MODULE 25 ÉLABORATION DES CALENDRIERS DÉPREUVES. I OBJECTIFS DU MODULE I OBJECTIFS DU MODULE.
Note de release BRIOplus Module spécifique 038 Gestion des...
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Note de release BRIOplus Module spécifique 038 – Gestion des petites flottes GSB
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Note de release BRIOplus Module spécifique 038 – Gestion des petites flottes GSB
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Table des matières
1. ADAPTATION DES SIGNALETIQUES PRENEUR, COMPAGNIE VEHICULE ET CONTRAT . 3
1.1. PRENEUR ............................................................................................................................................................................ 3
1.2. COMPAGNIE ....................................................................................................................................................................... 4
1.3. VÉHICULE .......................................................................................................................................................................... 4
1.4. CONTRAT ........................................................................................................................................................................... 7
2. MOTEUR TARIFAIRE ET CALCUL DE TARIF ............................................................... 11
2.1. CRÉATION D’UN MOTEUR TARIFAIRE .............................................................................................................................. 11
2.2. TESTER LE TARIF ............................................................................................................................................................. 16
3. CREATION D’UN NOUVEAU CONTRAT ....................................................................... 17
4. EMISSION DES CARTES VERTES ............................................................................... 21
5. EMISSION DU FICHIER VERIDASS ........................................................................... 22
5.1. DÉFINITION ET PRINCIPE ................................................................................................................................................. 22
5.2. EN BRIOPLUS ................................................................................................................................................................. 22
6. GESTION DES QUITTANCES ..................................................................................... 25
6.1. QUITTANCE COMPTANT – REMBOURSEMENT ................................................................................................................. 25
6.2. QUITTANCES TERMES ...................................................................................................................................................... 26
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Ce module permet la gestion des contrats de petites flottes de véhicules grâce à la création et la gestion de moteurs tarifaires permettant le calcul de primes de ces contrats et une gestion
spécifique et plus détaillée des quittances.
Pour pouvoir utiliser le module, de nouveaux champs ont dû être ajoutés aux différentes signalétiques.
1. Adaptation des signalétiques preneur, compagnie véhicule et contrat
1.1. Preneur
L’onglet ‘Gestion’ de la signalétique ‘preneur’ permet de lier le moteur tarifaire appliqué.
Cliquez sur ‘Modifier’ : la loupe affiche la liste des moteurs tarifaires en vigueur en BRIOplus et permet de filtrer sur le nom.
Sélectionnez le moteur souhaité et cliquez sur ‘Enregistrer’.
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1.2. Compagnie
Dans l’onglet ‘Général 2’ de la signalétique ‘Compagnie’ 2 données ont été ajoutées :
Taxe de mise en circulation pour prime omnium : à cocher si la TMC doit être prise en
compte Impression carte après paiement : délai en nombre de jours à ajouter à la date de fin de
validité de la carte verte.
1.3. Véhicule
L’onglet ‘Général 1’ possède 2 champs supplémentaires à cocher:
Le véhicule fait partie d’une flotte
Le véhicule est soumis à l’immatriculation Mais également les données relatives à la catégorie et sous-catégorie.
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Ces 2 notions se réfèrent à 2 tables de codes figées. Que vous retrouvez via le manu ‘Outils- Table
des codes’ et ‘Tables figées’ dans le menu ‘Accès’.
La table 539 – Catégorie La table 540 – Sous –catégorie
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L’onglet ‘Général 2’ possède également des champs supplémentaires:
Code ADR : Accord européen relatif au transport international de marchandises Dangereuses par Route
Véhicule à traction Transport de produits dangereux
Eurovignette : vignette obligatoire pour certains types de véhicules comme camions lors de transport international.
Les contrôles et les champs obligatoires sont conditionnés par l’appartenance – ou non- du véhicule à une flotte.
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1.4. Contrat
Le traitement ‘Flotte GSB’ doit être spécifié au niveau du champ ‘Traitement’ dans l’onglet ‘Général 3’ du contrat.
L’onglet ‘Général 2’ contient une case à cocher ‘Utiliser numéro de groupement pour Veridass’ : si la case est cochée, le numéro de groupement (encodé dans l’onglet ‘Général1’) est repris comme numéro de police dans le fichier Veridass. Le numéro de groupement est aussi utilisé comme numéro de police dans les messages ‘ouverture
administrative sinistre’.
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L’onglet ‘Gestion’ permet d’encoder un pourcentage de Réduction de prime Surprime sur la prime nette
La vue des contrats permet d’afficher le numéro de flotte.
Activez la colonne à l’aide du bouton ‘Personnaliser la vue’. . En modification d’un contrat, BRIOplus ne proposera que les véhicules pouvant faire partie d’une flotte.
