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Aide pédagogique à l’utilisation des ressources numériques

Office 365 : Découvrir et se familiariser1 - Partie 01 – (Version 01 2017)

Outlook version Web ou Outlook version de bureau ? ………………………….. P 1

Se connecter à Office 365 ……………………………………………………………………… P 2

Découvrir ce que contient Office 365…………………………………………………….. P 4

Utiliser la messagerie ……………………………………………………………………………. P 10

Utiliser les contacts ………………………………………………………………………………. P 15

Utiliser le calendrier ……………………………………………………………………………… P 18 Ajouter une photo à son compte …………………………….………….……………………… P 23 Comment lire le courrier d'un compte partagé ? ……………………………………….. P 25 Modifier les paramètres d’affichage du courrier ………………………………………… P 27 Insérer une signature ……………………………………………………………………….………… P 30 Créer une réponse automatique ………………………………………………………………… P 32 Activer ou désactiver la fonctionnalité courrier pêle-mêle ………………………….. P 34 Courriel et sécurité, quelques conseils ………………………………………………………… P 35 Office 365 : Faire apparaitre le champ Cci ………………………………………………….. p 38 Ajouter un contact de l’annuaire à mes contacts ………………………………………… P 39

Ajouter un calendrier électronique …………………………………………………………….. P 41 Les permissions d’un calendrier partagé …………………………………………………….. P 43 Ajouter son horaire de Celcat à ses calendriers …………………………………………… P 46 Calendriers et réunions ………………………………………………………………………………. P 50

Annexes

Outlook version Web ou Outlook version de bureau.

Outlook dans sa version de bureau est une application aussi bien conçue pour les PC et les Mac que les appareils Android ou iOS. L’application charge les données qui sont alors conservées sur l’appareil. Cette application est installée sur de nombreux ordinateurs utilisés par les membres des services administratifs de la Haute école Vinci. Outlook dans sa version Web nécessite l’emploi d’un navigateur ce qui peut à certains moments ralentir le travail.

Au bureau

Outlook de bureau

En itinérance

Outlook version Web

Lorsque vous travaillez à partir de votre poste habituel, le logiciel Outlook de bureau sera privilégié. Lors de vos déplacements, ou si vous travaillez à partir d’un autre poste de l’institut, ou à partir de votre domicile, vous utiliserez dans ce cas Outlook dans sa version Web. Ce document concerne l’utilisation d’Outlook dans sa version Web.

1 Sources : https://goo.gl/fuuLGc et https://goo.gl/bRUvIO

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Se connecter à Office 365

Pour se connecter à l’espace Office 365

1. Ouvrir un navigateur à cette adresse2 : https://webmail.vinci.be/

2. Sur cette page, inscrire l’adresse institutionnelle3,

3. le mot de passe4 associé à votre adresse de courriel.

4. et cliquer sur le bouton Se connecter.

2 Ou à cette adresse : https://login.microsoftonline.com/

3 Pour les étudiants prénom.nom@student.vinci.be, pour les professeurs prénom.nom@vinci.be. Les accès aux ressources, dont l’Office 365, sont actuellement gérés par les services informatiques des différents instituts. Pour connaitre votre adresse institutionnelle et le mot de passe associé, nous vous renvoyons vers les services internes à votre institut.

4 Le mot de passe associé à votre adresse de courriel est géré par votre institut. En fonction du type d’utilisateur (enseignant, membre du personnel administratif ou étudiant) ce mot de passe peut être changé. Contactez votre service informatique pour plus d’information à ce sujet.

3

Lors de votre première connexion, Office 365 se présente de la manière suivante.

Il est possible d’adapter cette configuration pour accéder dès la connexion à un espace privilégié (Courrier, Calendrier, …). Cette possibilité sera décrite dans le chapitre suivant de cette formation.

Lors de la première connexion au courrier, vous êtes invité à choisir votre langue d'affichage préférée et le fuseau horaire de votre domicile. (Ces informations pourront encore être modifiées par la suite).

5. Effectuer le choix de la langue (français (Belgique), par exemple)). 6. Choisir le fuseau horaire ((UTC + 01 :00) Bruxelles, Copenhague, Madrid, Paris, par exemple). 7. Cliquer sur Enregistrer pour accéder à votre boite aux lettres.

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Découvrir ce que contient Office 365.

1. Les principaux éléments du menu principal.

Courrier. Gestion des courriels liés à la boite personnelle ainsi qu’aux groupes auxquels l’utilisateur appartient.

Calendrier. Gestion du calendrier lié au compte personnel ainsi qu’aux groupes auxquels l’utilisateur appartient.

Tâches. Gestion des tâches liées au compte personnel ainsi qu’aux groupes auxquels l’utilisateur appartient.

Contacts. Gestion des contacts personnels ainsi que tous les membres de la HE Vinci.

OneDrive. Gestion des fichiers personnels, des fichiers partagés avec l’utilisateur ainsi que des fichiers des groupes auxquels l’utilisateur appartient.

Sharepoint. Principalement, accès à l'Intranet (plus rare, accès aux sites d'équipe).

