Outil de planification des 

activités et de budgétisation  

Manuel de l’utilisateur   

À utiliser pour la préparation des demandes de financement à l’intention du 

Fonds mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme 

 Série 11 

 Juillet 2011 

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Table des matières 

1. INTRODUCTION.............................................................................................................. 5

2. LE MANUEL DE L’UTILISATEUR EN BREF.......................................................................... 6

2.1 Le manuel de l’utilisateur............................................................................................................6

2.2 Installation de l’outil ...................................................................................................................7 2.2.1 Prescriptions concernant le système et le logiciel  7 2.2.2 Procédure d’installation  8 2.2.3 Activation des macros  9 2.2.4 Choix de la langue  11

2.3 Conventions utilisées dans l’outil .............................................................................................. 11 2.3.1 Protection  11 2.3.2 Code couleur  11 2.3.3 Copier et coller  11 2.3.4 Procédure de sauvegarde  15

3. INSTRUCTIONS DETAILLEES POUR COMPLETER L’OUTIL................................................ 15

3.1 Aperçu et déroulement des étapes............................................................................................ 15

3.2 Étape 1 : Détails de la page de couverture................................................................................. 18 3.2.1 Titre du projet et pays  18 3.2.2 Composante  18 3.2.3 Saisir les monnaies  19 3.2.4 Saisir le numéro de la version  20 3.2.5 Numéro et nom de l’annexe  20

3.3 Étape 2 : Informations générales............................................................................................... 20 3.3.1 Données de base  20 3.3.2 Principe et grille des bénéficiaires secondaires  22

3.4 Étape 3 : Définir le cadre logique............................................................................................... 23 3.4.1 Règle de numérotation  24 3.4.2 Construction du cadre logique  25 3.4.3 Activation et désactivation des calculs  26 3.4.4 Modification de la structure du cadre  26 3.4.5 Saisie des données  28 3.4.6 Composante Renforcement des systèmes de santé (HSS) ‐ Source de financement  30 3.4.7 Choix des domaines de prestation des services  30

3.5 Étape 4 : Coûts des ressources et notes de référence................................................................. 31 3.5.1 Méthode générale pour la saisie des coûts des ressources  31 3.5.2 Catégories de coût  32 3.5.3 Saisie des données  32 3.5.4 Conseils complémentaires sur la définition des coûts des ressources  35 3.5.5 Valeurs des coûts des ressources  36 3.5.6 Taux de change  38 3.5.7 Tenir compte de l’inflation  38

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3.5.8 Notes  38 3.5.9 Source des données  39

3.6 Étape 5 : Calculer la somme des coûts des ressources................................................................ 39 3.6.1 Utiliser les notes relatives au calcul des coûts  40 3.6.2 Coûts par unité  41

3.7 Étape 6 : Définir les éléments des coûts des ressources et les quantités pour les sous‐activités.. 42 3.7.1 Activer et désactiver les calculs  43 3.7.2 Sélectionner les ressources  44 3.7.3 Estimation des quantités  45

3.8 Étape 7 : Remplir le tableau de financement ............................................................................. 46

3.9 Rapports financiers ................................................................................................................... 47 3.9.1 Rapports de proposition standards  48 3.9.2 Brève description des autres rapports  50 3.9.3 Imprimer les rapports types en vue de la présentation  51

4. RESOLUTION DES PROBLEMES ET ASSISTANCE ............................................................. 52

4.1 Assistance technique ................................................................................................................ 52

4.2 Résolution des problèmes......................................................................................................... 53 4.2.1 Le programme ou certaines fonctions ne répondent pas lorsque j’essaie de les utiliser  53 4.2.2 L’outil est lent à réagir et les fonctions telles que l’impression des rapports prennent 

beaucoup de temps  54 4.2.3 Les totaux dans les rapports budgétaires récapitulatifs ne concordent pas  55 4.2.4 J’ai collé des données dans une cellule et maintenant je ne peux plus les modifier  55 4.2.5 Lorsque j’effectue une certaine fonction, un message d’erreur d’exécution apparaît  56 4.2.6 J'utilise Excel 2003 et l'outil a cessé de fonctionner ou les commandes obtenues avec le 

"clic droit" de la souris se sont inactivées.  56 4.2.7 Je vois ######## dans une cellule qui devrait contenir un nombre  57

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Table des figures  Figure 2‐1 : Activation des macros dans Excel 2003........................................................................................9 Figure 2‐2 : Activation des macros dans Excel 2007..................................................................................... 10 Figure 2‐3 : Message d’erreur pour une cellule protégée............................................................................. 12 Figure 3‐1 : Menu de l’outil décrivant les principales étapes ....................................................................... 16 Figure 3‐2 : Exemple de page de couverture ................................................................................................ 19 Figure 3‐3 : Tableau des informations générales.......................................................................................... 22 Figure 3‐4 : Principe et grille des bénéficiaires secondaires ......................................................................... 22 Figure 3‐5 : Hiérarchie OMS des éléments de planification – le cadre logique............................................. 23 Figure 3‐6 : Aperçu de la feuille d’activité principale – construction du cadre logique ................................ 25 Figure 3‐7 : Editer la structure du cadre logique – commandes du bouton droit de la souris ...................... 27 Figure 3‐8 : Message d'erreur sur la saisie d'une donnée............................................................................. 29 Figure 3‐9 : Coûts des ressources.................................................................................................................. 31 Figure 3‐10 : Définir le coût des ressources sur la feuille de calcul correspondante..................................... 33 Figure 3‐11 : Insérer les lignes relatives aux coûts des ressources ............................................................... 34 Figure 3‐12 : Insérer les valeurs et les données sources pour des coûts de ressources déterminés ............. 37 Figure 3‐13 : Exemple de calcul d’une somme de coûts unitaires ................................................................ 41 Figure 3‐14 : Commandes relatives aux éléments de coût des ressources dans le plan de travail 

principal et feuille de budgétisation.........................................................................................44 Figure 3‐15 : Présentation du tableau de financement par subventions du Fonds mondial ........................ 47 Figure 3‐16 : Menu des rapports récapitulatifs ............................................................................................ 48 Figure 3‐17 : Rapports budgétaires par catégorie de coût et par objectif et DPS ........................................ 49 Figure 3‐18 : Budget récapitulatif par BP et par BS...................................................................................... 51  Sigles et acronymes  ART      Thérapie antirétrovirale  ARV      Antirétroviraux (médicaments)  ASAP      Stratégie et plan d’action contre le sida (Banque mondiale) DPS      Domaine de prestation des services DSA      Indemnité journalière de subsistance  FM      Le Fonds mondial (abréviation utilisée dans certaines parties de l’outil)  Go      Gigaoctet  Mo      Mégaoctet NASA      Evaluation des dépenses nationales de lutte contre le sida  OMS      Organisation mondiale de la Santé RAM      Random Access Memory (mémoire à accès aléatoire ou mémoire vive) RSS      Renforcement des systèmes de santé 

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1. Introduction L’outil de planification et de budgétisation des activités (l’« outil » dans la suite du document) a été mis au point par l’OMS pour aider les pays à élaborer les demandes de financement qu’ils présentent au Fonds mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme (le « Fonds mondial » dans la suite du document). Il a été mis à jour et révisé en vue de la préparation des propositions pour la série 10. 

Le principal objectif de cet outil est de faciliter l’élaboration de plans de travail correctement structurés et de budgets dont les coûts sont établis avec précision pour être proposés au Fonds mondial, et de traduire ceux‐ci selon un format acceptable par le Fonds mondial. 

L’outil est conçu pour faire en sorte que la procédure de planification et de budgétisation soit plus automatisée, précise et conviviale. Bon nombre des fonctions associées à l’élaboration du plan de travail et du budget sont automatisées et les calculs de coût sont protégés afin d’éviter les erreurs et les omissions. Surtout, l’outil est conçu pour faciliter la cohérence entre le plan de travail et le budget détaillé de la proposition, et il vise à améliorer la qualité générale des demandes présentées au Fonds mondial.  

La conception du modèle s’est appuyée sur un examen des modèles conceptuels représentant les meilleures pratiques, à partir de l’étude des modèles existants (y compris le modèle de budgétisation mis au point par le Fonds mondial pour les demandes des séries 8 à 10) et après consultation de plusieurs consultants en budgétisation, de responsables gouvernementaux et d’autres experts participant à l’établissement des coûts des propositions de financement. Un effort a également été fait pour obtenir une certaine cohérence visuelle avec l’outil d’établissement des coûts basé sur les activités qui a été récemment mis au point dans le cadre de la Stratégie et du plan d’action contre le sida (ASAP) de la Banque mondiale, et vise en premier lieu à établir le coût des stratégies et des plans de travail. 

Conformément aux prescriptions du Fonds mondial et de la plupart des plans de travail, l’outil est conçu pour établir le budget d’une structure reposant sur des activités. Les données relatives aux quantités et à l’établissement des coûts sont ventilées par trimestre pour les trois premières années de la proposition puis par année, pour la quatrième et la cinquième année. Toutes les données sont incluses sur une feuille de calcul avec les totaux présentés par année et pour la durée totale du projet. Le programme génère des feuilles récapitulatives qui incluent les plans de travail et les budgets ainsi que des résumés budgétaires par domaine de prestation des services et par catégorie de coût. 

L’outil a été conçu pour être utilisé dans l’établissement des coûts des propositions soumises au Fonds mondial, mais est d’ordre générique et peut aussi être utilisé pour concevoir et établir les coûts d’autres plans et propositions. 

Ce manuel de l’utilisateur contient des instructions détaillées sur la manière d’utiliser l’outil. Il comporte aussi un certain nombre d’avertissements quant aux éventuelles erreurs pouvant se produire si l’outil n’est pas utilisé correctement. Le fait de ne pas suivre les instructions figurant dans le manuel destiné à l’utilisateur peut conduire à des erreurs dans l’utilisation de l’outil et se traduire par un plan de travail et un budget incomplets ou incorrects. 

Il  est  vivement  conseillé  aux  utilisateurs  de  lire  attentivement  le manuel  dans  son intégralité avant d’essayer d’installer et d’utiliser l’outil. 

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 Cet outil et le manuel de l'utilisateur qui l'accompagne sont disponibles en anglais, en espagnol et en français. L'outil comporte une option permettant de choisir la langue lors de l’installation. Ce choix de la langue est définitif et ne peut être modifié ultérieurement. 

2. Le manuel de l’utilisateur en bref

2.1 Le manuel de l’utilisateur

L’objectif du présent manuel  est de  fournir  à  l’utilisateur  les  instructions qui  lui permettront d’installer et d’utiliser correctement  l’outil. Le manuel de  l’utilisateur peut également aider  les utilisateurs à résoudre les éventuels problèmes qu’ils peuvent rencontrer. Bien que l’outil ait été conçu pour guider l’utilisateur tout au long des diverses étapes afin d’achever le plan de travail et le budget, les instructions détaillées ne sont contenues que dans le manuel de l’utilisateur. Le manuel de l’utilisateur doit être lu dans son intégralité avant d’installer et d’utiliser l’outil. À défaut de se conformer à cette obligation, l’outil pourra être complété de manière incorrecte, et aboutir à un plan de travail et à un budget qui comporteront des erreurs. 

Le manuel de l’utilisateur comporte quatre sections : 1. Section 1 – Une introduction, qui fournit un bref résumé de l’historique de l’élaboration 

de l’outil et de son objectif premier.  2. Section  2  –  Un  aperçu  du manuel  de  l’utilisateur,  les  conventions  utilisées  dans  le 

manuel et l’outil, et les instructions pour l’installation et le fonctionnement de l’outil.  3. Section 3 – La partie principale du manuel de  l’utilisateur, qui  fournit des  instructions 

détaillées  pour  l’utilisation  de  l’outil.  Afin  d’améliorer  la  lisibilité  de  la  section  3,  la structure suivante a été suivie pour chacune des étapes : • paragraphes d’introduction qui décrivent la logique et l’objectif de cette étape ; • instructions spécifiques pour mener à bien l’étape.  

4. Section 4 – Une section consacrée à  la  résolution de problèmes comprenant une  liste des  problèmes  susceptibles  d’être  rencontrés  et  des  solutions  possibles,  et  les coordonnées des personnes à contacter pour obtenir un soutien technique. 

Dans la mesure du possible, des instantanés d’écran de l’outil ont été inclus pour illustrer chacune des étapes et aider à comprendre le fonctionnement de l’outil et à résoudre les problèmes. 

Les instructions font fréquemment référence aux en‐têtes ou aux commandes de l’outil. Elles apparaissent en gras, comme dans la phrase : Cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez la commande Ajouter une note de la boîte de commande. 

Lorsque l’utilisateur est renvoyé aux options du menu dans Excel, les éléments et les commandes du menu apparaissent en caractères gras en bleu, par exemple, Fichier > Aperçu avant impression > Imprimer. 

Dans tout le document, les conseils apparaissent sous forme d’encadrés sur fond bleu, comme ci‐dessous, afin de faciliter l’exécution d’instructions spécifiques.  

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CONSEIL : Élaborez les premières versions du cadre logique en dehors de l’outil tant que vous y apportez encore des changements significatifs. Une fois qu’un certain consensus a été obtenu s’agissant du cadre, saisissez‐le dans l’outil. Cela permettra de limiter la quantité de corrections à apporter dans l’outil. 

Lorsque l’attention de l’utilisateur doit être attirée sur des points importants ou lorsqu’il doit être averti, des encadrés sur fond jaune ont été utilisés dans chaque section, comme ci‐dessous. Si vous ignorez ces avertissements, il ne vous sera pas possible de compléter correctement l’outil.  

Attention  !  Il n’est pas possible de modifier  la composante maladie une  fois que  l’outil a été alimenté et que le cadre logique a été mis au point. Chaque outil est par conséquent consacré à une seule maladie. 

2.2 Installation de l’outil  

2.2.1 Prescriptions concernant le système et le logiciel

Configuration requise du système 

L’outil a fait l’objet de tests sur quatre ordinateurs portables relativement récents (ayant moins d’un an) utilisant soit Vista soit Windows 7 comme systèmes d’exploitation. Tous les ordinateurs portables disposaient de processeurs à double cœur dont les vitesses se situaient entre 1,6 et 2,1 MHz. La mémoire vive (RAM) se situait entre 1 et 3 gigaoctets (Go). Les essais ont consisté à saisir les budgets de trois propositions pour la série 10 du Fonds mondial. L’outil a fonctionné correctement pour ces tests, bien que certaines fonctions aient été ralenties au fur et à mesure que la quantité de données saisies augmentait.  

Le traitement des données est devenu très lent sur les ordinateurs utilisant un processeur Windows Vista ou Windows 7 et dotés de 1 Go de RAM seulement. En effet, les processeurs Windows Vista et Windows 7 ont besoin d'un volume important de mémoire pour fonctionner. Lorsqu'un ordinateur ne dispose que de 1 Go de RAM, presque toute la mémoire disponible est utilisée par le système d'exploitation et il en reste très peu pour faire tourner l'outil. C'est la raison pour laquelle nous déconseillons vivement à l'utilisateur d'installer l'outil sur un ordinateur utilisant Vista ou Windows 7 et ne disposant que de 1 Go de RAM. Pour de meilleurs résultats, nous recommandons de n'utiliser l'outil que sur un ordinateur équipé d'un processeur de nouvelle génération (double cœur ou série i) doté d'au‐moins 3 Go de RAM. 

Tableau 2‐1 : Configuration requise du système Article  Configuration requise   Minimale  Recommandée Système d’exploitation  Windows XP  Vista ou Windows 7 Processeur  Pentium 4 ou mieux  Pentium double cœur ou mieux Vitesse du processeur   1,69 GHz ou mieux  1,69 GHz ou mieux RAM  Au moins 1 Go de RAM  Au moins 3 Go de RAM Évitez :  Les anciens ordinateurs  limités à 1 Go de RAM fonctionnant sur un système 

d'exploitation Vista ou Windows 7 

Attention ! Veuillez lire la section 2.2 dans son intégralité avant d’installer l’outil. 

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Pour vérifier la capacité de votre ordinateur, allez sur Démarrer > Panneau de configuration > Système. Autre solution, cliquez à droite sur Poste de travail puis cliquez sur Propriétés. Cliquez sur l'onglet Généralités et vérifiez que votre ordinateur a au moins la capacité indiquée dans le tableau 2.1. 

Configuration requise du logiciel 

Tout utilisateur disposant d'Excel 2003 ou d'une version ultérieure d'Excel ne devrait pas avoir besoin d'un logiciel supplémentaire. Étant donné le nombre important de macros utilisées dans l'outil, l'utilisation d'une version plus ancienne d'Excel conduira à des erreurs et l'outil ne pourra pas fonctionner correctement. 

Cette nouvelle version de l'outil ayant été mise au point sur Excel 2007, nous recommandons l'utilisation d'Excel 2007 ou d'une version ultérieure. Même si l'outil peut tourner sur Excel 2003, certaines de ses caractéristiques risquent de ne pas fonctionner correctement et il s'ensuivra des erreurs occasionnelles ou une instabilité de l'outil. Nous recommandons d'utiliser uniquement Excel 2007 ou une version ultérieure pour faire fonctionner l'outil. 

Cet outil ne peut normalement pas être utilisé sur un ordinateur ultraportable ou sur Excel Starter. Excel Starter est une version simplifiée d'Excel qui n'offre aucune fonctionnalité de macros. Sans macros, l'outil ne peut pas fonctionner. 

