Mise au point d'une stratégie et de plans pour l'informatisation d'un service d'archives : Étude R A M P

Programme général d'information et UNISIST

Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture

PGI -91 /WS/19

Paris, 1991

Original anglais PGI -91 /WS/19 Paris, octobre 1991

Mise au point d'une stratégie et de plans pour l'informatisation d'un service

d'archives : Etude R A M P

Programme général d'information et UNISIST

Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture

Notice de catalogue recommandée

Green, A d a m

Mise au point d'une stratégie et de plans pour l'informatisation d'un service d'archives : Etude R A M P / établie par A d a m Green [pour le] Programme général d'information et [l']UNISIST. -Paris, U N E S C O , 1991, - 88 p. ; 30 c m - (PGI-91/WS/17)

I - Titre

II - U N E S C O , P r o g r a m m e général d'information et U N I S I S T

III - P r o g r a m m e de gestion des documents et des archives ( R A M P )

© UNESCO, 1991

TABLE DES MATIERES Page

1. INTRODUCTION 5 1.1 Objet de la présente étude 5 1.2 Mise en place d'un système 5 1.3 D e quoi sont faits les systèmes informatiques 7 1.4 Matériel 7

1.4.1 Gros ordinateurs 7 1.4.2 Mini-ordinateurs 7 1.4.3 Micro-ordinateurs 8 1.4.4 Réseaux 8

1.5 Logiciels 8 1.5.1 Logiciels d'application 9

1.6 Evolutions technologiques 10 1.6.1 Stockage et diffusion des données 10 1.6.2 Réseaux étendus 10

1.7 Normes et connexions 10

2. QUELLE AIDE L'ARCHIVISTE PEUT-IL ATTENDRE DE L'INFORMATISATION? 11 2.1 Les points forts des systèmes informatiques 11

2.1.1 Calcul 11 2.1.2 Copie et déplacement 11 2.1.3 Recherche ettri 11 2.1.4 Opérations répétitives 11 2.1.5 Traitement des données 11

2.2 Quelles sont les principales activités archivistiques auxquelles l'ordinateur peut apporter une aide ? 12 2.2.1 Gestion des documents 12 2.2.2 Acquisitions 12 2.2.3 Gestion des dépôts 12 2.2.4 Description 13 2.2.5 Systèmes bureautiques à vocation générale 13

3. QU'EST-CE QU'UN SYSTEME INFORMATIQUE ? 15 3.1 Les composantes conceptuelles du système 15 • 3.2 Les phases de développement d'un projet 16

3.2.1 Conception 16 3.2.2 Tests 17 3.2.3 Formation 17 3.2.4 Maintenance 17

3.3. Modalités de développement 17 3.3.1 Livraison clés en mains 17 3.3.2 Services de consultants 18 3.3.3 Développement en interne 18

4. LES DECISIONS A PRENDRE : LA SELECTION D U PROJET 19 4.1 Les options à envisager 19

4.1.1 Grand ou petit système ? 19 4.1.2 Informatisation globale ou limitée ? 19

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4.1.3 Traitement sommaire ou en profondeur ? 19 4.1.4 Projet à long terme ou à court terme ? 19 4.1.5 Système expérimental ou définitif ? 20 4.1.6 Système interne ou ouvert au public ? 20 4.1.7 Performance ou productivité ? 20 4.1.8 Quel secteur informatiser ? 20 4.1.9 Se lancer ou attendre ? 21

4.2 Les facteurs à prendre en considération 22 4.2.1 Facteurs internationaux 22 4.2.2 Politique nationale 23 4.2.3 Politique de l'institution mère 23 4.2.4 Politique du service d'archives 24 4.2.5 Ressources disponibles 25

4.3 Le processus de décision 26 4.3.1 Que doit-on faire ? - L'avis des professionnels

de l'information 26 4.3.2 Que peut-on faire ?-L'avis des informaticiens 27 4.3.3 Que veut-on faire ? - L'avis du personnel 27 4.3.4 Qu'a-t-on les moyens de faire ? - L'avis des

responsables du budget 28 5. MISE E N O E U V R E D U PROJET : LE CHOIX DES ACTEURS 29

5.1 Administration interne 29 5.1.1 Le chef de projet 29 5.1.2 Les chefs de service 30 5.1.3 Autres membres du personnel 31

5.2 C o m m e n t travailler avec les informaticiens ? 31 5.3 Le développeur 31

5.3.1 Constructeurs d'ordinateurs 32 5.3.2 Sociétés de logiciel 32 5.3.3 Distributeurs informatiques 32 5.3.4 Consultants indépendants 32 5.3.5 Service informatique interne 33 5.3.6 Développeurs maison 33

5.4 Les modalités de sélection d'un développeur 33 5.4.1 Appel d'offres 33 5.4.2 Recours à un expert-conseil 34

5.5 Les modalités de collaboration - la relation client-consultant 34 6. MISE E N O E U V R E D U PROJET : LE CHOIX DES OUTILS 36

CONCEPTION ET DEVELOPPEMENT D ' U N SYSTEME D'INFORMATION 36 6.1 Le processus 36 6.2 Bases de données archivistiques 36

6.2.1 Système clés en mains ou système construit à façon ? 37 6.2.2 Systèmes non dédiés à l'archivistique 37 6.2.3 Systèmes dédiés à l'archivistique 38 6.2.4 Typologie des systèmes de bases de données utilisables

par un service d'archives 39

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7. QU'AVONS-NOUS A G A G N E R : COUTS ET AVANTAGES 42 7.1 Quand faut-il se préoccuper des coûts ? 42 7.2 L'importance de calculs exhaustifs 42 7.3 Financement 43

7.3.1 Coûts de démarrage 43 7.3.2 Coûts d'exploitation 44 7.3.3 Coûts non financiers 45

7.4 Avantages 46

8. FORMATION 48 8.1 A qui doit-on fournir une formation ? '. 48 8.2 Quelle méthode choisir ? 49 8.3 A qui confier la formation ? 49 8.4 Que faut-il enseigner ? 50

8.4.4 L'administrateur système 50 8.4.5 Le public 51

9. LES PROBLEMES 53 9.1 Dépassements 53

9.1.1 Dépassements de délais 53 9.1.2 Dépassements de coûts 54 9.1.3 Comment réagir devant les dépassements ? 54

9.2 Dotation en personnel 56

10. MAINTENANCE 57 10.1 Matériel 57

10.1.1 Prévention 57 10.1.2 Réparations 58

10.2 Logiciels 59 10.3 Organisation de la lutte contre les sinistres 59

10.3.1 Sauvegarde des données 59 10.3.2 Procédures manuelles 60

11. CONCLUSION 61 11.1 Méthode de l'arborescence 61 11.2 Analyse fonctionnelle 61 11.3 Conception itérative 62

ANNEXES A . Gérer le développement d'un système : les principales étapes 63 B . Questionnaire de planification 65 C . Plan d'un projet de grande envergure 70 D . Cahier des charges sommaire pour un petit système 79 E . Exemples sommaires de calculs de coûts 82 F. Lectures complémentaires 84 G . Remerciements 88

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PREFACE

Afin d'aider les Etats membres , et plus particulièrement les pays en développement, à satisfaire leurs besoins dans ce domaine spécialisé qu'est la gestion des documents et l'administration des archives, la Division du Programme général d'information de l ' U N E S C O a mis au point un programme à long terme, le programme de gestion des documents et des archives (Records and Archives Management Programme, R A M P ) .

Les objectifs généraux du programme R A M P sont :

faire comprendre aux gouvernements des Etats membres la valeur et l'utilité des archives historiques et courantes en tant que sources fondamentales d'informations ;

aider, à leur demande, les pays et les régions à organiser et mettre en place les systèmes et services de gestion des documents courants et des archives nécessaires à une exploitation pleine et entière de ces sources fondamentales d'informations ;

favoriser le progrès et la diffusion des connaissances grâce à la formation de spécialistes de la gestion des archives courantes et historiques, formation indispensable à la mise en oeuvre de politiques rationnelles et à un développement harmonieux dans le domaine archivistique.

Les grands axes d'activité du programme R A M P sont les suivants : développement des infrastructures ; formation pratique et théorique ; protection du patrimoine archivistique ; promotion du développement et de l'application de technologies de l'information modernes et recherches concernant la théorie et la pratique archivistiques.

La présente étude, réalisée aux termes d'un contrat passé avec le Conseil international des archives, est destinée à aider les archivistes à établir une stratégie et un plan d'exécution pour l'installation d'un système informatisé. O n y trouvera des conseils systématiques présentés selon une approche descendante, abordant successivement la sélection du projet, la conception et la gestion du projet, l'évaluation des coûts et avantages, les besoins en formation, la gestion et la maintenance. Pour compléter ces conseils, un certain nombre d'informations utiles ont été rassemblées dans les annexes.

Les observations ou suggestions concernant cette étude sont à adresser à la Division du Programme général d'information, U N E S C O , 7, place de Fontenoy, 75007 Paris (France). O n pourra se procurer à la m ê m e adresse d'autres études réalisées dans le cadre du programme R A M P .

INTRODUCTION

OBJET DE LA PRÉSENTE ÉTUDE

1 Notre ambition, dans la présente étude, est d'aider les administrateurs de services d'archives qui envisagent d'installer un système informatisé à établir une stratégie et un plan d'exécution.

2 Les questions à se poser tiennent en quelques mots :

Q U E faut-il automatiser ?

Q U A N D automatiser ?

QUI se chargera de ce travail ?

C O M M E N T procéder ? quelle technique adopter ?

P O U R Q U O I lancer le projet ? quels avantages apporte-t-il ?

P A R O U commencer ?

3 O n ne proposera pas ici de plan universellement applicable. Il y a à cela plusieurs raisons :

la grande diversité des services d'archives et de leurs conditions de fonctionnement ;

l'immense choix de systèmes informatisés aujourd'hui disponibles ;

les évolutions rapides des techniques et des prix.

Notre ambition est plutôt d'aider les responsables de la planification à se poser les bonnes questions au bon moment .

MISE EN PLACE D'UN SYSTÈME

1 La construction et la gestion d'un système automatisé sont des activités qui s'apparentent à l'édification et à l'entretien d'un bâtiment. Dans les deux cas, il s'agit de projets d'envergure qui exigent une préparation attentive. C'est la qualité de la préparation qui détermine l'efficacité du service rendu.

2 C o m m e n t procéderait le responsable d'un service d'archives qui s'interrogerait sur l'état des bâtiments dont il a la charge ?

3 II commencerait par poser un regard critique sur les bâtiments :

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C o m m e n t ceux-ci remplissent-ils leur fonction ? Favorisent-ils ou gênent-ils le déroulement efficace du travail, de la réception des accroissements à la communication des documents aux lecteurs ?

Combien ces bâtiments coûtent-ils ? Sont-ils grevés de lourdes charges d'emprunt ? A combien se monte le budget de réparation et d'entretien ? Quels sont les effets de la configuration actuelle des locaux sur les dépenses de fonctionnement - coûts de main-d'oeuvre notamment ? Quels sont les coûts par mètre carré de surface au sol ou par mètre cube de documents stockés ?

Les locaux sont-ils suffisamment vastes ? Suffiront-ils aux besoins dans les années à venir ? Le site actuel laisse-t-il une marge pour une croissance future ?

1.2.4 C e s questions sont à situer dans un cadre plus large. Quelles sont les autres solutions envisageables? Est-il possible de loger ailleurs une partie de l'organisation ? Combien coûterait-il de repartir de zéro et de construire un nouveau bâtiment ? Si l'on s'optait pour une telle solution, quelle part du temps, des efforts et de l'argent investis dans le bâtiment actuel serait définitivement perdue ? Quels sont les avantages qu'apporterait une construction entièrement nouvelle ?

1.2.5 La plupart de ces questions trouvent un parallèle dans l'étude et la planification des systèmes d'information. Il faut partir de l'existant. Il faut avoir une idée claire des forces et des faiblesses du système actuel, des objectifs que l'on veut atteindre et du chemin à parcourir pour parvenir aux résultats recherchés.

1.2.6 'Le temps passé en préparation n'est jamais perdu'. Il n'est guère coûteux de réunir quelques personnes autour d'une table pour formuler des objectifs et étudier l'éventail des solutions possibles, surtout si l'on considère le coût que peut entraîner la décision de construire un bâtiment non fonctionnel ou d'acquérir un système informatique inadapté. L'insatisfaction causée par un bâtiment ou un système informatique trouve parfois son origine dans un simple détail - une mauvaise ventilation ou le m a n q u e d'ergonomie du langage d'interrogation. Il est important d'apporter une solution aux problèmes de ce type dans le cadre d'une politique générale, sous peine d'être condamné à rechercher perpétuellement des solutions d'urgence ponctuelles.

1.2.7 Pour le gestionnaire, il est essentiel de savoir faire la distinction entre ce qui est urgent et ce qui est important. Nous pouvons avoir le sentiment d'être pris à la gorge, d'avoir trop de documents et d'usagers et pas assez de personnel et d'argent. Mais c'est précisément dans ce genre de situation qu'il est impératif de prendre le temps d'effectuer un travail de planification approfondi, de façon que les expédients adoptés dans l'immédiat concourent à la réalisation des objectifs à long terme.

1.2.8 Dans d'autres cas, c'est la situation inverse qui prévaut : le service dispose de ressources abondantes et d'un système d'information implanté de longue date, qui paraît fonctionner correctement et avoir résisté à l'épreuve du temps. La difficulté est alors d'éviter l'autosatisfaction. Il ne faut pas attendre que survienne une

1.2.3.1

1.2.3.2

1.2.3.3

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défaillance grave pour étudier les mesures à prendre. Il faut au contraire profiter de l'absence de pressions immédiates pour réfléchir sérieusement aux évolutions probables dans l'avenir.

D E Q U O I S O N T FAITS L E S S Y S T È M E S I N F O R M A T I Q U E S ?

Parler de systèmes informatiques, c'est se référer à des systèmes qui peuvent se présenter sous une multitude de formes et de dimensions. Il faut avoir une intelligence minimum de l'architecture de ces systèmes pour comprendre les choix qui s'offrent à nous et être conscient de tout l'éventail des options possibles.

MATÉRIEL

Les ordinateurs se répartissent en trois catégories, en fonction de la puissance et des performances de leur unité centrale. La puissance des systèmes est en progression constante, de sorte qu'une petite machine récente peut égaler en performances un ordinateur de plus grande taille datant de quelques années. La différence essentielle entre les trois catégories de machines est d'ordre 'culturel' : les investissements, les dépenses, le personnel et l'effort de développement et de programmation nécessaires pour les faire fonctionner ; le degré de soutien apporté par le fournisseur ; le style des activités de vente, d'installation et de maintenance.

Gros ordinateurs

A l'origine, tous les ordinateurs étaient de grosses machines exigeant des locaux particuliers et une équipe d'experts pour en assurer le fonctionnement. Ces machines traitaient des données saisies sur des cartes et des bandes perforées et tous les résultats étaient imprimés sur papier ou microfilm. Aujourd'hui, la plupart des systèmes permettent à des utilisateurs distants d'entrer en communication avec eux par l'intermédiaire du clavier et de l'écran de leur terminal ou de leur station de travail. L'utilisateur peut obtenir en quelques secondes la réponse à une question. Les informations nouvelles peuvent être rendues accessibles à tous quelques secondes après leur saisie.

L'énorme puissance de ces ordinateurs permet à un grand nombre de personnes d'exploiter simultanément des applications différentes. Ces machines sont trop grosses pour être affectées à l'usage exclusif d'un service d'archives. Mais les archivistes peuvent dans certains cas partager la machine que possède le département ou l'organisation dont ils dépendent ou louer du temps machine à une entreprise commerciale.

Mini-ordinateurs

Alors que les gros ordinateurs gagnaient constamment en puissance, on s'est mis à fabriquer des ordinateurs de moindre taille, aptes à satisfaire les organisations qui n'ont pas besoin des capacités de stockage et des performances des gros ordinateurs, ce qui est le cas de la plupart des services d'archives de taille moyenne ou supérieure. Les mini-ordinateurs disposent de toutes les fonctionnalités des gros ordinateurs, mais à une échelle plus modeste.

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La mise en service d'un mini-ordinateur exige l'intervention de personnel spécialisé, mais l'administration quotidienne du système peut parfois être assurée par un non-spécialiste.

1.4.3 Micro-ordinateurs

La tendance à la miniaturisation des machines a conduit à la création du micro­ordinateur. D e m ê m e que le mini-ordinateur donne une puissance de calcul autonome à des organisations de taille modeste, de m ê m e le micro-ordinateur apporte des capacités d'automatisation sur le bureau de tout un chacun.

Les gains continus de puissance ont considérablement amélioré les performances des micro-ordinateurs, dont les plus avancés sont aujourd'hui capables de fournir le travail qui était réservé aux minj-ordinateurs il y a cinq ans.

1.4.4 Réseaux

Les systèmes informatiques ont deux fonctions principales : le traitement des données, et leur stockage et leur diffusion. Les inventaires d'archives traditionnels sont l'aboutissement d'un grand nombre de traitements ; les résultats de ces traitements sont ensuite diffusés dans la salle de recherche et, après reproduction, aux bibliothèques et aux usagers.

L'histoire des systèmes automatisés d'information a d'abord été marquée par la mise au point des traitements (ordinateurs), suivie de près par la diffusion et le partage de l'information (réseaux).

O n peut distinguer deux grands aspects des réseaux :

1.4.4.1 Liaisons homme-mach ine

Nous avons vu que les gros et moyens ordinateurs sont souvent exploités par l'intermédiaire de terminaux. Ces terminaux 'passifs' sont des appareils dont la seule fonction est d'assurer le dialogue entre les impulsions électroniques de l'ordinateur et le système sensori-moteur de l 'homme s'exprimant par les yeux et les doigts. Tous les traitements s'effectuent à l'intérieur de la machine principale. Les communications n'ont pas besoin d'être rapides, puisqu'il leur suffit d'égaler la vitesse à laquelle l 'homme est capable de travailler.

1.4.4.2 Liaisons de machine à machine

Avec la montée en puissance de l'informatique est apparu le besoin d'assurer un partage de l'information entre différents centres de traitement. A grande échelle, cela peut se produire lorsque des organismes gouvernementaux décident de relier entre eux leurs gros ordinateurs pour rendre l'information présente sur un système accessible aux autres. A une échelle réduite, on voit se développer une demande d'interconnexion entre ordinateurs personnels pour permettre le partage des données utilisées à l'intérieur d'un m ê m e bureau. L'information stockée sur un ordinateur peut être communiquée à un autre pour y subir un traitement complémentaire. Les liaisons de ce type

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doivent être extrêmement rapides pour que l'information soit transférée à un rythme voisin de celui des processeurs e u x - m ê m e s .

1.5 L O G I C I E L S

Pour fonctionner efficacement, un processeur d'information doit recevoir des instructions adéquates. Les instructions auxquelles obéissent les ordinateurs sont regroupées dans des logiciels.

1.5.0.1 Les logiciels système renferment les instructions dont l'ordinateur a besoin pour accomplir les opérations élémentaires d'entrées/sorties. Les logiciels d'application contiennent les instructions nécessaires pour que l'ordinateur puisse traiter les informations d'une manière utile à l 'homme. Les logiciels de traitement de texte, par exemple, aident à préparer des documents imprimés ; les logiciels de bases de données aident à stocker et rechercher l'information.

1.5.0.2 Les ordinateurs agissent c o m m e des esclaves totalement inintelligents et obéissent à toute instruction valide, m ê m e si celle-ci est aberrante. La mise au point de logiciels fiables est donc une tâche de longue haleine confiée à des spécialistes chèrement payés. Les logiciels système sont fournis avec l'équipement qu'ils servent à piloter. Les logiciels d'application sont soit spécialement écrits pour une tâche déterminée, soit achetés tout prêts pour l'application recherchée.

1.5.1 Logiciels d'application

Avec la multiplication d'ordinateurs de taille réduite, on trouve sur le marché nombre de 'progiciels' à vocation générale, c o m m e les traitements de texte, qui sont fiables et bon marché du fait que les coûts élevés de développement sont répartis sur un grand nombre d'acheteurs. Sur les ordinateurs de plus grande taille, les progiciels sont plus rares et plus chers du fait que :

le marché est plus étroit et les coûts répartis entre un moins grand nombre d'acheteurs,

la plupart des logiciels ne fonctionnent que sur un type de machine,

ces machines sont traditionnellement utilisées pour exploiter des logiciels développés pour une tâche particulière.

Les progiciels à vocation générale rendent de grands services dans des domaines clairement définis c o m m e le traitement de texte, où l'ensemble des utilisateurs recherchent les m ê m e s fonctionnalités. Les logiciels spécifiques sont développés pour accomplir des tâches particulières. Entre les deux, on rencontre les outils de développement, dont la finalité est d'accélérer et de faciliter l'écriture de programmes. Ils comprennent les outils de génie logiciel et les langages de quatrième génération. Ils se concentrent sur les opérations dont la plupart des programmeurs ont besoin, mais chacun dans sa propre optique. Les principales fonctions offertes par ces outils sont en général la saisie, le stockage, la gestion, le tri, la recherche et l'affichage des données.

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1.6 EVOLUTIONS TECHNOLOGIQUES

Dans le monde mouvant de l'informatique, il est toujours difficile de discerner les technologies nouvelles réellement prometteuses. O n peut cependant noter un certain nombre de tendances susceptibles d'intéresser les archivistes dans l'avenir. M ê m e si ces techniques ne sont pas encore largement utilisées dans les systèmes d'archivistique automatisés, on ne saurait entreprendre de planification à long terme sans en tenir compte. Chacun de nous serait bien avisé de s'assurer que le système aujourd'hui mis en place pourra progresser en tirant parti de ces perfectionnements lorsque le moment sera venu (parce que la technologie s'est améliorée ou que les prix ont baissé ou que des normes sont apparues ou que les usagers en font la demande).

1.6.1 Stockage et diffusion des données

Les systèmes de mémoire à disque optique permettent de stocker de gros volumes de données de façon plus durable que les bandes et disques magnétiques. Sous la forme du C D - R O M , ils offrent un moyen économique d'assurer la diffusion de grosses bases de données, y compris éventuellement de guides et de listes d'archives.

1.6.2 Réseaux étendus

Si les réseaux locaux assurent les communications à l'intérieur d'un site donné, les réseaux étendus permettent de communiquer entre régions et par delà les frontières nationales. Les réseaux étendus offrent d'immenses possibilités d'échanges avec d'autres services d'archives et avec les réseaux de bibliothèques et de documentation.

