Outlook 2016 - Récitrecit.csvdc.qc.ca/.../8/2015/08/Outlook16_Tuto_CSVDC.pdf · 2016-04-20 · Je...
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Outlook 2016 Tutoriel http://bit.ly/outlook16csvdc
Table des matières
1. Pourquoi Outlook 2016? ................................................................................................................................ 2
2. Où se trouve le logiciel ? .............................................................................................................................. 2
3. Configuration initiale de votre compte ..................................................................................................... 2
4. La section des favoris de votre boîte de réception ................................................................................ 3
5. Afficher les courriels en tant que conversation dans votre fil ............................................................... 5
6. Signature « normale » .................................................................................................................................... 5
7. Signature « carte d’affaire » ......................................................................................................................... 6
8. Ouvrir une deuxième fenêtre pour votre calendrier ............................................................................... 8
9. Rédiger un courriel (Cci, raccourcis) ......................................................................................................... 8
10. Envoyer une copie d’un fichier (pièce jointe d’un courriel) ................................................................. 9
11. Partager l’accès à votre fichier qui se trouve dans OneDrive (Web) ................................................. 9
12. Partager l’accès à des fichiers qui … sont synchronisés avec OneDrive (logiciel) ........................ 10
13. Répondre rapidement à un courriel ........................................................................................................ 10
14. Utiliser des modèles de courriel ................................................................................................................. 11
15. Transformer un courriel en réunion ........................................................................................................... 11
16. Transformer une réunion en réunion Skype ............................................................................................. 12
17. Transformer un courriel en tâche .............................................................................................................. 12
18. Afficher en permanence la section des tâches .................................................................................... 13
19. Rappeler un courriel .................................................................................................................................... 13
20. Recherche avancée ................................................................................................................................... 14
21. BAL partagées et accès délégués ........................................................................................................... 15
22. Réponses automatiques ............................................................................................................................. 16
23. Actions rapides ............................................................................................................................................. 17
24. Règles ............................................................................................................................................................. 18
25. Rendez-vous ou réunion dans votre calendrier ? .................................................................................. 20
26. Catégories dans les calendriers ................................................................................................................ 21
27. Rappels ........................................................................................................................................................... 22
28. Calendriers partagés ................................................................................................................................... 22
29. Les calendriers de mon établissement..................................................................................................... 24
30. Réserver une salle dans un calendrier de mon école .......................................................................... 24
31. Réserver une ressource dans un calendrier de mon école ................................................................. 26
1. Pourquoi Outlook 2016?
La tuile Courrier de l’interface Web d’Office 365 (OWA) nous offre un
produit qui fait un excellent travail, mais la version logiciel d’Outlook, bien
que légèrement plus complexe, offre des avantages intéressants. Je crois
que les grands utilisateurs qui ont accès à un même ordinateur tous les
jours ont avantage à utiliser Outlook 2016 par rapport à l’environnement Web qui
implique inévitablement plus de clics et de plus longues périodes d’attente entre
chacune des actions. On parle bien sûr de fractions de seconde, mais quand
même. C’est aussi sans parler des fonctionnalités qui ne sont présentes que dans la
version logicielle. Bref, l’augmentation en complexité fera rapidement place aux
gains en efficacité avec Outlook 2016 par rapport à l’interface Web.
2. Où se trouve le logiciel ?
Si vous utilisez Windows 8 ou Windows 10, cliquez sur le logo Windows dans
le coin inférieur gauche de votre écran et commencez à inscrire au
clavier le nom du logiciel (Outlook).
Windows vous offrira alors le logiciel en question dans les
choix si la suite Office 2016 est installée sur votre poste.
Notez que pour la majorité des sujets qui sont couverts par
ce tutoriel, la version 2013 suffit.
3. Configuration initiale de votre compte
Suite au premier
démarrage du logiciel
sur votre session,
effectuez les choix
suivants :
Si vous devez inscrire les informations de la première
fenêtre à la main, suivez ces consignes :
Je vous conseille de laisser Outlook actif plusieurs minutes suite au un premier
démarrage étant donné qu’il y a une synchronisation qui est effectuée en tâche de
fond afin de rendre plusieurs
contenus disponibles
directement sur votre disque dur.
