Outlook Web App€¦ · La partie de droite indique un résumé de la règle , lorsque cette...

Outlook Web

App

https://courrier.csdecou.qc.ca

Secteur des Technologies de l’information vendredi, 6 mai 2016

Toute reproduction en entier ou en partie de ce document est interdite sans l'autorisation de la C.S. des Découvreurs.

Table des matières

CONNEXION À OUTLOOK WEB APP .................................................................................................................. 5

ENVIRONNEMENT ................................................................................................................................................. 6

Écran principal ............................................................................................................................................. 6

Différents éléments Outlook....................................................................................................................... 6

Volets ............................................................................................................................................................ 6

Taille de votre boîte de courrier ............................................................................................................... 7

Menu contextuel ......................................................................................................................................... 7

Gestion du dossier «Favoris» ..................................................................................................................... 7

Gestion des répertoires de la messagerie ............................................................................................... 7

Affichage des messages ............................................................................................................................. 8

Gestion des éléments supprimés ............................................................................................................. 9

Barre de menu ............................................................................................................................................... 9

Volet Courrier ............................................................................................................................................... 9

Volet Calendrier ........................................................................................................................................ 11

Volet Contacts .......................................................................................................................................... 11

Volet Tâches ............................................................................................................................................. 12

Options ...................................................................................................................................................... 12

Configuration des options ....................................................................................................................... 13

Compte .............................................................................................................................................. 13

Organiser le courrier électronique ................................................................................................. 13

Réponses automatiques ........................................................................................................ 13

Règles de la boîte de réception .......................................................................................... 14

Rapport de remise ................................................................................................................. 15

Groupes ............................................................................................................................................. 16

Paramètres ......................................................................................................................................... 16

Courrier .................................................................................................................................... 16

Orthographe ........................................................................................................................... 18

Calendrier ................................................................................................................................ 19

Général .................................................................................................................................... 20

Régional.................................................................................................................................... 20

Mot de passe .......................................................................................................................... 21

S/MIME ..................................................................................................................................... 21

Téléphone ......................................................................................................................................... 22

Téléphones mobiles .............................................................................................................. 22

Messagerie texte ..................................................................................................................... 23

Bloquer ou autoriser ......................................................................................................................... 23

FERMETURE D’OUTLOOK WEB APP ................................................................................................................... 24

GESTION DES MESSAGES ................................................................................................................................. 25

Création ..................................................................................................................................................... 25

Barre d’outils ............................................................................................................................................. 26

Utilisation de l’icône du carnet d’adresses ............................................................................................ 27

Lecture et Répondre ................................................................................................................................. 27

Barre d’outils ............................................................................................................................................. 28

GESTION DU CALENDRIER .................................................................................................................................. 29

Création d’un rendez-vous ...................................................................................................................... 30

Barre d’outils ............................................................................................................................................. 30

Rendez-vous simple ................................................................................................................................ 31

Rendez-vous périodique ........................................................................................................................ 32

Gestion des événements ........................................................................................................................ 33

Assistant de planification d’une réunion ................................................................................................. 34

Calendrier partagé ..................................................................................................................................... 34

Ouvrir un calendrier partagé ................................................................................................................... 34

Partager son calendrier ............................................................................................................................ 34

Ajuster les autorisations de partage de notre calendrier .................................................................... 36

CONTACTS .......................................................................................................................................................... 37

Barre d’outils ............................................................................................................................................... 37

Création d’un contact ............................................................................................................................... 38

Barre d’outils ............................................................................................................................................. 38

Création d’un groupe ................................................................................................................................ 39

Barre d’outils ............................................................................................................................................. 39

GESTION DES TÂCHES ....................................................................................................................................... 41

Barre d’outils ............................................................................................................................................... 41

Création d’une tâche ................................................................................................................................. 41

Barre d’outils ............................................................................................................................................. 41

Tâche périodique..................................................................................................................................... 43

ANNEXE A ........................................................................................................................................................... 44

Comparaison entre Outlook Web App Light et d’Outlook Web App .................................................. 44

CONNEXION À OUTLOOK WEB APP

À partir de votre navigateur Internet (ex. : IE), entrez l’adresse suivante :

HUhttps://courrier.csdecou.qc.ca U

Ou

Via le Web de la Commission scolaire des Découvreurs : HUwww.csdecou.qc.ca UH

cliquez sur HApplications corporatives et cliquez sur HUCourrier électronique UH

Section Sécurité

Il faut choisir entre deux possibilités:

Cet ordinateur est public

Après 15 minutes d’inactivité, votre

connexion sera fermée.

Cet ordinateur est privé

Aucune coupure de votre connexion,

durée de 8 heures maximum.

Utiliser Outlook Web App Light

Idéal, pour les ordinateurs dont la

performance est limitée. Voir Annexe A

pour savoir les fonctions disponibles de

la messagerie avec ce mode de

connexion.

Inscrire son code et mot de passe et

cliquez sur la plaquette Se connecter.

Lorsque l’on accède OWA pour la première fois, cet écran nous demande de confirmer

les paramètres de langue et du fuseau horaire.

Confirmez le tout en cliquant sur OK.