La date de début de l’objet de risque est obligatoire.
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L’onglet spécifique de l’objet de risque véhicule contient la donnée ‘Type de valeur assurée, liée à une nouvelle table de codes figée, la table 538. Cette donnée peut être utilisée comme critère dans les modes tarifaires.
Cette table se retrouve via le menu ‘Outils – Tables des codes’. Cliquez dans le menu ‘Accès sur ‘Tables figée’ et recherchez la table 538- Type de valeurs assurées’.
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Au niveau des garanties, apparaît la notion ‘Prime forcée’ qui indique que la prime ne doit pas
être calculée via l’application du tarif (et pas de réduction ou surprime) : prime fixe.
REMARQUE Ces adaptations ont été reportées dans le module Sélection & Rapport.
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2. Moteur tarifaire et calcul de tarif Le module ‘petites flottes’ dispose d’un système de calcul de prime pour les véhicules et les contrats concernés : les moteurs tarifaires. Ceux-ci doivent se baser sur un certain nombre de critères pour calculer la prime nette de chaque garantie. Certains critères comme la catégorie et la sous-catégorie d’un véhicule, la garantie, la compagnie
sont des critères fixes. D’autres critères peuvent varier selon le type de garantie : la puissance du véhicule en KW pour la garantie RC par exemple ou la valeur assurée du véhicule pour la garantie omnium. On peut spécifier et définir plusieurs règles de calcul. La prime peut alors être définie par :
• une prime nette minimum éventuelle établie par tarif • un montant qui doit être ajouté à la prime nette selon la règle de calcul
• un montant qui doit être déduit de la prime nette selon la règle de calcul • un pourcentage de la variable qui doit être ajouté après calcul à la prime nette selon
la règle de calcul
Exemple :AUTO - Garantie omnium – AXA :critère sur base de la valeur assurée du véhicule. Si la valeur assurée est comprise entre 1 et 10 000 € la prime doit être calculée sur base
de 4% de la valeur assurée Si la valeur assurée se situe entre 10 001 et 25 000 € la prime doit être calculée sur
base de 4,25% de la valeur assurée.
2.1. Création d’un moteur tarifaire
Les moteurs tarifaires sont gérés via la table des codes. Pour créer un moteur tarifaire :
cliquez dans le menu ‘Outils’ sur ‘Tables de codes’ et ensuite sur ‘Moteurs tarifaires’ dans le menu ‘Accès’.
La fenêtre ‘Recherche moteurs tarifaires’ apparaît. Cliquez sur ‘Créer moteur tarifaire’ dans le menu ‘Actions’.
Encodez le nom du moteur tarifaire ainsi que la date de début.
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Le détail des différents tarifs doivent être introduits ainsi que les règles de calcul le cas
échéant.
Détail tarif :
o Complétez d’abord la catégorie o La sous- catégorie n’est pas obligatoire : dans le menu déroulant, apparaissent les
différents choix correspondant à toutes les catégories confondues.
o Complétez ensuite la garantie et la compagnie concernée ainsi que la prime nette de base et le pourcentage de taxes. Le pourcentage de commission n’est pas obligatoire. Complétez éventuellement le type de franchise (taux, montant, durée) et la donnée
correspondante. Complétez éventuellement la prime minimale : si le résultat de la règle de calcul est inférieur à la prime, la prime minimale est reprise dans la garantie.
o Le détail du tarif est complété.
o On peut ensuite ajouter des conditions supplémentaires via les règles de calcul.
o Encodez si nécessaire (pas obligatoire) le détail de la règle de calcul.
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o Choisissez le critère : KW ; poids maximum autorisé, valeur assurée, sous-catégorie ou date mise en circulation.
o En fonction du critère, complétez les valeurs o Définissez la base pour le calcul : le critère ou la prime nette o Déterminez en fonction du critère, le type d’action à réaliser : exemple : ajout d’un
pourcentage égal à 4.25%.
o Cliquez sur ‘Enregistrer’.
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Cliquez sur ‘Modifier’ et sur ‘Créer nouveau tarif’ dans le menu ‘Actions’ pour ajouter d’autres tarifs et compléter le moteur (autres garanties, autres type de véhicules, etc…) :
o Auto – RC
o Auto – PJ o Auto – omnium
o Camionette – RC o Camionette – omnium Etc…..
A noter que le menu ‘Actions’ permet de copier un moteur tarifaire. Remarque Une règle de calcul n’est pas obligatoire. Pour supprimer une règle de calcul, sélectionnez- la et cliquez dans le menu ‘Opérations sur sélection’ sur ‘Supprimer règle de calcul’.
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Une règle de calcul peut également être copiée.
