Outils de Pilotage

Stucture Domaine LibelleENAREF Suivi-évaluation Programme d'activités

ENAREF Suivi-évaluation Rapport d'activités

ENAREF Suivi-évaluation Tableau de bord prévisionnel

ENAREF Suivi-évaluation Tableau de bord d'exécution

ENAREF Organisation du travail Manuel de procédures

ENAREF Contrôle de gestion Cartographie des risques

ENAREF Contrôle de gestion Audits organisationnels

ENAREF Contrôle de gestion Evaluation des performances

ENAREF Contrôle de gestion Politique qualité

SP-PMF Suivi-évaluation Programme d'activités

SP-PMF Suivi-évaluation Rapport d'activités

SP-PMF Suivi-évaluation Tableau de bord prévisionnel

SP-PMF Suivi-évaluation Tableau de bord d'exécution

SP-PMF Organisation du travail Fiches de poste de travail

SP-PMF Organisation du travail Manuel de procédures

SP-PMF Organisation du travail Code de déontologie

SP-PMF Organisation du travail Guide des tâches

SP-PMF Contrôle de gestion Cartographie des risques

SP-PMF Contrôle de gestion Audits organisationnels

SP-PMF Contrôle de gestion

SP-PMF Contrôle de gestion Evaluation des performances

FBDES Suivi-évaluation Programme d'activités

FBDES Suivi-évaluation Rapport d'activités

FBDES Suivi-évaluation Tableau de bord prévisionnel

FBDES Suivi-évaluation Tableau de bord d'exécution

FBDES Suivi-évaluation

FBDES Organisation du travail Fiches de poste de travail

FBDES Organisation du travail Code de déontologieFBDES Organisation du travail Guide des tâches

FBDES Contrôle de gestion Cartographie des risques

Référentiel de délais de traitement des dossiers

Autres outils (Plan d'action de la lettre de mission)

FBDES Contrôle de gestion Audits organisationnels

FBDES Contrôle de gestion

FBDES Contrôle de gestion Evaluation des performances

DGTCP Suivi-évaluation Programme d'activités

DGTCP Suivi-évaluation Rapport d'activités

DGTCP Suivi-évaluation Tableau de bord prévisionnel

DGTCP Suivi-évaluation Tableau de bord d'exécution

DGTCP Suivi-évaluation Autres outils (Contrats d'objectifs)

DGTCP Organisation du travail Fiches de poste de travail

DGTCP Organisation du travail Manuel de procéduresDGTCP Organisation du travail Code de déontologie

DGTCP Organisation du travail Guide des tâches


DGTCP Contrôle de gestion Cartographie des risques

DGTCP Contrôle de gestion Audits organisationnels

DGTCP Contrôle de gestion

DGTCP Contrôle de gestion Evaluation des performances

DGTCP Contrôle de gestion

DGI Suivi-évaluation Programme d'activités

DGI Suivi-évaluation Rapport d'activités

DGI Suivi-évaluation Tableau de bord prévisionnel

DGI Suivi-évaluation Tableau de bord d'exécution

DGI Organisation du travail Fiches de poste de travail

DGI Organisation du travail Manuel de procédures

DGI Organisation du travail Code de déontologie

DGI Organisation du travail Guide des tâches

DGI Contrôle de gestion Cartographie des risques

DGI Contrôle de gestion Audits organisationnels

DGI Contrôle de gestion

DGI Contrôle de gestion Evaluation des performances


autres outils (Plan annuel de contrôle)


DGSI Suivi-évaluation Programme d'activités

DGSI Suivi-évaluation Rapport d'activités

DGSI Suivi-évaluation Tableau de bord prévisionnel

DGSI Suivi-évaluation Tableau de bord d'exécution

DGSI Organisation du travail Fiches de poste de travail

DGSI Organisation du travail Manuel de procédures

DGSI Organisation du travail Code de déontologie

DGSI Organisation du travail Guide des tâches

DGSI Contrôle de gestion Cartographie des risques

DGSI Contrôle de gestion Audits organisationnels

DGSI Contrôle de gestion

DGSI Contrôle de gestion Evaluation des performances

FAARF Suivi-évaluation Programme d'activités

FAARF Suivi-évaluation Rapport d'activités

FAARF Suivi-évaluation Tableau de bord prévisionnel

FAARF Suivi-évaluation Tableau de bord d'exécution

FAARF Organisation du travail Fiches de poste de travail

FAARF Organisation du travail Code de déontologie

FAARF Organisation du travail Guide des tâchesFAARF Organisation du travail Manuel de procédures

FAARF Contrôle de gestion

FAARF Contrôle de gestion Evaluation des performances

INSD Suivi-évaluation Programme d'activités



INSD Suivi-évaluation Rapport d'activités

INSD Suivi-évaluation Tableau de bord prévisionnel

INSD Suivi-évaluation Tableau de bord d'exécution

INSD Organisation du travail Fiches de poste de travail

INSD Organisation du travail Manuel de procéduresINSD Organisation du travail Code de déontologieINSD Organisation du travail Guide des tâchesINSD Organisation du travail Autres outilS (Guide managérial)