Inscrire votre mot de passe

Inscrire votre code de courriel

(Ex. : marguerite.lafleur)

https://courrier.csdecou.qc.ca/

http://www.csdecou.qc.ca/

http://www.csdecou.qc.ca/appinternet.asp

https://courrier.csdecou.qc.ca/

ENVIRONNEMENT

Écran principal

Différents éléments Outlook

VOLETS

Courrier

Favoris

Permet de placer dans ce dossier un raccourci d’un élément souvent utilisé.

Votre boîte de courrier

- Boîte de réception : Contient les messages reçus.

- Boîte d’envoi : Conserver temporairement les messages envoyés jusqu’à ce que la connexion

avec le serveur Exchange soit rétablie.

- Brouillons : Conserver un message qui n’est pas prêt à être envoyé.

- Éléments envoyés : Garder une trace des messages envoyés.

- Éléments supprimés : Emmagasiner tous les éléments supprimés sous Outlook.

Il est conseillé de faire une gestion rigoureuse des messages dans tous les dossiers.

Calendrier

Permet une gestion des événements et des rendez-vous.

Contacts

Permet de faire une gestion des contacts personnels et des groupes.

Tâches

Permet de créer des tâches pour simplifier notre emploi du temps.

Barre de menu

Configuration de vos

paramètres

Vérifier la réception de

nouveaux messages

Liste des dossiers

disponibles dans

votre boîte de

courrier

Liste des volets

de navigation

disponibles

Liste des courriels

contenus dans la boîte

de réception lorsque

cette dernière est

sélectionnée

Volet de lecture d’un

courriel sélectionné

Ajuster l’ordre

d’affichage

Rechercher dans le carnet

Fermer notre courrier

Dossier public

Permet de voir selon des autorisations spécifiques des dossiers qui sont disponibles à un groupe

d’utilisateurs particuliers.

Ex. : Voir le calendrier des salles de réunions du centre administratif.

TAILLE DE VOTRE BOÎTE DE COURRIER

La Boîte aux lettres qui vous est allouée sur le Serveur Exchange a une taille maximale de 2 g.

L’administrateur du système fera parvenir un avis lorsque la boîte aux lettres aura atteint son maximum.

Lors de la réception de cet avis, il faudra procéder sans délai au nettoyage des différents dossiers.

Pour voir la grosseur de notre boîte aux lettres, placer votre curseur de souris sur votre nom de

boîte aux lettres, Outlook vous indiquera votre espace utilisée.

MENU CONTEXTUEL

Les menus contextuels sont activés par le bouton droit de la souris. Les choix dans ce menu se

retrouvent souvent dans la barre d’outils des différents volets d’Outlook. On l’appelle menu

contextuel car les options disponibles sont influencées par l’emplacement du curseur de la souris.

GESTION DU DOSSIER «FAVORIS»

Pour ajouter un élément dans ce dossier, se placer sur l’élément

concerné et avec l’aide du menu contextuel, choisir Ajouter à

dossiers favoris.

Ex. : Ajouter dans les favoris la boîte de réception

GESTION DES RÉPERTOIRES DE LA MESSAGERIE

Il est possible de tirer profit de la gestion des répertoires sous les

éléments d’Outlook. Cela permet une meilleure gestion des messages. On peut : ajouter, créer,

supprimer, renommer, déplacer à l’aide du menu contextuel.

Pour créer un nouveau répertoire, se placer sur l’élément concerné et à l’aide du menu contextuel,

choisir Créer un nouveau dossier.

Pour supprimer un répertoire, se placer sur le répertoire concerné et appuyer sur la touche Suppr ou

à l’aide du menu contextuel, choisir Supprimer.

Pour changer le nom d’un répertoire, se positionner sur le répertoire concerné et à l’aide du menu

contextuel, choisir Renommer.

Pour déplacer un répertoire, maintenir enfoncé le bouton gauche de la souris et déplacer le répertoire

concerné sur le nouvel emplacement ou à l’aide du menu contextuel, choisir Déplacer.

Sélectionner le dossier de destination et cliquer sur la plaquette Déplacer.

AFFICHAGE DES MESSAGES

Lorsque l’on clique Réorganiser par Date ou Conversation par Date, une liste vous offre différents

choix d’affichage. La sélection sera appliquée sur

le dossier actif seulement. Vous pouvez établir

différents affichages pour chacun de vos dossiers

Outlook.

De plus, dépendamment de la sélection de la liste,

il est possible d’appliquer un ordre de tri croissant

ou décroissant sur l’affichage en question.

Ex.: Par date – Ancienneté croissant.

GESTION DES ÉLÉMENTS SUPPRIMÉS

Lorsque des messages sont supprimés du Dossier Éléments supprimés, il est toujours possible de les

récupérer. Le délai de récupération est de 30 jours après la date à laquelle l’élément a été supprimé.

La façon de faire est simple, se positionner dans le Dossier

Éléments supprimés. Avec le menu contextuel Récupérer les

éléments supprimés.

Sélectionner le ou les messages à récupérer et cliquer sur l’icône.

Les messages se retrouveront dans le

Dossier éléments supprimés.

Pour vider rapidement tout le dossier des éléments supprimés, choisir Vider le dossier Éléments

supprimés du menu contextuel.

