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NUMÉRISEZ POUR SUPPRIMER LES

DOCUMENTS PAPIERS Christian Dubourg Directeur Marketing produit Spark Archives – Klee Group. Membre de la commission de normalisation AFNOR CN 171 Applications pour l'archivage et la gestion du cycle de vie du document Préface de Charlotte Maday Experte Archives mixtes Spark Archives Membre de la commission de normalisation AFNOR CN 171

Spark Archives – Klee Group | +33 (0)1 46 29 25 25

www.spark-archives.com – Janvier 2018 – v2

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CONTENU

PREFACE ..................................................................................................................... 3

2017 - TRANSITION VERS LE ZERO PAPIER .................................................................... 5

COPIES FIABLES ........................................................................................................... 6

EVOLUTION DU CODE CIVIL – ARTICLE 1379 ET SON DECRET 2017 ................................ 6

ARTICLE 2 DU DECRET N°2016-1673 ............................................................................. 8

ARTICLE 3 DU DECRET N°2016-1673 ........................................................................... 10

ARTICLE 4 DU DECRET N°2016-1673 .......................................................................... 11




DE LA COPIE FIDELE A LA COPIE FIABLE ...................................................................... 16

Une copie fidèle n’est pas une copie fiable.................................................................................................... 17

Norme NF Z42-026 et NF Z42-013 partie numérisation. ......................................................................... 18

ORDONNANCE N° 2017-29 DU 12 JANVIER 2017 ........................................................ 20

ARRETE DU 22 MARS 2017 FIXANT LES MODALITES DE NUMERISATION DES FACTURES PAPIER. ..................................................................................................................... 21

REFERENCES DES TEXTES REGLEMENTAIRES ANALYSES .............................................. 22

http://www.spark-archives.com/



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Préface

Tout dé maté rialisér pour énsuité supprimér lé papiér sémblé a tous points dé vué la

solution miraclé déstiné é a ré soudré lés problé matiqués d’éspacé dé stockagé : dés

milliérs dé documénts dans un éspacé dé la taillé d’un carton, voila dé quoi sé ré jouir !

Mais, péut-on vraimént tout dé maté rialisér pour tout dé truiré ?

Car touté suppréssion d’originaux comporté dé nombréux risqués qui touchént én

pléin cœur lé caracté ré d’authénticité dés documénts. Un documént dé maté rialisé

a-t-il vraimént la mé mé valéur aux yéux du mondé ét dé la loi, qué son parént, dont lé

malhéur fut dé naî tré au format papiér ? Commént fairé pour consérvér dans lé témps

ét dans l’éspacé sa valéur dé préuvé ?

Bién su r, il sémblé logiqué qué lés chartés mé dié valés ét autrés documénts constitutifs

du patrimoiné historiqué né fassént pas l’objét dé téllés mésurés dé numé risation ét

suppréssion du documént physiqué. Mais, vos documénts papiérs, produits

aujourd’hui ét quotidiénnémént utilisé s, qué vous énvisagéz dé dé truiré apré s

numé risation, péuvént én ré alité constituér votré patrimoiné historiqué démain.

Alors qué fairé pour contrécarrér cés consé quéncés funéstés dé tout projét dé

numé risation déstiné a fairé disparaî tré lé papiér ?

Il s’agit dé procé dér avéc mésuré ét discérnémént. Lés ré céntés é volutions du cadré

lé gislatif ét ré gléméntairés pré sénté és dans cé livré blanc ont é té éntréprisés pour

conténir cés risqués, rénforcér la confiancé ét accompagnér lés éntréprisés commé lés

sérvicés publics qui souhaitént éntrépréndré pléinémént léur transition numé riqué

tout én limitant léur consérvation physiqué aux archivés ésséntiéllés pour l’histoiré,




~ 4 ~

la protéction dés droits dés socié té s, dés éntréprisés ét dés individus, ét la continuité

dés affairés.

Dé truiré lé papiér au profit dé son doublé dé maté rialisé démandé un

accompagnémént pour uné misé én conformité avéc cés ré glés, commé un

accompagnémént pour uné misé én placé dé l’archivagé é léctroniqué. C’ést cé qué cé

livré blanc vous proposé.

Charlotte MADAY




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2017 - Transition vers le zéro papier

La chasse au papier a véritablement commencé en

France avec l’arrivée de nouveaux articles

réglementaires qui encadrent les processus de

dématérialisation du document papier.

Autour du code Civil

Article 1366 et 1379 du Code Civil et décret

d’application n°2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à

la copie fiable au sens de l’article 1379 du Code Civil.

Autour de la santé

Ordonnance n° 2017-29 du 12 janvier 2017 relative aux

conditions de reconnaissance de la force probante des

documents comportant des données de santé à

caractère personnel créés ou reproduits sous forme

numérique et de destruction des documents conservés

sous une autre forme que numérique.