INSD Contrôle de gestion Cartographie des risques

INSD Contrôle de gestion Audits organisationnels

INSD Contrôle de gestion

INSD Contrôle de gestion Evaluation des performances

CNPE Suivi-évaluation Programme d'activités

CNPE Suivi-évaluation Rapport d'activités


CNPE Suivi-évaluation Tableau de bord prévisionnel

CNPE Suivi-évaluation Tableau de bord d'exécutionCNPE Organisation du travail Fiches de poste de travail

CNPE Organisation du travail Manuel de procédures

CNPE Organisation du travail Code de déontologie

CNPE Organisation du travail Guide des tâches

CNPE Contrôle de gestion Cartographie des risques

CNPE Contrôle de gestion Audits organisationnelsCNPE Contrôle de gestion

CNPE Contrôle de gestion Evaluation des performances

SP-ITIE Suivi-évaluation Programme d'activitésSP-ITIE Suivi-évaluation Rapport d'activitésSP-ITIE Suivi-évaluation Tableau de bord prévisionnel

SP-ITIE Suivi-évaluation Tableau de bord d'exécution

SP-ITIE Organisation du travail Fiches de poste de travail

SP-ITIE Organisation du travail Manuel de procéduresSP-ITIE Organisation du travail Code de déontologie

SP-ITIE Organisation du travail Guide des tâches

SP-ITIE Contrôle de gestion Cartographie des risques

SP-ITIE Contrôle de gestion Audits organisationnels

SP-ITIE Contrôle de gestion



SP-ITIE Contrôle de gestion Evaluation des performances

STN-SCADD Suivi-évaluation Programme d'activités

STN-SCADD Suivi-évaluation Rapport d'activités

STN-SCADD Suivi-évaluation Tableau de bord prévisionnel

STN-SCADD Suivi-évaluation Tableau de bord d'exécution

STN-SCADD Suivi-évaluation









Autres outils (Canevas d'élaboration des matrices sectorielles de performances)

Autres outils (Canevas d'élaboration des matricers régionales de performance

Autres outils (Canevas d'élaboration des rapports sectoriels de performance

Autres outils (Canevas d'élaboration des rapports régionnaux de performance

Autres outils (Canevas d'élaboration des rapports sectoriels de performance à mi-parcours

Autres outils (Canevas d'élaboration des rapports régionaux de performance à mi-parcours)

Autres outils (CCanevas d'élaboration du rapport de performance de la SCADD)

Autres outils (Canevas d'élaboration de la matrice de performance de la SCADD)

Autres outils (Canevas d'élaboration du rapport de performance à mi-parcours de la SCADD)


STN-SCADD Organisation du travail Fiches de poste de travail

STN-SCADD Organisation du travail Manuel de procédures

STN-SCADD Organisation du travail Code de déontologie

STN-SCADD Organisation du travail Guide des tâchesSTN-SCADD Organisation du travail

STN-SCADD Contrôle de gestion Cartographie des risques

STN-SCADD Contrôle de gestion Audits organisationnels

STN-SCADD Contrôle de gestion

STN-SCADD Contrôle de gestion Evaluation des performances

END Suivi-évaluation Programme d'activités

END Suivi-évaluation Rapport d'activités

END Suivi-évaluation Tableau de bord prévisionnel

END Suivi-évaluation Tableau de bord d'exécution

END Suivi-évaluation

Autres outils (Canevas d'élaboration du rapport de suivi trimestriel de l'état de l'avancement des mesures et actions de la matrice de performance de la SCADD)

Autres outils (Note de service instituant les cadres de concertation au STN/SCADD)


Autres outils (Conseil d'administration)

END Organisation du travail Manuel de procéduresEND Organisation du travail Guide des tâchesEND Contrôle de gestion Audits organisationnels

END Contrôle de gestion

END Contrôle de gestion Evaluation des performances

DGPC-AD Suivi-évaluation Programme d'activités

DGPC-AD Suivi-évaluation Rapport d'activités

DGPC-AD Suivi-évaluation Tableau de bord prévisionnel

DGPC-AD Suivi-évaluation Tableau de bord d'exécution

DGPC-AD Organisation du travail Fiches de poste de travail

DGPC-AD Organisation du travail Code de déontologie

DGPC-AD Organisation du travail Guide des tâches

DGPC-AD Contrôle de gestion

DGPC-AD Contrôle de gestion Evaluation des performances

DGPC-AD Contrôle de gestion

DGCOOP Suivi-évaluation Programme d'activités



Autres outils (Sondage sur le management des ressources humaines et la mise en œuvre des activités)

DGCOOP Suivi-évaluation Rapport d'activités

DGCOOP Suivi-évaluation Tableau de bord prévisionnel

DGCOOP Suivi-évaluation Tableau de bord d'exécution

DGCOOP Organisation du travail Fiches de poste de travail

DGCOOP Organisation du travail Manuel de procédures

DGCOOP Contrôle de gestion Evaluation des performances

DAD Suivi-évaluation Programme d'activités

DAD Suivi-évaluation Rapport d'activités

DAD Suivi-évaluation Tableau de bord prévisionnel

DAD Suivi-évaluation Tableau de bord d'exécution

DAD Suivi-évaluation Autres outils (Contrats d'objectifs)

