Module de facturation avancée - Wolters...

Module de facturation

avancée

Guide d’utilisation

Aout 2017

– Version du document 1.0

2 Aout 2017

Toute reproduction sans autorisation écrite est strictement interdite

0.1 SOMMAIRE

0.1 Sommaire ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2

0.2 Introduction --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3

1 Nouvelle fenêtre de facturation ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 4

2 La Facturation multi dossiers -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5

3. La facturation multi clients --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 16

4. La facturation en rafale --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 22

Paramètrage de la Facturation en rafale 22

Nouvelle section dans la page de faturation générale 24

Générer des factures brouillon 25

Convertir les factures brouillons en factures finales 30

Fusion/création des documents de facturation 32

Impression des documents de factures 32

La facturation en rafale exécutée en tâche de fond 33

Facturation en rafale – Suppression en masse des factures brouillon 34

Les autorisations de la facturation en rafale 35

4. Gestion de la préfacturation – facturation avancée ------------------------------------------------------------------------ 36

Pré facturation – Ajout d’un choix de statut de pré facturation sur les factures en attente 40

5 DIVERS ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 42

Facturation – ajout d’un champ “Commentaire interne” aux factures 42

Facturation des sous dossiers – Alignement du comportement de facturation en rafale sur la facturation

dossier 43


3 Aout 2017


0.2 INTRODUCTION

Ce document présente les fonctionnalités présentes dans le « Module de facturation avancée » Kleos.

Ce module additionnel est disponible depuis l’édition « BUSINESS » de Kleos. Ce module offre des

fonctionnalités supplémentaires, dites de facturation avancée. Ce module s’enrichira dans le temps de

nouvelles fonctionnalités. Ces nouveautés vous seront communiquées à l’occasion de chaque nouvelle

version de Kleos.

Retrouvez le détail des fonctionnalités de ce module dans ce guide.

Les équipes Kleos


4 Aout 2017


1 NOUVELLE FENÊTRE DE FACTURATION

En bénéficiant du nouveau module « Facturation avancée » vous bénéficiez de nouvelles

fonctionnalités de facturation.

La fenêtre de nouvelle facture s’enrichie de ces nouvelles fonctionnalités, vous avez désormais le choix

de facturer :

• Facturer un dossier (1 facture classique pour votre dossier)

• facturer multi dossiers (1 facture pour tous les dossiers pour un même client)

• Facturer multi clients (1 facture pour chaque client de votre dossier)


5 Aout 2017


2 LA FACTURATION MULTI DOSSIERS

La facturation multi dossiers (pour un client) vous permet de créer une facture regroupant toutes les

activités d’un même client en allant les chercher dans tous les dossiers dans lequel ce client est

constitué et pour lequel vous avez travaillé (et devez donc le facturer). Une seule facture sera générée,

elle regroupera tous les montants à facturer pour ce client dans tous ses dossiers.

La facturation multi dossiers se base sur la notion de « client » alors que la facture simple se concentre

sur le « dossier » depuis lequel vous facturez.

Une nouvelle fenêtre est proposée lorsque vous cliquez sur l’icône “Nouvelle Facture” depuis un

dossier ou depuis la facturation générale.

NOTE : depuis cette fenêtre vous pouvez indiquer les dates à prendre en compte pour afficher les

activités à rechercher et à inclure dans votre nouvelle facture pour un client.

En sélectionnant « Facture multi dossiers » la seule information obligatoire sera de renseigner le nom

du client à facturer.


6 Aout 2017


Une étape additionnelle a été ajoutée afin de sélectionner plus finement la liste des dossiers à facturer

pour le client choisi. Tous les dossiers du client contenant des activités non facturées-vous sont

proposés. Les dossiers n’ayant pas d’activités à facturer ne seront donc pas affichés.

A vous de décider parmi tous ces dossiers ceux pour lesquels vous souhaitez créer une facture.

Kleos prendra en considération tous les dossiers pour lesquels les clients sont :

• Définis en tant que « client facturable » dans le dossier.

• Définis en tant que partie d’un dossier avec un profil « client ».

Pour chaque dossier il sera indiqué :

• Une icône de statut concernant l’état du dossier (ouvert ou archivé) ;

• La référence dossier;

• Le nom du dossier;

• Sa description;

• Le responsable dossier ;

• Le montant des honoraires non facturés ;


7 Aout 2017


• Le montant des frais non facturés ;

• Le montant des débours non facturés ;

• Le montant des provisions non déduites ;

• Le montant précédemment facturé ;

• La date de la dernière facture.

En bas de l’écran vous retrouverez le montant total à facturer pour ce client (selon les dossiers

sélectionnés dans la liste proposée).