Delve5. Permet de trouver dans l’Office 365 de la HE des informations sur les personnes - et via les contacts - et aident les utilisateurs à vous trouver.

Vidéo. Permet de stocker des vidéos (Cette option n’est actuellement pas disponible pour tous les utilisateurs).

Word Online. Word en ligne (pratique pour des prises de note mais ne dispose pas de toutes les fonctionnalités de la version de bureau).

Excel Online. Excel en ligne (Cette version ne dispose pas de toutes les fonctionnalités de la version de bureau).

5 Voir : https://goo.gl/h8g66s

5

PowerPoint Online. PowerPoint en ligne (Cette version ne dispose pas de toutes les fonctionnalités de la version de bureau).

OneNote Online6. OneNote en ligne (pratique pour des prises de note mais ne dispose pas de toutes les fonctionnalités de la version de bureau).

Class Notebook7. Bloc Note de cours qui permet de partager des documents OneNote avec des collègues et/ou des étudiants

Forms8. Permet de réaliser des sondages et des formulaires afin de questionner, d'évaluer ou de sonder d’autres utilisateurs.

Sway9. Outil qui permet de créer des présentations (en remplacement de PowerPoint ?).

Planner. Le planificateur permet de créer des plans, d’organiser et d’attribuer des tâches, de partager des fichiers, de discuter sur le travail en cours et d’obtenir des mises à jour sur l’avancement d'un projet.

Yammer. Réseau social d'entreprise inclus dans Office 365

PowerApps. Application qui permet de créer et personnaliser sans coder des applications web et mobile.

Flow. Permet de créer des flux de travail automatisés entre un grand nombre d'applications et services pour obtenir des notifications, synchroniser des fichiers, collecter des données etc…

Dynamics 365. Outil de gestion d'entreprise et de client. (…)

6 Voir : https://goo.gl/euato5 7 Voir : https://goo.gl/Azp7HM et http://goo.gl/NM5XaB pour une courte présentation 8 Voir : https://goo.gl/lWpbhU et https://goo.gl/rM4GMK pour une vidéo de présentation 9 Voir : https://goo.gl/7Voady

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2. Retour vers la page d’accueil de l’Office 365.

La page d’accueil qui contient les tuiles vers les différentes applications, un lien vers les documents récents ainsi qu'un lien vers les dossiers OneDrive récents.

Dans le dessus de la page (à droite) un lien Installer Office 2016 permet de lancer l'installation de l'Office 2016 sur l'ordinateur. En effet, avec le compte o365, chaque utilisateur peut installer une version de l’Office sur 5 ordinateurs, 5 tablettes et autant d’appareils mobiles souhaités. Attention cependant si l’installation est effectuée sur un poste d’un enfant … il aura accès à tous vos documents.

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3. Notifications (Nouveaux messages, alertes, rappels du calendrier, …).

Les notifications attirent l’attention de l’utilisateur sur :

des rendez-vous,

des tâches à effectuer,

l’arrivée de nouveaux courriers,

de nouvelles applications installées,

…

4. Paramètres d’Office 365 et paramètres des applications (Courrier, Contacts, Calendrier, …) Paramètres d’Office 365, permet d’accéder

aux informations liées au compte : informations personnelles, état d’installation des applications, abonnements, …

aux différents paramètres de configuration qui permettent de personnaliser l’Office 365.

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5. Aide

Différentes possibilités d’obtenir de l’aide des services de Microsoft. La communauté de support permet d’accéder à certaines aides dont des questions qui ont déjà reçu des réponses.

Pour une aide plus personnalisée nous vous renvoyions vers le support de la Haute école ou sur le site d'aide de la HE Vinci.

6. Paramètres personnels.

La messagerie instantanée (Voir Skype Entreprise) permet la discussion en direct. La couleur (ici verte) du côté gauche de l’avatar désigne l’état de disponibilité pour la messagerie instantanée.

1. Permet de modifier la photo associée au compte (Voir aussi en

annexe : Office 365 : Ajouter sa photo à son compte)

2. Permet d’effectuer un choix de disponibilité pour la messagerie instantanée.

3. Permet de se déconnecter de la messagerie instantanée. 4. Renvoi vers mon profil sur Delve. 5. Ouvrir une autre boite aux lettres … permet d’accéder par

exemple à une boite de courrier partagée.

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Skype Entreprise vous permet de communiquer avec d'autres utilisateurs au sein de la Haute école de Vinci. Cette communication peut s'effectuer sans le chargement de logiciel supplémentaire10.

1. Un simple clic sur l'icône ouvre le module de Skype Entreprise intégré avec la liste de vos contacts.

2. Un simple clic sur un contact ouvre une fenêtre de conversation.

3. Dans la partie droite de la fenêtre de communication la loupe permet de rechercher une personne à contacter et de l'ajouter dans la liste des contacts (4).

10 Pour bénéficier des autres fonctionnalités (contact audio ou

vidéo, partage d'écran, …) il sera nécessaire d'installer le

logiciel Skype Entreprise.