DAD Organisation du travail Fiches de poste de travail

DAD Organisation du travail Manuel de procédures

DAD Organisation du travail Code de déontologie

DAD Organisation du travail Guide des tâches

DAD Contrôle de gestion Cartographie des risques

DAD Contrôle de gestion Audits organisationnels

DAD Contrôle de gestion

DAD Contrôle de gestion Evaluation des performances



Autres outils (Cadre de classement des archives)


DG-CMEF Suivi-évaluation Programme d'activités

DG-CMEF Suivi-évaluation Rapport d'activités

DG-CMEF Suivi-évaluation Tableau de bord prévisionnel

DG-CMEF Suivi-évaluation Tableau de bord d'exécution

DG-CMEF Organisation du travail Fiches de poste de travail

DG-CMEF Organisation du travail Manuel de procédures

DG-CMEF Organisation du travail Code de déontologie

DG-CMEF Organisation du travail Guide des tâches

DG-CMEF Contrôle de gestion Cartographie des risques

DG-CMEF Contrôle de gestion Audits organisationnels

DG-CMEF Contrôle de gestion

DG-CMEF Contrôle de gestion Evaluation des performances

DGESS Suivi-évaluation Programme d'activités

DGESS Suivi-évaluation Rapport d'activités

DGESS Suivi-évaluation Tableau de bord d'exécution

DGESS Organisation du travail Fiches de poste de travail

Autres outils (tableau de gestion des archives des structures)


DGESS Organisation du travail Manuel de procédures

DGESS Organisation du travail Code de déontologie

DGESS Organisation du travail Guide des tâches

DGESS Organisation du travail

DGESS Contrôle de gestion Cartographie des risquesDGESS Contrôle de gestion Audits organisationnelsDGESS Contrôle de gestion

Contrôle de gestion Evaluation des performances

Autres outils (Guide du rapport des groupes techniques de la POSEF)


Utilité MisEnOeuvre DemarchAppropoui 1

oui 1

oui 1

oui 1

FALSE

FALSE

FALSE

- Formation du personnel- Procssus d'élaboration participatif

- Formation du personnel- Procssus d'élaboration participatif

Constitution d'équipes processus- Implication des membres des équipes à l'élaboration des tableaux de bord

Formation des correspondants;- Implication des différents acteurs à l'élaboration du tableau de bord

- Formaliser et concerver les schémas d'orgalisation d'une entité;- Assurer une c ompréhension suffisante du système de traitement de l'information administrative, financière et technique des activités de la structure;- Repondre à l'un des principes de

-Apporter une réponse efficace aux risques et aux opportunités associés aux incertidudes auxquels une organisation est associée;- Renforcer la capacité de création de valeur de l'organisation;- fournir des services efficaces en tenant compte des valeurs

S'assurer de l'adéquation entre le dispositif organisationnel et les mission assignées à l'organisation

oui 1

oui 1

1

1

1

1

1

1

FALSE

Faciliter l'exécution des tâches FALSE

Ressencement des risques éventuels FALSE

Implication du personnel dans l'évaluation des performances

Implication du personnel dans la mise en œuvre des onze (11) processus identifiés.

Planifier annuellement les activités de la structure

A partir de la lettre de mission du SP:- Elaboration participative;- Présentation du programme d'activités en assemblée de direction.

- evaluer le niveau d'exécution des activités;- Rendre compte à la hiérarchie

-Elaboration des rapport d'activité au niveau des services et départements;- Agrégation pour le rapport global de la structure

Programmation rapprochée des activités (mensuelle)

Présentation lors des réunions mensuelles des services et départements

Evaluation du tableau de bord prévisionnel

Présentation lors des réunions mensuelles des services et départements

Décrire les attributions/tâches pour chaque poste

- Les postes de travail sont décrits dans le manuel de procédures;- Chaque agent dispose d'un exemplaire du manuel de procédures de la structures;- Formations

Décrire les différentes procédures de la structure

- Elaboration participative;- Formation;- Stages d'intégration pour les agents nouvellement affectés;

Décrire les bonnes pratiques de la structure

1

Traitement diligent des dossiers 1

1 Démarche pratique

1

1

FALSE

FALSE

1

Définir les rôles et tâches 1

FALSEFALSE

FALSE

Vérifier l'adéquation entre les attributions de la structure et son organisation

Réalisé par l'IGF:- Réalisation participative;- Restitution des résultats après audit

- Elaboration participative;- Validation en assemblée de direction

Mesurer l'atteinte des objectifs de la structure

- Avoir une vision globale des activités par rapport aux objectifs de l'exercice;- Base des prévisions budgétaires de l'exercice;- Référence de l'évaluation des performances.

- définition des activités par la dirtection;- amendements en fonction de la lettre de mission;- consolidation des activités dans dans le programme global du fonds;- Présentation du programme d'activité au conseil de gestion

Situation de mise en œuvre des activités techniques et financière

-Production de rapport par la SAF;- Validation par la direction;- consolidation dans le rapport global;- Validation par le conseil de direction.

