GRUPOS Y CONVENCIONES

DOCENTE: NADHEZDA GASPAR PEREZ

PRESENTADO POR:VIRANSHELY MILAGROS GUTIERREZ

TUPAYACHIMARÍA CAMILA RIVERA GARZÓN

ELIEL EMANUEL ROSAS SANCHEZ

PASOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO

PARTE 1PLANIFICARLO CON ANTELACIÓN

PASO 1

DETERMINAR EL OBJETIVO DEL EVENTOLIMITA TU OBJETIVO LO MÁS QUE PUEDAS. LO QUE SEA

QUE VAYAS A HACER (YA SEA PARA EDUCAR, PERSUADIR, HOMENAJEAR, ETC.), ¿POR QUÉ LO HACES?

PIENSA EN ELLO COMO TU PRINCIPAL MISIÓN. TU ESQUEMA PARA EL ÉXITO. CUANDO SEPAS EXACTAMENTE LO QUE QUIERES HACER, ¡TE SERÁ MÁS FÁCIL LLEVARLO A

CABO!

PASO 2

ESTABLECER METASPIENSA EN LAS TRES COSAS MÁS IMPORTANTES QUE TE GUSTARÍA QUE OCURRAN COMO RESULTADO DE ESTE EVENTO Y PIENSA EN ELLAS HACIÉNDOSE REALIDAD.

QUIZÁS TU OBJETIVO SEA FINANCIERO, SOCIAL Y PERSONAL. ¡DEPENDE DE TI!

PASO 3

REUNIR VOLUNTARIOSES NECESARIO CONTAR CON UN BUEN EQUIPO QUE POSEA

DISTINTAS HABILIDADES, ELLOS PUEDEN AYUDARTE A TERMINAR EL TRABAJO. ASÍ MISMO, SI ES POSIBLE, ¡CONSIGUE

VOLUNTARIOS DE CONFIANZA!ASEGÚRATE DE QUE LOS MIEMBROS DE TU EQUIPO Y SUPERVISORES “ESTÉN AL TANTO” DE TUS PLANES,

INFÓRMALES DESDE EL PRINCIPIO TODAS TUS EXPECTATIVAS CON RESPECTO A ELLOS Y A SU NIVEL DE PARTICIPACIÓN.

PASO 4

PREPARAR UN PRESUPUESTODEBES INCLUIR TODOS LOS POSIBLES GASTOS, LOS

INGRESOS, LOS PATROCINADORES E INCLUSO LOS GASTOS SUPEDITADOS.

ENCUENTRA MANERAS DE REDUCIR LOS COSTOS. RECUERDA: UNA FIESTA PEQUEÑA Y SENCILLA QUE SALGA

BIEN SIEMPRE SERÁ MÁS IMPRESIONANTE QUE UNA OSTENTOSA QUE TERMINE SIENDO UN FIASCO.

PASO 5

DECIDIR EL LUGAR Y LA HORA PARA TU EVENTOESTO ES LO MÁS IMPORTANTE AL MOMENTO DE

ORGANIZAR UN EVENTO. DEBERÁ SER UNA HORA EN LA QUE TODOS ESTÉN DISPONIBLES Y UN LUGAR AL QUE

TODOS PUEDAN LLEGARREVISA EL CALENDARIO DE TU COMUNIDAD Y CONSIDERA EL TIPO DE PÚBLICO QUE INVITARÁS. DE SER POSIBLE, VE

A DONDE TU PÚBLICO SE ENCUENTRE.

PASO 6

PENSAR EN LA LOGÍSTICALA LOGÍSTICA ES NECESARIA PARA TODO. ¿CUÁL SERÁ TU SISTEMA DE

ESTACIONAMIENTO?, ¿CUÁLES SON LAS VÍAS DE ACCESO PARA LOS DISCAPACITADOS?, ¿QUÉ PUEDES HACER CON LAS DIMENSIONES DEL

LUGAR?, ¿QUÉ EQUIPOS NECESITARÁS?, ¿QUÉ ELEMENTOS ADICIONALES DEMANDARÁN UN GASTO EXTRA?, ¿CUÁNTAS

PERSONAS SE NECESITAN PARA HACER QUE EL EVENTO SE LLEVE A CABO SIN PROBLEMAS?

