1

Le dépôt des thèses électroniques – 22/02/2013

Le dépôt des thèses électroniquesFormation collège doctoral 22/02/2013Objectif de la formation : exposer concrètement les procédures de dépôt et de signalement des thèses ; situer ces opérations dans leur contexte, afin d’aider à comprendre les stratégies qui ont mené à cette forme de dépôt et de signalement.

Support réalisé à partir d’ouvrages et de sites dont on trouvera la liste complète en fin de document et d’après les supports précédemment réalisés par la BIU.

1 Principes et enjeux du dépôt électronique et de la diffusion des

thèses sur internet

Depuis une quinzaine d’années, on assiste à un mouvement important dit du « libre-accès » et des  « archives ouvertes », né d’initiatives diverses dans le monde de la recherche et relayées institutionnellement (au niveau national et international) pour valoriser différemment les résultats de recherche, dans un contexte de crise de l’édition scientifique. L’enjeu du point de vue des chercheurs comme des établissements et institutions qui les soutiennent est clairement de se réapproprier les résultats de la recherche par la promotion de l’auto-publication et l’auto-archivage des chercheurs et la constitution d’archives ouvertes et institutionnelles.

Modèle traditionnel de sélection et de diffusion de l’information scientifique =

Des journaux spécialisés édités par des éditeurs commerciaux, des sociétés sa-vantes, des institutions de recherche

Un mode de sélection et de validation assis sur le principe du jugement par les pairs. C’est le peer review (une validation soumise au jugement de 2 chercheurs du domaine en aveugle ou non) : une évaluation est assez longue et s’étend sur plusieurs mois. Une fois accepté (avec ou sans corrections), l’article est publié et alors accessible sur abonnement.

A partir de la fin des années 1990, avec le passage du papier à l’électronique, crise de ce modèle :

Concentration excessive des éditeurs commerciaux (en particulier en sciences et techniques) : qq très grands groupes mondiaux (Reed Elsevier, Thomson Publi-shing, Klüwer, Springer, Blackwell…), qq très grandes sociétés savantes surtout, y

BIU Montpellier

1.1 Evolution du modèle traditionnel de diffusion de l’IST

1.1.1 Crise de l’édition scientifique

2

Le dépôt des thèses électroniques – 22/02/2013

compris au niveau local (comme en France : Editions Masson rachetées par les Editions Scientifiques et Médicales Elsevier)

Une inflation régulière du nombre de titres : environ 24 000 journaux peer-revie-wed publiés en 2009 ce qui représente environ 2,5 million d’articles par an.

Une augmentation excessive des coûts d'abonnement aux revues scientifiques ces 20 dernières années (de 150 à 300%), ce qui, dans un contexte de restrictions budgétaires et de recherche de maîtrise des coûts n’est pas sans poser problème.

Passage d’une économie de stocks à une économie de flux (on achète un accès à une base en ligne et non plus un stock de documents que l’on archive).

En parallèle : un contexte et des contraintes éditoriales qui pénalisent l’activité des chercheurs :

Pression croissante sur les chercheurs du Facteur d’Impact utilisé comme indice d’évaluation (et du contexte de plus en plus prégnant de l’évaluation bibliomé-trique : volume de publications, audience et citations) en particulier dans le monde bio-médical et de la dictature du nombre de publications : « Publish or per-ish »

la perte du droit d’auteur abandonné à l’éditeur de la revue, pas très grave à l’époque du papier mais très dommageable à l’époque de l’électronique

le délai entre soumission de l’article et sa publication, pénalisant dans la compéti-tion internationale

En parallèle, des évolutions technologiques bien connues :

Développement mondial d’internet, baisse des coûts de connexion et évolution des services à vocation éditoriale du web (blogs, wiki) : généralisation du numé-rique dans les modes de production, de diffusion et de partage de l’information scientifique, la multiplication des réseaux, notamment internet et l’efficacité crois-sante des outils informatiques permettant la gestion, les échanges, l’interopérabi-lité et l’archivage des données.

Développement du « logiciel libre » (open source) : sources disponibles et modi-fiables, exécutables gratuits ex : plateforme LAMP : Linux, Apache, PHP, MySQL ; Mozilla, FireFox Koha, Open Office…)

De nouveaux outils qui portent une nouvelle philosophie des contenus : l’idée de partage plutôt que d’appropriation privée fait son chemin.

Le mouvement pour l'Open Access correspond fondamentalement à une réappropriation partielle par les communautés de chercheurs, grâce aux nouvelles technologies de l’information et de la communication (en particulier internet), des vecteurs de la production scientifique et de la diffusion de ses résultats jusqu'ici exclusivement délégués à des intermédiaires spécialisés et commerciaux.

Cette réappropriation vise à augmenter l'audience des résultats de la recherche en abaissant les différentes barrières liées à la diffusion, en tirant pleinement parti des potentialités d’internet dans la communication scientifique (navigation par liens entre articles ; complémentarité entre revue scientifique et archives d'articles ; complémentarité entre communication scientifique formalisée (revues) et informelle

BIU Montpellier

1.1.2 Réactions : mouvement pour l’open access

3

Le dépôt des thèses électroniques – 22/02/2013

(blogs) et en abaissant les coûts globaux à la fois grâce aux outils d'édition sur Internet (dont certains sont en " Open Source ").

Principes de base : accessibilité, pérennité, gratuité.

Depuis le début des années 1990 ont donc vu le jour de nombreuses déclarations et prises de position qui proposent des solutions en faveur de la libre circulation des publications, venant d’individus mais aussi d’organismes nationaux et internationaux et en faveur, plus largement, des grands principes d’ouverture des connaissances et des compétences, de capitalisation des savoirs, dans tous les domaines, et de démocratisation de l’information.

Dans les années 1990, on observe les prémices du mouvement des archives ouvertes, avec quelques réalisations en avance :

revue Psychology revue Surfaces ArXiv 1990-1991

Mais ce mouvement commence par une série de déclarations :

Initiative de la Public Library of Science (PLOS) en 2001 : La Lettre ouverte de Pu-blic Library of Science (PLoS) peut être considérée comme le premier acte militant du mouvement du Libre Accès: des chercheurs prennent position pour « la créa-tion d’une bibliothèque publique en ligne qui fournirait le contenu intégral des ré-sultats publiés de la recherche et des textes scientifiques dans le domaine de la médecine et des sciences du vivant sous une forme en libre accès ». Elle se tra-duit par une pétition internationale exigeant des éditeurs l’autorisation de la mise à disposition en libre accès, dans des bibliothèques publiques en ligne, des docu-ments issus de la recherche publiés dans leurs revues. Aujourd’hui, une des plus grandes plateforme de publication en ligne.

L’Initiative de Budapest pour l’Accès Ouvert (BOAI,14 Février 2002 ) prône le libre accès au savoir et suppression des barrières financières, technologiques, cultu-relles ou juridiques et recommande les deux voies pour atteindre le Libre Accès, l’auto-archivage et les revues alternatives.

La Déclaration de Béthesda, le 20 juin 2003, donne une définition de la publication en libre accès mais aussi des rôles des différents acteurs œuvrant dans la commu-nication scientifique.

La Déclaration de Berlin (22 octobre 2003) est à l’initiative de bibliothèques, de sociétés savantes et d’organismes de recherche dont le CNRS et l’INSERM pour la France ; elle vise à sensibiliser les utilisateurs en donnant des exemples et une vi -sibilité croissante aux initiatives pour le libre-accès dans les catalogues et bases de données ; elle élargit la notion du Libre Accès à tous les biens culturels et à toutes les données issues d’un travail de recherche.

Elle se traduira ensuite par l’organisation de conférences annuelles avec pour ob-jectif de soutenir et de faire adopter les principes du Libre-accès.

En octobre 2006 : CEMAGREF, CIRAD, CNRS, INRA, INRIA, INSERM, Institut PAS-TEUR, IRD, Conférence des Grandes Ecoles et Conférence des Présidents d'Univer-sité signature d’un protocole d’accord pour une approche coordonnée au niveau

BIU Montpellier

1.1.3 Résultats : aspirations et réalisations

4

Le dépôt des thèses électroniques – 22/02/2013

national de l’archivage ouvert de la production scientifique et préconise HAL comme plateforme nationale de dépôt.

Déclaration de Salvador sur le Libre Accès (sept.2005) - à l’occasion d’ICML 9 - Un engagement pour l’équité / 9ème Congrès mondial sur les bibliothèques et les in-formations dans le domaine de la santé à Salvador, Bahia - Brésil, du 20 - 23 sep-tembre 2005, un séminaire international sur le Libre Accès pour les pays en déve-loppement.

Appel de Ryadh (févr.2006) – à l’occasion du 2ème congrès scientifique Golfe-Maghreb, tenu à Ryadh en 2006 : pour les pays du Golfe et du Maghreb

Mai 2010 : déclaration de l’Alhambra sur le Libre Accès. Réunis à Grenade les 13 et 14 mai 2010, en tant que groupe représentatif de parties intéressées au libre accès, sociétés éditrices, bibliothèques, agences de financement, recteurs d’uni-versités et auteurs dans les pays du Sud de l’Europe (représentant l’Espagne, le Portugal, la France, l’Italie, la Grèce et la Turquie), recommandent de mettre en œuvre des politiques encourageant le Libre Accès à l’information scientifique, d’améliorer les actions de soutien en faveur du Libre Accès auprès des chercheurs, des décideurs politiques, etc., de bâtir des modèles économiques alternatifs et du-rables pour  l’édition, d’assurer la qualité des publications en Libre Accès, de favo-riser les archives en Libre Accès.