Prévision des niveaux d'exécution d'activités attendus

Suivi des indicateurs d'exécution des activités et explication des contraintes.

- Elaboration du plan par le chargé de contrôle interne;- Validation par la direction

Définition prévue dans les statuits du fonds et dans le manuel de procédures

Référentiel d'analyse permettant de choisir la démarche à adopter en matière de gestion des risques

1 AR

FALSE

1

1

1

1

1

1

1

FALSE1

FALSE

- Diagnostic du fonctionnement- solutions d'amélioration des outils et de l'organisation du fonctionnement

Evaluation de la lettre de mission à la section

- Rapport de mise en œuvre des objectifs - validation par la direction;- consolidation dans le rapport globnal;- transmission à la tutelle

Permet l'atteinte des objectifs assignés à la DGTCP à travers la planification des activités ou actions à réaliser

- Formation;- Encadrement,- Production interne des structures

Permet d'appréender le niveau d'exécution des actions planifiées et d'y apporter les correction éventuelles

- Formation;- Encadrement,- Production interne des

Permet un suivi plus rapproché de la planification des actions


Permet un suivi plus rapproché de l'état d'avancement des plans d'actions.


Permet d'établir des contrats de performance par cascade en assignant des objectifs individualisés

- Formations;- Encadrement

Permet une repartition de l'ensemble des tâches liées à la réalisation des missions de la DGTCP entre les services et entre les unités de travail.

- Elaboration par les acteurs;- Mise en œuvre par les acteurs

Décrit les bonnes règles de conduite de l'agent

Document faisant parti du KIT de l'agent du trésor

1

FALSE

FALSE

1

1

Prévision, pilotage opérationnel 1

1

Prévision des indicateurs cibles 1

suivi de l'exécution 1

1 Démarche participative

Harmonisation des pratiques 1

Promotion du civisme et de la probité 1

1

Identification et maitrise des risques 1

1 Echanges interactifs

1 Notes de service, rappels

Mésure de l'efficacité des structures 1 Demarche participative

recense et évalue les risques majeurs de la DGTCP

Séances de formation, d'élaboration et d'information impliquant l'ensemblement des structures

Assure la cohérence dans la conduite des activités des structures

Permet de fixer des délais pour encadrer la réalisation des activités

Permet de determiner le dégré d'atteinte des objectifs

Note rendant exécutoire le programme d'activités

Planifie les contrôles par rapport aux ressources

Elaboré et mis en œuvre par les acteurs

Le programme d'activité est participatif et est validé en conseil de direction

Suivi, reporting des activités et analyse des performances

Produit à partir des rapports des différentes structures

Les indicateurs cibles sont identifiés par structures

- Centralisation des rapports périodiques;- Analyse

Gestion rationnelle des ressources humaines

Formations, mise à disposition des manuels

Sensibilisation et vulgarisation du document

Harmonisation des pratiques, outils d'orientation

Formation et mise à disposition du guide

Formation et mise à disposition du guide

Identification des risques liés à l'organisation

degré de réactivité, amelioration de la qualité du service rendu à l'usager

1

1

1

1

FALSE

FALSE

FALSE

FALSE

FALSE

FALSE

Planifier les activités et les ressources au cours d’une année

- Diffusion du programme d’activités à tout le personnel ;- Examen et validation du programme d’activités en conseil de direction et en assemblée générale

Suivre et évaluer le programme d’activités

- Examen et validation des rapports d’activités en conseil de direction et en assemblée générale

Faire un planning détaillé et chiffré des activités à réaliser

- Diffusion du tableau de bord prévisionnel - Examen en comité et en conseil de direction

Faire le point de l’exécution du planning détaillé et chiffré des activités

- Diffusion du tableau de bord d’exécution ;- Examen en comité et en conseil de direction

Décrit les attributions du poste de travail, la nature et l’étendue des activités du poste, les moyens et les compétences nécessaires pour le poste.

Décrit les procédures proposées pour la gestion administrative des opérations relevant des attributions de l’organisation

Permet l’appropriation des valeurs de l’organisation et l’instauration d’une bonne gouvernance

Donne la manière spécifiée de mener une tâche

Permet de recenser et d’évaluer les risques afin d’assurer une démarche globale de pour les maîtriser

Permet de faire une analyse des forces et limites d’une structure

1

1

1

1

RAS FALSE

RAS FALSE

FALSE

RAS FALSE

RAS FALSETRUE

FALSE

1

Planification des activités 1

Permet de suivre le traitement des dossiers par rapport aux délais fixés

- Proposition des délais de traitement des dossiers par chaque service ;- Diffusion des délais de traitement des dossiers à tout le personnel ;- intégration du référentiel des délais de traitement des dossiers dans le logiciel de gestion du courrier «

Permet de mettre en œuvre un système de suivi-évaluation des performances des structures

- Elaboration des projets de performance par structure ;- Coaching des structures par les chargés de contrôle interne et de suivi-évaluation

Planifier les activités en vu d’atteinte efficacement les objectifs

Sa réalisation est participative et commence par un atelier de programmation en octobre