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2.2. Tester le tarif
Le calcul de tarif d’un moteur tarifaire peut être testé. A partir du moteur tarifaire, sélectionnez le tarif et la règle de calcul.
Cliquez dans le menu ‘Opérations sur sélection’ sur ‘Tester tarif’.
La fenêtre de test apparaît : dans notre exemple : Auto – Tourisme et affaire - Garantie omnium totale - AXA :
La règle de calcul : selon la valeur assurée : pour une valeur assurée entre 1 et 25000 € :
la prime doit être 4,34% de la valeur assurée.
Encodez une valeur assurée : dans le champ ‘Valeur’ : 17500 € et cliquez ensuite sur le bouton ‘Calculer’.
BRIOplus effectue le calcul.
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3. Création d’un nouveau contrat Avant de créer le contrat :
vérifiez que le preneur (onglet ‘Gestion’) est lié au moteur tarifaire adéquat.
à partir du preneur, encodez les différents objets de risque et les informations nécessaires.
Dans chacun des objets de risques, cochez le champ ‘Flotte’ et complétez la Catégorie et
Sous-catégorie.
Pour créer le contrat, à partir de la signalétique ‘Preneur’ :
Cliquez dans le menu ‘Accès’ sur ‘Contrats’ et ensuite sur ‘Créer contrat’ dans le menu ‘Actions’.
Complétez la compagnie et le numéro de compte producteur.
Encodez le domaine et le type de police. Choisissez via le menu déroulant ‘Flotte GSB’ comme traitement.
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Complétez le numéro de police par un numéro fictif interne (par client): le numéro de
police de la compagnie doit être encodé dans le champ ‘N° groupement police’ car la
compagnie définit un contrat par type de véhicules (pour plusieurs clients). Ce numéro est imprimé sur les cartes vertes et avis d’échéance.
Encodez les autres données : date effet, échéance, périodicité
Dans l’onglet ‘Objets de risques’, cliquez dans le menu ‘Actions’ sur ‘Ajouter plusieurs objets de risque’.
Cochez les véhicules concernés et cliquez sur ‘Enregistrer’
L’écran des garanties apparaît : encodez la date de début pour les objets de risque et
cochez les garanties concernées
NB. Pour rappel, les pourcentage des taxes et de commission peuvent être définis au niveau des paramètres garanties.(CF Outils- Tables des codes – Paramètres garanties’).
Si les paramètres ont été définis, ils apparaissent dans la colonne ‘Paramètres’.
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Cliquez sur OK
Complétez encore au niveau de chacun des objets de risque la date de début
Cliquez sur ‘Enregistrer’. Au moment de l’enregistrement, BRIOplus effectue le calcul de la prime selon le tarif. En sélectionnant un objet de risque, le menu ‘Opération sur sélection’ propose ‘Calculer la prime tarif’.
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4. Emission des cartes vertes Une carte verte est la preuve de la souscription de l’assurance obligatoire Responsabilité civile. Le document reprend le nom et l’adresse de l’assureur, le preneur, le no de police, la période de validité, etc. Le destinataire de la carte verte est toujours le preneur du contrat. Il existe 2 manières dans BRIOplus permettant l’impression des cartes vertes après paiement de la
quittance (spécifique SP007 – Impression des cartes vertes) : - A partir d’un contrat ou d’une quittance pour un véhicule déterminé L’impression se fait à
partir de l’objet en question (contrat ou quittance). - Impression en masse permettant d’imprime un lot de cartes vertes pour une série de
véhicules. Consultez les conditions préalables à l’impression des cartes vertes, et plus d’information sur la
gestion des documents et le mode d’utilisation dans la note de release ‘Module spécifique 007 – Impression des cartes vertes’. Adaptations pour la gestion des petites flottes :
Une variable supplémentaire a été ajoutée, variable qui imprime le numéro de
groupement police s’il est complété (sinon le numéro de police ‘classique’) : police_no_group_no // polis_nr_groep_nr
il faut tenir compte du délai (à ajouter à la date de fin de validité) encodé dans la
signalétique compagnie quand on imprime la carte verte.
Pour rappel, il existe un paramètre général dans l’onglet Paramètres 2 de la Firme (outils –
Firmes en comptabilité),
Et un paramètre spécifique dans la signalétique compagnie (onglet général 2).