Novembre 2011 : Inauguration d’un portail web de l’UNESCO proposant un panora-ma mondial des politiques menées en faveur des archives ouvertes dans le monde

Nov. 2011 : déclaration de l’IFLA pour le Libre accès et plan stratégique 2010-2015

5 types d’acteurs qui ont fait preuve d’un grand activisme :

les institutions de recherche les organismes de financement de la recherche les institutions gouvernementales les éditeurs eux-mêmes les structures de soutien et de promotion (Ex. l’Assoc. Europ. Des Universités ;

SPARC aux EU et en Europe, coalition internationale de bibliothèques et d’institu-tions de recherche ; IFLA)

Cet activisme a pu prendre la forme d’une simple recommandation :

En France : nov 2007, l’ANR incite les chercheurs à intégrer leurs publications dans HAL.

En Europe : juillet 2012, la Commission européenne publie une recommandation incitant ses membres à prendre des dispositions pour que les publications de re-cherches financées sur des fonds publics soient librement accessibles (après une période d’embargo de 6 à 12 mois maximum).

D’autres organismes se sont montrés plus énergiques :

Oct 2006 : Le Wellcome Trust (WT) - agence de financement britannique, non-gou-vernementale, qui couvre les recherches dans le domaine biomédical. Les cher-cheurs dont le travail est financé en tout ou partie par le WT, doivent déposer une copie électronique de tout article, accepté pour publication dans une revue à co-mité de lecture, dans PubMed Central (PMC), archive maintenue par la National Li-brary of Medicine (NLM), et dans PubMed Central UK. Ce dépôt doit se faire le plus

BIU Montpellier

5

Le dépôt des thèses électroniques – 22/02/2013

rapidement possible, avec un délai maximum de six mois, après la date de publi-cation. Le WT pourra donner des fonds supplémentaires aux institutions, dont dé-pendent les chercheurs, pour couvrir les frais liés à l’application de cette politique. Par ailleurs, il encourage et, s’il supporte les coûts, oblige les auteurs et les édi-teurs à rendre le contenu des articles libre d’être copié et réutilisé.

Juillet 2007 : La Chambre des représentants américains adopte un texte législatif rendant obligatoire le dépôt dans une archive ouverte des articles de recherche fi-nancée par les NIH (National Institutes of Health, la première agence fédérale américaine en termes de recherche et de financement dans le domaine médical et le premier organisme mondial de financement de la recherche) : toute publication en lien avec des recherches subventionnées par le NIH doit être déposée dans un délai maximal de 6 mois après publication dans l’archive ouverte PubMedCentral

Août 2008 : La DG Recherche de la Commission européenne annonce le lance-ment d’un projet pilote de mise à disposition en " open access " dans des archives ouvertes des articles publiés issus de recherches financées dans le cadre du 7e programme-cadre de recherche (PCRD) de l'UE (couvrant les années 2007-2013 et dont les financements totaux s’élèvent à 50 milliards d’euros). Les travaux du pro-jet OpenAIRE commencent, et confirment l’obligation de diffusion libre-accès des publications issues des recherches financées par le 7e PCRD

Une politique qui se double d’un souci d’evaluation:

10-11 nov. 2011 : Berlin 9 : faire le point sur l’impact du LA sur la recherche et l’enseignement

Dec 2011 : L’European Research Area Committee (ERAC), organe d’analyse straté-gique sur les questions relatives à la recherche et le développement technolo-gique qui conseille la commission européenne et le conseil de l’Europe, a publié un rapport analysant les résultats d’une enquête portant sur la dissémination, l’accès et la conservation des informations scientifiques. Le rapport révèle que le Libre Ac-cès (LA) est soutenu par un nombre croissant d’universités, de centres de re-cherche et d’agences de financement à travers l’Europe. Mais si le LA est mieux perçu, la question de la conservation à long terme demande à être mieux prise en compte. Ces résultats seront exploités, par la Commission européenne, dans le cadre du développement de sa politique pour l’accès et la dissémination de la pro-duction scientifique dans l’Espace européen de la recherche.

Quelques réactions tout de même :

Loi anti-libre accès (information INIST, vendredi 27 janvier 2012 )

Aux États-Unis, une proposition de loi déposée en décembre fait débat : H.R.3699 — Research Works Act (RWA). Elle veut interdire à toute agence fédérale d’adopter ou de maintenir une politique ou un programme qui autorise la dissémination de tout travail de recherche sans le consentement préalable des éditeurs. Ce texte vise les NIH (National Institutes of Health) et veut empêcher que d’autres agences fédérales suivent leur exemple. Les NIH ont mis en place, depuis 2007, une politique d’obligation de dépôt pour tout article résultant de recherches financées par des fonds publics. Cette obligation est devenue légale en 2007 puis permanente à la suite d’une loi signée en mars 2009 par le président Obama. Le projet n’a semble-t-il pas été retenu.

BIU Montpellier

6

Le dépôt des thèses électroniques – 22/02/2013

Les revues SHS et l'Open Access : Assemblée générale extraordinaire des revues

diffusées sur Cairn.info (Paris, 11/02/2013). Et les différents éditeurs et Cairn d’expliquer que l’open archive convient parfaitement à toutes les sciences, sauf aux SHS.

L’  « Open archive ». Dépôt de travaux directement par le chercheur lui-même ou par une personne mandatée dans une archive ouverte comme Hal. Le principe en est l'auto-archivage sans contrôle sur des serveurs institutionnels de copies publiques de preprints et/ou postprints1 d’articles publiés dans des journaux ou des communications de congrès. Les archives ouvertes ont l’avantage d’une diffusion instantanée de nouveaux résultats et d’une validation de la date de publication (questions d’antériorité) sans validation par les pairs et sans frais.

On trouve la liste des archives ouvertes dans OpenDOAR The Directory of Open Access Repositories ;

Les historiques

ArXiv.org Cogprint

Institutionnelles (Une archive institutionnelle relève d’une institution (université, grande école, organisme de recherche, association professionnelle) et a pour objectif de contenir, valoriser et conserver l’ensemble de la production scientifique de celle-ci, avec un certain contrôle scientifique, pédagogique et administratif qui en garantissent la qualité) :

ECS (Université de Southampton, 1er institution à adopter l’auto-archivage en 2001 DSpace@Cambridge University Orbi OATAO

Portails fédérateurs nationaux, régionaux ou internationaux : des réalisations qui couvrent différentes échelles et s’appliquent à des domaines variés, thématiques ou disciplinaires : Hprints pour les arts, sc. Humaines et sociales, surtout Europe du nord – partenariat consortium de bibliothèques univ. Nordiques et du CNRS - en Europe

Disciplinaires1 La pré-publication ou preprint, désigne les versions d’un texte produit par un (des) auteur(s) avant acceptation par un comité de rédaction et par un comité de lecture (évaluation par les pairs). La post-publication ou postprint est la version publiée dans une revue d’un texte produit par un (des) auteur(s) après acceptation par un comité de lecture (évaluation par les pairs : peer review). On parle aussi du « postprint éditeur », version d'une publication avec la mise en page de l'éditeur.

BIU Montpellier

1.2 Les voies de l’open access

1.2.1 La voie verte (Green road)

1.2.1.1 Définition

1.2.1.2 Exemples d’archives ouvertes

7

Le dépôt des thèses électroniques – 22/02/2013

Archimer (Ifremer, Institut Français de Recherche pour l'Exploitation de la Mer PubMed Central (base de données bibliographique à accès libre d'ouvrages scienti-

fiques en génie biomédical et dans les sciences de la vie)

Centralisées et pluridisciplinaires : HAL

Géré par le CCSd unité propre du CNRS créée fin 2000 (http://www.ccsd.cnrs.fr) sur une initiative nationale : CNRS + CPU : Plateforme d’auto-archivage des publications et des travaux non publiés. Préconisé dès 2006 comme plateforme nationale de dépôt par les grandes institutions françaises d’enseignement et de recherche. N°3 des archives ouvertes et n°1 des archives institutionnelles. En mars 2013 : HAL contient près de 220 000 dépôts de texte intégral. Trois types de dépôts peuvent être effectués dans Hal : références bibliographiques simples ; texte intégral déposé sur HAL ; texte intégral accessible par lien vers Arxiv. Héberge des portails génériques, thématiques ou institutionnels ainsi que des « collections ».

Collection : sélection des documents qui seront déposés selon une démarche institutionnelle ou thématique (pour une institution, une UMR, un laboratoire, une équipe). Des chercheurs travaillant sur une même thématique et des aires géographiques différentes peuvent aussi créer une collection pour donner plus de visibilité à un axe de recherche, ou à l’occasion d’un colloque, par exemple. La page de consultation des données pourra être personnalisée.

Portail : entrée spécifique permettant de mieux identifier une institution, une discipline, un congrès, etc. Les dépôts dans un portail sont soumis aux mêmes règles que les dépôts effectués directement dans le portail HAL générique ; la validation scientifique sommaire est, par exemple, effectuée de la même façon et par les mêmes personnes et les documents se retrouvent dans la même et unique base, celle du serveur HAL.

