numérique de l’autorité · Variantes • La solution globale peut être intégrée au portail...

Projet eASF :

transformation

numérique de l’autorité

fédérale de surveillance

des fondations

Séance d’information pour les

utilisateurs-pilotes

2 juillet 2019

Département fédéral de l’intérieur DFI

Secrétariat général SG-DFI

Conseil économique



Séance d’information pour les utilisateurs-pilotes eASF du 2 juillet 2019

A. Bürgi-Schmelz, conseillère économique DFI

2

https://binged.it/2MKT63r

Mot de bienvenue et tour de

table de présentation





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Ap

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de

mi-

jou

rnée

• Mots de bienvenue

• Tour de table de présentation

Accueil et présentations

• Aperçu de l’avancement du projet

• Questions et discussion

État d’avancement du projet eASF

Pause

• Critères de filtrage

• Exemples de pages


Critères de filtrage et saisie sur le portail

Suite





4

L’e-gouvernement avec GEVER

Cyberadministration DETEC | Proof-of-Concept Acta Nova (norme fédérale GEVER)

Cyrill Schneider (mandataire externe SG-DETEC)





5

Exemple : interfaces électroniques

Mot-clé SAP

(ERP/comptabilité/e-bilan)





6

Objectif du projet eASF

L’objectif du projet est :

de faire en sorte que l’ASF puisse effectuer de manière

électronique et automatisée le maximum de ses tâches

légales : ainsi, l’ASF et les fondations pourront communiquer

par le biais de canaux électroniques spécialement prévus à

cet effet plutôt que par la poste et sous format papier ;

de systématiser la surveillance axée sur les risques grâce à

l’informatique ;

de permettre d’exécuter les tâches formelles et les mesures

de surveillance par voie électronique.





7

Exemple : actes notariés





8

Exemple : décompte de la TVA en ligne 1/2





9

Exemple : décompte de la TVA en ligne 2/2

https://www.easygov.swiss/easygov/#/fr/impots

https://www.estv.admin.ch/estv/fr/home/estv-suissetax/estv-suissetax.html





10

Ap

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Pause





Suite





11

État d’avancement d’eASF

2017-2018 2018-2019 2019-2020 En 2021 env. à p. de 2022

Créer des conditions favorables à l’aide de quick wins

Initialisation d’eASF – 1re partie

Travaux terminés (sélection) :

• Analyse des bases légales

• Analyse de marché (applications disponibles pertinentes dans administration fédérale)

• Étude avec décision de principe / choix de variante

Communication à propos du projet avec fondat., associations, cantons, etc.

Conception d’eASF

Élaboration des plans nécessaires

Garantie des bases légales nécessaires

Plan de communication général pour l’ASF

Vérification des hypothèses concernant le caractère économique

RéalisationRéalisation eASF(concernant rapport de gestion annuel)

Planification de l’introduction

Conception registre central des fondat. reconnues d’utilité publique

Statistiques, en partic. pour fondat. reconnues d’utilité publique

DéploiementDéploiement eASF(concernant rapport de gestion annuel)

Réalisation eASF(concernant processus formels, voire cas spéciaux)

Selon demande : ouverture pour autorités de surveillance des fondat. à d’autres niveaux de l’État





12

Analyse des bases légales :

recommandations

Plan de surveillance

Surveillance de la conformité de l’utilisation des fonds et de l’organisation des

fondations dans un environnement numérique, notamment pour

systématiser la déclaration de conformité de l’utilisation adéquate des fonds, par exemple via

une déclaration explicite de l’organe suprême de la fondation lors de la présentation du

rapport annuel, et

éviter les lacunes organisationnelles, par exemple en recoupant les données avec celles de

Zefix ou via une déclaration explicite de l’organe suprême de la fondation lors de la

présentation du rapport annuel.

Documentation du déroulement de l’examen automatique

Garantie de la comparabilité (exigence de l’OFJ)

Établissement d’un cycle d’examen s’étendant sur plusieurs années

Conditions d’utilisation du portail

Approbation concernant la réception de décisions par le biais du portail

Exclusion de responsabilité

Modèle : Swissmedic https://www.swissmedic.ch/swissmedic/de/home/services/egov-services/swissmedic-portal-terms.html

Règle concernant les émoluments : facturation automatique

https://www.swissmedic.ch/swissmedic/de/home/services/egov-services/swissmedic-portal-terms.html





13

Objectifs systémiques dérivant des

objectifs du projet

Objectifs du projet (corps

du texte)

Objectifs du projet

(structurés)

Objectifs systémiques

Exigences principales





14

Variantes

• La solution globale peut être intégrée au portail des fondations eASF et à l’application spécialisée eASF.

