Module H Systeme Comptable

8/13/2019 Module H Systeme Comptable

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ATRACOM-CentrafriqueManuel de Procdures Administratives Financiers et Comptables

HH MMOODDUULLEEHHPPRROOCCEEDDUURREESSCCOOMMPPTTAABBLLEESS

SOMMAIRE

HH MMOODDUULLEEHHPPRROOCCEEDDUURREESSCCOOMMPPTTAABBLLEESS......................................................... ................................. 1

H.1 ORGANISATION COMPTABLE.................................................... .................................................... 2

H.1.1 REFERENTIELCOMPTABLE................................................................................................... 2H.1.2 CARACTERISTIQUESDUSYSTEMECOMPTABLE......................................................... ... 3H.1.3 CASDELACOMPTABILITEANALYTIQUEDEGESTION.................................................. 5H.1.4 PRINCIPESCOMPTABLESAPPLICABLES.......................................................................... 6H.1.5 DESCRIPTIONDUFONCTIONNEMENTDUSYSTEME................................................... ... 8H.1.6 SUPPORTSCOMPTABLES...................................................................................................... 9H.1.7 PERSONNELCOMPTABLE......................................................................................... ........... 11

H.2 CODIFICATIONS COMPTABLES........................................................... ........................................ 12H.2.1 DOSSIERSCOMPTABLES.................................................... .................................................. 12

H.2.2 REGISTRESCOMPTABLES................................................................................................... 12H.2.3 COMPTESGENERAUX.......................................................... .................................................. 12H.2.4 CODIFICATIONSAUXILIAIRES...................................................... ........................................ 12H.2.5 CODIFICATIONSANALYTIQUES.......................................................................................... 13H.2.6 CODIFICATIONSBUDGETAIRES........................................................... ............................... 13H.2.7 CODIFICATIONSFINANCIERES.................................................... ........................................ 13H.2.8 CODIFICATIONSGEOGRAPHIQUES.................................................................................. . 13

H.3 SCHEMAS COMPTABLES................................................................................................... ........... 14H.3.1 OPERATIONSSURRESSOURCESPROPRESDELAGENCE....................................... 14

H.3.2 OPERATIONSDEPROJETSCONFIES................................................................................ 17H.3.3 OPERATIONSDEFINDEXERCICE....................................................... ............................... 20H.3.4 MOUVEMENTSDEFONDS..................................................................................................... 22

H.4 CONSERVATION DES DOCUMENTS................................................... ........................................ 23H.4.1 NATUREDESDOCUMENTS........................................................... ........................................ 23H.4.2 DELAISDECONSERVATION................................................................................................ . 23H.4.3 MODALITESDECLASSEMENTETDARCHIVAGE......................................................... . 23H.4.4 OUTILSDECLASSEMENTETDARCHIVAGE................................................................... 23H.4.5 PLANDARCHIVAGE............................................................................................................... 24

H.5 TRAVAUX DE FIN DEXERCICE.................................................................................................... 25H.5.1 EDITIONSPERIODIQUES...................................................... .................................................. 25H.5.2 ANALYSEETJUSTIFICATIONDESCOMPTES....................................................... ........... 25H.5.3 ECRITURESDEREGULARISATION..................................................................................... 25

H.6 ETATS FINANCIERS......................................................................................................................... 26H.6.1 ETATSFINANCIERSDELAGENCE..................................................................................... 26H.6.2 ETATSFINANCIERSDEPROJETSEXECUTES...................................................... ........... 26


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H.1 ORGANISATION COMPTABLE

H.1.1REFERENTIELCOMPTABLE

La comptabilit de lAgence est tenue selon les rgles du plan comptable applicable dansle pays sige de lAgence: cest le rfrentiel comptable. Ce rfrentiel est adapt ausecteur dactivit de lAgence et la normalisation comptable internationale.

Exemples de rfrentiels comptables : SYSCOA, Systme Comptable de lOHADA, etc.


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H.1.2CARACTERISTIQUESDUSYSTEMECOMPTABLE

Le rle du systme comptable est la gestion des flux financiersde l'Agence. Il enregistreles flux financiers, les classe et, priodiquement, en fait la synthse sous forme de tableauxqu'il prsente aux responsables et aux partenaires de l'Agence pour les renseigner sur lesrsultats des activits excutes et leur permettre de prendre les dcisions qui conviennent.

Observer, analyser, enregistrer, classer et renseigner, c'est le rle du systme comptable etl'objet de la fonction comptable. En particulier, la fonction comptable permet de :

fournir aux priodes convenues les situations financires requises, rpondre aux obligations comptables, fiscales et sociales de l'Agence.

Le systme comptable doit tre un instrument utilis par les gestionnaires de l'Agence pourles aider planifier, contrler et valuer lexcution et les rsultats des oprations.

Pour assurer une information fiable sur ses activits, lAgence tient :

une comptabilit gnrale et auxiliaire axe sur l'enregistrement et le traitement des fluxprincipalement externes permettant de produire les tats financiers obligatoires prvus par leSYSCOA ;

une comptabilit analytique comportant l'imputation des transactions selon le dcoupageanalytique de ses activits (projets, composantes, sites gographiques, etc.), leur traitement etla production des tats analytiques d'activit ;

une comptabilit budgtaire pour l'inscription des crdits budgtaires, l'engagement desdpenses, le suivi, la rvision des crdits; et la production des tats budgtaires ;

une comptabilit financiretraitant des oprations de mobilisation, de justification et de suivi

des fonds reus dans le cadre des conventions de financement ; une comptabilit des marchs permettant de suivre l'excution des engagements (bons de

commande, contrat) pris par lAgence dans le cadre de l'acquisition des biens et services pourelle-mme ou pour ses mandants (facultatif).

La comptabilit de l'Agence est tenue au moyen d'un progiciel de gestion comptable etfinancire comportant au moins les modules intgrs (ou interfacs) ci-aprs :

un module de comptabilit gnrale et auxiliaire, un module de comptabilit analytique un module de suivi budgtaire, un module de suivi des marchs, un module de suivi des conventions financires, un module de suivi des immobilisations.

