Nov 2014 v1 Comment réussir une Réunion Publique Comment réussir une Réunion Publique ?

Nov 2014 v1 Comment réussir une Réunion Publique

Comment réussir une Réunion Publique ?


Le chemin est long !!


Avant : la Préparation


PREPARATION : La Salle

PREPARATION :Les intervenants

PREPARATION :Les invités

PREPARATION :Le savoir être

PREPARATION :Les imprévus

PREPARATION :Les textes

PREPARATION :Les outils


AVANT : La Salle Ni trop grande (difficile à remplir ) pas trop petite. L’idéal étant une petite salle bien remplie.

Pas trop chère : voire votre ville ou une salle de restaurant « amie » ( attention aux consom-mations obligatoires »)

Sachez ce que vous souhaitez faire : réunion simple avec buffet conférence-débat avec une personnalité dîner débat café politique debout….



AVANT : La Salle Qu’est ce que la proxémie ?

C’est la meilleure façon d’agencer votre salle en fonction de votre projet.LA DISPOSITION IDEALE ( pas toujours possible )

ECRAN DE PROJECTION

INTERVENANTS

PUBLIC

AFFICHAGE

AFFICHAGE

FILTRAGEENTREE



AVANT : La Salle LA DISPOSITION IDEALE ( pas toujours possible ) c’est :

-Un nombre suffisant de chaises- la possibilité de places debouts

- chaises en arc de cercle ouvert vers la table des intervenants- une bonne visibilité générale dans tous les sens

-Un affichage bien choisi et lisible- un écran disposé face aux chaises ( si projection )

- un bon éclairage général - une sonorisation ou des voix qui portent



AVANT : La Salle

Si vous n’avez pas la disposition idéale veillez IMPERATIVEMENT à :

-Une bonne visibilité des participants vers vous et l’inverse-Une bonne force de la voix ou une sonorisation légère

-Un bon éclairage



AVANT : La Salle

Pour un « Café Politique » la disposition de la salle est souvent Problématique car il n’y a pas toujours de salle attenante dédiée.

On sera alors confronté à un mobilier fixe et une géographie

intérieure difficile à maîtriser.

Il n’est pas du tout rédhibitoire de mélanger des personnes deboutset assises.



AVANT : La Salle

Pour un « Café Politique » l’important est ailleurs :-Il faut de la visibilité pour tous

-Il faut de la proximité autour des intervenants-Il faut faire avec l’ambiance générale souvent bruyante

-Demandez au cafetier d’éliminer, si possible, quelques tableset chaises afin que vous puissiez être au mieux tant en portée

de vue que portée de voix.



AVANT : La Salle

La « Conférence-débat » réclame une salle adaptée quin’est pas toujours présente dans toutes les communes.

-Estrade pour la visibilité-Matériel de sonorisation présent

-Attendez vous à des demandes atypiques de la part du conférencier-Vous n’échapperez pas au symptome de la salle vide si la salle de

conférence n’est pas partageable – par rideau mobile par ex -.- Sachez que ces salles sont , généralement, assez coûteuses.



AVANT : La Salle

Le « Dîner-débat » est peut être ce qu’il y a de plus facile à organiser car on part, souvent, sur un budget « ouvert »

- Le restaurateur a l’habitude de tels évènements



AVANT : Les invités

Ne perdez jamais de vue que votre objectif est de ramener des Adhésion à l’UFF ! Pour ce faire :

-Inviter des personnalités locales voire régionales ou plus-Inviter TOUS vos adhérents en leur demandant d’amener un ami-Demander la présence d’un membre du CA quand c’est possible

PREPARATION :Les invités


PREPARATION :Les intervenants

AVANT : Les intervenantsN’oubliez pas que vous êtes le Maître (ou la Maîtresse )

de « cérémonie » et que c’est vous qui recevez !

