis de non objection.

1

Banque Mondiale83


1

@BTPM1



Page : 25/30






MarchésANO- Classement de l’avis de non objection dans le

dossier «sélection de consultant» 87

a

a



CD

6

88

D


86

D

UCSP

c


CD

6


89


Page : 26/30





a

a


CD


Financier



- Signature du contrat définitif par le Responsible habilité de l’Unité de Projet

91

1

2


Marchés




Page : 27/30




- Rédaction d’une lettre de transmission du contrat définitif à la Banque Mondiale.

LT93

1


a

a



Page : 28/30




- Visa de la lettre de transmission.


94

CD

UCSP- Transmission de la lettre de transmission à la Banque et d’un exmplaire du contrat définitif à l’UCSP pour contrôle qualité et envoi à la Banque.

95

1

@BTPM1LT

1

UCSP



Marchés

Banque Mondiale97

- Envoi à la Banque Mondiale de la lettre de transmission et du contrat définitif pour information.

CD 1

LT

1


PVCM (PN)

LT1

a

- Classement du contrat définitif et de la lettre de transmission à la Banque. 99

D



Marchés

CD

1

CD

UCSP

1


DM/98/

/98/ La copie du dossier «sélection de consultant » comporte une copie de l’ensemble des documents retraçant la procédure mise en oeuvre: la demande de manifestation d’intérêt, les manifestations d’intérêt, l’état de classification, etc.

@BTPM5

- Déclassement du dossier «sélection de consulmtant » des procès verbaux de la commission de marchés relatives à la fixation de la liste restreinte et à la l’examen de la proposition négociée.

100

D

PVCM (LR)

1

a


Page : 29/30




1


Lrg

PVCM (PN)

m-1

a



Marchés


Lrg

m-1




- Classement dans le dossier «sélection de consulmtant » des procès verbaux de la commission de marchés et des copies des lettres de regret

104PVCM

1

D


Page : 30/30




1



a



N° op

a

- Elaboration des termes de référence. TDR

1



1

2

- Contact des consultants potentiellement qualifiés directement pour demande de manifestation et envoi du relevé des compétences

3


Page : 1/24




Sélection de Consultant individuel

Réf : PM 3



a

N° op

a


Page : 2/24


DC- Rédaction d’une demande de candidature

- Visa de la demande de candidature.

4

2

@PM1


5

- Y-a-t-il recours à la publicité ?

non

oui

b


Marchés



- Publication de la demande candidature par voix de presse à travers l'Agence Tunisienne de Communication Extérieure.

DCATCE

2

6


Réf : PM 3



a

N° op

a

- Classement de la demande de candidature dans le dossier sélection de consultant.

8- Vérification de la publication de la demande de candidature dans les dates prévues.

D

DC

1

7


Marchés

- Copie de la page du quotidien comportant la demande de candidature et classement dans le dossier sélection consultant.

Copie journalDC9

D


Page : 3/24





Réf : PM 3



a

N° op

a

/21/ L’évaluation et la comparaison des qualifications se fait sur la base des diplômes, de l’expérience antérieure, de la connaissance du contexte local, etc..


Marchés

- Réception des candidatures des consultants, comportant les relevés de compétence, à travers le bureau d'ordre.

CC Consultants intéressés 10

m

b

- Visa du registre de suivi des offres en indiquant le nombre des candidatures reçues et la date de leur transmission par le bureau.

11

- Classement provisoire dans le dossier « sélection de consultant » des candidatures reçues.

D

CC

m

12


Page : 4/24





Réf : PM 3



a

N° op

a

/13/ La commission de dépouillement des candidature doit être formée de spécialistes, selon la nature du marché, et même renforcée le cas échéant de consultants qui, en raison de leurs compétences techniques spécifiques, peuvent apporter un concours précieux à l'examen des offres. n représente le nombre des membres de la commission de dépouillement des candidatures.

- Etablissement de la convocation des membres de la commission de dépouillement des candidatures.

/13/ CCDC

n

- Visa des convocations de la commission de dépouillement.


- Visa des convocations de la commission de dépouillement.


14

15


Marchés

- Envoi des convocations aux membres de la commission de dépouillement des candidatures. 16

CCDC

n

Membres de la CD


Marchés


Page : 5/24





Réf : PM 3



a

N° op

a

- Classement de l'original de la convocation de la commission de dépouillement dans le dossier sélection de consultant.

17CCDC

1

D


Marchés


- Réunion de la commission de dépouillement des candidatures. 18

- Visa du procès verbal de la commission de dépouillement des candidatures par les membres présents, séance tenante.

20

- Etablissement d'un procès verbal de réunion de la commission de dépouillement comportant :* le classement des candidatures acceptées en se référant aux critères prévus par les TDRs;* le classement justifié des candidatures retenues.

19 PVCDC

1


Page : 6/24





Réf : PM 3


TDRn


a

a

non- Le coût estimé du contrat est-il supérieur à 50 milles $EU ?

c


Marchés


/21/ RS

1



22

- Etablissement des copies des TDR, du Procès Verbal de la commission de dépouillement et du rapport spécial au nombre des membres de la commission des marchés.

PVCDCn

RS

n

23


de Marchés


Page : 7/24





Réf : PM 3




a

a


Marchés


TDRn

PVCDCn

RS

n

24

- Envoi des copies des TDR, du Procès Verbal de la commission de dépouillement et du rapport spécial au nombre des membres de la commission des marchés au secrétariat permanent de la commission de marché.


Marchés


- Etablissement d'un procès verbal de réunion de la commission des marchés portant sur l’approbation de la classification des candidatures retenues et sur le choix du consultant sélectionné.

PVCM

1

26

25


/27/

/27/ L'avis de la commission des marchés doit être communiqué dans le mois qui suit la réception des dossiers par le secrétariat permanent de la commission.


Page : 8/24





Réf : PM 3


RS

TDR


a

a

- Envoi à l’UCSP au moyen d’un bordereau de transmission :* d’une copie des TDR ;* d’une copie du PV de la commission des marchés portant sur la classification des candidature et la sélection du consultant ;* d’une copie des candidatures retenues.

29

CC

PVCM

UCSP1

m

- Calssement dans le dossier « sélection de consultant » :* d’une copie des TDR ;* d’une copie du PV de la commission des marchés portant sur la classification des candidature et la sélection du consultant ; et* du rapport spécial. 30

D


Marchés

@BTPM1

1

TDR

PVCM

1

1

CC- Etablissement de copies des candidatures reçues 28

m

1


Page : 9/24





Réf : PM 3



a

a

UCSP



oui

non



Banque Mondiale

33

34


1

D

TDR

- Envoi à la Banque Mondiale pour avis préalable :* d’une copie des TDR ;* d’une copie du PV de la commission des marchés portant sur la classification des candidature et la sélection du consultant ;* d’une copie des candidatures retenues.

32

CC

PVCM

1

m

1


Page : 10/24





Réf : PM 3



a

a


Marchés



1

1

D

UCSP

- Etablissement d’une notification informant le consultant de sa sélectionné provisoire et l’invitant à se présenter (date, heure et lieu) pour la négociation du marché.

/37/NC

/37/ La négociation doit porté sur l’ensemble des termes du contrat dont notamment: l’étendue des termes de références, les modalités d’intervention et le coût du marché.

c

Agence d’Exécution @BTPM1


Page : 11/24





Réf : PM 3



a

a

38- Visa de la notification du consultant.


- Envoi de la notification au consultant sélectionné. 39

NC Consultant sélectionné

- Classement de la notification du consultant dans le dossier «sélection de consultant ». 40

NC

1

1

D


Page : 12/24





Réf : PM 3


a



a



PVN

43- Signature du PV de négociation par les personnes présentes, séance tenante.

41- Réunion avec le consultant pour la négociation des termes du contrat.

- Les négociations ont-ils aboutis ? non

oui

44- Reprendre les opérations 37 à 43 de la présente procédure avec le consultant classé en seconde position.

non

oui

- Le marché est-il soumis à examen préalable ?

d


Page : 13/24





Réf : PM 3



d


Marchés



1

45


1

Banque Mondiale47




Marchés


Page : 14/24





Réf : PM 3


a

a



de Marchés


PC

3



PC

3





PC

3


Page : 15/24





Réf : PM 3



a



a


PC


/53/ RS

1



- Etablissement des copies du Procès Verbal de négociation, du projet de contrat et du rapport spécial au nombre des membres de la commission des marchés.

PVNn

RS

n

55

n

54


Page : 16/24





Réf : PM 3



a

a



de Marchés

PC

PVN

56

- Envoi, des copies du rapport spécial et des copies du Procès Verbal de négociation et du projet de contrat au secrétariat permanent de la commission de marché.

RS

n

n


Marchés

n



57

- Etablissement d'un procès verbal de réunion de la commission des marchés portant :* sur la négociation et le projet de contrat ; et éventuellement * sur la classification des candidatures et la sélection du consultant.


59

PVCM (PC)

1

58


Page : 17/24





Réf : PM 3


RS1

a

a



de Marchés

- Le marché est-il soumis à examen préalable ?non

oui

e

PVCM (PC)1

PVCM (PC)1

PVN

60PC - Envoi du projet de contrat paraphé, d’une

copie du procès verbal de la commission de marchés et d’une copie du procès verbal de négociation à l’UCSP. UCSP

1

1

PVN

61PC

- Classement du projet de contrat paraphé, du rapport spécial, d’une copie du procès verbal de la commission de marchés portant sur la proposition négociée et d’une copie du procès verbal de négociation dans le dossier «sélection de consultant » .

1

1

D

DD

@BTPM1


Page : 18/24





Réf : PM 3


a

a



UCSP

PVCM (PC)1

64


oui

non


ANO- Envoi d’une copie de l’avis de non objection à l’Agence d’Exécution. 65 Agence

d’Exécution

PVN

PC- Envoi du projet de contrat, d’une copie du PV de la commission de marchés et d’une copie du procès verbal de négociation à la Banque Mondiale pour avis de non objection.

1

Banque Mondiale63


1

@BTPM1


Page : 19/24





Réf : PM 3



MarchésANO- Classement de l’avis de non objection dans le

dossier «sélection de consultant» 67

a

a



CD

6

68

D


66

D

UCSP

e


CD

6


69


Page : 20/24





Réf : PM 3


a

a


CD


Financier



- Signature du contrat définitif par le Responsible habilité de l’Unité de Projet

71

1

2


Marchés



- Rédaction d’une lettre de transmission du contrat définitif à la Banque Mondiale.

LT73

1


Page : 21/24





Réf : PM 3


a

a


- Visa de la lettre de transmission. 74

CD

UCSP- Transmission de la lettre de transmission à la Banque, du projet d’avis d’attribution et d’un exmplaire du contrat définitif à l’UCSP pour contrôle qualité et envoi à la Banque.

75

1

@BTPM1LT

1

UCSP



Marchés

Banque Mondiale77

- Envoi à la Banque Mondiale de la lettre de transmission et du contrat définitif pour information.

CD 1

LT

1



Page : 22/24





Réf : PM 3


a



Marchés

CD

UCSP

1


DM/78/

/78/ La copie du dossier «sélection de consultant » comporte une copie de l’ensemble des documents retraçant la procédure msie en oeuvre: la demande de manifestation d’intérêt, les manifestations d’intérêt, l’état de classification, etc.

@BTPM6

PVCM

LT1

- Classement du contrat définitif et de la lettre de transmission à la Banque. 79

D

CD

1

- Déclassement du dossier «sélection de consulmtant » des procès verbaux de la commission de marchés.

80

D

a

1

PVCM (PC)

1


Page : 23/24





Réf : PM 3


a



Marchés

Lrg

PVCM (PC)

m-1


Lrg

m-1




- Classement dans le dossier «sélection de consulmtant » des procès verbaux de la commission de marchés et des copies des lettres de regret

84PVCM

1

D

1


Page : 24/24





Réf : PM 3



a

N° op

a

- Etablissement du Dossier d’Appel d’Offres comtenant les documents suivants :* cahier des prescriptions communes,* cahier des charges administratives générales,* cahier des clauses administratives particulières,* cahier des clauses techniques particulières comportant, notamment, les documents exigés par la banque (Spécifications techniques, Bordereau de quantité et calendrier de livraison),* Instructions aux soumissionnaires (critères de sélection),* Données particulière de l’appel d’offres;* Modèle d’offre,* Modèle de marché,* Modèles de garanties,* Modèle d’autorisation du fabricant.

1 DAO

/1/ Le dossier d’appel d’offre doit être établi selon le cas en adoptant la dossier type d’appel d’offre de la Banque pour les appels d’offres internationaux (pour les marchés dont le coût estimé est égale ou supérieur à 500 milles $EU) ou le dossier type d’appels d’offres nationaux tels que établi par l’UCSP et approuvé par la Banque.


2

Spésialiste en Passation des

Marchés & Direction Juridique

1

Etape : Etablissement et approbation du dossier d’appel d’offres Page : 1/8

Appel d’Offres

3



Réf : PM 4.1


- Visa du cahier des clauses techniques particulières par le responsable habilité de la Direction Technique.

Spésialiste en Passation des Marchés &

Direction Technique


- Visa du dossier d’appel d’offres.

DTAO



a

N° op

a

Spécialiste en Passation des

Marchés


Page : 2/8


Appel d’Offres

5

- Etablissement des copies du dossier d’appel d’offres au nombre des membres de la commission de marchés

6

DAO

n

4



Réf : PM 4.1

Secrétariat permanent de la Commission des

Marchés

DAO- Envoi des copies du dossier d’appel d’offres au secrétariat permanent de la commission des marchés.

n

- Réunion de la commission des marchés pour l’approbation du dossier d’appel d’offres..


Etape : Etablissement et approbation du dossier d’appel d’offres



a

N° op

a

- Etablissement d'un procès verbal de réunion de la commission des marchés statuant sur l’approbation du Dossier de l’Appel d’Offres.


9

PVCM

1


Page : 3/8


Appel d’Offres

7


8



Réf : PM 4.1

- Classement dans le dossier marché:

* du dossier d’appel d’offres; * du procès verbal de la commission des marchés. PVCM

D

DAO


Marchés

1

1



PVCM


a

N° op

a


Page : 4/8



Marchés

Appel d’Offres

- Le coût du marché est-il supérieur à 200 milles $EU ?

non

oui

(*) Les marchés supérieurs à 200 milles $EU sont soumis à un contrôle qualité au niveau de l’UCSP et à l’examen préalable de la banque.

b

(*)



Réf : PM 4.1

- Envoi à l’UCSP par le moyen d’un bordereau de transmission, du PV de la commission et du dossier d’appel d’offres.

UCSPDAO

10


UCSP

- Envoi du dossier d’appel d’offres à la Banque Mondiale pour approbation 12

Banque Mondiale

Au plus tard une semaine après

11

@BTPM1


1

1

PVCM

DAO

1

1



a

N° op

a


Page : 5/8



Appel d’Offres



Réf : PM 4.1

- La réponse de la banque est-elle sans objection?

oui

non

UCSP

- Reprendre les opérations de 1 à 12.

- Copie de l’avis de non objection.

Copie de l’ANO

ANO

- Classement de l’avis de non objection dans le dossier marché au niveau de l’UCSP.

ANO

D

13

14

15

1

1

1



Copie de l’ANO- Classement de l’avis de non objection dans le dossier marché.


Page : 6/8


Appel d’Offres

17


a



Réf : PM 4.1

a

- Envoi de la copie de l’avis de non objection au coordinateur de l’Unité de Projet.

D

UCSP

16

- Etablissement de l’avis particulier d’appel d’offres.

APP18

Copie de l’ANO @BTPM1


Marchés

Agence d’Exécution

1

1

2



a

N° op


Page : 7/8


Appel d’Offres



- Visa de l’avis particulier d’appel d’offres.

21

- Publication de l'avis particulier d’appel d’offres par voie de presse à travers l'Agence Tunisienne de Communication Extérieure.

APP ATCE

a

19



Réf : PM 4.1

- Classement de l'avis d’appel d’offres dans le dossier marché.

D

APP

1

20

2


Marchés



a

N° op




Réf : PM 4.1


Appel d’Offres


Marchés


OS Candidats

- Copie de la page du quotidien comportant l’avis d’appel d’offres et classement dans le dossier sélection fournisseur.

Copie journalAPP

- Réception des offres des soumissionnaires à travers le bureau d'ordre.

22

23

D



a


Marchés

N° op

a

- Etablissement et signature, après la date limite de réception des offres, des convocations des membres de la commission d'ouverture des plis.

CCOP

- Visa de la convocation.

/1/ n : représente le nombre des membres de la commission d'ouverture des plis.

- Visa de la convocation de la commission d'ouverture des plis. 3

Président de la Commission

d'Ouverture des Plis

n+1

- Envoi des convocations aux membres de la commission d'ouverture des plis. 4

CCOP

n

Membres de la commission

d'ouverture des plis





Réf : PM 4.2


Appel d’Offres

Etape : Ouverture des Plis


Marchés

2

/1/



a

N° op

a

- Classement de l'original de la convocation de la commission d'ouverture des plis dans le dossier marché.

- Réception des offres des soumissionnaires et du registre de suivi des offres, après émargement sur le registre.

/6/


7

CCOP

1

D

Bureau d'Ordre

RSO

OS

m


Page : 2/8


Appel d’Offres



Marchés

5

/6/ m : représente le nombre des offres des soumissionnaires recues.



Réf : PM 4.2



a


des Plis

N° op

a

- Réunion de la commission d'ouverture des plis.

- Les conditions de forme (date limite de réception des offres, existance du soumissionnaire au niveau du registre de suivi des offres etc.) sont-elles respectées ?

- Indication de la mention "rejeté" sur l'enveloppe. 9

non

oui


Page : 3/8


Appel d’Offres


8

OSR - Classement des offres sous-plis fermées dans le dossier "offres rejetées".

10


Marchés

m'’

/10/ m’’ : représente le nombre des offres des soumissionnaires rejetées pour non respect des régles de forme.



Réf : PM 4.2



a

N° op

a

/12/ Les fiches d'ouverture des plis renferment pour chaque offre la liste détaillée des documents reçus et le numéro d'ouverture des plis. m' : représente le nombre des offres des soumissionnaires qui satisfassent les conditions de forme.

- Vérification de l'existance des pièces demandées au niveau de l'appel d'offres. 11

Commission d'Ouvertures

des Plis

- Etablissement des fiches d'ouverture des plis. /12/FOP

- Etablissement d'un procès verbal de la commission d'ouverture des plis.

13

- Visa du procès verbal par les membres présents, séance tenante.

14

PVCOP

1


Page : 4/8


Appel d’Offres


m’



Réf : PM 4.2


OSA

FOP


a


Marchés

N° op

a

- Classement provisoire du dossier marché contenant le procès verbal de la commission d'ouverture des plis, la fiche d'ouverture des plis et les offres des soumissions acceptés.

15

- Envoi du registre de suivi des offres au bureau d'ordre . 16

PVCOP

- Existe-t-il des offres présentant des pièces manquantes ?

1

m'

D

- Etablissement d'une notification par fax pour informer les soumissionnaires concernés des pièces manquantes.

/17/

m'

RSO Bureau d'Ordre

NPM

b

z

oui

non


Page : 5/8


Appel d’Offres

Etape : Ouverture des Plis Version : Décembre 2004


Réf : PM 4.2

/17/ z : représente le nombre des offres présentant des pièces manquantes.



b

N° op

- Visa de la notification des pièces manquantes. 18

- Classement des notifications des pièces manquantes dans le dossier marché. 20

NPM

- Les pièces manquantes sont-elle parvenues dans les 48 heures qui suivent leur notification ?

D

- Envoi par fax de la notification des pièces manquantes aux soumissionnaires concernés. 19

z

non

oui


Page : 6/8


Appel d’Offres


CoordinateurUnité du Projet


Marchés



Réf : PM 4.2

cb



c


Marchés

N° op

b

- Déclassement des offres relatives aux soumissionnaires n'ayant pas répondu dans les délais.

/21/

- Indication de la mention "rejeté" sur les offres des soumissionnaires concernés.

22

OS

- Réception des pièces manquantes de la part des soumissionnaires concernés (à travers le bureau d'ordre).

23

24

OSR - Classement provisoire des offres rejetées dans le dossier "offres rejetées".

PM

z'

z'’

D

D

Soumissionnaires Concernés

b


Page : 7/8


Appel d’Offres

Etape : Ouverture des Plis Version : Décembre 2004


Réf : PM 4.2

Dans les 48 heures qui suivent la notification.

/21/ z" : représente le nombre des offres présentant des pièces manquantes et n’ayant pas répondu dans les délais./24/ z’ : représente le nombre des offres présentant des pièces manquantes et ayant fournis les pièces dans les délais.




Marchés

N° op


Page : 8/8


Appel d’Offres


b

- Classement provisoire des pièces manquantes des soumissionnaires concernés avec les propositions correspondantes.

25PM

z'

D

a



Réf : PM 4.2


PM

OSA

FOP


a


Marchés

N° op

a

- Déclassement du dossier marché contenant :

* Le procès verbal de la commission d'ouverture des plis ;* Les fiches d'ouverture des plis ; * Les offres des soumissionnaires acceptés; et éventuellement * Les pièces manquantes.

1PVCOP

/2/ La commission de dépouillement des offres doit être formée de spécialistes, selon la nature de la commande et peut être renforcée de personnes étrangères, qui en raison de leurs références techniques spécifiques, peuvent apporter un concours précieux à l'examen des offres. n: représente le nombre des membres de la commissions de dépouillement.

- Etablissement des convocations des membres de la commission de dépouillement des offres. /2/

1

- Visa des convocations de la commission de dépouillement des offres. 3

m'

m'

z'

D

CCDO

n+1


Page : 1/5


Appel d’Offres

Etape : Dépouillement des offres Version : Décembre 2004


Réf : PM 4.3



PVCOP


a

N° op

a

- Visa des convocations de la commission de dépouillement des offres .

- Etablissement des copies du Procès Verbal de la commission d'ouverture des plis au nombre des membres de la commission de dépouillement des offres.

5

Président de la Commission de Dépouillement

des Offres

- Envoi, des convocations et des copies au Procès Verbal de la commission d'ouverture des plis aux membres de la commission de dépouillement des offres.

6

4

PVCOP

CCDO

n


des Offres


7CCDO

1

D


Page : 2/5


Appel d’Offres

Etape : Dépouillement des offres


Marchés

n

n



Réf : PM 4.3



a


des Offres

N° op

a

- Réunion de la commission de dépouillement des offres. 8

- Ouverture des offres techniques et financières. 9

- Etablissement d'un classement des offres en se référant aux critères prévus par le cahier des charges .

10


Page : 3/5


Appel d’Offres

Etape : Dépouillement des offres Version : Décembre 2004


Réf : PM 4.3



a


des Offres

N° op

a


Page : 4/5


Appel d’Offres


- Visa du procès verbal de la commission de dépouillement des offres par les membres présents, séance tenante.

12

- Etablissement d'un procès verbal de réunion de la commission de dépouillement des offres.

11 PVCDO

1

- Classement des offres rejetées dans le dossier "offres rejetées". 13

OSR

D


Marchés



Réf : PM 4.3


PM


- Classement provisoire dans le dossier marché :

* du procès verbal de dépouillement des offres ; * du procès verbal de la commission d'ouverture des plis ;* des offres des soumissionnaires acceptées ;* des fiches d'ouverture des plis et éventuellement les pièces manquantes.

14

FOP

a

OSA

PVCOP

PVCDO

1

1

m'

D

m’




Réf : PM 4.3


Appel d’Offres



Marchés

1


PM

FOP

OSA

PVCOP

PVCDO


a


Marchés

N° op

a

- Déclassement du dossier marché contenant : * le Procès Verbal de la CDO ; * le Procès Verbal de la COP ; * les offres acceptées des soumissionnaires ;* les offres rejetées des soumissionnaires ;* les fiches d'ouvertures des plis et éventuellement les pièces manquantes.

1

/2/

1

1

m'

D

m'

z'


Page : 1/7


Appel d’Offres

Etape : Proposition de l’adjudicataire

- Etablissement des copies du Procès Verbal de la commission de dépouillement des offres au nombre des membres de la commission des marchés.

PVCDO

n

/2/ n: représente le nombre des membres de la commissions des marchés



Réf : PM 4.4


PVCDO


a

N° op

a

- Envoi des copies du Procès Verbal de la commission de dépouillement des offres au secrétariat permanent de la commission de marchés.

/3/

n

Secrétariat permanent de la Commission des

Marchés


Page : 2/7



- Réunion de la commission des marchés. 4


Marchés


- Etablissement d'un procès verbal de réunion de la commission des marchés dans lequel il est proposé le fournisseur sélectionné selon la méthode d’évaluation déterminée dans le cahier des charges.

5

PVCM

1

Appel d’Offres

/3/ Pour la COTUNACE, dans le cas où le marché serait de la compétence de la commission interne des marchés, cette étape est remplacée par l’établissement par le SPM de l’avis de convocation de la CIM, son approbation par le CUP, sa signature par le président de la commission interne des marchés et son envoi par le SPM.



Réf : PM 4.4



a


N° op

a


6


Page : 3/7




Marchés

- Etablissement, sur la base du procès verbal de la commission des marchés, d’un Rapport sur l’Evaluation et la Comparaison des Offres Reçues

7 RECOR

1


- Visa du rapport d’Evaluation et de comparaison des offres.

8

- Le coût du marché est-il supérieur à 200 milles $EU ?

Appel d’Offres

b

(*)

(*) Les marchés supérieurs à 200 milles $EU sont soumis à un contrôle qualité au niveau de l’UCSP et à l’examen préalable de la banque.

non

oui



Réf : PM 4.4



a

UCSP

N° op


- Envoi du PV de la commission des marchés ainsi que le rapport d’évaluation et de compraison des offres à la Banque Mondiale pour avis préalable

11 Banque Mondiale


Page : 4/7



- Envoi du PV de la commission des marchés ainsi que le rapport d’évaluation et de compraison des offres à l’UCSP par le moyen d’un bordereau de transmission.

PVCM

RECOR


Marchés

9

10

PVCM

RECOR

a

UCSP

Appel d’Offres



Réf : PM 4.4

@BTPM1

Au plus tard une semaine après la réception des documents envoyés par l’agence d’exécution

1

1

1

1



a

N° op

a

12- La réponse de la banque est-elle sans objection ?

oui

non


Page : 5/7



ANO- Classement de l’avis de non objection dans le dossier marché.

- Reprendre les opérations de 1 à 11.

D

15

Appel d’Offres



Réf : PM 4.4

UCSP

- Classement de l’avis de non objection dans le dossier marché.

ANO16

Spécialiste Passation de

Marchés

- Envoi d’une copie de l’avis de non objection à l’agence d’exécution.

ANO14 Agence

d’exécution @BTPM1

13

D



a

N° op

a


Page : 6/7



- Envoi de l’avis de l’attribution de marché à l’UCSP.

AAM18


20 1 AAM Banque Mondiale

- Envoi de L’avis d’attribution de marché à la banque mondiale pour information et publication dans UNDB online et dgMarket.

19

UCSP

Appel d’Offres


Marchés



Réf : PM 4.4

AAM- Préparation de l’avis de l’attribution du marché.

/17/

/17/ L’avis de publication doit être publié dans les deux semaines suivant l’avis de non objection de la banque. Il doit comporter le nom de chaque soumissionnaire ayant remis une offre, les prix des offres, le nom et le prix évalué de chaque offre évaluée, le nom des soumissionnaires dont les offres ont été rejetées et le motif du rejet, le nom du soumissionnaire retenu et le prix qu’il a proposé, ainsi que la durée et la synthèse du marché attribué.

b

UCSP @BTPM1


PM

FOP

OSA m'

m'

z'

AAM1


a

N° op

- Classement dans le dossier marché :

* du procès verbal de la commission des marchés;* du procès verbal de la commission de dépouillement des offres; * du procès verbal de la commission d'ouverture des plis; * du rapport d’évaluation et de comparaison des offres;* des offres acceptées des soumissionnaires ; * de l’avis d’attribution du marché; * des fiches d'ouverture des plis et éventuellement des pièces manquantes.

21

RECOR

PVCOP

PVCDO

PVCM

1

1

1

1

D




Réf : PM 4.4




Marchés

Appel d’Offres


OFS

PVCOP

PVCDO

PVCM


a


Marchés

N° op

a

- Déclassement du "dossier marché" contenant : * Le procès verbal de la commission de marchés; * Le procès verbal de la commission de dépouillement des offres; * le procès verbal de la commission d’ouverture des plis;* l'offre ou la proposition du soumissionnaire sélectionné.


Page : 1/4

Réf : PM 4.5

- Déclassement du dossier "offres rejetées" comportant les offres des soumissionnaires rejetées au cours de la procédure d’appel à la concurrence.

2


1

1

1

D

OSR

n-1

1

D

- S'agit-il d'une confirmation ou d'un rejet ? Rejet

Confirmation

b

1

Appel d’offres



Etape : Information des soumissionnaires du résultat de la procédure d’appel d’offres


a

- Etablissement d'une lettre d'adjudication de marché pour informer le fournisseur sélectionné de l'approbation de son offre.

3

- Visa de la lettre d'adjudication de marché par le responsable projet.

4

LAM Fournisseur Sélectionné

- Envoi avec accusé de réception de la lettre d'adjudication de marché au fournisseur sélectionné.

5

LAM

2



Marchés



Page : 2/4

Réf : PM 4.5


- Classement de la lettre d'adjudication de marché dans le dossier marché.

LAM

D

6

1

1

Appel d’offres





Marchés


b


- Visa des lettres de regret. 8

b

LR

n-1


Spécialiste en Pasation de

Marchés



Page : 3/4

Réf : PM 4.5


- Envoi par fax des lettres de regrêt aux soumissionnaires non sélectionnés. 9


Marchés

Appel d’offres





b

- Classement définitif dans le dossier marché : * des lettres de regret ; * le procès verbal de la commission de dépouillement des offres (ou le procès verbal de la commission de dépouillement des propositions fiancnières et le procès verbal de la commission de dépouillement des propositions techniques) ; * le procès verbal de la commission d’ouverture des plis.

10

PVCOP

PVCDO

LR

n-1

1

1

D





Réf : PM 4.5



PVCM

- Classement provisoire dans le dossier fournisseur de :* l'offre du fournisseur sélectionné,* du Procès Verbal de commission de marchés.

11OFS

1

1

D


Marchés

Appel d’offres


PVCM

a

a

- Déclassement du dossier fournisseur contenant l'offre du soumissionnaire sélectionné et le procès verbal de la Commision de Marchés.

OSA

- Etablissement du contrat à conclure avec le fournisseur sélectionné en six exmplaires.

/2/

Etape : Etablissement du contrat avec le fournisseur sélectionné

1

1

D

CD

6

3






Réf : PM 4-6


- Visa du contrat à conclure avec le fournisseur sélectionné.

1


Marchés


Appel d’offres


a

a

/4/ Une fois le projet de contrat est approuvé par les deux parties.

- Visa du contrat à signer avec le fournisseur sélectionné par le responsable habilité de l’agence d’exécution

/4/






Réf : PM 4-6


- Envoi du contrat au fournisseur concerné pour signature.

- Signature du contrat définitif par le Responsable habilité.

7

CD

6

Fournisseur

- Réception, à travers le bureau d’ordre, du contrat signé par le fournisseur.

CD

6

Fournisseur

5

6


Marchés

Appel d’offres


a

- Transmission des exemplaires du contrat définitif aux concernés.

CD


Financier

CD Fournisseur






Réf : PM 4-6


1

2


Marchés

8

a

Appel d’offres

- Visa de l’avis d’attribution et de la lettre de transmission.


10

- Rédaction d’une lettre de transmission du contrat définitif à la Banque

LT9

1


a






Réf : PM 4-6



Marchés

a

Appel d’offres

CD

UCSP- Envoi de la lettre de transmission et d’un exmplaire du contrat définitif à l’UCSP pour contrôle qualité et envoi à la Banque.

11

1

@BTPM1LT

1

Banque Mondiale13

UCSP


- Envoi à la Banque Mondiale de la lettre de transmission et du contrat définitif pour informationet éventuelle publication .

CD 1

LT

1


LT

a






Réf : PM 4-6



Marchés

CD

1

/14/

UCSP

DM

/14/ La copie du dossier de marché comporte une copie de l’ensemble des documents retraçant la procédure mise en oeuvre: termes de références, cahier des charges, procès verbaux des différentes commissions, rapports d’évaluation, différents avis publiés, etc...

- Transmission d’un exemplaire du contrat définitif ainsi que d’une copie de tout le dossier du marché à l’UCSP pour concervation et éventuel examen à postériori de la Banque.

PVCM

OSA

- Classement du contrat définitif de l'offre acceptée, du procès verbal de la réunion de la commission de marchés et de la lettre de transmission.

15

1

D

1

CD

1

@BTPM2

Appel d’offres

1



a

N° op

- Consultation du fichier fournisseur afin de savoir si le produit à acheter existe sur le marché local et choisir les fournisseurs à consulter.

/2/ Le fichier fournisseur contient le nom ou raison social, adresse, activité, liste des produits, derniers prix facturées, délais de règlement, etc... Ce fichier doit être mis à jour périodiquement. Le choix des fournisseurs à consulter se fait sur la base des critères de sélection préétablis (tenant compte de la qualité des produits, des délais de livraison, etc).


Marchés




Etape : Demande de Cotation

EDTION A / AUTEUR : Cabinet Wassim TURKIConsultation de fournisseurs Réf : PM 5.1

FF

- Etablissement des spécifications techniques. ST1



a

/2/

- Etablissement d'un état des fournisseurs à consulter. 3

EFC

1

- Visa des demandes de cotations et de l'état récapitulatif des demandes de cotations. 4




a

N° op

a

- Le marché relève -t-il de la compétance d’une commission de marché

oui

non

Page : 2/9



EDTION A / AUTEUR : Cabinet Wassim TURKIConsultation de fournisseurs Réf : PM 5.1

b


RS


Marchés



1






RS

EFC

EFC

EFC



Page : 3/9


Consultation de fournisseurs

a

a


- Etablissement des copies des spécifications techniques et du rapport spécial pour les membres de la commission des marchés.

STn

8RS

n

- Envoi des copies des spécifications techniques et du rapport spécial au secrétariat permanent de la commission de marché.

RS

ST

n

n

- Classement dans le dossier marché, des originaux des spécifications techniques, de l’état des fournisseurs à consulter et du rapport spécial.

ST

DD

9

10


Marchés

D


Réf : PM 5.1

Réf : PM 5.1



n

n

1

1

1



a

N° op

a


Page : 4/9



- Réunion de la commission des marchés pour approbation des spécifications techniques.


11

- Etablissement du procès verbal de réunion de la commission des marchés portant sur les spécifications techniques et la liste des fournisseurs à consulter.

/12/PVCM

1


non

oui

- La commission des marchés approuve-t-elle les spécifications techniques ?


13

14


Réf : PM 5.1

Etape : Demande de CotationVersion : Décembre 2004




a

N° op

a


Page : 5/9




PVCM

D

- Classement provisoire de l'original du procès verbal de la commission des marchés dans le dossier marché.

15

@PM2

b


Réf : PM 5.1



/17/ Le nombre m de fournisseurs consultés doit être supérieur ou égale à 3. (Le SPM doit dans la mesure du possible obtenir au moins trois offres).

- Etablissement des demandes de cotations pour les fournisseurs sélectionnés.

/16/ DC

m

- Visa des demandes de cotations. 17




a

a


Marchés

Page : 6/9


EDTION A / AUTEUR : Cabinet Wassim TURKI Réf : PM 5.1Consultation de fournisseurs



- Envoi des demandes de cotations aux fournisseurs choisis (par fax ou par démarcheur).

18DC

m

Fournisseurs Sélectionnés

- Réception à travres le bureau d’ordre des cotations par lettre, télécopie ou moyens électroniques.

19 CO

m'

Fournisseur

- Déclassement de l'état des fournisseurs à consulter. 20

EFC

D

1



a

N° op

- Le nombre des offres reçues est-il suffisant (3 au moins) ?

non

oui

- Etablissement d'un rappel des demandes de cotation pour les fournisseurs n'ayant pas répondus dans les délais.

21

- Visa du rappel des demandes de cotations. 23

R/DC



Marchés

Page : 7/9


EDTION A / AUTEUR : Cabinet Wassim TURKI Réf : PM 5.1

- Mise à jour du fichier fournisseurs par la saisie des offres reçues.

FF

22

m-m’

a



c




EFC


- Classement provisoire dans le dossier achat, des cotations reçues et de l'état des fournisseurs à consulter.

25

- Envoi des rappels des demandes de cotation aux fournisseurs concernés. 24

CO

R/DC Fournisseurs Concernés


Marchés


Page : 8/9


Réf : PM 5.1

D

- Réception, à travers le bureau d’ordre, des cotations par lettre, télécopie ou moyens électroniques.

26 CO

m'’

Fournisseur

m-m’

m'



c



- Reprendre les opération 20 à 26. 27




Marchés


Page : 9/9


Réf : PM 5.1

a

EFC

- Classement provisoire dans le dossier achat, des cotations reçues et de l'état des fournisseurs à consulter.