1.6.3 Dans le domaine des logiciels, les interfaces graphiques facilitent le dialogue entre l 'homme et la machine ; les systèmes experts et l'hypertexte offrent de nouveaux moyens pour guider l'utilisateur en détresse à l'intérieur de masses d'informations complexes. Les bases de données orientées objet pourraient apporter des moyens propres à répondre aux particularités des données archivistiques.

1.7 NORMES ET CONNEXIONS

1.7.1 Jusqu'à une date récente, l'industrieinformatique était une nébuleuse de fabricants rivaux offrant chacun leur propre système avec des possibilités de communication limitées de l'un à l'autre. Les travaux sur les systèmes ouverts sont une tentative pour élaborer des normes internationalement reconnues permettant de connecter l'une à l'autre des machines différentes au plus haut niveau possible. Dans l'intervalle, une série de normes de fait pour les machines de moindre puissance se sont largement répandues. Ces normes se fondent sur les concepts mis en oeuvre par IBM pour ses micro-ordinateurs et systèmes d'exploitation. Les acquéreurs avertis de machines de ce type ont un large choix d'ordinateurs, de composants et de logiciels plus ou moins compatibles. Il y a cependant pas mal de pièges pour le non-initié - en particulier lorsqu'on veut fédérer plusieurs machines au sein d'un réseau ; les connaissances ou les avis d'un expert sont indispensables.

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Q U E L L E AIDE L'ARCHIVISTE PEUT-IL A T T E N D R E D E L ' INFORMATISATION ?

LES POINTS FORTS DES SYSTÈMES INFORMATIQUES

1 Calcul

Les premiers ordinateurs étaient des machines conçues pour réaliser des calculs mathématiques complexes. Les premiers ordinateurs commerciaux offraient la possibilité d'effectuer un grand nombre d'opérations comptables simples. La vitesse de calcul a toujours été la caractéristique la plus frappante de l'ordinateur et demeure le principal moyen d'en mesurer la puissance.

2 Copie et déplacement

Les ordinateurs sont aussi capables de manipuler du texte. Dans ce cas, c'est moins la puissance de calcul que l'aptitude à copier sans erreur de gros volumes de données qui importe. En traitement de texte, par exemple, c'est la possibilité de convertir rapidement et sans erreur un flux de signaux électroniques en une suite de caractères s'imprimant sur une page, et cela autant de fois qu'on le désire, ou encore la possibilité de déplacer presque instantanément une large portion de texte pour faire place à un seul caractère qu'on souhaite insérer dans le document.

3 Recherche et tri

O n peut aussi utiliser la rapidité et l'infaillibilité de l'ordinateur pour rechercher un détail particulier dans une grande masse de données. C'est cette aptitude qui donne à l'ordinateur sa valeur c o m m e instrument de recherche de l'information.

L'ordinateur est encore un outil de comparaison parfaitement fiable. Cette capacité est exploitée pour le tri de données textuelles et numériques.

4 Opérations répétitives

L'ordinateur est un excellent auxiliaire de l 'homme pour les tâches de bureau répétitives, qu'il accomplit rapidement, inlassablement et sans erreur. Les systèmes informatiques modernes semblent offrir des fonctionnalités qui vont bien au-delà de ces tâches, mais en pratique, la plupart des applications voient le jour lorsqu'on s'aperçoit qu'une tâche apparemment compliquée peut se réduire à une série de règles et d'opérations récursives.

5 Traitement des données

Les formes de traitements pour lesquelles les ordinateurs sont les plus aptes à rendre des services sont celles dans lesquelles on retrouve une ou plusieurs des caractéristiques suivantes :

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1) la m ê m e opération doit être fréquemment répétée,

2) les m ê m e s données doivent être utilisées de façons différentes,

3) la quantité de données est importante,

4) les données doivent être modifiées ou faire l'objet d'extractions sélectives.

2.2 QUELLES SONT LES PRINCIPALES ACTIVITÉS ARCHIVISTIQUES AUXQUELLES

L'ORDINATEUR PEUT APPORTER UNE AIDE ?

2.2.1 Gestion des documents

La gestion des documents est un domaine qui se prête particulièrement bien à

l'automatisation. Elle offre la possibilité de mettre en place un système complet

sans avoir à affronter certaines des difficultés que soulèvent la plupart des activités

portant sur des archives n'ayant plus d'utilité administrative courante.

En particulier, les systèmes classiques de gestion de documents :

1) portent sur des unités normalisées (classeurs, cartons) qu'il est possible de

traiter de manière uniforme,

2) offrent une structure simple de données (subdivisions formées de classeurs)

à l'intérieur de laquelle les décisions prises à un niveau (élimination au niveau

de la série) s'appliquent de manière recursive aux données de niveau

inférieur (élimination au niveau de chaque dossier),

3) mettent en jeu des fonctions (transfert, élimination, sortie et retour) qui sont

pour une grande part répétitives,

4) donnent généralement lieu à l'établissement de documents qui sont la reprise

ou la reformulation d'une m ê m e information de base.

2.2.2 Acquisitions

Le processus d'acquisition est un autre domaine dans lequel la m ê m e information

est utilisée de plusieurs manières différentes, par exemple pour enregistrer une

entrée (registre des accroissements), délivrer un récépissé et établir des état des

acquisitions (classées, par exemple, par période ou par type).

2.2.3 Gestion des dépôts

Les systèmes de localisation des documents sont des candidats tout désignés à

l'automatisation dans la mesure où ils ont à traiter des volumes importants de

données uniformes (cotes de classement et cotes topographiques) pour en tirer

des listes triées par cote de classement (index matières) ou par cote

topographique (inventaire topographique).

L'enregistrement et l'affectation des espaces de stockage est une tâche voisine de

l'indexation topographique. Elle ne mériterait sans doute pas d'être automatisée

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pour elle-même. Mais une bonne conception du système de localisation peut permettre d'obtenir des informations sur les affectations pour un coût supplémentaire minime. C'est là un exemple des avantages accessoires qu'apporte l'informatique.

Le système de production de documents peut lui aussi tirer de l'index topographique une partie des informations dont il a besoin. L'informatisation est spécialement indiquée lorsque le nombre d'opérations quotidiennes est élevé. Elle permettra d'alléger les charges de main-d'oeuvre (en réduisant le temps nécessaire pour relever les localisations et mettre à jour les enregistrements correspondants) et d'améliorer le service aux usagers (en signalant directement l'indisponibilité temporaire d'un article, ce qui évite au personnel d'effectuer des déplacements inutiles dans les rayons).

4 Description

4.1 La description comprend les tâches suivantes :

établissement de listes hiérarchiques classées par provenance, et

élaboration de systèmes de recherche permettant d'accéder aux descriptions de la liste par n o m ou par sujet et regroupant des références à des sujets connexes indépendamment de la provenance des articles.

L'ordinateur peut apporter une aide précieuse dans l'une et l'autre de ces tâches.

4.2 Les techniques traditionnelles de description impliquent souvent la construction de longues listes regroupant de nombreuses descriptions d'articles. C e travail exige parfois un important effort d'édition. La révision de ces textes (pour y inclure de nouvelles entrées, par exemple) nécessite de nouvelles manipulations. Le recours à un système informatisé peut réduire sensiblement les coûts administratifs liés à ces modifications.

4.3 Les systèmes de bases de données structurées permettent d'exercer de nombreux contrôles au momen t où de nouvelles descriptions sont ajoutées à la base. Dans de nombreux cas, le système peut détecter les fautes de frappe et assurer le respect des listes d'autorité.

4.4 Les systèmes automatisés facilitent aussi la recherche. Ils rendent moins coûteuse la maintenance des index. Ils peuvent offrir des facilités de recherche qu'il serait pratiquement impossible de mettre en oeuvre par des moyens manuels, c o m m e la recherche de cotes topographiques ou de classement ou de chaînes de termes dans des descriptions en texte libre.

5 Systèmes bureautiques à vocation générale

Certaines des applications les plus réussies dans le domaine des archives reposent sur des logiciels bureautiques commerciaux à vocation générale.

Le traitement de texte permet d'améliorer la présentation des documents (correspondance, rapports, etc.) et de modifier ces derniers aisément et à moindre

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coût. L'édition électronique apporte les m ê m e s avantages pour les dépliants, notices, étiquettes, etc. qui réclament une présentation proche d'un texte imprimé.

La comptabilité est un autre secteur dans lequel un logiciel standard peut procurer des économies considérables. Les responsables peuvent ainsi avoir accès à des données actualisées en temps réel. L'informatisation de la gestion des stocks d'équipement et de matériels apporte les m ê m e s avantages. Des logiciels commerciaux permettent aussi d'enregistrer et de classer le courrier au départ et à l'arrivée.

Des services dont le financement repose exclusivement ou partiellement sur des dons privés ont beaucoup gagné à l'utilisation de progiciels permettant de contrôler les adhésions et de gérer les abonnements, les courriers périodiques, etc.

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3 QU'EST-CE QU'UN SYSTEME INFORMATIQUE ?

3.1 LES COMPOSANTES CONCEPTUELLES DU SYSTÈME

En quoi consiste un système d'information et quelles en sont les composantes les

plus importantes ?

3.1.1 Fondamentalement, un système d'information est fait d'opérations sur des

données. Un système bien conçu stocke les données de façon à assurer

l'efficacité des opérations. Un système de fiches, par exemple, permet d'insérer

aisément des données nouvelles et de procéder à des recherches rapides par

mots-clés.

3.1.2 Les programmes informatiques sont constitués d'algorithmes appliqués à des

données. Les premiers programmes combinaient tous les éléments en un

ensemble unique. O n a reconnu depuis qu'il était plus fonctionnel d'établir une

distinction et une hiérarchie entre les divers éléments entrant dans la conception

et la mise en oeuvre des systèmes, c o m m e dans le modèle simplifié présenté ci-

dessous :

Exemple

1) Eléments de données Dates

combinés en

2) Structures de données Description de.pièce

traitées par

3) Opérations logiques C o m m a n d e d'impression

(fonctions système)

écrites sous la forme de

4) Code programme Système de base de données

exécuté dans un

5) Environnement d'exploitation UNIX

implanté sur un

6) Ordinateur PC 486

3.1.3 Les composantes situées dans le bas du schéma conceptuel ont une moindre

espérance de vie et sont susceptibles de changer au cours de l'existence du

système. Ainsi, l'ordinateur peut être remplacé pour obtenir un gain de

performance. Si l'environnement d'exploitation demeure compatible, les niveaux

supérieurs restent inchangés. A l'autre extrême, des modifications apportées aux

niveaux 1) ou 2) risquent d'être extrêmement coûteuses car il peut devenir

nécessaire de ressaisir de grandes quantités de données.

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3.2 LES PHASES DE DÉVELOPPEMENT D'UN PROJET

La complexité du processus de développement est fonction de l'ampleur du projet. L'annexe A en présente les principales phases dans l'ordre chronologique.

3.2.1 Conception

3.2.1.1 Analyse

Au départ d'un projet d'informatisation, la personne ou l'équipe chargée de la conception du système doit étudier le projet envisagé et examiner comment il s'insère dans le fonctionnement général de l'organisation. C e processus reçoit traditionnellement le n o m d'analyse. L'analyste peut notamment examiner :

le m o d e d'organisation actuel de la tâche à informatiser,

les relations entre cette tâche et les autres tâches,

la façon dont les données sont exploitées et structurées.

Pour les grands projets, l'analyse est souvent confiée à une équipe s'appuyant éventuellement sur une méthode formalisée c o m m e S S A D M (Structured System Analysis and Design Methodology) ou, en France, Merise, dont la fonction est de faire en sorte qu'aucun aspect n'est oublié et que tous les éléments sont correctement enregistrés ou documentés. A l'autre extrême, dans le cas d'un petit projet sur micro-ordinateur, la conception peut être l'oeuvre d'une seule personne et comporter très peu d'analyse ou de documentation systématique.

Il est essentiel que l'analyse soit exhaustive. Elle ne doit pas se limiter à la simple mécanisation des systèmes manuels existants. L'analyste doit examiner en profondeur les besoins de l'organisation et peut aller jusqu'à proposer de modifier radicalement les procédures existantes, y compris celles qui s'appliquent à d'autres systèmes connexes.

3.2.1.2 Programmation

Une fois que le schéma conceptuel est établi, il faut le traduire en instructions non équivoques que la machine puisse exécuter. Cette traduction représente un travail considérable. S'il est nécessaire d'écrire un programme spécial pour l'application, l'essentiel du travail incombe aux informaticiens chargés de la conception du système. A l'autre extrême, le travail peut être fait une fois pour toutes par les concepteurs d'un progiciel standard à l'intention d'un large éventail d'utilisateurs ayant des besoins c o m m u n s .

Si l'outil employé est un langage de programmation traditionnel, le processus de traduction implique l'écriture d'instructions dans un langage régi par des règles très précises. Si l'on choisit un langage de quatrième génération ou des outils de développement, le programmeur (qui peut être un utilisateur averti) n'aura parfois qu'à remplir certaines rubriques sur une grille d'écran pour indiquer comment le programme doit fonctionner. Si la tâche à informatiser peut être prise en charge par un progiciel standard (un traitement de texte ou un tableur, par exemple), le

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travail du concepteur sera simplement de choisir parmi les logiciels disponibles celui qui est le mieux adapté.

2 Tests

Les tests peuvent commencer dès que le schéma conceptuel a été traduit en instructions informatiques. Il est inévitable que des erreurs apparaissent à ce stade. Des essais approfondis permettent de réduire le nombre d'erreurs qui seront découvertes ultérieurement, lorsque le système est utilisé pour un travail effectif.

3 Formation

Lorsque le système a été testé et 'débogué', il faut apprendre aux utilisateurs à l'exploiter. Il convient pour cela de rédiger des manuels expliquant précisément la marche à suivre et d'organiser des sessions de formation pratique pour le personnel appelé à utiliser le système.

4 Maintenance

Une fois le système en service, il peut encore survenir des problèmes ayant pour cause :

une défaillance de l'équipement électronique,

des erreurs de programmation,

des erreurs commises par les utilisateurs.

Les ingénieurs de maintenance de l'équipement et du logiciel doivent avoir prévu des moyens adéquats pour remettre le système en état après ces défaillances.

M O D A L I T É S D E D É V E L O P P E M E N T

Il existe plusieurs manières d'organiser le développement d'un système.

1 Livraison clés en mains

Dans cette hypothèse, l'utilisateur précise ce qu'il recherche et confie tout le travail à un tiers qui, contre rémunération, lui livre un système entièrement opérationnel et prêt à fonctionner.

Lorsqu'il s'agit de gros ordinateurs ou de mini-ordinateurs, ces prestations peuvent être fournies par le constructeur. Dans le cas de micro-ordinateurs, le travail en question sera plus probablement effectué par un distributeur qui vend non seulement des machines mais aussi les compétences voulues pour les faire fonctionner et les maintenir en service.

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2 Services de consultants

2.1 Diverses personnes et organisations sont susceptibles d'apporter une aide pour la conception et le développement d'un système informatisé : fabricants et fournisseurs d'équipement et de logiciels, distributeurs, organismes publics créés pour conseiller d'autres services en matière d'informatique, personnes ayant acquis une expérience particulière en la matière et disposées à la mettre au service de tiers dans le cadre d'un contrat de services.

2.2 L'ampleur des services fournis varie avec les compétences des intervenants et aussi en fonction de ce que les clients désirent et sont prêts à payer. D'un côté, le consultant peut prendre en charge l'intégralité du processus de développement, assurant pour le compte du client la plus grande part des activités de négociation, de sous-traitance et de conception. A l'autre extrême, le client peut louer les services d'un consultant pour examiner et valider les plans, spécifications et propositions qu'il a lui m ê m e établis.

3 Développement en interne

3.1 Certains utilisateurs décident d'effectuer par e u x - m ê m e s tout le travail de développement. Dans le cas de gros ordinateurs, nombre d'organisations disposent d'un service spécialisé capable non seulement de gérer l'exploitation des machines, mais aussi de concevoir et de mettre en oeuvre de nouvelles applications ou d'assurer la maintenance d'applications anciennes.

3.2 La diffusion de la micro-informatique a encouragé les utilisateurs à se lancer dans des activités de développement. La baisse des prix des micro-ordinateurs et la disponibilité de progiciels de développement d'applications puissants et bon marché ont permis à un nombre croissant de personnes d'exploiter directement les ressources de l'ordinateur et leur ont ouvert la possibilité de mettre e u x - m ê m e s au point la solution à leurs problèmes. Dans le m ê m e temps, la masse des applications potentielles a donné naissance à une demande qui dépassait largement les capacités des développeurs professionnels.

3.3 II n'est donc pas surprenant que ces dernières années, un nombre croissant d'utilisateurs d'Amérique du Nord et d'Europe occidentale se soient engagés dans le développement de leur propre système, et parmi eux un nombre non négligeable d'archivistes. Dans le meilleur des cas, ce travail personnel donne à l'utilisateur ce qu'il souhaite au momen t où il le souhaite. Mais les risques sont considérables, et la probabilité de l'échec ou le prix du 'succès' sont tous deux élevés.

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4 L E S DECISIONS A P R E N D R E : LA SELECTION D U P R O J E T

4.0.1 Dans ce chapitre, nous allons étudier :

les types de décision à prendre,

les facteurs à prendre en considération,

le cheminement à suivre pour aboutir à une décision rationnelle.

4.1 L E S O P T I O N S À E N V I S A G E R

Il y plusieurs types de choix à envisager avant de pouvoir prendre une décision véritablement rationnelle. Par souci de clarté, ces choix sont ici présentés c o m m e des alternatives radicales entre deux termes opposés. Les choix humains sont toutefois plus subtils que ceux des ordinateurs et dans bien des cas, nos décisions constituent un compromis entre des solutions extrêmes.

4.1.1 Grand ou petit système ?

Le système informatique envisagé est-il de très grande envergure, faisant appel à d'importantes ressources et justifiable seulement par des avantages considérables ? O u s'agit-il d'un système à petite échelle, visant à atteindre assez rapidement un objectif limité pour un coût relativement faible ?

4.1.2 Informatisation globale ou limitée ?

Prévoit-on d'automatiser intégralement tous les aspects du service ? Si le service doit prendre en charge presque tous les stades du cycle de vie des documents, le système ne doit-il pas couvrir tous les aspects du travail, de la gestion des archives à la communication des documents aux usagers ? Il arrive au contraire que l'on puisse isoler un secteur d'activité relativement autonome qui repose sur une base d'informations limitée. C'est le cas, par exemple, d'un système de gestion d'archives ou de la création d'un index pour une classe précise de documents.

4.1.3 Traitement sommaire ou en profondeur ?

Dans un domaine c o m m e celui des inventaires archivistiques, il est possible de travailler à des niveaux de description différents. Il peut s'agir d'une description très sommaire au niveau du fonds d'archives, d'un traitement plus détaillé au niveau du groupe ou de la classe, ou de descriptions détaillées pièce par pièce ou de sommaires par liasse ou par chemise.

4.1.4 Projet à long terme ou à court terme ?

L'objectif est-il de mettre en place un système appelé à durer plusieurs dizaines d'années ou envisage-t-on un système qui pourra être remplacé par un meilleur dans quelques années ? De ce point de vue, les données sont encore plus importantes que le système. S'agit-il de données :

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d'un intérêt relativement limité dans le temps (fiches de production de documents individuels),

de valeur durable, c o m m e les descriptions de documents qu'il serait improductif de devoir recréer plus tard,

dont il est essentiel d'assurer la conservation et la disponibilité à long terme ?

4.1.5 Sys tème expérimental ou définitif ?

S'agit-il d'une expérience ayant pour but d'évaluer les difficultés ou les avantages de l'informatisation dans un domaine particulier ? O u le système est-il destiné à imposer l'application de procédures et de normes strictes dans un avenir proche ?

L'approche expérimentale peut être utile c o m m e exercice d'entraînement aussi bien pour le personnel participant directement au projet que pour les hauts responsables envisageant un plan d'informatisation de grande envergure. Un projet pilote offre la possibilité d'acquérir un savoir-faire au prix d'erreurs n'ayant que des conséquences limitées.

4.1.6 Système interne ou ouvert au public ?

Le système sera-t-il directement exploité par le public sous la forme de listes imprimées ou visualisées sur un terminal, ou s'agit-il essentiellement d'un service d'information interne, réservé à l'usage exclusif du personnel ? En cas de défaillance, la seconde approche limite le nombre de personnes qui ont à en subir les effets. Par contre, si un service public fonctionne bien, un plus grand nombre de personnes en bénéficieront directement et la réputation du service s'en trouvera rehaussée.

4.1.7 Performance ou productivité ?

Quels sont les avantages recherchés ? Si c'est la performance qui prime, il faut se touner vers un système qui permette d'effectuer des opérations qui seraient sans cela impossibles, par exemple l'indexation a posteriori d'un gros volume de descriptions archivistiques, ou la recherche rapide de mots ou d'expressions dans un texte non structuré.

Dans d'autres cas, l'objectif n'est pas de faire quelque chose de radicalement nouveau mais simplement de réduire les coûts ou d'accroître la productivité de systèmes en place et de procédures éprouvées. C e peut être, par exemple, de créer un système informatisé d'enregistrement des entrées dont le résultat est pratiquement identique à celui que produit une machine à écrire, mais comportant moins d'erreurs pour un temps de saisie réduit.

4.1.8 Quel secteur informatiser ?

Si l'on opte pour un petit système, un projet limité ou une application expérimentale, il faut choisir un secteur cible parmi les différentes activités du service. Il peut s'agir notamment de l'un des secteurs suivants :

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4.1.8.1 Gestion des documents

La gestion des documents est souvent tout à fait indépendante des activités portant sur la conservation permanente des pièces ; il est dans ce cas possible de se concentrer sur cet aspect du service sans que cela ait de répercussions sur les autres activités. M ê m e si le nombre de dossiers en cause est considérable, la structure des données et les traitements à pratiquer sont relativement simples.

4.1.8.2 Enregistrement des accroissements

Dans certains services où les systèmes d'acquisition et de description sont étroitement liés, il serait contre-indiqué de traiter isolément l'enregistrement des accroissements. Lorsqu'au contraire cette tâche est considérée c o m m e une activité autonome, portant exclusivement sur les aspects juridico-administratifs des collections, ¡I peut être intéressant d'envisager son automatisation. Si l'on choisit de n'enregistrer que les entrées nouvelles, l'application peut être prête à fonctionner en très peu de temps. M ê m e si l'on prévoit de convertir les enregistrements manuels existants, le volume des données est bien inférieur à celui des systèmes de description.

