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    Directeur dhpital

    Promotion :2007 - 2009

    Date du Jury :Dcembre 2008

    Rnover le processus de

    facturation/recouvrement en contexte

    T2A : la conduite dun projet de

    rorganisation au centre hospitalier de

    Nanterre

    Sophie BOUSSEMART

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    Sophie BOUSSEMART - Mmoire de l'Ecole des Hautes Etudes en Sant Publique - 2008

    R e m e r c i e m e n t s

    Je tiens remercier lensemble des personnes qui mont permis daboutir la

    ralisation de ce mmoire, en particulier :

    M. Patrick GUEZ qui ma intgr lquipe projet facturation et ma donn de

    prcieux conseils tout au long de ce travail.

    M. Pierre-Hugues GLARDON, mon encadrant mmoire, pour son aide, son

    accompagnement et sa relecture critique.

    Mme Gisle AMICHOT, ma matre de stage, pour lattention quelle a porte mon

    travail.

    Mme Catherine LAURAND qui a rpondu, chaque fois, toutes mes questions

    techniques concernant le dploiement du chantier tltransmission.

    M. Didier DAGUE et M. Boris IAKOUCHINE pour le temps pass travailler ensemble.

    Mme Christine QUELIER pour ses conseils et son soutien.

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    S o m m a i r e

    Introduction ........................................................................................................................1

    1 La matrise du processus de facturation/recouvrement : un enjeu stratgiqueau cur du nouveau systme de financement des EPS...............................................5

    1.1 Pourquoi la facturation devient-elle un enjeu majeur en contexte T2A ?......5

    1.1.1 La mise en place dun nouveau pilotage mdico-conomique ax sur les

    recettes et la trsorerie.................................................................................................6

    A) Principes gnraux de la rforme T2A...........................................................6

    B) Le retour en grce de la gestion de trsorerie dans le nouveau systme

    de financement des EPS impacte directement le processus de facturation..................7

    1.1.2

    Lacclration de la mise en uvre de la rforme du financement presse les

    tablissements amliorer la performance de leur chane de

    facturation/recouvrement..............................................................................................9

    A) Les consquences de la suppression du taux de conversion en 2007..........9

    B) Un passage 100% T2A avanc par rapport au calendrier initial de

    dploiement de la rforme...........................................................................................10

    C) Vers le schma cible de la rforme : une facturation directe, individuelle et au

    fil de leau au 1er janvier 2009 ?..................................................................................11

    1.2

    Les diff icults rencontres sur le terrain par les EPS pour faire voluer leur

    processus de facturation : enjeux organisationnels, enjeux pour le systme

    dinformation et enjeux culturels................................................................................13

    1.2.1 Repenser les organisations et adapter le SIH pour amliorer la performance

    du processus de facturation/recouvrement ................................................................14

    A) Une organisation complexe du processus de facturation/recouvrement......14

    B) La performance du SIH mise lpreuve.....................................................15

    1.2.2 Labsence dune culture de la facturation lhpital rend plus complexe les

    volutions entreprendre en matire de facturation..................................................16

    1.3 La ncessit pour lhpital Max Fourestier de sengager au plus vite dans

    un projet damlioration du processus de facturation/recouvrement : prsentation

    du contexte...................................................................................................................18

    1.3.1 Un tablissement historiquement engag dans la prise en charge des

    populations en situation de prcarit..........................................................................18

    A) Le CASH, un tablissement unique en France ............................................18

    B) En 2008 : un tablissement insr dans un environnement socio-conomique

    difficile..........................................................................................................................19

    1.3.2 La situation dficitaire de lhpital Max Fourestier en contexte de T2A ........20

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    2- Analyse des dysfonctionnements du processus de facturation et de

    recouvrement lhpital Max Fourestier.......................................................................23

    2.1 Mthodologie de la conduite de projet : apports thoriques et mise en uvre

    pratique.........................................................................................................................24

    2.1.1 Dfinition et premire analyse thorique de la conduite de projet.....................24

    2.1.2 La phase de construction du projet ...................................................................25

    A) Lanalyse de la problmatique du projet de rnovation du processus de

    facturation/recouvrement lhpital Max Fourestier....................................................25

    B) Le pr-diagnostic de la situation de ltablissement : analyse de ltat de

    recouvrement des crances ........................................................................................29

    C) La finalisation du pr-diagnostic : llaboration dune dmarche de projet ..32

    2.2 Analyse des dysfonctionnements des circuits du patient et du processus de

    facturation/recouvrement de lhpital Max Fourest ier .............................................36

    2.2.1Un recueil de linformation administrative et mdicale non exhaustif et dfaillant :

    une mconnaissance des rgles administratives et des pratiques htrognes .......36

    A) Des erreurs didentification administrative du patient et lexistence de

    nombreux dossiers doublons.......................................................................................36

    B) Une exhaustivit et des dlais de codage amliorer.................................39

    C) Un outil informatique critiqu pour son manque dergonomie......................41

    2.2.2 La problmatique de larchitecture du CASH : des circuits des patients

    complexes et inadapts aux nouveaux enjeux de la facturation/recouvrement .........41

    A) Le contournement du bureau des entres par les patients et les

    ambulanciers ...............................................................................................................41

    2.2.3 Les spcificits des urgences et de limagerie ..................................................42

    A) La spcificit des urgences..........................................................................42

    B) Les difficults propres au service dimagerie ...............................................43

    2.2.4 Une tape de la facturation et du recouvrement mal matrise.........................44

    A) Un encaissement direct des consultations insuffisamment dvelopp........44

    B)

    Un processus de traitement de la facturation et de rejets non automatis ..44

    2.2.5 Une culture dtablissement faire voluer et un management du processus de

    facturation en difficult................................................................................................46

    3- Propositions dactions pour optimiser la performance et amliorer la qualit du

    processus de facturation/recouvrement .......................................................................48

    3.1 Les 10 points cls minimaux et invariants de matrise dun processus ...........48

    3.2 Le plan dactions propos pour amliorer la performance du processus de

    facturation/recouvrement............................................................................................49

    3.2.1 Axe 1 : Mettre en place un pilotage de la chane de facturation/recouvrement.49

    A) Dsigner un pilote du processus de facturation/recouvrement ....................50

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    B) Construire, sapproprier et utiliser en routine des outils de pilotage fiables.51

    3.2.2 Axe 2 : Organisation du processus de facturation/recouvrement......................53

    A) Scuriser les circuits informationnels et physiques du patient.....................53

    B) Amliorer larticulation entre les maillons de la chane de facturation .........56

    C) Mettre disposition des outils facilitant le recueil dinformation...................57

    3.2.3 Axe 3 : Revaloriser les ressources humaines et renforcer les ressources

    matrielles..................................................................................................................58

    A) Revaloriser le rle du bureau des entres par une politique de formation...58

    B) Rpondre aux besoins matriels des services pour amliorer le recueil

    dinformations ..............................................................................................................60

    3.2.4 : Axe 4 : Amliorer la communication................................................................60

    A) Amliorer laccs linformation pour les agents du bureau des entres....60

    B) Dvelopper linformation relative la facturation destination des patients61

    Conclusion .....................................................................................................................681

    Bibl iographie......................................................................................................................3

    Liste des annexes...............................................................................................................I

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    L i s t e d e s s i g l e s u t i l i s s

    ACF : Accueil Centralis des FluxAME : Aide Mdicale Etat

    AMI : Actes Mdicaux Infirmiers

    ARH :Agence Rgionale dHospitalisation

    ARL :Accus de Rception Logique

    ASDES :Accs aux Soins, aux Droits et lEducation la Sant

    BFR :Besoin en Fonds de Roulement

    CADA :Centre dAccueil pour Demandeurs dAsile

    CAF:Capacit dAutofinancementCASH :Centre dAccueil et de Soins Hospitaliers

    CCAM :Classification Commune des Actes Mdicaux

    CHAPSA :Centre dHbergement et dAssistance pour Personnes Sans Abri

    CHRS :Centre dHbergement et dInsertion Sociale

    CMUC :Couverture Maladie Universelle Complmentaire

    CPOM :Contrat Pluriannuel d'Objectifs et de Moyens

    CPU :Caisse de Paiement Unique

    CTI :Centre de Traitement Informatique

    DAC :Dotation Annuelle Complmentaire

    DIE :Dpartement Informatique Exploitant

    DGF :Dotation Globale de Financement

    EHPAD :Etablissement Hbergeant des Personnes Ages Dpendantes

    ENC :Etude Nationale des Cots

    EPRD:Etat Prvisionnel des Recettes et de Dpenses

    EPS :Etablissement de Sant Public

    ETP :Equivalent Temps Plein

    FDR :Fonds de Roulement

    GHM :Groupe Homogne de Malades

    GHS :Groupe Homogne de Sjour

    ISA :Indice Synthtique dActivit

    LFSS :Loi de Financement de la Scurit Sociale

    LHSS :Lits Halte Soins Sant

    MCO :Mdecine Chirurgie Obsttrique

    MEAH :Mission Nationale d'Expertise et d'Audit Hospitaliers

    MIGAC :Missions d'Intrt Gnral et d'Aide la Contractualisation

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    NGAP : Nomenclature Gnrale des Actes Professionnels

    NOEMIE :Norme Ouverte d'Echange entre la Maladie et les Intervenants Extrieurs

    ONDAM :Objectif National des Dpenses dAssurance Maladie

    OQN :Objectif Quantifi National

    PASS :Permanence dAccs aux Soins

    PMSI :Programme de Mdicalisation des Systmes dInformation

    PREF :Plan de Retour l'Equilibre Financier

    PSPH :Participant au Service Public Hospitalier

    RAR :Restes Recouvrer

    RGF :Recette Gnrale des Finances

    RSA :Rsum de Sjour Anonymis

    RSS :Rsum de Sortie Standardis

    RUM :Rsum d'Unit Mdicale

    SAU :Service dAccueil des Urgences

    SIH :Systme dInformation Hospitalier

    SNN : Site National Nomie

    SSR :Soins de Suite et de Radaptation

    T2A :Tarification A l'Activit

    UCD :Unit Commune de Dispensation

    ZEP :Zone dEducation Prioritaire

    ZUS :Zone Urbaine Sensible

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    Introduction

    Les tablissements publics de sant (EPS) font face, plus particulirement depuis 2004,

    une succession de rformes denvergure venues impacter fortement leur fonctionnement :

    la rforme de la planification territoriale des soins, de la certification des tablissements

    de sant, de la nouvelle gouvernance hospitalire et de la tarification lactivit (T2A). Le

    plan Hpital 2007 , dont dcoulent ces quatre rformes, devait avoir comme objectif,

    selon les mots de M. Jean-Franois Matti, de redonner ambition et espoir au monde

    hospitalier 1.

