Mise en place d’un système de S&E

Objectifs

A la fin de cette session vous êtes en mesure de Décrire le rôle du S&E dans l’amélioration de

l’impact Décrire le contenu principal d’un cadre

conceptuel d’un système de S&E Expliquer les différences entre le système SE,

cadre conceptuel du SE, plan opérationnel, et la matrice de SE

Situer la participation des acteurs dans le système de S&E

Gestion orienteée vers l’impact

Impact

Orienter la stratégie du

projet

Assurer une mise en

oeuvre efficace

Créer lesconditiond de la réflexion

critique

S&E

Performance

SE – composante intégrée de la gestion orientée vers l’impact

Gestion & apprentissage

supporte

conduit à

Cycle de projet - de programme

Organisation Mission

Financement et contracts

d’exécution

Evaluation finale

Politiques GOV ou bailleur

Priorités bénéficiaires

Planifier

Agir

Suivre

Evaluer

Exécution

Suivi et Evaluation

Entité - Analyse situationnelle

Planification stratégique

Stratégie/ Cadre SE

Mobilisation resources planification opérationnelle

Plan de SE Matrice SE

Cycle de gestion

Projet

Programme

Organisation

Participation

Niveaux d’élaboration des systèmes de SE

Cadre conceptuel du système de SE À partir du rapport de préévaluation Plan opérationnel du système de SE Manuel de mise en oeuvre du projet (cahier de

charge) Manuel des opérations

Contenu principal d’un cadre conceptuel d’un système de SE (tableau 4.1)

1. Définition de l’objectif de S&E et de son champ d’action2. Identification des questions de performance, des besoins en

information et des indicateurs pertinents3. Organisation de la collecte et du traitement de l’information4. Organisation de l’analyse et de l’animation de la réflexion

critique5. Organisation de la communication et établissement des

rapports6. Organisation des conditions de travail et planification des

moyens nécessaires

Contenu indicatif d’un plan opérationnel de S&E Tableau 4.4 Guide FIDA

Objectif et champ d’action du SE Approche Cadre logique révisé Système d’information Plan de travail du S&E Mise en place des moyens et compétences S&E Budget S&E Annexes

Plan de travail du S&E

Faites le calendrier des événéments importants

Organisez le S&E (systèmes, procédures et outils)

Identifiez actions, emploi de temps et responsabilités Qui fait quoi et quand ?

Elaborez le budget de S&E

T1 T3T2 T4

année 1

T1 T3T2 T4

année 3

T1 T3T2 T4

année 2

Elaboration plan S&E avec acteurs

Preparation évaluation mi-parcours

Évaluation mi-parcours

Formation en S&E

Bilan annuel et atelier de planification

Bilan annuel et atelier de planification

MARP niveau village

Preparation bilan annuel(performance et enseignements tirés)

Phase 2 preparation

réunions

Soumission rapport

Plan de travail de S&E (exemple)

Exercice sous-groupes

Etude de cas ; plans de S&E Tableau 4.1 et 4.4 Guide FIDA

Étudiez les tableaux 4.1 et 4.4 du guide de FIDA Donnez des suggestions d’amélioration du cadre

conceptuel de S&E dans la phase de démarrage

Exercice individuel

Décrivez l’objectif et le champ d’action de votre système de SE

Formulez des suggestions d’amélioration

Contenu de la matrice de S&E

Questions de performance

Besoins d’informations

indicateurs

Information de référence

Exigences, nature et responsabilités

Collecte données

méthodes, fréquences et responsabilités

Formulaires, planification, formation, gestion des données, compétences, ressources et responsabilités

Analyse, rapports, restitution, adaptation, responsabilités

Question

Comment mobiliser la participation des acteurs dans le S&E ?

Quels facteurs à prendre en considération avant de mobiliser la participation dans le S&E ?

Quels facteurs influencent la participation des acteurs dans le S&E ?