4.1.8.3 Description

Les systèmes de description soulèvent des difficultés particulières, surtout aux niveaux de description inférieurs, qui comportent le plus de détails. En premier lieu, le volume de données à traiter est plus important et la conversion des données manuelles existantes peut constituer une tâche insurmontable. Ensuite, la définition d'une structure correcte des données est une tâche plus complexe que dans tout autre secteur de l'archivistique, qui ne peut être entreprise à la légère ou de manière superficielle. Si l'on a opté pour un projet à petite échelle, les activités descriptives ne doivent être abordées que dans le cadre d'une expérimentation limitée, étant entendu qu'il faudra peut-être refaire le travail lorsque la version définitive du système (fondée sur les enseignements tirés de la phase d'essai) aura vu le jour.

4.1.9 S e lancer ou attendre ?

C e dernier choix est le plus important : faut-il lancer le projet retenu ou laisser temporairement les choses en l'état ? Les projets d'informatisation acquièrent souvent une dynamique qui leur est propre, surtout lorsque les perspectives de succès sont fortes. La décision la plus difficile à prendre peut fort bien être celle de ne rien faire, soit parce que le projet ne présente pas suffisamment d'intérêt, soit parce qu'il est trop difficile ou trop coûteux à réaliser au regard des ressources disponibles.

Néanmoins, si le processus de sélection du projet est réellement objectif, la possibilité d'une décision négative doit être une option réelle. Faire ce choix à l'issue d'une analyse approfondie est tout autre chose que de se refuser à recourir aux technologies nouvelles. Il est important que la décision de s'abstenir soit limitée au projet étudié et au m o m e n t considéré. Lorsque la situation aura évolué, les responsables doivent être prêts à reprendre le dossier et réévaluer les

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propositions précédemment faites. Il s'agit moins d'un 'non' absolu que d'un 'pas encore'.

Dans certains cas, des pressions extérieures peuvent conduire les responsables à approuver le projet plutôt qu'à le différer ou à l'annuler. Ces pressions peuvent venir des exigences de l'organisation mère ou de l'attente des usagers, ou encore du désir de ne pas décevoir de jeunes éléments du service fervents partisans de l'informatisation. Dans de tels cas, l'approche expérimentale peut être une bonne solution, car elle permet de lancer un projet pilote à faible coût, le résultat visé étant d'acquérir une expérience et une formation pour l'avenir plutôt que d'obtenir une amélioration immédiate du service.

4.2 LES FACTEURS À PRENDRE EN CONSIDÉRATION

Les politiques en vigueur, les normes, les besoins, les ressources disponibles sont autant de facteurs qu'il convient de prendre en considération à l'heure du choix. Ils sont évoqués ci-après dans un ordre qui ne préjuge en rien de leur importance relative.

4.2.1 Facteurs internationaux

Les considérations internationales n'ont souvent qu'un faible poids dans les plans d'informatisation, mais il y a certains points sur lesquels il convient de réfléchir à un stade précoce de l'élaboration des projets.

4.2.1.1 N o r m e s

En règle générale, les normes entrent en jeu lorsqu'on se demande non pas ce qu'il faut faire, mais comment\e faire. Mais l'existence de normes peut grandement simplifier les choix à opérer dans des domaines c o m m e les inventaires d'archives et aider chacun à hiérarchiser ses priorités.

Actuellement, les activités de normalisation et d'élaboration de principes directeurs concernant les descriptions d'archives sont concentrées dans certains pays c o m m e les Etats-Unis d'Amérique, le Canada, le Royaume-Uni et quelques autres pays européens où existent un grand nombre d'institutions archivistiques. Cependant, le Conseil international des archives et l ' U N E S C O soutiennent des travaux visant à rassembler les textes normatifs de ce type et à rechercher les normes c o m m u n e s (ou métanormes) qu'il serait possible d'appliquer au niveau international.

Ces travaux pourraient déboucher sur des recommandations concernant par exemple les éléments de données à inclure dans les descriptions, les formats d'échange, les normes de recherche, etc. M ê m e en l'absence d'une norme internationale c o m m u n e , il convient d'étudier attentivement les règles nationales en vigueur dans d'autres pays, afin de les adapter aux besoins locaux ou d'élaborer des règles nationales du m ê m e type.

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4.2.1.2 Liens historiques

Des documents détenus à l'étranger peuvent présenter un intérêt particulier pour des services d'archives nationaux ou quelquefois provinciaux. Par exemple, des Etats indépendants issus d'anciennes colonies s'intéresseront spécialement aux archives de l'ancien gouvernement colonial. Q u e les documents soient conservés sur place ou dans l'ancienne métropole, le pays concerné tiendra à avoir accès aux instruments de recherche pertinents. Si le service détenteur utilise un système de description automatisé, l'autre service peut avoir intérêt à se doter d'un système similaire, qui lui permettra de procéder à des échanges de données descriptives pour un coût minimum.

4.2.2 Politique nationale

Un certain nombre d'Etats, encouragés par l ' U N E S C O , se sont dotés d'un plan national d'information. Reconnaissant l'importance stratégique de systèmes d'information de qualité, ces Etats, ainsi que quelques autres, ont adopté des mesures visant notamment à promouvoir l'introduction raisonnée de l'informatique. C e s plans ont une incidence variable sur les services d'archives et intéressent en général davantage les dépôts nationaux que les dépôts locaux ou spécialisés. Néanmoins, la politique d'informatisation de tout service doit tenir compte de l'environnement national, qui peut déterminer la disponibilité de certaines ressources et le cadre général dans lequel le système informatique envisagé devra fonctionner.

Prenons par exemple le cas d'une politique d'automatisation qui prévoit la possibilité d'exporter l'information de recherche et les descriptions hors des locaux du service. Il faudra alors tenir le plus grand compte des systèmes utilisés par les réseaux de bibliothèques, d'universités ou d'autres institutions, qui peuvent fournir un accès aux informations considérées.

Lors de la création ou de la révision des plans et politiques d'information, les gestionnaires des dépôts d'archives devront s'assurer que les plans d'informatisation de leurs services, si embryonnaires soient-ils, sont pris en compte et que la possibilité d'établir une connexion et d'échanger des données avec d'autres systèmes est bien prévue.

4.2.3 Politique de l'institution mère

L'institution, l'organisme gouvernemental, l'entreprise ou l'organisation qui coiffe le dépôt d'archives doit avoir sa propre stratégie informatique. Ici aussi, il importe que les administrateurs de services d'archives participent activement à l'élaboration de cette stratégie. L'archiviste s'intéressera évidemment à la gestion des documents générés par les nouveaux systèmes automatisés, mais ce point n'entre pas dans le cadre de la présente étude.

En tant qu'utilisateurs potentiels de l'informatique, les archivistes doivent veiller à ce que leurs besoins soient bien compris et à ce que l'activité dont ils ont la charge ne soit pas irrémédiablement enfermée dans les techniques des années 30 .

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Quel que soit le résultat des efforts déployés pour faire connaître les besoins des services d'archives, la stratégie globale de l'institution mère et son expression temporaire dans des orientations particulières exercera un effet profond sur l'éventail des choix qui s'offrent aux archivistes. C e point sera examiné plus en détail au chapitre suivant ; signalons simplement pour l'instant que ces contraintes globales sont susceptibles de simplifier la sélection des projets en limitant le nombre d'options ouvertes et en conférant une part notable des pouvoirs de décision et de contrôle à des instances extérieures au service d'archives, c o m m e les directeurs informatiques et les comités d'administration.

Par ailleurs, les archivistes ne doivent pas se sentir obligés d'accepter sans critique tous les éléments de la politique informatique générale. Cette politique vise le plus souvent à assurer un service globalement correct à l'utilisateur moyen . Or les archivistes sont plutôt des utilisateurs atypiques, ayant à traiter de grandes masses de données de taille et de structure très diverse et exerçant de ce fait une forte d e m a n d e sur les ressources système eu égard aux effectifs et au budget de leur service. Les archivistes, s'ils peuvent faire valoir les avantages majeurs à long terme d'un plan d'automatisation cohérent et documenté, mais qui s'écarte sur certains points du plan de l'institution mère, doivent être prêts à défendre une d e m a n d e de traitement exceptionnel, en contrepartie de quoi on pourra leur imposer d'accepter les risques accrus qu'implique l'adoption d'une solution non standard. Les informaticiens ont à protéger leur propres intérêts et sont parfois enclins à promouvoir des normes bureaucratiques, mais, au sein des grandes organisations, ils sont en général plus disposés que d'autres à examiner l'ensemble des solutions propres à fournir une réponse appropriée aux besoins de chacun.

4.2.4 Politique du service d'archives

4.2.4.1 U n risque inhérent à tout projet est qu'il devienne à lui-même sa propre fin. Au lieu de contribuer à la bonne marche générale de l'organisation, la réalisation du projet devient au mieux vide de sens et au pire nuisible aux objectifs qu'elle est censée servir. Cela est spécialement vrai des projets informatiques, dans lesquels la fascination d'amener l'ordinateur à faire ce qu'on veut peut prendre le pas sur le souci de mettre en place un système qui apporte vraiment un plus à l'ensemble du service.

4.2.4.2 II n'est donc pas complètement inutile de rappeler qu'un système informatique est simplement un outil que nous avons la possibilité d'adopter pour nous aider à mieux faire notre travail. C o m m e nous l'avons vu, il faut examiner soigneusement, au stade de la planification, ce que les ordinateurs savent bien faire et ce qu'il font moins bien, et aussi ce qu'ils sont capables de faire différemment. Mais le souci permanent du planificateur doit être d'atteindre les objectifs généraux du service.

4.2.4.3 La préoccupation à long terme de l'archiviste, c'est les documents dont il a la garde et les usagers qui les consultent. Ces usagers ne sont pas seulement les lecteurs qui, aujourd'hui, font des recherches dans les documents, ce sont aussi tous ceux qui voudront exploiter le fonds d'archives dans les siècles à venir. L'objectif ultime de la sélection du projet doit être de satisfaire les besoins des utilisateurs présents et futurs, soit directement, soit en fournissant au personnel les informations qui lui permettront d'assurer un meilleur service.

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4.2.4.4 A court terme, il faut veiller à ce que l'introduction d'un système automatisé apporte un minimum d'inconvénients et un max imum d'avantages pour la marche du service. Les archivistes sont des professionnels de l'information et font inévitablement appel, sous une forme ou une autre, aux technologies de l'information. Le recours à l'informatique n'a d'autre justification que d'apporter des moyens plus efficaces dans le combat permanent contre le désordre.

4.2.4.5 L'objectif doit être la pleine intégration du plan d'informatisation dans la planification et la politique du service. C'est un objectif que l'on n'atteint pas du premier coup. Le plus souvent, tout c o m m e n c e par une phase infantile au cours de laquelle on isole certains secteurs pour les soumettre à un plan d'informatisation. Dans une seconde phase d'adolescence, si l'on a opté pour un système d'automatisation globale, c'est la technique qui domine pour un temps la réflexion. Dans une dernière phase de maturité, on cherche à mettre le système informatique au service d'un plan axé sur les h o m m e s .

4.2.5 Ressources disponibles

Au début du processus de sélection de projet, il ne faut pas hésiter à voir grand. 'Celui qui ne vise rien atteint généralement sa cible'. C'est un bon exercice que d'établir des plans pour la solution idéale, sans tenir compte des contraintes de ressources. Une fois que les objectifs à long terme sont clairement définis, il devient possible de choisir ce qui est concrètement possible, après une évaluation réaliste des ressources disponibles. A l'inverse, on peut aussi mesurer les ressources nécessaires pour donner corps aux objectifs poursuivis.

4.2.5.1 Ressources humaines

Les systèmes sont indissociables des h o m m e s . Normalement, un système est fait pour des h o m m e s ; il doit aussi être piloté par des h o m m e s . Au m o m e n t de prendre les grandes décisions concernant le projet à entreprendre, il faut prendre en considération le nombre et les qualifications du personnel existant.

Un projet qui implique la mise en mémoire d'un vaste volume de données de catalogage préexistantes réclamera sans doute l'intervention de professionnels pour l'édition et la préparation des données et certainement de nombreuses heures de personnel de secrétariat pour la saisie des listes. (Pour les textes de bonne qualité, le recours à un système de reconnaissance optique de caractères permet d'automatiser en partie la saisie, mais la mise en forme des données ainsi transcrites demande encore un gros travail). U n calcul grossier donnera une idée de l'effort requis et peut conduire à écarter certaines options ou donner une indication des besoins en personnel temporaire ou en temps de travail supplémentaire. U n projet d'automatisation des inventaires exigeant un important travail d'analyse fine des données peut être complètement exclu si le service ne dispose pas du personnel ayant les compétences voulues.

4.2.5.2 Ressources financières

Il n'est pas possible d'établir un devis détaillé au stade de la sélection du projet, mais des consultants, des conseils en informatiques ou des distributeurs peuvent

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fournir des indications de coûts suffisantes pour justifier l'exclusion de certaines propositions c o m m e irréalistes ou trop coûteuses.

4.3 L E P R O C E S S U S D E DÉCISION

Dans le bâtiment, tous travaux de quelque envergure exigent l'intervention de plusieurs personnes ayant chacune leurs compétences propres. D e m ê m e , la plupart des projets d'informatisation sont trop complexes pour que l'archiviste puisse à lui seul prendre une décision fondée. Il devra faire largement appel à des conseils extérieurs.

4.3.1 Q u e doit-on faire ? - l'avis des professionnels de l'information

4.3.1.1 Pour avoir une idée claire de ce qu'il est possible de faire dans un secteur en évolution rapide, l'archiviste doit s'informer de ce que font ses homologues. Il peut pour cela :

lire des ouvrages et des périodiques Les ouvrages datent rapidement, mais les revues générales d'archivistique et les périodiques spécialisés, c o m m e ADPA et Archives and Informatics permettent de s'informer sur les tendances récentes (voir Annexe F : lectures complémentaires)

participer à des rencontres au cours desquelles des systèmes sont présentés et discutés,

visiter des dépôts d'archives informatisés.

Les deux dernières possibilités seront peut-être exclues pour ceux qui travaillent en un lieu relativement isolé. Toutefois, un certain nombre d'institutions disposent de ressources ou de bourses permettant à des archivistes de se rendre en Europe ou aux Etats-Unis et d'y visiter des installations. Une brève démonstration d'un système opérationnel peut donner une vision des possibilités de l'informatique dont la lecture, si assidue soit-elle ne pourra fournir complètement l'équivalent.

4.3.1.2 Les bibliothécaires et documentalistes sont souvent moins éloignés. Ils pratiquent des spécialités dans lesquelles l'automatisation est habituellement assez avancée. Cela tient en partie au fait que la description des données y est plus simple et plus facile à normaliser que dans les systèmes d'archivage, qui ont à distinguer de multiples niveaux et à traiter des pièces uniques. Les applications exploitées dans les bibliothèques ne sont donc généralement pas adaptées au travail des archivistes. Mais les bibliothécaires peuvent néanmoins faire la démonstration de certaines des techniques qu'ils utilisent et leur expérience concrète des fournisseurs et des services de maintenance peut être précieuse dans les régions où il n'est pas possible de procéder à des comparaisons sur un large éventail de systèmes.

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4.3.2 Q u e peut-on faire ? - L'avis des informaticiens

4.3.2.1 Les informaticiens peuvent nous montrer ce que les matériels et logiciels actuels permettent de faire. Il faudra leur demander leur avis sur ce qui est réalisable dans les limites de la technologie à laquelle le service a accès. C e s spécialistes peuvent être des cadres informatiques de l'organisation, des consultants indépendants, des conseillers (ou ingénieurs commerciaux) de constructeurs ou de distributeurs. Dans l'idéal, il serait souhaitable de recueillir l'avis d'un archiviste ayant une connaissance approfondie des capacités actuelles de l'informatique. Malheureusement, de telles personnes sont très rares et l'on devra se contenter de solliciter les conseils de toutes les sources accessibles. '

4.3.2.2 II est prudent de s'informer auprès de plusieurs sources, car personne ne peut à soi seul avoir une vision objective de l'ensemble du marché. Les spécialistes internes (directeurs informatiques ou analystes employés par l'institution mère ou une société de service) ont souvent des connaissances et une expérience limitées à une g a m m e restreinte de matériels et de logiciels. Les représentants de sociétés informatiques sont naturellement portés à mettre en valeur les produits qu'ils vendent. Quant aux consultants indépendants, il leur est impossible d'avoir une connaissance de première main de tout l'éventail des solutions possibles.

Les besoins très particuliers des applications archivistiques viennent encore compliquer la situation. Depuis toujours* c'est la comptabilité qui est le domaine d'application privilégié de l'informatique. Bien peu d'informaticiens ont une expérience qui dépasse ce domaine. Ceux qui ont participé à d'autres types de projets risquent d'avoir une vision simpliste des besoins réels des archivistes. Il faut donc à ce stade n'accueillir qu'avec la plus grande prudence les prescriptions précises des spécialistes de l'informatique et s'attacher plutôt à recueillir un large éventail d'opinions dans l'espoir de se former une idée générale des outils disponibles sur le marché local et d'obtenir une estimation approximative des coûts.

4.3.2.3 Si l'on est contraint de recourir aux services d'une unité d'informatique donnée, il conviendra évidemment d'accorder une attention particulière aux avis qu'elle exprimera. Mais en se fondant sur une seule opinion, on court le risque d'approuver une solution sub-optimale. En recueillant les idées et suggestions d'autres personnes, on se donne les moyens d'engager une discussion fructueuse avec les experts au lieu d'accepter passivement leurs propositions.

4.3.2.4 A tout le moins, il faudra exiger des informaticiens maison qu'ils exposent clairement les raisons de leurs préférences. Si, à ce stade, ils se refusent, par réticence ou incapacité, à donner des explications ou manifestent de l'impatience devant les demandes raisonnables du client, il y a manifestement danger. Poursuivre dans cette voie, c'est risquer de se voir imposer une solution qui ne répond pas aux besoins. Si l'on n'a ni la possibilité ni l'autorisation de prendre un autre chemin, il vaut peut-être mieux décider de ne pas bouger pour le m o m e n t .

4.3.3 Q u e veut-on faire ? - l'avis du personnel

Une fois informés de ce qui se fait ailleurs et de ce qu'il est possible de faire sur place, le m o m e n t est venu d'engager un dialogue sérieux avec le personnel. Les

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modalités de ce dialogue seront fonction de notre style de gestion, mais deux séries de raisons doivent nous inciter à ne pas nous montrer trop autoritaires :

les membres les plus jeunes de l'équipe peuvent avoir une meilleure connaissance de l'informatique que leurs aînés (et sont parfois une source d'initiative dans ce domaine);

sachant que les agents d'exécution connaissent mieux que quiconque les problèmes quotidiens que le nouveau système doit contribuer à résoudre, il convient de prêter attention à leurs propositions et à leurs mises en garde si l'on veut que le système rende les services qu'on en attend et soit bien accepté par le personnel.

4.3.3.1 Les membres du personnel devront avoir une connaissance minimale de l'informatique pour contribuer utilement à la discussion. O n peut les y aider en leur faisant suivre un cours d'initiation ou en leur présentant les résultats d'un projet pilote.

4.3.4 Qu'a-t-on les m o y e n s de faire ? - l'avis des responsables du budget

4.3.4.1 A ce stade, nous devons avoir une idée générale des coûts d'un ou plusieurs projets possibles. Des projets à petite échelle peuvent être financés sur le budget ordinaire, par exemple au titre de l'équipement de bureau ou de la formation. Les projets plus ambitieux nécessiteront probablement une affectation explicite de capital ou de recettes et il peut être indiqué à ce stade de consulter l'autorité qui assure le financement du service. Il peut être nécessaire ou souhaitable d'établir un rapport général avant de se lancer dans une étude de faisabilité détaillée, avec les dépenses qu'elle implique.

4.3.4.2 Notre manière de procéder sera fonction de la politique générale de l'institution mère. Notre stratégie a déjà pris en compte la politique informatique de l'organisation, si elle en a une, et il convient d'insister sur ce fait dans la présentation du dossier. Les comités et autres organes ne possédant pas de compétences informatiques manifestent parfois une foi aveugle dans les technologies nouvelles et n'ont pas, à l'égard de grands projets informatiques, le discernement critique qu'ils ne manqueraient pas d'appliquer à des éléments moins importants des dépenses habituelles. Dans une telle situation, il est essentiel de conserver une vision claire de ce que le projet peut (ou ne peut pas) apporter au service et de veiller à ce que notre enthousiasme ne nous conduise pas à exagérer les résultats à en attendre. Il est également souhaitable de ne pas s'engager sur un chiffrage trop précis, car l'étude de faisabilité conduira presque immanquablement à une révision des coûts estimatifs.

4.3.4.3 Au terme de ce processus de consultation,

soit nous aurons décidé qu'il n'y a pas lieu de nous engager plus avant pour l'instant,

soit nous serons prêts à nous lancer dans l'étude détaillée et la conception du projet retenu.

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MISE EN OEUVRE DU PROJET : LE CHOIX DES ACTEURS

Pendant le processus de sélection du projet, nous aurons vraisemblablement parcouru l'ensemble de la structure hiérarchique de notre service et de l'organisation qui le coiffe et aurons pris divers contacts informels pour obtenir des informations et des conseils. Maintenant que nous avons opté pour la réalisation d'un projet particulier, il nous faut définir clairement les tâches et responsabilités, notamment en ce qui concerne :

la gestion du projet,

la conception et la mise en place du système,

l'exploitation du système.

Dans la plupart des cas, les ordinateurs font exactement ce qu'on leur demande de faire. Les h o m m e s sont moins constants, et le projet ne sera couronné de succès que si l'on a correctement choisi et préparé la personne adéquate pour chaque tâche. Dans un petit service d'archives, la m ê m e personne peut être amenée à assumer tous les rôles. Il est néanmoins utile d'avoir une idée claire des fonctions qui s'atachent à chacun.

A D M I N I S T R A T I O N I N T E R N E

Une fois que le développement d'un système automatisé a atteint un certain degré de maturité, son administration doit s'intégrer à la structure administrative globale du service. La situation est plus délicate pendant les phases de gestation et d'enfance. Un m e m b r e du service, éventuellement assisté d'une petite équipe, devra être spécialement chargé de l'administration du projet. Son rôle essentiel sera de coordonner les apports du service aux travaux de conception et de mise en oeuvre.