Rendre compte de la mise en œuvre des activités et des résultats atteints

Sa réalisation est participative et commence par un atelier bilan en octobre

Fixe les activités à réaliser par un poste de travail

Le manuel décrit l'organisation, les procédures de gestion administrative, financière et comptable

La définition des objectifs ainsi que leur évaluation à mi-parcours de même qu’en fin d’année se fait avec BUDIEP

Elaboré lors d'une session budgétaire

Appréciation du niveau d'exécution 1

Néant FALSE

Néant FALSE

1 Sensibilisation

Néant 0 NéantNéant 0 NéantNéant 0 Néant

1

Néant 0 Néant

Améliorer les performances de l'Institut 1

1

1

1

1

Elaboré avec l'implication de toutes les directions

Décrit au mieux ce qui est attendu de chaque poste

améliorer le management au sein de l'INSD

Son validation a été soumise à l'ensemble des chefs de service et directeurs de l'INSD

Des instances de suivi et de validation des rapports ont été mises en place constituées de représentants habiletés des différents acteurs de l'INSD

Maitriser du délai de traitement des dossiers

Document ventilé sur Outlook à l'adresse de tout le personnel

appréciation des performances de l'INSD

Elaborée conformément à la lettre de mission du DG. Son élaboration se fait avec l'implication de toutes les directions et services rattachés à la direction générale.

Suivi- évaluation des activités, atteinte des objectifs

Session de validation par les membres statutaires et le personne du SP-CNPE

Connaître le niveau de réalisation du programme d'activité

Session de validation par les membres statutaires et le personne du SP-CNPE

FALSE

FALSE1

1

FALSE

FALSE

FALSE

Néant FALSE1

1 Entretien avec les agents

TRUETRUE

FALSE

FALSE

TRUE

TRUETRUE

FALSE

FALSE

TRUE

TRUE

Mieux décrire les tâches de chaque poste de travail

En collaboration avec DRH, BUDIEP, seances de travail pour valider

Mieux comprendre le fonctionnement de la structure dans un domaine précis (budget, comptabilité, gestion financière)

Processus d'élaboration participative

Maîtriser les règles et les principes de base de l'emploi ou de la fonction

Maîtriser le schéma de traitement des dossiers

Cerner les risques du métier pour mieux les contourner,

Suivi des délais de traitement des dossiers pour plus de célérité

Processus participatif dans l'élaboration

Evaluer la performance de la structure et des agents à travers les contrats d'objectifs

TRUE

1

1

FALSE

FALSE

1

1

1

1

TRUE

TRUE

TRUE

TRUE

TRUE

Planifier, exécuter et suivre la mise en œuvre de la lettre de mission

Elaboration, diffusion, amendement et validation en seance plénière

Faire le bilan de la mise en œuvre du programme d'activité

Elaboration, diffusion, amendement et validation en seance plénière

Assurer la cohérence entre la politique sectoriel et la sCADD

Elaboration de canevas, diffusion et validation par les acteurs

Assurer la cohérence entre les plans régionaux de développementet la SCADD


Assurer l'évaluation des performances sectorielles annuelles dans la mise en œuvre de la SCADD


Assurer l'évaluation des performances régionales annuelles dans la mise en œuvre de la SCADD


Faire le bilan à mi-parcours de la mise en œuvre des mesures et actions sectorielles programmées dans l'années)

Faire le bilan à mi-parcours de la mise en œuvre des mesures et actions sectorielles programmées dans l'années)

Assurer l'évaluation de la performance globale annuelle de la SCADD

Assurer le suivi global de la mise en œuvre de la SCADD

Faire le bilan global à mi-parcours de la mise en œuvre des mesures et actions programmées dans l'année

TRUE

Définir les tâches du personnel 1

1

1

FALSE1

FALSE

FALSE

1

1

Oui 1

Oui 1

Oui FALSE

oui FALSE

oui 1

Faire un suivi trimestriel de la mise en œuvre des mesures et actions de la matrice de performance de la SCADD

Formation d'un point focal par la DRH, élaboration des fiches de poste par le personnel du STN/SCADD, validation des fiches en atelier avec la DRH

Assurer une bonne gestion administrative et financière

Élaboration d'un projet de manuel par le SAF et validation par l'ensemble du personnel

Guider les agents dans l'exercice de leur fonction

L'élaboration et la validation du code par l'ensemble des agents

Instituer les cadres de concertation au STN/SCADD

L'élaboration et la validation de la note par l'ensemble des agents

Délai de traitement des dossiers et instances au sein du STN/SCADD

L'élaboration et la validation du délai de traitement des dossiers et instances par l'ensemble des agentsInciter les CSD, les CRD et STN/SCADD à

réaliser de bonnes performancesÉlaboration du projet de méthode par le STN/SCADD, diffusion aux acteurs du dispositif de suivi et d'évaluation de la SCADD, atelier de validation et paraphe

Préparation par la Directrice générale et adoption par le conseil d'administration

Préparation par la Directrice générale et adoption par le conseil d'administration