Vous pouvez à tout moment lors de cette étape de la facturation par client, désélectionner des dossiers

proposés et ainsi affiner votre sélection aux seuls dossiers voulus. Un bouton « Ouvrir dossier » est

disponible pour ouvrir un dossier en particulier et effectuer des vérifications avant de l’inclure/exclure

de la liste des dossiers à facturer.

NOTE : Une facture multi dossiers par client ne produira qu’une seule facture, qui sera conservée

dans un seul dossier, elle sera tout de même considérée comme une facture multi dossiers.

En troisième étape seront listées les activités regroupées par nature (honoraires, frais…) et classées

par dossier du client à facturer :


8 Aout 2017


FENETRE DE FACTURATION:

Depuis la page de la facture multi dossiers, le champ « dossier » ne comprend pas de nom de dossier

spécifique mais seulement le nombre de dossiers facturés. Résumant les choix effectués

précédemment.

Exemple : Ici est indiqué dans le champ «Dossier» : « 2 dossiers sélectionnés ».

En cliquant sur la flèche tout à droite du champ « Dossier » vous pourrez visualiser les noms des

dossiers concernés par cette facture multi dossiers :


9 Aout 2017


Le détail de la facture présente les différents éléments de facturation regroupés par dossier d’origine :

NOTE : Si vous souhaitez apporter des corrections sur le montant d’une facture multi dossiers, voici

ce qui se passera :

• Les corrections apportées seront redistribuées proportionnellement parmi les différents

éléments de facturation affectés.

• Les éléments de facturation ajoutés à la volée doivent être assignés à un des dossiers du client

facturé.

• Les frais du cabinet sont calculés dans le sommaire, comme dans une facture simple, mais le

montant des dépenses généré est réparti proportionnellement parmi les dossiers impactés :

o Un élément de facturation couvrant une partie des frais du cabinet est généré pour

chaque dossier impacté.

o Le montant proposé généré ne peut être modifié.

ENTREES COMPTABLES POUR UNE FACTURE MULTI DOSSIERS

Les entrées comptables générées par une facture multi dossiers sont structurées comme suit (voir

saisie écran ci-dessous).

• En entête il n’y a pas de dossier indiqué, juste le nom du client concerné.


10 Aout 2017


• Les mouvements détaillants les entrées comptables indiquent le dossier si l’origine du montant

est identifiée :

o Des mouvements identifiés sont produits pour des dossiers identifiés.

o Chaque mouvement indique le montant de TVA qui s’applique et le code TVA.

• Le montant total de TVA sur cette facture globale par client est calculé sur la somme de tous

les montants assujettis au même code de TVA :

o Les mouvements pour le montant total de TVA (bas de fenêtre) n’indiquent aucun

dossier.

o Des mouvements pour les différent taux de TVA s’appliquant sont créés.

PAIEMENTS / AJUSTEMENTS:

Lors d’un paiement ou ajustement sur une facture multi dossiers, le mouvement comptable généré

n’indiquera aucun dossier, seulement le nom du client.

CONVENTION TARIFFAIRE:

A l’heure actuelle la facturation multi dossiers ne gère pas les conventions tarifaires.

Si un ou plusieurs dossiers sont soumis à des conventions tarifaires, celles-ci ne s’appliqueront pas.


11 Aout 2017


DOSSIER> GESTION FINANCIERE > DOCUMENTS DE FACTURATION:

Kleos vous présentes, dans la section du dossier « documents de facturation » toutes les factures du

dossier concerné : les factures simples ET les factures multi dossiers.

Une colonne additionnelle a été ajoutée dans le tableau des factures de façon à identifier rapidement

quelles sont les factures multi dossiers. Cette nouvelle colonne est identifiée par l’icône: Seules les

factures multi dossiers sont identifiées par cette icône.

Par défaut Kleos présente la liste des documents de facturation groupés par type de documents

(factures, avoirs, notes de provisions). La facture multi dossiers s’ajoute aux documents existants.

En affectant les filtres suivants dans votre tableau des documents de facturation

• Type ;

• Multi dossiers (la nouvelle colonne).

DOSSIER > COMPTABILITE

Cette partie du dossier présente tous les mouvements des revenus et dépenses liés au dossier. Ces

informations se basent sur les montants liés au dossier (activités, notes de provisions …) sans tenir

compte du fait que ces montant aient étés facturés par une facture simple ou un facture multi dossiers.

DOSSIER > COMPTABILITE > CLIENTS/FOURNISSEURS:

Cette section présente toutes les entrées enregistrées dans les journaux de vente et d’achat pour ce

dossier. Puisque les entrées (ventes) liées aux factures globales par client ne se réfèrent à aucun

dossier, cette liste ne montrera pas les entrées liées aux factures multi dossiers.


12 Aout 2017


DOSSIER> RESUME FINANCIER:

La partie « Comptabilité » du résumé financier au sein du dossier (partie droite de l’écran) présente

tous les montants liés au dossier SAUF les montants liés aux factures multi dossiers.