Le chef de projet

La sélection d'un chef de projet doit se fonder sur deux critères :

la compétence

L'essentiel est de trouver une personne qui s'intéresse au sujet et qui ait le goût d'apprendre. L'expérience de la conduite d'une équipe est plus importante qu'une connaissance approfondie de l'informatique. L'aptitude à mener une réflexion systématique est plus importante que la maîtrise d'un langage de programmation.

la disponibilité

Le chef de projet doit pouvoir dégager de longues plages de son temps pendant les périodes critiques, c o m m e celles de l'établissement du cahier des charges et des essais. Les dates de ces périodes de forte activité seront souvent déterminées par la disponibilité d'intervenants extérieurs qu'il serait trop coûteux de faire attendre. Au momen t de la mise en service, le chef de projet devra être immédiatement disponible pour des tâches de diagnostic et de dépannage.

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5.1.1.2 Compte tenu de ces exigences, il apparaît préférable de ne pas confier la conduite du projet à un haut responsable du service, qui risque de ne pouvoir se dégager d'autres engagements pour se concentrer sur le projet lorsque cela devient nécessaire. Les agents d'un grade trop peu élevé risquent quant à eux de manquer d'expérience ou d'autorité pour obtenir les résultats voulus. L'idéal est de faire appel à un cadre intermédiaire ouvert aux idées nouvelles et soucieux de la bonne marche du service.

5.1.2 Les chefs de service

5.1.2.1 A ce stade, les chefs de service ont un rôle qui peut paraître difficile à tenir. Nombre d'archivistes occupant des postes de responsabilité se sont formés bien avant la diffusion de l'informatique et découvrent que leurs enfants et leurs plus jeunes collaborateurs sont infiniment plus à l'aise qu'eux dans cette discipline. Leur réaction, à certains égards compréhensible, est parfois la technophobie - le refus de tout contact personnel avec les technologies nouvelles. C e refus peut prendre la forme d'une exclusion complète de l'informatique à l'intérieur du service ou celle d'une délégation complète de pouvoir dans ce domaine, assortie d'une volonté de s'y impliquer aussi peu que possible.

5.1.2.2 C e refus est une erreur, aussi bien pour le professionnel que pour le gestionnaire. Professionnellement, nous avons vu que tout archiviste utilise les technologies de l'information sous une forme ou sous une autre. Bien fou serait le maçon qui refuserait la bétonneuse sous prétexte qu'il a appris son métier avec la seule truelle. Point n'est besoin d'assimiler tous les détails de la technique, il suffit d'en bien saisir les effets. Nous utilisons bien le stylo du 19ème siècle ou le crayon à bille du 2 0 è m e siècle sans avoir besoin de comprendre clairement les principes sur lesquels ils fonctionnent.

5.1.2.3 En tant que gestionnaires, nous s o m m e s habitués à trancher sur des sujets qui dépassent nos connaissances ou notre compréhension. Si nous faisons construire un magasin, nous n'avons pas besoin d'être experts en climatisation, il nous suffit de spécifier les valeurs qui doivent être respectées à l'intérieur de la zone de stockage. S'agissant m ê m e des activités propres à un service d'archives, peu d'entre nous seraient capables de restaurer un document ou de faire un exposé sur la chimie du papier. Mais par nos contacts avec les spécialistes de la conservation, nous nous tenons au courant et nous assurons que les normes sont respectées.

5.1.2.4 Les chefs de service ne doivent pas se montrer moins exigeants pour l'administration de systèmes automatisés. Au contraire, la prise de décision et la planification doivent être d'autant plus rigoureuses que l'informatisation est susceptible d'avoir des répercussions non seulement sur quelques secteurs mais sur l'ensemble des principales composantes du service. Les gestionnaires qui, suivant les recommandations formulées au chapitre précédent, auront activement participé à la sélection du projet, auront à l'esprit les connaissances générales et la vision d'ensemble nécessaires pour tempérer l'enthousiasme des plus jeunes par la sagesse de l'expérience. Ils sauront replacer les excitantes possibilités des méthodes nouvelles dans le cadre des objectifs à long terme de l'ensemble du service.

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5.1.3 Autres m e m b r e s du personnel

5.1.3.1 Les autres membres du personnel peuvent être amenés à participer à la mise en route du projet si c'est la voie du développement en interne qui a été choisie. Ils seront de toute façon touchés par l'impact des technologies nouvelles sur les méthodes de travail.

5.1.3.2 Nous devons être à l'affût de nouveaux talents là où on ne les attendrait pas. D'une part, les jeunes titulaires de postes subalternes ont plus de chances que d'autres d'être formés à l'informatique et conscients des possibilités qu'elle offre. D'autre part, tout projet informatique suscite une révision radicale des méthodes et des m o d e s d'organisation. Cette remise en cause peut stimuler l'intérêt et l'ambition de certains nouveaux venus dans le métier qui y trouveront l'occasion d'aborder sous un jour nouveau les tâches traditionnelles et des possibilités d'enrichissement personnel. Bien canalisé, cet intérêt peut apporter un plus notable à l'efficacité collective. Si la culture et le style de gestion du service le permettent, il peut ouvrir la possibilité d'affecter de jeunes agents d'exécution à des postes clés au sein de l'équipe de projet.

5.2 C O M M E N T TRAVAILLER A V E C L E S INFORMATICIENS

5.2.1 S'il est normal, dans le cas d'un projet immobilier, de faire appel à un architecte, voire à des ingénieurs, des géomètres ou d'autres spécialistes, il est tout aussi normal, pour la mise en place d'un système informatisé, de rechercher la collaboration d'un spécialiste de l'informatique. La relation entre le responsable du service d'archives et l'informaticien est d'une importance vitale. Elle doit se fonder sur la confiance et la compréhension mutuelles. Mais il est souvent arrivé que le client se soumette entièrement aux avis du spécialiste, considérant que le savoir de ce dernier était trop technique pour un profane.

5.2.2 En informatique c o m m e en architecture, un tel comportement peut conduire à des résultats désastreux, car il est très rare que le spécialiste arrive à assimiler parfaitement la conception que son client a de ses propres besoins. Les détails techniques peuvent échapper au client (le spécialiste doit cependant être capable de les expliquer clairement lorsque c'est nécessaire). Mais il faut que le client obtienne ce qu'il veut et puisse dire si le système répond ou non à ses besoins.

5.3 L E D É V E L O P P E U R

Pour avoir un bâtiment qui réponde exactement à nos besoins, il nous faut choisir le bon architecte. Il en va de m ê m e pour la construction d'un système automatisé. Un architecte travaille avec des assistants auxquels est confiée une large part de travaux techniques importants. Les développeurs de systèmes informatiques travaillent souvent en équipe, et ce sont les qualités de tous les membres de l'équipe qui détermineront le succès ou l'échec du projet. Les développeurs se rencontrent dans un certain nombre de grandes familles : constructeurs d'ordinateurs, distributeurs, ingénieurs indépendants travaillant à façon, informaticiens de l'institution mère, membres du service d'archives.

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5.3.1 Constructeurs d'ordinateurs

Les constructeurs de gros ordinateurs proposent souvent de fournir et d'adapter les logiciels utilisés sur leurs machines. C o m m e chacun tend à développer un environnement d'exploitation propre au type de machines qu'il vend, il est bien souvent difficile de faire migrer une application d'une marque d'ordinateur à une autre. Le constructeur tire généralement l'essentiel de ses profits de la vente de machines. Le client qui accepte un système développé par le constructeur a toutes chances d'être lié à celui-ci pour le renouvellement de son matériel et des logiciels qui l'accompagnent. Les marges bénéficiaires sont plus larges sur les gros ordinateurs. Les services de soutien sont en général de bonne qualité, mais s'appliquent à une g a m m e limitée de systèmes. La plus ou moins grande facilité d'accès à ces services devient alors une question importante.

5.3.2 Sociétés de logiciel

Certains fabricants de logiciels offrent de développer des applications sur la base de leurs produits. Dans de nombreux cas, ces produits peuvent être installés sur des machines différentes, mais l'utilisateur se trouve évidemment lié au logiciel considéré. Les sociétés de logiciel ne sont pas aussi importantes et durables que les gros constructeurs et il y a quelque incertitude quant à la pérennité des services de soutien qu'elles sont susceptibles de fournir. Quelques entreprises spécialisées dans l'informatique documentaire ont exporté leurs produits dans de nombreuses régions du m o n d e . Le marché des systèmes de gestion d'archives est malheureusement beaucoup plus étroit et se caractérise par une plus grande diversité des besoins. M ê m e sur le vaste marché des Etats-Unis, aucune entreprise ne s'est imposée. O n y rencontre au contraire un grand nombre de petites sociétés qui réalisent peu d'opérations et qui n'ont qu'une expérience très limitée en termes de vente et de soutien à l'échelle internationale. Le taux de défaillance est élevé dans ce segment du marché.

5.3.3 Distributeurs informatiques

Les distributeurs sont des intermédiaires qui vendent une g a m m e déterminée de matériels et de logiciels. Ils concentrent généralement leur activité sur des petits systèmes et leur niveau de connaissances et de compétence peut être très variable. L'espérance de vie de ces sociétés est, en moyenne, assez basse, ce qui rend incertaines les perspectives de soutien à long terme. Nombre de ces entreprises se sont spécialisées dans une g a m m e limitée d'applications standard, c o m m e la comptabilité et la bureautique.

5.3.4 Consultants indépendants

Le recours aux services d'un consultant indépendant peut apporter une contribution inappréciable à la conception et à la mise en place d'un système. Un consultant peut par ailleurs jouer un rôle utile en participant à la sélection des candidats (un peu c o m m e le juré d'un concours d'architecture), soit dans le cadre d'un examen informel des propositions, soit en dirigeant une procédure formelle d'appel d'offres.

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5.3.5 Service informatique interne

L'existence d'un service informatique au sein de l'institution mère peut ouvrir tout un éventail de possibilités, allant de la fourniture d'un consultant indépendant pour un coût faible ou nul à la mise à disposition d'un système complet prêt à l'emploi. Le grand avantage de cette situation, c'est la quasi-certitude de pouvoir disposer d'un service de soutien dans l'avenir.

Un inconvénient possible, c o m m e nous l'avons vu, est le risque d'être enfermé dans les politiques et stratégies propres du service informatique, sans prise en compte suffisante des besoins particuliers du service d'archives.

5.3.6 Développeurs maison

Pour de petits projets, il existe la possibilité de développer l'application en faisant appel aux compétences et à l'intérêt de certains membres du service lui-même. Cela n'est en général réalisable que pour des micro-ordinateurs utilisant des logiciels du commerce personnalisables par l'utilisateur final. Cette façon de procéder présente un double avantage : un coût peu élevé et la certitude que la conception du système respectera les préoccupations des archivistes.

Le coût de cette solution en temps de personnel peut la faire apparaître c o m m e peu intéressante sur le plan financier. Mais s'il est difficile de trouver d'autres ressources, ce peut être un moyen d'aller de l'avant dans le respect des contraintes financières existantes.

Un service d'archives plus important qui se propose de mettre en place un système de taille intermédiaire peut avoir la possibilité de faire appel à son propre informaticien, qui apportera ses compétences de développeur et un soutien technique aux autres membres du personnel. Dans nombre de pays, les spécialistes de ce type sont rares, et il y a toujours un risque qu'ils décident de mettre leurs compétences au service d'autres employeurs (voir section 9.2 ci-après).

5.4 L E S M O D A L I T É S D E S É L E C T I O N D ' U N D É V E L O P P E U R

5.4.1 Appel d'offres

Si nous avons un projet d'une certaine envergure et que nous soyons en présence d'un nombre suffisant de fournisseurs, la méthode classique, pour les moyens et gros systèmes, consiste à lancer un appel d'offres. Il est essentiel dans ce cas d'apporter le plus grand soin à la rédaction du cahier des charges et de procéder à une évaluation des offres aussi approfondie que possible.

La difficulté est que, pour établir un cahier des charges qui ne soit pas trop rudimentaire, il faut réaliser au préalable un important travail d'analyse pour déterminer ce que nous attendons exactement du système. Au stade de l'évaluation, le prix ne doit pas être la seule considération. Les engagements en matière de maintenance, de mise à jour et de soutien méritent aussi une réflexion attentive.

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Lorsqu'il s agit d un bâtiment nouveau, l'établissement du cahier des charges est confié à un architecte expert et à des géomètres et c'est l'architecte qui donne un avis sur les offres reçues. Pour un système informatique, il peut être nécessaire de recruter un expert pour participer à la sélection des experts auxquels sera confié le travail de développement.

Recours à un expert-conseil

Un consultant interne ou extérieur peut être appelé à participer à tout ou partie du processus de conception, du cahier des charges à la passation du marché ou au-delà. Il n'y a pas de règle infaillible pour la sélection d'une telle personne. Tant que le projet n'est pas achevé et qu'on ne peut en évaluer les résultats, la seule possibilité est de faire appel à quelqu'un qui nous inspire confiance. Nous pouvons examiner la nature et la dimension des projets sur lesquels il a travaillé pour nous faire une idée générale de ses capacités [nous employons le masculin car la plupart des consultants sont des h o m m e s , bien que la situation soit en train de changer] ; il est peu probable que nous trouvions un consultant ayant déjà travaillé sur un système d'archives. Nous pouvons observer avec attention comment il aborde notre problème quand nous le lui exposons ; semble-t-il comprendre nos besoins particuliers ou se comporte-t-il c o m m e s'il avait tout compris à l'avance ? Il faudra se méfier de quiconque ne voit pas de différence entre archives et bibliothèques. Un contact avec certains clients pour lesquels il a travaillé peut se révéler très utile : que pensent-ils du système qui leur a été fourni ? quelle a été l'attitude du consultant ? leurs exigences ont-elle été pleinement satisfaites ?

Les modalités de collaboration - la relation client-consultant

Certains archivistes pourront se trouver dans la situation de n'avoir pratiquement aucun choix, soit en raison de la politique suivie par l'organisation dont ils relèvent, soit simplement parce qu'il n'y a pas de consultants disponibles sur place. Si nous nous trouvons véritablement dans une impasse, souvenons-nous qu'il nous reste toujours la possibilité de ne rien faire pour l'instant.

Mais nous serons rarement condamnés à une telle extrémité. Il nous suffira le plus souvent de tirer le meilleur parti de l'aide mise à notre disposition, que nous ayons eu ou non la possibilité de faire notre propre choix. Si nous avions le projet de faire construire un dépôt d'archives, nous nous attacherions à nouer avec l'architecte des relations amicales et positives. Agissons de m ê m e avec l'architecte de notre système informatisé. Les applications archivistiques étant inhabituelles, le développeur n'aura sans doute pas beaucoup de précédents sur lesquels s'appuyer. D'un autre côté, c'est pour nous une excellente occasion de susciter son intérêt pour un travail qui sort de son champ d'action habituel.

Nous pouvons aider le développeur à se préparer en lui fournissant des documents spécialisés sur l'automatisation des archives. M ê m e si nous ne comprenons pas n o u s - m ê m e toutes les finesses techniques de ces textes, l'expert peut y trouver le moyen de s'informer rapidement sur les systèmes d'archives et sur leurs besoins particuliers, et de repérer les erreurs que d'autres ont pu commettre avant lui.

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Lors de l'établissement du cahier des charges, nous devons nous attacher tout spécialement à préciser ce que nous attendons du système. Dans les limites de nos compétences, nous devons examiner soigneusement toutes les spécifications pour vérifier que nos besoins ont été compris et que les taux d'activité et la capacité mémoire ont été correctement estimés. Dans certains cas, il est possible d'exiger un prototype de démonstration qui nous permettra de faire connaître nos réactions à la conception du système avant que celui-ci n'ait atteint le point de non-retour.

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MISE EN OEUVRE DU PROJET : LE CHOIX DES OUTILS

CONCEPTION ET DEVELOPPEMENT D'UN SYSTEME D'INFORMATION

Le processus

A ce stade, nous avons :

décidé ce que nous voulons faire,

choisi les personnes pour le faire,

établi une première définition de nos besoins.

En théorie, nous pouvons désormais nous occuper d'autre chose et attendre que le développeur nous livre le produit terminé. C'est encore ainsi que l'on procède parfois, mais le risque est alors de nous retrouver avec un système construit sur l'idée que quelqu'un d'autre se fait de nos besoins. Dans l'idéal, la définition d'une application est l'aboutissement d'un processus dynamique, fait de changements constants à l'intérieur de limites conceptuelles convergentes.

C'est le m ê m e processus que l'on peut voir à l'oeuvre dans la conception d'un bâtiment d'archives. La phase initiale se caractérise par l'élaboration de projets successifs, à mesure que l'architecte appréhende mieux les besoins du client et que celui-ci se fait une idée de plus en plus précise de ce qu'il désire. C e processus d'affinement est aujourd'hui de plus en plus largement accepté en informatique. Il opère sur quatre niveaux :

1) ce que l'archiviste dit de ses besoins,

2) ce que le développeur pense que l'archiviste souhaite,

3) ce que le développeur pense que l'archiviste devrait souhaiter,

4) ce dont l'archiviste a effectivement besoin.

Pour réussir, il faut atteindre le niveau quatre aussitôt que possible au cours du développement et surtout pas après que le système a été mis au point et livré sur la base des résultats atteints au niveau trois.

Bases de données archivistiques

Au coeur de tout projet informatique majeur dans le domaine archivistique doit se trouver une base de données. D'autres types de programmes peuvent rendre service pour certains aspects du travail : tableurs pour la comptabilité et les prévisions, traitements de texte pour la correspondance. Mais l'automatisation des fonctions centrales d'enregistrement des entrées, de description et de recherche doit obligatoirement reposer sur un système de gestion de bases de données. La sélection d'un système adéquat se présente c o m m e une série de choix successifs entre deux ou trois possibilités, m ê m e si, en pratique, les décisions ne sont pas toujours prises dans l'ordre indiqué ci-après.

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6.2.1 Système clés en mains ou système construit à façon ?

6.2.1.1 La première question est celle de savoir si nous voulons utiliser un système qui est déjà (plus ou moins) opérationnel ou développer un système nouveau en nous appuyant sur des outils généraux de développement de bases de données. Existe-t-il un système déjà exploité ailleurs qui puisse répondre à nos objectifs ? Il est peu probable que nous trouvions un système capable de faire exactement ce que nous voulons à moins que nous abordions la question l'esprit vide, sans préparation aucune. Si, c o m m e nous le supposons, nous nous s o m m e s bien préparés en analysant soigneusement nos besoins, nous découvrirons vite qu'aucun système en usage ailleurs ne répond en tous points à nos besoins.

6.2.2 Systèmes non dédiés à l'archivistique

6.2.2.1 Les systèmes existants peuvent être ou non conçus pour les fonctions archivistiques. Aux premiers temps de l'informatisation dans ce domaine, il n'existait pas de systèmes spécialisés. Les informaticiens s'efforçaient de persuader les archivistes que des applications conçues pour des domaines voisins pourraient les satisfaire. Nombre de tentatives ont été faites pour adapter les systèmes de gestion de bibliothèques aux besoins des archivistes. La plupart furent des échecs. Depuis, on a vu apparaître des systèmes de gestion des musées de plus en plus nombreux et puissants. Certains d'entre eux ont été adaptés aux archives que détiennent parfois les musées.

6.2.2.2 Nous devons manier avec la plus grande prudence l'idée d'adapter à l'archivistique les systèmes généraux de gestion de bibliothèque. C e n'est qu'à un niveau très général que l'on peut parler de similitude entre les documents et les fonctions d'une bibliothèque et ceux d'un service d'archives. Les bibliothèques ont vocation à disséminer l'information, en diffusant un produit fabriqué en grand nombre avec économie (moindre coût unitaire) et efficacité (pertinence maximale pour le lecteur). En ce qui concerne la description, les catalogues de bibliothèques portent sur des unités se situant toutes au m ê m e niveau et ont peu de choses à voir avec les structures hiérarchiques des inventaires d'archives. Pour toutes ces raisons, l'adaptation d'un système de gestion de bibliothèque aux besoins d'un service d'archives soulève de graves difficultés.

6.2.2.3 Les systèmes de gestion de bibliothèques de manuscrits présentent, à certains égards, les m ê m e s inconvénients. Les services d'archives qui ne sont pas de simples collections de manuscrits et qui prennent au sérieux les principes du respect des fonds et du classement original ne pourront fonder leur informatisation sur un outil de ce type. L'adaptation de tels systèmes a cependant donné de bons résultats dans le domaine des instruments de description collective au niveau régional ou national, c o m m e le réseau RLIN aux Etats-Unis. C e succès tient au fait que le niveau de description est relativement général et que la vocation et les méthodes de la plupart des institutions participantes sont assez proches de celles des bibliothèques de manuscrits.

6.2.2.4 Les musées ont des objectifs et des activités qui se rapprochent de ceux des services d'archives dans la mesure où l'origine et le contexte sont des aspects importants et où les objets conservés sont uniques. Les bons systèmes de gestion muséologique prennent ces éléments en considération et les archivistes peuvent

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tirer des enseignements des méthodes appliquées dans les musées pour la 'documentation' et la description des collections. Ces systèmes ont été adaptés avec succès à des collections de manuscrits en Amérique du Nord et en Europe, mais ils tendent à privilégier la typologie et la classification, qui est une caractéristique essentielle et distinctive de l'activité muséologique. Si nous s o m m e s à la recherche d'un système couvrant tous nos besoins, nous avons peu de chances de le trouver en dehors du monde de l'archivistique.

6.2.3 Systèmes dédiés à l'archivistique

6.2.3.1 Notre meilleure chance de trouver un système adéquat est d'en chercher un qui donne des résultats satisfaisants dans un autre service d'archives. Il convient cependant de garder à l'esprit que des services de type voisin sont parfois loin de fonctionner de la m ê m e manière. Si les systèmes manuels de tous les services d'archives fonctionnaient selon une méthode identique, il serait possible de développer deux ou trois systèmes informatiques que tous pourraient adopter. Mais c o m m e les méthodes suivies ne sont pas uniformes, l'importation d'un système informatique existant impliquera une remise en cause plus ou moins profonde de nos méthodes de travail.