Barre de menu VOLET COURRIER

Permet d’activer la création d’un nouveau message.

Faire une demande de réunion.

Permet de détruire un message sélectionné ou un ensemble de

messages.

Détruire sans tenir compte de l’option de conversation

(regroupement par objet).

Déplacer un message vers un autre dossier.

Faire une copie d’un message dans un autre dossier.

Permet de personnaliser l’affichage, par regroupement pré-

déterminé, la liste des messages contenus dans un dossier

particulier.

Ex. : Boîte de réception

Par regroupement de couleur.

Par une adresse de courriel

particulière.

Utiliser Conversations lorsque coché, permet de

faire des regroupements de messages.

Ex. : par date

Afficher d’autres options….permet d’ajouter des

précisions à notre affichage.

Volet de lecture, permet de choisir la disposition

de l’affichage de vos messages.

Cette disposition peut être différente d’un dossier à

l’autre.

Ex. : Boîte de réception et Éléments supprimés.

VOLET CALENDRIER

Nouveau,

Permet d’ajouter un rendez-vous.

Demander une réunion avec l’aide de l’assistant de

planification.

Création d’un message.

Supprimer,

permet de supprimer un rendez-vous spécifique, une occurrence ou une série.

Aller à Aujourd’hui, façon rapide d’accéder à la journée active.

Affichage de la journée.

Affichage de la semaine de travail (5 jours).

Affichage de la semaine de 7 jours.

Affichage du mois.

Partager,

Ajouter un calendrier partagé.

Partager son calendrier.

Modifier les autorisations de partage de son

calendrier.

Les trois dernières options ne sont pas actives sur

notre serveur de courrier.

Affichage,

permet de mettre le volet de lecture à gauche ou à droite.

VOLET CONTACTS

Ajouter des contacts.

Ajouter des groupes.

Création d’un message.

Supprimer des groupes ou des contacts.

Déplacer ou copier des contacts ou des groupes.

Affichage,

permet de mettre le volet de lecture à droite ou à gauche.

Rafraîchir le volet.

VOLET TÂCHES

Nouveau,

permet d’ajouter une tâche ou de créer un nouveau message.

Supprimer des groupes ou des contacts.

Déplacer ou copier des contacts ou des groupes.

Permet de mettre des catégories de couleur à nos tâches.

Affichage,

permet de mettre le volet de lecture à droite ou à gauche.


Permet de mettre l’état des tâches à terminer.

Options Menu Options, permet de personnaliser rapidement les options les plus fréquentes, soit :

Définir les réponses

automatiques (gestionnaire

d’absence)

Changer le mot de passe

Créer une règle dans la boîte

de réception

Voir toutes les options de

vos paramètres

Sélectionner un thème,

permet de changer l’entête de notre OWA.

Sélectionner un thème.

Cochez Ne pas envoyer…pour

désactiver l’envoi automatique.

On active le gestionnaire pour un

intervalle de temps seulement – pas

besoin de le désactiver.

Ne pas oublier d’enregistrer vos changements

CONFIGURATION DES OPTIONS

On peut accéder à toutes les options, soit :

Par le menu Options – Voir toutes les options.

Par le menu Affichage – Afficher d’autres options de conversation.

Pour sortir des options, cliquez sur Courrier

Compte

Permet de valider les informations sur notre compte et de pouvoir les modifier grâce à la plaquette

«modifier». Il est aussi possible d’activer notre absence du bureau ou de changer notre mot de passe.

Organiser le courrier électronique

Réponses automatiques

Rendre actif le

gestionnaire

d’absence.

Inscrire le message

d’absence pour

les gens de la Cs.

Permet d’activer

un message

différent à des

expéditeurs

externes de la Cs.

Lors des prochains démarrages d’Outlook, si le

gestionnaire d’absence est activé, ce message s’affiche et

vous demande si vous voulez le désactiver en répondant

OUI ou NON pour le garder actif.

Règles de la boîte de réception

Il est possible de mettre des règles de comportement pour certain message. Ces derniers pourront

être déplacer vers un autre dossier automatiquement ou appliquer une couleur à ce dernier pour

permettre de le repérer plus facilement dans la boîte de réception.

Ex. : Tout message contenant dans l’objet le mot «SQL2005» sera déplacer automatiquement dans un

sous dossier spécifique.

Sélectionner «Nouveau» pour ajouter une règle ou «Détails» pour modifier cette dernière.

La partie de droite indique un résumé de la règle , lorsque cette dernière est sélectionnée.

Cet écran apparaît lorsque l’on demande d’ajouter ou de

modifier une règle.

Lorsque le message arrive et : choisir une action parmi

la liste déroulante.

Effectuer les opérations suivantes: choisir une action

parmi la liste déroulante.

Autres options… : Lorsqu’activé il permet d’ajouter d’autres actions permettant une meilleure

précision, voir les encadrés rouges.

.

Rapport de remise

Permet de faire des recherches sur les messages que nous avons envoyés ou reçus.

La partie du haut permet d’effectuer la recherche pour les messages envoyés ou reçus. Sélectionnez

les utilisateurs concernés à l’aide du carnet d’adresses disponible lorsque l’on clique sur «Sélectionner

des utilisateurs». Ensuite cliquez sur Rechercher.

