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Fiche technique

Scannérisation des ordonnances (SCOR) par les sages-femmes

Avenant n° 2 à la Convention Nationale des sages-femmes (Journal Officiel du 27 février 2014).Décision de la Commission Paritaire Nationale du 12 avril 2016 de généraliser SCOR à l’ensemble de la profession des sages-femmes.

Dans un contexte de généralisation de la simplification administrative et du développement croissant de la dématérialisation des échanges informatisés, l’Assurance Maladie et les représentants syndicaux des sages-femmes ont souhaité s’engager dans le processus sécurisé de la numérisation et de l’envoi dématérialisé des pièces justificatives des flux de facturation.

Informations conventionnelles et réglementaires - Juin 2016

Texte réglementaire

Définition de la pièce justificative numérique :La pièce justificative numérique est une copie numérique fidèle et durable de l’ordonnance originale.Elle a la même valeur juridique et comptable que la pièce justificative sur support papier.Elle est considérée comme la pièce justificative ouvrant droit au remboursement et à la prise en charge conformément à la réglementation en vigueur.

Qualité de la pièce numérique :La sage-femme s’engage à transmettre une pièce justificative conforme, c’est-à-dire d’une qualité de numérisation permettant l’atteinte d’un taux d’exploitabilité des pièces justificatives numériques de 99%.

La numérisation par la sage-femme doit ainsi se faire en veillant à ne pas numériser :• des images toutes blanches• des images toutes noires• des images illisibles (problème de contraste rendant l’image illisible)• des ordonnances tronquées.

La résolution de l’image doit être à minima de 200 DPI pour assurer une qualité d’image suffisante.Le format de l’image de type PDF doit être a minima A5 et visualisable sur un écran de taille référence 800x600.

I - Les conditions techniques de la télétransmission des pièces justificatives numériques

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Equipement du professionnel de santé :La sage-femme doit être équipée d’un logiciel de facturation agréé par le CNDA, correspondant à la dernière version du cahier des charges SESAM Vitale en vigueur dans sa version 1.40, et intégrant SCOR dans sa version 2.11. Elle doit aussi disposer d’un scanner.

Responsabilité du professionnel de santé : La sage-femme est responsable de l’établissement de la pièce justificative numérique et de sa fidélité à la pièce justificative papier.

Les sages-femmes ne s’engagent à numériser les pièces justificatives que pour les actes réalisés à la suite d’une prescription émanant d’un autre praticien.

Dés que le professionnel est équipé des pré-requis techniques nécessaires, la transmission des pièces justificatives avec SCOR devient le mode de transmission prioritaire et exclusif.

Cinématique de transmission des pièces justificatives numériques :La sage-femme transmet les pièces justificatives numérisées en appui de sa facturation.Un accusé de réception des pièces justificatives numériques (ARL « PJ ») est envoyé à la sage-femme à la suite de la transmission des pièces justificatives sur le serveur informatique national dédié.

Délai de transmission des pièces justificatives numériques :La sage-femme s’engage à procéder à la télétransmission des pièces justificatives numérisées dès transmission du lot de facturation, que la facturation ait eu lieu en mode sécurisé ou en mode SESAM dégradé. En cas d’ARL « FSE » négatif, la sage-femme s’engage à télétransmettre à nouveau le lot de pièces justificatives numériques en y indexant les données du nouveau lot de FSE.

Cas d’impossibilité de transmission des pièces justificatives numériques :En cas d’impossibilité technique de numériser la pièce justificative de facturation, ou bien d’impossibilité technique de télétransmission ou d’absence de réception de l’accusé de réception, la sage-femme met tout en œuvre pour y parvenir dans un délai de 5 jours ouvrés à compter de la première tentative de numérisation.

En cas de persistance de l’impossibilité de numériser, la sage-femme en informe la Caisse d’Assurance Maladie et transmet la pièce justificative sous format papier (duplicata ou copie papier), sauf si l’ordonnance a déjà été transmise à la caisse de l’assuré à l’appui d’une demande d’accord préalable. Dans ce cas, aucune copie ne sera exigée.

II – Les pièces concernées par la Télétransmission avec SCOR

III - La Télétransmission avec SCOR

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Périmètre des pièces justificatives concernées par la numérisation :La numérisation des pièces justificatives s’applique aux Flux FSE et aux Flux dégradés (absence de carte vitale).Les pièces justificatives à numériser sont :• En cas de flux électronique (FSE) : les originaux ou copies des ordonnances émanant d’un autre professionnel

de santé.• En cas de flux en mode SESAM Vitale dégradé : les originaux ou copies des ordonnances émanant d’un autre

professionnel de santé, et la feuille de soins papier.

La caisse d’Assurance Maladie met en œuvre un contrôle d’exploitabilité des pièces justificatives adressées via SCOR pendant une période de 90 jours. Le point de départ de ce délai court à compter de la réception des premières pièces justificatives numériques.

Le taux de 99% des pièces exploitables doit être atteint pour ouvrir le droit à rémunération de 90 euros.

Durant cette période de vérification des pièces justificatives numériques, la sage-femme conserve les copies des pièces justificatives.

Contrôles au-delà de la période initiale de démarrage dans SCORAu-delà du premier contrôle obligatoire effectué en lien avec le démarrage SCOR, la caisse se réserve la possibilité de renouveler à tout moment le contrôle pendant 90 jours si elle observe une dégradation de la qualité de la numérisation des pièces justificatives.

La sage-femme utilisant la transmission des pièces justificatives numériques doit afficher un message dans son cabinet.

Modèle proposéDans ce cabinet, les ordonnances sont désormais scannées et télétransmises directement à l’Assurance Maladie. Ces opérations s’effectuent dans les conditions de sécurité fixées par la Commission Nationale Informatique et Libertés. Comme pour les ordonnances papier, seul le personnel habilité de l’organisme d’assurance maladie soumis au secret professionnel est autorisé à accéder à ces données.

IV - Le contrôle de la conformité des pièces justificatives numériques

V - Informations des patients (Obligation CNIL)