Un portail fonctionne comme une collection, mais avec des fonctions supplémentaires, par exemple l’utilisation d’un nom de domaine propre dans son URL  (http://hal-ens.archives-ouvertes.fr/, portail de l’ENS) ou l’intégration d’un thésaurus pour les mots clés. Ainsi l’archive ouverte de ParisTech regroupe les publications des membres du PRES ParisTech. Certaines grandes écoles et certaines universités ont également des « collections ».

Une collection permet d’agréger sur le critère de l’affiliation tous les dépôts faits dans un portail HAL.

Un portail n’affiche que les documents qui ont été déposés depuis ce portail.

Exemples de portails : HAL-SHS (30.000 documents), TEL (thèses et HDR), MediHAL pour les images scientifiques, HAL-INSERM ou INRIA.

« L’Open Access ». Mise en ligne d’articles acceptés par les comités de rédaction sur des plateformes de revues scientifiques, librement accessibles. Préconisées par l’Initiative de Budapest, les Revues alternatives doivent offrir un accès libre, en particulier d’entrave technique, avec une mise en ligne immédiate. Il peut s’agir soit de la création de nouvelles revues engagées dans le Libre Accès (PLOS) soit de revues existantes qui

BIU Montpellier

1.2.1.3 Hyper Articles en Ligne1.2.2 La voie dorée (Gold road)

8

Le dépôt des thèses électroniques – 22/02/2013

choisissent de s’orienter vers cette voie. Ces revues proposent une validation par les pairs. Par ailleurs, le principe est de ne pas facturer « l’abonnement ou l’accès, et se tourner vers d’autres méthodes pour couvrir leurs frais ». C’est l’option choisie par les premiers éditeurs à proposer leur collection en Libre Accès comme BioMed Central. L’idée - mise en place dès 2002 - est de faire supporter les frais de publication aux auteurs ou à leurs institutions : on parle de modèle « auteur-payeur » (l’auteur payant - ou son institution)

Accessibles via des portails tels que : Public Library of Science – PLoS (nativement Open Access) ; Biomed Central, Hindawi Publishing Corporation (conversion complète en OA), Persée et Revues.org (revues en SHS).

Liste dans le DOAJ Directory of Open Access Journals.

Les éditeurs, en réaction à la montée des archives ouvertes, ont proposé un modèle alternatif dès 2005 en proposant le modèle de « publication hybride ».

Le journal hybride est un journal électronique scientifique qui publie des articles en accès gratuit et d’autres en accès payant (abonnement). Le choix du mode d’accès revient à l’auteur et non à l’éditeur. L’éditeur, une fois un article accepté pour publication après la phase d’évaluation par les pairs (peer review), donne le choix à l’auteur du mode d’accès électronique. L’auteur décidant de publier en accès gratuit doit généralement payer un droit (payé par l’institution ou un sponsor) pour couvrir les frais de la revue. En contrepartie, l’éditeur met immédiatement l’article en ligne sur son site web. Les auteurs qui ne choisissent pas le mode gratuit ne paient pas les frais de traitement, bien qu’ils puissent avoir à payer des frais à la page et pour la couleur. Ils ne bénéficient pas d’une mise en ligne immédiate et gratuite bien qu’ils puissent bénéficier d’un accès en ligne gratuit ultérieurement si la revue propose un tel accès à ses numéros ayant une antériorité suffisante. Ce modèle est une réponse sans risque des éditeurs commerciaux au développement du mouvement pour le libre accès à l’information scientifique. En général, la revue n’accepte pas que les auteurs conservent leur droit d’auteur (Copyright Transfer Agreement).

Ce modèle suppose que les auteurs, leurs institutions ou les agences de recherche financent en amont la mise en ligne d’articles mis en libre accès. Ils laissent le choix aux auteurs d’un paiement en amont pour offrir un accès libre ou d’un accès classique par abonnement.

C’est Springer qui le premier, dès 2003, propose Open Choice, une option qui permet de rendre un article librement accessible pour la somme de 3 000 $ . N°2 mondial de l'édition scientifique, il a lancé en 2010 SpringerOpen. Cette nouvelle ligne éditoriale est composée uniquement de revues en Open Access diffusées sous Creative Commons. 12 nouvelles revues OA viennent ainsi d'être lancées pour marquer la naissance de SpringerOpen.

Le site Sherpa/Romeo classe les revues de plus de 700 éditeurs suivant leur politique éditoriale

Proposé par le Cléo, et son portail Openedition. Le principe est d’offrir des services de base gratuitement (modèle « free »), tels que les pratique actuellement le site Revues.org. On accède gratuitement aux contenus, directement proposés en ligne, en

BIU Montpellier

1.2.3 La voie « hybride »1.2.4 La voie platinium, ou le modèle freemium

9

Le dépôt des thèses électroniques – 22/02/2013

html. Seuls sont facturés (modèle premium) les services proposés autour du texte, comme le téléchargement d’une version pdf et les statistiques de consultation.

Pour les utilisateurs un accès libre, gratuit et rapide à des publications scientifiques de qualité un moyen de suivre aisément l'actualité scientifique de l‘institution et d’accéder

facilement au texte intégral des publications au travers d’interfaces simples et performantes

Pour les chercheurs et les institutions valorisation et diffusion accrues des résultats de la recherche, de tout type et

notamment des travaux comme les thèses, à la diffusion jusque là relativement confidentielle

communication plus rapide entre pairs les auteurs gardent leur droit sur leur travail facteur d'impact accru pour les publications disponibles en libre accès sur Internet

et l’accès à de nouveaux indices bibliométriques = une plus grande citation des articles OA, plus lus car plus visibles. D’après la synthèse menée par Alma Swan, directrice de SPARC Europe, sur des études de l’impact de l’open access, une thèse diffusée sur Internet a 250% de plus de chances d’être citée en comparaison avec une thèse en papier.2 Les administrateurs d’Orbi ont observé un phénomène comparable : le taux de citation va de 6 à 3 en 2009 dans Scopus, selon que l’article est présent dans Orbi ou pas, et de 7 à 3.5 dans Web of Science en 2007-2011. De plus, un article disponible dans Orbi en accès ouvert est 30 fois plus téléchargé qu’un article en accès restreint (limité à la communauté universitaire de l’Université de Liège et accessible seulement sur demande aux autres).3

Développement continu du Mouvement Open Access qui suppose un investissement important de la part chercheur, qui est à la fois auteur, éditeur et payeur. Ce nouveau modèle n’est pas uniformément acquis et pose nombre de questions encore, ne serait-ce que sur le plan juridique

2 SWAN, Alma (2010) The Open Access citation advantage: Studies and results to date. Technical Report, School of Electronics & Computer Science, University of Southampton.3 Chiffres communiqués par Paul Thirion, directeur des bibliothèques de l’Université de Liège lors de la Journée de l’open access organisée par le consortium Couperin les 24-25 janvier 2013 (intervention disponible sur le webcast du CNRS : http://webcast.in2p3.fr/videos-politique_oa_d_un_etablissement_universitaire ).

BIU Montpellier

1.3 Impacts et bénéfices du libre accès

1.4 Conclusion

10

Le dépôt des thèses électroniques – 22/02/2013

Et finalement, bien qu’il y ait un réel enjeu « politique » derrière tout cela (à qui appartient la recherche, aux auteurs ou aux éditeurs?) les différents modèles éditoriaux restent complémentaires.

2 Dépôt et diffusion des thèses électroniques

Dans le domaine spécifique des thèses, ce mouvement des archives ouvertes a trouvé en France sa traduction, son fondement dans la loi et un nouvel essor à partir de 2006 par la mise en place d’un cadre législatif incitatif qui a réformé la formation doctorale et le traitement des thèses :

Arrêté du 3 septembre 1998 relatif à la charte des thèses Arrêté du 7 août 2006 relatif à la formation doctorale Arrêté modifiant l'arrêté du 6 janvier 2005 relatif à la cotutelle internationale de

thèse Arrêté du 7 août 2006 relatif aux modalités de dépôt, de signalement, de repro-

duction, de diffusion et de conservation des thèses ou des travaux présentés en soutenance en vue du doctorat - qui est venu modifier l’arrêté de 1985 qui décri-vait les modalités du dépôt uniquement « papier » à l’époque

L’arrêté du 7 août 2006 introduit la possibilité d’un dépôt sous forme électronique (Titre 3, art. 8 à 11) et laisse aux établissements le choix du type de dépôt, soit sur support papier, soit sous forme électronique (procédures différentes).

Quelle que soit la forme retenue, le choix est exclusif et il n’est admis qu’une seule version de soutenance, validée par un jury, corrigée sous 3 mois, sur un support de référence, selon les spécifications de l’établissement et accompagnée de métadonnées (bordereau papier ou électronique).

L’introduction du dépôt électronique illustre bien les préoccupations relatives à la valorisation et à la diffusion en libre accès de ces travaux.