• Les modules centraux de l’architecture globale leur sont attribués en conséquence.

• Les variantes ont été élaborées sur la base des deux possibilités de mise en œuvre : développement en interne du système global eASF et développe-ment combiné d’eASF.

• Trois variantes ont été analysées et évaluées en détail :

– Variante 1: développement en interne OFIT

– Variante 2: portail EasyGov avec développement en interneet Acta Nova

– Variante 3: portail Gentics avec développement en interneet Acta Nova

14





15

Bilan : évaluation des variantes, recommandation V2

• Toutes les variantes ont leurs avantages et leurs inconvénients.

• V1 offre un partenaire fiable (OFIT).

• V2 est la variante qui a la meilleure appréciation. Toutefois, certains points restent à éclaircir : ceux-ci doivent dans la mesure du possible être vérifiés à l’aide d’un PoC.

• V3 peut aussi être utilisée en remplacement d’une variante proposant un appel d’offres pour le portail.

15





16

Implication des fondations

intéressées À la mi-septembre 2018, toutes les fondations ASF ont été

contactées et invitées à manifester leur intérêt pour jouer le rôle

d’utilisateurs-pilotes.

Les utilisateurs-pilotes sont invités à des séances d’information et

sont prêts, le moment venu, à examiner la nouvelle plateforme

eASF et à communiquer avec l’ASF par voie électronique.

Plus de 400 inscriptions ont été effectuées !

Par conséquent, une sélection – très difficile – doit être faite.

Pour toutes les fondations ASF intéressées : possibilité de

continuer à collaborer, p. ex. à l’aide de questionnaires en ligne.

Pour les utilisateurs-pilotes : de 2 à 3 ateliers sur des demi-

journées entre env. l’été 2019 et fin 2020. 1er atelier : 2 juillet 2019.

Pour plus d’informations : www.surveillancefondations.ch .

http://www.surveillancefondations.ch/





17

Implication d’autres parties prenantes

majeures

Associations de fondations

Premières discussions menées en août / septembre 2018

Échange périodique d’informations, dont le dernier : avril 2019

Expertsuisse : première discussion en mai 2019

Autorités cantonales de surveillance des fondations

Premières discussions menées en septembre 2018

Courrier à l’ensemble des autorités de surveillance cantonales

en novembre 2018

L’ASF est ouverte à un échange concernant les expériences

cantonales.





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Suite





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https://cdn.pixabay.com/photo/2016/12/11/11/58/kermit-1899259_960_720.jpg

Pause





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Pause





Suite





21

Mandat de l’ASF

L’autorité fédérale de surveillance des fondations (ASF) pourvoit à ce que

les biens des fondations soient employés conformément à leur destination

(art. 84, al. 2, CC).

Pour remplir cette tâche, l’ASF :

A. examine le rapport de gestion que les fondations doivent lui fournir

chaque année ;

B. encadre et approuve différents processus formels intervenant dans le

cycle de vie d’une fondation, les modifications des actes de fondation

ou des règlements, les transferts de patrimoine et les dissolutions de

fondations ;

C. sur la base des informations qui lui sont fournies dans les rapports de

gestion annuels des fondations ou sont mises en évidence dans le

cadre d’un processus formel ou d’un recours, notamment, agit pour

préserver les biens de la fondation, ses buts et son organisation.





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Exa

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Pro

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Gro

up

e B

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Exp

ert

SA

P

4Examen

intégralité et

plausibilité

7Analyse

des risques et

évaluation

14Traitement

manuel

11Processus débiteurs

Remise du Rapport de gestion et des données financières

Remise du rapport de gestion- Données financières à compléter- Prise de connaissance du rapport de gestion

Formulaire

complet?

Oui

Non

6Ouverture cas

examen rapport de gestion annuel

3

2

5

Requérir données et/ou documents

8

16

13

Vert

Rouge

Orange12

Envoi approbation et facture

Processus (SOLL): Examen du rapport de gestion annuel V1.1_FRA.vsdx, Dernière mod.: 30.06.2019

10Préparer rapport

d examen

Vert/Rouge?

Vert

20

17Attribution

du cas

18Expertise

Rouge19

Requête d informations complémentai

res

15Requête

d informations complémentai

res

21

1

Confirmation de l organe de révision

9Attribue

automatiquement des

émoluments

22Correction du risque

manuellement

23Fixation des émoluments manuelleme

nt

Examen du rapport de gestion annuel





23






24






25






26

Critères de filtrage

Tri : examen automatisé contre examen manuel

Stichprobe

- Données déjà disponibles, y c. -- temps écoulé depuis dernier examen complet

Saisie sur le portail

(structurée, texte / rapport

d’activité)

Échantillon





27

Critères de filtrage

Lors d'une évaluation interne, cinq catégories principales ont été définies

en 2017 : «organisation», «paramètres formels», «paramètres financiers»,

«combinaison entre paramètres financiers et organisationnels »,

«couverture médiatique».

