Notice XIBOpour les agences

ITGA

Dans le cadre du développement de la visibilité des agences, ITGA a mis en place un système d’affichage dynamique avec des campagnes nationales de communication. Cela fait près d’un an que vous avez pu constater l’apparition d’écrans diffusant de l’information et de la communication au sein de vos agences. Tous ces moniteurs présents dans les agences de Rennes, Bordeaux, Lille, Strasbourg, Toulouse, Aix-en-Provence, Metz et Toulouse, sont connectés à un même serveur distant. Celui-ci, pi-loté par le service communication d’ITGA, constitue le réseau XIBO (du nom de la plateforme en open source).

Il permet d’afficher des images, des vidéos, des bannières, et bien plus encore.

Comme présenté en séminaire cet outil peut également soutenir les différentes animations (commer-ciales) régionales menées au sein des agences.

Vous pouvez par exemple personnaliser les messages, annoncer des offres commerciales sur certains produits en rapport avec un cycle de formation dans votre agence, un évènement, ou un forum.

Xibo Kesako ?

Lille

Paris

Poitiers

Bordeaux

Toulouse

Aix-en-Provence

St Etienne

Lyon

Strasbourg

Dijon

Metz

Nantes

Caen

Rennes

Pau

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Face aux contraintes techniques, pour que cela reste accessible aux agences, nous vous proposons de réaliser vos créations en images fixes (JPEG)

Pour se faire, vous avez à votre disposition une trame de fond type PowerPoint. Celle-ci est chartée mais reste assez neutre, cela pour :

• Vous permettre de réaliser les différents éléments constituant votre message facilement,

• Vous donner les clés de création et de personnalisation de vos contenus.

Cette trame est constituée de plusieurs diapositives déclinées par départements, plus une trame corporate.

Quatre types de trames existent donc :

• Corporate,

• Polluants du Bâtiment,

• Bâtiment Durable,

• HSE.

Une trame PowerPoint

Lille

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Poitiers

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Trames Corporate(pour les messages et informations agences)

Ces trames destinées aux informations qui ne concernent pas un produit ou service en particulier.

Trois types de trames avec des mises en page différentes sont prévues avec des zones de réserve de typologie différentes.

Zone de contenu

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Zone de contenu

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Zone de contenu

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Zone de titre

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u

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Zone de titre

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Trames Polluants du Bâtiment(pour les messages et informations produits/services PDB)

Ces trames sont à destination exclusive des informations concernant les produits et services du dé-partement Polluants du Bâtiment.

Deux types de trames avec des mises en page différentes sont prévues, avec des zones de réserve de typologies différentes.

Zone de contenu

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Zone de contenu

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Zone de contenu

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Trames Bâtiment Durable(pour les messages et informations produits/services BD)

Ces trames sont à destination exclusive des informations concernant les produits et services du dé-partement Bâtiment Durable.

Deux types de trames avec des mises en page différentes sont prévues, avec des zones de réserve de typologies différentes.

Zone de titre

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Ces trames sont à destination exclusive des informations concernant les produits et services du dé-partement Hygiène Santé Environnement.

Deux types de trames avec des mises en page différentes sont prévues avec des zones de réserve de typologies différentes.

Trames HSE(pour les messages et informations produits/services HSE)

Zone de contenu

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Zone de contenu

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Etape 1Créez votre document Xibo grâce au PowerPoint fourni.

Intégrez soigneusement vos images (en bonne définition en veillant à garder leurs proportions) et saisissez le texte dans les zones réservées.

Etape 2Enregistrez votre document en images au format JPEG aux dimension suivantes :

1920 x 1080 en 16/9 (cf dans la listes des possibilités d’export de PPT)

Etape 3Envoyez vos fichiers au Service Communication à Broussais DANG à l’adresse suivantes : broussais.dang@itga.fr / 04 42 97 64 55

en précisant la durée d’affichage souhaitée.

Etape 4Après vérification des fichiers (format, résolution etc.), le Service Communication procédera à la mise en ligne sur le serveur distant de vos contenus agences1.

NB : le temps de remontée sur le serveur est d’environ 48 heures entre la remise des fichiers et la mise en ligne.

1 Le service communication se réserve le droit de vous proposer des modifications si les contenus ne semblent pas être utilisables à la livraison

Comment ça marche ! Processus...

Création des documents à

partir des trames

1Export du

fichierPowerPointen images

(jpeg)

2

Envoi au service

communication

3Mise en ligne sur les écrans

(compter 2 jours)

4

Mon annoncesur XIBO

Comment exporter vos PowerPointen Images ?

Dans Microsoft PowerPoint,

Une fois votre document mis en page et finalisé,

allez à « fichier > enregistrer comme images... »

Dans la boite de dialogue vous proposant

d’enregistrer vos fichiers :

> Choisissez le dossier de sauvegarde

> Choisissez «JPEG» comme format de fichier

> Cliquez sur « options... » pour choisir les dimensions de sortie de vos images

Enregistrez vos documents

PowerPoint vous indique qu’il va créer un dossier dans lequel seront enregis-trées vos différentes images numérotées à partir de 1.

Enfin vous obtenez un dossier avec vos diapositives au format JPG

Une autres boite de dialogue de «préférences» PowerPoint s’ouvre, dans la rubrique « enregistrer les diapositives en tant que fichiers graphiques »

> Choississez « enregistrer toutes les diapositives (série de fichiers graphiques), sans quoi vous n’au-rez qu’une diapositive de votre document qui sera convertie en image

> Indiquez la largeur et la hauteur de l’image de sortie : soit 1920 (px) de largeur pour 1080 (px) de hauteur Attention : votre document de départ doit être au format 16/9° pour que ce ratio soit respecté

> Cliquez sur OK

Point particulierLes calendriers de formationsChaque trimestre, le service communication mettra en ligne le calendrier de formations de votre agence. Toutefois, il se peut qu’il y ait des changements ponctuels (annulation ou ajout de sessions). Afin que vous puissiez effectuer les modifications de ces calendriers en conséquence, vous disposerez d’une version PPT des calendriers. Vous pourrez ainsi apporter vous même les changements.

Il vous suffira ensuite de procéder comme pour le reste ; c’est-à-dire, faire parvenir ces PPT modifiés en images au Service Communication qui se chargera des les mettre en ligne.

Servicecommunication

Servicecommunication

Agence

Calendriers de formationoriginels

Calendriers de formation à jour

Calendriers de formationmodi�és

Miseen

ligne

Créationen ppt

Envoi des images au Service Communication

Mise en ligne des calendriers modi�és

Conversion en

JPEG

Conversion en

JPEG

Transfert du PPToriginel

CHANGEMENTDE SESSIONS

AJOUT OU ANULATION

Modi�cation sur le PPT originel

Début de campagne

Fin de campagne

Processus de mise en ligne et de modification des calendriers en cours de campagne

Servicecommunication

Servicecommunication

Agence

Calendriers de formationoriginels

Calendriers de formation à jour

Calendriers de formationmodi�és

Miseen

ligne

Créationen ppt

Envoi des images au Service Communication

Mise en ligne des calendriers modi�és

Conversion en

JPEG

Conversion en

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Transfert du PPToriginel

CHANGEMENTDE SESSIONS

AJOUT OU ANULATION

Modi�cation sur le PPT originel

Début de campagne

Fin de campagne

Processus de mise en ligne et de modification des calendriers en cours de campagne

Si vous avez des questions ou besoin d’aide sur cet outil, Merci de contacter Broussais DANG

broussais.dang@itga.fr04 42 97 64 55