28 CO

D

r




1




EDITION A / AUTEUR : Cabinet Wassim TURKI Annexes Date de conception : Décembre 2004


Page 1/1

ANNEXES

Annexe 1 Modèle de Rapport de Suivi Financier Annexe 2 Spécimens des documents administratifs Annexe 3 Accord de prêt Annexe 4 Directives Passation des Marchés Financés par les Prêts de la BIRD et les

Crédits de l’IDA Annexe 5 Directives Sélection et Emploi de Consultants par les Emprunteurs de la

Banque mondiale Annexe 6 Plan de passation de marchés et mise à jour Annexe 7 Lettre de décaissement



EDITION A / AUTEUR : Cabinet Wassim TURKI Annexe 1 Modèle de Rapport de

Suivi Financier Date de conception : Décembre 2004


Page 1/1

Référence Désignation

Annexe 1.1 Bilan du projet Annexe 1.2 Etat de suivi des engagements contractuels Annexe 1.3 Etat des décaissements Annexe 1.4 Etat de réconciliation du compte spécial Annexe 1.5 Rapport de la passation des marchés de fournitures (1) Annexe 1.5.1 Rapport de la passation des marchés de fournitures (2) Annexe 1.6 Rapport de la passation des marchés de consultants (1) Annexe 1.6.1 Rapport de la passation des marchés de consultants (2) Annexe 1.7 Rapport sur l’avancement physique du projet

Rapport de Suivi Financier Annexe 1.1

Trimestre Cumulatif

ACTIFTrésorerie

Compte Spécial A x xCompte Spécial B x x x x

Utilisations des fonds

Fournitures x xServices de consultants x xSubventions x x

x x

Total Actifs x x

PASSIF

Sources de financement

Banque Mondiale x x

Etat Tunisien x x

Total Passifs x x

PROJET DE DEVELOPPEMENT DES EXPORTATIONS PDE II

ETAT DES EMPLOIS ET DES RESSOURCESAU jj/mm/aaaa


EUR DT EUR DT EUR DT EUR DT EUR DT

Composante A.1

Fournitures A.1.F.1 A.1.F.2 (…) A.1.F.n

Consultants A.1.C.1 A.1.C.2 (…) A.1.C.n

Composante A.2



(…)

Fournitures

Consultants

Total Projet


ETAT DE SUIVI DES ENGAGEMENTS CONTRACTUELSAU jj/mm/aaaa

Reliquat sur total marchéTotal marché Réalisations Décaissements Reliquat sur réalisations


EUR DT EUR DT EUR DT EUR DT

Composante A.1



Composante A.2



(…)

Total Fournitures

Total Consultants

Total Projet

Reliquat


ETAT DES DECAISSEMENTSAU jj/mm/aaaa

% elligible Total marché Décaissements timestriels Total Décaissements


Montant avancé par la Banque x

Moins montant total recouvré par la Banque <x>

Encours actuel de l'avance en compte spécial x

Solde fin de période du Compte Spécial x(Selon le relevé bancaire)

Plus Total des dépenses admissibles x

Plus montant déjà demandé mais pas encore crédités à la date de clôture x

N° Demande Montant aaa1 x aaa2 x (…)

Total des demandes précédentes non encore créditées x

Montant total de l'avance justifié x


ETAT DE RECONSILIATION DU COMPTE SPECIAL AU jj/mm/aaaa


Composante Réf. Description Devis Méthode de passation

Rédaction DAO

Etablissement liste restreinte

Avis non objection LR

Réception Offres

Sélection Adjudicataire

Signature Contrat Livraison Montant du

contratNom du

fournisseur

A.1 A.1.C.1 PrévuEffectif




(…) (…) PrévuEffectif

Echéancier


RAPPORT DE LA PASSATION DES MARCHES DE FOURNITURES (1)AU jj/mm/aaaa

Rapport de Suivi Financier Annexe 1.5.1

Réf. Marché Problèmes à soulever O/N Description

Différends Contractuels à soulever O/N

Description


RAPPORT DE LA PASSATION DES MARCHES DE FOURNITURES (2)AU jj/mm/aaaa


Composante Réf. Marché Description Devis Méthode de passation Rédaction TR Etablissement liste

restreinteEnvoi demande

propositions

Ouverture des propositions techniques

Evaluation technique

Evaluation finale Signature Montant du

contratNom du

consultant





(…) (…) PrévuEffectif


RAPPORT DE LA PASSATION DES MARCHES DE CONSULTANTSAU jj/mm/aaaa

Echéancier

Rapport de Suivi Financier Annexe 1.6.1

Réf. Marché Problèmes à soulever O/N Description

Différends Contractuels à soulever O/N

Description


RAPPORT DE LA PASSATION DES MARCHES DE CONSULTANTS (2)AU jj/mm/aaaa


Prévisionnel Réalisation Coût du Date Réalisation Coût Date Période Cumulés

Description matérielle marché d'achèvement matérielle révisé révisée courante

1. Composante D.1

D.1.F.1 D.1.F.2 (…) D.1.F.n

1. Composante D.2

D.2.F.1 D.2.F.2 (…) D.2.F.n

3. Composante D.3

D.3.F.1 D.3.F.2 (…) D.3.F.n

Avancements réels à ce jour Principaux changements Autres informations pertinentes


RAPPORT SUR L'AVANCEMENT PHYSIQUE DU PROJETAU jj/mm/aaaa



EDITION A / AUTEUR : Cabinet Wassim TURKI Annexe 2 Imprimés et modèle de

documents administratifsDate de conception : Décembre 2004


Page 1/1

Référence Désignation @PM1 Demande de manifestation d’intérêt @PM2 Demande de cotation @BTPM1 Bordereau de transmission des documents de passation de marchés @BTPM2 Bordereau de transmission de documents pour classement définitif à l’UCSP :

Marchés de biens et services autres que consultants – Appel d’Offres International & Appel d’Offres National

@BTPM3 Bordereau de transmission de documents pour classement définitif à l’UCSP :

Marchés de biens et services autres que consultants – Consultation fournisseurs @BTPM4 Bordereau de transmission de documents pour classement définitif à l’UCSP :

Marchés de consultants SFQC @BTPM5 Bordereau de transmission de documents pour classement définitif à l’UCSP :

Marchés de consultants QC @BTPM6 Bordereau de transmission de documents pour classement définitif à l’UCSP :

Marchés de consultants CI @BTGF1 Bordereau de transmission de documents : Décaissements @BTGF2 Bordereau de transmission de documents : Rapports de Suivi Financier @RSDR Registre de suivi des documents reçus

@PM1

REPUBLIQUE TUNISIENNE

Projet de développement des exportations 2 Prêt N° 7239 TN

DEMANDE DE MANIFESTTATION D’INTERET

pour [Insérer : Brève description des Travaux]

Le présent avis de demande de manifestation d’intérêt suit l’avis général de passation des marchés du projet paru dans Development Business N° P071115 du 5 Août 2004 en ligne, et dans DG Market. La Tunisie a reçu un prêt auprès de la Banque internationale pour la Reconstruction et le Développement (BIRD) pour couvrir conjointement le coût du Projet de Développement des Exportations 2, et entend affecter une partie du produit de ce prêt aux paiements relatifs à la mission [insérer l’objet de la mission]. Le [insérer le nom de l’Agence d’exécution] entend présélectionner des [consultants et/ ou bureaux de consultants] pour [insérer la description des objectifs et du champ de la mission]. Les [consultants et ou bureaux de consultants] éligibles sont invités à manifester leur intérêt et à fournir tout type d’information pouvant justifier la possession des qualifications pertinentes pour la mission, et particulièrement : [insérer la liste des documents exigés]. Les [consultants et ou bureaux de consultants] seront sélectionnés conformément aux procédures d’établissement de liste restreinte spécifiées dans les Directives : sélection et emploi de consultants par les emprunteurs de la Banque mondiale, mai 2004. Les candidats intéressés peuvent obtenir de plus amples renseignements auprès de [insérer nom de l’organisme] (dont l’adresse figure ci-après) de [insérer les heures de bureau]. Les dossiers de candidature pour la présélection doivent parvenir, par courrier ou par porteur, à l’adresse ci-après au plus tard le [insérer la date et l’heure], le cachet du bureau d’ordre faisant foi. Ces dossiers doivent parvenir sous enveloppe cachetée portant les mentions suivantes : « [insérer le nom de l’Agence d’Exécution] – Demande de Manifestation d’Intérêt pour [insérer l’objet de la mission] – Ne pas ouvrir » [Insérer le nom du bureau] [Insérer le nom du responsable] [Insérer l’adresse postale] [Insérer le numéro de téléphone, indiquer le préfixe du pays] [Insérer le numéro de télécopie] [Insérer l’adresse électronique]

@PM2 (1/1)


Projet de développement des exportations 2 Prêt N° 7239 TN

[INSERER LE NOM DE L’AGENCE D’EXECUTION]

DEMANDE DE COTATION

La [insérer le nom de l’Agence d’exécution] entend sélectionner un fournisseur pour commander [insérer la description de la nature des biens ou services à commander] présentés ci-après. Les fournisseurs éligibles sont invités à présenter leur offres suivant le modèle présenté ci-dessous. Les candidats intéressés peuvent obtenir de plus amples renseignements auprès de [insérer nom de l’organisme] (dont l’adresse figure ci-après) de [insérer les heures de bureau]. Les cotations doivent parvenir, par courrier ou par porteur, à l’adresse ci-dessous au plus tard le [insérer la date et l’heure], le cachet du bureau d’ordre faisant foi. Ces cotations doivent parvenir sous enveloppe cachetée portant les mentions suivantes : « [insérer le nom de l’Agence d’Exécution] – Demande de Cotation pour [insérer l’objet de la mission] – Ne pas ouvrir » [Insérer le nom du responsable] [Insérer l’adresse postale] [Insérer le numéro de téléphone, indiquer le préfixe du pays] [Insérer le numéro de télécopie] [Insérer l’adresse électronique]

@PM2 (2/2)

ETAT DE COTATION

Fournisseur : Téléphone : Adresse : Fax :

Description détaillée Quantité par lot commandé

Date de livraison Prix unitaire Prix total en

HT [Insérer une description détaillée des fournitures de biens et services] Total :

Arrêter le présent état de cotation à la somme de (Montant total en toute lettre).

(Signature autorisée)

REPUBLIQUE TUNISIENNE PROJET DE DEVELOPPEMENT DES EXPORTATIONS

@BTPM 1 (Recto)

Bordereau de transmission de documents de passation de marchés

N° (Code agence / type de bordereau / séquence numérique)

Date : ………………………………………………….. De : Agence d’Exécution Vers : Agence d’Exécution

………………………………………………….. …………………………………………………..

Marché Biens et Services Référence : ………………………………………………………………………………………………Objet : ……………………………………………………………………………………………… Etape1 : Publication et vente du DAO Attribution définitive du marché Rejet de toutes les offres Documents annexés1 : DAO comprenant PV de la commission de marchés statuant sur le DAO Cahier des charges administratives générales Avis d’appel d’offres Cahier des clauses administratives particulières Rapport sur l’évaluation et la comparaison des offres Cahier des clauses techniques particulières Avis d’attribution de marché Instructions aux soumissionnaires Avis de non objection Données particulières de l’appel d’offres ……………………………………………………… Modèle d’offre ……………………………………………………… Modèle de marché ……………………………………………………… Modèles de garanties ……………………………………………………… Modèle d’autorisation du fabricant ……………………………………………………… Préparé par Contrôlé par Nom et Prénom

Signature

1 Cocher la case correspondante

REPUBLIQUE TUNISIENNE PROJET DE DEVELOPPEMENT DES EXPORTATIONS

@BTPM 1 (Verso)

Bordereau de transmission de documents de passation de marchés

N° (Code agence / type de bordereau / séquence numérique)

Date : ………………………………………………….. De : Agence d’Exécution Vers : Agence d’Exécution

………………………………………………….. …………………………………………………..

Marché Consultant Référence : ………………………………………………………………………………………………Objet : ……………………………………………………………………………………………… Etape1 : Transmission de la DP aux bureaux sur liste restreinte Ouverture des propositions financières Signature du contrat négocié pour les marchés de consultants.

Sélection SFQC Sélection QC Projets de demande de propositions Liste restreinte des consultants Liste restreinte des consultants Termes de référence PV de la CM fixant la liste restreinte PV de la CM fixant la liste restreinte PV de la CD des propositions techniques Projet de contrat paraphé Rapport d’évaluation technique PV de négociation du marché avec le consultant Projet de contrat paraphé Avis de non objection PV de négociation du marché avec le consultant ………………………………………………….. Avis de non objection ………………………………………………….. ………………………………………………….. ………………………………………………….. Sélection de CI

Etat de classification des consultants Manifestations d’intérêts reçues PV de négociation du marché avec le consultant Projet de contrat paraphé Avis de non objection Préparé par Contrôlé par Nom et Prénom

Signature

REPUBLIQUE TUNISIENNE PROJET DE DEVELOPPEMENT DES EXPORTATIONS II

@BTPM 2

Bordereau de transmission de documents pour classement définitif à l’UCSP

marchés de biens et services autres que consultants

N° (Code agence / type de bordereau / séquence numérique) :

De : Agence d’Exécution Identification du Marché :

Référence : ……………………………………………………………………………………………. Objet : …………………………………………

Documents annexés2 :

Marché de biens et services autres que consultants

Appel d’Offres International/Appel d’Offres National

Le dossier d’appel d’offres comportant : Cahier des prescriptions communes Données particulières de l’appel d’offres Cahier des charges administratives générales Modèle d’offre Cahier des clauses administratives particulières Modèle de marché Cahier des clauses techniques particulières Modèles de garanties Instructions aux soumissionnaires Modèle d’autorisation du fabricant PV de la réunion de la commission des marchés statuant sur l’approbation du dossier d’appel d’offres marchés statuant sur la sélection du fournisseur PV de la commission d’ouverture des plis de dépouillement des offres Demande et Avis de non objection Sur de dossier d’appel d’offres sur l’attribution proposée Lettre d’adjudication de marché de transmission à la banque du contrat signé Texte et référence de la publication de l’Avis particulier d’appel d’offres d’attribution de marché publié dans UNDB et dgMarket Rapports spéciaux destinés à la commission des marchés Copie du quotidien comportant l’avis particulier d’AO Originaux des convocations des différentes commissions Offres des soumissionnaires Fiche d’ouverture des plis Notifications des pièces manquantes ……………………………………………………… …………………………………………………………. ……………………………………………………… …………………………………………………………. ……………………………………………………… …………………………………………………………. ……………………………………………………… ………………………………………………………….


Date : ……………………………

Préparé par Contrôlé par Nom et Prénom

Signature


@BTPM 3


marchés de biens et services autres que consultants



Référence : ……………………………………………………………………………………………. Objet : …………………………………………


Marché de biens et services autres que consultants


Spécifications techniques Rappels des demandes de cotation Rapport spécial destiné à la commission du marché Cotations reçues Etat des fournisseurs à consulter Tableau de comparaison des cotations Demandes de cotations Originaux des convocations des différentes commissions PV de la commission de marché approuvant les spécifications techniques approuvant le choix de la cotation à retenir Bon de commande enregistré dans le bureau d’ordre PV de la commission de dépouillement des cotations ……………………………………………………………. ……………………………………………………………. ……………………………………………………………. ……………………………………………………………. ……………………………………………………………. ……………………………………………………………. ……………………………………………………………. ……………………………………………………………. ……………………………………………………………. …………………………………………………………….


Date : ……………………………


Signature


@BTPM 4


Marchés de consultants SFQC



Référence : ……………………………………………………………………………………………. Objet : …………………………………………

Documents annexés4 : Termes de référence Liste restreinte des consultants Demande de manifestation d’intérêt Demande de propositions Manifestations d’intérêts reçues Propositions reçues Projets de contrat à conclure avec le consultant Contrat définitif signé Notifications des pièces manquantes PV de négociation avec le consultant adjudicataire

Justificatifs d’envoi des Notifications des pièces manquantes

Notification aux consultants retenus sur la base des propositions techniques

Page du quotidien comportant publication de la DMI Originaux des convocations des différentes commissions Rapport d’évaluation technique des propositions d’évaluation financière de comparaison récapitulatif spéciaux destinés à la commission des marchés Demande et Avis de non objection de la banque sur la liste restreinte et la demande de propositions l’attribution proposée et le projet de contrat le rapport d’évaluation technique PV de réunion de la commission de marché statuant sur les termes de références fixant la liste restreinte portant sur le dépouillement des propositions techniques comportant de choix provisoire du consultant adjudicataire PV de réunion de la commission de dépouillement des manifestations d’intérêt des propositions techniques des propositions financières PV de la commission d’ouverture des propositions techniques des propositions financières Fiches d’ouverture des propositions techniques des propositions financières Texte et référence de publication dans UNDB et dgMarket de la DMI de l’avis d’attribution Lettres de notification de la liste restreinte aux consultants d’adjudication provisoire et invitation aux négociations de transmission à la banque du contrat signé de regret à l’attention des consultants non retenus Lettre d’information à l’attention de la banque mondiale

du rapport final d’évaluation et du choix de la commission de marchés

en cas d’échec négociations avec le des consultant adjudicataire


Date : ……………………………


Signature


@BTPM 5


Marchés de consultants QC



Référence : ……………………………………………………………………………………………. Objet : …………………………………………

Documents annexés5 : Termes de reference PV de la réunion de la commission des marchés approuvant les termes de référence Demande de manifestation d’intérêt Manifestation d’intérêt reçues Demande de propositions PV de réunion de la commission de dépouillement des manifestations d’intérêt PV de réunion de la commission des marchés comportant la liste restreinte et le choix provisoire du consultant Liste restreinte des consultants approuvée par la commission des marchés Lettre d’information à l’attention de la banque du rapport final d’évaluation et du choix de la commission de marchés

Demande et Avis de non objection de la Banque sur la liste restreinte et le choix du consultant retenu (cas d’examen préalable)

Lettre de notification du consultant sélectionnée l’invitant à remettre une proposition technique et financière Lettre de convocation aux négociations des termes du marché PV de négociation avec le consultant retenu Lettre d’information à l’attention de la Banque Mondiale en cas d’échec des négociations PV de la réunion de la commission des marchés portant sur l’approbation de la proposition négocié Projet du contrat à conclure avec le consultant retenu Demande et avis de non objection de la banque sur le projet de contrat négocié (cas d’examen préalable) Lettres de regret à l’attention des consultants non retenus Contrat définitif signé Lettre de transmission à la banque du contrat signé Texte et référence de publication de l’avis d’attribution à l’UNDB et dgMarket (si exigée) Copie de la page de quotidien comportant la publication de la demande de manifestation d’intérêt Rapports spéciaux destinés à la commission des marchés Originaux des convocations des différentes commissions


Date : ……………………………


Signature


@BTPM 6


Marchés de consultants CI



Référence : ……………………………………………………………………………………………. Objet : …………………………………………


Termes de référence Demande de candidatures Copie de la page de quotidien comportant la publication de la demande de candidatures (éventuellement) Candidatures reçues PV de réunion de la commission de dépouillement des candidatures reçues Rapport spécial destiné à la commission des marchés

PV de la réunion de la commission des marchés approuvant la classification des candidatures retenues et du choix du consultant sélectionné

Demande et Avis de non objection de la Banque sur la classification des candidatures retenus et le choix du consultant sélectionné (cas d’examen préalable)

Notifications au consultant sélectionné PV de négociation Lettre d’information de la Banque en cas de non aboutissement des négociations Projet de contrat à conclure avec le consultant sélectionné

PV de la réunion de la commission des marchés approuvant le projet du contrat négocié à conclure avec le consultant sélectionné

Demande et Avis de non objection de la Banque sur le projet du contrat négocié (cas d’examen préalable) Contrat définitif signé Lettre de transmission du contrat signé à la Banque Lettres de regret pour les soumissionnaires non sélectionnés Originaux des convocations des différentes commissions


Date : ……………………………


Signature


@BTGF 1

Bordereau de transmission de documents Décaissements


De :

Documents annexés7 : Relevé des dépenses du …………………………………………………………. Pièces justificatives des dépenses du …………………………… au ………………………….


Date : ……………………………

Mois : ……………………………

Agence d’Exécution …………………………………………….

Références Références Références ………….. ………….. ………….. ………….. ………….. ………….. ………….. ………….. ………….. ………….. ………….. ………….. ………….. ………….. ………….. ………….. ………….. …………..

Préparé par Contrôlé par

Nom et Prénom

Signature



@BTGF 2

Bordereau de transmission de documents Rapports de Suivi Financier


Date d’arrêté :

De :

Documents annexés8 : Etat des emplois et ressources Etat de suivi des engagements contractuels Etat des décaissements Rapport de passation de marché Rapport sur l’avancement physique du marché Etat de réconciliation de solde du compte spécial A


Date : ……………………………

Au ……………………………

Agence d’Exécution ……………………………………………….

Préparé par Contrôlé par

Nom et Prénom

Signature



@RSDR

UNITE DE COORDINATION ET DE SUIVI DU PROJET

REGISTRE DE SUIVI DES DOCUMENTS RECUS

Agence …………………………………..

Date Référence Contenu

……………… ……………… ……………………………………………………………………………….

……………… ……………… ……………………………………………………………………………….

……………… ……………… ……………………………………………………………………………….

……………… ……………… ……………………………………………………………………………….

……………… ……………… ……………………………………………………………………………….

……………… ……………… ……………………………………………………………………………….

……………… ……………… ……………………………………………………………………………….

……………… ……………… ……………………………………………………………………………….

……………… ……………… ……………………………………………………………………………….

……………… ……………… ……………………………………………………………………………….

……………… ……………… ……………………………………………………………………………….

……………… ……………… ……………………………………………………………………………….

Accord de prêt

Directives Passation des Marchés Financés par les Prêts de la BIRD et les Crédits de l’IDA

Mai 2004

Banque mondiale 1818 H Street, N.W. Washington, D.C. 20433

© 2004 Banque internationale pour la reconstruction et le développement/BANQUE MONDIALE 1818 H Street, N.W. Washington, D.C. 20433, États-Unis d’Amérique Premier tirage en français : mai 2004 Tous droits réservés ISBN 0-8213-

iii

TABLE DES MATIÈRES

I. Introduction ............................................................................................................................. 1

1.1 Objet ............................................................................................................................... 1 1.2 Considérations générales ................................................................................................ 2 1.5 Champ d’application des Directives ............................................................................... 2 1.6 Critères de provenance.................................................................................................... 2 1.9 Passation anticipée de marchés et financement rétroactif ............................................... 3 1.10 Groupements d’entreprises ............................................................................................. 3 1.11 Contrôles effectués par la Banque .................................................................................. 3 1.12 Passation non conforme aux Directives.......................................................................... 3 1.13 Mention de la Banque ..................................................................................................... 3 1.14 Fraude et corruption........................................................................................................ 4 1.16 Plan de passation des marchés ........................................................................................ 5

II. Appel d’offres ouvert international ....................................................................................... 6

A. Généralités........................................................................................................................... 6 2.1 Introduction..................................................................................................................... 6 2.2 Natures des différents marchés et ampleur des prestations à fournir.............................. 6 2.6 Soumission en deux étapes ............................................................................................. 6 2.7 Annonce et publicité ....................................................................................................... 7 2.9 Préqualification des candidats......................................................................................... 7

B. Dossier d’appel d’offres...................................................................................................... 7 2.11 Généralités ...................................................................................................................... 7 2.13 Validité des offres et garantie d’offre ............................................................................. 8 2.15 Choix de la langue .......................................................................................................... 8 2.16 Clarté du dossier d’appel d’offres................................................................................... 9 2.19 Normes............................................................................................................................ 9 2.20 Utilisation des noms de marque...................................................................................... 9 2.21 Établissement des prix .................................................................................................... 9 2.24 Révision des prix .......................................................................................................... 10 2.26 Transports et assurances ............................................................................................... 10 2.28 Dispositions concernant les monnaies .......................................................................... 11 2.29 Monnaie de l’offre ........................................................................................................ 11 2.31 Conversion aux fins de comparaison des offres ........................................................... 11 2.32 Monnaie du règlement .................................................................................................. 11 2.34 Modalités de règlement................................................................................................. 11 2.37 Offres variantes............................................................................................................. 12 2.38 Clauses et conditions des marchés ................................................................................ 12 2.39 Garantie de bonne exécution......................................................................................... 12 2.41 Pénalité et primes.......................................................................................................... 13 2.42 Cas de force majeure..................................................................................................... 13 2.43 Droit applicable et règlement des litiges....................................................................... 13

C. Ouverture des plis, évaluation des offres et attribution du marché..................................... 13 2.44 Délai de préparation des offres ..................................................................................... 13 2.45 Modalités d’ouverture des plis...................................................................................... 13 2.46 Éclaircissements et modifications à apporter aux offres............................................... 14 2.47 Caractère confidentiel de la procédure ......................................................................... 14 2.48 Examen des offres......................................................................................................... 14 2.49 Évaluation et comparaison des offres ........................................................................... 14 2.55 Préférences en faveur du pays de l’Emprunteur ........................................................... 15 2.57 Prorogation de la validité des offres ............................................................................. 15 2.58 Vérification a posteriori de la capacité des candidats ................................................... 15 2.59 Attribution du marché................................................................................................... 15

iv

2.60 Publication de l’attribution du marché.......................................................................... 15 2.61 Rejet de toutes les offres ............................................................................................... 16 2.65 Rapport oral .................................................................................................................. 16

D. Procédure modifiée d’AOI ................................................................................................. 16 2.66 Opérations à décaissement rapide ................................................................................. 16 2.68 Passation des marchés de produits de base ................................................................... 17

III. Autres méthodes de passation des marchés......................................................................... 18

3.1 Généralités .................................................................................................................... 18 3.2 Appel d’offres international restreint............................................................................ 18 3.3 Appel d’offres national ................................................................................................. 18 3.5 Consultation de fournisseurs......................................................................................... 18 3.6 Entente directe .............................................................................................................. 19 3.8 Régie ............................................................................................................................. 19 3.9 Marchés passés auprès d’institutions de l’Organisation des Nations Unies ................. 19 3.10 Spécialistes de la passation de marchés ........................................................................ 19 3.11 Inspection et certification.............................................................................................. 20 3.12 Passation des marchés au titre de prêts accordés à des intermédiaires financiers......... 20 3.13 Passation des marchés dans le cadre de concessions de travaux et/ou services avec apport

financier du secteur privé.............................................................................................. 20 3.14 Passation des marchés basée sur les résultats ............................................................... 21 3.16 Passation des marchés financés par des prêts garantis par la Banque........................... 21 3.17 Participation communautaire à la passation des marchés ............................................. 21

Annexes

Annexe 1 — Examen par la Banque des décisions concernant la passation des marchés .......... 22 1. Calendrier de passation des marchés ............................................................................ 22 2. Examen préalable.......................................................................................................... 22 5. Examen a posteriori ...................................................................................................... 23

Annexe 2 — Préférences en faveur du pays de l’Emprunteur .................................................... 24

1. Préférence en faveur des fournitures fabriquées dans le pays de l’Emprunteur ........... 24 7. Préférence en faveur des entrepreneurs du pays de l’Emprunteur................................ 24

Annexe 3 — Recommandations aux soumissionnaires .............................................................. 26

1. Objet ............................................................................................................................. 26 2. Responsabilité de la passation des marchés .................................................................. 26 3. Rôle de la Banque ......................................................................................................... 26 5. Information sur les passations de marchés.................................................................... 26 6. Rôle du candidat ........................................................................................................... 27 10. Caractère confidentiel de la procédure ......................................................................... 27 11. Action de la Banque...................................................................................................... 27 15. Échange d’informations après l’attribution................................................................... 28

v

Abréviations

AOI Appel d’offres ouvert international AON Appel d’offres national BIRD Banque internationale pour la

Reconstruction et le Développement (Banque mondiale)

CIP Port payé, assurance comprise jusqu’au (lieu de destination)

EXW Sortie usine IDA Agence internationale pour le

Développement UNDB United Nations Development Business

1

I. INTRODUCTION

Objet

1.1 Les présentes Directives ont pour objet d’informer les responsables de l’exécution d’un projet financé en tout ou en partie par un prêt de la Banque internationale pour la reconstruction et le développement (BIRD) ou par un crédit de l’Association internationale de développement (IDA)1, des politiques qui régissent la passation de marchés de fournitures, de travaux et de services (autres que les services de consultants) nécessaires à ce projet2. L’Accord de prêt régit les relations juridiques entre l’Emprunteur et la Banque, et les Directives s’appliquent à la passation des marchés de fournitures et de travaux requis pour le projet dans les conditions fixées par l’Accord. Les droits et obligations de l’Emprunteur et des soumissionnaires/ titulaires3 des marchés de fournitures et de travaux sont régis par les dispositions des dossiers d’appel d’offres et des contrats conclus entre l’Emprunteur et les titulaires des marchés de fournitures et de travaux, et non par les présentes Directives ou par les Accords de prêt. Aucune partie autre que les parties à l’Accord de prêt ne peut se prévaloir des droits stipulés dans ledit accord ni prétendre détenir une créance sur les fonds provenant du prêt.

Considérations générales

1.2 L’Emprunteur est responsable de l’exécution du projet et, par voie de conséquence, de l’attribution et du suivi de l’exécution des marchés au titre du projet4. La Banque, quant à elle, est tenue par ses Statuts de veiller à ce que « le produit d’un prêt soit consacré exclusivement aux objets pour lesquels il a été accordé, compte dûment tenu des considérations d’économie et de rendement et sans laisser intervenir des influences ou considérations politiques ou extra-économiques5 », et elle a établi à cette fin des procédures détaillées. Dans la pratique, les règles et procédures de passation des marchés à suivre pour un projet donné varient selon les circonstances de l’espèce, mais quatre considérations déterminent d’une façon générale le choix des conditions requises par la Banque :

a) la nécessité d’exécuter le projet, y compris la passation des marchés de fournitures et de travaux, dans de bonnes conditions d’économie et d’efficacité ;

b) la volonté de la Banque, en sa qualité d’institution, de donner à tous les soumissionnaires répondant aux critères de provenance, qu’ils viennent de pays développés ou de pays en développement6, les mêmes informations et des chances égales de concourir pour l’obtention des marchés de fournitures et de travaux qu’elle finance ;

c) la volonté de la Banque, d’encourager les entrepreneurs et les fabricants du pays emprunteur ; et d) l’importance de la transparence dans la passation des marchés.

1.3 La concurrence ouverte est essentielle à une passation efficace des marchés publics. Les Emprunteurs doivent sélectionner la méthode la mieux adaptée à la passation spécifique des marchés. Dans la plupart des cas, le lancement d’un appel d’offres international (AOI) est le meilleur moyen de satisfaire à cet ensemble d’exigences, si cet appel d’offres est bien organisé et prévoit une marge de préférence en faveur des fournitures fabriquées localement ainsi que, dans certaines conditions, en faveur des entrepreneurs nationaux7. Dans la plupart des cas, la Banque demande donc à ses Emprunteurs de passer les marchés de fournitures, de travaux et de services nécessaires au projet par voie d’appels d’offres internationaux ouverts à tous les fournisseurs et entrepreneurs répondant aux critères de provenance8. La Section II des présentes Directives expose les procédures applicables aux AOI.

1 Les conditions de passation des marchés sont les mêmes pour la BIRD et l’IDA et dans les présentes Directives ; toute référence à la Banque inclut la BIRD et l’IDA et toute référence aux prêts inclut les prêts de l’IDA de même que les crédits de l’IDA, les dons de l’IDA et les avances du Mécanisme de financement de la préparation des projets (avance PPF). Les Accords de prêt incluent l’Accord de crédit au développement, l’Accord de financement du développement, l’Accord de don pour le développement et l’Accord de projet. Toute référence à « l’Emprunteur » inclut le Bénéficiaire d’un don de l’IDA. 2 Dans les présentes Directives, toute référence aux « fournitures » et « travaux » inclut les services qui leur sont liés, comme les transports, les assurances, l’installation, la mise en service, la formation ou l’entretien initial. Le terme « fournitures » inclut les produits de base, les matières premières, les machines, le matériel et les équipements industriels. Les dispositions des présentes Directives s’appliquent également aux services qui font l’objet d’appels d’offres et de marchés sur la base de l’exécution d’une prestation physique quantifiable, comme les services de forage, de cartographie et autres opérations analogues. Mais elles ne couvrent pas les services de consultants, auxquels s’appliquent les Directives pour la sélection et l’emploi de consultants par les Emprunteurs de la Banque mondiale (ci-après dénommées les Directives relatives aux Consultants). 3 Les présentes Directives emploient indifféremment les termes « soumissionnaires » et « candidats. » 4 Dans certains cas, l’Emprunteur n’est qu’un intermédiaire et le projet est exécuté par un autre service ou organisme. Dans les présentes Directives, le terme « Emprunteur » désigne également ces services ou organismes, ainsi que les Emprunteurs secondaires dans le cas d’accords de rétrocession. 5 Statuts de la Banque internationale pour la reconstruction et le développement, Article III, Section 5 (b) et les Statuts de l’IDA, Article V, Section 1(g). 6 Voir paragraphes l.6, 1.7 et 1.8. 7 Aux fins des présentes Directives, le terme « entrepreneurs » désigne uniquement les entreprises assurant des services de construction. 8 Voir paragraphes 1.6, 1.7 et 1.8..

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1.4 Lorsque l’AOI n’est pas la méthode appropriée, d’autres méthodes peuvent être utilisées. La Section III décrit ces autres méthodes et les situations dans lesquelles il est justifié de les adopter. Dans chaque cas, l’Accord de prêt relatif au projet indique les procédures particulières qui peuvent s’appliquer à la passation des marchés. Le Plan de passation des marchés spécifie les marchés qui doivent être financés dans le cadre du projet de même que la méthode de passation des marchés à appliquer conformément à l’Accord de prêt, tel qu’indiqué au paragraphe 1.16 des présentes Directives.

Champ d’application des Directives

1.5 Les procédures de passation des marchés décrites dans les présentes Directives s’appliquent à tous les marchés de fournitures et de travaux financés intégralement ou partiellement sur les fonds du prêt de la Banque9. Pour les fournitures et les travaux qui ne sont pas financés par la Banque, l’Emprunteur peut suivre d’autres procédures. Dans ce cas, la Banque doit pouvoir s’assurer que les procédures adoptées permettront à l’Emprunteur d’exécuter le projet avec la diligence et l’efficacité voulues et que les fournitures et les travaux à acquérir :

a) seront de qualité satisfaisante et compatibles avec le reste du projet ; b) pourront être livrés ou achevés dans les délais voulus ; et c) sont proposés à un prix qui ne compromet pas la viabilité économique et financière du projet.

Critères de provenance

1.6 En vue d’encourager la concurrence, la Banque autorise les entreprises et les ressortissants de tous les pays à offrir des fournitures, des travaux et des services dans le cadre de projets financés par la Banque. Les conditions de participation concerneront uniquement celles qui sont indispensables pour assurer que l’entreprise est capable d’exécuter le marché en question.10

1.7 Lorsqu’un marché est intégralement ou partiellement financé sur les fonds de la Banque, l’Emprunteur ne peut refuser ni la pré-qualification ou la post-qualification d’une entreprise, ni sa candidature, pour des motifs autres que les capacités et les ressources dont dispose cette entreprise pour exécuter le marché. L’Emprunteur ne peut pas non plus exclure un soumissionnaire pour ces mêmes raisons. C’est pourquoi les Emprunteurs doivent accorder une attention toute particulière aux qualifications techniques et financières des soumissionnaires pour s’assurer qu’ils ont les capacités requises pour exécuter le marché en question.

1.8 Par exception à ce principe :

a) Les entreprises d’un pays ou les fournitures fabriquées dans un pays peuvent être exclues i) si la loi ou la réglementation du pays de l’Emprunteur interdit les relations commerciales avec ledit pays, sous réserve qu’il soit établi à la satisfaction de la Banque que cette exclusion n’empêche pas le jeu efficace de la concurrence pour la fourniture des fournitures ou l’exécution des travaux demandés, ou ii) si, en application d’une décision prise par le Conseil de sécurité des Nations Unies au titre du Chapitre VII de la Charte des Nations Unies, le pays de l’Emprunteur interdit toute importation de fournitures en provenance dudit pays ou tout paiement aux personnes physiques ou morales dudit pays. Lorsque le pays de l’Emprunteur interdit les paiements à une entreprise particulière ou pour des fournitures particulières en application d’une telle décision, cette entreprise peut être exclue.

b) Aucune entreprise engagée par l’Emprunteur afin de fournir des services de conseil pour la préparation ou l’exécution d’un projet, ni aucune entreprise qui lui est affiliée, n’est ultérieurement admise à fournir des biens, des travaux ou des services qui suivent ou qui sont directement liés aux services de conseil de ladite entreprise relatifs à ladite préparation ou exécution. Cette disposition ne s’applique pas aux diverses entreprises (consultants, entrepreneurs ou fournisseurs) qui concourent à l’exécution des obligations du titulaire d’un marché clés en main ou d’un marché de conception et construction11.

c) Les entreprises publiques du pays de l’Emprunteur sont admises à participer uniquement si elles peuvent établir i) qu’elles jouissent de l’autonomie juridique et financière, ii) qu’elles sont gérées selon les règles du droit commercial et iii) ne sont pas des agences qui dépendent de l’Emprunteur ou de l’Emprunteur secondaire.12.

d) Une entreprise exclue par la Banque en vertu des dispositions de l’alinéa (d) du paragraphe 1.14 des présentes Directives ne pourra être attributaire d’un marché financé par la Banque pendant la période pour laquelle la Banque l’a exclue.

9 Ceci s’applique également aux situations où l’Emprunteur a recours à un agent spécialisé en passation des marchés dans le cadre du paragraphe 3.10. 10 La Banque autorise les entreprises et les ressortissants de Taiwan, Chine à offrir des fournitures, des travaux et des services dans le cadre de marchés financés par la Banque. 11 Voir paragraphe 2.5. 12 À l’exception des services d’exécution en régie, conformément aux dispositions du paragraphe 3.8.

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Passation anticipée de marchés et financement rétroactif

1.9 L’Emprunteur peut souhaiter engager la passation des marchés avant la signature de l’Accord de prêt correspondant de la Banque. Dans ces cas, les procédures suivies, y compris celles concernant la publicité, doivent être conformes aux présentes Directives pour que les marchés qui en résulteront puissent être financés par la Banque, et la Banque examinera les procédures utilisées par l’Emprunteur. L’Emprunteur qui passe des marchés de cette manière le fait à ses risques, et le fait d’avoir approuvé les procédures de passation, les documents ou les propositions d’attribution de marché n’entraîne pour la Banque aucune obligation de consentir un prêt pour le projet en question. Si le contrat est signé, le remboursement par la Banque de toute somme payée par l’Emprunteur au titre du marché avant la signature du prêt est appelé financement rétroactif et n’est autorisé que dans les limites prévues dans l’Accord de prêt.

Groupements d’entreprises

1.10 Toute entreprise peut soumissionner seule ou en association, en confirmant la responsabilité solidaire et conjointe, avec des entreprises locales et/ou étrangères, mais la Banque n’accepte pas que la présentation d’une offre soit subordonnée à la constitution de groupements ou à d’autres formes d’association obligatoire entre entreprises.

Contrôles effectués par la Banque

1.11 La Banque examine les procédures de passation des marchés de l’Emprunteur, le dossier d’appel d’offres, l’évaluation des offres, les recommandations d’attribution du marché et le contrat pour s’assurer que le marché est passé conformément aux procédures convenues. Ces procédures d’examen sont décrites à l’Annexe 1. Le Plan de passation des marchés approuvés par la Banque13 précise dans quelle mesure elles s’appliquent aux différentes catégories de fournitures et de travaux qui seront intégralement ou partiellement financés sur les fonds du prêt de la Banque.

Passation non conforme aux Directives

1.12 La Banque ne finance pas les dépenses effectuées au titre des marchés de fournitures et de travaux qui n’ont pas été passés conformément aux dispositions de l’Accord de prêt et détaillées dans le Plan de passation des marchés.14 Dans ces cas, la Banque déclare la passation de marché non conforme et elle a pour principe d’annuler la fraction du prêt affectée aux fournitures et aux travaux qui n’ont pas été acquis conformément à ces procédures. La Banque peut en outre exercer d’autres recours prévus dans l’Accord de prêt. Même lorsque le marché est attribué après émission de « l’Avis de non-objection » de la Banque, la Banque peut encore déclarer la passation de marché non conforme si elle conclut que « l’Avis de non-objection » a été émis sur la base d’informations incomplètes, inexactes ou trompeuses fournies par l’Emprunteur ou que les termes et conditions du marché ont été modifiés sans l’approbation de la Banque.