Il doit offrir les possibilits de gestion simultane de plusieurs dossiers comptables et leurconsolidation Chaque progiciel rpond au moins aux sept (7) conditions suivantes :


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Le schma gnral du systme se prsente comme suit :

Budgets Traitements manuels et

automatiss

DRF-SOE, DRF-REC,

DRF-PMD

PIECES COMPTABLES LIVRES COMPTABLES ETATS FINANCIERS VERIFICATIONS

Alimentation des comptes

bancaires

Engagements de dpenses

Paiements des engagements

Supports

Moyens

dossiers comptables, plans

comptables,etc.

Traitements manuels et

automatiss


automatiss


automatiss

Journaux et grand-livre

des budgets

Journaux et grand-livre

bancaires

Journaux des achats,

oprations diverses,JPMD

et grand-livre des comptesde tiers

Journaux, grand-livre

bancaires et comptes de

tiers

logiciels comptables et

financiers

journaux comptables et

codifications

ETATS FINANCIERS DE

L'Agence

ETATS FINANCIERS DES

PROJETS EXECUTES

Vrifications des commissaires

aux comptes (cas des SA)

Vrifications des auditeurs

Vrifications des corps de

contrle de l'Etat et des

Bailleurs de fonds

SCHEMA GENERAL DU SYSTEME COMPTABLE


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H.1.3CASDELACOMPTABILITEANALYTIQUEDEGESTION

Chaque Agence est encourage dvelopper et mettre en place une comptabilitanalytique de gestion (CAGE). Bien que dnormes efforts soient ncessaires pour mettre enuvre une CAGE oprationnelle, elle reste dans certains cas, une conditionnalit.

La CAGE doit permettre de rpondre linterrogation suivante : quel sera le taux de

participation aux frais que l'Agence est en droit de demander pour esprer couvrir

l'ensemble de ses charges ? Le systme de CAGE devra tre simple et fiable. En particulier, la CAGE doit permettre de :1. connatre le cot des prestations d'une convention de financement2. connatre le cot de gestion de chaque projet ralis dans le cadre d'une convention de

financement

3. combien cotent l'Agence, les catgories de travaux (projets de rhabilitation, projetsde constructions neuves, projets de travaux de drainage, etc...)

4. les taux de prestations facturs aux matres d'ouvrages sont-ils en rapport avec lescharges occasionnes par la gestion des projets de la MOD ?

La mthode, en ce cas, la plus approprie est la mthode des cots complets.

La procdure paracomptableest plus indique car elle ne ncessite pas une criture enpartie double mais elle utilise directement les mmes renseignements en comptabilitgnrale. Cela suppose que le logiciel comptable propose une codification analytiquecomplmentaire aux comptes gnraux : codification des conventions de matrise d'ouvrage dlgue,

codification des tablissements de l'Agence y compris le sige, codification des sous-projets et des catgories de sous-projets.

1. Procdures :

les pices comptables comprendront l'imputation gnrale et l'imputation analytique de sorteque la saisie se fasse en une seule fois ;

l'imputation analytique comporte un code d'affectation une convention ou un coded'imputation des charges indirectes ;

les charges indirectes seront ensuite rparties aux conventions suivant les cls de rpartition

associes aux comptes gnraux concerns ; ce calcul sera lanc au moyen d'un menu de commandes intgres au logiciel ; le calcul pouvant tre fait tout moment, il importe que le problme des charges globales

annuelles soit trait afin d'obtenir des rsultats pertinents : loyers, primes d'assurances,amortissements, consommables comptabilises globalement, dpenses de services annuels.

2. Comment rsoudre le problme des charges globales ?


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H.1.4PRINCIPESCOMPTABLESAPPLICABLES

Chaque systme comptable observe tout au moins les principes comptables suivants :

le principe de spcialisation des exercices comptables le principe de continuit d'exploitation le principe du cot historique le principe de prudence

le principe de permanence des mthodes le principe de transparence le principe d'importance significative le principe de correspondance bilan d'ouverture /bilan de clture le principe de la prminence de la ralit sur l'apparence.

H.1.4.1 SPECIALISATION DES EXERCICES COMPTABLES

Ce principe dispose quil faut rattacher chaque exercice budgtaire lensemble des produits

et des charges relevant de cet exercice et cela mme si certaines de ces recettes oudpenses ne sont pas encore encaisses ou rgles lors de la clture de lexercice.Lapplication de ce principe conduit, par exemple, :

rpartir lamortissement des biens durables en tranches annuelles ; inscrire, dans les charges de lexercice, les charges et les pertes probables ; rpartir la clture de lexercice les charges et les produits constats davance ; inscrire dans le rsultat de lexercice les produits recevoir et les charges payer.

H.1.4.2 CONTINUITE DE LEXPLOITATION

Ce principe repose sur le fait que lentreprise est considre comme tant en activit etdevant continuer ltre dans un futur raisonnablement prvisible. La dfinition du plandamortissement des biens durables dcoule de lapplication de ce principe.

H.1.4.3 COUT HISTORIQUE

La comptabilit est tenue suivant le principe du cot ce qui signifie que les biens sont pris en

comptabilit leur date d'entre dans le patrimoine et leur cot d'acquisition exprims enunits montaires courantes. Les biens de lAgence sont ainsi comptabiliss leur cothistorique dacquisition qui est compos du prix dachat augments des frais accessoiresdachat.

H.1.4.4 PRUDENCE


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H.1.4.5 PERMANENCE DES METHODES

La permanence des mthodes est le principe selon lequel les tats financiers doivent treprpars, prsents et valus selon les mmes formes et les mmes mthodes dunexercice lautre. La mthode de comptabilisation utilise (la comptabilit d'engagements)est une application de ce principe. En effet, les transactions sont constates au moment deleur engagement au cours de chaque exercice et non pas au moment de leur dcaissementou encaissement. Les changements de mthodes sont fortement dconseills. Toutchangement ventuel doit tre justifi et approuv avant dtre mis en oeuvre.