Autour de la facture

Nouvel arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de

numérisation des factures papier en application de

l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales.

Code civil

Code de la

Santé publique

Livre des

procédures

fiscales




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COPIES FIABLES Avéc lés nouvéllés ré gléméntations, la voié du « zé ro papiér » sémblé cétté fois-ci bién

ouvérté én Francé. Avéc lé nouvéau codé civil, il déviént possiblé d’obténir uné

réconnaissancé juridiqué accrué d’uné copié numé riqué d’un acté én ré alisant dés

« copies fiables ». Il déviént mé mé possiblé d’énvisagér sé riéusémént la suppréssion

puré ét simplé du documént original apré s numé risation ét archivagé dé la copié

numé riqué. Atténtion cépéndant a bién pércévoir lés limités dé l’éxércicé du nouvéau

ré gimé dé la préuvé é léctroniqué.

Evolution du code civil – Article 1379 et son décret 2017

Lé dé crét n°2016-1673 du 5 décembre 2016 pérmét d'é tablir qué séra pré sumé é

fiablé la copié ré sultant dé déux possibilité s :

– Soit d'un procédé de reproduction qui entraîne une modification irréversible

du support de la copie.

– Soit, en cas de reproduction par voie électronique, d'un procédé répondant à

certaines conditions.

Lé « procé dé dé réproduction qui éntrainé uné

modification irré vérsiblé du support dé la copié » né

concérné qué lé pé rimé tré du stockage

analogique. Il péut s’agir dés supports dé hauté

dénsité sur microformé (microfilms ét microfichés)

ou par éxémplé dé mé moirés holographiqués

utilisant lés transformé és dé Fouriér.




~ 7 ~

Tous lés autrés procé dé s dé réproduction qui utilisént lé codagé numé riqué réntrént

dans lé contéxté dé « la reproduction par voie électronique ». C’ést lé cas dés

procé dé s dé numé risation par scannér numé riqué, copiéurs multifonctions ét autrés

mé canismés dé réproduction numé riqué.

La ré cénté é volution du codé civil pérmét

d’affirmér qué toutés lés copiés d’actés dès

lors qu’elles sont fiables, péuvént

poténtiéllémént avoir la même valeur

probante que l’original. Mais atténtion, il

s’agit la dé « présomption jusqu’à preuve

du contraire ». Si vous éstiméz rémplir lés

conditions pré cisé és dans lé dé crét

d’application dé l’articlé 1379, vous pouvéz

aussi vous intérrogér sur la consérvation dé

l’original papiér. A notér qué l’articlé 1379

pré cisé : « Si l'original subsiste, sa présentation peut toujours être exigée ». Mais

s’il n’éxisté plus ? Pour pouvoir pré sumér dé la fiabilité d’uné copié, il ést né céssairé

dé dé montrér qué cétté copié ést fidèle à l’original ét qu’éllé n’a jamais é té modifié é

dépuis sa cré ation (incorruptibilité ).

Plusiéurs quéstions sé posént au régard dés éxigéncés du dé crét pour pérméttré dé

passér dé la pré somption a la préuvé ?

Commént dé montrér qu’uné copié numé riqué ést fidé lé a l’original papiér si

cé dérniér n’éxisté plus ?

Commént dé montrér qué la copié numé riqué consérvé é ést bién céllé qui a é té

produité au momént dé la numé risation ?

Mémo 󠄀 Utilisez-vous des procédés analogiques ou numériques pour générer vos copies numériques? 󠄀 Si vous utilisez une reproduction par voie électronique, vous devez vous conformer aux articles 2 à 6 du décret N°2016-1673. Quéstions rélativés a l’articlé 1 du dé crét

n°2016-1673




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Article 2 du décret n°2016-1673

Par son prémiér aliné a, l’articlé 2 du dé crét ténté d’apportér dés é lé ménts pour

ré pondré a cés quéstions. « Le procédé de reproduction par voie électronique doit

produire des informations liées à la copie et destinées à l'identification de celle-

ci. Elles précisent le contexte de la numérisation, en particulier la date de

création de la copie ».

A priori, rién dé bién compliqué pour satisfairé lés éxigéncés dé cét articlé puisqu’il

s’agit dé fairé un éffort dé documéntation sur lé contéxté dé l’acté dé numé risation ét

d’énrégistrér la daté dé numé risation dans un régistré « incorruptiblé ». Dans la

ré alité , il faut liré éntré lés lignés dé cét

articlé. Si vous numé riséz un documént én

2018 ét qué vous dévéz éxpliquér én 2038

quand ét commént lé documént numé riqué a

é té constitué , il ést fort probablé qué vous né

puissiéz lé fairé si vous ou vos pré dé césséurs

n’aviéz pas mis én placé un procéssus

pérméttant dé consérvér tous cés é lé ménts

dé contéxté d’uné manié ré inté gré ét pé rénné. Non séulémént vous dévréz consérvér

lé contéxté péndant plus dé 20 ans, mais vous dévréz é galémént pouvoir dé montrér

qué lés informations consérvé és n’ont pas é té modifié és dépuis lé jour dé léur

cré ation.