Les résultats seront affichés dans la partie du bas. Il est possible de pouvoir lire les messages dans cet

écran.

Ne pas oublier d’enregistrer vos changements

Insérer votre

signature

personnalisée.

Attention l’insertion

Groupes

Permet de voir les groupes auquels vous appatenez.

Il n’est pas possible de devenir membre aux groupes publics, se sont des gourpes fermés et c’est le

secteur des technologies qui gère les inscriptions à ces groupes.

L’option Détails permet de voir la liste des personnes inscritent à ce groupe.

Paramètres

Courrier

Pour que notre signature soit insérée automatiquement à chaque nouveau message, il faut cocher cette

option.

De plus, il n’est pas possible d’ajouter des images (logos) à notre signature.

Confirmation de lecture

Lorsque l’option de confirmation de lecture est cochée par le destinataire d’un message reçu, il est

possible de configurer Outlook pour qu’il adopte le même comportement à ce style de message,

soit :

Me demander avant d’envoyer une réponse – on décide notre choix à chaque fois que

l’on reçoit un message nous demandant de répondre à une confirmation de lecture.

Toujours envoyer une réponse – automatiquement Outlook envoie l’accusé de lecture au

destinataire du message, lorsque le message est lu. Pas besoin de répondre OUI.

Ne jamais envoyer de réponse – Aucun accusé de lecture ne sera envoyé au destinataire

du message. Pas besoin de répondre NON.

Volet de lecture

Configurer Outlook pour que ce dernier indique à quel moment il doit changer l’état du message de

non lu (en gras) à lu.

Format du message

Permet d’indiquer dans l’en-tête d’un message l’indicateur CCI

o Une copie du message sera envoyée à cette personne sans que les autres destinataires en

soient avisés.

Permet d’indiquer dans l’en-tête d’un message l’indicateur DE

o Utiliser pour envoyer un message de la part d’une autre personne. Il faut que l’autorisation

soit faite au préalable avec le secteur des technologies de l’information.

Composer des messages dans ce format HTML – permet de pouvoir utiliser des polices et des

papiers peints dans nos messages.

Choisir la police du message – permet de sélectionner notre caractère de rédaction pour tous

nos nouveaux messages.

Conversations

Lorsque l’option Conversation est activée par le menu d’affichage, ces paramètres vous

permettent d’ajouter une précision à l’affichage des conversations.

Ex. : Hier – 2 semaines….si l’option Date est combinée à ce dernier.

Ces options nous aident à mettre en place le comportement d’Outlook lorsque les nouveaux

messages arrivent. Il faut qu’Outlook reste connecté pour pouvoir profiter de ces avantages.

Cocher Vider le dossier Éléments supprimés lorsque je me déconnecte, permet de garder notre

dossier vide et de cette manière nous aider à avoir un certain contrôle sur l’espace de notre boîte aux

lettres.

Faire Enregistrer pour conserver les modifications.

Orthographe

Permet d’ajuster les paramètres généraux du vérificateur d’orthographe et d’activer la correction

automatique avant l’envoi du message. Important de sélectionner le bon dictionnaire pour la

vérification.


Calendrier

Apparence

Activer les alertes de rappels, afficher votre calendrier en précisant les journées et les heures de

votre horaire de travail.

Afficher les numéros de semaines permet de voir le numéro de la semaine dans l’année. Ex. :

10 mars 2011 fait partie de la semaine 11.

Rappels

Permet d’avoir un «message» nous avertissant que notre rendez-vous est dans x heures. On

peut activer un son et définir le temps minimum par défaut du rappel lors de l’inscription de

nos rendez-vous au calendrier.

Traitement automatique

Configurer le comportement d’Outlook pour les demandes de réunion.

Pour ceux qui ont un téléphone BlackBerry ou un IPhone, il est possible de faire certaines

configurations pour vos messages textes concernant votre calendrier.


Général

Permet de choisir notre carnet d’adresse par défaut pour la recherche de contacts.


Régional

Permet de déterminer notre langue, le format de date et d’heure.

Ne pas changer le fuseau horaire si ce dernier est (UTC-05 :00 Est (É.-U. et Canda).


Mot de passe

RÈGLES que vous devez respecter dans la composition du nouveau mot de passe. Ce dernier doit inclure

un minimum de 8 caractères de 3 des 4 catégories suivantes:

Des caractères majuscules

Des caractères minuscules

Des chiffres de 0 à 9

Des caractères spéciaux ( ! $ % ? * @ + - / )

IMPORTANT

Ne jamais utiliser les caractères accentués (é, É, à, À…..);

Votre prénom ou nom de famille ne peuvent être utilisés dans la composition du mot de passe.

Ce changement affecte aussi les tablettes (ex.: IPAD) et les téléphones intelligents

(ex.: iPhone). Il est obligatoire de modifier le mot de passe du compte sans fil ainsi que le mot de passe

du compte de courriel de la commission scolaire (si activé) sur ces appareils afin d'éviter des problèmes de

connexion


S/MIME

Pas utilisé.

Pour les utilisateurs qui possèdent un ordinateur portable, nous vous

recommandons fortement de faire le changement de mot de passe lorsque

l'ordinateur portable est connecté au réseau filaire de la Commission scolaire

(fil réseau).