H.1.4.6 TRANSPARENCE

Le principe de transparence exige la prsentation dune information loyale, complte et clairedes tats financiers de lAgence. Il correspond lapplication correcte et permanente delensemble des rgles et principes comptables noncs.

H.1.4.7 IMPORTANCE SIGNIFICATIVE

La prise en compte de ce principe conduit faire figurer dans les tats financiers tous leslments susceptibles davoir une influence sur le patrimoine, la situation financire et lesrsultats de lAgence. Ce principe vise donner aux destinataires des tats financiers uneinformation complte et suffisante leur permettant de porter un jugement objectif et motivsur la situation exacte de lAgence.

H.1.4.8 CORRESPONDANCE DES BILANS

Selon ce principe, les soldes douverture du bilan de lexercice N+1 sont identiques aux

soldes de clture de lexercice N.

H.1.4.9 PREEMINENCE DE LA REALITE SUR LAPPARENCE

Ce principe revient donner dans les tats financiers la priorit la ralit conomique surla forme ou lapparence juridique. Son application conduit inscrire lactif des bilans delAgence la valeur des biens mis sa disposition comme sils lui appartenaient alors quellenen est juridiquement pas le vritable propritaire.


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H.1.5DESCRIPTIONDUFONCTIONNEMENTDUSYSTEMELe systme de comptabilit de lAgence est lune des composantes de son systme gnralde gestion intgre qui comprend le suivi financier mais aussi le suivi physique des activitsexcutes. Ce systme gnral repose sur les principes suivants :

toute information dordre comptable ou physique nest saisie quen une seule fois partir duneseule et mme pice justificative ;

les imputations sont faites selon un systme multicritres (budgtaire, engagements, comptesgnraux et auxiliaires, financier, analytique) ;

toutes les ditions sont possibles ds le traitement conscutif la validation des saisies.

H.1.5.1 RECEPTION DES PIECES JUSTIFICATIVES

Lors de la rception du courrier externe par la STR, les pices justificatives de naturecomptable reoivent les rfrences de rception (date, ndordre) puis sont enregistresdans un registre particulier puis transmises au CPT aprs visa du DG et du DAF. Les picesinternes sont transmises directement par le service metteur au CPT pour traitement.

H.1.5.2 IMPUTATION DES PIECES

Aux pices justificatives sont jointes des fiches dimputation permettant dapposer lesmentions des codifications antrieurement prpares. Les pices sont traites par le CPTpar dossier comptable ouvert. Elles sont imputes, saisies, traites et classes.

Chaque pice comptable est impute selon le dossier, le journal, les comptes gnraux etauxiliaires ventuellement, les comptes budgtaires, les codes analytiques et financiers.

Les imputations sont approuves par le DAF (ou un chef comptable) soit a priori, soit aposteriori selon les difficults comptables que les pices comportent. Lapprobation estmatrialise par un visa appos dans la fiche dimputation.

H.1.5.3 SAISIE DES PIECES JUSTIFICATIVES

Les pices imputes sont saisies au jour le jour par lASF et/ou le CPT dans le module

correspondant du progiciel. Lopration de saisie est matrialise dans la fiche dcriture afindliminer les risques de double saisie.

Les saisies donnent lieu ldition de brouillards dcritures qui sont approuvs par le CPTavant la validation. Lapprobation de lcriture est matrialise dans le brouillard dcriturespar lapposition dun visa ou dun cachet de contrle.


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H.1.6SUPPORTSCOMPTABLESLes pices justificatives constituent la preuve des oprations financires et donc desenregistrements comptables qui en dcoulent. Elles servent tablir la vrit des compteslors des audits mais aussi dans les contentieux, les litiges et les procs caractrecommercial. Les enregistrements comptables indiquent dans les livres comptables la natureet les rfrences des pices justificatives. La dure de conservation recommande pour lespices justificatives ordinaires est de 10 ans. Les pices justificatives accompagnent leslivres comptables. On dnombre trois catgories de pices justificatives : (i) les picesmanant des tiers, (ii) les pices internes et, (iii) les imprims comptables.

H.1.6.1 PIECES JUSTIFICATIVES EMANANT DES TIERS

Les pices justificatives manant des tiers comprennent, par exemple :

les dcomptes des entreprises et matres d'uvres, les factures des fournisseurs, des assureurs, les factures de consommation d'eau, d'lectricit, de tlcommunications,

les avis et bordereaux de banque.

Les pices externes doivent rappeler, dans la plupart des situations, les rfrences destransactions auxquelles elles se rapportent pour tre prises en considration (march,contrat, commande, abonnement, etc...).

Les pices externes sont toujours des originaux et il en va de mme des justificatifs quipeuvent les accompagner. Les photocopies (non lgalises) de pices justificatives sontprohibes et peuvent tout au plus servir constituer des copies de dossiers comptables.

H.1.6.2 PIECES JUSTIFICATIVES INTERNES

Les pices justificatives internes sont revtues des visas prvus pour avoir force probante ;elles comprennent, par exemple :

les bulletins de paie, les reus, chques et ordre de virement, les contrats et bons de commande initis par lAgence, les relevs de frais, tats de paiement, tats de rapprochement.

H.1.6.3 IMPRIMES COMPTABLES

Une liste des imprims ayant une utilisation comptable doit tre dresse en mentionnant lesrfrences de normalisation pour viter les confusions de documents. Un exemple dune listede ce type est donn ci-aprs :


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H.1.6.4 REGISTRES OU EDITIONS COMPTABLES

LAgence tient les livres comptables suivants :

Le livre-journal, Le grand-livre, La balance gnrale des comptes, Le livre d'inventaire, Le livre de paie.

Le livre-journal, le livre d'inventaire et le livre de paie sont cots, paraphs par l'autorit

judiciaire comptente (Tribunal de commerce et Inspection du travail). Ils sont tenus sansblancs (si manuels) ni altration d'aucune sorte. Les corrections dans les livres comptablessont effectues par contre-passation ou en ngatif des lments errons. Les livrescomptables sont conservs pendant au moins dix (10) ans.

