Mise en place d'une cellule de Veille Juridique

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Etude de cas : Mise en place d'une cellule de veille juridique Knowledge management - Veille - Formation VIR Conseil Vincent Ramette 2013 - Reproduction inte 1 ww.vincentramette.fr

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Etude de cas :

Mise en place d'une cellule de veille juridique

 

 

 

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CONTENU

•Contexte•Organigramme fonctionnel avant la réorganisation•Cartographie du processus de veille avant la réorganisation•Analyse de causalité•Nouveau processus de veille (simplifié)•Elaboration du plan de veille

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CONTEXTE

1. Formulation de la demandeL'objectif de renforcer la capacité d'information et de conseil juridique d'une organisation par la mise en place d'une Cellule de veille juridique affectée à son département juridique.

2. Expression de besoin

2.a) Brain storming sur la veille juridique (synthèse et catégorisation)

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La veille juridique c'est : Le service de veille juridique délivré c'est :

La veille juridique ça pourrait être aussi :

La limite à la veille juridique c'est :

Etre à jour  Envoi aux abonnés du service de veille des produits d'information de veille 

Suivre l'évolution de l'actualité législative et réglementaire pour  pouvoir informer à la demande (usagers du service) 

La transparence suffisante (publication, information) des données juridiques publiées ou disponibles dans un cadre juridique spécifique organisant la diffusion des textes et permettant l'accès au droit. 

Information juridique  Envoi aux abonnés de l'information continue l'actualité juridique et réglementaire 

Information en temps réel des bénéficiaires (usagers du service) 

 

Etre informé de l'actualité législative et réglementaire dans un domaine précis 

Recherche et transmission d'information juridique et réglementaire actualisée 

Produire une analyse en plus de transmettre l'information brut 

 

Etre à jour de en matière législative et réglementaire 

Recherche à la demande sur un sujet spécifique : constitution d'un dossier documentaire juridique à jour incluant des éléments de droit comparé 

   

  Evaluer des tendances réglementaires probable afin d'anticiper d'identifier des hypothèses juridiques dans l'avenir pour des domaines d'application concret 

   

 

2.b) périmètre du projet• La mission de la cellule de veille est de collecter, diffuser et/ou traiter l'information juridique la plus à jour possible (=le plus proche possible du temps réel).• Le périmètre "matériel" de la veille juridique est constitué par l'information juridique publiée. • Le périmètre "matière" est le droit des affaires interne, européen et normatif • Le service de veille a la responsabilité de sélectionner l'actualité hors périmètre pertinente pour les intérêts des usagers du service : information juridique non publiée, information non juridique publiée, toute autre information non publiée .

3. Valorisation du projetEn interne : • Renforcement stratégique du client (identification de nouveaux produits, nouveaux marchés, nouvelles ressources internes, nouveau positionnement marché)• CA additionnel issu de la vente de produits et services de veille aux usagers du service de veille

En externe : • Impacts fiscaux et business pour les usagers du service de veille

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ORGANIGRAMME FONCTIONNEL AVANT LA RÉORGANISATION

Comité exécutif

Direction Générale

Service Economique

Service CommunicationService Juridique

Président

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Services Généraux

Veille juridique

Rédaction analyse actu légis. et régl.

Conseil juridique interne et externe

Construction positions doctrinales 

internes

Mise à jour pages juridiques site  web de l'organisation

Sites Internet juridiques

Alertes News

Interventions (conférences, formations)

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Processus

Service économique

Institutions normatives publiques et privéesOrganes de presse

Acteurs économiques

Actualités juridiques (site web)

Rapports, articles, communiqués, événements, 

interviews,  forum Internet

Textes existantsNouveaux textes

News presseLittérature grise

Documents internes

organisationClients de 

l'organisationInstitutions normatives publiques et privées

MediasInternautes

Service juridique

Services généraux Service Communication

Organisation

Surveillance actualité (identifier, collecter)

Traitement intellectuel

Rédaction synthèse ou résumé 

Sélection informations

Transmission interne Plan d'action Mise en oeuvre

Organes internes

CARTOGRAPHIE DU PROCESSUS DE VEILLE JURIDIQUE AVANT LA RÉORGANISATION

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ANALYSE DES CAUSES

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NOUVEAU PROCESSUS DE VEILLE (SIMPLIFIÉ)

Document juridique primaire

Commentaires

Littérature grise

Information informelle (AV, conf...)

