CA/65/19

Orig.: en

Munich, 07.06.2019

OBJET : Plan stratégique 2023

SOUMIS PAR : Le Président de l'Office européen des brevets

DESTINATAIRES : Le Conseil d'administration (pour décision)

CA/65/19 f 2019-6627

- I -

TABLE DES MATIÈRES

Objet Page

I. STRATÉGIE/FONCTIONNEMENT 1

II. RECOMMANDATION 1

III. MAJORITÉ REQUISE 1

IV. CONTEXTE 1

V. INCIDENCE FINANCIÈRE 1

VI. BASE JURIDIQUE 1

VII. PUBLICATION RECOMMANDÉE 1

ANNEXE 1 PLAN STRATÉGIQUE 2023 2

ANNEXE 2 DOCUMENT DE RÉFLEXION POUR LES ACTIVITÉS DE COOPÉRATION 104

I. INTRODUCTION 107

II. PRINCIPES 109

III. DOMAINES DE COOPÉRATION PRIORITAIRES, SUR LA BASE DES RENSEIGNEMENTS FOURNIS POUR LE PLAN STRATÉGIQUE 110

A. COOPÉRATION EN MATIÈRE DE CONNAISSANCES 111

a) Mise au point d'un nouveau programme de développement des capacités pour les agents des offices nationaux 112

b) Programme de formation pour les administrateurs de brevets européens et les assistants juridiques 113

c) Aide à la préparation de l'EEQ pour la prochaine génération 114 d) Programme de formation sur la veille dans le domaine des brevets 114

B. COOPÉRATION DANS LE DOMAINE DES TI 114

a) Portail d'accès pour les membres du réseau 116 b) Outils de recherche 116 c) Outils de front office (dépôt électronique et services connexes) 117 d) Back office (gestion des dossiers et traitement des fichiers) 118 e) Maintenance et assistance 120

C. CONVERGENCE DES PRATIQUES 120

D. COOPÉRATION EN MATIÈRE DE PARTAGE DU TRAVAIL 122

CA/65/19 f 2019-6627

- II - IV. GESTION DE LA COOPÉRATION 122

A. MÉCANISME DE COOPÉRATION 122

a) Approche de la gestion de projets 122 b) Planification 123 c) Recours à des agents nationaux détachés 124 d) Groupes de travail d'experts 124 e) Rapports et validation 125

B. CONSIDÉRATIONS FINANCIÈRES 126

C. PHASE DE LANCEMENT DE LA STRATÉGIE DE COOPÉRATION 127

CA/65/19 f 2019-6627

I. STRATÉGIE/FONCTIONNEMENT

1. Stratégie.

II. RECOMMANDATION

2. Il est demandé au Conseil d'administration d'approuver le Plan stratégique 2023.

III. MAJORITÉ REQUISE

3. Majorité simple.

IV. CONTEXTE

4. Le Plan stratégique 2023 présente les aspirations de l'Office en vue d'atteindre cinq objectifs fondamentaux tels qu'exposés dans le document figurant à l'annexe 1. Ce Plan est défini pour une période de quatre ans afin de correspondre au mandat du Président de l'Office (qui prend fin le 30 juin 2023). Il faudra toutefois plus de temps pour mener à terme certaines des actions et certains des projets proposés, notamment dans le domaine des bâtiments.

5. L'approbation du Plan stratégique 2023 par le Conseil ne préjuge pas de la position future de chaque délégation lorsqu'il s'agira de prendre une décision sur les propositions concrètes de mise en œuvre du Plan, lesquelles seront présentées dans les années à venir.

V. INCIDENCE FINANCIÈRE

6. Le Plan stratégique 2023 fournit pour les quatre prochaines années des orientations qui se traduiront par des plans de travail annuels assortis d'un budget, de ressources, d'un calendrier et d'indicateurs clés de performance spécifiques. Chacun de ces plans de travail sera inclus dans le budget de l'Office et soumis chaque année au Conseil pour approbation.

VI. BASE JURIDIQUE

7. Articles 10 et 35(1) CBE.

VII. PUBLICATION RECOMMANDÉE

8. Oui.

CA/65/19 f 1/128 2019-6627

ANNEXE 1 PLAN STRATÉGIQUE 2023

CA/65/19 f 2/128 2019-6627

CA/65/19 f 3/128 2019-6627

Plan stratégique 2023

Mission

En notre qualité d'office des brevets pour l'Europe, nous sommes fiers de délivrer des brevets de grande qualité et des services efficaces qui favorisent l'innovation, la compétitivité et la croissance économique.

Vision

Nous responsabiliserons et motiverons nos agents afin d'établir des standards universels dans le domaine de la propriété intellectuelle. Notre Office sera efficace et transparent, répondra aux besoins de nos utilisateurs et gèrera avec agilité l'évolution des exigences et des conditions d'un système de brevet mondial dynamique. Notre travail contribuera à rendre le monde plus sûr, plus intelligent et plus durable.

Valeurs

Toutes nos relations, au sein de l'Office ou avec nos partenaires du monde entier, seront nourries par la confiance, l'équité, le respect mutuel, l'adaptabilité, la collaboration et un engagement envers l'excellence.

Slogan professionnel

L'excellence, notre engagement

CA/65/19 f 4/128 2019-6627

Introduction

1. Avant-propos du Président

Au début de leurs travaux en 1973, les États parties à la Convention sur le brevet européen ont signé un traité définissant à la fois les droits et obligations des États membres et ceux de l'organisation qu'ils venaient de créer. Mais surtout, ils ont donné corps aux espoirs de tous ceux qui croyaient qu'un brevet européen et une administration centrale chargée de le délivrer soutiendraient l'innovation en Europe et contribueraient à la prospérité du continent. De manière déterminante, les États membres ont placé leur confiance dans une institution internationale qui allait être chargée de la procédure de délivrance de ces brevets.

Il est juste de dire que cette confiance a été récompensée dans les quatre décennies qui ont suivi la signature du traité. À ce jour, l'Office européen des brevets (OEB) est la deuxième plus grande organisation internationale européenne et emploie près de 7 000 agents hautement qualifiés, dont le travail – appuyé par une myriade de relations étroites avec les parties prenantes de l'OEB – a permis à l'Office d'être réputé pour la qualité élevée des produits et services qu'il fournit. L'OEB occupe une place de premier ordre parmi les fournisseurs d'information brevets et favorise la diffusion des connaissances et compétences en matière de brevets, ce qui contribue à une gestion de la PI plus efficace, en Europe comme à l'extérieur de l'Europe.

En somme, l'OEB a rempli sa mission et est devenu ainsi une ressource précieuse pour le secteur de l'innovation et pour l'ensemble de l'Europe. Il ne faut pas sous-estimer ce que cela implique. Les 38 États membres qui siègent au Conseil d'administration, les agents de l'OEB et moi-même en tant que Président, nous ne sommes pas propriétaires de l'Office. Nous n'en sommes que les gardiens actuels et tous ensemble, nous avons la responsabilité de transmettre cette organisation à la prochaine génération d'Européens dans le meilleur état possible. Ne pas le faire serait méconnaître son immense valeur.

Nous avons tous une vision de ce que nous souhaitons transmettre à ceux qui nous succèderont, quoi que nous fassions dans la vie et qui que nous soyons. Le présent Plan stratégique présente notre vision de l'office de brevets que nous souhaitons créer et surtout, de l'office que nous souhaitons voir perdurer encore longtemps. Quel intérêt y aurait-il à briller avec éclat pour seulement quelques années encore ? Notre organisation doit être agile et capable de s'adapter à des conditions changeantes, pour que nous puissions mettre en œuvre l'excellence durablement, indépendamment des défis posés par un système de brevets dynamique.

CA/65/19 f 5/128 2019-6627

Pour nous faire une idée plus précise de la manière dont nous pouvons devenir un office pérenne, qui pratique l'excellence, nous avons fait appel à nos parties prenantes. Puisque celles-ci sont diverses, tant dans leur nature que dans leurs besoins, nous avons veillé à ce que les consultations soit larges et approfondies. Les résultats ont été clairs : nos États membres ont besoin d'un office qui soit capable de défendre les brevets en Europe et de promouvoir le développement d'un système du brevet efficace. Nos inventeurs veulent des brevets de grande qualité, accessibles via une série de services nouveaux et innovants. Les agents de l'Office, quant à eux, ont besoin d'un employeur de premier plan qui les aide à déployer tout leur potentiel et à réaliser leurs ambitions professionnelles. Ces exemples ne sont qu'un aperçu de tout ce qui est attendu de l'OEB.

Nous remercions sincèrement tous ceux qui ont pris la peine d'exprimer leur avis. Toutes leurs contributions nous ont permis de mieux comprendre les difficultés qu'ils rencontrent, mais aussi leurs souhaits et leurs espoirs pour un office de brevet et un système du brevet européen performants. Nous avons ainsi pu obtenir des informations précieuses sur la manière dont nous pouvons apporter à nos parties prenantes ce dont elles ont besoin. Par-dessus tout, nous avons pu garantir que la vision présentée ici soit une vision partagée.

Le présent Plan stratégique contient une feuille de route claire pour mettre en œuvre cette vision, organisée autour de cinq objectifs principaux. Il décrit les actions et initiatives à entreprendre et les améliorations nécessaires si nous voulons placer notre activité sous le ligne de la durabilité et de l'excellence. Il détaille également la manière dont nous prévoyons d'atteindre les cinq objectifs stratégiques, non seulement pour nos parties prenantes, mais en partenariat avec elles. En fin de compte, toutes les parties impliquées participent à une aventure commune et le Plan repose sur une collaboration efficace et transparente avec nos partenaires – dans ce même esprit de coopération qui a profité à l'OEB et à ses utilisateurs au cours des quatre dernières décennies.

Nous ne prétendons pas accomplir dans les quatre prochaines années l'intégralité des mesures exposées ici. Certaines des actions prévues pourront s'inscrire dans des projets à plus long terme. Le Plan n'est pas non plus une liste exhaustive des améliorations que nous envisageons pour les cinq ans à venir, mais il reflète bien nos aspirations et notre engagement constant en faveur de l'excellence.

António Campinos

CA/65/19 f 6/128 2019-6627

2. Bref historique

L'Organisation européenne des brevets trouve ses origines dans l'un des textes fondateurs de l'époque moderne : la Convention de Paris de 1883. Il s'agit d'un des nombreux accords internationaux signés dans le domaine des technologies à la fin du 19e siècle afin de favoriser l'expansion commerciale et la croissance économique. Au cours des décennies qui ont suivi, l'idée s'est peu à peu imposée d'établir des institutions internationales qui créeraient les conditions d'un essor technologique et économique transcendant les frontières nationales.

C'est dans cet esprit, et dans le contexte de la construction d'une Europe unie et pacifique, que s'est tenue la Conférence diplomatique de Munich de 1973. Visant à l'établissement d'un droit commun européen en matière de délivrance de brevets, elle a abouti à la signature de la Convention sur le brevet européen (CBE).

La CBE a institué l'Organisation européenne des brevets, une entité financièrement autonome constituée d'un organe exécutif, l'Office européen des brevets, et d'un Conseil d'administration composé des représentants des États contractants et chargé d'assurer un contrôle sur le fonctionnement de l'Office.

Entrée en vigueur le 7 octobre 1977 après ratification par les sept premiers États membres de l'Organisation (Allemagne, Belgique, France, Grande-Bretagne, Luxembourg, Pays-Bas, Suisse), la CBE garantit que les décisions de l'Office européen des brevets sont susceptibles de recours devant ses chambres de recours. Bien qu'intégrées à la structure organisationnelle de l'OEB, les chambres de recours sont indépendantes de l'Office dans leurs décisions et ne sont liées que par la Convention sur le brevet européen.

CA/65/19 f 7/128 2019-6627

L'Office européen des brevets a ouvert ses portes le 2 novembre 1977. Ses premières décennies ont été marquées par de nombreux succès : établissement de différentes normes et pratiques de travail, demande largement supérieure aux prévisions initiales. Ces conditions positives ont permis à l'Office d'atteindre dès 1981 l'autonomie financière, un état qu'il n'a plus quitté jusqu'à nos jours.

Quelques années seulement après sa création, l'Organisation européenne des brevets occupait déjà une place de choix dans le paysage institutionnel européen, étant très largement considérée comme un modèle de coopération pragmatique réussie. Dans le même temps, l'Office asseyait rapidement sa réputation de qualité, de fiabilité et d'excellence technique auprès de ses utilisateurs et parties prenantes.

Avec la chute du rideau de fer et le début des révolutions numérique et biotechnologique, l'Europe a connu d'importants bouleversements politiques et technologiques, qui ont également eu de profondes répercussions pour l'Office et pour l'Organisation européenne des brevets. En effet, l'OEB a dû faire face à de nombreux défis opérationnels découlant de l'accroissement de sa charge de travail et de la nécessaire hausse de ses effectifs, mais aussi à des difficultés techniques liées au développement permanent de nouvelles technologies et aux volumes toujours croissants de la documentation brevets.

À ses débuts, l'OEB avait recours à des millions de documents, archivant minutieusement des tonnes de papier. L'introduction du système EPOQUE en 1989 a donné la possibilité aux examinateurs de rechercher et de consulter des documents dans une collection extensible de bases de données électroniques. Après le passage à EPOQUE II, permettant des recherches en texte intégral et non plus dans des fichiers images, l'OEB disposait en 2000 du système de recherche sur l'état de la technique le plus élaboré au monde. En 2018, la documentation consultable comprenait 179 bases de données, rassemblant au total 1,3 milliard de documents techniques. Un système de traduction automatique était également disponible.

Face à la croissance des activités ayant trait aux brevets à l'échelle mondiale, il s'est révélé nécessaire d'explorer de nouvelles possibilités de coopération internationale. L'OEB a ainsi joué un rôle central dans la formation du groupe tripartite réunissant les principaux offices de brevets mondiaux : l'OEB, l'Office des brevets et des marques des États-Unis (USPTO) et l'Office des brevets du Japon (JPO). Depuis 2007, l'OEB prend également une part importante dans le développement du forum de coopération IP5. Celui-ci réunit, outre l'OEB, l'USPTO et le JPO, les offices de brevets coréen et chinois, qui connaissent un développement rapide.

CA/65/19 f 8/128 2019-6627

Porté par sa phase de croissance initiale, l'OEB a dépassé pour la première fois le seuil des 60 000 demandes de brevet en 1990, avant que la signature de l'Accord sur les ADPIC ne marque, en 1994, le début d'une deuxième période de croissance rapide. En 2018, l'OEB recevait chaque année quelque 174 000 demandes, soit près de la moitié des demandes de brevet déposées en Europe.

Tout en développant ses activités de recherche et d'examen, l'Office a endossé dès 1990 des responsabilités supplémentaires dans le domaine de l'information brevets, ouvrant par exemple un nouveau site à Vienne dans le cadre de l'intégration d'INPADOC. L'OEB s'est peu à peu imposé comme l'un des principaux fournisseurs d'information brevets, notamment grâce à sa base de données Espacenet, qui est aujourd'hui la source d'informations librement consultables sur l'état de la technique la plus complète au monde. L'Office a également été l'un des premiers acteurs à œuvrer activement à la levée des barrières linguistiques en proposant son système novateur de traduction automatique.

Pour mener à bien ces nombreuses activités et faire face à sa charge de travail croissante, l'OEB a dû procéder au recrutement de nouveaux examinateurs et agents de soutien, se lançant dans une nouvelle phase d'expansion à partir du milieu des années 1990. Alors qu'il ne comptait à ses débuts que quelques centaines d'agents, l'Office emploie aujourd'hui près de 6 850 personnes, dont environ 4 300 examinateurs hautement qualifiés.

CA/65/19 f 9/128 2019-6627

Plusieurs projets immobiliers ambitieux ont été lancés afin d'accueillir ces nouveaux agents, en particulier l'acquisition et l'agrandissement des PschorrHöfe à Munich et la construction du bâtiment Hinge à La Haye dans les années 1990. Cette première grande phase immobilière dans l'histoire de l'Office s'achève avec l'inauguration du nouveau bâtiment principal à La Haye en 2018 et le projet de démolition de l'ancienne tour.

Dans les années 1990, il est peu à peu devenu évident, à la lumière de l'expérience acquise, que le texte original de la CBE devait être actualisé et assoupli, en particulier pour assurer une base solide à l'initiative BEST (Bringing Examination and Search Together). D'autres difficultés ont également émergé lors de discussions plus larges sur le système des brevets, par exemple au cours de la conférence intergouvernementale de Paris en 1999 ou dans le livre vert de la Commission européenne sur le système de brevet, traduisant l'inquiétude grandissante quant aux coûts et aux retards du système. La Conférence diplomatique organisée à Munich en novembre 2000 avait donc pour objectif de rendre le système encore plus efficace et économique et de l'axer entièrement sur les besoins des utilisateurs. Elle y est parvenue, démontrant une nouvelle fois l'intérêt d'une coopération européenne en matière de brevets à l'aube du 21e siècle.

À mesure que se poursuivait l'élargissement de l'Organisation européenne des brevets (à raison d'un État contractant supplémentaire par an en moyenne entre 1997 et 2010), l'équilibre des pouvoirs entre l'Office européen des brevets et les offices nationaux de brevets a pris une place centrale dans les débats. Il est alors devenu aussi inévitable que nécessaire d'entamer une discussion sur la question de la "centralisation". Un consensus a finalement émergé, tenant compte des besoins et des aspirations spécifiques exprimés par certains États contractants, tout en réaffirmant le rôle central de l'Office européen des brevets en Europe et en consolidant sa crédibilité et son influence dans le paysage international des systèmes de brevets.

Depuis 2010, l'objectif principal de l'Office est de renforcer son efficacité tout en maintenant, et même en améliorant, son niveau de qualité. De nets progrès ont été réalisés concernant le traitement des arriérés de demandes et l'instauration de conditions d'emploi modernes. Du point de vue institutionnel, l'Office et l'Organisation européenne des brevets ont apporté une contribution majeure aux travaux préparatoires en vue du très attendu brevet unitaire. Ils ont également ouvert de nouvelles perspectives en concluant des accords de validation, qui permettent d'obtenir, pour des droits octroyés dans le cadre de la procédure européenne centralisée, une protection équivalente dans des pays non membres de l'OEB.

CA/65/19 f 10/128 2019-6627

3. Les nouveaux défis d'un monde en constante évolution

Depuis sa création, l'Organisation européenne des brevets, par l'intermédiaire de son organe exécutif l'Office européen des brevets, a su remplir sa mission en tant qu'institution financièrement autonome et s'est ainsi imposée comme un modèle d'intégration européenne réussie et comme une référence mondiale en matière de délivrance de brevets.

Cependant, dans un contexte de mise en réseau et de mondialisation de l'économie, l'arrivée de nouveaux acteurs dans le domaine des brevets, l'évolution constante des attentes des parties prenantes et les récents développements technologiques sont synonymes, pour l'Office, d'exigences toujours plus diverses et plus complexes. Supplantant peu à peu les préoccupations classiques s'attachant à l'efficacité, c'est aujourd'hui une vision globale des améliorations réelles qui est mise en avant.

Pour l'OEB, le principal défi est désormais d'évoluer de manière durable dans un monde en rapide mutation.

La mission fondamentale de l'OEB reste encore et toujours de maintenir la qualité élevée de ses produits et services, fondement de sa réputation. L'Office doit donc s'assurer de fournir ses produits dans les délais prévus, mais aussi de proposer des recherches exhaustives, une procédure d'examen prévisible, cohérente et présentant les meilleures garanties de validité juridique, et une procédure d'opposition à l'équité irréprochable.

Grâce aux nets progrès réalisés dans le cadre des initiatives Early Certainty, il est aujourd'hui possible de passer en revue et de valider nos principaux objectifs en termes de respect des délais, et de les moduler en fonction de l'évolution des besoins de nos parties prenantes.

Alors que le paysage technologique mondial se transforme à un rythme effréné, l'OEB doit être capable de faire face à l'expansion rapide de l'état de la technique et à la complexité croissante des inventions. À cet égard, la récente réorganisation de l'Office en vue de l'instauration d'une procédure de délivrance des brevets entièrement numérique a permis d'ouvrir de nouvelles perspectives d'amélioration de la qualité et de l'efficacité.

CA/65/19 f 11/128 2019-6627

L'attractivité économique de l'Europe à l'échelle mondiale repose par ailleurs sur la facilité d'accès à la protection par brevet et aux connaissances dans ce domaine, au niveau européen comme international. Pour conférer une dimension véritablement mondiale au système du brevet européen, l'OEB doit intensifier ses efforts de coopération avec ses États membres, avec les institutions et les organismes européens, ainsi qu'avec les organisations internationales et les offices partenaires du monde entier. Malgré son succès, le système du brevet européen reste, par certains aspects, complexe et onéreux. L'OEB et le réseau européen en matière de brevets (REB) vont donc collaborer afin d'améliorer la prise en compte des petits acteurs tels que les PME ou les universités européennes et de les aider à exploiter pleinement le potentiel commercial de leurs inventions. Enfin, dans la mesure où les entreprises innovantes recherchent de plus en plus souvent une protection sur différents marchés géographiques, une coordination plus poussée entre les offices est également incontournable pour éviter des travaux redondants et pour faciliter l'obtention et la gestion des droits de brevet à l'échelle mondiale.

Pour que l'Office puisse continuer à remplir sa mission et consolider sa position, il est nécessaire de porter une attention renouvelée à sa viabilité à long terme. Le fait que l'Organisation européenne des brevets soit parvenue jusqu'ici à maintenir son autonomie financière sans intervention particulière n'offre aucune garantie quant à l'avenir ; il est par conséquent indispensable d'identifier des mesures qui renforceront son efficacité et sa transparence tout en établissant une base financière solide et durable. C'est uniquement en adoptant de telles mesures que l'Office pourra rester maître de son destin et apporter des améliorations qui bénéficieront à l'ensemble de ses parties prenantes.

Une étude financière stratégique a donc été réalisée afin d'étudier le contexte actuel et l'évolution de la situation financière de l'Office au vu des développements récents. Ceux-ci incluent la résorption, plus rapide que prévu, de l'arriéré de demandes, le vieillissement du personnel et l'ancienneté du régime de pensions, l'introduction d'un fonds de trésorerie géré de façon plus active, ainsi que des facteurs d'ordre macroéconomique comme la faiblesse persistante des taux d'intérêt.

Les résultats de l'étude financière ont été communiqués à toutes les parties prenantes, en particulier au personnel. Sur cette base, différentes approches susceptibles d'assurer la viabilité financière à long terme de l'Office seront évaluées à partir de l'automne 2019.

CA/65/19 f 12/128 2019-6627

Au-delà de l'aspect purement financier, l'Office doit faire preuve d'innovation dans sa manière de définir ses produits, ses services, ses procédures et ses relations avec les différentes parties prenantes. Il doit également expliquer de manière plus transparente comment il définit ses priorités et ses plans d'action, contrôle leur mise en œuvre et mesure leurs effets positifs. En effet, étant donné que les attentes générales de la société en matière de transparence et d'ouverture sont devenues beaucoup plus importantes au cours des dernières décennies, l'un des objectifs premiers de l'Office doit être d'expliquer non seulement le but qu'il poursuit, mais aussi la manière dont il compte l'atteindre, les progrès réalisés et, le cas échéant, les mesures correctrices identifiées et mises en œuvre.

En tant qu'organisation fondée sur la connaissance, l'OEB ne pourra atteindre ses objectifs qu'en s'appuyant largement sur l'implication de ses agents hautement diplômés et sur sa propre capacité à accompagner leur développement jusqu'à la fin de leur longue carrière. Pour réagir plus efficacement et plus rapidement aux changements, l'OEB ne doit plus seulement savoir recruter, attirer et retenir les meilleurs talents : il lui faut aussi devenir une organisation de l'apprentissage, favorisant la collaboration par l'établissement d'un environnement dynamique et stimulant, générateur d'un sentiment d'appartenance et de fierté.

Pour relever de tels défis, il va sans dire qu'il sera essentiel d'instaurer toujours plus de collaboration et de coopération au sein des équipes et des divisions d'examen, ce qui aura également pour effet de simplifier le partage des connaissances, d'améliorer la satisfaction au travail et de développer un sentiment commun d'adhésion et de responsabilité. En adoptant une approche plus globale de la formation continue du personnel, prévoyant notamment la certification des niveaux de compétence atteints, il sera possible de définir un ensemble de politiques efficaces afin de satisfaire aux exigences futures et d'apporter des solutions aux actuels points préoccupants, tels que ceux mis en évidence par la récente enquête sur l'engagement du personnel.

Il est évident que l'implication et l'engagement du personnel hautement qualifié de l'OEB seront déterminants pour mener à bien ces politiques. L'Office veillera donc à maintenir un dialogue soutenu avec ses parties prenantes, afin d'assurer le suivi continu des progrès réalisés, s'appuyant pour ce faire sur une compréhension commune de la notion de qualité.

CA/65/19 f 13/128 2019-6627

Alors que les droits de PI n'ont cessé de gagner en importance ces dernières années, les parties prenantes sont plus que jamais demandeuses d'informations sur les effets du système du brevet européen. Il est impératif de répondre à cet intérêt accru par des initiatives objectives, menées à grande échelle et associant toutes les parties concernées, afin de mesurer et d'analyser les évolutions du système de la PI. À cet égard, l'une des priorités sera de créer une plateforme coopérative fournissant des analyses économiques et technologiques qui soutiendront l'OEB et les offices nationaux de brevets dans leur travail.

L'Office doit également veiller à ce que sa responsabilité sociale transparaisse dans toutes ses activités. Il s'agit d'une considération stratégique essentielle, aussi l'OEB fera-t-il en sorte que sa culture organisationnelle incite chacun à agir dans le respect des intérêts des parties prenantes.

Enfin, l'OEB mettra à profit les possibilités offertes par les technologies pour achever sa transformation numérique. Il est essentiel que l'Office investisse dans son infrastructure technique et améliore les applications mises à la disposition de ses parties prenantes. Une collaboration plus étroite entre examinateurs et agents des formalités permettra de limiter les délais et erreurs liés aux transferts de dossiers, mais aussi de préparer la numérisation de bout en bout de la procédure en matière de brevets. Les remaniements du modèle de fonctionnement informatique porteront aussi bien sur sa structure que sur sa gouvernance et ses processus. L'objectif est de parvenir à une amélioration en renforçant l'agilité, en assurant la convergence entre les activités de développement et d'exploitation, en rationalisant les activités d'approvisionnement stratégique et en instaurant davantage de transparence dans les relations entre unités opérationnelles et services informatiques. Les efforts en faveur de l'efficacité seront accentués par l'introduction d'un cadre numérique intégré pour la procédure de délivrance des brevets, qui sera progressivement mis en place. En outre, la plus grande souplesse des structures et des méthodes de travail offrira des possibilités d'adaptation essentielles à leur harmonisation avec un système de gestion en constante évolution. L'intégration de l'ensemble des indicateurs clés de performance permettra un suivi continu des améliorations, ce qui soutiendra activement la direction dans ses prises de décisions et apportera davantage de transparence aux organes de gouvernance.

4. Stratégie pour un avenir durable

En tant qu'organisation internationale, l'OEB a le devoir de prendre en compte les répercussions plus larges de ses actions lorsqu'il examine la manière dont il pourra relever les défis à venir. Il est incontournable pour l'Office d'adopter une démarche qui crée de la valeur à long terme, non seulement du point de vue de la viabilité financière, mais également en ce qui concerne la durabilité environnementale et sociale.

CA/65/19 f 14/128 2019-6627

L'idée de durabilité implique de prendre des décisions stratégiques et opérationnelles qui évitent aux générations futures d'hériter d'un passif, et leur permettent de profiter au moins du même niveau de richesse et de confort que nous. Nous sommes persuadés qu'en exerçant son activité de manière durable, l'Office s'épanouira et atteindra un niveau d'excellence supérieur, non seulement de notre vivant, mais également dans un avenir plus lointain.

Des analyses détaillées des systèmes informatiques, de l'engagement du personnel et des finances de l'OEB ont fait apparaître que des changements étaient nécessaires pour assurer un avenir prospère et durable. Nous sommes convaincus de la nécessité de nous adapter et de coopérer, tant au niveau organisationnel qu'individuel, si nous voulons combler l'écart entre la situation actuelle et l'organisation durable de demain. Ensemble, nous devons passer par un processus de changement et d'apprentissage. C'est la raison pour laquelle nous avons ajouté aux valeurs de l'OEB l'adaptabilité et la collaboration, ainsi que l'engagement envers l'excellence.

Notre réussite dépendra de la capacité conjointe de nos organes directeurs, de notre personnel, de notre management et de nos utilisateurs à relever ensemble le défi du changement. Dans la perspective de n'oublier personne en chemin, le Plan stratégique met l'accent sur une approche holistique afin de parvenir à des avancées durables. Les parties prenantes seront beaucoup plus étroitement impliquées dans nos processus de prise de décision, ce qui permettra de définir conjointement un ordre de priorité pour leurs besoins, dans un esprit de bonne volonté et de coopération.

5. Capacités actuelles

Au cours de ses quarante-deux ans d'existence, l'OEB s'est doté de capacités spécifiques qui lui ont permis de devenir l'un des principaux offices de PI du monde dans un temps relativement court. Ses réalisations se sont appuyées jusqu'à présent sur un ensemble d'attributs qui continuent d'entretenir son succès à ce jour.

CA/65/19 f 15/128 2019-6627

Des experts hautement qualifiés et un personnel engagé

Les 6 850 agents de l'OEB sont au cœur même de ses capacités. Les activités principales de l'OEB sont assurées par 4 244 examinateurs hautement qualifiés, qui exercent leurs fonctions à la fine pointe de la technologie, dans une variété de domaines techniques, et par 627 agents des formalités. L'Office compte également dans ses rangs des spécialistes du droit, des formalités, de la traduction, de l'informatique, ainsi que divers autres rôles d'experts au sein des services généraux. Organisation internationale, l'Office peut se prévaloir d'une extraordinaire diversité culturelle, puisqu'il emploie actuellement des agents de 35 nationalités différentes. Tous les membres du personnel sont déjà en mesure de travailler en anglais, en français et en allemand, ou se forment à cette fin.

En tant qu'employeur, l'OEB sait bien que son personnel constitue l'un de ses atouts les plus précieux pour assurer des performances élevées à long terme. L'Office fournit donc à ses agents une formation complète afin de veiller à ce que leurs compétences et leurs connaissances soient orientées vers la délivrance de brevets de la plus haute qualité.

Adaptabilité et innovation

Tout au long de son histoire, l'OEB n'a cessé de montrer qu'il était capable de réagir aux défis et aux transformations du paysage international des brevets, et de s'adapter aux évolutions du système de PI. Alors que la demande de protection par brevet s'intensifiait, l'OEB a augmenté sa production et sa productivité. Les utilisateurs nous ont demandé de délivrer des brevets plus rapidement, et l'OEB a répondu par un meilleur respect des délais et des initiatives novatrices comme "Early certainty" et PACE. L'OEB a su rester innovant en matière de niveau de qualité en tirant parti de l'expertise de ses agents et en coopérant avec d'autres États membres et partenaires du monde entier.

La capacité de l'Office à répondre aux besoins des États membres et à offrir des services novateurs a été reconnue lorsqu'il a été chargé d'administrer et de délivrer le brevet unitaire. Les États membres de l'Union européenne ont confié à l'OEB le soin de délivrer une nouvelle forme de protection par brevet – en plus du brevet européen classique – qui offrira aux utilisateurs une plus grande sécurité juridique et une plus grande simplicité d'administration, à un coût inférieur.

CA/65/19 f 16/128 2019-6627

Des réseaux étendus

L'OEB est une organisation fondée sur le principe de coopération. En travaillant avec ses États membres et au sein du REB, l'OEB a pu contribuer à un système européen des brevets plus fort et plus stable. Aujourd'hui, son réseau de partenaires internationaux de plus en plus développé, qui comprend les offices de brevets d'IP5 et de la coopération tripartite, mais aussi des offices non européens, aide l'OEB à maîtriser les défis posés par les volumes croissants d'état de la technique et à offrir une plus grande harmonisation et des services nouveaux.

Dans le même temps, les relations étroites que l'OEB entretient avec un réseau étendu d'associations d'utilisateurs lui permettent de mieux comprendre les besoins et les exigences des demandeurs. Via des réunions bilatérales, des enquêtes et des consultations, ces relations permettent à l'OEB d'obtenir des informations indispensables au développement de nouveaux produits.