L’arrêté organise aussi le circuit en en définissant clairement :

Les objectifs : dépôt, signalement, conservation, diffusion qui prennent dans les termes du décret un caractère obligatoire

Les acteurs : Le Doctorant , en tant qu’auteur de la thèse les directeurs de recherche Les Ecoles doctorales et services administratifs des établissements

qui encadrent la production du doctorant, authentifie le dépôt, signale et diffuse ; l’établissement dans son ensemble définissant la politique de dif-fusion de sa production scientifique, déterminant le site et les modalités de

BIU Montpellier

1.5 Le cadre législatif

11

Le dépôt des thèses électroniques – 22/02/2013

diffusion exacte de ses thèses et accordant exceptionnellement une déro-gation à la publicité (la confidentialité, le retrait d’un contenu manifeste-ment illégal, la restriction du périmètre de diffusion à l’intranet, notamment pour des questions de qualité) 

Les bibliothèques et services de documentation, opérateurs tech-niques qui assurent pour le compte des établissements, le traitement (si-gnalement, diffusion, conservation) des thèses

Les outils techniques mis en place au niveau national pour garantir un traite-ment optimal et homogène de ces travaux avec notamment le rôle majeur joué

par l’ABES (agence bibliographique de l’enseignement supérieur) pour la gestion centralisée et le signalement : applications SUDOC (catalogue na-tional)/ STAR (traitement des thèses) /portail national des thèses « theses.-fr »

Et par le CINES (centre informatique national de l’enseignement supérieur) pour la conservation

L’arrêté décrit le principe et les modalités du dépôt (les étapes, les exigences de forme) ainsi que le traitement qui leur est ensuite réservé pour atteindre les objectifs recherchés et synthétise la mission de diffusion des établissements en ces termes :

« Art.11 : Sauf dans le cas d'une clause de confidentialité, l'établissement de soutenance assure en son sein l'accès à la thèse. La mise en ligne de la thèse sur la toile est subordonnée à l'autorisation du nouveau docteur sous réserve de l'absence de clauses de confidentialité. »

La diffusion est obligatoire à minima sur l’intranet de l’établissement, selon les règles de communication des documents administratifs ; elle est opposable au docteur et à l’établissement : la communication du document thèse au sein de l’établissement est de droit.

Le texte de l’arrêté démontre clairement un souci de performance des services rendus à la communauté scientifique : exhaustivité, accessibilité, authentification, pérennisation, rapidité de traitement en dépit des difficultés nouvelles ou amplifiées d’ordre technique, organisationnel, ou encore d’ordre juridique qui peuvent en découler.

Export vers TEL : uniquement pour les thèses accessibles sur internet et dans les établissements ayant choisi d’activer cette passerelle. A Montpellier, seule l’UPV a fait ce choix.Aujourd’hui, la quasi-totalité des établissements habilités à délivrer un diplôme de doctorat est passée ou en train de passer au dépôt électronique.

BIU Montpellier

1.6 Dépôt et diffusion des thèses en France : le circuit

12

Le dépôt des thèses électroniques – 22/02/2013

BIU Montpellier

BU

AO théma-tiques

13

Le dépôt des thèses électroniques – 22/02/2013

Les universités de Montpellier ont fait partie de la première vague des établissements à opter pour le dépôt numérique national des thèses, ce nouveau dispositif national de dépôt et de diffusion des thèses sous une forme nativement numérique et non pas thèses papier numérisées.

Un groupe de travail interuniversitaire, mené par la BIU, et faisant participer l’ensemble des acteurs : ED, services administratifs, chercheurs et directeurs de thèses, partenaires (MED, ADUM).

Les présidents des Université ont opté pour l’adoption uniforme du dépôt électronique au 1er janvier 2010.

Sup’Agro puis l’ENSCM ont également fait ce choix, avec une mise en place un peu plus longue.

Période de test et double dépôt pour quelques thèses 2009 puis 1er semestre 2010 : implication progressive de tous les acteurs, passage en production courante et montée en charge ; une mise en œuvre générale effective à l’été 2010 pour tous les UFR. Le circuit est tout à fait bouclé depuis le début 2011.

15 février 2013 : 1068 thèses signalées dans le SID et accessibles en texte intégral.

Au sein des productions de l’IST il est en effet apparu essentiel de valoriser particulièrement la thèse en tant que document riche d’informations scientifiques originales, de lui redonner une place majeure dans le parcours scientifique et professionnel du chercheur comme une étape vers ou à côté d’autres types de production, dans la mesure aussi où elles entrent pleinement en ligne de compte dans l’évaluation de l’activité de recherche des universités.

Une meilleure visibilité pour une production scientifique riche mais difficilement accessible jusque là (thèse papier, conservée uniquement dans la bibliothèque de l’université de soutenance, n’est consultable ailleurs que sous forme de micro-fiches ou via le prêt entre bibliothèques).

L'harmonisation des pratiques déjà existantes, en garantissant la qualité du réfé-rencement

La pérennité des données (souci de préservation) Une meilleure protection des auteurs contre le plagiat, du fait de cette meilleure

visibilité. Le document source étant largement accessible, son antériorité est dé-terminée et le plagiat peut être plus facilement révélé.

Un tremplin ou une alternative à l’édition

Les réticences vis-à-vis de la diffusion sur Internet tiennent en grande partie à la crainte du plagiat et de la demande d’exclusivité formulée par les éditeurs potentiels de la thèse.

BIU Montpellier

1.7 A Montpellier

1.8 Intérêt de la valorisation spécifique des thèses

14

Le dépôt des thèses électroniques – 22/02/2013

En ce qui concerne le plagiat :4 Certes, le format numérique des travaux (et des thèses en particulier) et leur large diffusion sur internet multiplient les risques de dépossession des œuvres, de copie et de plagiat. Mais le problème n’est pas nouveau et le caractère relativement confidentiel des thèses papier pouvait d’une certaine manière favoriser ces pratiques et leur assurer une certaine impunité. Au contraire, une diffusion sur Internet permet d’identifier plus facilement les éventuels plagiats et de les prouver, l’auteur se voyant reconnaître l’antériorité de l’œuvre (sans parler des logiciels anti-plagiat qui fonctionnent sur la base d’une source attestée). Les récents déboires de ministres du gouvernement allemand le prouvent : Karl-Theodor zu Guttenberg, ministre de la défense, a soutenu sa thèse en 2007 et a été accusé de plagiat en 2011 ; le plagiat qui entache la thèse d’Annette Schavan, ministre de l’éducation et de la recherche, a attendu près de 30 ans avant d’être révélé (soutenue dans les années 80, annulée en février 2013). De même, la présente formation a été très largement copiée sur celle créée par la précédente responsable du circuit des thèses électroniques à la BIU. Comme les notes accompagnant sa présentation n’ont pas été mises en ligne, ce plagiat éhonté peut passer à peu près inaperçu et sera difficilement prouvé. En revanche, si elles avaient été diffusées, il aurait été très facile de dévoiler la supercherie.

L’attitude des éditeurs envers la diffusion en ligne est ambiguë : s’ils demandent fréquemment que la thèse dont ils publieront la version remaniée ne soit plus visible sur Internet, ils commencent souvent à faire de la veille sur les plates-formes de diffusion des thèses (comme TEL). Certains docteurs se voient ainsi proposer des publications grâce à leur présence en ligne. De toute manière, comme ils peuvent restreindre à tout moment le périmètre de diffusion de leur thèse, la mise en ligne initiale de la thèse ne saurait être

un handicap. En revanche, si la thèse ne trouve finalement pas d’éditeur, sa diffusion en ligne peut être une manière de la rendre visible.

Un mouvement national et international qui concerne aujourd’hui tous les établissements habilités à délivrer le doctorat en France.Dispositif ‘ STAR’ (passage au dépôt électronique) prévu par arrêté de 2006 : intégration au dispositif qui s’est substituée ou qui s’est réalisée de façon concomitante à la mise à disposition des thèses papier numérisées (rétrospectif), avec constitution d’archives ouvertes institutionnelles.De nombreuses universités, grandes écoles ou grands établissements habilités à délivrer le diplôme de doctorat, mettent en ligne les thèses soutenues en texte intégral, par le

4 Pour la distinction entre plagiat et contrefaçon, voir l’intervention d’Agnès Robin, maître de conférences à l’Université Montpellier 1. La BIU emploie le terme de plagiat au sens courant, et qui inquiète le plus souvent les chercheurs : que d’autre qu’eux s’approprient le fruit de leurs recherches, en recopiant mot pour mot leurs textes (et réalisant ainsi une contrefaçon) ou en recopiant simplement leurs idées (s’exposant à la réprobation scientifique de leurs pairs, mais pas à des poursuites judiciaires).

BIU Montpellier

1.9 Où trouver des thèses en libre accès ?

1.9.1 Le dispositif national français

1.9.2 Principales archives institutionnelles en France

15

Le dépôt des thèses électroniques – 22/02/2013

biais d’une archive institutionnelle, qui peut s’ouvrir à d’autres productions que les thèses.

Catalogue des thèses de la Bibliothèque inter-universitaire de santé : signale toutes les thèses de doctorat de médecine-odontologie-biologie soutenues à l’Université Paris Descartes, ainsi que tous les thèses de doctorat, d’exercice et mémoires d’études de santé déposés dans des archives ouvertes (TEL, Dumas – archive ouverte de mémoires de HAL, site de l’Union régionale des médecins libéraux d’Île de France, etc.).