Téléphone

Téléphones mobiles

Module en développement.

Messagerie texte

Module en développement.

Bloquer ou autoriser

Si vous ne voulez pas

activer le contrôle des

courriers indésirables,

veuillez cocher «Ne pas

déplacer les messages

vers mon dossier

Courrier indésirable».

Expéditeurs et destinataires approuvés

Pour ajouter des expéditeurs, faire le +

Choisir Modifier ou Supprimer pour ajuster votre liste approuvée.

Expéditeurs et destinataires bloqués

Pour ajouter des expéditeurs, faire le +

Choisir Modifier ou Supprimer pour ajuster votre liste bloquée.

En cochant ne pas approuvé le message, sauf …

On peut bloquer tous nos messages sauf les expéditeurs et destinataires approuvés ou faisant parties

de nos contacts si cette option est aussi cochée.


FERMETURE D’OUTLOOK WEB APP

Il est important de fermer votre courrier avec l’option Se déconnecter à l’écran principal. On s’assure

que nos connexions avec le serveur Exchange sont bien fermées. L’écran de fermeture s’affiche. Il

faut cliquer sur la plaquette Fermer.

L’écran suivant apparaît

Répondre OUI

Zone de rédaction du message

Pour formater le texte, utilisez les

icônes de la barre d'outils associée à la

zone de rédaction.

GESTION DES MESSAGES

Création À partir de l’écran principal, sélectionnez le dossier Boîte de réception et cliquez sur Nouveau. Voici

l’écran de création d’un message.

Le champ DE (de la part de)

Contient l’adresse de

l’expéditeur, vous devez

avoir l’autorisation de ce

dernier pour pouvoir

utiliser son adresse. Seul

le secteur des

technologies de

l’information peut activer

cette option.

Le champ À (Destinataire)

Dans le champ À, tapez

l’adresse de la personne

à qui vous envoyez le

message. Si vous envoyez le message à plus d’une personne, les adresses de courriel doivent être

séparées par un point-virgule.

OU

Cliquez sur le bouton À pour effectuer une recherche du destinataire (carnet d’adresses), le

sélectionner et cliquez sur le bouton À en bas de l’écran Recherche des noms. Référez-vous à la

section Utilisation des carnets d’adresses pour la procédure de recherche.

Le champ CC (Copie conforme)

Le champ CC sert à envoyer une copie du message à une tierce personne. Pour ce faire, tapez

l’adresse de la personne ou cliquez sur le bouton CC pour ouvrir le carnet d’adresses. Pour

envoyer une copie conforme à plus d’une personne, les adresses doivent être séparées par un

point-virgule.

Le champ Cci (Copie conforme invisible)

Vous pouvez également envoyer des copies conformes invisibles. Le ou les destinataire(s) du

message ne verront pas à qui les copies conformes ont été envoyées.

Dans les champs À, CC et Cci, vous pouvez commencer à inscrire l’adresse de messagerie et par la

suite faire la combinaison des touches CTRL+K, ceci vous permettra de demander au système de

compléter l’adresse pour vous ou de vous faire afficher une liste de choix d’adresses.

Le champ Objet, permet d’indiquer le sujet du message.

Le champ Message, zone de texte libre.

BARRE D’OUTILS

Envoyer, permet d’envoyer notre message

Permet d’enregistrer le message dans le dossier brouillon, il pourra être complété plus tard.

Joindre un document au message.

Insérer une image.

Affiche le carnet d’adresses.

Vérifier les adresses.

Mettre un indicateur de haute importance au message.

Mettre un indicateur de faible importance au message.

Insérer votre signature.

Vérificateur d’orthographe.

Ajuster les paramètres pour ce message seulement.

On peut indiquer l’importance du message (même chose

que les icônes de la barre d’outils).

On peut ajouter un caractère de diffusion :

Normal

Privé

Personnel

Confidentiel.

Faire afficher CCI ou DE au message.

Option de suivi :

Demander un accusé de réception et/ou une

confirmation de lecture du message.

Demander un accusé de réception, permet de recevoir une confirmation que le message a été

déposé dans la boîte de courrier du destinataire.

Demander un accusé de lecture, permet de peut-être recevoir une confirmation du destinataire

de la lecture du message.

Il est possible de mettre notre format de message en texte. On ne peut pas

utiliser la signature et l’insertion d’image.

Utilisation de l’icône du carnet d’adresses

Faire une recherche soit, à partir de la liste d’adresses globale de la cs ou de votre dossier contacts.

Le résultat va s’afficher. Il ne reste qu’à sélectionner la personne et de cliquer sur les champs À, CC et

CCI si désiré.

La partie de droite va servir à planifier une rencontre.

Lecture et Répondre Pour vérifier vos messages, cliquez sur l’icône.

Une enveloppe fermée, indique que le message est non lu.

Les pièces jointes sont indiquées par un trombone qui accompagne le message. Pour la lire, il faut

cliquer sur la pièce jointe et choisir de l’enregistrer. Par la suite, il ne vous reste qu’à ouvrir cette

dernière avec le bon logiciel.

Lecture des messages se fait à partir du volet de lecture si ce dernier est actif. Sinon double-cliquez

sur le message sélectionné, un écran plus grand vous est présenté avec le contenu du message.