    Cinq ans aprs, la rforme hospitalire se poursuit avec la prsentation en octobre

    prochain du projet de loi hpital, patients, sant et territoire. De nombreux rapports, dont

    le rapport Attali et le rapport Larcher, ont soulign la ncessit daller plus avant dans la

    rnovation du systme de sant hospitalier franais, pour rpondre aux dfis de lhpital

    de demain : le dfi de laccs des soins de qualit, le dfi de la performance, le dfi de

    lattractivit et de lexcellence.2

    Dans ce contexte mouvant et de fortes contraintes pour les EPS, la rforme de la T2A,

    instaure par la loi de financement de la scurit sociale (LFSS) pour 2004, est, sans

    conteste, lune des rformes les plus importantes quait connu le secteur hospitalier

    depuis plus de 20 ans. Emblmatique des changements luvre dans la philosophie de

    gouvernance des EPS, elle consacre la notion de performance et de transparence.

    Elle met fin au systme de la dotation globale qui, dans un contexte de dtrioration

    des comptes de lassurance maladie3, semblait avoir largement dmontr ses limites. En

    effet, le budget des tablissements, bti sur les prvisions de dpenses, tait dconnect

    de la ralit de lactivit produite, ce qui nincitait que trs peu les EPS interroger la

    performance de leurs organisations. De plus, ce systme, qui ne laissait quune trs faible

    part la ngociation avec la tutelle, figeait les budgets des tablissements leur situation

    budgtaire de 1983, gnrant ainsi de fortes ingalits : les tablissements l'activit

    dcroissante pouvaient continuer connatre une relative aisance financire ; l'inverse,

    les tablissements dont l'activit augmentait, souvent en raison de meilleures pratiques,

    pouvaient se trouver pnaliss financirement. Enfin, la coexistence dun double systme

    1SENAT, Rapport sur le projet de loi de financement de la Scurit Sociale pour 2003 disponible

    sur Internet : http://www.senat.fr/rap2Discours du Prsident de la Rpublique lors de linstallation de la commission Larcher au CHU de

    Bordeaux le 16/10/20073 De 700 millions deuros en 1999, le dficit de lassurance maladie est pass 11.6 milliardsdeuros en 2004. Etat actuel du dficit de la Scurit sociale, disponible sur Internet :http://www.gsk.fr

    http://www.senat.fr/raphttp://www.gsk.fr/http://www.gsk.fr/http://www.senat.fr/rap
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    de financement public et priv qui obrait les comparaisons et rendait difficile les

    cooprations ntait plus souhaitable

    La rforme de la tarification lactivit renverse la logique de financement et vient

    bouleverser les principes budgtaires : les ressources des tablissements publics

    reposent prsent sur une mesure de leur activit, en volume, valorise en application

    des tarifs nationaux et des forfaits prvus. La gestion des recettes et de la trsorerie

    apparat alors comme le nouvel enjeu, majeur, du mode de pilotage financier des

    hpitaux. Autrement dit, les tablissements publics de sant se trouvent aujourdhui

    confronts un vritable dfi : tre en mesure de prvoir de faon fiable les recettes qui

    pourront tre ralises pour lanne. La matrise de la chane de facturation/recouvrement

    devient, dans ce contexte, un levier daction stratgique pour les tablissements

    hospitaliers.

    Jusqualors lintrt port ce sujet tait faible par rapport dautres proccupations

    immdiates car la performance ou non de la chane de facturation questionnait la marge

    la garantie des ressources de ltablissement. Aujourdhui, il est indispensable de

    procder son valuation et son amlioration car une chane de

    facturation/recouvrement dfaillante se traduit invitablement par une perte de recettes et

    des difficults de trsorerie. Rapidit, exhaustivit et qualit, tels sont les objectifs qui lui

    sont fixs. Il sagit rellement dun projet denvergure pour les tablissements qui pose laquestion du pilotage de ce processus dune part et qui est galement amen impacter

    les organisations et le systme dinformation dans son ensemble dautre part.

    Comment russir relever ce dfi ? Il faut replacer ce projet de rorganisation dans le

    contexte de mise en place de la rforme du financement. En effet, au-del du seul aspect

    financier, la rforme de la T2A est avant tout un changement dordre culturel pour les

    acteurs hospitaliers empreints dune nouvelle responsabilit dans le pilotage financier de

    ltablissement : la performance et la productivit que la rforme souhaite introduire dans

    les hpitaux les obligent revoir leurs organisations et leurs pratiques quotidiennes.

    Or, si une rforme du financement du systme hospitalier savrait incontournable et

    ncessaire, il faut cependant reconnatre que la France sy est engage tambour

    battant et avec les moyens du bord comme lexprime Patrick Expert1. Le calendrier

    serr de mise en uvre de la rforme et une communication institutionnelle limite nont

    pas favoris son appropriation par les acteurs de terrain. De plus, le dploiement de la

    1EXPERT. P, 2006 La Tarification lactivit. Mdecine et gestion : une dynamique nouvelle , 2

    e

    dition, Berget-Levrault, p 23

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    rforme se fait dans un contexte dfavorable : difficults de recrutement du personnel

    soignant, rduction du temps de travail Autant de facteurs qui rduisent les marges de

    manuvre des tablissements, alors mme que les changements entreprendre

    ncessiteraient de pouvoir sappuyer sur ces marges. Toute la problmatique de la mise

    en uvre de la rforme se situe ici : comment arriver rformer des organisations

    hospitalires, caractrise par une force dinertie importante, dans une priode de temps

    aussi restreinte et sans moyens daction supplmentaires ? Ce dfi se pose en ces

    termes pour les tablissements ayant le projet de rnover leur processus de

    facturation/recouvrement et il semble difficile relever.

    Pourtant, les tablissements nont plus le choix : lacclration soudaine du passage

    100% T2A ds le 1erjanvier 2008 et la perspective au 1er janvier 2009 du passage la

    facturation au fil de leau ne peuvent quinciter les tablissements sengager au plus

    vite dans le chantier de la facturation.

    Dans ce contexte, lhpital Max Fourestier du Centre dAccueil et de Soins Hospitaliers

    (CASH) de Nanterre a dcid de faire du projet de rorganisation de son processus de

    facturation/recouvrement lune de ses priorits majeures. En effet, la situation financire

    difficile de ltablissement a conduit, en 2006, la mise en uvre dun Plan de Retour

    lEquilibre Financier (PREF). Lune des stratgies de retour lquilibre financier passe

    par la consolidation et le dveloppement des recettes et la facturation apparatnaturellement ici comme un levier daction indispensable matriser. Ce chantier de

    rorganisation se justifie dautant plus que lenvironnement socio-conomique difficile

    dans lequel se situe le CASH de Nanterre impacte ngativement le processus de

    facturation/recouvrement : la prise en charge dune forte proportion de patients en

    situation de prcarit complexifie en effet les procdures administratives daccueil, de

    facturation et donc de recouvrement. Ltablissement se retrouve ainsi en 2008 avec un

    stock de crances irrcouvrables denviron 11M.

    Au-del, la conduite dun tel projet peut aussi tre regarde comme un moyen concret de

    faire voluer les mentalits et de progressivement amener lensemble des acteurs du

    monde hospitalier prendre la mesure de leur responsabilit dans le nouveau pilotage

    des tablissements.

    Ce mmoire est donc en lien avec un projet PREF relatif au circuit du patient et la

    rnovation du processus de facturation/recouvrement actuellement men lhpital Max

    Fourestier. Il sintresse essentiellement la partie organisationnelle du processus de

    facturation telle que travaille dans le cadre du projet. La problmatique de ladaptation du

    systme dinformation aux nouvelles exigences poses par la facturation constitue elle

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    seule un sujet qui, du fait de sa spcificit et de sa complexit, ncessiterait un traitement

    part pour lenvisager dans toute sa globalit. Elle ne sera donc aborde que de manire

    incidente.

    Les enjeux soulevs par la rnovation du processus de facturation/recouvrement sont

    nombreux : techniques, mais surtout humains au vu de la multiplicit des acteurs ou des

    maillons formant la chane de facturation : agents du bureau des entres, agents daccueil

    et secrtaires mdicales dans les services de soins, mdecins, dpartement dinformation

    mdicale, services sociaux de lhpital, partenaires extrieurs (assurance maladie,

    Recette Gnrale des Finances). Or, les diffrentes communauts professionnelles nont

    pas lhabitude de travailler ensemble sur les mmes processus ce qui peut gnrer des

    divergences. De plus, la facturation a souvent t gre comme un processus part,

    dconnect du processus de soins et elle sappuie essentiellement sur les comptences

    des agents administratifs. Enfin la nouvelle approche mdico-conomique laquelle les

    tablissements doivent faire face nest pas encore intgre culturellement par tous les

    acteurs. Cest donc travers une dmarche de projet que ce chantier de rorganisation a

    t envisag et travaill avec lensemble des principaux intervenants de ce processus.

    Ce mmoire se veut tre oprationnel et montrer, concrtement, comment ce projet de

    rorganisation de la chane de facturation a t men lhpital Max Fourestier. Cest

    pourquoi, aprs une premire partie consacre lanalyse de la rforme du financement,du nouveau pilotage financier qui se met en place dans les EPS et les impacts directs de

    ces mutations sur le processus de facturation/recouvrement, les deuxime et troisime

    parties prsentent le projet de refonte de la chane de facturation lhpital Max

    Fourestier : la construction du projet, la phase de diagnostic qui a permis de mettre en

    exergue tous les dysfonctionnements des circuits du patient et de la facturation

    rencontrs lhpital Max Fourestier et enfin des propositions damlioration de la chane

    de facturation, labores dans le cadre du plan dactions du projet.