6.2.3.2 Le problème se ramène alors à la question de savoir si le système est fait pour l'archiviste ou si l'archiviste doit se soumettre au système. Il est possible que le changement d'optique imposé par le système nous aide à améliorer nos méthodes de travail, mais il se peut également que nous nous sentions bridés par un m o d e de pensée qui nous est étranger. Face à un choix de ce type, il est particulièrement important d'avoir parcouru toutes les étapes préliminaires d'analyse et de définition du projet, de façon à percevoir clairement les gains et les pertes à escompter. La participation du personnel à ce processus mérite une attention spéciale, car les choix opérés peuvent avoir une incidence profonde sur leurs méthodes de travail.

6.2.3.3 Les systèmes existants peuvent avoir été développés soit par une société commerciale soit par un service d'archives, généralement à partir d'une base de données à vocation générale adaptée aux besoins du client ou de l'organisation. Le produit est parfois proposé clés en mains, mais le plus souvent, le vendeur offre ses services pour le personnaliser et l'adapter aux besoins des nouveaux utilisateurs. Jusqu'ici, les ventes de ce genre restent rares m ê m e sur le marché relativement actif d'Amérique du Nord et rien n'indique qu'un logiciel donné soit appelé à s'imposer.

6.2.3.4 Une autre approche, moins rigide, consiste à reprendre la conception de base d'un système jugé intéressant et à la modifier ou à s'en inspirer pour de développer un nouveau système fondé sur un logiciel différent et répondant mieux aux besoins. Cependant, plus on s'éloigne de la conception du système initial, plus les coûts de re-développement deviennent élevés, et l'on arrive rapidement au point où il est plus avantageux de repartir de zéro, en incorporant au cahier des charges les fonctions utiles observées sur d'autres systèmes.

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6.2.4 Typologie des systèmes de bases de données utilisables par un service d'archives

6.2.4.1 II serait extrêmement inefficace de recourir à un langage de programmation traditionnel pour écrire un système dédié à l'archivistique de quelque envergure. Si l'on veut un système dédié, il convient de faire appel à un outil standard de développement de bases de données adapté aux besoins des archivistes. Ces outils de développement d'application et de gestion de bases de données se caractérisent par les structures qu'ils acceptent, les systèmes de fichiers qu'ils emploient et la programmation qu'ils exigent.

6.2.4.2 Structure des bases de données - Texte libre ou données structurées ?

6.2.4.2.1 Toutes les bases de données se fondent sur une structure. Il existe cependant une distinction générale entre les bases en texte libre et les bases structurées. La fonction principale des premières est le stockage et l'interrogation de gros volumes de textes en langage naturel, dans une forme similaire à celle qu'ils pourraient avoir sur une page imprimée. Le point fort de ces systèmes est la possibilité de parcourir très rapidement un texte pour y rechercher les occurrences de chaînes de termes. Il n'y a pas besoin d'indexation manuelle ; c'est le programme qui s'en charge automatiquement. L'utilisateur peut faire des interrogations sur les mots ou expressions qui l'intéressent, naviguer dans les textes, procéder à des sélections puis visualiser ou imprimer les résultats obtenus. Fondamentalement, une base en texte libre se compose de milliers de descriptions qui ne sont liées entre elles que par les mots qu'elles contiennent en c o m m u n et les cotes présentes dans le texte.

6.2.4.2.2 Dans une base structurée, au contraire, chaque entrée ou enregistrement est divisé en un certain nombre de sections ou champs, en fonction du type de données que chacun renferme. Le contenu de certains champs peut servir à établir des relations avec d'autres entrées du m ê m e fichier ou d'un fichier différent. Dans une base de données relationnelle, qui est la forme la plus sophistiquée des bases de ce type, le contenu d'une description peut se trouver réparti entre plusieurs 'tables' ou fichiers. L'indexation est possible, mais ne s'applique en général que de manière sélective à certains éléments de données.

6.2.4.2.3 La comparaison de ces deux types de bases de données fait apparaître les forces et faiblesses suivantes :

1 ) Conception générale

Les bases en texte libre sont faciles à comprendre, du fait que les données sont très proches des textes que nous manipulons sous leur forme écrite traditionnelle.

Les bases structurées sont plus complexes ; les données se présentent c o m m e sur un formulaire imprimé, dans lequel les informations sont rangées dans des cases séparées.

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2) Saisie des données

La saisie en texte libre est particulièrement simple. La préparation du texte est réduite au minimum. Les textes existants peuvent être saisis au clavier ou m ê m e entrés automatiquement par l'intermédiaire d'un système de reconnaissance optique de caractères. Cette technique se présente c o m m e un substitut intéressant de la saisie au clavier. En pratique, cependant, elle exige pas mal d'opérations d'édition et de reformatage. La conversion de documents manuscrits ou de textes dactylographiés de médiocre qualité donne des résultats imprévisibles ou inexploitables. Il convient de procéder à des essais approfondis avant de prendre la décision de recourir à cette technique.

Avec les données structurées, il est essentiel de placer chaque élément d'information dans la case appropriée du bordereau adéquat. Un des avantages de ces systèmes est la fonction de validation automatique - qui vérifie si les données entrées correspondent aux valeurs ou aux schémas attendus ; si tel n'est pas le cas, l'utilisateur est invité ou contraint à vérifier et à réviser les données saisies.

3) Stockage des données

Les systèmes en texte libre autorisent des descriptions dont la longueur n'est pratiquement pas limitée et possèdent un m o d e de stockage économe en espace disque.

Nombre de bases de données structurées imposent des champs de longueur fixe. En d'autres termes, elles exigent que leur occupation mémoire soit spécifiée en détail avant toute activité de saisie. Cette contrainte peut être acceptable pour les systèmes de gestion d'archives, mais risque de poser des problèmes pour les descriptions et inventaires. Il faut en effet soit limiter la longueur des descriptions en fonction de l'espace disponible, soit prévoir une marge très importante pour la longueur maximale des champs, au prix de beaucoup d'espace inoccupé dans les fichiers stockés sur disque.

Il est fortement recommandé d'exiger un système qui accepte les champs de longueur variable pour les grands systèmes de description appelés à gérer les données jusqu'au niveau de la pièce individuelle.

4) Traitement et présentation des données

Les bases en texte libre ne supportent qu'une g a m m e d'opérations limitées : recherche, navigation, tri (dans certaines limites) et visualisation.

Des données soigneusement structurées se prêtent mieux à des opérations complexes de recherche et de tri, ainsi qu'au reformatage et à la présentation sélective des données en fonction des objectifs poursuivis.

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Le principal avantage des bases de données structurées est la souplesse qu'elles offrent pour l'exploitation ultérieure des données. N o u s - m ê m e s ou nos successeurs pouvons décider de modifier radicalement le m o d e d'exploitation des informations. Par exemple, un système initialement conçu pour imprimer des listes et des fiches traditionnelles peut aisément être transformé en un système d'interrogation interactive utilisant l'écran d'une station de travail.

Sous réserve que les structures soient compatibles, les bases de données structurées autorisent les échanges avec d'autres organisations et la constitution de bases de données et de guides collectifs - au niveau de la région ou du pays, voire au niveau international.

Si le système que nous prévoyons de mettre en place couvre les fonctions de description, le choix technique le plus important que nous ayons à faire concerne le m o d e de structuration et de stockage des données correspondantes. Sauf dans le cas d'un projet expérimental à petite échelle, notre choix aura une incidence considérable sur les possibilités d'évolution future du système. Il est essentiel que nous comprenions bien le sens de nos décisions et leurs implications pour l'avenir.

Si nous optons pour le texte libre, il nous faut avoir une idée claire de ce que n o u s - m ê m e s ou nos successeurs pourrons ou ne pourrons pas faire par la suite. La solution d'une base structurée comporte des coûts élevés, surtout si l'on doit convertir des descriptions existantes. Il faudra consacrer du temps et de l'énergie à la mise en forme des entrées, et toutes les données devront être saisies au clavier. Mais des données médiocrement structurées auront pour conséquence soit de limiter l'efficacité opérationnelle et économique du système dans l'avenir soit d'imposer des dépenses supplémentaires pour la ressaisie des données selon des règles plus rigoureuses à un stade ultérieur.

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7 QU'AVONS-NOUS A GAGNER : COUTS ET AVANTAGES

7.1 Q u a n d faut-il se préoccuper des coûts ?

7.1.1 La question des coûts et des avantages n'est jamais loin lorsqu'on prépare un projet d'automatisation. Aux premiers stades de la formulation d'une politique générale, il nous faut avoir une idée au moins approximative du coût probable de certaines de nos ambitions. Il y a deux étapes du processus de planification au cours desquelles nos calculs devront être aussi précis que possible.

7.1.2 Le premier examen détaillé des coûts se situe au stade de l'étude de faisabilité, au momen t où nous avons à décider s'il convient d'aller de l'avant et, dans l'affirmative, de quelle manière. Pour éclairer notre décision, il nous faudra établir des estimations aussi précises que possible des gains et pertes que les diverses solutions envisagées sont susceptibles d'engendrer pour le service. S'il s'agit de projets importants, nous aurons en outre à présenter notre dossier à d'autres personnes pour obtenir des ressources supplémentaires ou une redistribution des ressources existantes.

7.1.3 Le second stade auquel s'impose une analyse approfondie des coûts et avantages est le moment où l'on dresse le bilan du projet. Nombre de projets tendent à croître et à se développer au-delà des limites initialement prévues. Avant d'engager des fonds supplémentaires, il importe de mesurer exactement ce qui a été réalisé jusque-là. M ê m e les grands projets qui forment un tout s'inscrivent dans une stratégie à long terme et il est indispensable de réexaminer périodiquement celle-ci pour voir si une réorientation est nécessaire.

7.1.4 Tout cela peut paraître bien banal, mais on a observé un nombre étonnamment élevé de cas, aussi bien parmi les archivistes que dans le monde des systèmes automatisés en général, où des projets ont été développés sur la seule base des technologies disponibles et d'une vision de l'avenir non tempérée par un minimum de calculs. Dans d'autres cas, alors que l'étude de faisabilité avait été soigneusement conduite, rien n'a été fait pour exercer un contrôle effectif a posteriori et vérifier que les hypothèses faites au stade de la sélection étaient justifiées. Partant du principe que ceux qui n'apprennent rien de l'histoire sont condamnés à la répéter, les erreurs de conception et de gestion qui n'ont pas été repérées à la première occasion ont toutes chances d'être renouvelées à un stade ultérieur.

7.2 L'importance de calculs exhaustifs

7.2.1 Si nous voulons établir des estimations sérieuses, nous devons nous efforcer d'intégrer tous les coûts, et pas seulement ceux qui sautent aux yeux. Il peut y avoir des coûts cachés, et les réflexions qui suivent ont pour but d'aider à les découvrir et à les inclure dans les calculs.

7.2.2 Nombre d'avantages sont évidents et auront déjà été identifiés au stade de la sélection du projet. Mais certains d'entre eux se prêtent difficilement à un chiffrage, surtout lorsqu'il s'agit d'avantages qui se situent essentiellement dans le long terme.

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7.3 Financement

7.3.0.1 Les projets d'informatisation importants ont de fortes incidences sur les dépenses d'investissement et de fonctionnement. Les projets modestes peuvent parfois être intégralement financés sur les ressources de fonctionnement. Dans l'un et l'autre cas, il y a des coûts non récurrents pour la mise en place du système et des dépenses récurrentes pour sa maintenance. Nous utiliserons les termes "coûts de démarrage" et "coûts d'exploitation" pour désigner respectivement les dépenses d'investissement et de fonctionnement.

7.3.0.2 II faudra veiller à inclure les coûts implicites aussi bien que les coûts explicites. Les coûts explicites correspondent aux dépenses qui sont engagées en dehors du service d'archives et qui doivent être financées par un supplément de ressources budgétaires ou par un transfert délibéré de ressources à l'intérieur du budget. Ces coûts doivent être explicitement mentionnés dans toute proposition soumise à l'organe qui gère le financement du service. Les coûts implicites sont ceux qui correspondent à la part des ressources internes du service, en général du temps de travail du personnel, qui sont affectées au projet. Les coûts cachés de cet ordre doivent être pris en compte dans l'étude de faisabilité si l'on veut faire une sélection honnête en termes de coûts-efficacité.

7.3.1 Coûts de démarrage

7.3.1.1 L'acquisition du matériel pour un nouveau système se traduit presque toujours par des coûts initiaux importants. Les gros systèmes sont très souvent offerts en location. Cette solution permet d'éviter une lourde dépense initiale et de limiter les coûts de maintenance qui sont au moins en partie couvert par le contrat de location. Néanmoins, c o m m e dans tout contrat de ce type, il faut tenir compte des clauses par lesquelles le loueur s'autorise à relever le loyer à l'avenir.

7.3.1.2 Plus le système envisagé est important, plus il est en général difficile d'évaluer les performances relatives des différentes machines proposées. Sur le marché des micro-ordinateurs, on trouve de très nombreuses machines présentant des caractéristiques à peu près similaires. Un examen plus poussé et des tests peuvent révéler que pour un type de machine donné, un appareil bon marché est parfois deux fois plus rapide qu'un appareil plus coûteux. Mais il faut aussi tenir compte d'autres facteurs, c o m m e la qualité de fabrication.

7.3.1.3 II existe des mesures normalisées de la puissance (MIPS, ou bancs tests), mais sur les réseaux, la performance globale compte plus que la puissance de telle ou telle composante. Sur un serveur de fichiers, par exemple, la vitesse de transfert des disques est souvent plus importante que la puissance du processeur central. En cette matière, l'avis d'un expert est indispensable.

7.3.1.4 M ê m e lorsque les traitements sont faits sur un ordinateur central extérieur au service, il reste nécessaire d'installer à l'intérieur du bâtiment des lignes de communication entre les ordinateurs et les terminaux, les imprimantes et les autres périphériques. Le coût des appareils spéciaux de communication (multiplexeurs, m o d e m s ) doit être ajouté au coût des périphériques e u x - m ê m e s . Il faut également prévoir un câblage spécial et probablement une extension des circuits électriques pour permettre le branchement de tous les nouveaux appareils. Si le service

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d'archives doit s'installer dans des bâtiments neufs, il est possible de réduire les coûts de l'informatisation si l'on prévoit une installation électrique largement dimensionnée et des passages de câbles.

7.3.1.5 Dans le cas des micro-ordinateurs, l'utilisateur peut procéder lui-même à l'installation" avec l'aide des manuels. Pour les autres systèmes, les prévisions de coûts doivent comprendre les dépenses d'installation par des spécialistes lorsque cela est nécessaire.

7.3.1.6 Si l'on n'achète pas un système prêt à l'emploi, les dépenses de développement sont généralement lourdes. Sur les petits systèmes, elles peuvent dépasser largement le prix d'acquisition. Le contrat avec le développeur prévoit normalement un prix fixe convenu, mais il faut prévoir certains dépassements entraînés par les modifications que nous voudrons vraisemblablement apporter au cahier des charges à mesure que le projet se précisera. Une grande prudence et une surveillance étroite des travaux s'imposent si la rémunération élevée des développeurs est calculée au temps passé et non aux résultats.

7.3.1.7 La formation est un poste de dépense important dans la période qui précède ou suit l'installation. Les contrats globaux prévoient généralement des sessions de formation pour toutes les catégories de personnel et des manuels adéquats ; si tel n'est pas le cas, il faudra organiser les formations et en prévoir le coût. Il conviendra par ailleurs de prendre en compte le temps que le personnel doit consacrer à la formation et à la familiarisation dans les comparaisons de coûts entre des projets différents et entre les systèmes manuels et les systèmes informatisés.

7.3.1.8 Le transfert des données existantes sur le nouveau système est un poste de dépense qui peut être très variable. Ces coûts peuvent être implicites si la conversion des données manuelles peut être étalée dans le temps et confiée au personnel permanent. Dans les cas où l'entrée en service du système exige l'enregistrement d'une grande masse de données, il faudra sans doute prévoir des coûts explicites pour le recrutement de personnel temporaire de saisie ou pour la sous-traitance des travaux de conversion.

7.3.2 Coûts d'exploitation

7.3.2.1 Sur ce plan aussi, il convient d'être vigilant pour éviter que l'accumulation de trop nombreuses petites dépenses imprévues ne finisse par opérer une ponction inacceptable sur le budget de fonctionnement.

7.3.2.2 La maintenance doit être mise au premier rang des priorités. Pour le matériel, elle est généralement calculée en pourcentage du prix d'acquisition. C e pourcentage peut varier sensiblement d'un fournisseur à l'autre et en fonction des prestations offertes, notamment du délai d'intervention (nombre d'heures ouvrables prévu entre la notification de la panne et le diagnostic fait par le technicien). Les différences de coûts sont parfois suffisamment importantes pour avoir une influence sur les décisions relatives au choix du matériel.

7.3.2.3 Les dépenses à prévoir pour la maintenance du logiciel (quand celui-ci est dissocié de la fourniture du matériel) sont plus difficiles à calculer. Les logiciels

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micro-informatiques de grande diffusion sont parfois vendus avec la garantie d'une aide téléphonique en ligne pendant une période donnée. Le recours à cette forme d'aide peut entraîner la dépense d'un appel téléphonique international. Un distributeur local est souvent susceptible de fournir le m ê m e service pour un coût bien moindre. Dans les deux cas, il faudra probablement prévoir des paiements réguliers pour bénéficier d'un soutien au-delà de la période initiale.

7.3.2.4 Dans le cas de programmes développés à façon, les services de soutien ne sont généralement fournis que par les développeurs e u x - m ê m e s . Si le logiciel a été c o m m a n d é auprès d'une société indépendante, il conviendra de s'informer des frais de maintenance et de prévoir les ressources correspondantes. Il n'est guère possible d'établir, c o m m e dans le cas du matériel, une règle qui permette de mesurer le service reçu ; seule l'expérience - la nôtre et celle d'autres clients -nous apprendra ce qu'il est possible d'obtenir pour une s o m m e donnée. Il est prudent d'inclure dans les provisions pour imprévus une certaine s o m m e destinée à couvrir le recours à une aide extérieure au cas où le fournisseur du logiciel cesserait, pour une raison quelconque, d'en assurer la maintenance.

7.3.2.5 Les c o n s o m m a b l e s - papier, disquettes, bandes magnétiques, rubans d'imprimante - doivent être inclus dans les coûts d'exploitation. O n est encore fort loin du bureau électronique sans papier. La plupart des systèmes automatisés produisent plus de papier que leurs homologues manuels, ne serait-ce qu'en raison de la facilité avec laquelle on peut faire des copies supplémentaires d'un plus grand nombre de rapports (que l'on songe ici aux effets de l'installation d'une photocopieuse). Les imprimantes laser modernes à haute performance, dont il faut renouveler fréquemment les cartouches de toner, ont des coûts de fonctionnement élevés. Une partie du budget prévu pour les fournitures de bureau peut être réaffectée au nouveau système, mais il est peu probable que cela suffise à couvrir les nouveaux besoins.

7.3.2.6 La formation doit être considérée c o m m e un poste de dépense permanent et est indispensable pour les nouvelles recrues. M ê m e lorsque la formation est assurée en interne par des membres du personnel expérimentés, le réalisme impose d'intégrer dans les coûts le temps que ceux-ci devront consacrer à cette activité. Les agents affectés au développement et à l'administration du système auront sans doute besoin d'une formation initiale et de sessions de perfectionnement à l'extérieur, lorsque de tels services sont disponibles.

7.3.2.7 La fonction d'administrateur système peut correspondre à une activité complètement nouvelle et nécessiter une création de poste. Le salaire correspondant doit être comptabilisé dans les coûts du système. Les hausses de salaire à consentir pour retenir des spécialistes hautement qualifiés (voir section 9.2) est une autre source possible d'accroissement des coûts.

7.3.3 Coûts non financiers

En principe, tout engagement de ressource peut se traduire en termes monétaires. Il convient de mentionner ici l'énergie, l'enthousiasme et le temps demandé au personnel de direction, qu'il n'est guère facile de quantifier. Cette dépense de temps et d'énergie, si elle se fait au détriment d'autres aspects de l'administration

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du service, doit être comptabilisée dans les coûts (mais voir la section 7.4.6 pour l'autre aspect de la question).

7.4 Avantages

7.4.1 Le premier avantage que l'on soit en droit d'escompter, c'est d'arriver à faire le travail avec moins de personnel. Cet avantage se traduit par une économie sur les salaires du personnel rendu inutile par le nouveau système.

7.4.2 Cet argument peut paraître raisonnablement convaincant dans une économie développée proche du plein emploi. Lorsque le taux de chômage est élevé -notamment dans les emplois de bureau peu qualifiés qui sont le plus menacés par l'informatisation - l'avantage n'est pas aussi évident. Dans les pays à forte croissance, l'automatisation - avec les pertes d'emplois qui en découlent - est jugée essentielle pour accroître la compétitivité et améliorer globalement les perspectives d'emploi. La logique de ce raisonnement n'est pas évidente lorsqu'on l'applique à un organisme public dans un pays où le maintien de l'emploi est l'un des rôles importants du secteur public.

7.4.3 En fait, les effets sur l'emploi de la plupart des systèmes automatisés se sont révélés moins douloureux que nombre d'analystes ne l'avaient initialement annoncé. Les gains de productivité apportés par l'informatisation ont eu pour effet de permettre au personnel existant de faire davantage de travail. Les coûts sont restés au m ê m e niveau, mais la production s'est accrue. Si notre objectif est de produire un plus grand nombre de listes à effectifs inchangés, nous pouvons calculer le gain obtenu en estimant le surcroît de salaires qu'il aurait fallu payer pour obtenir le m ê m e résultat par des moyens traditionnels.

7.4.4 Si l'on envisage les choses non plus sous l'angle de l'économie mais sous celui de l'efficacité, la question essentielle est celle du coût d'obtention de l'information. Combien faut-il dépenser pour trouver l'information recherchée dans le système actuel ? Quel est le coût pour l'usager du fait que les limitations des instruments de recherche traditionnels le privent d'accéder à toute l'information pertinente ? Quel est le coût du temps passé à tenter de retrouver des pièces qui n'ont pas encore été proprement répertoriées ? Quel est le résultat de la comparaison entre ces divers éléments de coût et le coût d'un système informatisé ?

7.4.5 D'autres avantages ne se prêtent guère à une évaluation précise. O n voit mal comment mesurer, et plus encore prédire, l'influence positive que les nouveaux modes de travail pourront avoir sur l'énergie, l'ardeur et l'activité du personnel. De m ê m e , le réexamen complet des activités du service qu'impose la préparation du projet est un avantage difficile à apprécier en termes monétaires.