ES IMPORTANTE SENTARTE POR UN MINUTO CONTIGO MISMO (Y CON TU EQUIPO) Y PENSAR EN TODOS LOS ASPECTOS DEL ASUNTO.

PASO 7PENSAR EN EL MARKETING Y EN LA PUBLICIDADMIENTRAS TE ENCUENTRAS EN TODO EL PROCESO DE

ORGANIZACIÓN, DISEÑA UN AFICHE. ESTE DEBE INCLUIR UNA FECHA TENTATIVA, HORA, LUGAR, INVITADO DE HONOR,

NOMBRE Y EL TEMA O ESLOGAN DEL EVENTO.PIENSA EN OTRAS MANERAS DE DAR A CONOCER TU EVENTO ¿QUÉ NECESITAS HACER PREVIAMENTE PARA ATRAER GENTE A TU EVENTO Y QUÉ PARA MANTENER SU ATENCIÓN DURANTE EL

MISMO?

PASO 8

ORGANIZARELABORA UNA LISTA DE LAS ACTIVIDADES QUE HABRÁ EN

EL EVENTO.PREPARA UN CRONOGRAMA (CON FECHAS LÍMITE) PARA CADA ACTIVIDAD. ANOTA LOS NOMBRES DE TODOS Y EL

LUGAR Y MOMENTO EN EL QUE SON REQUERIDOS. DE ESA MANERA, PUEDES ORGANIZARTE Y CONTESTAR

CUALQUIER DUDA FUTURA.

PARTE 2A DOS SEMANAS DEL EVENTO

PASO 1ASEGURAR QUE TODO VA DE ACUERDO AL PLANFIJA LA FECHA, EL LUGAR, EL INVITADO DE HONOR, EL

PERSONAL, EL NOMBRE DEL EVENTO Y EL ESLOGAN. ¿HAY ALGO QUE PUEDA SALIR MAL?, ¿ALGÚN CONTRATIEMPO DE ÚLTIMO MINUTO QUE PUEDA PRESENTARSE? EN ESTE PUNTO, TODO

DEBE ESTAR DECIDIDO.

PASO 2

REÚNETE CON TU EQUIPOCONSIGUE LA APROBACIÓN PARA TU PRESUPUESTO,

PROGRAMA, ETC. DE PARTE DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO, AL IGUAL QUE DE LOS SUPERVISORES. ESTE ES UN BUEN MOMENTO PARA RESPONDER A TODAS LAS PREGUNTAS.

¿TODOS SABEN LO QUE TIENEN QUE HACER?, ¿SE SIENTEN A GUSTO CON TODO LO ACORDADO? TAMBIÉN ES UN BUEN

MOMENTO PARA CREAR UN PLAN DE ACCIÓN.

PASO 3

DELEGAR RESPONSABILIDADES SI SE TRATA DE UN MEGA-EVENTO, DEJA QUE DIFERENTES PERSONAS COORDINEN DIFERENTES ACTIVIDADES BAJO LA SUPERVISIÓN DE UN ENCARGADO. EL JEFE DE EQUIPO DEBE SER ALGUIEN EN QUIEN LOS MIEMBROS DEL MISMO

PUEDAN CONFIAR.

PASO 4

ACTUALIZAR LA INFORMACIÓN DEL EVENTOPUEDES ENVIAR RECORDATORIOS, CREAR IMÁGENES Y

VIGILAR LAS CONFIRMACIONES DE ASISTENCIA AL EVENTO. CUANTO MÁS ACTIVO SEAS, MÁS PERSONAS TE

CONOCERÁN.