    Sophie BOUSSEMART - Mmoire de l'Ecole des Hautes Etudes en Sant Publique - 2008 - 4 -

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    1 LA MAITRISE DU PROCESSUS DE FACTURATION

    RECOUVREMENT : UN ENJEU STRATEGIQUE AU CUR DU

    NOUVEAU SYSTEME DE FINANCEMENT DES EPS

    La rvolution de la T2A, qui instaure un nouveau pilotage financier des

    tablissements de sant, appelle mettre en place, rapidement, de nouvelles

    organisations hospitalires capables de rpondre limpratif de performance et

    defficience pos par cette rforme. Dans ce nouveau contexte, le processus de

    facturation/recouvrement est mis en lumire et prsent comme un enjeu stratgique

    matriser car il devient un levier daction essentiel dans la garantie des recettes et de la

    trsorerie des tablissements. Limpact est consquent : les organisations sont appeles

    se rnover et le systme dinformation voluer afin daccompagner la mise en place

    dun nouveau processus de facturation. Ces volutions majeures engager doivent tre

    envisages en prenant en compte la relle complexit de mise en uvre de cette rforme

    sur le terrain.

    Lengagement de lhpital Max Fourestier dans ce projet damlioration des circuits

    du patient et de rnovation de la chane de facturation/recouvrement est replacer dans

    ce cadre gnral danalyse. Nanmoins, la situation particulire de ltablissement

    explique pourquoi ce projet de rorganisation savre tre, pour lhpital Max Fourestier,

    un enjeu crucial.

    1.1 Pourquoi la facturation devient-elle un enjeu majeur en contexte

    T2A ?

    Sintresser au repositionnement stratgique de la facturation au cur du systme

    de pilotage financier des tablissements demande dabord de revenir sur les fondements

    du nouveau mode de financement lactivit, lenchanement des rformes du

    financement des EPS depuis 2004 et lacclration du rythme de leur mise en uvre en

    2007 et 2008. Cest dans ce cadre que doit se comprendre la profonde modification de la

    logique de facturation pour les acteurs hospitaliers.

    Sophie BOUSSEMART - Mmoire de l'Ecole des Hautes Etudes en Sant Publique - 2008 - 5 -

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    1.1.1 La mise en place dun nouveau pilotage mdico-conomique ax sur les

    recettes et la trsorerie

    A) Principes gnraux de la rforme T2A

    La LFSS pour 2004 n 2003-1199 du 18 dcembre 2003 instaure un nouveau mode

    dallocation des ressources visant davantage de transparence et dquit entre

    tablissements : la T2A. Cette rforme, qui institue un rgime financier commun aux

    tablissements de sant publics et privs titulaires dautorisations de MCO ( lexception

    des hpitaux locaux) dans un premier temps puis de psychiatrie et de soins de suite et de

    radaptation (SSR) dans un second temps, est une vritable rvolution pour le monde

    hospitalier en ce quelle modifie en profondeur la gestion budgtaire des EPS. Dsormais,

    le pilotage financier repose non plus sur la prvision de dpenses mais sur les recettes et

    donc sur la capacit de ltablissement produire de lactivit et la rendre lisible. A

    travers la mdicalisation progressive du financement, lobjectif de la rforme est bien de

    responsabiliser davantage les acteurs hospitaliers personnel mdical, paramdical mais

    aussi administratif- dsormais directement impliqus dans la production de recettes de

    leur tablissement, de renforcer la transparence et lquit de traitement entre les

    tablissements de sant et de favoriser le dveloppement de nouveaux outils de pilotage

    tels que le contrle de gestion et la comptabilit analytique. La perspective terme de laconvergence tarifaire entre les secteurs public et priv fait de la recherche de la

    performance et de la productivit les matres mots de cette rforme.

    Depuis 2004, le nouveau rgime financier des tablissements de sant repose sur :

    une enveloppe ONDAM MCO qui devient commune aux secteurs public et priv ;

    un financement dsormais directement li la nature et au volume de lactivit

    produite (pour la psychiatrie et le SSR, le financement se fait encore par dotation en

    attendant la mise en place dune base PMSI spcifique ces activits). Les financements

    directement lis lactivit sont diviss en trois grandes catgories de prestations :

    des tarifs par sjour : Groupe Homogne de Sjour (GHS) issus des

    GHM1. Les GHS sont des tarifs forfaitaires fixs sur une dure moyenne de

    1Chaque sjour en Mdecine, Chirurgie, Obsttrique (MCO) donne lieu la cration de Rsums

    dUnit Mdicale (RUM) qui, une fois agrgs, deviennent un Rsum de Sortie Standardis (RSS)et Anonyme (RSA). Les RSS sont ensuite groups et classs dans un Groupe Homogne de

    Malade (GHM).A partir dun chantillon dtablissements volontaires, lEchelle Nationale de Cots(ENC) permet daffecter un poids conomique relatif chaque GHM (calcul du cot moyenpondr) qui sert de base la fixation du tarif, le GHS.

    Sophie BOUSSEMART - Mmoire de l'Ecole des Hautes Etudes en Sant Publique - 2008 - 6 -

  • 7/23/2019 processus de facturation

    14/89

    sjour en tablissement. Des supplments journaliers en sus des GHS

    peuvent tre facturs pour des activits lourdes autorises (ranimation, soins

    intensifs)

    des tarifs par prestation (urgences, prlvements dorganes,

    hospitalisation domicile, sances de dialyses, soins et traitements

    externes) ;

    des paiements supplmentaires pour des produits particulirement

    onreux (certains mdicaments et dispositifs mdicaux implantables).

    un financement par dotations forfaitaires pour certaines missions dintrt gnral et

    daide la contractualisation (MIGAC).

    un financement par forfaits annuels pour rmunrer des activits de soins particulires

    (urgences, prlvements dorganes, greffes).

    La dclaration de lactivit est fournie mensuellement aux ARH via la plateforme e-PMSI.

    Pour les EPS, la mise en place du financement lactivit sest faite trs progressivement

    (10% en 2004, 25% en 2005, 35% en 2006, 50% en 2007) avec le maintien dune

    dotation annuelle complmentaire (DAC) afin damortir les effets de la rforme.

    B) Le retour en grce de la gestion de trsorerie 1 dans le nouveau systme de

    financement des EPS impacte directement le processus de facturation/recouvrement.

    Avant la rforme du financement lactivit, le processus de facturation/recouvrement

    noccupait quune place mineure dans le pilotage financier et budgtaire de

    ltablissement. En effet, la DGF, qui reposait sur une dconnexion complte entre le

    niveau dactivit et lallocation des ressources2, tait verse mensuellement par la caisse

    pivot, garantissant ainsi un flux rgulier de trsorerie aux tablissements. De plus, le

    mcanisme des plus ou moins values tait dsincitatif la recherche dune amlioration

    de la productivit et de la qualit de la chane de facturation : si le niveau de recettes de

    titre 2 ralis tait suprieur celui dtermin initialement dans le cadre du budget

    excutoire, lanne suivante ltablissement voyait sa dotation rduite due concurrence

    et vice versa.

    1EXPERT. P, 2006 La Tarification lactivit. Mdecine et gestion : une dynamique nouvelle , 2

    e

    dition, Berget-Levrault, p 2132 La dotation globale de fonctionnement (DGF) tait gale la diffrence entre la totalit descharges dexploitation prvisionnelles (reconduction de lanne N-1 sur la base dun taux directeur)et la totalit des produits des groupes 2 et 3.

    Sophie BOUSSEMART - Mmoire de l'Ecole des Hautes Etudes en Sant Publique - 2008 - 7 -

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    En renversant la logique de financement, le systme de la T2A impose dsormais de

    sintresser de prs la gestion des recettes et de la trsorerie. Ces objectifs sinscrivent

    dans un nouveau cadre budgtaire : lEtat Prvisionnel des Recettes et des Dpenses

    (EPRD), pendant budgtaire de la rforme du financement, mis en place par le dcret

    n2005-1474 du 30/11/2005 et entr en vigueur au 1er janvier 2006. La logique

    dlaboration de lEPRD suit celle du nouveau systme de financement : il sagit

    maintenant de commencer par dterminer le niveau de recettes prvisionnelles pour

    lanne venir pour ensuite tablir les dpenses quil sera possible dengager.

    Cette nouvelle dimension budgtaire va de pair avec une dimension financire inhrente

    la philosophie de lEPRD. Ainsi que le prsentent Marielle Pfeiffer et Franois

    Madelmont1, ce dcloisonnement est intressant en ce quil permet une plus grande

    souplesse de gestion mais simultanment signifie que la politique dinvestissement

    devient pleinement conditionne par lquilibre des comptes dexploitation, via la capacit

    dautofinancement (CAF). Alors que dans lancien modle budgtaire, un dficit

    dexploitation nentravait pas la capacit dinvestissement, dans la logique financire

    actuelle de lEPRD, un dficit dexploitation diminue les fonds propres et oblige en

    consquence repenser les modes de financement des investissements prvus. Le

    renforcement du lien entre exploitation et investissement implique donc de mettre en

    place une relle politique de gestion de la trsorerie.

    La trsorerie sattache aux flux des encaissements et des dcaissements. Dun point devue financier, elle est gale au Fonds de roulement (FDR) moins le Besoin en fonds de

    roulement (BFR), soit la diffrence entre dune part les ressources longues et

    dexploitation et dautre part les emplois et actifs immobiliss et les valeurs immobiliss.

    Ds lors, la matrise du besoin en fonds de roulement (BFR)2, cest--dire la capacit de

    ltablissement dgager des ressources dexploitation qui couvrent suffisamment le

    besoin de financement du cycle dexploitation vient directement impacter la trsorerie de

    ltablissement et devient donc un enjeu du pilotage financier.