Mention de la Banque

1.13 Si l’Emprunteur souhaite faire mention de la Banque dans les documents de passation des marchés, le texte suivant doit être utilisé :

« (nom de l’Emprunteur) a obtenu (ou, le cas échéant, « a demandé ») un prêt de la Banque internationale pour la reconstruction et le développement (la Banque), d’un montant équivalant à … dollars des Etats-Unis en vue de financer le coût du (nom du projet) et se propose d’utiliser ce prêt pour régler les paiements autorisés au titre du présent marché. La Banque n’effectuera de paiements qu’à la demande de (nom de l’Emprunteur ou de la personne désignée) après avoir approuvé lesdits paiements, lesquels seront soumis, à tous égards, aux dispositions de l’Accord de prêt. L’Accord de prêt interdit tout retrait du Compte de prêt destiné au paiement de toute personne physique ou morale, ou de toute importation de fournitures lorsque, à la connaissance de la Banque, ledit paiement, ou ladite importation, tomberait sous le coup d’une interdiction prononcée par le Conseil de sécurité de l’Organisation des Nations Unies au titre du Chapitre VII de la Charte des Nations Unies.15 Aucune partie autre que (nom de l’Emprunteur) ne peut se prévaloir des droits stipulés dans l’Accord de prêt, ni prétendre détenir une créance sur les fonds provenant du prêt16. »

13 Voir paragraphe 1.16. 14 Voir paragraphe 1.16. 15 Les Conditions générales de la BIRD applicables aux Accords de prêt et de garantie ; Article V ; Section 5.01 et les Conditions générales de l’IDA applicables aux Accords de crédit au développement ; Article V ; Section 5.01. 16 Selon le cas, remplacer les termes « prêt », « Banque internationale pour la reconstruction et le développement » et « Accord de prêt » par « crédit », « Association internationale de développement » et « Accord de crédit ».

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Fraude et Corruption

1.14 La Banque a pour principe de demander aux Emprunteurs (y compris les bénéficiaires de ses prêts) ainsi qu’aux soumissionnaires, entrepreneurs et fournisseurs des marchés qu’elle finance d’observer, lors de la passation et de l’exécution de ces marchés, les règles d’éthique professionnelle les plus strictes. En vertu de ce principe, la Banque :

a) définit, aux fins d’application de la présente disposition, les expressions ci-dessous de la façon suivante : i) est coupable de « corruption » quiconque offre, donne, sollicite ou accepte, directement ou

indirectement, un quelconque avantage en vue d’influencer l’action d’un agent public17 au cours de l’attribution ou de l’exécution d’un marché, et

ii) se livre à des « manœuvres frauduleuses » quiconque déforme, omet ou dénature des faits afin d’influencer l’attribution ou l’exécution d’un marché.

iii) on entend par « pratiques collusoires » un système ou un arrangement entre deux soumissionnaires ou plus, l’Emprunteur en étant informé ou non, destiné à fixer les prix à des niveaux artificiels et non concurrentiels ;

iv) on entend par « pratiques coercitives » les préjudices ou les menaces de préjudices portés directement ou indirectement à des personnes ou à leurs biens en vue d’influer sur leur participation au processus de passation des marchés ou d’affecter l’exécution du marché.

b) rejettera la proposition d’attribution du marché si elle établit que le soumissionnaire auquel il est recommandé d’attribuer le marché est coupable, directement ou par l’intermédiaire d’un agent, de corruption ou s’est livré à des manœuvres frauduleuses, collusoires ou coercitives en vue de l’obtention de ce marché ;

c) annulera la fraction du prêt allouée à un marché si elle détermine, à un moment quelconque, que les représentants de l’Emprunteur ou d’un bénéficiaire du prêt s’est livré à la corruption ou à des manœuvres frauduleuses, collusoires ou coercitives pendant la procédure de passation du marché ou l’exécution du marché sans que l’Emprunteur ait pris, en temps voulu et à la satisfaction de la Banque, les mesures nécessaires pour remédier à cette situation ;

d) sanctionnera un candidat ou une entreprise en l’excluant indéfiniment ou pour une période déterminée de toute attribution des marchés financés par la Banque, si la Banque établit, à un moment quelconque, que cette entreprise s’est livrée, directement ou par l’intermédiaire d’un agent, à la corruption ou à des manœuvres frauduleuses, collusoires ou coercitives en vue de l’obtention ou au cours de l’exécution d’un marché que la Banque finance ; et

e) pourra exiger que le dossier d’appel d’offres et les marchés financés sur un prêt de la Banque contiennent une clause demandant aux soumissionnaires, fournisseurs et entrepreneurs d’autoriser la Banque à examiner les documents et pièces comptables et autres documents relatifs à la soumission de l’offre et à l’exécution du marché et de les soumettre pour vérification à des auditeurs désignés par la Banque.

1.15 Pour les marchés d’un montant élevé financés par la Banque, l’Emprunteur peut, avec l’accord exprès de la Banque, inclure dans le modèle d’offre une disposition par laquelle les soumissionnaires s’engageront à soumissionner et à exécuter ces marchés en respectant les lois du pays contre la fraude et la corruption (y compris les paiements illicites) énumérées dans le dossier d’appel d’offres18. La Banque accepte l’insertion d’une telle disposition, à la demande du pays de l’Emprunteur, à condition qu’elle ait pu s’assurer que les arrangements qui régissent ladite disposition la satisfont.

17 Inclut le personnel de la Banque et les employés d’autres organisations qui prennent les décisions de passation des marchés ou les examinent. 18 Cet engagement pourrait être libellé comme suit : « Nous nous engageons à préparer et à présenter notre offre (et, si le marché nous est attribué, à l’exécuter) dans le respect le plus strict des lois contre la fraude et la corruption en vigueur dans le pays [de l’Acheteur][du Maître de l’ouvrage], lois dont la liste a été incluse par [l’Acheteur] [le Maître de l’ouvrage] dans le dossier d’appel d’offres relatif audit marché. »

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Plan de passation des marchés 1.16 Dans le cadre de la préparation du projet, l’Emprunteur préparera et, avant les négociations du prêt, fournira à la Banque pour approbation, un Plan de passation des marchés19 acceptable par la Banque et qui spécifiera : (a) les marchés spécifiques de fournitures, travaux et/ou services nécessaires pour exécuter le projet pendant la période initiale d’un minimum de 18 mois ; (b) la définition des méthodes proposées pour la passation de ces marchés autorisés dans l’Accord de prêt et (c) les procédures d’examen de la Banque.20 L’Emprunteur actualisera le Plan de passation de marchés tous les ans ou selon que de besoin pendant la durée du projet. L’Emprunteur mettra en oeuvre le Plan de passation des marchés de la manière approuvée par la Banque.

19 Si le projet prévoit la sélection de services de consultants, le Plan de passation des marchés doit aussi inclure les méthodes de sélection des consultants en application des Directives pour la sélection et l’emploi de consultants par les Emprunteurs de la Banque mondiale. La Banque rendra public le Plan de passation des marchés après que le prêt aura été approuvé ; les mises à jour seront rendues publiques après leur approbation par la Banque. 20 Voir annexe 1.

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II. APPEL D’OFFRES OUVERT INTERNATIONAL

A. Généralités

Introduction

2.1 Les procédures d’AOI décrites dans les présentes Directives ont pour objet de fournir en temps voulu à tous les candidats éventuels répondant aux critères de provenance21 des informations suffisantes sur les besoins de l’Emprunteur et de donner à tous des chances égales de concourir pour l’obtention des marchés de fournitures ou de travaux demandés.

Natures des différents marchés et ampleur des prestations à fournir

2.2 Le dossier d’appel d’offres doit indiquer la nature du marché à conclure et les dispositions contractuelles. Les marchés les plus courants sont les marchés à forfait, les marchés à prix unitaires et les marchés sur dépenses contrôlées, ou une combinaison de ces différentes catégories. La Banque n’accepte les marchés sur dépenses contrôlées que dans des circonstances exceptionnelles, par exemple, lorsque l’opération présente des risques importants ou que les coûts ne peuvent pas être déterminés à l’avance avec suffisamment de précision. Ces marchés doivent comprendre des dispositions permettant de limiter les dépenses.

2.3 L’importance de chacun des marchés dépendra en particulier de l’envergure, de la nature et de l’emplacement du projet. Lorsque le projet requiert toute une gamme de fournitures et de travaux, des marchés distincts sont généralement attribués pour la livraison et/ou l’installation des différents matériels et équipements22 et pour les travaux.

2.4 Lorsqu’un projet requiert des matériels, équipements ou travaux de même nature mais distincts, l’appel d’offres peut laisser aux candidats le choix entre plusieurs options afin d’intéresser à la fois les petites et les grandes entreprises. Les entreprises pourront ainsi, à leur gré, présenter une offre pour un seul lot ou pour un groupe de lots semblables. Toutes les offres, qu’elles portent sur un seul ou plusieurs lots, devront être reçues avant la même date limite, puis ouvertes et évaluées simultanément, pour que l’Emprunteur puisse déterminer l’offre ou la combinaison d’offres évaluée la moins-disante23.

2.5 Dans certains cas, la Banque peut autoriser ou demander la passation de marchés clés en main — c’est-à-dire que la conception et les études techniques, la fourniture et l’installation du matériel, et la réalisation d’ une installation complète ou des travaux fassent l’objet d’un marché unique. L’Emprunteur peut aussi garder la responsabilité de la conception et des études techniques, et lancer un appel d’offres pour un marché à responsabilité unique couvrant l’ensemble des fournitures et travaux inclus dans une partie du projet. Le cas échéant, la formule de marchés de conception et construction ou le recours à un ensemblier24 peuvent également être acceptables. 25

Soumission en deux étapes

2.6 Lorsqu’il s’agit de marchés clés en main ou de marchés portant sur un édifice important d’une grande complexité ou sur des travaux d’un type particulier ou d’une technologie complexe de l’information et de la communication, il n’est pas toujours souhaitable ou pratique de mettre au point à l’avance les spécifications techniques définitives. En pareil cas, il est possible de procéder en deux étapes. L’Emprunteur invite d’abord les candidats à remettre des propositions techniques, sans indication de prix, sur la base de principes généraux de conception ou de normes de performance, et sous réserve de précisions et d’ajustements ultérieurs d’ordre technique aussi bien que commercial. Lors de la seconde étape, les candidats sont invités à présenter, sur la base d’un dossier d’appel d’offres révisé 26, des propositions techniques définitives et les prix demandés.

21 Voir paragraphes 1.6, 1.7 et 1.8. 22 Aux fins des présentes Directives, le terme « équipements » désigne les matériels installés, formant, par exemple, une installation de production. 23 Voir les paragraphes 2.49 à 2.54 pour les procédures d’évaluation des offres. 24 Dans le cas de ce type de marchés, l’ensemblier n’exécute généralement pas les travaux lui-même, mais les confie à d’autres entreprises qu’il supervise, en assumant la totalité des responsabilités et des risques afférents au coût de ces travaux, à leur qualité et à leur exécution dans les délais prescrits. En revanche, un maître d’ouvrage délégué agit en qualité de consultant ou d’agent de l’Emprunteur, mais sans assumer les risques susmentionnés. (Si leur financement est assuré par la Banque, les services du maître d’ouvrage délégué doivent faire l’objet d’un marché passé conformément aux Directives relatives aux Consultants ; voir note 2.) 25 Voir les paragraphes 3.14 et 3.15 sur la passation des marchés basée sur les résultats. 26 Lorsqu’il révise le dossier d’appel d’offres à la deuxième étape, l’Emprunteur doit respecter la nature confidentielle des propositions techniques des soumissionnaires à la première étape, en application des dispositions relatives à la transparence et aux droits de propriété intellectuelle.

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Annonce et publicité

2.7 Dans tout appel à la concurrence, il est essentiel d’annoncer en temps opportun la possibilité de soumissionner. Pour les projets qui font l’objet d’AOI, l’Emprunteur est tenu de préparer et de communiquer à la Banque un projet d’avis général de passation de marchés. La Banque se charge de faire publier cet avis dans Development Business online (UNDB online) et dans Development Gateway Market (dgMarket)27. Cet avis doit donner des informations sur l’Emprunteur (ou l’Emprunteur éventuel) et indiquer le montant et l’objet du prêt, les prestations devant faire l’objet d’AOI, ainsi que le nom, le numéro de téléphone ou de télécopie et l’adresse de l’organisme de l’Emprunteur qui sera responsable de la passation des marchés, de même que l’adresse du site web où seront affichés les Avis de passation des marchés en question. L’avis doit aussi mentionner, si elle est connue, la date à laquelle les dossiers de pré-qualification ou d’appel d’offres seront disponibles. Les dossiers de pré-qualification ou d’appel d’offres, selon le cas, ne doivent pas être mis à la disposition du public avant la date de la publication de l’Avis.

2.8 Chaque marché doit donner lieu à la publication d’un avis particulier de pré-qualification ou d’appel d’offres, selon le cas, qui sera inséré au moins dans un journal de diffusion nationale du pays de l’Emprunteur (ou dans le Journal officiel ou sur un portail électronique d’accès libre). Ces avis doivent en outre être publiés dans UNDB online et dans dgMarket. Les avis seront publiés suffisamment en avance pour que les entreprises intéressées aient le temps de se procurer le dossier de pré-qualification ou d’appel d’offres, et de préparer leur demande de pré-qualification ou leur offre28.

Pré-qualification des candidats

2.9 Il est généralement nécessaire de procéder à une pré-qualification des candidats pour les travaux complexes ou d’une grande envergure, ou dans toute autre situation où le coût élevé de la préparation d’une offre détaillée risquerait de décourager la concurrence, par exemple, dans le cas de matériels devant être fabriqués sur commande, d’équipements industriels, de services spécialisés, de certaines technologies complexes de l’information et de marchés clés en main, de conception et construction ou d’ensemblier. Cette pré-qualification permettra aussi de s’assurer que l’avis d’appel d’offres ne sera adressé qu’à des entreprises possédant les capacités et les ressources voulues. La pré-qualification doit se faire uniquement en fonction de l’aptitude des candidats éventuels à exécuter de façon satisfaisante le marché visé, compte tenu i) de leurs références en ce qui concerne l’exécution de marchés analogues, ii) de leur capacité en termes de personnel, de matériels et d’équipements de construction ou de fabrication, et iii) de leur situation financière29.

2.10 L’avis de préqualification concernant un marché ou un groupe de marchés de même nature doit être publié et communiqué conformément aux dispositions des paragraphes 2.7 et 2.8 ci-dessus. Toutes les entreprises qui auront répondu à l’avis devront recevoir des renseignements sur l’étendue des prestations à fournir, ainsi qu’une description précise des conditions à remplir pour être sélectionnées, et toutes celles qui satisferont aux critères de préqualification devront être admises à présenter une offre. L’Emprunteur doit communiquer les résultats de la pré-qualification à toutes les entreprises qui y auront participé. Dès que la préqualification est achevée, le dossier d’appel d’offres doit être mis à la disposition des candidats éventuels qui auront été retenus. Si la préqualification porte sur un groupe de marchés dont la passation est échelonnée dans le temps, il est possible de limiter, en fonction des capacités du candidat, le nombre ou la valeur globale des marchés qui pourront lui être attribués. En pareil cas, la liste des entreprises préqualifiées devra être périodiquement mise à jour. Les renseignements fournis dans la demande de préqualification devront être vérifiés à nouveau au moment de l’attribution d’un marché, et celle-ci pourra lui être refusée si le candidat ne dispose plus des capacités nécessaires pour mener à bien l’exécution du marché.

B. Dossier d’appel d’offres

Généralités

2.11 Le dossier d’appel d’offres doit contenir tous les renseignements dont un candidat éventuel peut avoir besoin pour préparer une offre concernant les fournitures ou les travaux demandés. Le degré de détail et la complexité des pièces du dossier varient suivant l’envergure et la nature du marché proposé, mais le dossier comprend généralement : l’avis d’appel d’offres ; des instructions à l’intention des soumissionnaires ; un modèle d’offre ; un modèle de marché ; le cahier des clauses administratives générales et le cahier des clauses administratives 27 L’UNDB est une publication des Nations Unies. On trouvera les renseignements relatifs à l’abonnement à l’adresse suivante : Development Business, United Nations, GCPO 5850, New York, NY 10163-5850, Etats-Unis (site web : www.devbusiness.com; adresse électronique : [email protected]); Development Gateway Market est un portail électronique de la Development Gateway Foundation, 1889 F Street, N.W., Washington, D.C. 20006, Etats-Unis (site web : www.dgmarket.com). 28 Voir paragraphe 2.44. 29 La Banque a établi un document type de pré-qualification à l’intention de ses Emprunteurs.

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particulières ; le cahier des charges et les études techniques ; les données techniques pertinentes (y compris les données d’une nature géologique et environnementale) ; la liste des fournitures ou le devis quantitatif ; les délais de livraison ou d’achèvement ; les spécifications et plans et les annexes nécessaires, telles que les modèles des différentes garanties à fournir. Les critères qui seront appliqués pour l’évaluation des offres et la détermination de l’offre évaluée la moins-disante doivent être clairement précisés dans les instructions aux soumissionnaires et/ou les spécifications. Si le dossier d’appel d’offres n’est pas gratuit, le montant demandé doit être raisonnable et correspondre uniquement aux frais engagés pour le reproduire et le remettre aux entreprises intéressées, de manière à ne pas décourager les candidatures. L’Emprunteur peut avoir recours à un système électronique pour distribuer les dossiers d’appel d’offres, sous réserve que la Banque le juge adéquat. Si les dossiers d’appel d’offres sont distribués électroniquement, le système électronique doit être protégé pour éviter les modifications au dossier d’appel d’offres et ne pas limiter l’accès des soumissionnaires au dossier d’appel d’offres. On trouvera dans les paragraphes qui suivent des indications concernant les éléments essentiels du dossier d’appel d’offres.

2.12 Les Emprunteurs doivent utiliser les dossiers types d’appel d’offres (DTAO) publiés par la Banque et ne leur apporter, avec l’accord de la Banque, que les changements strictement indispensables pour les adapter aux conditions particulières du projet. Ces changements seront introduits exclusivement par le canal des Données particulières de l’appel d’offres ou du marché, ou bien du Cahier des clauses administratives particulières du marché, et non par le canal de modifications aux dispositions à caractère général des dossiers types. Si la Banque n’a pas publié de dossier type approprié, l’Emprunteur doit utiliser d’autres documents standard et modèles de marché reconnus au plan international et jugés acceptables par la Banque.

Validité des offres et garantie d’offre

2.13 Les candidats doivent présenter des offres qui demeureront valides pendant une période suffisante, indiquée dans le dossier d’appel d’offres, pour permettre à l’Emprunteur de comparer et d’évaluer les offres, d’examiner avec la Banque (si le Plan de passation des marchés l’exige) les recommandations relatives à l’attribution du marché et d’obtenir toutes les approbations nécessaires à l’attribution du marché pendant cette période.

2.14 Les Emprunteurs peuvent demander aux candidats de constituer une garantie d’offre dont le montant et la forme seront précisés dans le dossier d’appel d’offres30. Si elle est prévue, la garantie d’offre doit rester valide quatre semaines de plus que l’offre, afin de laisser à l’Emprunteur le temps d’agir s’il doit l’appeler. La garantie des candidats non retenus leur sera restituée lorsque le marché aura été signé avec le soumissionnaire retenu. Au lieu d’une garantie d’offre, L’Emprunteur peut demander aux soumissionnaires de signer une déclaration dans laquelle ils acceptent que s’ils retirent ou modifient leur offre pendant la période de validité ou que, si le marché leur est attribué, mais qu’ils ne signent pas le marché, ou ne soumettent pas une garantie d’exécution avant la date butoir arrêtée dans le dossier d’appel d’offres, le soumissionnaire se verra exclure pour une certaine durée pour les marchés de l’Emprunteur.

Choix de la langue

2.15 Les documents de pré-qualification, les dossiers d’appel d’offres et les offres doivent être préparés dans l’une des trois langues suivantes et qui sera sélectionnée par l’Emprunteur : anglais, français ou espagnol. Le marché signé avec le soumissionnaire retenu sera rédigé dans la langue qui aura été ainsi sélectionnée pour le dossier d’appel d’offres et ladite langue régira les relations contractuelles entre l’Emprunteur et le soumissionnaire retenu. L’Emprunteur pourra aussi décider de préparer les documents de pré-qualification et le dossier d’appel d’offres dans la langue nationale du pays de l’Emprunteur (ou dans la langue utilisée dans le pays de l’Emprunteur dans les transactions commerciales)31, outre l’une des trois langues d’usage international (anglais, français, ou espagnol). Si les documents de pré-qualification et le dossier d’appel d’offres sont préparés en deux langues, les soumissionnaires seront autorisés à soumettre leur offre dans l’une ou l’autre de ces deux langues. Dans ce cas, le marché signé avec le soumissionnaire retenu sera rédigé dans la langue dans laquelle l’offre a été soumise, auquel cas ladite langue régira les relations contractuelles entre l’Emprunteur et le soumissionnaire retenu. Si le marché est signé dans une langue autre que l’anglais, le français, ou l’espagnol et si le marché est soumis à l’examen préalable de la Banque, l’Emprunteur fournira à la Banque une traduction du marché dans la langue d’usage international dans laquelle le dossier d’appel d’offres a été préparé. Les Soumissionnaires ne seront pas tenus ni autorisés à signer les marchés dans deux langues.

30 Le format de la garantie d’offre doit être conforme au dossier type d’appel d’offres et elle devra être émise par une banque connue ou par une institution financière sélectionnée par le soumissionnaire. Si l’institution qui émet la garantie est située hors du pays de l’Emprunteur, elle doit avoir une institution financière correspondante dans le pays de l’Emprunteur pour garantir qu’elle peut être appelée. 31 La Banque devra juger la langue utilisée acceptable.

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Clarté du dossier d’appel d’offres

2.16 Le dossier d’appel d’offres doit être rédigé de façon à permettre et à susciter la concurrence internationale ; il doit décrire clairement et précisément les travaux à réaliser et leur emplacement, les biens à fournir et leur lieu de livraison ou d’installation, les délais d’exécution ou de livraison, les normes minimales de performance, les conditions d’entretien et de garantie technique, ainsi que toutes autres conditions et modalités nécessaires. En outre, le dossier d’appel d’offres précisera, le cas échéant, les essais, les normes et les méthodes qui serviront à déterminer si le matériel livré ou les travaux exécutés sont conformes aux spécifications. Les plans doivent être compatibles avec le texte des spécifications, et le dossier précisera l’ordre de priorité entre plans et spécifications en cas de conflit.

2.17 Le dossier d’appel d’offres doit indiquer tous les facteurs qui, outre le prix, seront considérés lors de l’évaluation des offres et préciser comment ces facteurs seront quantifiés ou évalués. Si les candidats sont autorisés à présenter des variantes pour les plans, les matériaux, les délais d’achèvement, les conditions de paiement, etc., le dossier doit indiquer expressément les conditions auxquelles ces variantes seront recevables et leur méthode d’évaluation.

2.18 Tous les candidats éventuels doivent recevoir les mêmes informations et pouvoir obtenir à temps des renseignements complémentaires. L’Emprunteur doit leur donner la possibilité de se rendre sur les lieux du projet. Dans le cas de travaux ou de fournitures complexes, en particulier pour les marchés impliquant la rénovation d’ouvrages ou de matériels existants, les candidats éventuels peuvent être invités à une réunion préparatoire au cours de laquelle ils pourront demander des éclaircissements (en personne ou en ligne) aux représentants de l’Emprunteur. Le procès-verbal de la réunion doit être communiqué à tous les candidats éventuels, avec copie à la Banque (soit sous forme de copie dure, soit sous forme électronique). Toutes informations complémentaires, précisions, rectifications ou modifications du dossier d’appel d’offres doivent être communiquées à tous ceux qui auront demandé le dossier initial dans un délai suffisant avant la date limite de remise des offres pour leur permettre de prendre les dispositions voulues. Le cas échéant, la date limite sera reportée. La Banque recevra un exemplaire (soit sous forme de copie dure, soit sous forme électronique) et sera consultée aux fins de l’émission d’un avis de non-objection lorsque le marché est soumis à un examen préalable.

Normes

2.19 Les normes et spécifications techniques mentionnées dans le dossier d’appel d’offres doivent susciter la concurrence la plus large possible, et faire en sorte que les fournitures et/ou travaux demandés satisfassent aux critères de performance essentiels et aux critères requis. Dans toute la mesure du possible, l’Emprunteur fixera les normes auxquelles devront répondre les matériels, matériaux et modes d’exécution par référence à des normes internationales, comme celles de l’Organisation internationale de normalisation. S’il n’existe pas de normes internationales ou si les normes internationales ne conviennent pas, l’Emprunteur peut spécifier des normes nationales. Dans tous les cas, le dossier d’appel d’offres indiquera que seront également acceptés les matériels, matériaux ou modes d’exécution conformes à d’autres normes, à la condition que celles-ci permettent d’obtenir une qualité au moins substantiellement équivalente.

Utilisation des noms de marque

2.20 Les spécifications doivent être définies en fonction des caractéristiques et/ou des critères de performance requis. II faut éviter toute référence à des noms de marque, à des numéros de catalogue ou à des classifications analogues. S’il est nécessaire de citer un nom de marque ou le numéro de catalogue d’un fabricant particulier pour compléter une spécification qui, sinon, ne serait pas assez précise, on ajoutera les mots « ou l’équivalent » après ce nom de marque ou numéro du catalogue. Les spécifications doivent permettre que soient acceptées des offres de fournitures qui présentent des caractéristiques semblables et dont la performance est au moins substantiellement équivalente à celle des fournitures spécifiées.

Établissement des prix

2.21 Dans le cas de marchés de fournitures, les candidats seront invités à présenter leurs offres sur la base des prix CIP32 (lieu de destination convenu) pour les fournitures fabriquées à l’étranger, y compris celles qui ont été

32 Pour plus de précisions sur ces termes de commerce, voir INCOTERMS 2000, publié par la Chambre de commerce internationale, 38 Cours Albert ler, 75008 Paris, France. Le terme CIP signifie « port payé, assurance comprise jusqu’au « lieu de destination ». Ce terme peut être utilisé quel que soit le mode de transport, y compris le transport multimodal. Le prix CIP n’inclut pas les droits d’importation et autres taxes d’importation dont le paiement est à la charge de l’Emprunteur, que lesdites taxes portent sur des fournitures déjà importées ou à importer. Pour les fournitures déjà importées, il conviendra de faire la distinction entre le prix CIP arrêté et la valeur d’importation d’origine des ces fournitures déclarée à la douane ; le prix CIP inclura tout rabais ou marge de l’agent ou du représentant local de même que tous les coûts locaux, à l’exception des droits et des taxes d’importation dont le paiement est à la charge de l’Emprunteur.

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préalablement importées) et des prix EXW33 (à l’usine, en magasin) plus les coûts de transport intérieur et d’assurance jusqu’au lieu de destination pour les fournitures fabriquées ou assemblées dans le pays de l’Emprunteur. Les soumissionnaires doivent être autorisés à s’adresser à toute entreprise satisfaisant aux critères de provenance pour le transport, maritime ou autre, des fournitures et leur assurance34. Lorsque le soumissionnaire devra se charger de l’installation, de la mise en service ou d’autres services analogues, comme dans le cas de marchés de fourniture et installation, il devra en outre indiquer le prix de ces services.

2.22 Dans le cas des marchés clés en main, les soumissionnaires devront indiquer le prix de l’équipement une fois sa mise en place achevée sur les lieux du projet, compte tenu de l’ensemble des coûts afférents à la fourniture de matériels, aux services de transport maritime et intérieur et à leur assurance, à l’installation et à la mise en service, ainsi qu’aux travaux correspondants et à tous autres services inclus dans le marché (conception, entretien, exploitation, etc.). À moins que le dossier d’appel d’offres n’en dispose autrement, le prix clés en main doit comprendre l’ensemble des droits et taxes35.

2.23 Pour les marchés de travaux, les soumissionnaires devront indiquer les prix unitaires ou les prix forfaitaires de l’exécution des travaux, et ces prix devront inclure l’ensemble des droits et taxes. Les soumissionnaires doivent être autorisés à s’adresser à tout fournisseur satisfaisant aux critères de provenance pour obtenir tous les intrants dont ils auront besoin (à l’exception de la main-d’œuvre non qualifiée), afin qu’ils soient en mesure de soumettre l’offre la plus compétitive possible.

Révision des prix

2.24 Le dossier d’appel d’offres doit indiquer si l’offre doit être présentée i) sur la base de prix fermes ou ii) sur la base de prix révisables ; la révision s’appliquera en cas de variations (à la hausse ou à la baisse) des principaux éléments du prix du marché (main-d’œuvre, matériel, matériaux et combustibles, etc.). II n’est généralement pas nécessaire d’insérer une clause de révision des prix dans les marchés simples prévoyant la livraison des fournitures ou l’exécution des travaux en moins de 18 mois, mais il convient de le faire dans les marchés d’une durée supérieure à 18 mois. Cependant, pour certaines catégories de matériel, il est d’usage de demander des prix fermes, quel que soit le délai de livraison, et, dans ce cas, il n’est pas nécessaire d’inclure dans le marché une clause de révision des prix.

2.25 Les prix peuvent être révisés à l’aide d’une formule (ou de plusieurs formules) selon laquelle le prix total du marché est décomposé en éléments qui sont ajustés en fonction d’indices de prix spécifiés pour chacun d’entre eux, ou sur la base de pièces justificatives (y compris des factures) produites par le fournisseur ou l’entrepreneur. La première méthode (formule) est préférable à la seconde (pièces justificatives). Le dossier d’appel d’offres doit définir clairement la méthode qui sera utilisée, la formule choisie (le cas échéant) et la date retenue pour les calculs. Si la monnaie de règlement est différente de la monnaie du pays dont provient l’intrant considéré et de l’indice correspondant, la formule utilisée devra inclure un facteur de correction, afin d’éviter que la révision des prix ne conduise à des distorsions.

Transports et assurances

2.26 Le dossier d’appel d’offres doit autoriser les fournisseurs et les entrepreneurs à s’adresser aux entreprises de leur choix, sous réserve qu’elles répondent aux critères de provenance, pour obtenir les services de transport et d’assurance dont ils auront besoin. II doit en outre préciser les types d’assurance que le candidat devra souscrire, ainsi que leurs modalités. Les indemnités payables au titre de l’assurance transport devront représenter au moins 110 % du montant du marché dans la monnaie du marché ou dans une monnaie librement convertible afin qu’il soit possible de remplacer rapidement les fournitures perdues ou endommagées. Pour les travaux, l’entrepreneur devra généralement contracter une assurance tous risques. Pour les grands projets regroupant sur un même chantier plusieurs entrepreneurs, l’Emprunteur peut souscrire une police globale couvrant l’ensemble du projet ; il devra pour cela faire appel à la concurrence.

2.27 À titre d’exception, si l’Emprunteur souhaite réserver le transport et l’assurance des fournitures importées à des entreprises nationales ou à d’autres entreprises désignées, il devra demander aux candidats de donner le prix franco-transporteur ou FCA (nom du lieu convenu) ou le prix CPT (nom du lieu de destination convenu)36 en plus

33 Le prix EXW doit comprendre l’ensemble des droits, taxes sur les ventes et autres impôts payés ou à payer sur les composantes et matières premières utilisées dans la fabrication ou l’assemblage du matériel faisant partie de l’offre. 34 Voir paragraphes 1.6, 1.7 et 1.8. 35 Les fournitures dans les offres de marchés clés en main peuvent être demandées sur la base « rendu droits acquittés » ou DDP (nom du lieu de destination convenu) et les Soumissionnaires doivent être libres de choisir lors de la préparation de leur offre la combinaison optimale entre les fournitures importées ou les fournitures fabriquées dans le pays de l’Emprunteur. 36 INCOTERMS 2000 pour franco-transporteur (nom du lieu convenu) et port payé (nom du lieu de destination convenu) respectivement.

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du prix CIP (lieu de destination convenu) spécifié au paragraphe 2.21. Le choix de l’offre évaluée la moins-disante se fera sur la base du prix CIP (lieu de destination), mais l’Emprunteur pourra signer le marché en prix franco-transporteur ou CPT et prendre lui-même les dispositions nécessaires pour faire transporter et/ou assurer les fournitures. Dans ce cas, le contrat sera limité au prix franco transporteur ou CPT. Si l’Emprunteur ne souhaite pas faire appel à un assureur commercial, il devra donner à la Banque la preuve que des ressources sont disponibles pour payer rapidement, dans une monnaie librement convertible, les indemnités nécessaires au remplacement des fournitures perdues ou endommagées.

Dispositions concernant les monnaies

2.28 Le dossier d’appel d’offres doit indiquer la monnaie ou les monnaies dans laquelle ou lesquelles les candidats doivent libeller leurs prix, la méthode qui sera suivie pour convertir les prix exprimés en diverses monnaies en une seule monnaie aux fins de la comparaison des offres, et les monnaies dans lesquelles le prix du marché sera réglé. Les dispositions qui suivent (paragraphes 2.29 à 2.33) sont destinées : i) à donner aux candidats la possibilité de minimiser tout risque de change relatif à la monnaie de l’offre et de règlement, et donc d’offrir le meilleur prix possible ; ii) à donner aux candidats des pays à monnaie faible la possibilité d’utiliser une monnaie plus forte et donc d’établir le prix de leur offre sur une base plus ferme ; et iii) à faire en sorte que le processus d’évaluation soit équitable et transparent.

Monnaie de l’offre

2.29 Le dossier d’appel d’offres doit indiquer que le candidat peut libeller le prix de son offre dans toute monnaie de son choix. Le candidat qui souhaite présenter une offre correspondant à la somme de montants libellés en plusieurs monnaies étrangères peut le faire, à condition que le nombre des monnaies étrangères utilisées ne soit pas supérieur à trois. En outre, l’Emprunteur peut demander aux candidats de libeller la partie du prix de leur offre représentant les dépenses locales encourues dans la monnaie37 du pays de l’Emprunteur.

2.30 S’il s’agit de travaux, l’Emprunteur peut demander que les candidats libellent la totalité du prix de leur offre dans la monnaie nationale et indiquent, en les exprimant en pourcentage du prix de l’offre et en précisant les taux de change utilisés pour les calculs, les paiements à effectuer dans trois monnaies étrangères au maximum au titre des intrants devant provenir d’un pays autre que celui de l’Emprunteur.

Conversion aux fins de comparaison des offres

2.31 Le prix de l’offre est la somme de tous les paiements demandés en diverses monnaies par le soumissionnaire. Pour pouvoir être comparés, les prix offerts doivent être convertis en une seule monnaie qui sera choisie par l’Emprunteur (monnaie nationale ou monnaie étrangère librement convertible) et spécifiée dans le dossier d’appel d’offres. Pour effectuer cette conversion, l’Emprunteur doit utiliser le cours vendeur donné par une source officielle (par exemple, la Banque centrale), ou par une banque commerciale ou par une publication internationale pour des transactions analogues à une date choisie à l’avance ; le dossier d’appel d’offres devra préciser ladite source d’information et ladite date, laquelle ne doit pas être antérieure de plus de quatre semaines à la date limite de réception des soumissions, ni postérieure à la date d’expiration de la période initiale de validité des offres.

Monnaie du règlement

2.32 Le prix du marché doit être réglé dans la monnaie ou les monnaies dans laquelle ou lesquelles est libellé le prix de l’offre retenue.

2.33 Lorsque le soumissionnaire est tenu de libeller le prix de son offre dans la monnaie nationale, et qu’il a demandé d’être réglé dans une monnaie étrangère pour certains paiements exprimés sous la forme de pourcentage du prix de l’offre, les taux de change à utiliser aux fins du règlement doivent être ceux que le candidat a spécifiés dans son offre, de façon que la valeur de la fraction en monnaies étrangères du prix de l’offre soit maintenue sans perte ni gain.

Modalités de règlement

2.34 Les modalités de règlement doivent être conformes aux pratiques commerciales internationales applicables aux fournitures et travaux considérés.

a) Pour les marchés de fournitures, le règlement se fera intégralement à la livraison au point convenu dans le marché, après inspection, le cas échéant, des fournitures achetées ; pour les marchés prévoyant l’installation et la mise en service de ces fournitures, une fraction du total dû peut être retenue jusqu’à ce que le

37 Ci-après dénommée monnaie nationale.

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fournisseur se soit acquitté de toutes ses obligations contractuelles. L’utilisation de crédits documentaires est recommandée car elle permet de régler rapidement le fournisseur. Pour les grands marchés de matériels et d’équipements, il faudra prévoir l’octroi d’avances suffisantes et, pour les marchés de longue durée, des paiements par tranches pendant la période de fabrication ou d’assemblage.

b) Pour les marchés de travaux, il conviendra de prévoir, le cas échéant, des avances de démarrage, des avances pour le matériel et les matériaux de l’entrepreneur, des paiements par tranches, et la constitution de retenues de garantie raisonnables qui seront libérées lorsque l’entrepreneur se sera acquitté de ses obligations au titre du marché.

2.35 Toute avance payée au titre de frais de démarrage et frais analogues, versée après la signature d’un marché de fournitures ou de travaux, doit être calculée sur la base du montant estimatif de ces dépenses et être spécifiée dans le dossier d’appel d’offres. Le montant et le calendrier de paiement des autres avances qui seront versées (par exemple, pour l’achat de matériaux devant être livrés sur le chantier et servir à l’exécution des travaux) doivent également figurer dans le dossier d’appel d’offres, qui précisera par ailleurs comment constituer les garanties demandées au titre de ces avances.

2.36 Le dossier d’appel d’offres doit indiquer les conditions et méthodes de règlement choisies, préciser si d’autres dispositions seront acceptées et dans ce cas, dans quelle mesure les conditions influeront sur l’évaluation des offres.

Offres variantes

2.37 Lorsque les soumissionnaires sont autorisés à présenter des offres variantes, le dossier d’appel d’offres doit clairement indiquer comment ces offres doivent être soumises, comment le prix de ces offres doit être fixé et la base sur laquelle les variantes seront évaluées.

Clauses et conditions des marchés

2.38 Les documents du marché doivent définir clairement les travaux à réaliser, les biens à fournir, les droits et obligations de l’Emprunteur et du fournisseur ou de l’entrepreneur, ainsi que, le cas échéant, les fonctions et pouvoirs de l’ingénieur-conseil, de l’architecte ou du maître d’ouvrage délégué en ce qui concerne la supervision et le suivi de l’exécution du marché. Les cahiers des clauses administratives générales sont toujours complétés par un cahier des clauses administratives particulières applicables aux fournitures ou travaux faisant l’objet du marché et au lieu d’implantation du projet. Les conditions du marché doivent prévoir une répartition équilibrée des risques et responsabilités.

Garantie de bonne exécution

2.39 Pour les marchés de travaux, le dossier d’appel d’offres doit demander la constitution d’une garantie d’un montant suffisant pour protéger l’Emprunteur au cas où l’entrepreneur manquerait à ses obligations contractuelles. Les modalités et le montant de la garantie d’exécution doivent être adéquats, tels que spécifiés par l’Emprunteur dans le dossier d’appel d’offres.38 Le montant de la garantie peut varier et est déterminé en fonction de la nature de la garantie fournie et de la nature et de l’importance des travaux. Une fraction de cette garantie de bonne exécution (dite garantie de bonne fin) restera valable durant la période de garantie technique ou d’entretien jusqu’à la réception définitive par l’Emprunteur. À la place de cette garantie de bonne fin, le marché peut prévoir une retenue de garantie, c’est-à-dire une retenue effectuée sur chaque acompte périodique et conservée jusqu’à la réception définitive. Les entrepreneurs peuvent être autorisés à remplacer cette retenue par une garantie bancaire équivalente après la réception provisoire.