Autres questions liées au système  De nombreux autres paramètres et options de configuration de Windows influencent la capacité et la rapidité de l’ordinateur quel qu’il soit. Veuillez consulter un expert pour vous assurer que ceux‐ci ont été installés de manière à ce que la vitesse de fonctionnement et les performances de votre ordinateur soient maximales. Les prescriptions peuvent également changer en fonction du système d’exploitation que vous utilisez. Windows Vista ou Windows 7 requiert davantage que la capacité minimale indiquée ci‐dessus. Avec de tels systèmes d’exploitation, il est possible que l’outil ne fonctionne pas avec moins de 3 Go de mémoire vive.  

L’outil nécessite une capacité de mémoire et de traitement relativement importante pour fonctionner. Les besoins du système augmentent de manière significative au fur et à mesure que l’outil est alimenté en données. Certaines fonctions, telles que la mise à jour du plan de travail principal ou la production de rapports, peuvent demander 10 à 15 secondes lorsque la version de l’outil est pleinement alimentée en données. Les utilisateurs doivent s’armer de patience et attendre que les processus de traitement des données soient achevés avant d’essayer de saisir de nouvelles données. 

Nous déconseillons vivement de faire fonctionner plusieurs versions de l’outil en même temps sur le même ordinateur. Excel partage des données de configuration avec différents classeurs et cela peut aboutir à des erreurs dans l'outil. Il n'est pas recommandé d’utiliser l'outil conjointement à d’autres logiciels complexes. Cela peut ralentir le fonctionnement de l’outil, voire conduire à un « plantage » du programme. 

2.2.2 Procédure d’installation

Cet outil peut être copié à partir de supports portables (CD ou clé USB) ou téléchargé à partir du site : http://www.who.int/hiv/pub/toolkits/GF‐Resourcekit/fr/index2.html.  

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Pour ouvrir l’outil, copiez simplement le fichier à un endroit approprié (que vous aurez choisi), ouvrez‐le sous Excel et suivez les instructions concernant les paramètres de sécurité figurant dans la section 2.2.3 ci‐dessous. Il est important d’accorder une attention particulière aux paramètres de sécurité, puisque ceux‐ci auront un impact sur le fonctionnement des macros (voir la section suivante). 

Une fois ouvert, l'outil effectuera automatiquement une sauvegarde lorsque vous le fermerez. Toutefois, il est indispensable de sauvegarder sur votre ordinateur une version vierge, pas encore ouverte et de sauvegarder sous un nouveau nom toute version ouverte. 

Pour créer un raccourci vers le fichier sur votre bureau, cliquez sur le bouton droit de votre souris lorsque vous êtes sur votre bureau et suivez les instructions du guide. 

2.2.3 Activation des macros

Cet outil comporte des macros. Il ne fonctionnera pas correctement si les macros ne sont pas activées. Pour vous assurer que les macros sont activées, vous devez fixer les paramètres de sécurité au niveau approprié avant d’ouvrir le classeur.  

Dans Excel 2003, avant d’ouvrir le classeur, allez aux menus Outils > Macro > Sécurité et placez le paramètre de sécurité sur Bas ou Moyen (voir la Figure 2‐1 ci‐dessous, en anglais). Si vous choisissez le niveau Bas, les macros seront automatiquement activées. Si vous choisissez le niveau Moyen, il vous sera demandé d’activer ou de désactiver les macros lorsque vous ouvrirez le classeur. Assurez‐vous de bien activer les macros lorsque la question vous sera posée.  

Figure 2‐1 : Activation des macros dans Excel 2003 

  

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Dans Excel 2007, une fenêtre d'avertissement superposée à la feuille de calcul s'ouvrira. À la droite de cet avertissement figure un bouton Options. Cliquez sur ce bouton puis sur l’instruction Activer ce contenu. Puis cliquez sur OK. Dans Excel 2010, cliquez simplement sur le bouton Activer. La procédure doit être répétée chaque fois qu’un classeur est ouvert étant donné que les paramètres des macros changent parfois lorsque le classeur est fermé. 

Dans Excel 2007, il est possible d’activer toutes les macros de façon permanente dans le « centre de gestion de la confidentialité » (voir la Figure 2‐2 ci‐dessous). Cette manœuvre n’est pas recommandée étant donné que cela peut se traduire par l’exécution de codes non autorisés. Si vous souhaitez malgré tout le faire, cliquez sur le bouton Office (le bouton rond dans le coin supérieur gauche de la feuille de calcul) et suivez le chemin Options Excel > Centre de gestion de la confidentialité > Paramètres du centre de gestion de la confidentialité > Paramètres de macro. Allez ensuite à Activer toutes les macros et terminez en cliquant sur OK. Dans Excel 2010, vous pouvez aller dans le centre de gestion de la confidentialité en cliquant sur l'onglet Fichier puis en cliquant sur le bouton Options. 

Figure 2‐2 : Activation des macros dans Excel 2007  

 

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2.2.4 Choix de la langue

L’outil est disponible en anglais, en français et en espagnol. La première fois qu'il est ouvert, il est demandé à l’utilisateur de choisir l’une de ces langues à partir de la liste des langues possibles et des drapeaux correspondants. À partir du menu, choisissez la langue dans laquelle vous souhaitez compléter l’outil. Une fois la langue choisie, les titres et les instructions figurant dans l’outil seront traduits dans cette langue. Ensuite, chaque fois que l’outil sera ouvert, vous arriverez directement au menu du diagramme des tâches.  

Veuillez noter qu’actuellement l’outil ne permet pas de changer de langue une fois que le choix initial a été fait. 

Attention ! Il n’est pas possible de changer de langue une fois que le choix initial de la langue a été fait. 

2.3 Conventions utilisées dans l’outil

2.3.1 Protection

L’outil comporte de nombreuses macros et formules et donnera des résultats incorrects si celles‐ci sont modifiées ou supprimées. L’outil est protégé afin d’empêcher l’utilisateur de supprimer ou d’endommager par inadvertance les macros et les formules lors de la saisie des données. Cette protection peut restreindre la souplesse de l’outil dans certains cas et impose certaines limites aux utilisateurs. La stabilité et l’exactitude de l’outil sont, toutefois, grandement améliorées de ce fait. 

2.3.2 Code couleur

Afin  d’aider  les  utilisateurs,  des  couleurs  ont  été  utilisées  pour  indiquer  là  où  les  données doivent être saisies, là où elles donnent lieu à un calcul et là où le résultat est obtenu. Les codes couleurs suivants sont appliqués dans l’outil :  

 Des  données  doivent  être  saisies  ou  choisies  à  partir  d’une  liste déroulante.  

  Des données ont été saisies ou choisies au moins une fois.  

 Ces  données  ont  fait  l’objet  d’un  calcul  par  l’outil  ou  ont  été  obtenues ailleurs dans  l’outil. Aucune saisie de données ne doit avoir  lieu dans ces cellules, qui ont été protégées pour éviter des modifications ultérieures. 

 Dans les rapports, les résultats obtenus par l’outil figurent dans une cellule sur fond blanc et sont protégés. 

2.3.3 Copier et coller

L’outil a été conçu pour faciliter la saisie directe des données lorsque des données d’entrée sont requises.  Il  n’a  pas  été  conçu  pour  faciliter  le  collage  de  listes  de  données  ou  de  cellules multiples à partir d’un tableur d’origine. La copie et  le collage des données peuvent engendrer des  erreurs  ou  d’autres  problèmes.  Sur  certaines  feuilles,  l’insertion  des  données  dans  une cellule active une macro et, si l’on s’efforce de copier et de coller plus d’une cellule à la fois, cela entraînera un message d’erreur (voir la Figure 2.3 ci‐dessus). Ailleurs dans l’outil, les cellules de 

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destination peuvent être protégées. Le collage dans ces cellules protégées entraîne un message d’erreur puisque cette manœuvre équivaut à essayer de passer outre les formats protégés. 

Figure 2‐3 : Message d’erreur pour une cellule protégée  

 

Il est vivement recommandé à l’utilisateur de saisir les données directement dans l’outil, cellule après cellule. Toutefois, dans certains cas, les utilisateurs peuvent souhaiter couper ou copier du texte à partir de documents Word ou d’autres feuilles de calcul et les coller dans l’outil. La plupart des étapes de l’outil peuvent accepter ce type de procédé, mais l’on pourra se heurter à certaines difficultés en utilisant cette technique. 

 

    

Pour éviter ce type de problèmes, seul le contenu d’une cellule doit être copié, sans les formats ou toute autre commande intégrée. Il existe plusieurs façons de procéder : 

1. Fonction « Collage spécial » : Pour éviter de coller des formats et d’autres commandes à partir de la cellule source, vous pouvez utiliser la commande Collage spécial. Pour ce faire,  copiez  la  cellule  à partir de  la  feuille  source  en utilisant  la  commande normale Copier. Placez ensuite le curseur dans la cellule de destination.  

Dans  Excel  2007,  sélectionnez  le menu  déroulant  de  la  fonction  Coller  sur  le  groupe Presse‐papiers de l’onglet Accueil. Choisissez ensuite la commande Collage spécial puis cliquez  sur  le  bouton  Texte  ou  Valeurs.  (Ne  sélectionnez  pas  les  boutons  Tout  ou Formats.  Sous  l’en‐tête Opération,  sélectionnez Aucune. Cliquez ensuite  sur OK et  la valeur de la cellule sera collée sans les formats. Dans Excel 2010, suivez les instructions ci‐dessus et cliquez sur le bouton Valeurs. 

Dans Excel 2003,  la commande Collage spécial peut être choisie à partir de  la boîte de commande accessible par le bouton droit de la souris ou à partir du menu Édition. Notez qu’il est fréquent que la commande Collage spécial ne soit pas disponible à partir de la boîte de  commande du bouton droit de  la  souris dans  l’outil,  étant donné que  cette 

CONSEIL : Le modèle fonctionne mieux lorsque les données y sont saisies directement. Le fait de  copier  et  de  coller  peut  entraîner  des  erreurs.  Il  est  par  conséquent  conseillé  aux utilisateurs de saisir les données manuellement et d’éviter le « copier/coller ». 

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boîte  de  commande  est  fréquemment  utilisée  pour  localiser  et  exécuter  un  grand nombre des macros de l’outil. 

La fonction Collage spécial fonctionne également pour copier et coller plusieurs cellules en une seule fois. 

2. La  fonction  d’édition  du  texte  dans  la  cellule  Excel  (recommandée)  :  La  fonction d’édition du texte vous permet d’« entrer » dans une cellule et de copier ou de coller du texte  à  l’intérieur  de  la  cellule  sans  en  copier  ni  coller  les  formats  ou  d’autres commandes. Pour copier du  texte ou des valeurs  (et non des  formules) à partir d’une feuille de calcul Excel dans  l’outil (par exemple une description d’activité), sélectionnez la  cellule  dans  la  feuille  source  et  double‐cliquez.  Sélectionnez  le  contenu  à  copier  à l’intérieur de la cellule puis utilisez la commande Copier. Ensuite, placez le curseur sur la cellule  de  destination  dans  l’outil,  double‐cliquez  sur  la  cellule  de  destination, sélectionnez  le texte éventuel existant puis sélectionnez  la commande Coller. De cette façon, seul le texte ou la valeur sera copié et non le format associé à la cellule source.  

3. Fonction F2 (recommandée) : Le bouton F2 sur votre clavier est identique à la fonction d’édition du  texte. Pour copier du  texte ou des valeurs à partir d’une  feuille de calcul Excel vers l’outil, sélectionnez la cellule dans la feuille source puis appuyez sur le bouton F2 de votre clavier. Cela permet « d’entrer » dans la cellule. Puis sélectionnez le texte ou les chiffres à copier à  l’intérieur de  la cellule et utilisez  la commande normale Copier. Ensuite,  placez  le  curseur  sur  la  cellule  de  destination  dans  l’outil,  appuyez  sur  le bouton F2, sélectionnez le texte éventuel existant puis la commande Coller. Ce procédé permettra  de  copier  uniquement  le  texte  ou  la  valeur  et  non  le  format  associé  à  la cellule source.  

Les textes ou les chiffres peuvent être copiés de la même façon à partir de documents Word en suivant la procédure indiquée ci‐dessus. Comme dans Excel, la fonction Collage spécial ou une autre méthode doit être utilisée pour éviter de copier et de coller des formats provenant du document source dans l’outil. 

Si la commande normale Coller est utilisée à la place de l’une des méthodes ci‐dessus, vous copierez les formats et les autres commandes intégrées dans l’outil. Souvent, sera aussi incluse une commande qui verrouillera la cellule. Lorsque cela se produit, il vous sera ensuite impossible de modifier le contenu de cette cellule.  

 

 

   

 Les méthodes utilisant les fonctions d’édition de texte et la touche F2 colleront le texte dans la cellule de destination en plus de tout texte éventuel qui s’y trouve déjà. Pour éviter cela, veillez à ce que le texte ou les valeurs existants soient sélectionnés avant de sélectionner la commande Collage spécial. Le texte ou les valeurs que l'on copie remplaceront alors le texte existant.  

Attention ! Si la procédure permettant de copier et de coller n’est pas suivie avec précaution, il pourra en résulter des cellules avec des données incorrectes qui ne pourront pas être modifiées. Si une cellule complète est copiée, les formats et les commandes intégrées seront aussi copiés. Souvent, cela inclut une commande de « verrouillage » qui empêchera toute modification ultérieure de cette cellule. 

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Lorsque des formats ont été accidentellement copiés sur la feuille de destination de l’outil, il peut être possible d’utiliser la fonction de reproduction de la mise en forme pour copier le format à partir d’une cellule adjacente. Pour utiliser la fonction Reproduire la mise en forme, sélectionnez une cellule ayant le format correct sur la même feuille de calcul. Dans Excel 2007, cliquez sur Reproduire la mise en forme situé dans le groupe Presse‐papiers sous l’onglet Accueil. Faites glisser le pointeur (qui se transforme en pinceau) jusqu’à la cellule dont le format n’est pas correct. Dans Excel 2003, la fonction Reproduire la mise en forme se trouve sur la barre d’outils standard. Sélectionnez le format à copier, cliquez sur le pinceau (Reproduire la mise en forme), puis cliquez sur la cellule que vous souhaitez formater. Le format sera automatiquement copié.  

Dans les feuilles de calcul où il n’est pas possible de copier et de coller plus d’une cellule à la fois, lorsque les cellules de destination sont protégées, ou lorsque l’utilisateur souhaite copier du texte dans une cellule numérique, les méthodes ci‐dessus ne fonctionneront pas et un message d’erreur apparaîtra. 

Les utilisateurs peuvent aussi rencontrer des difficultés lorsqu’ils s’efforceront de copier et de coller des cellules fusionnées. Excel ne peut ni copier ni coller des données d’un endroit à un autre si la taille des cellules sources et des cellules de destination n’est pas identique. Si les données sources sont situées dans une seule cellule, elles peuvent généralement être copiées et collées dans une cellule qui contient deux ou plusieurs cellules fusionnées. Toutefois, si les données sont copiées à partir d’un bloc qui comporte deux ou plusieurs cellules fusionnées, elles ne pourront pas être copiées dans un bloc qui comprend un nombre différent de cellules fusionnées. Si l’on fait une telle tentative, le message d’erreur suivant apparaîtra : 

 

  

Dans certains cas, le fait de saisir des données chiffrées (par opposition à du texte) déclenche aussi une macro. Lorsque plus d’une cellule est copiée à partir d’une source vers plusieurs cellules de destination, la macro ne fonctionnera que pour la première cellule de destination. Pour que la macro fonctionne correctement, les données doivent donc être saisies aussi dans les autres cellules de destination. 

Pour éviter ces problèmes, il est vivement recommandé aux utilisateurs de saisir les données chiffrées manuellement, cellule après cellule. S’ils choisissent de copier et de coller, il leur est recommandé de copier et de coller les données dans une seule cellule à la fois.  

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2.3.4 Procédure de sauvegarde

Au cours d’un exercice d’établissement des coûts, il est essentiel que l’outil soit sauvegardé fréquemment pendant l’utilisation et fasse l’objet d’une sauvegarde au moins une fois par jour dans une unité de stockage externe. Si vous travaillez en réseau, cette sauvegarde peut avoir lieu automatiquement. Dans de nombreux cas, il n’y a pas de sauvegarde automatique et il faut que l’utilisateur procède manuellement à la sauvegarde sur un disque dur externe ou une unité similaire. 

Lorsque l’utilisateur effectue la sauvegarde, il doit impérativement inclure une désignation et une date d’archivage uniques dans le nom du fichier de sauvegarde afin d’être sûr d’être en mesure de retrouver la dernière version du fichier. La page de couverture de l’outil lui‐même permet aussi à l’utilisateur d’entrer un nouveau numéro de version chaque fois que l’outil est utilisé. 

3. Instructions détaillées pour compléter l’outil

3.1 Aperçu et déroulement des étapes

L’élaboration de budgets dont les coûts sont établis avec précision pour une proposition destinée au Fonds mondial requiert un travail d'équipe. Pour mener à bien les diverses étapes de l'élaboration du budget, plusieurs catégories de personnel de différents secteurs, des conseils et des programmes de lutte contre le VIH/sida et/ou d'autres parties prenantes, doivent intervenir. L’ensemble des membres clés de l’équipe doivent participer aux discussions de planification initiales et aux étapes clés du processus d’élaboration de la proposition. Les membres de l’équipe doivent bien comprendre le fonctionnement de l’outil et les liens qui existent entre les différentes composantes de l’outil. 

Le tableau 3‐1 ci‐dessous indique quels sont les membres du personnel qui doivent participer et compléter chacune des étapes de l’outil. Il n’est pas judicieux de s’attendre à ce que seule la personne chargée de l’établissement des coûts ou des finances complète l’outil. 