    Cest ici que la rorganisation de la chane de facturation/recouvrement joue un rle

    cl. En effet, la baisse du BFR passe dabord par la diminution des stocks et crances

    dexploitation, ce qui implique :

    1 PFEIFFER M., MADELMONT F., 2006 Refondre la chane de facturation dans un contexte

    T2A , Revue Hospitalire de France, n508.2 Le BFR dune entreprise est la somme de son BFR dexploitation et de son BFR hors

    exploitation. Le BFR dexploitation reprsente le solde des emplois et des ressourcesdexploitation. Il correspond largent gel par lentreprise pour financer son cycle dexploitation

    (ou scrt par celui-ci lorsque le BFR est ngatif). Finance dentreprise, Vernimmen, Dalloz, inGMSIH, Etat des rformes au 01/09/2007 et impacts sur le systme dinformation destablissements de sant publics et privs, disponible sur Internet http://www.gmsih.fr

    Sophie BOUSSEMART - Mmoire de l'Ecole des Hautes Etudes en Sant Publique - 2008 - 8 -

    http://www.gmsih.fr/http://www.gmsih.fr/
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    - dune part une amlioration de la qualit de la facturation afin de diminuer le

    taux de rejets des factures. Autrement dit, la chane de

    facturation/recouvrement doit permettre, ds le dpart, de recueillir une

    information exhaustive et de qualit auprs du patient de faon ce que le

    recouvrement des titres de recettes mis soit le plus complet possible. Une

    dfaillance du processus de facturation ds ltape denregistrement

    administratif aura un impact direct sur la trsorerie qui devra supporter le

    non recouvrement des titres rejets.

    - dautre part une optimisation et une acclration des dlais de facturation et

    de recouvrement. Le dlai de paiement des fournisseurs des EPS tant fix

    50 jours, il sagit pour les tablissements de travailler la rapidit de

    recouvrement des produits. En effet, les retards pris dans les recouvrements

    des crances psent automatiquement sur la trsorerie de ltablissement,

    oblig de recourir des lignes de trsorerie coteuses pour payer ses

    fournisseurs.

    Enfin, lamlioration de la qualit et de la rapidit du processus de

    facturation/recouvrement devrait logiquement agir sur la diminution du stock de crances

    irrcouvrables qui, pour certains tablissements, vient considrablement alourdir le BFR

    et donc peser sur la trsorerie.

    1.1.2 Lacclration de la mise en uvre de la rforme du financement presse les

    tablissements amliorer la performance de leur chane de

    facturation/recouvrement

    A) Les consquences de la suppression du taux de conversion en 2007

    Par une circulaire du 21 mars 2007 1est annonce la suppression du taux de conversion

    pour lensemble des tablissements. Lexistence dun taux de conversion, ou taux

    dopposabilit2

    , depuis 2005 tait justifie par le fait que le systme passait dunelogique budgtaire construite autour des dpenses une logique fonde sur la

    dtermination des recettes prvisionnelles .3 Ce taux de conversion, dtermin par la

    tutelle pour chaque tablissement tait un taux moyen de prise en charge des prestations

    par lassurance maladie, compte tenu de la capacit des tablissements facturer auprs

    des patients et des organismes complmentaires. Donc, jusquen 2007, les donnes

    1MINISTERE DE LA SANTE, DES SPORTS, DE LA JEUNESSE ET DE LA VIE ASSOCIATIVE,

    Circulaire DHOS/F1/F4/2007/105 du 21 mars 2007 relative la gnralisation de la suppression

    du taux de conversion.2Notification du taux de conversion en 2005 par les ARH calcul partir des lments disponibles

    dans le retraitement comptable 2003 : DGF/ produits groupe 1 + produits groupe 23ABATUCI C., GROSEIL S., 2008, Guide de lecture des tableaux MAT2A STC e-PMSI , FHF

    Sophie BOUSSEMART - Mmoire de l'Ecole des Hautes Etudes en Sant Publique - 2008 - 9 -

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    transmises aux ARH taient des donnes dactivit dconnectes de toute information sur

    la couverture sociale du patient, la tutelle appliquant un taux moyen de prise en charge

    () pour calculer le financement au titre de la T2A des tablissements ex-DG. 1

    La suppression du taux de conversion en 2007 signifie que dsormais les donnes

    transmises mensuellement aux ARH via la plateforme e-PMSI ne reposent plus sur un

    taux moyen de prise en charge mais sur un taux rel de prise en charge de chaque

    prestation par lassurance maladie2. Autrement dit, lenjeu pour les tablissements de

    sant est donc de parvenir apparier les donnes mdicales (GHS ou consultations et

    actes externes) de chaque patient avec ses donnes administratives et de transmettre les

    lments chans chaque mois par e-PMSI. () Le principe de la suppression du taux de

    conversion est bien de valoriser les dossiers sur la base des informations administratives

    de chaque patient. En labsence dappariement, les sjours () ne feront pas lobjet devalorisation.3La suppression du taux de conversion vient donc directement interroger la

    capacit du processus de facturation/recouvrement faciliter le recueil et la remonte

    dinformations administratives et mdicales les plus exhaustives possibles.

    B) Un passage 100% T2A avanc par rapport au calendrier initial de dploiement de

    la rforme

    En 2007, la rforme du systme de financement, dj bien avance, a connu une

    soudaine acclration dans sa mise en place. La LFSS pour 2008 n 2007-1786 du 19

    dcembre 2007 vient bousculer le calendrier des EPS en annonant le passage 100%

    T2A ds le 1er janvier 2008 et non plus 2012 tel quinitialement prvu. Le maintien dune

    DAC, jug comme handicapant pour les hpitaux souhaitant dynamiser leur activit, a

    1Extrait de larticle facturation et taux de conversion paru dans le mensuel n5 juillet/aot

    2007- de Finances Hospitalires.

    2Concrtement, cela signifie que, dans le cadre dune tarification lactivit 100%, pour chaquesjour, la recette provenant de lAssurance maladie est gale au tarif du sjour (GHS), auquel estappliqu le taux rel de prise en charge (80% ou 100%). Ltablissement ne reoit plus que lemontant du tarif GHS valoris 100% T2A ainsi que le paiement par le malade ou sa mutuelle duforfait journalier. La suppression venir des tarifs de prestation au profit de la facturation du GHSpourra avoir des consquences fortes sur les budgets si les tarifs des GHS restent inchangs.Ce dispositif, qui met fin au systme de double tarification ticket modrateur/forfait journalier etGHS nest cependant pas encore dploy. Ainsi, aujourdhui, le dispositif transitoire (avec unefacturation du ticket modrateur au GHS non encore ralis) est le suivant :

    - le calcul dun ticket modrateur calcul sur le tarif journalier de prestation ;- le paiement par le patient dun forfait journalier ;- la part Assurance Maladie calcule sur le tarif du GHS et valorise au taux rel de

    remboursement de lassur (80%)

    Pour les actes et consultations externes, le principe est le mme : le taux de prise en chargepar lAssurance Maladie est de 70% ou 100%, compte tenu des lments de facturation indiqus.3ABATUCI C., GROSEIL S., 2008, Guide de lecture des tableaux MAT2A STC e-PMSI , FHF.

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    donc t supprim compter du 1erjanvier 2008 et les activits MCO valorises 100%,

    tout comme dans le secteur priv1.

    Si la modification du schma de transition a certes comme objectif de favoriser les

    tablissements les plus dynamiques souhaitant dvelopper des activits nouvelles et les

    restructurations qui restaient freines par le maintien dun systme mixte DAC et T2A

    le passage ds 2008 100% T2A a pu aussi prendre de court de nombreux

    tablissements qui nauraient pas dj entam le chantier de rnovation de leur chane de

    facturation/recouvrement. En effet, dans un systme dsormais financ 100%

    lactivit, la problmatique de gestion de la trsorerie est considrablement renforce.

    Lenjeu de matrise du processus de facturation/recouvrement devient soudainement

    crucial et ce dautant plus avec la perspective de la mise en place de la facturation au fil

    de leau .

    C) Vers le schma cible de la rforme : une facturation directe, individuelle et au fil de

    leau au 1er janvier 2009 ?

    Le passage 100% T2A nest pas laboutissement de la rforme du systme de

    financement des tablissements de sant. En effet, dans le schma cible de la rforme, il

    est prvu quau 1er janvier 2009, la facturation des prestations (sjours, consultations,

    actes externes) devienne individuelle, directe et au fil de leau . Ce point dorgue la

    rforme du financement nest pas des moindres puisquil sagit de mettre en place une

    organisation de la chane de facturation totalement diffrente de celle jusque l en place

    dans les tablissements. Lobjectif est en effet de parvenir produire une facturation par

    patient et non plus globale, de transmettre les lments de facturation directement aux

    organismes de scurit sociale qui deviennent les uniques interlocuteurs des

    tablissements, et ce non plus mensuellement mais en temps rel.

    Sagissant de la facturation individuelle, le dispositif de suppression du taux de conversionprpare dores et dj la mise en place de ce schma cible on obligeant les

    tablissements appliquer un taux rel de prise en charge et donc travailler

    1 Afin daccompagner cette mise en place prcipite, un coefficient de transition est appliqu de

    manire module chaque tablissement de manire ce quil dispose du mme montant derecettes que celui dont il aurait dispos dans le dispositif antrieur. Le coefficient de transition estcalcul par tablissement sur la base dune estimation des donnes 2007. Il est gal () lasomme de lactivit valorise 50% T2A plus la DAC 50% rapporte aux recettes thoriquesobtenues par la valorisation de lactivit 100%. Il a vocation converger vers 1 pour lensemble

    des tablissements lhorizon 2012 au terme du processus de monte en charge () extraitdun article T2A : passage 100% et consquences pour les tablissements publi sur le sitewww.securite-sociale.fr

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    http://www.securite-sociale.fr/http://www.securite-sociale.fr/
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    lenrichissement des donnes mdico-administratives de chaque patient (identification

    prcise du patient et de ses droits, du praticien, des actes raliss, application des rgles

    de tarification des diffrents rgimes dassurance maladie).

    Sagissant de la facturation directe et au fil de leau , lenjeu est galement de taille.