Pour faciliter l'tablissement du livrejournal, les journaux auxiliaires suivants sont ouverts :

Journaux de banques Journaux de caisses Journaux des achats Journaux de paie Journaux des oprations diverses Journaux des DRF.

Il en est de mme du grand-livre des comptes gnraux de tiers dont la tenue peut trefacilite par la tenue des comptes auxiliaires des :

Fournisseurs ordinaires Fournisseurs d'investissements Clients Personnel Matres d'ouvrages Bureaux d'tudes (matres d'uvre) Entreprises

Bien qu'il ne soit pas lgalement obligatoire, le registre des immobilisations qui concerne lesbiens durables (ou immobilisations corporelles) est tenu pour permettre d'identifier et delocaliser ces biens. Lors de la saisie comptable des factures dachat de biens durables, lescomptes dimmobilisations sont mouvements. Cette opration se traduit par la cration

dune fiche dimmobilisation reprenant les renseignements suivants :

Numro du compte Numro didentification de limmobilisation Valeur Date dacquisition Fournisseur


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H.1.7PERSONNELCOMPTABLE

Dans l'organigramme type prsent au module A, le personnel affect aux tchescomptables de lAgence se compose :

du DAF, du CPT, de lASF.

Les tches gnrales de ce personnel sont dtailles dans le module susvis. Sur le plancomptable, la rpartition des tches du personnel peut tre rsume comme suit :

le DAF assure la supervision et la coordination des tches du personnel comptable ; le CPT assure les imputations comptables, le contrle, lanalyse et la justification des comptes ; lASF assure les saisies dcritures et participe la justification des comptes.

Cet effectif peut tre renforc avec la cration dun poste de chef comptable lorsquelAgence le volume dactivits le justifie.


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H.2 CODIFICATIONS COMPTABLESLe personnel comptable utilise les tables de codifications comptables pour analyser, imputer,saisir et traiter les oprations de lAgence. Les principales tables comprennent :

la liste des dossiers comptables, la liste des journaux comptables, la liste des comptes gnraux, la liste des codifications auxiliaires,

le plan comptable analytique, la liste des comptes financiers, la liste des comptes budgtaires, la liste des codifications gographiques des oprations.

Pour chacune des tables susvises, il est cr une codification comportant un code decaractres alphanumriques et un libell associ. Ces listes sont mises jour au fur et mesure des besoins de codifications.

Pour chaque activit confie lAgence, le CPT cre un dossier comptable dans lequel sonttraites les oprations relevant de cette activit. Les journaux comptables, les comptesgnraux et auxiliaires, les comptes analytiques, les comptes financiers, les comptesbudgtaires et les codifications gographiques sont mises jour si la nouvelle activit lejustifie. La liste des codifications comptables figurera dans les annexes du manuel dechaque Agence.

H.2.1DOSSIERSCOMPTABLES

Les dossiers comptables sont codifis au moyen de caractres alphanumriques, parexemple :

le code 00 est rserv la consolidation de tous les dossiers comptables. le code 01 est rserv au dossier comptable de lAgence. les codes 02 99 sont rservs aux dossiers des projets excuts.

H.2.2REGISTRESCOMPTABLES

Les codifications des registres comptables comportent des caractres alphanumriques. Ilest cr un code par journal comptable.

H.2.3COMPTESGENERAUX

Les codifications des comptes gnraux sont conformes aux dispositions du rfrentielbl li bl Ch l d i


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C, pour Clients,

P, pour Personnel, T, autres Tiers, S, pour Sources de financement, E, pour Entreprises,

Chaque code auxiliaire peut reprendre la rfrence correspondant la catgorie de tierssuivie de caractres numriques. Exemples : F001 pour le premier fournisseur, P010 pour le10me employ.

H.2.5CODIFICATIONSANALYTIQUESChaque activit excuter est dcrite. Les activits sont codifies au moyen de caractresalphanumriques comprenant la rfrence du projet, du sous-projet, etc.

H.2.6CODIFICATIONSBUDGETAIRES

Le plan budgtaire comporte des postes budgtaires alphanumriques reprsentant aumoins ;

la section budgtaire (Investissement ou Fonctionnement) ; le chapitre budgtaire ; le poste budgtaire.

H.2.7CODIFICATIONSFINANCIERES

Les codifications financires comprennent au moins :

le code du PTF ; le code de la convention de financement ; le code de la ligne de financement dans la convention.

H.2.8CODIFICATIONSGEOGRAPHIQUES

Les codifications gographiques comprennent au moins :

le code de la localit ; le code de la subdivision de la localit.


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H.3 SCHEMAS COMPTABLES

H.3.1OPERATIONSSURRESSOURCESPROPRESDELAGENCE

H.3.1.1 ACHATS

Le CPT impute la facture selon le schma ci-aprs :

Imputation CompteDbit Immobilisations, stocks ou charges

Crdit Cpte auxiliaire "Fournisseurs, net payer"Cpte auxiliaire "Fournisseur, retenues de garantie"

L'criture est passe dans le journal des achats sur fonds propres. L'ASF classe les picesdans le classeur des pices d'achat

H.3.1.2 REMUNERATION DE LAGENCE (cas ADETIP)

Prsentation du dcompteRegistre utiliser : JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES

Imputation Compte

Dbit Dpenses (47321 Oprations ou sous-projet)

Crdit Produit (706xx Rmunration de la MOD)

Encaissement du dcompte

Registre utiliser : JOURNAL DE BANQUE DE LAGENCEImputation Compte

Dbit Trsorerie (52112 BCI ADETIP)

Crdit 585xx (Virement de fonds)

ET (voir page suivante opration connexe) :

Registre utiliser :JOURNAL DE BANQUE DU COMPTE SPECIAL DU PROJET

Imputation Compte

Dbit 585xx (Virement de fonds)

Crdit Trsorerie (cpte 52111 BCI CPTE SPECIAL)

H.3.1.3 COMPTABILISATION DES SALAIRES


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A partir du fichier personnel et du registre des absences, et ventuellement de lchancier

de remboursement des avances et des prts consentis au personnel, lASA prpare ltat desalaire au moyen d'un logiciel de paie ou d'un tableur EXCEL (dition des bulletins et del'tat rcapitulatif des salaires). Les tats de salaires sont dits en autant d'exemplaires quencessaire. Les chques et les tats de virement sont tablis par lASF au vu de ltat desalaires. L'ensemble de ces documents est soumis la signature du DG.