PASO 5

CONSEGUIR PATROCINADORESREÚNE AL MENOS PARTE DEL DINERO PARA CUBRIR LOS

GASTOS INICIALES (COMO EL LUGAR, EL EQUIPO Y LA COMIDA). ASEGÚRATE DE TENER UN SISTEMA PARA

ADMINISTRAR LOS RECIBOS, CONFIRMACIONES, FACTURAS Y DOCUMENTACIÓN EN GENERAL. NECESITARÁS GUARDAR TODO PARA PODER SACAR LAS CUENTAS LUEGO, ASÍ QUE MIENTRAS MÁS ORGANIZADO SEAS DESDE EL PRINCIPIO,

MEJOR.

PASO 6 PROMOCIONAR EL EVENTO

PREPARA FOLLETOS, PUBLICA ANUNCIOS, INFORMA A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN, REALIZA LLAMADAS TELEFÓNICAS,

ENVÍA MENSAJES A GRUPOS EN LÍNEA Y VISITA A LOS PARTICIPANTES O PATROCINADORES POTENCIALES.

ASEGÚRATE DE QUE LA INFORMACIÓN QUE PUBLICAS SEA COMPLETA, DEJANDO AL PÚBLICO CON LA MENOR CANTIDAD DE

PREGUNTASPIENSA EN TU PÚBLICO OBJETIVO. HAZ QUE TU PUBLICIDAD SEA

LO MÁS ACCESIBLE Y NORMAL POSIBLE.

PASO 7

REUNIR LOS ELEMENTOS NECESARIOS PARA EL EVENTO

HAY UNA GRAN CANTIDAD DE PEQUEÑOS ACCESORIOS QUE PUEDEN PASAR DESAPERCIBIDOS PARA EL OJO

INEXPERTO, PERO TÚ YA SABES CÓMO LLENAR CADA RINCÓN O GRIETA SOBRANTE. ASIMISMO, NO OLVIDES LAS MESAS, LAS SILLAS, EL EQUIPO DE SONIDO, LAS SEÑALES,

LOS MANTELES ¡Y TODAS LAS COSAS IMPORTANTES!

PASO 8

HAZ ARREGLOS PARA TODOREALIZA ARREGLOS PARA LA COMIDA Y LA BEBIDA. TAMBIÉN ES UN BUEN MOMENTO PARA PREPARAR LAS UBICACIONES ESPECIALES,

TALES COMO LAS DESTINADAS A PERSONAS DISCAPACITADAS. VERIFICA SI LOS INVITADOS SON VEGETARIANOS O TIENEN ALGÚN

OTRO TIPO ESPECIAL DE DIETA.HAZ ARREGLOS PARA LAS SILLAS, LAS MESAS, EL TELÓN DE FONDO,

LOS MICRÓFONOS, LOS ALTAVOCES, LAS COMPUTADORES, LOS PROYECTORES LCD, LOS PODIOS, ETC., TODO LO QUE NECESITE

INSTALARSE EN EL LUGAR DEL EVENTO.

PASO 9

PREPARAR UNA LISTA DE CONTACTOSNECESITARÁS LOS NÚMEROS DE TELÉFONO, DIRECCIONES

Y CORREOS ELECTRÓNICOS DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO

REALIZA UNA LISTA SIMILAR PARA LOS INVITADOS VIP Y PROVEEDORES DE CUALQUIER BIEN O SERVICIO. SI ALGUIEN NO ASISTE O LLEGA TARDE, ESTA LISTA TE

PERMITIRÁ SABERLO.

PASO 10

VISITAR EL LUGAR DEL EVENTO CON TU EQUIPOEVALÚA LA ZONA DE ESTACIONAMIENTO, LOS BAÑOS, LAS

ÁREAS VERDES, LA DISPOSICIÓN DEL LUGAR Y LAS DIFERENTES ENTRADAS Y SALIDAS. FAMILIARÍZATE CON EL TERRENO COMO SI SE TRATASE DE LA PALMA DE TU MANO.