C’est d’ailleurs pour cette raison qu’il n’est pas conseillé d’utiliser Outlook (logiciel)
sur des ordinateurs que vous n’allez utiliser que pendant quelques minutes. Il vaut
mieux à ce moment utiliser OWA.
4. La section des favoris de votre boîte de réception
Cette section qui se trouve au haut de la colonne de gauche vous permettra
d’archiver efficacement des courriels. Contrairement à votre boîte de réception qui
affiche inévitablement l’ensemble de vos dossiers, la zone des favoris n’affiche que
ceux que vous sélectionnez. Cette image représente un bon exemple qui contient
un dossier pour les courriels professionnels et un autre pour les courriels personnels.
a) Pour créer un nouveau dossier dans votre zone des favoris (il se retrouvera aussi dans votre boîte de réception complète)
I. effectuez un clic droit sur Boîte de réception et
sélectionnez Nouveau dossier
II. Nommez le dossier que vous désirez créer et
appuyez sur OK
b) Pour ajouter à votre zone des favoris, un dossier qui se
trouve déjà dans votre boîte de réception
I. Cliquez sur le petit triangle à la gauche de votre
adresse de courriel dans la zone de votre boîte de
réception complète
II. Cliquez sur le petit triangle à la gauche de Boîte de
réception
III. Vous devriez maintenant voir l’ensemble des
dossiers qui se trouvent dans votre boîte de
réception, dont ceux qui ont été transférés
automatiquement de FirstClass. Si vous désirez
fréquemment archiver des courriels dans l’un de
ces dossiers, effectuez un clic droit sur ce dernier et
sélectionnez
Afficher dans les
Favoris
À partir de ce moment, le dossier en question sera
disponible des deux endroits
c) Vous pourrez maintenant classer rapidement
les courriels traités …
… dans les quelques dossiers où vous désirez
archiver vos contenus d’un simple glisser-
déposer.
Conservez à la racine de votre boîte de
réception que les courriels qui n’ont pas
encore été traités. Ainsi, les courriels qui s’y
trouvent ressembleront à une liste de choses à
faire. Évitez de perdre du temps à trier parmi un trop grand nombre de courriels
dont plusieurs n’ont pas besoin de demeurer à cet endroit.
5. Afficher les courriels en tant que conversation dans votre fil
Je trouve personnellement bien utile de
pouvoir accéder le plus rapidement possible
aux courriels qui ont précédé un courriel reçu.
En ce sens, je trouve que d’afficher les courriels
en tant que conversation est le moyen le plus
efficace d’y parvenir. On obtient alors un petit
triangle à la gauche de chaque courriel qui fait partie d’une conversation que l’on
peut faire basculer afin d’y retrouver rapidement les courriels liés, même si ces
derniers sont classés dans des dossiers.
6. Signature « normale »
Vous avez la possibilité d’insérer une ou plusieurs signatures qui peuvent contenir des
images avec Outlook. Notez que même si vous avez configuré une signature pour
OWA, vous devez en configurer une avec Outlook. Voici les étapes pour y arriver :
a. Téléchargez ce fichier Word (http://goo.gl/kIiJVH)
b. Modifiez le tableau afin d’y inclure vos informations
c. Copiez le tableau en entier
d. Ouvrez un nouveau message
Cliquez sur Inclure, sur Une signature et sur
Signatures
e. Cliquez sur Nouveau, inscrivez un
nom de signature et cliquez sur OK
f. (a) Cliquez dans la zone du bas et
collez ce qui a été copié du
document Word précédemment.
Vous ne devriez pas voir à cet
endroit l’image du logo de la CS,
mais elle sera visible au bas des
courriels quand même.
(b) Sélectionnez le nom de votre
signature dans les deux menus
déroulants qui se trouvent sous le
nom de votre compte afin que
cette signature soit apposée par défaut dans vos courriels et dans vos réponses.