Des contacts réguliers avec des décideurs tels que la Commission européenne et le Parlement européen sont également essentiels pour assurer la conformité avec la législation applicable, par exemple la directive de l'UE sur la protection juridique des inventions biotechnologiques (98/44/CE), tandis que des réunions avec des représentants des gouvernements nationaux contribuent à sensibiliser le public aux travaux de l'OEB.

Une position de leader de la documentation brevets

Depuis sa création, l'OEB a acquis une vaste expérience de la collecte et de l'utilisation de l'information brevets. La qualité des produits de l'OEB est due aux efforts déployés par l'Office pour enrichir constamment ses corpus de documents brevets et de littérature non-brevet (LNB), et à l'exploitation de ces documents par son personnel expérimenté. Aujourd'hui, une recherche détaillée relative à une demande de brevet va puiser dans 1,3 milliard de documents techniques répartis dans 179 bases de données, de sorte que 600 millions de documents apparaissent tous les mois dans des résultats de recherche.

CA/65/19 f 17/128 2019-6627

Au fil des ans, l'OEB s'est doté d'une capacité unique à effectuer des recherches dans un volume croissant de documentation brevets asiatique, mais aussi dans des sources très spécifiques telles que les bases de données sur les normes. De nouvelles technologies comme l'analyse de mégadonnées et l'intelligence artificielle renforcent aujourd'hui sa capacité à exploiter ces bases de données pour améliorer l'efficacité et la qualité de ses produits et services, comme l'illustrent ses nouveaux outils de traduction qui font tomber les barrières linguistiques.

6. Le processus de planification du plan stratégique

Le processus d'élaboration du plan stratégique a été lancé en décembre 2018, lors d'une première réunion du Comité de direction (MAC) de l'OEB. S'appuyant sur des contributions de tout l'OEB, les membres du MAC ont recensé et proposé un certain nombre de thèmes clés, qui ont ensuite été modifiés et étendus sur la base de consultations supplémentaires des différents départements de l'OEB.

Afin d'assurer que le plan stratégique concilie les besoins de toutes les parties prenantes, un vaste processus de consultation inclusive a également été organisé afin de permettre au personnel, aux États membres et non membres, aux groupes d'utilisateurs et au public de faire part de leurs observations sur les questions stratégiques auxquelles l'OEB est confronté. Les consultations ont été structurées de manière à offrir à tous les participants le plus de flexibilité pour donner leur avis. Ces derniers ont également eu la possibilité de s'exprimer sur toute une série de questions concernant l'OEB et le système du brevet européen.

CA/65/19 f 18/128 2019-6627

Deux cabinets de conseil externes ont en outre été chargés de réaliser des audits indépendants des systèmes informatiques et des finances, afin d'évaluer précisément les capacités informatiques de l'OEB et ses perspectives financières à long terme.

Sources des contributions au plan stratégique

• Réunions en tête-à-tête avec le personnel – Le Président de l'Office a tenu plus d'un millier de réunions en tête-à-tête, qui ont duré entre 15 et 20 minutes, avec des membres du personnel, pour recueillir directement leurs impressions. Ces réunions ont été organisées dans l'ordre chronologique d'inscription après un appel à manifestation d'intérêt lancé en juillet 2018. Les participants ont également été invités à soumettre des informations de suivi, qui ont été analysées en vue de leur possible inclusion dans le plan stratégique. Des réunions ont également été organisées pour garantir une large représentation de l'Office. Les taux de participation ont été analysés et présentés au personnel en avril 2019.

• Enquête sur l'engagement du personnel – Du 31 janvier au 28 février, l'ensemble du personnel a eu la possibilité de prendre part à une enquête approfondie mise au point par des représentants de l'Office, y compris des représentants du personnel, en partenariat avec le prestataire d'enquête externe Willis Towers Watson. Strictement anonyme et confidentielle, l'enquête a été complétée par 85 % des agents. Les résultats ont été communiqués au personnel par le biais d'une série de présentations, ainsi que par leurs supérieurs hiérarchiques à partir du mois d'avril.

CA/65/19 f 19/128 2019-6627

• Contributions des représentants du personnel – Les contributions des représentants

du personnel ont été recueillies par le biais de contributions écrites reçues par le Comité central du personnel (25 janvier 2019), le comité local du personnel de Berlin (9 mai 2019) et l'USOEB de Vienne (10 mai 2019). L'Association des agents pensionnés de l'OEB a également fait part de ses observations (30 avril 2019). De plus, des réunions sur des questions générales concernant l'avenir de l'OEB ont été organisées entre les représentants des syndicats / du personnel et le Président et d'autres managers. Des groupes de travail ont également été mis sur pied avec des représentants du personnel sur des questions spécifiques, notamment le système de gestion des performances, les ressources et les canaux de communication pour les représentants du personnel, l'évaluation actuarielle des fonds, ainsi que la rémunération et la sécurité sociale.

• Audit sur l'automatisation – Un audit de 12 semaines sur les capacités d'automatisation informatique de l'OEB a été réalisé à partir de septembre 2018 pour évaluer de manière indépendante les résultats obtenus dans le cadre de la feuille de route informatique (2011 - 2018). Le rapport établi par Boston Consulting Group s'articule autour de quatre piliers : feuille de route informatique et enseignements tirés ; modèle de fonctionnement cible ; architecture et technologie ; motivation du personnel et préservation des connaissances. Il contient un certain nombre de recommandations, qui détaillent notamment certaines caractéristiques des futures fonctionnalités informatiques et fournissent un référentiel pour les objectifs.

• Étude financière – De décembre 2018 à avril 2019, une nouvelle étude financière à long terme a été menée par Oliver Wyman Mercer pour traiter les défis économiques apparus depuis la dernière étude financière réalisée en 2016. L'étude s'est appuyée sur quatre objectifs : mettre au point des scénarios financiers ; réaliser un ensemble d'états financiers à un horizon de vingt ans ; examiner et définir les directions stratégiques pour assurer la viabilité et l'indépendance à long terme ; trouver un compromis raisonnable entre les effectifs des examinateurs et l'arriéré en fonction de la charge de travail prévue. Les résultats ont été présentés à l'OEB en avril 2019 et les éventuels plans d'action découlant de cette étude seront examinés à partir d'octobre 2019.

CA/65/19 f 20/128 2019-6627

• Consultation des États membres – En tant que membres du réseau européen en

matière de brevets et de l'Organisation européenne des brevets, les États membres de l'OEB ont été invités à apporter leurs contributions entre novembre 2018 et février 2019. Il leur a été demandé de donner leur avis sur les défis clés auxquels le système des brevets est confronté et sur la manière d'encourager la coopération entre l'OEB et ses États membres. Les contributions des États membres ont été compilées et analysées en vue de leur prise en compte lors de l'élaboration du plan stratégique. En outre, la réunion annuelle sur la coopération avec les États membres tenue en mai 2019 a été l'occasion de formuler des observations sur le plan stratégique.

• Consultation d'États non membres et de groupes d'utilisateurs – En décembre 2018, en vue d'élargir le retour d'informations, plus d'une centaine de groupes d'utilisateurs, y compris des membres du SACEPO (Comité consultatif permanent auprès de l'OEB), ont été invités à faire part de leurs observations avant mi-février sur la future direction stratégique de l'Office. Les participants ont été invités à soumettre leurs suggestions sur la manière d'améliorer la coopération entre l'OEB et les organisations contactées, ainsi que leurs points de vue sur les défis clés auxquels le système des brevets est confronté.

• Consultation publique – En janvier 2019, l'OEB a lancé une consultation publique en ligne pendant sept semaines afin de recueillir les observations du grand public et pour permettre à toute partie intéressée de donner son point de vue. La consultation portait sur les trois sujets suivants : les services offerts par l'OEB et son rôle en tant qu'institution publique ; l'évolution du système des brevets et les défis à venir ; la haute qualité des produits et des services proposés, la responsabilité sociale et la transparence.

• Deuxième phase de la consultation – Un projet de plan stratégique d'une cinquantaine de pages a été publié le 18 avril 2019. L'ensemble des agents et des autres parties prenantes ont été invités à faire part de leurs observations avant le 10 mai 2019. Leurs contributions ont ensuite été évaluées par l'OEB en vue de modifier le plan stratégique final en conséquence.

CA/65/19 f 21/128 2019-6627

Plan stratégique

Objectif 1 – Créer une organisation engagée, compétente et collaborative

Introduction

La capacité de l'Office européen des brevets (OEB) à fournir des produits et services de grande qualité dépend principalement du personnel de l'OEB. Au cours des quatre dernières décennies, les agents de l'OEB ont posé de nouveaux jalons en matière de qualité pour les recherches, les examens, les oppositions et les recours liés aux brevets, et ils ont été les premiers à utiliser des outils qui, aujourd'hui, sont devenus la norme dans de nombreux autres offices de brevets dans le monde.

Pour rester un office de brevets de premier plan, l'OEB doit continuer d'offrir une proposition de valeur employeur qui puisse attirer les cerveaux les plus brillants de tous les États membres. À cet égard, il devra tenir compte de l'environnement de plus en plus compétitif dans lequel évoluent l'employeur et les agents, et mettre en œuvre une planification efficace des effectifs, prenant en considération les changements à la fois présents et à venir concernant le personnel. Ainsi, l'OEB s'apprête à faire face à une vague de départs à la retraite qui s'étalera sur les dix prochaines années, et les jeunes talents sont de plus en plus mobiles, d'où la nécessité d'une approche plus souple en matière d'emploi (initiative-clé 1).

L'Office a déjà la réputation de proposer une rémunération supérieure à la valeur de référence. Il renforcera toutefois sa capacité à attirer les talents en offrant également une organisation qui soutienne mieux des carrières gratifiantes, basées sur un certain nombre de différents parcours de carrière. L'Office fournira un lieu de travail dans lequel ses agents pourront mettre en œuvre leur plein potentiel en suivant des formations professionnelles, et bénéficier d'un plus grand équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Une offre de formation continue visant à soutenir le développement professionnel du personnel favorisera en outre la mobilité interne et externe. Cela inclura la mise en place de procédures de certification individuelle, attestant de l'acquisition de nouvelles compétences et connaissances, ainsi que le lancement de nouvelles initiatives destinées à faciliter les échanges et le partage des connaissances. Une politique de détachement sera en outre menée à bien afin de permettre aux membres du personnel d'acquérir une expérience précieuse et des compétences supplémentaires dans d'autres organisations. De cette façon, l'OEB continuera non seulement d'attirer les meilleurs talents, mais il maintiendra aussi un niveau de motivation très important parmi ses agents tout au long de leur carrière à l'OEB et s'assurera un degré plus élevé d'engagement de leur part.

CA/65/19 f 22/128 2019-6627

La diversité a toujours été un des atouts de l'OEB. Ses 7000 agents originaires de toute l'Europe ont une formation de haut niveau. On compte parmi eux des milliers d'ingénieurs et de scientifiques à la pointe de leurs domaines technologiques, les agents des formalités, ainsi que des collaborateurs hautement qualifiés qui opèrent dans un large éventail de services généraux professionnels, comme les services juridiques et la gestion d'entreprise. L'ensemble de ces agents maîtrisent de surcroît plusieurs langues. La diversité de leurs origines géographiques – 35 nationalités européennes différentes sont actuellement représentées parmi eux – est une ressource précieuse pour notre institution. Un recrutement ciblé contribuera à renforcer la diversité nationale et à garantir une représentation de tous les États membres. Une formation en langues destinée au personnel nouvellement recruté aura aussi pour effet de promouvoir le multilinguisme (cf. initiative-clé 2).

Outre la diversité nationale, la diversité sous toutes ses formes et l'inclusion seront encouragées, afin de créer un Office où les agents se sentent tous investis de la responsabilité de contribuer aux objectifs de l'organisation et de réaliser leurs objectifs personnels et professionnels. En particulier, les initiatives axées sur la formation et la diversité seront accentuées et intégrées à l'ensemble de la stratégie suivie par l'OEB pour attirer et développer les talents. Par exemple, les femmes bénéficieront d'un programme de mentorat visant à favoriser une plus grande diversité hommes/femmes au niveau du management. L'Office s'appuiera également sur des mesures destinées à sensibiliser les agents aux avantages de la diversité sur le lieu de travail.

CA/65/19 f 23/128 2019-6627

L'intérêt d'une carrière dépend en outre pour un agent des perspectives d'avancement et des possibilités de découvrir de nouvelles fonctions grâce à une plus grande mobilité professionnelle. La mobilité permet à l'agent d'évoluer et de progresser dans sa carrière, en acquérant de nouvelles aptitudes et en se familiarisant avec de nouvelles sphères de compétences dans d'autres parties de l'organisation. Une approche par projet favorisera par ailleurs une mobilité professionnelle partielle, qui donnera à l'agent la possibilité de continuer à développer sa carrière de base et d'explorer de nouvelles voies, en mettant ses compétences au service d'autres domaines de l'Office.

Dans l'environnement de travail actuel, marqué par un rythme soutenu, les agents doivent être aidés par des initiatives favorisant un meilleur équilibre entre engagements professionnels et privés. L'OEB et son personnel bénéficient déjà de mesures comme le télétravail à temps partiel. Dans leur prolongement, et dans une volonté d'offrir un équilibre encore meilleur entre vie professionnelle et vie privée, l'Office veillera à évaluer le potentiel offert par d'autres initiatives comme le télétravail ad hoc (initiative-clé 3).

CA/65/19 f 24/128 2019-6627

Il a été démontré que le travail collaboratif augmente le degré d'engagement du personnel, favorise la productivité et renforce la motivation. Il est particulièrement efficace lorsque les agents disposent également d'espaces de travail ouverts, et non pas seulement de bureaux individuels. En se fondant sur un état des lieux détaillé, professionnel, de tous ses sites, l'Office lancera un ensemble complet de projets d'entretien ou de rénovation offrant un environnement de travail moderne, afin d'accroître la flexibilité, l'innovation et la collaboration. Parallèlement, ces travaux permettront d'améliorer l'état des bâtiments de l'OEB, ainsi que de réduire les coûts de fonctionnement et la consommation d'énergie. Les investissements futurs dans la rénovation et l'entretien auront aussi pour effet d'augmenter la valeur du patrimoine de l'Office (initiative-clé 4).

Sans communication efficace, les organisations modernes ne peuvent pas fonctionner ou agir en toute transparence. Bien que l'OEB ait mis en place une série de canaux de communication internes et externes, il est nécessaire de réexaminer et de renforcer l'ensemble de ces canaux afin de garantir que les agents reçoivent les informations dont ils ont besoin. Une communication efficace contribuera au bon fonctionnement de l'Office et à la réalisation de ses objectifs stratégiques. La stratégie de l'Office en matière de communication sera donc réexaminée et les outils de communication seront modernisés. L'objectif sera de coordonner davantage la communication externe et la communication interne en rassemblant ces deux domaines pour créer des synergies entre eux. L'Office encouragera toutefois également les flux de communication réguliers mutuels, à savoir non pas seulement pour annoncer et expliquer les décisions, mais aussi pour être à l'écoute des agents. L'amélioration de la communication est essentielle pour susciter la confiance dans les décisions du management et promouvoir une vision commune des perspectives et des défis à venir.

CA/65/19 f 25/128 2019-6627

En ce qui concerne ses relations avec le monde extérieur, l'Office mettra l'accent sur une communication rapide, qui présente de manière transparente les progrès accomplis dans la réalisation de ses objectifs, tout en comblant l'écart entre la perception interne et externe de la qualité des services qu'il fournit. Cet axe de communication contribuera à son tour à créer un sentiment de fierté partagé envers les réalisations de l'Office et à favoriser un engagement plus grand de la part du personnel, d'autant plus que l'enquête réalisée auprès des agents a fait apparaître que la qualité est un ressort de leur engagement (initiative-clé 5).

De plus, afin de parvenir à des relations sociales harmonieuses, l'Office accordera une attention accrue au dialogue social en tant que moyen de communication spécifique entre le management et le personnel. Les futurs sujets de discussion seront recensés avant le début de chaque année civile, ce qui permettra une préparation suffisante et, partant, contribuera à l'élaboration de solutions constructives et communes pour toutes les parties prenantes. L'Office poursuivra ses entretiens réguliers avec les partenaires sociaux, afin d'ouvrir la voie à une consultation efficace dans le cadre du Comité consultatif général. L'Office reprendra également les contacts avec les syndicats dans le but de convenir des conditions de leur reconnaissance formelle (initiative-clé 6).

Les initiatives-clés définies au titre de cet objectif visent en définitive à favoriser l'engagement et la motivation du personnel. Guidés par une vision claire du but à atteindre et animés par un profond sentiment de fierté, les agents, qui bénéficieront d'un développement professionnel continu, seront à la fois motivés et préparés pour soutenir la mission de l'OEB et contribueront à transformer les activités quotidiennes de telle sorte que l'OEB réalise ses objectifs stratégiques.

Initiative-clé 1 : Attirer les talents

La réussite de l'OEB, une organisation fondée sur la connaissance, repose en grande partie sur l'expertise des agents de l'OEB et sur sa capacité à attirer les plus brillants talents. C'est pourquoi l'OEB offre des conditions supérieures à la valeur de référence, à la fois en ce qui concerne les rémunérations, l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et le soutien accordé aux agents et à leurs familles. L'OEB consacre en outre environ huit millions d'euros par an à des activités destinées à assurer le développement professionnel de ses agents, une mesure nécessaire pour recruter, sur un marché du travail de plus en plus compétitif, de nouveaux agents extrêmement compétents et motivés, qui considèrent le développement professionnel comme essentiel.

CA/65/19 f 26/128 2019-6627

Au marché du travail concurrentiel s'ajoute pour l'OEB un autre défi, à savoir l'évolution démographique de ses effectifs. Ainsi, il pourrait voir, au cours des dix prochaines années, le départ d'environ 2 000 de ses agents, dont vraisemblablement 1 200 examinateurs. Il s'agit tant d'un défi que d'une opportunité. En s'appuyant sur un recrutement efficace et un intense programme de transfert des connaissances, l'Office pourrait utiliser cette rotation des effectifs pour tirer parti à la fois de l'expérience interne et des nouvelles compétences externes.

L'harmonisation de la planification des effectifs à l'échelle de l'OEB aidera ce dernier à anticiper les futurs besoins de l'organisation. À cette fin, il procédera à une analyse systématique des facteurs internes (tendances démographiques, rotation, productivité et gains d'efficacité) et des facteurs externes (tendances en matière de dépôt de brevets, changements technologiques, poids respectif des domaines techniques). Cette analyse annuelle débouchera sur des prévisions de recrutement à court et à moyen terme, ainsi que sur des plans de développement des aptitudes et des compétences. Les grandes lignes de la stratégie de recrutement seront présentées chaque année au Conseil d'administration.

La transformation numérique est un exemple de domaine dans lequel une planification efficace des effectifs est nécessaire pour soutenir les objectifs stratégiques de l'OEB. Des mesures de perfectionnement des compétences cruciales, mais aussi quelques recrutements immédiats garantiront l'expertise requise en ce qui concerne les avancées technologiques les plus récentes et les connaissances en ingénierie. Certains profils d'emploi requerront une formation et un accompagnement professionnel dans les douze à dix-huit prochains mois. Néanmoins, le potentiel de perfectionnement est trop limité au sein du personnel en place pour que tous les emplois cruciaux puissent être rapidement pourvus. Une campagne de recrutement ciblée doit par conséquent être lancée afin de combler les lacunes qui subsistent et compenser les pics des futurs départs à la retraite.

Pour recruter de nouveaux agents, l'OEB doit se concentrer principalement sur les compétences fonctionnelles et les aptitudes des candidats. Il s'efforcera toutefois également d'accroître la diversité nationale de son personnel afin de mieux refléter la diversité des États membres. Les connaissances linguistiques exigées en vertu de la CBE sont souvent perçues comme un obstacle au recrutement de talents originaires de pays dont la langue principale n'est pas une langue de travail officielle de l'Office. L'OEB proposera une approche plus souple, dans le contexte du nouveau cadre d'emploi, afin d'aider les agents recrutés à acquérir les connaissances linguistiques nécessaires. Un soutien plus important leur sera accordé pour répondre aux critères établis dans la CBE, et l'OEB continuera d'aider les offices nationaux de brevets à offrir des cours de langue.

CA/65/19 f 27/128 2019-6627

Le programme "Pan-European SEAL" est en outre un outil précieux pour offrir à de jeunes diplômés talentueux une expérience enrichissante dans le domaine de la propriété intellectuelle et des activités d'une grande organisation de brevets. En retour, l'OEB entre en contact avec certains des plus brillants diplômés en Europe, qui, forts de leur regard nouveau et de leurs compétences nouvellement acquises, peuvent porter leur pierre à l'édifice. C'est donc une approche de type "premier emploi" qui sera suivie à l'avenir pour ce programme, ce qui renforcera l'intérêt de ce dernier pour les candidats potentiels tout en favorisant la diversité parmi les participants.

L'OEB offre aux agents, une fois recrutés, des conditions d'emploi attrayantes, tant en ce qui concerne les prestations prévues (salaire élevé, progression de carrière et possibilités de développement) que les conditions de travail (équilibre vie professionnelle-vie privée, éducation des enfants, équipements répondant aux attentes des agents). Ces prestations devraient être harmonisées dans la mesure du possible pour couvrir toutes les catégories d'agents. Le soutien dont les agents bénéficient pour la garde et l'éducation des enfants sera évalué à cet égard.

L'OEB entamera également des négociations avec les pays d'accueil afin de mieux faciliter l'intégration du personnel expatrié de l'OEB et de réduire la bureaucratie.

CA/65/19 f 28/128 2019-6627

Initiative-clé 2 : Développer les talents

L'objectif principal de la stratégie suivie par l'OEB en matière de développement est d'aider ses agents à atteindre leur plein potentiel. Une stratégie efficace de développement professionnel est essentielle pour accroître les capacités, les aptitudes ainsi que les compétences du personnel, et parvenir au plus haut niveau possible de performance et d'adaptabilité à un environnement en mutation. Le développement professionnel a également une incidence directe sur l'engagement durable et les performances pérennes du personnel, particulièrement dans le cas de l'OEB, qui connaît une très faible rotation du personnel et une prépondérance des carrières inscrites sur le long terme. Ce facteur a d'ailleurs été mis en évidence dans une récente enquête sur la satisfaction du personnel.

L'Office veillera à la mise en place d'un cadre d'apprentissage cohérent et global pour tous les aspects du développement lié au travail. Des approches mixtes seront déployées afin d'optimiser les modes d'apprentissage. Des supports de formation en ligne seront en outre élaborés pour aider les candidats à se préparer aux procédures de sélection et de certification, tant sur le plan des connaissances techniques que sur celui des connaissances linguistiques. L'Office s'attachera à offrir à ses agents un programme de formation cohérent et global, qui associe apprentissage en face à face et apprentissage en ligne et qui sera réexaminé afin que son contenu reflète les connaissances les plus récentes.

Les managers peuvent influer considérablement sur la motivation et les performances des agents et, par conséquent, sur le résultat global de l'Office. Ils seront donc soutenus dans le développement de leur compréhension des processus et de leurs facultés de communication, de manière à refléter les valeurs de respect, d'équité et de confiance. Sur la base d'un programme de leadership renouvelé, les managers suivront des activités de formation concernant les meilleures pratiques managériales, qui les mettront en position de conduire et de motiver leurs équipes, ainsi que d'accroître la confiance dans le management. Une formation spéciale sera dispensée aux nouveaux managers afin de faciliter leur entrée en fonctions. Des possibilités seront en outre offertes aux femmes afin d'encourager celles qui envisagent une carrière de direction, ce qui contribuera à une plus grande diversité hommes/femmes à l'échelle du management. L'Office lancera une série complète d'activités incluant des conférences, des échanges avec des pairs, des groupes de discussion, ainsi que des initiatives de mentorat, de réseautage et de formation. L'adoption d'une approche par projet pour la mise en œuvre du plan stratégique donnera en outre aux agents l'occasion d'acquérir une expérience managériale dans un cadre différent.

CA/65/19 f 29/128 2019-6627

La progression des agents dans leur carrière s'appuiera sur des formations certifiées qui sont reconnues à l'extérieur dans les différents domaines de compétence, comme l'examen européen de qualification et le programme "Praktika extern" pour les examinateurs, et Prince 2 ou les pratiques de gestion au plus juste pour les chefs de projet. Une formation certifiée en administration des brevets européens sera également conçue à l'intention des agents des formalités (voir objectif 4). Un programme de perfectionnement sera lancé dans les domaines des finances, des achats, des RH et de l'informatique. Le détachement du personnel constituera un moyen supplémentaire de développement professionnel.

Toutes les mesures de formation collective et individuelle seront regroupées dans un plan de développement stratégique, afin de garantir que les membres du personnel atteignent leur plein potentiel conformément aux objectifs stratégiques de l'OEB. Les plans de développement conduiront à un renforcement progressif des aptitudes des agents au titre du nouveau cadre d'emploi, en définissant une politique visant également à améliorer, par une formation et un développement sur mesure, les compétences et les performances du personnel au cours des dix premières années d'emploi (contrat de cinq ans + contrat de cinq ans). Le renouvellement du contrat et l'offre d'emploi permanent seront assujettis à l'application de critères transparents et objectifs, comme les performances individuelles, les besoins opérationnels et la viabilité financière à long terme.

En 2015, l'OEB a mis en œuvre un système de carrière fondé sur le mérite, tenant compte des performances et des compétences avérées. Eu égard à son importance pour l'Office et le personnel, ce système sera évalué afin d'identifier les possibilités d'amélioration et sera si nécessaire ajusté. Des mesures seront prises pour accroître l'équité et la transparence. À cette fin, des informations supplémentaires, y compris des statistiques détaillées, seront publiées chaque année, dans le respect des règles sur la protection des données. La définition des objectifs, les cycles de performance et les récompenses feront l'objet de communications régulières et transparentes de la part de l'Office. L'objectif sera de veiller à ce que des récompenses soient disponibles pour tous les types de contributions et à ce qu'il existe des perspectives équitables pour tous les agents. Les politiques à l'échelle de l'Office et une formation appropriée garantiront l'équité et la transparence des pratiques managériales, ainsi que leur conformité aux valeurs de l'OEB. Tout en encourageant les performances individuelles, le système devrait également récompenser le succès collectif. En plus du système de récompense existant, des récompenses de type non financier seront examinées et mises en œuvre.

CA/65/19 f 30/128 2019-6627

En même temps, les agents sont en droit d'obtenir des observations constructives qui les aident à remplir leurs objectifs et à réaliser leurs propres ambitions. Les managers seront donc formés et encouragés à chercher activement un contact direct avec eux, à faire régulièrement le point, à prêter une attention particulière à leurs besoins en matière de développement et à les aider à atteindre leur plein potentiel. Le système de gestion des performances sera revu et mis à jour régulièrement afin de lier plus étroitement le cycle de performance et les mesures de développement aux objectifs et initiatives de l'OEB, à la situation concernant ses activités principales et aux défis qu'il doit relever.

Initiative-clé 3 : Favoriser la mobilité professionnelle et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée

L'Office cherche à devenir une organisation plus agile et il facilitera par conséquent la mobilité interne afin que, en réponse aux mutations s'opérant dans le monde des brevets, les meilleurs talents puissent être rapidement affectés aux fonctions les plus appropriées. L'OEB s'efforcera de mettre en œuvre un programme qui identifie et développe les talents potentiels pour différentes carrières. La mobilité interne sera également favorisée par une définition plus précise des fonctions au sein d'une carrière ainsi que par un programme de mentorat, et sera encore améliorée par une initiative d'appel à talents, qui permettra à un agent de consacrer jusqu'à 20 % de son temps de travail à des activités ou un projet spécifique qui ne relèvent pas de ses fonctions régulières.

Un autre axe d'action portera sur le renforcement de la mobilité externe et des échanges avec les institutions nationales ou internationales extérieures. Le cadre juridique des détachements sera revu afin d'encourager la mobilité tout au long d'une carrière, d'accroître la flexibilité et de réduire les formalités administratives. À l'inverse, des experts issus des offices nationaux de brevets ou d'organisations européennes et internationales seront encouragés à partager leurs connaissances et leurs compétences en rejoignant temporairement l'OEB par le biais d'un programme d'experts détachés, qui sera mis en œuvre sur la base des meilleures pratiques.

CA/65/19 f 31/128 2019-6627

Pour aider les agents à concilier les exigences de leur vie professionnelle et celles de leur vie privée, l'Office introduira des mesures supplémentaires. Il propose déjà avec succès un programme de télétravail à temps partiel. Sur la base d'un projet pilote en cours, il évaluera les possibilités d'introduire un système de télétravail ad hoc, qui comporte de possibles avantages à la fois pour les agents et l'Office. Les agents bénéficient ainsi d'une marge de flexibilité supplémentaire, qui leur permet de travailler pendant une courte durée à partir de n'importe quel État membre, ce qui les aide à concilier les diverses exigences professionnelles et privées auxquelles ils peuvent devoir faire face. L'Office bénéficie pour sa part d'un engagement encore plus important et d'une motivation accrue de la part de ses agents, lesquels peuvent répondre avec souplesse à des impératifs et, d'un autre côté, sont mieux en mesure d'atteindre leurs objectifs de performance. La question des congés non rémunérés sera également réexaminée afin de permettre une plus grande flexibilité.

Initiative-clé 4 : Continuer à promouvoir un environnement de travail moderne, durable et sain

L'OEB se doit d'offrir à son personnel un environnement sûr et sécurisé. Au cours des dernières années, il a actualisé les mesures prises en matière de sécurité, conformément aux meilleures pratiques et à la suite d'évaluations complètes dans ce domaine. Il a également entrepris des rénovations et d'importants travaux d'entretien dans tous ses locaux, pour qu'ils soient conformes à l'objectif poursuivi. De nouvelles normes ont été introduites dans l'environnement de travail au bâtiment New Main à La Haye, où des espaces de travail collaboratifs et des installations de pointe, ainsi que des innovations environnementales, offrent des avantages tant pour le personnel que pour l'environnement. Le New Main a reçu le prix 2019 pour le "Best Tall Office Building", décerné par le Conseil sur les grands immeubles et l'habitat urbain, pour sa contribution aux progrès en matière de grands bâtiments et d'environnement urbain. Ce prix consacre le New Main comme un lieu de travail ultra-moderne pour le personnel de l'OEB.

La majorité des immeubles de bureaux de l'OEB ont toutefois entre 30 et 45 ans. L'environnement de bureaux dans les anciens bâtiments de l'OEB est désuet et typique d'une époque où les lieux de travail étaient dominés par des bureaux individuels disposés le long de couloirs. Cet aménagement ne tient plus compte des critères de référence en matière de transparence, de collaboration et de flexibilité déjà adoptés par d'autres grandes organisations internationales. Les locaux de bureaux souffrent également de coûts opérationnels et énergétiques élevés. Maintenir leur valeur – actuellement assurée pour environ 1,25 milliard d'euros, mais avec une valeur de marché beaucoup plus élevée – nécessite des investissements majeurs dans l'entretien régulier, et la rénovation complète dans certains cas.

CA/65/19 f 32/128 2019-6627

L'OEB proposera donc à ses organes directeurs un programme complet de projets d'entretien, de rénovation et de reconstruction. Il prévoit de fournir à tous les membres du personnel le même environnement stimulant que celui offert par son bâtiment New Main à La Haye.

L'objectif est de fournir à tous les agents un environnement de travail moderne qui réponde aux normes les plus récentes de pérennité, ainsi qu'aux normes de santé et de sécurité, et d'encourager de nouvelles méthodes de travail, plus souples. L'Office estime que ce programme a une importance stratégique, étant donné l'influence que le lieu de travail peut avoir sur les performances et le bien-être du personnel. L'aménagement du lieu de travail façonne aussi la façon dont une organisation fonctionne, collabore et communique. Un environnement dynamique et énergique stimule l'engagement des agents, favorise un sentiment d'appartenance et contribue à attirer les talents.

Une solution modulaire permettra à l'Office d'intégrer des espaces de bureaux ouverts, collaboratifs et privés. Cela garantira le choix du lieu de travail le plus approprié en fonction des tâches accomplies par son personnel et une adaptation facile aux tendances émergentes et aux développements futurs dans l'environnement de l'Office. Grâce à cette solution modulaire, les lieux de travail peuvent être rapidement convertis, les bureaux individuels étant fusionnés sur demande pour former de plus grands espaces de réunion.