PARTE 324 HORAS ANTES DEL EVENTO

PASO 1

MANTENER LA CALMAES SUMAMENTE IMPORTANTE MANTENER LA CABEZA FRÍA

Y NO DEJARSE DOMINAR POR EL ESTRÉS.MIENTRAS MÁS CALMADO ESTÉS, MÁS LO ESTARÁ TU

EQUIPO Y MEJOR SALDRÁ EL EVENTO.

PASO 2REALIZAR UNA ÚLTIMA REVISIÓN CON TU EQUIPO

ASEGÚRATE DE HABERLES COMUNICADO A TODOS EL LUGAR Y LA HORA DE LLEGADA. HAZ LO POSIBLE POR EVALUAR EL

DESEMPEÑO DE TU EQUIPO.CONVERSA CON ELLOS Y VE SI PUEDES SOLUCIONAR SUS

DIFERENCIAS, QUIZÁS ALGUNO DE ELLOS SE ENCUENTRE MÁS CÓMODO EN UN PUESTO DISTINTO O TRABAJANDO CON OTRAS

PERSONAS.

PASO 3

REVISAR LAS INVITACIONES Y RESPUESTASCREA UNA LISTA DE LOS INVITADOS Y HAZ UN RECUENTO DE LAS PERSONAS QUE ASISTIRÁN, RECUÉRDALES LA FECHA DEL

EVENTO A LOS INVITADOS VIP.PARA LA MAYORÍA DE EVENTOS, LA CANTIDAD DE PERSONAS QUE HACE UNA RESERVACIÓN NO REPRESENTA LA CANTIDAD QUE REALMENTE ASISTIRÁ, ASÍ QUE, SI BIEN DEBES CONOCER LA CANTIDAD DE RESERVACIONES, DE IGUAL MANERA DEBES ESTAR PREPARADO PARA CUALQUIERA DE LOS DOS CASOS.

PASO 4

COMPROBAR QUE TODO ESTE LISTO¿EL SALÓN ESTÁ LIMPIO Y DISPONIBLE?, ¿TODOS LOS

EQUIPOS ELECTRÓNICOS ESTÁN INSTALADOS Y OPERATIVOS?

REVISA SI HAY SUFICIENTE PERSONAL PRESENTE PARA ENCARGARSE DEL EVENTO. SIEMPRE ES MEJOR TENER

MÁS DE LO NECESARIO.

PASO 5

PREPARAR KITS PARA LOS PARTICIPANTESESTE KIT PODRÍA CONSISTIR DE UNA BOTELLA DE AGUA,

UN BOCADILLO, UN PEQUEÑO CUADERNO, UN BOLÍGRAFO, UN FOLLETO Y CUALQUIER INFORMACIÓN QUE PUDIERAN

NECESITAR. TAMBIÉN SERÍA UNA BUENA IDEA INCLUIR PEQUEÑOS RECUERDOS. ESTE ES UN LINDO DETALLE QUE

LES INDICA A LOS ASISTENTES DE QUE ESTE ES UN EVENTO BIEN PENSADO Y ORGANIZADO.

PASO 6

HACER UNA HOJA DE ACTIVIDADESESTA ES UNA LISTA DE TODA LA INFORMACIÓN NECESARIA CLASIFICADA EN HORA Y/O SALÓN. PREPARA UNA AGENDA EN LA QUE DETALLES MINUTO A MINUTO LAS ACTIVIDADES

IMPORTANTES. EL FORMATO DEPENDERÁ DE TI. SÓLO TRATA DE MANTENER AL MÍNIMO LA CANTIDAD DE INFORMACIÓN PARA QUE TE SEA FÁCIL DE LEER.

PASO 7

HACER UNA LISTA DE VERIFICACIÓNDEBES HACER UNA LISTA, REVISARLA DOS VECES Y

LLEVAR TODO LO QUE SEA NECESARIO.SI LAS COSAS SE ENCUENTRAN EN DISTINTOS LUGARES,

ASIGNA UNA PERSONA A CADA LABOR ESPECÍFICA.