Trois exemplaires de ces tats sont transmis au CPT pour la comptabilisation des salairesnets, de la retenue sociale et des retenues fiscales. En effet, les salaires sont paysimmdiatement alors que les charges sociales sont payes selon un chancier fix par les

caisses concernes. Les dpenses de charges sociales ne peuvent donc pas tre incluesdans les DRF tant que leur montant na pas t dbit sur le compte bancaire.

La paie doit tre centralise. A cet effet, le CPT agrafe chaque exemplaire conserv unefiche dimputation comptable pour la comptabilisation (i) des salaires nets, (ii) des retenueset des charges sociales et, (iii) des retenues fiscales. Le schma comptable est le suivant :

Imputation Compte

Dbit Charge xx Rmunrations directes verses au personnelnationalCharge xx Indemnits forfaitaires verses au personnel

Crdit Tiers Personnel ; rmunrations duesTiers auxiliaire xx P Personnel ; avances, acomptes

Schma d'imputation des retenues et charges sociales

Imputation Compte

Dbit Charge xx Rmunrations directes verses au personnelnationalCharge Charges sociales sur rmunration du personnelnational

Crdit Tiers Prestations familialesTiers Accidents du travailTiers Caisse de retraite

Schma d'imputation des retenues fiscales

Imputation Compte

Dbit Charge xx Rmunrations directes verses au

personnel nationalCrdit Tiers Impts sur les traitements et salaires

Tiers Contribution patriotique

L'ASF enregistre ces oprations dans le journal des oprations diverses JOPD l'occasionde la centralisation de la paie et classe les pices dans le classeur des oprations diverses.

Registre utiliser : JOURNAL DE PAIE


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Pour le personnel pay par virement bancaire, lASD tablit une lettre d'ordre de virement

signe par le DG et le DAF et adresse la banque qui tient le compte sur lequel lessommes sont payes en indiquant le nom, le numro du compte, la domiciliation, le montant percevoir de chaque agent. Un exemplaire de cette lettre est class au Secrtariat du DG.Le CPT agrafe chaque exemplaire du bulletin de salaire et une copie du chque ou de lalettre de virement correspondant avec une fiche dimputation comptable. Les schmasd'imputations se prsentent comme suit :

Paiement en espces des salaires

Imputation Compte

Dbit Tiers Personnel ; rmunrations dues

Crdit Trsorerie Caisse de menues dpenses

Paiement par chque ou par virement des salaires

Imputation Compte

Dbit Tiers Personnel ; rmunrations dues

Crdit Trsorerie xx banque locale

Les oprations sont enregistres dans le journal de trsorerie appropri CAI1, Bxx. Lespices sont classes dans le classeur correspondant (caisse ou banque).

Registre utiliser : JOURNAL DE BANQUE ou JOURNAL DE CAISSE

Imputation Compte

Dbit Tiersxxx (Rmunrations dues au personnel)

Crdit Tiersxx (Banque X)Tiersxx (Caisse X)

Le versement des retenues la source sopre selon le schma suivant :

Paiement par chque des retenues et charges sociales

Imputation Compte

Dbit Tiers Prestations familialesTiers Accidents du travailTiers Caisse de retraite


Paiement par chque des retenues fiscales

Imputation Compte

Dbit Tiers Impts sur les traitements et salairesTiers autres retenues fiscales



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H.3.2OPERATIONSDEPROJETSCONFIES

H.3.2.1 AVANCES DES PTF

Rception des avancesRegistre utiliser : JOURNAL DE BANQUE

Imputation Compte

Dbit Trsorerie 52111 (compte spcial)

ouTrsorerie 52113 (compte de projet)Trsorerie 52121 (compte don japonais)

Crdit Financement 47312 S (Avances de fonds bailleur X)

Justification des avancesRegistre utiliser : JOURNAL DES DRF (JDRF)

Imputation Compte

Dbit Financement 47312 S (Avances de fonds bailleur X)

Crdit Tiers 47311 S (Mmoire de reconstitution bailleur X)

H.3.2.2 OPERATIONS (ORDINAIRES) DE FONCTIONNEMENT

Comptabilisation des factures - fournisseursRegistre utiliser: JOURNAL DES ACHATS (ACH1-locaux ou ACH2-devises)

Imputation CompteDbit Dpenses 47351 (Investissements) (avec suivi

analytique)OUTiers 47352 (Fonctionnement) (avec suivi analytique)

Crdit Tiers 47331 E (Entrepreneurs, net payer)

Comptabilisation du paiement des factures - fournisseursRegistre utiliser : JOURNAL DE BANQUE (BCI1, BCI2 ou BND1)

Imputation Compte

Dbit Tiers 47331 E (Entrepreneurs, net payer)

Crdit 52111 (compte spcial)OU52113 (compte de projet)


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Registre utiliser : JOURNAL DES ACHATS (ACH1-locaux)

Imputation Compte

Dbit Dpenses 47321 (montants bruts des dcomptes) avecsuivi analytique

Crdit Tiers 47331 E (montant net payer)Tiers 47333 E (montant des retenues de garantieTiers 47335 E (montant des avances rembourses)

Paiement des dcomptesRegistre utiliser : JOURNAL DE BANQUE (BCI1, BCI2 ou BND1

Imputation Compte

Dbit Tiers 47331 E (montant net payer)

Crdit 52111 (compte spcial)OU52113 (compte de projet)52121 (compte don japonais

Libration des retenues de garantie

Registre utiliser : JOURNAL DE BANQUE (BCI1, BCI2 ou BND1)