2.40 Pour les marchés de fournitures, l’obligation de constituer une garantie de bonne exécution dépendra des conditions du marché et des usages commerciaux en vigueur pour les fournitures visées. Pour se protéger contre les fournisseurs/fabricants qui manqueraient à leurs obligations contractuelles, l’Emprunteur peut leur demander de constituer une garantie. Cette garantie, dont le montant sera raisonnable, peut également couvrir les obligations de garantie technique. À la place de cette garantie de bonne exécution, le marché peut prévoir la constitution d’une retenue de garantie, c’est-à-dire une retenue effectuée sur les sommes dues au fournisseur, pour couvrir les obligations de garantie technique, ainsi que les obligations à remplir au titre de l’installation ou de la mise en service. Le montant de la garantie bancaire ou de la retenue doit être raisonnable.

38 Les modalités de la garantie d’exécution doivent être conformes au document type d’appel d’offres et la garantie devra être émise par une banque ou institution financière connue sélectionnée par le soumissionnaire. Si l’institution qui émet la garantie est sise en dehors du pays de l’Emprunteur, elle devra avoir une institution financière correspondante située dans le pays de l’Emprunteur pour garantir qu’elle peut être appelée.

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Pénalités et primes

2.41 Les clauses et conditions du marché doivent prévoir des pénalités ou autres sanctions pécuniaires d’un montant raisonnable pour le cas où un retard dans la livraison des fournitures ou dans l’achèvement des travaux, ou la non-conformité des fournitures ou des travaux avec les spécifications, entraînerait pour l’Emprunteur des dépenses supplémentaires ou la perte de recettes ou autres avantages. Inversement, elles peuvent prévoir le versement d’une prime aux fournisseurs qui livrent les fournitures ou aux entrepreneurs qui achèvent les travaux avant les délais spécifiés dans le marché, si l’Emprunteur doit en tirer avantage.

Cas de force majeure

2.42 Les clauses et conditions du marché doivent stipuler que l’inexécution par les parties des obligations leur incombant au titre du marché ne sera pas considérée comme une faute lorsqu’elle résulte d’un cas de force majeure selon la définition donnée dans lesdites clauses et conditions.

Droit applicable et règlement des litiges

2.43 Les clauses et conditions du marché doivent indiquer le droit applicable et l’instance compétente pour le règlement des litiges. L’arbitrage commercial international présente certains avantages pratiques par rapport à d’autres modes de règlement des litiges. C’est pourquoi la Banque recommande que les Emprunteurs aient recours à cette forme d’arbitrage pour les marchés de fournitures et de travaux. La Banque ne doit pas être désignée comme arbitre, ni être invitée à en désigner un39. Dans le cas de marchés de travaux, de marchés de fourniture et installation et de marchés clés en main, les dispositions concernant le règlement des litiges doivent également prévoir le recours à des mécanismes de conciliation ou de médiation mis en place pour accélérer le règlement des litiges.

C. Ouverture des plis, évaluation des offres et attribution du marché

Délai de préparation des offres

2.44 Le délai imparti pour la préparation et la remise des offres doit être fixé compte tenu des conditions propres au projet et de l’envergure et de la complexité du marché. En règle générale, pour un AOI, il convient de prévoir au moins six semaines à compter de la date de l’avis d’appel d’offres ou de la date de la publication du dossier, la date la plus tardive étant retenue. Lorsqu’il s’agit de grands travaux ou de matériels complexes, il faut généralement prévoir un délai d’au moins 12 semaines pour permettre aux candidats éventuels d’effectuer les recherches nécessaires avant de présenter leurs offres. Dans ce cas, l’Emprunteur est encouragé à organiser avant la remise des offres des réunions et des visites sur le terrain. Les soumissionnaires pourront envoyer leurs offres par la poste ou les remettre en main propre. Les Emprunteurs peuvent aussi avoir recours à un système permettant aux soumissionnaires de présenter leur offre par des moyens électroniques, à condition que la Banque juge ledit système adéquat y compris, entre autres, qu’il assure la nature confidentielle et l’authenticité des offres et ait recours à un système de signature électronique ou l’équivalent pour que les soumissionnaires soient liés par leur offre et permette l’ouverture des plis uniquement avec une autorisation électronique simultanée du soumissionnaire et de l’Emprunteur. Dans ce cas, les soumissionnaires pourront toujours choisir de soumettre leur offre sur une copie dure. L’avis d’appel d’offres doit préciser la date limite de dépôt et le lieu de réception des offres.

Modalités d’ouverture des plis

2.45 La séance d’ouverture des plis doit avoir lieu à la date limite fixée pour le dépôt des offres ou très peu de temps après40 ; la date et le lieu de cette séance doivent être annoncés dans l’avis d’appel d’offres. L’Emprunteur doit ouvrir tous les plis au moment et à l’endroit annoncés, et la séance doit être publique, c’est-à-dire que les soumissionnaires ou leurs représentants pourront être présents (en personne ou en ligne lorsque les offres sont soumises électroniquement). Le nom de chaque soumissionnaire et le montant total de chaque offre, et de toute variante qu’il aura été autorisé ou invité à présenter, doivent être lus à haute voix (et affichés en ligne lorsque les offres sont soumises électroniquement), et consignés au procès-verbal de la séance, et copie de ce procès-verbal doit être envoyée dans les meilleurs délais à la Banque et à tous les soumissionnaires qui ont déposé leur offre dans les délais. Les offres reçues après le délai fixé, et celles qui n’ont pas été ouvertes et lues à haute voix durant la séance d’ouverture des plis, doivent être rejetées.

39 II est toutefois entendu que les agents du Centre international pour le règlement des différends relatifs aux investissements (CIRDI) demeurent libres, en cette qualité, de désigner des arbitres. 40 Afin de laisser suffisamment de temps pour transférer les plis à l’endroit annoncé pour l’ouverture des plis en séance publique.

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Éclaircissements et modifications à apporter aux offres

2.46 Sauf dans les cas visés aux paragraphes 2.63 et 2.64 des présentes Directives, aucun candidat ne peut être invité ni autorisé à modifier son offre après la date limite de réception des offres. L’Emprunteur peut demander à tout soumissionnaire de préciser tel point de son offre aux fins de l’évaluation, mais il ne doit ni l’inviter ni l’autoriser à en modifier la teneur ou le prix après l’ouverture des plis. Les demandes d’éclaircissement et les réponses des soumissionnaires doivent être communiquées par écrit, sous forme d’une copie dure ou par un système électronique qui satisfasse la Banque.41

Caractère confidentiel de la procédure

2.47 Après l’ouverture des plis en séance publique, aucun renseignement concernant l’examen des plis, les précisions demandées et l’évaluation des offres, ou les recommandations relatives à l’attribution du marché, ne doit être communiqué aux soumissionnaires ou à toute autre personne n’ayant pas qualité pour participer à la procédure de sélection tant que l’attribution du marché n’a pas été publiée.

Examen des offres

2.48 L’Emprunteur doit vérifier si les offres i) répondent aux critères de performance fixés aux paragraphes 1.6, 1.7 et 1.8 des présentes Directives ; ii) sont dûment signées ; iii) sont accompagnées des garanties demandées ou d’une déclaration signée tel que spécifié au paragraphe 2.14 des présentes Directives; iv) sont pour l’essentiel conformes aux dispositions du dossier d’appel d’offres ; et v) sont, par ailleurs, recevables. Toute offre qui n’est pas conforme pour l’essentiel aux clauses, conditions et spécifications du dossier d’appel d’offres, soit qu’elle présente avec celles-ci des différences importantes, soit qu’elle comprenne des réserves importantes, est rejetée. Une fois que les plis ont été ouverts, le soumissionnaire ne doit pas être autorisé à corriger ou à supprimer les différences ou réserves importantes42.

Évaluation et comparaison des offres

2.49 L’évaluation doit permettre de déterminer le coût de chaque offre pour l’Emprunteur et de comparer les offres entre elles sur cette base. Sous réserve des dispositions du paragraphe 2.58, l’offre retenue est celle dont le coût est évalué le moins-disant, et non nécessairement celle dont le prix est le plus bas43.

2.50 Le prix de l’offre lu publiquement lors de la séance d’ouverture des plis doit être corrigé pour tenir compte des erreurs de calcul. Aux fins de l’évaluation, il convient en outre de procéder à des ajustements pour tenir compte de toute différence ou réserve importante pouvant être chiffrée. Les clauses de révision des prix s’appliquant à la période d’exécution du marché ne doivent pas être prises en compte lors de l’évaluation.

2.51 L’évaluation et la comparaison des offres doivent s’effectuer sur la base du prix CIP jusqu’au lieu de destination pour les fournitures importées44, et sur celle du prix EXW plus le coût du transport intérieur et de l’assurance jusqu’au lieu de destination pour les fournitures fabriquées dans le pays de l’Emprunteur, et tenir compte des prix de tous services demandés d’installation, de formation, de mise en service et autres services similaires.45

2.52 Le dossier d’appel d’offres doit indiquer les critères autres que les prix qui seront pris en compte dans l’évaluation des offres et préciser la façon dont ils seront appliqués pour déterminer l’offre évaluée la moins-disante. Pour les fournitures et le matériel, ces critères peuvent être notamment le calendrier de paiement, le délai de livraison, les coûts d’exploitation, le rendement et la compatibilité du matériel, le service après-vente et la possibilité de se procurer des pièces de rechange, et les avantages au plan de la formation offerte, de la sécurité et de l’environnement. Les éléments autres que le prix qui serviront à déterminer l’offre évaluée la moins-disante devront, dans la mesure du possible, être exprimés en termes monétaires, ou affectés d’un coefficient de pondération, suivant les critères définis dans les dispositions du dossier d’appel d’offres concernant l’évaluation.

41 Voir paragraphe 2.44. 42 Voir paragraphe 2.50 au sujet des corrections. 43 Voir paragraphe 2.52. 44 Les Emprunteurs ne peuvent demander des prix sur une base CIF (et comparer les offres sur la même base) que lorsque les fournitures sont transportées par mer et ne sont pas containérisées. Cette méthode ne peut pas être utilisée pour un moyen de transport autre que le transport maritime. Dans le cas de fournitures manufacturées, il est peu probable que le choix du CIF convienne car les fournitures sont généralement expédiées dans des containers. Le prix CIP peut être utilisé pour tout autre mode de transport, y compris le transport maritime et multimodal. 45 L’évaluation des offres ne tiendra pas compte : (a) des droits de douane et autres taxes prélevées sur des fournitures importées sur la base de prix CIP (qui n’inclut pas les droits de douane) ; (b) des taxes sur les ventes et autres taxes similaires perçues en relation avec la vente ou la livraison de fournitures.

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2.53 Dans le cas des marchés de travaux et des marchés clés en main, tous les droits et taxes sont à la charge des entrepreneurs46, et les candidats en tiennent compte lorsqu’ils préparent leur offre. C’est sur cette base que se feront l’évaluation et la comparaison des offres. L’évaluation des offres relatives aux marchés de travaux doit être effectuée en termes strictement monétaires. Toute procédure en vertu de laquelle seraient automatiquement rejetées les offres supérieures ou inférieures à une valeur préalablement fixée est inacceptable. Si la date de livraison ou le délai d’exécution est essentiel, l’avantage que présenterait pour l’Emprunteur un achèvement anticipé des prestations peut être pris en compte sur la base de critères définis dans le dossier d’appel d’offres, mais uniquement si les clauses et conditions du marché prévoient des pénalités proportionnées en cas de non-respect.

2.54 L’Emprunteur doit établir un rapport détaillé sur l’évaluation et la comparaison des offres indiquant les éléments précis sur lesquels il s’est fondé pour recommander l’attribution du marché.

Préférences en faveur du pays de l’Emprunteur

2.55 À la demande de l’Emprunteur, et aux conditions fixées dans l’Accord de prêt et énoncées dans le dossier d’appel d’offres, une marge de préférence peut être accordée lors de l’évaluation des offres :

a) pour les fournitures fabriquées dans le pays de l’Emprunteur, lors de la comparaison des offres proposant pareilles fournitures avec les offres proposant des fournitures fabriquées à l’étranger ;

b) pour les travaux exécutés dans les pays membres dont le PNB47 par habitant est inférieur à un certain seuil, lors de la comparaison des offres remises par des entrepreneurs éligibles du pays de l’Emprunteur avec les offres provenant d’entreprises étrangères.

2.56 Lorsqu’une marge de préférence est appliquée aux fournitures fabriquées dans le pays de l’Emprunteur ou aux entrepreneurs du pays de l’Emprunteur, l’évaluation et la comparaison des offres doivent suivre les méthodes et étapes décrites à l’Annexe 2.

Prorogation de la validité des offres

2.57 Les Emprunteurs doivent mener à bien l’évaluation des offres et l’attribution du marché avant l’expiration de la période initiale de validité des offres, pour éviter d’avoir à demander des prorogations. Toute demande de prorogation de la validité des offres, si des circonstances exceptionnelles le justifient, doit être présentée par écrit à tous les candidats avant la date d’expiration de la période initiale. La durée de la prorogation demandée doit être limitée au délai strictement nécessaire pour achever l’évaluation des offres, obtenir les approbations requises, et attribuer le marché. Dans le cas de marchés à prix fixes, toute demande de prorogation à l’exception de la première devra comporter un mécanisme d’actualisation des prix pour prendre en compte les modifications du coût des intrants nécessaires à l’exécution du marché intervenues pendant la période de prorogation. Les candidats ne doivent pas être invités ni autorisés à cette occasion à modifier le prix (de base) ou d’autres conditions de leur offre. Ils auront le droit de refuser la prorogation demandée. Si le dossier d’appel d’offres prévoit une garantie d’offre, les soumissionnaires peuvent exercer leur droit de refuser une prorogation sans perdre pour autant leur garantie d’offre, mais ceux qui accepteront de proroger la validité de leur offre devront également proroger la garantie en conséquence.

Vérification a posteriori de la capacité des candidats

2.58 En l’absence de préqualification, l’Emprunteur doit déterminer si le soumissionnaire dont l’offre a été évaluée la moins-disante a la capacité nécessaire pour exécuter le marché de la manière indiquée dans l’offre. Les critères à remplir auront été précisés dans le dossier d’appel d’offres et, si le soumissionnaire n’y répond pas, son offre sera rejetée. Dans ce cas, l’Emprunteur suivra la même procédure pour le soumissionnaire classé immédiatement après.

Attribution du marché

2.59 L’Emprunteur attribue le marché, pendant la période de validité des offres, au soumissionnaire qui satisfait aux critères appropriés de capacité et de ressources et dont l’offre a été i) jugée substantiellement conforme aux dispositions du dossier d’appel d’offres ; et ii) évaluée la moins-disante48. Il ne peut être demandé au soumissionnaire d’accepter, comme condition d’obtention du marché, de fournir des prestations ne figurant pas dans le dossier d’appel d’offres ou de modifier de quelque autre manière son offre initiale.

46 Sauf disposition contraire du dossier d’appel d’offres dans le cas de certains marchés clés en main (voir paragraphe. 2.22). 47 Le produit national brut, tel qu’il est défini chaque année par la Banque. 48 Les termes utilisés sont alors « candidat ayant remis l’offre évaluée la moins-disante » et « offre évaluée la moins-disante ».

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Publication de l’attribution du marché

2.60 Dans les deux semaines suivant la réception de l’Avis de non-objection de la Banque à la recommandation d’attribution du marché, l’Emprunteur publiera dans UNDB online et dans dgMarket les résultats qui permettent d’identifier l’objet de l’appel d’offres et les numéros de lots, ainsi que les informations suivantes : (i) le nom de chaque soumissionnaire qui a soumis une offre ; (ii) les prix des offres tels que lus à voix haute lors de l’ouverture des plis ; (iii) le nom et les prix évalués de chaque offre qui a été évaluée ; (iv) le nom des soumissionnaires dont les offres ont été rejetées et les motifs de leur rejet et (v) le nom du soumissionnaire retenu et le prix qu’il a offert, de même que la durée et la synthèse du marché attribué.

Rejet de toutes les offres

2.61 Généralement, le dossier d’appel d’offres dispose que l’Emprunteur pourra rejeter toutes les offres reçues. Ce rejet des offres est justifié lorsqu’il n’y a pas eu véritablement de concurrence, ou que les offres reçues ne sont pas conformes pour l’essentiel aux dispositions du dossier d’appel d’offres ou que les prix des offres sont nettement plus élevés que le budget prévu. L’absence de concurrence n’est pas seulement fonction du nombre de candidats. Même si une offre seulement est soumise, le processus d’appel d’offres peut être considéré comme valide si l’appel d’offres a été correctement publié et si les prix sont raisonnables par rapport aux valeurs du marché. Les Emprunteurs peuvent, avec l’approbation préalable de la Banque, rejeter toutes les offres. S’il rejette toutes les offres, l’Emprunteur doit analyser les motifs de sa décision et envisager de modifier les clauses et conditions du marché, la conception et les spécifications, ou l’étendue du marché, ou plusieurs de ces éléments, avant de relancer l’appel d’offres.

2.62 Si le rejet des offres est dû à l’absence de concurrence, l’invitation à soumissionner devra être plus largement publiée. S’il tient au fait que la majorité ou la totalité des offres ne sont pas conformes aux dispositions du dossier d’appel d’offres, l’Emprunteur pourra demander de nouvelles offres à toutes les entreprises initialement préqualifiées ou, avec l’accord de la Banque, uniquement à celles qui ont soumis une offre en réponse à l’appel initial.

2.63 I1 n’est pas permis de rejeter toutes les offres et d’en demander de nouvelles sur la base des mêmes documents d’appel d’offres et de marché à seule fin d’obtenir des prix inférieurs. Si l’offre conforme et évaluée la moins-disante dépasse considérablement les estimations de coût établies par l’Emprunteur avant l’appel d’offres, l’Emprunteur devra rechercher les causes de ce dépassement et envisager de relancer l’appel d’offres conformément aux dispositions des paragraphes précédents. Ou bien, il peut entamer des négociations avec le candidat ayant remis l’offre évaluée la moins-disante pour essayer d’obtenir un marché satisfaisant sur la base d’une réduction de l’étendue des prestations et/ou d’une modification de la répartition des risques et responsabilités de nature à entraîner une réduction du prix du marché. Cependant, une réduction substantielle de l’étendue du marché ou une modification substantielle des documents du marché peut justifier la relance de l’appel d’offres.

2.64 L’Emprunteur doit obtenir l’approbation préalable de la Banque avant de rejeter toutes les offres, de demander de nouvelles offres, ou d’entamer des négociations avec le candidat ayant remis l’offre évaluée la moins-disante.

Rapport oral

2.65 Dans la publication de l’attribution du marché mentionnée dans le paragraphe 2.60, l’Emprunteur précisera que tout soumissionnaire qui souhaite connaître les raisons pour lesquelles son offre n’a pas été sélectionnée doit en faire la demande auprès de l’Emprunteur. L’Emprunteur communiquera rapidement les motifs pour lesquels l’offre n’a pas été sélectionnée soit par écrit, soit lors d’un rapport oral, au choix de l’Emprunteur. Le soumissionnaire qui fait la demande doit assumer tous les coûts relatifs à sa participation à la séance de rapport oral.

D. Procédure modifiée d’AOI

Opérations qui font intervenir un Programme d’importation 49

2.66 Lorsque le prêt doit financer un programme d’importations, les marchés d’un montant élevé, ce montant étant précisé dans l’Accord de prêt, peuvent faire l’objet d’AOI dont les dispositions concernant la publicité et les monnaies auront été simplifiées50.

49 Voir également le paragraphe 3.11 50 Les autres marchés moins élevés sont normalement passés selon les procédures de l’organisme privé ou public chargé des importations, ou conformément à d’autres pratiques commerciales jugées acceptables par la Banque, comme indiqué au paragraphe 3.12.

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2.67 Selon ces règles simplifiées, il n’est pas nécessaire de publier un avis général de passation des marchés. Des avis particuliers doivent être publiés pour chaque marché dans un journal de grande diffusion du pays de l’Emprunteur (ou, le cas échéant, dans le Journal officiel ou sur un portail électronique avec un accès libre) de même que dans UNDB online et dans dgMarket. Le délai imparti pour la remise des offres peut être ramené à quatre semaines. L’Emprunteur peut demander que le prix des offres soit libellé, et les paiements au titre du marché soient effectués, dans une monnaie unique d’usage courant dans les échanges commerciaux internationaux.

Passation des marchés de produits de base

2.68 Dans le cas de produits de base comme les céréales, les aliments pour le bétail, les huiles alimentaires, les combustibles, les engrais et les métaux, les prix du marché fluctuent en fonction de l’offre et de la demande. Beaucoup de ces produits sont cotés sur des marchés boursiers. La passation de marchés implique souvent des attributions multiples, portant chacune sur une partie du total demandé, afin de garantir la sécurité de l’approvisionnement, et des achats échelonnés dans le temps afin de tirer parti de conditions du marché favorables et de maintenir les stocks à un niveau peu élevé. II est possible d’établir une liste de candidats préqualifiés auxquels on enverra périodiquement des avis d’appel d’offres. Les candidats peuvent être invités à proposer un prix lié au cours du marché à une date antérieure à la date de l’expédition ou à la date de l’expédition. La période de validité des offres doit être aussi courte que possible. La monnaie dans laquelle les transactions portant sur ce produit sont généralement effectuées peut être choisie comme seule monnaie de l’offre et de règlement du marché. Ce choix doit être indiqué dans le dossier d’appel d’offres. Le dossier d’appel d’offres peut autoriser la remise des offres par télex ou par télécopie ou par des moyens électroniques et dans ce cas, soit aucune garantie d’offre n’est exigée, soit les candidats préqualifiés ont constitué une garantie valide pendant une période donnée. On utilisera pour ces marchés les dossiers types et les modèles de marché correspondant aux pratiques commerciales normales en la matière.

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III. AUTRES MÉTHODES DE PASSATION DES MARCHÉS

Généralités

3.1 La présente Section décrit les méthodes de passation des marchés qui peuvent être utilisées lorsque l’AOI n’est pas la méthode de passation des marchés la plus économique ni la plus efficace, et d’autres procédures peuvent mieux convenir.51. Les marges de préférence en faveur des fournitures fabriquées localement ou applicables aux travaux ne s’appliquent pas aux méthodes autres que l’AOI. Les paragraphes 3.2 à 3.7 décrivent les méthodes les plus couramment utilisées par ordre de préférence et les paragraphes suivants décrivent les méthodes utilisées dans des cas particuliers.

Appel d’offres international restreint

3.2 L’appel d’offres international restreint (AOIR) correspond pour l’essentiel à un AOI, mais les candidats sont directement invités à présenter une offre sans qu’il y ait publication d’avis d’appel d’offres. Cette méthode peut être retenue : i) s’il n’existe qu’un petit nombre de fournisseurs ; ou iii) si d’autres motifs exceptionnels justifient de ne pas appliquer toutes les procédures de l’appel d’offres ouvert international. Les Emprunteurs doivent alors s’adresser à un nombre de fournisseurs suffisant pour obtenir des prix compétitifs ; tous les fournisseurs doivent être contactés lorsqu’il n’en existe qu’un petit nombre. Dans le cas d’AOIR, il n’est pas accordé de marge de préférence aux entreprises du pays de l’Emprunteur lors de l’évaluation des offres. Sauf en ce qui concerne la publicité et l’application de la préférence nationale, y compris la publication de l’attribution du marché, tel qu’indiqué au paragraphe 2.60, les procédures à suivre sont identiques à celles qui régissent les appels d’offres ouverts internationaux.

Appel d’offres national

3.3 L’appel d’offres national (AON) est la procédure de passation des marchés publics dans le pays de l’Emprunteur et cette méthode peut être le moyen le plus adéquat pour passer des marchés de fournitures ou de travaux qui, en raison de leur nature ou de leur ampleur, ont peu de chances d’intéresser des candidats étrangers. Pour être acceptable dans le cas des marchés financés par la Banque, cette procédure doit être examinée et modifiée52 dans la mesure nécessaire pour garantir que la passation des marchés se fera dans de bonnes conditions d’économie, d’efficacité et de transparence et généralement en accord avec les dispositions de la Section I des présentes Directives. Cette méthode peut être mieux adaptée lorsque la participation de candidats étrangers est peu probable du fait que : i) les montants en jeu sont peu élevés ; ii) les travaux sont dispersés ou étalés dans le temps ; iii) les travaux demandent une main-d’œuvre nombreuse ; ou iv) les biens ou les travaux peuvent être fournis localement à des prix inférieurs à ceux du marché international. Cette méthode peut également être retenue lorsque les avantages d’un AOI seraient manifestement annulés par les charges administratives ou financières qui en résulteraient.

3.4 L’annonce des marchés peut être limitée à la presse nationale, au Journal officiel ou à un site web libre d’accès. Le dossier d’appel d’offres peut être rédigé uniquement dans la langue nationale du pays de l’Emprunteur (ou dans la langue utilisée dans le pays de l’Emprunteur pour les transactions commerciales) et la monnaie des offres et du règlement est généralement la monnaie du pays de l’Emprunteur. En outre, le dossier d’appel d’offres donnera des instructions claires sur la manière dont les offres doivent être soumises, dont les prix doivent être formulés et sur le lieu et l’heure du dépôt des offres. Un délai suffisant doit être prévu pour la préparation et la remise des offres. Les procédures doivent permettre une concurrence suffisante pour que l’Emprunteur puisse obtenir des prix raisonnables, et les méthodes utilisées pour l’évaluation des offres et l’attribution des marchés doivent être objectives et communiquées à tous les candidats dans le dossier d’appel d’offres et ne pas être appliquées de façon arbitraire. Les procédures incluront également l’ouverture publique des plis, la publication des résultats de l’évaluation et de l’attribution du marché de même que les règles de contestation à l’intention des soumissionnaires. Si des entreprises étrangères souhaitent présenter des offres, elles doivent y être autorisées.


3.5 La consultation de fournisseurs consiste à comparer les cotations obtenues de plusieurs fournisseurs (dans le cas de produits) ou de plusieurs entrepreneurs (dans le cas de travaux de génie civil), au nombre de trois ou plus, pour garantir l’obtention de prix compétitifs. Cette méthode convient pour des fournitures généralement disponibles dans le commerce, des produits standard de faible valeur ou des travaux de génie civil simples de faible valeur. Les demandes de cotations doivent décrire les fournitures recherchées, en indiquant la quantité requise ou les

51 Les marchés ne doivent pas être fractionnés pour les soustraire à la procédure d’AOI ; toute proposition tendant à fractionner un marché doit recevoir l’approbation préalable de la Banque. 52 Toutes ces modifications devront être mentionnées dans l’Accord de prêt.

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spécifications des travaux ainsi que la date et le lieu de livraison (ou d’achèvement). Les cotations peuvent être envoyées par lettre, télécopie ou moyens électroniques et l’acheteur devra les évaluer conformément aux mêmes principes que ceux de l’appel d’offres ouvert. Les conditions de l’offre retenue sont indiquées dans le bon de commande.

Entente directe

3.6 Les marchés passés par entente directe sont passés sans appel à la concurrence (fournisseur ou entrepreneur unique), et cette méthode peut être justifiée dans les cas suivants :

a) Un marché de fournitures ou de travaux attribué conformément à des procédures jugées acceptables par la Banque peut être reconduit pour l’acquisition de fournitures ou travaux supplémentaires de nature analogue. En pareil cas, il doit être établi à la satisfaction de la Banque qu’un nouvel appel à la concurrence n’apporterait aucun avantage et que les prix obtenus lors de la reconduction du marché sont raisonnables. Si la reconduction est prévisible dès le départ, le marché initial doit contenir des dispositions à cet effet.

b) II peut être justifié de s’adresser au fournisseur initial lorsque les achats supplémentaires ont trait à du matériel normalisé ou à des pièces détachées devant être compatibles avec le matériel déjà en service. Pour que cette procédure soit justifiée, il faut que le matériel initial donne satisfaction, que d’une manière générale la quantité des nouvelles fournitures soit inférieure à celle des fournitures déjà achetées, et que le prix offert soit raisonnable ; il faut en outre avoir étudié les avantages que présenterait le choix d’une autre marque ou d’une autre source d’approvisionnement et avoir rejeté cette solution pour des raisons jugées acceptables par la Banque.

c) Le matériel demandé fait l’objet de droits exclusifs et ne peut être fourni que par un seul fournisseur. d) L’entreprise responsable de la conception du procédé exige d’acquérir des composants essentiels provenant

d’un fournisseur particulier pour pouvoir garantir le bon fonctionnement de l’installation. e) Dans des circonstances exceptionnelles, par exemple, en réponse à des catastrophes naturelles.

3.7 Après la signature du marché, l’Emprunteur publiera dans UNDB online et dans dgMarket le nom de l’entrepreneur, le prix, la durée et la synthèse de l’objet du marché. Cette publication peut être faite tous les trimestres sous forme d’un tableau résumé couvrant la période précédente.

Régie

3.8 La régie, c’est-à-dire l’exécution des travaux à l’aide du personnel et du matériel de l’Emprunteur53, peut être la seule méthode possible pour certains types de travaux. La régie peut se justifier dans les cas suivants :

a) La quantité des travaux à exécuter ne peut pas être définie à l’avance. b) Les travaux sont peu importants et dispersés ou localisés dans des zones d’accès difficile, de sorte qu’il y a

peu de chances que des entreprises qualifiées présentent des offres assorties de prix raisonnables. c) Les travaux doivent être réalisés sans perturber les opérations en cours. d) L’Emprunteur est mieux en mesure que l’entrepreneur de supporter les risques d’une interruption inévitable

des travaux. e) Une situation d’urgence exige d’intervenir au plus tôt.

Marchés passés auprès d’institutions de l’Organisation des Nations Unies

3.9 Il peut y avoir des cas où l’acquisition directement auprès des institutions spécialisées de l’Organisation des Nations Unies, agissant en qualité de fournisseurs conformément à leurs propres procédures, est la méthode la plus adéquate pour obtenir (i) de petites quantités de fournitures disponibles dans le commerce, principalement pour les secteurs de l’éducation et de la santé et (ii) des produits spécialisés pour lesquels le nombre de fournisseurs est limité, tels que les vaccins et les médicaments.

Spécialistes de la passation de marchés

3.10 Lorsqu’ils n’ont ni les moyens ni l’expérience qui seraient nécessaires, les Emprunteurs peuvent souhaiter engager (ou la Banque peut leur demander d’engager) comme agent une entreprise spécialisée dans la passation des marchés. Cet agent devra, au nom de l’Emprunteur, appliquer toutes les procédures de passation des marchés spécifiées dans l’Accord de prêt et détaillées dans le Plan de passation des marchés approuvé par la Banque, y compris en ce qui concerne l’emploi des dossiers types d’appel d’offres publiés par la Banque, les procédures d’examen et la documentation. Cette obligation s’applique également aux cas où l’agent est une institution

53 Un service public de construction qui ne jouit pas de l’autonomie administrative et financière doit être considéré comme un service d’exécution de travaux en régie.

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spécialisée de l’Organisation des Nations Unies54. Un entrepreneur-ensemblier peut de la même manière être chargé, moyennant honoraires, de la passation des marchés pour divers travaux de construction, reconstruction, réparation ou remise en état en cas d’urgence, ou s’il s’agit d’un grand nombre de petits marchés.

Inspection et certification

3.11 Pour se protéger, l’Emprunteur peut faire procéder á l’inspection et à la certification des fournitures avant leur expédition, en particulier dans le cas de grands programmes d’importation. En général, l’inspection et la certification portent sur la quantité et la qualité des fournitures, ainsi que sur leur prix pour déterminer s’il est raisonnable. Dans le cas de fournitures acquises sur AOI, la vérification doit viser exclusivement la qualité et la quantité, et non le prix. Cependant, les fournitures qui n’ont pas été achetées sur AOI peuvent en outre faire l’objet d’une vérification des prix. Les services d’inspection et de certification sont normalement rémunérés par le versement d’honoraires calculés en fonction de la valeur des fournitures. Le coût de la certification des importations n’est pas pris en compte dans l’évaluation des offres reçues en réponse à un AOI.

Passation des marchés au titre de prêts accordés à des intermédiaires financiers

3.12 Lorsque les fonds du prêt vont à un intermédiaire financier, par exemple, une caisse de crédit agricole ou une société de financement du développement, qui les rétrocédera à des bénéficiaires — particuliers, entreprises privées, petites et moyennes entreprises ou entreprises publiques autonomes gérées sur une base commerciale — pour le financement partiel de sous-projets, ce sont généralement les bénéficiaires eux-mêmes qui passent les marchés. Les méthodes habituelles des entreprises publiques à caractère commercial ou des entreprises privées du pays jugées acceptables par la Banque sont utilisées pour ces marchés. Néanmoins, même dans ces cas, l’AOI peut être mieux adapté à l’achat de fournitures d’un coût unitaire élevé ou lorsque de grandes quantités de fournitures semblables peuvent être regroupées et achetées en gros.

Passation des marchés dans le cadre de concessions de travaux et/ou services avec apport financier du secteur privé

3.13 Lorsque la Banque participe au financement d’un projet devant donner lieu à la conclusion d’accords de concession avec apport financier55 ou fondés sur d’autres formules similaires du secteur privé, l’Emprunteur doit utiliser pour la passation de ces marchés l’une ou l’autre des procédures décrites dans l’Accord de prêt et détaillées dans le Plan de passation des marchés approuvé par la Banque :

a) L’entreprise avec laquelle est conclu un marché de concession avec apport financier ou similaire56 est choisie à la suite d’un appel d’offres international ouvert ou restreint qui suit les procédures jugées acceptables par la Banque, et qui peut inclure plusieurs étapes pour parvenir à la combinaison optimale de critères d’évaluation, tels que le coût et le montant du financement offert, les spécifications et normes de performance des équipements proposés, le prix qui sera demandé à l’usager ou à l’acheteur, les autres recettes que les équipements procureront à l’Emprunteur ou à l’acheteur, et la période d’amortissement des équipements. L’entreprise ainsi choisie est alors libre de passer les marchés de fournitures, travaux ou services qui lui sont nécessaires pour la réalisation des installations demandées auprès de sources répondant aux critères de provenance, en utilisant ses propres procédures. Dans ce cas, le Document d’évaluation du projet et l’Accord de prêt spécifient celles des dépenses de l’entreprise qui seront couvertes par les fonds du prêt de la Banque ; ou,

b) Si ladite entreprise ou ledit concessionnaire ne sont pas choisis de la manière indiquée à l’alinéa (a) ci-dessus, les marchés de fournitures, travaux ou services nécessaires à la réalisation des installations et devant être couverts par le financement de la Banque sont passés selon les procédures d’appel d’offres international ouvert définies dans les présentes Directives en Section II.

54 Les Directives relatives aux Consultants sont applicables au choix des agents chargés de la passation des marchés et de l’inspection. Le coût ou les honoraires de ces agents sont remboursables sur le prêt de la Banque, si l’Accord de prêt et le Plan de passation des marchés le stipulent et sous réserve que leurs conditions de sélection et de recrutement soient jugées acceptables par la Banque. 55 En anglais BOO (Build, Own, Operate), BOT (Build, Operate, Transfer), et BOOT (Build, Own, Operate, Transfer) ; en français, ces formules sont regroupées ci-après sous le nom de concessions avec apport financier. 56 Pour des projets visant, par exemple, la construction de routes à péage, de tunnels, d’équipements portuaires, de ponts, de centrales électriques, de stations d’épuration ou de systèmes de distribution d’eau.

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Passation de marchés basée sur les résultats

3.14 La passation de marchés basée sur les résultats57 se rapporte à des processus de passation de marchés compétitifs (AOI ou AON) qui débouchent sur une relation contractuelle dans laquelle les paiements sont effectués en fonction de résultats mesurés et non pas selon la manière traditionnelle de mesurer les moyens mis en oeuvre. Les spécifications techniques définissent le but recherché et les résultats qui seront mesurés, y compris la manière dont ils seront mesurés. Ces résultats tendent à satisfaire un besoin fonctionnel à la fois s’agissant de la qualité, de la quantité et de la fiabilité. Le paiement est effectué en fonction de la quantité de résultats obtenus en tenant compte de leur fourniture au niveau de qualité requis. Les paiements pourront faire l’objet de réfaction (ou retenue) si les résultats sont d’une qualité inférieure et, dans certains cas, des primes pourront être versées lorsque la qualité des résultats est supérieure. Normalement le dossier d’appel d’offres ne spécifie pas les moyens à mettre en œuvre, ni la méthode de travail à utiliser par l’entrepreneur. L’entrepreneur est libre de proposer la solution qui convient, le mieux du fait qu’elle a montré qu’elle était éprouvée et concluante et il devra apporter la preuve que le niveau de qualité spécifié dans les documents d’appel d’offres sera atteint.

3.15 La passation de marchés basée sur les résultats peut faire intervenir : (i) la fourniture de services à rémunérer sur la base des résultats obtenus ; (ii) la conception, la fourniture, la construction (ou la modernisation) et la mise en service d’une installation qui sera exploitée par l’emprunteur ou (iii) la conception, la fourniture, la construction (ou la modernisation) d’une installation et la fourniture de services en vue de son exploitation et maintenance pour un nombre d’années préétabli après sa mise en service.58 Dans les cas où la conception, la fourniture et/ou la construction sont requises, la pré-qualification est normalement nécessaire et l’Appel d’offres en deux étapes, tel que décrit dans le paragraphe 2.6, s’appliquera.

Passation des marchés financés par des prêts garantis par la Banque

3.16 Si la Banque garantit le remboursement d’un prêt accordé par un autre bailleur de fonds, les marchés de fournitures et de travaux financés par ce prêt doivent être passés dans de bonnes conditions d’efficacité et d’économie selon des procédures satisfaisant aux critères énoncés au paragraphe 1.5.

Participation communautaire à la passation des marchés

3.17 Lorsque, afin d’accroître les chances de succès durable du projet ou d’atteindre certains de ses objectifs sociaux, l’Emprunteur juge souhaitable pour certaines composantes du projet i) de faire appel à la participation de communautés locales et/ou d’organisations non gouvernementales (ONG) pour la fourniture de services ou ii) d’intensifier l’utilisation du savoir-faire et des matériaux locaux, ou iii) d’employer des méthodes à forte intensité de main-d’œuvre et d’autres technologies appropriées, ces considérations sont prises en compte dans le choix des procédures de passation des marchés, la définition des spécifications et la détermination du contenu des marchés, pour autant que ces méthodes soient suffisamment efficaces et sont acceptables par la Banque. Les procédures proposées et les composantes du projet à réaliser avec la participation de la communauté seront indiquées dans l’Accord de prêt et détaillées dans le Plan de passation des marchés ou le document pertinent d’exécution du projet approuvé par la Banque.