Cette solution flexible favorisera une coopération étroite dans tous les secteurs de l'OEB. Le travail d'équipe et le partage multidirectionnel des connaissances seront encouragés et soutenus. Des espaces de bureaux ouverts et collaboratifs apporteront transparence, agilité et adaptabilité, et faciliteront le transfert des connaissances et les modes de travail collaboratifs pour, en fin de compte, améliorer la qualité des produits et des services. L'aménagement comprendra également toute une gamme d'espaces personnalisés pour les tâches nécessitant une grande concentration, pour les travaux s'inscrivant dans le cadre de projets, les réunions et les échanges informels. Les installations de vidéoconférence favoriseront une communication efficace, tout en réduisant les coûts de déplacement et les émissions de carbone qui y sont liées (cf. objectif 5).

Parallèlement, la stratégie de construction réduira le niveau significatif d'usure et fera baisser les coûts de fonctionnement et la consommation d'énergie, ce qui remboursera partiellement les investissements au fil du temps. Dans l'ensemble, les travaux réalisés augmenteront la valeur du patrimoine de l'Office situé dans des emplacements de premier ordre de grandes villes européennes.

CA/65/19 f 33/128 2019-6627

Les bâtiments de l'OEB continueront de se conformer aux dernières réglementations nationales et locales en matière de sécurité. Si des travaux s'imposent pour satisfaire à de nouvelles normes plus élevées, il en sera tenu compte dans le programme global de construction. Les installations sportives, les cantines et d'autres équipements seront modernisés pour faire écho à l'environnement de travail ouvert et collaboratif, et pour promouvoir la santé, le bien-être et l'interaction sociale. L'Office offrira une vaste gamme d'installations pour aider le personnel à se détendre et à maintenir sa santé physique et mentale au plus haut niveau.

Tous les bâtiments de l'OEB – nouveaux, rénovés ou réaménagés – atteindront les objectifs de pérennité les plus élevés pour minimiser leur impact sur l'environnement. Cela signifie qu'une approche holistique sera adoptée pour réduire la consommation d'énergie et les coûts d'exploitation ainsi que la production d'émissions de carbone et de déchets.

Initiative-clé 5 : Renforcer la communication

For Pour une organisation telle que l'OEB, la communication est une condition de succès. Au niveau interne, l'Office doit être en mesure de communiquer efficacement avec près de 7 000 agents travaillant sur cinq sites dans quatre pays différents, et répartis dans de multiples départements. En plus de fournir au personnel une série d'informations sur des sujets très divers, une communication efficace joue également un rôle stratégique en aidant l'organisation à atteindre ses objectifs. Des communications claires et faites en temps opportun permettent d'expliquer les décisions du management au personnel et de renforcer la confiance dans ces décisions. De même, des outils et des canaux de communication efficaces permettent aux managers d'écouter leur personnel, ce qui est essentiel pour favoriser l'engagement des agents.

La stratégie de communication interne sera réexaminée et rendue plus efficace. Elle visera surtout à ce qu'une information claire et exacte atteigne le public visé en temps opportun. L'Office encouragera les flux de communication réguliers, de façon à assurer une culture de collaboration et de rétroaction efficace. Le personnel sera donc pleinement informé et associé à tous les niveaux, et s'appuiera sur des communications internes claires et faites en temps utile, expliquant la raison des changements importants, les objectifs généraux et les résultats de l'Office. Plus précisément, des échanges directs avec le haut management seront régulièrement organisés, et des mécanismes seront mis en place pour recueillir les avis du personnel. Il s'agira notamment de groupes de discussion, de réunions, de sondages et de conférences sur des sujets d'intérêt général. Les agents seront consultés sur des sujets spécifiques tels que les améliorations à apporter aux outils informatiques existants. L'engagement du personnel fera l'objet d'un suivi régulier au moyen d'enquêtes. Ces enquêtes donneront lieu à des actions spécifiques qui s'inscriront dans les mesures d'amélioration continue de l'OEB.

CA/65/19 f 34/128 2019-6627

Pour renforcer les communications relatives à la gouvernance, l'Office développera progressivement l'établissement de rapports sur ses groupes de travail et de consultation internes, ses comités et ses organes directeurs. La diffusion directe sera envisagée pour les questions qui préoccupent directement le personnel. L'Intranet sera examiné afin de s'assurer qu'il est adapté aux besoins en termes d'accès au contenu, à la structure et aux outils.

Les réseaux de collaboration entre pairs, comme le transfert continu des connaissances, incitent les agents à collaborer et à partager leurs connaissances afin de devenir collectivement plus efficaces. Ils traduisent le fait que les connaissances du personnel constituent une précieuse ressource à long terme. Ces réseaux seront encouragés, par exemple par la formation et des espaces dédiés.

Outre la communication interne, l'Office est responsable de la communication avec l'extérieur. En tant qu'institution publique, il doit communiquer efficacement et régulièrement avec tous les intervenants externes pour les informer de ses travaux et des progrès réalisés dans la réalisation de ses objectifs stratégiques. Les communications externes sont donc aussi une condition préalable à la transparence. En même temps, l'Office doit avoir la capacité de communiquer rapidement avec ses utilisateurs sur des questions opérationnelles, en fournissant les dernières nouvelles et mises à jour.

Le site Internet epo.org sera développé pour assurer une présence en ligne plus unifiée et cohérente pour l'Office. Le site Internet comprendra un nouveau portail sur la transparence qui permettra d'accéder à des documents publics facilement consultables, tels que le bilan social et le rapport environnemental de l'OEB. L'Office a également l'intention d'améliorer la perception externe de l'OEB en tant que service public international et fournisseur de produits de grande qualité, ce qui renforcera à son tour le sentiment de fierté, le sens du devoir et l'engagement durable de son personnel.

Les communications interne et externe seront fusionnées, ce qui reflétera l'interdépendance étroite entre ces deux canaux de communication et la façon dont ils peuvent respectivement s'influencer. Cette fusion permettra à l'organisation de devenir plus efficace, en utilisant les mêmes sources primaires d'information et en s'appuyant sur le travail déjà accompli dans un domaine de communication, mais adapté à des publics différents. La collaboration entre communication interne et externe permettra également d'améliorer le calendrier des communications, pour faire en sorte que les informations correctes soient communiquées au bon moment au public concerné.

CA/65/19 f 35/128 2019-6627

Les technologies existantes et nouvelles devraient faciliter des échanges constructifs et libres dans tout l'Office, afin de favoriser l'ouverture, l'innovation et la critique constructive. La capacité de l'Office à créer du contenu attractif et à l'encadrer dans des formats conviviaux et attrayants des plus modernes sera examinée.

Des communications efficaces sous-tendront également l'engagement du personnel. La communication visera surtout à mieux faire voir comment les efforts individuels et d'équipe font une différence, et comment ces efforts combinés contribuent directement au succès de l'OEB. En outre, la capacité de l'Office à faire voir comment le travail individuel et la collaboration ont un impact sur sa performance en tant qu'organisation internationale et, de façon plus générale, comment ils soutiennent l'innovation et la créativité, sera un facteur-clé de son succès. Dans le cadre du plan stratégique, l'Office émettra des communications sur sa mise en œuvre et saluera les réalisations collectives du personnel. Le Prix de l'inventeur européen sera promu en tant que célébration phare de l'excellence pour notre personnel, ainsi que pour les inventeurs exceptionnels nominés chaque année dans le monde entier.

Initiative-clé 6 : Favoriser le dialogue social

Le dialogue social sous toutes ses formes – le dialogue direct avec le personnel, la communication managériale et le dialogue par l'intermédiaire des syndicats et des représentants du personnel – est un type de communication spécifique dont dépend l'OEB pour faciliter des échanges constructifs avec le personnel et pour obtenir son soutien et son engagement. Il doit permettre de parvenir à un consensus sur les mesures qui touchent à la fois les agents et l'Office dans son ensemble. Un véritable dialogue social, basé sur la confiance et le respect, et dans lequel toutes les questions peuvent être discutées ouvertement, doit permettre d'établir des relations sociales constructives avec toutes les parties prenantes internes. Pour que le dialogue social porte ses fruits, il faut également que les parties soient convaincues que la discussion et la participation au niveau interne sont un moyen plus efficace de traiter la relation de travail que le conflit. Le dialogue doit s'appuyer sur une stratégie de communication proactive axée sur les réalisations individuelles et collectives, les valeurs et les modèles de rôles qui incarnent ces valeurs. L'OEB encouragera le dialogue social sous toutes ses formes, y compris la négociation, la consultation et l'échange d'informations entre le management, les représentants du personnel et les syndicats.

Le personnel est représenté à l'OEB par l'élection directe de représentants du personnel aux niveaux local et central. Pour faciliter la négociation collective et parvenir à un consensus, le cadre dans lequel la direction de l'Office et la représentation du personnel interagissent sera revu afin d'assurer l'efficacité et d'éviter la duplication des efforts.

CA/65/19 f 36/128 2019-6627

Les sujets à examiner seront identifiés avant le début de l'année, pour permettre une préparation suffisante et des résultats constructifs acceptables pour toutes les parties prenantes. Des discussions régulières auront lieu avec les partenaires sociaux en vue d'une consultation efficace au sein du Comité consultatif général. Les rôles respectifs dans le dialogue social de consultation, ainsi que dans les discussions formelles et informelles, seront soumis à des groupes de travail.

Le règlement sur les activités de représentation du personnel et les moyens alloués aux représentants du personnel seront examinés avant les prochaines élections professionnelles de juin 2020. Le temps et les moyens dont dispose la représentation du personnel feront l'objet de discussions entre le management et les représentants du personnel, y compris les moyens de communication. L'établissement d'un catalogue de formation, d'activités de développement et du budget de formation sera également examiné avec les partenaires sociaux.

Les syndicats jouissent d'un niveau significatif de reconnaissance à l'Office : liberté d'association, droit d'appel à la grève, droit d'appel à une assemblée générale qui peut également être organisée dans les locaux de l'Office et accès aux moyens de communication, tels que l'Intranet, les tableaux d'affichage et la distribution de dépliants. Pour officialiser le cadre des relations entre l'Office et les syndicats, un protocole d'accord sera examiné, sur la base des meilleures pratiques nationales et internationales. En particulier, le droit de grève sera réexaminé dans le cadre de cet exercice.

Enfin, l'Office veut faire en sorte que les moyens internes de recours soient un dernier recours. Il cherche à éviter une multiplication des procédures sur le même sujet, à retirer les recours lorsqu'ils n'ont plus d'objet et à respecter l'étendue du système de recours internes. L'efficacité de nos mécanismes internes de recours est une condition importante de l'immunité de juridiction de l'Office et de son indépendance opérationnelle. Il incombe à l'Office, à son personnel et à ses représentants d'assurer l'utilisation responsable du système interne de justice. Tout en reconnaissant le droit de former un recours, l'OEB continuera donc d'encourager les discussions à tous les stades de la procédure de recours : dans la communication de la décision, au niveau de la révision par le management comme étape obligatoire avant le litige, au niveau des recours, ou même lorsqu'une plainte est déposée devant le TAOIT.

CA/65/19 f 37/128 2019-6627

Objectif 2 – Simplifier et moderniser les systèmes informatiques de l'OEB

Introduction

Depuis 2011, dans le cadre d'une stratégie globale de modernisation, l'Office met en œuvre une feuille de route informatique, issue d'une vision ambitieuse, qui a pour but d'améliorer l'efficacité et la qualité ainsi que de renforcer l'innovation, la sécurité et la flexibilité.

Cependant, quelques défis importants demeurent après l'achèvement officiel de la feuille de route informatique : Le paysage informatique comprend plusieurs centaines d'applications et une quarantaine de bases de données de stockage différentes ; le flux de travail électronique de bout en bout pour la délivrance des brevets n'a pas encore vu le jour et le programme eDossier – autrefois envisagé comme pierre angulaire d'une procédure de délivrance numérique – a été clôturé. De plus, le paysage informatique et la complexité des services informatiques dont l'OEB a besoin ont fortement évolué. Par exemple, une recherche détaillée relative à une demande de brevet va puiser dans 1,3 milliard de documents techniques répartis dans 179 bases de données. Ainsi, tous les mois, ce sont 600 millions de documents qui apparaissent dans des résultats de recherche.

Un audit informatique réalisé entre septembre 2018 et janvier 2019 a également identifié une série d'autres domaines qui nécessitent des améliorations considérables. Près de 90 % des applications essentielles de l'Office ne sont pas prêtes à faire face à l'avenir et s'inscrivent dans un paysage applicatif trop complexe. L'audit informatique a également examiné la méthodologie actuelle de développement de logiciels et a pointé les limites de la conception actuelle centrée sur le produit, et d'une assurance qualité insuffisante en amont. Aucune méthode systématique n'est utilisée pour définir les exigences métier, les équipes de projet ont une responsabilité limitée vis-à-vis du succès du produit et les normes de qualité ne sont pas appliquées uniformément tout au long du processus dans des domaines comme la sécurité, la performance et la qualité des logiciels. Les 34 projets que comprenait initialement la feuille de route ont été fragmentés en 114 projets, souvent dépourvus d'objectifs généraux.

CA/65/19 f 38/128 2019-6627

Cette situation a eu des répercussions pour le personnel. Les applications de l'OEB ont une disponibilité raisonnable, mais une amélioration est nécessaire, les problèmes de stabilité causant plus de 13 h de perte de productivité par mois, ainsi que 75 heures mensuelles de perturbations mineures. Nos systèmes existants ne prévoient ni l'adaptabilité de nos applications à l'informatique en nuage ("cloud") ni leur évolutivité, et le coût de maintenance des anciens systèmes est en train de devenir prohibitif. Par conséquent, l'ordinateur central doit être abandonné et, parmi d'autres mesures, il faut envisager d'avoir recours au cloud là où cela est applicable.

L'Office doit donc investir dans une transformation numérique qui profitera à son personnel, à ses utilisateurs et aux autres parties prenantes. Pour le personnel travaillant dans les activités principales de l'OEB, un outil unique sera mis en œuvre afin de permettre une procédure de délivrance des brevets électronique de bout en bout. Le nouvel outil sera au centre d'un environnement numérique moderne et offrira une approche intégrée pour tout l'Office d'un bout à l'autre de la procédure, du dépôt aux recours et à la phase post-délivrance (initiative-clé 1).

CA/65/19 f 39/128 2019-6627

Le temps nécessaire à la mise en place d'un tel outil unique fiable et hautement performant devrait dépasser l'horizon du présent Plan stratégique. Toutefois, les résultats du récent audit informatique ont montré clairement que des améliorations immédiates sont nécessaires pour soutenir l'Office dans ses opérations afin d'assurer une meilleure qualité, une meilleure productivité, ainsi qu'une plus grande satisfaction du personnel et des utilisateurs. L'OEB s'attachera donc à mettre en œuvre une série d'améliorations des outils existants à un rythme qui sera fonction de leur importance dans le cadre de la vision à long terme du paysage d'outils informatiques, et dépendra des avantages et des coûts attendus de l'investissement dans ces améliorations (initiative-clé 2).

Le site web epo.org est un autre domaine auquel il convient de porter une attention immédiate. Comme il faut s'attendre à ce que des fonctionnalités de plus en plus nombreuses soient ajoutées à la présence en ligne de l'OEB, une présence en ligne unifiée répondant aux besoins des utilisateurs et atténuant le risque permanent de fragmentation sera envisagée. Un nouvel outil de dépôt électronique basé sur des normes (XML) rendra inutiles la prise en charge des images PDF numérisées et leur traitement coûteux à l'aide de systèmes de reconnaissance optique de caractères (ROC). Un nouvel espace utilisateur permettra des interactions directes harmonisées, fiables et sécurisées, et comportera une plate-forme de travail collaboratif. L'ensemble du portefeuille de dossiers d'un demandeur ou mandataire deviendra identifiable (initiative-clé 3).

CA/65/19 f 40/128 2019-6627

L'environnement numérique amélioré de l'OEB apportera non seulement des avantages à l'Office en interne et de meilleurs services aux utilisateurs, mais sera également développé pour permettre une plus grande intégration avec d'autres parties prenantes. Une conception modulaire et évolutive permettra à l'OEB et à ses États membres d'évaluer les possibilités de convergence entre les outils du front-office et ceux du back-office, ce qui permettrait d'élargir les fonctionnalités de recherche et d'examen. Une analyse sera effectuée pendant la période couverte par le plan stratégique afin d'évaluer d'éventuels programmes pilotes à cet égard (initiative-clé 4).

En plus de la procédure de délivrance des brevets et de la coopération avec les autres parties prenantes, d'autres services généraux pourront tirer profit d'un soutien numérique accru. Les outils numériques peuvent aider à réduire la charge administrative et à accroître la transparence des processus dans des secteurs comme les Finances, les RH et le Facility management. Par ailleurs, les services généraux et leurs utilisateurs pourront bénéficier d'un service plus réactif et d'une meilleure traçabilité des demandes. Les services seront également soutenus par une meilleure gestion des documents et du contenu, ce qui supposera une politique de gestion des documents pour tout l'Office. En outre, l'informatique aidera les agents de l'OEB à devenir un personnel entièrement mobile, capable de travailler depuis n'importe quel emplacement, à tout moment (initiative-clé 5).

Si les agents de l'OEB sont appelés à être les utilisateurs des nouveaux processus et outils numériques de l'OEB, ils sont également bien placés pour contribuer à de nouvelles solutions informatiques innovantes. Pour exploiter leurs connaissances et leur potentiel créatif, l'Office mettra en place un marché d'applications dans lequel les agents de l'OEB pourront télécharger et découvrir des applications correspondant à leurs besoins (initiative-clé 6).

Une approche efficace de la gestion et de la gouvernance des fournisseurs permettra également aux équipes, dans les secteurs métier comme dans les services informatiques, d'atténuer les risques et d'assurer le suivi des décisions, sur la base de rôles et responsabilités clairement définis, et de définir une organisation interne de pilotage pour délimiter clairement ce qui peut être externalisé et ce qui doit rester en interne (initiative-clé 7).

CA/65/19 f 41/128 2019-6627

Une infrastructure technique capable de fournir les outils et les processus nécessaires formera la base de toute la transformation numérique à l'OEB. Elle possèdera le niveau d'agilité et de fiabilité nécessaire à l'élaboration d'un nouvel outil couvrant l'ensemble de la procédure de délivrance des brevets, à l'amélioration des outils existants et au développement des outils informatiques nécessaires pour soutenir les services métier, entre autres. De plus, cette infrastructure, de même que tous les outils et services informatiques, devra être sûre. En tant que dépositaire de données sensibles, l'OEB renforcera la sécurité informatique afin d'assurer la sécurité des informations qu'il détient. Il veillera à ce que ses mesures de cybersécurité soient soumises à une certification officielle et adoptera une approche structurée pour la gestion des risques (initiative-clé 8).

Initiative-clé 1 : Mettre en œuvre un outil brevets soutenant une procédure de délivrance des brevets électronique de bout en bout grâce à une approche modulaire et évolutive

Afin de prendre en charge la procédure de délivrance des brevets électronique de bout en bout, l'Office élaborera un outil unique qui constituera le pilier central de la nouvelle organisation numérique. Fondé sur la simplification radicale des pratiques actuelles (cf. objectif 3, initiative-clé 5) et du paysage des infrastructures, cet outil unique facilitera l'évolution des processus métier et l'introduction rapide de nouvelles fonctionnalités métier, ce qui aboutira à une organisation plus agile et plus souple.

Cet outil unique permettra d'assurer les communications et les échanges électroniques entre l'Office et ses utilisateurs. Premièrement, le dépôt électronique des demandes de brevet sera mis en œuvre et adapté en fonction des retours des utilisateurs. Il permettra l'introduction de formats numériques standard (XML) et offrira la possibilité de gérer les portefeuilles de brevets entièrement en ligne, à mesure que le back-office sera progressivement réorganisé autour d'un dossier numérique et d'un flux de travail électronique. L'outil comprendra des mesures de qualité intégrées, qui sont essentielles pour le fonctionnement de l'Office, et permettra d'intégrer davantage l'informatique décisionnelle et l'analyse de données dans la procédure de délivrance des brevets.

CA/65/19 f 42/128 2019-6627

Cette approche unique, systématique et intégrée tout au long de la procédure, du dépôt aux recours et à la phase post-délivrance, simplifiera et accélérera l'introduction de nouvelles technologies dans l'ensemble de l'organisation. Elle mettra clairement en lumière les efforts à faire en termes d'expérience utilisateur, et harmonisera les approches entre les activités (recherche, examen, opposition, recours), ce qui sera particulièrement utile lorsque l'OEB parviendra à un état de stabilisation de la charge de travail. Cette approche harmonisée sera rendue possible par l'utilisation d'un seul visionneur pour la lecture et l'annotation des demandes et des documents de l'état de la technique. Le visionneur sera associé à une interface de travail permettant la gestion du travail et des priorités des examinateurs, des agents des formalités et des supérieurs hiérarchiques, mais également l'établissement de rapports opérationnels et stratégiques par le management. Un tel processus numérique de bout en bout devrait également contribuer à la réduction de la consommation de papier à l'Office, qui représentait plus de 120 millions de feuilles de papier en 2018.

Dans le domaine de la recherche sur l'état de la technique, l'OEB envisagera la création d'un outil de connaissance qui prendra la forme d'un assistant virtuel et utilisera des techniques d'intelligence artificielle. Cet outil servira à capturer et à extraire de la valeur à partir des demandes et des données de l'état de la technique (la gestion de l'information fait l'objet de l'initiative-clé 2 ci-dessous), mais également à partir des connaissances utilisées par les examinateurs lorsqu'ils délivrent des brevets, que l'outil exploitera pour son apprentissage.

Grâce à l'application de ces mêmes techniques à la classification et à l'examen quant à la forme des demandes entrantes ainsi qu'à la correspondance, l'objectif est de permettre aux agents des formalités et aux examinateurs de se concentrer sur le contenu et les tâches de fond, plutôt que sur les activités sans valeur ajoutée. Les examinateurs de l'Office et les agents des formalités utiliseront une première version qui les aidera à accomplir un nombre limité de tâches. À l'avenir, le soutien apporté par l'assistant concernera des tâches de plus en plus complexes.

Initiative-clé 2 : Améliorer les outils existants de l'OEB et gérer des bibliothèques d'état de la technique de haute qualité

La mise en œuvre complète de l'outil brevets électronique de bout en bout (indicateur-clé 1) devrait dépasser le cadre temporel du présent plan stratégique. Pendant cette période, l'Office continuera d'améliorer ses principaux outils pour mieux assister les examinateurs et les agents des formalités dans leur travail, en intégrant les possibilités offertes par les nouvelles technologies. Cette initiative-clé regroupe une série d'améliorations qui contribueront à améliorer la qualité, la productivité, mais aussi la satisfaction du personnel et des utilisateurs. La liste non exhaustive ci-dessous donne des exemples d'outils de l'Office qui nécessitent une remise à niveau.

CA/65/19 f 43/128 2019-6627

Le système eDrex sera amélioré tandis que les documents de brevet migreront progressivement du format image vers un format texte, ce qui permettra de réutiliser les possibilités standard de traitement de texte. La facilité d'utilisation d'eDrex continuera d'être améliorée afin d'accroître la satisfaction des utilisateurs.

Trimaran sera amélioré afin d'éviter la double saisie de données sur plusieurs systèmes, et de revoir certaines des fonctionnalités existantes qui ne répondent pas aux besoins actuels.

En partant de la série d'outils Ansera telle qu'elle est utilisée aujourd'hui, nous continuerons à enrichir les outils en y ajoutant la littérature non-brevet, un visionneur amélioré, la prise en charge des bases de données de normes, et la possibilité de relier d'autres outils ou sources de données pour la recherche dans certains domaines techniques où les besoins sont très spécifiques.

De façon plus générale, les outils existants seront améliorés à un rythme qui sera fonction de leur utilité dans la vision à long terme du paysage d'outils informatiques, et dépendra des avantages et des coûts attendus des investissements correspondants. Nous sortirons de la situation actuelle, où coexistent plus de 400 idées de changement localisées et spécifiques, qui ne servent pas à l'amélioration générale de la procédure de bout en bout. Une procédure plus légère pour traiter les idées d'amélioration, centrée sur les utilisateurs et fonctionnant par regroupements, sera adoptée.

À l'avenir, l'OEB compte déployer l'apprentissage machine dans tous les aspects de ses activités principales. L'un des domaines particuliers où l'amélioration des outils informatiques peut apporter des avantages majeurs est celui de l'état de la technique (voir également objectif 3, initiative-clé 1). Cela nécessitera d'accroître les exigences de qualité des données car les résultats d'un traitement à l'aide de réseaux neuronaux dépendent de la qualité des données entrantes. À l'avenir, l'utilisation des données aura pour principal objet de permettre et de favoriser l'application de l'apprentissage machine et de l'intelligence artificielle aux données de l'état de la technique, aux données des dossiers et aux paramètres des flux de travail. L'Office explorera également des applications d'apprentissage machine visant à valider des données, à les corriger au besoin et à les enrichir davantage en les liant, en les regroupant et en les annotant.

Initiative-clé 3 : Développer un nouvel engagement en ligne des utilisateurs

Le site web epo.org sera développé pour devenir la présence en ligne principale et unifiée de tout l'Office, qui répondra aux besoins des utilisateurs en mettant davantage l'accent sur le public non spécialisé.

CA/65/19 f 44/128 2019-6627

Une nouvelle gouvernance web sera mise en place pour permettre une excellente expérience client et améliorer l'efficacité de tous les aspects de la présence web de l'OEB, tout en assurant la cohérence et la qualité de tous les canaux et services externes en ligne. Ce système de gouvernance web atténuera le risque constant de fragmentation : en effet, il faut s'attendre à ce que des fonctionnalités de plus en plus nombreuses soient ajoutées à la présence web de l'OEB en cette période de numérisation croissante.

Les outils utilisateur actuels seront mis à niveau grâce à un nouvel outil de dépôt électronique basé sur des normes (XML), qui assurera une couverture plus large des formats électroniques, ce qui rendra inutiles la prise en charge des images PDF numérisées et leur traitement coûteux à l'aide de systèmes de reconnaissance optique des caractères (ROC), et permettra la communication tout au long de la procédure de délivrance des brevets.

Un nouvel espace utilisateur, basé sur des solutions standard, flexibles et sécurisées, permettra à tout moment des interactions directes cohérentes, fiables et sécurisées. Le passage progressif aux transactions en ligne dans ce domaine simplifiera nettement les procédures. L'espace utilisateur comportera également une plate-forme de collaboration avec les examinateurs pour un dossier donné, ainsi qu'un accès au soutien à la clientèle et une plate-forme consolidée de paiement en ligne.

Il sera possible de visualiser l'ensemble du portefeuille de dossiers de tout demandeur ou mandataire, avec le statut de chaque élément du portefeuille et l'action suivante la plus probable, ainsi que le calendrier prévu jusqu'à la délivrance ou jusqu'au rejet. Dans ce contexte, la question de l'identité des entreprises et de leurs filiales dans le monde gagnera en pertinence. Une fonctionnalité de recherche améliorée sera également disponible, grâce au lancement définitif de la version bêta d'Espacenet publiée au 4e trimestre 2018.

La gestion de la relation client sera fortement améliorée, dans le cadre du programme de gestion des utilisateurs-clés de l'OEB, grâce à des outils modernes de gestion de la relation client couramment disponibles sur le marché.

CA/65/19 f 45/128 2019-6627

Initiative-clé 4 : Mettre en œuvre des outils communs avec d'autres offices de propriété intellectuelle

L'Office évaluera la viabilité de l'élaboration et de la mise en œuvre d'outils communs avec d'autres offices de PI afin de contribuer au Réseau européen des brevets (REB). Avec les membres du REB, l'Office évaluera les modes de coopération potentielle sur les outils de recherche, de front-office et de back-office afin d'offrir un soutien dans des domaines d'intérêt commun, tels que la procédure de délivrance de brevets, l'utilisation de la CPC, les taxes annuelles des brevets européens validés et maintenus en vigueur au niveau national et les travaux du Conseil d'administration (nouveau MICADO). MICADO sera d'ailleurs modernisé et pourrait être élargi pour devenir un portail de coopération avec les États membres.

L'une des pierres angulaires de cet effort consistera à évaluer la possibilité de faire converger les outils de front-office et de back-office en vue de soutenir la procédure de délivrance des brevets, et de mettre en œuvre un produit viable minimal. Ces systèmes, s'ils s'avèrent viables, assureront l'évolutivité, la durabilité et la modularité et seront mis au point conjointement avec les offices de propriété intellectuelle du réseau élargi qui souhaitent participer. Ils pourraient s'intégrer naturellement dans un Epoquenet modernisé, fondé sur le nouveau moteur de recherche de l'OEB (Ansera), qui offrirait une fonctionnalité de recherche équivalente à celle dont disposent les examinateurs de l'OEB. À terme, il deviendra ainsi possible d'abandonner progressivement l'ancien moteur de recherche reposant sur une technologie obsolète et de concentrer les efforts sur le maintien d'une génération unique d'outils largement utilisés. Ansera sera adapté pour être en mesure de fonctionner avec différentes sources de données de l'état de la technique, si bien que les examinateurs de n'importe quel office pourront utiliser le même outil pour effectuer des recherches dans les ensembles de données adéquats.

Ces outils, s'ils s'avèrent viables, seront conçus pour offrir des avantages en termes de coûts, de qualité et de respect des délais tout au long du cycle de vie des brevets et feront partie intégrante d'un écosystème plus vaste d'outils destiné à tout le secteur de la PI. Le développement de cet écosystème, axé sur les avantages précités et effectué en collaboration avec des organisations internationales et européennes, les principaux représentants des utilisateurs et les offices nationaux de propriété intellectuelle, s'accompagnera d'un engagement opérationnel constant en vue de favoriser l'intégration avec les systèmes informatiques nationaux.

Une analyse complète de l'ensemble de la procédure de délivrance des brevets sera réalisée, et les outils qui peuvent être élaborés conjointement seront déployés dans des systèmes pilotes. Sur la base de ces projets pilotes, des outils seront mis en œuvre avec un deuxième groupe d'offices. Les ONB auront en charge la propriété et le fonctionnement de leurs outils spécifiques, tandis que l'Office fournira le soutien nécessaire.

CA/65/19 f 46/128 2019-6627

Initiative-clé 5 : Continuer à numériser et à moderniser les Services généraux, notamment les RH, les Finances, l'Administration générale, ainsi que la gestion des documents

Les principaux services généraux couvrant l'ensemble de l'Office seront numérisés, et des procédures correspondant aux meilleures pratiques seront mises en œuvre dès lors que des solutions standard du marché fournies via des modèles de "logiciel en tant que service" répondent aux besoins de l'Office. Dans la mesure du possible, des synergies entre les solutions seront recherchées pour simplifier et favoriser les flux de travail numériques entre les entités organisationnelles.

Tant pour les processus financiers que pour les services de RH, le libre-service sera proposé dans la mesure du possible, ce qui entraînera un allègement de la charge administrative, une plus grande transparence des procédures administratives, des temps de réponse plus courts et une plus grande traçabilité des demandes. En vue de faire face à la stabilisation du stock de l'Office, des solutions améliorées de gestion du capital humain seront fournies pour planifier les effectifs, gérer les talents, intégrer plus facilement les agents, etc. Les outils favoriseront également la sensibilisation aux questions financières, assureront la transparence et permettront une responsabilisation et une autonomisation progressives pour la gestion des fonds par les unités organisationnelles et pour la structuration des activités d'achats.

Parallèlement, les approches actuelles d'informatique décisionnelle seront complétées par des architectures et des techniques de mégadonnées qui se fondent sur l'analyse de données et fournissent des solutions en libre-service. Au-delà de l'établissement de rapports classiques, les mégadonnées permettront un accès plus large à l'analyse fonctionnelle et à l'informatique décisionnelle. En outre, une solution harmonisée et cohérente pour la gestion des documents et du contenu sera mise en place, ce qui permettra aux unités opérationnelles de gérer leur documentation administrative conformément à une politique de gestion des documents définie pour tout l'Office. La traduction automatique de contenus structurés sera également possible afin d'améliorer la cohérence et la qualité de nos traductions administratives.