Pour cé fairé, la misé én placé d’un Systé mé d’Archivagé Eléctroniqué sémblé asséz

indispénsablé.

COMMENT CREER UNE COPIE NUMERIQUE ?




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Commé lé pré cisé lé guidé dé bonnés pratiqués « Archivagé é léctroniqué » du GT

mandat DISIC dé séptémbré 2012: « Lé SAE ést indispénsablé dé s lors qué lés donné és

dé consérvation dé passént 10 ans. »

Lé sécond aliné a dé l’articlé 2 du dé crét

pré cisé qué « La qualité du procé dé doit é tré

é tablié par dés tésts sur dés documénts

similairés a céux réproduits ét vé rifié é par

dés contro lés ». Il né suffit donc pas dé

procé dér a la réproduction sans sé posér trop

dé quéstions sur la qualité dé la machiné

utilisé é pour ré alisér la copié numé riqué. Il

faut vé rifiér qu’éllé ést bién adapté é au typé

dé documént a réproduiré. Il ést clairémént

sous-énténdu qu’il faut pouvoir dé montrér

én cas dé bésoin qué dés tésts ont é té ré alisé s

avant dé procé dér a la numé risation ét qué

cés tésts ont donné liéu a uné validation du

fait d’un contro lé dé la qualité constaté é sur

dés documénts similairés. La non plus rién dé

bién compliqué si cé n’ést dé s’assurér qu’uné

procé duré dé contro lé ést bién misé én placé

dans lé « workflow » dé numé risation.

Mémo

󠄀 Avez-vous testé et contrôlé la chaîne de numérisation avec des documents similaires à ceux qui doivent être reproduits ? 󠄀 Avez-vous documenté le processus de numérisation et de contrôle en expliquant avec quel matériel et quel réglage vous avez procédé aux tests et aux copies numériques ? 󠄀 Avez-vous mis en place un systèmé d’horodatagé pérméttant d’attéstér dé la date de création de la copie numérique ?

Quéstions rélativés a l’articlé 2 du dé crét n°2016-1673




~ 10 ~


Commé il ést asséz facilé dé modifiér un documént é léctroniqué, lé dé crét chérché a

imposér uné solution téchniqué pour pérméttré dé dé célér touté téntativé dé faux.

L’idé é proposé é ici consisté a utilisér lés mé thodés qui pérméttént dé dé téctér tout

changémént ré alisé a postériori sur un fichiér

numé riqué.

La prémié ré possibilité proposé é

(l’empreinte) ést asséz simplé a méttré én

œuvré puisqu’éllé consisté simplémént a

préndré uné émpréinté numé riqué du fichiér

issu dé la numé risation. L’utilisation d’un

algorithmé dé hachagé capablé dé gé né rér

uné émpréinté fiablé ést monnaié couranté ét

né né céssité pas dé fairé appél a dés sérvicés

dé tiérs dé confiancé imposé s par lés trois

autrés propositions du dé crét.

L’horodatage qualifié pourrait avoir un inté ré t pour ré pondré a la fois én partié a

l’articlé 1 (daté dé la numé risation) mais aussi a la partié 2. Cépéndant, la daté dé

numé risation ést poténtiéllémént diffé rénté dé la daté du scéllémént numé riqué

proposé via l’horodatagé qualifié .

EMPREINTE D’UN DOCUMENT NUMERIQUE OU HORODATAGE QUALIFIE, CACHET ELECTRONIQUE QUALIFIE, SIGNATURE ELECTRONIQUE QUALIFIEE

Mémo

󠄀 Avez-vous pris l’empreinte numérique de votre document numérisé ? 󠄀 Si non, avez-vous utilisé lés sérvicés d’un tiérs dé confiance de service de confiance qualifié eIDAS ?





~ 11 ~


L’articlé 4 a plusiéurs objéctifs : préserver dans le temps la copié numé riqué,

pré sérvér sa lisibilité ét énfin pré sérvér son intégrité. Pour cé fairé, lé dé crét né dit

rién dé pré cis. Il né méntionné aucuné normé ou aucuné cértification. Il laissé uné

totalé libérté pour assurér cés éxigéncés.

Lé prémiér aliné a pourrait é tré facilémént

réspécté én méttant én œuvré dés

téchnologiés dé stockagé pérméttant

d’émpé chér touté modification du documént

numé riqué. Dés pé riphé riqués dé stockagé dé

typé WORM logiqué péuvént ré pondré a cétté

éxigéncé én vérrouillant lés fichiérs stocké s

én modé « lécturé séulé » durant touté la

duré é dé consérvation du documént

numé riqué.