La partie “Activités” du résumé financier regroupe tous les éléments du dossier. Que ces éléments

aient étés facturés par facture simple ou par facture multi dossiers.

La partie « Factures » du résumé financier est remplie par les seuls documents de facturation des

factures simples (et PAS par factures multi dossiers). Mélanger les montants des factures simples et

multi dossiers n’a pas de sens puisque ces dernières ne sont pas centrées sur le seul dossier où nous

nous trouvons.

Si une facture multi dossiers impacte votre dossier, alors un disclaimer positionné sous le résumé

financier du dossier vous avertira que tous les montants ne sont pas affichés dans celui-ci.

Le disclaimer placé en dessous du résumé financier :


13 Aout 2017


DOSSIER > DOCUMENTS:

Les documents générés depuis une facture multi dossiers sont présents, comme les autres documents

de facturation, dans la partie « documents de facturation » du dossier.

ICONE FACTURATION:

Aucun changement notable impacte la section « Facturation » de Kleos.

Si vous cliquez sur le bouton « Ouvrir dossier », disponible dans le ruban en haut de la fenêtre, lorsque

vous sélectionnez une facture multi dossiers, Kleos affichera une fenêtre intermédiaire présentant les

dossiers concernés par cette facture:

Provisions:


14 Aout 2017


A l’heure actuelle les provisions ne sont pas supportées sur cette page. Les provisions enregistrées

pour un dossier lié à une facture multi dossiers sont collectées lors de la facturation et peuvent être

déduites directement.

Avoirs:

A l’heure actuelle les avoirs ne sont pas supportés sur cette page.

ICONE COMPTABILITE:

Journaux:

Dans le journal des ventes le tableau a été enrichi d’une colonne additionnelle indiquant quelles

entrées sont liées à des factures multi dossiers.

Cette nouvelle colonne est identifiée par cette même icône: Seules les entrées des factures multi

dossiers sont affichées dans cette colonne.

Recherche:

Le tableau a été étendu avec la colonne additionnelle indiquant les entrées des factures multi dossiers.

Cette nouvelle colonne est identifiée par cette icône:


15 Aout 2017


Relances:

Dans la fenêtre de relances il est désormais possible de filtrer par client.

Filtrer par le nom du client en indiquant un ou plusieurs dossiers inclus dans une facture multi dossiers.

Les relances créées seront pour des factures simples liées avec les dossiers choisis.


16 Aout 2017


3. LA FACTURATION MULTI CLIENTS

Cette nouvelle fonctionnalité permet de produire un groupe de factures partageant des éléments de facturation

pour des clients différents, chacun disposant d’un pourcentage du montant total facturé.

L’utilisateur définira en amont les paramétrages affectant cette nouvelle fonctionnalité depuis un dossier. En

affectant le % par clients facturables.

Ces paramétrages sont accessibles depuis le bouton « Options » présent dans l’onglet « Gestion financière » de

votre dossier.

Une fenêtre s’ouvrira, au sein de laquelle un nouvel onglet « Paramétrage de la facturation multi clients » est

présent.

Ici vous pourrez indiquer quels clients sont sujets à la facturation multi clients et le taux affecté à chacun. La

somme de ces taux devant être égal à 100% (dans l’image ci-dessous j’indique un taux de 70% pour le 1er client,

de 30 % pour le second).


17 Aout 2017


Pour créer une facture multi clients il convient de passer par la fonctionnalité de nouvelle facture classique. La

première fenêtre/étape d’une facture classique propose désormais une nouvelle possibilité : « Facture multi

clients » en plus des possibilités déjà existantes : facture simple, facture multi dossiers.

En sélectionnait « Facture multi clients » depuis la fenêtre de facture il sera possible de gérer plusieurs clients

facturables dans le processus de facturation. Vous pourrez donc répartir les montants à facturer entre les

différents clients de vos dossiers.

L’utilisateur défini les clients facturables impliqués et pour chacun le taux du montant global qui s’affectera. Si

vous avez défini en amont dans les dossiers le taux s’affectant à chaque client, Kleos les proposera par défaut.

Sinon entrez les directement dans cette fenêtre.

La collecte des éléments de facturation et des activités à facturer ne diffère pas de l’opération effectuée pour la

facture dossier classique puisque la totalité des éléments collectés composeront le montant total à facturer.


18 Aout 2017


La fenêtre de la facture multi clients présente de nombreuses différences comparée à celle de la facture dossier

classique.

L’objectif de cette fenêtre est de guider l’utilisateur dans la création de toutes ses factures en une seule

opération, une facture par client facturable concerné (exemple : S’il existe 3 clients facturables dans un dossier,

chacun se verra créé sa propre facture). Pour cette raison la facture multi-clients offre une section générale

affichant les informations partagées par toutes les factures du groupement, et un client spécifique pour chaque

client facturable.

