ORDER TO CASHGagnez du temps et de l’argent avec GS1 eCom

Facturation légale sans papier

La facturation légale sans papier, également appelée ‘déma-térialisation de la facture’, constitue l’étape logique vers l’op-timisation de vos process d’entreprise. De préférence, lafacturation sera considérée comme partie intégrante duconcept O2C. Après tout, votre avantage se situe précisé-ment dans l’alignement des 3 messages eCom.

Commander, livrer et facturer plus efficacement grâce à Order to Cash.

Order to Cash‘Order to Cash’ est une application de GS1 eCom quiréfère au traitement électronique de la commande,la note de livraison et la facture en alignant ces 3 do-cuments commerciaux, optimisant ainsi votre ‘fluxcentral de messages’. L’ancienne terminologie ‘3-WayMatch’ ou 3WM est remplacée par ‘Order to Cash’, enabrégé ‘O2C’, la dénomination GS1 reconnue mon-dialement. Les illustrations dans ce dépliant démon-trent comment ‘Order to Cash’ se déroule en pratiqueentre fournisseur et distributeur, et quels messageseCom peuvent s'échanger à cet effet.

Le saviez-vous ?Les entreprises peuvent économiser en moyenne € 6,40*par facture émise de manière électronique et automa-tique. Souhaitez-vous connaître les économies poten-tielles que vous pourriez réaliser grâce à un système EDIintégré pour les différents messages O2C ? Demandez lecalculateur GS1 ROI via eCom.support@gs1belu.org

*Source: Billentis, market report 2011

La qualité des donnéesen point de mire!

Afin de pleinement bénéficier des avantages eCom, unebonne qualité des données est essentielle. Cela impliqueque les données de produit doivent être communiquéesau préalable de manière complète et sans erreurs. Le Global Data Synchronisation Network (GDSN) et la CentralData Bank (CDB) mettent à votre disposition les outils nécessaires pour échanger vos données de produit enligne de manière efficace et sécurisée.

Plus d’informations sur www.gs1belu.org/fr/gs1-gdsn-0

Quoi ?

GS1 eCom est le terme GS1 dési-gnant les transactions commercialesélectroniques (electronic com-merce). Avec GS1 eCom, connu éga-lement sous le nom de ‘EDI,Electronic Data Interchange’, votresystème informatique est en mesured’échanger des données structurées(messages eCom) à caractère com-mercial, logistique et financier avecles ordinateurs de vos partenairescommerciaux. Ceci permet aux deuxparties de traiter des messages com-merciaux efficacement, automati-quement et avec un minimumd’intervention humaine. Les mes-sages eCom en tant que tels vien-nent remplacer les documentspapier classiques.

Quels documents ?

Commandes, notes de livraison etfactures, à savoir EANCOM® ORDERS,DESADV & INVOIC, sont de loin lesmessages eCom les plus fréquem-ment échangés à échelle mondiale.L’utilisation et l’alignement de ces 3messages constituent la base du‘Order to Cash’. En outre, GS1 proposede nombreux autres messages échan-geables avec vos partenaires com-merciaux (distributeurs, prestatairesde services logistiques et autres).

Comment ?

GS1 eCom est indépendant de la techno-logie et des systèmes informatiques, etdécrit uniquement le contenu. Autrement dit, les standards GS1 eCom EANCOM® et GS1 XML, déterminent lastructure et la séquence selon laquellevous rédigez un message. Ceci garantitque vous parlez le même langage que vospartenaires et que vos unités commer-ciales, unités d’expédition et lieux soientidentifiés de manière univoque. En outre,les standards GS1 eCom s’appliquent dansle monde entier, tous secteurs confondus,grâce à leur caractère générique tout enétant suffisamment spécifiques pour entrouver une application dans chaque sec-teur. Toutefois, vous choisissez vous-mêmele système avec lequel vous générez etéchangez les messages. Vous pouvez à ceteffet faire appel à un fournisseur de solu-tions EDI et vérifier quel type de systèmeEDI correspond le mieux à vos besoins.