Inscription au programme d'activités

FALSEFALSEFALSE

FALSE

oui 1

1

FALSE

FALSE

FALSE

FALSE

FALSE

FALSE

1

1

1

1

Participative: implication des partie interessées

Une démarche à suivre, un tableau de bord pour la mise en œuvre des activités relevant des attributions d'une structure

De manière participative, élaboration du projet, validation en assemblée générale

traiter les dossier dans le respect des échéances

Mise à la disposition de tous les agents, rappels réguliers du respect du référentiel

Mesurer la performance des structures dans la mise en œuvre de leur lettre de mission

Déclinaison de la lettre de mission du premier responsable, …

Faire ressortir les acquis importants en terme de satisfaction et les défits en matère de management des ressources humaines, l'organisation et le fonctionnement de la direction

Présentation des rapports de sondage lors des cadres de concertation

Adoption par direction et en comité de direction élargi aux chefs de services

1

1

1

1

0

0 Assemblée générale

1

FALSE

1

1

1

1

0

0

Adoption par direction, au niveau de CCI-SE et en comité de direction élargi aux chefs de services

Adoption par service, au niveau des direction et de CCI-SE

Adoption par service, au niveau des direction et de CCI-SE

Assemblée de direction, réunion de direction

Assemblée de direction, réunion de direction

Reponse aux missions assignées à la structures et au objectifs de MEF

Développement des objectifs définis dans la lettre de mission et mise en œuvre des activités assorties

Coordination et suivi de la mise en œuvre du programme d'activités

Extraits des activités du programme d'activités à mettre en œuvre par structure

Evaluation des activités mises en œuvre durant la période

Responsabilisation de la structure ou d'équipes chargées de la mise en œuvre

Responsation des responsables en second dans la mise en œuvre de la lettre de mission du MEF

Extraits des activités par objectifs à imputer à un responsable en second à partir de la lettre de mission

Meilleure connaîssance du poste, ce qui permet d'agir conséquemment

Coordination de la procédure d'élaboration assurée par DRH et ENAREF

Référentiel des textes institutionnels sur le fonctionnement, l'organisation et les attributions de la structure

Coordination de la procédure assurée par le BUDIEP

Référentiel juridique sur la conduite de la moralité du personnel en référence à son corps d'origine ou au milieu où il évolue

Connaissance de son corps professionnel et desciption des règles de bonne conduite en vue de créer un climat social et de travail sain et décent

0

0

0

1

1

1

Référentiel de sensibilisation et de formation du personnel pour l'exécution des tâches

rendre disponible l'outil suivi de la formation du personnel

Référentiel de travail permettant de prévenir, minimiser ou éviter tout danger ou évantuelles catastrophes liés à chaque activité ou tâche

Description de la profession ou du métier, des tâches notamment les opérations de la chaine d'archivage et dégager les dangers auxquels le spécialiste ou l'agent est exposé ou confronté permanemment

Référentiel de contrôle ou d'évaluation sur le fonctionnement de la structure

La disponibilité des fiches de postes de travail et de la cartographie des risques permettent d'apprecier et de mener à sa juste valeur un audit sur l'organisation de la structure en vue d'apprecier son bon fonctionnement

Référentiel de traiatement des dossiers notamment le courrier, il permet de situer les responsabilités dans le traitement tardifs des dossiers ou de satisfaire les usagers dans les délais

Il s'agit de déterminer une date butoire pour rendre disponible chaque dossier produit ou reçu dans un délai fixé

Principal outil de contrôle de mise en œuvre des activités, il permet de déterminer le taux d'exécution du programme d'activités annuel

Il s'agit d'apprecier le taux de réalisation pour chaque activité programmé conformément au contrat d'objectifs assorti des tableaux de boed prévisionnel et d'exécution

Référentiel de classement des fonds d'archives

Proceder à une synthèse des plans de classement des archives des structures centrales notamment en vue de disposer d'un outil unique de classement appelé "cadre de classement"

0

Outil de programmation et de suivi 1

outil de compte rendu et d'évaluation 1

FALSE

FALSE

Repartition des tâches 1 Formations et communication

Permet de bien faire le travail 1 sensibilisation des acteurs

FALSE

FALSE

FALSE

1 Communication

1 Formation et communication

FALSE

1

1

1

1

Référentiel de la régulation des archives courantes, intermédiaires et définitive, il constitue un des outils éssentiel en matière de désengorgement des unités de production et de concervation des institutions

Inventaire des documents produits ou reçus au sein d'une structure. La détermination de leur durée d'utilité administrative permet de désengorger régulièrement les bureaux et les dépôts de pré-archivage et reconstituer la mémoire historique de l'instituti

Communication et formation des acteurs

Communication et formation des acteurs

Permet de vérifier l'éfficacité de l'organigramme actuel

Outil de respect et d'amélioration des détaits de paiement des dépenses

Permet la programmation des activités de la direction

Planification et arbitrages des priorités, niveau services, directions techniques, direction générale et sevrétariat général

