Mise en place d’unqualite-en-recherche.cnrs.fr/IMG/pdf/Presentation_Gestion_de_Projet... · final...

P. CAILLIER – Journée ARAQ – IPNL – 18/06/2015

Mise en place d’un

management de projet

Sommaire

• La notion de projet

• La gestion de projet

• L’organisation

• Le suivi de ressources

• La gestion des risques

• La Qualité

P.2

Un projet, c’est quoi ?

But que l’on se propose d’atteindre

P.3

Idée de quelque chose à faire

Dessein Intention

Projectum : « quelque chose qui vient avant

que le reste ne soit fait »


P.4

Un projet est un engagement irréversible de

résultat incertain, non reproductible a priori à

l’identique, nécessitant le concours et

l’intégration d’une grande diversité de

contributions, et répondant à un besoin exprimé.


• Un Objectif

– Clair, réaliste, ambitieux, pouvant être partagé par

tous, répondant à besoin

• Un Engagement de moyens

– Humain, financier, matériel

• Un Acte Historique

– Réalisation unique, irréversible, limité dans le temps

• Une Aventure Incertaine

– Forte notion d’inconnu, de nouveauté, de risque

P.5


P.6

Projet

Q C D

Délais Coûts Qualité

Risques


P.7

La Gestion de Projet

Pourquoi faire?

Support &

Documentation Instrument Réalisé

Coût de

l’instrument Instrument après

intégration

Ce dont on avait

réellement besoin

Spécification Ce qu’a compris le

chef de projet Spécification de

l’ingénieur système Instrument Conçu Attentes du client

La gestion de projet

• Déclinaison de l’objectif en performances et

spécifications mesurables et vérifiables

– Indispensable et nécessaire pour assurer l’objectif

final mais aussi suffisant pour éviter le « toujours

mieux »

• En pratique :

– Cahier des Charges

– Spécification Technique

Déclinaison au niveau sous-systèmes, Produits

Déclinaison selon fonction, performance, interface,

environnement, …

P.8


• Un objectif mais aussi …

… des contraintes et des ressources limités

– Faisabilité technique, coûts, charge de travail (FTE),

délais, …

– Mais aussi tout un environnement à prendre en compte

• La gestion de projet

– A pour but d’assurer le succès du projet en suivant et

pilotant ses paramètres essentiels

– Piloter un projet c’est simple …

P.9


P.10


• Objectifs et contraintes multiples sur MUSE

P.12

Objectifs

Projet Economique

ETPs

Délais

Qualité de fabrication

Scientifique

Qualité du Design

Opération


• Maintenir L’équilibre

P.13

Objectifs

Projet Economique

FTEs

Délais

Qualité de fabrication

Scientifique

Qualité du Design

Opération

Succès technique

Désastre économique

Utilité scientifique

mineure

Succès Economique

Instrument livré à temps

mais ne répondant

pas au besoin

Instrument répondant

finalement au besoin mais

arrivant trop tard et à un

coût disproportionné

La gestion de Projet

P.14

Coûts / ETPs

Délais

Qualité MAIT

Science

Qualité Design

Opération

• Evaluation projet

L’Organisation

• Organiser… Les équipes

P.15

ESO

CRAL

Lyon

Project Managt

ISS and

Spectrographs

ESO/AOT

MUSE Adaptive Optics

NOVA

Leiden

Adaptive Optics

requirements and

Interfaces

AIP

Potsdam

Calibration Unit

DV Acceptance

DRS

ETH

Zurich

Spectrographs

procurement

IAG

Göttingen

Inst. Main Structure and

Splitting Relay Optics

ESO/INS

Instrument

Detector System (IDS)

LATT

Toulouse

ICE, OS,

ICS and MS

Fore-Optics

L’Organisation • Organiser… Les responsabilités

P.16

ESO (Garching)

MUSE Instrument ResponsibleL. Pasquini

Principal Investigator (CRAL, Lyon)R. Bacon

Executive BoardB. Guiderdoni (CRAL, Lyon)

S. Lilly (ETH, Zurich)

T. Contini (LATT, Toulouse)

M. Steinmetz (AIP, Potsdam)

J. Schaye (NOVA, Leiden)

S. Dreizler (IAG, Göttingen)

Instrument ScientistsL. Wisotzki (AIP) – T. Contini (LATT)

Science Team

Science Team

Associates

ESO/AOT- GALACSI Project Manager

R. Arsenault

Project ManagerP. Caillier (CRAL)

Local PM – ESO/INSG. Rupprecht

Local PM – NOVAR. Stuik

Local PM – CRALA. Remillieux

Local PM – IAGH. Nicklas

Local PM – LATTL. Parès

Local PM – ETHC. Monstein

PA ManagerL. Capoani (CRAL)

Project AssistantM. François (CRAL)

System EngineerM. Loupias (CRAL)

Software PMA. Pécontal (CRAL)

AIT ManagerF. Laurent (CRAL)

Local PM – AIPM. Roth

Optical ManagerJ. Kosmalski (CRAL)

Mechanical ManagerH. Nicklas (IAG)

ESO

Project Group

Electronics ManagerM. Le Floch (LATT)

L’Organisation • …Définir les rôles

P.17

Local Project Manager (LPM)

OBJECTIVE: To ensure the technical, schedule and cost management of the MUSE Project locally in its institute.