Cither (Consultation en texte Intégral des THèses en Réseau) : diffusion des thèses électroniques de l’INSA de Lyon

Thèses électroniques de l’Université de Lyon 2- Cyberthèses : un dispositif de publication et de diffusion en ligne des thèses initié en 1998 par les Presses de l’Université de Montréal5 et l’Université Lumière Lyon 2 avec le soutien du Fonds Francophone des Inforoutes, et adopté, par la suite, par plusieurs établissements francophones d’enseignement supérieur. Il s'est transformé au fil des ans en un programme international de coopération entre les universités de Lyon, Montréal, Genève, Santiago du Chili, Dakar, Tananarive et la société SILECS. Le "réseau Cyberthèses" regroupe aujourd'hui de nombreuses institutions, francophones ou non, à travers le monde.

Thèses soutenues à l’Université de Poitiers (Upthèses) depuis le 1er janvier 2008 INRP (Institut National de la Recherche Pédagogique) : signalement quasi-

exhaustif des thèses soutenues en France depuis 2003 dans les domaines de l’éducation et de la formation

Thèses en ligne soutenues à l’Université de Limoges depuis 2003 (http://epublications.unilim.fr)

ORI-thèses : Thèses électroniques de l’Université des Sciences et Technologie de Lille (thèses soutenues à Lille 1depuis 2000, HDR et DSR depuis 2001, thèses électroniques de l’Ecole centrale de Lille)

Erasme: texte intégral des thèses soutenues à l'Institut National Polytechnique de Toulouse

OATAO : archive ouverte institutionnelle des établissements du PRES de Toulouse Pastel : service de thèses en ligne de ParisTech PETALE : plateforme de diffusion des thèses et mémoires numériques des

universités de Lorraine Theoreme : archive ouverte de l’Université de Valenciennes, qui diffuse

actuellement les thèses de doctorat de l’Université. Ces archives institutionnelles peuvent être hébergées par HAL, par le biais de portails spécifiques thématiques, institutionnels, génériques, ou de collections.Il faut également signaler deux « antennes » de HAL :TEL (Thèses En Ligne): le CCSD (Centre pour la Communication Scientifique Directe) a mis en place la plateforme HAL (Hyper Article en Ligne). TEL est un environnement particulier de HAL destiné à l'auto-archivage en ligne des thèses et HDR de façon à rendre rapidement et gratuitement disponibles ces documents scientifiques. Toutefois, 5 L’Université de Montréal est une des 4 universités de la ville de Montréal, avec l’Université du Québec à Montréal (UQAM), Concordia, McGill.

BIU Montpellier

16

Le dépôt des thèses électroniques – 22/02/2013

les institutions peuvent aussi être déposantes dans TEL pour le compte des auteurs. Les modalités techniques de cette diffusion sont extrêmement simples puisque complètement intégrées au fonctionnement des applications de gestion nationale des thèses (STAR), la diffusion institutionnelle s’associant dans ce contexte aux initiatives d’auto-archivage. Au départ, cette possibilité avait été écartée à Montpellier à cause de l’impossibilité de retirer un dépôt, ce qui est contraire à notre contrat de diffusion et à la souplesse que l’on a souhaité donner en la matière (notamment dans le cadre de stratégies éditoriales). Aujourd’hui, une inflexion de la politique du CCSD lève cette contrainte et permet le retrait dans le cas des dépôts effectués par les établissements de soutenance (et uniquement dans ce cas). D’où la décision de l’UM3 (oct 2011) de diffuser automatiquement dans TEL toutes les thèses internet de l’établissement. Dumas (Dépôt Universitaire de Mémoires Après Soutenance) : base d’archives ouvertes de travaux d’étudiants niveau bac+4 et 5 validés par un jury. L’objectif est de « valoriser les activités pédagogiques et de préparation à la recherche des établissements d'enseignement supérieur ». Ce n’est pas une base d’auto-archivage. Le dépôt se fait après la soutenance et sous la responsabilité de professionnels de la documentation ou d’enseignants. ISIDORE est une plateforme de recherche permettant l'accès aux données numériques des sciences humaines et sociales (SHS). Ouverte à tous et en particulier aux enseignants, chercheurs, doctorants et étudiants, elle s'appuie sur les principes du web de données et donne accès à des données en accès libre (open access). ISIDORE est une réalisation du très grand équipement ADONIS (CNRS) et mise en œuvre par le centre pour la communication scientifique directe (CCSD/CNRS). Thèses.fr : réalisation de l’Abes. Alimenté par les données de Star (qui abrite les métadonnées des thèses de doctorat des établissements passés au dépôt électronique) et de Step (qui abrite les métadonnées des thèses de doctorat en préparation dans les établissements ayant intégré le dispositif Step). Thèses.fr signale donc les thèses en préparation et les thèses soutenues et déposées sous format numérique, et donne accès au texte intégral de ces thèses lorsque leur auteur a opté pour la diffusion sur internet (lien vers les archives institutionnelles). Thèses francophones :

Belgique: BICTEL répertoire de publications électroniques (thèses et e-prints) des universités de la communauté française de Belgique

Suisse : RERODOC - bibliothèque électronique du réseau RERO (réseau de suisse romande) comportant livres, thèses, mémoires...en texte intégral

Archive ouverte UNIGE : Université de Genève (depuis 2000) « Theses Canada » Catalogue global des thèses et mémoires réalisés dans les

universités canadiennes « Papyrus » (Université de Montréal) « Archimède » (Université de Laval, Québec) : thèses et mémoires rédigés et

déposés sur support électronique depuis 2002Thèses européennes

EThOS (British Library - Royaume-Uni)

BIU Montpellier

1.9.3 A l’étranger

17

Le dépôt des thèses électroniques – 22/02/2013

Studeo (Allemagne) : Répertoire multidisciplinaire de thèses présentées dans les universités allemandes. Plus de 3000 documents en texte intégral.

DIVA (Scandinavie) : base comportant les thèses et travaux de recherche de 28 universités scandinaves

NARCIS (Pays-Bas) TESEO (Espagne) DART-Europe (plus de 200.000 thèses en texte intégral, issues de 19 pays

européens)Dans le monde

NDLTD: Networked Digital Library of Theses and Dissertations Cybertesis: portail de thèses soutenues en Amérique du Nord, Amérique Latine et

Europe Australie: ADT (Australasian Digital Theses Program), 2000 thèses présentées

dans les vingt-deux plus grandes universités australiennes (multidisciplinaire)

3 Le circuit des thèses à Montpellier

Deux circuits : ADUM pour l’UM1, l’UM2, l’ENSCM et Sup’Agro ; un circuit spécifique pour l’UPV. L’Adum est un portail géré par l’Association Contact. 

ADUMhttps://www.adum.fr/index.pl

UPVhttp://recherche.univ-montp3.fr/

Lors de l’inscription en doctoratInscription obligatoire dans l’ADUM=> attestation d’inscription, à imprimer, et remettre à l’Ecole doctorale avec les autres documents administratifs.L’inscription dans l’Adum est validée lorsque l’inscription est achevée par l’Ecole doctorale. On peut mettre à jour les informations signalées dans l’Adum à tout moment.La fiche Adum représente un CV que des employeurs potentiels peuvent consulter. Une mise à jour soigneuse est donc recommandée à chaque réinscription.

Inscription dans l’ADUM non obligatoire, mais possible, et peut être utile, car le portail offre plusieurs services.

2 mois avant la soutenance : enregistrement de la soutenance

BIU Montpellier

1.10 Calendrier et procédures

18

Le dépôt des thèses électroniques – 22/02/2013

Enregistrement dans l’Adum de la date et des détails de la soutenance (noms et coordonnées des rapporteurs, membres du jury), projet professionnel, date de disponibilité pour un emploi.=> Annexe A ou 1 – Proposition rapporteurs, à imprimer, faire signer par le directeur de thèse et par le directeur de l’école doctorale=> Annexe B ou 2 - Proposition membres du jury "provisoire" » à imprimer et à remettre à l’école doctorale=> Attestation d’enregistrement ADUM à imprimer et à signer, à remettre à l’école doctorale (récapitulatif mis à jour avec la date de soutenance)

Le directeur de thèse dépose au bureau des soutenances=> la désignation des rapporteurs=> la désignation des membres du jury

3 semaines avant la soutenance (au plus tard) : 1er dépôtDépôt du ou des fichiers (en pdf) de la thèseRenseignement des informations sur la thèse (ou métadonnées : directeur(s) de thèse, rapporteurs, membres du jury, titre, mots clefs, résumé – 4000 caractères maximum espaces compris, en français et en anglais au minimum) et du contrat de diffusion (sur internet ou pas, droit de reproduction ou pas, période de confidentialité ou pas)=> Annexe B - Proposition de membres du jury, imprimer, faire signer par le directeur de thèse, et par le directeur de l’école doctorale=> Certificat de conformité avec la version de soutenance à imprimer en deux exemplaires, à signer=> Contrat de diffusion à imprimer en deux exemplaires et à signer=> Attestation d’enregistrement ADUM à imprimer et à signerTous ces documents sont à remettre au secrétariat de l’école doctorale pour validation puis au service scolarité 3ème cycle de l’établissement pour l’accord final de soutenance

Dépôt d’un CDRom, contenant :- le ou les fichiers (en pdf) de la thèse- un fichier (en pdf ou rtf) présentant les informations sur la thèse (ou métadonnées : titre, mots clefs, résumé – 4000 caractères maximum espaces compris, en français et en anglais au minimum)Dépôt d’un exemplaire papier de la thèse (pour les membres du jury, pas de reliure spirale)Télécharger sur le site de la recherche=> certificat de conformité qui atteste que le document électronique déposé est identique à la version transmise au jury, à imprimer en 2 exemplaires et signer=> contrat de diffusion (sur internet ou pas, droit de reproduction ou pas, période de confidentialité ou pas), à imprimer en 2 exemplaires et signerTout remettre au bureau des soutenances

3 mois maximum après la soutenance : 2e dépôt

BIU Montpellier

19

Le dépôt des thèses électroniques – 22/02/2013

Dépôt du ou des fichiers définitifs (en pdf) de la thèse, avec les éventuelles corrections demandées ou recommandées par le jury=> Attestation de dépôt, certificat de conformité avec la version de soutenance et les corrections éventuellement demandées par le jury à imprimer en deux exemplaires, signer et transmettre au service scolarité 3ème cycle de l’établissement qui pourra alors éditer l’attestation de diplôme dans l’attente du diplôme papier définitif signé par le rectorat et le chef d’établissement.