PARTE 4EL DÍA DEL EVENTO

PASO 1

LLEGA TEMPRANO AL LUGAR DEL EVENTO JUNTO CON LOS MIEMBROS DE TU EQUIPO

VERIFICA QUE TODOS ESTÉN PRESENTES Y QUE TODO EL EQUIPO ELECTRÓNICO FUNCIONE CORRECTAMENTE.

¿ALGUNA PREGUNTA DE ÚLTIMO MINUTO? SI HAY TIEMPO, REPARTE UNAS BEBIDAS, DALES UNA CHARLA PARA

MOTIVARLOS ¡Y TOMEN UN DESCANSO! SE LO MERECEN, ESTÁN BIEN PREPARADOS.

PASO 2

INSTALA TODO.TANTO DENTRO COMO FUERA DEL LUGAR DEL EVENTO.

¿NECESITAS GLOBOS PARA COLOCAR EN EL BUZÓN?, ¿UN CARTEL EN LA ESQUINA?, ¿QUÉ PONDRÁS EN LAS PUERTAS

Y PASILLOS? SI TUS INVITADOS DEBEN PASAR POR UN VERDADERO LABERINTO PARA LLEGAR, ENTONCES

MIENTRAS MÁS SEÑALES COLOQUES, MEJOR.

PASO 3

ASEGÚRATE DE QUE LAS PERSONAS IMPORTANTES SEPAN LO QUE SUCEDE.

 SI UN ORADOR SE RETRASA, ES NECESARIO INFORMÁRSELO. SI LA COMIDA ESTÁ TOMANDO MÁS TIEMPO DE LO PREVISTO,

ES NECESARIO HACERLES SABER LOS CAMBIOS EN EL PROGRAMA. EN MUY RARAS OCASIONES LOS EVENTOS SALEN TAL Y COMO SE PLANEAN, EN ESE CASO DEJA TUS LABORES ACTUALES Y ASEGÚRATE DE QUE LOS ASISTENTES ESTÉN AL

TANTO DE LOS CAMBIOS.

PASO 4

¡TOMA FOTOS! ES POSIBLE QUE QUIERAS TENER ALGÚN RECUERDO DEL EVENTO. ADEMÁS, VER A ALGUIEN CAMINANDO POR EL

LUGAR CON UNA CÁMARA EN MANO PUEDE ENTUSIASMAR A LOS INVITADOS. NO OLVIDES LOS BANNERS DE LOS

PATROCINADORES, LOS TUYOS, LA ENTRADA, LA RECEPCIÓN, ETC. ¡QUIZÁS PUEDAS UTILIZARLOS EN EL

PRÓXIMO EVENTO!

PASO 5

DALES A TUS INVITADOS ALGO PARA LLEVARSEPROBABLEMENTE SEMBRASTE UNA IDEA EN SUS MENTES Y QUIERES QUE CUANDO SE VAYAN, LO HAGAN PENSANDO EN ALGO, PREGUNTÁNDOSE ALGO O QUERIENDO TOMAR

ALGUNA MEDIDA. ASÍ QUE DISTRIBUYE UN FOLLETO O ALGO QUE PUEDAN LLEVARSE A CASA Y QUE LES BRINDE

IDEAS QUE PUEDAN LLEVAR A CABO DESPUÉS DEL EVENTO.

PASO 6

¡LIMPIA TODO EL LUGAR! REVISA EL MEDIDOR DE ELECTRICIDAD, QUITA LOS

CARTELES, LAS MESAS, ETC. QUERRÁS DEJAR EL LUGAR TAN LIMPIO COMO LO ENCONTRASTE, ESPECIALMENTE SI PAGASTE POR ÉL Y QUIERES VOLVER A USARLO EN OTRA

OCASIÓN; ES POSIBLE QUE LOS DUEÑOS QUIERAN COBRARTE MONTOS QUE HUBIERAS PODIDO EVITAR

DEJANDO LIMPIO EL LUGAR. REPARTE EL TRABAJO ENTRE LOS MIEMBROS DE TU EQUIPO PARA QUE TERMINEN LO

MÁS PRONTO Y FÁCIL POSIBLE.