L'Office étudiera la possibilité d'utiliser les derniers outils de téléprésence, de collaboration et de partage en ligne sécurisé de documents, afin de permettre une participation à distance aux procédures orales, ainsi qu'une interaction en temps réel entre examinateurs, agents des formalités et demandeurs, ce qui évitera de longs échanges de courriers formels.

CA/65/19 f 47/128 2019-6627

L'espace de travail utilisateur devra évoluer pour s'adapter à un personnel entièrement mobile qui pourra travailler aisément depuis n'importe où. Cet espace devra faciliter le télétravail à long terme ou ad-hoc et fournir des outils améliorés pour favoriser le travail d'équipe et la collaboration. L'espace de travail utilisateur devra devenir un environnement convivial actualisé en permanence, comme c'est devenu la norme dans le domaine des appareils mobiles, et exploiter les services supplémentaires offerts par les suites bureautiques modernes.

Cette initiative-clé participera à la réalisation de l'objectif 1 en fournissant un environnement de travail flexible et numérique, ce qui permettra à l'Office de répondre aux attentes du personnel et des candidats potentiels et contribuera à ce que l'OEB soit perçu comme un employeur moderne et attrayant.

Initiative-clé 6 : Bâtir un écosystème d'innovation

La capacité de travailler depuis n'importe quel lieu peut également aider les agents à jongler entre leurs tâches principales et des projets supplémentaires. Depuis près de deux décennies, les examinateurs élaborent leurs propres outils selon une approche "open source" et collaborative. Afin de libérer ce potentiel inexploité, nous allons nous employer à construire un écosystème d'innovation permettant au personnel de l'OEB et aux ONB d'apporter des solutions innovantes à toutes les étapes du parcours client menant à la délivrance d'un brevet.

Cet écosystème prendra appui sur un ensemble solide d'interfaces de programmation (API) donnant accès aux services de l'OEB, conformément aux meilleures pratiques du secteur. Un marché d'applications non hiérarchique sera créé, dans lequel les agents de l'OEB pourront télécharger et découvrir des applications correspondant à leurs besoins. L'Office introduira également un éventail d'incitations et de récompenses pour les innovateurs qui créent des solutions utiles. Des formations de premier ordre sur les nouvelles technologies aideront les contributeurs de cet environnement d'innovation. Une fois les premières applications créées et partagées, l'accès aux API pourra être accordé progressivement à un plus grand nombre de contributeurs, et l'innovation touchera finalement toutes les étapes de la procédure de délivrance des brevets.

Initiative-clé 7 : Créer une fonction de gestion des fournisseurs informatiques et réviser la politique d'achats dans le domaine des TIC

C'est au terme d'une redéfinition des capacités informatiques de base et de l'organisation interne de pilotage pour le domaine informatique qu'il sera décidé d'investir dans les compétences internes (voir l'objectif 1) essentielles pour l'Office, et d'externaliser certaines tâches à des prestataires. L'externalisation ne sera envisagée que pour des tâches bien définies et ne faisant pas partie des activités principales.

CA/65/19 f 48/128 2019-6627

Les règles de sélection des fournisseurs seront revues afin d'assurer que l'Office garde le contrôle sur leurs performances, leur qualité et leur efficacité. Pour cela, une gestion des contrats et des fournisseurs sera introduite comme capacité de base de l'Office, ce qui impliquera la mise en place de processus pour surveiller et améliorer les performances des prestataires de services et assurer une création de valeur.

Initiative-clé 8 : Accroître l'agilité, la fiabilité et la sécurité des systèmes de l'OEB

Cette initiative-clé assurera la fiabilité, la durabilité et l'agilité de nos opérations informatiques, qui sont le prérequis indispensable de toutes les autres initiatives-clés mentionnés à l'objectif 2 et de leurs avantages potentiels. Elle est élémentaire pour l'amélioration de la disponibilité des systèmes informatiques. Cette initiative-clé fournira l'infrastructure (centres de données, matériel et architectures) qui permettra la mise en œuvre d'une procédure de délivrance de brevets entièrement numérique de bout en bout, tout en introduisant des améliorations aux outils existants, en développant des outils communs avec les ONB, en continuant d'investir dans des solutions métier, mais aussi en améliorant notre gestion des fournisseurs, notre sécurité informatique et les capacités de notre environnement de travail numérique.

Un centre de données de pointe de niveau IV soutiendra le fonctionnement de l'Office au jour le jour, de façon à assurer une haute disponibilité, 24h/24 et 7j/7 pour les systèmes destinés aux clients. L'ordinateur central sera mis hors service et les systèmes s'exécuteront sur des plates-formes ouvertes. Ces mesures formeront la base d'une stratégie efficace de continuité des activités et de gestion des crises qui garantira la viabilité à long terme des opérations.

Une modernisation de l'infrastructure matérielle aura lieu afin de fournir la puissance informatique nécessaire aux systèmes informatiques à forte intensité de ressources de l'OEB, et de garantir ainsi que l'expérience utilisateur soit optimale et contribue à l'efficacité de l'Office.

Des architectures "cloud-native" basées sur des micro-services et une approche donnant la priorité aux API seront adoptées. Ces architectures "cloud-native" soutiendront la mise en œuvre continue de notre stratégie cloud qui évoluera au fil du temps : adoptée avec prudence dans les premiers temps, elle sera appelée à s'étendre à mesure que la confiance progressera vis-à-vis des modèles de sécurité et que l'utilisation publique du cloud arrivera à maturité.

CA/65/19 f 49/128 2019-6627

La transformation numérique servira également à mettre en œuvre à la fois une politique informatique "écologique" et une politique "verte" par l'informatique, dans le cadre de la responsabilité sociale et environnementale de l'Office (voir l'objectif 5).

Un élément important du futur paysage informatique de l'OEB consistera à renforcer la sécurité de l'information. Il s'agira d'appliquer des modèles standard à tous les niveaux, des interfaces de surveillance de la sécurité intégrées et des systèmes avancés de prévention en matière de sécurité. Une gestion des identités et des accès à la pointe de la technique garantira que les ressources sont mises à disposition en fonction de ce que chacun a "besoin de savoir". Ce paysage informatique plus sûr permettra aux agents et aux parties prenantes d'interagir avec souplesse mais en toute sécurité, ce qui permettra d'accroître le confort et la satisfaction des agents.

Des techniques de cyber-renseignement et de cyber-défense seront utilisées pour anticiper et détecter les attaques et permettre la prise de décisions rapides concernant la sécurité dans notre environnement spécifique. La sécurité informatique sera étayée par une certification ISO 27001 officielle et une approche structurée de la gestion des risques.

CA/65/19 f 50/128 2019-6627

Goal 3 – Fournir des produits et services de haute qualité, avec efficacité

Introduction

L'OEB est bien connu pour la qualité des produits et services qu'il fournit et il figure toujours parmi les premiers offices de brevets du monde à cet égard. La réputation de l'Office pour la solidité juridique des brevets repose sur sa capacité à réaliser les recherches les plus complètes et à mettre en œuvre une procédure d'examen prévisible et constante, ce qui garantit la présomption de validité la plus élevée ainsi qu'une procédure d'opposition et de recours transparente et juste.

Au cœur de tout cela, une procédure de recherche et d'examen de qualité s'appuie sur un accès libre à l'état de la technique afin de déterminer les connaissances au moment du dépôt. Au cours des dernières années, le volume mondial de la littérature brevets et non brevets s'est développé, notamment en Asie, et les inventions sont devenues de plus en plus complexes. L'OEB fait ainsi face à un défi toujours plus difficile, celui de fournir à ses examinateurs un état de la technique précis, accessible et complet, et de surmonter les barrières linguistiques résultant de l'augmentation de l'état de la technique asiatique. La réponse de l'Office consistera à garantir un accès immédiat à une documentation technique à jour et à mettre en place des outils de traduction visant à surmonter les barrières linguistiques potentielles (initiative-clé 1).

CA/65/19 f 51/128 2019-6627

Outre l'accès à l'état de la technique, un éventail de mesures a aidé l'OEB à garantir que la qualité de ses produits et services respecte les normes rigoureuses définies par la Convention sur le brevet européen (CBE), la législation secondaire (règlement d'exécution) et les Directives relatives à l'examen. Depuis 2015, le système de gestion de la qualité (QMS) de l'Office est certifié ISO9001 et, après quatre ans de réussite cumulée, l'Office souhaite à présent développer des mesures internes qui contribueront à une meilleure qualité de ses produits et de ses services. En parallèle, il s'efforcera de trouver avec ses utilisateurs une définition commune de la qualité, de façon à améliorer la confiance de tous ceux qui se fient à la réputation de l'Office comme fournisseur de brevets juridiquement solides. Cette démarche reposera sur une plus grande contribution de la part de son réseau de parties prenantes. L'OEB améliorera les mécanismes visant à collecter des retours d'information plus directs et rapides, ce qui constituera la base de nouvelles améliorations (initiative-clé 2).

CA/65/19 f 52/128 2019-6627

Au cours de ces dernières années, l'OEB a été sollicité par ses utilisateurs afin de délivrer plus rapidement des brevets de haute qualité. Lancée en 2014, l'Initiative Early Certainty répond à ce besoin en aidant à diminuer le temps moyen nécessaire aux recherches, examens et oppositions. Les utilisateurs de l'OEB ont ainsi pu obtenir une sécurité juridique accrue plus en amont, ce qui a ensuite aidé les entreprises à prendre des décisions stratégiques quant à l'utilisation de leurs innovations, brevets et portefeuilles de PI. L'Office en a également retiré un avantage. Des délais de traitement réduits à toutes les étapes de la procédure de délivrance des brevets, associés à une production accrue, ont contribué à réduire l'arriéré des dossiers en attente. Au rythme de progression actuel, l'Office pense avoir réduit ses arriérés et se stabiliser en l'espace de trois ans. Il évalue actuellement de ce qui constitue un stock optimal.

Grâce à un stock plus facilement gérable et à une procédure de délivrance des brevets plus simple et plus rapide, l'OEB est mieux placé pour donner aux demandeurs davantage de choix concernant les délais de délivrance des brevets. Les demandeurs pourront non seulement compter sur un service classique, mais auront également un éventail plus large de produits et procédures. Cela garantira une procédure de délivrance des brevets plus souple pour ses utilisateurs, qui répondra mieux à leurs besoins spécifiques en termes de délais (initiative-clé 3).

CA/65/19 f 53/128 2019-6627

Si diverses initiatives œuvrent en faveur d'une meilleure qualité et d'un plus grand respect des délais, le niveau de services de l'OEB dépend en fin de compte de son personnel. Ayant attiré plus de 4000 ingénieurs et scientifiques hautement qualifiés de toute l'Europe, l'Office a bénéficié d'un engagement et d'une expertise à la pointe du progrès. Grâce à des méthodes de travail plus modernes et collaboratives, le personnel de l'OEB peut contribuer à améliorer la qualité et l'efficacité de la PI. L'OEB investira donc constamment dans l'amélioration des connaissances des examinateurs et des agents des formalités, ainsi que dans des méthodes visant à faciliter avec efficacité le transfert de ces connaissances. Des modèles collaboratifs de travail à la fois formels et informels seront développés pour partager les connaissances, améliorer le retour constructif et la motivation, qui, à leur tour, amélioreront la qualité et l'efficacité des activités centrales de l'OEB (initiative-clé 4).

Le personnel de l'OEB doit également pouvoir s'appuyer sur des outils informatiques capables de soutenir des méthodes de travail modernes et collaboratives. Parallèlement aux initiatives informatiques indiquées dans l'objectif 2, l'OEB créera une nouvelle procédure numérisée de bout en bout pour la délivrance des brevets, qui soutiendra efficacement les examinateurs et les agents des formalités dans leurs efforts en vue de réaliser des gains de productivité et améliorer la qualité, de sorte que la procédure sera entièrement numérisée et adaptée au 21e siècle (Initiative-clé 5).

Lorsque l'Office se sera stabilisé, il faudra consolider cette situation en améliorant la gestion des stocks restants et des dossiers entrants tout en rééquilibrant correctement la charge de travail. Cela implique que l'Office puisse attribuer les dossiers aux services compétents dotés du personnel le plus approprié en fonction de l'évolution des volumes de travail qui arrivent dans les différents domaines techniques. L'OEB organisera ainsi ses flux de travail de manière à parvenir à un équilibre entre flexibilité et spécialisation technique. Son système d'évaluation interne sera adapté afin de garantir l'agilité de l'OEB dans un système des brevets en pleine mutation, tout en préservant l'engagement du personnel (initiative-clé 6).

CA/65/19 f 54/128 2019-6627

La qualité étant assurée et le personnel travaillant dans un environnement plus collaboratif, favorisé par une procédure numérisée et des charges de travail équilibrées, l'Office sera résolument sur la bonne voie pour développer un environnement plus innovant. Des outils efficaces et un travail en collaboration seront source de créativité et d'efficacité qui encourageront le développement de nouveaux produits et services destinés à soutenir davantage l'industrie, les universités, les instituts de recherche et les inventeurs. Cet exercice sera réalisé en étroite collaboration avec les États membres et les utilisateurs de l'OEB (objectif 4).

Initiative-clé 1 : Maîtriser l'état de la technique

La capacité de l'OEB à réaliser des recherches efficaces de haute qualité dépend de l'accès aux documents les plus récents sur les avancées technologiques. Cet état de la technique, qui comprend la littérature brevets et non brevets, se développe de façon exponentielle. L'Office poursuivra donc ses investissements en cours pour enrichir le contenu de ses bases de données et en garantir la précision.

L'accent sera mis en particulier sur les normes et la documentation asiatiques, qui continuent de croître rapidement.

Environ 48 % des rapports de recherche de l'OEB citent aujourd'hui un brevet d'origine asiatique. Par ailleurs, environ 23 % des citations de brevets présentes dans les rapports de recherche de l'OEB contiennent au moins une citation asiatique qui n'est disponible que dans sa langue originale. Grâce à son outil de traduction des brevets, l'OEB a été en mesure de surmonter les barrières linguistiques. Toutefois, les outils de traduction automatique bénéficieront de nouveaux investissements pour tenir la cadence du volume croissant de l'état de la technique et parvenir à des niveaux de précision encore plus élevés, contribuant ainsi à améliorer la qualité des brevets.

CA/65/19 f 55/128 2019-6627

Les investissements réalisés dans les outils de recherche aideront également à renforcer la qualité et l'efficacité de la procédure de délivrance des brevets. Une préclassification automatisée aidera à garantir qu'un dossier soit attribué à l'équipe qui offre l'expertise technique nécessaire. Une recherche préalable fournira à l'examinateur une liste concise de documents pertinents potentiels au début de la recherche, ce qui reflète l'engagement de l'Office à augmenter le pourcentage de documents pertinents. Dans l'intervalle, les outils de recherche seront développés pour inclure un nombre plus important de types de données (voir objectif 2).

La capacité à réaliser des recherches précises et à récupérer le plus tôt possible les documents les plus pertinents dépend de la classification correcte de la documentation reçue. L'Office consacrera alors le temps d'examen nécessaire, mettra en place les structures de soutien appropriées et améliorera les outils destinés à classer systématiquement et correctement dans la CPC tous les documents reçus, et ce dans un délai de six mois. L'arriéré de classification sera résorbé au plus tard fin 2020.

Initiative-clé 2 : Améliorer la qualité

La haute qualité est l'une des caractéristiques qui définissent les produits et services de l'OEB. Des utilisateurs ayant recours aux grands offices de brevets au monde ont considéré que l'OEB est l'office qui fournit les brevets et les services de la plus haute qualité. L'enquête de satisfaction auprès des utilisateurs réalisée directement par l'OEB a montré une augmentation incrémentielle de la satisfaction. Pour conserver sa réputation de leader en matière de qualité des brevets, l'Office met en œuvre une série de mesures en interne et s'engage à poursuivre, en collaboration avec les parties prenantes externes, l'amélioration de la qualité de ses produits et services.

CA/65/19 f 56/128 2019-6627

Le système de gestion de la qualité de l'OEB joue un rôle essentiel pour l'aider à atteindre un niveau encore supérieur dans ce domaine. Depuis 2014, le système de gestion de la qualité (QMS) de la procédure de délivrance des brevets est certifié ISO9001 et l'OEB a continué à investir dans la qualité en élargissant le domaine d'application du QMS. En 2015, les informations sur les brevets et les activités post-délivrance ont également reçu la certification ISO9001, qui a été renouvelée en 2017 selon la norme révisée ISO 9001:2015, dont les exigences ont été renforcées.

Le QMS sera désormais renforcé pour aider l'Office à quantifier, étayer et mettre en œuvre les améliorations continues. L'audit, la surveillance et la contribution des utilisateurs jouent tous un rôle important dans notre QMS. Des mesures doivent être prises pour garantir un alignement de la qualité non seulement au sein de l'OEB, mais également entre l'OEB et ses parties prenantes.

En premier lieu, le système de vérification des dossiers CASE (Assurance conformité pour la recherche et l'examen) sera amélioré. L'Office évoluant vers un système de travail plus collaboratif, ce système ne sera utilisé que pour transférer des connaissances entre examinateurs et mesurer les améliorations obtenues en termes de qualité grâce au travail d'équipe des examinateurs.

CA/65/19 f 57/128 2019-6627

Ensuite, l'OEB renforcera le rôle d'audit indépendant interne en ce qui concerne la vérification et l'évaluation de la qualité de ses produits et services. La direction Audit qualité de l'OEB vérifie actuellement si les produits fournis par les examinateurs de brevets et les agents des formalités sont conformes aux exigences applicables. La direction Audit qualité sera désormais chargée d'augmenter le nombre de dossiers évalués et veillera à étendre la couverture des dossiers audités. L'évaluation de la qualité sera ainsi plus précise et l'OEB sera alerté rapidement lorsque des domaines nécessitent une action corrective, comme la baisse récente du taux de conformité des délivrances. Une approche basée sur les risques s'ajoutera à la sélection aléatoire des dossiers, pour identifier et cibler des types de dossiers spécifiques connus pour être sujets aux erreurs. Par exemple, une attention particulière sera portée aux dossiers sur lesquels la division n'est pas intervenue entre le dépôt et la délivrance, et aux dossiers dont les recherches n'ont identifié aucun document pertinent ou dont la catégorisation des documents cités a changé (par ex. un document pertinent pour la nouveauté ou l'activité inventive extrait du rapport de recherche a été converti en document de l'état de la technique durant la phase d'examen).

En outre, les équipes d'audit seront renouvelées plus souvent. L'organisation sera basée sur l'expertise des experts principaux qui joueront un rôle clé et permettront de garantir une meilleure compréhension de la qualité au sein de l'organisation dans son ensemble ainsi qu'une définition harmonisée de la qualité. Ils suivront une formation qui leur permettra de consacrer une partie de leur temps à réaliser des audits sous la responsabilité de la direction Audit qualité. Cela contribuera aussi à améliorer la coopération et l'harmonisation entre la cette dernière et les divisions d'examen.

D'autres mesures incluront également la formation sur les pratiques rationalisées afin d'aider à simplifier les processus et obtenir une qualité plus élevée grâce à l'amélioration continue. La Commission Qualité et le Comité opérationnel de direction seront également rationalisés et fusionnés.

L'Office révisera ses Directives, en ce qui concerne le contenu et la procédure d'approbation. La législation secondaire sera fusionnée aux Directives afin d'apporter plus de transparence, de prévisibilité et de sécurité juridique, ce qui renforcera en retour la qualité et réduira les coûts. Toutes les sources de pratique administrative et d'interprétation doivent être intégrées à ces Directives. Elles apporteront plus de transparence à la fois pour les examinateurs et pour les utilisateurs. Le rôle des utilisateurs et des parties prenantes sera renforcé lors de la phase de consultation et les Directives seront disponibles au format numérique.

CA/65/19 f 58/128 2019-6627

Pour finir, tous les indicateurs de qualité à compter de 2020 – y compris le respect des délais – seront organisés autour des critères d'excellence, de conformité et d'actions nécessaires. Des rapports réguliers faciliteront la progression vers cette évolution et permettront de reconnaître les réalisations de l'Office.

Tandis que l'OEB s'efforce de s'améliorer en interne, les retours d'utilisateurs externes sur la qualité sont essentiels pour maintenir et renforcer les niveaux de qualité. Par exemple, les enquêtes de satisfaction peuvent aider à déterminer s'il existe des lacunes ou des domaines dans lesquels d'autres mesures d'amélioration seraient nécessaires.

Plus particulièrement, l'enquête de satisfaction des utilisateurs représente une source importante d'informations pour mesurer la satisfaction des utilisateurs quant à la performance de chacun des trois principaux secteurs technologiques de l'OEB : "Mobilité et mécatronique", "Santé, biotechnologies et chimie" et "Technologies de l'information et de la communication". Chaque secteur fait actuellement l'objet d'une enquête de satisfaction tous les trois ans. À compter de 2020, ces enquêtes seront alignées de façon à pouvoir être réalisées pour chaque secteur, deux fois par an. Un exercice de consultation sera également organisé en 2019 pour s'assurer continuellement de sa pertinence.

Malgré des résultats positifs obtenus lors des enquêtes de satisfaction des utilisateurs et autres enquêtes indépendantes externes, les commentaires récents ont indiqué que les perceptions de la qualité diffèrent occasionnellement entre l'OEB et ses utilisateurs, ainsi qu'entre différents groupes d'utilisateurs.

CA/65/19 f 59/128 2019-6627

Pour continuer à développer un système de PI efficace, l'Office doit avoir une bonne compréhension des besoins de ses utilisateurs et parties prenantes, notamment en termes de qualité. L'Office entend donc se rapprocher davantage de ses utilisateurs grâce à son comité consultatif permanent (SACEPO) et ses différents sous-groupes ainsi que via le Comité "Droit des brevets" et autres parties prenantes et forums, tels que les États membres, les chambres de recours et le réseau des juges.

En règle générale, l'OEB s'engagera plus activement et de façon plus suivie auprès d'un plus grand nombre de parties prenantes. L'OEB élargira ses groupes de travail et organes de gouvernance afin de garantir une plus grande transparence et un meilleur équilibre des intérêts des différentes parties prenantes, tout en garantissant l'efficacité opérationnelle. Cela inclura des consultations en ligne sur des sujets spécifiques relatifs aux procédures et sur des événements particuliers consacrés à des sujets donnés.

Initiative-clé 3 : Proposer une procédure de délivrance des brevets plus souple

Ces dernières années, l'Office a su proposer une plus grande flexibilité concernant les délais de la procédure de délivrance des brevets, qu'elle a également mieux respectés. Le lancement de l'Initiative Early Certainty en 2014 a joué un rôle majeur dans cette évolution, grâce à quelques objectifs bien définis :

– des recherches et opinions écrites – à transmettre dans un délai moyen de six mois maximum,

– un examen – à réaliser dans un délai moyen de 12 mois à compter de la présentation d'une demande d'examen valable,

– et une procédure d'opposition – à mener dans un délai moyen de 15 mois à compter de la fin du délai d'opposition.

De plus, les demandeurs ont bénéficié d'une plus grande flexibilité grâce à un programme d'accélération : l'examen de demandes individuelles peut être organisé par ordre de priorité et accéléré par les demandeurs (PACE), voire déclenché par des tiers.

Pour les utilisateurs de l'OEB, le programme PACE et l'initiative Early Certainty ont aidé à obtenir une sécurité juridique plus rapidement. En outre, les efforts consacrés au traitement plus rapide des dossiers, associés à une meilleure productivité, ont permis à l'Office de reprendre le contrôle de son arriéré de recherches. L'Office se rapproche également continuellement d'un délai moyen de 15 mois pour les oppositions, tout en maintenant une très grande équité vis-à-vis de toutes les parties dans les procédures.

CA/65/19 f 60/128 2019-6627

Grâce à cette progression importante dans le domaine des recherches et oppositions, l'Office a récemment orienté ses efforts sur la réduction de l'arriéré des examens. La quasi-totalité des demandes d'examen présentées avant 2010 a été traitée et l'Office a commencé à examiner toutes les demandes déposées après 2010.

Sur la base de la progression actuelle observée en matière de respect des délais lors de toutes les phases de la procédure de délivrance des brevets, l'Office prévoit d'atteindre une situation d'équilibre dans trois ans. L'arriéré se réduisant et les dossiers étant traités plus rapidement, l'Office est désormais en mesure de proposer à ses utilisateurs une procédure de délivrance des brevets plus souple.

L'initiative Early Certainty et le programme PACE seront remplacés par un nouveau programme offrant différents délais de procédure afin de répondre aux besoins des différents utilisateurs à la fois dans le domaine des recherches et des examens. Pour les recherches plus particulièrement, l'Office explorera la possibilité de proposer une recherche et une opinion écrite sous une semaine, avec une option pour les candidats ayant besoin d'un résultat presque immédiat. Il explorera également la possibilité de proposer une recherche préalable au dépôt offrant au demandeur une évaluation initiale de la brevetabilité (voir initiative-clé 7).

CA/65/19 f 61/128 2019-6627

La durée médiane de la recherche, de l'examen et de l'opposition se mesure actuellement en mois. D'ici 2020, le temps se mesurera d'après la durée moyenne, qui sera une mesure plus précise du respect des délais tenant compte des valeurs aberrantes. S'agissant de l'examen, un délai de traitement "accéléré" pourrait être défini comme couvrant une durée moyenne de 6 à 12 mois (de la réception d'une requête valable en examen à la première intention de délivrer un brevet). Un délai de traitement "standard" au stade de l'examen pourrait être défini comme couvrant une durée moyenne de 12 à 24 mois. Un délai de traitement maximum d'une durée inférieure ou égale à 36 mois pourrait être mis en œuvre. La limite de 36 mois mettrait en balance les intérêts des candidats et ceux des tiers ou du public et se rapproche ainsi des meilleurs délais de traitement proposés aujourd'hui par d'autres offices de propriété intellectuelle réputés. L'objectif pour la phase d'opposition serait de conserver la moyenne de 15 mois.

Enfin, pour améliorer la transparence des procédures, l'Office donnera aux utilisateurs l'accès au portefeuille complet de leurs dossiers. Ce portefeuille comprendra les informations sur le statut de chaque élément, y compris les dates estimées des prochaines actions (voir objectif 2).

Initiative-clé 4 : Encourager le travail collaboratif et le transfert de connaissances

Des méthodes de travail en collaboration telles que des échanges entre pairs, le travail d'équipe, le partage du travail, les initiatives de transfert des connaissances et la diffusion des bonnes pratiques peuvent être source de nombreux avantages reconnus dans une organisation. Ces avantages incluent une hausse de la qualité, de la productivité, de la performance de l'équipe, de l'engagement et de la satisfaction du personnel, ainsi qu'un sentiment de fierté et un meilleur développement professionnel. Des modèles collaboratifs peuvent également faciliter les réseaux et encourager l'harmonisation des bonnes pratiques entre les secteurs, le partage des connaissances et les contacts avec les demandeurs.

Au sein de l'OEB, des divisions de trois personnes jouent un rôle fondamental dans la procédure de délivrance des brevets et cette forme d'étroite collaboration est au cœur de la CBE : les divisions sont composées de trois examinateurs hautement qualifiés qui traitent la demande de brevet depuis la phase de recherche jusqu'à l'action finale. Grâce à ses divisions de recherche, d'examen et d'opposition ainsi qu'à l'étendue de ses compétences juridiques et techniques, l'OEB se démarque des autres offices de brevets et contribue à sa réputation de leader mondial en matière de qualité.

CA/65/19 f 62/128 2019-6627

Des divisions de trois personnes sont constituées pour combiner le niveau et le type d'expertise recherchés et les connaissances technologiques requises pour chaque dossier. Le premier membre se voit confier le travail, les aspects liés à la procédure sont vérifiés par le deuxième membre, tandis que le président évalue le résultat final. Dans la plupart des cas, le deuxième membre et le président interviennent plus tard, une fois la stratégie de recherche ou d'examen définie et le travail réalisé.

Une intervention précoce de toute la division durant l'évaluation et le traitement du dossier améliorera la qualité du travail et se traduira par des gains potentiels d'efficacité lors de la recherche et de l'examen. Certaines équipes travaillent déjà en plus étroite collaboration. Une équipe pilote explore actuellement les bonnes pratiques de cette méthode de travail améliorée, qui seront évaluées et diffusées par la DG1 en fonction des résultats.

Un travail plus collaboratif à la fois au sein des divisions et des équipes sera encouragé pour favoriser l'apprentissage et les bonnes pratiques. Le rôle de la collaboration entre les divisions de recherche et d'examen sera également renforcé pour élargir les connaissances techniques nécessaires pour garantir l'exhaustivité des recherches et la meilleure qualité possible de l'examen. Le cas échéant, des divisions virtuelles seront créées à l'aide de nouveaux outils. Cela réunira l'expertise des équipes à l'échelle de l'OEB, cette expertise étant également nécessaire pour traiter les dossiers complexes et pluridisciplinaires.

Les meilleures pratiques d'examen et d'opposition seront identifiées et appliquées par l'Office. L'excellence technique et procédurale sera mise en avant par le réseau d'experts principaux. Le rôle des initiatives pilotées par le personnel et des réseaux collaboratifs, comme le transfert continu des connaissances, le groupe d'experts brevets asiatiques (APEG) et le module relatif aux inventions mises en œuvre par ordinateur, sera renforcé et activement soutenu. D'autres idées émises par le personnel seront valorisées, prises en compte comme il se doit et éventuellement mises en application si elles correspondent aux objectifs du plan stratégique.

CA/65/19 f 63/128 2019-6627

Comme indiqué pour l'objectif 1, une formation appropriée sera dispensée aux examinateurs et agents des formalités en ce qui concerne les compétences de base et les compétences non techniques. La formation sera personnalisée en fonction des besoins individuels et des différents niveaux de compétence. De plus, les examinateurs seront encouragés à passer l'EEQ. Le programme sera redéfini pour garantir que l'expérience acquise par les examinateurs, par exemple dans le cadre de Praktika Extern, contribue aux exigences de l'EEQ. Enfin, le rôle des agents des formalités évoluera également pour devenir plus proche d'un assistant juridique, dans les limites de la CBE. À cet égard, l'Office prévoit le lancement d'ici 2020 d'une nouvelle certification pour les agents des formalités, sous la forme d'un certificat d'administration des brevets européens. Le programme sera progressivement étendu aux offices nationaux et aux assistants juridiques pour soutenir la qualité et la diffusion des compétences dans toute la communauté de la PI.

Dans un effort commun de transfert des connaissances au sein de l'organisation, un "dialogue qualité" sera initié entre l'Office et les chambres de recours. Il facilitera l'échange sur les bonnes pratiques lors de la rédaction des décisions de première instance et sur les développements procéduraux, et ainsi que sur les tendances actuelles dans les décisions de la DG 1 et des chambres de recours.

Initiative-clé 5 : Harmoniser et simplifier les processus et procédures de brevets

Les résultats annuels de l'Office ont montré que sa production a augmenté durant les dernières années, tandis que des enquêtes externes montrent que la qualité a aussi continué de s'améliorer, de même que le respect des délais. Ces résultats positifs ont en grande partie été possibles grâce à la diligence, à l'engagement et au professionnalisme du personnel de l'OEB.

Bien que les efforts fournis par les agents de l'OEB aient permis de progresser, les examinateurs et autres membres du personnel doivent à présent être soutenus par un outil informatique efficace et très performant, qui les aide à améliorer la qualité et à être plus efficaces dans la réalisation de leurs tâches. En particulier, si ces tendances positives doivent se maintenir, la procédure de délivrance des brevets doit être simplifiée et rationalisée (voir l'objectif 2). Les échecs passés ont montré qu'il est inutile de créer un back-office numérique qui tente simplement de reproduire les procédures papier. Des procédures extrêmement complexes dans un petit nombre de cas ont aussi généré des coûts démesurément élevés pour le système informatique. La rationalisation doit donc exploiter les opportunités sur la base d'une transformation numérique fondamentale.

CA/65/19 f 64/128 2019-6627

Une évaluation de la procédure de délivrance des brevets de l'OEB est en cours dans le but d'identifier les mesures à court, moyen et long termes ainsi que les différentes lignes d'action potentielles qui pourraient aider à harmoniser et à simplifier les procédures dans le cadre du passage à une procédure de délivrance électronique.