Dépôt d’un CDRom, contenant le ou les fichiers de la thèse (en pdf) et le fichier des métadonnées (en pdf ou rtf), si le jury a demandé ou recommandé des corrections.=> certificat de conformité avec la version de soutenance et les corrections demandées par le jury, à imprimer en 2 exemplaires et à signerTout remettre au bureau des soutenances.Si aucune correction n’a été demandée, ne remettre que le certificat de conformité en précisant explicitement que le premier dépôt est définitif.

Déposer plusieurs fichiers si la version d’archivage (identique à la version de soutenance, avec les éventuelles modifications) est différente de la version de diffusion. La version de diffusion peut différer de la version d’archivage si le doctorant tient à protéger son fichier contre les copies (avec un logiciel de DRM), car le fichier d’archivage est impérativement un fichier ouvert et non protéger. Elle peut également différer si l’auteur n’a pas obtenu le droit de citer ou de reproduire certains éléments dans sa thèse (illustrations ou articles, par exemple). Les conditions dans lesquelles on peut ou ne peut pas diffuser ces éléments sont présentées par Agnès Robin dans son cours.Une des caractéristiques de la procédure de dépôt des thèses est la forte contractualisation et l’importance de l’encadrement administratif qui va déboucher sur l’obtention du diplôme et la validation du document thèse.La mise en ligne de la thèse sur le serveur de l’université doit faire l’objet d’un contrat de diffusion entre l’université et le doctorant. Les universités rédigent leurs propres contrats en respectant les grandes lignes définies dans la charte des thèses.Les objectifs sont détaillés en préambule : « faciliter l'accès au savoir, de favoriser les opportunités de contacts et d’échanges entre les auteurs de thèses et tous les membres des communautés scientifiques et de contribuer tant à la renommée de l'auteur qu'à celle du travail qu’il a réalisé dans le cadre de l’Université »L’auteur prend l’engagement personnel que la version diffusée est compatible avec les droits de propriété intellectuelle. Le contrat engage aussi l’établissement.Les principaux articles :

Article 3 "Droits conférés à l'université"La diffusion sur l’extranet est rappelée comme allant de soi

BIU Montpellier

1.11 Précisions

1.11.1 Un ou plusieurs fichiers ?

1.11.2 Les contrats de diffusion

20

Le dépôt des thèses électroniques – 22/02/2013

Cession des droits de représentation et de reproduction nécessaire à la diffusion sur internet : Permet au docteur d'étendre la diffusion de sa thèse sur internet, sachant que la diffusion intranet/extranet (réservée à la communauté universitaire de l'établissement de soutenance) est obligatoire (arrêté de 2006) et sera effective par défaut, sur le portail institutionnel BIU. La diffusion sur internet implique que l'auteur cède à l'établissement, au travers du contrat, le droit d'exploitation de son œuvre et en particulier son droit de représentation. Cession des droits d’impression et de copie sur tous supportsRenvoie au droit de reproduction de l'œuvre qui sera consultée : en effet, l'auteur peut autoriser que la thèse soit consultable sur internet et, en même temps, refuser (ou autoriser) qu'on la réutilise ou qu'on l'exploite sous un autre support (photocopies, téléchargement...). Il est tout à fait libre de signifier qu'il ne souhaite pas accorder ce droit à l'établissement comme à toute personne consultant sa thèse. L'établissement (la bibliothèque) a l'obligation et signale effectivement (cf la notice de la thèse sur le portail BIU) si cette réutilisation est autorisée ou non. Cependant, s'il répond "non", et comme le précise le contrat de diffusion à l'article 3 : "il est entendu que l'auteur fera son affaire de la protection technique de son document". C'est-à-dire que  l'établissement / la bibliothèque ne procèdera à aucune manipulation technique pour empêcher la réutilisation. C'est en somme à l'auteur de verrouiller son pdf. Rappel : Il ne faut en aucun cas verrouiller la version complète destinée à l'archivage, sous peine de le rendre impossible. C'est uniquement la version de diffusion qu'il faut verrouiller. C'est un cas qui justifie donc que le doctorant produise une version de diffusion. La version de diffusion qui sert à expurger la thèse des parties tendancieuses au niveau des droits d'auteur, parties que l'auteur n'est pas libre de diffuser sans autorisation ou sans condition , permet aussi de produire un document conforme à la version archivée mais

Art 4 : Clause de confidentialitéTout ou partie d’une thèse peut être soumis à une clause de confidentialité. La demande de confidentialité peut émaner du doctorant lui-même ou de son jury. Le caractère confidentiel d’une thèse est établi par le Président ou le Directeur de l’établissement.La thèse confidentielle n’est pas reproduite, et n’est pas communiquée. Le caractère confidentiel d'une thèse doit avoir une durée limitée (16 ans maximum) – et raisonnable proportionnées au motif. Les thèses confidentielles (et sa durée) sont signalées dans le Sudoc par la bibliothèque de l'établissement de soutenance. La mention de confidentialité est portée sur la notice descriptive du document. La diffusion ne sera effective qu’au terme de la période. >>Code du patrimoine, loi du 15 juill.2008

Art 5 : Remise de la thèse Rappel des modalités : conformité du dépôt et possibilité d’une version de diffusion

Art 6 : Présentation Les préconisations formelles de l’établissement à respecter (c’est une obligation et un engagement)

Art 8 : Non exclusivité Le doctorant peut également mettre en ligne librement sa thèse sur une plate-forme d’archive ouverte, comme TEL et en disposer pour tout autre usage y compris de

BIU Montpellier

21

Le dépôt des thèses électroniques – 22/02/2013

valorisation commerciale (ce qui n’est pas incompatible). L’auteur conserve tous ses droits.

Art 9 : Garantie d’éviction Engagement fort de l’auteur sur le respect de la PI. L’établissement, que l’on peut considérer comme l’hébergeur de la thèse, n’est pas responsable au premier chef du contenu qu’il met en ligne (mais il y a bien co-responsabilité juridique du docteur et de l’établissement diffuseur)

Art 10 : La suspension de la diffusion par l’établissement au motif du caractère manifestement illicite du contenu de la thèse

Art 11 : Moyens techniques de diffusion L’établissement s’engage à mettre en œuvre les moyens d’hébergement et de diffusion , sécurisés et fiables

Art 12 : Possibilité de désistement ou droit de retrait Restriction du périmètre de diffusion à l’intranet ou révocation de l’autorisation de reproduction (en particulier dans le cas où un éditeur exigerait le retrait de la thèse d’internet). Possibilité d’élargir aussi le périmètre.

La cession des droits de diffusion à l’établissement prévue au contrat n'est pas exclusive (l'auteur reste parfaitement maître de la diffusion de son œuvre et peut recourir à l’auto-archivage ou l’auto-publication sur un autre portail ou site). Elle n'est pas non plus définitive car l’auteur reste maître de décider, a posteriori, de modifier en le demandant formellement à l'établissement (par l’envoi d’un courrier recommandé avec accusé de réception à l’Université, cf. Contrat - Art 12 : Désistement). Attention : cette décision ne peut pas intervenir entre le 1er et le 2d dépôt. La diffusion initiale de la thèse sera conforme aux termes du contrat de diffusion signé avant soutenance. Le 2d dépôt dans l’ADUM ne s’accompagne pas d’une éventuelle modification des engagements pris par l’auteur avant soutenance.Le jury et le président de l’établissement peuvent décider de restreindre le périmètre de diffusion choisi par le docteur à l’intranet/extranet (validé par le président de l’Université). En théorie, il est admis que cette décision est motivée par la qualité insuffisante de la thèse, indigne d’une diffusion si large. Dans les faits, il semblerait que la restriction décidée par le jury ne soit pas toujours liée à l’absence de qualité. En dépit de ce qui a pu motiver le passage au numérique et des avantages de la diffusion internet, on fait le constat d’une proportion encore très importante de thèses intranet/extranet, toujours majoritaire dans certains établissements. Cela signifie, concrètement, que ces thèses ne sont accessibles que sur le campus de l’établissement ou à sa communauté universitaire. Elles ne pourront, en l’état actuel des choses, être diffusées à l’extérieur par le biais du prêt entre bibliothèques, comme c’était le cas avec les thèses imprimées. Les bibliothèques ont reçu, depuis le passage au dépôt électronique, de nombreuses demandes de PEB sur ces thèses, demandes auxquelles elles n’ont pu répondre. On peut craindre que ces thèses seront, par conséquent, moins connues, moins citées et que, paradoxalement, la primauté de certaines idées, approches ou hypothèses ne sera plus prise en considération si le contenu de ces thèses n’est pas

BIU Montpellier

1.12 Points de vigilance

22

Le dépôt des thèses électroniques – 22/02/2013

publié rapidement sous une autre forme (livres, articles). Vaut-il mieux être ignoré que copié ?A contrario, les thèses diffusées sur Internet ont une visibilité plus grande, et une audience amplifiée grâce à l’insertion de ces travaux (signalement et liens vers le texte intégral) au sein de portails internationaux ou d’autres plateformes de diffusion et d’archives ouvertes ou méta-catalogues (DART, OAIster).