7.4.6 Néanmoins la qualité de la vie et l'ambiance intellectuelle sont des éléments intangibles importants pour juger du fonctionnement d'un service d'archives. Le système informatisé peut réduire la monotonie et encourager la clarté du raisonnement pour le plus grand bénéfice du personnel et, en fin de compte, des usagers. Inversement un système médiocre peut conduire à des pertes de temps, porter atteinte au moral du personnel et susciter des craintes et des tensions parmi ceux auxquels il est censé apporter une aide.

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7.4.7 II est difficile d'assigner une valeur monétaire aux avantages à moyen et long terme découlant du fait que les données sont désormais disponibles sous une forme qui permet de les retraiter, de les analyser et d'en réaménager la présentation. Un système bien conçu procure des avantages de cet ordre, mais les bienfaits en seront ressentis par nos successeurs, qui tiendront pour acquises la souplesse et la liberté que leur apporte le système. Il est peu probable qu'ils se préoccupent jamais d'évaluer, au moyen d'une 'analyse contre-factuelle', les avantages dont ils auront ainsi hérité. Les effets à long terme de l'informatisation d'un service d'archives peuvent rarement être valorisés avec précision. C'est l'espoir plus qu'un calcul précis qui nous pousse à poursuivre la réalisation des objectifs que nous nous s o m m e s fixés.

7.4.8 O n trouvera à l'annexe E des exemples sommaires de calculs de coûts.

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FORMATION

Tous les systèmes d'information - quel que soit leur degré d'automatisation -reposent sur l 'homme. Un système archivistique informatisé a besoin de personnes qui sachent enregistrer l'information, l'extraire et assurer le bon fonctionnement de l'ensemble. Le soin apporté à la conception, aux essais et au débogage permet d'avoir un système dont les éléments proprement informatiques sont d'une grande fiabilité. Il est impossible de programmer les éléments humains pour qu'ils se comportent toujours exactement c o m m e ils le doivent, et pourtant le bon fonctionnement du système dépend de leur aptitude à travailler harmonieusement avec l'ordinateur, leur nouveau collègue.

Avec les systèmes manuels, une formation médiocre n'est pas trop pénalisante si, procédant avec pragmatisme, on laisse chacun acquérir par lui-même une connaissance du système - ou l'adapter à ses propres habitudes mentales. Une formation correcte permettrait d'obtenir de meilleurs résultats, mais l'astuce humaine permet en général à chacun de s'en sortir. Les risques sont beaucoup plus grands avec les systèmes informatisés, car ils exigent que l 'homme s'adapte à la façon dont ils ont été programmés. Si convivial qu'il soit, un système informatisé impose toujours sa propre façon d'agir - en fait, celle du concepteur. Au travers de la formation et des manuels d'utilisation, l'informatique nous incite à nous engager plus avant dans une voie qui, de toute façon, est celle que nous devons suivre.

A qui doit-on fournir une formation ?

O n peut distinguer quatre niveaux de besoin, qui ne sont pas nécessairement tous

présents dans chaque cas :

- Tous les utilisateurs, public et personnel du service, qui sont en contact avec l'ordinateur ont besoin d'une certaine initiation au fonctionnement du système,

Le personnel chargé d'activités spéciales, c o m m e la saisie de données à grande échelle et les agents d'exploitation, responsables du bon fonctionnement des imprimantes et d'autres périphériques ainsi que des copies de sécurité, auront besoin d'une formation les préparant à ces tâches,

Les administrateurs système auront besoin d'une connaissance approfondie du système pour être à m ê m e d'y apporter certaines modifications et de rectifier de petites erreurs, en s'appuyant soit sur leur propre expérience, soit sur la consultation des manuels techniques ou de personnel de soutien extérieur,

Lorsque le service d'archives se charge lui-même d'une partie de la conception et du développement, il y aura intérêt à ce que le développeur soit formé à la méthodologie générale de l'analyse informatique et aux outils de développement retenus pour la réalisation du projet.

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Quelle méthode choisir ?

1 En matière de formation, on peut distinguer deux grandes approches : l'approche globale et l'approche spécifique.

1.1 Dans l'approche globale, on organise, pendant la phase de mise en place, des classes de formation pour tout le personnel qui en a besoin. Ces classes doivent être programmées de telle sorte que chacun ait été formé avant d'être appelé à utiliser le système. Les inconvénients possibles de cette approche sont un manque de motivation chez ceux qui ne pourront devenir des utilisateurs actifs avant un certain temps et un certain nombre d'oublis chez ceux qui n'auront pas la possibilité de mettre immédiatement en pratique les connaissances reçues.

1.2 Dans l'approche spécifique, la formation est dispensée "juste à temps". Les membres du personnel sont formés à une tâche immédiatement avant d'en être chargés : la motivation doit être forte et le renforcement par la pratique presque instantané. La difficulté est alors d'arriver à programmer l'ensemble des cours dans un délai rapproché et le surcroît de travail qui en découle pour le formateur.

2 O n peut aussi opposer la formation centralisée et la formation en cascade. Dans le premier cas, c'est une seule et m ê m e personne qui est chargée d'assurer la formation à tous les niveaux. Dans le second cas, le cheminement de la formation suit la structure hiérarchique, les superviseurs étant chargés de former leurs subordonnés immédiats et ainsi de suite.

A qui confier la formation ?

1 La formation peut être assurée par un membre du service, c o m m e l'administrateur système (mais la personne dont les connaissances sont les plus étendues n'est pas toujours le meilleur formateur). Bien préparée, une telle formation peut être très efficace, dans la mesure où elle met l'accent sur les détails particuliers du nouveau système et fait le lien entre les activités informatiques et le fonctionnement général de l'institution.

2 II est souvent possible de faire appel à des formateurs professionnels extérieurs. Dans le cas d'un gros système, la formation est parfois incluse dans le contrat. Il faudra alors veiller, pendant la négociation, à ce que la formation soit bien adaptée au fonctionnement concret du système et aux capacités du personnel. Dans d'autres cas, il est possible de négocier auprès d'organismes extérieurs des cours d'introduction à des logiciels de large diffusion - traitement de texte ou bases de données.

3 Le système de formation en cascade fait intervenir le personnel d'encadrement et d'autres agents. Il est de toute façon probable que ceux-ci auront à prendre des responsabilités au momen t de l'installation du système et des mouvements de personnel qui en découlent. Des réseaux informels de conseil et d'assistance tendent à se créer autour de personnalités particulièrement bien accordées aux technologies nouvelles. C e phénomène doit être interprété c o m m e le signe que le personnel c o m m e n c e à accepter le système. Il conviendra de le soutenir, tout en veillant à ce qu'il n'absorbe pas une part trop importante du temps qui devrait être consacré à d'autres tâches.

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Q u e faut-il enseigner ?

1 Tous les membres du personnel doivent apprendre à interroger le système. La possibilité de poser des questions et d'obtenir des réponses rapides est un facteur clé pour obtenir l'adhésion du personnel. Tous ceux qui peuvent être appelés à faire de la saisie doivent avoir une connaissance et une pratique adéquates des fonctions fondamentales de recherche.

2 Pour de longues années encore, le clavier et l'écran demeureront les instruments normaux de communication avec l'ordinateur (les promesses de la c o m m a n d e vocale sont souvent évoquées, mais les réalisations concrètes sont jusqu'ici rares et limitées). Tous les utilisateurs non occasionnels de l'informatique doivent être encouragés à acquérir un minimum de pratique du clavier (utilisation correcte des dix doigts, par exemple). Nombre de professionnels, notamment parmi les archivistes, manifestent une certaine réticence sur ce point. Dans la mesure où la situation institutionnelle et locale le permet, il convient toutefois d'inciter tous les utilisateurs potentiels à maîtriser la dactylographie, qui constitue un important facteur de productivité.

3 Les techniciens gagneront beaucoup en efficacité s'ils ont acquis des bases solides dans leur spécialité. Les périphériques mécaniques, c o m m e les imprimantes, peuvent être à l'origine de problèmes pénibles et de pertes de temps si les techniques de connexion ne sont pas correctement maîtrisées. Une formation de qualité sur ce plan peut faire gagner à l'administrateur système beaucoup de temps qu'il devrait sans cela consacrer au diagnostic et au dépannage. Les personnels chargés de la saisie doivent connaître tous les raccourcis qui peuvent les aider à remplir les grilles d'écran dans un minimum de temps.

4 L'administrateur système

4.1 Quelle que soit la taille du système, il est indispensable de confier à un membre du service la responsabilité générale d'en assurer au jour le jour le bon fonctionnement et la maintenance. Cette personne est l'administrateur système. L'efficacité de son travail est un facteur critique pour la bonne marche du système.

4.2 II est par conséquent essentiel que l'administrateur système soit correctement préparé à effectuer des ajustements de routine et des réparations d'urgence. En dehors des éventuels développeurs internes, c'est l'administrateur qui doit avoir la connaissance la plus approfondie du fonctionnement du système, sous son double aspect matériel et logiciel.

4.3 Dans le cas d'un gros système que le service d'archives exploite sur l'ordinateur central d'une autre organisation, la meilleure formation est sans doute celle que peuvent apporter les ingénieurs du site central. Le rôle de l'administrateur système sera alors limité et l'important pour lui sera d'entretenir de bons rapports avec le personnel d'appui du site central et de savoir quand il convient de demander de l'aide. En cas de panne et de défaillance grave, il n'y a pas d'autre solution que de recourir aux ingénieurs d'exploitation de l'ordinateur - avec l'aide de membres du service expérimentés et bien informés.

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8.4.4.4 Lorsqu'il s'agit d'un système de taille moyenne dont le service d'archives a l'entière responsabilité, le contrat d'installation devra stipuler que la formation à l'administration du système sera assurée par le fournisseur. Pour les systèmes de plus petite taille, c o m m e ceux qui sont implantés sur micro-ordinateur, le fournisseur sera probablement à m ê m e d'assurer la formation. Une formation à des systèmes d'exploitation particuliers ou à l'administration de réseaux peut être obtenue de sociétés de formation spécialisées lorsqu'il s'agit de systèmes ayant une certaine diffusion.

8.4.4.5 Dans les autres cas, ce sont les manuels fournis avec le système qui constitueront le principal moyen de formation. Les personnes ayant une bonne expérience de l'informatique arriveront sans doute à s'initier au fonctionnement d'un système avec un minimum d'aide extérieure. Les manuels sont d'une qualité et d'une clarté très variables et l'administrateur éprouvera plus ou moins de difficultés à en tirer parti. Sauf pour quelques progiciels livrés prêts à l'emploi sur des micro-ordinateurs autonomes, les manuels ne sauraient constituer un point de départ adéquat pour une personne n'ayant aucune connaissance préalable de l'informatique. Si aucun autre moyen de formation n'est disponible, ces personnes devront se tourner vers des ouvrages d'initiation à l'informatique ou vers des livres d'introduction aux systèmes et applications qui doivent être installés dans le cadre du projet.

8.4.4.6 Certaines opérations récurrentes c o m m e les sauvegardes sont à confier de préférence à des agents de niveau intermédiaire qui seront constamment disponibles pour les effectuer. L'administrateur système devra planifier à leur intention une formation simple comprenant les éléments suivants :

une explication claire de la raison et de la nécessité de ces opérations,

- un guide décrivant pas à pas les tâches à accomplir,

des procédures claires pour vérifier la bonne exécution des opérations et

signaler les incidents dès qu'ils surviennent.

8.4.5 Le public

8.4.5.1 U n problème de formation particulier se pose lorsque les usagers e u x - m ê m e s ont partiellement accès au système. En règle générale, les services ouverts au public sont la recherche de pièces par l'intermédiaire du module d'interrogation et la c o m m a n d e de certaines pièces sur un système d'émission de documents.

8.4.5.2 II est peu probable que l'on puisse organiser des sessions formelles de formation pour les usagers. O n devra donc prévoir des guides très simples et conviviaux pour leur permettre d'apprendre par e u x - m ê m e s comment accéder au système. Il conviendra au préalable de déterminer si un guide complet d'autoformation suffira ou s'il faudra demander au personnel en contact avec le public de fournir à tous les usagers un minimum d'indications préliminaires. Quelle que soit la solution retenue, ce personnel devra recevoir une formation pour être à m ê m e d'apporter une aide aussi bien aux usagers craintifs qui n'osent pas se lancer qu'aux usagers trop sûrs d ' e u x - m ê m e s qui, passant par dessus des instructions essentielles, se mettent en difficulté.

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8.4.5.3 La préparation des instructions et de la formation à l'intention des usagers doit se fonder sur les présupposés suivants :

on ne saurait surestimer les erreurs de compréhension ou de manoeuvre que la crainte de l'inconnu ou l'ignorance peuvent amener certains usagers à commettre ;

beaucoup d'usagers (soutenus par des outils d'autoformation appropriés) sont capables de saisir très rapidement l'essentiel et sont prêts à faire un effort considérable s'ils croient et vérifient dans la pratique que le système améliore le service rendu (par exemple, par une recherche plus efficace ou par une fourniture de documents plus rapide).

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9 LES PROBLEMES

9.0.1 Au point où nous en s o m m e s , nous pouvons avoir l'impression que le processus de planification d'un projet informatique n'est qu'une succession de problèmes. En un sens, cela est vrai, et une planification bien conduite est en fait une chaîne cohérente de solutions conduisant à l'objectif final.

9.0.2 Mais il existe un certain nombre de problèmes bien déterminés dont l'apparition peut nous détourner de la voie que nous nous s o m m e s tracée. Ces problèmes ne surgissent pas à tout coup et l'on ne peut prédire le moment exact auquel ils se poseront. Le mieux que nous puissions faire, c'est d'être conscients de ce qui peut arriver et d'être prêts à reconnaître les symptômes pour réagir au plus vite, c'est-à-dire prendre des mesures de correction ou, dans les cas extrêmes, limiter les pertes en abandonnant rapidement le projet.

9.1 Dépassements

9.1.1 Dépassements de délais

9.1.1.1 II existe en informatique une règle qui s'énonce c o m m e suit :

"Tout projet exigera au moins 50 % plus de temps qu'on ne l'a prévu, m ê m e si les prévisions prennent en compte l'effet de la présente règle."

9.1.1.2 Sur un certain plan, cette règle ne fait qu'exprimer la tendance de tout projet à prendre du retard, c o m m e on le constate si souvent dans la construction. Il existe cependant des raisons spéciales qui justifient son application aux projets informatiques.

9.1.1.3 En premier lieu, la complexité des systèmes d'une certaine taille est telle que m ê m e la préparation la plus attentive ne peut garantir que toutes les difficultés ont été prévues. Dans la construction, les métreurs et les ingénieurs des bureaux d'études, se fondant sur une expérience étendue de méthodes éprouvées, peuvent faire des prévisions tout à fait précises sur les quantités de main-d'oeuvre et de matériaux nécessaires pour mener à bien un chantier. Par comparaison, les techniques employées pour estimer l'effort nécessaire à la mise au point d'une application informatique sont encore dans l'enfance et relèvent plus, pour l'instant, de l'art que de la science.

9.1.1.4 En deuxième lieu, si la construction de matériel informatique est elle-même une activité de production en série hautement automatisée, la création de logiciels s'apparente plutôt aux activités artisanales traditionnelles. D e nouvelles techniques de production faisant appel à des éléments normalisés et interchangeables commencent seulement à voir le jour et à être effectivement utilisées. Les systèmes développés selon les méthodes traditionnelles - notamment les gros systèmes pour le développement desquels on doit faire intervenir concurremment plusieurs personnes - sont particulièrement susceptibles de déborder les calendriers prévus. Si des modifications sont apportées à un système existant qui a été développé selon des méthodes traditionnelles, les risques sont grands que les développeurs dépassent les délais fixés et rencontrent des problèmes inattendus.

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1.5 Troisièmement, il est fort probable que l'objectif du projet évoluera à mesure qu'avancent les travaux. Cette évolution peut être due à un manque de clarté du cahier des charges ou à la réévaluation de concepts fondamentaux à la suite des travaux réalisés sur des éléments de bas niveau pendant les études de conception détaillées. La nécessité d'effectuer un type particulier de recherche peut, par exemple, entraîner une révision approfondie de la structure des données pour rendre l'interrogation plus efficace.

1.6 Quatrièmement, le personnel chargé du développement n'a généralement pas la possibilité de se consacrer exclusivement et sans limite de temps à un projet donné. Les développeurs professionnels peuvent avoir plusieurs projets concurrents en chantier. Ils ont certainement d'autres travaux programmés après la tâche qui leur a été confiée. Les projets relatifs à un système d'archives seront rarement perçus c o m m e hautement prioritaires, et les demandes pressantes d'autres clients ayant plus d'influence, de pouvoir ou de ressources risquent de conduire les développeurs à remettre à plus tard des travaux qu'ils considèrent c o m m e une tâche à long terme sans date butoir imperative.

1.7 Des retards dans la fourniture, l'installation ou les essais du matériel risquent moins de différer gravement là mise en oeuvre du projet. O n doit néanmoins s'attendre à certains retards et n'accueillir les promesses des vendeurs qu'avec la plus grande prudence. Un conseiller indépendant connaissant bien les fournisseurs considérés peut être en mesure de donner des indications sur les marges à prévoir pour ce type de retard.

2 Dépassements de coûts

2.1 Nous venons d'examiner les problèmes de dépassements sous l'angle du temps. Or le temps c'est aussi de l'argent, surtout lorsqu'il s'agit de la rémunération des développeurs. Etant donné que ce poste représente une large part des coûts totaux de mise en place, il peut facilement arriver que les retards de développement alourdissent de 20%, 4 0 % ou m ê m e davantage le coût global d'un projet.

2.2 Pour le coût du matériel, les risques d'augmentation sont moindres, car la tendance à long terme du rapport prix/performance est à la baisse. Il peut néanmoins apparaître, au moment des essais, que la charge imposée au matériel a été sous-estimée. M ê m e si le prototype donne des résultats impressionnants, la version en vraie grandeur se révèle lente et peu performante ou ne dispose pas d'une mémoire suffisante pour les données et les fichiers connexes. La meilleure ou la seule manière d'obtenir les résultats voulus peut être de remplacer certains éléments matériels par des éléments plus puissants et plus coûteux.

3 C o m m e n t réagir devant les dépassements ?

3.1 Pour les retards qui sont c o m m u n s à toutes formes de projets, un certain nombre de précautions s'imposent :

- veiller à une bonne communication entre tous les participants,

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- veiller à ce que le projet reçoive la priorité voulue de la part de tous les m e m b r e s de l'équipe,

définir clairement un chemin critique comportant des dates limites intermédiaires,

- suivre de près les résultats et réagir promptement quand des retards ou des 'dérapages' se produisent.

9.1.3.2 II y a trois façons possibles de réagir aux dépassements propres au développement des applications informatiques :

- les ignorer,

- les prévoir,

- les prévenir.

9.1.3.3 La première approche peut s'appliquer aux projets qui portent véritablement sur le long terme et dont on n'attend pas d'impact immédiat sur le fonctionnement du service. Dans plusieurs de nos secteurs d'activité, nous s o m m e s accoutumés à garder à l'esprit des objectifs à long terme que le m a n q u e de ressources ou de compétences en gestion nous empêche de réaliser dans l'immédiat. Si le projet d'informatisation ne porte que sur ces secteurs, nous ne nous ferons probablement pas trop de souci. U n retard de quelques mois ne compte guère lorsqu'il s'agit d'un projet d'inventaire dans lequel l'arriéré de travail se compte en dizaines d ' h o m m e -années, sans espoir de le résorber rapidement par des moyens manuels.

9.1.3.4 Si le temps est un facteur critique - par exemple, parce que d'autres éléments de nos plans de gestion sont tributaires de la mise en oeuvre d'un système automatisé - il nous faut tout faire pour que les délais soient respectés. Si le projet est développé en interne, nous pourrons faire le nécessaire pour que l'équipe qui en est chargée dispose de périodes de temps libre suffisamment prolongées pour pouvoir se consacrer aux activités de définition, de conception, de formation et d'essais. Un travail concentré sur plusieurs jours consécutifs sera beaucoup plus productif qu'un travail de m ê m e durée découpé en courtes périodes réparties sur plusieurs semaines.

9.1.3.5 II est plus difficile de traiter avec des intervenants extérieurs, mais la définition d'un programme clair et comportant des objectifs intermédiaires permettra à chacun de savoir où il en est. S'il survient des retards graves, on peut envisager de payer du personnel d'appoint ou des heures supplémentaires pour obtenir que les délais soient respectés. Pour éviter de telles dépenses, il existe parfois une possibilité de recentrer les travaux sur les éléments essentiels. Certains autres éléments sont alors identifiés c o m m e souhaitables plutôt que nécessaires et il est convenu que leur livraison interviendra à une date ultérieure. Dans certains cas, on aura pu négocier un contrat comportant un calendrier des travaux et prévoyant des pénalités financières en cas de non-respect des délais.

9.1.3.6 Mais bien souvent, nous n'aurons ni le pouvoir d'empêcher les retards ni les ressources qui nous permettraient de les combler par un supplément de dépense.

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Nous pouvons être tributaires d'une société de services informatiques qui se préoccupe peu de ce qui est pour nous une urgence, ou nous pouvons préférer laisser au développeur le temps de fournir un travail bien fait plutôt que de courir le risque d'une solution médiocre ou bâclée. Nous devons intégrer le risque de retard dès le stade de la planification, en veillant à ce que le calendrier comporte un décalage entre le momen t où le système est mis en place et celui de l'entrée en vigueur des modifications à apporter au fonctionnement et aux méthodes de travail du service. Nous devons aussi établir des plans d'urgence pour maintenir et prolonger la vie des systèmes existants au cas où le nouveau système laisserait apparaître des défaillances à un stade tardif de la période d'essai.

9.2 Dotation en personnel

9.2.1 C o m m e nous l'avons déjà souligné, il est aussi important d'avoir la personne adéquate à chaque poste clé que d'avoir de bonnes machines et de bons programmes. Si le personnel du service est fortement impliqué dans le processus de développement, la réussite du projet peut dépendre entièrement d'une ou deux personnes. Il est alors indispensable de se prémunir contre l'éventualité de leur départ. .'*"..

9.2.2 Les archivistes sont des gens relativement peu mobiles, mais dans un secteur où les compétences informatiques sont rares, l'expérience acquise par nos spécialistes internes peut susciter l'intérêt d'autres organisations. Les exemples ne manquent pas d'archivistes professionnels qui, après s'être formés à l'informatique, ont trouvé un emploi dans des postes offrant de meilleures perspectives de carrière soit dans de grands organismes publics soit dans le secteur privé. C'est là un cas particulier de la tendance générale à la mobilité chez les professionnels de l'informatique, qui peut d'ailleurs avoir une incidence sur le travail fourni par une organisation extérieure à qui nous aurions confié le développement de notre système.