    Aujourdhui, les flux de facturation suivent deux circuits. Le circuit principal (94% des

    montants facturs lAssurance Maladie) concerne la facturation des sjours et des

    consultations externes. Les donnes dactivits valorises et anonymises sont envoyes

    mensuellement par le Dpartement dInformation Mdicale (DIM) sur la plateforme e-

    PMSI de lARH pour tre contrles, agrges et valides avant dtre transmises, sous

    la forme dun arrt, la caisse pivot de lassurance maladie pour paiement.

    Ce circuit de facturation est appel disparatre dans le cadre du passage la facturation

    directe et au fil de leau pour tre remplac par ce qui constitue aujourdhui le

    deuxime circuit de facturation : une tltransmission directe lassurance maladie en

    temps rel (les schmas reprsentant les circuits des flux dmatrialiss tels quils sont

    envoys aujourdhui et tels quils le seront dans la future architecture sont prsents et

    expliqus en annexe). La tltransmission ne concerne actuellement quun primtre

    restreint (6% des montants des factures mises par les tablissements) : le ticket

    modrateur des consultations externes, des frais de sjour, du forfait journalier des

    bnficiaires de la couverture maladie universelle complmentaire (CMUC), les frais de

    sjour et les consultations externes des bnficiaires de laide mdicale dEtat (AME), les

    frais de sjours et les consultations externes des assurs relevant de conventionsinternationales, les forfaits techniques de scannographie et IRM dans le cadre de co-

    utilisation par des praticiens libraux. De plus, ne peuvent tre tltransmis que les

    factures des assurs du Rgime gnral affilis la caisse gestionnaire du dpartement

    (la caisse gestionnaire est la caisse daffiliation du bnficiaire des soins). Mais terme,

    et ainsi que le prvoit le Protocole daccord national relatif la tltransmission de 20061,

    lensemble des changes sera dmatrialis, la facturation sera individuelle par sjour,

    multi-caisses, multi-rgime. La prparation du processus de facturation/recouvrement

    cette chance est imprative car il est certain quen ltat actuel les organisations et les

    systmes dinformation des EPS ne sont pas prts pour affronter le vritable choc sur

    la trsorerie que va constituer le passage complet la facturation au fil de leau .

    1 Protocole daccord national relatif la tltransmission sign le 7/04/2006 par le Ministre de lasant, les reprsentants des organismes nationaux de scurit sociale, le Ministre du budget,disponible sur Internet : http://www.ameli.fr/fileadmin/userupload/documents/teletransfactures.pdf

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    http://www.ameli.fr/fileadmin/userupload/documents/teletransfactures.pdfhttp://www.ameli.fr/fileadmin/userupload/documents/teletransfactures.pdf
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    Le retour en grce de la gestion de trsorerie dans le nouveau pilotage financier des

    EPS, lacclration du calendrier de mise en uvre de la rforme de la tarification

    lactivit en 2007 et en 2008, positionnent le processus de facturation/recouvrement

    comme un nouvel enjeu stratgique optimiser et contrler. La logique mme de la

    facturation a chang : exhaustivit, qualit et clrit sont les trois nouvelles exigences

    qui encadrent la facturation. Les tablissements hospitaliers nont plus le choix. La

    dfaillance de ce processus aura dsormais des consquences directes et immdiates

    sur la trsorerie de ltablissement et donc rduira indirectement les marges de

    manuvre de la structure dans ces choix de stratgie financire.

    La question qui se pose maintenant est celle des enjeux soulevs par le dfi de la refonte

    du processus de facturation/recouvrement?

    1.2 Les difficults rencontres sur le terrain par les EPS pour faire

    voluer leur processus de facturation : enjeux organisationnels,

    enjeux pour le systme dinformation et enjeux culturels

    La mise en place de la T2A et le repositionnement stratgique de la chane de

    facturation/recouvrement dans le pilotage financier et budgtaire des hpitaux a un triple

    impact. Organisationnel dabord puisque les processus en place ne sont plus adapts aux

    nouvelles exigences de performance poses par la rforme de la T2A en matire de

    facturation. Impact galement sur les systmes dinformation hospitaliers (SIH) qui

    doivent devenir de vritables outils au service du processus de facturation, cest--dire

    faciliter le recueil et le contrle des donnes administrative et mdicale afin dempcher

    une dperdition dinformations coteuse pour ltablissement. Enfin, limpact est aussi

    dordre culturel. Comme lexpriment Marielle Pfeiffer et Franois Madelmont, la culture de

    la facturation est profondment bouleverse aujourdhui dans les hpitaux et doit tre

    rinvente.1Or, face tous ces enjeux, la difficult pour les tablissements hospitaliers

    de sengager dans le chantier de rnovation du processus de facturation/recouvrement

    est relle.

    1 PFEIFFER M., MADELMONT F., 2006 Refondre la chane de facturation dans un contexte

    T2A , Revue Hospitalire de France, n508.

    Sophie BOUSSEMART - Mmoire de l'Ecole des Hautes Etudes en Sant Publique - 2008 - 13 -

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    1.2.1 Repenser les organisations et adapter le SIH pour amliorer la performance

    du processus de facturation/recouvrement

    A) Une organisation complexe du processus de facturation/recouvrement

    Le processus de facturation/recouvrement, aujourdhui totalement imbriqu au processus

    de production de soins1, est un complexe. Il se dcompose en plusieurs tapes et fait

    intervenir de multiples acteurs.

    Source : GMSIH Etat des rformes du financement et de lAssurance Maladie au 01/09/2007 et impacts surles systmes dinformation des tablissements de sant.

    Cette organisation lourde et encore fortement marque par le cloisonnement des

    professionnels intervenant dans la chane de facturation est soumise lobligation

    pressante de se rformer en rpondant des nouvelles exigences de rapidit,

    dexhaustivit et de qualit. Sans aller plus avant puisque lobjet de ce mmoire est

    prcisment danalyser les mutations organisationnelles engager dans la chane de

    facturation, lappui du chantier actuellement engag lhpital Max Fourestier, il faut

    dores et dj comprendre quels sont les enjeux. Il va sagir en effet :

    - de travailler une remise plat complte du processus de facturation de

    larrive du patient lhpital sa sortie ;

    1 Dans lancien systme, un agent du bureau des entres pouvait mettre en facturation une

    consultation sans aucune information sur le contexte et les circonstances de la venue. Avec leparcours de soins, les parts des diffrents dbiteurs sont modules par des informations dordremdical. Le praticien comme lagent administratif doivent pouvoir saisir et changer ces donnes

    en temps rel, pour optimiser le recouvrement GMSIH, Etat des rformes du financement et delassurance maladie et impacts sur les systmes dinformation des tablissements de sant au01/09/2007, disponible sur Internet : http://www.gmsih.org

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    - et de russir dcloisonner les acteurs de terrain participant la chane de

    facturation pour favoriser lmergence dun processus intgr.

    B) La performance du SIH mise lpreuve

    En parallle, la question de ladquation du SIH ces nouveaux enjeux doit tre pose.

    Par dfinition, un systme dinformation est un outil au service des organisations dfinies

    par ltablissement. Autrement dit, la rflexion mener sur la refonte organisationnelle du

    processus de facturation doit intgrer la dimension SIH. En effet, qualit, exhaustivit et

    rapidit [de la chane de facturation] ne sont obtenues des niveaux de performance

    levs quavec laide dun outil de systme dinformation qui va assurer :

    - une aide la productivit : consolidation automatique des informations, rduction

    des ressaisies, automatisation des tches ;

    - une aide la qualit : traabilit des saisies, contrle de cohrence (pouvoir

    effectuer des croisements dinformations entre celles saisies par le DIM et celle

    enregistres par le bureau des entres) ;

    - une aide la saisie et au contrle automatique des saisies permettant de dtecter

    plus en amont les discordances et les anomalies ;

    - ladaptabilit aux nouvelles rformes/volutions rglementaires venir.

    Disposer dun SIH performant devient donc un vritable facteur diffrenciant pour les

    tablissements de sant, dans leur capacit tre rmunrs pour leurs activits, et

    disposer dun pilotage efficient. 1La perspective de la facturation directe, individuelle et

    au fil de leau au 1erjanvier 2009, vrai dfi pour les SIH, doit pousser encore plus les

    tablissements se demander comment :

    - amliorer les interfaces entre les diffrents logiciels participant la cration de

    linformation mdico-administrative ncessaire la facturation dun sjour ou dune

    consultation (appariement des donnes administratives et mdicales) ;- renforcer les niveaux de verrouillage et de contrle de la cohrence des donnes

    pour produire une facture de qualit ;

    - industrialiser le processus de facturation en vue du passage la facturation en

    temps rel, sous-entendu automatiser au maximum la production de la facture

    pour concentrer lactivit manuelle au traitement des rejets et des contentieux ;

    1GMSIH, Etat des rformes du financement et de lassurance maladie et impacts sur les systmesdinformation des tablissements de sant au 01/09/2007, disponible sur Internet :http://www.gmsih.org

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    - adapter les infrastructures techniques pour dvelopper les tltransmissions en

    messagerie scurise ;

    - automatiser la gestion des retours dinformation NOEMIE pour faciliter

    lexploitation des rejets et amliorer les dlais de recouvrement1.

    Engager un projet de rnovation du processus de facturation/recouvrement suppose donc

    que les tablissements revoient leurs organisations en place et quils mettent niveau

    leur SIH.

    En parallle, une question essentielle doit encore tre pose : comment les acteurs de

    terrain comprennent-ils les enjeux en cours ? Marginalise pendant 20 ans dans le

    systme de la DGF, la culture de la facturation est presque inexistante aujourdhui dans

    les EPS. Dvelopper une culture de la facturation partage par lensemble des maillons

    de la chane est un autre dfi relever.

