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Pas-à-pas Feuille de temps

SOFE – RH

Pas à pas – Feuilles de temps

Service des ressources humaines et financières

Janvier 2019


PAS À PAS «MES FEUILLES DE TEMPS»

Introduction :

Les formulaires de gestion de temps seront maintenant saisis par les employées et

employés de soutien de l’Université de Sherbrooke par l’Intranet. Ils se nomment

maintenant «Mes feuilles de temps».

Aucune copie papier ne sera acheminée au service des ressources humaines, sauf les

billets médicaux, preuves de décès ou toute autre preuve exigée par le service des

ressources humaines.

Lorsqu’elles seront complétées par les employés, les feuilles de temps seront soumises à

l’approbation de leur supérieur immédiat, et ensuite par le service des ressources

humaines si la situation le nécessite.

Les feuilles de temps ne servent pas à payer des heures mais à couper des heures.


1. Étapes d’entrée au système.

2. Choisir par le menu Ressources humaines – Mon emploi UdeS


3. Inscrire votre CIP et mot de passe :

Vous aurez alors accès aux Emplois disponibles, Mes candidatures, Mes bulletins de

paie, relevés fiscaux et autres en plus des feuilles de temps.


4. Cliquer sur Mes feuilles de temps.

5. Toutes les feuilles de temps qui ont déjà été entrées apparaissent.

6. Vous pouvez consulter les feuilles de temps qui ont déjà été créées ou en créer

une nouvelle.

Allez à l’étape suivante pour la création d’une nouvelle feuille de temps.

7. Cliquer sur «Ajouter» pour créer une nouvelle feuille de temps.


8. Choisir la période pour laquelle la nouvelle feuille de temps doit

être créée.

9. La feuille de temps qui apparaît est alors vide, c’est-à-dire qu’aucune heure de

travail n’a été entrée. Les heures travaillées au cours de la semaine doivent être

saisies manuellement. Il est important d’enregistrer AVANT de, soit changer de

semaine ou entrer un code d’absence. Les données seront alors perdues si cet

enregistrement n’est pas fait.


Exemple de feuille de temps avec les heures entrées pour la semaine 1 :

Enregistrer.

Les heures ont été entrées et enregistrées pour la semaine 1, il reste à entrer les

heures pour la semaine 2. Le solde en début de période est visible et la variation

des minutes à partir du solde de départ se lit dans la dernière colonne.

Écart AM : Cumul des minutes pour le quart de l’avant-midi

Écart PM : Cumul des minutes pour le quart de l’après-midi

Écart : Total des écarts AM et PM pour la journée

Util. : Déductions des minutes utilisées lors de la prise d’une demi-variable.

Toujours enregistrer.


Pour retourner à la page précédente, utiliser l’arborescence.

Ex. :


CODES D’ABSENCE

S’il y a des codes d’absence, cliquer sur !! pour le quart de travail ciblé. Ensuite, il suffit

de cliquer sur le code correspondant à l’absence.

Pour l’absence d’une journée complète, cliquer sur le !! pour l’avant-midi et celui de

l’après-midi. Le code sera visible vis-à-vis, soit l’avant-midi ou l’après-midi.

Ne pas utiliser la troisième colonne de code d’absence !! .


Code d’absence 1er

exemple :

Congé de maladie

Choisir le code d’absence, dans ce cas-ci, le 300 pour congé de maladie. Nous sommes

dans le tableau «Ajout d’exception.»

Par défaut, les heures de référence s’inscrivent. Modifier l’heure de début et de fin au

besoin. Inscrire un commentaire si nécessaire et enregistrer.


Après avoir enregistré, nous sommes de retour à la feuille de temps avec le code

d’absence inscrit.

On peut le consulter, le modifier ou le supprimer en cliquant sur le code d’absence, le

panneau se nomme alors «Modification d’exception».

Pour retourner à la page précédente, on utilise le menu arborescent.

On peut également supprimer l’exception.

Toujours utiliser le menu arborescent dans la feuille de temps, et non celui de

l’explorateur à côté de la barre d’adresse Internet.

Toujours enregistrer avant de passer à une autre étape.


Code d’absence 2ème

exemple :

Congé personnel

Dans le panneau «Ajout d’exception», choisir le code d’absence, dans ce cas-ci, le code

750 Congé personnel.

Par défaut, les heures de référence s’inscrivent. Écrire un commentaire si désiré et

ensuite, enregistrer.


Code d’absence 3ème exemple :

Vacances

Dans le panneau «Ajout d’exception», choisir le code d’absence, dans ce cas-ci, le code

500 Vacances.

Par défaut, les heures de référence s’inscrivent et ne peuvent être modifiées.

De retour à la feuille de temps :


Code d’absence 4ème

exemple :

Rendez-vous médical ou paramédical:

A) Départ pour un rendez-vous médical ou paramédical sans retour au

travail (ou avec retour au travail après l’heure prévue pour le repas) :

Écrire l’heure d’arrivée et heure de départ sur la feuille de temps :


Cliquer sur le code d’absence selon le cas (740 médical ou 760 paramédical), inscrire les

heures qui correspondent au rendez-vous. Écrire un commentaire. Heure de sortie = heure

de début du rendez-vous médical :

Enregistrer.