Vous trouvez dans le bas de la fenêtre de communication une

invitation (voir ci-contre) à charger l'application.

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Utiliser la messagerie

Les principales zones de l’écran de la messagerie.

1. La barre principale (Recherche, nouveau courriel et actions sur un courriel). 2. Les dossiers et groupes 3. Les différents courriels 4. Le contenu du courriel sélectionné. 5. Les options

1. Les différentes fonctionnalités de la barre principale.

1. La recherche parmi les courriels et les contacts 2. Les différentes fonctionnalités :

Nouveau : créer un nouveau courriel (ou un événement dans le calendrier).

Supprimer le ou les courriel(s) sélectionné(s).

Archiver le ou les courriel(s) sélectionné(s).

Courrier indésirable : marquer le ou les courriel(s) sélectionné(s) comme indésirable(s).

Ranger : permet de ranger le ou les courriel(s) sélectionné(s) en fonction d’une règle.

Déplacer le ou les courriel(s) sélectionné(s) vers un dossier particulier.

Catégories : permet d’attribuer une catégorie au(x) courriel(s) sélectionné(s).

… autres fonctionnalités disponibles.

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2. Les dossiers …

Présentation des dossiers favoris.

1. Un clic sur le signe + permet d’ajouter un nouveau dossier. 2. Liste des différents dossiers qui ont été ajoutés aux favoris. 3. Permet de voir l’ensemble des dossiers (illustration de droite). 4. Permet de revenir à la vue simplifiée des dossiers favoris et des groupes (illustration de gauche).

… et les groupes11.

Présentation des groupes.

1. Permet la création d’un groupe. 2. Liste des groupes auxquels l’utilisateur est inscrit. 3. Accès aux contacts pour parcourir la liste de tous les groupes de la Haute école (illustration ci-dessous). Pour retourner aux courriels, il faut utiliser le bouton Courrier du menu principal.

11 La partie 2 de la formation détaillera l’utilisation des groupes

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3. Les différents courriels

En fonction du dossier sélectionné (ici la boite de réception), la liste des différents courriels présente les conversations triées par date.

1. La case à cocher à côté du nom du dossier permet de sélectionner tous les courriels et ensuite d’effectuer une action (supprimer, marquer, …)

2. Différentes possibilités permettent de modifier (filtrer) la présentation par défaut. (Voir aussi : en annexe modifier les paramètres d’affichage)

3. La liste des différents courriers reprend le nom de l’expéditeur, l’objet et un aperçu du contenu. Cette présentation peut être modifiée dans les options (Paramètres d’affichage).

4. Devant chaque courriel une case à cocher permet sa sélection.

4. Le contenu du courriel sélectionné.

1. Dans le coin supérieur droit, « Répondre à tous » ou en cliquant sur la flèche, différentes possibilités de traiter le courriel sélectionné. Par défaut l’option Répondre à tous est proposée. Ceci peut se modifier dans les options (Paramètres de réponses)

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5. Les options.

Cliquer sur le bouton paramètres (1) à droite dans la barre supérieure fait apparaître la possibilité de régler quelques paramètres (2) pour les courriers. Pour visualiser toutes les options (4) paramétrables, cliquer sur Options (3) dans le bas de ce menu.

Les différentes options sont regroupées en plusieurs catégories (4). La partie de droite de l’écran (5) donne quelques explications par rapport à l’élément sélectionné. Les principales options sont :

- Réponses automatiques (voir en annexe Office 365 : créer une réponse automatique) - Courrier pêle-mêle (Voir en annexe Office 365 : activer ou désactiver le courrier pêle-mêle) - Signalisation de courrier indésirable (Voir aussi en annexe Courriel et sécurité, quelques conseils.) - Transférer les courriers vers une autre adresse (Compte – transfert)

- Organiser la disposition du volet de lecture - Ajouter une signature automatique (Voir en annexe Office 365 : Insérer une signature. - Format de message (pour afficher en permanence le champ Cci ou DE)

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6. Rédiger un courriel.

1. Choisir le champs A ou CC pour ajouter le destinataire. Un clic sur A ou CC permet d’effectuer une recherche parmi tous les contacts.

2. Compléter l’objet. 3. Le corps du message. 4. Envoyer, permet d’envoyer le message

Joindre, permet de choisir un fichier à joindre au courriel. Ignorer, permet de supprimer le courriel. …, les options supplémentaires permettent d’ajouter certaines caractéristiques au courriel. Par exemple pour ajouter le champ CCI, …

Il est préférable d’utiliser le champ Cci pour écrire à une liste de distribution. Ceci permet d’éviter les réponses à tous intempestives. Pour afficher le champ Cci en permanence : chosir Options – Courrier – Disposition – Format de message. (Voir aussi en annexe : Office 365 : Faire apparaitre le champ Cci)

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Utiliser les contacts.

Les principales zones de l’écran des contacts.