(c) Cliquez sur OK
7. Signature « carte d’affaire »
Malgré que d’un point de vue esthétique, ce type de signature est intéressant, je ne
suggère pas son utilisation étant donné qu’il génère une pièce jointe à tous vos
courriels que vous allez envoyer. Ça peut être pratique quand vous écrivez
majoritairement à des gens de l’extérieur qui pourront plus facilement enregistrer vos
informations de contact, mais à l’interne, c’est moins pertinent. Voici quand même
comment procéder :
a. Ouvrez le module Contacts ou
b. (1)Créez un contact à votre nom
en y inscrivant toutes les
informations que vous désirez voir
apparaître dans votre signature
c. Si vous désirez que le logo de la CS soit disposé à la gauche de vos
informations dans votre signature, mettez de côté la fenêtre de
contact et téléchargez ce fichier d’image sur votre poste de travail
d. (2) Retournez dans la fenêtre de votre contact, cliquez sur la zone d’image et
sélectionnez ensuite le fichier que vous venez de télécharger sur votre poste.
e. Enregistrez et fermez votre fenêtre de contact
f. Allez dans la zone de votre boîte de réception
g. Ouvrez un nouveau courriel vierge
h. Cliquez sur Inclure, sur Une signature et sur
Signatures
i. Cliquez sur Nouveau, inscrivez un nom de signature
et cliquez sur OK
ou
j. Cliquez sur Carte de visite, sélectionnez votre
nom et appuyez sur OK à deux reprises
8. Ouvrir une deuxième fenêtre pour votre calendrier
Il peut être stratégique d’avoir en permanence une
fenêtre ouverte qui affiche votre boîte de réception
et une autre pour votre calendrier. Pour ce faire,
effectuez un clic droit sur l’icône du calendrier au
bas de votre écran d’Outlook.
9. Rédiger un courriel (Cci, raccourcis)
Voici quelques stratégies pour vous aider à rédiger plus rapidement vos courriels. Le
plus souvent, c’est l’utilisation d’un raccourci clavier qui permet d’être le plus
efficace. Voici quelques exemples :
a) Si vous n’êtes pas devant votre boîte de réception, appuyez sur CTRL-1 pour vous
y rendre rapidement
b) Appuyez sur CTRL-N (nouveau) pour ouvrir un courriel
vierge
c) Pour afficher le champ Cci, dans le menu Options, cliquez
sur le bouton Cci
d) Inscrivez le nom d’un destinataire ou son adresse de
courriel et appuyez sur CTRL-K pour transformer ce nom en
adresse de courriel reconnue. (ça doit être une personne de la CSVDC, une adresse dans vos
contacts ou une personne à qui vous avez déjà écrit)
e) Rédigez votre courriel
f) Appuyez sur CTRL-Entrée pour l’envoyer
10. Envoyer une copie d’un fichier (pièce jointe d’un courriel)
Il existe encore des contextes où le fait de joindre une copie d’un fichier que l’on
désire partager, c’est une bonne idée, mais c’est plutôt rare. En général, il vaut
mieux donner accès à notre fichier à l’aide d’un lien, surtout si ce dernier est déjà
dans OneDrive (infonuagique).
Démarche pour joindre une copie d’un
fichier :
a) Dans un courriel que vous vous
apprêtez à envoyer à un destinataire,
cliquez sur l’icône du trombone
b) Sélectionnez Parcourir ce PC
c) Sélectionnez le fichier sur votre poste
de travail
11. Partager l’accès à votre fichier qui se trouve dans OneDrive (Web)
a) Dans un navigateur Web, allez sur le site d’Office 365 et cliquez sur la tuile
OneDrive
b) Parcourez les répertoires et effectuez un clic droit sur le
fichier que vous désirez partager
c) Sélectionnez Obtenir un lien
d) Sélectionnez le type de partage
que vous désirez activer en
fonction des permissions à donner
(consultation ou modification) et
de la clientèle à qui vous vous
adressez (CSVDC seulement ou
tout le monde à qui vous allez
offrir ce lien)
e) Copiez le lien offert
f) Dans le courriel que vous vous apprêtez à
envoyer à votre destinataire, écrivez une
phrase qui invite le destinataire à cliquer sur le
lien que vous pourrez coller ou profitez de la
fonctionnalité d’insertion d’un lien hypertexte
tel que démontré dans ces deux images :
12. Partager l’accès à des fichiers qui se trouvent sur votre poste et
qui sont synchronisés avec OneDrive (logiciel)
g) Dans un courriel que vous vous
apprêtez à envoyer à un
destinataire, cliquez sur l’icône du
trombone
h) Sélectionnez Parcourir les
emplacements Web
i) Sélectionnez OneDrive – Comm.