B) Départ pour un rendez-vous médical ou paramédical au milieu du période de

travail (avec retour au travail) :

- Écrire heure de début du quart jusqu’à l’heure de départ pour rendez-vous

médical.

Enregistrer.

- Créer un code d’absence 740 ou 760 selon le cas pour la période d’absence et

inscrire les heures pour laquelle vous étiez absent :


Enregistrer.

- Créer un autre code d’absence 740R ou 760R selon le cas (retour de visite

médicale ou retour de visite paramédicale) pour les heures travaillées au retour de

la visite.

Enregistrer.

De retour à la feuille de temps :

2 codes sont alors créés : un pour l’absence et l’autre pour les heures travaillées au retour.

Il ne doit pas y avoir d’écart entre l’heure de fin du rendez-vous médical et le début du

retour au travail (code 740R ou 760R).


Inscrire tous les codes d’absence pour la semaine en cours.

Lorsque la période est terminée et que toutes les heures et codes d’absences sont entrés,

cliquer sur «Enregistrer» une dernière fois et ensuite sur «Compléter».

La feuille est maintenant à l’état Complété.

Si toutefois il y a des erreurs, un message sera affiché dans le haut de la page et il sera

impossible de compléter tant que les erreurs ne seront pas corrigées.

Si aucun message d’erreur n’apparaît, la feuille à l’état «Complété» est transmise

directement dans SOFE pour être approuvée par le supérieur immédiat.

Pour certains codes, une approbation supplémentaire par le service des

ressources humaines sera nécessaire dans SOFE.

L’état «Complété» est votre dernière étape.


Tant que la feuille de temps est à l’état «Initial», il est possible de la consulter et la

modifier.

Lorsqu’elle est à l’état «Complété», il est possible de retourner à l’état initial et corriger.

Il est impossible de modifier ou de retourner en arrière si à l’état «Officiel». Vous devez

communiquer avec le secteur de la paie aux ressources humaines et financières si cette

situation se produit.

Une version imprimable de la feuille de gestion de temps est disponible.

Exemple de la version imprimable :


Lorsque la feuille de temps est à l’état Officiel :

Il est possible de conserver dans vos dossier personnels une copie des ces feuilles de

temps. Dans la version imprimable, il suffit d’enregistrer sous :


Renommer le fichier et enregistrer.

Toutefois, les feuilles de temps se conservent toutes dans votre dossier personnel. Aucune

règle d’archivage n’a encore été établie.


MESSAGES D’ERREURS POSSIBLES

a- Banque de congé personnel insuffisante

b- Banque de vacances insuffisante (même message que les congés personnels)

c- La limite de congé de déménagement est atteinte (pour le personnel régulier

seulement)

d- On ne peut avoir une absence et une présence en même temps pour la même période.

Si tel est le cas, il y aura un message d’erreur.

Lors d’un message d’erreur, la feuille de temps demeure à l’état Initial jusqu’à la

correction de cette erreur.

Certains messages d’erreur ne seront visibles que dans le tableau de bord des supérieurs

immédiats.

Ex. : Horaire variable qui excède 600 minutes.


Solde de vacances : Le solde en début de période indique le solde de vacances disponible lorsque la période

débute.

Le solde réel est le solde de vacances restantes + le solde de vacances qui sera disponible

au 1er

juin. Ce solde sera accessible seulement au 1 juin suivant.

Au 1er

juin, ce solde sera transféré dans le solde en début de période car il sera disponible.

INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES

1- Il est important de toujours enregistrer avant de faire une autre action. Si vous

n’enregistrez pas avant d’entrer un code d’absence, de quitter ou de changer de

semaine, toutes les données seront perdues.

2- Un avis par courriel sera envoyé si une feuille de temps est toujours à l’état Initial.

Cet avis est envoyé 3 jours après la fin de la période.

3- Lors d’un congé de longue durée, les feuilles de temps sont suspendues.

4- Si 2 affectations se chevauchent, 2 feuilles de temps pour cette période seront

accessibles. Il s’agit de consulter le «Rattachement» et inscrire les heures et codes

d’absence qui correspondent au bon rattachement d’horaire.

5- Les feuilles de temps ne peuvent être créées d’avance mais peuvent être créées en

retard.

Ex : Vacances. Les feuilles de temps sont alors créées au retour des vacances.

6- Vous avez accès à votre banque de congés personnels, vacances, congé de

déménagement et banque de temps directement sur le formulaire de gestion de

temps. Ces données sont mises à jour à chaque fois que vous compléter une feuille

de temps. La consultation est rapide et accessible.

7- Tout dépendant si vous êtes un employé régulier ou temporaire, seulement les

codes d’absence qui s’adressent à votre statut seront disponibles.

8- Les codes de congés fériés sont automatiquement indiqués.

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