Imputation Compte

Dbit Tiers 47333 E (montant de la retenue de garantieprleve)

Crdit 52111 (compte spcial)OU52113 (compte de projet)52121 (compte don japonais

H.3.2.4 PRESENTATION DES DRF AUX PTF

Reconstitution des comptes spciauxRegistre utiliser : JOURNAL DES DRF (JDRF)

Imputation Compte

Dbit Tiers 47311 S (montant de la DRF)

Crdit Financement 47313 S (montant de DRF pourreconstitution du CS)

Paiement direct aux entreprisesRegistre utiliser : JOURNAL DES DRF (JDRF)

Imputation Compte


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Imputation Compte

Dbit 52111 (compte spcial)OU52113 (compte de projet)52121 (compte don japonais)

Crdit Tiers 47311 S (montant du DRF rgl)

Paiement direct aux entreprisesRegistre utiliser : JOURNAL DES PDM (JDPD)

Imputation CompteDbit Tiers 47331 E (Entrepreneurs, net payer)

Crdit Tiers 47311 S (montant du DRF rgl)

H.3.2.6 RECEPTION DES TRAVAUX

Lorsque l'opration ou le sous-projet est rceptionn le schma de l'criture de rgularisationse prsente comme suit :

Imputation Compte

Dbit Dpenses 47322 "Oprations ou sous-projetsrceptionns"

Crdit Dpenses 47321 "Oprations ou sous-projets nonrceptionns

Registre utiliser : JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES

Imputation Compte

Dbit Dpenses 47322 (sous projets rceptionns)

Crdit Dpenses 47321 (sous projets en cours)

H.3.2.7 REMISE DES SOUS-PROJETS AU MAITRE DOUVRAGE

La remise d'ouvrage au matre d'ouvrage se traduit dans les critures comme suit :Imputation Compte

Dbit Financement 47313 S "Reconstitution des comptes

spciauxFinancement 47314 S "Paiement directs"

Crdit Dpenses 47322 "Oprations ou sous-projetsrceptionns"Pour solde.

Registre utiliser : JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES

Imputation C t


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H.3.3OPERATIONSDEFINDEXERCICE

H.3.3.1 AMORTISSEMENTS ET PROVISIONS

Les amortissementsRegistre utiliser : JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES

Imputation Compte

Dbit 68xxx (comptes de dotation aux amortissements)

Crdit 28xxx (cpte d'amortissements des immobilisations)

Les provisionsRegistre utiliser : JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES

Imputation Compte

Dbit 69xxx (cptes de dotation aux provisions)

Crdit 29xxx (cpte provision pour dprciation des

immobilisations)49xxx (cpte provision pour dprciation des tiers)

Constatation des subventions octroyes lAgence par les projetsRegistre utiliser : JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES

Imputation Compte

Dbit Tiers 47313 compte de reconstitution SOETiers 47316 compte de reconstitution Etat RcapitulatifTiers 47314 compte de paiements directs

Crdit 14xxx (Subventions d'investissement bailleur X)et/ou71xxx (Subvention de fonctionnement)du montant des dpenses de l'Agence finances par leprojet

Dpenses non encore prsentes aux bailleursRegistre utiliser : JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES

Imputation CompteDbit Tiers 47319 (Mmoire tablir bailleur X)

Crdit Financement 47310 (Compte de financement recevoir)14xxx (Subventions d'investissement bailleur X)et/ou71xxx (Subvention de fonctionnement)


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H.3.3.3 ACHATS FAITS POUR LEXECUTION DES SOUS-PROJETS

Dpenses ordinaires

Imputation Compte

Dbit Dpenses 4735x : Exonrations fiscales et douanires(investissements ou fonctionnement)

Crdit Financement 47317 : Contribution de l'Etat sous formed'exonrations fiscales et douanires

Dpenses de sous-projets ou oprations

Imputation CompteDbit Dpenses 4732x . Exonration fiscales et douanires

(oprations ou sous-projets)

Crdit Financement 47317 : Contribution de l'Etat sous formed'exonrations fiscales et douanires


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H.3.4MOUVEMENTSDEFONDSRegistre utiliser : JOURNAUX DE BANQUE ET / OU JOURNAL DE CAISSE

Dans le journal recevant les fonds

Imputation Compte

Dbit 521xx (Banque X)OU

571xx (Caisse)Crdit 585xx (Mouvement de fonds)

Dans le journal qui fournit les fonds

Imputation Compte

Dbit 585xx (Mouvements de fonds)

Crdit 521xx (Banque X)OU

571xx(Caisse)


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H.4 CONSERVATION DES DOCUMENTS

H.4.1NATUREDESDOCUMENTS

Les documents viss comprennent les livres comptables et les pices justificatives desoprations. Les documents comptables sont tris, classs et conservs de manire autoriser leur accs rapide suivant les besoins d'utilisation.

H.4.2DELAISDECONSERVATION

La dure lgale de conservation des documents comptables obligatoires est de 10 ans. Lespices justificatives sont galement conserves pendant 10 ans. Mais, selon les usagescomptables, il est recommand de conserver les pices justificatives aussi longtemps queles biens et services auxquels elles se rapportent. Ainsi la dure de conservationrecommande pour les pices d'acquisition d'immeubles est de 30 ans, au moins.

H.4.3MODALITESDECLASSEMENTETDARCHIVAGELe classement est une opration de rangement temporaire des pices collectes selon unemthode permettant de les retrouver aisment pour leur traitement.

L'archivage est une opration de conservation dfinitive. Il s'applique aux pices justificativessur les lesquelles tous les contrles ncessaires ont t exercs : les archives vivantes (ou courantes) conserves porte de la main et souvent consultes ; les archives semi-vivantes (ou intermdiaires) dont l'usage est peu courant et qui sont stockes

dans des endroits loigns des lieux de travail ; les archives dfinitives (ou historiques) qui ne sont a priori jamais consultes et qui peuvent tre

dtruites l'issue de la priode lgale de conservation.