57 Le recours à une passation de marchés basée sur les résultats dans le cadre de projets financés par la Banque doit être précédé d’une analyse technique satisfaisante des différentes options disponibles et doit être soit inclus dans le Document d’évaluation du projet, soit être soumis à l’approbation préalable de la Banque pour être incorporé dans le Plan de passation de marchés. 58 On trouvera ci-après des exemples de ce type de passation des marchés : (i) dans le cas d’une passation de marchés de services : fourniture de services médicaux, c’est-à-dire paiements de services spécifiques tels que des visites ou des tests de laboratoire prédéfinis, etc. ; (ii) dans le cas de la passation d’un marché pour des installations : conception, acquisition, construction et mise en service d’une centrale thermique à exploiter par l’emprunteur ; (iii) dans le cas de l’acquisition d’une installation et de services : conception, acquisition, construction (ou réhabilitation) d’une route et exploitation et maintenance de la route pendant cinq ans après la construction.

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Annexe 1

EXAMEN PAR LA BANQUE DES DÉCISIONS CONCERNANT LA PASSATION DES MARCHÉS

Calendrier de passation des marchés

1. La Banque examine les modalités de passation des marchés proposées par l’Emprunteur dans le Plan de passation des marchés pour s’assurer qu’elles sont conformes à l’Accord de prêt et aux présentes Directives. Le Plan de passation des marchés doit couvrir une période initiale d’un minimum de 18 mois. L’Emprunteur actualisera le Plan de passation des marchés tous les ans ou selon que de besoin en couvrant toujours les 18 mois suivants de l’exécution du projet. Toutes les révisions proposées dans le Plan de passation des marchés doivent être soumises à l’approbation préalable de la Banque.

Examen préalable

2. Pour tous les marchés 59 qui doivent faire l’objet d’un examen préalable de la Banque :

a) Lorsque la préqualification est requise, l’Emprunteur, avant de diffuser l’avis de préqualification, communique à la Banque les documents qu’il se propose d’utiliser, y compris l’avis de préqualification, le questionnaire de préqualification et la méthode d’évaluation, ainsi qu’une description des procédures de publicité qu’il se propose de suivre, et apporte auxdits documents et procédures toutes modifications que la Banque peut raisonnablement demander. Avant de notifier sa décision aux candidats, l’Emprunteur communique à la Banque, pour observations, le rapport d’évaluation des candidatures reçues par l’Emprunteur, la liste des candidats préqualifiés proposés, accompagnée d’une description de leurs capacités et d’un exposé des raisons pour lesquelles ils ont été choisis et pour lesquelles les autres candidats ont été rejetés, et l’Emprunteur remanie cette liste en procédant aux adjonctions, suppressions ou modifications que la Banque peut raisonnablement demander.

b) Avant de lancer l’appel d’offres, l’Emprunteur communique à la Banque, pour observations, le projet de

dossier d’appel d’offres comprenant l’avis d’appel d’offres, les instructions aux soumissionnaires, y compris les critères d’évaluation des offres et d’attribution des marchés, les clauses administratives et techniques applicables, selon le cas, aux travaux de génie civil, aux fournitures ou à l’installation de matériels, etc., ainsi que la description de la procédure de publicité qu’il se propose de suivre pour l’appel d’offres (s’il n’y a pas eu préqualification), et l’Emprunteur apporte audit dossier toutes modifications que la Banque peut raisonnablement demander. Toute modification ultérieure doit être approuvée par la Banque avant d’être communiquée aux soumissionnaires éventuels.

c) Après réception et évaluation des offres, et avant que l’attribution ne fasse l’objet d’une décision définitive,

l’Emprunteur fournit à la Banque, suffisamment à l’avance pour qu’elle ait le temps d’examiner ces documents, un rapport détaillé (établi, si la Banque le demande, par des experts qu’elle juge acceptables) sur l’évaluation et la comparaison des offres reçues, les recommandations concernant l’attribution du marché et tous autres renseignements que la Banque peut raisonnablement demander. Si la Banque détermine que l’attribution envisagée est incompatible avec les dispositions de l’Accord de prêt et/ou le Plan de passation des marchés, elle en avise l’Emprunteur dans les meilleurs délais en indiquant les raisons de sa décision, sinon la Banque émet son avis de non-objection à la recommandation d’attribution du marché. L’Emprunteur n’attribue le marché qu’après avoir reçu l’avis de non-objection de la Banque.

d) S’il se révèle nécessaire de proroger la validité des offres pour achever leur évaluation, obtenir les

approbations et autorisations requises et attribuer le marché, l’Emprunteur doit obtenir l’approbation préalable de la Banque dès la première demande de prorogation, si le report demandé excède quatre semaines, et pour toute demande ultérieure, quelle que soit la durée du délai supplémentaire demandé.

e) Si après la publication des résultats de l’évaluation, l’Emprunteur reçoit des contestations ou des plaintes des

soumissionnaires, une copie de la plainte et une copie de la réponse de l’Emprunteur seront communiquées à la Banque pour information.

f) Si à la suite de l’analyse d’une contestation, l’emprunteur décide de modifier sa recommandation d’attribution du marché, les raisons de cette décision et un rapport d’évaluation révisé seront soumis à la

59 Pour les marches passés par entente directe selon les paragraphes 3.6 et 3.7, l’Emprunteur communique à la Banque pour approbation, avant de signer le marché, une copie des spécifications et le projet de contrat. Le marché ne devra être conclu qu’après l’approbation de la Banque et les dispositions de l’alinéa (h) du présent paragraphe s’appliquent au marché signé.

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Banque aux fins d’un Avis de non-objection. L’Emprunteur assurera une nouvelle publication de l’attribution du marché dans le format spécifié au paragraphe 2.60 des présentes Directives.

g) Les clauses et conditions du marché ne peuvent, sans que la Banque ait donné son approbation, différer sensiblement de celles qui étaient prévues dans le dossier d’appel d’offres ou, le cas échéant, de préqualification.

h) Un exemplaire certifié conforme du marché est fourni à la Banque dès sa signature et avant la remise à la

Banque de la première demande de retrait de fonds du Compte de prêt au titre dudit marché. Lorsque des paiements au titre du marché doivent être effectués au moyen des fonds d’un Compte spécial, l’exemplaire certifié conforme du marché est fourni à la Banque avant le premier retrait de fonds du Compte spécial au titre dudit marché.

i) Tous les rapports d’évaluation sont accompagnés d’un état récapitulatif de la passation du marché établi

selon le modèle fourni par la Banque. La description du marché et son montant, ainsi que le nom et l’adresse du soumissionnaire retenu, peuvent être publiés par la Banque à la réception d’une copie signée du marché.

3. Modifications: Pour les marchés soumis à l’examen préalable susmentionné, avant d’accorder une prorogation importante du délai d’exécution du marché, d’approuver toute modification ou toute dérogation aux clauses et conditions dudit marché, y compris avant d’ordonner tout changement par voie d’ordre de service (sauf cas d’extrême urgence), lorsque cette décision aurait pour effet cumulatif de majorer le montant du marché de plus de 15 % par rapport à son prix initial, l’Emprunteur sollicite un avis de non-objection auprès de la Banque à son projet de prorogation, de modification, ou d’ordre de service. Si la Banque décide que cette proposition est incompatible avec les dispositions de l’Accord de prêt et/ou le Plan de passation des marchés, elle en avise promptement l’Emprunteur en indiquant les raisons de sa décision. Copie de tous les changements apportés au marché doit être remise à la Banque, pour enregistrement.

4. Traductions: Si un marché attribué sur AOI est soumis à l’examen préalable et est rédigé dans la langue nationale60 (ou dans la langue utilisée dans le pays de l’Emprunteur pour les transactions commerciales), une traduction certifiée du marché dans la langue d’usage international spécifiée dans les documents d’appel d’offres (l’anglais, le français ou l’espagnol) doit être fournie à la Banque en même temps que l’exemplaire certifié conforme du marché. En outre, la Banque devra recevoir une traduction certifiée de toute modification ultérieure du marché.

Examen a posteriori

5. L’Emprunteur conservera l’ensemble des documents relatifs aux marchés qui ne sont pas régis par les dispositions du paragraphe 2 pendant l’exécution du projet et jusqu’à deux ans après la date de clôture de l’Accord de prêt. Ces documents incluent, sans pour autant y être limité, l’original signé du marché, l’analyse des diverses propositions et les recommandations d’attribution du marché et pourront être examinés par la Banque ou ses consultants. L’Emprunteur doit aussi fournir ces documents à la Banque si celle-ci le demande. Si la Banque détermine que le marché de fournitures, travaux ou services n’a pas été attribué conformément aux procédures convenues telles que spécifiées dans l’Accord de prêt et détaillées dans le Plan de passation des marchés approuvé par la Banque, ou que le marché lui-même n’est pas compatible avec lesdites procédures, elle peut déclarer la passation des marchés non conforme tel qu’indiqué au paragraphe 1.12 des présentes Directives. La Banque informera l’Emprunteur des raisons de cette décision dans les plus brefs délais.

60 Voir paragraphe 2.15.

24

Annexe 2

PRÉFÉRENCES EN FAVEUR DU PAYS DE L’EMPRUNTEUR

Préférence en faveur des fournitures fabriquées dans le pays de l’Emprunteur

1. Aux fins de l’évaluation des offres reçues à la suite d’un AOI, l’Emprunteur peut, avec l’accord de la Banque, appliquer une marge de préférence aux offres proposant des fournitures fabriquées dans son pays lorsqu’il les compare aux offres proposant des fournitures fabriquées ailleurs. Dans ce cas, le dossier d’appel d’offres doit indiquer clairement la préférence qui sera accordée et les renseignements à fournir pour établir qu’une offre remplit les conditions requises pour bénéficier de ladite préférence. La nationalité du fabricant ou du fournisseur ne fait pas partie desdites conditions. L’évaluation et la comparaison des offres doivent être effectuées selon les méthodes et le processus ci-après.

2. Aux fins de la comparaison, les offres conformes sont classées dans l’un des trois groupes suivants :

a) Groupe A : les offres qui proposent exclusivement des fournitures fabriquées dans le pays de l’Emprunteur si le soumissionnaire établit à la satisfaction de l’Emprunteur et de la Banque que (i) la main-d’œuvre, les matières premières et les éléments qui proviennent du pays de l’Emprunteur représenteront au moins 30 pour cent ou plus du prix EXW du produit offert et (ii) l’installation de production dans laquelle ces produits seront fabriqués ou assemblés fabrique/assemble ces fournitures au moins depuis la date de la soumission de l’offre.

b) Groupe B ; toutes les autres offres qui proposent des produits fabriqués dans le pays de l’Emprunteur. c) Groupe C : les offres qui proposent des fournitures fabriquées à l’étranger qui ont déjà été importés ou qui

seront directement importés.

3. Les prix offerts pour les fournitures des offres des Groupes A et B doivent inclure tous les droits et taxes payés ou payables sur les matières premières ou composants achetés sur le marché local ou importés, mais exclura les taxes sur les ventes ou taxes similaires frappant le produit fini. Les prix offerts pour les fournitures des Groupes A et B doivent être les prix CIP (lieu de destination) qui n’incluent pas les droits de douane et autres taxes d’importation déjà acquittées ou à acquitter.

4. Dans un premier temps, on compare toutes les offres évaluées dans chaque groupe afin de déterminer l’offre évaluée la moins-disante dans chaque groupe. Les offres évaluées les moins-disantes sont ensuite comparées entre elles et, si à la suite de cette comparaison, c’est une offre du Groupe A ou du Groupe B qui est évaluée la moins-disante, c’est cette offre qui est retenue aux fins d’attribution du marché.

5. Si à l’issue de la comparaison effectuée selon les dispositions du paragraphe 4 ci-dessus c’est une offre du Groupe C qui est évaluée la moins-disante, cette offre sera comparée à l’offre la moins-disante du Groupe A après avoir ajouté au prix évalué des fournitures offertes dans l’offre du Groupe C, aux fins de comparaison uniquement, un montant équivalant à 15 pour cent du prix CIP indiqué dans l’offre. A l’issue de cette dernière comparaison, l’offre évaluée la moins-disante sera sélectionnée.

6. Dans le cas de marchés à responsabilité unique ou de marchés clés en main pour la fourniture d’équipements ainsi que des installations et/ou de services de construction importants, aucune marge de préférence ne sera accordée.61 Toutefois, avec l’avis de non-objection de la Banque, les offres de ces marchés peuvent faire l’objet d’un appel d’offres et d’une évaluation sur la base des prix DDP (rendu droits acquittés)62 (lieu de destination convenu) pour les fournitures fabriquées à l’étranger.

Préférence en faveur des entrepreneurs du pays de l’Emprunteur

7. Pour les marchés de travaux passés sur AOI, les Emprunteurs admissibles peuvent, avec l’accord de la Banque, accorder une marge de préférence de 7,5 % aux entrepreneurs de leur pays63, conformément aux dispositions ci-après et sous réserve de celles-ci :

61 Ceci ne s’applique pas aux marchés de fournitures comprenant aussi la supervision de l’installation de ces fournitures qui sont traités comme les marchés de fournitures, et par conséquent, ils peuvent faire l’objet de la marge de préférence applicable à la composante fournitures. 62 DDP est le terme INCOTERM qui signifie « Delivery Duty Paid » (Rendu droits acquittés) lorsque le vendeur livre à l’acheteur les fournitures à importer dédouanées et non déchargées de tout moyen de transport à l’arrivée au lieu de destination convenu. Le vendeur doit acquitter tous les coûts et assumer tous les risques de l’acheminement des fournitures à ladite destination, y compris, le cas échéant, tout droit d’importation dans le pays de destination et le déchargement à la destination finale dans le cadre du marché clés en main. Dans les pays qui exonèrent les soumissionnaires sur les importations dans le cadre de projets financés par la Banque, la comparaison sera effectuée en supposant que les fournitures fabriquées à l’étranger ne sont pas exonérées de droits de douane et de taxes et le dossier d’appel d’offres peut indiquer qu’avant la signature du marché, l’acheteur et le soumissionnaire retenu identifieront le montant des taxes à acquitter pour l’importation des fournitures offertes à la suite de cette exonération. Néanmoins, le montant du marché à signer n’inclura pas le montant total identifié des droits et taxes non exigibles. 63 La préférence accordée aux entrepreneurs nationaux ne s’applique que pour les pays remplissant les conditions requises.

25

a) Les entrepreneurs demandant à bénéficier de cette préférence doivent fournir, parmi les données nécessaires à leur sélection64, tous renseignements, notamment sur la structure de leur capital, nécessaires pour déterminer si, selon la classification établie par l’Emprunteur et acceptée par la Banque, un entrepreneur ou un groupement d’entrepreneurs peut être admis au bénéfice de ladite préférence. Le dossier d’appel d’offres doit indiquer clairement la préférence accordée et la méthode d’évaluation et de comparaison des offres qui sera suivie pour appliquer ladite préférence.

b) Après réception et examen des offres par l’Emprunteur, les offres conformes sont classées dans l’un des groupes suivants :

i) Groupe A : offres émanant d’entrepreneurs du pays de l’Emprunteur admis au bénéfice de la préférence.

ii) Groupe B : offres émanant d’autres entrepreneurs.

Aux fins de l’évaluation et de la comparaison des offres, un montant égal à 7,5 % du montant de l’offre est ajouté à chaque offre du Groupe B ci-dessus.

64 Au stade de la préqualification et/ou de l’appel d’offres.

26

Annexe 3

RECOMMANDATIONS AUX SOUMISSIONNAIRES

Objet

1. La présente Annexe s’adresse aux fournisseurs et entrepreneurs qui souhaitent concourir pour l’attribution de marchés financés au moyen de prêts de la Banque.

Responsabilité de la passation des marchés

2. L’Emprunteur seul assume la responsabilité de l’exécution du projet, et donc du paiement des fournitures, travaux et services dans le cadre du projet. Pour sa part, la Banque, conformément à ses Statuts, doit veiller à ce que les fonds provenant d’un prêt de la Banque soient versés uniquement à mesure que les dépenses sont encourues. Les décaissements du produit d’un prêt ne sont effectués qu’à la demande de l’Emprunteur. Les pièces justifiant que les fonds sont utilisés conformément à l’Accord de prêt et/ou au Plan de passation des marchés doivent être soumises conjointement à la demande de retrait de l’Emprunteur. Le paiement doit être effectué (i) pour rembourser l’Emprunteur du ou des paiements déjà effectué(s) sur ses propres ressources, (ii) directement à une partie tierce (généralement un fournisseur ou un entrepreneur ou (iii) à une banque commerciale pour les dépenses qui correspondent à un Engagement spécial de la Banque et qui couvre la lettre de crédit d’une banque commerciale.65 Comme le souligne le paragraphe 1.2 des Directives, l’Emprunteur est l’entité légalement responsable de la passation des marchés. Il lance l’appel d’offres, reçoit et évalue les offres, et attribue le marché. Le marché engage l’Emprunteur et le fournisseur ou l’entrepreneur. La Banque n’est pas partie au marché.

Rôle de la Banque

3. Ainsi qu’il est dit au paragraphe 1.11 des Directives, la Banque examine les procédures de passation des marchés, les documents, l’évaluation des offres, les recommandations relatives à l’attribution du marché et le contrat pour s’assurer du respect des procédures convenues, conformément aux dispositions de l’Accord de prêt. Dans le cas de marchés importants, les documents sont examinés par la Banque avant leur mise à la disposition des candidats, comme il est indiqué à l’Annexe 1. Si la Banque, à un stade quelconque du processus (et ce, même après l’attribution du marché), détermine que les procédures convenues avec l’Emprunteur n’ont pas été respectées sur un point essentiel, elle peut constater la non-conformité de la passation du marché aux procédures convenues, comme il est indiqué au paragraphe 1.12 des Directives. Cependant, si l’Emprunteur a attribué le marché après avoir reçu de la Banque un « avis de non-objection », la Banque ne déclarera la passation du marché non conforme que si elle a donné cet avis sur la base de la communication par l’Emprunteur d’informations incomplètes, erronées ou volontairement inexactes. En outre, si la Banque établit que des représentants de l’Emprunteur ou du soumissionnaire se sont livrés à la corruption ou à des manœuvres frauduleuses, elle peut appliquer les sanctions prévues au paragraphe 1.14 des Directives.

4. La Banque a publié des Dossiers types d’appel d’offres pour diverses catégories de marchés. Comme le spécifie le paragraphe 2.12 des Directives, l’Emprunteur est tenu d’utiliser ces documents, en ne leur apportant que le minimum de modifications indispensable pour satisfaire aux exigences particulières du projet et du pays. Les documents de préqualification et d’appel d’offres sont définitivement mis au point et publiés par l’Emprunteur.

Information sur les passations de marchés

5. L’Avis général de passation de marchés et les Avis de passation des marchés spécifiques décrits dans les paragraphes 2.7 et 2.8 des Directives, donnent des informations sur les marchés qui doivent faire l’objet d’AOI. Les entreprises intéressées trouveront des recommandations générales sur les possibilités de participation, et des indications préliminaires sur les opportunités que pourraient leur offrir les projets en cours de préparation sur le site de la Banque mondiale66 et auprès de l’Infoshop67. Le document d’évaluation de projet (Project Appraisal Document) peut aussi être obtenu à l’Infoshop et sur le site de la Banque mondiale après l’approbation du prêt correspondant.

65 On trouvera une description complète des procédures de décaissement dans le Manuel de décaissement, disponible à l’adresse : http://www.worldbank.org/projects. 66 www.worldbank.org 67 L’adresse de l’Infoshop est la même que celle de la Banque mondiale (1818 H Street, N.W., Washington. D.C. 20433, USA). La base de données des projets (Project Database) est disponible à l’adresse suivante : http://www.worldbank.org/projects/

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Rôle du candidat

6. Lorsqu’il a reçu le dossier de préqualification ou d’appel d’offres, le candidat doit soigneusement étudier ces documents pour déterminer s’il lui sera possible de satisfaire aux diverses conditions techniques, commerciales et contractuelles et, dans l’affirmative, commencer à préparer son offre. Il est recommandé au candidat, à ce stade, d’analyser très attentivement les documents pour déceler toute ambiguïté, omission ou contradiction interne, ou tout élément des spécifications ou d’autres clauses qui lui paraîtrait peu clair, discriminatoire ou restrictif ; en pareil cas, le candidat devrait demander des éclaircissements à l’Emprunteur, par écrit, dans les délais spécifiés à cet effet dans les documents d’appel d’offres.

7. Les critères et la méthode de sélection du soumissionnaire auquel le marché sera attribué sont indiqués dans le dossier d’appel d’offres, généralement dans les Instructions aux soumissionnaires et les spécifications du marché. Tout éclaircissement jugé nécessaire devra de la même façon être demandé à l’Emprunteur.

8. À ce sujet, il importe de souligner, comme il est précisé au paragraphe 1.1 des Directives, que chaque marché est régi par le dossier d’appel d’offres publié par l’Emprunteur en vue de la passation de ce marché particulier. Si l’une quelconque des dispositions de ce dossier leur paraît incompatible avec les Directives, les candidats doivent également s’adresser à l’Emprunteur.

9. Il appartient aux candidats de signaler toute ambiguïté, contradiction, omission, etc., avant de soumettre leur offre, de manière à pouvoir présenter une offre pleinement conforme aux dispositions du dossier d’appel d’offres, accompagnée de toutes les pièces demandées dans ce dossier. Les offres ne satisfaisant pas aux dispositions essentielles (à caractère technique et commercial) seront rejetées. Les candidats qui souhaitent s’écarter des dispositions du dossier sur un point non essentiel, ou proposer une variante, doivent d’abord indiquer le prix offert pour une offre strictement conforme, puis indiquer séparément le rabais qu’ils offriraient au cas où la variante qu’ils proposent serait acceptée. Les variantes ne doivent être proposées que lorsqu’elles sont autorisées par le dossier d’appel d’offres. Après réception des offres et ouverture des plis en séance publique, il ne sera ni demandé ni permis aux soumissionnaires de modifier le prix ou le contenu de leurs offres.

Caractère confidentiel de la procédure

10. Comme il est indiqué au paragraphe 2.47 des Directives, aucune information ne sera diffusée au sujet de l’évaluation en cours avant la publication de l’attribution du marché. Cette réserve totale est indispensable pour protéger ceux qui participent à l’évaluation du côté de l’Emprunteur et à l’examen de cette évaluation du côté de la Banque contre toute possibilité, réelle ou perçue, d’ingérences inappropriées. Les soumissionnaires qui, à ce stade, souhaiteraient apporter un complément d’information à l’Emprunteur et/ou à la Banque doivent le faire par écrit.

Action de la Banque

11. Les candidats sont libres d’envoyer copie à la Banque des communications adressées à l’Emprunteur au sujet de toute question ou problème, ou d’écrire directement à la Banque s’ils n’obtiennent pas rapidement de réponse de l’Emprunteur ou si l’objet de la communication est une plainte contre l’Emprunteur. En pareils cas, ils doivent adresser toute correspondance au Responsable du projet (Task Team Leader), avec copie au Directeur pour le pays emprunteur (Country Director) et au Conseiller régional pour la passation des marchés (Regional Procurement Advisor). Le nom du Responsable du projet figure dans le document d’évaluation du Projet (Project Appraisal Document).

12. Lorsqu’elle reçoit des questions des candidats potentiels avant la date limite de remise des offres, la Banque, si elle le juge utile, transmet ces questions à l’Emprunteur, pour suite à donner, en lui faisant part de ses observations et avis.

13. Les communications reçues des candidats après l’ouverture des offres sont traitées de la manière indiquée ci-après. Si le marché en cause n’est pas soumis à l’examen préalable de la Banque, les communications sont transmises à l’Emprunteur, pour qu’il en tienne dûment compte et leur donne les suites appropriées, celles-ci devant être ultérieurement examinées par les services de la Banque au cours de leurs missions de supervision. Dans le cas de marchés devant faire l’objet d’un examen préalable, la Banque examine la communication, en consultation avec l’Emprunteur. Les renseignements additionnels qui pourraient être nécessaires pour mener ce processus à bien sont obtenues auprès de l’Emprunteur. Si des éclaircissements ou des renseignements supplémentaires doivent être fournis par le soumissionnaire, la Banque demande à l’Emprunteur de les obtenir, de commenter les éléments d’information reçus et, le cas échéant, de les incorporer dans le rapport d’évaluation. L’examen de la Banque ne pourra être achevé tant que la communication n’aura pas été pleinement étudiée et prise en compte.

14. Sauf pour accuser réception des communications reçues, la Banque ne prend aucun contact et n’échange aucune correspondance avec les candidats tant que l’évaluation des offres et l’examen de la passation du marché ne sont pas achevés et que l’attribution du marché n’a pas été publiée.

28

Échange d’informations après l’attribution

15. Ainsi que le spécifie le paragraphe 2.65, si, après notification de l’attribution du marché, un soumissionnaire souhaite connaître les motifs pour lesquels son offre n’a pas été retenue, il doit s’adresser à l’Emprunteur. S’il n’est pas satisfait de l’explication reçue et s’il souhaite rencontrer un représentant de la Banque, il doit s’adresser au Conseiller régional pour la passation des marchés de la région dont relève le pays emprunteur, qui organisera une réunion avec les personnes de la Banque compétentes au niveau approprié. Au cours de cette réunion, seule pourra être examinée l’offre du soumissionnaire et la discussion ne portera en aucun cas sur les offres concurrentes.

Directives Sélection et Emploi de Consultants par les Emprunteurs de la Banque mondiale Mai 2004 Banque mondiale 1818 H Street, N.W. Washington, D.C. 20433

Copyright © 2004 Banque internationale pour la reconstruction et le développement / BANQUE MONDIALE 1818 H Street, N.W. Washington, D.C. 20433, U.S.A. Premier tirage en français : mai 2004 Tous droits réservés ISBN 0-8213-

i

TABLE DES MATIÈRES Avant-propos ............................................................................................................................. vi I. Introduction............................................................................................................................ 1 1.1 Objet ................................................................................................................................. 1 1.4 Considérations générales .................................................................................................. 1 1.7 Champ d’application des Directives ................................................................................. 2 1.9 Conflit d’intérêts............................................................................................................... 2 1.10 Avantage compétitif inéquitable ....................................................................................... 3 1.11 Critères de provenance.... ................................................................................................. 3 1.12 Passation anticipée des marchés et financement rétroactif ............................................... 4 1.13 Associations de consultants .............................................................................................. 4 1.14 Examen par la Banque, aide et suivi par la Banque.......................................................... 4 1.17 Passation non-conforme aux Directives.. ......................................................................... 5 1.18 Mention de la Banque....................................................................................................... 5 1.19 Formation ou transfert de connaissances .......................................................................... 6 1.20 Choix de la langue ............................................................................................................ 6 1.22 Fraude et corruption.......................................................................................................... 6 1.24 Plan de passation des marchés .......................................................................................... 7 II. Sélection fondée sur la qualité et le coût (SFQC) ............................................................. 8 2.1 La procédure de sélection ................................................................................................. 8 2.3 Termes de référence.......................................................................................................... 8 2.4 Estimation des coûts (budget)........................................................................................... 9 2.5 Publicité ............................................................................................................................ 9 2.6 Liste restreinte de consultants........................................................................................... 9 2.9 Préparation et émissiondes Demandes de propositions ................................................... 10 2.10 Lettre d’invitation ............................................................................................................. 10 2.11 Instructions aux consultants ............................................................................................. 10 2.12 Marché .............................................................................................................................. 11 2.13 Réception des propositions ............................................................................................... 11 2.14 Évaluation des propositions : prise en compte de la qualité technique et du coût ............ 11 2.15 Évaluation de la qualité technique .................................................................................... 11 2.20 Évaluation financière (coût) ............................................................................................. 12 2.23 Évaluation technique et financière combinée ................................................................... 13 2.24 Négociations et attribution du marché .............................................................................. 13

2.28 Publication de l’attribution du marché.............................................................................. 14 2.29 Rapport oral ........................................................................................................................ 14

2.30 Rejet de toutes les propositions et réinvitation ................................................................. 15 2.31 Confidentialité .................................................................................................................. 15

ii

III. Autres modes de sélection ................................................................................................. 16

3.1 Généralités ........................................................................................................................ 16 3.2 Sélection fondée sur la qualité (SFQ) ............................................................................... 16 3.5 Sélection dans le cadre d’un budget déterminé (SCBD) .................................................. 17 3.6 Sélection au « moindre coût » (SMC) .............................................................................. 17 3.7 Sélection fondée sur les qualifications des consultants (QC). .......................................... 17 3.9 Sélection par entente directe (SED).................................................................................. 17 3.14 Pratiques commerciales .................................................................................................... 18 3.15 Sélection de catégories particulières de consultants ............ ............................................ 18 IV. Types de marchés et dispositions importantes ................................................................. 21 4.1 Types de marchés ............................................................................................................. 21 4.5 Dispositions contractuelles importantes ........................................................................... 22

V. Sélection de consultants individuels ................................................................................... 24

Annexe 1 : Examen par la Banque du processus de sélection des consultants..................... 25

1. Calendrier du processus de sélection ................................................................................ 25 2. Examen préalable.............................................................................................................. 25 5. Examen a posteriori .......................................................................................................... 26

Annexe 2 : Instructions aux consultants.................................................................................. 27

Annexe 3 : Recommandations aux consultants....................................................................... 29

1. Objet ................................................................................................................................. 29 2. Responsabilité de la sélection des consultants.................................................................. 29 3. Rôle de la Banque............................................................................................................. 29 5. Informations sur les services de consultants..................................................................... 30 7. Rôle des consultants ......................................................................................................... 30 10. Caractère confidentiel de la procédure ............................................................................. 31 11. Action de la Banque.......................................................................................................... 31 15. Échange d’informations après l’attribution du marché..................................................... 31

iii

Abréviations

BIRD Banque internationale pour la Reconstruction et le Développement (Banque

mondiale) DP Demande de propositions IC Instructions aux Consultants IDA Association internationale pour le Développement LI Lettre d’Invitation ONG Organisation non gouvernementale PAD Project Appraisal Document PID Project Information Document QC Sélection fondée sur les Qualifications des Consultants SCBD Sélection dans le cadre d’un budget déterminé SED Sélection par entente directe SFQC Sélection fondée sur la qualité et le coût SFQ Sélection fondée sur la qualité SMC Sélection au moindre coût SWAps Sector Wide Approaches UNDB United Nations Development Business

1

I. INTRODUCTION Objet 1.1 Les présentes Directives ont pour objet de définir les politiques et les procédures de sélection, de passation de marchés et de suivi des consultants requis par les projets financés, pour tout ou partie, par les prêts de la Banque internationale pour la reconstruction et le développement (BIRD), par les crédits de l’Association internationale de développement (IDA)1, par les dons de la Banque ou par les fonds fiduciaires2 administrés par la Banque et exécutés par le bénéficiaire. 1.2 L’Accord de prêt régit les relations juridiques entre l’Emprunteur et la Banque, et les Directives s’appliquent à la sélection et à l’emploi des consultants nécessaires au projet comme stipulé dans l’Accord. Ce sont la Demande de proposition (DP) 3 propre au marché, publiée par l’Emprunteur, et le marché signé par l’Emprunteur avec le Consultant qui régissent les droits et obligations de l’Emprunteur4 et du Consultant, et non pas les présentes Directives ou l’Accord de Prêt. Aucune partie autre que les parties à l’Accord de Prêt ne peut se prévaloir des droits stipulés dans ledit Accord ni prétendre détenir une créance sur les fonds provenant du prêt. 1.3 Aux fins des présentes Directives, le terme consultants désigne une vaste gamme d’entités publiques et privées : bureaux d’études, firmes d’ingénierie, coordinateurs d’entreprises de travaux, cabinets d’organisation, spécialistes de la passation des marchés, sociétés d’inspection technique, cabinets d’audit, institutions des Nations Unies et autres organisations multinationales, banques d’affaires, universités, instituts de recherche, organismes publics, organisations non gouvernementales (ONG), consultants individuels5. Les Emprunteurs de la Banque font appel à ces consultants pour les aider dans toute une gamme d’activités conseil, réformes institutionnelles, gestion, services d’ingénierie, supervision de travaux, services financiers, services d’achats, études environnementales et sociales ; et identification, préparation et exécution de projets — et compléter ainsi les capacités dont ils disposent dans ces domaines. Considérations générales 1.4 Il appartient à l’Emprunteur de préparer et d’exécuter le projet et, par conséquent, de choisir le Consultant, et d’attribuer, puis d’administrer le marché. Si les règles et procédures à suivre pour l’emploi des consultants dépendent des circonstances propres à chaque cas, la ligne de conduite de la Banque en matière de sélection de consultants est guidée par cinq considérations majeures : a) la nécessité d’obtenir des services de haute qualité, b) la nécessité d’obtenir ces services dans de bonnes conditions financières et d’efficacité, c) la nécessité de donner à tous les consultants ayant les qualifications requises, la possibilité de concourir pour

l’obtention des marchés de services financés par la Banque,

1 Les conditions de la BIRD et de l’IDA sont identiques. Chaque fois qu’il est fait mention de la Banque dans les présentes Directives, ce terme désigne à la fois la BIRD et l’IDA ; et, quand il est fait mention de prêt, ce terme désigne un prêt de la BIRD de même qu‘un crédit et un don de l’IDA et une Avance de préparation de projet. Le terme Accord de prêt désigne également un Accord de crédit de développement, un Accord de financement du développement et un Accord de don pour le développement et un Accord de projet. Quand il est fait mention de “l’Emprunteur”, ce terme désigne également le bénéficiaire d’un don de l’IDA. 2 Dans la mesure où l’Accord qui prévoit le fonds fiduciaire ou le don est compatible avec les présentes dispositions, sinon c’est ledit Accord qui prévaut. 3 Voir l’Annexe 2 4 Dans certains cas, l’Emprunteur n’intervient qu’à titre d’intermédiaire et le projet est exécuté par un autre organisme ou une autre entité. Chaque fois qu’il est fait mention dans les présentes Directives de l’Emprunteur, ce terme désigne également ces organismes et entités, ainsi que les Emprunteurs secondaires prévus dans le cadre de « dispositions de rétrocession ». 5 Voir les paragraphes 3.15 à 3.20 pour les consultants d’un type particulier. Le cas des consultants individuels est traité à la section V.

2

d) la volonté de la Banque de favoriser le développement et l’utilisation des consultants nationaux dans ses pays membres en développement, et

e) la nécessité de la transparence du processus de sélection. 1.5 La Banque estime que, dans la majorité des cas, le meilleur moyen de prendre en compte ces considérations est de mettre en concurrence des consultants qualifiés en utilisant une liste restreinte, puis de choisir entre eux sur la base de la qualité technique de la proposition et, le cas échéant, du coût des services devant être fournis. Les Sections II et III des présentes Directives décrivent les différentes méthodes de sélection des consultants acceptées par la Banque de même que les circonstances dans lesquelles elles s’appliquent. Du fait que la méthode de Sélection fondée sur la qualité et le coût (SFQC) est la méthode la plus fréquemment recommandée, la section II des présentes Directives décrit cette méthode en détail.. Toutefois, la méthode SFQC ne convient pas dans tous les cas, c’est pourquoi la section III décrit d’autres méthodes de sélection et les circonstances dans lesquelles elles sont mieux adaptées que la méthode SFQC. 1.6 Les méthodes particulières qui peuvent être appliquées pour la sélection des consultants dans le cadre d’un projet donné sont spécifiées dans l’Accord de prêt. Les marchés spécifiques à financer dans le cadre d’un projet donné et leur méthode de sélection, conformément aux dispositions de l’Accord de prêt, seront convenus avec la Banque et seront précisés dans le Plan de passation des marchés, tel qu’indiqué au paragraphe 1.24 des présentes Directives. Champ d’application des Directives 1.7 Les présentes Directives s’appliquent aux services de conseil à caractère intellectuel. Elles ne portent pas sur d’autres types de services où dominent les aspects matériels (réalisation de travaux, fabrication de biens, exploitation et entretien d’installations ou d’usines, établissement de relevés cartographiques, forages d’exploration, photographies aériennes, imagerie satellite et services visant à l’obtention d’un résultat matériel mesurable).6 1.8 Les procédures décrites dans les présentes Directives sont applicables à tous les marchés de services de consultants financés pour tout ou partie par des prêts ou des dons de la Banque ou par des fonds fiduciaires7 exécutés par le bénéficiaire. Pour les services de consultants qui ne sont pas financés sur ces ressources, le bénéficiaire peut avoir recours à d’autres procédures. En pareils cas, la Banque doit s’assurer : a) que les procédures adoptées conduiront à la sélection de consultants possédant les qualifications professionnelles requises, b) que le Consultant retenu s’acquittera de la tâche qui lui a été confiée conformément au calendrier convenu, et c) que les services correspondent aux besoins du projet. Conflit d’intérêts 1.9 Les règlements de la Banque exigent des consultants qu’ils fournissent des conseils professionnels, objectifs et impartiaux, qu’en toutes circonstances ils servent avant tout les intérêts de leur client sans faire entrer en ligne de compte l’éventualité d’une mission ultérieure et que lorsqu’ils dispensent leurs avis, ils évitent tout possibilité de conflit avec d’autres activités et avec les intérêts de leur société. Les consultants ne doivent pas être engagés pour des missions qui seraient incompatibles avec leurs obligations présentes ou passées envers d’autres clients ou qui risqueraient de les mettre dans l’impossibilité d’exécuter leur tâche au mieux des intérêts de l’Emprunteur. Sans préjudice du caractère général de ce qui précède, les consultants ne sont pas engagés dans les circonstances stipulées ci-après : a) Conflit entre les activités de consultant et la fourniture de biens, de travaux ou de services (autres que les

services de consultants couverts par les présentes Directives8) : une entreprise qui a été engagée par l’Emprunteur pour réaliser des travaux ou fournir des biens ou des services (autres que les services de conseil couverts par les présentes Directives) pour un projet, et toutes les entreprises qui lui sont affiliées, ne pourront

6 Ces derniers services font l’objet d’appels d’offres et de marchés en vue de l’exécution d’une prestation physique quantifiable conformément aux dispositions des Directives : Passation des marchés financés par les prêts de la BIRD et les crédits de l’IDA (novembre 2003), ci-après dénommées Directives sur la passation des marchés. 7 Dans la mesure où l’Accord de fonds fiduciaire est compatible avec les présentes dispositions, sinon c’est ledit Accord qui prévaut. 8 Voir paragraphe 1.7 des présentes Directives.