Sco. VDC
j) Sélectionnez le fichier dans la liste
des fichiers qui se trouvent dans
votre répertoire OneDrive
k) Au besoin, modifiez les permissions à
offrir aux destinataires
*** Cette démarche ne fonctionne
qu’avec des destinataires de la CSVDC
13. Répondre rapidement à un courriel
Si vous êtes devant un courriel, CTRL-Maj-R vous permettra de rapidement répondre
à tous alors que CTRL-R vous permettra de répondre à l’expéditeur.
14. Utiliser des modèles de courriel
Si vous avez à rédiger fréquemment des courriels similaires, vous auriez sûrement
avantage à utiliser les modèles de courriel. Une fois enregistrés sur votre poste de
travail, ces modèles vous permettront d’ouvrir des copies plutôt que les originaux.
Voici comment procéder :
a) Rédigez votre courriel en y insérant tout ce qui est répétitif
b) Si vous avez configuré une signature automatique qui s’ajoute à tous vos
courriels, supprimez-là de votre modèle, car elle sera ajoutée automatiquement
lorsque vous ouvrirez votre modèle pour générer un nouveau courriel
c) Allez dans le menu Fichier et cliquez sur Enregistrer sous
d) Suivez les étapes 1 à 4 sur cette
image
e) Fermez et supprimez votre
courriel qui n’aura servi qu’à
créer votre modèle
f) Cliquez à 2 reprises sur votre
modèle à partir de l’endroit
choisi sur votre poste pour créer
un courriel à son image au
besoin
15. Transformer un courriel en réunion
Si le contenu d’un courriel correspond à une
rencontre que vous désirez tenir avec les
personnes impliquées dans un courriel, utilisez
la fonctionnalité Répondre avec une réunion.
En un seul clic, vous pourrez créer une
réunion qui impliquera automatiquement toutes ces personnes à un moment précis
qui sera fixé dans vos calendriers respectifs. Au besoin, vous pourrez enlever une ou
toutes les personnes impliquées afin de ne retenir que votre nom. Notez que tout le
contenu du courriel sera copié à la réunion sans qu’il n’y ait de liens avec le courriel
lui-même. C’est une façon rapide d’évacuer un courriel de votre boîte de
réception et le faire basculer dans un endroit précis de votre calendrier en plus d’y
associer une salle et un rappel au besoin.
16. Transformer une réunion en réunion Skype
Si vous prévoyez ne pas être physiquement
au même endroit que vos interlocuteurs, mais
que vous désirez quand même avoir la
chance de vous voir en plus de discuter et
même partager vos écrans, il est stratégique
d’utiliser la fonctionnalité Réunion Skype. En
activant ce bouton à partir de la fenêtre
d’une réunion, vous allez générer un hyperlien
dans le texte de la réunion qui pointera automatiquement vers une session de
visioconférence via Skype Entreprise ouverte à tous les participants de la réunion.
17. Transformer un courriel en tâche
Si le courriel reçu implique une tâche, mais que vous ne voulez pas bloquer un
moment précis afin de la réaliser, le suivi est plus approprié. Le suivi vous permettra
d’indiquer un début et une échéance pour l’accomplissement de la tâche ainsi
qu’un rappel au besoin. Voici comment faire :
a) Effectuez un clic droit sur le drapeau à la droite
du titre du courriel
b) Sélectionnez Personnalisé
c) Sélectionnez le début et la fin de la période pour
effectuer la tâche
d) Précisez au besoin un moment pour recevoir un
rappel
e) Appuyez sur OK
f) Vous pouvez maintenant classer votre courriel,
car il sera accessible à partir de la section des taches en plus du fait que vous
allez recevoir un rappel au besoin.
18. Afficher en permanence la section des tâches
Si votre écran est assez large et que vous utilisez les tâches, il est fort utile d’afficher
en permanence la zone
des tâches. Vous pourrez
afficher cette 4e colonne
en utilisant le menu
Affichage d’Outlook et en
sélectionnant Barre des
tâches puis finalement, en
activant Tâches.