Permet le rapport des activités de la direction

Suivi trimestriel des activités par direction

Permet le suivi exécution des activités de la direction

Suivi mensuel des activités à l'occasion des réunions de direction

Permet l'élaboration et le suivi des contrats d'objectifs des agents

Formation des redacteurs sur la démarche d'élaboration

FALSE

FALSE

FALSE

1 Elaboration participative

FALSEFALSE

Permet le suivi de l'éfficacité du travail 1

1

permet une maîtrise de l'exéction des tâches

Permet d'orienter les rapporteurs sur les tâches à exécuter dans le suivi de la POSEF

Remplissage des canevas CCI/Direction techniques, directions générales

Permet le suivi des performances de structures

Remplissage des canevas et validation (structures/BUDIEP/DG)

DispositifSuiviMiseEnOeuvre DejaEvalué Contraintes1

1

TRUE

Atelier de fin de semaine TRUE

0

0

0

- Consiel de direction- Conseil d'administrationConsiel d'administration du secteur ministeriel

Définition des indicateurs- Non respect du calendrier d'élaboration des outils de pilotagedéterminé par la règlémentation

- Consiel de direction- Conseil d'administrationConsiel d'administration du secteur ministeriel

Reformulation des objectifs en cours d'élaboration

- Réunions des équipes processus;Revue processus

Mobilisation des ressources humaines et financières



0

0

1

TRUE

TRUE

TRUE

TRUE

TRUE

FALSE

FALSE

FALSE

- Elaboration des fiches d'indication des attentes et des lettres de mission;- Evaluation et notation des agents;- Evaluation des performances des structures.

L'assignation d'objectifs par le MEF et par le conseil d'Administration

- Réunions processus;- Assemblées générales;- Audits

La rigidité des règles de l'administration publique.

Programmation des activités par service et par département

Reception tardive de la lettre de mission

Production de rapport périodique par les services et départements

Elaboration des tableaux de bord prévisionnels par services et départements

Production de situations d'exéction par service et par département

FALSE

FALSE

TRUE

1

Production de rapport d'étape 1

FALSE

FALSE

0

1

FALSEFALSE

FALSE

Rapport annuel de suivi du traitement des dossiers

Rapport d'évaluation des performances

- Rencontre hebdomadaires;- Rapports

- Personnel reduit;- Délai;- Mise en œuvre d'activités extra décidées par la hiérarchie,

- Personnel reduit;- Délai;- Mise en œuvre d'activités extra décidées par la hiérarchie,

Rapport de mise en œuvre des actions planifiées

Appropriation par le personnel

Contrats de travail avec le rôle et les taches définis

- Inadéquation avec l'évaluation des taches;- décret sur les EPE

0

FALSE

1

1 Néant

1 Néant

1 Néant

1 Néant

1 Néant

1 Néant

FALSE1 Néant

FALSE

Tableau de mise en œuvre des recommandations;- Rapport périodique de mise en œuvre des recommandations

Moyens matériels (espace de travail)- décret sur les EPE

Rapport semestriel de mise en œuvre des activités.

- Mise en œuvre d'activités extra décidées par la tutelle;- décret sur les EPE

- Lettre d'orientation;- Transmission avant le debut de l'année

Transmission de rapport trimestriel au plutard le 10 du mois suivant le trimestre

- Transmission de rapport mensuel au plus tard le 05 du mois concerné.

Transmission du tableau mensuel au plus tard le 05 du mois suivant le mois d'exécution

Etablis en chaque début d'année, au plutard fin mars

Mise en œuvre par les structures de la DGTCP et SRH

Inspection général du trésor 0

FALSE

FALSE

0 Néant

IGT 0 Budgétaire

1 Matériels et financière

TRUE

TRUE

TRUE

Fiche dévaluation TRUE

Audits et contrôles 1 Financier

Audits et contrôles 0 moyens financiers

Audits et contrôles 1 Moyens financiers

Audits et contrôle FALSE

Audits 0

Logiciel KIRA, tableau de bord 1

TRUE

- Budgétaire;- Référenciel de contrêle interne

Fiche d'évaluation des performances

production de rapports périodiques

Production de rapports périodiques

rapport périodiques et cadres de concertation

Rapports périodiques et cadres de concertation

Nouveau dispositif nécessitant un temps d'expérimentationFormation, reseau informatique

Rapports de performance, revues périodiques

1

1

TRUE

TRUE

FALSE

FALSE

FALSE

FALSE

FALSE

FALSE

- Tableaux de fonctionnement des services examinés en comité et en conseil de direction ;

Insuffisance des ressources humaines et financières

- Elaboration de rapports trimestriels d’activités ;

Insuffisance des ressources humaines et financières

Examen en comité et en conseil de direction

Examen en comité et en conseil de direction

TRUE

TRUE

Rapport périodique TRUE

TRUE

FALSE

FALSE

FALSE

FALSE

FALSE0

FALSE

Evaluation périodique TRUE

Canevas disponible TRUE

- Production d’un rapport périodique sur le référentiel des délais de traitement des dossiers ;- Mise à jour périodique

Examen des rapports périodiques en comité et en conseil de direction

Un nouveau est en cours d’élaboration

1

FALSE

FALSE

0

Néant FALSENéant FALSENéant FALSE Contenu dans ledit document 1 Nécessité de sensibilisation