PASO 7

• 7.ENCÁRGATE DE TODAS LAS TAREAS POSTERIORES AL EVENTOAGRADECE A TODOS LOS MIEMBROS DEL EQUIPO, ESPECIALMENTE A LOS PATROCINADORES Y VOLUNTARIOS. ¡NO LO HUBIERAS PODIDO

LOGRAR SIN ELLOS!FINALIZA Y CANCELA LAS DEUDAS. DEBES HACERLO LO MÁS PRONTO

POSIBLE. MIENTRAS MENOS CABOS SUELTOS DEJES, MEJOR.DISTRIBUYE RECUERDOS U OTRAS PUBLICACIONES A LAS PERSONAS

RELEVANTES.PUBLICA LAS FOTOS EN EL SITIO WEB DE TU EVENTO

PASO 8

TEN UNA REUNIÓN PARA EVALUAR LA MANERA DE HACER UN MEJOR EVENTO LA PRÓXIMA VEZ. 

DESPUÉS DE TODO LO QUE SE DIJO E HIZO, ¿QUÉ HABRÍAS HECHO DE OTRA MANERA?, ¿QUÉ FUNCIONÓ Y QUÉ NO?,

¿ORGANIZARÍAS UN EVENTO COMO ESTE DE NUEVO?, ¿QUÉ HAS APRENDIDO DE LA EXPERIENCIA?

COMITÉS PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO

COMITÉ DE PROGRAMAS

ESTE COMITÉ PRESTA APOYO AL COMITÉ ORGANIZADOR EN TODO LO CONCERNIENTE A LA ESTRUCTURACIÓN DEL PROGRAMA GENERAL DEL EVENTO; PRINCIPALES FUNCIONES:

• PREPARAR UN CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ESTABLECIENDO FECHAS TOPES.• ESCOGER TEMAS A TRATAR Y LAS ACTIVIDADES A REALIZAR.• ESTRUCTURAR EL PROGRAMA TÉCNICO.• SELECCIONAR A LOS CONFERENCISTAS Y/O PONENTES.• SELECCIONAR COORDINADORES DE ACTIVIDADES.• ENTREGAR LAS PONENCIAS Y TRABAJOS AL COMITÉ ORGANIZADOR DENTRO DEL

PLAZO ESTABLECIDO PARA SU REPRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN.• ELABORAR EL PROGRAMA DE ACOMPAÑANTES.

COMITÉ DE FINANZAS

PARA LA EJECUCIÓN DE TODO EVENTO SE REQUIEREN RECURSOS ECONÓMICOS Y SABER CÓMO DISTRIBUIRLOS DE ACUERDO A LAS PRIORIDADES DEL OBJETIVO; FUNCIONES:

• ELABORAR EL PRESUPUESTO PRELIMINAR Y EL DEFINITIVO.• BUSCAR RECURSOS ECONÓMICOS NECESARIOS.• MANTENER REUNIONES PERIÓDICAS CON EL COMITÉ ORGANIZADOR.• ESTABLECER LAS PRIORIDADES DE GASTOS.• EFECTUAR LOS PAGOS.• LLEVAR EL BALANCE DETALLADO DE LOS GASTOS EFECTUADOS.

COMITÉ DE APOYO

• SE ENCARGA DE LO REFERENTE A LA PLANIFICACIÓN Y LOGÍSTICA DE LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON LA CELEBRACIÓN DEL EVENTO; FUNCIONES:

• RESERVACIÓN DEL CENTRO DE CONVENCIONES.• MONTAJE DE LOS SALONES.• ALQUILER DE EQUIPOS DE SONIDO.• ALQUILER DE TODOS LOS EQUIPOS AUDIOVISUALES.• REPRODUCCIÓN DEL MATERIAL.• ORGANIZACIÓN Y CONTRATACIÓN DEL PERSONAL TÉCNICO

COMITÉ DE PROMOCIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS

SUS FUNCIONES SON:

• DISEÑO Y ELABORACIÓN DEL LOGOTIPO.• DISEÑO Y ELABORACIÓN DEL AFICHE, LOS PROGRAMAS, FOLLETOS,

PAPELERÍA ESPECIAL, INVITACIONES, DISTINTIVOS Y TODO LO RELACIONADO CON IMPRESOS.