Cela pourrait réduire le nombre d'erreurs de procédure et améliorer la communication avec les utilisateurs. Les effets positifs seraient nombreux : réduction considérable de la consommation de papier et des toners d'impression, contribution importante de l'Office au développement durable. Dans l'intervalle, les processus papier restants seront évalués et optimisés pour obtenir des progrès immédiats en termes de qualité et d'efficacité lorsque cela est possible. Le personnel de l'OEB sera encouragé à proposer des solutions innovantes.

Les taxes, paiements et modes de remboursement de l'OEB seront également révisés et rationalisés si possible. Une attention particulière sera portée aux éléments considérés comme particulièrement fastidieux, tant pour les utilisateurs que pour l'Office. Certaines petites taxes rarement appliquées pourraient être abolies entièrement ou intégrées à d'autres taxes, et celles liées aux demandes européennes et PCT pourraient être davantage harmonisées. Par ailleurs, la structure des taxes sera révisée dans le but de créer des mesures d'incitation destinées aux demandeurs pour améliorer encore la qualité et l'efficacité de la procédure de délivrance des brevets. Enfin, des mécanismes de paiement par prélèvement automatique seront étudiés et la procédure de remboursement sera encore rationalisée.

Initiative-clé 6 : Améliorer la gestion de nos stocks

En maîtrisant son back-office, l'OEB sera davantage exposé aux variations de la demande. Un modèle économique plus dynamique doit être établi en réponse à cela, pour garantir une productivité accrue et une gestion efficace du travail reçu.

L'adaptabilité et la flexibilité accrues des examinateurs et agents des formalités constitueront un élément majeur de ce modèle économique dynamique. Il faudra ainsi identifier très tôt les tendances émergentes, pour qu'une formation adaptée puisse être proposée bien à l'avance aux membres du personnel qui auraient besoin de changer de domaine technique. Une cartographie complète des compétences de nos agents des formalités et examinateurs garantira également que l'Office puisse faire correspondre au mieux les compétences du personnel avec les tâches nécessaires. Les examinateurs et agents des formalités identifieront de nouveaux domaines de compétences qu'ils souhaiteraient inclure à l'avenir, et effectueront les formations correspondantes afin d'être hautement spécialisés tout en restant souples et agiles.

CA/65/19 f 65/128 2019-6627

L'Office procédera à tout moment à une évaluation minutieuse pour déterminer si les dossiers doivent être transférés ou envisager plutôt une réaffectation du personnel. Le transfert de dossiers entre les équipes est approprié en cas de déséquilibres de courte durée, mais la réaffectation du personnel devrait être privilégiée en cas de changements structurels.

La fonction de deuxième examinateur servira pour la formation sur le terrain dans le nouveau domaine. Cette approche assurera quant à elle l'absence d'arbitrage entre le besoin de garantir un haut niveau de spécialisation pour nos examinateurs et le besoin de renforcer l'adaptabilité et la flexibilité.

La structure organisationnelle fera aussi l'objet d'un examen constant pour garantir le bon équilibre des rôles et des responsabilités au sein de chaque site et entre les sites. L'Office garantira notamment que les examinateurs et agents des formalités de Berlin ont les capacités nécessaires pour promouvoir le site comme centre d'expertise en intelligence artificielle.

Au début de chaque année, l'Office définira des objectifs de production précis de référence. Lorsque l'OEB parviendra à une situation d'équilibre et qu'il ne dépendra plus de son arriéré conséquent, il conviendra toutefois de revoir l'objectif de référence durant l'année en fonction des variations de la demande et du stock, et de modifier cet objectif si nécessaire. Le modèle s'écartera progressivement d'une approche exclusivement orientée produit, qui dépend de la possibilité de traiter les dossiers en souffrance, et évoluera vers une gestion des stocks plus efficace et réactive, ce qui améliorera la qualité et le respect des délais.

Chaque membre du personnel pourra suivre ses performances au sein de chaque équipe et de chaque direction. Des tableaux de bord sophistiqués seront mis en place à cet effet, pour aider au suivi des performances et du travail reçu, améliorant ainsi la transparence des données tant au niveau de l'organisation que de l'agent.

Initiative-clé 7 : Développer des produits et services innovants

Tandis que l'Office réduira ses arriérés, il explorera dans le cadre de la CBE l'opportunité de développer des produits et services innovants répondant aux besoins des utilisateurs de l'OEB dans un environnement technologique qui évolue rapidement. Il entend ainsi placer l'expertise de son personnel et la puissance de ses outils au service de l'innovation et de la créativité.

CA/65/19 f 66/128 2019-6627

La consultation des États membres sera nécessaire pour s'assurer que de nouveaux services potentiels, tels que la réalisation de recherches avant le dépôt, sont équitables et mis en place pour le bien de toutes les parties prenantes, et plus particulièrement des utilisateurs. Bien qu'il soit difficile de prédire les recettes financières générées par ces options, on peut s'attendre à ce que leur impact opérationnel soit positif. Mais plus important encore, ces produits et services pourraient être très avantageux pour le système européen de l'innovation.

En outre, certains utilisateurs ont exprimé le besoin de recevoir une analyse de l'état de la technique le plus tôt possible pour leurs projets les plus importants. Une option pourrait être de leur offrir la possibilité de demander une recherche et une opinion écrite sous une semaine. Ce service permettrait aux demandeurs de prendre des décisions quant à leurs stratégies de PI en étant mieux informés et de décider rapidement comment ils souhaitent procéder avec leurs demandes. Cela aurait un impact opérationnel positif sur la gestion des stocks de l'Office puisque le travail reçu serait traité plus rapidement.

CA/65/19 f 67/128 2019-6627

Objectif 4 – Construire un réseau et un système du brevet européen ayant un retentissement mondial

Introduction

Le système du brevet européen et les brevets de haute qualité délivrés par l'OEB ont contribué à soutenir le secteur très dynamique de l'innovation, qui a participé à la prospérité économique de l'Europe. Des études ont montré que les industries qui font un usage intensif des DPI apportent une valeur ajoutée au PIB et contribuent aux exportations et à l'emploi. Les demandes toujours plus nombreuses déposées auprès de l'OEB indiquent également qu'une PI juridiquement solide renforce l'attrait de l'Europe en tant que marché lucratif et dynamique et en tant que plateforme technologique pour les innovateurs et entreprises du monde entier.

La coopération au sein de l'Europe et avec des partenaires extérieurs aux États membres de l'OEB a contribué à cette réussite. Collaborer avec les États membres de l'OEB et avec leurs offices nationaux des brevets (ONB) a aidé à renforcer les systèmes du brevet européens et nationaux, à diffuser les connaissances de PI spécialisées et à éviter une répétition inutile du travail. Par ailleurs, le travail de l'OEB avec les partenaires internationaux dans les forums tels qu'IP5 et la coopération tripartite a facilité l'harmonisation des procédures. Des accords passés avec les partenaires européens et non européens ont également aidé l'OEB à accéder aux informations sur les brevets mondiaux et à diffuser ces données à ses utilisateurs.

CA/65/19 f 68/128 2019-6627

Le brevet unitaire et la juridiction unifiée du brevet joueront un rôle majeur dans la simplification et la réduction des coûts du système du brevet européen. Dans le cadre de ses attributions, l'Office facilitera et promouvra le brevet unitaire et aidera à supprimer les obstacles. Cependant, malgré l'arrivée imminente du brevet unitaire et le succès des initiatives de coopération lancées par l'OEB jusqu'à présent, celui-ci fait face à un certain nombre d'exigences et de défis auxquels il doit apporter une réponse s'il souhaite continuer à œuvrer en faveur de tous les utilisateurs du système de brevet.

L'une des premières exigences claires des utilisateurs est l'accès à une information brevets complète. Les données générées par la littérature brevets et non brevets peuvent être une source inestimable d'informations et de connaissances pour les utilisateurs lorsque ceux-ci évaluent les nouvelles tendances technologiques et prennent des décisions stratégiques sur leurs portefeuilles de brevets. Toutefois, le volume des demandes de brevets et de la littérature brevets a augmenté à l'échelle mondiale au cours des dernières années et ces données couvrent des technologies de plus en plus complexes. En outre, le nombre d'acteurs impliqué dans la production et la diffusion de ces informations sur les brevets est lui aussi en progression. L'OEB doit donc réagir en travaillant plus étroitement avec son réseau de partenaires, afin de s'assurer que les informations qu'il fournit aux utilisateurs sont complètes, gérées avec efficacité et disponibles dans un format ergonomique. Les utilisateurs devront aussi avoir des outils efficaces et une formation de haute qualité qui les aident à comprendre ces données et les soutiennent dans leurs activités (initiative-clé 1).

CA/65/19 f 69/128 2019-6627

L'OEB peut également contribuer à s'assurer que les utilisateurs disposent des connaissances en matière de PI, en plus des informations brevets. Il veillera à faire de l'Académie européenne des brevets une référence d'excellence dans la formation à la PI, et ce en étroite coopération avec ses États membres. En comptant plus de professionnels formés en Europe et ayant accès aux normes les plus élevées de l'enseignement de la PI, le secteur de l'innovation sera renforcé par des normes d'expertise plus exigeantes. L'Académie veillera aussi à garantir que la formation repose sur les principes d'une planification efficace et séduira toutes les parties prenantes grâce à une formation personnalisée (initiative-clé 2).

Des activités de coopération seront réexaminées afin que les projets de l'OEB et les initiatives engagées par les pays partenaires soient plus efficaces. Sur la base d'une offre financière modifiée, l'OEB jouera un rôle défini de soutien pour ses partenaires afin de renforcer leurs services et leur système de brevet. L'OEB est dans une position privilégiée pour soutenir également les États membres en mettant en place des activités de coopération avec des experts nationaux détachés et en apportant d'autres compétences. Cette coopération sera en outre modernisée par la mise en œuvre d'une approche de la gestion des projets mettant l'accent sur l'efficacité et les résultats, et qui sera également soutenue par une démarche régionale (initiative-clé 3).

En définissant les activités de coopération susceptibles de générer l'impact le plus important, l'OEB proposera un ensemble de projets potentiels reposant sur quatre piliers qui aideront à renforcer le réseau européen en matière de brevets. Avec la transformation numérique, l'Office sera en mesure de fournir un portail sur les activités de coopération à tous les partenaires du REB. Grâce à des systèmes informatiques bâtis sur une approche plus modulaire, l'Office sera mieux placé pour proposer aux États membres de coopérer sur les outils informatiques susceptibles de soutenir un système de brevets plus moderne, efficace et de haute qualité dans toute l'Europe (initiative-clé 4). Une plus étroite collaboration permettra également de mieux évaluer les besoins en formation dans les États membres et de contribuer à planifier plus efficacement la diffusion de l'expertise en matière de PI. Grâce à une procédure de délivrance des brevets de haute qualité, l'Office occupe aussi une position lui permettant de soutenir ses partenaires grâce à des initiatives de partage des tâches, ce qui leur permet de profiter d'un travail déjà réalisé par l'OEB et de libérer ainsi des ressources et capacités. Tandis que les offices en Europe cherchent à réduire leur lourde charge administrative, le cadre de cette coopération offre également un contexte favorable pour améliorer la convergence et soutenir la diffusion des bonnes pratiques.

CA/65/19 f 70/128 2019-6627

Les activités de coopération ont permis à l'OEB d'obtenir un certain nombre d'avantages. Les utilisateurs ont pu bénéficier d'un meilleur accès aux informations sur les brevets et ils peuvent obtenir une protection par brevet jusque dans 44 États membres, soit bien au-delà des frontières des États membres de l'OEB. En parallèle, les offices nationaux de brevets ont bénéficié de programmes de formation dispensés par des experts de l'OEB et de la possibilité de réutiliser les résultats des recherches de l'Office. En favorisant des activités de coopération complètes et ouvertes à tous ses États membres, et en constituant une expertise technique dans la mise en œuvre et le maintien des résultats de la coopération dans le REB, l'Office s'efforcera d'optimiser l'incidence des activités de coopération au profit de ses utilisateurs.

Cela sera en partie réalisé en augmentant les territoires dans lesquels il sera possible d'obtenir un brevet européen, ou dans lesquels la CBE prendra effet. L'Office continuera de donner la priorité aux accords de validation comme mode privilégié et stratégique de coopération avec les États non membres et au partenariat renforcé comme modèle alternatif. Dans tous les cas, une approche régionale mobilisant moins de ressources et ayant un plus grand impact sera privilégiée, en étroit partenariat avec les États membres de l'OEB et les organisations européennes et internationales. L'OEB doit conduire les efforts pour promouvoir un système de brevets mondial efficace et efficient et remplir sa mission telle que la définit la CBE (initiative-clé 5).

Grâce à un REB plus solide, doté d'outils et de pratiques plus performants du fait des activités de coopération, et à un cadre de coopération plus large, l'OEB et ses États membres seront dans une position plus forte pour exporter à l'international les normes communes européennes.

Initiative-clé 1 : Développer l'accès à l'information brevets

Les brevets délivrés par l'OEB récompensent l'ingéniosité et la créativité de l'Homme en conférant une protection juridique à des idées inventives, ce qui permet aux innovateurs de mettre leurs inventions sur le marché en toute confiance. En même temps, le système de brevets fait avancer les intérêts de la société et du développement technologique : les informations techniques et la documentation sont mises à la disposition du public pour que tous puissent comprendre les dernières avancées technologiques et créer à partir de celles-ci.

CA/65/19 f 71/128 2019-6627

La documentation accumulée sur les brevets constitue une source inestimable d'informations. Quiconque peut y accéder et les utiliser librement, et ce dans le monde entier. Les développements technologiques et la coopération avec d'autres offices ont permis à l'OEB d'intégrer, d'associer et de rendre disponibles d'importants volumes de données, dans un souci d'accessibilité. En outre, l'Office a fourni des outils et services de formation phare pour aider les utilisateurs à comprendre et exploiter ces trésors d'informations disponibles sur les brevets.

À l'avenir, l'OEB poursuivra le développement de normes mondiales applicables à l'information brevets en s'assurant que les données disponibles sont complètes et que les utilisateurs peuvent accéder aux données facilement et directement. Cette initiative-clé augmentera donc systématiquement la qualité et le volume de données disponibles, favorisera l'accès aux données grâce à des accords avec des fournisseurs et partenaires, et mettra les outils à niveau en fonction des développements numériques de l'OEB.

Des services d'information brevets seront mis en place pour élargir les données disponibles pour les utilisateurs. Les données seront également enrichies pour que les utilisateurs puissent obtenir une vision globale et cohérente sur le stade actuel de protection d'une invention. Les données brevets seront liées au statut juridique de la demande correspondante, y compris les éventuelles décisions de justice, et des informations seront fournies sur la possibilité d'accorder une licence sur les brevets délivrés. Pour s'assurer que des données de haute qualité soient intégrées avec régularité aux systèmes de l'OEB, les formats et mises à jour seront normalisés. Cette normalisation sera mise en place par le biais d'accords conclus avec les fournisseurs et les partenaires de coopération. En particulier, l'Office cherchera à définir, en étroite collaboration avec ses États membres, une politique claire de gestion des données. Il s'efforcera en outre de proposer des outils de données statistiques offrant une vision significative des tendances technologiques et pouvant être utilisées lors des analyses utiles aux différents acteurs.

La nouvelle politique de gouvernance Internet de l'OEB procurera une meilleure expérience client et une efficacité accrue grâce à la présence de l'OEB sur l'Internet ainsi qu'à la cohérence et la qualité sur tous les services et canaux en ligne extérieurs. Les différents outils et services d'information brevets de l'OEB, y compris Espacenet, le Registre fédéré et la traduction automatique, se conformeront à cette politique. L'accès aux différents outils et services d'information brevets destinés aux utilisateurs sera assuré par le biais d'un même portail. Les attentes des utilisateurs seront suivies et mesurées régulièrement grâce à des commentaires et à un dialogue ouverts.

CA/65/19 f 72/128 2019-6627

L'OEB continuera à aider les utilisateurs avec des formations et des services leur permettant d'exploiter l'information brevets. Le rôle de son site de Vienne en tant que centre de diffusion de l'information brevets sera renforcé. L'Office créera en outre une plateforme de transfert de technologies en collaboration avec les États membres, dans le cadre d'une deuxième génération de centres PATLIB, proposant ainsi de nouveaux services dans le domaine du transfert de technologies et soutenant les universités, instituts de recherche, inventeurs et PME. Ce réseau PATLIB 2.0 renouvelé fournira aux offices de brevets et à d'autres acteurs du réseau une plateforme pour leur offre de services, afin de renforcer l'efficacité du système de brevets.

Initiative-clé 2 : Améliorer l'accès aux connaissances en matière de brevets

Le rôle de l'Académie de l'OEB est essentiel pour s'assurer que les utilisateurs du système du brevet européen disposent des connaissances et compétences nécessaires pour l'utiliser avec efficacité. Les initiatives actuelles portent sur la formation du personnel des offices nationaux de brevets et l'assistance pour l'organisation et l'administration de l'examen européen de qualification (EEQ).

Compte tenu de ce rôle stratégique, l'Office renforcera les capacités de l'Académie européenne des brevets affectées à l'éducation et la formation. Il s'agit de transformer l'Académie en une référence d'excellence dans le domaine de la formation à la PI, de réunir ainsi l'innovation et l'apprentissage et de développer des normes pour la formation et la certification en matière de PI, en collaboration avec les États membres.

La structure de gouvernance de l'Académie doit être revue afin de créer des synergies avec l'Académie des talents de l'OEB, et de réutiliser les meilleures pratiques. Aujourd'hui, l'existence de deux académies différentes génère un décalage au niveau du contenu et de son format, des méthodes, des équipes de gestion et des fournisseurs.

L'Académie planifiera ses services avec plus d'efficacité, non seulement pour répondre aux besoins actuels des clients et utilisateurs, mais également pour anticiper leurs besoins à l'avenir. Elle améliorera la coordination avec les parties prenantes pour définir bien à l'avance le niveau approprié de ressources et les besoins de formation, et proposer à la communauté de la PI un catalogue de formations de haute qualité plus complet et mieux intégré. À cet égard, l'Office préparera et présentera un programme annuel pour l'Académie, après consultation des États membres et autres parties prenantes.

CA/65/19 f 73/128 2019-6627

Les activités de formation, y compris les événements et les cours, seront plus attractives en s'assurant que le contenu est pertinent pour les différentes parties prenantes. Une attention particulière sera portée aux professionnels (mandataires, avocats, conseillers) et chercheurs, ainsi qu'au développement de nouveaux besoins de formation découlant des activités de coopération.

Le centre actuel de formation en ligne de l'OEB sera agrandi. La formation sera mieux structurée grâce à une approche modulaire et fractionnée (niveau débutant, intermédiaire et expert). La formation en ligne sera également disponible sur différents canaux et supports. Dans toute la mesure du possible, l'Office intégrera les meilleures technologies interactives et les toutes dernières technologies telles que l'analyse des données massives et l'intelligence artificielle.

Initiative-clé 3 : Maximiser l'impact de la coopération

Afin de générer une valeur ajoutée pour ses utilisateurs, l'OEB souhaite revoir le soutien financier qu'il accorde aux activités de coopération dans le but d'encourager la participation de tous les acteurs concernés, de soutenir la mise en œuvre efficace et le maintien des résultats de ces activités, d'adopter une approche de gestion des projets visant à garantir des résultats efficaces et dans les délais en matière de coopération, et de favoriser une approche régionale pour maximiser l'impact des activités de coopération.

Concernant le soutien financier accordé à la coopération, l'Office proposera un nouveau modèle à ses organes de gouvernance, dans lequel les activités de coopération seront complètes et ouvertes à tous ses États membres. Il faudra ce faisant définir de nouvelles conditions financières, dont 80 % de l'investissement global sera supporté par l'OEB et les 20 % restants par les ONB, éventuellement sous forme de contribution "en nature".

De plus, l'expérience montre souvent que la capacité à mettre en œuvre, maintenir et améliorer les initiatives de coopération n'est pas seulement motivée par les ressources financières, mais aussi pas les facteurs opérationnels. Les futures activités de coopération au sein du REB incluront donc la possibilité de fournir aux offices nationaux l'expertise technique requise ainsi que le personnel détaché pour une durée limitée. Sur la base des meilleures pratiques internationales, l'OEB lancera également un deuxième programme d'experts nationaux pour que ces derniers puissent participer aux activités de l'OEB sur une courte période.

CA/65/19 f 74/128 2019-6627

Pour obtenir des résultats plus économiques et plus rapides dans le cadre de ses activités de coopération, l'Office introduira une approche de la gestion des projets qui identifie clairement les résultats attendus, les délais et les coûts. Cette approche sera étendue aux projets et activités du programme IP5 et de la coopération tripartite. Concernant les projets IP5 en cours, l'Office s'efforcera de rationaliser le nombre de projets et d'initiatives, d'augmenter le nombre de réunions virtuelles et, si nécessaire dans le cadre d'IP5, de promouvoir la réorganisation de la gouvernance et de la structure des groupes de travail ainsi que de donner plus de poids à l'industrie, notamment grâce au groupe de consultation de l'industrie (GCI).

En développant ses activités de coopération, l'Office favorisera également une approche régionale. Tout en élargissant ses activités de coopération, l'Office s'appuiera également sur les initiatives de coopération actuelles et futures, recherchant des synergies avec l'OMPI, l'ARIPO, l'OEAB, l'OAPI et les États membres.

Enfin, l'Office étudiera la faisabilité d'un rassemblement de l'OEB, de l'EUIPO, des États membres et des parties prenantes sur une même plateforme de coopération. Cela pourrait se faire par des plans de coopération multilatérale avec les offices nationaux, qui pourraient inclure ultérieurement des groupes de travail sur la coopération multidisciplinaire et un catalogue commun de formations de l'Académie.

L'Office entretient déjà une coopération bien établie avec l'EUIPO et l'Office communautaire des variétés végétales (OCVV), mais il n'existe pas encore de cadre complet en matière de coopération avec la Commission européenne. L'Office proposera donc à la Commission un vaste programme de coopération qui inclura des réunions régulières tant au niveau politique que technique. De cette façon, l'OEB pourra apporter sa contribution à des initiatives réglementaires et non réglementaires. Dans le cadre de cette coopération, l'Office prévoit d'organiser avec la Commission des journées européennes pour les PME afin de sensibiliser ces dernières. Il explorera enfin, avec ses partenaires de l'UE, la possibilité de proposer un point d'accès unique aux informations sur les droits de PI mises à disposition par la Commission, l'EUIPO, l'OCVV et les offices nationaux.

CA/65/19 f 75/128 2019-6627

Initiative-clé 4 : Définir les activités de coopération et établir des priorités

En étroite collaboration avec les États membres, un nouveau catalogue de projets de coopération sera établi. Ce catalogue comprendra les initiatives en cours ainsi que des nouvelles, et il sera organisé autour de quatre piliers dans le but de créer un réseau européen en matière de brevets : l'infrastructure informatique fondée sur des processus et procédures simplifiés, des projets de coopération visant à améliorer les connaissances et la qualité, des projets de coopération visant le partage des tâches, et des projets de coopération destinés à promouvoir la convergence des pratiques des différents offices de brevets. Afin de maximiser l'impact du REB, l'OEB et les États membres travailleront étroitement de concert, afin de définir une politique commune de gestion de la qualité, qui favorise les échanges d'expériences et le transfert des connaissances.

Les activités de coopération liées à l'informatique porteront sur les outils de front-office et de back-office. Compte tenu des échecs passés dans la création d'outils informatiques partagés, l'Office privilégiera :

– un programme de convergence et de simplification des processus et procédures, – une approche modulaire et progressive, et – une approche produit viable minimale associée à un cycle incrémentiel d'améliorations

(voir objectif 2). Les offices pilotes seront sélectionnés sur le principe de la diversité. Des groupes de travail seront alors organisés de façon à cartographier les processus simplifiés et harmonisés qui seront utilisés pour développer des outils informatiques. La mise en œuvre réussie sera progressivement élargie à tous les offices de brevets intéressés. Un portail national de gestion des taxes annuelles afférentes aux brevets européens délivrés pourrait également être envisagé.

Les activités de coopération conçues pour renforcer les compétences de base et les compétences non techniques seront développées par l'intermédiaire de l'Académie des brevets de l'OEB. Une consultation annuelle des États membres sera lancée pour s'assurer que l'Office est en mesure de répondre aux besoins identifiés. Cette consultation sera organisée autour de domaines thématiques tels que la recherche, les outils, l'EEQ, les questions de transfert de technologies, la langue, la protection des données et la qualité.

CA/65/19 f 76/128 2019-6627

Le partage des tâches et des outils sera aussi abordé dans le cadre des activités de coopération. Des discussions porteront notamment sur les fonctionnalités et les données d'EPOQUE et d'Ansera. Seront également abordés le partage des tâches liées à la CPC ainsi que les accords de recherche entre l'OEB et les États membres dans le cadre desquels les demandeurs nationaux pourraient obtenir un rapport de recherche et une opinion écrite de l'OEB à moindre coût. La politique applicable aux accords de recherche sera révisée et rendue plus attractive pour les États membres de l'OEB. En parallèle, l'OEB pourrait soutenir davantage les activités de promotion, de recherche et de transfert de technologies des ONB, notamment grâce à un programme "Pan-European SEAL" de deuxième génération (voir objectif 1).

Un programme de convergence des pratiques administratives sera lancé afin de réduire les coûts pour les utilisateurs lorsqu'ils sont en contact avec plusieurs administrations européennes des brevets. Ce programme sera développé sur la base des bonnes pratiques, à la suite d'une vaste consultation des États membres et des utilisateurs. Lors de la sélection des groupes de travail, il conviendra de trouver un juste équilibre entre la représentation nécessaire des ONB et des utilisateurs et l'efficacité opérationnelle requise pour obtenir des résultats sûrs. Le programme sera volontaire et visera à trouver un consensus exprimé par des communications communes sur les questions de droit procédural et de droit matériel des brevets après consultation et accord des organes de gouvernance de l'OEB.

Les principes et modalités de cette nouvelle politique de coopération sont exposés dans un document de réflexion qui a reçu un très large soutien des États membres de l'OEB lors d'une réunion à ce sujet qui s'est tenue à Kilkenny les 13 et 14 mai 2019 (cf. Annexe).

CA/65/19 f 77/128 2019-6627

Initiative-clé 5 : Élargir le système du brevet européen et l'impact du réseau

L'attrait du système européen réside tant dans la qualité des produits et services fournis que dans la couverture géographique. La couverture géographique de la recherche, de l'opinion écrite et de l'examen de l'OEB s'étend non seulement à ses États membres, mais aussi aux pays qui bénéficient d'un accord d'extension (en Europe) ou de validation (hors de l'Europe). Grâce à une procédure unique de recherche et d'examen de haute qualité, les inventions peuvent aujourd'hui être protégées jusque dans 44 pays par des brevets obtenus de l'OEB. Il est donc de l'intérêt stratégique de l'OEB d'étendre cette couverture, par des accords, partenariats, coopérations techniques et, plus important, par l'exportation de normes de qualité européennes harmonisées.

L'OEB mettra donc en place et renforcera un nouveau cadre basé sur trois modèles potentiels de coopération : accords de validation, accords de partenariat renforcé et coopération technique.

L'OEB privilégiera activement les accords de validation comme mode stratégique le plus avancé de coopération avec les États non membres. Les offices nationaux des brevets des États autorisant la validation et l'OEB coopéreront dans des conditions proches de celles des États membres. Ces pays seront le choix prioritaire lors de la poursuite de la coopération bilatérale internationale.

Grâce à des accords de partenariat renforcé, l'Office cherchera à améliorer l'efficacité en évitant en premier lieu que l'office partenaire ne répète inutilement le travail, et ce grâce à la réutilisation des résultats obtenus par l'OEB. La réutilisation des résultats contribuera également à la délivrance de brevets de meilleure qualité et libérera au sein de l'office partenaire des capacités au soutien de son système d'innovation. S'agissant des accords de partenariat renforcé et des accords de validation, l'OEB continuera à promouvoir une approche régionale ainsi que des initiatives visant à réutiliser les travaux de recherche et d'examen.

La coopération technique visera à renforcer la couverture des données brevet de l'OEB grâce à l'initiative Qualité à la source, à élargir le réseau PPH pour favoriser la réutilisation des travaux de recherche et d'examen et à étendre l'utilisation de la classification coopérative des brevets (CPC) dans le monde. Concernant plus spécifiquement la CPC, les actions envisagées comprendront le suivi et l'amélioration continus de la qualité de la classification réalisée par les offices participants. Cela inclura l'organisation de formations et de cours d'apprentissage à distance.

CA/65/19 f 78/128 2019-6627

Les résultats obtenus dans le cadre du projet pilote IP5 de recherche et d'examen en collaboration seront évalués afin de déterminer si cette possibilité peut être étendue. Le dossier mondial, à savoir le projet phare IP5 de partage du travail, sera consolidé par la création de nouvelles fonctionnalités et l'élargissement de la couverture des données par un lien étendu à WIPO CASE.

En parallèle, l'Office s'efforcera d'harmoniser et de faire converger les pratiques au sein d'IP5. L'Office identifiera les pratiques divergentes restantes dans le droit procédural et matériel des brevets, en tenant compte des résultats précédemment obtenus dans le cadre d'IP5 et de la coopération tripartite. L'Office continuera à travailler étroitement avec l'industrie dans le cadre de la coopération tripartite et à soutenir ses efforts visant à trouver une solution acceptable par toutes les parties sur les cinq priorités identifiées concernant l'harmonisation du droit matériel des brevets. Dans les domaines stratégiques des inventions mises en œuvre par ordinateur et des inventions liées aux biotechnologies, des études comparatives seront lancées, qui permettront d'harmoniser les pratiques au profit des utilisateurs.

À l'avenir, l'OEB aidera à définir la prochaine série de priorités pour le panel d'experts IP5 travaillant à l'harmonisation des brevets, sans jamais perdre de vue les intérêts de l'industrie européenne. Dans l'ensemble, le principal objectif consiste à promouvoir la création de normes internationales, basées sur l'alignement obtenu grâce à la coopération tripartite et IP5.

Vu que les droits de PI regroupés sont utilisés par l'industrie, l'Office cherchera à promouvoir des synergies entre TM5, ID5 et IP5. Cela pourrait en fin de compte mener à une refondation de TM5, ID5 et IP5 dans un même cadre, tout en respectant les spécificités opérationnelles et politiques de chacun de ces droits de PI. Des activités et projets communs pourraient alors être lancés, générant de fortes synergies entre les partenaires et d'importantes réductions en termes de coûts, de temps et de ressources.

Enfin, l'Office mettra en place et soutiendra des initiatives visant à améliorer la qualité des produits et services PCT. Il portera une attention particulière aux groupes de travail et d'étude PCT, comme le groupe d'étude de l'OMPI sur la documentation minimale PCT. Cela renforcera les exigences que les autorités internationales doivent respecter lors de la réalisation de recherches internationales. L'Office facilitera l'intégration d'une pratique commune sur l'unité d'invention dans les directives PCT, d'après la méthodologie récemment validée par les offices IP5.

CA/65/19 f 79/128 2019-6627

Goal 5 – Consolider la pérennité

Introduction

Un personnel engagé, la transformation numérique, une procédure efficace de délivrance des brevets et une coopération internationale à fort impact sont les fondements d'un OEB pérenne. Des investissements sont nécessaires dans chacun de ces domaines afin que l'Office dispose d'une infrastructure moderne capable de fournir les produits et services nécessaires pour le secteur dynamique de l'innovation et un système de brevets efficace en Europe.

L'OEB doit sécuriser les investissements proposés dans le présent plan stratégique grâce à un ensemble de mesures complémentaires qui consolideront ses perspectives à long terme. Les structures visant à garantir une gouvernance politique et interne efficace seront renforcées. Une plus grande transparence et une obligation plus stricte de rendre compte contribueront à la surveillance rigoureuse nécessaire pour un établissement public. La responsabilité sociétale interne et environnementale sera accrue pour s'assurer que les ressources de l'OEB seront consacrées aux améliorations au sein de la société en général. Enfin, la pérennité financière de l'OEB doit être assurée à long terme pour garantir son existence même comme pilier central du système du brevet européen. En y parvenant, nous garantirons que les mesures prises dans le cadre des objectifs précédents donneront des résultats supérieurs à la simple somme de chacune d'elles et que toutes les parties prenantes pourront s'appuyer pendant les décennies à venir sur un office de PI solide et efficace pour l'Europe.