Vous pouvez, bien entendu, vous faire accompagner d’intervenantsextérieurs . Les précautions à prendre sont les suivantes :-Préparer avec vos intervenants leur thème d’intervention

- présentez-les de façon précise à votre auditoire-Ne les laissez pas vous déborder



AVANT : Les outils Vous allez avoir besoin de beaucoup d’éléments pour réussir votre

Intervention. Les outils proprement dits et la documentation

LES OUTILSPc, écran, vidéo projecteur, paper board, dossiers et notes diverses

Chaises, tables, tout pour un éventuel buffet….( ceci dans une situation

idéale évidemment ) et n’oubliez pas de vous assurer que tout lematériel fonctionne !!



AVANT : Les outils La documentation utile

On est toujours tenté d’en préparer trop ! Sachez que vos auditeurs neRetiendront – au mieux – que le 1/4 de ce que vous direz et montrerez.

Il est donc vain et inutile de préparer des dossiers qui ne seront pasLus, et des fiches qui iront au panier.

Il est, par contre, fort utile que vous disposiez d’un document décrivantL’Association et ses résultats.



AVANT : Les outils

La feuille de présence est fort utile lorsqu’il

est possible d’en remplir une .

adresse e mail telephone

@ 1

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@ 29

@ 30

LISTE DE PRESENCE de la REUNION UFF du

adresse postale

POUR LES NOUVEAUX MERCI DE PRECISER Votre adresse/tel/mail

nom et prénom



AVANT : Les outils

L’affichage et l’information sont

indispensables pour faire connaître votre

évènement

Dos du bulletin

PREPARATION : Les outils



AVANT : Les textesIl est évident que si vous faîtes une réunion sur un thème vous devez

Préparer votre intervention en :-Allant sur les sites d’information et les think tanks (réservoirs idées)-En extraire les éléments qu’il vous faut ( mieux vaut peu que trop )

-Les mettre noir sur blanc

Préparer ensuite un plan de votre réunion :-Par grandes parties avec le nom des intervenants éventuels

-Déterminez la durée des parties afin de ne pas trop dépasser-Soyez le plus exhaustif possible

-Terminer par un tour de table/salle



AVANT : Les textes



AVANT : Le savoir êtreLa meilleure préparation, les plus belles présentations, le meilleur

buffet…..ne valent rien si vous ne respectez pas votre auditoire. Aussiquelques règles sont à poser, elles ne sont , malheureusement pas du ressort d’une quelconque formation puisqu’elles sont en vous-même !

Soyez souriant et cordialSoyez à l’écoute

Observer votre auditoireNe soyez pas condescendant

Ne soyez pas agressifMaîtrisez votre communication


AVANT : Le savoir êtreSoyez à l’écoute

De tout le mondeObservez le non verbalFaîtes parler les taiseux

Calmez les excitésN’attardez jamais votre regard sur la même personne plus d’1 minute

car ça pourrait la rendre aussi intelligente que vous ( joke !)

N’oubliez personne quand vous regardez l’auditoire



AVANT : Le savoir être

Maîtrisez vos techniques de communication

Sachez traiter une objectionAssurez vous que vos explications ont bien été comprises

Désamorcer les conflitsQuand vous ne savez pas dîtes le !

Sachez conclure



AVANT : les imprévus

Attendez vous toujours au pire !Vous ne serez jamais déçu

Quelques situations embarrassantes : Votre invité « prestigieux » ne vient pas Votre salle est complètement inadaptée

Vous avez un très faible auditoireVotre public est très agressif

…/…



AVANT : les imprévusDes solutions ?

Quelques situations embarrassantes : Votre invité « prestigieux » ne vient pas : prévenez l’auditoire en positivantVotre salle est complètement inadaptée : enlever les chaises, les tables, faîtes s’organiser lui-même votre auditoireVous avez un très faible auditoire : idéal ! Adressez-vous à tout le monde , soyez excellent, ils reviendront avec des amis Votre public est très agressif : laissez le s’exprimer, reformulez les inquiétudes et commencez votre exposé !