Tableau 3‐1 : Type de personnel requis pour compléter l’outil 

Étape   Type de personnel Page de couverture et informations générales  Chargé de programme et des finances Élaboration de la structure logique du programme  Chargé  de  programme,  du  suivi  et  de 

l’évaluation, et des finances Définir les coûts unitaires des ressources requises  Chargé des finances Calculer et finaliser les coûts des ressources  Chargé des finances Saisir  les  éléments  des  coûts  des  ressources  pour  les sous‐activités 

Chargé des finances et de programme 

Saisir les cibles des coûts des ressources  Chargé  de  programme,  et  du  suivi  et  de l’évaluation 

Revoir les coûts totaux  Gestionnaire Présentation du rapport  Chargé des finances et de programme 

 

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Lors de la conception de l’outil, tous les moyens ont été mis en œuvre pour encourager l’utilisateur à mener à bien une série d’étapes déterminées qui le conduiront à compléter entièrement un programme logique ou une structure de proposition dont les coûts sont établis avec précision. Afin d’y parvenir, l’utilisateur doit suivre une série d’étapes pilotées par des menus, qui requièrent la réalisation de diverses tâches consistant à établir une structure, définir les coûts et créer des liens. Le résultat final de ces étapes sera un budget de proposition dont les coûts seront entièrement chiffrés. 

Le niveau de détail choisi lors de l’établissement des coûts dépend largement des prescriptions du Fonds mondial ou de l’objectif principal de l’exercice de planification et d’établissement des coûts. Bien que des utilisateurs expérimentés puissent être contrariés par l’obligation de revenir au menu afin de se déplacer d’une étape à l’autre, l’utilisation du menu enclenche des fonctions de sauvegarde automatiques ainsi que d’autres fonctions pilotées par les macros qui visent à améliorer la stabilité et la solidité globales de l’outil. 

La Figure 3‐1 ci‐dessous montre le principal menu de l’outil, chaque étape étant clairement identifiée. Le fait de cliquer sur n’importe quelle étape permettra à l’utilisateur de se déplacer vers la feuille de calcul appropriée. Un bouton de retour apparaissant sur chaque feuille permet à l’utilisateur de revenir en arrière jusqu’au menu. 

Figure 3‐1 : Menu de l’outil décrivant les principales étapes 

Il y a au total huit étapes à mener à bien. Le tableau ci‐dessous présente un bref aperçu de ces étapes. Chaque étape est décrite de manière plus détaillée dans les sections qui suivent. 

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Tableau 3‐2 : Aperçu des étapes à suivre pour compléter l’outil 

Étape du menu  Description et fonction 

Étape 1 :  Détails de la page de couverture  

La page de couverture sert de couverture à la version électronique comme à  la  version  imprimée  de  l’outil.  Sur  cette  page,  il  est  demandé  à l’utilisateur d’entrer des  informations  telles que  le  titre du projet,  le nom du  pays,  la  composante  maladie,  la  monnaie  et  d’autres  informations nécessaires pour faciliter le contrôle administratif de l’outil.  

Étape 2 :  Informations générales 

Sur  cette  feuille,  les données  générales  applicables  à  l’établissement des coûts doivent être saisies :  il s’agit notamment du taux de change entre la monnaie locale et la monnaie dans laquelle sont établis les coûts, de l’unité dans  laquelle  sont  établis  les  coûts,  du  taux  d’inflation  et  de  l’année  de début du projet. Cette feuille de calcul permet d'accéder au principe et au tableau des sous‐bénéficiaires. 

Étape 3 :  Définir le cadre logique 

Au  cours  de  cette  étape,  l’utilisateur  doit  définir  la  structure  logique  du programme  ou  de  la  proposition.  Conformément  à  la  pratique du  Fonds mondial,  la  structure  comprend des buts, des objectifs, des domaines de prestation des services, des activités et des sous‐activités. La définition de la  structure  logique  doit  être  en  grande  partie  achevée  avant  que l’établissement  des  coûts  puisse  commencer.  Cette  feuille  de  l’outil  est appelée  feuille  de  calcul  principale.  Pour  chaque  sous‐activité,  il  faut sélectionner  un  BP  (bénéficiaire  principal)  et  un  BS  (bénéficiaire secondaire) dans le menu déroulant. 

Étape 4 :  Coût des ressources et notes de référence 

Une fois que la structure logique a été définie, l’utilisateur est encouragé à établir  la  liste et à recenser (sans  les quantifier) tous  les éléments de coût des  ressources  qui  seront  requis  pour  établir  le  coût  des  sous‐activités faisant partie de la structure. Les éléments de coût des ressources doivent également être reliés à une catégorie de coût du Fonds mondial et à l’unité de mesure décrite. L'utilisateur doit saisir une valeur pour chaque coût des ressources défini. Lorsqu'un coût des ressources est le résultat d'un cumul et nécessite un  calcul,  l'utilisateur peut,  à  ce  stade du processus,  insérer une note et l'associer à une référence. La note est remplie à l'étape 5. C'est également sur cette feuille de calcul que  l'utilisateur décidera dans quelle mesure l'inflation pourra avoir une incidence sur cet élément. Pour chaque élément, la source des données doit être soigneusement identifiée. 

Étape 5 :  Calcul des coûts des ressources 

Dans  la mesure du possible,  il est  recommandé à  l’utilisateur de  calculer des sommes de coûts des ressources puis de  les transférer sur  les feuilles effectives  récapitulant  les  coûts  des  ressources.  Ces  calculs  de  coût  des ressources  sont  présentés  sur  une  feuille  séparée  et  seul  le  total  est transféré  sur  la  feuille  récapitulative des  coûts des  ressources. Une note vierge  est  créée  et  sera  automatiquement  associée  à  une  référence  au cours de l’Étape 5. 

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Étape du menu  Description et fonction 

Étape 6 :  Définir les éléments des coûts des ressources et les quantités pour chaque sous‐activité 

Sur la feuille de calcul principale, il est demandé à l’utilisateur de sélectionner les  coûts  des  ressources  à  partir  d’un menu  déroulant  pour  chacune  des sous‐activités  jusqu’à  ce  que  l’ensemble  des  coûts  soit  pleinement  établi pour  cette  sous‐activité. Une  brève  description  de  l’activité  sera  une  aide dans  le  choix  des  coûts  des  ressources.  La  catégorie  du  coût,  l’unité  de mesure et la valeur seront automatiquement transférées à partir de la feuille sur  laquelle  figurent  les  coûts  des  ressources.  Une  colonne  séparée  est toutefois  prévue  pour  ajouter  des  notes  ou  des  observations supplémentaires relatives au coût de cette sous‐activité.  Il est  important de noter que l’utilisateur doit aussi saisir les quantités pour chacun des éléments de coût sélectionnés.  

Étape 7 :  Fonds octroyés précédemment 

Sur  cette  feuille  de  calcul,  l'utilisateur  doit  remplir  une  grille  de financement qui indique le montant total des subventions demandées dans la proposition de  la  série 11 ainsi que  les montants annuels  reportés des subventions octroyées précédemment par le Fonds mondial. Le total net de la demande de subvention est alors calculé dans la grille. 

Étape 8 :  Rapports financiers  

À partir de  cet  élément du menu,  il  est possible d’imprimer  les  rapports financiers exigés par le Fonds mondial. En outre, d'autres rapports détaillés sont fournis, qui indiquent les valeurs par activité (cela sera utile à des fins de  présentation  et  d’analyse),  un  rapport  du  plan  de  travail,  le  rapport détaillé sur le budget et la liste des éléments des coûts des ressources.  

3.2 Étape 1 : Détails de la page de couverture

Au cours de cette étape, complétez  la page de couverture avec  les  informations  relatives à  la proposition  générale  (voir  la  Figure  3‐2  ci‐dessous  à  titre  d’exemple).  Il  est  important  de compléter la page de couverture, puisque le titre et les détails concernant le projet apparaîtront ensuite automatiquement sur toutes les feuilles de calcul suivantes.  

3.2.1 Titre du projet et pays

Sur la page de couverture, saisissez le titre du projet ou de la proposition et le nom du pays qui soumet  la proposition. Placez  le curseur sur  les champs verts prévus à cet effet et saisissez  les informations requises. 

3.2.2 Composante

Pour choisir la composante maladie, cliquez sur le champ en vert à la droite de l’en‐tête Composante. Cliquez sur la flèche de déroulement et sélectionnez la maladie, une réserve pour les populations les plus exposées au risque ou le renforcement des systèmes de santé (RSS) dans le menu déroulant. 

Le choix de la maladie générera le menu déroulant approprié pour les domaines de prestation des services propres à la maladie dans la feuille de calcul principale. Ce menu déroulant est utilisé pour choisir les domaines de prestation des services (DPS) lors de l’élaboration du cadre logique.  

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Attention  !  Il n’est pas possible de modifier  la composante maladie une  fois que  l’outil a été alimenté et que le cadre logique a été mis au point. Chaque outil est par conséquent consacré à une seule maladie ou un seul élément des systèmes de santé. 

Figure 3‐2 : Exemple de page de couverture 

Plan de travail et outil de calcul des coûts Titre du projet  Outil OMS de calcul des coûts 

Pays  Pays test 

Composante  VIH/sida 

Monnaie de la proposition  USD 

Monnaie locale  ZAR 

Monnaie du rapport  Proposition 

Numéro de la version et date  Version 1.1  7 juin 2010 

Date de présentation  20 août 2010 

Langue  Anglais 

Numéro de l'annexe  Annexe A1.1 

Nom de l'annexe  Budget détaillé pour le Fonds mondial 

3.2.3 Saisir les monnaies

L’outil demande la saisie de trois monnaies : 

1. La monnaie de la proposition – il s’agit de la monnaie dans laquelle la proposition doit être  libellée.  Le  Fonds mondial demande que  les propositions  soient  libellées  soit  en dollars  soit  en  euros.  Choisissez  la monnaie  de  votre  proposition  à  partir  du menu déroulant. 

2. Monnaie locale – saisissez le nom de la monnaie nationale.  3. Monnaie  du  rapport  –  saisissez  la  monnaie  dans  laquelle  vous  souhaitez  que  les 

rapports soient produits. Pour les propositions du Fonds mondial, il s’agit normalement de la même monnaie que la monnaie de la proposition. Toutefois, les pays peuvent aussi juger utile que les rapports soient produits dans leur monnaie locale. 

L’outil accepte la saisie de données de coût à la fois dans la monnaie locale et dans la monnaie de la proposition. Lors de l’Etape 2, il sera demandé à l’utilisateur d’inclure un taux de change qui permettra de convertir la monnaie locale dans la monnaie de la proposition et vice versa.  

Les champs relatifs à la monnaie peuvent être modifiés à tout moment au cours de la création du budget et les nouveaux noms des monnaies apparaîtront dans l’outil. Toutefois, aucune conversion automatique d’une monnaie à une autre n’a lieu. Cela ne peut être fait qu’en modifiant le taux de change à l’Etape 2. Les utilisateurs doivent par conséquent prendre soin de s’assurer que le nom de la monnaie saisie correspond à la monnaie dans laquelle les coûts sont entrés. 

Les monnaies saisies sur la page de couverture permettront d’alimenter les calculs complémentaires qui seront faits à l’Etape 2 et au‐delà. 

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3.2.4 Saisir le numéro de la version

Lors de l’élaboration des propositions, il est fréquent qu’il existe plusieurs versions du budget. Il est utile d’attribuer des numéros et des dates aux différentes versions afin d’éviter toute confusion. L’outil prévoit un emplacement pour enregistrer les numéros et dates des différentes versions sur la page de couverture. Il vous suffit de saisir le nouveau numéro de version de votre choix et une nouvelle date chaque fois qu’une nouvelle version de l‘outil est créée. De même, un champ est disponible pour enregistrer la date de présentation de la proposition au Fonds mondial. 

3.2.5 Numéro et nom de l’annexe

Une copie imprimée du budget détaillé de la proposition présentée au Fonds mondial doit être annexée au document principal de la proposition. Étant donné la longue liste d’annexes qui accompagnent la proposition principale, le budget imprimé doit être clairement identifié dans la table des matières du document principal de la proposition. L’outil inclut une fonction permettant d’enregistrer le numéro et le nom exacts de l’annexe. Lorsque vous imprimez l’outil à partir de la page de couverture, cette page de couverture est incluse dans le document imprimé et comporte le numéro et le nom de l’annexe (voir la section 3.2.6 ci‐dessous).  

Saisissez le numéro et le nom de l’annexe à partir de la table des matières de la proposition dans les cellules en vert prévues à cet effet. Lorsque les rapports générés par l'outil seront utilisés dans plus d'une annexe, indiquez‐le dans la cellule appropriée. 

3.3 Étape 2 : Informations générales

La feuille comportant les informations générales donne des indications sur les principales données financières qui sous‐tendent les calculs effectués dans l’outil (voir la Figure 3‐3 ci‐dessous). Le titre de la feuille de calcul et les descriptions des étapes apparaissent automatiquement sur la page de couverture et sont reliés à cette page de couverture.  

3.3.1 Données de base

Saisissez les informations requises pour tous les éléments dans les cellules en vert. Il s’agit notamment des éléments suivants :  

1. La première année du budget. L’outil fera automatiquement les calculs pour les années suivantes. La première année est définie comme étant la première année de la période couverte par  le programme proposé.  (L'année de base, mentionnée dans  les  sections suivantes, est  l'année qui précède  la première année du programme et  se  réfère à  la période de préparation de la proposition). 

2. Échelles de grandeur de  la monnaie  locale et de  la monnaie de  la proposition.  L'outil offre  la possibilité de sélectionner une échelle de grandeur spécifique  (unités, milliers, millions) pour simplifier  la saisie des grands nombres. Lorsque  l'unité est sélectionnée, les coûts sont exprimés en unités de monnaie  locale ou de monnaie de  la proposition. Lorsque  l'utilisateur  sélectionne  "milliers",  les  nombres  sont  exprimés  en  milliers d'unités  de  la  monnaie,  et  ainsi  de  suite.  Cette  option  peut  être  sélectionnée séparément pour la monnaie locale et pour la monnaie de la proposition. Cliquez sur les 

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champs en vert à côté des mentions  "échelle de grandeur pour  la monnaie  locale" et "échelle  de  grandeur  pour  la monnaie  de  la  proposition"  et  sélectionnez  l'échelle  de grandeur choisie dans  le menu déroulant. Ce choix s'appliquera à  la fois à  l'outil et aux rapports qu'il génère.  

3. Taux de change. L'utilisateur est obligé de saisir un  taux de change pour convertir  les montants exprimés en monnaie locale pour l'année de base et pour chaque année de la période  couverte  par  la  proposition.  L'année  de  base  représente  la  période  pendant laquelle la proposition est préparée et elle est définie comme étant l'année qui précède la première année d'exécution du programme de la proposition. Les éléments des coûts des ressources (Étape 4) seront convertis en utilisant le taux de change en vigueur dans l'année de base. Saisissez les taux de change en nombre d'unités de monnaie locale par unité de monnaie de  la proposition  (et NON en nombre d’unités de  la monnaie de  la proposition par unité de la monnaie locale). Par exemple, s’il y a 20 unités de la monnaie locale pour un dollar, saisissez le chiffre 20, et non le chiffre 0,05. Si ce chiffre n’est pas saisi correctement, le budget sera inexact.  

4. Taux  d’inflation.  Saisissez  dans  les  colonnes  prévues  à  cet  effet  les  taux  d’inflation estimés dans la monnaie locale et dans la monnaie de la proposition pour chaque année concernée dans le budget de la proposition. La saisie doit être en points de pourcentage (par exemple pour 5,8 %,  saisissez 5,8 et non 0,058). Si aucune  inflation n’est prévue, saisissez "zéro" à cet emplacement. Dans l’Étape 5, l’utilisateur peut choisir d’appliquer ou non  le taux d’inflation par défaut pour certains éléments de coût. Le fait de ne pas appliquer  de  taux  d’inflation  signifie  que  l’article  ne  sera  pas  exprimé  en  unités monétaires courantes mais en unités monétaires constantes. 

Les éléments des coûts des ressources sont corrigés de l'inflation de l'année de base à la première  année  de  la  période  couverte  par  le  programme  de  la  proposition  et  pour chacune des années suivantes. Le taux d'inflation de la monnaie locale sera appliqué aux éléments des coûts des ressources saisis dans cette monnaie et le taux d'inflation de la monnaie de  la proposition sera appliqué aux éléments exprimés dans  la monnaie de  la proposition. 

Tout doit être fait pour obtenir une estimation  indépendante des taux de  l'inflation (et des  taux  de  change)  pendant  la  période  couverte  par  la  proposition,  auprès  d'une source  fiable  telle  que  les  prévisions  du  secteur  bancaire  ou  les  publications  de  la recherche sur l'économie. 

 5. Temps de travail productif. Les catégories de données  intitulées Journées productives 

dans  l’année  de  travail  et Heures  productives  dans  l'année  de  travail  appellent des informations  sur  le nombre standard de  jours  travaillés par an, et d’heures  travaillées par  jour.  Ces  champs  sont  facultatifs mais  peuvent  être  utiles  lorsque  les  coûts  des ressources  nécessitent  le  calcul  d’un  élément  relatif  aux  ressources  humaines.  Ces cellules ne sont pas reliées à d’autres et ne sont pas des ressources obligatoires pour les calculs ultérieurs.  

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3.3.2 Principe et grille des bénéficiaires secondaires

À l'Étape 3, l'utilisateur doit impérativement attribuer un bénéficiaire principal (BP) et un bénéficiaire secondaire (BS) à chaque sous‐activité, y compris dans le cadre logique. Il faut donc créer une grille des BP / BS qui apparaîtra dans un menu déroulant à l'Étape 3. 