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fournir des services de conseil relatifs à ces biens, travaux ou services. De la même manière, une entreprise engagée pour fournir des services de conseil en vue de la préparation ou de l’exécution d’un projet, et toutes les entreprises qui lui sont affiliées, ne sont pas ultérieurement admises à réaliser des travaux ou fournir des biens ou des services (autres que les services de conseil couverts par les présentes Directives) qui font suite ou sont directement liés aux services de conseil précédemment fournis par l’entreprise pour ladite préparation ou exécution.

b) Conflit entre les missions de conseil : les consultants (y compris leur personnel et leurs sous-traitants) ni

aucune des entreprises qui leur sont affiliées ne peuvent être engagés pour une mission qui, par sa nature, risque de s’avérer incompatible avec une autre de leurs missions de conseil. Ainsi, des consultants engagés pour préparer le dossier technique d’un projet d’infrastructure ne peuvent être engagés pour préparer une évaluation indépendante des aspects environnementaux du même projet ; et les consultants qui aident un client à privatiser des actifs publics ne peuvent acquérir lesdits actifs ni conseiller les acheteurs de ces actifs. De même, les consultants engagés pour préparer les Termes de référence d’une mission ne peuvent être retenus pour la mission en question.

c) Relation avec le personnel de l’Emprunteur: Les consultants (y compris leur personnel et leurs sous-traitants)

qui ont une relation d’affaires ou familiale avec un membre du personnel de l’Emprunteur (ou du personnel de l’organe d’exécution du projet ou d’un bénéficiaire du prêt) qui intervient directement ou indirectement dans (i) la préparation des Termes de référence du marché, (ii) le processus de sélection pour ledit marché ou (iii) la supervision de ce même marché, ne pourront se voir attribuer un marché sauf si le conflit qui découle de cette relation a été réglé d’une manière acceptable par la Banque pour la durée du processus de sélection et de l’exécution du marché.

Avantage compétitif inéquitable 1.10 Pour assurer l’équité et la transparence du processus de sélection, les consultants ou leurs filiales qui concourrent pour une mission spécifique ne doivent par bénéficier d’un avantage compétitif du fait qu’ils ont fourni des services de conseil liés à la mission en question. A cette fin, l’Emprunteur doit communiquer à tous les consultants qui figurent sur la liste restreinte, en même temps que la Demande de proposition, tous les renseignements qui donneraient à cet égard à un consultant un avantage compétitif par rapport aux autres candidats. Critères de provenance

1.11 En vue d’encourager la concurrence, la Banque autorise les entreprises et les ressortissants de tous les pays à offrir des services de conseil pour les projets qu’elle finance. Les conditions de participation seront limitées à celles qui sont essentielles pour garantir que l’entreprise est capable d’exécuter le marché en question9. Toutefois, a) les consultants peuvent ne pas être admis à concourir si i) la législation ou la réglementation publique du pays

de l’Emprunteur interdit les relations commerciales avec le pays du Consultant, sous réserve qu’il soit établi à la satisfaction de la Banque que cette exclusion n’empêche pas le jeu efficace de la concurrence pour la passation des marchés de services de consultants requis, ou si ii) en application d’une décision prise par le Conseil de sécurité des Nations Unies au titre du chapitre VII de la Charte des Nations Unies, le pays de l’Emprunteur interdit tout paiement à des personnes physiques ou morales du pays du Consultant. Lorsque le pays de l’Emprunteur interdit les paiements à une entreprise particulière ou pour des fournitures particulières en application d’une telle décision, cette entreprise peut être exclue.

b) les entreprises publiques ou les institutions du pays de l’Emprunteur sont admises à participer, dans leur pays uniquement, si elles peuvent établir : i) qu’elles jouissent de l’autonomie juridique et financière ; ii) qu’elles sont gérées selon les règles du droit commercial et (iii) qu’elles ne sont pas des organes qui dépendent de l’Emprunteur ou de l’Emprunteur secondaire.

9 La Banque autorise les entreprises et les ressortissants de Taiwan, Chine à offrir des services de consultants pour des projets financés par la Banque.

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c) A titre d’exception au b), lorsque les services des universités publiques ou des centres de recherche publics du pays de l’Emprunteur sont d’une nature unique et exceptionnelle et que leur participation est critique pour l’exécution du projet, la Banque peut accepter que ces institutions soient retenues au cas par cas. Pour les mêmes raisons, les professeurs d’université ou les scientifiques des instituts de recherche peuvent être retenus individuellement dans le cadre d’un financement de la Banque.

d) Les représentants du gouvernement et les fonctionnaires peuvent être engagés pour des marchés portant sur

des services de conseil, à titre individuel ou en tant que membres de l’équipe d’un bureau de consultants, uniquement (i) s’ils sont en congé sans solde ; (ii) s’ils ne sont pas engagés par l’organisme pour lequel ils travaillaient immédiatement avant leur départ en congé et (iii) si leur emploi ne donne pas lieu à un conflit d’intérêts (voir paragraphe 1.9).

e) Une entreprise déclarée non admissible par la Banque en vertu de l’alinéa (d) du paragraphe 1.22 des

présentes Directives, ne pourra se voir attribuer un marché financé par la Banque pendant la période qui aura été déterminée par la Banque.

Passation anticipée des marchés et financement rétroactif

1.12 Dans certaines circonstances, par exemple pour accélérer l’exécution du projet, l’Emprunteur peut souhaiter, avec l’approbation de la Banque, procéder à la sélection des consultants avant la signature de l’Accord de prêt concernant ledit projet. On parle alors de passation anticipée des marchés. En pareils cas, les procédures de sélection suivies, y compris la publication d’annonces, doivent être conformes aux présentes Directives et la Banque examinera le processus suivi par l’Emprunteur. L’Emprunteur qui passe des marchés par anticipation le fait à ses risques, et le fait d’avoir émis un « avis de non-objection » sur les procédures, les documents ou les propositions d’attribution de marchés n’engage en rien la Banque à consentir un prêt pour le projet en question. Si le marché est signé, le remboursement par la Banque de toute somme payée par l’Emprunteur au titre du marché avant la signature du prêt est appelé financement rétroactif et n’est autorisé que dans les limites prévues par l’Accord de prêt. Associations de consultants 1.13 Des consultants peuvent s’associer sous la forme d’une co-entreprise ou d’un accord de sous-traitance pour mettre en commun leurs compétences respectives, renforcer la conformité technique de leurs propositions et donner accès à un vivier plus important d’experts, offrir des approches et des méthodologies meilleures et dans certains cas, offrir des prix inférieurs. Il peut s’agir d’une association de longue durée (indépendante de toute mission précise) ou d’une association limitée à une mission donnée. Si l’Emprunteur engage une association sous la forme d’une co-entreprise, ladite association doit désigner l’une des entreprises pour représenter l’association. Tous les participants à la co-entreprise doivent signer le marché et sont conjointement et solidairement responsables de la réalisation de l’ensemble de la mission. Une fois la liste restreinte finalisée et les Demandes de propositions adressées aux consultants figurant sur la liste restreinte, toute association sous forme de co-entreprise ou de sous-traitance entre les consultants figurant sur cette liste n’est possible qu’avec l’accord de l’Emprunteur. Les Emprunteurs ne peuvent exiger des consultants qu’ils s’associent avec un consultant particulier ou choisi parmi un groupe de consultants, mais ils peuvent encourager la création d’associations avec des consultants qualifiés du pays. Examen par la Banque, aide et suivi par la Banque 1.14 La Banque examine les procédure suivies par l’Emprunteur pour s’assurer que le processus de sélection des consultants est mené conformément aux dispositions des présentes Directives. Les procédures d’examen sont décrites à l’Annexe 1.

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1.15 Dans certaines circonstances et en réponse à une demande écrite de l’Emprunteur, la Banque peut fournir à l’Emprunteur des listes restreintes10 ou des listes longues11 d’entreprises qu’elle juge capables d’accomplir la mission en cause. La communication de la liste à l’Emprunteur ne constitue pas un aval donné aux consultants. L’Emprunteur peut modifier la liste en éliminant l’un quelconque des noms ou en ajoutant d’autres à son gré ; toutefois, la liste restreinte finale est soumise à la Banque pour approbation avant envoi de la Demande de propositions par l’Emprunteur. 1.16 Il appartient à l’Emprunteur de contrôler la performance des consultants et de veiller à ce qu’ils s’acquittent de leur mission conformément au marché. Sans pour autant assumer les responsabilités de l’Emprunteur ou des consultants, le personnel de la Banque suit le travail effectué en tant que de besoin pour s’assurer qu’il est bien accompli, conformément aux normes de la profession et sur la base de données satisfaisantes. Le cas échéant, la Banque peut participer aux discussions entre l’Emprunteur et les consultants et, si besoin est, aider l’Emprunteur à résoudre les problèmes liés à la mission. Si une bonne part des travaux de préparation du projet est effectuée au siège des consultants, le personnel de la Banque peut, avec l’accord de l’Emprunteur, s’y rendre pour examiner le travail des consultants.

Passation non conforme aux Directives 1.17 La Banque ne finance pas les dépenses effectuées au titre de marchés de services de consultants si les consultants n’ont pas été sélectionnés ou si les services n’ont pas été obtenus, conformément aux dispositions de l’Accord de prêt et détaillées dans le Plan de passation des marchés12 approuvé par la Banque. En pareils cas, la Banque déclare la passation du marché non conforme, et elle a pour principe d’annuler la fraction du prêt affectée aux services qui ont été obtenus en contravention aux procédures convenues. La Banque peut en outre exercer d’autres recours en vertu de l’Accord de prêt. Même si le marché a été attribué après émission d’un « avis de non-objection » de sa part, la Banque peut encore déclarer que la passation n’a pas été conforme aux procédures si elle conclut que l’« avis de non-objection » a été émis sur la base de renseignements incomplets, inexacts ou trompeurs fournis par l’Emprunteur ou que les termes et conditions du marché ont été modifiés sans l’approbation de la Banque. Mention de la Banque 1.18 L’Emprunteur utilise la formulation13 suivante lorsqu’il fait mention de la Banque dans la Demande de propositions et dans les documents du marché: « [Nom de l’Emprunteur] a obtenu [ou, « a demandé »] un [prêt] de la Banque internationale pour la

Reconstruction et le Développement (la Banque) d’un montant équivalant à ______ dollars, en vue de financer le coût de [nom du projet] et se propose d’utiliser une partie du produit de ce [prêt] pour effectuer des paiements autorisés au titre du présent Marché. La Banque n’effectue de paiements qu’à la demande de [nom de l’Emprunteur ou de la personne désignée] et après avoir approuvé lesdits paiements, lesquels sont régis, à tous égards, par les dispositions de l’Accord de [prêt]. L’Accord de [prêt] interdit tout retrait du Compte [de prêt] destiné au paiement de toute personne physique ou morale, ou de toute importation de fournitures si, à la connaissance de la Banque, ledit paiement ou ladite importation est interdit en vertu d’une décision du Conseil de sécurité des Nations Unies prise au titre du chapitre VII de la Charte des Nations Unies. Aucune partie autre que [nom de l’Emprunteur] ne peut se prévaloir d’aucun droit stipulé dans l’Accord de [prêt] ni prétendre détenir une créance sur le produit du [prêt]. »

10 Liste restreinte : voir paragraphes 2.6, 2.7 et 2.8. 11 Liste longue : liste préliminaire de consultants à partir de laquelle la liste restreinte sera établie. 12 Voir paragraphe 1.24. 13 À modifier comme il convient s’il s’agit d’un crédit de l’IDA ou d’un don ou d’un fonds fiduciaire.

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Formation ou transfert de connaissances 1.19 Si la mission comporte un élément important de formation ou de transfert de connaissances au personnel de l’Emprunteur ou à des consultants du pays, les Termes de référence des consultants doivent indiquer les objectifs, la nature, l’ampleur et les buts précis de cet élément, en fournissant notamment des détails sur les formateurs et les bénéficiaires de la formation, les compétences à transférer, les délais et les dispositions prises pour le suivi et l’évaluation de cet élément. Le coût de cet élément doit figurer dans le marché du Consultant et dans le budget de la mission. Choix de la langue 1.20 La Demande de propositions doit être préparée dans l’une des trois langues suivantes et qui sera sélectionnée par l’Emprunteur : l’anglais, le français ou l’espagnol. Le marché signé avec le consultant retenu sera rédigé dans la langue qui aura été ainsi sélectionnée dans la Demande de propositions et ladite langue régira les relations contractuelles entre l’Emprunteur et le consultant retenu. 1.21 Outre l’une des trois langues d’usage international (l’anglais, le français, ou l’espagnol), la Demande de propositions peut, si l’Emprunteur le décide, être préparée dans la langue nationale du pays de l’Emprunteur (ou dans la langue utilisée dans le pays de l’emprunteur dans les transactions commerciales).14 Si la demande de propositions et les documents d’appel d’offres sont préparés en deux langues, les consultants seront autorisés à soumettre leur proposition dans l’une de ces deux langues. Dans ce cas, le marché signé avec le consultant retenu sera rédigé dans la langue dans laquelle la proposition a été soumise, auquel cas ladite langue régira les relations contractuelles entre l’Emprunteur et le consultant retenu. Si le marché est signé dans une langue autre que l’anglais, le français, ou l’espagnol et si le marché est soumis à l’examen préalable de la Banque, l’Emprunteur communiquera à la Banque une traduction du marché dans la langue d’usage international dans laquelle la Demande de propositions a été préparée. Les consultants ne seront ni tenus ni autorisés à signer des marchés dans deux langues. Fraude et corruption 1.22 La Banque, a pour principe de demander aux Emprunteurs (y compris les bénéficiaires de ses prêts) comme aux consultants le respect des normes d’éthique les plus strictes lors de la sélection des consultants dans le cadre des marchés qu’elle finance et de l’exécution desdits marchés. En vertu de ce principe, la Banque : a) définit, aux fins d’application de la présente disposition, les expressions ci-dessous de la façon suivante : i) est coupable de « corruption » quiconque offre, donne, sollicite ou accepte, directement ou indirectement,

un quelconque avantage en vue d’influencer l’action d’un agent public15 au cours de la sélection ou de l’exécution d’un marché ;

ii) se livre à des « manœuvres frauduleuses » quiconque déforme, dénature ou omet des faits afin

d’influencer l’attribution ou l’exécution d’un marché; iii) on entend par « pratiques collusoires » un système ou un arrangement entre deux consultants ou plus,

l’Emprunteur en étant informé ou non, destiné à fixer les prix à des niveaux artificiels et non concurrentiels ;

iv) on entend par « pratiques coercitives » les préjudices ou les menaces de préjudices portés directement ou indirectement à des personnes ou à leurs biens en vue d’influer sur leur participation au processus de passation des marchés ou d’affecter l’exécution du marché;

b) rejettera la proposition d’attribution du marché si elle établit que le Consultant auquel il est recommandé

d’attribuer le marché est coupable, directement ou par l’intermédiaire d’un agent, de corruption ou s’est livré à des manœuvres frauduleuses, collusoires ou coercitives en vue de l’obtention du marché en question ;

14 La Banque devra juger la langue utilisée acceptable. 15 Inclut le personnel de la Banque et les employés des autres organisations qui prennent les décisions de passation des marchés ou les examinent.

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c) annulera la fraction du prêt allouée à un marché si elle détermine à un moment quelconque que des représentants de l’Emprunteur ou d’un bénéficiaire du prêt s’est livré à la corruption ou à des manœuvres frauduleuses, collusoires ou coercitives au stade du processus de sélection ou de l’exécution dudit marché, sans que l’Emprunteur ait pris, en temps voulu et à la satisfaction de la Banque, les mesures nécessaires pour remédier à cette situation ;

d) sanctionnera un Consultant indéfiniment ou pour une période déterminée y compris en l’excluant de toute

attribution des marchés financés par la Banque, si la Banque établit, à un moment quelconque, que ledit Consultant s’est livré, directement ou par l’intermédiaire d’un agent, à la corruption ou à des manœuvres frauduleuses, collusoires ou coercitives en vue de l’obtention ou au cours de l’exécution d’un marché financé par la Banque ; et

e) pourra exiger que les marchés financés sur un prêt de la Banque contiennent une clause demandant aux

consultants d’autoriser la Banque à examiner les documents et pièces comptables et autres documents relatifs à la soumission des propositions et à l’exécution du marché et de les soumettre pour vérification à des auditeurs désignés par la Banque.

1.23 Pour les marchés d’un montant élevé financés par la Banque, un Emprunteur peut, avec l’accord exprès de la

Banque, inclure dans les Demandes de propositions une disposition par laquelle le Consultant s’engage à soumissionner et à exécuter ces marchés en respectant les lois du pays contre la fraude et la corruption (y compris les paiements illicites) énumérées dans les Demandes de propositions16. La Banque accepte l’inclusion d’une telle disposition à la demande du pays de l’Emprunteur, à condition que les dispositions qui régissent cet engagement satisfassent la Banque.

Plan de passation des marchés 1.24 Dans le cadre de la préparation du projet, l’Emprunteur préparera et, avant les négociations du prêt,

communiquera à la Banque pour approbation un Plan de passation des marchés 17 acceptable par la Banque qui énoncera : (a) les marchés particuliers de services de consultants requis pour réaliser le projet pendant la période initiale d’au moins 18 mois ; (b) les méthodes proposées pour la sélection des services de consultants et (c) les procédures d’examen de la Banque y afférentes.18 L’Emprunteur actualisera le Plan tous les ans ou selon que de besoin pendant toute la durée du projet. L’Emprunteur mettra en oeuvre le Plan de passation des marchés tel qu’il aura été approuvé par la Banque.

16 Cet engagement pourrait être libellé comme suit: « Nous nous engageons à préparer et à présenter notre offre (et, si le marché nous est attribué, à l’exécuter), dans le respect des lois contre la fraude et la corruption en vigueur dans le pays du Client, lois dont la liste a été incluse par le Client dans la Demande de propositions relative audit marché. » 17 Si le projet prévoit la réalisation de travaux et la passation de marchés de biens et de services autres que des services de consultants, le Plan de passation des marchés doit aussi inclure les méthodes pour la réalisation de travaux ou la passation de marchés de biens et de services autres que les services de consultants conformément aux Directives: Passation de marchés financés par les prêts de la BIRD et les crédits de l’IDA. La Banque rendra public le Plan de passation des marchés après que le prêt aura été approuvé ; les mises à jour seront rendues publiques après leur approbation par la Banque. 18 Voir Annexe 1.

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II. SELECTION FONDEE SUR LA QUALITE ET LE COUT (SFQC)

La procédure de sélection 2.1 La méthode SFQC consiste à mettre en concurrence les consultants figurant sur une liste restreinte, en prenant en compte la qualité de la proposition et le coût des services pour choisir le Consultant à retenir. Le critère coût est un facteur de sélection à utiliser judicieusement. La pondération relative des critères de qualité et de coût est fixé au cas par cas, selon la nature de la mission. 2.2 La procédure de sélection comprend les étapes suivantes : a) rédaction des termes de référence ; b) estimation des coûts et établissement du budget ; c) publicité ; d) établissement de la liste restreinte de consultants ; e) préparation et émission de la Demande de proposition (DP) qui doit inclure : la Lettre d’invitation, les

Instructions aux consultants (IC), les Termes de référence et le projet de marché proposé ; f) réception des propositions ; g) évaluation des propositions techniques : prise en compte de la qualité ; h) ouverture publique des propositions financières i) évaluation des propositions financières ; j) évaluation finale consolidée de la qualité et du coût; et k) négociations et attribution du marché au Consultant retenu. Termes de référence 2.3 Il appartient à l’Emprunteur d’élaborer les Termes de référence de la mission. Ces Termes de référence sont établis par une (des) personne(s) ou une entreprise spécialisée dans le domaine dont relève la mission. L’ampleur des services décrits dans les Termes de référence doit être compatible avec le budget disponible. Les Termes de référence définissent clairement les objectifs, les buts et l’ampleur de la mission, et ils fournissent des informations d’ordre général (y compris une liste des études pertinentes et des données de base existantes) afin de faciliter aux consultants la préparation de leurs propositions. Si le transfert de connaissances ou la formation sont des objectifs de la mission, il conviendra que cela soit indiqué précisément, avec le détail des effectifs à former, etc., pour permettre aux consultants d’estimer les moyens à mettre en oeuvre. Les Termes de référence énuméreront les services et enquêtes nécessaires à l’accomplissement de la mission et les résultats escomptés (par exemple, rapports, données, cartes, relevés). Toutefois, les Termes de référence ne doivent pas être trop détaillés ni rigides, de manière que les consultants en concurrence soient en mesure de proposer la méthodologie et le personnel de leur choix. Les consultants doivent être encouragés à émettre des observations sur les Termes de référence dans leur proposition. Les responsabilités respectives de l’Emprunteur et des consultants doivent être clairement définies dans les Termes de référence.

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Estimation des coûts (budget) 2.4 Il est indispensable d’estimer les coûts de manière minutieuse pour pouvoir établir des dotations budgétaires réalistes. Cette estimation sera basée sur l’évaluation par l’Emprunteur des ressources nécessaires pour accomplir la mission : temps consacré par le personnel, appui logistique et moyens matériels (véhicules, matériel de laboratoire, par exemple). Les coûts doivent d’abord être répartis en deux grandes catégories : a) honoraires ou rémunération (selon le type de marché), et b) frais remboursables ; ils doivent ensuite être répartis entre coûts en devises et coûts en monnaie nationale. La rémunération du personnel doit être estimée de façon réaliste, pour le personnel tant national qu’étranger. Publicité 2.5 Pour tous les projets, l’Emprunteur est tenu de préparer et de soumettre à la Banque un projet d’Avis général de passation de marchés. La Banque se charge de le faire publier dans Development Business online (UNDB online) et dans Development Gateway Market (dgMarket)19. Pour obtenir des « manifestations d’intérêt », l’Emprunteur insérera la liste des missions de consultants prévues dans l’Avis général de passation des marchés20, et publiera une demande de manifestations d’intérêt pour chaque marché à l’intention des bureaux de consultants dans le Journal officiel ou un journal de diffusion nationale ou sur un portail électronique dont l’accès est libre. En outre, les marchés dont le coût estimatif est supérieur à 200.000 dollars E.U. seront publiés dans UNDB online et dans dgMarket. Les Emprunteurs peuvent également publier les demandes de manifestations d’intérêt dans un journal de diffusion internationale ou une revue technique. L’information demandée dans les annonces doit être limitée au minimum nécessaire pour juger des qualifications des consultants pour la mission en cause et ne doit pas, par sa complexité, dissuader les consultants de manifester leur intérêt. La liste restreinte ne sera établie qu’à l’issue d’un délai minimum de 14 jours à compter de la date de publication dans UNDB on-line pour obtenir des manifestations d’intérêt. Liste restreinte de consultants 2.6 Il appartient à l’Emprunteur d’établir la liste restreinte. L’Emprunteur considérera en priorité les consultants ayant manifesté leur intérêt et possédant les qualifications pertinentes. Les listes restreintes seront constituées de six consultants d’origine géographique très diverse, dont au maximum deux d’un même pays et au moins un d’un pays en développement, à moins qu’on ne parvienne pas à identifier de consultants qualifiés dans les pays en développement. La Banque peut accepter qu’une liste restreinte compte moins d’entreprises dans des circonstances particulières, par exemple lorsque seules quelques entreprises qualifiées ont manifesté leur intérêt pour la mission spécifique ou lorsque la taille du marché ne justifie pas une concurrence plus large. Aux fins d’établissement de listes restreintes, la nationalité d’un Consultant est celle du pays dans lequel il est enregistré ou constitué en société et dans le cas d’une co-entreprise, la nationalité de l’entreprise désignée pour représenter ladite co-entreprise. La Banque peut convenir avec l’Emprunteur d’allonger ou de réduire la liste restreinte ; mais, après que la Banque a émis un « avis de non-objection » sur la liste restreinte, l’Emprunteur ne doit ni ajouter ni supprimer de noms sans l’approbation de la Banque. La liste restreinte finale sera communiquée aux consultants ayant manifesté leur intérêt, ainsi qu’à tout autre entreprise qui en aura fait la demande. 2.7 La liste restreinte peut ne comporter que des consultants du pays de l’Emprunteur (consultants dont la majorité du capital appartient à des ressortissants du pays, et qui sont enregistrés ou constitués en sociétés dans ce pays), à condition qu’il s’agisse d’un marché d’un montant inférieur au plafond établi (ou aux plafonds établis) dans le Plan de passation des marchés approuvé par la Banque21, lorsqu’il y a un nombre suffisant d’entreprises qualifiées 19 L’UNDB est une publication des Nations Unies. On trouvera les renseignements relatifs à l’abonnement dans : Development Business, United Nations GCPO Box 5850, New York, NY 10163-5850 (Site web : www.devbusiness.com; adresse électronique : [email protected]). Development Gateway Market est un portail électronique de la Development Gateway Foundation, 1889 F Street NW, Washington, DC 20006, USA (Site web : www.dgmarket.com). 20 L’Avis général de passation des marchés pour un projet donné financé par la Banque est préparé par l’Emprunteur et communiqué à la Banque qui se charge de le faire publier dans la revue des Nations Unies, Development Business (UNDB on line) et dans Development Gateway Market (dgMarket). 21 Les seuils exprimés en dollars seront déterminés au cas par cas, compte tenu de la nature et de la complexité de la mission, sans jamais toutefois dépasser le montant défini (ou les montants définis) dans le Rapport Analytique de la Passation des marchés publics (CPAR) du Pays de l’Emprunteur . Le plafond (en dollars) pour chaque pays sera publié dans le site Internet de la Banque.

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disponibles pour dresser une liste restreinte d’entreprises qui offrent des prix compétitifs et lorsqu’il n’est pas justifié de prime abord d’élargir la concurrence aux consultants étrangers ou lorsque les consultants étrangers n’ont pas manifesté leur intérêt. Les mêmes plafonds seront utilisés dans les opérations de prêt de la Banque de type programmatique (Sector Wide Approaches – SWAps 22) pour lesquelles les fonds provenant du gouvernement et des bailleurs de fonds ne sont pas administrés séparément afin d’établir le seuil en deçà duquel les listes restreintes seront constituées d’entreprises nationales sélectionnées selon les procédures convenues avec la Banque. Toutefois, si les entreprises étrangères manifestent leur intérêt, elles seront prises en compte. 2.8 Il est préférable que la liste restreinte inclue des consultants de la même catégorie et dont les capacités et les objectifs commerciaux sont similaires. C’est pourquoi la liste restreinte doit normalement inclure des entreprises dont l’expérience est similaire ou des organisations sans but lucratif (ONG, universités, agences des Nations Unies, etc.) qui ont les mêmes domaines d’expertise. S’il y a panachage, la sélection doit avoir lieu à l’aide de la méthode de Sélection fondée sur la qualité (SFQ) ou de Sélection fondée sur les qualifications des consultants (QC) (pour les missions de montant faible).23 La liste restreinte n’inclura pas de consultants individuels. Préparation et émission des Demandes de propositions 2.9 La Demande de propositions doit inclure : a) une Lettre d’invitation, b) les Instruction aux consultants (IC), c) les Termes de référence, et d) le marché envisagé. Dans la mesure du possible, les Emprunteurs utilisent l’un des modèles de Demandes de propositions publiés par la Banque, si nécessaire avec des changements mineurs acceptables à la Banque, pour tenir compte des conditions spécifiques relatives au projet . De tels changements ne peuvent se faire qu’à travers les Données particulières de la Demande de propositions. Les Emprunteurs doivent énumérer toutes les pièces figurant dans la Demande de propositions. L’Emprunteur peut avoir recours à un système électronique pour diffuser la Demande de propositions, à condition que la Banque estime qu’il est adéquat. Si la Demande de propositions est diffusée électroniquement, le système électronique sera protégé afin d’éviter les modifications à la Demande de propositions et il ne limitera pas l’accès des consultants qui figurent sur la liste restreinte à la Demande de propositions. Lettre d’invitation 2.10 La Lettre d’invitation indique l’intention de l’Emprunteur de conclure un marché en vue d’obtenir des services de consultants ; elle donne des informations sur : l’origine des fonds, le client, la date, l’heure et l’adresse auxquelles doivent être remises les propositions. Instructions aux consultants (IC) 2.11 Ce document doit comporter tous les renseignements susceptibles d’aider les consultants à établir des propositions conformes ; elle doit rendre la procédure de sélection aussi transparente que possible, en donnant des informations sur le processus d’évaluation et en indiquant les critères d’évaluation et leurs poids respectifs, ainsi que le score correspondant à la qualité minimum requise. Les IC indiqueront une estimation du volume de travail attendu du personnel clé des consultants (en personnes x mois) ou le budget total, mais pas les deux. Les consultants seront néanmoins libres de préparer leur propre estimation du volume de travail pour le personnel nécessaire à la réalisation de la mission et d’offrir le coût correspondant dans leur proposition. Les IC spécifieront la période de validité de la proposition qui doit être suffisante pour permettre l’évaluation des propositions, la décision d’attribution, l’examen par la Banque et la finalisation des négociations du marché. Une liste détaillée des renseignements qui doivent figurer dans ce document est donnée à l’Annexe 2.

22 Le SWAp constitue une approche que les agences de développement utilisent afin d’assister un programme de développement dirigé par le pays bénéficiaire dont l’ampleur dépasse le cadre d’un projet spécifique. Typiquement, un SWAp couvre un secteur entier ou la grande partie d’un secteur. 23 Les seuils exprimés en dollars des Etats-Unis qui définissent ce que l’on entend par « montant faible » seront fixés dans chaque cas en tenant compte de la nature et de la complexité de la mission, mais ils ne dépasseront pas 200.000 dollars E.U.

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Marché 2.12 La section IV des présentes Directives analyse brièvement les types de marchés les plus courants. Les Emprunteurs doivent utiliser celui des Marchés types publiés par la Banque qui convient et ne lui apporter, avec l’accord de la Banque, que les changements strictement indispensables pour l’adapter aux besoins particuliers du pays et du projet. Ces changements seront introduits exclusivement par le canal des Données du Marché ou des Conditions particulières du marché, et non par le canal de modifications aux Conditions générales du Marché figurant dans le Marché type publié par la Banque. Les Marchés types de la Banque couvrent la majorité des services de consultants; lorsqu’ils ne sont pas utilisables (par exemple, dans le cas de marchés d’inspection préalable à l’expédition, de services de spécialistes de la passation des marchés, de formation d’étudiants en université, d’opérations publicitaires en vue de privatisations, ou de jumelages), les Emprunteurs doivent utiliser d’autres modèles de marché jugés acceptables par la Banque. Réception des propositions 2.13 L’Emprunteur donnera aux consultants suffisamment de temps pour établir leur proposition. Ce délai sera fonction de la mission, mais en général ne sera pas inférieur à quatre semaines ou supérieur à trois mois (cas des missions exigeant l’élaboration d’une méthodologie sophistiquée ou concernant la préparation d’un plan directeur pluridisciplinaire). Pendant cette période, les consultants pourront demander des éclaircissements sur les renseignements fournis dans la Demande de propositions. L’Emprunteur fournira ces éclaircissements par écrit et les diffusera à tous les consultants figurant sur la liste restreinte (qui ont fait savoir leur intention de soumettre des propositions). Le cas échéant, l’Emprunteur reportera la date limite de remise des propositions. Les propositions technique et financière devront être soumises simultanément. Aucune modification à la proposition technique ou financière ne sera acceptée après la date limite de remise des propositions. Pour préserver l’intégrité du processus, les propositions technique et financière devront être remises dans des enveloppes cachetées séparées. Les enveloppes contenant les propositions techniques seront ouvertes par un comité de personnes appartenant aux départements intéressés (départements technique, financier, juridique, selon le cas), immédiatement après l’expiration du délai de remise des propositions. Les propositions financières resteront cachetées et seront déposées auprès d’un auditeur ou d’un organisme indépendant digne de confiance jusqu’à leur ouverture en public. Toute proposition reçue après expiration du délai de remise des propositions sera retournée à l’expéditeur sans avoir été ouverte. Les Emprunteurs peuvent avoir recours à des systèmes permettant aux consultants de soumettre leurs propositions par des moyens électroniques, à condition que la Banque estime que lesdits systèmes sont adéquats, y compris, entre autres, qu’ils sont protégés, garantissent la confidentialité et l’authenticité des propositions soumises, utilisent un système de signature électronique ou l’équivalent pour que les consultants soient liés par leur signature et permettent que les plis soient ouverts uniquement avec l’autorisation électronique simultanée du consultant et de l’Emprunteur. Dans ce cas, les consultants continueront d’avoir la possibilité de soumettre leur offre sur une copie dure. Évaluation des propositions: prise en compte de la qualité et du coût 2.14 L’évaluation des propositions se fera en deux étapes : premièrement, du point de vue de la qualité technique, puis du point de vue du coût. Les personnes chargées d’évaluer les propositions techniques n’auront accès aux propositions financières qu’à l’issue de l’évaluation technique, y compris examens et « avis de non-objection » éventuels de la Banque. Alors seulement les propositions financières seront ouvertes. L’évaluation sera effectuée en pleine conformité avec les dispositions de la Demande de propositions. Évaluation de la qualité 2.15 L’Emprunteur évaluera chaque proposition technique (en faisant appel à un comité d’évaluation d’au moins trois spécialistes du secteur), sur la base de plusieurs critères : a) l’expérience du Consultant applicable à la mission en cause, b) la qualité de la méthodologie proposée, c) les qualifications du personnel clé proposé, d) le transfert de connaissances, s’il est exigé par les Termes de référence et e) le niveau de participation de nationaux parmi le personnel clé proposé pour l’exécution de la mission. On attribuera à chaque critère une note comprise entre 1 et 100. Puis ces notes seront ensuite pondérées pour aboutir à un score. Les pondérations figurant ci-après sont données à titre indicatif. Les chiffres réels en pourcentage qui seront utilisés seront adaptés à la mission spécifique et seront inclus dans les fourchettes indiquées ci-après, toute exception étant approuvée par la Banque. Les pondérations applicables seront divulguées dans chaque Demande de propositions :

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Expérience du Consultant applicable à la mission : Méthodologie :

0 à 10 points 20 à 50 points

Personnel clé :

30 à 60 points

Transfert de connaissances24 :

0 à 10 points

Participation de nationaux25 : (ne peut excéder 10 points)

0 à 10 points

Total :

100 points

2.16 L’Emprunteur affine généralement les critères d’évaluation en les subdivisant en sous-critères. Ainsi, les sous-critères relatifs à la méthodologie pourront être innovation et degré de détail. Il convient de limiter le nombre de ces sous-critères : la Banque met en garde contre l’utilisation de trop longues listes de sous-critères, qui risque de réduire l’évaluation professionnelle des propositions à un exercice purement mécanique. Le poids accordé à l’expérience peut être relativement modeste, puisque ce critère a déjà été pris en compte lors de l’établissement de la liste restreinte des consultants. La méthodologie revêtira une importance d’autant plus grande que la mission sera complexe (par exemple, études de faisabilité pluridisciplinaires ou études de gestion). 2.17 Il est recommandé de n’évaluer que le personnel clé. Dans la mesure où c’est lui qui, en fin de compte, détermine la qualité des prestations, il conviendra d’accorder d’autant plus de poids à ce critère que la mission proposée sera complexe. L’Emprunteur jugera des qualifications et de l’expérience du personnel clé proposé à partir des curriculum vitae, qui devront être exacts, complets et signés par un responsable habilité du Consultant et par la personne proposée elle-même. Les personnes seront jugées en fonction des trois sous-critères qui suivent : a) qualifications à caractère général: niveau d’instruction et formation, années d’expérience, postes occupés,

durée d’emploi auprès de l’entreprise candidate, expérience dans les pays en développement, etc. ; b) qualifications pour la mission: études, formation et expérience dans le secteur, le domaine, le sujet en cause,

etc., pertinentes pour la mission ; et c) expérience de la région: connaissance de la langue du pays, de sa culture, de son organisation administrative

et politique, etc. 2.18 Les Emprunteurs évalueront chaque proposition sur la base de sa conformité aux Termes de référence. Toute proposition qui ne satisfait pas à des éléments importants des Termes de référence ou n’atteint pas le score technique minimum spécifié dans la Demande de propositions sera jugée inacceptable et rejetée dès ce stade. 2.19 À l’issue du processus, l’Emprunteur préparera un rapport d’évaluation technique de la « qualité » des propositions et, dans les cas de marchés qui sont soumis à un examen préalable, il le soumettra à la Banque qui l’examinera et émettra son « avis de non-objection ». Ce rapport justifiera les résultats de l’évaluation en décrivant les points forts et les points faibles respectifs des propositions. Tous les documents relatifs à l’évaluation, tels que feuilles de notes individuelles, seront conservés jusqu’à l’achèvement du projet et de son audit.

24 Le transfert de connaissances peut être le principal objectif de certaines missions ; en pareils cas, il sera précisé dans les Termes de référence et il pourra se voir accorder un poids plus fort, qui reflète son importance, uniquement avec l’autorisation préalable de la Banque. 25 Mesurée par le nombre de ressortissants du pays parmi le personnel clé présenté par les entreprises nationales ou étrangères.

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Évaluation financière (coût) 2.20 A l’issue de l’évaluation de la qualité et lorsque la Banque a émis son « avis de non-objection », l’Emprunteur informera les consultants qui ont soumis une offre des points techniques attribués à chaque Consultant et avertira ceux dont les propositions n ‘auront pas obtenu la note de qualité minimum ou auront été jugées non conformes à la Demande de propositions et aux Termes de référence et leur fera savoir que leur proposition financière leur sera retournée sans avoir été ouverte après la signature du marché. L’Emprunteur, dans le même temps, avisera les consultants qui ont obtenu la note de qualification minimum de la date, l’heure et le lieu d’ouverture des propositions financières. Cette date sera fixée de manière à permettre aux consultants de prendre les dispositions nécessaires pour assister à l’ouverture de la proposition financière. Les propositions financières seront ouvertes en public en présence des représentants des consultants qui désirent assister (en personne ou en ligne). Le nom du consultant, le nombre de points techniques et les prix proposés seront lus à haute voix (et affichés en ligne lorsque les propositions ont été soumises par voie électronique) et consignés par écrit lors de l’ouverture des propositions financières, et une copie de ce procès-verbal sera adressé à la Banque dans les meilleurs délais. L’Emprunteur préparera le procès-verbal de l’ouverture en public et une copie sera envoyée à la Banque et à tous les consultants qui ont soumis des propositions dans les meilleurs délais. 2.21 L’Emprunteur examinera alors les propositions financières. Si celles-ci contiennent des erreurs de calcul, elles seront corrigées. Aux fins de comparaison des propositions, les coûts seront convertis en une seule monnaie choisie par l’Emprunteur (monnaie nationale ou monnaie étrangère librement convertible), spécifiée dans la Demande de propositions. L’Emprunteur procédera à cette conversion sur la base des cours de vente de ces monnaies fournis par une source officielle (par exemple, la Banque centrale) ou par une banque commerciale, ou par un journal de diffusion internationale pour des transactions analogues. La Demande de propositions spécifiera la source à utiliser pour la détermination de ces taux de change ainsi que la date à considérer ; il est toutefois entendu que cette date ne pourra pas être antérieure de plus de quatre semaines à la date limite de remise des propositions, ni postérieure à la date initiale d’expiration de la validité des propositions. 2.22 Aux fins d’évaluation, le terme « coût » exclut les taxes locales indirectes identifiables26 du marché et les impôts sur les revenus à verser au pays de l’Emprunteur sur la rémunération des services offerts dans le pays de l’Emprunteur par le personnel non résident du Consultant. Le coût inclura la totalité de la rémunération du consultant de même que les autres dépenses telles que les frais de déplacement, de traduction, d’impression des rapports ou les dépenses administratives. La proposition la moins chère peut se voir attribuer un score financier de 100 et les autres propositions des scores financiers inversement proportionnels à leur coût. Les scores financiers peuvent également être déterminés à l’aide d’autres méthodes (variations linéaires ou autres). La méthode à utiliser sera décrite dans la Demande de propositions. Évaluation technique et financière combinée 2.23 Le score total sera obtenu par l’addition des scores techniques et financiers, après introduction d’une pondération. La pondération attribuée au « coût » sera déterminée compte tenu de la complexité de la mission et du niveau de qualité technique voulu. Sauf pour les types de services spécifiés à la Section III, la pondération attribuée au facteur coût sera généralement de 20 points, sur un score total de 100. Les pondérations proposées pour la qualité technique et le coût seront précisées dans la Demande de propositions. L’entreprise ayant obtenu le score total le plus élevé sera invitée pour des négociations. Négociations et attribution du marché 2.24 Les négociations porteront sur les Termes de référence, la méthodologie proposée pour exécuter la mission, le personnel, les moyens mis à la disposition du Consultant par l’Emprunteur, et les conditions particulières du marché. Ces discussions ne modifieront pas de manière significative les Termes de référence initiaux ni les conditions du marché, pour éviter d’affecter la qualité technique du produit final, son coût, et la pertinence de l’évaluation initiale. Les moyens en personnel prévus ne doivent pas être réduits de façon sensible dans le seul but de se conformer au budget disponible. Les Termes de référence finaux et la méthodologie convenue seront intégrés dans la « Description des services », qui fera partie du marché.