Mais il ést aussi possiblé dé gé rér lés

documénts numé riqués sur dés supports

magné tiqués avéc dés droits suffisammént

réstrictifs pour émpé chér a tous lés

utilisatéurs dé pouvoir modifiér lé moindré

octét.

CONSERVER ET CONVERTIR DES COPIES ELECTRONIQUES SANS ALTERER LA FORME ET LE CONTENU

Mémo

󠄀 Avez-vous prévu de mettre én œuvré un systèmé dé stockagé pérméttant d’évitér toute altération de la forme et du contenu de vos copies numériques ? 󠄀 Avez-vous prévu en cas de besoin de mettre en place un système de conversion des copies numériques conservées ?





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Lé sécond aliné a ést é galémént important pour la géstion dé la pé rénnité dés copiés

numé riqués car il pré cisé qu’il ést possiblé d’énvisagér

dé convértir lés copiés numé riqués. Lés é volutions dés

formats dé fichiér dans lé témps commé lés é volutions

dés supports dé stockagé péuvént né céssitér soit dé

convértir lés copiés numé riqués soit dé lés changér dé

support durant léur cyclé dé consérvation.

La ré daction dé cétté aliné a pourrait laissér pénsér

qu’il suffit dé tracér l’opé ration dé convérsion ou dé

migration ét dé préndré uné nouvéllé émpréinté dé la

nouvéllé copié numé riqué pour é tré conformé a

l’éxigéncé. Dans la ré alité , il né faut surtout pas dissociér lés éxigéncés du prémiér

aliné a ét du sécond car la copié convértié doit bién énténdu réstér fidé lé au documént

sourcé sur la formé ét lé conténu.

La convérsion doit donc é tré misé én œuvré via un procéssus maitrisé ét documénté

ré pondant aux éxigéncés dés déux aliné as dé cét articlé.




~ 13 ~


Cét articlé ést important car il imposé dé conserver les empreintes dés copiés

numé riqués mais aussi toutes les traces associées au cyclé dé vié dé la copié

numé riqué. Il pré cisé qu’il ést é galémént né céssairé dé pré sérvér l’inté grité dés tracés

dé tél manié ré a pouvoir dé célér touté téntativé dé fraudé ayant pour objét dé

rémplacér dés copiés numé riqués par d’autrés.

Cét articlé né méntionné pas diréctémént qu’il ést né céssairé dé méttré én œuvré un

systé mé d’archivagé é léctroniqué (SAE)

capablé dé gé rér la journalisation dés tracés,

l’archivagé dés journaux, lé chaî nagé dés

journaux. Il n’imposé pas dé méttré én œuvré

uné normé particulié ré. Dans cé cas, il

conviént donc dé sé ré fé rér aux ré glés dé l’art

én la matié ré ou miéux éncoré a la

jurisprudéncé. N’importé quél éxpért pourra

facilémént rétrouvér la filiation dé cé dé crét

au travérs dé la normé NF Z42-013 :2009 ét a

sa jurisprudéncé én matié ré dé numé risation,

consérvation ét déstruction du documént

original.

Enfin, l’articlé 7 du dé crét viént complé tér l’articlé 5 ét l’articlé 2 du dé crét puisqu’il

imposé é galémént dé documéntér ét dé pré sérvér l’information documénté é aussi

longtémps qué la copié é léctroniqué.

CONSERVER LES ELEMENTS ASSOCIES AUX COPIES NUMERIQUES AUSSI LONGTEMPS QUE LES COPIES ELLES-MEMES

Mémo

󠄀 Avez-vous un système permettant de préserver dans lé témps ét d’uné manière intègre les éléments associés à vos copies numériques tels que les empreintes et les traces des actions ?





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L’articlé 6 ést axé autour dé la sé curité . Il pré cisé qué l’énsémblé dés procéssus a

méttré én œuvré pour cré ér uné copié

numé riqué ainsi qué l’énsémblé dés é lé ménts

dé tracé ou dé documéntation ét énfin

l’énsémblé dés moyéns mis én œuvré pour

consérvér lés copiés numé riqués ét lés

é lé ménts associé s doivént é tré sé curisé s.

Commé pour l’articlé 5, aucuné

récommandation n’ést donné é pour appliquér

dés mé thodés dé sé curisation. Il conviént donc

dé sé ré fé rér aux ré glés dé l’art én la matié ré.

La normé NF Z42-013 :2009 apporté dés éxigéncés sur la déscription dés moyéns dé

sé curisation dés dispositifs dé consérvation. Ellé pré cisé dans lés §5., §5.4 1ét §8 lés

informations lié és a la sé curité qu’il conviént dé documéntér dans lé « dossiér dé

déscription téchniqué du systé mé ».