19. Rappeler un courriel
Notez qu’il n’est possible, avec le logiciel Outlook seulement, de rappeler un courriel
que si ce dernier a été envoyé à un destinataire de notre organisation et qu’il ne l’a
pas ouvert. Notez aussi que cette démarche est malheureusement peu fiable. Il y a
quelques mois, ça fonctionnait relativement bien, mais ces derniers temps, dans
plusieurs cas, les demandes de rappel semblent tomber dans le néant. Voici quand
même la procédure à suivre :
a) Vous devez commencer par ouvrir une copie du courriel envoyé dans sa propre
fenêtre en cliquant à deux reprises sur ce dernier qui se trouve sûrement dans
votre dossier Éléments envoyés
b) Si la fenêtre de ce courriel
ouvert n’est pas très large,
vous devrez cliquer sur la zone
Déplacer et choisir ensuite
Actions puis Rappeler ce
message.
Si votre fenêtre est relativement large, vous aurez le choix
des Actions au premier niveau, à côté du bouton Déplacer
c) Vous aurez alors la possibilité de Supprimer les
copies non lues de ce message (au pluriel s’il y
avait plusieurs destinataires) qui se trouvent dans
les boîtes de réception de vos destinataires.
Cliquez sur OK et fermez simplement la fenêtre si
c’est votre choix. Quelques minutes après le
rappel (parfois jusqu’à 5-10) un courriel envoyé
par le serveur vous informera de la réussite ou
pas de ce rappel.
d) Vous avez aussi la possibilité de Supprimer les copies non lues et les remplacer
par un nouveau message. Cette deuxième option a pour effet de vous
permettre de modifier le courriel rappelé avant de l’envoyé à nouveau en plus
de supprimer la copie originale dans la boîte de réception des destinataires qui
n’auraient pas lu le courriel. Encore une fois, le rappel peut prendre quelques
minutes avant d’être fait par le serveur, mais le nouveau courriel sera envoyé et
disponible tout de suite dans la boîte de réception de vos destinataires.
20. Recherche avancée
Le champ de recherche instantané qui se trouve au-dessus de la colonne du centre
qui affiche vos courriels devrait répondre à la forte majorité de vos besoins de
recherche.
C’est d’autant plus vrai si vous
jumelez cette utilisation aux
éléments qui se trouvent dans la
section Affiner
Même chose si vous précisez les lieux où se
fera la recherche à l’aide du menu
déroulant juste à la droite du champ de
recherche instantané
Dans les rares cas où ce n’est pas suffisant, sachez
qu’il y a une fenêtre de recherche avancée qui
permet de déterminer plusieurs critères de
recherche. Cette dernière est disponible sous le
bouton Outils de recherche qui est
automatiquement visible quand un mot est inscrit
dans le champ de recherche instantané
21. BAL partagées et accès délégués
Il est possible de partager divers éléments de votre compte de plusieurs manières,
mais la façon la plus simple et organisée de configurer ces partages, c’est
assurément de passer par les accès délégués. Voici comment procéder :
a) Cliquez sur le menu Fichier de votre logiciel Outlook
b) Cliquez sur Paramètres du compte et sur Accès
délégué
c) Cliquez sur Ajouter et sélectionnez le nom de la
personne avec qui vous désirez partager certaines
informations de votre compte
d) Sélectionnez le niveau de partage pour chacun des
éléments, ajoutez un crochet afin d’envoyer un
courriel à la personne concernée afin de l’informer
de ses nouveaux accès et appuyez sur OK
Si les permissions offertes ne sont pas assez précises, notez qu’il est possible
d’obtenir plus de finesse dans les droits en partageant directement à partir de
votre calendrier ou de votre boîte de réception par exemple, mais les accès
délégués nous offrent généralement tout ce dont on a besoin et c’est
beaucoup plus simple à gérer.