1. La recherche parmi les contacts et les groupes. 2. Outils pour gérer un contact ou une liste de contacts 3. Contacts, annuaire et groupes. 4. En fonction de l’élément sélectionné, liste des contacts (ou liste des membres de l’annuaire ou liste des groupes). 5. Détail du contact (ou de l’élément sélectionné). 6. Options

1. La recherche

1. La zone de recherche.

2. La recherche peut se limiter aux contacts ou à l'annuaire (2). En sélectionnant Tous (2), la sélection s’effectue sur tous les contacts et tout l’annuaire.

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3. La recherche peut aussi cibler les personnes, les listes de distribution ou les groupes. En fonction du choix, cocher ou décocher la case devant les différentes occurrences.

2. Outils pour gérer les contacts

1. Nouveau : permet de créer un nouveau contact, une nouvelle liste de contacts ou un groupe. Pour la création d'un groupe, voir ci-dessous : Création d’un groupe de travail.

2. Gérer : permet surtout d’importer ou d'exporter de nouveaux contacts à partir d’une autre boite de courriel. Il y a aussi la possibilité de se connecter à des réseaux sociaux.

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3. Contacts, annuaire et groupes12. Mes contacts contient tous les contacts personnels. Dans l’Annuaire vous trouverez toutes les personnes et tous les groupes de la Haute Ecole Vinci.

All Users : tous les utilisateurs de l’Office 365 dans la HE Vinci. All Distribution Lists : les listes de distributions créées par le service informatique et synchronisées avec ProEco et tous les groupes de travail. All Contacts : les contacts hors domaine Vinci. All Groups : tous les groupes de travail.

Dans la partie Groupes se trouvent les groupes auxquels l’utilisateur est inscrit. Parcourir permet de visualiser tous les groupes de travail de la HE Vinci. Créer, permet de créer un groupe de travail.

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Utiliser le calendrier.

Les principales zones de l’écran des calendriers.

1. La zone de recherche.

2. Les outils pour gérer les événements et les calendriers.

3. Les options.

4. Le calendrier mensuel.

5. Les présentations (Jour, semaine de travail, …) et la navigation dans les calendriers.

6. Les onglets des différents calendriers affichés.

7. Les différents calendriers (principal, secondaire, partagés, de groupes, …)

8. Affichage des calendriers et ajouts des événements (à tester en invitant un autre utilisateurs)

1. La recherche dans les calendriers.

1. Mot clé pour la recherche. 2. Résultats de la recherche. 3. Détails de l’événement sélectionné. 4. Outils pour modifier / adapter l’événement

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2. Les outils pour gérer les événements et les calendriers.

Nouveau, permet principalement d’ajouter un nouvel événement. La fenêtre de création de l’événement permet de préciser différentes informations liées à l’événement.

Ajouter un calendrier, permet d’ajouter un calendrier :

Secondaire, qui viendra s’ajouter au calendrier principal.

Des congés, permet de choisir le calendrier de congé d’un pays.

À partir d’un fichier, permet d’ajouter à un calendrier les événements d’un fichier ICS.

À partir d’Internet, permet d’ajouter un calendrier publié sur Internet (l’emploi du temps Celcat, par exemple).

A partir de l’annuaire, permet d'ajouter un calendrier d'un utilisateur de l'annuaire.

Partager13, permet de partager le calendrier principal ou les calendriers secondaires. La fenêtre qui s’ouvre pour le partage de calendrier permet de choisir la (les) personne(s) et de définir les droits octroyés.

13 Voir en annexe : Office 365 : Les permissions d’un calendrier partagé

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3. Les options Les options permettent de personnaliser certaines fonctionnalités des calendriers (Apparence, rappel, notifications, …)

4. Le calendrier mensuel.

Les flèches (1 et 2) permettent de voyager dans le calendrier de mois en mois et de sélectionner un mois, une semaine ou un jour. Un clic sur le nom du mois (3) permet d'afficher les mois de l'année et de choisir un mois particulier (illustration ci-contre).

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5. Les présentations (Jour, semaine de travail, …) et la navigation dans les calendriers.

Dans la partie supérieure droite, le menu permet le choix de la présentation des calendriers affichés.

6. Les onglets des différents calendriers affichés.

En fonction des calendriers sélectionnés dans la zone des calendriers (1) les différents calendriers sont ajoutés. Les différents onglets (2) permettent de les distinguer.

Un survol de l’onglet fait apparaître une croix qui permet de fermer le calendrier sélectionné.

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7. Les différents calendriers. Il y a trois types de calendriers :

le calendrier principal et les calendriers secondaires (Vos calendriers),

les calendriers partagés et les autres calendriers (Autres calendriers),

Les calendriers de groupes (Groupes).

Le calendrier principal porte le nom de calendrier et ne peut pas être renommé. Les calendriers secondaires peuvent être renommés (Clic droit – Renommer). Le clic droit sur le nom d’un calendrier permet aussi de le supprimer, de le partager, de définir certaines autorisations, d’attribuer une couleur, …

Les autres calendriers regroupent les calendriers partagés par d’autres utilisateurs ainsi que les autres calendriers créés.

Dans la partie réservée aux Groupes, apparaissent les différents calendriers des groupes auxquels l’utilisateur est inscrit.