Cé dérniér doit dé taillér :

Lés moyéns dé protéction physiqué du maté riél ét dés supports é véntuéls ;

Lés mé canismés dé dé téction dés fraudés lié és a la manipulation volontairé

dés fichiérs én vué dé léurs substitutions par d’autrés objéts ;

La géstion dés habilitations ét la déscription dé la géstion dés droits.

SECURISER LES DISPOSITIFS DE REPRODUCTION ET DE CONSERVATION

Mémo

󠄀 Avez-vous mis en place un niveau de sécurité suffisant autour de votre système de création et de conservation de vos copies numériques ?





~ 15 ~


Alors qué l’articlé 2 du dé crét fixé lés éxigéncés dé documéntation du procéssus dé

numé risation mis én œuvré autour dé la gé né ration dés copiés numé riqués, l’articlé

7 viént complé tér ét pré cisér lé nivéau dés éxigéncés lié a la consérvation dés

informations documénté és. L’objéctif dé cét articlé ést dé pré sérvér lé contéxté dé

cré ation dés copiés afin d’é tré én mésuré dé fournir uné copié numé riqué plusiéurs

anné és apré s sa cré ation tout én é tant én mésuré dé fournir lés informations

documénté és dé l’é poqué qui pré cisaiént lé

contéxté dé la cré ation dé cétté copié : scannér

ét logiciél utilisé , format dé numé risation ét dé

compréssion, préuvé dé contro lés dé la chaî né

dé numé risation, algorithmé dé prisé

d’émpréinté, typé d’émpréinté, mé canismé

d’horodatagé, …

La misé én œuvré d’un systé mé d’archivagé

é léctroniqué conformé aux éxigéncés NF Z42-

013 ést sans douté lé méilléur moyén d’arrivér

a ré pondré a cé via lé « dossiér dé déscription

téchniqué du systé mé » (DDTS). Cé DDTS doit

é tré ré gulié rémént mis a jour ét chaqué vérsion doit é tré du mént consérvé é ét

archivé é. Si lé SAE a é té bién conçu au régard dé la normé NF Z42-013, il doit donnér

la possibilité dé gé rér dés noménclaturés dé documénts dé déscription du systé mé

inté grant toutés lés informations documénté és associé és au procéssus dé copié

numé riqué. Tout changémént doit é tré documénté ét pré sérvé avéc la daté dé dé but

d’application ét la daté dé fin d’application pour chaqué é lé mént déscriptif du systé mé

dé gé né ration dés copiés.

DOCUMENTATION DU SYSTEME ET CONSERVATION

Mémo

󠄀 Avez-vous mis en place un systèmé d’archivagé électronique vous permettant de conserver autant dé témps qu’il lé faut toutes les versions des informations documentées du système de génération des copies numériques ?





~ 16 ~

De la copie fidèle à la copie fiable

Vous dévéz én prémiér liéu méttré én placé uné procé duré documénté é pour cré ér

dés copies fidèles. Céllé-ci doit é tré pré cisé ét dé qualité . Ellé doit :

Décrire les différents types de documents qué vous alléz numé risér. Pour

chaqué typé dé documént, vous dévéz dé criré :

o son format (A4, A5, A3, autré),

o s’il ést noir ét blanc ou comporté dés couléurs ét si vous alléz lé

numé risér én 1, 8, 24 bits par pixél,

o s’il comporté un fond dé couléur ou dés dé gradé s qui pourraiént gé nér

la numé risation,

o s’il comporté dés informations au récto ét au vérso ou si lé vérso ést

systé matiquémént sans information,

o s’il comporté dés signaturés manuscrités, …

Vous dévéz é galémént dé criré lé format dés copiés numé riqués qué vous

alléz gé né rér (PDF, TIFF, …) ét spé cifiér lé typé dé compréssion utilisé

(CCITT G4, JPEG, …) ainsi qué lé nivéau dé pérté dé qualité lié é a l’utilisation

d’un factéur dé compréssion é véntuél.

Décrire la réglementation et les durées de conservation. Il ést

indispénsablé dé dé criré lés ré gléméntations én viguéur pour la numé risation,

la consérvation ét l’é véntuéllé déstruction dé l’original papiér pour chaqué

typé dé documént.

Décrire le matériel utilisé pour numé risér lés documénts. Si vous utiliséz

plusiéurs typés dé scannérs ou copiéurs sélon lé typé dé documént, vous dévéz

dé criré lés caracté ristiqués dés diffé rénts copiéurs ét bién spé cifiér pour quél

typé dé documént vous alléz lés utilisér.

COMMENT PROCEDER ?