• PROMOCIÓN INTERNA Y EXTERNA.• PLANIFICACIÓN Y COORDINACIÓN DEL PROTOCOLO.• COORDINAR LOS ACTOS DE INAUGURACIÓN Y CLAUSURA.• ELABORAR LOS INSTRUCTIVOS.

COMITÉ DE TRANSPORTE

SUS FUNCIONES SON:• COORDINACIÓN GENERAL DE TODO LO REFERENTE AL TRANSPORTE

AÉREO, TERRESTRE Y MARÍTIMO.• COORDINAR LA LLEGADA Y SALIDA DE LOS DELEGADOS E INVITADOS

EN LOS TERMINALES.• COORDINAR LOS SERVICIOS DE ESTACIONAMIENTO Y TRASLADO AL

LUGAR DEL EVENTO.

COMITÉ DE SEGURIDAD

FUNCIONES:• COORDINAR TODO EL OPERATIVO DE SEGURIDAD TANTO DE LOS

INVITADOS ESPECIALES COMO LOS DELEGADOS Y PARTICIPANTES.• VIGILANCIA DE LAS INSTALACIONES Y DE LOS CAMPOS HASTA SU

REINTEGRO A LA EMPRESA O A LOS PRESTATARIOS DE SERVICIOS.• CONSTATAR EL BUEN FUNCIONAMIENTO DE LOS SISTEMAS DE

PREVENCIÓN DE INCENDIOS.• COORDINAR LOS SERVICIOS DE AMBULANCIAS Y PRIMEROS

AUXILIOS.

COMITÉ DE RECEPCIÓN

FUNCIONES:• ES EL RESPONSABLE DE DAR LA BIENVENIDA A TODOS LOS

PARTICIPANTES.• RECIBIR A LOS INVITADOS ESPECIALES.• BRINDAR TODA INFORMACIÓN TANTO DE LAS ACTIVIDADES DEL

EVENTO COMO OTRA QUE SEA REQUERIDA POR LOS DELEGADOS E INVITADOS.

COMITÉ DE REGISTRO

SUS FUNCIONES SON:• COORDINAR TODO LO REFERENTE A LA INSCRIPCIÓN.• DISEÑAR LAS PLANILLAS DE INSCRIPCIÓN.• ENTREGAR AL MATERIAL.• SUMINISTRAR INFORMACIÓN.

COMITÉ DE ALOJAMIENTO

FUNCIONES:• SELECCIONAR LAS DIFERENTES ALTERNATIVAS DE HOSPEDAJE.• CONTRATAR LOS SERVICIOS DE ALOJAMIENTO.• DISTRIBUIR LAS HABITACIONES.• ASIGNAR HABITACIONES A LOS INVITADOS ESPECIALES.

COMITÉ DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

FUNCIONES:• SELECCIONAR TODO LO CONCERNIENTE A ALIMENTOS Y

BEBIDAS: DESAYUNOS, ALMUERZOS, CENAS, REFRIGERIOS, ETC.

• ORGANIZAR LOS HORARIOS.• SELECCIONAR EL MENÚ.

COMITÉ DE DAMAS

FUNCIONES:• COORDINAR EL PROGRAMA DE ACOMPAÑANTES.• COOPERAR EN LA RECEPCIÓN Y DESPEDIDA DE LOS INVITADOS

Y PARTICIPANTES.• SOLICITAR OBSEQUIOS Y DONACIONES.• AYUDAR EN LA ORGANIZACIÓN DEL PROGRAMA SOCIAL.• COLABORAR EN LA DECORACIÓN.