Néant FALSE

FALSE

1

Matrice de performance de l'INSD 1 Néant

1 Néant

TRUE

Canevas de collecte transmis trimestriellement à toutes les directions et services rattachés à la direction générale

Disponibilité de l'information dans l'information dans les meilleurs délais

le processus de description vient d'être achevé

Mise en place d'un comité de coordination où tous les directeurs de l'INSD, le délégué du personnel et le représentant du syndicat sont et la mise en place d'un groupe technique de suivi permanent de l'Audit

Développement d'une application pour sa mise en œuvre

Difficultés constatées en termes de fonctionnalité de ladite application

Réunions mensuelles de services et séquence dans les contrats d'objectifs

- Réunions mensuelles de service ;- Contrats d'objections;- Attribution de CCI

FALSE

FALSE0

TRUE

0

FALSE

FALSE

FALSETRUE

Réunions de service TRUE

0 Aucune0 Aucune

FALSE

FALSE

0 Personnel insuffisant

0 Aucune0 Aucune

FALSE

FALSE

0 Aucune

0 Aucune

Réunion de service, contrat d'objectifs

insuffisance de personnel et moyen s logistique

- rapport du commissaire aux comptes;- cohérence des états comptables et budgétaire

La structure ne dispose pas de code de déontologie propre

Rapport sur les délais de traitement des dossiers

0 Aucune

0 Aucune

0 Aucune

FALSE

FALSE

TRUE

TRUE

TRUE

TRUE

FALSE

FALSE

FALSE

FALSE

FALSE

Réunion de direction et assemblmée générale

Réunion de direction et assemblmée générale

Revues sectorielles, régionales et globales de la SCADD

FALSE

TRUE

0 Absence de contrôle interne

0 Aucune

FALSE1

FALSE

FALSE

0 Aucune

Revues de la SCADD 0 Aucune

TRUE

TRUE

FALSE

FALSE

TRUE

Réunions de direction et assemblées généralesÉvaluations annuelles du personnel

Réunions de direction et assemblées générales



Effectifs limités des départements


Le programme d'activités est mis en œuvre par l'ensemble des directions et services de l'établissement

Chaque direction ou service est tenu d'élaborer un bilan en vue de l'élaboration du rapport d'activités

Un compte-rendu est élaboré à l'issue de chaque réunion du conseil d'administration

FALSEFALSEFALSE

FALSE

TRUE

0 Néant

FALSE

FALSE

FALSE

FALSE

FALSE

FALSE

0

TRUE

FALSE

TRUE

Fiches d'évaluation renseignées en accord avec la hiérarchie

Tenue de contrôle interne trimestriel (CIT), vérification de mise en œuvre des activités inscrites, rapports trimestriels

Examen et appreciation des bordéreaux de transmission

La reception tardive de certains dossiers avec des échéances de traitement ne permet pas l'application stricte du référentiel

Tenue de contrôle interne trimestriel (CIT), vérification de mise en œuvre des activités inscrites, rapports trimestriels

Elaboration d'un plan d'action pour la mise en œuvre des conclusions

Comité de direction, réunion de direction et de service, tableaux de bord prévisionnel et d'exécution

FALSE

FALSE

FALSE

SRH FALSE

CCI-SE FALSE

CCI-SE FALSE

1

FALSE

Rapport d'activités périodiques 1 Humaines qualifiée

1

1

TRUE

0

Rapport d'audit 0

Comité de direction, au niveau de CCI-SE et réunion de direction et de service, tableaux de bord prévisionnel et d'exécution

Réunions de service, de direction, CCI-SE

Réunions de service, de direction, CCI-SE

Rapports d'activités périodiques et évaluation des performances

Budgétaire, humaines qualifiées, locaux d'archivage.

Rapport d'activités périodiques et évaluation des performances


rapports d'activités périodiques et évaluation des performances


Rapport sur le fonctionnement institutionnel de la structure

Rapport sur le fonctionnement institutionnel de la structure

Programmation attendue du BUDIEP

Encadrement pour son élaboration

Rapport d'audit 0

Rapport d'audit ou de contrôle 0

Rapport d'audit organisationnel 0

Rapport d'activités périodiques 0

1

FALSE

Encadrement pour son élaboration

Rendre fonctionnel la CCI de la DAD



Rapport périodiques d'évaluation des performances


0

Production trimestriel 1

TRUE

FALSE

FALSE

0 Insuffisance de personnel

0

FALSE

FALSE

FALSE

FALSE

1

FALSE

TRUE

TRUE

TRUE

Appui de la DRH et du BUDIEP 1 En attente de validation

Instrument de recherche ou repertoire interne ou externes sanctionnant le traitement d'un fonds d'archives

Ressources humaines qualifiées, ressources financières

Insuffisance de personnel et de ressources financières

Sensibilisation et la disponibilité

Volume des dossiers et inssuffisance de personnel

Examen et validation en réunion de direction

Examen et validation en réunion de direction

Support d'animation des réunions de service

0

FALSE

FALSE

0 En attente de validation

FALSEFALSE

0

FALSE

Absence d'appui technique et financier

Absence d'appui technique et financier

Outils de Pilotage

Documents

Transcript of Outils de Pilotage