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Aide pédagogique à l’utilisation des ressources numériques

Office 365 : Ajouter sa photo à son compte

Il est possible de personnaliser l’Office 365 en ajoutant une photo personnelle. Celle-ci sera alors visible dans la partie supérieure droite de l'écran (Ceci est aussi valable pour les groupes). Cette photo sera visible dans vos courriels et les contacts.

Avec un navigateur, accéder à l’Office 365 (https://login.microsoftonline.com).

Dans le menu supérieur, cliquer sur la zone de la photo de l’utilisateur (1)

et ensuite choisir Modifier (2).

3. Dans la partie droite, cliquer sur Charger une photo.

L’Explorateur (ou le Finder pour Mac) s’ouvre. Sur l’ordinateur, rechercher la photo à utiliser, la sélectionner et cliquer sur Ouvrir (Explorateur) ou Choisir (Finder).

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4. La photo se place. Cliquer sur Enregistrer pour sauvegarder le choix.

5. La photo se place dans le coin supérieur droit, comme elle apparaît dans la liste des contacts.

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Aide pédagogique à l’utilisation des ressources numériques

Comment lire le courrier d'un compte partagé ?

Certains services peuvent partager une adresse de courriel commune à plusieurs personnes. Le

service informatique se charge alors de donner accès à chacune des personnes.

Les utilisateurs d'Outlook (version de bureau) verront alors apparaître le compte parmi leurs

autres comptes de courrier.

Il y a cependant aussi moyen d'accéder à ce compte partagé à partir de son compte Office 365.

1. Se connecter à son compte Office 365 (https://login.microsoftonline.com/ )

2. Dans la partie supérieure droite, cliquer sur l'icône de l'utilisateur.

3. Cliquer sur Ouvrir une autre boîte aux lettres …

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4. Compléter la zone de texte avec le nom de l'adresse partagée.

5. Choisir l'adresse recherchée dans la liste des adresses

6. Cliquer sur Ouvrir pour accéder à la boite

partagée. Une nouvelle fenêtre s'ouvre avec le courrier de la boite partagée.

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Aide pédagogique à l’utilisation des ressources numériques

Office 365 : Modifier les paramètres d’affichage du courrier14

Il est possible de personnaliser l’affichage des courriers en personnalisant les volets de lecture. Il est aussi possible d’afficher les messages sous la forme de conversations ou de liste les uns à la suite des autres. Cette fiche vous aide à configurer ces paramètres.

1. Activer ou désactiver l’affichage Conversations.

Affichage sous forme de conversations. Les courriers d’un même objet sont regroupés.

Cliquer sur la petite flèche noire pour dérouler et

visualiser les différents éléments d’une conversation

Affichage sous la forme de liste. En fonction des options de tri, les messages

s’empilent les uns après les autres. Les messages envoyés se retrouvent dans le dossier

Eléments envoyés.

14 Pour plus de détails, voir Changer le mode d’affichage du courrier électronique dans Outlook sur le web

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Pour désactiver l’affichage Conversations, dans la partie supérieure de la boite de réception cliquer sur Tout.

Dans le bas menu des options, choisir Messages (2).

Pour revenir à une présentation sous forme de conversations, cliquer sur Conversations.

3. C’est aussi dans ce menu que se retrouvent les options de filtre et de tri.

Par défaut le tri s’effectue par ordre chronologique croissant.

Cliquer sur Date pour inverser ce tri (décroissant). Il en va de même pour les autres options de tri.

2. Modifier les paramètres d’affichage pour la messagerie.

Cliquer sur le menu des paramètres (1) et choisir Paramètres d’affichage (2).

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Le volet des paramètres d’affichage s’ouvre et permet d’effectuer le choix en fonction des besoins. Un menu permet d’effectuer les choix pour les paramètres du volet de lecture ainsi que pour l’affichage en liste de messages et en conversations.

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Aide pédagogique à l’utilisation des ressources numériques

Office 365 : Insérer une signature

En fonction des instituts certaines consignes peuvent vous inviter à ajouter une signature « institutionnelle » à vos courriels. La procédure suivante vous explique comme l’ajouter dans l’Office 365.

1. Se rendre dans o365, cliquer sur le lanceur d’applications pour dérouler les tuiles.

2. Sélectionner Courrier.

3. Dans le coin supérieur droit, cliquer sur la roue dentée (Paramètres).

4. Dans le menu déroulant, choisir Options

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5. Choisir Courrier parmi les différentes options. 6. Et sélectionner Signature électronique. 7. Dans la fenêtre de droite insérer votre signature.

8. Pour que votre signature apparaisse au bas de tous les éléments sortants, y compris les réponses et les transferts, cocher les deux cases.

9. Enregistrer et quitter en cliquant sur Options (10).

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Aide pédagogique à l’utilisation des ressources numériques

Office 365 : créer une réponse automatique15

En fonction de différentes périodes (absence, congé, voyage à l’étranger, …) vous pourriez rédiger un message à destination des personnes qui vous écrivent afin de les prévenir de votre absence. La procédure suivante vous explique comme l’ajouter dans l’Office 365.