Pour vous déplacer dans la grille des BP / BS, cliquez sur le bouton Désignation des bénéficiaires situé en bas du tableau des données de base, sur la feuille de calcul des Informations générales (Étape 2). Sur la feuille de calcul Désignation des bénéficiaires, saisissez le nom de chaque bénéficiaire principal dans les cellules situées à droite du titre Bénéficiaire principal. Cinq cellules sont prévues pour vous permettre de désigner 5 différents bénéficiaires principaux pour chaque composante maladie. (Si, pour une composante maladie, vous souhaitez désigner plus de 5 bénéficiaires principaux, contactez le service d'assistance technique). Sous chaque bénéficiaire principal, saisissez les noms des bénéficiaires secondaires. Vous pouvez ajouter des lignes supplémentaires de bénéficiaires secondaires en plaçant le curseur sur la ligne "Bénéficiaires secondaires" et en cliquant sur le bouton droit de la souris. Dans le menu contextuel qui apparaît, sélectionnez Ajouter un bénéficiaire secondaire. Saisissez ensuite le nombre de BS que vous voulez ajouter à ce BP puis cliquez sur OK. Le nombre nécessaire de cellules apparaîtra sous le nom du BP sélectionné. Saisissez le nom de chaque BS dans les cellules en vert prévues à cet effet. Le nom d'un BS ne peut pas être saisi deux fois sous un même BP mais vous pouvez le saisir sous des BP différents. 

Figure 3‐3 : Tableau des informations générales  

Figure 3‐4 : Principe et grille des bénéficiaires secondaires  

   

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3.4 Étape 3 : Définir le cadre logique

L’outil repose sur la structure de planification la plus fréquemment recommandée par l’OMS pour structurer les propositions du Fonds mondial pour le VIH/sida. Cette structure repose sur une hiérarchie d’éléments de planification qui s’échelonnent en cascades des buts aux objectifs, puis aux domaines de prestation des services, aux activités et sous‐activités. Les coûts des ressources et les quantités sont saisis au niveau des sous‐activités. Cette structure est également applicable à n’importe quel cadre de planification logique. Sa logique est illustrée par le schéma de la Figure 3‐5 ci‐dessous. 

Figure 3‐5 : Hiérarchie OMS des éléments de planification – le cadre logique 

 

L’outil est suffisamment souple pour accepter des activités et des sous‐activités quel que soit leur niveau de précision. Toutefois, il est important que les propositions soient cohérentes de manière interne dans la définition de ces éléments de planification. Toutes les activités et sous‐activités détaillées doivent être approximativement semblables par leur contenu et leur niveau de précision. 

Buts (1 à 5 par proposition)

Objectifs (2 à 5 par but)

DPS (1 à 3 par objectif)

Activités (Plusieurs par DPS)

Sous-activités (1 à 5 par activité)

Coûts des ressources (Peuvent être plusieurs pour

chaque sous-activité)

CONSEIL  :  Si  une  activité  est mise  en œuvre  par  plus  d'un  bénéficiaire  secondaire,  vous pouvez soit créer des cellules de BS dans  lesquelles vous saisirez  le nom des deux BS, soit, pour plus de précisions, vous pouvez créer des activités similaires dans le cadre logique puis sélectionner le nom du BS. 

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Pour obtenir de meilleurs résultats, construisez le cadre logique de la proposition à partir des activités et des sous‐activités qui comportent un degré de précision relativement important. Pour les besoins de cet outil, le plus utile consisterait à définir les activités et les sous‐activités comme un ensemble d’actions qui consomment des ressources et qui aboutissent au résultat premier souhaité. Le résultat premier est le premier niveau distinct de résultats qui peut être combiné à d’autres résultats dans un domaine de prestation des services afin de parvenir aux objectifs et buts fixés. Lorsqu’un cadre basé sur les résultats a été conçu, il est important de définir et de regrouper les activités de sorte qu’elles puissent être aisément reliées aux indicateurs de résultats détaillés. 

Par exemple, une sous‐activité peut comprendre une série de cours de formation pour les agents de proximité travaillant dans la communauté. Le résultat premier pourrait être la création d’une équipe de X agents de proximité communautaires. Les coûts des ressources comprendront par exemple le salaire et les indemnités de subsistance pour les formateurs et le personnel de soutien, l’adaptation et la reproduction du matériel de formation, l’achat de matériel audiovisuel, les voyages et les indemnités des participants, la location du lieu de formation et ainsi de suite.  

3.4.1 Règle de numérotation

Toute la numérotation de l’outil est créée automatiquement selon la règle décrite ci‐dessous. Au fur et à mesure que la structure du cadre logique est éditée et modifiée, la numérotation est actualisée. Les utilisateurs ne doivent pas essayer de numéroter manuellement les éléments de la planification. Dans le tableau ci‐dessous, la dernière colonne montre la numérotation qui sera visible dans l’outil.  

Tableau 3‐3 : Convention de numérotation 

But  Objectif  Domaine de prestation des services 

Activité  Sous‐activité  Numérotation de l’élément de planification  

1          1 1  1        1.1 1  1  1      1.1.1 1  1  1  1    1.1.1.1 1  1  1  2  1  1.1.1.2.1 1  1  1  2  2  1.1.1.2.2 1  2  1  1  1  1.2.1.1.1 ‐‐‐‐  ‐‐‐‐  ‐‐‐‐  ‐‐‐‐    ‐‐‐‐ 2  1  3  5  3  2.1.3.5.3 ‐‐‐‐  ‐‐‐‐  ‐‐‐‐  ‐‐‐‐    ‐‐‐‐ 

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3.4.2 Construction du cadre logique

Le plan de travail principal et la feuille de budgétisation doivent être complétés en deux parties. On accède à la première par l’intermédiaire de l’Etape 3 : il s’agit de la construction du cadre logique. On accède à la deuxième par l’intermédiaire de l’Etape 6 : il s’agit du plan de travail détaillé et des fonctions budgétaires. Le cadre logique permet à l’équipe centrale élaborant la proposition de définir les éléments de planification au sein du cadre logique de la proposition. Ce cadre est la pierre angulaire du plan de travail et du budget détaillés, qui sont élaborés à un stade ultérieur. 

Pour compléter la structure du cadre logique, cliquez sur l’Etape 3 dans le menu. L’utilisateur sera transféré vers la feuille principale de planification des activités et de budgétisation. La structure de cette feuille reflète la hiérarchie des éléments de planification décrite ci‐dessus  – buts, objectifs, DPS, activités et sous‐activités. 

Lorsqu’une version vierge de l’outil est ouverte, elle se présentera comme dans la Figure 3‐6 ci‐dessous. Veuillez noter que la version initiale de l’outil comporte uniquement un élément de planification pour chaque niveau du cadre de planification – c’est‐à‐dire un but, un objectif, un domaine de prestation des services, et ainsi de suite. Pour élaborer un cadre de proposition complet, les utilisateurs devront ajouter (et parfois supprimer, déplacer ou insérer) les divers éléments de la structure. L’outil comporte des fonctions à cet effet.  

Figure 3‐6 : Aperçu de la feuille d’activité principale – construction du cadre logique 

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Lorsqu’un élément de planification est ajouté, tous les éléments de planification qui lui sont subordonnés sont également ajoutés. Par exemple, chaque fois qu’un but est ajouté, un objectif, un domaine de prestation des services, une activité et une sous‐activité sont ajoutés. Seuls les éléments de planification qui en dépendent sont ajoutés – c’est‐à‐dire ceux qui se trouvent en dessous de l’élément de planification ajouté suivant la hiérarchie de planification décrite précédemment. Les éléments de planification de niveau supérieur ne sont pas ajoutés. Par exemple, lorsqu’une activité est ajoutée, la sous‐activité qui en dépend sera aussi ajoutée, mais non le domaine de prestation des services, ni l’objectif ni le but. Le fait d’ajouter un domaine de prestation des services aboutit à l’ajout d’un DPS, mais aussi d’une activité et d’une sous‐activité, mais non d’un objectif ni d’un but. Les mêmes règles sont applicables lorsque des éléments de planification sont supprimés, déplacés ou insérés.  

3.4.3 Activation et désactivation des calculs

Sur la feuille de calcul intitulée Plan de travail principal et budget, l'utilisateur a la possibilité d'activer ou de désactiver les calculs automatiques. Au fur et à mesure que le volume des données augmente, le calcul de toutes les formules qui s'activent à chaque saisie de données risque de ralentir le processus de construction du cadre logique et la saisie des données. 

Pour accélérer la saisie des données, cliquez sur le bouton Désactiver les calculs, en haut de la feuille de calcul. La cellule voisine passe alors du vert au rouge et l'information "Calculs désactivés" s'affiche. 

Pour permettre des calculs, cliquez sur le même bouton qui affiche maintenant le message Activer les calculs. La cellule voisine passe alors du rouge au vert et l'information "Calculs activés" s'affiche. 

3.4.4 Modification de la structure du cadre

Les éléments de planification peuvent être aisément manipulés grâce au bouton droit de la souris. Pour ajouter, insérer, déplacer ou supprimer un élément de planification, placez le curseur sur la ligne correspondant à l’élément de planification que vous souhaitez modifier et cliquez sur le bouton droit de la souris. Un menu apparaîtra qui comporte un certain nombre d’options. Placez simplement le curseur sur l’action appropriée et cliquez sur le bouton gauche. L’outil exécutera automatiquement la fonction requise et renumérotera l’ensemble des éléments de planification automatiquement. Il n’est pas nécessaire de rectifier manuellement la numérotation dans la structure.  

La liste de commandes du menu évolue automatiquement au fur et à mesure que les éléments de planification sont ajoutés ou supprimés. Quand un seul élément de planification existe, par exemple, les commandes de déplacement sont désactivées car elles n’ont plus lieu d’être. 

La  liste de commandes  figurant dans  la boîte de commande est  illustrée dans  la Figure 3‐7 ci‐dessous. Chaque commande est décrite de manière plus détaillée dans le tableau 3‐4 ci‐dessous.  

 

Calculations enabledDisable calculations

Calculations disabledEnable calculations

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Figure 3‐7 : Editer la structure du cadre logique – commandes du bouton droit de la souris 

D’une manière très similaire, le menu contextuel du bouton droit de la souris peut être utilisé soit pour développer soit pour réduire l’élément sélectionné. Par exemple, si le curseur est placé sur la ligne Objectif et que vous choisissez la commande Réduire, les domaines de prestation des services, les activités et les sous‐activités seront réduits et ne seront plus visibles. La possibilité d’utiliser cette fonction existe à tous les niveaux du cadre logique. Il est par conséquent possible de commencer à revoir le plan de travail principal en décidant que certains éléments seulement de la planification seront visibles.  

Afin de protéger l’intégrité de la structure du cadre logique, les utilisateurs ne peuvent pas supprimer le premier élément de planification d’un ensemble d’éléments de planification quel qu’il soit. Par exemple, s’il n’y a qu’un seul but dans votre structure, vous ne serez pas en mesure de le supprimer et la commande Supprimer n’apparaîtra pas. Il en va de même du premier objectif, du premier domaine de prestation des services, de la première activité et de la première sous‐activité. 

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Tableau 3‐4 : Utilité de diverses commandes 

Ajouter : 

Un nouvel élément de planification (ou groupe d’éléments de planification)* sera placé au bas de la liste actuelle des éléments de planification, c’est‐à‐dire que si une nouvelle  activité  est  ajoutée,  elle  apparaîtra  comme  la dernière  activité  à l’intérieur  de  ce  DPS.  Pour  les  activités  et  les  sous‐activités,  les  utilisateurs doivent saisir le nombre de lignes à ajouter après avoir sélectionné la commande Ajouter ou Insérer. La fenêtre ci‐dessous s'affichera :        Si vous avez saisi  le chiffre 5, alors 5 activités ou sous‐activités supplémentaires seront  ajoutées  ou  insérées.  Cela  permet  d'accélérer  le  processus  de construction du cadre logique. 

Insérer : Un nouvel élément de planification sera  inséré  immédiatement après  l’élément choisi. 

Déplacer vers le haut : 

L’élément de planification sélectionné sera déplacé d’un niveau vers le haut dans la structure, c’est‐à‐dire que si c’est un objectif qui est déplacé d’un niveau vers le haut,  il viendra se placer au‐dessus de  l’objectif précédent. Une activité sera placée au‐dessus de l’activité précédente, et ainsi de suite. 

Déplacer vers le bas : 

L’élément de planification sélectionné sera déplacé d’un niveau vers le bas dans la structure, c’est‐à‐dire que si c’est un objectif qui est déplacé d’un niveau vers le  bas,  il  viendra  se  placer  en  dessous  de  l’objectif  suivant.  Une  activité  sera placée en dessous de l’activité suivante. 

Supprimer : 

L’ensemble de  l’élément de planification sera supprimé, y compris ses éléments subsidiaires.  Ainsi,  si  une  activité  est  sélectionnée  et  supprimée,  elle  sera supprimée  ainsi  que  toutes  les  sous‐activités  qui  en  dépendent.  Le  fait  de supprimer un domaine de prestation des  services aboutira à  la  suppression de toutes les activités relevant de ce DPS. 

Réduire : 

Cette commande permet de réduire les éléments subsidiaires de l’élément choisi et, par conséquent, de  les masquer. Par exemple,  il est possible de réduire tous les objectifs et de voir la structure dans son ensemble uniquement au niveau des objectifs. 

Développer : 

Cette  commande  fera  apparaître  l’ensemble  des  éléments  subsidiaires  de l’élément de planification sélectionné. Dans l’exemple ci‐dessus, si un objectif est développé,  cela  permettra  de  faire  apparaître  tous  les  DPS,  les  activités principales et les sous‐activités qui dépendent de cet objectif. 

*Note : Dans  l’ensemble de ce tableau,  la référence à un élément de planification s’entend également référence à un groupe d’éléments de planification, c’est‐à‐dire que le fait d’ajouter un DPS ajoutera non seulement un DPS, mais aussi une activité et une sous‐activité. 

3.4.5 Saisie des données

Une fois qu’un élément de planification a été ajouté, les informations appropriées peuvent être insérées. Pour chaque élément de planification, saisissez le nom de l’élément en question. Pour les activités, un champ supplémentaire a été prévu sous l'intitulé de l'activité pour saisir des détails complémentaires sur cette activité. Évitez d'utiliser des intitulés très longs d'activités et de sous‐activités.  

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Pour chaque sous‐activité, saisissez dans les colonnes correspondantes le nom du bénéficiaire principal et celui du bénéficiaire secondaire responsables de la mise en œuvre. Choisissez‐les à partir du menu déroulant dans les colonnes "bénéficiaire principal" et "bénéficiaire secondaire". Ces champs sont obligatoires, et le fait de les remplir soigneusement permet au BP et au BS de réaliser une analyse du budget plus constructive. 

 

 

 

 

 

 

 

L’indicateur directement apparenté peut également être saisi (à un stade ultérieur) une fois que le cadre de suivi et d’évaluation a été complété. Cela permet d’établir un lien entre le cadre des résultats d’une part, et le plan de travail et le budget d’autre part. Cliquez sur la cellule appropriée dans les colonnes "Indicateur directement apparenté" et tapez les informations requises. Si vous n'attribuez pas de référence à un indicateur au niveau d'une activité, alors cette activité n'apparaîtra pas dans le rapport qui présente un récapitulatif des activités et des budgets pour chaque indicateur. 

Si un domaine de prestation des services (DPS) a été ajouté, sélectionnez le DPS correct à partir du menu déroulant. La liste du menu correspond aux DPS applicables à la composante maladie choisie sur la page de couverture dans l’Étape 1. (Voir aussi Éditer la liste des DPS ci‐dessous.) 

    

Figure 3‐8 : Message d'erreur après une saisie de données 

Figure 3‐8 : Message d'erreur sur la saisie d'une donnée 

CONSEIL  : Lorsqu'une  sous‐activité est  réalisée par plus d'un bénéficiaire  secondaire, deux options s'offrent à vous  : 1) créez une sous‐activité similaire  (ou dupliquez‐en une) dans  le cadre logique et associez le second bénéficiaire secondaire à cette sous‐activité. 2) créez un bénéficiaire secondaire (Etape 2) qui comprend les noms des deux bénéficiaires secondaires. Dans  cette  dernière  option,  les  budgets  seront  combinés  également  et  ne  pourront  pas s'afficher séparément.  (Si cette situation se présente  fréquemment,  les utilisateurs doivent examiner de nouveau le niveau auquel les sous‐activités sont définies.

Attention ! Si vous avez essayé de taper une information dans le champ des DPS (ou dans tout  autre  champ  d'accès  restreint)  le message  d'erreur  apparaîtra  dans  la  fenêtre  ci‐dessous. Même si cette  fenêtre comprend un bouton "Réessayez", cliquez sur  le bouton "Annuler" puis sélectionnez le DPS correct à partir du menu déroulant.  

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3.4.6 Composante Renforcement des systèmes de santé (HSS) - Source de financement

Lorsque vous avez sélectionné Renforcement des systèmes de santé comme composante maladie dans l'Étape 1, vous devez remplir un champ supplémentaire dans l'Étape 3 dans la colonne "Source de financement". Compte tenu du fait que les activités de renforcement des systèmes de santé peuvent être financées par GAVI ou par le Fonds mondial, les utilisateurs doivent indiquer pour chaque sous‐activité, si la source du financement demandé sera le Fonds mondial ou GAVI. 

Placez le curseur dans la cellule appropriée, située à côté de la sous‐activité dans la colonne "Source de financement" et sélectionnez Fonds mondial ou GAVI dans le menu déroulant. Cette information est indispensable pour que le rapport généré dans l'Étape 8 soit précis. 

 

 

Complétez la structure aussi loin que possible dans l’outil avant d’entreprendre les autres étapes requises pour alimenter l’outil. Un cadre logique qui change constamment nuit à l’efficacité.  