Les différentes sections de la facture multi-clients sont accessibles depuis le panneau de navigation situé sur la

partie gauche.

La section générale de la facture propose à l’utilisateur de vérifier les montants généraux facturés avant que la

facture multi-clients ne soit créée.

Les montants affichés sont des montants nets, les taxes appliquées (TVA) le sont par client au travers du schéma

de facturation.

2 types de montants sont listés dans cette section générale :

• Les montants assujettis à la facture multi-clients:

o Les montants provenant des éléments de facturation à facturer ;

o Il est possible de changer manuellement ces montants avant de procéder à la facturation.

• Les montants spécifiques par client n’étant pas soumis à la facture multi-clients :

o Provisions propres au client;


19 Aout 2017


o Eléments de facturation ajoutés à la volée pour une facture en particulier dans le groupement

de la facture multi-clients.

La section client de la facture multi-clients représente une des factures à générer du groupement en cours de

création. Une facture pour un client spécifique (ici 3 factures pour 3 clients du dossier)

Le résumé de la facture dédiée à un client spécifique prend en considération la part d’honoraires, frais, débours

propres à ce client en particulier. Les provisions quant à elles sont déduites avant la facture multi-clients.

De même:

• Le schéma de facturation est appliqué par facture (et donc par client) et tous les montants calculés au

travers de ce schéma de facturation, comme la TVA par exemple, sont aussi considérés comme partie

d’une facture spécifique ;

• Les ajustements, remises, frais additionnels sont également appliqués par client. C’est à l’utilisateur

d’ajouter pour les factures choisies les éléments de facturation souhaités, qui feront par la suite partie

de la facture du client choisi et exclus des montants soumis à la facture multi-clients ;

• Il n’est pas possible pour un utilisateur de modifier depuis le résumé de la facture la part d’honoraires,

frais et débours détenus par un client spécifique. Il est simplement possible de modifier la valeur totale

des honoraires, frais, débours listés dans la section générale.


20 Aout 2017


Le détail de la facture pour un client spécifique liste à la fois les éléments de facturation dont la valeur a été

facturée et les éléments qui ne sont pas soumis à la facture multi clients (ceux qui lui sont spécifiques donc).

De même :

• Pour chaque élément de facturation soumis à la facture multi-clients, Kleos affiche à la fois la valeur de

la facture spécifique (après la division du montant global commun) et la valeur d’origine (avant la

division) ;

• L’utilisateur ne peut pas modifier/supprimer d’éléments de facturation soumis à la division (communs

à toutes les factures à produire) alors qu’il lui est possible de supprimer/modifier les éléments de

facturation propres à un client en particulier.

Comme pour une facture dossier classique, l’utilisateur peut enregistrer le groupement/lot de factures multi-

clients en brouillons ou finales.

Les factures produites au travers d’une opération de facturation multi-clients seront considérées comme des

entrées fiscales indépendantes :

• Chaque facture s’adresse à un client facturable spécifique ;

• Chaque facture peut être soumis à différents termes de paiements et peut regrouper des paiements

indépendants ;

• Chaque facture est assignée à un numéro de facture différent et produit des entrées comptables

séparées dans le journal des ventes ;


21 Aout 2017


• Les documents de la facture multi-clients peuvent être fusionnés/crées indépendamment.

Malgré le fait que chaque facture soit traitée comme une entrée fiscale spécifique, toutes les factures multi-

clients d’un même groupement/lot ont des liens propres dans Kleos :

• Le statut des documents du groupement/lot est toujours aligné, ce qui veut dire que tous les documents

peuvent être enregistrés ou convertis en finales d’un seul coup (pas séparément) ;

• La suppression d’un document partie d’un groupement/lot supprime tous ceux du groupement

concerné ;

• Dans les tableaux des factures de Kleos, les factures multi-clients sont identifiées avec une icône

spécifique :

NOTE: Kleos 4.3 ne permet pas d’effectuer des avoirs d’annulation de factures sur les factures multi-clients.


22 Aout 2017


4. LA FACTURATION EN RAFALE

La fonctionnalité de « facturation en rafale » permet de générer des factures par lot, allant jusqu’à

400 factures créées (cette limite pouvant aller jusqu’à 600 sur demande) en simultanées, pour tous

les clients et tous les dossiers en attente de facturation.

PARAMETRAGE DE LA FACTURATION EN RAFALE

Le comportement de la facturation en rafale peut être paramétré selon la pratique que vous souhaitez mettre

en place dans votre cabinet. Vous pouvez indiquer si par défaut Kleos doit considérer tous les dossiers comme

disponibles pour la facturation en rafale ou non.

Cette configuration s’effectue depuis Configurations > Généralités > Configuration Générale > Paramètres

généraux > Gestion financière. En cochant la case « Autoriser l’opération de facturation en rafale sur tous les

dossiers ».