~ 17 ~

Décrire le processus de numérisation : Dévéz-vous pré parér lés documénts

avant dé lés numé risér ? Ajoutéz-vous dés sé paratéurs pour pérméttré uné

cé suré dé lot automatiqué ? Numé riséz-vous lés documénts én lots ou

unitairémént ? Avéz-vous un contro lé visuél péndant la numé risation ? En cas

dé bourragé, commént dé términéz-vous lé dérniér documént numé risé ét

commént réprénéz-vous la numé risation du lot én cours ?

Décrire les processus de contrôle : Comptéz-vous lés documénts avant dé

lés numé risér ét vé rifiéz-vous lé nombré dé documénts numé riqués gé né ré s

apré s numé risation afin dé vé rifiér qu’il n’y a pas éu dé pérté péndant lé

procéssus dé numé risation ? Contro léz-vous lés imagés dés documénts sous

uné formé é chantillonné é ou vé rifiéz-vous toutés lés imagés durant ou apré s

la numé risation dés lots ?

Une copie fidèle n’est pas une copie fiable. Pour qu’uné copié soit fiablé il ést indispénsablé dé méttré én œuvré tous lés articlés

du dé crét d’application. Lé méilléur moyén ést sans aucun douté dé méttré én placé

un SAE conformé aux spé cifications fixé és par la normé « NF Z42-013 :2009 » ét dé

véillér a cé qu’il soit pé rénné én méttant én placé uné cértification « NF 461 :2015 »

sur lé pé rimé tré « conservation et numérisation d’archivés é léctroniqués ».




~ 18 ~

Norme NF Z42-026 et NF Z42-013 partie numérisation. La normé AFNOR NF Z42-026 a é té publié é én 2017 afin dé dé finir un cadré ét dés

spé cifications dés préstations dé numé risation fidé lé dé documénts sur support

papiér. L’objéctif dé cé documént ést dé fixér lés ré glés dé l’art pour pérméttré la misé

én œuvré ét lé contro lé dé cés préstations.

La normé NF Z42-026 ré digé é par la Commission dé Normalisation CN171 dé

l’AFNOR a é té publié é apré s la parution du

nouvél articlé du codé civil ét dé son dé crét

d’application. Dé cé fait, éllé prénd én compté

lés nouvéllés éxigéncés ré gléméntairés. Ellé

pérmét ésséntiéllémént aux préstatairés dé

sérvicé dé numé risation dé proposér dés

préstations pour la cré ation dé copiés fidé lés.

Ellé éncadré lés rélations éntré l’opé ratéur dé

numé risation ét lé donnéur d’ordré.

Bién avant la parution dé la normé NF Z42-026,

la normé NF Z42-013 :2009 cadrait dé ja la

numé risation én inté grant a l’archivagé lé

procéssus dé numé risation. La normé NF Z42-

013 dé 2009 méntionné clairémént

l’importancé dé documéntér lés points qui

suivént :

Dispositifs dé numé risation dés

documénts (§10.2.1)

Dispositifs dé traitémént dés imagés (§10.2.2)

Un petit point s’impose

󠄀 la nouvelle norme NF Z42-026 encadre les prestations de numérisation.

󠄀 La norme NF Z42-026 permet de générer des copies fidèles. Sa mise en œuvré n’ést pas suffisanté pour supprimer les documents scannés. 󠄀 La suppression des documénts originaux n’ést possible que si vous respectez les textes réglementaires.

Quéstions rélativés a la normé NF Z42-026




~ 19 ~

Pré paration dés documénts sur support papiér (§10.2.3.1)

Numé risation dés documénts sur support papiér (§10.2.3.3)

Contro lé dé l’information numé risé é (§10.2.3.4)

Journalisation dés é vé néménts (§10.2.4)

Ainsi, plusiéurs socié té s ont mis én placé dés solutions dé numé risation ét d’archivagé

sans utilisér la nouvéllé normé NF Z42-026 mais én sé ré fé rant au téxté dé la normé

NF Z42-013 :2009 dont lé dé tail ést conformé aux éxigéncés du dé crét sous ré sérvé

dé bién ajoutér la prisé d’émpréinté dans lé procéssus. Dé mé mé, la cértification Afnor

Marqué NF 461 inté gré la cértification du pé rimé tré « numé risation » dans la

dé marché dé misé én œuvré d’un systé mé d’archivagé a vocation probatoiré.