    1.2.2 Labsence dune culture de la facturation lhpital rend plus complexe les

    volutions entreprendre en matire de facturation

    Des changements profonds dordre culturel sont luvre actuellement dans les

    tablissements de sant. La rforme de la tarification lactivit, en renversant totalement

    la logique de financement des EPS et en obligeant les professionnels prendre

    davantage de responsabilits dans le pilotage financier de la structure constitue une vraie

    rvolution. Depuis le vote en 2003 de la LFSS pour 2004, une dizaine de rformes du

    financement ou de lassurance maladie se sont succd (mise en place de la

    Classification Commune des Actes Mdicaux codante et tarifante, de la T2A, du parcours

    de soins coordonnes, de la participation forfaitaire 1, du ticket modrateur 18, du

    contrat de bon usage des mdicaments, de la suppression du taux de conversion, de la

    mise en place du codage UCD (Unit Commune de Dispensation), du passage 100%

    T2A et perspectives de la facturation directe et au fil de leau, de la rforme desfranchises mdicales et du ticket modrateur.)

    Le changement de philosophie du systme de financement des EPS, lenchanement et

    limbrication des diffrentes lois, dcrets et circulaires rendent indniablement difficile la

    comprhension par les acteurs de terrain des nombreux enjeux financiers et budgtaires

    et les impacts organisationnels qui en dcoulent. Certains parlent mme de lassitude

    1Ibid

    Sophie BOUSSEMART - Mmoire de l'Ecole des Hautes Etudes en Sant Publique - 2008 - 16 -

  • 7/23/2019 processus de facturation

    24/89

    des quipes1. Ds lors, dans un tel contexte, comment rassembler tous les

    professionnels intervenant dans la chane de facturation autour du projet de refonte de ce

    processus aujourdhui devenu pleinement stratgique ?

    Cette question se pose dautant plus quil nexiste pas une vraie culture de la facturation

    partage lhpital. David Mallet revient, dans son mmoire, sur limage ngative et

    bureaucratique que vhicule traditionnellement le service des admissions lhpital,

    longtemps rceptacle de personnels en rupture de carrire ou en incapacit de maintenir

    leur activit dans les services de soins : () tre affect au bureau des entres tait

    considr par les agents comme une punition () .2Le clivage entre les activits de

    soins, nobles , et les activits administratives, dvalorises reste fort. Le

    cloisonnement, historique, est encore trs marqu entre le mdical et ladministratif, le

    premier considrant que la problmatique de la facturation ne relve pas de sa

    responsabilit ou encore au sein de ladministration entre le service du bureau des

    entres et le service informatique, chacun travaillant de son ct.

    Comprendre la logique de la rforme du financement et ses implications en terme de

    pilotage financier et budgtaire, changer les organisations en place depuis plus de vingt

    ans, rnover en profondeur le systme dinformation hospitalier, faire voluer une culture

    de la facturation peu dveloppe, voire dvalorise, autant de dfis auxquels sont

    confronts les tablissements hospitaliers depuis 4 ans et plus encore depuis le 1er

    janvier2008. Ces derniers nont plus le choix : il leur faut sengager ds maintenant dans un

    projet de refonte de leur processus de facturation/recouvrement car aujourdhui, et encore

    plus demain dans le systme de la facturation au fil de leau , la gestion de la trsorerie

    devient un enjeu stratgique pour les tablissement. Cest dans ce contexte que lhpital

    Max Fourestier a dcid, son tour, de mettre en place ce projet.

    1GMSIH, Etat des rformes du financement et de lassurance maladie et impacts sur les systmes

    dinformation des tablissements de sant au 01/09/2007, disponible sur Internet :

    http://www.gmsih.org2MALLET D., 2003, Des bureaux des entres lespace accueil clientle : la conduite dun projet

    de rorganisation dune fonction administrative traditionnelle au CHU de Rouen, Mmoire ENSP.

    Sophie BOUSSEMART - Mmoire de l'Ecole des Hautes Etudes en Sant Publique - 2008 - 17 -

    http://www.gmsih.org/http://www.gmsih.org/
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    1.3 La ncessit pour lhpital Max Fourestier de sengager au plus

    vite dans un projet damlioration du processus de

    facturation/recouvrement : prsentation du contexte

    Lenvironnement socio-conomique difficile du CASH de Nanterre et la situation

    lourdement dficitaire de ltablissement depuis 2006 sont deux lments de contexte

    importants prsenter dans le cadre de ce mmoire car ils sont des facteurs

    dterminants dans la problmatique de la rnovation du processus de

    facturation/recouvrement

    1.3.1 Un tablissement historiquement engag dans la prise en charge des

    populations en situation de prcarit

    A) Le CASH, un tablissement unique en France

    Le CASH de Nanterre a comme particularit de regrouper en son sein une partie soins

    hospitaliers (lhpital Max Fourestier) mais galement, et pour une part plus importante en

    terme de places dhbergement, de nombreuses structures sociales et mdico-sociale : un

    tablissement hbergeant des personnes ges dpendantes (EHPAD), un centre

    daccueil et de rinsertion sociale (CHRS), un CHRS de longue dure, un Centre dAccueil

    pour Demandeurs dAsile (CADA), un Centre dHbergement et dAssistance pour

    Personnes Sans Abri (CHAPSA), des lits halte soins sant (LHSS)

    Loriginalit de cette structure, unique en France et en Europe, est ancienne. La Maison

    de Nanterre tait lorigine un dpt de mendicit institu par le dcret du 13

    septembre 1887 ayant vocation recevoir les mendiants, les individus prvenus de

    vagabondage et de mendicit, les indigents sans ressources et sans asile qui sollicitaient

    leur admission. Pouvant recevoir jusqu 5000 pensionnaires, la Maison de Nanterre tait

    administre par le Prfet de Police de Paris.

    La loi du 13 janvier 1989 cr le Centre dAccueil et de Soins Hospitaliers de Nanterre,

    tablissement public de la ville de Paris caractre social et sanitaire et qui se substitue

    la Maison de Nanterre. Selon lart 40 de cette loi, ses missions, exerces au sein

    dunits distinctes, comprennent :

    -laccueil, la radaptation sociale des personnes sans abri orientes par le prfet de

    police () ;

    -le service public hospitalier () ;

    - lhbergement et les soins des personnes ges et des personnes handicapes

    Sophie BOUSSEMART - Mmoire de l'Ecole des Hautes Etudes en Sant Publique - 2008 - 18 -

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    qui y rsident. 1

    Le Prfet de police de Paris prside toujours le conseil dadministration du CASH.

    B) En 2008 : un tablissement insr dans un environnement socio-conomique

    difficile

    Aujourdhui, lhpital Max Fourestier est un hpital de proximit qui apporte une rponse

    sanitaire non seulement aux besoins des publics accueillis au sein des structures sociales

    et mdico-sociales du CASH mais aussi aux habitants de la commune de Nanterre et des

    communes avoisinantes. Le territoire de sant 92-3 sur lequel est implant lhpital Max

    Fourestier est un bassin trs dense (environ 600 000 habitants) et 88% des patients

    accueillis proviennent des Hauts-de-Seine, dont 55% de Nanterre et 24% de Colombes.2

    La ville de Nanterre se singularise par rapport au reste du 92 : une population jeune (29%

    de la population nanterrienne a moins de 20 ans), une proportion de population dorigine

    trangre (11,5%) suprieure la moyenne nationale (5,6%), avec une forte proportion

    douvriers et demploys (40% contre 25% en moyenne dans le 92). Le revenu fiscal

    moyen y est infrieur : 25 000 en 2004 pour la population des Hauts-de-Seine et 15000

    Nanterre. La commune de Nanterre est touche par un fort taux de chmage et

    fortement marque par la prcarit (27,6/1000 habitants de Nanterre sont bnficiaires du

    Revenu Minimum dInsertion (RMI) contre 25,6/1000 pour les Hauts-de-Seine. Quatre

    zones sont classes Zone Urbaine Sensible (ZUS). Lhpital Max Fourestier est situ

    dans le quartier dit du Petit Nanterre , la fois ZUS avec 30,6% de taux de chmage

    et Zone dEducation Prioritaire (ZEP). Enfin, sur les 36 communes des Hauts-de-Seine, la

    ville de Nanterre recense le plus grand nombre de bnficiaires de lAME et de la CMU et

    CMUC avec respectivement 14,5% du total des bnficiaires AME du dpartement et

    14% des bnficiaires de la CMU-CMUC. La ville de Colombes est galement fortement

    marque avec 10,5% du total des bnficiaires de lAME et 10% du total des bnficiairesde la CMU-CMUC3.

    La population accueillie et hospitalise Max Fourestier est donc une population en

    moyenne, et par rapport au reste du dpartement, fortement marque par des difficults

    sociales et conomiques, ou, selon lexpression reprise par D. Castiel, M-C. Grenouilleau,

    1Loi n89/18 du 13/01/1989 portant diverses mesures dordre social.

    2Source : donnes communiques par la Ville de Nanterre et extraites du Projet dtablissementdu CASH 2008-2012.3Source : CPAM 92, situation AME et CMU-CMUC au 08/2008 (Annexe 3)

    Sophie BOUSSEMART - Mmoire de l'Ecole des Hautes Etudes en Sant Publique - 2008 - 19 -

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    et P-H Brchat prsentant un handicap social important1. Ces lments doivent entrer en

    ligne de compte lors de lvaluation de la performance du processus de

    facturation/recouvrement car la prise en charge dune patientle dorigine trangre et/ou

    en situation de prcarit gnre des difficults supplmentaires (problmes de

    communication, absence de couverture sociale) sur la chane de facturation et de

    recouvrement.

    Structure autour de 287 lits et 64 places, loffre de soins de Max Fourestier se compose

    dactivits de mdecine, chirurgie, gyncologie-obsttrique, de SSR et de psychiatrie,

    organises en 4 ples dactivits cliniques et 1 ple mdico-technique (plus 1 ple de

    soutien administratif et logistique). Depuis 2005, les indicateurs dactivit et de

    performance sont la hausse ou samliorent avec une croissance de lactivit de 2,7%

    entre 2006 et 2007, une augmentation de nombre dentres totales (14 754 en 2005 et

    15 872 en 2007), une augmentation du taux doccupation (78,7% en 2005 et 81,1% en

    2007), une diminution de la dure moyenne de sjour (6,58 en 2005 5,55 en 2007).