10. Se rendre dans o365, cliquer sur le lanceur d’applications pour dérouler les tuiles.

11. Sélectionner Courrier.

12. Dans le coin supérieur droit, cliquer sur la roue dentée (Paramètres).

13. Dans le menu déroulant, choisir Courrier dans les paramètres de vos applications.

15 Pour plus d’informations : https://goo.gl/YsnFJb

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14. Dans la colonne de gauche, choisir Réponses automatiques parmi les différentes options du Courrier.

15. Sélectionner Envoyer des réponses automatiques pour activer les réponses automatiques. 16. Sélectionner Envoyer des réponses uniquement pendant cet intervalle de temps et définir une heure de

début et une heure de fin pour contrôler la période d’envoi des réponses automatiques. Sans définir de période, la réponse automatique reste activée jusqu’à ce qu’elle soit désactivée.

17. Inscrire le message dans la zone réservée. Ce message sera envoyé une fois16 uniquement aux membres de la HE-Vinci.

16 Le message d'absence n'est effectivement envoyé qu'une seule fois à chaque expéditeur. Si un expéditeur

envoi plusieurs messages, il recevra un message d'absence lors de son premier courriel pas pour les suivants.

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18. Sélectionner Envoyer des réponses automatiques aux expéditeurs externes pour envoyer le message une fois aux personnes hors HE-Vinci.

19. Deux options sont possibles : Envoyer des messages uniquement aux membres de la liste de contacts Envoyer des messages à toutes les personnes extérieures à la HE-Vinci.

20. Inscrire le message dans la zone réservée.

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Aide pédagogique à l’utilisation des ressources numériques

Office 365 : activer ou désactiver le courrier pêle-mêle17

La fonctionnalité pêle-mêle déplace des courriers dits de moindre importance de la boite de réception dans un répertoire pêle-mêle. Pour certains, cette fonctionnalité ne fait que cacher des messages qui ne seront pas lus à temps. Cette fiche d’aide explique comment désactiver cette fonctionnalité.

1. Se rendre dans o365, cliquer sur le lanceur d’applications pour dérouler les tuiles.

2. Sélectionner Courrier.

3. Dans le coin supérieur droit, cliquer sur la roue dentée (Paramètres).

4. Dans le menu déroulant, choisir Options.

17 Pour plus d’informations : https://goo.gl/0cYUv2

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5. Sélectionner Traitement automatique 6. puis Courrier pêle-mêle.

7. Décocher la case Séparer les éléments identifiés en tant que courrier pêle-mêle

8. Cliquer sur Enregistrer. La fonctionnalité est désactivée.

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Aide pédagogique à l’utilisation des ressources numériques

Courriel et sécurité, quelques conseils.

Il n’est pas rare de découvrir dans sa boite de courriel de curieux messages. Hoax18, spam, pourriel, virus, cheval de Troie, phishing, … autant d’occasions d’être piégé par des personnes malveillantes. Ceci nous invite à vous conseiller ces quelques comportements à adopter face à des situations critiques19.

Les logiciels malveillants

peuvent provenir, en

apparence, d'une personne

que vous connaissez.

Ils vous trompent pour que

vous les ouvriez.

Ouvrez uniquement les pièces jointes attendues et issues de sources sûres.

Supprimez tous les messages indésirables sans les ouvrir.

Vérifiez la correspondance entre l’adresse affichée de l’expéditeur et l’adresse d’envoi réelle.

Ne jamais cliquer sur un lien dans un courriel sauf si celui-ci est assurément légitime. En cas de doute, survolez (pas cliquer) le lien avec votre souris (voir ci-dessous) afin d’afficher le lien caché derrière le nom de l’adresse.

Dans l’exemple ci-dessus, le lien affiché ne correspond pas à

iCampus mais à un lien vers un script dangereux.

Certains messages de spam

peuvent contenir des

propos injurieux ou des

liens vers des sites Internet

inappropriés.

Si vous pensez qu'un message électronique est un spam, n'y répondez pas, contentez-vous de le supprimer.

Vous pouvez aussi le déclarer comme courrier indésirable et bloquer l’expéditeur.

Si un courrier valide se retrouve dans votre dossier des courriers indésirables, déclarez-le comme courrier légitime.

Les initiateurs d'attaques par

phishing envoient parfois des

messages alarmistes pour vous

inciter à répondre sans réfléchir.

Traitez avec la plus grande méfiance les messages électroniques vous demandant de fournir des informations confidentielles. Les organismes officiels, les banques et les fournisseurs de logiciels ne vous demanderont jamais ces informations par courriel.

Vérifiez l'authenticité d'une demande suspecte avant de répondre par courrier électronique.

Les attaques par phishing reposent généralement sur

une série de messages électroniques présentant un

certain nombre de points communs (les en-têtes et les

pieds de page sont de bons indicateurs).