La nouvéllé normé NF Z42-026 résté né anmoins un guidé dé bonnés pratiqués pour

lés préstations dé numé risation. Uné cértification Afnor portant la ré fé réncé NF 544

pérméttra prochainémént dé cadrér lés préstations dé numé risation misés én œuvré

autour dé la normé NF Z42-026. La nouvéllé

normé NF Z42-026 pérmét aux préstatairés

spé cialisé s dans la numé risation d’offrir léurs

sérvicés mé mé s’ils n’offrént pas lé sérvicé dé

tiérs-archivagé. C’ést én céla qué la

cértification NF544 diffé ré dé la marqué NF

461. La normé NF Z42-026 n’ést pas d’application obligatoiré.

La jurisprudéncé autour dé la normé NF Z42-013 :2009 a montré qué la production

dé copiés numé riqués én réspéctant lés ré glés dé l’art dé la normé SAE NF Z42-

013 :2009 é tait récévablé én justicé. Lé fait dé méttré én œuvré la marqué NF461 pour

un usagé intérné ét non commércial ést suffisant pour donnér a son systé mé dé

numé risation ét dé consérvation uné vocation probatoiré forté.




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Ordonnance n° 2017-29 du 12 janvier 2017

Commé l’articlé 1379 du codé civil ést lié aux

actés sous séing privé , il né couvré pas lé

pé rimé tré dés documénts comportant dés

donné és dé santé a caracté ré pérsonnél. Célui-

ci ést couvért par l’ordonnancé n° 2017-29 du

12 janviér 2017. Cé téxté publié apré s lé nouvél

articlé du codé civil, fait ré fé réncé au codé dé

l’action socialé ét dés famillés, au codé civil

notammént sés articlés 1366, 1367 ét 1379, au

codé du patrimoiné, au codé dé la santé

publiqué ét au codé dé justicé administrativé.

En cé séns, cé téxté ést diréctémént lié au dé crét

analysé dans cé documént. Il apporté lés mé més

éxigéncés qué lé dé crét mais pour lé pé rimé tré

dés documénts qui comportént dés donné és dé

santé a caracté ré pérsonnél produits, réçus ou

consérvé s, a l'occasion d'activité s dé pré véntion,

dé diagnostic, dé soins, dé compénsation du

handicap, dé pré véntion dé pérté d'autonomié,

ou dé suivi social ét mé dico-social.

L’ordonnancé va cépéndant béaucoup plus loin

qué lé codé civil puisqu’il autorisé la déstruction dés documénts originaux.

UNE DECLINAISON DE L’ARTICLE 1379 DU CODE CIVIL POUR LES DOCUMENTS COMPORTANT DES DONNEES DE SANTE A CARACTERE PERSONNEL

Mémo

󠄀 Lorsque une copie numérique fiable a été réalisée, le document original peut être détruit avant la fin de la durée légale de conservation ou, à défaut, de celle prévue au 5° de l'article 6 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

󠄀 Si ce document original relève du champ des archives publiques au sens de l'article L. 211-4 du code du patrimoine, l'autorisation de destruction est soumise au visa de l'administration des archives, conformément aux dispositions de l'article L. 212-3 du code du patrimoine

Art. L. 1111-26




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Arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier.

L’administration fiscalé a é galémént publié un

arré té pour pérméttré dé numé risér lés facturés

papiérs é misés ou réçués. L’objéctif ést dé

pérméttré l’archivagé dé la copié numé riqué én

liéu ét placé dé l’original papiér commé lé stipulé

la noticé dé l’arré té .

L’Arré té ést béaucoup plus pré cis qué lés téxtés

pré cé dénts. Lés éxigéncés lié és a la copié sont

plus fortés ét pré cisént : « Lés couléurs sont

réproduités a l'idéntiqué én cas dé misé én placé

d'un codé couléur. Lés dispositifs dé traitéménts

sur l'imagé sont intérdits. En cas dé récours a la

compréssion dé fichiér, cétté dérnié ré doit

s'opé rér sans pérté ». Lé format dé consérvation

ést é galémént pré cisé : « format PDF (Portablé

Documént Format) ou sous format PDF A/3 (ISO

19005-3) ».

Pour assurér l’inté grité , l’arré té méntionné lé

récours a l’émpréinté ou a la signaturé

é léctroniqué sans imposér lés sérvicés dé

confiancé qualifié s éIDAS. L’horodatagé intérné

ést é galémént accépté .

Factures entrantes ou sortantes - numérisation et conservation pendant 6 ans

Notice de l’Arrêté

󠄀 conformément au I de l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales (LPF), les contribuables qui le souhaitent peuvent désormais numériser leurs factures papier dès l'envoi ou la réception de ces dernières et peuvent les conserver sous forme dématérialisée jusqu'à la fin de la période de conservation fiscale (six ans). Cette mesure a pour objet de favoriser la dynamique de dématérialisation des process. Elle permet en outre aux assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée de réaliser des gains de productivité en ayant recours à un archivage dématérialisé moins onéreux qu'un archivage de document papier.