Si cette option est décochée, par défaut il ne vous sera pas possible d’inclure par défaut tous les dossiers

disponibles pour la facturation en rafale.


23 Aout 2017


En revanche, si vous souhaitez n’inclure qu’une sélection de dossiers précise pour la facturation en rafale, dans

ce cas un paramètre est à définir pour chaque dossier concerné. Pour cela rendez-vous dans : Dossier (celui

voulu) > Gestion financière > Options (voir image écran ci-dessous).


24 Aout 2017


NOUVELLE SECTION DANS LA PAGE DE FATURATION GENERALE

Une nouvelle section « Facturation en rafale » est désormais accessible dans la page de facturation générale.

Cette partie de l’application doit vous apporter une visualisation générale de tous les documents générés par la

facturation en rafale.

Le tableau affiche une colonne « Lot créé le : » qui indique la date et l’heure à laquelle l’opération de facturation

en rafale a été exécutée et affiche toutes les factures créées par cette même opération. Cela donnera une

meilleure visibilité sur les lots de factures générées.

NOTE: Les factures affichées dans cette section sont bien sûr également présentes dans la partie “Documents de

facturation” des dossiers concernés.


25 Aout 2017


GENERER DES FACTURES BROUILLON

Cette fonctionnalité vous permet en une seule action de facturer plusieurs dossiers et de créer un lot de factures

brouillons. La facturation en rafale est disponible depuis le bouton : « Créer facture en rafale » accessible depuis

« Documents de facturation » dans vos dossiers et depuis « Facturation en rafale » depuis la section de

facturation générale de Kleos.

En cliquant sur “Créer facture en rafale”, Kleos ouvrira alors une fenêtre afin de définir les critères de cette


La première étape sera de rechercher les dossiers à prendre en compte dans cette facturation :

• Critères de sélection ;

• Dossiers à facturer trouvés.

Dans la section “ Critères de sélection” il vous faudra renseigner les informations nécessaires pour votre

recherche afin d’affiner votre sélection au nombre de dossiers voulus. Le filtre est séparé en 2 panneaux :

• Le filtre de facturation, incluant :

o Comptabilité de référence ;

o Montant facturable minimum ;

o Période de facturation pour les honoraires et frais ;

o Période de facturation pour les débours et frais externes.

• Le filtre dossier, incluant tous les paramètres de recherche déjà existants dans la page de recherche

dossiers.


26 Aout 2017


Ici vous pouvez entrer les critères de recherche souhaités (responsable dossier, référence dossier …) et cliquer

sur le bouton « rechercher ».

Les résultats de recherche trouvés sont affichés dans le panneau « Eléments de facturation trouvés » (voir image

écran ci-dessous).

NOTE: Les dossiers apparaissant dans les critères de recherches ne sont que ceux définis dans les paramètres

de la facturation en rafale.

Vous pouvez accéder au récapitulatif des dossiers inclus dans le groupement en cliquant sur l’onglet « Ajoutés

au lot » :


27 Aout 2017


Le groupement/lot de dossiers à facturer dans la facture en rafale peut être défini de façon incrémentale : c'est-

à-dire que vous pouvez effectuer plusieurs recherches consécutives et ajouter les différents résultats de

recherche dans le groupement/lot à facturer.

Une fois votre sélection effectuée il vous suffit de cliquer sur le bouton « Suivant » pour accéder à la seconde

étape de la facture en rafale.

La seconde étape est un passage en revue des dossiers sélectionnés et met en évidence les informations

obligatoires qui pourraient manquer. Il faudra vérifier que toutes les informations demandées sont correctement

renseignées avant de procéder à la facturation.

Certains attributs des factures brouillons générées sont partagés par le groupement :

• La date de la facture;

• La comptabilité de référence ;

o Non modifiable et déterminée par le filtre affecté depuis la fenêtre de facturation ;

• Journal de référence:

o La liste des journaux disponibles dépendra de la comptabilité de référence et de la date de la

facture. Si un seul journal est disponible Kleos vous le proposera par défaut ;

• Commentaire pour le groupement:

o Ce commentaire sera inclus dans les brouillons générés;

• Commentaire pour l’impression:

o Ce commentaire sera inclus dans les brouillons générés.

D’autres attributs des brouillons qui seront générés sont considérés spécifiques au document de facturation :

• Client facturable:

o Si un seul client facturable est défini dans le dossier à facturer alors il sera proposé par défaut ;

o Si plus d’un client facturable est présent dans le dossier de référence, aucun ne sera proposé

par défaut;

o L’utilisateur pourra choisir le client facturable ou en définir un à la volée (si pas présent dans le

dossier);


28 Aout 2017


• Compte client:

o Si un compte client est disponible alors il sera proposé par défaut ;

o Si disponible, Kleos proposera le compte associé au client facturable concerné;

o Si aucun compte client n’est défini pour le client facturable ou que plus d’un compte client est

disponible, aucun ne vous sera proposé par défaut.