    1.3.2 La situation dficitaire de lhpital Max Fourestier en contexte de T2A

    La mise en place progressive de la T2A a rvl les importantes difficults financires de

    nombreux tablissements. Le dficit prvisionnel des tablissements de sant a atteint

    254 M en 2006, les reports de charges sur exercices antrieurs ayant fortement

    contribu au dficit2. Pour 2007, sagissant des seuls CHU, les donnes disponibles font

    tat dun dficit prvisionnel de 400 M. Selon la DHOS, la fin de lexercice 2006, une

    cinquantaine dtablissements de sant connaissent des situations dlicates avec un

    dficit dexploitation en pourcentage des recettes suprieur 2%. Cette statistique tient

    compte dun retraitement li au caractre exceptionnel de lexercice 2006, avec

    lintgration des reports de charges des exercices antrieurs ; elle prend galement en

    compte des aides exceptionnelles verses par les ARH certains hpitaux

    3

    .

    1Lexpression handicap social a t introduite par la loi du 19/11/1974. Elle permet de rendrecompte de la situation dans toutes ses dimensions, et de ne pas se focaliser sur une causalitunique. Le handicap social se prsente en effet comme un ensemble de 14 indicateurs, relevant de6 domaines, construit dans le but de mesurer une situation particulire dans un lieu et un tempsdfini, et non de catgoriser des individus. BRECHAT PH., CASTIEL D., GRENOUILLEAU MD.,

    2007, De la ncessit dun financement supplmentaire pour la prise en charge despatients handicaps sociaux lhpital , Presse Med.2 VASSELLE A., CAZEAU B., 06/2008, Rapport dinformation fait au nom de la mission

    dvaluation et de contrle de la scurit sociale et de la commission des affaires sociales sur lagestion de lhpital, p 20-213Ibid

    Sophie BOUSSEMART - Mmoire de l'Ecole des Hautes Etudes en Sant Publique - 2008 - 20 -

  • 7/23/2019 processus de facturation

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    Pour la rgion Ile-de-France, en 2007, 58% des tablissements (hors AP-HP) ont

    enregistr un EPRD dficitaire, soit aprs consolidation des donnes un dficit

    dexploitation rgional de 87 516 318.1 Le dficit structurel slverait plus de 150

    millions deuros. La tendance des EPRD initiaux de 2008 fait tat dun dficit prvisionnel

    compris entre 65 et 75 millions deuros.

    Lhpital Max Fourestier nchappe pas ce constat. Longtemps masqus par le systme

    des reports de charges 2, les dficits se sont petit petit creuss3:

    en 2005, ltablissement affichait un excdent denviron 1,4 M avec une aide de lARH

    pour lexercice se montant 3,1 M. Le rsultat rel de lexercice 2005 tait donc

    dficitaire d1,7 M, soit 1,92% des recettes, hors aide de lARH.

    en 2006, le dficit de ltablissement tait de 2,8 M, soit 3,07% du total des recettes.

    LARH a vers ltablissement une aide exceptionnelle dun montant de 7,5 M, ce qui acreus le dficit rel 10,3 M. Le report des charges des exercices antrieurs en 2006

    explique en partie lvolution haussire du dficit entre 2005 et 2006.

    en 2007, le compte financier de ltablissement fait tat dun dficit de 1,3 M, soit 1,4%

    du total des recettes. Laide de lARH a t de 2,3 M et un transfert de la dotation

    annuelle complmentaire vers les MIGAC a dot ltablissement de 1,7 M daide

    supplmentaire. Le dficit rel 2007 tait donc de 5,3 M, hors aides exceptionnelles.

    De plus, ltablissement supporte un stock trs important de crances irrcouvrables qui

    slve en 2007 un total denviron 11 M.

    Cest en 2006 que les autorits de tutelle ont demand lhpital Max Fourestier de

    mettre en place un plan de retour lquilibre financier (ex- Contrat de Retour lEquilibre

    des Finances : CREF). Par une circulaire du 14 juin 2004, les autorits de tutelle ont mis

    en place ces contrats assortis dune aide nationale non reconductible de 300 M, afin

    dassainir la situation financire des tablissements fortement marqus par labsorption

    des reports de charges. Le PREF de lhpital Max Fourestier est ngoci dans le cadre

    des annexes financires du contrat pluriannuel dobjectif et de moyens (CPOM). Il se

    structure autour de quatre axes : ressources humaines, mtier mdical, investissement et

    recettes. Pour 2007, lobjectif fix tait la diminution du dficit courant de 2 M. Lobjectif

    de rsorption du dficit est fix horizon 2010.

    1 GALY M., La situation financire des EPS franciliens in CA FHF-IDF, 19 juin 2008 du

    disponible sur Internet : http://www.urhif.asso.fr2Le systme des reports de charges consistait ne pas comptabiliser des charges au cours dunexercice, et notamment les charges damortissements ou de provisions, faute de crdits suffisants.3Donnes issues des comptes financiers 2005, 2006, 2007 vots en conseil dadministration.

    Sophie BOUSSEMART - Mmoire de l'Ecole des Hautes Etudes en Sant Publique - 2008 - 21 -

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    Enfin, depuis juin 2007, lhpital Max Fourestier est accompagn par une mission dappui,

    compose de deux conseillers gnraux des tablissements de sant, la demande de

    lARH.

    En synthse, cest tout un contexte de contraintes ou dopportunits qui a pouss le

    centre hospitalier Max Fourestier sengager, en 2008, dans un projet de rnovation de

    sa chane de facturation / recouvrement :

    - lacclration de la mise en uvre de la rforme T2A et la perspective de la

    facturation au fil de leau font de la gestion de la trsorerie un enjeu plus que

    jamais crucial matriser ;

    - lengagement de ltablissement dans un PREF depuis 2006 et son objectif de

    rsorption du dficit dici 2010 ;

    -

    la mission dappui mene sur ltablissement depuis 2007 qui a soulignlimportance de ce projet comme levier daction dans la stratgie de retour

    lquilibre des finances.

    Il sagit maintenant de sintresser au projet tel quil a t envisag lhpital Max

    Fourestier : comment ce projet complexe de par ses enjeux et les nombreux acteurs quil

    implique sest-il construit ? Quels sont les dysfonctionnements qui mergent lissue de

    la premire phase du projet, la phase de diagnostic ?

    Sophie BOUSSEMART - Mmoire de l'Ecole des Hautes Etudes en Sant Publique - 2008 - 22 -

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    2- ANALYSE DES DYSFONCTIONNEMENTS DU PROCESSUS DE

    FACTURATION ET DE RECOUVREMENT A LHOPITAL MAX

    FOURESTIER

    La rflexion sur les diffrents circuits du patient lhpital Max Fourestier et la

    performance de la chane de facturation a t mene dans le cadre dune dmarche

    projet. Savoir diriger un projet est une vritable comptence qui sacquiert au cours de

    lexprience, condition de prendre le temps danalyser les projets auxquels on est

    amen participer, den comprendre la dynamique et de sapproprier, personnaliser des

    outils et des mthodes simples de conduite de projet.

    Les objectifs de cette deuxime partie sont doubles :

    - analyser dans un premier temps larchitecture dune dmarche projet et sa

    construction mthodologique travers lexprience du projet de

    facturation/recouvrement men lhpital Max Fourestier ;

    - prsenter dans un deuxime temps les rsultats concrets de la phase de

    diagnostic qui sest concentre sur lanalyse de terrain des circuits du patient et de

    facturation par des rencontres et enqutes auprs de lensemble des acteurs

    concerns par le projet.

    La littrature sur le processus de facturation est abondante et sest

    considrablement toffe ces dernires annes. La Mission nationale dExpertise et

    daudit Hospitaliers (MEAH) a notamment entam un chantier Recouvrement des

    produits hospitaliers et diffus plusieurs guides mthodologiques destination des

    tablissements ayant lobjectif de revoir lorganisation de leur chane de facturation. Un

    travail pralable de recherche bibliographique a permis de constituer une solide base

    documentaire sur laquelle il a t possible de sappuyer dans la phase de construction du

    projet. Outre les diffrentes documents proposs par la MEAH, il faut citer galement les

    travaux du Groupement pour la Modernisation du Systme dInformation Hospitalier

    (GMSIH), le guide mthodologique labor en commun par la Direction Gnrale de la

    Comptabilit publique et la Direction de lHospitalisation et de lOrganisation des Soins en

    2006.

    Sophie BOUSSEMART - Mmoire de l'Ecole des Hautes Etudes en Sant Publique - 2008 - 23 -

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    2.1 Mthodologie de la condui te de projet : apports thoriques et mise

    en uvre pratique

    La conduite dun changement organisationnel et culturel aussi important que celui-ci (de

    par ses enjeux financiers, ses enjeux techniques, la multiplicit des acteurs concerns)

    doit sinscrire dans un processus organis reposant sur le dploiement dune dmarche

    de gestion de projet.

    2.1.1 Dfinit ion et premire analyse thorique de la conduite de projet

    LAFNOR dfinit un projet : comme une dmarche spcifique, qui permet de structurer

    mthodiquement et progressivement une ralit venir .1En tant quaction collective, un

    projet doit sappuyer sur :

    - une culture ou un ensemble de normes communes qui permettent des individus

    dchanger, de se comprendre, de saccorder sur des orientations pour laction, de

    rgler les diffrends ;

    - des transactions par lesquelles chacun peut faire valoir son intrt en fonction de

    ceux des autres ;

    - des liens interpersonnels qui sont souds par la culture partage et les

    transactions, mais qui favorisent galement lattachement un groupe et ses

    normes.

    Cet ensemble fondateur est mis en cause dans des situations danomie qui peuvent tre

    cres autant par des dispositifs organisationnels que par des mouvements individuels.

    Dans ce cas, les normes, quelles quelles soient, sont systmatiquement malmenes :

    aucune stabilit ne parvient sy construire, les accords sont rarement respects, les

    tensions inter-indivuelles sont attises, les points de repres disparaissent. Aucune

    confiance ne peut se dvelopper, les actes de communication o se manifestent une

    absence dengagement, de linauthenticit, de la manipulation ou de la tromperie se

    gnralisent.

