OpenSoft

 «Inventer, c’est penser à côté »Albert Einstein

Patrick Barantalversion 4juin 2008

MicroCourrier

Pourquoi Papyrus ?

• Papyrus est un logiciel métier

• Il a été conçu dès sa création ( 1997 ) pour assurer la parfaite gestion des courriers

• Il reprend les mécanismes classiques dans la gestion du courrier• Les bannettes du courrier Arrivée et départ

+les bannettes de distribution aux utilisateurs

Il assure la gestion automatique du numéro Chrono

Avant Papyrus

• Le cahier Chrono rempli à la main• Version évoluée sous Excel qui atteint vite ses limites

dans la recherche• Mise en place d’un répertoire réseau propre

– Cette gestion atteint vite ses limites– Retrouver un courrier n’est pas intuitif

( seule la personne qui a classé le document sait le retrouver)– La gestion des répertoires n’est pas homogène– Certains documents sont enregistrés plusieurs fois dans des

répertoires différents.– Certains documents « sensibles » sont accessibles à tous

Avec Papyrus

• Retrouver un document hyper rapide et hyper simple (un document parmi 100.000 en 2 secondes )

• Fini les répertoires et sous répertoires : un seul répertoire d’archivage

• Gestion ses sécurités des documents conservés• Gestion des profils utilisateurs

administrateur, superviseur, user, consultation• Le document n’est pas modifié il reste dans son état

original• L’original est conservé ne circule que la copie

électronique du document• En cas d’absence le courrier est accessible à tous

Papyrus est un produit évolutif

• Papyrus bénéficie d’une mise à jour par and’où la nécessité du contrat de maintenance

• Cette mise à jour, c’est la concrétisation des remontées et des remarques utilisateurs

• On questionne et on écoute nos clients• Création d’un club d’utilisateurs

• Papyrus intègre les dernières technologies• Intégration de la recherche Plein Texte• Module de formation en ligne au format Flash

• Papyrus est bâti sur des standards de l’informatique professionnelle

Objectifs et enjeux de Papyrus

• Simplifier la gestion du courrier• Répondre aux exigences de la loi

– (contraintes règlementaires)loi N°2000-321 du 12 avril 2000 ( garantie des délais de réponse et d’accusés de réception)

• Suivre le courrier entrant / sortant1. Enregistrer les courriers entrants et sortant

( courrier papier, courriel,fax)2. Établir un lien entre courrier  «  arrivé » et courrier « départ »

• Simplifier l’archivage et la recherche de documents– Favoriser le travail collaboratif

Une interface Intuitive• Papyrus Micro courrier est simple d’utilisation : tout dans un écran

Parfaite gestion des scanners

Un simple bouton sur la plate forme multifonction envoie le document sur votre poste de travail dans un répertoire :

Documents_entrants

Un simple clic droit de la souris et vous classez ce document qui sera déplacé dans votre répertoire d’archivage.

Papyrus permet de rapatrier les documents à partir d’un répertoire de travail.

La copie électronique

Station MicroGED

Postes MicroGED(consultant)

Le circuit Papyrus

Papyrus en résumé

Plate-forme Papyrus

Produitévolutif

ArchiveTous les

types de fichiers

Informationrapidementaccessible

AnnuaireUnifié

des contacts

OrientéUtilisateur

Facilitéadministration

Principe du produit

• Une application de la Gamme Papyrus est toujours constituée de 2 fichiers

• Un fichier de l’application : le frontal client

• Un fichier des données : le fichier à sauvegarder

Les plus de Papyrus

• Sa simplicité d’utilisation• Sa simplicité d’administration• Son puissant gestionnaire de contacts• La possibilité d’adaptation à tous types

d’organisation– Possibilité d’authentification basée sur le login du

poste– Visualisation uniquement des courriers dédiés à un

service.