L'opration de classement et d'archivage peut tre physique ou lectronique. La gestionlectronique des documents (GED) consiste classer et archiver les documents sur dessupports magntiques ou des CD-ROM par copie ou gravure de fichiers informatiss et/oupar transfert de documents scanns. Ce mode de classement et d'archivage, dsormaisconomique, prsente en outre lavantage de procurer un fort gain de place et, dans le cas

des CD-ROM, de reposer sur des documents non modifiables.Le mode de classement et d'archivage physique est le plus couramment utilis. Le pland'archivage mentionne pour chaque de type de document : le support concern (original papier, photocopie, disquette, etc) l'ordre (numro, date, etc), les supports de classements (chemises, classeurs, botes, etc)


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H.4.5PLANDARCHIVAGE

NATURE DU DOCUMENTORDRE DE

CLASSEMENTSUPPORT DECLASSEMENT

DUREE DECONSERVATION

Marchs (contrats, bon decommande)

Numro Chemises 10 ans

Facture ou dcompte de fournisseur Numro Classeurs 10 ans

Pices de banque Numro Classeurs 10 ansPices de caisse Numro Classeurs 10 ans

Dclarations fiscales Date Classeurs 10 ans

Dclarations sociales Date Classeurs 10 ans

Oprations diverses Numro Classeurs 10 ans

Demandes de retraits de fonds Numro Chemises 10 ans

Relevs de banque Date Classeurs 10 ans

Budget Date Classeurs 10 ans

Relev de bailleur de fonds Date Classeurs 10 ans

Balances Date Chemises 10 ans

Grand livre Date Botes 10 ans


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H.5 TRAVAUX DE FIN DEXERCICELes travaux de fin d'exercice comprennent :

les travaux d'arrt de comptes, l'analyse et la justification des soldes des comptes, les critures d'amortissements, de virement de compte compte en fin d'exercice, de provisions

de charges et de produits, de remise de sous-projet, etc. la production des tats financiers.

H.5.1EDITIONSPERIODIQUES

Avec lutilisation dun systme informatique, les ditions des documents comptables sontdisponibles en temps rel ; c'est--dire que ces documents sont disponibles ds la validationdes critures. Ce qui permet d'obtenir des ditions selon la priodicit souhaite (journalire,mensuelle, semestrielle ou annuelle). Ces ditions comprennent :

les journaux, le grand-livre des comptes gnraux, le grand-livre des comptes auxiliaires, la balance gnrale des comptes, les balances auxiliaires.

H.5.2ANALYSEETJUSTIFICATIONDESCOMPTES

A partir de ces ditions, le CPT procde l'analyse des comptes. Les fonctions de lettrageautomatique ou manuel du progiciel peuvent tre mises profit pour analyser les comptesde tiers en particulier. Les soldes des comptes bancaires sont justifis par l'tablissementdes rapprochements de banque. Les analyses et justifications de soldes sont contrles parle DAF avant les rgularisations.

H.5.3ECRITURESDEREGULARISATION

Les critures sont rgularises selon la mthode autorise par le rfrentiel comptableapplicable dans le pays sige.

Les autres oprations de rgularisation peuvent tre passes normalement (amortissements,


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H.6 ETATS FINANCIERSLes tats financiers que lAgence produit sont de deux (2) ordres :

les tats financiers produits en sa qualit de personne morale ; les tats financiers produits en sa qualit de mandataire pour l'excution des activits qui lui

sont dlgues.

H.6.1ETATSFINANCIERSDELAGENCE

LAgence produit chaque anne quatre (4) tats financiers annuels comprenant :

le bilan qui claire les destinataires sur la situation patrimoniale et financire de l'Agence ; le compte de rsultat qui fournit les informations sur la performance de l'Agence ; le tableau financier des ressources et des emplois qui reprsente l'volution de la situation

financire de lAgence, l'tat annex qui complte, explique et commente les trois (3) tats financiers prcdents.

Ces quatre (4) documents sont indissociables car ils se compltent les uns les autres.

H.6.2ETATSFINANCIERSDEPROJETSEXECUTES

H.6.2.1 MODELE LIBRE

Pour permettre aux mandants et aux partenaires financiers d'tre informs sur l'excutiondes mandats confis, lAgence produit selon les priodicits convenues dans les conventionsde financement des tats financiers dans les formes appropris.

Le modle libre (voir en annexes) de ces tats financiers des activits excutes fournit lestypes de renseignements suivants par projet excut :

1. "Tableau des emplois et des ressources" : tat rcapitulatif gnral montrant, d'une part,l'origine de tous les fonds reus (mandants et /ou de leurs partenaires financiers) et,d'autre part, l'emploi qui en a t fait;

2. Rcapitulatif des DRF au vu des relevs de dpenses (SOE) de l'exercice en cours ;

3. "Situation rcapitulative des sous-projets et oprations" en cours ;4. "Ventilation des cots des sous-projets et oprations par nature de dpenses" : tat de

rpartition des fonds utiliss entre les dpenses effectives des oprations dlguesd'une part, et d'autre part le prlvement de lAgence au titre de sa rmunration demandataire; analyse des dpenses excutes sur chaque convention selon lescatgories convenues : travaux quipements fournitures services de consultants

f


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H.6.2.2 MODELE REGLEMENTE : modle LACI

Un nouveau modle dtat financier est en cours dexprimentation par lIDA : le RSFP :Rapport de Suivi Financier de Projet. Mais en attendant la fin de son exprimentation, lestats LACI sont temporairement maintenus dans le prsent manuel. Les tats RSFPremplaceront plus tard les tats LACI.

Les tats LACI (Loan Administration Change Initiative) Initiative pour l'amnagement del'administration des prts visent intgrer tous les thmes de management d'un projet - savoir, la comptabilit, la passation des marchs, la gestion des contrats, le dcaissement

du crdit, l'audit des comptes et le suivi /valuation physique des activits - dans un seuldocument intitul "Rapport de Gestion du Projet (RGP)" produit selon une priodicittrimestrielle.