Pour partager votre calendrier, effectuez un clic droit sur
son nom dans la colonne de gauche et sélectionnez
Propriétés
Vous aurez alors accès à ces niveaux de permission :
22. Réponses automatiques
Vous pouvez programmer des réponses automatiques afin que vos interlocuteurs
reçoivent un message de votre part aussitôt qu’ils vous écriront pendant une
absence prolongée et imprévue.
a) Cliquez sur le menu Fichier d’Outlook
b) Sélectionnez le bouton
Réponses automatiques
c) Activez Envoyer des réponses automatiques
d) Activez Envoyer uniquement pendant ce
temps
e) Précisez la date du début et de la fin
f) Inscrivez le texte que vous désirez envoyer
automatiquement aux gens qui vous écriront
g) Appuyez sur OK
Notez que par défaut, ce ne sont que les
gens de l’organisation qui vont recevoir la
réponse automatique.
Si vous désirez aussi l’envoyer aux gens de
l’extérieur qui vous écriront (en général, ce
n’est pas une bonne idée étant donné que
vous allez répondre à tous les pourriels que
vous allez recevoir…), il faut aller dans l’onglet En dehors de mon organisation et
activer le crochet qui s’y trouve.
23. Actions rapides
Cette section du ruban vous permettra de créer des boutons qui peuvent
représenter plusieurs actions que vous effectuez fréquemment. En un seul clic par
exemple, vous pouvez faire en sorte qu’un courriel soit considéré comme lu, qu’il
soit archivé, qu’il génère une tâche, etc.
Pour configurer une action rapide,
a) Cliquez sur le triangle à la droite de la section des
actions rapides offertes :
b) Sélectionnez une première action
rapide dans la liste des offres initiales
ou sélectionnez Personnalisé afin de
créer de toute pièce votre action
rapide
c) Un nouveau lien portant le nom de
votre action rapide sera maintenant
offert dans votre section des actions
rapides
24. Règles
Les règles ont un fonctionnement légèrement similaire aux actions rapides dans la
mesure où ce sont des actions répétitives que l’on programme, mais dans le cas des
règles, les actions seront prises automatiquement en fonction de conditions à établir
plutôt que de générer un bouton.
À titre d’exemple, je vous propose la création de 2 règles qui impliquent que vous
passiez d’abord par votre boîte de réception afin d’y créer 2 catégories :
a) Cliquez sur Classer
b) Cliquez sur
c) Cliquez sur Nouveau
d) Sélectionnez un titre (seul destinataire) et une
couleur puis appuyez sur OK
e) Cliquez sur Nouveau à nouveau afin de créer la catégorie Suis en CC
f) Pour créer votre nouvelle règle, cliquez sur le menu
Fichier
g) Sélectionnez Gérer les règles et les alertes
h) Cliquez sur Nouvelle règle
i) Cliquez sur Appliquer la règle aux messages que je
reçois et sur Suivant
j) Cliquez sur dont je suis l’unique destinataire et sur
Suivant
k) Cliquez sur l’assigner à la Catégorie spécifiée,
cliquez sur Catégorie dans la section du bas,
sélectionnez la catégorie en question dans la liste,
sur OK et sur Suivant
l) La prochaine page vous demande s’il y aura des
exceptions, cliquez sur Terminer
Vous pourriez créer une deuxième règle de la même façon pour les courriels où
vous êtes en CC et leur attribuer une couleur différente. Ainsi, d’un coup d’œil
rapide, vous pourrez différencier les courriels qui vous sont directement adressés par
rapport aux autres.
25. Rendez-vous ou réunion dans votre calendrier ?
Dans votre calendrier, vous obtiendrez un
formulaire de rendez-vous si vous cliquez
à deux reprises dans une case. C’est
pertinent pour toute inscription à votre
calendrier qui ne concerne que vous.
Vous devriez donner un titre, préciser une
heure de début et de fin, inscrire du texte
au besoin et finalement enregistrer le rdv.
Si vous désirez qu’en plus de votre calendrier, l’information se
trouve aussi dans un autre calendrier (un collègue, le
calendrier d’un local ou d’une ressource), il faut plutôt créer
une réunion. Vous pourriez transformer un rdv en réunion en
ajoutant un participant à l’aide du bouton Inviter.
Vous pouvez aussi ouvrir un formulaire de réunion dès le départ
en utilisant bouton Nouvelle réunion qui se trouve dans le coin
supérieur gauche de la fenêtre des calendriers.