La gouvernance interne et politique sera renforcée (initiative-clé 1). La gouvernance politique de l'Organisation européenne des brevets est définie dans la CBE selon un schéma classique de séparation des pouvoirs : les pouvoirs législatifs et de surveillance sont confiés au Conseil d'administration tandis que le pouvoir judiciaire revient aux chambres de recours et le pouvoir exécutif à l'Office. Il est de la responsabilité de tous de s'assurer à tout moment que ce principe fondamental de bonne gouvernance est compris et appliqué.

CA/65/19 f 80/128 2019-6627

Concernant la gouvernance interne, l'efficacité peut encore être améliorée. À cette fin, l'Office transposera sa vision, sa mission et ses valeurs, qui ont été déclinées en cinq objectifs stratégiques et en initiatives clés du plan stratégique, dans des programmes et projets bien organisés. Ces projets seront clairement définis dans un programme annuel de travail coordonné par un bureau de gestion des projets (PMO). Ce dernier sera intégré dans un service de gouvernance qui garantira une plus grande cohérence avec la mise en œuvre du plan stratégique. Le travail de ce service aidera aussi à illustrer auprès de tous les agents comment la stratégie est appliquée aux opérations quotidiennes et dans quelle mesure leurs performances jouent un rôle déterminant pour la réussite globale de l'Office, ce qui, en retour, renforcera le sentiment d'appartenance et conférera une motivation nouvelle.

À l'avenir, nous étudierons également nos processus et nous nous assurerons qu'ils demeurent efficaces. Nous repenserons notre façon de travailler en cartographiant et révisant nos processus et en les alignant sur les meilleures normes. Nous serons ainsi plus efficaces et créerons une culture de l'amélioration continue grâce à une gestion optimisée de nos processus.

Nos utilisateurs doivent également être confiants quant à la capacité de l'OEB à résister aux éléments susceptibles de provoquer une interruption de ses services. L'Office renforcera pour cela sa capacité à repousser les menaces pesant sur l'intégrité de ses systèmes et à éviter les perturbations éventuelles en appliquant à l'échelle de l'Office une politique de continuité des activités et de gestion des crises fondée sur un registre des risques internes. Notre gestion financière doit pouvoir être traçable et l'on doit pouvoir en rendre compte, tout en laissant plus d'autonomie aux services concernés. À cet égard, nous réexaminerons et améliorerons les rapports sur l'évolution de nos KPI financiers, notamment l'indice du coût unitaire. Un plan d'achats annuel et pluriannuel tirera également parti d'un environnement d'achat plus compétitif tout en évitant à l'avenir de recourir toujours aux mêmes fournisseurs (initiative-clé 2).

Les attentes sociétales en termes de transparence et d'obligation de rendre compte ont fortement augmenté depuis 40 ans à l'égard des organismes publics. Les autorités publiques ont le devoir d'expliquer non seulement ce qu'elles tentent de réaliser, mais comment elles s'y prennent, quels sont les progrès réalisés et les moyens de contrôle mis en place pour garantir une gestion responsable des précieuses ressources publiques.

CA/65/19 f 81/128 2019-6627

Un portail de la transparence et un registre des exceptions fourniront aux parties intéressées des informations directes sur le fonctionnement de l'Office ainsi que des rapports réguliers sur le résultat des réunions de nos organes de gouvernance et de notre direction. Notre code de conduite sera revu ainsi que nos directives en matière de protection des données et d'enquêtes pour s'assurer qu'elles demeurent parmi les plus rigoureuses au niveau international (initiative-clé 3).

En tant qu'établissement public responsable, l'OEB a la responsabilité et l'opportunité d'utiliser ses ressources pour générer des impacts positifs supplémentaires sur la société, l'environnement et les villes qui l'ont accueilli. L'Office prendra donc des initiatives pour sa pérennité qui lui permettront d'honorer ces responsabilités et contribueront à renforcer la position du secteur de l'innovation. En parallèle, nous avons tous la responsabilité de prendre part à l'élaboration d'un environnement plus sain et plus vert. L'Office délivre tous les jours des brevets pour des inventions orientées vers la protection de l'environnement, mais il peut aussi y prendre part plus directement. Nous évaluerons ainsi les mesures susceptibles de limiter l'empreinte de l'OEB sur l'environnement et aspirerons à atteindre de nouveaux niveaux en matière de durabilité environnementale (initiative-clé 4).

Enfin, l'Office doit assurer sa propre pérennité financière s'il souhaite continuer à fournir les produits et services de haute qualité demandés par ses utilisateurs. L'une des forces de l'Office réside dans son statut d'organisation autofinancée qui lui permet de planifier son avenir avec efficacité grâce à son expertise interne et externe. Associée à un rapport sur la pérennité générale, cette évaluation financière exhaustive des scénarios financiers potentiels à long terme garantira que l'OEB sera le mieux placé pour contrôler son destin et soutenir davantage un système dynamique du brevet européen (initiative-clé 5).

Enfin, l'OEB doit être vigilant, comprendre correctement les changements qui surviennent dans le paysage des brevets en constante évolution et garantir l'efficacité et la pérennité pour l'avenir. Tandis que le plan stratégique est tourné vers la pérennité de l'Office, l'évaluation des données et de l'information brevets faite par l'OEB récemment a déjà montré que les évolutions des technologies et du système de brevets peuvent survenir souvent et rapidement. On peut citer comme exemple de changement rapide l'avènement de la quatrième révolution industrielle (4RI), qui a conduit à une augmentation soudaine des demandes de brevets pour ces technologies, lesquelles ont même le potentiel d'influencer significativement la procédure de délivrance des brevets en tant que telle.

CA/65/19 f 82/128 2019-6627

Afin de suivre ces changements, l'OEB créera ainsi un observatoire à Munich en étroite coopération avec toutes les parties prenantes. Cet observatoire apportera à l'OEB et à un vaste éventail de parties prenantes de son réseau une compréhension actualisée et l'avis d'experts sur les évolutions du secteur de l'innovation et du paysage des brevets. Armés de ces connaissances, l'OEB et ses partenaires seront mieux placés pour s'adapter efficacement aux développements en cours, anticiper les changements à l'avenir et prendre les mesures qui garantiront pour longtemps la pérennité de l'Office et du système des brevets (Initiative-clé 6).

Initiative-clé 1 : Renforcer la gouvernance

Une gouvernance politique qui fonctionne correctement est fondamentale pour l'Organisation européenne des brevets et son indépendance en tant qu'organisation internationale. L'Office reconnaît le besoin de soutenir le Conseil d'administration dans l'exercice de ses fonctions législatives et de surveillance. S'agissant des questions complexes et sensibles, l'Office ne soumettra pas à l'approbation une seule option, mais un ensemble d'options possibles. Chacune d'entre elles fera l'objet d'une évaluation d'impact en fonction des meilleures pratiques institutionnelles et d'un avis extérieur si nécessaire. Des conseils extérieurs supplémentaires seront sollicités si nécessaire en étroite coopération avec le Président du Conseil d'administration et avec le Président de l'Office. En outre, le secrétariat du Conseil sera situé dans la direction générale chargée des affaires juridiques et internationales et recevra le soutien de cette dernière, conformément aux meilleures pratiques. Un mémorandum d'accord entre le Président du Conseil d'administration et le Président de l'Office pourrait définir les modalités de fonctionnement du secrétariat du Conseil.

CA/65/19 f 83/128 2019-6627

Les chambres de recours, y compris la Grande Chambre de recours, statuent en dernier ressort au titre de la CBE. Du fait de la grande spécialisation des chambres de recours, leur jurisprudence a une incidence sur les décisions des juridictions nationales et contribue à façonner les discussions en Europe et en dehors sur les questions de droit. Au cours des dernières années, l'OEB s'est efforcé de renforcer l'efficacité et la perception d'indépendance des chambres de recours. Après deux tentatives de réforme infructueuses en 1995 et en 2004, l'Organisation a adopté en 2016 une réforme structurelle des chambres de recours dans le cadre existant de la CBE. La réforme a couvert plusieurs aspects importants. Ainsi, afin de renforcer l'autonomie organisationnelle des chambres de recours en tant que juridiction indépendante, certaines compétences du Président de l'Office ont été transférées au Président des chambres de recours, dont la fonction a été créée. En outre, un organe spécialisé composé de juges nationaux expérimentés a été institué afin de soutenir le suivi de l'efficacité et de l'indépendance des chambres de recours.

Sous la houlette du nouveau Président des chambres de recours, un large éventail de mesures a été adopté afin de mettre en œuvre la réforme. En particulier, un système complet d'évaluation des performances a été mis en place pour les membres et les présidents des chambres de recours, et une révision approfondie du règlement de procédure des chambres de recours est en cours. On pourrait envisager de conférer aux chambres de recours une plus grande autonomie organisationnelle, par exemple via un mémorandum d'accord entre le Président de l'Office et le Président des chambres de recours portant sur les modalités du soutien apporté par les services de l'Office aux chambres de recours.

En interne, une organisation durable visant l'excellence doit pouvoir transposer sa vision, sa mission et ses valeurs en objectifs stratégiques et initiatives clés, puis en activités opérationnelles quotidiennes. Il est essentiel que le personnel comprenne comment ses actions, son énergie et ses performances influencent les résultats à long terme de leur organisation.

Sur la base du plan stratégique et de ses objectifs, l'Office élaborera un programme de travail annuel, comprenant un plan annuel des effectifs et un budget, qui sera soumis au Conseil d'administration. Les rapports d'activité de l'Office seront donc basés sur ce programme de travail annuel, ce qui garantira la cohérence des activités stratégiques et opérationnelles.

CA/65/19 f 84/128 2019-6627

La mise en œuvre de toutes les activités du programme nécessite une approche orchestrée par une fonction de gouvernance qui allie performance, qualité ainsi que risques et avantages. Pour transformer son approche stratégique en approche opérationnelle, l'OEB a l'intention de constituer un bureau de gestion des projets (PMO) qui sera intégré dans le service de gouvernance (CGS) et qui coordonnera la mise en œuvre du plan stratégique. Il introduira et gérera les changements de façon ordonnée, en utilisant des processus de gestion des projets, et il sera essentiel pour faciliter la mise en œuvre du plan stratégique en parallèle des activités quotidiennes de l'Office. Le CGS / PMO réunira différents domaines de l'organisation afin de travailler sur des sujets spécifiques et d'exploiter les énergies positives.

L'intégration et le suivi de tous les indicateurs de performance clé associés à la mise en œuvre du plan stratégique permettront aussi une surveillance continue. Des KPI stratégiques spécifiques seront développés afin d'aider la direction et les organes de gouvernance à suivre les progrès et à exercer leur fonction de direction et de gouvernance de l'organisation. Une Balanced Score Card du plan stratégique aidera également à aligner les mesures du plan sur d'autres KPI opérationnels.

Initiative-clé 2 : Améliorer l'efficacité des processus

Le chemin menant à l'excellence visée par l'OEB est long. Ce faisant, nous devons constamment analyser notre façon de travailler. Des processus bien définis et mesurés sont nécessaires pour définir une base de référence à partir de laquelle l'OEB peut améliorer ses performances en termes de qualité et d'attentes des utilisateurs, garantir des résultats homogènes dans tout l'Office et évoluer de façon continue jusqu'à l'excellence.

Pour y parvenir, l'Office a introduit la norme ISO9001 dans ses activités principales et vise désormais à étendre la certification ISO à tous les autres domaines de l'Office. L'expérience positive acquise par la gestion de la qualité selon la norme ISO9001 sera étendue à l'informatique, au droit des brevets, à l'administration générale, aux finances, aux ressources humaines et à d'autres domaines importants qui devront être régis par l'ISO9001.

CA/65/19 f 85/128 2019-6627

En parallèle, l'Office étudiera l'éventuelle mise en place d'autres normes ISO1, telles que la norme ISO30401 sur la gestion des connaissances, afin de mettre en œuvre une culture holistique de la gestion parfaitement alignée sur les meilleures pratiques des systèmes de contrôle interne public de l'UE. La gouvernance interne, actuellement fragmentée entre l'ISO9001 et l'EMAS, sera regroupée au sein d'un système de gestion intégrée, favorisant une culture de l'amélioration continue. Ce système garantira que l'administration de l'Office restera agile et efficace.

Afin d'identifier le risque d'exposition de l'OEB à des menaces internes et externes, l'OEB mettra en place à l'échelle de l'Office un système de gestion de la continuité des activités (SGCA) basé sur la politique de continuité des activités en fonction des risques. Ce système, qui couvrira toutes les unités opérationnelles, garantira notre capacité à réagir efficacement aux menaces et perturbations, et à exercer nos fonctions. Il consolidera en outre la réputation de l'Office comme organisation sûre et stable, résistante aux menaces externes. Des procédures seront mises en place pour l'exercice, le maintien et l'analyse des plans, et des mesures telles que des campagnes de sensibilisations garantiront que ce système sera intégré dans la culture de l'OEB. Un registre des risques internes permettra de concentrer sur ces risques le niveau d'attention souhaité.

1 Sont à l’étude les normes de Gestion de la continuité des activités (ISO22301), Management des risques (ISO31000), Résilience organisationnelle (ISO22316), Sécurité informatique (ISO27001), Gestion des installations (ISO41001), Santé et sécurité au travail (ISO45001), Traitement des réclamations (ISO10002).

CA/65/19 f 86/128 2019-6627

En tant qu'établissement public autofinancé, il est impératif que l'OEB bénéficie d'une gestion saine de ses finances. Il prendra des mesures pour renforcer, en son sein, la culture de la responsabilité et de l'obligation de rendre compte. Plus particulièrement, une approche plus décentralisée permettra aux responsables opérationnels à tous les niveaux de l'Organisation de suivre le budget de plus près. Ce budget sera structuré selon les domaines opérationnels (DG, PD, etc.) et avec des KPI financiers, tel que l'indice du coût unitaire bien établi. On s'attend à ce que ces améliorations déclenchent des ajustements au niveau des réglementations financières actuelles, dans le but plus particulièrement d'éliminer des dispositions obsolètes datant de la création de l'Office.

Les bases des coûts et des recettes seront alignées, ce qui permettra une interprétation simplifiée et plus pertinente de la situation financière de l'OEB. Cela offrira également l'opportunité de réviser la méthode utilisée pour le calcul de l'indice du coût unitaire, afin de refléter plus précisément les produits actuels et attendus, tout en introduisant des rapports plus fréquents, sur une base trimestrielle. Des KPI spécifiques seront aussi envisagés pour la surveillance financière d'activités particulières telles que la coopération et l'Académie européenne des brevets.

L'Office élaborera des plans d'achats annuels et pluriannuels pour mieux planifier et effectuer l'ensemble des achats importants. Les processus d'appels d'offres publics seront davantage utilisés, conformément aux pratiques du secteur public. Un environnement d'achat plus compétitif évitera de recourir toujours aux mêmes fournisseurs.

CA/65/19 f 87/128 2019-6627

Initiative-clé 3 : Améliorer la transparence et l'obligation de rendre compte

Améliorer sa transparence est pour l'Office l'un des moyens les plus efficaces de garantir son obligation de rendre compte à ses parties prenantes. En développant ses communications vers l'extérieur afin de fournir des informations essentielles à différents publics, l'Office mettra en place une politique de la documentation visant à faciliter l'accès du public aux documents sur un portail convivial de la transparence. Un registre des exceptions sera également créé pour aider à identifier les problèmes lorsque les exigences n'ont pas été remplies dans le domaine des finances et des achats. De cette façon, l'Office pourra prendre les mesures correctives requises pour éviter ces situations à l'avenir, grâce à la formation ou à l'amélioration du cadre réglementaire.

L'Office soumettra régulièrement des rapports sur ses activités aux organes de gouvernance et aux comités, par exemple au Comité "Droit des brevets" et au Comité "Soutien technique et opérationnel".

La base de données actuelle MICADO, dans laquelle la documentation pertinente est mise à la disposition du Conseil d'administration, sera améliorée pour garantir une meilleure utilisation, une communication efficace et un processus de décision plus fluide. Une étude de faisabilité examinera également la possibilité qu'elle devienne une plateforme centrale pour les projets de coopération.

Les menaces et attaques se multipliant au cours des dernières années, des politiques sûres et fiables de protection des données associées à des mesures efficaces de cybersécurité sont devenues de plus en plus importantes. Pour garantir la sécurité systématique des données à caractère personnel, il est important de connaître les données traitées, pourquoi elles le sont et sur quelles bases. L'Office continuera d'étudier les bonnes pratiques et les normes de l'UE en particulier pour élever les normes de ses politiques établies de longue date en matière de protection des données et accroître la confiance des utilisateurs de l'OEB dans l'intégrité des politiques et capacités de l'OEB en la matière. Des audits périodiques garantiront à tout moment la conformité, renforceront la confiance et sensibiliseront les parties prenantes aux questions relatives à la protection des données. Les réglementations internes applicables aux enquêtes seront également révisées pour s'assurer qu'elles sont toujours adaptées, notamment en ce qui concerne le droit d'être entendu, le droit d'être informé et la protection des données.

CA/65/19 f 88/128 2019-6627

L'Office actualisera son code de conduite pour fournir à son personnel et à sa direction un guide pratique expliquant comment les valeurs fondamentales peuvent faire partie intégrante de ce que nous faisons au quotidien. Afin de mieux faire connaître les problèmes associés à l'éthique, à la conformité et à l'intégrité, l'Office alignera sa gestion de la conformité sur les bonnes pratiques internationales. Une politique de tolérance zéro sera appliquée en matière de fraude et de malhonnêteté afin de promouvoir une culture antifraude.

Initiative-clé 4 : Diffuser une culture de la durabilité

Les questions environnementales et sociales sont essentielles pour une organisation qui vise à fonctionner sur le principe d'une durabilité responsable. Une politique efficace en la matière peut aider l'OEB à jouer son rôle d'établissement public responsable en utilisant ses ressources dans le but de générer des bénéfices pour les citoyens locaux et pour la société d'une manière générale. Ces politiques attirent également de nouveaux talents et font naître un sentiment de fierté et d'appartenance chez le personnel. C'est pourquoi l'Office intégrera les actions pour l'environnement et la durabilité dans son plan stratégique.

Des objectifs clairs et ambitieux à l'échelle de l'Office seront définis de façon à s'assurer que celui-ci réduit au maximum son empreinte sur l'environnement. L'Office continuera de conduire des audits environnementaux rigoureux via le système de management environnemental et d'audit EMAS, qui fournit un cadre efficace pour évaluer, gérer et améliorer en permanence la performance environnementale de l'Office. Des objectifs seront définis concernant l'empreinte carbone, la consommation d'énergie, la consommation de papier, l'élimination du plastique et les émissions de CO2 dues aux transports aériens. Des mesures spécifiques contribuant à ces objectifs seront prises et complétées par des campagnes de sensibilisation au sein de l'Office. À cet égard, l'Office réfléchira en particulier à la manière dont il peut contribuer davantage à la réalisation des objectifs environnementaux à long terme de l'Accord de Paris 2015. Tous nos locaux, qu'ils soient neufs, rénovés ou modernisés, appliqueront les normes les plus strictes de durabilité pour réduire l'empreinte sur l'environnement. S'agissant des nouveaux bâtiments, la meilleure certification environnementale deviendra la référence.

CA/65/19 f 89/128 2019-6627

La durabilité environnementale sera également mise en avant par l'OEB grâce à des biens et services respectueux de l'environnement acquis auprès des fournisseurs externes. De plus, l'Office intégrera des mesures mieux adaptées aux PME, comme un accès facilité aux informations ou la simplification de la documentation exigée pour les appels d'offres.

L'OEB développera des partenariats locaux pour intégrer davantage la communauté locale, y compris les autorités locales et les universités, les ONG et les associations culturelles et sportives. Des événements et des actions seront mis sur pied dans ces domaines pour soutenir les campagnes de sensibilisation sur des sujets liés à l'innovation et la créativité. La participation du personnel y sera encouragée. Des campagnes de promotion et des ateliers internes réguliers seront organisés pour sensibiliser le personnel à toutes les initiatives de responsabilité sociale afin d'optimiser leur impact et obtenir une plus grande mobilisation du personnel. Ces actions seront, si possible, étroitement coordonnées avec le réseau des Amicales de l'OEB.

CA/65/19 f 90/128 2019-6627

Un réseau des personnes nominées et des gagnants des précédentes éditions du Prix de l'inventeur européen encouragera l'intérêt porté à l'innovation et la créativité, notamment auprès d'élèves européens, qui seront les inventeurs de demain. Une étude de faisabilité sera réalisée concernant la création d'un prix similaire pour les étudiants.

Initiative-clé 5 : Assurer la pérennité financière

La pérennité financière est un prérequis à l'existence d'une organisation autofinancée telle que l'OEB. Ce n'est qu'en restant financièrement autonome que l'OEB développera ses activités, investira continuellement dans l'amélioration des outils et services qu'il propose aux utilisateurs, renforcera la confiance des parties prenantes dans la gestion saine de l'Office et garantira le financement d'un régime de prestations sociales suffisamment attractif pour son personnel hautement qualifié. En résumé, l'OEB doit fermement contrôler sa pérennité financière s'il veut rester maître de son avenir et défendre un système efficace du brevet européen.

Quelques années seulement après le début de son fonctionnement, l'OEB a pu s'autofinancer sans aucune aide des États membres. Son développement réussi depuis plusieurs décennies a permis de générer des ressources financières suffisantes grâce auxquelles il finance ses activités, projets et dépenses sociales. Cependant, de nouvelles normes comptables plus rigoureuses adoptées au milieu des années 2000 ont révélé que l'Office risquait fort de ne plus pouvoir financer l'ensemble de ses engagements à long terme, notamment ses obligations de pensions.

Une première étude financière externe, publiée en 2011, est parvenue à la nette conclusion que l'Office serait confronté à de graves difficultés financières à l'avenir, si un certain nombre de tendances négatives n'étaient pas corrigées. Au cours des années suivantes, la direction et le personnel de l'Office ont su mettre en place un programme complet de réformes, afin de traiter entre autres choses les défaillances structurelles, l'augmentation des coûts fixes et les fonds propres négatifs. Les résultats ont fait l'objet d'une seconde étude externe en 2016, qui a évalué les progrès de l'Office et confirmé que celui-ci avait réussi à générer des résultats supérieurs à ceux initialement suggérés dans l'étude 2011. Il a en outre dégagé des excédents de trésorerie importants et réguliers. L'OEB est notamment parvenu à injecter ces dernières années plus de 1 milliard d'euros (EUR) dans les Fonds de réserve pour pensions.

CA/65/19 f 91/128 2019-6627

Dans un environnement financier en rapide mutation, la direction de l'Office doit donner et continue de donner la priorité à l'évaluation et la surveillance régulières de l'évolution de la couverture de ses coûts et de sa capacité d'autofinancement de ses activités et futures responsabilités. Une nouvelle étude financière a été commandée en 2019 et publiée pour fournir à toutes les parties prenantes l'évaluation de la pérennité de l'Office sur la base d'une anticipation des difficultés, des fonds propres, des engagements à long terme, des évolutions des coûts et des menaces potentielles pour les recettes de l'Office. Cette vision indépendante des 20 prochaines années constitue une occasion pour toutes les parties prenantes du système du brevet européen de faire le point et de contribuer à son futur développement.

Les résultats détaillés de l'étude ont été clairement communiqués à toutes les personnes concernées. La direction de l'OEB, son personnel et les représentants du personnel, mais aussi le Conseil d'administration et les États membres ont été pleinement informés de la méthodologie, des scénarios financiers utilisés et des conclusions tirées par le consultant.

• Les versements de pensions tripleront d'ici 2038 et les engagements au titre des prestations ne seront pas complètement couverts par les réserves de liquidités en 2038. Des contributions supplémentaires comprises entre 1,6 milliard d'euros et 4,8 milliards d'euros (en termes réels) seront nécessaires pour disposer de niveaux de financement suffisamment élevés, en plus des réserves déjà mises de côté.

CA/65/19 f 92/128 2019-6627

• Le financement des prestations présente un déficit important qu'il convient de résorber.

Selon le scénario, ce déficit de financement entre les actifs requis et les actifs disponibles, qu'il convient de couvrir pour toutes les prestations futures et cumulées à verser à compter de 2038, est compris entre 3,8 milliards d'euros et 8,3 milliards d'euros (en termes réels).

• L'OEB ne peut pas compter sur son flux de trésorerie d'exploitation pour résorber le déficit de financement des prestations. Les dépenses augmentent plus vite que les recettes, ce qui réduira considérablement les flux de trésorerie à l'avenir.

• Une fenêtre d'action limitée dans le temps est ouverte maintenant, tant que le flux de trésorerie de l'OEB est suffisamment élevé. La probabilité que les rendements des actifs puissent intégralement couvrir les versements futurs et cumulés au titre des prestations est de 40 %. Cette probabilité serait même de 66 % si l'on appliquait un taux d'actualisation plus prudent à l'évaluation.

• L'OEB a une meilleure maîtrise de la gestion de sa structure des coûts à long terme que de ses recettes. Une augmentation des recettes, qui est influencée par les parties prenantes telles que les États membres, offre peu de marge de manœuvre. L'OEB a une meilleure maîtrise des leviers de réduction des coûts, qui offrent la possibilité de mieux répondre à ses obligations futures par le biais d'une gestion prudente des coûts.

• L'OEB dispose d'un éventail de mesures potentielles pour relever ce défi financier. Il convient de prendre des mesures appropriées pour réduire le déficit de financement des prestations, pour augmenter l'excédent de liquidités disponibles ou pour réaliser ces deux objectifs de manière combinée.

Afin de sécuriser son avenir financier, l'Office implique toutes les parties prenantes dans une discussion globale basée sur les faits et les recommandations de cette étude financière. Une série de groupes de discussion a été mise en place avec une composition représentative des agents. Les premières réunions ont eu lieu afin d'évaluer les recommandations et de contribuer à l'élaboration de mesures possibles en faveur de notre pérennité financière.

En faisant intervenir un large éventail d'acteurs, nous nous assurerons que chaque action nécessaire répond à un certain nombre de critères. Tout d'abord, toute mesure proposée sera transparente et s'accompagnera d'une explication exhaustive de ce qui doit être fait et pourquoi. Ensuite, elles seront proportionnées et équitables et répondront au niveau d'action approprié pour le résultat visé. Enfin, les mesures s'appuieront sur le principe de l'effort partagé, et pour finir, elles seront si possible mises en œuvre progressivement. En outre, toute proposition soumise au Conseil d'administration inclura des dispositions, telles que des mesures transitoires, qui donneront au personnel de l'OEB suffisamment de temps pour prendre des décisions en connaissance de cause et dans les délais.

CA/65/19 f 93/128 2019-6627

Initiative-clé 6 : Mesurer et évaluer les développements apportés au système de PI en faisant intervenir les parties prenantes

Ces dernières années, les parties prenantes de l'ensemble du système du brevet européen ont demandé la mise en œuvre d'une approche factuelle pour mesurer l'impact de la PI. Dans le passé, des études ont été réalisées et coréalisées afin d'évaluer précisément l'impact de la PI sur la croissance économique, y compris sur les exportations et l'emploi, et sur les modes d'utilisation de la PI par les différents acteurs, dont les universités ou les petites et moyennes entreprises.

Ces rapports ont été bien accueillis par diverses parties prenantes. Les études ont permis aux décideurs politiques de comprendre comment mieux soutenir l'utilisation efficace de la PI, tandis que les PME et autres entreprises ont mieux compris comment optimiser les avantages d'un portefeuille de brevets. L'OEB lui-même a tiré parti d'une meilleure compréhension des développements en cours qui l'ont aidé à développer de nouvelles capacités, processus et projets. Toutefois, pour s'assurer que les analyses et rapports évaluent tous les développements dans le système du brevet européen et le secteur de l'innovation, il est nécessaire de prendre en compte les avis et les contributions d'un éventail plus large de parties prenantes.

CA/65/19 f 94/128 2019-6627

Afin de répondre à ces besoins, l'OEB créera un observatoire. Ce dernier représentera une plateforme inclusive qui regroupera les parties prenantes publiques et privées de la société civile afin de discuter et débattre des développements en matière d'innovation et de brevets.

Cet observatoire sera également chargé de mesurer et d'évaluer les développements dans le système de PI. Il offrira une compréhension plus fine et plus précise des nouvelles tendances et technologies en matière de PI afin d'aider l'ensemble des parties prenantes et des décideurs à prendre les décisions qui optimiseront l'impact positif du système des brevets sur le secteur de l'innovation et la société dans son ensemble.

CA/65/19 f 95/128 2019-6627

L'observatoire répondra au besoin d'études, de rapports et d'analyses empiriques mieux coordonnés, qui sont nécessaires pour fournir aux parties prenantes une évaluation précise du système de PI actuel. Ceci est devenu de plus en plus important à la lumière d'évolutions telles que la forte augmentation des dépôts de brevets dans le monde depuis le début du 21e siècle ou la quatrième révolution industrielle. L'impact des technologies 4RI sur la PI elle-même doit être compris, de même que les obstacles à la commercialisation des droits de PI.

D'autres sujets pressants qui concernent notre société, comme la biotechnologie, la normalisation et les technologies propres, doivent aussi être abordés par l'observatoire. Il servira également de plateforme de consultation des parties prenantes pour de nouveaux produits et services envisagés par l'OEB et coopérera avec des structures et organisations similaires pour créer des synergies et éviter une répétition inutile du travail.

L'observatoire servira de plateforme du REB pour les analyses économiques et technologiques et soutiendra les activités des ONB et des agences et organisation européennes et internationales dans ce domaine, afin d'éviter une répétition inutile des efforts et de créer des synergies. Au sein de l'observatoire, des groupes et plateformes de discussion et de consultations réunissant les États membres et des associations d'utilisateurs seront mis en place, en s'appuyant sur les bonnes pratiques, afin de mettre les utilisateurs et autres parties prenantes à l'avant-garde des débats sur les avancées de la PI.

En règle générale, l'observatoire de l'OEB apportera une compréhension complète et plus approfondie des sujets importants qui aideront l'OEB, le réseau européen en matière de brevets et les autres acteurs à comprendre les développements réalisés et à se préparer à relever les défis de demain. Il contribuera ainsi à garantir la pérennité de l'Office et du système de brevets.

CA/65/19 f 96/128 2019-6627

Annexes

Résumé des contributions des parties prenantes pour le Plan stratégique

Feedback des agents

Les thèmes ci-dessous représentent les éléments récurrents les plus fréquemment rencontrés dans les avis donnés par les agents lors de leurs entretiens individuels avec le Président de l'Office, dans les contributions écrites à l'issue de ces entretiens ou dans les commentaires envoyés à une boîte aux lettres réservée au personnel.

Informatique – Les agents sont préoccupés parce que les outils informatiques actuellement déployés à l'OEB ne répondent pas aux besoins du personnel. Deux observations fréquentes sont que l'environnement informatique est trop complexe et comporte de trop nombreux outils, et le fait que les outils eux-mêmes ne répondent pas précisément aux besoins des agents pour garantir un processus de délivrance des brevets efficace.

Intelligence artificielle – De nombreux agents suggèrent que l'IA joue un rôle plus grand et contribue à accroître l'efficacité, en particulier dans la recherche. Le point de vue du personnel semble correspondre dans une large mesure avec les conclusions de l'audit informatique réalisé récemment par le Boston Consulting Group et publié fin janvier.

Qualité – Le sujet de la qualité est évoqué par un grand nombre d'agents, notamment ceux qui travaillent dans le cœur de métier. Des inquiétudes sont exprimées quant au risque que les efforts visant à accroître la production puissent avoir un effet néfaste sur la qualité des processus et des produits. De même, le système à points actuel est parfois cité comme susceptible d'avoir une incidence sur la qualité du processus de délivrance de brevets. Une meilleure définition de la qualité est également demandée.

Organisation du travail – De nombreuses contributions se concentrent sur les aspects pratiques des modalités de travail du personnel de l'OEB. Certaines d'entre elles expriment le besoin de davantage de flexibilité dans l'organisation du travail, allant de l'accès sécurisé au réseau de l'OEB depuis des sites multiples jusqu'aux horaires de travail à temps partiel. Certains agents jugent notamment nécessaire de prévoir des options de travail flexibles pouvant aider les parents à parvenir à un meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle et à mieux gérer leur carrière. Des idées nouvelles et novatrices sont également avancées, telles que la fourniture de nouveaux modèles de postes de travail ergonomiques ou un accès plus rapide aux bâtiments le week-end et en dehors des heures normales de travail. Certains agents sont préoccupés par l'introduction potentielle d'espaces de travail ouverts.