Les interlocuteurs dans le cadre de la procédure administrative de soutenance de thèse : L’Ecole doctorale La direction de la recherche et des études doctorales de l’établissement (bureau

ou service des thèses) L’Association « Contact », qui administre l’ADUM (Annuaire des doctorants et

docteurs des Ecoles Doctorales de l’Académie de Montpellier) : http://www.adum.fr/adum

La bibliothèqueLe circuit repose sur :

Doctorant : enregistrement auprès des ED et sur l’ADUM ; vérification des aspects juridiques / obtention des autorisations pour la réutilisation de ressources tiers ; édite les différents documents administratifs et contractuels établissant la cession des droits de diffusion à l’établissement, le choix périmètre de diffusion et licences d’utilisation ; puis il effectue les dépôts certifiés conformes de sa thèse sur l’ADUM ou auprès du secrétariat des écoles doctorales pour MON3 ;

Ecoles doctorales (toutes les ED des universités de Montpellier+Sup’Agro+ENSCM) : encadrement pédagogique et scientifique (formation, information); organisation de la soutenance, réception, contrôle et validation des dépôts

Services administratifs : sont chargés de l’organisation et suivi administratif – réception de l’attestation de conformité du dépôt définitif, enregistrement du procès verbal du jury et de la décision du président ; délivrance du diplôme

En termes de responsabilité : En tant qu’auteur, le doctorant est responsable du contenu de sa thèse avant sa

mise en ligne (notamment, garanties juridiques en vue de la diffusion). La responsabilité de la validité et de la conformité du dépôt ainsi que du circuit

administratif (délais, documents) relève des ED et des services administratifs.La BU est un opérateur technique

Réception et contrôle technique du dépôt (info au 1er dépôt, suivi, puis travail effectif à compter du 2e dépôt)

Contrôle de cohérence des données et des documents reçus, Contrôle de conformité technique des documents et de leurs métadonnées (forme

et format) en vue de l’archivage comme de la diffusion

BIU Montpellier

1.13 Implications et responsabilités des acteurs

23

Le dépôt des thèses électroniques – 22/02/2013

Garante de la qualité du référencement, archivage pérenne, et maintient l’infrastructure de la diffusion

Rôle de conseil, formation auprès des doctorants

4 Document thèse : consignes formelles et préconisations techniques

Récapitulées sur le site theses-en-ligne.fr (> Introduction > Un dispositif spécifique > La rédaction du document thèse)Structure rédactionnelle conforme aux recommandations de l’établissement mais fortement inspirées de normes nationales :

prévue dans le Code de l’Education + engagement par contrat (art 6) Norme AFNOR Z 41006 « présentation des thèses et documents assimilés » Le Guide pour la rédaction et la présentation des thèses à l’usage des doctorants

(ABES, 2007) (disponible dans theses-en-ligne.fr, ou sur le site de l’Abes : www.abes.fr > Thèses > espace pour les doctorants)

Les écoles doctorales de Montpellier et la DRED de l’UPV proposent également quelques guides :

Les préconisations spécifiques des écoles doctorales et de la DRED Guide de l’UM2 à l’usage du candidat au doctorat pour la soutenance de thèse

(http://www.univ-montp2.fr/images/fichiers_site/Direction-recherche/formation-ED/Guide_pour_la_soutenance_de_these.pdf )

Modèle page de titre UM3 (http://recherche.univ-montp3.fr/images/fichiers/Modele%20Page%20de%20titre%20191209.doc )

Mais pas de feuille de style unifiée.Objectifs de ces consignes :

Assurer une certaine cohérence de présentation des thèses au plan national Favorise une meilleure appréhension du document numérique, améliore son

signalement et sa consultation en ligneNoter que ces exigences concernent la version électronique de la thèse et la version imprimée fournie aux rapporteurs et au jury à l’UM3.Elles doivent être respectées dès le premier dépôt électronique.

BIU Montpellier

1.14 Principales consignes formelles pour le document

24

Le dépôt des thèses électroniques – 22/02/2013

En langue française sauf exception de cotutelle internationale. La rédaction en langue étrangère, souvent en anglais, est possible exceptionnellement ; le manuscrit en anglais doit être accompagné d’un long résumé « substantiel » en français de 10 pages au moins (voir 30p.) ; dans le cas de co-tutelle, si la thèse est en français, un résumé substantiel dans l’autre langue doit être également produit (UM3). Ce résumé doit être intégré à la thèse (il est préférable de ne pas en faire un fichier à part pour le dépôt).Pour le document numérique et la navigation, il est préférable de modifier l’ordre habituel (version papier) des parties du document. Objectif : mettre le plus près possible des premières pages affichées du document numérique visualisé :

résumé, mots clés : ils ne sont plus sur une 4e de couverture table des matières ou sommaire. On considère classiquement qu’un sommaire est

moins précis qu’une table des matières. D’où une structure possible : sommaire en début de document et table des matières complète en fin de document

Éviter les pages blanches.Ordre à respecter :

Page de titre Pages liminaires Table des matières complète (toutes les sections, annexes comprises avec

numéros de page). La table des matières peut être suivie de tables particulières : tableaux, figures, illustrations…

Corps de la thèse Annexes Bibliographie (voir notamment le Guide pour la rédaction... §7 pour quelques

exemples de présentation). Tables et index spécifiques

Pour le corps du document : Utiliser un en-tête et un pied de page Numérotation des pages impérative, elle commence dès la page de titre et

englobe la totalité des annexes Interlignes simples Texte justifié Police : 12 points en moyenne, les plus utilisées = Times New Roman, Verdana ou

Arial. Privilégier la lisibilité et la simplicité. Attention : pour la compatibilité entre les différents logiciels et la garantie à long terme de la lisibilité de votre

BIU Montpellier

1.15 Détail des consignes formelles

1.15.1 Langue de rédaction

1.15.2 Structure générale

25

Le dépôt des thèses électroniques – 22/02/2013

document, il est conseillé d'utiliser des polices avec un encodage Unicode. C'est le cas pour les principales polices courantes mais c'est beaucoup plus délicat si vous devez utiliser des caractères spéciaux. La police Symbol de Word par exemple n'est pas Unicode, il est donc préférable de l'éviter. Vous trouverez sur la page « Caractères spéciaux » de l'Université de Lyon 2 quelques polices utiles et compatibles (grec, hébreu, chinois etc).

Une 2ème page de titre peut figurer dans la version papier après la page de couverture.Eléments obligatoires sur la page de titre :

le nom de l’établissement de soutenance (ou des établissements en cas de cotutelle)

le nom de l’école doctorale l'intitulé et l'adresse de l'unité ou du laboratoire où la thèse a été préparée

(éventuellement, pour UM1 notamment), selon les formes prescrites par l’établissement de soutenance6 ; sinon, après les résumés – mots clés pour UM2 et UM3)

le type de doctorat la discipline (catégorie CNU si possible), les noms et prénoms de l'auteur (avec les accents) : le nom patronymique, suivi

éventuellement du nom d’usage, qu’il résulte du mariage ou de la filiation. Pour qu'il n'y ait pas de confusion possible entre les noms et prénoms de l'auteur, les noms sont en majuscules, les prénoms sont en minuscules

le titre de la thèse les noms et prénoms du directeur de thèse. S'il y a deux directeurs, mentionner en

premier le directeur principal. Pour les thèses soutenues en cotutelle, utiliser une barre oblique "/" pour séparer les deux directeurs de thèse ; noms en majuscules, prénoms en minuscules

la date de soutenance composition du jury : les noms, prénoms, fonction des membres (noms en

majuscules, prénoms en minuscules)Les pages liminaires suivent la page de titre et précèdent la table des matières. Outre les éléments obligatoires ci-dessous, elles peuvent contenir une dédicace, une épigraphe, des remerciements. Eléments obligatoires :

le résumé en français et en anglais. Les résumés doivent, chacun, comporter au maximum 1700 caractères, espaces compris. Il doit être précis et permettre de

6 Exemple : UNIVERSITE DE MONTPELLIER I

ECOLE DOCTORALE DROIT ET SCIENCE POLITIQUE

Centre d’Etudes Politiques de l’Europe Latine (CEPEL)-UMR 5112 (+ Adresse)

BIU Montpellier

1.15.3 La page de titre 1.15.4  Les pages liminaires :

26

Le dépôt des thèses électroniques – 22/02/2013

comprendre comment le  sujet est abordé. Il est distinct du résumé substantiel en français nécessaire dans le cas d’une thèse en cotutelle, si la langue de la thèse n’est pas le français ; le résumé en anglais permet un meilleur signalement de la thèse dans des bases de données internationales

le titre en anglais les mots clés en français et en anglais. Le doctorant choisit les mots clés en

fonction de la terminologie en vigueur dans sa discipline. La bibliothèque universitaire peut également aider l'auteur à les définir. Elle mettra les mots choisis par l’auteur en cohérence avec les vocabulaires en usage dans les catalogues collectifs (8 mots-clés possibles, précis et significatifs)

l'intitulé et l'adresse de l'unité ou du laboratoire où la thèse a été préparée, s’ils ne figurent pas en page de titre ; le nom de l'entreprise dans le cas d'un partenariat industriel.