This includes the management of all work packages under the institute responsibility from the development and

design phase to the completion of the MAIT phase and finally MUSE instrument commissioning on the VLT. To

check that all the objectives described in the applicable documents are fulfilled. To coordinate all activities within

the institute and interface with the Project Office and the other LPMs.

ASSIGNMENT: The Local Project Manager is nominated by the responsible of the local project group, approved

by MUSE Project Board (PI & PM, SI). The Local Project Manager has to be a nearly fulltime position.

RESPONSIBILITIES: Under the MUSE Project Manager (PM) and Principal Investigator (PI) responsibility, the

Local Project Manager (LPM) is responsible of the management of all tasks inherent in the design and the

realization of products which are dependent on the local staff. He (she) has to ensure that the local part of the

project is compliant and completed on time within the allocated budget.

MAIN ACTIVITIES

To define local project resources requirements and organization.

To initiate, follow and report through the Work Package Control Board on the following aspects:

Allocated Personnel

Tasks identification and scheduling

Check consistency with allocated personnel and main project milestones

Identify, budget and follow-up expenses

Check consistency with the allocated budget

Identify and follow-up risks and define contingency actions, manpower and budget

To ensure the validation of the development through internal technical check, reviews and major project reviews

(Gate Reviews)

To coordinate of all activities related to MUSE within the institute and motivation of the local staff.

To interface with the project office, others LPMs of MUSE consortium and any other external partner.

To ensure in relation with the local quality correspondent that MUSE quality procedures and way of working are

applied locally.

To manage the purchasing of main components

SECONDARY ACTIVITIES

To manage action item under the institute responsibility

To organize or participate to meetings and video-conferences, write minutes of meetings and issue them

Approve or check technical documentation

QUALIFICATION

Project management practices and processes knowledge

General knowledge of Product and Quality Assurance

Verbal and written technical communication skills in English

General knowledge of technologies involved in the MUSE Project: optics, mechanics, electronics and software

Computer skills: MS Office and professional management software (MS Project).

CONTACTS: The Local Project Manager is in close relation with:

The MUSE Project Manager

The MUSE System Engineer and/or Software Project Manager

The MUSE Quality Assurance Manager

The LPMs of the MUSE Consortium

Local technical and administrative staff.

Industrial suppliers or partners

L’Organisation • …Ne pas oublier la communication

P.18

L’Organisation • Organiser… Le produit : PBS

P.19

Calibration Unit

100-CU

Fore-optics

200-FO

Splitting and Relay Optics

300-SRO

Integral Field Unit

400-IFU

Vacuum and Cryogenic System

500-VCS

Instrument Control Hardware

700-ICH

Instrument Main Structure

600-IMS

Instrument Software

800-INS

MUSE Instrument

000-MUS

NOVA

AIP

LATT

IAG

CRAL

ESO/ODT

ETH

: Related Product

Image Slicer Sub-System

410-ISS

Detector Vessel

430-DV

Spectrograph Sub-System

420-SPS

Science Software

900-SCS

Instrument Detector System

IDS

Detector Vessel

430-DV

IDS Control Electronics

730-IDSE

Detector Control Software

DCS

Vacuum and Cryogenic System

500-VCS

L’Organisation • Organiser… le travail: WBS, lot de travaux, tâches

P.20

L’Organisation • Organiser… le travail: Les Work Packages

P.21

Spectrograph Prototype Activities

Work Package Number B6300 Issue 7.00

Document Reference VLT-PLA-MUS-14670-0462 Reference Date 31/05/2009

Work Package Manager Laurent Florence Starting Milestone/Date 01/01/06

Responsible Institute CRAL Ending Milestone/Date IFU MIA

Allocated Personnel

Name FTE Percentage Name FTE Percentage

F. Laurent 10 % J. P. Dubois 10 %

E. Renault 10 % E. Daguisé 10 %

L. Adjali 30 % J. Kosmalski 5 %

Total (FTEs) 0,75

Input of Work Package

PDR design reports of the Spectrograph

ESO Applicable Documents

SoW, technical requirements and manufacturing drawings of the Spectrograph components

Prototype AIT Plan Document (including test requirements)

Spectrograph components test and acceptance reports (technical notes)

Spectrograph structure manufacturing drawings

Assembled Spectrograph Prototype

Spectrograph testing equipment and software

Tasks Performed in Work Package

Follow-up opto-mechanical manufacturing and acceptance tests of subcontracted components

Manufacture the Spectrograph Mechanical Components (if needed)

Write Spectrograph components test and acceptance reports (technical notes)

Assemble the subsystem

Define Spectrograph testing procedure

Control Spectrograph testing equipment

Study, manufacture & assemble the test bench

Test the Spectrograph

If needed, realize test bench improvements

Write Spectrograph test report (technical note)