26 Toutes les taxes indirectes perçues sur les factures du marché, aux niveaux national, de l’Etat (ou de la Province) et municipal.

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2.25 Le Consultant retenu ne sera pas autorisé à remplacer le personnel clé, à moins que les deux parties ne conviennent que ce remplacement a été rendu inévitable par un trop grand retard du processus de sélection, ou que ce(s) remplacement(s) est (sont) indispensable(s) à la réalisation des objectifs de la mission27. Si tel n’est pas le cas, et s’il est établi que le Consultant a inclus dans la proposition une personne clé sans s’être assuré de sa disponibilité, ce Consultant peut être disqualifié et le processus de sélection poursuivi avec le Consultant classé en deuxième position. La personne clé proposée en remplacement doit posséder des qualifications égales ou supérieures à celles de la personne initialement proposée. 2.26 Les négociations financières viseront notamment à déterminer quelles seront les obligations fiscales des consultants dans le pays de l’Emprunteur (le cas échéant) et de quelle manière cet assujettissement à l’impôt sera pris en compte dans le marché. Du fait que les paiements des marchés à rémunération forfaitaire sont basés sur la fourniture des résultats (ou produits), le prix proposé inclura tous les coûts (personnel, frais généraux, déplacements, hébergement, etc.). Par conséquent, si la méthode de sélection pour un marché forfaitaire a inclus le prix à titre de composante, ce prix ne pourra pas être négocié. Dans le cas de marchés rémunérés au temps passé, le paiement est basé sur les intrants (le temps du personnel et les frais remboursables) et le prix offert inclura la rémunération du personnel et une estimation du montant des frais remboursables. Si la méthode de sélection inclut le prix à titre de composante, la rémunération du personnel ne pourra être négociée, sauf dans des conditions exceptionnelles par exemple, lorsque la rémunération du personnel est proposée à des niveaux beaucoup plus élevés que ceux qui sont habituellement facturés par les consultants pour des marchés similaires. C’est pourquoi l’interdiction de négociation ne retire pas au client le droit de demander des éclaircissements et, si les tarifs sont très élevés, de demander des modification de la rémunération après consultation avec la Banque. Les frais remboursables doivent être payés sur la base des coûts réellement encourus sur présentation de reçus ; ils ne peuvent donc pas être négociés. Toutefois, si le client veut fixer des plafonds pour les prix unitaires de certains frais remboursables (tels que les déplacements ou l’hébergement), il doit indiquer les niveaux maximum de ces tarifs dans la Demande de propositions ou fixer une indemnité journalière dans la Demande de propositions. 2.27 Si les négociations n’aboutissent pas à un marché satisfaisant, l’Emprunteur y mettra fin et invitera le Consultant classé en seconde position à négocier, après avoir consulté la Banque. Le Consultant sera informé des motifs ayant conduit à la rupture des négociations. Ces négociations ne pourront être reprises dès lors que les négociations avec le Consultant classé en seconde position seront engagées. Dès conclusion des négociations, et après émission de l’avis de non-objection de la Banque relatif au marché négocié paraphé, l’Emprunteur avisera les autres consultants figurant sur la liste restreinte qu’ils n’ont pas été retenus, et ce dans les meilleurs délais. Publication de l’attribution du marché 2.28 Après attribution du marché, l’emprunteur publiera dans UNDB online et dgMarket les informations qui suivent: (i) les noms de tous les Consultants qui ont soumis des offres ; (ii) les scores techniques attribués à chaque Consultant; (iii) les prix évalués de chaque Consultant; (iv) le classement de chaque Consultant selon le nombre de points obtenus; (v) le nom du Consultant retenu, le prix, la durée et une synthèse de l’objet du marché. Les mêmes informations seront envoyées à tous les Consultants qui ont soumis des propositions. Rapport oral 2.29 Dans la publication de l’attribution du marché mentionnée au paragraphe 2.28, l’Emprunteur précisera que tout consultant qui souhaite connaître les raisons pour lesquelles sa proposition n’a pas été retenue doit en faire la demande à l’Emprunteur. L’Emprunteur communiquera dans les meilleurs délais l’explication du rejet de la proposition, soit par écrit, soit/et lors d’une réunion, au choix de l’Emprunteur. Le consultant demandeur devra assumer tous les coûts de sa participation à cette réunion.

27 La définition d’une durée réaliste de validité des offres dans la Demande de propositions et la réalisation d’une évaluation efficace minimisent ce risque.

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Rejet de toutes les propositions et réinvitation 2.30 L’Emprunteur sera en droit de rejeter toutes les propositions uniquement si elles ne sont pas conformes parce qu’elles ne respectent pas les Termes de référence en ce qui concerne les aspects importants, ou si les propositions financières sont sensiblement supérieures à l’estimation initiale de manière significative. Dans ce dernier cas, il faudra étudier, en consultation avec la Banque, s’il est possible d’augmenter le budget ou de réduire l’ampleur des services. Avant de rejeter toutes les propositions et d’en solliciter de nouvelles, l’Emprunteur notifiera à la Banque les motifs du rejet et obtiendra d’elle un avis de « non-objection ». Le nouveau processus de sélection pourra être basé sur une révision de la Demande de propositions (y compris de la liste restreinte) et du budget. Ces révisions seront convenues avec la Banque. Confidentialité 2.31 Aucun renseignement concernant l’évaluation des propositions et les recommandations d’attribution ne doit être communiqué aux consultants ayant soumis une proposition ou à toute autre personne n’ayant pas qualité pour participer à la procédure de sélection, tant que l’attribution du marché n’a pas été publiée, sauf dans les cas visés dans les paragraphes 2.20 et 2.27.

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III. AUTRES MODES DE SELECTION

Généralités 3.1 La présente section décrit les méthodes de sélection autres que la procédure fondée sur la qualité et le coût et les cas dans lesquels elles sont acceptables. Toutes les dispositions28 pertinentes de la section II « Sélection fondée sur la qualité et le coût» s’appliquent chaque fois qu’il est fait appel à la concurrence. Sélection fondée sur la qualité (SFQ) 3.2 La méthode de Sélection fondée sur la qualité convient aux types de missions suivants : a) les missions complexes ou très spécialisées pour lesquelles il est difficile de définir précisément les Termes de

référence des consultants et ce qu’ils sont censés fournir, et pour lesquelles le client attend des consultants qu’ils fassent preuve d’innovation dans leurs propositions (par exemple, études économiques ou sectorielles sur un pays donné, études de faisabilité plurisectorielles, conception d’une usine de traitement de déchets dangereux, préparation d’un schéma directeur d’aménagement urbain, définition des réformes du secteur financier) ;

b) les missions ayant un impact très marqué en aval et pour lesquelles l’objectif est d’obtenir les services des

meilleurs experts (par exemple, études de faisabilité et dossiers techniques d’importants projets d’infrastructure, comme la construction de grands barrages, études de politique générale de portée nationale, études de la gestion de grands organismes publics) ; et

c) les missions pouvant être réalisées de manière sensiblement différente et pour lesquelles les propositions

seront difficilement comparables (par exemple, conseils en gestion, études de politique générale ou sectorielle pour lesquelles la valeur des services dépend de la qualité de l’analyse).

3.3 Dans le cadre de la méthode SFQ, la Demande de propositions peut n’exiger que la remise d’une proposition technique (sans proposition financière), ou la remise simultanée de propositions technique et financière mais sous plis séparés (système de la double enveloppe). La Demande de propositions fournira soit le budget estimatif, soit des estimations du temps de travail du personnel clé (par exemple, en personnes-mois), en précisant toutefois que ces données sont fournies à titre purement indicatif et que les consultants sont libres de soumettre leurs propres estimations. 3.4 Si la Demande de propositions n’exige que la remise de propositions techniques, l’Emprunteur évalue ces propositions techniques selon la même méthodologie que celle de la méthode SFQC, puis demande au Consultant qui a remis la proposition technique ayant obtenu le score le plus élevé de remettre une proposition financière détaillée. L’Emprunteur et le Consultant négocient alors les propositions technique et financière29 et le marché. Tous les autres aspects du processus de sélection sont identiques à ceux de la méthode SFQC, y compris la publication de l’attribution du marché, telle que décrite au paragraphe 2.28, mais dans ce cas, seul le prix offert par l’entreprise retenue est publié. Si les consultants ont été initialement invités à remettre simultanément une proposition technique et une proposition financière, des mesures identiques à celles prises dans le cadre de la méthode SFQC doivent être prévues pour veiller à ce que seule la proposition financière correspondant à l’entreprise retenue soit ouverte, les autres étant renvoyées cachetées à l’issue des négociations.

28 Toutes les dispositions de la Section II doivent être appliquées en faisant des modifications et éliminations requises par la méthode de sélection de consultants utilisée dans un cas spécifique. La publicité en vue de solliciter des manifestations d’intérêt n’est pas requise lorsqu’on a recours à un mode de sélection par entente directe. 29 Les négociations financières dans le cadre de la sélection fondée sur la qualité (SFQ) incluent des négociations de la rémunération et des autres dépenses de tous les consultants.

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Sélection dans le cadre d’un budget déterminé (SCBD) 3.5 Cette méthode convient uniquement pour une mission simple, qui peut être définie de manière précise et dont le budget est prédéterminé. La Demande de propositions doit indiquer le budget disponible, en invitant les consultants à soumettre, sous plis séparés, leurs meilleures propositions technique et financière dans les limites de ce budget. Il faut établir les Termes de référence avec un soin particulier, pour s’assurer que le budget est suffisant pour permettre aux consultants d’exécuter les prestations. Les propositions techniques sont évaluées d’abord, comme dans le cas de la méthode SFQC, puis les propositions de prix sont ouvertes en séance publique et les prix sont lus à voix haute. Les propositions financières d’un montant supérieur au budget indiqué sont rejetées, celle correspondant à la proposition technique la mieux classée est retenue, et le Consultant qui l’a soumise est invité à négocier un marché. La publication de l’attribution du marché se fera telle que décrite dans le paragraphe 2.28. Sélection au « moindre coût» (SMC) 3.6 Cette méthode ne s’applique qu’à la sélection de consultants pour des missions standards ou courantes (audits, préparation de dossiers techniques de travaux non complexes, etc.), pour lesquelles il existe des pratiques et des normes bien établies. Elle consiste à fixer une note de qualification technique minimum et à inviter les consultants figurant sur une liste restreinte à remettre des propositions sous deux enveloppes séparées. Les propositions techniques sont ouvertes en premier lieu et sont évaluées. Celles qui n’atteignent pas le score de qualification technique minimum30 sont éliminées et les propositions financières des consultants restants sont alors ouvertes en séance publique, et la proposition dont le prix est le plus bas est retenue et la publication de l’attribution du marché se fera tel que décrit dans le paragraphe 2.28. Lorsqu’on suit cette méthode, il s’agit de déterminer la note de qualification technique minimum en gardant à l’esprit que les propositions obtenant une note technique supérieure à ce minimum concourent selon le seul critère « coût ». La note de qualification technique minimum doit être spécifiée dans la Demande de propositions. Sélection fondée sur les qualifications des consultants (QC) 3.7 Cette méthode peut être utilisée pour des marchés d’un montant faible31, pour lesquels il n’est pas justifié de faire établir et d’évaluer des propositions concurrentes. L’Emprunteur doit alors établir les Termes de référence, inviter les consultants intéressés à se faire connaître et à fournir des informations sur leur expérience et leurs compétences en rapport avec la nature de la mission, établir une liste restreinte et choisir le Consultant ayant les qualifications et références les plus adéquates pour la mission. Le Consultant retenu doit être invité à remettre une proposition technique et financière, puis à négocier le marché. 3.8 L’Emprunteur publiera dans UNDB online et dans dgMarket le nom du Consultant auquel le marché a été attribué, le prix, la durée et l’objet du marché. Cette publication peut avoir lieu tous les trimestres et sous le format d’un tableau résumé qui couvre la période qui précède. Sélection par entente directe (SED) 3.9 Outre le fait de ne pas procurer les avantages d’un appel à la concurrence en termes de qualité technique et de coût, la sélection de consultants par entente directe manque de transparence et risque d’encourager des pratiques inacceptables. Elle n’est donc à utiliser qu’exceptionnellement. La justification de cette méthode est à considérer dans le contexte des intérêts globaux du client et du projet, et de la responsabilité qu’a la Banque de veiller au respect des principes d’économie et d’efficacité et d’assurer dans toute la mesure du possible des chances égales aux consultants qui présentent les qualifications requises.

30 Cette méthode ne sera pas utilisée pour remplacer la méthode de SFQC, mais uniquement pour les cas précis de nature technique très normale et routinière dans lesquels la composante intellectuelle est minime. Pour cette méthode, le score de qualification technique minimum sera de 70 points ou plus. 31 Les seuils en deçà desquels les marchés sont considérés comme étant « d’un montant faible » sont déterminés au cas par cas, compte tenu de la nature et de la complexité de la mission, sans toutefois dépasser 200 000 dollars E.U.

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3.10 Cette méthode de sélection n’est acceptable que si elle présente un net avantage par rapport à l’appel à la concurrence : a) pour les missions qui sont le prolongement naturel d’activités menées par le Consultant concerné (voir paragraphe suivant) ; b) dans les cas d’urgence, comme dans le cadre d’une intervention faisant suite à une catastrophe ou pour des services de consultants pendant la période qui suit immédiatement une urgence ; c) pour les marchés d’un montant très faible32; ou d) lorsqu’une entreprise est la seule à posséder les qualifications voulues ou présente une expérience d’un intérêt exceptionnel pour la mission considérée. 3.11 Lorsqu’il est essentiel d’assurer la continuité pour des activités en aval, la Demande de propositions initiale doit en faire état et les critères utilisés dans la sélection du Consultant doivent, si possible, prendre en compte la probabilité d’une reconduction. Il peut être préférable de reconduire un Consultant dans ses fonctions, plutôt que de faire à nouveau appel à la concurrence, pour bénéficier de la même approche technique, de l’expérience acquise et de la responsabilité professionnelle du même Consultant, une telle reconduction supposant toutefois un déroulement satisfaisant de la mission initiale. Ces reconductions doivent faire l’objet de propositions technique et financière préparées par le Consultant sur la base des Termes de référence fournis par l’Emprunteur. La proposition fera l’objet de négociations. 3.12 Si le marché relatif à la mission initiale n’a pas été attribué par appel à la concurrence ou l’a été dans le cadre d’un financement lié, ou si la mission de suivi donne lieu à un marché d’un montant sensiblement plus élevé que le montant du marché initial, une procédure d’appel à la concurrence, dans des conditions jugées acceptables par la Banque, doit normalement être suivie ; le Consultant chargé d’exécuter le travail initial, s’il se déclare intéressé, n’a pas lieu d’être exclu de la compétition. La Banque n’acceptera d’éventuelles dérogations à cette règle que dans des cas exceptionnels et lorsqu’il n’est pas possible de faire de nouveau appel à la concurrence. 3.13 L’Emprunteur publiera dans UNDB online et dans dgMarket le nom du Consultant auquel le marché a été attribué, le prix, la durée et l’objet du marché. Cette publication peut avoir lieu tous les trimestres et sous le format d’un tableau résumé qui couvre la période qui précède. Pratiques commerciales 3.14 Dans le cas de prêts rétrocédés par un intermédiaire financier à des entreprises du secteur privé ou à des entreprises publiques autonomes gérées sur une base commerciale, l’Emprunteur final peut suivre les pratiques qui sont couramment en usage dans le secteur privé ou dans le domaine commercial, et que la Banque juge acceptables. L’utilisation des procédures d’appel à la concurrence décrites dans les présentes Directives est également à envisager, notamment pour les marchés d’un montant élevé. Sélection de catégories particulières de consultants 3.15 Sélection d’organismes des Nations Unies en tant que consultants. Des organismes des Nations Unies peuvent être engagés comme consultants s’ils sont qualifiés pour fournir une assistance technique et des conseils dans leur domaine de compétence. Ils ne doivent cependant bénéficier d’aucun traitement préférentiel dans le cadre d’une procédure d’appel à la concurrence, si ce n’est que les Emprunteurs peuvent accepter de faire droit aux privilèges et immunités accordés aux organismes des Nations Unies et à leurs agents dans le cadre des conventions internationales en vigueur, et convenir avec ces organismes de modalités de paiement particulières si les statuts de ces derniers l’exigent, à condition que ces modalités soient jugées acceptables par la Banque. En vue de neutraliser les privilèges des agences des Nations Unies, de même que les autres avantages, tels que les exonérations fiscales et autres facilités de même que les autres dispositions particulières relatives aux paiements, on aura recours à la méthode de SFQ. Un organisme des Nations Unies peut être engagé par entente directe si les critères définis dans le paragraphe 3.10 des présentes Directives sont remplis.

32 Les seuils en deçà desquels les marchés sont considérés comme étant « d’un montant très faible » sont déterminés au cas par cas, compte tenu de la nature et de la complexité de la mission, sans toutefois dépasser 100 000 dollars E.U.

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3.16 Recours à des organisations non gouvernementales (ONG). Organismes bénévoles à but non lucratif, les ONG peuvent être idéalement placées pour aider à la préparation, à la gestion et à l’exécution de projets, essentiellement du fait qu’elles sont en prise directe sur les problèmes locaux, les besoins communautaires et/ou les approches participatives. Une ONG peut figurer sur une liste restreinte si elle en exprime le désir et si l’Emprunteur et la Banque sont satisfaits de ses qualifications. Il est préférable que les Emprunteurs n’incluent pas de bureaux de conseil dans la liste restreinte pour des services pour lesquels les ONG sont mieux qualifiées. Pour les missions mettant l’accent sur la participation et sur une connaissance approfondie du contexte local, la liste restreinte peut être entièrement composée d’ONG. En pareil cas, il convient de suivre la méthode SFQC, et les critères d’évaluation doivent refléter ce en quoi les qualifications des ONG sont uniques (bénévolat, statut d’organisme à but non lucratif, connaissance du milieu local, taille des opérations, réputation, etc.). Les Emprunteurs peuvent sélectionner des ONG par entente directe à condition que les critères définis au paragraphe 3.10 des présentes Directives soient remplis. 3.17 Agents spécialistes de la passation des marchés. Lorsqu’un Emprunteur n’a ni les moyens ni l’expérience voulus, il peut, dans un souci d’efficacité, engager comme agent une entreprise spécialisée dans la passation des marchés. Lorsque ces agents spécialisés sont utilisés pour s’occuper de la passation de marchés d’éléments spécifiques et travaillent généralement à partir de leurs propres bureaux, ils perçoivent en général un pourcentage du montant du (ou des) marché(s) passé(s), ou une rémunération comprenant à la fois un tel pourcentage et des honoraires fixes. Dans ces cas, la sélection de tels agents doit se faire sur la base de la méthode SFQC, avec application au critère coût d’une pondération allant jusqu’à 50 %. Toutefois, lorsqu’un spécialiste de la passation des marchés fournit un service purement cde conseil ou joue le rôle « d’agent » pour le projet dans son ensemble dans un bureau précis pour ledit projet, il est en général rémunéré au temps passé auquel cas, il sera sélectionné conformément aux procédures qui correspondent aux autres missions de consultants à l’aide de la méthode SFQC et d’un marché rémunéré au temps passé spécifiés dans les présentes Directives. L’agent suivra, au nom de l’Emprunteur, toutes les procédures de passation des marchés spécifiées dans l’Accord de prêt et dans le Plan de passation des marchés approuvé par la Banque, y compris la Demande type d’appel d’offres, les procédures d’examen et la documentation de la Banque. 3.18 Sociétés d’inspection. L’Emprunteur peut vouloir confier à des sociétés spécialisées l’inspection et la certification des fournitures avant leur expédition ou à leur arrivée dans son pays. En général, l’inspection par ce type de société porte sur la quantité et la qualité des fournitures en question, et cherche à déterminer si leur prix est raisonnable. La sélection de sociétés d’inspection doit se faire sur la base de la méthode SFQC , avec application au critère coût d’une pondération allant jusqu’à 50 %, le marché type utilisé devant prévoir des paiements fondés sur un pourcentage de la valeur des fournitures inspectées et certifiées. 3.19 Banques. Les banques d’investissement ou commerciales, les institutions financières et les gestionnaires de fonds engagés par les Emprunteurs pour la vente d’actifs, l’émission d’instruments financiers et autres transactions financières de sociétés, notamment dans le contexte de programmes de privatisation, doivent être sélectionnés sur la base de la méthode SFQC. La Demande de propositions doit spécifier les critères de sélection en rapport avec l’activité considérée — par exemple, l’expérience de missions analogues ou l’existence d’un réseau d’acheteurs potentiels — et le coût des services. Outre le mode de paiement courant (appelé « provision » ou « retainer fee« , la rémunération de ce type de services comprend une « commission finale » (« success fee »), qui peut être fixe mais qui est le plus souvent exprimée en pourcentage de la valeur des actifs et autres instruments financiers destinés à être vendus. La Demande de propositions doit indiquer que l’évaluation financière prendra en compte la « commission finale », soit avec la provision, soit seule. Si la commission finale est considérée séparément, une « provision » standard doit être spécifiée pour tous les consultants figurant sur la liste restreinte et indiquée dans la Demande de propositions, et les notes attribuées aux propositions financières doivent être fondées sur la commission finale. Pour l’évaluation technique et financière combinée (notamment pour les marchés d’un montant élevé), on peut attribuer au coût une pondération supérieure à celle recommandée au paragraphe 2.23, ou même effectuer la sélection en fonction du critère coût uniquement pour les entreprises ayant obtenu la note minimale de qualité pour leur proposition technique. La Demande de propositions doit spécifier clairement les conditions de présentation et d’évaluation des propositions.

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3.20 Auditeurs. En règle générale, les auditeurs remplissent leur mission conformément à des normes professionnelles et à des Termes de référence bien définis. Ils doivent être sélectionnés sur la base de la méthode SFQC, le critère coût étant alors un facteur de sélection important (40-50 points), ou selon la méthode « du moindre coût » définie au paragraphe 3.6. Pour les missions d’un montant très faible33, on peut utiliser la méthode QC. 3.21 « Prestataires de services ». Les projets concernant les secteur sociaux, en particulier, peuvent nécessiter l’engagement d’un grand nombre de personnes chargées d’assurer des prestations de services sur une base contractuelle (par exemple, travailleurs sociaux tels que personnel infirmier ou paramédical). Les descriptions de tâches de ces prestataires, les qualifications minimums requises, les conditions d’emploi, les procédures de sélection, ainsi que l’ampleur de l’examen de ces procédures et documents par la Banque, devront être décrits dans les documents du projet. Le marché correspondant sera inclus dans le Plan de passation des marchés approuvé par la Banque.

33 Voir note en bas de page No. 31.

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IV. TYPES DE MARCHES ET DISPOSITIONS IMPORTANTES

Types de marchés 4.1 Marchés à rémunération forfaitaire34. Ces marchés s’utilisent principalement pour des missions où la nature des services, leur durée et les prestations que les consultants sont censés fournir sont clairement définies. Il y est largement fait appel pour les études de planification ou de faisabilité peu complexes, les études environnementales, les études détaillées de conception et d’exécution d’installations de type standard ou courant, la préparation de systèmes de traitement de données, etc. Les paiements sont liés aux prestations fournies, qu’il s’agisse de rapports, de plans, de devis quantitatifs, de documents d’appel d’offres ou de programmes logiciels. Un marché à rémunération forfaitaire est facile à administrer, les paiements venant à échéance sur la base de prestations bien spécifiées. 4.2 Marchés rémunérés au temps passé35. Ce type de marché convient aux services dont il est difficile de définir l’étendue ou la durée, soit qu’il s’agisse de services liés aux activités d’autres prestataires dont les délais d’exécution peuvent varier, soit que l’on ait du mal à déterminer l’ampleur des prestations que les consultants ont à fournir pour atteindre les objectifs fixés. Il y est largement fait appel pour les études complexes, la supervision de travaux, les services de conseil et la plupart des activités de formation. Les paiements portent sur : a) la rémunération du personnel (lequel est normalement désigné dans le marché), sur la base de taux unitaires préalablement convenus (taux horaires, journaliers, hebdomadaires ou mensuels), et b) les frais remboursables établis à partir des dépenses effectives et/ou de prix unitaires convenus. Les taux de rémunération du personnel comprennent les salaires, les charges sociales, les frais généraux, les honoraires (ou bénéfices) et, le cas échéant, des indemnités spéciales. Ce type de marché comporte un montant « plafonné » qui inclut une provision pour aléas d’exécution et, le cas échéant, une clause de révision des prix, ledit montant ne devant pas être dépassé. Un marché rémunéré au temps passé doit être suivi et administré de près par le client, qui s’assurera ainsi du bon déroulement de la mission et de ce que les paiements facturés par le Consultant sont corrects. 4.3 Marchés avec provision et/ou commission finale. Ces marchés s’utilisent généralement dans les cas où les consultants (banques ou établissements financiers) sont chargés de préparer des cessions ou fusions d’entreprises, notamment dans le cadre d’opérations de privatisation. La rémunération du Consultant comprend une « provision » ou un « retainer fee » et une « commission finale » ou « success fee », laquelle est normalement exprimée en pourcentage du prix de vente des actifs. 4.4 Marchés au pourcentage. Communément utilisés pour les services d’architecture, ces marchés peuvent aussi s’appliquer aux sociétés d’inspection ou aux agents spécialistes de la passation des marchés. Les honoraires versés au Consultant dans ce type de marché sont directement liés au coût estimatif ou effectif des travaux, ou au coût des fournitures achetées ou inspectées. Ces marchés sont négociés sur la base de normes applicables aux services et/ou des taux de rémunération exprimés en personnes-mois de ces services, ou font l’objet d’un appel à la concurrence. Il est à noter qu’en ce qui concerne les services d’architecture ou d’ingénierie, les marchés au pourcentage, de par leur nature même, n’incitent pas à une conception économique des projets ; ils sont, par conséquent, déconseillés ; leur utilisation pour des services d’architecture n’est recommandée que si ces marchés reposent sur un coût objectif fixe et couvrent des services bien définis (excluant, par exemple, la supervision des travaux). 4.5 Marchés à prestations indéterminées. Ce type de marché est utilisé lorsqu’un Emprunteur a besoin de services spécialisés « à la demande » pour obtenir des conseils dans un domaine particulier, l’ampleur et le calendrier de réalisation de ces services ne pouvant être définis à l’avance. On y fait communément appel pour s’attacher les services de « conseillers » en vue de l’exécution de projets complexes : panel d’experts pour la construction d’un barrage, panel de médiateurs spécialisés pour la résolution de différends, experts pour des réformes institutionnelles, experts en matière de passation des marchés, experts pour résoudre des problèmes techniques ; en principe, ces marchés portent sur des périodes d’au moins un an. En pareil cas, l’Emprunteur et le Consultant se mettent d’accord

34 Marché type, Services de consultants (Marché à rémunération forfaitaire). 35 Marché type, Services de consultants (Tâches rémunérées au temps passé).

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sur les taux unitaires de rémunération des experts, et les paiements sont effectués sur la base du temps de travail réel de ces derniers. Dispositions contractuelles importantes 4.6 Monnaie. Les Demandes de propositions doivent indiquer clairement que les consultants peuvent libeller le prix de leurs services dans toute monnaie librement convertible de son choix. Les consultants peuvent, s’ils le souhaitent, présenter une proposition financière sous la forme d’une somme de montants libellés en monnaies étrangères, à condition que le nombre desdites monnaies ne dépasse pas trois. L’Emprunteur peut demander aux consultants de libeller la partie du prix de leur proposition financière représentant les dépenses locales dans la monnaie du pays de l’Emprunteur. Les paiements au titre du marché doivent être effectués dans la (ou les) monnaie(s) dans laquelle (lesquelles) le prix figurant dans la proposition est libellé. 4.7 Révision des prix. Afin d’ajuster la rémunération pour tenir compte de l’inflation étrangère et/ou locale, il convient d’insérer une clause d’ajustement des prix dans les marchés d’une durée prévisionnelle supérieure à 18 mois. Une telle clause pourra figurer dans des marchés de moindre durée si le taux d’inflation locale ou étrangère risque d’être élevé et imprévisible. 4.8 Dispositions relatives aux paiements. Les dispositions relatives aux paiements (montants, calendrier et procédures) doivent être arrêtées d’un commun accord durant les négociations. Les paiements peuvent être effectués à intervalles réguliers (comme dans le cas des marchés rémunérés au temps passé) ou en échange de prestations convenues (comme dans le cas des marchés à rémunération forfaitaire). Les avances (pour frais de démarrage, par exemple) supérieures à 10 % du montant du marché devraient normalement être couvertes par des cautions de restitution d’avances. 4.9 Les paiements doivent être effectués dans les meilleurs délais, conformément aux dispositions du marché. À cette fin, a) les consultants peuvent être réglés directement par la Banque à la demande de l’Emprunteur ou, à titre

exceptionnel, au moyen d’une Lettre de crédit ; b) seuls les montants en litige doivent faire l’objet d’une retenue de paiement, le solde de la facture étant réglé

conformément aux termes du marché ; et c) le marché doit prévoir le paiement de frais financiers (intérêts moratoires) si un paiement est retardé, par la

faute du client, au-delà du délai prévu dans le marché ; le taux applicable en la matière doit être spécifié dans le marché.

4.10 Garanties d’offre et de bonne exécution. L’utilisation de garanties d’offre et de bonne exécution n’est pas recommandée pour les services de consultants. Ces garanties donnent souvent lieu, dans leur application, à des jugements subjectifs, et peuvent donc aisément engendrer des abus ; elles ont également tendance à entraîner, au niveau de l’ensemble des consultants, des surcoûts sans contreparties évidentes et qui sont finalement répercutés sur l’Emprunteur. 4.11 Contribution de l’Emprunteur. L’Emprunteur peut affecter des membres de son propre personnel à diverses fonctions requises pour la mission. Le marché conclu entre l’Emprunteur et le Consultant doit spécifier les dispositions régissant ce personnel, dit de contrepartie, ainsi que les installations et services devant être fournis par l’Emprunteur (logements, bureaux, services de secrétariat, équipements collectifs, matériels, véhicules, etc.). Le marché doit en outre indiquer les mesures pouvant être prises par le Consultant si l’un quelconque de ces éléments ne peuvent être fournis ou doivent cesser de l’être durant la mission, et ce qu’il recevra à titre de compensation en pareil cas.

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4.12 Conflit d’intérêts. Le Consultant ne doit recevoir, au titre de la mission, aucune autre rémunération que celle prévue dans le marché. Le Consultant et les entreprises qui lui sont affiliées ne doivent pas entreprendre d’activités de conseil ou autres activités incompatibles avec les intérêts du client au tire du marché. Le marché doit inclure des dispositions qui limitent les engagements futurs du Consultant pour les autres services en rapport avec la mission initiale ou directement liés aux services de conseil de l’entreprise, en application des dispositions des paragraphes 1.9 et 1.10 des Directives. 4.13 Responsabilité professionnelle. Le Consultant est censé s’acquitter de sa mission avec la diligence voulue et selon les règles de l’art. La responsabilité du Consultant envers l’Emprunteur étant régie par le droit applicable, le marché n’a pas à traiter de cette question, à moins que les parties ne désirent limiter cette responsabilité. Si tel est le cas, les parties doivent veiller : a) à ce qu’il n’y ait aucune limitation de responsabilité en cas de négligence grave ou de faute intentionnelle de la part du Consultant ; b) à ce que la responsabilité du Consultant envers l’Emprunteur ne soit en aucun cas inférieure à un multiplicateur du montant total du marché à préciser dans la Demande de propositions et dans les Clauses administratives particulières du marché (ce plafond étant différent pour chaque cas)36 ; et c) à ce que toute limitation de responsabilité porte uniquement sur la responsabilité du Consultant envers le client, et non sur sa responsabilité à l’égard des tiers. 4.14 Remplacement du personnel. S’il est nécessaire de remplacer du personnel en cours de mission (par exemple, en cas de maladie, ou si un membre du personnel s’avère inadéquat), le Consultant doit proposer à l’Emprunteur, pour approbation, du personnel nouveau possédant un niveau de qualifications au moins égal à celui du personnel initial. 4.15 Droit applicable et règlement des différends. Le marché doit indiquer quel est le droit applicable et l’instance compétente pour le règlement des différends. Les marchés de consultants incluront toujours une clause pour le règlement des différends. L’arbitrage commercial international présente certains avantages pratiques par rapport à d’autres modes de règlement des différends. Les Emprunteurs sont donc encouragés à prévoir cette forme d’arbitrage. La Banque ne doit pas être désignée comme arbitre ni être invitée à en désigner un37.

36 Au-delà de ces limites, l’Emprunteur est encouragé à prendre une assurance contre les risques potentiels. 37 Il est toutefois entendu que les agents du Centre international pour le règlement des différends relatifs aux investissements (CIRDI) demeurent libres, en cette qualité, de désigner des arbitres.

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V. SELECTION DE CONSULTANTS INDIVIDUELS

5.1 Il est fait appel à des consultants individuels dans le cas des missions pour lesquelles : a) le travail en équipe n’est pas nécessaire ; b) aucun appui technique n’est requis de l’extérieur (siège) ; et c) l’expérience et les qualifications de l’expert constituent un critère de choix majeur. Si les experts sont trop nombreux et qu’il risque d’être difficile de coordonner et d’administrer leurs activités ou de définir leur responsabilité collective, il sera préférable d’avoir recours à un bureau de consultants. 5.2 Les consultants individuels sont choisis en fonction de leurs qualifications eu égard à la nature de la mission. La publicité n’est pas obligatoire38 et les consultants n’ont pas à soumettre de propositions. Ils sont sélectionnés par comparaison des qualifications entre ceux qui se sont déclarés intéressés par la mission ou qui ont été contactés directement par l’Emprunteur. Les consultants individuels dont les qualifications feront l’objet d’une comparaison doivent posséder toutes les qualifications minimum pertinentes requises et ceux qui sont sélectionnés pour le recrutement par l’Emprunteur doivent être les mieux qualifiés et être pleinement capables de mener à bien la mission. L’évaluation de leurs capacités se fait sur la base de leurs diplômes, de leur expérience antérieure et, s’il y a lieu, de leur connaissance du contexte local (langue, culture, organisation administrative et politique). 5.3 Il peut arriver que des associés ou des membres permanents du personnel d’un bureau de consultants soient disponibles à titre de consultants individuels. En pareil cas, les dispositions relatives aux conflits d’intérêts figurant dans les présentes Directives s’appliquent à leur maison mère. 5.4 Les consultants individuels peuvent être sélectionnés par entente directe dans des cas exceptionnels, à savoir: (a) pour des missions qui constituent une continuation des activités antérieures du consultant pour lesquelles le consultant était choisi après appel à la concurrence ; (b) pour des missions dont la durée ne devrait pas dépasser six mois; (c) dans des cas d’une situation d’urgence suite à une catastrophe naturelle, et (d) lorsque le consultant en question est le seul à posséder les qualifications voulues.

38 Toutefois dans certains cas, les Emprunteurs pourront prendre en compte les avantages de la publication de l’annonce et y recourir.

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ANNEXE 1

EXAMEN PAR LA BANQUE DU PROCESSUS DE SELECTION

DES CONSULTANTS Calendrier du processus de sélection 1. La Banque examine les modalités de sélection proposées par l’Emprunteur dans le Plan de passation des marchés pour s’assurer qu’elles sont conformes à l’Accord de prêt et aux présentes Directives. Le Plan de passation des marchés couvrira une période initiale d’un minimum de 18 mois. L’Emprunteur devra actualiser le Plan de passation des marchés tous les ans ou selon que de besoin, en couvrant toujours la période de 18 mois suivant de l’exécution. Toute proposition de révision du Plan de passation des marchés sera soumis à l’approbation préalable de la Banque. Examen préalable 2. Pour tous les marchés qui font l’objet d’un examen préalable : a) Avant de demander des propositions, l’Emprunteur communique à la Banque, pour examen et avis de « non-

objection », l’estimation du coût et la Demande de propositions qu’il se propose d’utiliser (y compris la liste restreinte). L’Emprunteur apporte à la liste restreinte et aux documents faisant partie de la Demande de propositions toutes les modifications que la Banque peut raisonnablement demander. Toute modification ultérieure doit faire l’objet d’un « avis de non-objection » de la Banque avant que la Demande de propositions soit envoyée aux consultants figurant sur la liste restreinte. 39

b) Après évaluation des propositions techniques, l’Emprunteur communique à la Banque un rapport d’évaluation

technique (établi, si la Banque le demande, par des experts qu’elle juge acceptables), de même qu’une copie des propositions si la Banque le lui demande. Ces documents sont communiqués à la Banque suffisamment à l’avance pour qu’elle ait le temps de les examiner. Si la Banque détermine que l’évaluation technique est incompatible avec les dispositions de la Demande de propositions, elle en avise l’Emprunteur dans les meilleurs délais en indiquant les raisons de sa décision. Si non, la Banque donne son « avis de non-objection ». L’Emprunteur doit également demander à la Banque son « avis de non-objection » au cas où le rapport d’évaluation recommande de rejeter toutes les propositions.

c) L’Emprunteur ne peut procéder à l’ouverture des propositions financières qu’après avoir reçu « l’avis de non-

objection » de la Banque concernant l’évaluation technique. Lorsque le coût est un facteur de sélection du consultant, l’Emprunteur peut alors procéder à l’évaluation financière des propositions conformément aux dispositions de la Demande de propositions. L’Emprunteur fournit à la Banque pour information le rapport final d’évaluation et sa recommandation concernant le Consultant à retenir. L’Emprunteur informe le consultant ayant reçu le score le plus élevé dans l’évaluation finale de son intention de lui attribuer le marché et l’invite à négocier un marché.

d) Si l’Emprunteur reçoit des plaintes des consultants, une copie de la plainte et une copie de la réponse de

l’Emprunteur seront envoyées à la Banque pour information.