Inscrire le nom recherché

Les résultats de la

recherche sont

affichés ici.

BARRE D’OUTILS

Répondre

Pour répondre à l’expéditeur du message, vous n’avez qu’à cliquer sur Répondre qui se

trouve dans la barre d’outils de votre message. Une nouvelle fenêtre de message s’affichera.

Vous remarquerez que vous n’avez pas besoin de taper l’adresse du destinataire dans le

champ À ainsi que l’objet de votre message. Ces champs sont déjà remplis. Le RE : devant

l’objet du message indique au destinataire que c’est une réponse à un message. Également, le

champ Message contient le message que vous avez reçu de l’expéditeur.

Répondre à tous

Pour répondre à tous ceux qui ont reçu le message, vous devez cliquer sur Répondre à tous

de la barre d’outils du message. Tout comme l’option Répondre une nouvelle fenêtre de

message s’affichera avec toutes les adresses des destinataires dans le champ À. Les personnes

qui ont reçu ce message en copie conforme seront également incluses dans la liste des

destinataires.

Transférer

Pour transférer un message reçu à un autre destinataire, vous devez cliquer sur Transférer de la

barre d’outils. Vous devez écrire l’adresse du nouveau destinataire dans le champ À. La

mention TR : sera ajoutée devant l’objet du message pour indiquer que c’est un message

transféré. Comme les options Répondre et Répondre à tous, le message d’origine apparaîtra

dans le champ Message. De plus, c’est avec cette option que l’on peut faire suivre des

pièces jointes.

Permet de mettre un suivi à notre message.

Mettre une catégorie à notre message, cette catégorie peut être

utilisée pour regrouper des messages dans la boîte de réception.

Permet de voir le code source du message.

Permet d’imprimer.

Ajouter une règle, voir la section des options.

Déplacer le message dans un dossier.

Détruire le message.

Se déplacer d’un message à l’autre sans quitter l’écran de lecture.

GESTION DU CALENDRIER

Le calendrier sert à inscrire un rendez-vous qui n'engage que soi, à organiser une réunion en invitant

des participants ou encore à inscrire un événement, par exemple, une fête qui ne réserve pas du

temps au calendrier.

Pour se déplacer d’un mois à l’autre, utiliser les taquets qui précèdent ou succèdent le nom du mois.

Il est possible de voir plusieurs calendriers en même temps. La section Mes calendriers permet de

sélectionner un ou plusieurs calendriers. Il faut cocher la case du ou des calendriers désirés.

On peut changer l’affichage de notre calendrier en utilisant les icônes suivants ( ).

Pour accéder à un rendez-vous déjà existant, cliquez deux fois sur ce dernier.

Création d’un rendez-vous

BARRE D’OUTILS

Enregistrer, permet de conserver notre nouveau rendez-vous ou de conserver les changements.

Insérer une pièce jointe à notre rendez-vous.

Insérer une image.

Duplicater notre rendez-vous

Permet de faire une vérification sommaire de notre orthographe.

Permet de créer un rendez-vous et d’inviter des participants.

Ajouter un indicateur visuel pour une priorité Haute à notre rendez-vous lors de l’envoi d’un

message pour inviter des participants.

Ajouter un indicateur visuel pour une priorité faible à notre rendez-vous lors de l’envoi d’un

message pour inviter des participants.

Ajouter une catégorie au rendez-vous. Peut-être utilisée lors de

l’affichage des rendez-vous par catégorie.

Permet d’avoir un meilleur visuel de notre semaine.

Imprimer le rendez-vous.

Mettre le rendez-vous en format Texte pour l’envoyer à des participants. Vous

perdez la mise en forme de votre rendez-vous.

RENDEZ-VOUS SIMPLE

Cliquez sur la plaquette Nouveau ou choisir un créneau horaire et double-cliquez.

L’écran suivant apparaît.

Complétez les différentes rubriques:

Objet

Emplacement

Dates et Heures de début et de fin.

Cochez la case Rappel si désiré et choisissez le délai (liste déroulante).

Choisissez la Disponibilité s'il y a lieu. Pratique lors de planification de réunion.

Si la case Privé est cochée et que le calendrier est partagé, la personne avec qui l'on partage n'a pas

accès au contenu du rendez-vous.

La zone texte est laissée à votre discrétion.

Cliquez sur Enregistrer et fermez.

Si la case Journée entière est cochée, le rendez-vous devient un événement. (voir gestion des

événements).

Pour Modifier un rendez-vous, il faut double-cliquez sur le rendez-vous.

Apportez les modifications qui s'imposent.


Pour Supprimer un rendez-vous, il faut double-cliquer sur le rendez-vous à détruire.

Cliquez sur l’icône pour le détruire ou choisissez Supprimer dans le menu contextuel.

RENDEZ-VOUS PÉRIODIQUE

Cliquez sur la plaquette Nouveau ou choisissez un créneau horaire et double-cliquez

L’écran suivant apparaît.

Complétez les différentes rubriques:

Objet

Emplacement

Dates et Heures de début et de fin.

Cochez la case Rappel si désiré et choisissez le délai (liste déroulante).