Complétez la structure aussi loin que possible dans l’outil avant d’entreprendre les autres étapes requises pour alimenter l’outil. Un cadre logique qui change constamment nuit à l’efficacité.  

 

 

 

3.4.7 Choix des domaines de prestation des services

Le Fonds mondial requiert que les propositions soient élaborées en fonction de domaines de prestation des services (DPS). Les DPS définissent les larges domaines dans lesquels les activités ont lieu et contribuent à la réalisation des objectifs. Les résumés budgétaires doivent être présentés par domaine de prestation des services.  

L’outil inclut des ensembles prédéfinis de domaines de prestation des services qui sont conformes aux DPS recommandés par le Fonds mondial. Chaque composante maladie ou renforcement des systèmes de santé dispose de son propre ensemble de domaines de prestation des services qui sont générés automatiquement, en fonction de la composante maladie sélectionnée sur la page de couverture. 

Pour sélectionner un DPS, cliquez sur Sélectionner un DPS dans le menu. Une flèche déroulante apparaîtra à droite de la cellule. Cliquez simplement sur la flèche et sélectionnez le DPS approprié dans la liste.  

CONSEIL  : Élaborez  les premières  versions du  cadre  logique en dehors de  l’outil  tant que vous y apportez encore des changements significatifs. Une fois qu’un certain consensus a été obtenu s’agissant du cadre, saisissez‐le dans l’outil. Cela permettra de limiter la quantité de corrections à apporter à la structure dans l’outil. 

Attention  ! Pas de  fonction « Annuler ».  Il n’est pas possible d’« annuler »  les commandes automatisées indiquées ci‐dessus. Ces commandes sont des macros et il n’est pas possible de revenir en arrière.  Il est conseillé aux utilisateurs d’utiliser ces fonctions avec prudence, en particulier lorsqu’ils suppriment des éléments de planification.  

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L’OMS recommande aux pays de s’efforcer de se limiter à l’utilisation des DPS prédéfinis chaque fois que cela est possible. Ceux‐ci ont été approuvés par le Fonds mondial et seront aisément reconnaissables pour le groupe technique d’examen (qui examine les propositions). Toutefois, il peut occasionnellement être nécessaire d’ajouter un DPS supplémentaire à la liste des DPS approuvés par le Fonds mondial. Pour ajouter un nouveau DPS dans le menu déroulant, cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez Ajouter un nouveau DPS à la liste dans la liste de commandes. Il vous sera ensuite demandé d’entrer le nom du nouveau DPS. Placez votre curseur sur la ligne du DPS et sélectionnez le nouvel article à partir du menu déroulant. 

3.5 Étape 4 : Coûts des ressources et notes de référence

3.5.1 Méthode générale pour la saisie des coûts des ressources

Le présent outil utilise une seule liste de ressources et de coûts des ressources pour calculer les coûts des sous‐activités. Les sous‐activités sont construites de bas en haut, les ressources détaillées étant les éléments de base. Chaque ressource détaillée et le coût qui lui correspond peuvent être utilisés à diverses reprises dans les activités, quel que soit leur nombre. Par exemple, les coûts des ressources peuvent inclure une entrée relative à un consultant international, dont nous supposerons le coût équivalent à €500 par jour. Cet élément peut figurer dans plusieurs activités, mais cet élément des activités et les données relatives à son coût unitaire ne doivent être saisis qu’une seule fois dans la liste des coûts des ressources. La Figure 3‐9 ci‐dessous illustre ce principe. La ressource 1 et le coût correspondant sont saisis dans l’activité A et à nouveau dans l’activité B. La ressource 3 est utilisée dans les activités B et C, tandis que la ressource 2 apparaît dans les trois activités.  

Figure 3‐9 : Coûts des ressources 

 

Ressource 1

Activité B

Coût

Activité A

Activité C Ressource 3

Ressource 2 Coût

Coût

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Pour un usage optimal, il faut que, dans l’outil, les données relatives aux coûts des ressources soient normalisées d’une activité à l’autre. Le même coût pour une ressource doit être utilisé pour l’ensemble des sous‐activités qui utilisent cette ressource. Par exemple, si un expert international est recruté pendant 5 jours pour la sous‐activité A, un autre pendant 10 jours pour la sous‐activité B et un autre encore pendant 15 jours pour la sous‐activité C, le même chiffre correspondant au coût de la ressource doit être utilisé. En d’autres termes, à supposer que les experts internationaux mentionnés ci‐dessus aient les mêmes niveaux de compétences, alors le même tarif journalier doit être utilisé et multiplié par le nombre de jours pour chaque sous‐activité.  

Afin de parvenir à la cohérence ci‐dessus, l’outil prévoit que tous les coûts des ressources soient saisis sur une feuille unique. La principale feuille de calcul utilise la feuille relative aux coûts des ressources pour récupérer les données concernant ces coûts.  

L’outil peut accepter des données relatives aux coûts des ressources quel que soit leur niveau de précision, mais il est recommandé de fournir des coûts de ressources au niveau le plus bas de chaque unité de coût. Voici quelques exemples de coûts de ressources : un jour de salaire pour les consultants, un jour ou un mois de salaire pour le personnel ordinaire, un jour de location du lieu de réunion, un jour d’indemnité journalière de subsistance et d’allocations pour les participants à l’atelier, un billet d’avion, un véhicule, une dose de médicament, etc.  

Toutefois, lorsque plusieurs coûts de ressources peuvent être combinés pour aboutir à une somme de coûts agrégés, l’utilisation de ces coûts de ressources agrégés est alors encouragée (voir l’Etape 5). Veuillez noter que cette fonction peut être utilisée uniquement si l’ensemble des coûts des ressources peuvent être inclus dans une seule catégorie de coût (voir ci‐dessous).  

3.5.2 Catégories de coût

Le  Fonds  mondial  requiert  que  les  coûts  soient  classés  selon  un  ensemble  prédéfini  de catégories telles que les ressources humaines, le matériel de communication, les infrastructures et les autres équipements, etc. Les résumés budgétaires doivent être présentés par catégorie de coût.  Pour favoriser la désignation correcte des catégories de coût, l’ensemble des catégories de coût du Fonds mondial est  inclus dans  l’outil. Chaque coût des  ressources doit correspondre à une seule  catégorie de  coût. À moins que  toutes  les  ressources d’une  sous‐activité  relèvent de  la même  catégorie  de  coût,  il  n’est  pas  possible  d’attribuer  une  catégorie  de  coût  à  une  sous‐activité ou à une activité. 

3.5.3 Saisie des données

D'une manière générale, la procédure pour déterminer les coûts des ressources se déroule en deux étapes. Dans un premier temps, l'utilisateur doit identifier et définir les ressources physiques indispensables pour la mise en œuvre d'un ensemble donné de sous‐activités (ressources humaines, assistance technique ou véhicule, par exemple). Puis, l'utilisateur doit quantifier la valeur des éléments identifiés des coûts des ressources. Dissocier ainsi la procédure en deux étapes présente des avantages dans certains contextes. Par exemple, il peut être possible de remettre la liste des coûts des ressources définies (sans les valeurs) à un spécialiste des achats en lui demandant de faire les recherches correspondantes et de saisir les valeurs requises.  

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Pour accéder à la feuille relative au coût des ressources, cliquez sur l’Étape 4 du menu. La Figure 3‐10 ci‐dessous donne un exemple de feuille relative au coût des ressources. 

Figure 3‐10 : Définir le coût des ressources sur la feuille de calcul correspondante 

Reprenez les sous‐activités qui ont été définies à l’Etape 3 et examinez quels sont les types de ressources qui seront nécessaires au cours de la mise en œuvre de ces sous‐activités. Sur la base de cette analyse, établissez la liste des coûts des ressources requises et définissez‐les. Entrez le nom des coûts des ressources recensées dans la première colonne de la feuille de travail sous Description dans les cellules en vert figurant sous l’en‐tête le plus approprié (en jaune). Les en‐têtes sont uniquement utilisés en tant qu’éléments séparateurs dans le menu déroulant des coûts des ressources décrit à l’Étape 6. Ces en‐têtes ne peuvent pas être remaniés. 

 

Pour ajouter un nouvel élément de coût des ressources, vous pouvez soit écraser un élément existant soit ajouter un nouvel élément. Pour ajouter un nouvel élément, placez votre curseur sous la ligne où vous aimeriez ajouter le nouvel élément, cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez la commande Ajouter un nouveau coût des ressources dans la boîte de commande. Une boîte de dialogue apparaîtra qui demande à l’utilisateur d’indiquer combien de lignes doivent être ajoutées (voir la Figure 3‐11 ci‐dessous). Dans l’espace prévu, tapez le nombre de lignes à ajouter. Lorsqu’un élément existant est édité ou écrasé, il est important de veiller à choisir la bonne catégorie de coût et à modifier l’unité de mesure.  

 

CONSEIL  :  Pour  protéger  l’intégrité  de  l’outil,  les  éléments  constituant  les  coûts  des ressources ne peuvent être entièrement supprimés de la feuille. Comme il a été indiqué plus haut,  les  descriptions  peuvent  toutefois  être  modifiées.  Les  utilisateurs  doivent  par conséquent  ne  pas  ajouter  d’éléments  de  coût  des  ressources  à moins  qu’ils  ne  soient relativement sûrs que ces éléments seront utilisés. 

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Figure 3‐11 : Insérer les lignes relatives aux coûts des ressources 

 

Pour chaque élément identifié, sélectionnez Oui ou Non dans la colonne "Activé" dans le menu déroulant. Si vous choisissez Oui, ce coût des ressources sera considéré comme activé et apparaîtra dans le menu déroulant utilisé dans l’Étape 6. Le fait de choisir Non désactivera cet élément de coût des ressources. Cette fonction est utile pour permettre aux utilisateurs de ne pas écraser un élément de coût des ressources, au cas où ils souhaiteraient l’utiliser à un stade ultérieur. 

Pour chaque élément, sélectionnez la catégorie de coût qui lui correspond à partir des catégories de coût du Fonds mondial figurant dans le menu déroulant dans la colonne intitulée "Catégorie de coût du Fonds mondial". 

L’OMS recommande aux pays de s’efforcer de se limiter aux catégories de coût approuvées par le Fonds mondial. Néanmoins, il est possible de créer une nouvelle catégorie de coût. Pour créer une nouvelle catégorie de coût, placez le curseur sous la colonne "Description", cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez la commande Liste des catégories de coût – ajouter dans le menu. Dans la boîte de dialogue, tapez la catégorie de coût que vous souhaitez ajouter. Cette nouvelle catégorie de coût sera ajoutée à la liste dans l’ordre alphabétique. 

Attention ! Une fois créées, les catégories de coût ne peuvent plus être supprimées de la liste. Les  utilisateurs  doivent  donc  faire  preuve  de  prudence  lorsqu'ils  envisagent  d'utiliser  cette fonction car il en résulterait l'apparition d'une catégorie de coût non souhaitée dans le rapport récapitulatif des catégories de coût.  

Lorsque les éléments de coût des ressources peuvent être appliqués à plusieurs catégories de coût, il peut être nécessaire de saisir l’élément plusieurs fois. La seule différence entre les éléments serait la catégorie de coût choisie. Par exemple, les coûts des transports peuvent relever soit de la catégorie de coût « formation » soit de la catégorie de coût « frais généraux ». Dans un tel cas, créez un élément coût des transports sous deux en‐têtes différents et sélectionnez les différentes catégories de coût (veuillez noter que les catégories de coût ne peuvent pas être modifiées par la suite à l’Étape 6). 

Pour chaque élément, définissez et saisissez l’unité de mesure dans la colonne "Unité de mesure". Il est essentiel de vous assurer que l’unité de mesure correcte est saisie, puisqu’elle déterminera la valeur qui sera entrée à l’Étape 4. Par exemple, l’unité de mesure pour les salaires du personnel peut être soit le salaire par mois, par trimestre ou par an. Les utilisateurs doivent déterminer quelles sont les quantités cibles appropriées à saisir au cours de l’Étape 6, lorsqu’ils définissent les unités de mesure ainsi que tout indicateur directement relié à celles‐ci.  

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Pour rendre la liste comportant les éléments des ressources plus aisée à lire et à gérer, il est possible de réduire ou d’élargir/développer chaque en‐tête et les éléments de coût des ressources qui lui sont associés. Pour élargir ou réduire la liste des éléments des coûts des ressources figurant sous chaque en‐tête, cliquez sur le bouton droit de la souris sur l’en‐tête concerné et sélectionnez soit la commande Développer la catégorie soit la commande Réduire la catégorie dans la boîte de commande. De la même façon, sélectionnez la commande Afficher tout ou Réduire toutes les catégories pour qu’apparaisse l’ensemble des éléments de coût des ressources de toutes les catégories ou rendre invisibles tous ces éléments de coût. Dans la Figure 3‐10 ci‐dessus, l’en‐tête « Supports de communication » a été développé et l'en‐tête « Ressources humaines » a été réduit. 

De la même façon, il est possible de faire apparaître uniquement l’ensemble des coûts des ressources qui sont inactivés ou de montrer uniquement ceux qui sont activés en choisissant les commandes correspondantes. 

Attention ! Fonction Copier restreinte. Il n’est possible de copier la description et la valeur d’un élément de coût qu’à partir d’une feuille de calcul distincte. Les catégories de coût activées ou non activées ainsi que les autres cellules fonctionnelles sont protégées et les boîtes déroulantes doivent être utilisées pour sélectionner l’élément adapté.  

Une fois que la feuille de calcul a été complétée, elle peut être imprimée ou copiée électroniquement et utilisée pour retrouver les valeurs des coûts des ressources pour des éléments déterminés. Il peut en effet falloir donner certaines parties de la feuille de calcul du coût des ressources à différents services gouvernementaux, à un organisme d’achat ou à d’autres entités fiables pour l’établissement des coûts qui pourront apporter leur aide pour saisir la valeur de chaque élément indiqué. Par exemple, la section relative aux ressources humaines de la feuille de calcul peut être confiée au service chargé des salaires du ministère de la santé qui la complètera. Lorsque le processus est correctement géré et coordonné, une utilisation optimale des ressources peut être obtenue. 

3.5.4 Conseils complémentaires sur la définition des coûts des ressources

L’intérêt d’une approche reposant sur des coûts des ressources uniques tient au fait qu’elle fournit un nombre plus limité d’éléments de coût des ressources à partir desquels élaborer l’estimation des coûts. Elle nécessite également un examen attentif des données relatives au coût des ressources et contribue à assurer une certaine cohérence dans les coûts entre différents organismes de mise en œuvre ou lieux géographiques. Une méthode fréquente pour construire une proposition consiste à réunir les parties de la proposition élaborées par divers bénéficiaires secondaires, organismes de mise en œuvre ou zones géographiques. Il peut en résulter des estimations de coût des ressources différentes pour les mêmes éléments de coût lorsque ces éléments ont été transmis par des organismes de mise en œuvre ou des zones géographiques différents. 

CONSEIL  : Vous pouvez rendre  la  lecture de  la  liste des coûts des ressources plus aisée en réduisant  les  en‐têtes  dont  vous  n’avez  pas  besoin  pour  le moment.  Cela  permettra  de cacher  les éléments de coût qui relèvent de ces en‐têtes et rendra plus aisée  la navigation dans la liste des coûts des ressources. 

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Dans certains cas, ces divergences peuvent être justifiées. Par exemple, le coût de la location d’un lieu où se tiendra un atelier peut varier en fonction de la taille, de la qualité ou du lieu géographique, et le choix du lieu dépendra du nombre de participants. De même, le coût de l’engagement d’un consultant international peut différer, en fonction de son niveau de compétence, de son lieu de résidence, des frais de voyage, etc. Toutefois, si les coûts unitaires estimés par les différents bénéficiaires secondaires ou organismes de mise en œuvre diffèrent de façon notable sans raison apparente, cela peut signifier que des erreurs ont été commises ou que certaines estimations de coût ne sont pas réalistes. Dans de tels cas, les utilisateurs doivent soigneusement examiner les données de coût pour déterminer l’origine de ces divergences et les corriger. 

Faire apparaître de manière précise les différences dans les coûts des ressources sur la feuille récapitulant les coûts des ressources est une opération complexe pour les utilisateurs. Il convient de trouver un juste équilibre entre une différenciation légitime des coûts des ressources et faire en sorte que la liste des coûts des ressources reste de taille raisonnable. Dans la plupart des cas, la méthode privilégiée consiste à arriver à un coût moyen qui reflète le coût moyen de l’article compte tenu des meilleures informations disponibles. Toutefois, lorsqu’il y a des différences évidentes et importantes dans les coûts, en fonction de la qualité, de la situation géographique, de la capacité ou d’autres aspects de l’élément, celles‐ci peuvent se traduire par une différenciation des coûts des ressources de l’activité. Par exemple, il est possible d’avoir une entrée pour un lieu de réunion important et une autre pour un lieu de réunion de taille plus modeste, ou encore il peut être nécessaire de différencier les coûts des ressources en fonction de la situation géographique, du fait de différences de coût substantielles entre un lieu et un autre.  

Dans de nombreux cas, les données relatives au coût des ressources seront disponibles par l’intermédiaire des comptes nationaux, sur la base de dépenses antérieures et des données de coût effectives. Dans de tels cas, une liste relativement complète et précise des coûts des ressources peut être élaborée à partir des données existantes, ce qui peut permettre d’éviter de recourir aux estimations fournies par les bénéficiaires secondaires ou les organismes de mise en œuvre.  

3.5.5 Valeurs des coûts des ressources

Cet outil permet de saisir les coûts des ressources soit dans la monnaie locale soit dans la monnaie de la proposition. L’outil utilise le taux de change saisi à l’Étape 2 pour calculer automatiquement l’autre valeur et donne une valeur à un élément de coût des ressources dans l'autre monnaie. 