Tâches principales du SE

Conception & mise en place du SE

Collecte et gestion de l’information

Réflexion critique pour améliorer l’action

Communication et des résultats

participation

Considérations avant de mobiliser la participation dans le SE

Mobilisez la participation des acteurs sur base de leur propre motivation au lieu d’une “participation imposée”

Soutenez des systèmes de S&E déja opérationnels et liez-les

Negociez et tombez d’accord sur le degrée de participation de chaque acteur (dépend de l’objectif du système de SE)

Assurez les intervenants de l’utilité de leur participation

Conciliez le S&E participatifs avec le S&E non-participatifs

Facteurs d’influence de la participation

Bénéfices escomptés (par rapport au coûts) Pertinence du S&E vis-à-vis les priorités des acteurs Flexibilité du processsus de S&E à gérer la diversité en besoins

d’information de chaque acteur Rapidité et pertinence du feedback des résultats de SE Capacité d’agir et d’appliquer les recommandations de SE Compétences et leadership des acteurs et volonté de partager

le pouvoir L’histoire politique locale marge de manoeuvre des acteurs

à initier des actions Capacité des acteurs à faire face aux besoins (de survie) à

court terme vis-à-vis des besoins en informations à long terme Fournitures pour faire le S&E (cahiers, formations)

Fin de la session

© Wageningen UR

1. Objectif et champ d’action du système

Objectif Pourquoi mettre en place un système de SE, pour nous,

pour nos partenaires, pour acteurs à la base et d’autres?

Champ d’action Budget de projet disponible Degré de participation souhaitable et faisable Degré de détails des données qunatitatives et qualitatives Type d’étude de référence souhaitable et faisable Capacités actuelles des autres intervenants

2. Questions de performance, besoins en information et indicateurs

Qu’est-ce que nous voulons suivre et évaluer? Questionnements à chaque niveau de la

hiérarchie du projet Besoins en information évoluent avec le temps

Ce qui ne marche pas souvent: Utiliser les indicateurs du cadre logique (pas mésurable,

trop complexe)

3. Organisation de la collecte et du traitement de l’information

Comment organisons-nous la collecte des informations ? Quelle méthode Qui collecte Qui compile Qui analyse Quand

4. Organisation de l’analyse et animation de la réflexion critique

Comment utiliser les informations pour améliorer la performance, l’impact ?

Modalités de réflexion Réunions, ateliers, évaluations externes Discussions informelles entre acteurs (lors des

missions de supervision)

5. Organisation de la communication et établissement des rapports

Qui est informé sur quoi et comment? Quel intervenant veut obtenir quelles

informations, pourquoi et comment? Qui doit faire quoi et quand?

6. Organisation des conditions de travail et planification des moyens nécessaires

Qu’est-ce qu’il faut pour s’assurer que le système de S&E est opérationnel? Ressources financières Ressources humaines Mesures d’incitation Structures organisationnelles Systèmes d’information

Exercice individuel

Décrivez l’objectif et le champ d’action de votre système de SE

Formulez des suggestions d’amélioration

S&E

Performance

SE – composante intégrée de la gestion orientée vers l’impact

Gestion & apprentissage

supporte

conduit à

Définition : système de S&E (et d’apprentissage)

Ensemble des processus de planification, de collecte et de synthèse de l’information, de réflexion et de présentation de rapports

+ indiquant les moyens et compétences nécessaires pour

apporter une contribution utile à la prise de décision et à la capitalisation dans le cadre d’un projet – programme – organisation.

Stratégie

Questions de performance besoins d’infos

& indicateurs

Collecte d’informations

Synthèsedes infosAnalyse &

réflexion

Comprendre & motiver

Décisions

Compte rendu externe

Capacités humaines

SE

Incitations en faveur

du SE

Organisationstructures et

responsabilités

Système degestion de

l’information

Ressources Financières

SE

Mise en oeuvre

Système de S&E et d’apprentissage

Exercice sous-groupes (3)

Arrangez les cartes de façon à mettre en place un système de S&E et d’apprentissage opérationnel et performant

Tâches de S&E durant le cycle de projet

Cadre logique IOV & MdV et cadre conceptuel de SE

Elaboration plan opérationnel de SE

Collecte et analyse des données pour préparer la prise de décisions

Communication des résultats S&E & prise de décisions

Conception projet

Démarrage projet

Mise en oeuvre projet et SE

Thank you for your interest