Ces principales catégories ont été réparties en 20 critères individuels.

Ces critères peuvent être pondérés avec des nombres de 1 à 6. En outre,

les critères individuels peuvent être augmentés au moyen de facteurs de

multiplication.

Objectif: travail axé sur les risques et plus d'efficacité.

Actuellement, nous examinons à l’interne ces 20 critères de filtre. Ils ne

sont donc pas encore définitifs, mais cela donne déjà un premier aperçu.





28

Critères de filtrage: critères

individuels

Les critères individuels (critères

de filtrage) en aperçu





29

Cat. type Système ASF portail

O type de fondation X

Ff; O mesures formelles X

Fm; O mesures matérielles X

M couverture médiatique X

O nombre membres conseil de fondation X

O conseil de fondation/fondateur à l’étranger X

O dispense obligation de désigner organe de révision X

Fi dernier rapport annuel examiné X

Fi somme du bilan X (org. de révision)

Fi Surendettement X (org.de révision)

O, Fi immeubles (X) X

O, Fi autres immobilisations corporelles (art) (X) X

Fi titres (X) X

O, Fi participations (participations et devoir de révision) (X) X

Fi prêt actif (prêt et c/c) X

Fi prêt passif (données financières) X

O, Fi récoltes de dons (compte de résultat) X

Fi donations en relation avec but (dépenses selon compte de résultat) X

Fi total des charges (données financières) X (org. de révision)

O, Fi honoraires du conseil de fondation (informations commerciales) (X) X

O = organisation; M = couverture médiatique; Fi = informations financières; Ff = informations formelles





30

Exemple de page : accès au portail





31

Exemple de page : accueil de l’organe de

révision





32

Dépôt direct par l’organe de révision :

art. 83c CC

1 Introduit par le ch. 1 de l'annexe à la LF du 16 déc. 2005 (Droit de la société à

responsabilité limitée; adaptation des droits de la société anonyme, de la société

coopérative, du registre du commerce et des raisons de commerce), en vigueur

depuis le 1er janvier 2008 (RO 2007 4791; FF 2002 2949, 2004 3745).

___________





33

Exemple de page : dépôt des rapports de

révision





34

Remarque

Les exemples de page ont avant tout été élaborés pour

donner une première idée des processus possibles.

Les contenus sont définis principalement en fonction des

besoins de la surveillance (qui sont différents de ceux des

fondations).

La conception des contenus du portail devient alors

particulièrement intéressante ; concernant les saisies

financières, elle devrait suivre les définitions standards du

CO ou de la Swiss GAAP FER 21.

Les contenus continueront d’être optimisés, en particulier

par le biais de discussions avec les fondations et avec les

organes de révision.





35

Exemple de page : accueil de la fondation





36

Exemple de page : dépôt du rapport de gestion

annuel





37

Exemple de page : accueil de la

fondation





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Pause





Suite





39

Les prochaines étapes …

… concernent un prototype de bout en bout et

nécessitent un soutien technique pour Acta Nova :

Proof of Concept (PoC) et priorités

Clarification de l’interaction EasyGov et Acta Nova

Clarification de la part d’Acta Nova par rapport au

développement interne

Clarification : Acta Nova = plateforme fiable pour

l’application spécialisée eASF ?

Interface à l’interne (SAP FICO) et à l’externe

(Zefix/UID)

Interface utilisateur EasyGov pour le portail,

ActaNova pour eASF





40

Calendrier des prochaines étapes

Créer des conditions favorables à l’aide de quick wins

Initialisation d’eASF – 2e partie

Proof of concept de bout en bout

Définition de l’ampleur du projet et définition des étapes

Mandat de projet conformément à HERMES et plan de gestion du projet

Conception d’eASF

Élaboration desplans nécessaires

Garantie des bases légales nécessaires

Plan de communication général pour l’ASF

Vérification des hypothèses concernant le caractère économique

Réalisation

Réalisation eASF(concernant rapport de gestion annuel)

Planification de l’introduction

Conception registre central des fondat. reconnues d’utilité publique

Statistiques, en partic. pour fondat. reconnues d’utilité publique

Déploiement

Déploiement eASF(concernant rapport de gestion annuel)

Réalisation eASF(concernant processus formels, voire cas spéciaux)

Selon demande : ouverture pour autorités de surveillance des fondat. à d’autres niveaux de l’État

2017-2018 2018-2019 2019-2020 en 2021 env. à p. de 2022





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