Ce formulaire de réunion vous offre
deux champs supplémentaires par
rapport aux rendez-vous pour préciser
les noms des personnes impliquées
(À…) ainsi que les emplacements que
vous pourrez préciser à l’aide du
bouton Salles.
Notez aussi que vous ne pourrez pas
simplement enregistrer votre réunion.
Vous devez plutôt l’Envoyer étant
donné que ça implique d’autres
calendriers que le vôtre. Si vous avez spécifié un emplacement en ajoutant le nom
d’un calendrier de salle, votre réservation va aussi se retrouver dans le calendrier de
cette salle si vous avez les droits nécessaires. En général, tous les employés d’un
établissement ont les droits nécessaires pour réserver dans les calendriers de leur(s)
établissement(s). Vous allez d’ailleurs recevoir un courriel qui confirmera votre
réservation quelques minutes après avoir envoyé votre réunion.
Si, en plus ou à la place d’une salle, vous avez inscrit les noms de collègues, sachez
que la réunion n’ira pas se loger directement dans leur calendrier. Ils devront
d’abord l’accepter à partir de leur boîte de réception avant qu’elle s’y retrouve.
Si, en plus ou à la place d’une salle ou du nom de collègues, vous avez inscrit les
noms de calendriers de ressources (au même endroit que les noms de collègues)
afin de les réserver, le fonctionnement est le même que pour les salles.
26. Catégories dans les calendriers
Il est très utile de catégoriser vos rendez-vous et réunions afin d’obtenir une vue
d’ensemble qui permet rapidement de repérer ce que l’on cherche. Voici
comment faire pour créer des catégories que vous pourrez ensuite associer à des
rendez-vous ou à des réunions :
a) Ouvrez un rendez-vous ou une réunion,
vierge ou existant
b) Cliquez sur le bouton Classer qui sera visible dans le ruban si votre fenêtre est
assez large. Dans le cas contraire, il
faudra cliquer d’abord sur Indicateur et
ensuite sur Classer.
c) Cliquez sur Toutes les catégories
d) Cliquez sur Nouveau, inscrivez le nom de votre catégorie,
sélectionnez une couleur et
cliquez sur OK
e) Répétez le processus au besoin afin d’avoir toutes les catégories nécessaires et
appuyez sur OK à la fin.
f) Pour associer une catégorie à vos rendez-vous ou réunions, vous n’aurez qu’à
sélectionner la catégorie en question tel que démontré en a) et b)
27. Rappels
Il est fort utile dans plusieurs contextes de programmer un rappel lorsque vous
inscrivez un rendez-vous ou une réunion à votre calendrier. Voici comment faire
pour recevoir un tel rappel quelques minutes ou jours avant l’événement en
question :
a) Dans le ruban de la fenêtre d’un
rendez-vous ou d’une réunion,
cliquez sur le bouton des Options et
ensuite sur Aucun qui est placé à la
droite du mot Rappel afin de
sélectionner un délai avant
l’événement en question
b) Notez que vous pouvez changer les
valeurs numériques une fois que vous aurez sélectionné un délai. Par exemple, si
vous désirez recevoir un rappel 5 jours avant
l’événement, sélectionnez 4 jours et cliquez ensuite
sur la zone de texte afin de modifier les chiffres au
besoin.
28. Calendriers partagés
Par défaut, tous les calendriers de notre organisation sont partagés. Évidemment,
vos informations sont protégées et personne ne pourra voir ce que vous avez écrit
dans votre calendrier à moins que vous ne le partagiez vous-même. Par contre, il est
utile de savoir que tous les calendriers affichent Occupé pour chacune des plages
horaires où vous avez inséré un rendez-vous ou une réunion. Vos disponibilités sont
donc du domaine public au sein de l’organisation. Il en est ainsi pour favoriser la
prise de rendez-vous. Étant donné que tous les calendriers sont partagés, une
personne A peut aller chercher le calendrier d’une personne B et le consulter avant
de lui proposer des dates pour une éventuelle rencontre.
Évidemment, les calendriers de réservation pour les salles ou les ressources
fonctionnement de cette façon aussi avec des droits supplémentaires pour tous les
employés du même établissement afin de leur permettre de voir la nature des
réservations en placées par les autres.