Pendant : le déroulé


PENDANT : l’ accueil

PENDANT : Le timing

PENDANTLes questions

PENDANTLe lancement

PENDANTLa conclusion


PENDANT : l’accueil

Arrivez toujours très à l’avance car vous constaterezque vous ne serez pas le seul

Aux premiers arrivés ne révélez pas ce que vous allez direSaluez tout le monde et présentez vous à ceux qui ne vous

connaissent pas Invitez les personnes à s’asseoir en garnissant les premiers

rangs ( c’est toujours difficile !)




Saluez les élus en les présentant ( généralement ils arriventen retard ce qui permet de le faire )

À l’heure dîte indiquée sur l’invitation exercez votre voix en annonçant que vous commençez dans dix minutes



PENDANT : le timing

Il est supposé être préparé et vous avez, bien sûr, cette feuille près de vous.

Surveillez de temps en tempsoù vous en êtes afin de palier les dérapages.

PENDANT : Le timing


PENDANT : le timingIl est supposé être préparé et vous avez, bien sûr,

cette feuille près de vous. Surveillez de temps en temps

où vous en êtes afin de palier les dérapages.

PENDANT : Le timing

PENDANT : Le lancement


PENDANT : le lancementTout est prêt, vous allez sentir votre auditoire,

progressivement se taire c’est le moment de vous lancer !

Formule de politessePrésentez vous

Annoncer le contenu de votre réunion



PENDANT : le lancement Lancez une question pour chauffer l’auditoire ce qui va

vous permettre rapidement de savoir si votre planning etvotre contenu vont « tenir la route »

Il est temps que TOUT DE SUITE vous fassiez bonne Impression en gardant votre calme et en souriant.

Il n’est pas inutile de rappeler à votre auditoire que :-Une question s’écoute dans le calme

-Tout le monde ne peut parler en même temps



PREPARATION :Les questions

PENDANT : les questionsElles seront le révélateur de la réussite de votre réunion :

pas de questions = pas d’intérêt

Quand la question est posée répétez la pour montrer quevous l’avez bien comprise cela valorise le questionneur

Comprenez la question , même si elle vous paraît stupideProposez une réponse ou mieux faîtes répondre par un

membre de l’auditoire


PENDANT : les questionsLa meilleure réponse à une question est la preuve que vous

avancez puisque vous avez tout préparé !

Assurez vous que la réponse satisfait bien le questionneur

Observez le non verbal et n’hésitez pas à redemander !

PENDANT :Les questions


PENDANT : la conclusionRien de plus difficile que de conclure.

Une bonne conclusion donne envie :d’adhérer à l’association

de réadhérerde faire adhérer ses amis, ses voisins, son chien

donne envie de revenir ….

PENDANT : La conclusion


PENDANT : la conclusion « il n’y a si bons amis qui ne se quittent «

PENDANT : La conclusion


PENDANT : la conclusionAssurez vous qu’il n’y a plus de questions

Résumez votre intervention par quelques mots

Donnez les point de repère ( web..)

Fixez la prochaine réunion ou une proche géographiquement

Remerciez votre auditoire

PENDANT :La conclusion


Après : le suivi


APRES Compte rendu

APRESDébriefing

APRESLa prochaine

Docteur est ce que j’ai été bon ?


APRES : le compte rendu

APRES Compte rendu

Un compte rendu reprenant :-Le nombre de participants

-Les thèmes abordés-Un synthèse des réactions

-…/…est à transmettre au Bureau via le mail.

Evitez le post direct sur FB, seul le Bureaule fera s’il le juge nécessaire .


APRES : le débriefing

APRES Le débriefing

Un débriefing complet doit relever la qualité de :-Mon comportement avec l’auditoire

-Ma communication-Mon non verbal

-De mon vocabulaire-Des réponses apportées

-La maîtrise de mon comportement -…./…


APRES : le débriefing

APRES Le débriefing

Et si , vraiment, votre réunion est réussie :


APRES : la prochaine quand est ce ?

APRES La prochaine

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