• Son puissant module de publipostage

Il suffit de sauvegarder uniquement le fichier DATA_Papyrus.mdb

Papyrus en poste autonome

En mono poste

Le fichier de l’application: Papyrus.mde

Et

Le fichier des données :Data-Papyrus.mdb

Sont présents sur la même machine

Papyrus en réseau

Données à sauvegarder

En plus de vos documents

Le ou les fichiers

DATA-Papyrus.mdbChaque poste client possède le fichier

Application

Papyrus.mde

Clients Papyrus

Serveur de données

Papyrus

Attache des bases

Au premier lancement de l’application

Numérisation

L ’accès sécurisé de Papyrus

En activant l’accès sécuriséA chaque utilisateur, est associé un profil

Consultation

Utilisateur

Superviseur

Administrateur

L ’accès sécurisé de Papyrus

En activant l’accès sécuriséA chaque utilisateur, est associé un profil

• C’est l’administrateurqui est habilité à créer les utilisateurs et leur affecter un profil

Consultation

Utilisateur

Superviseur

Administrateur

Les 4 profils Papyrus

Administrateur possède tous les droitsAdministrateur possède tous les droits

Consultation : ne peut que visualiser les Consultation : ne peut que visualiser les courrierscourriers

Le superviseur possède tous les droits Le superviseur possède tous les droits sauf lasauf la suppression d‘un courrier suppression d‘un courrier

L’utilisateur : opérateur de saisie, ne peut L’utilisateur : opérateur de saisie, ne peut créer les entrées dans les fichiers annexescréer les entrées dans les fichiers annexes

PapyrusPapyrusLa solution courrierLa solution courrier

FacilitéFacilité

ProductivitéProductivité

PerformancesPerformances

FiabilitéFiabilité

AdaptabilitéAdaptabilité

Support Support MinimiséMinimisé

EvolutivitéEvolutivité SécuritéSécurité

FacilitéFacilitéProductivitéProductivitéPerformancePerformanceEvolutivitéEvolutivitéFiabilitéFiabilitéAdaptabilitéAdaptabilitéSupport Support MinimiséMinimiséSécuritéSécurité

Interface simpleInterface simpleet puissantet puissant

Navigation en 3 DNavigation en 3 D

Reproduit les Reproduit les processus processus classiques de classiques de gestion du gestion du courriercourrier

Routage par Routage par mailmail

Solution Solution éprouvéeéprouvée

Puissance dansPuissance dansla recherchela recherche

Une nouvelleUne nouvelleversion par anversion par an

Remontée des Remontée des utilisateursutilisateurs

Basé sur les Basé sur les standard destandard del’informatiquel’informatique

Ne modifie pas Ne modifie pas les documents les documents existantexistant

Interface Interface intuitiveintuitive

Facilité deFacilité denavigationnavigation

SupportSupportUtilisateursUtilisateursminimiséminimisé

FormationFormationen ligneen ligne

Héritage desHéritage despermissionspermissionsexistantesexistantes

Accès Accès sécurisé aux sécurisé aux donnéesdonnées

Ad

min

istrateur

Ad

min

istrateur

Uti

lisa

teu

rU

tili

sate

ur

Utilisateurs-Administrateurs

Les avantages de Papyrus

Facilité Rapidité Traçabilité Qualité

Une interface

très Conviviale

EtIntuitive

TraitementAutomatiquedes tâches

longues et

fastidieuses

Retrouvez à tous

Moment un document

Parfait suivi du

déroulementdes

différentes phases

du processus

Charte graphique PapyrusDans une zone déroulante

sur fond jaune indique qu’il est possible d’accéder au détail de la fiche par un simple double clic

La flèche Bleue permet d’ajouter un élément n’existant pas dans la liste

Un fond bleu indique en champ verrouillé, son contenu est mis à jour depuis un autre formulaire

Papyrus le logiciel

Et maintenant

une démonstration

vaut mieux

que de longs discours

Questions?