Les valeurs des coûts des ressources doivent être saisies en valeurs du moment, c'est‐à‐dire en valeurs applicables pendant l'année de base. Les coûts des ressources seront corrigés de l'inflation de l'année de base à la première année du programme en fonction des taux d'inflation saisis dans l'Étape 2. De même, c'est le taux de change applicable durant l'année de base qui est saisi et est utilisé pour convertir les valeurs dans la monnaie locale en valeurs dans la monnaie de la proposition. 

La Figure 3.13 ci‐dessous montre les colonnes dans lesquelles saisir les valeurs des coûts des ressources. Les colonnes "Prix 2010 en USD/Euro" et "Prix 2010 en ZAR" sont les colonnes concernées. L’année et le nom de la proposition et les monnaies locales changeront en fonction de ce que vous aurez saisi à l’Étape 2.  

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Pour saisir une valeur de coût, allez à l’en‐tête "Prix [année] en USD/Euro" ou "Prix [année] en [monnaie locale]". Saisissez une valeur de coût soit dans la monnaie de la proposition soit dans la monnaie locale pour chaque élément de coût des ressources. Lorsqu’une valeur est saisie dans la monnaie de la proposition, la valeur dans la monnaie locale est automatiquement calculée (en vert grisé dans la Figure 3‐12 ci‐dessous). Il en va de même lorsqu’une valeur est saisie dans la monnaie locale – elle est automatiquement convertie dans la monnaie de la proposition. 

Il n’est pas possible de saisir des valeurs à la fois dans la monnaie de la proposition et dans la monnaie locale. Le programme utilisera uniquement la dernière valeur saisie et traduira cette valeur dans l’autre monnaie. Dans la colonne "Dernière monnaie saisie", l’outil indiquera automatiquement dans quelle monnaie la valeur du coût des ressources a été saisie.  

Figure 3‐12 : Insérer les valeurs et les données sources pour des coûts de ressources déterminés   

  Les valeurs des coûts de ressources doivent être saisies dans la monnaie qui est le plus fréquemment utilisée pour désigner et/ou pour acheter cette ressource. Si les éléments de coût des ressources sont habituellement achetés dans la monnaie locale, alors vous saisirez ces valeurs dans la colonne de la monnaie locale. Si la ressource est habituellement désignée ou achetée dans la monnaie de la proposition, saisissez la valeur dans la monnaie de la proposition. Par exemple, des éléments tels que les salaires du personnel local, la location d’un lieu de réunion, les frais de déplacements locaux, les fournitures de bureau, les services essentiels et les services locaux sont le plus souvent désignés et payés dans la monnaie locale. Ces éléments doivent être saisis dans la monnaie locale. Toutefois, des éléments tels que les consultants internationaux, les fournitures et le matériel importés, les produits pharmaceutiques importés, etc. peuvent être désignés et achetés en utilisant des USD ou des Euros. Les valeurs de coût de ces éléments devront être saisies dans la monnaie de la proposition. 

CONSEIL : Saisissez les valeurs des coûts soit dans la monnaie de la proposition soit dans la monnaie  locale,  mais  pas  dans  les  deux.  La  deuxième  monnaie  est  calculée automatiquement à partir de la première en appliquant le taux de change saisi à l’Étape 2. 

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Il ne faut saisir de valeurs de coût que pour les éléments de coût qui sont activés. Il n’est pas nécessaire de saisir une valeur pour les ressources inactivées. Même si le système vous permet d’entrer des valeurs de coût pour les ressources inactivées, ces valeurs n'entreront pas dans le calcul des coûts et des budgets et n'apparaîtront pas dans les menus déroulants utilisés dans l'Étape 6. 

3.5.6 Taux de change

Le taux de change saisi à l’Étape 2 peut être modifié à tout moment. Toute modification apportée au taux de change déclenchera un nouveau calcul automatique du budget.  

Le budget est calculé en multipliant la valeur du coût de la ressource dans la monnaie de la proposition par les quantités cibles (pour le nombre de patients à traiter) saisies à l’Étape 6. Lorsque les valeurs du coût des ressources sont saisies dans la monnaie de la proposition, une modification du taux de change n’aura pas d’incidence sur la valeur du coût de la ressource utilisée dans les calculs du budget. Toutefois, lorsque la valeur du coût de la ressource a été saisie dans la monnaie locale, une modification du taux de change se traduira par une modification de la valeur du coût de la ressource dans la proposition. Toute modification du taux de change se répercutera en cascade dans l’ensemble de l’outil et se traduira par des changements dans les montants du budget. 

3.5.7 Tenir compte de l’inflation

Les utilisateurs pourront parfois juger utile d’exclure certains coûts des effets de l’inflation. Par exemple, on peut s’attendre à ce que les prix des médicaments antirétroviraux diminuent au cours du temps. Aussi, il ne serait pas réaliste d’ajuster ces prix pour tenir compte de l’inflation. Il en va de même du matériel informatique, des communications, etc. 

L’outil comporte une fonction permettant d’appliquer ou non le taux d’inflation par défaut aux différents coûts des ressources. Une fois que la valeur d’une ressource a été saisie, allez dans la colonne intitulée "Appliquer l’inflation ?" et choisissez Oui ou Non dans le menu déroulant. Si vous choisissez Oui, le taux d’inflation par défaut sera appliqué à la valeur du coût de la ressource au cours de la période couverte par la proposition. Si vous choisissez Non, il en résultera une valeur du coût de la ressource qui sera constante d’une année sur l’autre. Désactivez le taux d’inflation par défaut pour les éléments de coût des ressources dont les prix ne devraient pas augmenter au cours de la période de la proposition. 

3.5.8 Notes

Dans certains cas, il est possible de définir un seul élément de coût constant qui regroupe un certain nombre de coûts des ressources. Cela sera expliqué de manière plus approfondie dans l’Étape 5 ci‐dessous.  

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Dans cette étape, l’utilisateur doit attribuer une référence à une note relative au calcul des coûts des ressources. Pour créer une telle référence, placez le curseur sur la ligne de l’élément du coût des ressources dans la colonne comportant l’en‐tête "Note". Cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez la commande "Ajouter une note" dans la boîte de commande. Cela permettra d’ajouter une référence à une note et créera automatiquement une note vierge relative au calcul des coûts dans la feuille de calcul des coûts totaux (Étape 5). L’Étape 5 ci‐dessous décrit comment compléter la note relative au calcul des coûts. Une référence peut être attribuée à tout moment à une note de calcul des coûts, mais le processus remet la valeur des coûts des ressources à zéro et relie la cellule de la valeur à la note.  

Pour supprimer la référence à la note de calcul des coûts et la note elle‐même, placez le curseur sur la référence à la note et cliquez sur le bouton droit de la souris. Sélectionnez la commande Supprimer la note dans la boîte de commande. La renumérotation des notes se fera automatiquement. 

Pour visualiser la note à partir de la feuille relative au coût des ressources, placez le curseur sur la référence à la note et cliquez sur le bouton droit de la souris. Sélectionnez Visualiser la note dans la boîte de commande. L’utilisateur sera transféré vers cette note relative au calcul des coûts spécifique sur la feuille récapitulative du calcul des coûts totaux des ressources (Etape 6).  

3.5.9 Source des données

Il est fréquent que les utilisateurs oublient l’origine d’une valeur de coût particulière ou comment elle a été calculée. À d’autres reprises, un utilisateur différent peut avoir besoin d’utiliser l’outil et d’avoir accès à cette information. Dans de tels cas, il est utile d’avoir conservé une trace du calcul pour s’y référer ultérieurement.  

La colonne "Source des données/informations" existe pour permettre à l’utilisateur d’enregistrer d’éventuelles observations sur la source des données relatives au coût des ressources ou les informations utilisées pour le calcul de la valeur du coût des ressources. Pour utiliser cette fonction, entrez la source des données de valeur dans la colonne "Source des données/informations" sur la droite de la feuille de calcul. Ce champ peut également être utilisé pour saisir des notes ou des informations qui ont trait à la valeur de l’élément de coût.  

3.6 Étape 5 : Calculer la somme des coûts des ressources

Comme indiqué à l'Étape 4, l’utilisateur peut définir des éléments de coût qui consistent en une somme de plusieurs éléments de coûts. Un exemple typique est par exemple le coût de la formation d’un formateur pendant une journée. Ce coût comprend la somme du coût de l’animateur, de la location du lieu de réunion, des repas, des allocations de voyage et du matériel de formation. Pour arriver au coût de formation d’un formateur pendant une journée, le coût total cumulé doit être divisé par le nombre de formateurs participant à l’atelier de formation. 

Au lieu d’établir la liste de toutes les ressources nécessaires à la formation chaque fois qu’une formation similaire a lieu, il est beaucoup plus aisé de calculer le coût global une fois puis d’utiliser le coût de la formation par personne par jour. Dans l’outil, le calcul détaillé fera l’objet de la note relative au calcul du coût et sera indiqué dans le cadre de l’Étape 5.  

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Cette étape est utile pour simplifier le processus de budgétisation et pour éviter d'avoir à saisir un ensemble de ressources identique de multiples fois. Elle permet aussi à l’utilisateur et à la personne qui revoit le budget de disposer du calcul détaillé de la somme des coûts des ressources. Ce niveau de précision est également nécessaire une fois que la mise en œuvre est lancée et qu’un budget plus détaillé doit être élaboré.  

Si une note relative au calcul du coût est utilisée, il est très important que l’unité de mesure figurant à l’Étape 4 corresponde exactement les unités de mesure du coût calculé dans la note. 

3.6.1 Utiliser les notes relatives au calcul des coûts

Chaque fois qu’une référence à une note de calcul des coûts est créée dans la feuille de calcul des coûts des ressources au cours de l’Étape 4, une boîte vide relative au calcul des coûts des ressources est créée à l’Étape 5 portant la même indication de note de référence. À l’Étape 5, il est demandé à l’utilisateur d’expliciter le calcul de chaque somme de coûts des ressources. 

Le format de la note de calcul des coûts est normalisé mais le contenu de la note est souple. L’utilisateur est libre d’entrer n’importe quelle donnée ainsi que l’unité de mesure, la fréquence et le prix. Un exemple de format standard de ce type de calcul figure à la Figure 3‐13 ci‐dessous. Dans cet exemple, l’utilisateur a calculé le coût de la conception du matériel de communication. La valeur monétaire totale obtenue sera transférée sur la feuille de calcul relative au coût des ressources (Étape 4) à côté de la référence à la note. 

Afin d’ajouter des lignes à la note de calcul du coût des ressources, placez le curseur sur la note en dessous des en‐têtes et cliquez sur le bouton droit de la souris. Sélectionnez la commande Insérer des lignes et, dans la boîte de dialogue, entrez le nombre de lignes à insérer. De cette façon, la note peut être agrandie à la taille voulue.  

Pour supprimer une ligne, sélectionnez cette ligne et cliquez sur le bouton droit de la souris. Sélectionnez Supprimer la ligne dans la boîte de commande. Pour supprimer l’ensemble de la note, il est nécessaire de revenir à l’Étape 4 et de supprimer la note dans la feuille de calcul relative au coût des ressources (voir ci‐dessus). 

Dans la boîte de calcul du coût des ressources, décrivez chaque ressource et son unité de mesure. Dans la colonne Quantité, saisissez le nombre d’unités de la ressource requis et, dans la colonne Fréquence, saisissez le nombre d’occurrences. Dans l’exemple ci‐dessous, 40 heures (quantité) sont nécessaires pour effectuer la recherche mais celle‐ci n’est menée qu’une seule fois (fréquence). 

Une fois que « les ingrédients » qui composeront le coût ont été définis, saisissez la valeur de l’élément en faisant bien attention à la manière dont l’unité de mesure a été définie. La logique et les fonctionnalités sont les mêmes s’agissant de la saisie des valeurs des ressources que celles qui ont été décrites à l’Étape 4. Saisissez la valeur de l’élément dans la monnaie locale sauf lorsqu’une valeur en USD ou en Euro est plus appropriée. Comme il est indiqué ci‐dessus, le total de la boîte de calcul des coûts des ressources sera automatiquement transféré vers la feuille relative au coût des ressources (Étape 4) et il n’est pas nécessaire de créer un lien manuellement.  

Un champ de texte "Description" est prévu sous la note portant sur les coûts unitaires. Saisissez dans ce champ toutes les informations ou tous les commentaires concernant cette note sur les coûts unitaires, les calculs et la façon dont les montants ont été obtenus. 

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Figure 3‐13 : Exemple de calcul d’une somme de coûts unitaires  

     Lors du calcul d’une somme de coûts (coûts agrégés), il est extrêmement important de veiller à ce que les valeurs des éléments des ressources correspondent aux unités de mesure indiquées dans la colonne "Unité de mesure". Une erreur fréquente consiste à fournir un chiffre correspondant à la valeur du coût de la ressource multiplié par la quantité. Par exemple, supposons qu’un cours de formation de cinq jours soit prévu pour 50 participants, et que l’un des éléments de coût soit l’indemnité journalière de subsistance (per diem) de USD 30 pour les participants. L’unité de mesure pour le per diem des participants est indiquée par jour. Dans ce cas, indiquez seulement le nombre USD 30 pour le per diem dans la colonne du prix en EUR/USD. Ne multipliez pas le chiffre par cinq pour obtenir le coût total par participant. Indiquez le nombre de participants (50) dans la colonne Quantité et le nombre de jours (5) dans la colonne Fréquence. 

3.6.2 Coûts par unité

Les utilisateurs peuvent parfois souhaiter exprimer le calcul de la somme des coûts unitaires en un coût par unité de produit obtenu. En prenant l’exemple ci‐dessus de la conception de matériels de communication, l’utilisateur peut souhaiter exprimer le coût de la conception en un coût par brochure plutôt qu’en un coût total de conception des matériels. Ou bien le coût d’un atelier de formation peut devoir être exprimé en un coût par personne formée plutôt que sous la forme du coût total de l’atelier. 

S’il est nécessaire de calculer un coût par unité de produit obtenu, cela peut être fait de deux façons :  

• Premièrement, si  la note a été complétée pour calculer  le coût  total de  la somme des ressources agrégées, le total doit alors être divisé par le nombre d’unités afin de calculer le coût par unité. Dans  la cellule "Nombre d’unités" qui  figure en dessous de  la note, entrez  le nombre d’unités.  Les deux dernières  cellules  (extrémité droite  au bas de  la note)  indiqueront alors  le coût par unité à  la fois dans  la monnaie de  la proposition et dans  la monnaie  locale. Par exemple,  si  la note  calcule  le coût  total d’un atelier pour 50 personnes, mais  que  le  coût  de  la  ressource  requis  soit  un  coût  par  participant, saisissez  alors  50  en  tant  que  nombre  d’unités.  Le  coût  par  participant  sera  ensuite transféré sur la feuille relative au coût des ressources (Étape 4). 

CONSEIL :  Faites  très  attention  à  ce  que  les  valeurs  des  éléments  des  ressources correspondent exactement à l’unité de mesure indiquée dans la colonne "Unité de mesure". 

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 • Deuxièmement,  vous pouvez modifier  les unités de mesure dans  la note  relative  aux 

coûts agrégés pour refléter  le coût par unité. Dans  l’exemple de  l’atelier de formation, l’unité de mesure serait par participant. Veillez à ce que la quantité saisie pour chaque ressource  soit  calculée  sous  forme d’une quantité par participant. Par exemple,  si un animateur  est  employé  pendant  cinq  jours  et  qu’il  y  a  20 participants,  la  quantité  à entrer à  côté du  coût des  ressources  sera 0,05. Cette quantité découle de  la division d’un  animateur unique par  20 participants.  La  fréquence  resterait de  5 jours  pour un atelier de 5 jours. Si  la deuxième méthode est utilisée,  la cellule Nombre d’unités doit comporter une valeur de 1, qui est la valeur par défaut et qui doit être conservée. 

 Attention ! – La cellule Nombre d’unités doit  toujours comporter une valeur. Lorsque  la note relative au coût des ressources agrégées ne calcule pas un coût par unité et que  le total de  la note  relative au coût unitaire doit être  transféré  sur  la  feuille  relative au coût des  ressources (Étape 4), alors  le nombre d’unités par défaut doit rester 1. Le  fait de supprimer  la valeur par défaut aboutira à une erreur de division (#DIV/0!). 

3.7 Étape 6 : Définir les éléments des coûts des ressources et les quantités pour les sous-activités

Il s’agit de l’étape la plus complexe du processus d’élaboration du budget de la proposition. Pour compléter cette partie du plan de travail principal et de la feuille d’établissement des coûts, un travail d’équipe est nécessaire, alliant les connaissances du programme des membres du personnel qui sont responsables du programme et du suivi et de l’évaluation, et les compétences en matière de budgétisation du personnel chargé du budget et de l’établissement des coûts. Les utilisateurs doivent être prêts à consacrer beaucoup de temps à cette étape.  

La logique fondamentale qui sous‐tend le plan de travail principal et les feuilles de budgétisation est la suivante : la mise en œuvre des sous‐activités consommera des ressources. La consommation de ces ressources engendre des coûts. Dans la plupart des cas, plusieurs types de ressources seront consommés et généreront par conséquent différents coûts de ressources pour chaque sous‐activité. Afin de calculer le budget, l’outil multiplie chaque valeur des éléments de coût des ressources par une quantité cible pour chaque période du budget (trimestre). Ce processus mathématique peut être représenté par l’équation v*q*π = c où :  

v = Valeur de l’élément de coût de la ressource q = Quantité cible π = Inflation escomptée c = Valeur du budget total pour cet élément de coût pour une période 

donnée. 