Choisissez la Disponibilité s'il y a lieu. Pratique lors de planification de réunion.

Si la case Privé est cochée et que le calendrier est partagé, la personne avec qui l'on partage n'a pas

accès au contenu du rendez-vous.

La zone texte est laissé à vote discrétion.

Cliquez sur l'icône Périodicité

Complétez les différentes rubriques

Heure du rendez-vous

Périodicité

Plage de périodicité.

Cliquez sur OK, on revient alors à la

fenêtre Rendez-vous.


Pour Modifier un rendez-vous, il faut double-cliquez sur le

rendez-vous.

Choisissez entre:

Ouvrir «Cette occurrence» (seulement pour ce

rendez-vous)

Ouvrir «La série» (pour tous les rendez-vous de

cette périodicité)

Cliquez sur OK.



Pour Supprimer un rendez-vous, il faut double-cliquer sur le rendez-vous à détruire.


Choisissez entre:

Supprimer l’occurrence (seulement

pour ce rendez-vous)

Supprimer la série (pour tous les

rendez-vous de cette périodicité)

Cliquez sur OK.

GESTION DES ÉVÉNEMENTS

Un événement dure toute la journée et n'occupe aucun créneau du calendrier. L'information inscrite

dans l'objet du rendez-vous (événement) s'affiche immédiatement sous la date. On peut donc y

noter un anniversaire, une activité qui se déroule, une journée pédagogique, etc.

Il faut cocher la case Journée entière et le rendez-vous devient un événement.

Assistant de planification d’une réunion Section en développement.

Calendrier partagé

OUVRIR UN CALENDRIER PARTAGÉ

Le menu «Partager» de la barre d’outils permet,

Ajouter un calendrier partagé

Partager son calendrier

Modifier les autorisations de partage de son calendrier.

Pour accéder à un calendrier partagé, il

faut choisir Ajouter un calendrier

Calendrier à partir de notre CS

Inscrire le nom de la personne qui a

activé le partage avec nous de son

calendrier. On peut utiliser le carnet

d’adresses pour faire une recherche.

Calendrier des gens de l’extérieur

Inscrire l’adresse que la personne

nous a donnée.

Faire OK.

PARTAGER SON CALENDRIER

Pour rendre accessible notre calendrier, il faut choisir Partager son calendrier

Inscrire le nom de la

personne

concernée.

Choisir le type de

partage.

Demander que la

personne partage

aussi son calendrier

Un courriel sera envoyé à la personne qui désire avoir accès à votre calendrier.

Message d’une demande de partage de calendrier

Il faut Autoriser ou Refuser la demande.

L’acceptation de cette demande génère un courriel au demandeur et vous affiche un message qui

indique que votre calendrier est maintenant en partage avec le demandeur et que le demandeur

partage aussi son calendrier avec vous.

Message que le demandeur reçoit suite à l’acceptation

Pour Ajouter ce calendrier,

cliquez sur «Ajouter ce

calendrier» qui est inclut de

votre message ou utilisez

«Ajouter d’un calendrier» dans

le menu Partage de la barre

d’outils.

AJUSTER LES AUTORISATIONS DE PARTAGE DE NOTRE CALENDRIER

Pour modifier les

autorisations, il faut choisir

«Modifier les autorisations

de partage de son

calendrier» du menu

Partage de la barre d’outils.

Il est possible d’enlever

une autorisation avec

l’icône

Modifier de la barre d’outils,

détermine les informations que

l’on veut rendre disponible par

rapport au rendez-vous.

Les droits par défaut de partage du calendrier sont en lecture seule. Pour pouvoir avoir des droits

d’écriture dans un calendrier partagé, il faut soit, demander au secteur des technologies de

l’information ou modifier les autorisations de partage avec le logiciel Outlook 2010.

Liste de contacts

CONTACTS

À partir de ce dossier, l'utilisateur peut se construire un carnet d'adresses personnel. Le volet Contacts

est constitué de fiches contenant tous les renseignements.

À partir de ces fiches, l'utilisateur peut adresser des messages, organiser des réunions et préparer des

groupes.

Barre d’outils

Permet la création d’un contact ou d’un groupe (liste de distribution) ou de faire un

nouveau message.

Supprimer un contact.

Déplacer ou copier un contact dans un autre dossier.

Permet de déterminer la position du volet de lecture des contacts.


Permet de faire afficher une recherche par catégorie de couleur si on a utilisé cette option

dans la création d’un contact.

Réorganiser l’affichage des contacts par différents champs.

Création d’un contact

BARRE D’OUTILS

Enregistrer un nouveau contact ou les modifications à ce dernier.

Écrire un nouveau message à partir d’un contact.

Supprimer un contact ou un groupe.

Permet de joindre un fichier.

Permet de mettre un suivi sur le contact.

Permet de mettre une catégorie pour faciliter les affichages de

contacts.

La partie du bas de la barre d’outils sont des raccourcis aux différentes sections que l’on

doit remplir pour la création d’un contact. (Profil – Contacts – Adresses – Détails).

Le champ Classer sous

permet de choisir

l’apparence du nom et

prénom dans le volet

Contacts.

Le champ Courriel permet

de mettre jusqu’à 3

adresses de courriel

différentes.