Art. L. 1111-26




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REMERCIEMENTS. Merci à Monsieur Antoine Meissonnier pour ses éléments de réponse permettant de distinguer « les procédés de reproduction qui entraîne une modification irréversible du support de la copie » des « cas de reproduction par voie électronique »

NOUS CONTACTER. Spark Archives – Klee Group +33 (0)1 46 29 25 25 Email : [email protected] Sur Twitter : @SparkArchives www.spark-archives.com

Références des textes réglementaires analysés

- Ordonnance N° 2016-131 du 10 février 2016 – JORF N°0035 du 11février

2016 texte n° 26

- Décret du 6 décembre 2016 N°2016-1673 – JORF N°0283 texte N°61

- Ordonnance n° 2017-29 du 12 janvier 2017 JORF n°0011 du 13 janvier 2017

texte n° 21

- Arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures

papier en application de l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales


mailto:[email protected]

https://twitter.com/SparkArchives


https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000032004939&categorieLien=id





https://www.legifrance.gouv.fr/eli/arrete/2017/3/22/ECFE1705189A/jo/texte

https://www.legifrance.gouv.fr/eli/arrete/2017/3/22/ECFE1705189A/jo/texte



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SAAE - Un système de gouvernance centralisé des archives mixtes Spark Archives Advanced Edition (SAAE) est la solution adaptée à la gouvernance des archives papier et électroniques. SAAE vous permet de gérer de manière céntraliséé la politiqué d’archivagé qui a été définié ét d’appliquér dé manièré uniforme le référentiel des règles de conservation et de communicabilité des contenus de votre organisme et de vos filiales.

SAAE est un référentiel de gouvernance centralisé des archives. Il permet de gérer les documénts à vocation probatoiré dans votré Systèmé d’Archivagé Eléctroniqué (SAE) interne, grâce notamment aux nombreux connecteurs disponibles pour vos applications. Qué vous souhaitiéz méttré én œuvré uné approche internalisée totale ou partielle, que vous décidiez de faire appel à un ou plusieurs tiers archiveurs papier et/ou électroniques pour externaliser des archives, Spark Archives assure le pilotage et la gouvernance des magasins de stockage internes et externes. Spark Archives permet de vous donner une vision à 360° sur vos archives quelle que soit la localisation physique des contenus papier et électroniques.

SAAE vous apporte une totale indépendance au regard des référentiels externalisés avec son module de pilotage des tiers-archivéurs. SAAE pérmét d’évoluér librémént dans votre gouvernance de demain. Vous conservez par là même la maîtrise de votre souveraineté numérique.

L’offré SAAE couvré 100 % tant dés bésoins initiaux qué dés bésoins éténdus dés entreprises et des organismes en matière d'archivage papier et électronique. Cette solution permet de traiter les opérations de versement, de recherche, de demande de consultation, dé réintégration, dé déplacémént d’archivés, dé traitémént du sort final ainsi qué l’administration dés référéntiéls qu’ils soiént intérnalisés ou bién externalisés partiellement ou totalement. Au-delà des besoins initiaux, de nombreuses fonctionnalités sont disponibles telles que la facturation des services, le gel, les vignettes images, la conversion et la migration dé format, lés trackérs, l’éxport SEDA, lés prêts intér-éntités…). Dé




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nombreux connecteurs sont également disponibles pour permettre le versement automatisé dé conténus éxtérnés (CMIS, SAP, IMAP, …) RGPD - Fonctions avancées Les documents archivés peuvent comporter des données à caractère personnel. Avant le RGPD, la CNIL avait adopté une recommandation concernant les modalités d’archivagé éléctroniqué, dans lé séctéur privé, dé donnéés à caractèré pérsonnél. Cé document publié sur le site de la CNIL précisait les obligations légales incombant à tout résponsablé dé traitémént lors d’uné opération d’archivagé éléctroniqué. Avec l'arrivée du RGPD, votre Système d'Archivage Electronique doit être prêt. SAAE vous apporte un outil pour vous permettre une totale gouvernance de l'archivage des données à caractère personnel :

Identification des archives comportant des données à caractère personnel par classification manuelle ou automatique et indexation plein texte des contenus archivés.

Maîtrise des durées de conservation par la mise en œuvré de règles permettant d'établir des durées de rétention selon le type de document.

Maitrise des espaces de conservation par sécurisation des magasins de stockage avec ou sans chiffrement des contenus.

Processus d'élimination avec production d'attestations signées. Traçabilité par journalisation chaînée de tous les actes de gestion autour des

documents comportant des données à caractère personnel. Production d'éléments de preuve de bonne gestion des documents

comportant des données à caractères personnel. SAAE respecte les standards OAIS, NF Z42-013, MOREQ, Dublin Core. SAAE est la solution idéalé pour pérméttré dé méttré én œuvré uné démarché dé cértification Marque NF461 pour un SAE à usage interne et non commercial. Pour une approche marque NF461, SAAE peut être livré avec une nomenclature documentaire dédiée (PA, DDTS, Guidés, Documénts dé cértifications, …)


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