Les variables v et π auront déjà été saisies lors des étapes précédentes. Dans l’Étape 7, l’utilisateur doit sélectionner les ressources et estimer la variable q, le nombre d’unités de chaque ressource qui sera nécessaire pour chaque sous‐activité pour chaque période budgétaire. 

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La somme des valeurs budgétaires pour l’ensemble des éléments de coût des ressources pour chaque sous‐activité représente le montant budgétaire total requis pour mettre en œuvre cette sous‐activité. Ce montant budgétaire requis est présenté par période budgétaire et sous la forme d’un total pour la période de cinq ans de la proposition.  

L’Étape 6 est l’étape finale de l’élaboration de la proposition budgétaire. Cette étape rassemble les informations fournies au cours des étapes précédentes afin de mettre un point final au plan de travail principal et à la feuille de calcul des coûts. Une fois que cette étape est achevée, le plan de travail principal et la feuille de budgétisation comporteront l’ensemble des informations requises pour déterminer le coût de la proposition dans une seule feuille de calcul. Les valeurs budgétaires sont automatiquement calculées à partir de cette feuille de calcul et les rapports peuvent être imprimés au cours de l'Étape 8. 

 

 

 

 

 

 

 

3.7.1 Activer et désactiver les calculs

Comme expliqué auparavant, dans le paragraphe 3.4.3 sur la feuille de calcul intitulée Plan de travail principal et budget, l'utilisateur a la possibilité d'activer ou de désactiver les calculs automatiques. Au fur et à mesure que le volume des données augmente, le calcul de toutes les formules qui s'activent à chaque saisie de données risque de ralentir le processus de construction du cadre logique et la saisie des données. 

Pour accélérer la saisie des données, cliquez sur le bouton Désactiver les calculs, en haut de la feuille de calcul. La cellule voisine passe alors du vert au rouge et l'information "Calculs désactivés" s'affiche. 

Pour permettre des calculs, cliquez sur le même bouton qui affiche maintenant le message Activer les calculs. La cellule voisine passe alors du rouge au vert et l'information "Calculs activés" s'affiche. 

Après avoir cliqué sur le bouton "Activer les calculs", les utilisateurs peuvent trouver que les calculs ne s'ajustent pas immédiatement. Pour obtenir le lancement de la macro, il vous faudra peut‐être saisir de nouvelles données (ou saisir de nouveau les anciennes données) dans une cellule : vous obtiendrez l'exécution de la macro et la réalisation des calculs. Il peut arriver que vous deviez quitter l'Etape 6, passer à une autre étape puis revenir à l'Etape 6. Normalement, cette opération permet l'exécution de la macro et l'ajustement des calculs. 

CONSEIL : Lorsque l'on accède à la feuille de calcul principale à partir du menu du diagramme des  tâches,  la  ligne  de  titre  est  "figée"  de manière  particulière.  Si  un  utilisateur  souhaite modifier  la  partie  de  la  feuille  de  calcul  qui  est  figée,  il  peut  le  faire  en  utilisant  les commandes Excel normales. Placer le curseur dans l'angle supérieur gauche de la partie de la feuille  concernée qui doit être  "libérée". Cliquez  sur  l'onglet  "Affichage" dans  la barre des tâches  d'Excel,  cliquez  sur  le menu  déroulant  "Figer  les  volets"  dans  le  bloc  "Fenêtre"  et choisissez  la  commande  requise.  La  configuration  initiale  des  volets  figés  se  trouvera écrasée. Il est possible aussi de diviser la fenêtre à l'aide de la commande voulue. 

Calculations enabledDisable calculations

Calculations disabledEnable calculations

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3.7.2 Sélectionner les ressources

Il est plus constructif de compléter les coûts dans le cadre logique, sous‐activité par sous‐activité. Pour chaque sous‐activité du cadre logique, examinez quelles ressources seront requises pour mettre en œuvre cette sous‐activité. Pour sélectionner une ressource, placez le curseur sur la cellule en vert à côté de la description de la sous‐activité dans la colonne "Composant du coût des ressources". La description par défaut de la cellule verte à laquelle il est fait référence est "Sélectionner le coût de la ressource dans le menu". À partir du menu déroulant, sélectionnez l’élément du coût de la ressource adapté. L’outil transférera automatiquement l’unité de mesure, la catégorie du coût et la valeur de l’élément du coût de la ressource sur la feuille de calcul principale. 

       Pour chaque sous‐activité, seule une ligne correspondant à un élément de coût des ressources sera initialement visible. Pour ajouter une nouvelle ligne de ressource, placez le curseur sur une cellule de coût correspondant à un élément des ressources dans la colonne intitulée "Composant du coût des ressources" à côté de la sous‐activité dont le coût est établi. Cliquez sur le bouton droit et sélectionnez la commande "Ajouter un nouveau coût des ressources pour la sous‐activité" à partir de la liste de commandes figurant dans la boîte de commande (voir la Figure 3‐14 ci‐dessous). Entrez le nombre d’éléments de coût des ressources à insérer dans la boîte de dialogue et cliquez sur OK. Répétez le processus qui consiste à choisir un élément de coût des ressources à partir du menu déroulant comme décrit ci‐dessus. 

Figure 3‐14 : Commandes relatives aux éléments de coût des ressources dans le plan de travail principal et feuille de budgétisation 

CONSEIL : Seuls les éléments de coût des ressources activés (voir l’Étape 4) apparaîtront dans le menu déroulant. Ce menu déroulant est présenté dans l’ordre alphabétique sous chaque en‐tête. Il n’est pas possible de sélectionner un en‐tête. Ces éléments peuvent uniquement être modifiés en revenant au menu et en accédant à la feuille relative au coût des ressources dans l'Étape 4. 

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Pour insérer un nouvel élément de coût des ressources, placez le curseur sur la cellule de l’élément de coût au‐dessus de l’endroit où l’élément de coût doit être inséré. Cliquez sur le bouton droit de la souris, puis sélectionnez Insérer un nouveau coût des ressources pour la sous‐activité à partir de la liste de commandes figurant dans la boîte de commande. Saisissez le nombre d’éléments à insérer dans la boîte de dialogue, puis cliquez sur OK. Un nouvel élément de coût des ressources sera inséré en dessous de la position du curseur.  

Pour supprimer ou déplacer vers le haut ou vers le bas un élément de coût des ressources, répétez le processus ci‐dessus et sélectionnez la commande appropriée dans la boîte de commande.  

3.7.3 Estimation des quantités

Pour chaque élément de coût des ressources sélectionné, les quantités cibles doivent être insérées pour chaque trimestre au cours de la première, deuxième et troisième année, et chaque année la quatrième et la cinquième année. Pour saisir les quantités cibles, déplacez‐vous vers la droite de l’élément de coût de la ressource et entrez la quantité appropriée dans les colonnes "Quantité". Les colonnes "Quantité" ont été surlignées en vert pour plus de facilité. 

Examinez avec soin la nature de l’élément de coût et l’unité de mesure lorsque vous saisissez les quantités cibles. Par exemple, supposons qu’un consultant ou qu’un formateur ait été engagé pour effectuer dix cours de formation, chacun d’une durée de cinq jours. Si l’unité de mesure pour la rémunération du consultant est exprimée par jour et que la valeur du coût des ressources est de US $500, la quantité saisie doit être 50 (c’est‐à‐dire 5 jours pour chaque série de 10 cours de formation). Elle NE doit PAS être, par exemple, de 10 (une par cours de formation) ou de 5 (5 jours pour chaque cours de formation). 

Entrez les quantités cibles uniquement dans les colonnes relatives aux quantités correspondant au calendrier des activités planifiées. Pour poursuivre l’exemple pris plus haut, si un cours de formation est prévu en novembre de la première année, une quantité de 5 doit être entrée pour le consultant/formateur dans la colonne relative au quatrième trimestre "Q4". Si l’activité se poursuit au cours du premier semestre de la deuxième année, les quantités correspondantes doivent être saisies uniquement dans les deux colonnes qui correspondent aux deux premiers trimestres de la deuxième année. 

Si les trimestres des première et deuxième années ne sont pas visibles, placez alors le curseur sur l’en‐tête de colonne "Quantité totale première année" ou "Quantité totale deuxième année". Ces cellules apparaissent aussi en vert grisé. Pour voir les colonnes pour chaque trimestre, cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez la commande Voir les trimestres. Cela permettra de développer les colonnes et de faire apparaître les trimestres. De la même façon, les trimestres peuvent être cachés tandis que les totaux des première et deuxième années restent visibles. Le fait de masquer les trimestres permet à l’utilisateur de visualiser plus aisément les cinq années en même temps sur le même écran. 

Une fois que les quantités cibles ont été saisies, l’outil calcule automatiquement le total des coûts des ressources de chaque sous‐activité par trimestre, annuellement et pour la période de cinq ans. Les valeurs totales apparaissent aussi par activité, par DPS, par objectif et par but. Il peut y avoir de légères différences dans les chiffres des coûts du fait des arrondissements. Cela ne prête pas à conséquence, étant donné que les totaux refléteront les chiffres exacts.  

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Pour visualiser un récapitulatif du budget par catégorie de coût et par DPS, allez dans le menu "Rapports" (Étape 8) et visualisez un récapitulatif du budget par activité principale, budget par DPS et rapports par catégorie de coût. Sur ces rapports, la proportion de chaque élément est indiquée en pourcentage du budget total. Par exemple, le coût dans la catégorie Coût du suivi et de l'évaluation est donné en pourcentage du budget total dans le rapport par catégorie de coût. 

 

 

3.8 Étape 7 : Remplir le tableau de financement

Les pays qui soumettent une demande de financement dans le cadre de la Série 11 devront impérativement consolider les subventions reçues précédemment et présenter une proposition qui regroupera toutes les activités consolidées et les nouvelles activités. La proposition présentera donc, par bénéficiaire principal, l'ensemble du portefeuille de subventions attribuées au pays. Compte tenu du fait que certaines des activités seront déjà financées par les subventions précédentes, il faut isoler le montant total de la proposition couverte par les subventions consolidées, qui fait l'objet de la demande de financement supplémentaire. Pour ce faire, il faut remplir le tableau de financement par des subventions du Fonds mondial. 

Allez dans le tableau en cliquant sur l'Étape 7 dans le diagramme des tâches. La valeur totale de la proposition en cours sera reportée dans la ligne supérieure "Total du budget consolidé de la proposition (A)". N'oubliez pas que ce montant correspond au total consolidé de toutes les activités couvertes par la proposition et pas seulement au montant des nouvelles activités. Dans la ligne "Total du financement existant (B)", saisissez les montants issus de subventions précédentes du Fonds mondial qui n'ont pas été dépensés et ont été inclus dans le budget consolidé de la proposition. Placez le curseur sur la ligne correspondante et saisissez la description de la subvention. Pour chaque année, saisissez le montant non dépensé de la subvention allouée pour cette année‐là (en fonction de la période prévue de réalisation des activités incluses dans le budget consolidé). 

Sur la ligne du bas, "Nouvelle demande de financement supplémentaire (A‐B)" apparaîtra le montant net de la demande soumise au Fonds mondial pour chaque année couverte par la proposition. Reportez‐vous aux recommandations du Fonds mondial pour la préparation des propositions pour connaître la définition des fonds non dépensés, et trouver à quel endroit indiquer le montant supplémentaire dans la proposition. 

NOTE :  Au  fur  et  à mesure  que  l’outil  est  alimenté  en  données,  il  peut  être  nécessaire d’apporter  des  changements  au  cadre  logique  soit  dans  la  structure  soit  dans  les descriptions. La structure du cadre  logique ne peut pas être modifiée à partir de  l’Étape 6. L’utilisateur doit retourner dans  le menu et accéder au cadre  logique par  l’intermédiaire de l’Étape 3. 

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Figure 3‐15 : Présentation du tableau de financement par subventions du Fonds mondial 

 

3.9 Rapports financiers

L'Étape 8 comprend un simple générateur de rapport. Elle permet à l’utilisateur d’imprimer des rapports financiers récapitulatifs et un certain nombre de rapports supplémentaires, y compris le budget détaillé et le plan de travail de la proposition. La Figure 3‐16 illustre le menu pour les rapports financiers récapitulatifs. Pour accéder aux rapports, cliquez sur l’Etape 8 dans le menu principal. Cliquez ensuite sur le bouton correspondant au rapport que vous voulez générer. L’outil générera automatiquement ce rapport et l’affichera sur votre écran.  

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Figure 3‐16 : Menu des rapports récapitulatifs 

3.9.1 Rapports de proposition standards

Les rapports standards ci‐dessous doivent spécifiquement accompagner la proposition et sont générés à l'Étape 8 : 

• Résumé de la demande de financement soumise au Fonds mondial 

• Budgets récapitulatifs par DPS et par catégorie de coût 

• Budget détaillé pour les années 1 à 5 

• Plan de travail de la proposition 

Résumé de la demande de financement soumise au Fonds mondial : 

Ce rapport est une copie du tableau de financement décrit à l'Etape 7 ci‐dessus et montre le montant total du budget consolidé demandé pour chaque année couverte par la proposition, les fonds qui restent disponibles des subventions précédentes du Fonds mondial et la demande de financement supplémentaire présentée dans la proposition. 

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Budgets récapitulatifs par DPS et par catégorie de coût : 

Ces récapitulatifs par DPS et par catégorie de coût doivent être présentés dans le corps principal de la proposition, à la section 5. Les rapports budgétaires récapitulatifs par DPS et par catégorie de coût doivent être présentés suivant le modèle imposé par le Fonds mondial. À moins que des modifications ne soient apportées à ce modèle, il doit être possible de simplement copier‐coller les résultats des tableaux présentés dans le corps principal de la proposition. Ces deux rapports mettent en évidence la proportion de chaque catégorie de coût ou de chaque DPS en pourcentage du budget total. 

Figure 3‐17 : Rapports budgétaires par catégorie de coût et par objectif et DPS 

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Budget détaillé pour les années 1 à 5 : 

Ce budget détaillé présente la feuille de calcul principale au niveau des sous‐activités et tous les éléments de coût des ressources pour chaque année, et par trimestre pour les trois premières années. 

Plan de travail de la proposition : 

Le plan de travail de la proposition présente le plan de travail principal dans son intégralité, du niveau des objectifs jusqu'au niveau des éléments de coût des ressources pour les sous‐activités. Pour chaque élément de coût des ressources, les quantités sont indiquées pour toutes les années et par trimestre pour les années 1 à 3. Le coût total est également indiqué pour les cinq années afin de faciliter le rapprochement entre le plan de travail et le budget détaillé. 

3.9.2 Brève description des autres rapports

Plusieurs autres rapports sont prévus à l'Etape 8. Vous trouverez ci‐dessous une brève description de chacun d'entre eux. Pour imprimer ces rapports, suivez les instructions données plus bas. 

Budget récapitulatif par activité principale : 

Le budget récapitulatif par activité principale n'est pas exigé dans les propositions soumises au Fonds mondial mais il peut être utile pour analyser les résultats par activité principale et pour le contrôle de la qualité. Le fait d'appliquer les principes d'analyse des tendances au rapport d'activité donne fréquemment lieu à des discussions fructueuses avec les parties prenantes et donne un aperçu utile de l'activité à laquelle les fonds sont alloués.  

Budget trimestriel pour les années 1 à 3 : 

Le rapport budgétaire trimestriel indique les montants par trimestre et par an pour les trois premières années, par catégorie de coût. Aucune quantité n'est indiquée dans ce rapport. 

Coûts unitaires / informations détaillées : 

Ce rapport génère la feuille relative aux coûts des ressources. Il est utile de générer ce rapport et de demander l'approbation du client sur les coûts des ressources et sur toutes les informations s'y rapportant transmises par le client. 

Calcul des coûts unitaires : 

Il s’agit d’un rapport portant sur l’ensemble des notes de calcul des coûts unitaires réalisées au cours de l’Étape 5. Imprimez ce rapport en même temps que le rapport sur les coûts unitaires, puisque celui‐ci se référera fréquemment aux notes de calcul des coûts unitaires. 

Budget récapitulatif par BP et par BS : 

Ce rapport présente un budget récapitulatif par bénéficiaire principal et bénéficiaire secondaire en donnant le total des montants budgétaires annuels par BP et par BS. La Figure 318 ci‐après montre un exemple de ce rapport. Il est donc relativement facile de voir quelle part du budget total de la proposition a été allouée aux différents BP et BS. 

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Figure 318 : Budget récapitulatif par BP et par BS 

5-YEAR BUDGET SUMMARY

PR AND SR SUMMARY

Principle recipient Sub recipient Percentage of total budget Year 1 Year 2 Year 3 Year 4 Year 5 Total

Ministry of Health NGO1 14.24% 1 000 000 7 143 18 750 18 750 18 750 1 063 393Ministry of Health CBO 83.36% 267 857 892 857 937 500 1 875 000 2 250 000 6 223 214Non-Government PR FBO 2.39% 178 571 0 0 0 0 178 571

BUDGET TOTALS 100.00% 1 446 429 900 000 956 250 1 893 750 2 268 750 7 465 179

BUDGET SUMMARY

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Budget récapitulatif par BP et BS et par activité : 

Ce rapport présente le budget total de la proposition au niveau de l'activité principale mais montre les activités principales et les coûts pour chaque BP et chaque BS. Si plus d'un BP ou BS participe à la même activité, alors cette activité principale apparaîtra deux fois dans le rapport. 

Rapport des activités et de leurs budgets par indicateur : 

Si les utilisateurs ont bien rempli le champ de l'indicateur dans le cadre logique pour les activités concernées, ce rapport présentera la liste de toutes les activités par indicateur, accompagnée du budget alloué à ces activités. Le but de ce rapport est de donner une indication de l'investissement fait pour atteindre les différentes cibles des indicateurs. 