Tasks Excluded

None

Output of Work Package

Assembled Spectrograph Prototype

Spectrograph components test and acceptance reports (technical notes)

Spectrograph Manufactured Components drawings

Spectrograph test report (technical note)

PDR & FDR Documentation

Calibration Unit Design & AIT

Work Package Number B2100 Issue 7.00

Document Reference VLT-PLA-MUS-14670-0439 Reference Date 31/05/2009

Work Package Manager Roth Martin Starting Milestone/Date Phase B KO

Responsible Institute AIP Ending Milestone/Date FDR

Allocated Personnel

Name FTE Percentage Name FTE Percentage

A. Kelz 30 % U. Laux 5 %

S. M. Bauer 5 % T. Hahn 5 %

M. Roth 5 %

Total (FTEs) 0,50

Input of Work Package

Calibration Unit Technical Specification Document (and updates)

ESO Applicable Documents

FO Interface Control Document

GALACSI Interface Control Document

IMS CAD model

Tasks Performed in Work Package Define optical design and tolerancing of the CU

Define opto-mechanical design of the CU

Write preliminary & final design report

Write SoWs of all CU components

Write CU Electronics Design Report

Define technical requirements and manufacturing drawings of all CU components

Review of (FO, IMS, GALACSI) Interface Control Documents and Calibration Plan

Define AIT procedures

Define RAMS items

Write PDR & FDR documents

Tasks Excluded

Calibration Plan

Output of Work Package

ZEMAX optical models of the CU

Mechanical drawings of CU and its components

3-D models of opto-mechanical lay-outs

Preliminary & Final CU Design Report

SoWs, technical requirements and manufacturing drawings of CU components

Preliminary & final CU electronics interface control document

Preliminary & final CU electronics design report

MAIT document

RAMS document

Le suivi de ressources

• Suivi des coûts

– Suivre le coût total dès le début du projet

– Prévoir de la marge en relation avec les risques

– Planifier la chronologie les dépenses et du

financement -> vérifier trésorerie > 0

– Suivre l’état des dépenses (estimation, ROM, devis,

engagé, facturé )

• Le coût n’est pas une donnée de sortie

– Se construit avec le design

– Prendre contact avec le fournisseur bien avant de

passer commande

P.22

Le suivi de ressources

• La charge de travail individuel

– Suivi du réalisé / prévision

– Pour justifier en l’engagement surtout si %

– Gagner en expérience pour estimation des tâches

– Suivi du reste à faire

-> identifier les retard

->Mise à jour de planning

– Normalement le prévisionnel ≠ réalisé + reste à faire

P.23

La planification

• A venir …

P.24

La gestion des risques

P.25


P.26

• Une seule loi : La loi de Murphy !

– Rien ne se passe comme prévu

– Si quelque chose peut aller de travers, il y a de

grande chance que cela arrive

• Un mot d’ordre : Anticiper

– Imaginer les « pires » scénarios

– Evaluer les conséquences et probabilité

– Prévenir les risques autant que possible

– Prévoir des contingences afin de palier aux aléas


P.27

• Le RAMP : Risk Assement & Mitigation Plan

– La sévérité (ou gravité)


P.28

• Evaluation des risques

– L’occurrence (ou probabilité)

– La Criticité = Sévérité x Occurrence

Probability Level Definition

Level 0 : Probability null or negligible Level 1 : Probability up to 25% Level 2 : Probability up to 50% Level 3 : Probability up to 75%

Level 4 : Probability up to 95% (If above is considered as certain and should be taken into account in project plan)


P.29

• Prévention des risques

– Plan d’actions et contingences associés aux risques


P.30

• Exemple sur MUSE

La Qualité

P.31

La Qualité

P.32

La qualité c’est :

• Dire ce qu’on fait -------------------->

• Dire qui fait quoi --------------------->

• Dire comment ------------------------>

• Vérifier que l’on fait ce qu’on dit ->

• Tout au long du projet -------------->

Statements of Work, Spécifications, Dossier de définition

Organisation, Work Packages

Procédures Qualité, Management, & plans MAIT

Revues, Check-lists, Matrice de vérification , Audits

Traçabilité, Control de configuration Gestion des données

La Qualité

P.33

• Gestion documentaire – Numérotation + indice + statut de validation

• Gestion Produit – Numéro produit + numéro de série

• Gestion de configuration Produit & documentaire – En lien avec le PBS

• Traçabilité, Archivage PV de contrôle, ...

– Dossier de livraison (Papier)

• Gestion des modifications, non-conformité, …

System Document Architecture

Document Management

Parts Management

Product Configuration

La Gestion de Données

La Qualité

P.34

Le cycle de validation

CRE Approved

TEMPLATE

DRAFT

PREPARED

FOR REF.

RELEASED AS BUILT

Validation

Process

FOR

REFERENCE

Document

Modification

Document

Revision

PREPARED

RELEASED

Validation

Process

Applicable Part

Validated or

CRE Approved

Validation

Process

CRE

Approved

PREPARED

AS BUILT

Document

Revision

Document

Revision

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