9.2.3 II est par conséquent essentiel de préparer des relèves. Nous devons avoir un plan d'urgence pour le cas où la personne exerçant les fonctions les plus critiques dans notre service viendrait à nous quitter au plus mauvais moment . Il nous faut prendre les mesures voulues pour éviter qu'un système très coûteux se trouve paralysé par l'absence d'un m e m b r e du personnel dont la rémunération représente un coût relativement faible. Au stade de l'étude de faisabilité, nous devons avoir une indication du surcoût qu'il faudrait supporter si nous devions remplacer notre personnel le plus qualifié à mi-chemin du processus de développement.

9.2.4 Nous pouvons notamment prendre les précautions suivantes : confier le développement à une équipe plutôt qu'à une ou deux personnes ; reconnaître et récompenser la valeur des éléments clés du service par le jeu des rémunérations et des promotions ; veiller à ce que la documentation de l'application soit aussi complète que possible et constamment tenue à jour, de façon que d'autres puissent prendre le relais dans les délais les plus brefs.

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MAINTENANCE

"Tout ce qui peut arriver arrive".

Un système d'information automatisé, m ê m e simple, comprend un jeu complexe d'instructions pilotant une machine très élaborée. Il est prudent de prévoir que :

1 ) des défaillances se produiront de temps à autre,

2) celles-ci surviendront en général au plus mauvais momen t ,

3) certaines d'entre elles excéderont notre capacité de diagnostic, et plus encore d'intervention.

Le mot 'maintenance' évoque un programme de prévention bien ordonné, semblable aux opérations d'entretien nécessaires pour maintenir une automobile en état de rouler. En pratique, la maintenance est dans la plupart des cas synonyme de réparations d'urgence et se rapproche plutôt d'un contrat signé avec un organisme de secours routier qui garantit une intervention rapide quand le véhicule tombe inopinément en panne sur la route.

Nous devons attendre le pire et nous y préparer.

Matériel

Les composants électroniques de la plupart des ordinateurs sont remarquablement sûrs. Ils font l'objet de tests intensifs (qui peuvent cependant laisser subsister un petit nombre d'erreurs) et sont d'une grande fiabilité. Le risque de défaillance est en général beaucoup plus élevé pour les éléments mécaniques qui comportent des pièces en mouvement, c o m m e les imprimantes et les unités de disque.

Prévention

La fiabilité de l'alimentation électrique est essentielle. Les sites importants disposent habituellement de générateurs de secours qui prennent le relais en cas de panne de secteur. Pour les systèmes de petite taille, un onduleur équipé d'une batterie peut fournir du courant pendant un laps de temps suffisant pour procéder à la fermeture normale des applications, voire pour sauvegarder les données. S'il y a un risque quelconque de coupure ou de baisse de tension sur le réseau électrique, il est indispensable de relier à un onduleur les ordinateurs centraux ou les serveurs de fichiers sur lesquels sont stockées les données.

M ê m e lorsque la continuité de l'alimentation est assurée, de brusques sautes de tension suffisent à perturber les circuits électroniques, endommageant les données plutôt que les composants e u x - m ê m e s . Des filtres et des dispositifs de protection électrique doivent être installés sur le câblage électrique pour prévenir ces problèmes.

Pour les cas dans lesquels la moindre perte de données ou de temps de traitement serait catastrophique, il existe des ordinateurs dits 'à tolérance de panne'. Certains recopient l'intégralité des informations stockées sur disque sur un

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support de secours qui peut être utilisé en cas de défaillance du support initial. Les systèmes de ce type sont particulièrement utiles pour des applications c o m m e la production de documents ou l'enregistrement des usagers, dans lesquelles la reprise rapide des données est importante. Le surcoût qu'ils entraînent est probablement plus difficile à justifier pour les applications archivistiques, sous réserve que les données soient fréquemment et régulièrement sauvegardées.

Les salles d'ordinateurs traditionnelles sont normalement équipées d'installations de climatisation et de filtrage de l'air. Les petits systèmes sont souvent étonnamment robustes, mais il est prudent d'en installer les éléments critiques en un endroit où les écarts de température sont limités et où la poussière est maintenue à un minimum. Il existe des petits ordinateurs équipés de dispositifs de protection spéciaux qui permettent de les exploiter dans des environnements hostiles.

10.1.2 Réparations

Dans la plupart des cas, la réparation des composants ne pose pas de problème majeur. Des logiciels de diagnostic permettent de localiser les composants défaillants qui sont alors remplacés. La difficulté est de s'assurer l'intervention rapide d'un technicien qualifié pour faire le diagnostic et procéder au remplacement. Les gros systèmes disposent de leur propre équipe de techniciens. Pour les petits systèmes, la solution habituelle est la conclusion d'un contrat de maintenance. Les conditions de ces contrats varient et doivent être étudiées avec soin, mais le point essentiel est le délai (calculé en heures ouvrables) dans lequel le contractant garantit l'intervention d'un technicien.

S'il est impossible d'obtenir un tel service ou si son coût est prohibitif en raison de la distance, on peut envisager les solutions suivantes :

1) opter pour un système qui fonctionne exclusivement en différé et dont toutes les sorties sont sur papier ; une indisponibilité de quelques semaines, pendant que les pièces vitales sont envoyées en réparation, peut alors être supportable ;

2) dédoubler les équipements ; si une machine tombe en panne, les données de sauvegarde peuvent être chargées sur la seconde machine pendant que la première est en réparation.

Moyennant un supplément de prix, on peut obtenir du contractant qu'il s'engage à fournir immédiatement une machine de remplacement aussi longtemps que la machine défaillante est indisponible.

Une fois que nous avons identifié et chiffré toutes les solutions possibles, nous devons passer en revue les tâches qui seront confiées à l'ordinateur et décider du laps de temps pendant lequel nous pouvons nous permettre d'être privés du système. Pour certains travaux de description, une indisponibilité de plusieurs semaines peut être acceptable, car il demeure possible d'établir des listes sur papier qui seront ultérieurement entrées dans l'ordinateur quand celui-ci aura été réparé. Dans d'autres cas, une interruption de quelques heures peut être très

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grave : la production de documents dans un service d'archives important et très actif, par exemple.

Après avoir évalué les risques de défaillance du système, nous serons mieux à m ê m e de déterminer l'approche à suivre en matière de maintenance. C'est dans ce cadre que nous devrons établir un plan de lutte contre les sinistres.

10.2 Logiciels

Un logiciel qui fonctionne est un programme dans lequel les erreurs qui subsistent n'ont pas encore été découvertes. Tout programme un peu élaboré renferme des 'bogues'. Les logiciels micros de grande diffusion qui sont en vente depuis un certain temps ne contiennent plus d'erreurs graves. Un traitement de texte fera à peu près tout ce que ses auteurs prétendent qu'il est capable de faire. Mais l'on doit s'attendre à ce que les programmes spécialement écrits pour adapter un logiciel à nos besoins ou les progiciels de faible diffusion laissent apparaître un jour ou l'autre des défaillances graves.

En pareil cas, il nous faudra recourir à l'un ou l'autre des moyens suivants :

1) l'assistance de l'auteur du programme,

2) l'accès à la documentation du programme et à un programmeur ayant les compétences voulues pour corriger celui-ci.

Il est donc très important d'obtenir du développeur une documentation adéquate, y compris pour les travaux de développement réalisés à l'intérieur du service.

10.3 Organisation de la lutte contre les sinistres

Tout service d'archives doit avoir un plan prévoyant les mesures à prendre dans les situations où la pérennité des documents est menacée. Il faut établir un plan similaire pour les systèmes automatisés de façon à avoir l'assurance que les activités pourront reprendre dans les meilleurs délais et au moindre coût possible au cas où un sinistre entraînerait la mise hors service du système et la perte des données qui y sont stockées.

10.3.1 Sauvegarde des données

10.3.1.1 Les données sont sans doute l'élément le plus précieux du système. La collecte, la saisie, la vérification et la mise en forme des données sont des opérations très coûteuses, et il convient de prendre toutes les précautions voulues pour que ces travaux n'aient pas à être répétés.

10.3.1.2 Tous les ordinateurs offrent la possibilité de copier les données sur un support amovible, en général une bande magnétique. Les copies sur bande doivent être faites régulièrement et entreposées en un endroit sûr. Si les données présentes sur l'ordinateur sont détruites ou endommagées , on utilise les copies de sécurité pour les recharger sur le système.

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10.3.1.3 Les opérations de sauvegarde sont ennuyeuses. Pour être certains qu'elles sont correctement effectuées, les responsables doivent prendre les précautions suivantes :

1) Aux stades de la définition et du choix du système, veiller à ce que le dispositif de sauvegarde soit aussi efficace, automatisé et facile à utiliser qu'il est possible. Dans le cas d'un petit système, il faut être prêt à accepter pour cela un léger supplément de dépense (par exemple en faisant l'acquisition d'un dispositif de sauvegarde sur bande au lieu de s'en remettre à un système de copie sur de multiples disquettes) ;

2) Etablir un plan systématique précisant les données qu'il faut sauvegarder, le m o m e n t et la fréquence des sauvegardes et les règles à suivre pour conserver trace des copies ;

3) Sensibiliser les personnels chargés des sauvegardes à l'importance de leur tâche et aux coûts qu'une défaillance de leur part pourrait entraîner, et leur enseigner de manière approfondie les procédures à suivre ;

4) Procéder à des vérifications périodiques sur un échantillon des données sauvegardées pour s'assurer qu'elles peuvent effectivement être rechargées et exploitées sur le système.

10.3.2 Procédures manuelles

Nous devons nous prémunir contre la défaillance des systèmes vitaux en mettant au point des méthodes, des formations et une documentation permettant de revenir aux systèmes manuels. Les systèmes sur support papier utilisés avant l'automatisation peuvent fournir les moyens nécessaires pour maintenir le service en activité pendant que l'ordinateur est indisponible. Il faut aussi prévoir ce qui se passera lorsque l'ordinateur sera remis en service : les données enregistrées sur support papier seront-elles intégrées au système automatisé, et si oui, selon quelle méthode ?

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11 CONCLUSION

Pour reprendre l'essentiel des conseils formulés dans la présente étude, je m'appuierai sur trois termes techniques empruntés au monde de l'informatique :

Méthode de l'arborescence,

Analyse fonctionnelle,

Conception itérative.

11.1 Méthode de l'arborescence

La méthode de l'arborescence consiste à représenter le processus de conception sous la forme d'un arbre généalogique. Au sommet de l'arbre, on place la formule, énoncée dans les termes les plus généraux, qui récapitule l'essentiel du projet. O n parcourt ensuite l'arborescence en décomposant cette formule en éléments que l'on subdivise à leur tour jusqu'à ce que les moindres détails soient explicités. En principe, le processus de définition, s'il est bien conduit, trouve son point de départ dans les questions les plus générales concernant les buts et objectifs du système, qui sont progressivement décomposées en éléments de plus en plus précis jusqu'à ce que l'on arrive à la description des procédures de stockage et de traitement des données.

Notre tâche en tant que planificateurs est de partir du sommet de l'arbre et d'énoncer les objectifs et les principes auxquels doit répondre le système, puis de parcourir l'arborescence en exprimant plus en détail ce que nous attendons, en fonction d'abord de nos objectifs à-long terme, puis de nos besoins immédiats.

A un point donné de l'arborescence, nous pouvons nous arrêter et confier la suite du travail à d'autres participants. A'tous les stades, nous pouvons solliciter les conseils et les avis d'informaticiens professionnels, mais la responsabilité du système final demeure entre nos mains. Sur un petit système, un archiviste ayant la formation et l'expérience voulues peut se charger de traduire la conception générale en un système opérationnel. Les règles propres à garantir la qualité de la conception et de la mise en oeuvre doivent être suivies avec la m ê m e rigueur.

11.2 Analyse fonctionnelle

L'analyse fonctionnelle désigne le processus par lequel des tâches générales et complexes sont décomposées en actions élémentaires. Les nouvelles méthodes d'analyse fournissent une approche rigoureuse et systématique pour la construction de systèmes automatisés.

A chaque étage de la conception, le palier suivant est représenté par une série de cases vides, qui sont autant de modules dont le fonctionnement interne est encore inconnu mais dont les 'entrées' et les 'sorties' sont clairement spécifiées. C'est aux techniciens qu'est alors confiée la réalisation de modules capables d'effectuer le travail requis.

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Il n'est pas nécessaire que nous comprenions tous les détails techniques. Notre tâche est d'énoncer avec précision les objectifs généraux et de discuter avec les concepteurs les spécifications détaillées qu'ils doivent établir, en laissant aux techniciens qualifiés, le momen t venu, le soin d'élaborer les procédures internes propres à chaque module du système.

11.3 Conception itérative

L'expression 'conception itérative' a pour but de nous rappeler que, pour de multiples raisons, les travaux effectués selon la méthode de l'arborescence ne sauraient conduire à des résultats intangibles. En effet :

Ayant atteint les extrémités inférieures de l'arborescence, on rencontre parfois des difficultés techniques qui ont une incidence sur certains des niveaux plus élevés (obligeant à reprendre le travail 'à partir du bas') ;

Les spécialistes peuvent n'avoir pas parfaitement compris ce que nous voulons, et cela n'apparaît qu'au momen t du prototypage ;

Nous pouvons n o u s - m ê m e s décider, au momen t où le système nous est présenté, qu'il conviendrait de le modifier légèrement sur certains points ;

Le m o n d e change autour de nous, et notre attitude envers le système évolue lorsque nous avons nous -mêmes à répondre à de nouvelles exigences.

Nous devons nous attendre à ce que nos systèmes évoluent et veiller à ce que leur conception soit ouverte au changement. La clé d'une réussite durable est la qualité de l'analyse des données et de la conception. Si cette exigence de qualité est satisfaite dès le départ, nous nous épargnerons de coûteuses restructurations des données et nous serons à m ê m e de faire évoluer les programmes sans effort excessif.

Nous devons avoir une idée claire de ce que nous voulons tout en restant souples et ouverts sur la manière d'atteindre l'objectif. Notre contribution essentielle au succès d'un projet d'informatisation est le soin apporté à la planification et l'efficacité de la gestion, qualités que nous s o m m e s appelés à mettre en oeuvre dans tous les aspects de notre travail, dans le souci d'assurer la conservation des fonds dont nous avons la charge et de répondre aux besoins de ceux qui auront à les exploiter.

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ANNEXES

ANNEXE A : GERER LE DEVELOPPEMENT D'UN SYSTEME : LES PRINCIPALES ETAPES

Le tableau ci-dessous récapitule les principales étapes de la planification d'un projet visant à informatiser un services d'archives. Pour les projets de taille modeste, certaines étapes peuvent être omises ou regroupées. Pour les projets de grande envergure (voir annexe C ) , les phases de conception et de passation des marchés peuvent comporter des étapes supplémentaires.

PHASE

PREPARATION analyse préliminaire

FAISABILITE

MISE EN OEUVRE

ETAPE

Facteurs externes.: normes et politiques

(internationales (nationales (institution mère

Objectifs stratégiques de l'organisation

Plan à moyen terme : problèmes et besoins du service d e m a n d e et ressources

Plan informatique du service analyse des données

Définition du système {esquisse)

Décision de lancer une étude de faisabilité

Description des données et de leurs relations : types de données, cycle de vie, relations, flux, etc.

Sélection du logiciel

Sélection du matériel

Proposition ou cahier des charges

Décision

Acquisition révision du cahier des charges appel d'offres

Installation du matériel

Installation du logiciel

non | approfondir | oui

non | pas encore | oui

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Développement du système

Documentation

Essais

Réception du système

EXPLOITATION Formation

Maintenance : matériel logiciel sauvegarde des données

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A N N E X E B Q U E S T I O N N A I R E D E PLANIFICATION

Les questions qui suivent sont proposées pour servir de référence aux archivistes appelés à planifier et à sélectionner un système informatisé. Elles ne se situent pas toutes au m ê m e niveau de détail et un certain nombre d'entre elles de s'appliquent pas à tous les types de situation.

LE S E R V I C E D ' A R C H I V E S

Quelle est la fonction des services d'archives ? C o m m e n t fonctionnent-ils ?

Quelle est la nature du service considéré ? Quels sont ses buts et objectifs à long terme ?

Quelles sont les difficultés que nous rencontrons actuellement dans la gestion du service, notamment sur le plan de la gestion de l'information ? A quelles difficultés nous attendons-nous au cours des cinq prochaines années ?

En ce qui concerne les inventaires et la recherche : Quels progrès souhaiterions-nous avoir accomplis dans vingt ans ? Quelle proportion de nos fonds souhaitons-nous rendre pleinement accessible aux usagers ? A niveau de ressources constant, quel temps nous faudrait-il pour atteindre cet objectif ?

Données chiffrées

Effectifs : Combien ? A quel niveau de qualification ?

Documents : Combien de pièces en notre possession devraient-elles faire l'objet d'une description individuelle ? Combien de descriptions avons-nous effectuées ? Quel est le taux de croissance annuel des travaux réalisés, d'une part, et des nouveaux travaux à accomplir, de l'autre ?

Usagers : Combien d'usagers servons-nous par an ? Quel est le nombre max imum de personnes que nous s o m m e s en mesure d'accueillir en m ê m e temps ? Quel est le nombre de demandes reçues par la poste, par téléphone, etc. ? Les demandes sont-elles dispersées sur un grand nombre de fonds ou concentrées sur quelques séries ?

Systèmes

Quel est le mode de fonctionnement des systèmes actuels ? Etablir un diagramme fonctionnel du système d'enregistrement des entrées, du système de description, du système d'entreposage et de localisation, des systèmes bureautiques, etc. Combien de fois des données sont-elles recopiées d'un document sur un autre ? Combien de fois les descriptions sont-elles dactylographiées au cours de la préparation et de la correction des inventaires ?

Equipement et matériel

Quels sont les matériels de traitement de l'information actuellement utilisés dans le service -machines à écrire, photocopieuses ? Utilise-t-on des formulaires spéciaux - fiches de

demande de documents, fiches d'enregistrement des usagers, cartes d'admission, etc.?

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Tendances

Quelles sont les évolutions actuelles de la demande, des systèmes et des ressources ? Avons-nous une idée des changements susceptibles de se produire dans les cinq prochaines années ? Les exigences des utilisateurs et les besoins du personnel en matière de recherche sont-ils en train de changer ?

SYSTEMES EXISTANTS

Equipement : quels sont les systèmes informatisés, y compris les systèmes de traitement de texte, actuellement utilisés ? Quel est leur âge ? leur degré de fiabilité ? Quelle est la capacité de stockage et le taux d'occupation mémoire ? Est-il possible de récupérer de l'espace mémoire en éliminant des données redondantes ?

Quelle est la rapidité d'exécution du système ? Celui-ci souffre-t-il de ralentissements inacceptables en période de forte activité ? Quels sont les volumes d'information qui transitent par le système ? Quel est le nombre de requêtes traitées ? Le système est-il accessible partout où on en a besoin - dans les locaux du service ? - à l'extérieur ?

RESSOURCES

Ressources financières : Quelles sont les ressources existantes qui pourraient contribuer au financement du système ? Y a-t-il une possibilité d'obtenir une aide spéciale de sources extérieures ? Le budget actuel permet-il de couvrir les dépenses courantes de maintenance et de renouvellement ? C o m m e n t pourra-t-on financer la formation ?

Ressources humaines : Combien de membres du service ont-ils une connaissance de l'informatique ? A quel niveau - initiation, expérience d'applications informatiques, gestion de systèmes, analyse et conception, programmation ? Quel est le taux de rotation du personnel ayant une compétence en informatique ? Est-il facile de recruter du personnel de remplacement ayant des qualifications similaires ? Quelle est la place faite à l'informatique dans les programmes de formation à l'archivistique ?

OPTIONS

Quels sont les grands secteurs qui se prêteraient à une informatisation - gestion des archives, acquisitions, description, entreposage et production, gestion des opérations, comptabilité, traitement de texte ? Quels sous-systèmes peut-on associer à chaque secteur ? C o m m e n t s'intègrent-ils les uns aux autres ?

PRIORITES

Après avoir examiné les objectifs, les besoins des usagers et les contraintes institutionnelles et financières, nous pouvons aborder les questions relatives aux priorités : Quelles sont les options les plus propres à faire avancer nos objectifs à long terme ? Quels sont les options correspondant à des projets modestes qu'il est possible de réaliser isolément et à bref délai ? Quelles options présupposent la mise en oeuvre préalable de certaines autres ? Quelles sont

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les options susceptibles d'apporter le plus d'économies de temps à court terme ? Quelles sont celles qui offrent à bref délai le plus d'avantages à l'utilisateur final ?

ANALYSE DU PROJET

La pertinence des questions ci-dessous dépend de l'option choisie.

Sorties

Quels résultats voulons-nous obtenir du système ? Dans quel format ? Sur quel support - écran, papier, microfiche, support électronique ? Qui doit avoir accès à cette information ? D e quelle manière ?

Entrées

D e quelles données a besoin le système - entrées au clavier par l'utilisateur ? - extraites des fichiers de données ? Quelles sont les procédures à prévoir pour la saisie des données - dans le système considéré ? - c o m m e composante d'un autre sous-système ? C o m m e n t sont validées les données saisies par l'opérateur ?

Structure des données

La structure des données envisagée à l'échelle globale correspond-elle aux besoins du sous-système considéré ? Y a-t-il besoin d'index particuliers pour accélérer l'accès aux données pertinentes ?

Les données sont-elles structurées de façon à pouvoir être ré-exploitées aisément dans l'avenir ? Par exemple, les données sont-elles décomposées à un niveau de détail suffisamment fin ? Les duplications de données ont-elles été évitées ? La structure envisagée offre-t-elle un compromis satisfaisant entre les exigences de la théorie des bases de données et la nécessité d'une exploitation efficace ?

POLIT IQUES

Quelle est la stratégie d'information de l'organisation mère ? Prend-elle correctement en compte les objectifs du service d'archives ? Le pays a-t-il une stratégie nationale d'information ? Celle-ci a-t-elle une incidence directe sur le service ? - sur des services voisins c o m m e les bibliothèques et la documentation ? Y a-t-il des règles imposant une plus forte intégration de l'information ou des échanges de données entre services ?