CA/65/19 f 97/128 2019-6627

Récompenses – Dans le cadre du nouveau système de carrières, certains agents réclament des règles claires quant à la manière dont les récompenses sont attribuées ainsi qu'en matière de gestion des performances. D'autres demandent une reconnaissance effective du personnel travaillant à temps partiel et la garantie que le nouveau système de carrières soit axé vers le développement du personnel. Par ailleurs, certains s'interrogent sur la manière de rendre la formation plus efficace et de responsabiliser le personnel afin de garantir que les managers soient en mesure de prendre des décisions sans retard et en toute confiance.

Atmosphère sur le lieu de travail – Certains agents évoquent une atmosphère délétère sur le lieu de travail. Dans certains cas, ce mauvais climat de travail est attribué à un manque de confiance ressenti entre le personnel et le management, un plus grand besoin de communications internes, l'absence de pouvoirs décisionnels à certains niveaux, la pression à la production et la perception d'un manque de respect. Les contributions du personnel mettent l'accent sur la reconnaissance des atouts liés à une plus grande diversité et sur les avantages que celle-ci apporte, notamment en matière de qualité du travail et de climat de travail positif.

Enquête auprès du personnel

5 675 agents de l'OEB ont participé à l'enquête réalisée par Willis Towers Watson, dont le taux de participation a été de 85%, soit 5% de plus que le benchmark pour les services professionnels. Les agents ont également soumis 11 454 commentaires libres. Globalement, l'organisation atteint un taux d'engagement de 63%, soit de 15% inférieur à la norme européenne et de 16% inférieur à la norme pour les services professionnels.

Les points de vue concernant les rémunérations et le bien-être sont positifs par rapport aux benchmarks externes : le personnel reconnaît que son salaire et ses prestations sont compétitifs. Les points de vue sont également positifs sur les sujets qui ont un impact sur le bien-être du personnel (par ex. flexibilité des horaires de travail, charge de travail/dotation en personnel, prise en charge par les managers du bien-être des agents).

En revanche, les résultats sont inférieurs aux benchmarks externes dans toutes les autres catégories : les points de vue sont inférieurs au benchmark sur des aspects tels que l'efficacité du management, avec une faible confiance dans les décisions du management supérieur, l'absence de clarté quant à la direction et l'insuffisance des contacts entre le management supérieur et le personnel. Les interrogations sont nombreuses quant à l'attachement de l'Office à la qualité ainsi qu'à sa réputation et à son accent sur la notion de service. Les agents sont majoritairement autonomes pour effectuer leur travail, mais bien moins nombreux à estimer pouvoir dire ce qu'ils pensent en toute sécurité ou à se sentir encouragés à suggérer des idées nouvelles. Le responsable du sondage en a déduit qu'il y avait peu d'éléments tangibles d'une "culture d'amélioration continue" à l'Office.

CA/65/19 f 98/128 2019-6627

L'OEB fait face à d'importants défis sur le plan de l'engagement : seulement deux tiers des agents se disent fiers de travailler à l'Office, et quatre agents sur dix affirment rencontrer des obstacles importants qui les empêchent de bien faire leur travail. Par ailleurs, les opportunités de développement personnel sont le moteur principal de l'engagement à l'OEB.

Représentation du personnel

Toute une série de contributions émanent des représentants du personnel sur des sujets pertinents pour le Plan stratégique. Certains éléments essentiels sont inclus dans les points suivants, mais sans y être limités :

Durabilité à long terme – La représentation du personnel souligne que son objectif consiste à rétablir la réputation de l'OEB à la fois en tant qu'employeur attrayant et qu'autorité de délivrance de brevets fiable et capable de délivrer systématiquement des brevets présentant une présomption élevée de validité. Elle précise que par ce biais, l'Office pourrait parvenir à une durabilité globale à long terme, non seulement sur le plan financier, mais aussi en ce qui concerne l'élément humain. La représentation du personnel expose une liste de caractéristiques susceptibles d'empêcher de parvenir à cette durabilité financière à long terme, notamment l'incapacité à recruter les meilleurs, une diminution réelle ou perçue de la qualité et une atmosphère de travail négative. L'association des pensionnés demande elle aussi à pouvoir jouer un rôle actif dans le dialogue si l'un des faits ou l'une des recommandations de l'étude financière touchait également les droits et les obligations des retraités actuels et/ou futurs.

Convergence avec le cadre institutionnel de l'UE – L'Office est encouragé à examiner les bonnes pratiques des institutions de l'UE et à éviter de ne copier que certaines mesures seulement. De même, l'Office est invité à se pencher sur la question de l'équilibre entre les États membres en étudiant le modèle d'imposition et de pensions de l'UE.

Ressources humaines – L'Office est encouragé à veiller à ce que la DG1 et les autres domaines opérationnels soient en mesure de définir ce qui est requis pour fonctionner correctement et que le rôle de la DG4 se borne à apporter soutien et conseils.

Exigences en matière de production – La représentation du personnel demande que les exigences en matière de production soient fixées à des niveaux réalistes, atteignables et pérennes, et de nature à parvenir au niveau de qualité requis.

Diversité – L'Office est encouragé à mettre en œuvre une véritable politique en matière de diversité des genres. Ce point devrait également être abordé par des efforts visant à la diversité lors du recrutement.

CA/65/19 f 99/128 2019-6627

Réformes passées – Les contributions de la représentation du personnel font valoir qu'un certain nombre de réformes récentes ont présenté des effets indésirables et doivent être corrigées. Elles devraient être réexaminées pour rétablir la confiance et réduire le nombre de dossiers contentieux.

Ressources financières – La représentation du personnel affirme que les taxes de l'OEB devraient être adaptées régulièrement en fonction de l'inflation. Elle souligne que les pays hôtes devront consentir des sacrifices financiers pour rétablir l'équilibre entre les États membres qui doit prévaloir dans une organisation internationale.

Démocratie sociale – La représentation du personnel réclame les moyens de fonctionner correctement. Le cadre dans lequel opère la représentation du personnel ("démocratie sociale") doit être reconstruit de façon fonctionnelle avant les prochaines élections prévues pour juin 2020.

Bâtiments – Des préoccupations sont soulevées à propos de la compatibilité entre des espaces de travail ouverts et le type de travail fourni dans tous les sites de l'OEB, notamment à Vienne. L'USOEB de Vienne souligne spécifiquement que l'absence de confidentialité liée à un espace de travail ouvert est perçue de façon très négative, que le bâtiment New Main devrait tout d'abord faire l'objet d'une évaluation approfondie, et qu'ensuite, le personnel susceptible d'être impacté dans tous les sites soit consulté avant que de tels changements ne soient introduits dans tout l'Office.

États membres

La quasi-totalité des États membres (34 réponses sur 36) fournit des contributions se rapportant à la coopération des parties prenantes du système européen des brevets entre elles et avec des partenaires extra-européens. Leurs recommandations visent à une approche proactive de la communication, et expriment en particulier le souhait d'une coordination accrue avec les États membres et d'un dialogue plus large avec toutes les parties prenantes, y compris la société civile.

Le soutien à l'innovation est également proposé pour parvenir à faire évoluer le réseau PATLIB, en synergie avec d'autres réseaux de soutien à l'innovation. L'OEB devrait prendre la tête de l'évolution de pratiques de brevets dans les domaines des principales avancées technologiques et continuer à offrir une formation institutionnelle portant notamment sur l'examen, l'EQE et les compétences linguistiques. La révision du cadre de coopération est proposée, afin d'offrir des conditions financières favorables et un soutien d'expert en plus de la poursuite des activités de coopération existantes.

CA/65/19 f 100/128 2019-6627

Une écrasante majorité d'États membres (31 réponses) et d'associations d'utilisateurs émet des recommandations concernant les outils informatiques liés aux brevets. Le vif intérêt manifesté par les États membres témoigne du fait que ceux-ci estiment que les services informatiques peuvent apporter des avantages à l'OEB, mais aussi aux offices nationaux et aux utilisateurs. Dans le domaine de l'automatisation, un grand intérêt se manifeste en faveur de l'intensification du soutien et de l'amélioration des outils et services informatiques existants, depuis les outils des examinateurs jusqu'aux services d'information brevets et aux activités en cours telles que la conversion du fonds brevet. La demande de nouvelles solutions informatiques inclut la mise en place d'un back-office et d'un front-office et la standardisation de la communication et des échanges de données entre les offices au sein du réseau européen en matière de brevets.

La qualité élevée des produits de l'OEB est un sujet important pour les États membres. Pratiquement les trois quarts d'entre eux sont à l'origine d'observations concernant la qualité : l'OEB devrait chercher à améliorer la qualité du processus de délivrance des brevets et des délivrances dans tout le réseau européen en matière de brevets, et étendre la coordination avec les États membres sur les questions de qualité.

Les États membres et les associations d'utilisateurs évoquent également d'autres domaines pertinents et soumettent des recommandations. Ils mettent en avant l'importance de préserver l'attractivité de l'OEB en tant qu'employeur, sa capacité à attirer et à conserver une main-d'œuvre extrêmement qualifiée, et la nécessité de garantir la pérennité de l'Organisation à long terme, avec le soutien des organes du Conseil d'administration qui doivent être bien informés et dont les réunions doivent être bien préparées.

Consultation stratégique avec les États non membres, les organisations internationales et les associations d'utilisateurs

Sur les questions des ressources humaines, les partenaires internationaux et les associations d'utilisateurs recommandent que l'OEB se concentre sur le développement de talents en promouvant l'équilibre hommes-femmes, en identifiant les talents internes et en entreprenant une révision approfondie des politiques de gestion des talents. Le renforcement de la communication interne et de l'échange d'informations par des espaces collaboratifs ou de gestion de projets est également considéré comme essentiel, tout comme la promotion du dialogue social.

CA/65/19 f 101/128 2019-6627

S'agissant des systèmes informatiques, de nombreuses associations d'utilisateurs expriment leur soutien au développement d'outils qui soient simples à utiliser et accessibles aux utilisateurs. Les contributions des associations d'utilisateurs accordent une grande importance au renforcement de la sécurité informatique. Elles mettent également un accent fort sur la mise en œuvre d'outils, de solutions de coopération et de pratiques avec d'autres offices de la PI. La coopération sur la qualité et la libre circulation de données numériques de brevets dans le monde entier devraient se concentrer sur les nouvelles technologies (outils assistés par l'IA) et sur la création d'interfaces communes permettant l'accès à des bases de données mondiales (IP View) afin de contribuer significativement à la gestion efficace des actifs de la PI. Un partenariat interinstitutionnel avec l'OMPI sur les outils de recherche, les plateformes d'échange de données, le dépôt en ligne pour tous les droits de la PI est recommandé, et des interfaces communes pour accéder à des bases de données mondiales (IP View) ainsi que la création d'un "registre mondial de la PI" sont jugées importantes.

À propos du processus de délivrance de brevets, les associations d'utilisateurs se disent capables et désireuses d'intensifier la coopération avec l'Office et d'apporter leur plein soutien à l'objectif global consistant à maintenir le niveau de qualité élevé des produits et des services de l'OEB ainsi qu'à continuer à le relever le plus efficacement possible. Des propositions concrètes visent à impliquer les utilisateurs dans le processus de gestion de la qualité de l'Office. Les associations d'utilisateurs soulignent également l'impact des technologies de la 4e révolution industrielle sur les pratiques et le fonctionnement de l'Office. Les associations d'utilisateurs suggèrent par ailleurs à l'Office de développer des produits et des services innovants.

Les associations d'utilisateurs estiment qu'il est important de réduire le délai de traitement des demandes de brevets européens ainsi que la complexité des procédures, d'accroître la flexibilité dans la procédure de délivrance, d'équilibrer la qualité, le coût et la rapidité des procédures en matière de brevets, et de porter davantage d'attention aux besoins des utilisateurs. Elles proposent de rationaliser les procédures de recours de façon plus efficace et plus rapide, comme cela a été fait avec succès avec la procédure d'opposition.

CA/65/19 f 102/128 2019-6627

S'agissant de la coopération internationale, les associations d'utilisateurs réclament une communication renforcée et plus inclusive incluant leur représentation étendue au sein des organes de l'OEB. Les associations d'utilisateurs mettent l'accent sur un accès accru par les PME à la connaissance, à l'information brevets et à la protection par brevet. Ces objectifs pourraient être atteints en introduisant une politique spécifique en matière de taxes (notamment pour les demandes relatives aux technologies vertes) et en encourageant l'utilisation de plateformes d'information brevets (notamment Espacenet). La production d'études conjointes avec les partenaires de l'Office sur la valeur des brevets, en particulier dans des domaines d'intérêt public tels que les bouleversements climatiques, la santé publique, l'IA, etc., ciblant à la fois le grand public et les décideurs politiques, est jugée particulièrement utile.

De l'avis des associations d'utilisateurs, l'impact des activités de coopération de l'OEB pourrait être maximisé par la mise en place d'un écosystème intégré de la propriété intellectuelle en Europe, l'élaboration de nouvelles activités de coopération et le développement de celles qui existent déjà (y compris des échanges et des détachements de personnel), l'harmonisation des procédures de brevets, l'accroissement de la visibilité de la coopération IP5, la promotion du système européen des brevets à l'échelle mondiale par des accords de coopération avec des offices régionaux et des pays de toutes les régions du monde, davantage d'échanges d'informations avec d'autres offices de la PI et la sensibilisation accrue aux brevets et leur acceptation, en particulier dans les entreprises moins expérimentées ainsi qu'auprès des jeunes ingénieurs et des jeunes savants.

S'agissant de la pérennité de l'Office, les partenaires internationaux mettent l'accent sur la nécessité d'introduire une gestion environnementale répondant aux exigences du système de management environnemental et d'audit. De nombreuses associations d'utilisateurs jugent important de se concentrer sur une publication à temps des changements législatifs proposés par le Conseil d'administration de l'OEB afin de laisser suffisamment de temps pour la consultation publique. L'OEB devrait accroître la transparence relative à la mesure de la performance des examinateurs, au processus d'examen, à la mesure des objectifs et des procédures administratives, à l'affectation des coûts et aux modifications de taxes, et donner un avis sur les projets pilotes. Il est également proposé que les rapports sur les activités de relations publiques de l'Office soient plus complets et plus détaillés.

CA/65/19 f 103/128 2019-6627

ANNEXE 2 DOCUMENT DE RÉFLEXION POUR LES ACTIVITÉS DE COOPÉRATION

CA/65/19 f 104/128 2019-6627

Document de réflexion pour les activités de coopération

Réunion annuelle pour la coopération avec les États membres

13 – 14 mai 2019

Kilkenny, Irlande

CA/65/19 f 105/128 2019-6627

TABLE DES MATIÈRES

Objet Page

I. INTRODUCTION 107

II. PRINCIPES 109

III. DOMAINES DE COOPÉRATION PRIORITAIRES, SUR LA BASE DES RENSEIGNEMENTS FOURNIS POUR LE PLAN STRATÉGIQUE 110

A. COOPÉRATION EN MATIÈRE DE CONNAISSANCES 111

a) Mise au point d'un nouveau programme de développement des capacités pour les agents des offices nationaux 112

b) Programme de formation pour les administrateurs de brevets européens et les assistants juridiques 113

c) Aide à la préparation de l'EEQ pour la prochaine génération 114 d) Programme de formation sur la veille dans le domaine des brevets 114

B. COOPÉRATION DANS LE DOMAINE DES TI 114

a) Portail d'accès pour les membres du réseau 116 b) Outils de recherche 116 c) Outils de front office (dépôt électronique et services connexes) 117 d) Back office (gestion des dossiers et traitement des fichiers) 118 e) Maintenance et assistance 120

C. CONVERGENCE DES PRATIQUES 120

D. COOPÉRATION EN MATIÈRE DE PARTAGE DU TRAVAIL 122

IV. GESTION DE LA COOPÉRATION 122

A. MÉCANISME DE COOPÉRATION 122

a) Approche de la gestion de projets 122 b) Planification 123 c) Recours à des agents nationaux détachés 124 d) Groupes de travail d'experts 124 e) Rapports et validation 125

B. CONSIDÉRATIONS FINANCIÈRES 126

C. PHASE DE LANCEMENT DE LA STRATÉGIE DE COOPÉRATION 127

CA/65/19 f 106/128 2019-6627

I. INTRODUCTION

1. Le système de brevet européen permet de développer des produits et services de grande qualité. Reconnu par de nombreux acteurs à l'échelle internationale, il contribue au dynamisme du secteur de l'innovation. La coopération efficace que l'OEB a instaurée avec ses États membres depuis plusieurs dizaines d'années a indéniablement contribué à cette réussite. Elle a permis de consolider aussi bien les systèmes nationaux que les systèmes européens, de diffuser les connaissances spécialisées en matière de PI et d'éviter la réalisation de travaux redondants.

2. L'amélioration de la coordination avec les autres parties prenantes actives en Europe, telles que les institutions de l'UE, l'EUIPO et l'OMPI, a également contribué à la mise au point d'une offre de services plus cohérente, couvrant les divers droits en matière de PI. L'objectif ultime des activités de coopération consiste à créer l'écosystème de PI le plus efficace et efficient possible en Europe, et à rendre le marché européen attractif pour les inventeurs de tous types, y compris les PME, les universités et les centres de recherche. Le Brevet unitaire et la Juridiction unifiée du brevet devraient eux aussi jouer un rôle important, dès que les dernières étapes permettant leur mise en œuvre auront été finalisées.

3. Parallèlement à cela, certains obstacles continuent d'empêcher le système de brevet européen de développer tout son potentiel et de nouveaux défis semblent déjà émerger. Les utilisateurs réclament des procédures plus simples mais toujours aussi qualitatives. Ils expriment des besoins de plus en plus diversifiés et demandent à ce que des services soient mis au point en conséquence, ce qui ne permet plus d'appliquer une approche universelle. Par ailleurs, en Europe, un certain nombre de PME et d'universités trouvent le système de brevet trop complexe et trop coûteux. Au-delà de ces aspects, l'utilisation croissante de technologies de rupture telles que l'intelligence artificielle (IA) et les chaînes de bloc (blockchain) devrait avoir un impact considérable sur la manière dont les offices des brevets fonctionnent et interagissent.

4. Aucune entité ne peut gérer seule tous ces enjeux internationaux, qui remettent en cause la place de l'Europe sur le marché de l'innovation mondial de demain. Voilà pourquoi, dans son Plan stratégique 2023 (SP2023), l'OEB a identifié la coopération avec ses États membres comme un objectif stratégique fondamental. En consacrant un des objectifs du Plan entièrement à ce thème (objectif 4) il vise à créer un système de brevet européen plus efficace et un réseau capable d'avoir un impact positif à l'échelle internationale.

CA/65/19 f 107/128 2019-6627

5. Cependant, le développement des interactions futures avec les États membres et les autres acteurs ne se limite pas à des activités de coopération. Il concerne aussi d'autres projets importants, qui relèvent d'autres objectifs du plan SP2023, notamment l'objectif 2. Tous ces objectifs contribueront à l'amélioration générale de l'efficacité du réseau européen en matière de brevets.

6. La rédaction du plan SP2023 est le résultat d'un vaste processus de consultation interne et externe. Le taux de participation très élevé et les réponses détaillées transmises par les États membres de l'OEB témoignent de l'intérêt qu'ils portent à l'orientation que l'OEB prendra à l'avenir et qu'il donnera à ses projets de coopération. Ces retours ont fourni des renseignements extrêmement constructifs. Les utilisateurs et leurs associations ont eux aussi participé activement aux consultations. Leur avis a été pris en compte pour de nombreuses initiatives-clés dans le plan SP2023. Cette participation a aidé l'Office à proposer des priorités dans les différents champs d'action, à affiner les mesures et modalités correspondantes et à suggérer de nouveaux projets.

7. Le plan SP2023 suit un processus itératif pour permettre à de nombreuses parties prenantes de formuler des suggestions et d'améliorer régulièrement la Stratégie, avant même sa présentation au Conseil d'administration en juin. La réunion de Kilkenny, consacrée aux futures activités de coopération entre l'Office et les États membres, représente une étape cruciale dans ce processus. Elle marque le début d'un parcours commun sur la voie d'une coopération plus efficace, et non le point final d'un processus préparatoire.

8. Pour que les échanges de vues soient aussi efficaces que possible durant la réunion de Kilkenny, l'Office a préparé un document de réflexion spécifique sur les activités de coopération. Ce document reprend la version préliminaire du plan SP2023 publiée mi-avril 2019 et la complète en s'appuyant sur les renseignements fournis par les États membres et les utilisateurs. Pour cela, le document de réflexion récapitule les principaux domaines de coopération identifiés lors de la consultation, en particulier les initiatives-clés incluses dans les objectifs 2 et 4 du plan SP2023. Il propose des mécanismes pour améliorer le fonctionnement, la transparence et la mise en œuvre des activités de coopération.

9. Par ailleurs, un certain nombre de projets et d'activités de coopération intéressants sont en cours et devraient être poursuivis selon les intérêts exprimés par les États membres. C'est la raison pour laquelle ils sont aussi intégrés dans le document de réflexion.

CA/65/19 f 108/128 2019-6627

10. La révision des activités de coopération pourrait par ailleurs entraîner un ajustement de certaines structures internes de l'OEB. L'Office envisage par exemple de créer un observatoire qui fournira une plateforme inclusive pour le REB, réunissant les parties prenantes privées et publiques de la société civile pour discuter et débattre des évolutions en matière d'innovation et de brevets. Ces ajustements structurels seront présentés dans un deuxième temps, après l'adoption du plan SP2023, et des documents de réflexion dédiés seront soumis au Conseil.

11. Enfin, comme la réunion de Kilkenny constitue le point de départ d'un processus, son premier objectif consiste à dégager une compréhension commune des priorités essentielles pour les futures activités de coopération et des modalités convenues pour la mise en œuvre des projets, en particulier pour la gestion de projet et le soutien financier.

12. Ce document ne présente donc que quelques activités qui serviront de modèle pour le lancement de la nouvelle approche de coopération, en mettant l'accent sur la mise en place de nouvelles méthodes de travail. Il ne s'agit en aucun cas d'une liste exhaustive et définitive des futures activités. Si ces premières idées aboutissent à de bons résultats, elles serviront de base pour une deuxième vague d'activités.

II. PRINCIPES

13. L'OEB et les États membres disposent d'une grande expérience en matière d'activités de coopération, ce qui leur a permis d'établir certains principes directeurs qui aideront les différents partenaires du REB à définir, mettre en place et superviser les projets et activités de coopération :

• Identification des domaines de coopération : les activités de coopération seront élargies aux initiatives d'intérêt commun du REB, en accordant un intérêt tout particulier aux besoins des utilisateurs. Ces activités sont identifiées de façon conjointe par consultation des représentants des États membres et des utilisateurs. La décision finale concernant le lancement de projets et d'activités spécifiques est prise par le Conseil, après consultation de ses comités si nécessaire (par ex. CSTO, PLC, CBF, CSA). L'ordre de priorité des activités de coopération sera établi sous réserve de disponibilité des ressources.

• Participation aux activités de coopération : les États membres sont libres de sélectionner les projets et activités auxquels ils souhaitent participer. Ils peuvent décider de commencer à y participer à différentes étapes, qu'il s'agisse de la conception du projet, de la phase d'essai, des groupes de travail ou même seulement de la dernière étape de la mise en œuvre.

CA/65/19 f 109/128 2019-6627

• Partage des rôles au sein des projets de coopération : la conception, la planification et le développement d'outils communs sont coordonnés entre l'Office et les États membres participants. L'Office assume la responsabilité de la production et la fourniture d'outils centralisés. L'Office soutient le déploiement des outils au sein des offices nationaux qui, par la suite, sont responsables de leur maintenance.

• Mise en œuvre des projets de coopération : des objectifs clairs doivent être définis pour chaque initiative, afin de servir de base d'évaluation pour les avantages et les résultats obtenus. Les ONB constituent le point d'entrée pour les activités de coopération dans les territoires nationaux, dans le respect absolu des principes d'efficacité et de subsidiarité.

• Financement des activités de coopération : les activités de coopération sont cofinancées par les ONB et l'OEB, sur la base d'un partage des coûts. La contribution des ONB peut s'effectuer en nature.

III. DOMAINES DE COOPÉRATION PRIORITAIRES, SUR LA BASE DES RENSEIGNEMENTS FOURNIS POUR LE PLAN STRATÉGIQUE

14. La consultation menée en 2018/19 pour le plan SP2023 a démontré que la coopération entre les offices nationaux et l'OEB est appréciée. La majorité des personnes interrogées ont aussi fourni des renseignements sur un certain nombre de domaines de coopération spécifiques.

15. La coopération relative à la connaissance du système des brevets, en association avec le rôle de l'Académie, a été citée comme priorité. Il faudrait donc maintenir et renforcer les opportunités de formation pour tous les groupes cibles, des examinateurs et professionnels jusqu'aux utilisateurs et à l'ensemble du public. De même, la coopération dans le domaine des TI a été jugée hautement prioritaire ; les personnes interrogées souhaitent des procédures et outils communs avec les États membres, qui pourraient être élargis en coordination avec d'autres institutions. Les offices nationaux ont demandé que l'OEB supervise l'évolution des pratiques en matière de brevets et envisage une harmonisation plus poussée des procédures, de manière à ce que l'Europe joue un rôle de chef de file dans le système des brevets à l'échelle mondiale.

16. Les États membres demandent que les initiatives de coopération soient poursuivies et renforcées, recommandent une meilleure coordination avec les offices nationaux et encouragent le travail collaboratif et le transfert de connaissances. Le souhait que les activités de coopération se poursuivent dans un cadre révisé a été exprimé, dans des conditions financières favorables et avec le soutien d'experts pour optimiser l'impact de la coopération.

CA/65/19 f 110/128 2019-6627

17. L'Office a l'intention de faire évoluer le contenu et les modalités de la coopération en suivant les grandes lignes des propositions soumises par les États membres.

18. Un nouveau catalogue de projets de coopération va donc être mis au point. Il s'organisera autour de quatre piliers visant à créer un réseau européen en matière de brevets : une infrastructure informatique basée sur un programme de simplification des processus et procédures, des projets de coopération destinés à améliorer le niveau de qualité et de connaissances, des projets de coopération favorisant le partage du travail, et des projets de coopération pour faciliter la convergence des pratiques des offices des brevets.

19. Pour cela, le présent document propose dans un premier temps un nombre limité d'initiatives d'intérêt commun, pour consultation. Ces initiatives doivent être considérées comme des "domaines d'essai" dans le cadre de la préparation, de la finalisation, de l'adoption et de la mise en œuvre de la stratégie de coopération. Les activités sélectionnées sont décrites en vue d'une consultation des États membres et de leur inclusion ultérieure dans le catalogue de projets de coopération potentiels.

20. Dans la nouvelle stratégie, les activités de coopération existantes devraient évoluer selon les recommandations des États membres. Elles seront soumises à des règles révisées, visant à optimiser l'impact de la coopération et à assouplir les procédures administratives et financières.

21. Comme indiqué dans la rubrique de ce document consacrée à la gestion des activités de coopération, un cadre financier révisé est proposé pour soutenir les États membres, avec la mise à disposition et l'échange de ressources humaines si nécessaire. Une approche de gestion de projet est également proposée pour toutes les initiatives de coopération, afin d'améliorer l'efficacité de la mise en œuvre et de quantifier la progression vers les résultats définis.

A. COOPÉRATION EN MATIÈRE DE CONNAISSANCES

22. Au-delà de la grande satisfaction exprimée concernant les services existants, les consultations auprès des utilisateurs ont révélé que, dans le cadre de la coopération, les offices nationaux apprécieraient aussi de nouvelles initiatives, des modèles de création collaborative et une communication renforcée sur les projets lancés par l'Académie.

23. L'évaluation systématique a révélé que les utilisateurs du monde entier considèrent l'Académie comme le représentant de confiance de l'OEB quant à la diffusion externe de connaissances. Dans un environnement en perpétuelle évolution, l'Académie fera l'inventaire des nouvelles technologies et tendances, et mettra au point des offres d'apprentissage et de formation pour l'avenir.

CA/65/19 f 111/128 2019-6627

24. Dans le domaine de la coopération en matière de connaissances, l'OEB propose de lancer des exercices annuels de consultation pour bien comprendre les besoins des États membres et des autres parties prenantes et pour préparer, en vue la réunion du Conseil du mois de décembre, le plan de travail de l'Académie avec un calendrier clair en termes de résultats et de ressources. Nous allons donc proposer une structure de gouvernance modifiée pour répondre à ces exigences.

25. Selon le nouveau cadre de coopération proposé ci-après, il est possible d'envisager les nouveaux projets suivants.

a) Mise au point d'un nouveau programme de développement des capacités pour les agents des offices nationaux

26. La formation des examinateurs et les échanges d'agents pourraient être mis au point de façon conjointe, afin de proposer un programme de formation dédié et harmonisé permettant aux examinateurs et agents de fournir des services supplémentaires (dans la mesure du possible) en matière de médiation des DPI, de veille technologique et de recherche spécialisée (axée sur les brevets en tant qu'actifs d'entreprise, par exemple). Des mesures de formation spécifiques devraient être envisagées en ce qui concerne le transfert des technologies, les recherches sur l'environnement des brevets et la liberté de réaliser des recherches et une commercialisation.

27. Un programme de détachement d'experts pourrait être envisagé afin de soutenir les accords de recherche. Des échanges d'experts devraient être organisés de manière à aider les offices nationaux qui confient des travaux de recherche à l'OEB à développer leurs capacités en vue de la promotion du système de PI à l'échelle nationale, ce qui pourrait contribuer à augmenter le nombre de demandes nationales, à développer le transfert de technologies et à mieux exploiter les droits de PI.

28. Deux initiatives déjà en cours pourraient être élargies.

• Soutien en faveur de cours de langue pour les agents des offices nationaux. De plus en plus de groupes de travail du réseau fonctionnent sans services d'interprétation. Plusieurs États membres ont donc exprimé le souhait d'élargir les cours de langue à tous les offices nationaux.

• Plateforme pour les échanges sur les procédures de dépôt de brevet entre les examinateurs de l'OEB et les offices nationaux. Une extension de cette activité est proposée, ainsi que son réexamen dans le cadre des mesures proposées pour la convergence des pratiques et les échanges entre examinateurs.

CA/65/19 f 112/128 2019-6627

29. Cela permettrait de créer des compétences supplémentaires pour gérer le nombre relativement important de brevets "inutilisés" et veiller à ce que les actifs de PI puissent être convertis en valeur économique par les entreprises.

30. Les "compétences personnelles" sont fortement sollicitées parmi les agents des offices nationaux. Sur la liste des nouvelles offres, celles permettant aux offices nationaux de devenir un point essentiel de communication orientée client figureront en bonne place.

b) Programme de formation pour les administrateurs de brevets européens et les assistants juridiques

31. Les administrateurs de brevets ayant suivi une formation professionnelle et les assistants juridiques en PI occupent des postes importants au sein des cabinets d'avocats en brevets et des services des brevets des entreprises. Ils assument des responsabilités importantes, à des postes de confiance particuliers. Ils gèrent leurs flux de travail administratifs de façon indépendante, surveillent le paiement des droits, contrôlent les échéances et aident les avocats en brevets à gérer les demandes de brevets.

32. Cette initiative a pour but de les aider à faire évoluer l'ensemble de la profession et de compléter l'offre nationale en matière de formation, le cas échéant, eu égard à la CBE. Un programme de formation dédié, axé sur les aspects formels du traitement des demandes et notamment sur certains aspects de la recherche (gestion d'une recherche incomplète ou d'un manque d'unité, par exemple), de l'examen (préparation de procédures orales, par exemple) et de l'opposition, ainsi que sur les procédures de limitation et de révocation.

33. L'Académie soutiendrait la mise en place d'une qualification / certification européenne officielle en phase avec l'examen EEQ actuel. Une telle certification formelle encouragerait le développement de cette profession au niveau européen et améliorerait les opportunités d'emploi correspondantes avec de meilleurs salaires. En termes de gestion de la relation client, l'OEB bénéficierait ainsi de demandes de brevet d'une meilleure qualité permettant un processus administratif plus fluide.