Les utilisateurs doivent garder à l'esprit que le total indiqué dans ce rapport ne concorde pas nécessairement avec le budget total pour chaque année. Les budgets sont inclus et cumulés uniquement pour les activités auxquelles on a attribué un indicateur. Il peut se produire fréquemment que des activités ne soient pas associées à un indicateur ; dans ce cas, elles ne seront pas incluses dans le budget. 

3.9.3 Imprimer les rapports types en vue de la présentation

Pour imprimer le rapport suivant le modèle par défaut, utilisez les commandes d’impression habituelles d’Excel, par exemple Fichier > Aperçu avant impression > Imprimer. Vous pouvez aussi copier l’ensemble du rapport sur une feuille de calcul dans un nouveau classeur, dans lequel vous pourrez modifier et ajuster le modèle selon les souhaits de l’utilisateur avant l’impression. 

Ces rapports contiennent un certain nombre de grandes feuilles de calcul qui présentent un résumé du plan de travail et du budget pour la proposition. Compte tenu du volume important d'informations contenues dans ces rapports, ceux‐ci ne pourront être lisibles que s'ils sont imprimés au format A3. 

 

  

 

 

 

ATTENTION ! Le format de la feuille est toujours défini dans les paramètres par défaut de l'imprimante et ces paramètres écrasent souvent les paramètres d'impression demandés dans le classeur. Les utilisateurs doivent donc veiller à ce que l'imprimante sélectionnée puisse recevoir des feuilles de format A3 et que ce format A3 soit défini dans les paramètres d'impression avant de lancer l'impression. 

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Si les rapports sont copiés dans un classeur distinct, il est important de ne copier, dans cet ordre, que les valeurs puis les formats. Si vous utilisez uniquement la commande Coller telle quelle, les formules de la feuille de calcul seront aussi copiées, ce qui engendrera des erreurs (« #REF! ») dans le classeur de destination. 

Pour copier des rapports dans un nouveau classeur, sélectionnez l’ensemble du rapport à copier et cliquez sur l’icône Copier dans la barre d’outils ou bien allez à Édition > Copier. Ensuite, placez le curseur dans la cellule en haut à gauche de la feuille de calcul de destination et, dans Excel 2003, sélectionnez les commandes suivantes : Édition > Collage spécial > Valeurs. Assurez‐vous que le curseur reste sur la cellule en haut à gauche de la feuille de calcul puis sélectionnez Édition > Collage spécial > Formats. 

Dans Excel 2007 et Excel 2010, après avoir copié le rapport, cliquez sur le menu déroulant Coller du groupe Presse‐papiers de l’onglet Accueil puis sélectionnez la commande Collage spécial. Choisissez l’option Valeurs puis cliquez sur OK. Répétez l'opération mais sélectionnez l’option Formats et cliquez sur OK. Dans Excel 2010, les commandes sont les mêmes mais il n'est pas nécessaire de cliquer sur un bouton OK. 

Avant d’imprimer la feuille de calcul, vérifiez toutes les colonnes pour vous assurer qu’elles sont suffisamment  larges pour afficher  l'ensemble du  texte et  toutes  les valeurs. Ajustez  les autres formats si nécessaire, déterminez vos paramètres d’impression, et imprimez le rapport.  

 

 

 

 

4. Résolution des problèmes et assistance

4.1 Assistance technique

À un moment ou un autre, les utilisateurs peuvent être confrontés à des problèmes dans l’utilisation de l’outil de planification des activités et de budgétisation. Ces problèmes peuvent avoir diverses origines et peuvent dans certains cas ne pas avoir de lien avec l’outil lui‐même. Certaines questions des utilisateurs peuvent avoir trait à la meilleure manière d’utiliser l’outil et d’autres aux possibilités offertes par celui‐ci.  

La première démarche consiste pour les utilisateurs à lire la section pertinente du manuel de l’utilisateur avec soin pour s’assurer qu’ils ont utilisé l’outil de manière correcte et suivi attentivement les instructions. Envisagez aussi d’entrer en contact avec d’autres utilisateurs de l’outil qui peuvent avoir une certaine expérience dont vous pourrez bénéficier. Le fait d’échanger avec d’autres utilisateurs est particulièrement utile pour aborder les questions relatives à la meilleure façon d’utiliser l’outil. Par exemple, débattre avec des collègues de la meilleure manière de structurer le plan de travail et du niveau auquel faire la somme des coûts des ressources permettra souvent d’obtenir la meilleure solution. 

La deuxième démarche consistera à examiner les points décrits dans la section 4.2 ci‐dessous (Résolution des problèmes) pour tenter de résoudre le problème.  

ATTENTION ! Si vous utilisez uniquement la commande Coller telle quelle, les formules de la feuille de calcul seront aussi copiées, ce qui engendrera des erreurs (« #REF! ») dans le classeur de destination. Veillez à utiliser la commande Collage spécial, comme expliqué plus haut. 

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Si aucune de ces méthodes ne leur permet de parvenir à une solution, les utilisateurs doivent contacter l’équipe de soutien en vue d’obtenir une assistance. Pour ce faire, veuillez contacter le service d’assistance à l’adresse help@sdc.co.za en fournissant une description détaillée du problème et vos coordonnées. Un message de réponse vous sera envoyé dans les 24 heures à compter de la réception de votre demande. Celui‐ci soit fournira une solution possible au problème soit accusera réception de votre message et vous indiquera comment procéder pour résoudre ce problème. 

Lorsqu’un problème survient dans l’utilisation de l’outil et qu’un message d’erreur a été affiché, il est important d’inclure une capture d’écran ou une description détaillée du message d’erreur dans le message électronique que vous envoyez. Cela aidera l’équipe de soutien dans la résolution du problème. 

Pour créer une capture d’écran du message d’erreur, maintenez la touche Ctrl enfoncée et simultanément appuyez sur le bouton Imprimer Ecran de votre clavier. Ouvrez un document Word vierge et collez la capture d’écran dans celui‐ci. 

Les captures d’écran peuvent être de grande taille et doivent être découpées et réduites pour ne laisser apparaître que le message d’erreur avant d’être incluses dans votre message électronique. Pour découper la copie d’écran, placez‐vous sur l’image et cliquez sur le bouton droit puis sélectionnez Affichage boîte à outils Image. Cliquez sur l’icône Rogner et utilisez‐la pour rogner l’image et ne garder que la partie que vous souhaitez envoyer. Cliquez sur l’image et redimensionnez‐la en utilisant les boutons situés sur les côtés et dans les coins de l’image. Une fois que la taille de l’image a été modifiée, joignez‐la à votre message électronique ou copiez‐la dans le corps du message. 

4.2 Résolution des problèmes

L’outil peut répondre différemment en fonction du système d’exploitation (par exemple Windows XP, Vista ou Windows 7) et de la version d’Excel (2003, 2007 ou 2010) que vous utilisez. Dans certains cas, certaines versions des logiciels peuvent être incompatibles, et cela peut engendrer des problèmes. 

Les erreurs les plus fréquentes peuvent survenir. Des solutions possibles à ces erreurs sont proposées ci‐dessous. 

4.2.1 Le programme ou certaines fonctions ne répondent pas lorsque j’essaie de les utiliser

Cela peut arriver lorsque les macros ne sont pas activées. Pour vous assurer que les macros sont activées, vous devez définir les paramètres de sécurité au niveau approprié avant d’ouvrir le classeur. Pour ce faire, vous devez fermer le classeur, puis activer les macros dans le classeur comme décrit dans la section 2.2.3 (Activer les macros) du présent manuel. 

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4.2.2 L’outil est lent à réagir et les fonctions telles que l’impression des rapports prennent beaucoup de temps

Cet outil comporte une grande quantité de données et requiert une capacité de mémoire et de traitement du système considérable. Exécuter certaines fonctions peut demander beaucoup de temps, même si l’outil fonctionne parfaitement. L’outil devient plus lent lorsqu’il est alimenté avec une grande quantité de données relatives au programme et aux coûts. Certaines fonctions complexes (par exemple la mise à jour de la feuille de calcul principale, la production de rapports, l’ajout d’éléments de planification) peuvent demander 20 à 30 secondes avant d’être exécutées dans un outil très chargé. 

Si l’outil requiert systématiquement plus longtemps que prévu pour l’exécution de tâches ordinaires telles que l’ajout d’éléments de planification ou la production de rapports, cela peut signifier qu’il y a un problème. Celui‐ci peut être dû :  

• à l’utilisation d’un ordinateur qui ne présente pas à la configuration requise ;  • à l'utilisation de l’outil parallèlement à d’autres feuilles de calcul complexes ; ou  • à l’utilisation d’une feuille de calcul endommagée.  

Pour trouver une solution au problème de lenteur, veuillez d’abord vous assurer que l’ordinateur utilisé présente la configuration requise dans la section 2.2.1 ci‐dessus. Pour ce faire, allez à Démarrer > Panneau de configuration > Système et sécurité. Cliquez sur Système et vérifiez que votre ordinateur a au moins la capacité décrite ci‐dessous : 

Article  Configuration requise   Acceptable  Recommandée Excel  Excel 2003  Excel 2007 ou 2010 Système d’exploitation  Windows XP  Vista ou Windows 7 Processeur  Pentium 4 ou mieux  Pentium double cœur ou mieux Vitesse du processeur   1,69 GHz ou mieux  1,69 GHz ou mieux RAM  Au moins 1 Go de RAM  Au moins 3 Go de RAM Évitez :  Les anciens ordinateurs limités à 1 Go de RAM fonctionnant sur un système  

d'exploitation Vista ou Windows 7  Pour vérifier la configuration de l’ordinateur dans Windows XP, allez à Mon ordinateur > Panneau de configuration et cliquez sur Système puis sur l’onglet Général. 

Si vous utilisez Windows Vista ou Windows 7, vous devez disposer d’un processeur plus récent (au moins à double cœur et de préférence de la série I) et d’au moins 3 Go de RAM.  

Si votre configuration est satisfaisante, essayez de fermer les autres feuilles de calcul et applications qui peuvent tourner tandis que vous utilisez l’outil. Pensez également aux programmes qui ont pu être lancés lors du démarrage et demandez à l'administrateur de votre système s’il est possible de désactiver certains programmes. 

Si ces mesures ne permettent pas de résoudre le problème, veuillez contacter l'assistance technique. 

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4.2.3 Les totaux dans les rapports budgétaires récapitulatifs ne concordent pas

Les rapports budgétaires récapitulatifs utilisent des commandes de recherche pour trouver les entrées correspondant aux catégories de coût et aux domaines de prestation des services et transfèrent ensuite ces valeurs dans les rapports budgétaires. Aucune valeur ne sera transférée si rien n’est sélectionné dans ces catégories, et les rapports budgétaires récapitulatifs ne correspondront pas à la valeur totale du budget de la proposition. Pour vous assurer que les budgets sont justes, suivez les étapes suivantes : 

1. Pour vous assurer que  le budget récapitulatif par catégorie de coût est  juste, assurez‐vous que vous avez sélectionné une catégorie de coût pour chaque élément de coût détaillé dans la feuille relative aux coûts des ressources (Étape 4).  

2. Pour vous assurer que  le budget  récapitulatif par domaine de prestation des  services est juste, assurez‐vous que vous avez sélectionné le nom d’un DPS pour chacun des ensembles d’activités relevant d’un DPS dans le plan de travail et de budgétisation principal (Étape 3).  

3. Vérifiez le cadre logique et assurez‐vous qu'un BP et un BS ont été associés à chaque activité et sous‐activité. 

4.2.4 J’ai collé des données dans une cellule et maintenant je ne peux plus les modifier

Cela peut arriver si les procédures décrites dans la section 2.3.3 ne sont pas suivies lorsque des données sont copiées et collées. Si les simples fonctions Copier‐coller sont utilisées, vous risquez de copier par inadvertance des formats en même temps que la cellule et ceux‐ci seront ensuite verrouillés dans l’outil. Étant donné que la plus grande partie du classeur est protégée, vous ne serez pas en mesure de modifier par la suite les données figurant dans la cellule. 

Si vous avez modifié le format d'une cellule par inadvertance et si cette cellule reste accessible (c'est‐à‐dire qu'elle n'est pas verrouillée), vous pouvez la remettre au bon format en utilisant la commande Reproduire la mise en forme. Sélectionnez dans la feuille de calcul une cellule qui est au bon format. Sur l'onglet Accueil, choisissez Reproduire la mise en forme dans le groupe Presse‐papier, puis cliquez sur la cellule dont vous voulez rétablir le format. 

Une autre méthode consiste à copier les données d'une cellule adjacente et à les coller dans la cellule qui a le "mauvais" format. Pour pouvez ensuite saisir de nouveau les données de cette cellule et le format sera le bon. 

Si ces solutions ne résolvent pas votre problème, vous pouvez envoyer l'outil par courriel à l'adresse du service d'assistance technique pour obtenir de l'aide. Précisez de quelles cellules et de quelles feuilles de calcul il s'agit (c’est‐à‐dire à quelles étapes). L’équipe d'assistance technique effectuera les corrections nécessaires et vous renverra l’outil corrigé. 

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4.2.5 Lorsque j’effectue une certaine fonction, un message d’erreur d’exécution apparaît

Les erreurs d’exécution se produisent généralement lorsqu’une macro fonctionne et qu’une erreur se produit pendant l’exécution de la macro. Il existe de nombreux types différents d’erreurs d’exécution qui vont des erreurs mineures (pas d’incidence sur le fonctionnement de l’outil) à des erreurs plus graves qui peuvent se traduire par un gel du programme et éventuellement par la perte de données. Les erreurs d’exécution peuvent être dues à des erreurs de programmation des macros mais, dans d’autres cas, elles peuvent être dues à une incompatibilité de logiciels, c’est‐à‐dire entre le système d’exploitation et la version d’Excel utilisée.  

Lorsqu’une erreur d’exécution se produit, il est demandé aux utilisateurs de faire une capture d’écran de l’erreur et d’envoyer un courrier électronique comportant le message d’erreur à l’équipe chargée du soutien, comme il est décrit ci‐dessus au point 4.1. Si cela n’est pas possible (le programme est bloqué), veuillez donner des informations sur le message d’erreur, et son numéro, que vous transmettrez par courriel. Les utilisateurs doivent soigneusement noter ce qu’ils s’efforçaient de faire dans l’outil lorsque l’erreur d’exécution s’est produite. 

Autre solution possible : fermez le fichier et ouvrez‐le de nouveau pour réinitialiser la macro. Ou fermer et ouvrez de nouveau le fichier et Excel. Cela suffit souvent à éliminer le problème. Vous pouvez aussi essayer de faire fonctionner l’outil sur un autre ordinateur pour déterminer si la même erreur se produit sur ce deuxième ordinateur. Si l’erreur est causée par une incompatibilité de logiciel sur un ordinateur particulier, cela peut permettre de résoudre le problème et de faciliter les travaux ultérieurs sur l’outil. 

Il est demandé aux utilisateurs d’effectuer des sauvegardes régulières des budgets de leur proposition afin de réduire au minimum les pertes de données qui peuvent résulter d’une erreur d’exécution.  

4.2.6 J'utilise Excel 2003 et l'outil a cessé de fonctionner ou les commandes obtenues avec le "clic droit" de la souris se sont inactivées.

Des tests ont révélé que parfois, l'outil modèle ne fonctionne pas bien avec Excel 2003. Cet outil a été mis au point sur Excel 2007 et il doit être converti en fichier Excel 2003 pour être utiliser sur Excel 2003. Compte tenu des différences considérables qui existent entre Excel 2003 et 2007, certaines fonctions peuvent ne pas être transférées correctement pendant la conversion. 

Cette incompatibilité peut se manifester de différentes façons. Souvent, les commandes obtenues par le "clic droit" de la souris qui concernent des fonctions de l'outil modèle se trouvent désactivées. Au lieu du menu de commandes qui apparaît normalement, vous verrez un petit carré gris vide légèrement au‐dessous et à droite du curseur. (Cette fenêtre s'affiche lorsque la commande par le "clic droit" de la souris est vide. Elle s'affichera toujours lorsque vous cliquerez avec le bouton droit de la souris dans une cellule qui n'est associée à aucun menu de commandes. Toutefois, lorsqu'elle s'affiche dans une cellule qui devrait contenir un menu de commandes, cela signifie qu'il y a un problème.) 

Ce problème est souvent lié au fait que la fonction de sauvegarde automatique n'a pas fonctionné à la fermeture de l'outil modèle. Il peut être lié aussi à un dysfonctionnement général des formules et des fonctions dans le modèle. 

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Si ce problème vous arrive, suivez les étapes suivantes : 

1) Sauvegardez le fichier 

2) Fermez le fichier 

3) Fermez Excel 

4) Attendez 30 secondes 

5) Relancez Excel 

6) Ouvrez le fichier Excel contenant la version sauvegardée de l'outil. 

Dans la plupart des cas, cette procédure permettra à l'outil de fonctionner de nouveau. Dans le cas contraire, recommencez les étapes 1 à 3 puis redémarrez l'ordinateur avant de procéder aux étapes 5 et 6. Si vous n'obtenez aucun résultat après 2 à 3 tentatives, contactez l'assistance technique. 

4.2.7 Je vois ######## dans une cellule qui devrait contenir un nombre

L'outil est paramétré pour fonctionner sur un pourcentage d'affichage (zoom) de 80 %. Si ce pourcentage est plus bas, les grands nombres n'ont pas assez de place à l'intérieur de la cellule. Excel affiche alors #######. 

Si vous rencontrez ce problème, assurez‐vous d'abord que le pourcentage d'affichage n'est pas trop bas. Si vous voyez 85 % ou plus et que le problème persiste, envisagez de modifier l'échelle de grandeur de la monnaie locale ou de la monnaie de la proposition, à l'Étape 2.