CommunicationsActualité juridique

Réception veille automatique 

personnalisée ou standardisée 

Sélection veille manuelle 

Traitement intellectuel (VA)

Déclinaison produits de veille

Commentaires (institutionnels ou 

éditoriaux)Publication texteNouveau texteCommunication sur un 

texte en préparation

Diffusion temps réel suivant 

disponibilité doc primaire

Diffusion différée : information VA

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ELABORATION DU PLAN DE VEILLE

Processus d'élaboration du plan de veille :

•Sélection des pages pertinentes par site•Identification des zones (cadre, page entière) à surveiller•Caractérisation du contenu pertinent (combinaisons texte, lien, image...), fonctionnalité associée, descriptif contenu•Détermination fréquence mise à jour (date dernière mise à jour), action périodique à prévoir (périodicité, type d'action).•Référencement des pages : organisation, URL, titre, nommage dans l'arborescence du site•Indexation (domaines, typologie contenus, organisations...)•Choix des clés de tri de dossiers (arborescence système ou favoris par exemple, assurer la cohérence avec l'existant)•Choix des principes de référencement et de nommage•Configuration du système de veille en fonction de la structure définie•Maintenance et revue périodique de l'ensemble

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PLAN D'ACTION GÉNÉRAL

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Plan d'action mise en place Service de Veille En charge Intervenant Avancement Echéance Date revueConstitution plan de veille

Sélection des pages pertinentes par site

Identification des zones à surveiller

Caractérisation du contenu pertinent

Référencement des page

Choix des clés de tri  de dossiers

Configuration du système de veille (automatique et manuelle)

Revue d'avancement projetPilote

Balayage quotidien aléatoire de pages (vérification pertinence et cohérence)

Reporting quotidien des erreurs

Correction des erreurs

Revue d'avancement projetFormation, documentation Recette

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ANNEXES

•Deux Etude de cas•Processus général de veille

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Cas réel n°1

COMPARATIF : 2 ETUDES DE CAS

Organigramme fonctionnel

Direction juridique

Juriste (Dt social)

Juriste (Dt fiscal)

Juriste (Dt sociétés)

Produits et services de veille juridique

Juristes

Conseils juridiques par téléphone

Actu législative Sites Internet

Dossiers documentaires

Revues

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Service économique

Juriste Communication

Veille juridique

Activités sectorielles

Sites Internet Newsletters Contacts Communiqués Conférences

Bulletin actualité juridique

Diffusions rapports d'études

Evénementiel

Organigramme fonctionnel

Produits et services de veille juridique

Cas réel n°2

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PROCESSUS GENERAL DE VEILLE

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ObservationManuelle (linéaire web et moteurs internes)Automatisée (RSS, mailing lists)

Repérage et récupérationLectureExport/Copier-coller/Enregistrement

SélectionSuppression des doublonsSuppression infos non pertinentes

Communication

Classification et enrichissementIndexation/classificationInterprétation, mise en valeur contenu

Consultation

Information interneCommunication destinatairesEnregistrement partagéConservation

Exploitation

Formation système (outil, contenus)Accessibilité (droits, configuration, outils)

Veille

Communication interne/externeInsertion dossier en coursMise à jour KMAutres actions...

Axes de sélection/action : Force/Risque/opportunité/menace

FormulationCompréhension, formulation, identification des sources, choix des outils, validationdu format des livrables