CA/65/19 f 113/128 2019-6627

c) Aide à la préparation de l'EEQ pour la prochaine génération

34. Dans le cadre de sa mission de soutien à la préparation des candidats pour l'EEQ, et en collaboration avec l'epi, l'Académie pourrait mettre au point un nouveau programme de formation pour les débutants dans la profession et enrichir le parcours d'apprentissage des professionnels déjà établis, avec une formation complète sur les évolutions juridiques et les litiges.

35. Des activités de sensibilisation spécifiques devront être menées dans certains pays où il n'existe qu'un faible nombre de représentants qualifiés pour l'EEQ. La formation d'avocats en brevets dans les pays où la profession n'existe pas réellement nécessiterait la création d'un parcours d'enseignement et d'un cadre d'apprentissage totalement différents de ceux qui existent dans les pays où cette profession est bien établie. De nouveaux contenus et méthodologies de formation pour la jeune génération de futurs candidats devraient être développés, afin de rendre ce métier dédié aux brevets plus attractif à leurs yeux.

d) Programme de formation sur la veille dans le domaine des brevets

36. L'Office devrait se positionner à la pointe de l'intelligence artificielle et de l'apprentissage automatique. En proposant des formations interactives et des plateformes de discussion au sujet de ces outils, ainsi que des services de veille en matière de brevets pour les entreprises et les chercheurs, l'Académie contribuera au transfert des technologies en Europe.

B. COOPÉRATION DANS LE DOMAINE DES TI

37. Au cours des vingt dernières années, les TI ont évolué pour passer de simples outils optionnels facilitant les activités quotidiennes à un facteur primordial pour l'innovation et l'efficacité des organisations, et ce dans tous les domaines d'expertise. Elles sont particulièrement importantes pour les travaux fondés sur les connaissances, comme la propriété intellectuelle.

38. Dans ce contexte, comme de nombreux États membres, l'OEB fait actuellement le point sur ses capacités et sur ses besoins futurs en termes de TI. Avec l'appui du Boston Consulting Group et d'un large panel d'experts internes, l'OEB a réalisé un audit complet entre octobre 2018 et février 2019 afin d'évaluer l'état actuel de l'organisation et de l'évolution des TI, et d'identifier les prochaines étapes.

39. Ces dix dernières années, la multiplicité et la complexité des besoins et solutions en matière de TI au sein de l'OEB ont fortement augmenté. Avec plusieurs centaines de bases de données et plus de 40 bases de données de stockage, l'Office a dû mener un travail de développement agile et assurer la maintenance en temps opportun. À cet égard, un certain nombre d'améliorations nécessaires ont été identifiées pour le proche avenir.

CA/65/19 f 114/128 2019-6627

40. L'ensemble des services et départements travaillant sur les TI a été réorganisé le 1er mai 2019 pour former une nouvelle structure "Technologie de l'information commerciale", fondée sur des rôles et responsabilités bien définis, des partenariats professionnels et une structure plus horizontale. Ce processus devrait être entièrement achevé en décembre 2019.

41. Cette nouvelle structure comprend une fonction de coopération sur les TI clairement établie, afin de mieux appuyer le travail décrit dans le Plan stratégique et dans le présent document. Cette fonction s'appuiera sur les relations existantes pour évaluer la situation dans les États membres et, au fil du temps, soutenir une série de nouveaux projets communs.

42. Du point de vue des technologies, la version préliminaire du Plan stratégique propose plusieurs initiatives.

1) Une évolution progressive pour utiliser de manière plus large et plus efficace les opportunités offertes par le cloud

2) L'adoption d'une approche de développement basée sur une méthodologie agile, avec une interface de programmation d'application (API) assurant l'interopérabilité des systèmes et acceptant les interfaces ouvertes

3) L'application systématique de l'intelligence artificielle et de l'apprentissage automatique.

43. Tous ces éléments ont été étudiés par un certain nombre d'offices nationaux, figurent en bonne place dans les résultats de la consultation initiale et devraient être activement déployés dans tous les projets.

44. Pour son propre fonctionnement, l'OEB créera un outil unique pour l'intégralité du processus de délivrance de brevets électronique, qui constitue le pilier central de la nouvelle organisation numérique. Grâce à la simplification des pratiques et de l'infrastructure, ce système modulaire :

1) Permettra de passer de l'environnement actuel, constitué de centaines d'outils différents (avec les coûts associés), à une solution plus simple

2) Facilitera les modifications de la procédure opérationnelle et l'introduction rapide de nouvelles fonctionnalités, pour une organisation plus agile et flexible

45. Les défis auxquels les offices nationaux des brevets sont confrontés sont pour la plupart similaires, ce qui signifie que la coopération dans le domaine des TI est directement utile pour la transformation numérique des opérations quotidiennes de l'OEB. La consultation menée dans le cadre du Plan stratégique met en évidence un certain nombre de domaines qui pourraient bénéficier d'améliorations à court et à long terme, et sont clairement prioritaires pour certains États membres.

CA/65/19 f 115/128 2019-6627

46. Dans le cadre de notre coopération, la qualité des données que nous échangeons a systématiquement un impact critique sur l'ensemble du processus d'examen. Elle constituera un axe important pour la suite de la coopération.

47. Par commodité, les fonctionnalités décrites ci-dessous sont regroupées dans les quatre domaines suivants : la décision initiale de l'utilisateur d'obtenir des informations, la saisie de données dans le système de brevets, la gestion ultérieure des données, et enfin le retour des données auprès de l'utilisateur final. Une fois la version préliminaire du plan stratégique approuvée, ces premiers domaines de projet devraient faire l'objet d'une investigation conjointe approfondie, à travers un processus de visites mutuelles des sites et de discussions en groupes de travail.

a) Portail d'accès pour les membres du réseau

48. Dans le cadre de divers projets tels que le National Office Centre, EPOXY et MICADO, l'OEB et ses partenaires assurent différents types de présence sur le Web, avec des bases technologiques, des partenaires et des règles d'accès différents.

49. Parallèlement au nouveau projet de présence sur le Web de l'OEB, le portail d'accès offrirait une seule et unique passerelle pour remplacer ces différents systèmes par un environnement sûr et efficace.

b) Outils de recherche

50. La recherche est essentielle pour le travail mené par l'OEB et ses offices partenaires. Dans ce domaine, les technologies évoluent à un rythme rapide. Lors de la consultation, un certain nombre d'offices nationaux et d'utilisateurs ont cité comme aspects importants les outils de recherche tels qu'ANSERA, EspaceNET et EpoqueNET, ainsi que l'accès partagé aux recherches. L'Office est prêt à envisager un projet qui permettrait d'améliorer le service offert par tous les systèmes de recherche existants de l'OEB et de poser les fondements pour d'autres améliorations encore.

51. Une première phase consisterait à analyser l'utilisation actuelle de nos systèmes en conditions réelles avec des entreprises utilisatrices (y compris des fournisseurs commerciaux d'informations sur les brevets, dans la mesure du possible) et des examinateurs de toutes les juridictions participantes, afin d'étudier en détail où sont utilisés les différents outils et quels sont les avantages de leurs fonctionnalités particulières. Deux exemples de projets répondant aux besoins des experts de l'OEB et aux souhaits exprimés durant la consultation sont présentés ci-après.

CA/65/19 f 116/128 2019-6627

52. La (pré-)recherche est l'une des premières tâches que réalise l'OEB. Certaines demandes n'atteignent pas la phase d'examen à l'issue de la recherche mais le travail réalisé par l'examinateur dans l'outil de recherche devrait toujours rester disponible au cours des étapes suivantes du processus. Nous allons étudier la création d'un système de recherche basé sur un moteur ANSERA amélioré, avec un accès à un ensemble plus large de données sur l'état de la technique et sur les demandes non publiées, tout cela dans une seule et même base de données.

1) Des outils d'IA permettant d'utiliser efficacement des critères tels que les annotations, les concepts et l'historique des fichiers seront incorporés dans ce nouveau système de recherche afin de mettre au point des fonctionnalités de recherche avancées. Le nouveau système de recherche aidera l'examinateur à établir les rapports de recherche et à produire les opinions écrites.

2) Le formulateur de requêtes sera amélioré au moyen de l'IA, de dictionnaires et de concepts. Les concepts seront utilisés pour le partage d'expérience entre les examinateurs. Ce nouveau système de recherche donnera aux examinateurs la possibilité de développer des extensions à l'aide d'interfaces de programmation d'application (API). Il sera aussi intégré de façon très fluide avec un outil de visionnage et d'annotation commun.

53. La classification, qui est l'une des premières tâches à accomplir, bénéficiera elle aussi d'une meilleure utilisation des TI. L'OEB utilise déjà un système basé sur l'apprentissage automatique pour améliorer la précision et l'acheminement des fichiers. Cette approche d'apprentissage automatique sera considérablement élargie.

c) Outils de front office (dépôt électronique et services connexes)

54. Ce projet permettrait, à l'issue d'une analyse et d'une consultation approfondies, d'actualiser et de rendre plus opérationnelles les initiatives existantes de dépôt en ligne, que ce soit eOLF, le service hébergé de dépôt électronique (HFS), integration EP, PCT et les voies de dépôt nationales, ou d'autres initiatives encore. L'interconnectivité avec le système PCT sera un facteur clé ; en effet, il est possible que ces actions nécessitent une importante coopération institutionnelle pour aboutir à des résultats.

CA/65/19 f 117/128 2019-6627

55. L'OEB procèdera à un examen systématique de ces actions, en déterminant les aspects pour lesquels une amélioration est possible, les éléments à modifier et les facteurs clés de réussite. Il semble probable que les ambitions déjà exprimées ne seront pas réalisées à court terme. Certaines améliorations sont actuellement apportées à eOLF, tandis que l'avenir du projet HFS se précise. Cependant, avant de commencer la mise en place du logiciel consacré à la voie nationale, il est essentiel qu'un groupe d'experts procède à la convergence des pratiques de dépôt électronique. Cela réduira la complexité technique et le coût des prochaines étapes et évitera de créer une confusion parmi les utilisateurs au moment du lancement du logiciel dans chaque pays. Compte tenu de la fréquence à laquelle les utilisateurs alternent entre les procédures nationales, européennes et internationales, il est extrêmement important de rendre l'expérience aussi fluide que possible. Dans une certaine mesure, c'est ce qui a été fait avec les offices de brevets nationaux du groupe pilote qui, en mars 2017, ont conclu un accord sur les fonctionnalités standard et étendues en matière de dépôt. Nous avons l'intention d'utiliser ces travaux comme point de départ et d'étendre leur portée de manière à ce que les pratiques de dépôt électronique qui résultent de la convergence soient applicables à davantage d'offices nationaux des brevets.

56. L'Office mettra au point une solution modulaire qui pourra être combinée aux autres projets de façon graduelle ou bien utilisée à titre optionnel. Dans le cadre de ces travaux, toutes les interfaces entre les autorités de délivrance des brevets et les demandeurs seront examinées.

d) Back office (gestion des dossiers et traitement des fichiers)

57. Les offices de PI du monde entier s'efforcent de mettre à jour et de rendre opérationnels rapidement les infrastructures, les logiciels et les fonctions connexes qui sont essentiels pour leurs opérations, à savoir la gestion quotidienne des dossiers, des situations et des informations provenant des utilisateurs. De tels outils peuvent en effet apporter d'importants bénéfices tout au long du cycle de vie d'un brevet.

58. L'OEB envisage pour sa part de développer les fonctions et modules suivants :

1) Création d'un système de visionnage unique pour tous les outils essentiels du processus de délivrance des brevets

2) Mise en place d'un modèle d'annotation permettant la création, le stockage et l'utilisation d'annotations de façon cohérente dans tous les outils disponibles. Par ailleurs, il est extrêmement important que les annotations puissent être créées de façon aussi ergonomique et conviviale que possible, en un minimum de clics, avec une aide en ligne et des suggestions.

CA/65/19 f 118/128 2019-6627

3) Un outil capable d'aider l'examinateur, en lui suggérant tout au moins une base de travail pour les éléments modifiés (insérés, supprimés et remplacés) serait très utile. Un nouvel outil de comparaison unique devrait indiquer les modifications apportées à une revendication et donner des précisions concernant la base de ces modifications, dans les revendications d'origine mais aussi dans la description. Il devrait aussi être en mesure de détecter les modifications apportées aux images ou aux symboles. Une analyse des revendications sera alors réalisée pour créer une arborescence avec ses relations.

4) Un nouvel outil de rédaction capable de guider l'examinateur ou l'agent des formalités dans le processus de rédaction des communications, en réutilisant au maximum les informations déjà enregistrées durant la phase d'examen et en interprétant les annotations du fichier pour proposer des clauses standard préremplies pour les objections ou des citations.

5) Un système de qualité intelligent permettant de réaliser des contrôles qualité des fichiers ex-ante et ex-post. Le système devrait être configurable au moyen de règles d'administration, sans intervention des TI. Cela permettrait aux responsables d'identifier les problèmes de qualité potentiels, à travers l'identification des principaux paramètres susceptibles d'avoir un impact sur la qualité du travail réalisé par l'examinateur.

6) Un outil informatique facilitant le calcul, la validation et éventuellement le remboursement des droits, afin d'alléger le travail actuellement réalisé de façon manuelle. Le processus de mise à jour correspondant devrait s'appuyer sur des règles d'administration ou des tableaux et pouvoir être réalisé sans l'intervention des départements responsables des TI.

59. Un nouveau système de ce type nécessiterait le déclenchement de tâches et la création d'événements (nouvelles communications) ou d'alarmes (échéances dépassées) au niveau des dossiers. Il devrait être possible de fournir une boîte de réception ou une boîte à outils dans laquelle tous ces événements et ces tâches apparaîtraient. À partir de la boîte de réception, les examinateurs pourraient accéder aux dossiers et à d'autres outils de soutien.

60. Progressivement, tous les nouveaux outils devraient être accessibles par le biais de cette interface. La boîte à outils appliquerait quant à elle des règles d'attribution intelligentes pour distribuer les dossiers et les nouvelles tâches. Grâce aux techniques d'apprentissage automatique, les nouveaux dossiers seront un jour attribués de manière automatique à l'examinateur approprié, en fonction non seulement du contenu des documents de demande et des informations bibliographiques mais aussi d'autres données telles que la charge de travail actuelle de l'examinateur, ses compétences techniques, les précédents dossiers sur lesquels il a travaillé et sa disponibilité.

CA/65/19 f 119/128 2019-6627

61. Avant de pouvoir créer un système de back office commun avec les États membres pour les brevets, il faut procéder à une convergence des pratiques des différents offices participants. Un travail important sera nécessaire pour aligner et simplifier ces pratiques et procédures, afin de créer la base nécessaire pour un outil. L'OEB soutiendra éventuellement un ou plusieurs projets visant à établir un flux de travail simplifié et harmonisé pour les phases d'examen, d'opposition, de renouvellement et de recours. Ces projets seront menés en étroite collaboration avec les groupes de travail chargés d'examiner la convergence des pratiques (voir ci-après).

62. Selon l'ampleur de cette convergence des pratiques de travail et l'avancée du développement des logiciels au sein de l'OEB, la conception détaillée des logiciels de back office pourrait faire l'objet d'un examen plus approfondi avec les offices nationaux.

e) Maintenance et assistance

63. S'il est décidé de lancer un projet de coopération informatique, tous les outils devront être mis au point dans l'optique d'une responsabilité partagée. L'OEB hébergera et assurera la maintenance des systèmes centralisés dans l'intérêt de tous les utilisateurs mais les offices nationaux resteront responsables de leurs propres instances, de leur hébergement et de leur maintenance.

64. Si des outils sont produits de façon conjointe pour faciliter les procédures nationales, par exemple dans le cas de suites d'applications de back et de front office, un ensemble comprenant la remise et le transfert de connaissances peut être envisagé. Cependant, la responsabilité finale quant aux procédures nationales et aux systèmes correspondants continuera d'être assumée par les autorités nationales.

65. Au fur et à mesure de l'intégration de nouveaux logiciels, on peut s'attendre à ce que les différentes autorités les mettent en œuvre. L'OEB est disposé à envisager de financer et de soutenir une communauté technique afin de garantir les meilleures conditions de durabilité, de partage des connaissances et de soutien mutuel.

C. CONVERGENCE DES PRATIQUES

66. Une convergence des pratiques permettrait d'améliorer significativement la qualité et la validité des brevets, ainsi que la prévisibilité du processus juridique. Le programme de convergence permettrait à l'OEB de trouver un terrain d'entente avec les offices nationaux et les utilisateurs dans des domaines où les pratiques divergent. Ce programme serait bénéfique pour toutes les parties prenantes, aussi bien les demandeurs que les offices des brevets. Le niveau de sécurité juridique serait renforcé, le partage du travail serait facilité, des économies pourraient être réalisées et la qualité s'en trouverait encore améliorée.

CA/65/19 f 120/128 2019-6627

67. En prenant pour base le système juridique commun aux États membres pour la délivrance de brevets, il serait possible d'obtenir des avantages importants en réduisant les différences d'interprétation ou de pratiques. Cette démarche de convergence permettrait en outre à l'OEB et aux États membres de parler d'une même voix dans le cadre des échanges internationaux.

68. Les disparités des pratiques nuisent à l'expérience des utilisateurs à différents niveaux, mais aussi à la qualité des demandes et des processus entre les offices des brevets et les utilisateurs. Lors de la phase de consultation concernant le Plan stratégique, les offices nationaux des États membres et les utilisateurs ont formulé des propositions concernant les thèmes à envisager pour l'évaluation de la convergence. La version préliminaire du Plan stratégique mentionne à titre d'exemple les pratiques d'examen pour les inventions mises en œuvre par ordinateur (CII). D'autres aspects pourraient être évalués :

• examen de l'unité de l'invention (aligné sur la nouvelle directive PCT)

• concordance de la date prioritaire

• désignation de l'inventeur

• rédaction et structure des revendications.

69. Dans le cadre des activités de coopération liées aux TI, il faudrait aussi analyser les obstacles présentés par les différentes approches en matière de réception puis de gestion des dépôts, du point de vue de la convergence. Une convergence significative des pratiques sera cruciale pour la création conjointe d'un environnement informatique efficace et pour la fourniture d'outils utiles à long terme. L'interaction entre la convergence des pratiques et la coopération concernant les outils doit être étroitement surveillée.

70. En fonction des premières expériences menées, d'autres thèmes plus vastes tels que l'admissibilité des modifications et l'application d'une approche problème-solution dans certains domaines techniques pourraient être envisagés.

71. Pour commencer ces activités, il est proposé de créer un groupe de travail initial afin de bien analyser l'environnement et de définir un ordre de priorité pour les thèmes proposés par les États membres et les autres parties prenantes, en vue de leur examen. Les membres de ce groupe travailleront ensemble à l'élaboration d'un plan commun pour la composition et la conduite de l'analyse, y compris les prochaines étapes.

CA/65/19 f 121/128 2019-6627

72. Le travail d'analyse des disparités et d'identification de points communs pourrait être mené au sein d'un groupe de travail défini, qui ferait rapport au Comité "droit des brevets". Dans le cadre du Comité "droit des brevets", des propositions concrètes pourraient être formulées pour les organes de gouvernance. Pour certains thèmes, il pourrait être judicieux de faire intervenir les groupes de travail SACEPO (en particulier les groupes de travail sur les règles et sur la qualité) dans la phase préparatoire initiale.

D. COOPÉRATION EN MATIÈRE DE PARTAGE DU TRAVAIL

73. Les accords de recherche entre l'OEB et les États membres doivent être pris en compte lors de la création de nouveaux piliers de coopération, afin de veiller à ce que le flux de travail entre l'OEB et les offices participants soit fluide en pratique, mais aussi pour rendre le programme de recherche plus attractif.

74. En fonction des besoins, il est possible d'étudier une large palette d'incitatifs comprenant la simplification des procédures de paiement et de remboursement des droits, des mesures de soutien visant à réduire les arriérés des demandes, des mesures incitatives pour les petites entités dans tous les États membres et des programmes de formation sur les initiatives de proximité. Ces derniers pourraient être appuyés par des échanges de personnel, le détachement d'experts ou la formation de jeunes professionnels.

75. L'adoption de plateformes collaboratives et de classes virtuelles proposée pour d'autres activités devrait aussi être envisagée dans ce type de formation institutionnelle. Les opinions soumises par les offices nationaux seront très précieuses pour redéfinir la portée de cette activité.

IV. GESTION DE LA COOPÉRATION

A. MÉCANISME DE COOPÉRATION

a) Approche de la gestion de projets

76. La coopération sera assurée par le biais d'un portefeuille de projets s'inscrivant dans le cadre des objectifs et des initiatives-clés du Plan stratégique de l'OEB, selon une méthodologie standard, et afin de :

a) Permettre aux participants d'identifier rapidement à quel niveau leur participation est la plus judicieuse et d'obtenir rapidement des informations

b) Contribuer à une gestion transparente des modifications

c) Permettre à toutes les parties prenantes de déterminer clairement leurs contraintes et leurs ambitions

CA/65/19 f 122/128 2019-6627

77. Les rapports concernant les projets seront transmis à l'aide d'une seule liste et d'un seul ensemble d'informations (qui seront établis courant 2019), afin de permettre une communication claire et d'éviter les recoupements et redondances inutiles.

78. Dans ce but, une documentation cohérente et standardisée sera publiée pour chaque projet. Elle indiquera :

1) Les objectifs et les avantages attendus du projet

2) Le calendrier approximatif, les principaux jalons et les liens avec d'autres projets

3) Le coût global et les principaux risques qui affecteront le projet

4) Les aspects liés à la communication

79. Pour chacun des projets, la documentation décrite ci-dessus sera présentée sous la forme d'un tableau de synthèse, appuyé par un "programme de projet". Cela aidera les parties prenantes à répondre à la consultation et à décider quels projets leur semblent prioritaires.

80. Avant chaque réunion du groupe de travail, si possible, des documents d'analyse plus détaillés seront préparés et communiqués, afin de contribuer aux projets. De cette manière, les projets pourront progresser et la circulation des informations sera assurée.

b) Planification

81. Les éléments présentés dans ce document contribuent à l'établissement d'un plan général cohérent, mais dépendent aussi de ce plan. Les nouveaux projets de coopération seront lancés de façon conforme à cette stratégie et feront partie d'un plan global établissant clairement les interactions et les liens de dépendance entre tous les projets. S'il paraît clairement avantageux de le faire, les projets en cours seront intégrés dans cette approche.

82. Dans la mesure du possible, on s'efforcera de mettre en place une approche collaborative pour l'établissement du plan général et la détermination des priorités, du moins à haut niveau. Cela pourra prendre la forme d'un atelier de planification ou d'un autre événement similaire. Une fois préparé, le plan général devrait être partagé avec tous les participants, afin de limiter le risque de problèmes de communication et de cohérence, ainsi que pour permettre un briefing rapide et une représentation simplifiée.

CA/65/19 f 123/128 2019-6627

83. Dans ce but également, les réunions des groupes de travail seront presque toujours organisées à la même période de l'année et au même endroit. Bien que cela nécessite un important effort logistique, cette approche présente de réels avantages en termes de travail en réseau, de cohérence et de transparence.

84. Le plan sera basé sur un calendrier régulier, qui sera en grande partie déterminé par le cadre institutionnel de l'OEB et des autres organisations partenaires. Ce processus devrait également être appuyé par des comptes-rendus réguliers lors des réunions importantes de l'organisation.

c) Recours à des agents nationaux détachés

85. Les projets de coopération représentent une excellente opportunité pour les programmes pilotes de détachement, à l'heure où l'OEB tend à l'institutionnalisation de programmes plus larges. Cette méthode peut contribuer à assurer l'adhésion des offices nationaux des États membres, faciliter les communications et le développement de réseaux et renforcer la confiance mutuelle dans le cadre du travail. Les experts nationaux détachés (END) apportent une connaissance approfondie de leurs offices et un vaste ensemble de réseaux.

86. Il est proposé d'utiliser de façon intensive des agents détachés pour les activités de coopération, éventuellement pour de courtes durées (deux ans), selon un processus de sélection simple mais efficace.

d) Groupes de travail d'experts

87. La mise au point des activités et des projets doit être réalisée en étroite coordination entre les ONB et l'OEB. Pour cela, il est proposé de constituer des groupes de travail d'experts dédiés à la préparation conjointe d'initiatives de coopération. Les principales caractéristiques de ces groupes de travail devraient être les suivantes :

• Participation fondée sur l'expertise

Pour des raisons pratiques, il sera difficile pour toutes les parties prenantes de participer à tous les groupes. Afin de faciliter la constitution de groupes efficaces, un processus de sélection sur CV est proposé.

En pratique, cela signifie que les organisations participantes devraient identifier leurs experts qui souhaitent participer à la conception et à la création des projets, et fournir leurs CV en vue de la création d'équipes équilibrées et efficaces. Les personnes qui prennent part à ces projets devraient assurer une participation cohérente (pas de remplacements) afin que des progrès puissent être réalisés. Il faudrait s'efforcer de veiller à ce que toutes les parties prenantes soient représentées, dans une certaine mesure.

CA/65/19 f 124/128 2019-6627

Les groupes devraient être de nature purement technique. Les groupes de travail devraient exercer une forte influence sur la forme finale des résultats du projet. Les équipes devraient être limitées à 12 personnes au maximum, pour des raisons pratiques.

Ce mécanisme permet de mobiliser l'expertise de tous les offices, des plus modestes aux plus importants, sur les projets présentant le plus d'intérêt, et encourage l'identification de nouvelles idées au niveau des experts.

Une ébauche de processus pour la sélection des membres des groupes de travail est jointe en annexe.

• Cycles de travail

Les groupes de travail doivent s'efforcer de se réunir à peu près au même moment, soit au cours de la même semaine tous les six mois environ. Des exceptions seront autorisées en fonction des besoins spécifiques des projets. Cela appuiera le principe général selon lequel l'organisation de ces réunions en simultané favorise le travail en réseau, la gouvernance et les interconnexions, ainsi que les économies d'échelle.

88. Chaque réunion devrait s'appuyer sur une analyse écrite fournie par l'équipe du projet, qui devra être communiquée à l'avance.

89. Pendant les périodes intermédiaires, les groupes de travail devraient maintenir des contacts réguliers par des moyens de communication à distance.

90. Sur recommandation des groupes de travail, il devrait aussi être possible d'organiser des réunions d'experts ponctuelles ouvertes à un public plus large, si nécessaire. Cette approche sera sans doute particulièrement intéressante pour les questions de procédure ou de pratique.

e) Rapports et validation

91. Des rapports réguliers sur les résultats de ces réunions devraient être établis, dans un premier temps lors des réunions régulières de type CSTO et auprès du PLC lorsque les projets ont un impact direct sur leurs travaux, et ensuite dans le cadre des rapports sur le Plan stratégique lors de toutes les réunions du Conseil d'administration. Ces rapports devraient être cohérents (comparables entre les différentes réunions) et transparents, et stipuler clairement qu'il est possible d'obtenir de plus amples informations si nécessaire. Les dispositifs existants, tels que les réunions annuelles pour la coopération et les informations en matière de brevets, doivent être intégrés dans ce mécanisme dès le départ, étant donné qu'ils apportent un soutien et des renseignements précieux.

CA/65/19 f 125/128 2019-6627

92. Au fil du temps, les dispositifs existants pourront éventuellement être modifiés afin d'améliorer leur fonctionnement. Il serait par exemple possible d'encourager activement le recours à davantage d'exercices pratiques, à des communications et à un travail à distance, ainsi qu'à des systèmes de soutien/de secrétariat partagés. La charge que les réunions de l'OEB font peser sur les offices les plus modestes est déjà lourde, notamment en conjonction avec les réunions de l'OMPI/l'UE/l'EUIPO. Des efforts particuliers doivent donc être faits pour maîtriser cette charge.

93. Les consultations directes régulières seront encouragées. Dans ce but, l'OEB publiera une liste des principaux interlocuteurs au sein de l'organisation, en indiquant clairement leurs responsabilités. Les équipes participantes du côté de l'OEB devraient aussi organiser et mener à intervalles réguliers une série de réunions directes sur site avec les offices nationaux, afin de leur fournir des informations, d'identifier les opportunités et évolutions, et de veiller à ce que tous les offices des brevets soient en mesure de participer pleinement aux activités de coopération.

94. Ces réunions devraient être programmées suffisamment à l'avance et préparées par écrit, en s'appuyant sur des contacts formels réguliers (tous les six mois au départ) au niveau de la direction opérationnelle. Il sera demandé aux offices nationaux des États membres de nommer ou de confirmer leurs propres interlocuteurs à long terme pour ces travaux.

B. CONSIDÉRATIONS FINANCIÈRES

95. Les offices nationaux des États membres ont exprimé leur préoccupation concernant la charge administrative imposée par les critères d'éligibilité actuels. De plus, l'application d'une contribution obligatoire pour chaque projet ou activité limite leur possibilité de participer.

96. Afin de remédier aux difficultés rencontrées par le passé, il est proposé que les offices nationaux de tous les États membres et l'OEB co-financent à l'avenir les activités et les projets de coopération. L'OEB financera les coûts à hauteur de 80 %, les offices nationaux des États membres à hauteur de 20 %.

97. Le ratio proposé pour le partage des coûts devrait être considéré comme une valeur de référence sur le plan financier. Il ne doit pas nécessairement être appliqué comme un plafond fixe pour chaque activité ou projet. La possibilité pour les offices nationaux de fournir leur contribution en nature, sous forme de biens ou de services, est également prévue. L'Office soutiendra pleinement la mise au point d'outils et de services centralisés. L'Office soutient le déploiement des outils au sein des offices nationaux, qui sont responsables de leur maintenance.

CA/65/19 f 126/128 2019-6627

98. Il est proposé de définir les coûts éligibles pour le calcul des contributions nationales et des contributions de l'OEB à la coopération dans le cadre d'un groupe de consultation dédié, qui se réunira au cours de la phase de lancement. Les frais de personnel de l'OEB ne seront pas inclus dans les coûts éligibles. Des rapports concernant le partage des coûts seront établis au cours d'une période qui reste à définir et au terme de cette période.

99. L'administration financière devrait être organisée de manière à ce qu'aucune facturation croisée entre les offices nationaux et l'OEB ne soit nécessaire, afin de minimiser la charge de travail administrative.

100. La participation aux groupes de travail serait entièrement financée par l'Office, étant donné que les groupes travaillent dans l'intérêt général. Il faudrait demander aux offices nationaux participants de veiller à affecter des experts à chaque projet pour un certain nombre de jours chaque année, afin d'assurer la meilleure qualité possible. Ces éléments devraient apparaître clairement dans les accords signés entre l'OEB et les États membres. Il est souhaitable d'organiser un exercice en vue de l'harmonisation des délais et du contenu de ces accords ; dans la mesure du possible, tous les accords devraient être conclus pour la même durée, porter le même intitulé et débuter à la même période de l'année.

101. Dans le cadre de la révision des considérations financières, il est proposé de réviser le montant de l'"ensemble d'intégration" pour les nouveaux États membres.

C. PHASE DE LANCEMENT DE LA STRATÉGIE DE COOPÉRATION

102. Cette stratégie, ainsi que les processus qu'elle décrit, représentent une évolution importante dans l'approche de la coopération. Des délibérations approfondies et un travail supplémentaire de développement seront nécessaires. Cette approche fera donc l'objet d'une investigation conjointe en profondeur, à travers un processus de visites mutuelles des sites et de discussions en groupes de travail, qui permettront d'identifier :

• Les résultats minimum nécessaires pour progresser ensemble, et

• Les pratiques communes, les modules informatiques et les services communs qu'il faudra éventuellement mettre au point.

103. Ce processus prendra un certain temps et nous ne pensons pas pouvoir indiquer des dates d'achèvement probables, en particulier pour les aspects juridiques et informatiques, avant que ces projets soient bien avancés. Il est cependant important que toutes les parties prenantes s'engagent à faciliter ce processus.

CA/65/19 f 127/128 2019-6627

104. Calendrier proposé :

Discussion initiale lors de la réunion annuelle pour la coopération : Mai 2019

Adoption du Plan stratégique : Juin 2019

Évaluation sur site avec les États membres : Juillet – septembre 2019

Premier groupe de projets détaillés pour consultation : Octobre 2019

Approbation par les organes de gouvernance : Novembre 2019

Première réunion des groupes de travail : Février 2020

Réunions d'évaluation avec les offices nationaux : Été 2020

Second groupe potentiel de projets détaillés pour consultation :

Novembre 2020

CA/65/19 f 128/128 2019-6627