Pour consulter un calendrier partagé, que ça soit celui d’une personne ou d’une
ressource :
a) Allez dans la section des calendriers d’Outlook
b) Dans le ruban, section Accueil, cliquez sur
Ouvrir le calendrier et sur Ouvrir le
calendrier partagé
c) Dans la fenêtre qui s’ouvrira, appuyez sur Nom… afin
d’accéder à l’annuaire
d) Inscrivez les lettres du début
du nom du calendrier en
question (le vrai nom de la
personne ou le nom du
calendrier de la ressource qui
débute souvent par le numéro
de l’établissement en
question) et sélectionnez le
calendrier dans la liste avant
d’appuyer sur OK
notez que les calendriers sont représentés par une icône particulière
e) Vous avez maintenant accès au calendrier en
question dans la colonne de gauche de votre
section des calendriers d’Outlook. S’il y a un
crochet à la gauche de ce calendrier, c’est
qu’il est ouvert. Si vous voyez aussi un crochet
similaire à côté du calendrier qui porte
simplement le nom de calendrier tout au haut
de la colonne de gauche (c’est votre
calendrier), c’est que les deux calendriers sont visibles en même temps, côte à
côte.
f) Si vous désirez voir les événements des deux
calendriers superposés, cliquez sur la flèche du
calendrier de droite :
29. Les calendriers de mon établissement
Dans votre établissement, vous avez probablement quelques calendriers de
réservation de salles ou de ressources. Ces derniers portent généralement un nom
qui débute par le numéro de votre établissement suivi de quelques mots qui
décrivent le lieu ou la ressource (ex. : 002-iPad-Mini-1-10). Vous avez sûrement aussi
un calendrier qui porte le nom de 002-Calendrier. Ce dernier est destiné à
l’inscription par plusieurs personnes dans l’école de divers événements afin que tous
soient informés.
Finalement, vous avez aussi un calendrier qui est celui du groupe Office de
l’établissement. Ce dernier porte généralement un nom comme suit : 002-École De
l’Assomption et il n’est accessible qu’en passant par votre groupe sur le Web. Notez
que toute inscription dans ce dernier calendrier aura pour effet de se retrouver dans
les calendriers de chaque membre du groupe. C’est donc à utiliser avec
modération et que pour ce qui concerne la forte majorité des membres du groupe.
30. Réserver une salle dans un calendrier de mon école
Pour réserver une salle, vous devez absolument inscrire une réunion dans votre
propre calendrier en invitant le calendrier de la salle. Voici comment procéder :
a) Assurez-vous que c’est bien votre calendrier et que c’est uniquement ce dernier
qui est sélectionné dans la colonne de gauche de la section des calendriers
d’Outlook
b) Cliquez sur le bouton pour créer une réunion
c) Inscrivez un titre pour votre réservation et précisez
l’heure de début et de fin (très important pour une
réservation de ne pas laisser simplement le crochet
à journée entière sans préciser les heures sans quoi
d’autres réservations pour la même période
pourront être acceptées)
d) Cliquez sur le bouton Salle si vous désirez réserver un lieu
e) Inscrivez le début du nom du calendrier de la salle
f) Sélectionnez ce calendrier dans la liste
g) Cliquez sur Salles
h) Cliquez sur OK
i) Cliquez sur Envoyer
j) Vous recevrez un courriel dans les secondes qui suivront (2 min maximum) qui
vous indiquera si votre réservation est acceptée
31. Réserver une ressource dans un calendrier de mon école
Pour réserver une ressource, procédez de la même façon que pour réserver une
salle pour les étapes a), b), c)
d) Cliquez sur le bouton À…
e) Inscrivez le début du nom du calendrier de la ressource
f) Sélectionnez le calendrier de la ressource dans la liste
notez que les calendriers sont représentés par une icône particulière
g) Cliquez sur Obligatoire
h) Cliquez sur OK
i) Cliquez sur Envoyer
j) Vous recevrez un courriel dans les secondes qui suivront (2 min maximum) qui
vous indiquera si votre réservation est acceptée
Dominic Gagné
C.P.-T.I.C.-C.S.V.D.C.
Service local du RÉCIT à la CSVDC
http://recit.csvdc.qc.ca