    La complexit de la gestion de projet rside donc dans cette tension : dun ct la

    difficult de crer un ensemble de normes communes entre des individus qui ne partagent

    pas ncessairement la mme culture, ni les mmes intrts et de lautre ct la ncessit

    de veiller ce que les intrts particuliers ne viennent pas remettre en cause laction

    collective qui est en train de se construire.

    1AFNOR, 2004, Management de projet, p 64.

    Sophie BOUSSEMART - Mmoire de l'Ecole des Hautes Etudes en Sant Publique - 2008 - 24 -

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    Cest pourquoi, la gestion de projet doit tre structure par des rgles et des outils.

    La dmarche de projet mise en place lhpital Max Fourestier sest construite sur une

    mthodologie rigoureuse respectant les 3 grandes phases dun projet1:

    1/une phase de construction de la dmarche de projet partir de la problmatique

    du projet ;

    2/une phase de ralisation ;

    3/une phase de conclusion et dvaluation.

    Si ces trois phases apparaissent toujours dans les projets, leur contenu et leurs

    modalits, leur dure, leur niveau dexplicitation varient considrablement dun projet

    lautre. Cette variabilit tient simplement lalchimie sociale sur laquelle repose tout

    projet (dun lieu lautre, les tres humains ont des normes, notamment de travail,

    diffrentes et dans le temps, ils apprennent des expriences passes.) Il nexiste donc

    pas de dmarche type dont la mise en uvre serait une garantie de succs. Il existe par

    contre des recommandations et des instruments, propre chaque phase dont lutilisation

    peut tre utile selon le contexte et la manire den user.

    2.1.2 La phase de construction du projet

    La phase de construction dun projet est ltape o sanalysent les enjeux de la dmarche

    de projet, se prcisent ses objectifs, sidentifient les risques et se conoit la dmarche

    selon toutes les dimensions dun projet. Elle se dcompose ici en trois temps : une

    analyse de la problmatique gnrale dans laquelle sinscrit le projet ; un pr-diagnostic

    de la situation de la chane de facturation/recouvrement pour mettre en exergue les points

    de dfaillance dores et dj pressentis ; enfin llaboration de la dmarche de projet en

    tant que tel, savoir la formalisation des objectifs et des moyens mis en uvre pour faire

    face la complexit de ce projet, le calendrier et lorganisation humaine du projet.

    A) Lanalyse de la problmatique du projet de rnovation du processus de

    facturation/recouvrement lhpital Max Fourestier

    Lanalyse de la problmatique dun projet consiste prciser la finalit du projet et son

    contexte afin dlaborer une dmarche adquate. Elle suppose de caractriser

    1DUMOND J-P, 2007, La conduite de projet, ENSP

    Sophie BOUSSEMART - Mmoire de l'Ecole des Hautes Etudes en Sant Publique - 2008 - 25 -

  • 7/23/2019 processus de facturation

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    lenvironnement du projet, didentifier les acteurs concerns et danalyser les enjeux pour

    les diffrents acteurs concerns ; enfin didentifier les risques, cest--dire les difficults et

    les obstacles pouvant survenir lors de la ralisation du projet (par exemple, le projet est

    vcu comme une contrainte, les individus ne se comprennent pas, le projet est

    surdimensionn).

    a) Lenvironnement du projet est-il suffisamment porteur pour entamer la

    dmarche projet?

    Lanalyse SWOT1dmontre limportance de savoir identifier, en amont de la construction

    de la dmarche projet, les opportunits et les menaces qui pourraient favoriser ou nuire

    au projet. Dans le cas de lhpital Max Fourestier, plusieurs lments de contexte

    externe/interne, dont certains ont dores et dj t prsents (le contexte gnral

    davance de la rforme du financement, le contexte particulier de ltablissement avec la

    mise en place dun PREF depuis 2006, la mission dappui mene en 2007,

    lenvironnement socio-conomique difficile), ont fortement pouss la mise en place du

    projet. Il faut cependant encore ajouter un autre dterminant. En effet, depuis le dbut de

    lanne 2008, ltablissement est associ un groupe de travail organis par lARH dIle

    de France pour rflchir la cration de procdures pratiques de rsolution des

    problmes lis la tltransmission (traitement des rejets, mise en place doutils de

    suivi). Ces runions, animes par le cabinet Atos origine, rassemblent un panel

    dtablissements de la rgion parisienne, des reprsentants de lassurance maladie et du

    Trsor. La participation de lhpital Max Fourestier aux travaux de ce groupe contribuent

    la mise en place du projet de refonte du processus de facturation/recouvrement, en

    accentuant la prise de conscience des enjeux et de la difficult qui attendent les

    tablissement lors du passage complet la facturation directe, individuelle et au fil de

    leau .

    En synthse, il semble que le contexte externe/interne dans lequel ltablissement volue

    a t suffisamment porteur ou contraignant, en fonction du point de vue adopt, pour que

    la dcision de mettre en place le projet de rnovation de la chane de

    facturation/recouvrement soit arrte par la direction gnrale comme une priorit pour

    lanne 2008. Le projet a donc t lanc ds le 1 ertrimestre 2008.

    1Lanalyse SWOT (Forces, Faiblesses, Opportunits, Menaces) est un outil permettant deffectuerun diagnostic externe et un diagnostic interne dun projet afin de dterminer les optionsstratgiques envisageables.

    Sophie BOUSSEMART - Mmoire de l'Ecole des Hautes Etudes en Sant Publique - 2008 - 26 -

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    b) Quels sont les diffrents acteurs concerns par ce projet et quels sont leurs intrts?

    Le processus de facturation/recouvrement est un processus administratif transversal

    imbriqu dans le processus de production de soins qui fait intervenir de nombreux

    acteurs, cloisonns et ne partageant pas une culture commune de la facturation. Cette

    multiplicit dacteurs signifie galement une diversit dintrts particuliers et denjeux

    prendre en compte dans lanalyse de la problmatique de construction du projet. Sans

    tre ncessairement divergents, les enjeux peuvent ne pas tre partags par lensemble

    des professionnels. Lun des objectifs de la gestion de projet et lune des tches qui

    incombe au chef de projet va tre darriver faire merger une problmatique commune,

    voire darriver progressivement crer une culture partage entre les diffrents

    participants de telle manire que les intrts particuliers, sans disparatre, puissent

    saccorder les uns avec les autres.

    Le tableau ci-dessous reprsente les acteurs qui ont t associs directement au projet et

    les objectifs mis en avant par chacun pour participer au dploiement du projet

    damlioration du processus de facturation/recouvrement. Ils sont ncessairement divers.

    En effet, lobjectif par exemple de la Recette Gnrale des Finances de voir samliorer

    les indicateurs de recouvrement au CASH de Nanterre nest vraisemblablement pas

    partag par les agents daccueil et les secrtaires mdicales. Et inversement. De plus,

    derrire ces motivations, se cachent aussi des intrts, plus ou moins ouvertement

    exprims, quun chef de projet doit prendre le temps danalyser car ils permettent de

    mieux comprendre les diffrents positionnements des acteurs dans le projet.

    En effet, les attentes des participants, exprimes ou non, doivent tre prises en compte

    par le chef de projet car cest un facteur dterminant de leur degr dengagement dans le

    projet. Si un groupe dacteurs a le sentiment que ses intrts ne sont pas entendus, ni

    pris en compte, il est certain que son investissement risque dtre minimal. Mais le chef

    de projet doit aussi veiller ce que les intrts particuliers implicites ne viennent

    prendre le pas sur les objectifs affichs du projet.

    La russite du projet dpend donc en grande partie de la capacit du chef de projet

    grer cette tension inhrente tout projet impliquant un grand nombre dacteurs aux

    rfrences, cultures et intrts diffrents.

    Sophie BOUSSEMART - Mmoire de l'Ecole des Hautes Etudes en Sant Publique - 2008 - 27 -

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    Reprsentation des objectifs exprims et des intrts implici tes des acteurs

    impliqus dans le projet

    Acteurs de

    lhpital Max

    Fourestier

    impliqus dans

    le projet

    Objectifs Intrts implici tes

    RGF

    Amliorer le taux et les dlais derecouvrement des factures

    Diminuer le nombre de procduresde relance de paiement

    Remplir les objectifs de performanceinterne aux services de la RGF quisont fixs chaque anne auxcomptables publics.

    Agents du bureaudes entres

    Amliorer leurs conditions de travailau quotidien, quil sagisse du frontoffice charg de laccueil des patientsou du back office charg de traiter les

    dossiers de facturation et decontentieux.

    Responsable dubureau des

    entres

    Amliorer la performance de sonservice.

    Faire reconnatre sa lgitimit et sescomptences en tant que nouveauresponsable du bureau des entres,tant auprs de ses agents que de sahirarchie.

    Secrtairesmdicales et

    Agents daccueil

    Faciliter les procduresdenregistrement.

    Ne plus avoir rectifier les erreurscommises au bureau des entres.

    Rduire le nombre des dossiersdoublons.

    Amliorer leurs conditions de travailau quotidien.

    Mdecins Simplifier les procdures decodification

    Rduire au maximum leurs tchesadministratives au quotidien.

    DIMAmliorer la rapidit et lexhaustivitdu codage.

    Amliorer la performance de sonservice

    Amliorer leurs conditions de travailau quotidien.

    Directeur desfinances

    Amliorer la gestion de trsorerie deltablissement.

    c) Quels sont les principaux risques identifis ?

    A la fin de cette premire tape de rflexion, plusieurs risques peuvent tre identifis :

    1/La diversit des intrts particuliers en jeu peut tre un facteur de blocage du projet si

    le chef de projet ne parvient pas les prsenter et les faire accepter par tous comme

    participant dun seul et mme objectif : amliorer la performance et la qualit du

    processus sera bnfique chacun et donc tous.

    2/ Des culture diffrentes entre acteurs, ce qui peut gnrer de forts problmes

    dincomprhensions et empcher une bonne communication ncessaire au droulement

    du projet.

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    Une fois ces lments danalyse du contexte poss, il convient de raliser un premier

    diagnostic de la situation du processus de facturation/recouvrement. Cette tape est

    importante car cest elle qui va permettre de mettre en lumire les points de difficults de

    la chane de facturation. Le pr-diagnostic peut ensuite tre utilis comme un outil de