Exigences techniques : Un format pdf conforme et valide. Si vous utilisez Word ou OpenOffice, nous vous

conseillons d'utiliser PDFCreator pour générer la forme PDF de vos versions (Téléchargez). Installé comme une imprimante, il est gratuit, s'utilise facilement et génère des PDF corrects / vérifier la conformité et la validité du fichier avec « FACILE » (facile.cines.fr): outil de validation Jhove 1,1 protocole de validation développé par l’Université de Harvard.NB. : la garantie de l'archivage à long terme des documents numériques repose sur des préconisations techniques strictes du format PDF. Les bibliothèques assureront les conversions nécessaires à partir de votre version de diffusion. Pour que cela soit possible, le fichier PDF (d'archivage) que vous déposerez doit être "correct" : ce que font bien par défaut PDFCreator, l'éditeur PDF de Latex et celui du logiciel de traitement de texte sur Mac.

Poids : s’il dépasse les 50 MO (cf. 80MO : limite conseillée pour le dépôt sur TEL), préférer deux fichiers (thèse / annexes, par exemple)

Nommage des fichiers : [année]_[nom]_[type de fichier]Ex. : « 2013_dupont_arch.pdf » , « 2013_dupont_diff .pdf»

« 2013_DUPONT_annnexes_arch.pdf » Fichiers non sécurisés pour l’archivage : éviter d'appliquer des protections

(interdiction de copie, de modification, protection par mot de passe etc) sur cette version. Dans certains cas, les bibliothèques prendront contact avec vous si elles rencontrent des problèmes à cette étape.

Recommandations : Ne préparer vos fichiers pour le dépôt qu'au terme de votre rédaction : il est

souvent plus pratique et efficace de travailler avec plusieurs fichiers (par chapitre par exemple), la fusion ne devant intervenir qu'au terme de la rédaction.

BIU Montpellier

1.16 Préconisations techniques

27

Le dépôt des thèses électroniques – 22/02/2013

Mettre à jour sur le fichier final les éléments automatiques comme les tables (des matières, des illustrations) et les index. Cela suppose cependant que votre document soit 'stylé' (voir plus bas).

Ne générer la version de diffusion qu'à partir de la forme définitive de votre document. A la place des œuvres supprimées, indiquer explicitement "Œuvre non reproduite par respect du droit d'auteur" en conservant l'espace initiale pour ne pas trop modifier la pagination générale. Puis mettre à jour les tables et index.

Comment se matérialise la version « partielle » de diffusion ?Pour la version partielle de diffusion, certaines parties soumises à droits d’auteur ou confidentielles pour lesquelles le doctorant ne dispose pas des droits doivent être exclues ou apparaître sous une forme dégradée. Il est recommandé dans ce cas de substituer à l’image problématique une légende du type « Œuvre/schéma/photographie… non reproduite par respect du droit d’auteur ». Dans la mesure du possible, conserver une pagination comparable entre les deux versions (archivage/diffusion) ainsi que la mise en page, les encadrés et la taille de l’emplacement initial. Les figures sont numérotées, légendées ; elles portent nécessairement l’indication de la source. L’ensemble de ces éléments est repris dans la table des illustrations.Exemple :

Lorsqu’il s’agit d’œuvres tiers mais aussi de travaux , d’articles publiés dont vous êtes auteurs ou co-auteurs, il convient de vérifier les termes du contrat passé avec l’éditeur ou, à défaut, les conditions imposées par les éditeurs pour la mise en ligne. On peut les trouver sur les sites suivants :

BIU Montpellier

1.17 Les versions de la thèse

28

Le dépôt des thèses électroniques – 22/02/2013

http://www.sherpa.ac.uk/romeo , qui recense la plupart des politiques pratiquées pour les principaux éditeurs (anglo-saxons surtout).

http://heloise.ccsd.cnrs.fr/ et http://www.accesoabierto.net/dulcinea/ pour les revues scientifiques espagnoles

Remarque : Les revues scientifiques et éditeurs commerciaux ne disposent que des droits que les auteurs leur ont cédés explicitement par contrat écrit.Pour résumer (et c’est une conséquence développement de l’Open access…), dans de nombreux cas, le pdf éditeur, avec son logo et sa mise en forme, ne peut être utilisé librement par l’auteur. Mais, en général, sauf interdiction explicitement mentionnée dans le contrat, l'éditeur permet l'utilisation (au sein de la thèse pour une diffusion en ligne à partir d'une plateforme institutionnelle) du pre-print, c’est-a-dire de la dernière « version auteur » avant corrections et mise en forme (feuille de style) de l’éditeur - l'intervention des referees et de l'éditeur, ou le post-print (ie final draft post-refereeing). Actuellement, 93% des revues autorisent l’auto-archivage dont 63% autorisent l’auto-archivage des post-prints. Dans Sherpa/RoMEO, les éditeurs qui acceptent le dépôt des pré-publications sont identifiés par les couleurs jaune et verte. Les éditeurs qui acceptent le dépôt des post-publications sont identifiés par les couleurs bleue et verte. Enfin, les éditeurs qui autorisent le dépôt des pré et post-publications sont dits "verts" ou "Green".

Si l’on se trouve dans ce cas général, il est donc conseillé de produire une version diffusable en substituant au pdf éditeur une version de l’article autorisé, sur le modèle présenté ici :

Ici, le pdf de l’article tel que publié chez Springer pour la version complète / le pré-print pour la version de diffusion

BIU Montpellier

29

Le dépôt des thèses électroniques – 22/02/2013

Mais il est possible de faire uniquement figurer le pré-print, auquel cas, s’il n’y a pas d’autres sujets de litige, une seule version complète de la thèse suffit. En tout état de cause, en cas d’insertion d’une version diffusable de la ressource, il y a obligation de mentionner la source : L'éditeur, l'url de son site web, le DOI de l'article (Digital Object Identifier : numéro unique d'identification de la version électronique, du type 10.xxxx ), le périodique de publication (ou de soumission).Autre exemple de très bonne pratique, la thèse de C. Leroy, soutenue en 2010 Montpellier 1 en biologie :

Version complète : article en collaboration avec 8 co-auteurs présenté sous la forme pdf éditeur (Cancer Research 2009)

Version partielle : à la place : le même article, dans sa version pré-print, déposé préalablement dans HAL (n°HAL, version1, date) + mention de la publication sous la forme suivante : « Author manuscript, published in "Cancer Research 69, 6 (2009) 2279-86" DOI : 10.1158/0008-5472.CAN-08-2354 » (p. 91)

5 Contacts et informations

Les écoles doctorales et services des thèses pour les questions relatives à la conformité du dépôt et à la procédure administrativeLes bibliothèques pour les questions techniques (hors ADUM)

UM1 : theses_elect@univ-montp1.fr UM2 : theses-elect@univ-montp2.fr UM3 : theses_elect@univ-montp3.fr Montpellier Sup’Agro : theses_elect@supagro.inra.fr ENSCM : theses_elect@enscm.fr

Sur le dépôt électronique :http://theses-en-ligne.fr: on y trouvera notamment les présentations des différentes formations assurées par la BIU et le collège doctoral.Collège doctoral : http://collegedoctoral.pres-suddefrance.fr/ Adum : https://www.adum.fr/index.pl Site de l’association Contact : http://www.contact.asso.fr/

BIU Montpellier

1.18 Contacts pour le depôt électronique

1.19 Documentation

30

Le dépôt des thèses électroniques – 22/02/2013

Site de la recherche de l’Université Paul Valéry : http://recherche.univ-montp3.fr/ Sur l’Open access :Webcast du CNRS des journées Open Access organisées par le consortium Couperin les 24 et 25 janvier 2013 à Paris, « Généraliser l'accès ouvert aux résultats de la recherche » : http://webcast.in2p3.fr/events-journees_open_access_couperin Présentation de Jean-Pierre Lardy en mai 2011, à l’URFIST de Lyon (Université Lyon 1), OA Open Access - Accès libre (disponible sur http://urfist.univ-lyon1.fr/acces-libre-a-l-information-scientifique-et-technique-537336.kjsp?RH=1216648241909)SWAN, Alma, The Open Access citation advantage: Studies and results to date. Technical Report, School of Electronics & Computer Science, University of Southampton, 2010 (disponible sur l’archive institutionnelle de l’Université de Southampton, http://eprints.soton.ac.uk/). DOAJ - Directory of Open Access Journals, http://www.doaj.org Free Medical Journals, http://www.freemedicaljournals.com ROAR - Registry of Open Access Repositories, http://roar.eprints.org OpenDOAR : Directory of academic open access repositories, http://www.opendoar.org Oaister, http://oaister.worldcat.org

BIU Montpellier