18 Pour vérifier ces informations fausses qui circulent via les courriels, consultez le site http://www.hoaxkiller.fr/ 19 Inspirés du site http://be.norton.com/security_response/secureemail.jsp

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Aide pédagogique à l’utilisation des ressources numériques

Office 365 : Faire apparaitre le champ Cci

Lors de l'envoi d'un courriel à un groupe de personnes il est parfois préférable d'utiliser le champ Cci à la place du champ A … ou du champ Cc … Si ce champ n'est pas visible voici comment le faire apparaitre lors de la rédaction d'un courriel.

1. Cliquer sur la roue dentée pour faire apparaître les options. 2. Dans le bas de la fenêtre des Options, choisir Courrier 3. Dans la colonne de gauche, sélectionner Disposition puis Format du message 4. Cocher la petite case devant Toujours afficher le champ Cci 5. Cliquer sur Enregistrer 6. Choisir Options pour quitter les options et revenir à la boite de réception.

A l'avenir, lors de la rédaction d'un nouveau courriel le champ Cci appraitra.

39

Aide pédagogique à l’utilisation des ressources numériques

Office 365 : Ajouter un contact de l’annuaire à mes contacts.

L’annuaire regroupe toutes les adresses des personnes, des groupes et des listes de distribution de la HE-Vinci. La recherche dans l’annuaire peut être fastidieuse. La recherche dans les contacts personnels sera plus aisée. Il est possible d’ajouter des contacts de l’annuaire à sa liste de contacts personnels. Cette fiche vous explique la démarche à suivre.

Se rendre dans les contacts. Dans la zone de recherche (1) inscrire le prénom et nom de la personne recherchée. Pour les groupes ou les listes de distribution, inscrire les premières lettres du groupe recherché. 2. Sélectionner la personne ou le groupe recherché. 3. Si le groupe ou la personne recherchée n’apparaît pas, cliquer sur la loupe pour afficher plus de résultats.

Les détails du contact s’affichent. Cliquer dans le menu supérieur sur Ajouter aux contacts (4).

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Si nécessaire, compléter les informations à propos de ce contact.

Cliquer sur Enregistrer (5) pour l’enregistrer dans vos contacts. Le contact est ajouté à la liste de vos contacts personnels.

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Aide pédagogique à l’utilisation des ressources numériques

Office 365 : ajouter un calendrier électronique20

La communauté française de Belgique publie annuellement le calendrier des congés. Il est publié sur le site Enseignement.be. Bien que ces calendriers s’appliquent essentiellement à l’enseignement fondamental et secondaire, il peut s’avérer utile de pouvoir les consulter dans son propre calendrier.

1. Se rendre dans o365, cliquer sur le lanceur

d’applications pour dérouler les tuiles. 2. Sélectionner Calendrier.

3. Dans le menu supérieur, cliquer sur Ajouter un calendrier.

4. Dans le menu déroulant, choisir A partir d’Internet. La fenêtre d’abonnement à un calendrier s’ouvre. Remarque : Il est aussi possible de choisir Calendrier des congés. Cependant ce calendrier ne donne que les jours de congés officiels pour le pays.

5. Se rendre sur le site de l’Enseignament de la Communauté française de Belgique à la page des

calendriers scolaires (http://www.enseignement.be/index.php?page=23953). En dessous des calendriers, se trouve le lien vers le calendrier électronique. Copier le lien Pour les autres.

20 Pour plus d’informations : https://goo.gl/rqJJp9

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6. Revenir à la fenêtre d’abonnement à un calendrier et coller le lien dans la zone Lien vers le calendrier. 7. Donner un nom pour ce calendrier.

8. Enregistrer pour valider l’ajout du calendrier. 9. Les congés viennent s’ajouter dans le calendrier.

Remarque : le procédé d’ajout de calendrier est identique pour tous les calendriers électroniques (ics). Voir aussi en annexe : Office 365 : Ajouter son horaire de Celcat à ses calendriers

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Aide pédagogique à l’utilisation des ressources numériques

Office 365 : Les permissions d’un calendrier partagé

Un calendrier peut être partagé21 avec un ou plusieurs collaborateurs. Pour chacun d’eux, il est possible d’adapter les permissions accordées.

A propos des permissions22. Après avoir partagé un calendrier, il est possible de voir et/ou de modifier les permissions accordées.

1. Un clic droit sur le calendrier et 2. cliquer sur Autorisations de partage …

3. Zone de recherche pour partager le calendrier avec d'autres utilisateurs. Introduire le nom du contact recherché et le sélectionner.

21 Pour tous les détails à propos du partage de calendrier, voir Partage de votre calendrier Outlook Web App

(https://support.office.com/client/Partager-votre-calendrier-7ecef8ae-139c-40d9-bae2-a23977ee58d5)

22 Pour plus d’informations sur l’accès des éditeurs et délégués, voir Délégation de calendrier dans Outlook Web App

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4. Choisir les paramètres de partage.

Peux afficher mes informations de disponibilité affiche uniquement des "plages" horaires dans votre calendrier, sans détails supplémentaires ce qui permet de partager vos moments d'indisponibilité. La personne reçoit un courriel pour accepter ce partage.