• Schéma de facturation:

o Si possible, le schéma de facturation est proposé en accord avec le code de TVA indiqué pour

le client facturable;

o Si aucun schéma de facturation pour le client ne peut être affecté, Kleos proposera le schéma

de facturation par défaut.

• Date de règlement (non visible dans ce processus) :

o Si possible, Kleos affectera une date de règlement selon les termes de paiements indiqués pour

le client de référence ;

o Si aucun terme de paiement n’est indiqué pour le client, Kleos utilise le terme de paiement

indiqué dans la comptabilité de référence.

NOTE: Dans Kleos 4.0, la génération de factures multi clients et de facture client dans une opération de facture

en rafale n’est pas supportée.

Les incohérences ou informations manquantes seront soulignées en rouge dans le tableau :


29 Aout 2017


Une liste détaillée des messages d’erreur est accessible via le bouton « Liste des erreurs » en bas de tableau. En

cliquant sur ce bouton seront affichées toutes les erreurs pour l’élément sélectionné :

Vous pourrez, si vous le désirez, produire une impression de ce tableau de validation des dossiers du

lot/groupement dans le cas où la validation de celui-ci pose problème. Cela peut être utile dans le cas où la

personne effectuant cette opération ne sait pas renseigner les informations manquantes ou corriger les

incohérences du lot.

Cette impression peut être générée en cliquant sur le bouton “Impression pour validation » visible depuis le haut

de fenêtre :

Dans le cas où vous effectueriez une « impression pour validation », une fenêtre de pré visualisation et

d’impression vous sera proposée :


30 Aout 2017


Depuis la rangée de boutons il est également possible d’ouvrir un dossier depuis la liste des dossiers du

lot/groupement et d’en modifier le schéma de facturation (le taux de TVA s’appliquant aux éléments

sélectionnés):

Si toutes les factures à produire sont bien renseignées, vous finalisez l’opération en cliquant sur le bouton

« Exécuter » en bas de page.

Une fois cette action effectuée, Kleos va générer le lot de factures brouillon en tâche de fond.

CONVERTIR LES FACTURES BROUILLONS EN FACTURES FINALES

Cette nouvelle fonctionnalité vous permet de convertir un lot/groupement de factures brouillons en factures

finales en une seule opération.

Cette fonctionnalité vient après la création en rafale des factures brouillons. Elle peut être déclenchée depuis le

bouton « Convertir en Factures finales » depuis la section Facturation> Facturation en rafale


31 Aout 2017


Il suffit de faire une sélection de factures brouillons et de cliquer sur le bouton « Convertir en Factures finales ».

NOTE : Ce bouton est actif s’il existe au moins une facture brouillon dans votre sélection. Tous les éléments

sélectionnés qui ne sont pas des factures brouillons seront exclus automatiquement de la conversion.

Une fois que ce bouton est cliqué, Kleos ouvrira une fenêtre vous amenant à une nouvelle opération de


La fenêtre affichera la liste des factures brouillons à convertir. A ce stade aucun changement d’information

depuis le tableau n’est possible.

Il vous sera cependant possible à cette étape d’ouvrir et de modifier une facture brouillon en cliquant sur le

bouton “Ouvrir brouillon”.

Tout comme ce qui vous est offert dans la facturation en rafale (vue précédemment) il vous est possible

d’imprimer un document pour validation. Cette possibilité est accessible depuis le bouton « impression pour

validation ».

Si votre sélection de factures brouillons à convertir en factures finales est complète et correctement renseignée,

vous pouvez finaliser l’opération de conversion en cliquant sur le bouton « Exécuter » en bas de fenêtre.

A partir de ce moment Kleos va gérer en tâche de fond la conversion en factures finales.


32 Aout 2017


FUSION/CREATION DES DOCUMENTS DE FACTURATION

Kleos permet de fusionner/créer plusieurs documents de facturation en une seule opération. Jusqu’à 400

documents Word en une seule opération.

Cette fonctionnalité est possible depuis le bouton “Générer document » présent dans la section Facturation>

Facturation en rafale> Documents ou depuis l’onglet « Gestion financière » du dossier.

L’utilisateur sélectionne plusieurs documents de facturation et clique sur le bouton “Générer document”.

Un seul modèle et feuille de style sera appliqué à l’ensemble du groupement de factures, c’est pour cela que

tous les documents sélectionnés doivent être du même type (: « Facture ») et du même statut (: « Brouillon »).

Cette opération est effectuée en tâche de fond.

IMPRESSION DES DOCUMENTS DE FACTURES

La fonctionnalité existante d’impression des documents a été étendue de façon à permettre l’impression de

plusieurs documents simultanément.

L’impression peut être effectuée depuis le bouton « Imprimer » disponible dans la section Facturation >

Documents > Facturation en rafale ou depuis l’onglet « Gestion financière » d’un dossier.