Le RGP sert dsormais non seulement fournir des informations sur l'excution du projetmais galement autoriser les dcaissements des fonds du crdit IDA. Le RGP se composedes tats suivants :

un "RAPPORT FINANCIER" comprenant :o un "1-A Etat rcapitulatif des sources et des emplois de fonds du projet",o un "1-B Etat rcapitulatif des emplois de fonds par composante du projet",o un "1-C Bilan du projet"o un "1-D Etat rcapitulatif des Dcaissements du projet"o un "1-E Etat du compte spcial,o les "Prvisions de Dcaissements du projet (1re partie) ;o les "Prvisions de Dcaissements du projet (2me partie) ;

un "RAPPORT DE SUIVI DE L'EXECUTION" comprenant :o un "2-A Rapport de suivi de l'excution par contrats" ;

o un "2-B Rapport de suivi de l'excution par composantes" ; un "RAPPORT DE SUIVI DE LA PASSATION DES MARCHES" comprenant :

o un "3-A Rapport de suivi de passation des marchs (Fournitures et Travaux)",o un "3-B Rapport de suivi de passation des marchs (Services de consultants)",o un "3-C Rapport des dpenses contractuelles (Fournitures et Travaux)",o un "3-D Rapport des dpenses contractuelles (Services de consultants)".

ATRACOM C t f i


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H.7 ANNEXES DU MODULE

1 Tables comptables

1.1 Liste des dossiers comptables

1.2 Liste des journaux comptables

1.3 Liste des codifications auxiliaires

1.4 Liste des comptes financiers

1.5 Liste des comptes budgtaires

1.6 Liste des codifications gographiques

1.7 Plan comptable analytique

1.8 Liste des comptes gnraux

2 Tampons et imprims comptables

3 Etats financiers annuels de lAgence

4 Etats financiers de projets excuts (modle libre)

5 Etats financiers de projets excuts (modle LACI remplacer parRSFP)

ATRACOM-Centrafrique


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Manuel de Procdures Administratives Financiers et Comptables

1. TABLES COMPTABLES

ATRACOM-Centrafriquel d d Ad C bl


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2. TAMPONS ET IMPRIMES COMPTABLES

Tampon dannulation des factures et dcomptes

(sous la forme de tampon apposerexclusivement sur l'original des pices de dpenses : facture, dcompte, etc)

POUR ACQUITLE : //DU MONTANT DE : ...(en chiffres)- EN ESPECES(1)OU- PAR CHEQUE(1).N.DU //REFERENCE D'IDENTITE : ..

NOM ET SIGNATURE DU BENEFICIAIRE :

(1): rayer la mention inutile

ATRACOM-CentrafriqueM l d P d Ad i i t ti Fi i t C t bl


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Tampon de Bon payer

(sous la forme de tampon apposer exclusivement sur l'original des pices de dpenses : facture, dcompte, etc)

H.1 BON A PAYER

LE //

SIGNATURE DU DIRECTEUR GENERAL :



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Procdures Comptables 32

Bordereau dimputation comptable

------------------------------------------------------------------------------------------------

!ATRACOM - Centrafrique ! SITE! CODJL. ! DATE COMP. ! N PIECE ! DATE PIECE !

!Bordereau d'imputation Tompro ! .. ! ..... ! ../../.. ! ...... ! ../../.. !!----------------------------------------------------------------------------------------------!

! CODE! OPER.!POST!FI CAT!QUAR! LIBELLE ! DEBIT ! CREDIT !

!------!------!----!------!----!---------------------------------!--------------!--------------!

!......!......!....!.. ...!....! ............................... !.. ... ... ...!.. ... ... ...!

!......!......!....!.. ...!....! ............................... !.. ... ... ...!.. ... ... ...!

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!----------------------------------------------------------------------------------------------!

!JUSTIFICATION DE L'ECRITURE + N BORDEREAU TOMPRO! TOTAUX !.. ... ... ...!.. ... ... ...!!----------------------------------------------------------------------------------------------!

! ! Comptabilit - Signatures Informatiques !

! !-------------------------------------------!

! ! Etabli par : ! Saisi par : !

! ! ! !

! ! ! !

! ! le ../../.. ! le ../../.. !

!----------------------------------------------------------------------------------------------!

(C) Windows, 1999


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Fiche de dcompte de la contribution du Gouvernement

% de 5)

1) CONTRIBUTIONS FISCALES

Dsignation montant

Droits de douane

Taxe intrieure

Droits denregistrement

Autres impts et taxes

sous-total (1) :

2) CONTRIBUTION FINANCIERE

Dsignation montant

sous-total (2) :

3) Total de la fiche (1+2) : %

4) Montant hors taxes, hors douanes et hors financement de l'Etat : %

5) Montant TTC et avec financement de l'Etat (3+4) :

Entte de lAgence FICHE DE DECOMPTE DE(1)CONTRIBUTION DE L'ETAT

REFERENCE FACTUREOU DECOMPTE ASSOCIE : .

N



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p

3. 3. ETATS FINANCIERS ANNUELS DE LAGENCE

TRANSMIS SOUS FORME DE FICHIERS EXCEL A GARDER EN MODELEMODELE DE BASE A IMPRIMER ET INCLURE PAGES SUIVANTES

ATRACOM-CentrafriqueM l d P d Ad i i t ti Fi i t C t bl


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4. 4. ETATS FINANCIERS DE PROJET EXECUTE modle libre

TRANSMIS SOUS FORME DE FICHIERS EXCEL A GARDER EN MODELE

MODELE DE BASE A IMPRIMER ET INCLURE PAGES SUIVANTES



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5. 5. ETATS FINANCIERS DE PROJET EXECUTE modle LACI

TRANSMIS SOUS FORME DE FICHIERS EXCEL A GARDER EN MODELE

MODELE DE BASE A IMPRIMER ET INCLURE PAGES SUIVANTES

Module H Systeme Comptable

Documents

Transcript of Module H Systeme Comptable