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Peut afficher les titres et les emplacements affiche l’heure, le titre de l'événement, l’horaire et l’emplacement, mais aucune autre information.

Peut afficher tous les détails affiche l’horaire, l’objet, l’emplacement et d’autres détails concernant tous les éléments de votre calendrier. Peut modifier permet de donner à un utilisateur l’autorisation de modifier et de supprimer des événements de votre calendrier.

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Aide pédagogique à l’utilisation des ressources numériques

Office 365 : Ajouter son horaire de Celcat à ses calendriers

Il est tout à fait possible d'intégrer un horaire de Celcat parmi les différents calendriers de l'Office 365.

1. Dans un navigateur tapez l’adresse suivante23 : http://horaire.vinci.be:8080/

2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, inscrivez votre adresse institutionnelle @vinci ou @student.vinci.be).

3. Cliquez sur le bouton Envoyer.

Ce message "Oups"

indique une erreur dans

votre adresse.

Revenez à l'étape

précédente, corrigez

l'adresse et envoyez.

23 Il est aussi possible d'ajouter un ou plusieurs horaire(s) des groupes. Dans la démarche ci-dessus, au point 1,

remplacez l'adresse par celle-ci : http://horaire.vinci.be:8080/groups.aspx et suivez la démarche proposée.

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Le message "Succès" confirme le bon déroulement de l'opération.

4. Consultez votre messagerie. Vous avez reçu un message qui contient le lien à utiliser.

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5. Sélectionnez le lien et copiez-le.

6. Rendez-vous dans vos calendriers, sélectionnez Ajouter un calendrier.

7. Et choisissez A partir d'Internet.

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8. Dans la fenêtre suivante, coller le lien reçu par courriel, donnez un titre à ce calendrier (9) et cliquez sur le bouton enregistrer (10) pour valider votre choix.

11. Le nouveau calendrier apparait dans la liste de vos calendriers et affiche les événements de votre emploi du temps "Celcat".

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Aide pédagogique à l’utilisation des ressources numériques

Office 365 : Calendrier et réunions24

Le calendrier permet non seulement de gérer son emploi du temps en y inscrivant ses différentes occupations, il permet aussi aux membres de la HE Vinci d'organiser des rendez-vous, des réunions, …

A. Créer un élément dans le calendrier. Pour créer un événement, un rendez-vous, une réunion dans le calendrier choisir Nouveau puis Evénement de calendrier soit cliquer deux fois dans une plage horaire du calendrier.

Remarque : Un simple clic dans une plage horaire du calendrier ouvre une fenêtre réduite pour insérer un événement.

24 Source : Calendrier dans Outlook sur le web pour les entreprises

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1. Ajouter un titre et un emplacement. 2. Choisir la date, une heure de début et une durée. 3. Si nécessaire, préciser

a. Répéter s'il s'agit d'un événement qui se répète (dans ce cas là, il faut compléter quelques informations par rapport à la répétition).

b. Rappel préciser le rappel ou choisir aucun pour éviter le rappel. c. Enregistrer dans le calendrier choisir le calendier dans lequel cet événement doit

être affiché. d. Afficher comme occupé(e) préciser la disponibilité.

4. Ajouter un rappel par messagerie électronique : dans ce cas, compléter les dfifférentes informations demandées.

5. Enregister (ou ignorer la création) l'événement dans le calendrier

6. Joindre permet d'insérer un ou plusieurs fichiers (Dans le

calendrier, une trombone s'ajoute à l'événement pour signaler la pièce jointe (voir illustration ci-contre)).

7. Réunion Skype (Créer, rejoindre une réunion Skype) 8. Symbole (gadget) 9. Catégoriser permet de classer les événements en fonction

de certaines catégories prédéfinies. Intéressant pour l'aspect visuel du calendrier.

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B. Créer une demande de réunion. Une réunion est un événement de calendrier que vous envoyez à d’autres personnes. Vous créez une réunion de la même façon que vous créez un rendez-vous, mais vous invitez des participants et vous pouvez également ajouter des ressources telles qu’une salle de réunion. 1. Créer la réunion avec les différentes informations. 2. Dans la zone de recherche des contacts, inscrire le nom de la personne recherchée25. 3. Sélectionner la personne dans la liste. 4. Répéter le point 2 et 3 pour ajouter toutes les personnes invitées à la réunion.

5. Un message arrive dans la boite de réception de toutes les personnes invitées. Chacun peut alors choisir d'accepter l'événement, de l'accepter provisoirement, de le refuser ou de proposer une nouvelle heure.

25 Remarque : l’Assistant Planification (lien en haut à droite) permet de vérifier la disponibilité des personnes

et d'organiser en conséquence une réunion.

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6. En acceptant l'invitation, le message disparait de la boite de réception et la réunion est ajoutée au calendrier…

7. … et la personne qui a organisé la réunion reçoit une confirmation dans sa boite de réception.

Remarque : l’Assistant Planification vous permet de vérifier la disponibilité des personnes et

d'organiser en conséquence une réunion.