Le champ Adresse

permet de saisir jusqu’à 3

adresses différentes.

Faire enregistrer et fermer lorsque terminé.

Pour Modifier un contact, il faut double-cliquez sur ce dernier.



Pour Supprimer un contact, il faut double-cliquez sur le contact à détruire.


Création d’un groupe

BARRE D’OUTILS

Enregistrer un nouveau contact ou les modifications à ce dernier.

Écrire un nouveau message à partir du groupe.

Supprimer un groupe.

Permet de mettre un suivi sur le contact.

Liste des membres du groupe.

Permet de mettre une catégorie pour faciliter les affichages de

contacts.

Voici la fenêtre de création d’un groupe.

Inscrire le nom du groupe.

Mettre un * devant tous le nom du groupe, permet de regrouper tout vos groupes dans le volet

Contacts.

Chosissez les membres à partir de la plaquette Membres… ou tapez directement dans

l’emplacement désigner et faire Ajouter au groupe.

Cette icône est l’identifiant d’un groupe dans le volet contacts.

La plaquette Supprimer du groupe permet d’enlever un membre du groupe. Par contre, l’icône

permet de détruire le groupe .

GESTION DES TÂCHES

Une tâche est une réalisation pour laquelle on veut assurer le suivi jusqu'à son accomplissement.

Barre d’outils

Permet de créer une tâche.

Permet d’écrire un message.

Supprimer un contact.

Déplacer ou copier un contact dans un autre dossier.

Permet de marquer la tâche comme terminée.

Permet de déterminer l’endroit du volet de lecture.


Création d’une tâche BARRE D’OUTILS

Enregistrer et fermer,

permet de conserver notre nouvelle tâche ou nos changements.

Marquer comme terminée,

Permet de mettre fin à la tâche.

Permet de joindre un fichier.

Répéter,

permet de créer une tâche périodique.

Transférer,

permet d’envoie notre tâche à une autre personne.

Supprimer une tâche.

Permet de mettre un une catégorie à notre tâche.

Voici l’écran d’une tâche.

Inscrire le nom de la tâche dans l’objet.

Complétez les différentes rubriques: Date de début, Échéance, État, Priorité et % achevé.

Cochez la case Rappel si désiré et choisissez la date et l’heure.

Décrire la tâche à effectuer dans la zone prévue à cet effet.

Inscrire une Catégorie, s'il y a lieu, ce qui permet un regroupement.

Il est possible de créer rapidement une tâche en utilisant la barre d’outils du l’écran principal du volet

Tâche.

Inscrire le nom de la tâche, choisir l’échéance et cliquer sur l’icône..

Il est toujours possible de faire des ajustements à la tâche par la suite.

Pour Modifier une tâche, il faut double-cliquez sur cette dernière.


Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Pour Supprimer une tâche, il faut double-cliquez sur la tâche à détruire.


TÂCHE PÉRIODIQUE

Cliquez sur le menu Répéter…

Complétez les différentes

rubriques :

Heure du rendez-vous

Périodicité

Plage de périodicité.

Cliquez sur OK, on revient alors à la

fenêtre Rendez-vous.


Pour Supprimer une tâche, il faut double-cliquez sur cette dernière.


Choisir entre:

Supprimer uniquement cette ccurrence

(seulement pour cette tâche).

Supprimer toutes les occurrences futures

(pour toutes les tâches de cette

périodicité).

Cliquer sur OK.

ANNEXE A

Comparaison entre Outlook Web App Light et d’Outlook Web App

Fonction Light Standard

Vérificateur d'orthographe Non disponible Disponible

Volet de lecture Non disponible Disponible

Accessibilité pour les

utilisateurs aveugles ou à

acuité visuelle réduite

Disponible Non

disponible

Rappels et notifications Non disponible Disponible

Vues de calendrier

hebdomadaire

Non disponible Disponible

Composition de messages

au format HTML

Outlook Web App Light ne

permet de composer des

messages qu'en texte brut.

Disponible

Options du calendrier Limitées aux fonctions suivantes :

Afficher les numéros de semaine

Définir le premier jour de la semaine

Sélectionner les jours de la semaine

Définir les heures de début et de fin

de la journée

Disponible

Réorganiser par Limité à un sous-ensemble de choix

selon le type de dossier

Disponible

Menu contextuel Non disponible Disponible

Glisser déposer Non disponible Disponible

Ouverture de session

explicite


*Recherche par saisie Non disponible Disponible

Gestion des boîtes aux

lettres de ressources


*Apparence (jeu de

couleurs)


Options de messagerie

vocale


Dossier Favoris Non disponible Disponible

Fonction Light Standard

Dossier Public Non Disponible Disponible

Partage de calendrier Non disponible Disponible

Ouverture d’un calendrier

partagé

Non Disponible Disponible

Vue du calendrier en mois Non Disponible Disponible

Gestion des groupes dans

le dossier contacts

Non Disponible Disponible

Gestion des règles Non Disponible Disponible

S/MIME Non Disponible Disponible

Outlook Web App€¦ · La partie de droite indique un résumé de la règle , lorsque cette...

Documents

Transcript of Outlook Web App€¦ · La partie de droite indique un résumé de la règle , lorsque cette...