Il vous suffit d’effectuer une sélection multiple des documents de factures à imprimer et de cliquer sur le bouton

« Imprimer ». Votre imprimante effectuera cette impression.


33 Aout 2017


LA FACTURATION EN RAFALE EXECUTEE EN TACHE DE FOND

A chaque fois qu’une opération de facturation en rafale est effectuée, Kleos procédera en tâche de fond.

Vous pouvez effectuer plusieurs opérations de facturation en rafale en parallèle. Elles seront mises bout à bout,

la première opération demandée sera la première traitée et effectuée par Kleos.

L’icône de tâche de fond vous indique que Kleos est en cours de traitement (icône en bas à droite de votre écran) :

En cliquant sur cette icône vous afficherez toutes les opérations en cours de traitement. Chaque opération est

identifiée par une description propre, indiquant le nombre d’éléments effectués sur le total à effectuer, et leurs

statuts :

Il est possible d’annuler une opération de facturation en rafale en cliquant sur le lien “Annuler” présent dans la

ligne de l’opération souhaitée :


34 Aout 2017


Si vous annulez une opération en cours, Kleos va :

• Livrer ce qui a déjà été fait (les factures déjà créées/converties…) ;

• Finaliser l’exécution de l’élément en cours au moment de l’annulation ;

• Annule l’exécution des éléments qui n’étaient pas encore effectués.

Une fois l’exécution de la tâche de fond terminée, l’icône disparaitra de l’écran.

Si l’exécution de la tâche de fond rencontre des problèmes, une icône d’erreur apparaitra (voir ci-dessous), en

cliquant dessus une fenêtre apparaitra à l’écran et vous détaillera les raisons des erreurs (voir ci-dessous)

Même si pendant l’opération Kleos rencontre des erreurs sur certains éléments, Kleos passera automatiquement

à l’étape suivante et finira les tâches en attente de traitement.

Si vous essayez de vous déconnecter pendant qu’une tâche de fond est en cours d’exécution, un message vous

informera et vous demandera confirmation. Si vous confirmez alors toutes les taches de fonds en cours seront

annulées.

FACTURATION EN RAFALE – SUPPRESSION EN MASSE DES FACTURES BROUILLON

Vous pourrez désormais supprimer massivement des factures brouillon.

Pour cela plusieurs points d’entrée sont disponibles :

Depuis Facturation>Onglet Documents ou onglet Facturation en rafale

Depuis le Dossier > Onglet Gestion Financière > onglet Documents de Facturation

Vous pouvez désormais sélectionner plusieurs factures brouillon et les supprimer en cliquant sur le bouton

“Effacer” (Ctrl + Clic gauche souris).

NOTE. La limite actuelle de l’application limite à 400 le nombre de factures pouvant être supprimées en une seule

opération.


35 Aout 2017


Ici la suppression se fait depuis le clic droit de la souris, puis bouton « effacer » sur la multi sélection des factures

à supprimer (soulignées en gris)

Kleos vous demandera une ultime confirmation avant de procéder à la suppression en masse.

NOTE. Si une facture finale se trouve par erreur dans la liste des factures brouillon à supprimer, Kleos vous

empêchera de finaliser votre opération et vous demandera d’exclure la facture finale de votre sélection.

LES AUTORISATIONS DE LA FACTURATION EN RAFALE

Une nouvelle autorisation est disponible dans la partie “Facturation” du gestionnaire des droits et autorisation

de votre Kleos : Configuration > Cabinet > Contrat & Autorisations > Gestion des droits.

Vous pouvez ici définir à quels utilisateurs de votre cabinet les droits à la « facturation en rafale » sont affectés :

• Voir et accéder à la « facturation en rafale » depuis la page facturation ;

• Pouvoir générer des factures brouillons ;

• Pouvoir convertir des factures brouillons en factures finales par groupement ;

• Pouvoir générer des documents de factures depuis la page de facturation ;

• Pouvoir générer des documents de factures depuis les dossiers ;

• Configurer les paramètres de facturation en rafale pour le cabinet ;

• Configurer les paramètres de facturation en rafale pour les dossiers.


36 Aout 2017


4. GESTION DE LA PRÉFACTURATION – FACTURATION AVANCÉE

Nous avons mis en place dans Kleos 4.2 une gestion de la préfacturation. Cette nouvelle fonctionnalité est

disponible depuis le module dit de « facturation avancée ».