39 Dans le cas de marchés dont il est envisagé l’attribution dans le cadre du paragraphe 3.12, lorsqu’un nouvel appel à la concurrence n’est pas possible, l’Emprunteur ne devra pas engager de négociations avant d’avoir au préalable fourni à la Banque pour examen la justification requise, et avant d’avoir obtenu un avis de non-objection de la Banque ; Il doit par ailleurs suivre les dispositions de ce paragraphe 2 à tous égards pertinents.

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e) Si à l’issue de l’analyse d’une plainte, l’Emprunteur modifie sa recommandation d’attribution du marché, les raisons de cette décision et un rapport d’évaluation révisé doivent être soumis à la Banque pour Avis de non-objection. L’Emprunteur assurera une nouvelle publication de l’attribution du marché dans le format spécifié dans le paragraphe 2.28 des présentes Directives.

f) À l’issue des négociations, l’Emprunteur communique à la Banque, suffisamment à l’avance pour qu’elle ait

le temps d’examiner ces documents, une copie du marché négocié et paraphé. Au cas où le marché négocié a conduit à des substitutions au personnel clé ou à des changements aux Termes de référence et au marché initialement proposé, l’Emprunteur signale les modifications et en fournit la justification.

g) Si la Banque détermine que le rapport final de l’évaluation, l’attribution proposée et/ou le marché négocié sont incompatibles avec les dispositions de la Demande de Propositions, elle en avise l’Emprunteur dans les meilleurs délais en indiquant les raisons de sa décision. Si non, elle envoie à l’Emprunteur son « avis de non-objection finale » à l’attribution du marché L’Emprunteur ne confirmera l’attribution du le marché qu’après avoir reçu l’« avis de non-objection » de la Banque.

h) Après la signature du marché, l’Emprunteur fournit à la Banque copie du marché final avant de lui remettre sa

première demande de décaissement au titre dudit marché.

i) Dès que l’Emprunteur a reçu un exemplaire signé du marché, la Banque peut publier la teneur et le montant du marché, ainsi que le nom et l’adresse de l’attributaire.

3. Modifications du marché signé. Pour les marchés soumis à l’examen préalable susmentionné, avant d’accorder une prorogation importante du délai d’exécution du marché, d’approuver toute modification importante de l’ampleur des services, des remplacements de personnel clé, de déroger aux conditions du marché ou d’apporter au marché tous changements qui auraient pour effet cumulatif de majorer le montant du marché de plus de 15 % par rapport à son prix initial, l’Emprunteur sollicitera un Avis de non-objection auprès de la Banque à son projet de prorogation, de modification, de remplacement, de dérogation ou de changement. Si la Banque détermine que cette proposition est incompatible avec les dispositions de l’Accord de prêt et/ou le Plan de passation des marchés, elle en avise promptement l’Emprunteur en indiquant les raisons de sa décision. Copie de tous les amendements au marché doit être remise à la Banque. 4. Traductions. Si un marché soumis à examen préalable est rédigé dans la langue nationale (ou dans la langue qui est couramment utilisée dans le pays de l’Emprunteur pour les transactions commerciales), une traduction certifiée des rapports d’évaluation et du projet de marché négocié paraphé dans la langue d’usage international spécifiée dans la Demande de propositions (l’anglais, le français ou l’espagnol) doit être fournie à la Banque afin d’en faciliter l’examen. En outre, la Banque devra recevoir une traduction certifiée de toute modification ultérieure dudit marché. Examen a posteriori 5. L’Emprunteur conservera tous les documents relatifs aux marchés qui ne sont pas régis par le paragraphe 2 pendant l’exécution du Projet et jusqu’à deux ans après la date de clôture de l’Accord de prêt. Ces documents devront inclure, sans pour autant y être limité, l’original du marché signé, et l’analyse des diverses propositions et recommandations d’ attribution de marché et pourront être examinés par la Banque ou par ses consultants. Pour les marchés passés par entente directe, la documentation doit inclure le rapport justifiant le recours à la méthode d’entente directe, les qualifications et l’expérience des consultants et l’original du marché signé. L’Emprunteur doit aussi fournir ladite documentation à la Banque sur sa demande. Si la Banque détermine que le marché n’a pas été attribué conformément aux procédures convenues telles que spécifiées dans l’Accord de prêt et détaillées dans le Plan de passation des marchés approuvé par la Banque, ou que le marché lui-même n’est pas compatible avec lesdites procédures, elle avise promptement l’Emprunteur que le paragraphe 1.17 des présentes Directives s’applique, en indiquant les motifs de sa décision.

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ANNEXE 2

INSTRUCTIONS AUX CONSULTANTS (IC)

1. l’Emprunteur doit utiliser les Demandes types de propositions publiées par la Banque et qui couvrent la majorité des missions de consultation. Ces Demandes types comprennent un modèle d’IC. Si, dans des circonstances exceptionnelles, l’Emprunteur doit modifier la Demande type, ces changements seront introduits exclusivement par le canal de Données particulières et non par le canal de modifications des dispositions générales de la Demande type. L’IC type doit fournir des informations suffisantes sur les aspects ci-après de la mission : a) description succincte de la mission ; b) formulaires types de présentation des propositions technique et financière; c) nom et adresse des personnes auxquelles les consultants doivent s’adresser pour obtenir des éclaircissements

et que leurs représentants pourront éventuellement rencontrer ; d) détails de la procédure de sélection qui sera suivie, y compris : i) la description de la procédure en deux

étapes, le cas échéant ; ii) la liste des critères d’évaluation technique et la pondération attribué à chaque critère ; iii) les détails de l’évaluation financière ; iv) la pondération relative de la qualité technique et du coût en cas de Sélection fondée sur la qualité et le coût ; v) la note de qualité minimum acceptable; et vi) des détails sur l’ouverture des propositions financières en séance publique ;

e) estimation indicative (exprimée en personnes x mois) du personnel clé que devra fournir le Consultant ou le

budget total, mais pas les deux ; f) indication de l’expérience minimum, des diplômes obtenus et autres, attendus du personnel clé ; g) détail et situation de tout financement extérieur ; h) renseignements sur les négociations ; et informations financières et autres que le bureau de consultants

sélectionné devra fournir durant la négociation du marché ; i) date et heure limites de remise des propositions ; j) monnaie(s) dans laquelle (lesquelles) le coût des services devra être exprimé et sera comparé et réglé ; k) référence à toute législation ou réglementation du pays de l’Emprunteur applicable au marché ; l) note informant les consultants que ni eux, ni aucune organisation qui leur est affiliée, ne seront ultérieurement

autorisés à exécuter des travaux, ou à fournir des biens ou des services au titre du projet si, de l’avis de la Banque, lesdites activités créent un conflit d’intérêts avec les services fournis au titre de la mission ;

m) méthode de soumission de la proposition ; cette méthode impliquera notamment l’obligation pour les

consultants de cacheter et de présenter séparément leurs offres technique et financière de sorte que l’évaluation technique ne soit pas influencée par le prix ;

n) demande au bureau d’études : i) d’accuser réception de la Demande de propositions ; et ii) d’informer

l’Emprunteur de son intention de remettre ou non une proposition ; o) liste restreinte des consultants invités à remettre des propositions ; il sera indiqué si ces consultants ont le

droit ou non de former une association ; p) période durant laquelle les propositions des consultants devront rester valides et pour la durée de laquelle les

consultants s’engageront à maintenir, sans changement, la composition du personnel clé, ainsi que les taux

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unitaires et le prix total de leurs offres ; il sera indiqué aux consultants qu’en cas de prorogation de la validité des propositions, ils auront le droit de ne pas maintenir leur proposition ;

q) date prévisionnelle à laquelle il sera demandé au Consultant sélectionné de commencer sa mission ; r) note indiquant : i) si le marché du Consultant et son personnel seront ou non assujettis à l’impôt ; ii) le

montant probable de ces impôts ou le service à contacter pour obtenir cette information dans les délais requis, et une note demandant au Consultant d’indiquer clairement et séparément dans sa proposition financière le montant destiné à couvrir les impôts ;

s) si ces renseignements ne figurent pas dans les Termes de référence ou dans le projet de marché, des

indications détaillées sur les services, installations, matériels et personnel qui seront fournis par l’Emprunteur ;

t) le calendrier de la mission (différentes phases), le cas échéant, et la probabilité de mission consécutive; u) la procédure à suivre pour obtenir des éclaircissements sur les informations données dans la Demande de

propositions ; v) toutes conditions relatives à la délégation d’une partie de la mission à des sous-traitants.

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ANNEXE 3

RECOMMANDATIONS AUX CONSULTANTS

Objet 1. La présente Annexe s’adresse aux consultants qui souhaitent fournir des services financés par la Banque ou par des fonds fiduciaires. Responsabilité de la sélection des consultants 2. L’Emprunteur seul assume la responsabilité de l’exécution du projet et donc du paiement des services de consultant dans le cadre du projet. Pour sa part, la Banque, conformément à ses Statuts, doit veiller à ce que les fonds provenant d’un prêt de la Banque soient versés uniquement à mesure que les dépenses sont encourues. Les décaissements du produit d’un prêt ou d’un don ne sont effectués qu’à la demande de l’Emprunteur.40 Les pièces justifiant que les fonds sont utilisés conformément à l’Accord de prêt et/ou au Plan de passation des marchés (ou à l’Accord de fonds fiduciaire) doivent être soumises conjointement à la demande de retrait de l’Emprunteur. Le paiement doit être effectué (i) pour rembourser l’Emprunteur des paiements déjà effectués sur ses propres ressources, (ii) directement à une partie tierce (au consultant) ou (iii) à une banque commerciale pour les dépenses qui correspondent à un Engagement spécial de la Banque mondiale et qui couvre la lettre de crédit d’une banque commerciale (procédure qui est exceptionnelle dans le cas des consultants). Comme le souligne le paragraphe 1.4 des présentes Directives, l’Emprunteur est l’entité légalement responsable de la sélection et du recrutement des consultants. C’est lui qui sollicite des propositions, les reçoit et les évalue, et attribue le marché. Le marché engage l’Emprunteur et le Consultant. La Banque n’est pas partie au marché. Rôle de la Banque 3. Ainsi qu’il est dit dans les présentes Directives (annexe 1), la Banque examine la Demande de propositions, l’évaluation des propositions, les recommandations relatives à l’attribution du marché et le marché lui-même pour s’assurer du respect des procédures convenues, conformément aux dispositions de l’Accord de prêt, tel que détaillé dans le Plan de passation des marchés. Pour tous les marchés soumis à l’examen préalable de la Banque, les documents sont examinés par la Banque avant leur mise à la disposition des consultants, comme il est indiqué à l’annexe 1. En outre, si la Banque, à un stade quelconque du processus de sélection (et ce, même après l’attribution du marché), détermine que les procédures convenues n’ont pas été respectées sur un point essentiel, elle peut faire état de la non-conformité de la passation du marché, comme il est indiqué au paragraphe 1.17. Cependant, si l’Emprunteur a attribué le marché après avoir reçu de la Banque un « avis de non-objection », la Banque ne déclarera la passation du marché non conforme que si elle a donné cet avis sur la base de la communication par l’Emprunteur d’informations incomplètes, erronées ou volontairement inexactes. En outre, si la Banque détermine que les représentants de l’Emprunteur ou du Consultant se sont livrés à des manœuvres de corruption ou à des pratiques frauduleuses, la Banque peut imposer les sanctions spécifiées au paragraphe 1.22 des présentes Directives. 4. La Banque publie des Demandes types de propositions et des marchés types pour diverses catégories de services de consultants. Comme l’indiquent les paragraphes 2.9 et 2.12 des présentes Directives, l’Emprunteur est tenu d’utiliser ces documents, en ne leur apportant que le minimum de modifications jugées acceptables par la Banque pour satisfaire aux exigences particulières du projet et du pays. Ces documents sont définitivement mis au point et publiés par l’Emprunteur dans le cadre de la Demande de propositions.

40 On trouvera une description complète des procédures de décaissement dans le Manuel de décaissement, disponible à l’adresse : http://www.worldbank.org/projects.

30

Informations sur les services de consultants 5. Le document, intitulé « Document d’information sur le projet » ou « Project Information Document – PID » publié pour chaque projet en préparation, donne des informations sur les services de consultants, y compris une brève description de la nature des services, de la date des missions, du coût estimatif, du nombre de personnes x mois requis, etc. En outre, des informations similaires sont incluses dans la description de chaque projet figurant dans l’état mensuel des projets (ou « Monthly Operations Summary – MOS »). Ces informations sont mises à jour régulièrement. Chaque projet nécessite la publication d’un Avis général de passation de marchés dans la revue des Nations Unies intitulée United Nations Development Business (UNDB online)41 et dans dgMarket qui donne plus de détails sur les services nécessaires, l’organisme client et le coût estimatif inscrit au budget. Dans le cas de marchés d’un montant élevé42, cet avis général est suivi de la publication d’une demande de « manifestation d’intérêt » dans UNDB online et dans dgMarket. Des informations encore plus détaillées sont ensuite incluses dans le Document d’évaluation du projet ou « Project Appraisal Document – PAD ». 6. Le Document d’information du projet (PID) et l’état mensuel des projets (MOS) sont disponibles sur Internet et à la Banque auprès de son Infoshop.43. Les Documents d’évaluation de projet (PAD) sont disponibles après l’approbation du prêt. Les consultants intéressés peuvent s’abonner en ligne à l’UNDB et à dgMarket. Rôle des consultants 7. Lorsqu’ils ont reçu la Demande de propositions, et s’il leur est possible de satisfaire aux exigences des Termes de référence et aux diverses conditions commerciales et contractuelles, les consultants doivent prendre les dispositions nécessaires pour préparer une offre conforme (en se rendant dans le pays en cause, en cherchant à former des associations, en réunissant de la documentation, en formant une équipe de préparation de la proposition). Ils doivent demander des éclaircissements à l’Emprunteur par écrit, dans les délais spécifiés à cet effet dans la Demande de propositions, sur toute ambiguïté, omission ou contradiction interne relevée dans la Demande de propositions — et, en particulier, dans la description des procédures de sélection et les critères d’évaluation — ou sur tout élément de ces documents qui leur paraîtrait peu clair, discriminatoire ou restrictif. 8. À ce sujet, il importe de souligner, comme il est précisé au paragraphe 1.2 des présentes Directives, que chaque processus de sélection est régi par la Demande de propositions publiée par l’Emprunteur en vue de ladite sélection. Si l’une quelconque des dispositions de la Demande de propositions leur paraît incompatible avec les Directives, les consultants doivent également s’adresser à l’Emprunteur. 9. Les consultants doivent veiller à ce que leur proposition soit rigoureusement conforme et comporte toutes les pièces demandées dans la Demande de propositions. Il importe en outre de veiller à l’exactitude des curriculum vitae joints à la proposition pour chaque membre du personnel clé. Chaque curriculum vitae doit être daté et signé par la personne en cause et par la personne responsable du bureau de consultants. Le non-respect de conditions importantes entraînera le rejet de la proposition. Après réception et ouverture des propositions techniques, les consultants ne seront ni invités ni autorisés à modifier la teneur de leur proposition, la composition du personnel clé, etc. De même, après réception des propositions financières, les consultants ne seront ni invités, ni autorisés à modifier le prix demandé, etc., sauf durant les négociations engagées conformément aux dispositions de la Demande de propositions. Si le personnel clé n’était pas disponible dans une entreprise du fait de la prorogation de la validité des propositions, il sera possible de le remplacer par un personnel dont les qualifications sont équivalentes ou supérieures.

41 L’UNDB est une publication des Nations Unies. Pour toute information sur les abonnements, s’adresser à Development Business, United Nations, GCPO Box 5850, New York, NY 10163-5850, USA (site web : devbusiness.com ; adresse électronique : [email protected]). dgMarket : www.dgmarket.com est un service de la Development Gateway Foundation, 1889 F Street, N.W., Washington, D.C. 20006. 42 Marchés dont le coût estimatif est supérieur à l’équivalent de 200 000 dollars EU 43 L’Infoshop se trouve à la même adresse que la Banque : 1818 H Street, N.W., Washington D.C., 20433, USA. On trouvera la base de données des projets à l’adresse suivante : http://www.worldbank.org/projects/

31

Caractère confidentiel de la procédure 10. Comme il est indiqué au paragraphe 2.31, aucune information ne sera diffusée au sujet de l’évaluation en cours tant que l’attribution du marché n’aura pas été publiée, à l’exception des scores techniques tel qu’indiqué dans les paragraphes 2.20 et 2.27. Cette réserve totale est indispensable pour protéger ceux qui participent à l’évaluation du côté de l’Emprunteur et à l’examen de cette évaluation du côté de la Banque contre toute possibilité, réelle ou perçue, d’ingérences inappropriées. Les consultants qui, à ce stade, souhaiteraient apporter un complément d’information à l’Emprunteur et/ou à la Banque doivent le faire par écrit. Action de la Banque 11. Si les consultants désirent soulèver une question ou un problème quelconque au sujet du processus de sélection, ils peuvent envoyer copie à la Banque des communications adressées à l’Emprunteur, ou écrire directement à la Banque s’ils n’obtiennent pas rapidement de réponse de l’Emprunteur ou si l’objet de la communication est une plainte contre l’Emprunteur. En pareils cas, ils doivent adresser toute correspondance au Responsable du projet (Task Team Leader), avec copie au Directeur pour le pays emprunteur (Country Director) et au Conseiller régional pour la passation des marchés (Regional Procurement Advisor). Le nom du Responsable du projet figure dans le document d’évaluation du Projet (Project Appraisal Document). 12. Lorsqu’elle reçoit des questions des consultants figurant sur la liste restreinte avant la date limite de remise des propositions, la Banque, si elle le juge utile, transmet ces questions à l’Emprunteur, pour suite à donner, en lui faisant part de ses observations et avis. 13. Les communications reçues des consultants après l’ouverture des propositions techniques sont traitées de la manière indiquée ci-après. Si le marché en cause n’est pas soumis à l’examen préalable de la Banque, les communications sont transmises à l’Emprunteur, pour qu’il en tienne dûment compte et leur donne les suites qu’il convient, celles-ci devant être ultérieurement examinées par les services de la Banque au cours de leurs missions de supervision. Dans le cas de marchés devant faire l’objet d’un examen préalable, la Banque examine la communication, en consultation avec l’Emprunteur. Elle demande à l’Emprunteur les renseignements additionnels qui pourraient être nécessaires pour mener ce processus à bien. Si des éclaircissements ou des renseignements supplémentaires doivent être fournis par le Consultant, la Banque demande à l’Emprunteur de les obtenir, de commenter les éléments d’information reçus et, le cas échéant, de les incorporer dans le rapport d’évaluation. L’examen de la Banque ne sera pas considéré comme terminé tant que la communication n’aura pas été pleinement étudiée et prise en compte. 14. Sauf pour accuser réception des communications reçues, la Banque ne prend aucun contact et n’échange aucune correspondance avec les consultants tant que le processus de sélection et d’examen n’est pas achevé et que l’attribution du marché n’a pas été notifiée. Échange d’informations après l’attribution du marché 15. Si, après l’attribution du marché, un Consultant souhaite connaître les motifs pour lesquels sa proposition n’a pas été retenue, il doit s’adresser à l’Emprunteur, tel qu’indiqué dans le paragraphe 2.29. S’il n’est pas satisfait de l’explication reçue et s’il souhaite rencontrer un représentant de la Banque, il doit s’adresser au Conseiller régional pour la passation des marchés de la région dont relève le pays emprunteur, qui organisera une réunion avec les personnes de la Banque compétentes au niveau approprié. Au cours de cette réunion, seule sera examinée la proposition du Consultant, la discussion ne portera en aucun cas sur les propositions concurrentes.

Annexe 6

1

REPUBLIQUE TUNISIENNE MINISTERE DU COMMERCE

PROJET DE DEVELOPPEMENT DES EXPORTATION

PLAN DE PASSATION DE MARCHES

I. GENERALITES Nom du projet : Projet de développement des exportations II Emprunteur : La République Tunisienne Prêteur : La Banque Internationale pour le Reconstruction et le Développement (groupe Banque Mondiale) Accord de prêt signé en date du : 2 juillet 2004 Exécution du projet :

Composantes Agences d’exécution

Composante A : Deuxième Fonds d’Accès aux Marchés d’Exportation (FAMEX II) CEPEX - FAMEX

Composante B : Garantie de financement à l’exportation avant expédition COTUNACE

Composante C : Points d’information « Obstacles Techniques au Commerce » (OTC) INORPI

Composante D : Facilitation et logistique du commerce D.1 Amélioration et simplification des procédures de contrôle technique Ministère du Commerce

D.2 Simplification et amélioration de l’efficacité des procédures douanières Direction Générale des Douanes

D.3 Développement des indicateurs de performances de la logistique du commerce

Direction Générale du Commerce Extérieur

Composante E : Gestion du projet Ministère du commerce - UCSP Date d’approbation, par la Banque, du plan de passation de marchés : ………………… Date de l’Avis Générale de Passation de Marchés : 5 Août 2004 Période couverte par le plan de passation de marchés : 18 mois à partir eu 1er Janvier 2005

PDE II/ Plan de passation de marchés

2

II. FOURNITURES DE BIENS ET SERVICES (AUTRES QUE CONSULTANTS) Examen préalable de la Banque : Sont soumis à un examen préalable de la Banque : (a) Les contrats de fournitures et services (autres que les services de consultants) dont le coût

estimé est supérieur ou égal à l’équivalent de 200 milles $EU ; (b) Les deux premiers marchés de fournitures et services (autres que les services de

consultants) conclus par AON ; (c) Le projet de dossier type d’AON pour les marchés de fournitures et services ; (d) Tous les marchés directs de fournitures basés sur l’entente directe ; (e) Les amendements aux contrats qui augmentent la valeur au-delà du seuil d’examen

préalable. Manuel de gestion financière : Les procédures de passation de marchés sont détaillées dans le manuel de gestion financière du projet. Manuel établie en Septembre 2004 et approuvé par la banque en date du : Détail des marchés : Le plan prévisionnel de passation de marchés de fourniture de biens et services autres que consultants totalise, pour les 18 premiers mois du Projet, 7 364,5 mille $EU et est détaillé en Annexe 6-1. III. Sélection de Consultants et Formation III.1 Examen préalable de la Banque : Sont soumis à un examen préalable de la Banque : (a) Les contrats pour le recrutement de bureaux d’études dont le coût estimé est égale ou

supérieur à l’équivalent de 100 mille $EU ; (b) Les deux premiers contrats de consultants octroyés dans le cadre de la sélection fondé sur

la qualification des consultants (QC) ; (c) Les contrats pour le recrutement de consultants individuels dont le coût estimé est égale

ou supérieur à l’équivalent de 50 mille $EU ; (d) Tous les contrats de consultants basés sur l’entente directe ; (e) Les amendements aux contrats qui augmentent la valeur au-delà d’un seuil préalable. III.2 Liste restreinte locale : Afin de garantir la priorité à l’identification des bureaux d’études nationaux qualifiés, la liste restreinte pour les contrats dont le coût estimé ne dépasse pas les 200 milles $EU, peut ne comporter que des consultants nationaux, conformément au § 2.7 des directives. Toutefois, si des bureaux étrangers ont exprimé un intérêt, ils seront également pris en considération.

PDE II/ Plan de passation de marchés

3

III.3 Détail des marchés : Le plan prévisionnel de passation de marchés de consultants totalise, pour les 18 premiers mois du Projet, 4 356,25 mille $EU et est détaillé en Annexe 6-2. IV CONSTRUCTION DE LA CAPACITE DE GESTION DU PROJET Le plan prévisionnel de passation des marchés visant à construire et renforcer la capacité de gestion du Projet totalise, pour les 18 premiers, mois 45 mille $EU et est détaillé en Annexe 6-3. V AUTRES ACTIONS NE DONNANT PAS LIEU A LA ONCLUSION DE MARCHES Outre les marchés de fourniture de biens et services et la sélection de consultants, la mise en œuvre du PDE II nécessite l’engagement de certaines dépenses qui ne donneraient pas lieux à la conclusion de marchés. Ces dépenses couvrent principalement : certaines actions de formation à conduire sans recourir à un consultant ; les voyages d’études ; les dépenses de fonctionnement ; l’achat de documentation ; etc.

Le plan prévisionnel relatif à ces dépenses totalise, pour les 18 premiers mois, 1 291,5 mille $EU et est détaillé en Annexe 6-4.

Annexe 6-1 (1/9)PROJET DE DÉVELOPPEMENT DES EXPORTATIONS II

PLAN DE PASSATION DE MARCHES SUR 18 MOISFOURNITURES DE BIENS ET SERVICES AUTRES QUE CONSULTANTS

Réf.N° Contrat (description) Coût estimé en $EU

Méthode de passation de

marché

Pré qualification

(oui/non)

Préférence locale

(oui/non)

Examen préalable de la

Banque Mondiale

Date prévisionnelle

de lancement de l’appel à

concurrence

Date prévisionnelle de conclusion

du marché

Commentaires

Composante A : FAMEX II 120 000

A.F.001 Acquisition d'équipement informatique 50 000 CF NON OUI NON janvier 2005 mars 2005

A.F.002 Acquisition de mobilier de bureau 10 000 CF NON OUI NON janvier 2005 mars 2005

A.F.003 Acquisition de photocopieur 10 000 CF NON OUI NON janvier 2005 mars 2005

A.F.004 Abonnement dans des bases de données 20 000 ED NON NON OUI avril 2005 juin 2005 abonnement dans des bases de données sur le commerce international

A.F.005 Acquisition voiture 30 000 CF NON NON NON janvier 2006 juin 2006

Composante B : Gestion du FGFEAE 60 000

Acquisition de logiciels 25 000 CF NON NON NON

B.F.001 Logiciel de développement sur internet (Internet application server)

février 2005 avril 2005

B.F.002 Logiciel d'analyse financière avril 2005 juin 2005

B.F.003 Acquisition de matériel informatique 10 000 CF NON NON NON février 2005 avril 2005

B.F.004 Acquisition de matériel de transport 25 000 CF NON NON NON février 2005 mai 2005

Composante C : Points d’information (OTC) 0


PLAN DE PASSATION DE MARCHES SUR 18 MOISFOURNITURES DE BIENS ET SERVICES AUTRES QUE CONSULTANTS



marché

Pré qualification

(oui/non)

Préférence locale

(oui/non)


Banque Mondiale



concurrence


du marché

Commentaires

Composante D.1 : Procédures de contrôle technique 300 000

D.1.F.001 Acquisition de Matériel informatique 300 000 AON NON NON OUI mars 2005 Septembre 2005

Composante D.2 : Procédures douanières 6 800 000

D.2.F.001 Acquisition de 500 ordinateurs et imprimantes 550 000 AOI NON NON OUI février 2005 juin 2006

D.2.F.002 Acquisition de 200 licences Oracle 250 000 AOI NON NON OUI décembre 2005 juin 2006

D.2.F.003 Acquisition de 2 scanners relocalisables 6 000 000 AOI NON NON OUI février 2005 juillet 2006

Composante D.3 : Performances de la logistique du commerce 36 500

D.3.F.001 Matériel informatique 10 000 CF NON NON NON février 2005 avril 2005

D.3.F.002 Matériel de transport 18 000 CF NON NON NON février 2005 mai 2005

D.3.F.003 Photocopieur 5 000 CF NON NON NON février 2005 avril 2005

D.3.F.004 Équipement de Bureau 3 500 CF NON NON NON février 2005 avril 2005

Composante E : Gestion du projet 48 000

E.F.001 Matériel de transport 25 000 CF NON NON NON février 2005 mai 2005

E.F.002 Matériel informatique 19 000 CF NON NON NON février 2005 avril 2005

E.F.003 Matériel de bureau 4 000 CF NON NON NON février 2005 avril 2005 fax, installation et appareils téléphoniques, copieurs, …

7 364 500

Annexe 6-2 (3/9)

PROJET DE DÉVELOPPEMENT DES EXPORTATIONS II

PLAN DE PASSATION DE MARCHES SUR 18 MOISSELECTION DE CONSULTANTS

Réf. No° Description de la mission Coût estimé en $EU


marché


Banque Mondiale


pour la réception des propositions


du marché

commentaires

Composante A : FAMEX II 2 754 500

A.C.001 Sélection d'un bureau d'étude international pour le recrutement de 2 experts internationaux

900 000 SFQC OUI Octobre 2004 Février 2005 150 000 $/ an x 3ans x 2 experts

A.C.003 Recrutement de 3 experts locaux 432 000 CI OUI Octobre 2004 Février 2005 48 000 $/ an x 3ans x 3 experts

A.C.006 Recrutement d'un consultant permanent 300 000 CI OUI Octobre 2004 Février 2005 60 000 $/ an x 5 ans

A.C.007 Recrutement de 5 consultants juniors 375 000 CI OUI Octobre 2004 Février 2005 15 000 $ / an x 5 ans x 5 consultants

A.C.012 Recrutement de 9 consultants pour la gestion 600 000 CI OUI Octobre 2004 Février 2005 15 000 $ / an x 5 ans x 4 consultants + 12 000 $ / an x 5 ans x 5 consultants

A.C.021 Sélection d'un cabinet de marketing 90 000 QC OUI février 2005 août 2005 pour développement d'une plaquette, d'un logo, de cartes de visite, de site web, communication

A.C.022 Sélection d'un spécialiste informatique 30 000 CI NON février 2005 juin 2005 4 H/J/mois x 18 mois + 10 H/J au départ pour 350 $ H/J

A.C.023 Sélection d'un consultant pour le développement et la mise en place d'une base de données

17 500 CI NON février 2005 juin 2005 50 H/J x 350 $

A.C.024 Sélection d'un consultant pour la tenue de comptabilité du FAMEX

10 000 CI NON février 2005 juin 2005


B.C.001 Recrutement d'un consultant international chargé de définir une stratégie de développement et une méthodologie de travail pour la gestion du fonds et d'en superviser la mise en œuvre

150 000 CI OUI février 2005 mai 2005 110 pour les premier 12 mois et 10 par an pour les 4 années suivantes

B.C.002 Recrutement d'un consultant local chargé de l'assistance à la gestion des dossiers présentés au préfinnacement du fonds

250 000 CI OUI février 2005 mai 2005 50 par an

B.C.006 Assistance à la préparation des 8 rapports semestriels de suivi financier

3 750 CI NON février 2005 mai 2005

B.C.007 Assistance pour la passation de marchés 9 000 CI NON février 2005 avril 2005

Annexe 6-2 (4/9)





marché


Banque Mondiale




du marché

commentaires

Composante C : Points d’information (OTC) 202 750

C.C.001 Formation en langue anglaise 20 000 QC OUI février 2005 août 2005

C.C.002 Élaboration des TDRs pour une mission d’assistance technique pour la conception et la mise en place du projet du Point d'information OTC-INNORPI

20 000 QC OUI février 2005 août 2005

C.C.003 Formation en matière de technologie de l’information (ICT) 20 000 QC NON février 2005 août 2005

C.C.005 Assistance technique pour la conception et la mise en place du Point d'information OTC-INNORPI

110 000 SFQC OUI août 2005 mai 2006Cette action comporte 6 sous actions

Étude de l’existantÉtudes des bonnes pratiques des Points d'information OTC étrangers (TBT). Conception d'un système de veille normativeConception du projet Alerte Export INNORPIConception et définition de l’organisation à mettre en placeDétermination des besoins en normes étrangères et documents normatifs.

C.C.006 Choix d'un consultant pour la préparation des TDRs de la solution informatique

20 000 QC NON juillet 2006 décembre 2006

C.C.007 Assistance à la préparation des 8 rapports semestriels de suivi financier


C.C.008 Assistance pour la passation de marchés 9 000 CI NON février 2005 avril 2005

Annexe 6-2 (5/9)





marché


Banque Mondiale




du marché

commentaires


D.1.C.001 Conception de structure de base de données de normes et réglementations de contrôle technique

100 000 SFQC OUI avril 2005 janvier 2006

D.1.C.002 Saisie de données de normes et réglementations de contrôle technique

30 000 QC OUI avril 2005 octobre 2005

D.1.C.003 Conception de gestion de risque et logiciel de sélectivité 20 000 QC NON mars 2005 septembre 2005

D.1.C.004 Identification d'un modèle d'organisation, élaboration d'un manuel de procédures et des spécifications de la solution

100 000 SFQC OUI juillet 2005 mars 2006

D.1.C.005 Développement des modules d'automatisation des réponses 190 000 SFQC OUI novembre 2005 août 2006

D.1.C.007 Conception et mise en place d'une solution informatique pour la gestion du projet

120 000 SFQC OUI avril 2005 janvier 2006

D.1.C.008 Assistance à la préparation des 8 rapports semestriels de suivi financier

3 750 CI NON février 2005 avril 2005

Composante D.2 : Procédures douanières 62 750

D.2.C.006 Analyse et évaluation des indicateurs de performance 50 000 QC NON février 2005 août 2005



D.2.C.008 Assistance pour la passation de marchés 9 000 CI NON février 2005 avril 2005

Annexe 6-2 (6/9)





marché


Banque Mondiale




du marché

commentaires


D.3.C.001 Recrutement d'un économiste ayant des connaissances en économétrie et en modeling

36 000 CI NON mars 2005 mai 2005 Consultant permanent

D.3.C.002 Recrutement d'un bureau d'étude permanent pour assister l'unité dans la conduite et la réalisation des études, la préparation des TDRs, le dépouillement des offres, la mise en place des indicateurs de performance et toute autres assistance demandée.

60 000 SFQC NON mars 2005 décembre 2005

D.3.C.003 Recrutement d'un consultant international pour la conduite d'un séminaire sur les indicateurs de performance de la logistique du commerce.

25 000 CI NON avril 2005 juillet 2005 Séminaire de 3 jours, destiné au secteur public et privé.

D.3.C.004 Développement et mise en place d'un système de veille sur les indicateurs de performance selon les méthodologies de l'Organisation Mondiale de la Douane TRS avec spécification de la solution informatique appropriée.

60 000 SFQC OUI mai 2005 février 2006

D.3.C.005 Conduite et réalisation d'un Audit sur la facilitation et conduite d'une enquête auprès des entreprises tunisiennes sur les obstacles techniques liés au commerce.

40 000 QC OUI octobre 2005 janvier 2006 Bureau d'étude international



D.3.C.009 Assistance pour la passation de marchés 23 000 CI NON février 2005 avril 2005


E.C.001 Consultant pour la gestion du projet 93 750 CI OUI octobre 2004 novembre 2004 1 560 $ / mois sur 5 ans

E.C.002 Assistance à la préparation des 8 rapports semestriels de suivi financier


E.C.004 Recrutement d'une assistante de direction 12 000 CI NON février 2005 avril 2005

4 356 250

Annexe 6-3


PLAN DE PASSATION DE MARCHES SUR 18 MOISCONSTRUCTION DE LA CAPACITE DE GESTION DU PROJET



marché


Banque Mondiale




du marché

commentaires

E.C.005 Mise en place du manuel de gestion financière et formation des responsables de gestion financière

15 000 CI NON février 2005 avril 2005

E.C.006 Définition des besoins en matériel et outils informatiques 15 000 CI NON février 2005 avril 2005

E.C.007 Conception et mise en place d'un manuel de gestion du projet 15 000 CI NON février 2005 mai 2005

45 000


PLAN DE PASSATION DE MARCHES SUR 18 MOISFORMATIONS, VOYAGES D'ETUDE & AUTRES ACTIONS NE DONNANT PAS LIEUX A LA CONCLUSION DE MARCHES




concurrence


du marché

Commentaires

Composante A : FAMEX II 450 000

A.C.025 Actions de formation 150 000 Organisation de 8 modules de formation / année. Les thèmes des huits modules ne sont pas encore définis et vous seront communiqués ultérieurement avec le détail du coût estimé

A.C.026 Organisation d'une 1ère rencontre vendeurs acheteurs sous forme de salon

300 000 janvier 2006 juin 2006 Ce marché comporte plusieurs actions. Le budget relatif à ce marché vous sera communiqué ultérieurement.


B.F.005 Frais de fonctionnements 12 500 frais téléphonique, fourniture de bureau, carburant, réparations

B.C.003 Formations 50 000 Programme à définir avec le consultant international

B.C.004 Communication 135 000 Programme à définir avec le consultant international

B.C.005 Voyage d'étude 40 000 Programme à définir avec le consultant international

Composante C : Points d’information (OTC) 105 000

C.C.004 Voyages d’études, visites des Points d'information OTC étrangers. 105 000 Trois destinations différentes étalées du 14/02/2005 au 31/12/2005 (5 jours par point d'information)


D.1.C.006 Formations 110 000 mai 2006 août 2006

Composante D.2 : Procédures douanières 300 000

D.2.C.001 Planification gestion du changement et formation 40 000 février 2005 mars 2005 Coût global : 70 000/4ans

D.2.C.002 Implémentation gestion du changement 40 000 février 2005 mars 2005 Coût global : 100 000/4ans


PLAN DE PASSATION DE MARCHES SUR 18 MOISFORMATIONS, VOYAGES D'ETUDE & AUTRES ACTIONS NE DONNANT PAS LIEUX A LA CONCLUSION DE MARCHES




concurrence


du marché

Commentaires

D.2.C.003 Étude, gestion de risque et procédures sélectivité et formation 60 000 Coût global : 110 000/4ansVoyages d'étude (4 officiers) en France, Maroc et Jordanie pour l'amélioration de la conception du module sélectivité

janvier 2005 février 2005

Stage de formation ports Rotterdam et du Havre pour l'étude de la sélectivité sur manifeste


Stage de formation ports Rotterdam et du Havre lors de la phase d'exécution et de suivi


D.2.C.004 Méthodologies de contrôle différé et à posteriori et formation 90 000 Coût global : 140 000/4ansStages de formation générale puis spécifique (6 officiers formateurs) en France

février 2005 mars 2005

Formation locale février 2005 mars 2005D.2.C.005 Formation technique d'inspection 70 000 février 2005 mars 2005 Coût global : 110 000/4ans

Formation (6 officiers formateurs) sur le contrôle de la circulation des marchandises sur le territoire douanier


D.3.F.005 Documentation 2 000

D.3.F.006 Frais de fonctionnement 10 000 Frais d'organisation de séminaire, publicité et communication

D.3.C.006 Voyage d'étude 30 000

D.3.C.007 Formation (indicateurs de performnce, base de donnée, informatique, anglais, logistique du commerce etc.)

25 000


E.F.004 Fournitures de bureau 2 000

E.F.005 Coûts opérationnel 10 000

E.C.008 Formations 10 000

1 291 500

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