Découvrez les avantagesd’eCom à l’intérieur !

Gagnez du temps et de l’argent avec GS1 eCom

GS1 eCom

Conseil !Un partenaire commercial vous a-t-il invité à démarrerl’EDI, ou avez-vous besoin d’automatiser certains de vosprocess d'entreprise ? Jetez un coup d’œil surwww.gs1belu.org/fr/gs1-ecom-0 et apprenez commentdémarrer l’EDI.

� 1Réception de la commande

Le fournisseur reçoit la commande (ORDERS) directement dans sonsystème informatique. Il donne instruction au départementd’envoi de préparer la commande. Le fournisseur transmet une confir-mation de commande (ORDRSP)au distributeur.

� 2Préparation de l’envoi

Le fournisseur rassemble toutes les unités commer-ciales commandées et les prépare à l’envoi. Pour chaque unité d’expédition, les unités commer-ciales sont scannées et un SSCC est créé dans lesystème informatique qui confère à l’unité d'expédi-tion une identification unique.Ensuite une étiquette logistique est générée repre-nant le SSCC sous forme de code à barres. Le fournisseur établit la note de livraison (DESADV)dans laquelle il relie le SSCC au détail de la livraison.Ceci lui permet de représenter, par unité d’expédition(identifiée par un SSCC), toutes les unités commer-ciales scannées avec leurs données pertinentes. Le fournisseur envoie la note de livraison (DESADV) avant même que la livraison ne soit effectuée.

Fournisseur (fabricant)

� CommandeN° 102

� 3Envoi par le biais d’un prestataire logistique

Prestataire de services logistiques

Les standards GS1 dans

Quels avantages pouvez-vous réaliser avec les standards GS1 ?Avec O2C vous gagnez du temps et de l’argent. Les avantages concrets et les économies sont :• Gain de temps grâce à la saisie automatique des données ;• Meilleure qualité des données, identification univoque des unités commerciales, lieux, etc. ;• Rapidité et fiabilité des informations et des process ;• Meilleure gestion de stock, délais de livraison plus courts et moins de ruptures de stock ;• Potentiel d’une automatisation poussée (ex. réapprovisionnement automatique) ;• Traçabilité tout au long de la chaîne d’approvisionnement ;• Transparence du flux de messages, possibilité de référer aux messages précédents ;• Moins de litiges, plus de satisfaction du client.

Au cas où il a recours à un prestataire de serviceslogistiques, le fournisseur envoie 'l'instructiond'exécuter la livraison' à son prestataire (IFTMIN). Si le prestataire logistique compose les unités d'ex-pédition, il génère les étiquettes logistiques GS1 etenvoie la note de livraison (DESADV).Une fois la livraison accomplie, le prestataire trans-met un message au commanditaire (fournisseur)confirmant l’arrivée de la livraisonchez le distributeur (IFTMAN).

� Note de livraisonN° 2310

� CommandeN° 102

� 4Réception des marchandises

Le distributeur reçoit le DESADV et en enregistre automatique-ment toutes les données dans son système, y compris les don-nées de traçabilité.A la réception de la livraison, il scanne les étiquettes logistiques(SSCC) et compare les données avec celles du DESADV. Si cela a été convenu, le distributeur mentionne au fournisseurcombien d’unités commerciales il a réellement reçu (RECADV).

� 5Facturation

Sur base du RECADV (ou sinon duDESADV), le fournisseur envoie la facture (INVOIC) au distributeur.Le distributeur vérifie automatiquementl’INVOIC sur base du RECADV, sinonsur base du DESADV et ORDERS. A l’approbation de la facture, le distribu-teur envoie un message au fournisseurannonçant le paiement (REMADV).Il active le paiement.

le cycle O2C sans papier.