Cette nouvelle fonctionnalité est optionnelle et s’active depuis la Configuration > Paramètres généraux>Gestion

financière :

Cochez la case « Activer la pré facturation pour les factures brouillons »

Une fois le paramètre « Activer la préfacturation pour les factures brouillons » activé, la gestion de la

préfacturation vous permettra d’affecter un nouveau statut de préfacturation pour une ou plusieurs factures en

statut brouillon :


37 Aout 2017


Les statuts de pré facturation pouvant être appliqués sur vos factures sont les suivants :

• Approuvé

• Approbation en attente

• Non approuvé

Lorsqu’une de vos factures brouillon est nouvellement créée le statut de pré facturation « Approbation en attente » est automatiquement affecté. Le statut de pré facturation est visualisable/modifiable notamment en ouvrant votre facture :


38 Aout 2017


3 colonnes additionnelles sont disponibles depuis le tableau du facturier et celui de la gestion financière du

dossier :

1. Statut de préfacturation : le statut affecté sur la facture

2. Date de préfacturation : la date à laquelle le statut de préfacturation a été affecté

3. Responsable préfacturation : la personne ayant affecté le statut de préfacturation

Comme pour toute autre colonne dans un des tableaux de l’application il vous est possible de grouper &/ou

filtrer ces nouvelles colonnes :


39 Aout 2017


Nous avons également enrichi la fenêtre de recherche de factures ajoutant le champ de recherche « statut de

préfacturation » :

NOTE : Attention seules les factures brouillon en statut de préfacturation « Approuvé » peuvent être converties en facture « Finale ». Si cette condition n’est pas remplie Kleos vous en informera via un message d’erreur vous demandant de modifier le statut de préfacturation :


40 Aout 2017


PRE FACTURATION – AJOUT D’UN CHOIX DE STATUT DE PRE FACTURATION SUR LES

FACTURES EN ATTENTE

Cette fonctionnalité n’est accessible que pour les cabinets disposant du module de « facturation avancée ».

Nous avons ajouté un nouveau statut disponible pour les factures dans le cadre de la pré facturation : « En

attente d'information ».

Ce statut est prévu dans le cas où une facture ait été revue mais sur laquelle aucune décision n’a été effectuée.

Cela distingue en effet ces factures des factures sous statut « Approbation en attente » qui elles n’ont pas encore

été revues dans le cadre de la pré facturation (statut par défaut).

Ce nouveau statut de pré facturation est accessible depuis les points d’entrées classiques.

A savoir le dossier>Gestion financière


41 Aout 2017


De même lorsque vous ouvrirez une facture brouillon, le nouveau statut de pré facturation sera accessible:


42 Aout 2017


5 DIVERS

FACTURATION – AJOUT D’UN CHAMP “COMMENTAIRE INTERNE” AUX FACTURES

Un nouveau champ « Commentaire interne » vient s’ajouter dans la fenêtre de facture. Ce champ est destiné à

accueillir les commentaires internes au cabinet.

Pour trouver ce nouveau champ rendez-vous depuis n’importe quelle facture, dans l’onglet « Options ».

Le contenu de ce champ est toujours accessible pour modification, si le statut de la facture est : brouillon,

approbation en attente/non approuvé/approuvé.

En revanche si la facture est en statut final alors le contenu de ce champ sera en lecture seule et non modifiable.

Ce champ ne sera visible que par les utilisateurs dont les droits sur la facturation

Ce champ additionnel est également accessible depuis n’importe quelle note de provision ou avoir.


43 Aout 2017


FACTURATION DES SOUS DOSSIERS – ALIGNEMENT DU COMPORTEMENT DE

FACTURATION EN RAFALE SUR LA FACTURATION DOSSIER

Kleos 4.3 introduit la notion de « dossier facturant ». Ce dossier regroupera/portera toutes les factures d’un

groupement de dossiers/sous dossiers.

La facture créée durant une opération de facturation en rafale collecte tous les éléments de facturation des

dossiers/sous dossiers liés. Si une convention tarifaire a été définie pour le dossier facturant alors elle

s’appliquera par défaut à toutes les factures créées.

Le dossier facturant, une fois défini, collectera tous les éléments de facturation de ses sous dossiers à facturer.

Le dossier facturant collectera non seulement les factures mais également :

• Les avoirs,

• Les notes de provision,

Pour définir un dossier comme “dossier facturant” voici la marche à suivre :

Rendez-vous dans le dossier souhaité puis cliquez sur l’onglet « Facturation » et enfin cliquez sur le bouton

« Options »

Dossier>Facturation>Options

Depuis la fenêtre des options vous pourrez choisir, parmi la fratrie de dossiers, quel sera le dossier porteur de

toutes les factures à venir.


44 Aout 2017


La facture générée par la facturation en rafale collectera tous les éléments de facturation des dossiers liés/du

groupement si l’option « Facture unique des sous-dossiers dans la facturation en rafale » est cochée.

Vous retrouverez ce paramètre depuis : Configuration> Configuration générale > Paramètres généraux > Gestion

financière

Vous pouvez également définir le dossier facturant pendant le processus de création d’une nouvelle facture (si

aucun dossier facturant n’a été préalablement défini).


45 Aout 2017


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