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5. Emission du fichier VERIDASS
5.1. Définition et principe
Le fichier VERIDASS (VERzekeraar IDentité/teit ASSureur) trouve son origine dans la troisième
directive automobile du 14 mai 1990 qui stipule dans son article 5 que « les Etats membres prennent les mesures nécessaires pour garantir que les personnes impliquées dans un accident de la circulation routière sont en mesure de connaître dans les meilleurs délais le nom des entreprises d’assurance couvrant la responsabilité civile résultant de l’utilisation de chacun des véhicules concernés par cet accident ». En 1997 la législation belge adopte un arrêté royal qui vise à garantir l’exécution efficiente de cette
disposition européenne tout en formalisant les moyens pour y arriver. L’arrêté marque la création d’un Fonds qui reçoit pour mission de centraliser les données en provenance de la Direction pour l’Immatriculation de Véhicules (DIV) et les informations en provenance des entreprises d’assurances qui sont agréées pour l’exercice en Belgique de l’assurance obligatoire afférente aux
véhicules automoteurs. Les entreprises membres du Fonds Commun de Garantie Automobile (FCGA) doivent transmettre
mensuellement leurs mises à jour. Celles-ci reprennent toutes les transactions concernant la branche RC automobile effectuées durant le mois qui précède l’envoi de la dernière mise à jour, à savoir les nouvelles affaires, les suspensions, les résiliations et toutes modifications afférentes aux « données véhicule » ou « données preneur ». Ceci doit permettre au FCGA de déterminer à tout moment la situation d’assurance de chaque véhicule immatriculé.
Chaque véhicule couvert par une police globale fait donc l’objet d’un enregistrement distinct. Les entreprises invitent les intermédiaires à alimenter un fichier électronique de saisie de données afin de compiler l’ensemble des informations pour les véhicules faisant partie d’une flotte ou couverts par le biais d’une police globale. Le fichier électronique devra également comprendre l’ensemble des modifications apportées sur les véhicules couverts en flotte entre l’envoi des fichiers successifs.
Pour ce faire, l’intermédiaire choisit à ce niveau d’alimenter soit :
Un fichier par entreprise d’assurances : lorsque l’intermédiaire gère des véhicules faisant partie d’une flotte ou des polices globales auprès de plusieurs entreprises d’assurance, celui-ci peut donc librement alimenter un fichier par entreprise d’assurance concernée.
Un fichier par police globale : un fichier global reprenant l’ensemble des informations pour
les véhicules couverts par une police globale indépendamment de l’entreprise qui couvre le risque.
Les fichiers seront envoyés par le courtier (ou intermédiaire) à l’entreprise d’assurance au rythme de toutes les deux semaines : il s’agit donc d’une photo de l’ensemble des véhicules assurés dans les polices globales ou collectives.
Ceux-ci reprendront l‘ensemble des informations des véhicules couverts par la flotte ainsi que l’ensemble des modifications exécutées depuis le reporting qui précède. La structure du fichier (format CSV) de saisie des données est conforme au format Telebib2. Plus d’information sur http://www.telebib2.org/Veridass.htm
5.2. En BRIOplus
La fiche ‘Compagnie’ dispose dans l’onglet ‘Général 2’ de 2 nouveaux champs : ‘Date de début’ et Date de ‘fin’ de création du fichier
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Les contrats (onglet ‘Gén2’) disposent également d’une zone ‘Veridass’ à cocher permettant de
l’extraction ou non dans le fichier.
Pour créer le fichier :
A partie de la fiche compagnie, cliquez dans le menu ‘Actions’ sur ‘Créer rapport
Veridass’.
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La fenêtre suivante affiche comme date de début la date de fin du dernier fichier créé.
Complétez la date de fin. Vous pouvez stocker le rapport dans les documents liés de la compagnie Cliquez sur ‘OK’ et confirmer une seconde fois.
Le traitement batch est lancé : lorsque le statut est non lu, cliquez sur la ligne. BRIOplus ouvre une fenêtre permettant de sauvegarder le fichier (format csv).
Envoyez ensuite le fichier sauvegardé à la compagnie selon les modalités qu’elle vous a précisée.
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6. Gestion des quittances Les montants détaillés par objet de risque, et ensuite par garantie doivent être stockés au niveau de la quittance. L’encodage d’une quittance comptant (ou remboursement) permet de visualiser et vérifier les
montants détaillés. Dans la gestion des quittances terme, lors de la création des bordereaux et lors de l’ajout manuel de quittances, les montants détaillés par objet, et ensuite garantie sont calculés, remplis et stockés.
Pour rappel, les remises et frais courtier ainsi que les commissions sous-agent ne sont pas permis pour les contrats ‘petites flottes’.
6.1. Quittance Comptant – Remboursement
L’écran d’encodage est pré-rempli et présente un onglet ‘Risques/garanties’
Cet onglet permet de visualiser et de vérifier les montants détaillés par objet et par garantie, montants calculés par le moteur tarifaire.
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NB. Les quittances co-assurances ne sont pas gérées.
6.2. Quittances termes
L’écran d’encodage d’une quittance terme prévoit la possibilité de visualiser et vérifier les primes calculées par le moteur tarifaire par garantie, par objet.