Distributeur

Quelles sont les clés d’identification GS1 utilisées ?• GTIN (Global Trade Item Number) – identification unique

et univoque d’une unité commerciale• GLN (Global Location Number) – identification unique et

univoque d’un lieu; vous trouvez les GLN de vos parte-naires commerciaux sur www.gs1belu.org/fr/gln-database

• SSCC (Serial Shipping Container Code) – identificationunique et univoque d’une unité d’expédition.

Ces clés d’identification peuvent se traduire sous forme decode à barres ou tag EPC/RFID et sont utilisées dans lesmessages GS1 eCom.

� 6Vente en magasin

Le distributeur amène les marchandises aupoint de vente et approvisionne les rayons.Il vend les marchandises au consommateur.Il établit un rapport de ventes (SLSRPT),vérifie les niveaux des stocks et place aubesoin une nouvelle commande (ORDERS).La boucle est bouclée.

Fournisseur

Quels messages EANCOM® pouvez-vous utiliser dans le cycle O2C ?

Type de message Equivalent électronique deEANCOM®ORDERS CommandeORDRSP Confirmation de commandeDESADV Note de livraison / Note d’envoiIFTMIN Instruction d’exécuter la livraison IFTMAN Preuve d’arrivée de la livraison RECADV Confirmation de réception des marchandises INVOIC Facture REMADV Avis de paiement de la factureSLSRPT Rapport avec données des ventes

� FactureN° 204587

� Note de livraisonN° 2310

� CommandeN° 102

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Helpdesk

Avez-vous des questions se reportant à eCom (interprétation des spécifications et directivesdes messages, facturation légale sans papier, applications dans le domaine du DESADV, ...) ?Souhaitez-vous recevoir des standards de messages EANCOM® 2002 ou GS1 XML spécifiques,ou un aperçu de tous les messages GS1 eCom existants ? � eCom.support@gs1belu.org

Activités du groupe de travail

En tant que membre GS1 Belgium & Luxembourg, vous pouvez participer aux groupes de tra-vail GS1 eCom en charge d’élaborer, gérer et implémenter les standards GS1. Intéressé(e) ?� eCom.support@gs1belu.org

‘Messages idéaux’ Order to Cash

En collaboration avec et pour les distributeurs et fournisseurs du secteur FMCG, GS1 Belgium& Luxembourg a harmonisé les 3 messages de base, ORDERS, DESADV et INVOIC. Il s’agit des‘Messages Idéaux’. � www.gs1belu.org/fr/o2c-messages-ideaux

Calimero, outil de test pour l’EDI

Contrôlez si vos ORDERS, DESADV et INVOIC sont conformes aux ‘Messages Idéaux’ O2C et austandard EANCOM 2002 à l’aide de l’outil web de contrôle Calimero. � www.gs1belu.org/fr/calimero-0 (gratuit pour les membres et partenaires de GS1 Belgilux).

Formations

Vous pouvez suivre nos journées d’étude et formations collectives, ou rencontrer nos expertssur rendez-vous. Via e-Learn, vous pouvez également vous approprier la matière à votre pro-pre rythme. � www.gs1belu.org/fr/formations

Fournisseurs de solutions EDI

Etes-vous à la recherche d’un prestataire de service pour vous assister dans vos projets eCom ?� www.gs1belu.org/fr/recherche-fournisseur-de-solutions

Publications, astuces et mises à jour,

Via notre site, notre magazine LINK et notre ‘eNews’, vous serez informés de tous les évène-ments, formations, et mises à jour à venir.� www.gs1belu.org/fr/gs1-ecom-0 (notre site web eCom)

GS1 Belgium & Luxembourg vous souhaitebeaucoup de succès dans vos projets eCom !

Découvrez les services eCom de GS1 Belgium & Luxembourg

GS1 Belgium & LuxembourgRue Royale 76, 1000 Bruxelles T: 02 228 18 80F: 02 217 43 47info@gs1belu.org

www.gs1belu.org