Quelle expérience avons-nous des activités et/ou recommandations des organisations d'archivistes, d'autres professionnels de l'information, d'usagers ? Quelles normes sont-elles en train de s'imposer en ce qui concerne les systèmes Informatiques, les environnements d'exploitation, les formats d'échange de données, les logiciels d'application, les inventaires archivistiques ?

Quelle est la politique informatique de l'organisation mère ? Quelles contraintes nous sont-elles imposées en matière d'établissement des cahiers des charges et d'acquisition ? Quelles incitations, financières ou autres sont-elles offertes pour encourager la modernisation ?

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Traitements

Quel est le délai max imum acceptable entre l'entrée d'une requête et l'obtention de la réponse ? Avons-nous besoin que certains traitements s'effectuent en tâche de fond pendant que nous nous occupons d'une autre tâche ?

LOGICIEL

Quel est le logiciel capable d'apporter une réponse satisfaisante à nos besoins - entrées, sorties, structure des données, traitements ? Permet-il de stocker efficacement des données de longueur variable (si cela est nécessaire) ? Quels en sont les coûts - acquisition, extension (par exemple pour desservir un plus grand nombre d'usagers), maintenance (mises à jour et support technique) ?

Combien d'autres clients utilisent-ils ce logiciel ? Quelle est la probabilité que le fournisseur fasse faillite ? Qu'arriverait-il en ce cas ? Quelles seraient les difficultés à surmonter pour conserver le logiciel ou adopter un nouveau logiciel ? Est-il possible d'exporter les données dans des formats acceptables pour d'autres logiciels ?

Qui assurera les activités générales de soutien, le fabricant du logiciel ? le distributeur ? le vendeur ? Qui peut apporter un soutien immédiat pour l'exploitation du logiciel ? Qui est compétent pour concevoir et réaliser des applications fondées sur ce logiciel ?

Environnement d'exploitation

Quels sont les environnements d'exploitation envisagés pour les applications retenues ? Quel sont les coûts relatifs des systèmes fonctionnant dans ces environnements ? Quels sont les systèmes d'exploitation que soutiennent les services informatiques ou les spécialistes de notre organisation ? L'environnement envisagé est-il susceptible d'évoluer vers les systèmes ouverts et, par là, de nous donner une plus grande latitude dans l'avenir ? S'agit-il d'un standard commercial largement répandu, constituant un vaste marché du côté des utilisateurs c o m m e des fournisseurs ?

M A T E R I E L

Sur quels matériels l'environnement d'exploitation et les logiciels d'applications envisagés peuvent-ils tourner ? Quel est le coût d'une configuration de base ? Quels sont les coûts additionnels - pour des utilisateurs supplémentaires ? - pour une extension de la mémoire de masse ? - pour une augmentation de la puissance de traitement ? Les fournisseurs sont-ils fiables ? Risque-t-il d'y avoir des difficultés d'ordre commercial (restrictions à l'importation, par exemple) ? S'agit-il d'un ordinateur dont la conception est propre au constructeur ou d'une machine capable d'évoluer vers les normes de systèmes ouverts ?

Quel est le degré de sécurité offert par le système de sauvegarde ?

Les stations de travail sont-elles ergonomiques ? Quel est leur encombrement ? Le clavier est-il jugé fonctionnel ? L'écran offre-t-il un bon affichage, sans reflets et facile à régler ?

68

Réseau

Le câblage des locaux pourra-t-il se faire sans problèmes ? Jusqu'à quelle distance le réseau peut-il s'étendre ? Est-il facile d'y ajouter de nouvelles stations ? Quel est le nombre max imum d'utilisateurs actifs ? Quel est le degré de détérioration des performances en cas d'utilisation intensive ? Est-il possible d'installer d'autres logiciels réseau sur le matériel ?

Maintenance

Qui assurera les réparations en cas de panne ? Quel est le délai acceptable pour la réparation - du réseau tout entier ? - d'une station de travail ? Quelle est la fiabilité de l'alimentation électrique ?

FORMATION

Quelles sont les formations à prévoir pour les différentes catégories de personnel ? Quelle part de ces formations peut-elle être assurée - par le service d'archives ? - par l'institution mère ? C o m m e n t les nouveaux arrivants seront-ils formés ? Quelle forme d'introduction faudra-t-il donner aux usagers ?

SUIVI

Quels sont les moyens prévus pour apprécier la réussite ou l'échec du projet ? Quels objectifs intermédiaires est-il possible de fixer pour mesurer l'avancement du projet ? A quel point l'absence de progrès doit-elle conduire à une réévaluation du projet ?

Quelles sont les limites financières à respecter ? Combien de temps le personnel peut-il consacrer au projet ? C o m m e n t tenir la comptabilité des montants dépensés et du temps passé par le personnel ?

69

ANNEXE C PLAN D'UN PROJET DE GRANDE ENVERGURE

O n trouvera dans les pages qui suivent la table des matières et divers extraits d'un appel à propositions concernant un gros projet d'informatisation d'un service national d'archives, couvrant l'enregistrement des lecteurs, les demandes de documents et l'accès aux descriptions au niveau des séries.

C e document de fond constitue la base sur laquelle les candidats doivent présenter leurs propositions pour la réalisation d'une étude de conception technique. Ceux qui auront présenté une étude de conception jugée acceptable seront amis à soumissionner pour la fourniture d'un système clés en main.

Cette documentation a été établie par un service informatique de l'administration centrale travaillant avec des informaticiens employés par le service d'archives. L'appel à propositions précise les structures des données, les fonctions, les spécimens de sorties, la localisation des terminaux, les normes de performance, le calendrier d'exécution et nombre d'autres détails appropriés dans le cas d'un projet d'une telle envergure.

70

PUBLIC R E C O R D OFFICE (Bureau des archives publiques)

S Y S T È M E D ' I N F O R M A T I O N ARCHIVISTIQUE

A P P E L À P R O P O S I T I O N S

Table des matières

1. Introduction

1.1 Généralités 1.2 Le Bureau des archives publiques 1.3 Considérations stratégiques 1.4 Les systèmes actuels 1.5 Objectifs du nouveau système 1.6 Localisation 1.7 Communications et câblage 1.8 Calendrier

2. Equipements et systèmes existants

2.1 Organisation matérielle des archives 2.2 Le système de demandes de consultation 2.3 Le Guide courant des fonds du Bureau des archives publiques

3. Présentation sommaire du système

3.1 Portée du projet 3.2 Définition générale des tâches 3.3 Normes 3.4 Fonctions et états imprimés 3.5 Entrées et sorties 3.6 Conversion des données existantes 3.7 Mise en oeuvre du projet 3.8 Câblage

4. Eléments obligatoires

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 4.15 4.16 4.17

Introduction Matériel Logiciel système Etude de conception technique Logiciel d'application Gestion des données Sauvegardes Reprise Développement Performance Maintenance et services de soutien Formation Documentation Suivi des transactions Contrôle des accès Identification et accès des usagers Gestion des mots de passe

71

4.18 Contrôle des connexions 4.19 Support de stockage 4.20 Sous-système du logiciel de sécurité 4.21 Communications et câblage

5. Eléments souhaitables

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 5.12 5.13 5.21

Introduction Matériel Logiciel système Logiciel d'application Sauvegardes Reprise Développement Performance Maintenance et services de soutien Documentation Contrôle des accès Contrôle des connexions Fermeture automatique du système Communications et câblage

6. Calendrier

7. Informations complémentaires demandées aux fournisseurs

8. Instructions aux fournisseurs

9. Soumission et m o d e de présentation des propositions

Annexes

A . Exemples

B. Schéma des communications : K e w Schéma des communications : Chancery Lane

C . Prescriptions relatives à l'installation du câblage

D. Contenu de l'étude de conception technique

E. Matériel

Liste des périphériques Jeu de caractères

F. Spécification fonctionnelle des entités logiques

72

F1 Descriptions fonctionnelles des données obligatoires Diagrammes Description des fonctions élémentaires Liste des entités externes Description des entrées et des sorties

F2 Etudes logiques obligatoires Etude des données logiques composites Description des entités Description des éléments de données Liaisons entités/adresses des données

73

1. INTRODUCTION

1.1 Généralités

1.1.1 Le présent appel à propositions porte sur la fourniture d'un système en ligne clés en mains pour le Bureau des archives publiques. C e document et ses annexes ont pour objet d'énoncer les exigences du Bureau des archives pour permettre aux fournisseurs de proposer une solution globale clés en mains, comprenant le matériel, le logiciel et les services de soutien.

1.1.2 Le système est ci-après d é n o m m é Système d'information archivistique, phase I.

1.1.3 L'analyse et le cahier des charges ont été réalisés par le personnel du Bureau des archives s'appuyant sur la méthode S S A D M (Structured Systems Analysis and Design Method). La passation des marchés sera effectuée conformément aux directives standard de la C C T A relatives à l'acquisition de systèmes clés en mains dans les administrations publiques, y compris pour ce qui est de la présentation des études de conception technique.

1.2 Le Bureau des archives publiques

1.2.1 Le Bureau des archives publiques a pour mission d'assurer la garde de l'essentiel du patrimoine archivistique national, autrement dit des archives de l'administration centrale et des tribunaux, depuis le Domesday Book (1086) jusqu'aux documents contemporains qu'il a été décidé de conserver en permanence. D e par leur quantité et leur qualité, les informations que renferment ces fonds sont à strictement parler inappréciables.

1.2.2 Le Bureau occupe trois sites principaux : le bâtiment initial de Chancery Lane, construit au X IXème siècle et qui abrite actuellement les archives les plus anciennes, le nouveau dépôt de K e w , ouvert en 1977, où sont entreposées et consultées les archives ministérielles récentes, et un dépôt intermédiaire situé à Hayes. Le Système d'information archivistique sera installé uniquement à Chancery Lane et à K e w . Il n'est pas prévu de l'étendre au dépôt de Hayes.

1.2.3 Les archives conservées par le Bureau des archives publiques occupent plus de 150.000 mètres linéaires. Elles sont accessibles au public au bout de trente ans (à quelques exceptions près, lorsque le Lord Chancellor a prescrit des périodes plus longues ou plus courtes). Toute personne peut, sur production d'une pièce d'identité, obtenir un billet de lecture pour consulter les archives ouvertes. Le Bureau reçoit chaque année environ 125.000 visiteurs du m o n d e entier, et plus de 800.000 documents sont consultés chaque année par les visiteurs, les m e m b r e s du personnel ou les organismes gouvernementaux qui en sont les auteurs.

1.3 Considérations stratégiques

1.3.1 Le Bureau des archives publiques a pour mission : - de superviser et coordonner la sélection des documents à conserver en tant qu'archives publiques, - d'assurer la préservation des archives qui lui sont confiées, - de permettre leur consultation par les organismes auteurs ou le public.

1.3.2 La stratégie informatique du Bureau des archives à pour objet d'aider ce dernier à remplir ces missions....

74

4.7 Sauvegardes

4.7.1 Le système DOIT comporter des fonctionnalités permettant de faire des sauvegardes régulières de toutes les bases de données, d'en vérifier l'intégrité et de restaurer les bases à partir des données sauvegardées.

4.7.2 Les bases de données D O I V E N T être sauvegardées sur un support amovible qui puisse être ultérieurement utilisé pour les restaurer.

4.8 Reprise

4.8.1 Les informations des bases de données D O I V E N T être stockées sous une forme qui permette de remettre les bases en service dans un délai de six heures au cas où celles-ci seraient détruites ou e n d o m m a g é e s ou, en cas de défaillance du système, de reconstituer les bases dans le m ê m e délai, y compris toutes les transactions terminées au moment de la défaillance.

4.8.2 Le système DOIT comporter des procédures pour vérifier automatiquement l'intégrité de toutes les bases à l'issue de la reprise, y compris par la mise en balance du journal détaillé des transactions avec les totaux de contrôle internes.

4.8.3 Quand la reprise d'une base de données s'impose, le système DOIT refuser l'accès à tous les utilisateurs jusqu'à ce que la reprise soit achevée et vérifiée.

4.8.4 Quand les opérations de reprise sont achevées, le système DOIT en aviser tous les utilisateurs lorsqu'ils se reconnectent pour la première fois au système, en les informant des dates et heures de la défaillance du système.

4.9 Développement

4.9.1 Le développement du système d'information archivistique DOIT être réalisé à l'aide d'une méthode de gestion de projet reconnue, dont les résultats soient compatibles avec P R I N C E .

4.9.2 La spécification fonctionnelle des entités logiques se trouve à l'annexe F. Celle-ci est conforme à la norme SSADM (telle qu'elle est appliquée par le Bureau). Le système DOIT comporter toutes les fonctions et états qui y sont définis (sous réserves des exceptions suivantes qui sont seulement des éléments souhaitables) : - l'événement "Déplacement d'une entrée d'index" à l'intérieur de la fonction "Conservation des en-têtes et modificateurs", - les fonctions "arrivée lecteur" et "départ lecteur" et les états qui s'y rattachent.

4.9.3 Les données que doit traiter le système sont spécifiées à l'annexe F. Celle-ci contient également la description de chaque entité et de ses attributs ainsi que les volumes escomptés (maximum et valeur moyenne). Le fournisseur DOIT proposer un système qui comporte les fonctionnalités correspondant à cette structure de bases de données.

4.9.4 Le fournisseur retenu D E V R A fournir la documentation suivante relative à la conception du système :

75

ANNEXE F2 CONCEPTION DES ENTITES LOGIQUES

DESCRIPTION DES ENTITES

15 sur 31

LECTEUR

Occurrences : 100.000 d'ici à 1996 ; 16.000 par an env.

Description : utilisateur potentiel du système de consultation

Clé / *

*

Elément de donnée Numéro de lecteur Catégorie de lecteur

N o m du lecteur Type et initiales du lecteur Date d'expiration du billet Emplacement du lecteur Liste d'exclusion

Statut

type

N drapeau

AN AN N AN N drapeau

format

[texte] [texte]

[texte]

moy.

6 1 8 5 4 1 1 1

30

maxi

6 1

15 10 4 5 1 1

45

note

1 L'élément 'emplacement du lecteur' sera vide dans la plupart des cas ; maximum 425 environ.

ACCES LECTEUR

Occurrences : moins de 100

Description : indication qu'un lecteur est autorisé à consulter certaines pièces qui ne sont pas

normalement accessibles au public.

Clé Elément de donnée / Numéro de lecteur / Type d'accès

type format m o y . maxi note N 6 6

? _ L _ L 1 7 7

1 Le type de cet élément dépendra des modalités de mise en oeuvre.

CATÉGORIE DE LECTEUR

Occurrences : moins de 10

Description : élément d'une table de catégories valides de lecteurs. Cette entité comprendra le nombre voulu d'occurrences au démarrage du système. Il n'y a pas de maintenance courante à prévoir ; comme cet élément de données est utilisé dans plusieurs process et états, les événements modification et suppression n'ont pas été spécifiés.

Clé Elément de donnée / Catégorie de lecteur / Type d'accès

type format

Drapeau

AN

moy.

1 16 17

maxi

1 52 53

note

76

ANNEXE F4 CATALOGUE DES ETATS IMPRIMES

Page 7 sur 24

Etat

É T A T S P R O D U I T S EN DIFFÉRÉ (SU¡te)

Bases Description

28. Statistiques lecteurs R E A D E R Un état par site donnant, pour chaque jour de la période REQUISITION considérée, le nombre total de visites de lecteurs pour chaque R E A D E R catégorie de lecteurs publics et le nombre total, par catégorie LOCATION de lecteurs publics, de persoi net. ayant utilisé le système avec

succès ; le nombre total de visiles pour l'ensemble des catégories de lecteurs publics ; le nombre total de lecteurs publics ayant utilisé le système avec succès ; le total des utilisateurs non publics du système. Pour chacun de ces chiffres quotidiens, l'état fournira un sous-total par semaine et un total général pour l'ensemble de la période couverte. A l'intérieur de chaque semaine, le système calculera le pourcentage de lecteurs ayant utilisé le système chaque jour de la semaine. Usage : mensuel

Entités accédées : R E A D E R , R E A D E R C A T E G O R Y , R E A D E R LOCATION, R E A D E R REQUISITION, R E A D E R VISIT

29. Etat des en-têtes et modifieurs redondants

INDEX

30 Etat des demandes non entièrement traitées

REQUISITION G R O U P / C L A S S M A P H E A D E R PIECE

Etat alphabétique des en-têtes ou des en-têtes ou modifieurs qui n'ont pas de références ou de renvois dans les tables d'index. Usage : deux fois par an. Entités accédées : ADMIN HISTORY INDEX E N T R Y , C L A S S INDEX E N T R Y , C R O S S R E F E R E N C E , CROSS-REF/ INDEX H E A D E R , INDEX H E A D E R , INDEX MODIFIER

Etat indiquant, pour chaque site, les demandes dont le traitement n'est pas achevé ; à produire chaque jour pour les "rendus incomplets" (c'est-à-dire les demandes dont les éléments de données ci-après ont les valeurs suivantes : "ticket cleared 'cleared'" et "requisition status ='slip not cleared'" •;•'. » "ticket cleared status = 'not cleared'" et "requisition status = 'slip cleared'" à une date de contrôle antérieure à la date spécifiée par l'opérateur), avec possibilité de combiner autrement, si besoin est, les paramètres ci-dessus. Etat trié par cote de document en ordre alphabétique absolu et portant les informations suivantes : numéro de la série, localisation du document, numéro, n o m , type et initiales du lecteur, date et heure de la commande/communication, statut de la demande et du ticket, date et heure du contrôle, site et description. Usage : quotidien ; état des "rendus incomplets". Entités accédées : C L A S S , C O N T R O L POINT, M A P PREFIX, R E A D E R , R E A D E R REQUISITION, M A P R E F E R E N C E , PIECE R E F E R E N C E .

31. Etat des emprunts du personnel

REQUISITION Etat trié par numéro de lecteur énumérant tous les R E A D E R documents,triés par cote, sortis par l'ensemble du personnel ou

l'un quelconque de ses membres, et portant les informations suivantes : date de la demande initiale, numéro, nom, type et initiales du lecteur, localisation du personnel, date et heure du contrôle, site et description. Usage : annuel

Entités accédées : R E A D E R , R E A D E R C A T E G O R Y , R E A D E R REQUISITION, REQUISITION, C O N T R O L POINT.

77

ANNEXE F4 CATALOGUE DES ETATS IMPRIMES

ANNEXE Page 23 sur 24

STATISTIQUES DES VISITES DE LECTEURS (état N - 28)

STATISTIQUES LECTEURS : K E W 02/01/93 - 27/01/93

VISITES DE LECTEURS USAGERS DISTRIBUTION

D A T E

02/01/93 03/01/93 04/01/93 05/01/93 06/01/93

total partiel

09 /01 /93 10/01/93 11/01/93 12/01/93 13/01/93

total partiel

16/01/93 17/01/93 18/01/93 19/01/93 20/01/93

total partiel

23/01/93 24/01/93 25/01/93 26/01/93 27/01/93

total partiel

total général

R o y a u m e - U n i généalogie

visites

0 0 0 0 0

0

0 0 0 0 0

0

0 0 0 0 0

0

0 0 0 0 0

0

0

usagers

0 0 0 0 0

0

0 0 0 0 0

0

0 0 0 0 0

0

0 0 0 0 0

0

0

autres visites

0 0 0 0 0

0

0 0 0 0 0

0

0 0 0 0 0

0

0 0 0 0 0

0

0

usagers

0 0 0 0 0

0

0 0 0 0 0

0

0 0 0 0 0

0

0 0 0 0 0

0

0

Etranger généalogie

visites

0 0 0 0 0

0

0 0 0 0 0

0

0 0 0 0 0

0

0 0 0 0 0

0

0

usagers

0 0 0 0 0

0

0 0 0 0 0

0

0 0 0 0 0

0

0 0 0 0 0

0

0

autres visites

0 0 0 0 0

0

0 0 0 0 0

0

0 0 0 0 0

0

0 0 0 0 0

0

0

usagers

0 0 0 0 0

0

0 0 0 0 0

0

0 0 0 0 0

0

0 0 0 0 0

0

0

total visites lecteurs

0 0 0 0 0

0

0 0 0 0 0

0

0 0 0 0 0

0

0 0 0 0 0

0

0

total usagers publics

0 0 0 0 0

0

0 0 0 0 0

0

0 0 0 0 0

0

0 0 0 0 0

0

0

total autres usagers

0 0 0 0 0

0

0 0 0 0 0

0

0 0 0 0 0

0

0 0 0 0 0

0

0

total lecteurs jour/semaine

0% 0% 0% 0% 0%

0% 0% 0% 0% 0%

0% 0% 0% 0% 0%

0% 0% 0% 0% 0%

ANNEXE D CAHIER DES CHARGES SOMMAIRE POUR UN PETIT SYSTEME

En opposition avec l'appel à propositions pour un très gros système archivistique présenté à l'annexe C , on trouvera ci-après l'esquisse (fictive) d'un petit système d'enregistrement des accroissements.

L ' O R G A N I S A T I O N

Le Service d'archives de Newton a un personnel comprenant deux archivistes professionnels et trois autres personnes. Il reçoit environ 200 pièces par an.

LE SYSTEME PROPOSE

L'objectif à long terme du service est de se doter d'un système d'information archivistique intégré. Dans un premier stade, il est proposé de créer un système simple d'enregistrement et de génération d'états concernant les accroissements. C e système doit être développé par le personnel du service avec les conseils et l'assistance de l'Unité d'informatique de la commune .

S O R T I E S

Les sorties requises sont les suivantes :

1) un état des accroissements en ordre chronologique,

2) des accusés de réception des pièces reçues,

3) une fonction de recherche interactive par titre, source ou type dans la base de données.

ENTREES

Au moment de la réception des pièces, des informations détaillées sur la source, la date, la description et la quantité des pièces seront saisies.

[Le schéma ci-dessus est le minimum exigé de l'archiviste. Les paragraphes qui suivent présentent les grandes lignes de l'étude technique réalisée, dans l'exemple considéré, par l'archiviste adjoint (qui a reçu une formation à l'informatique et aux bases de données), avec l'appui de l'Unité d'informatique.]

STRUCTURE DES DONNEES

Chaque pièce reçue a une source. Chaque source peut être à l'origine d'une ou plusieurs entrées. Les éléments de données seront définis à partir d'un schéma tiré d'un Manuel de description archivistique.

STRUCTURE DES FICHIERS

Deux fichiers seront créés : entrées et sources. Les champs principaux en seront les suivants :

Entrées : numéro d'entrée (clé unique), date, titre, description, quantité, numéro de source ;

79

Sources : numéro de source (clé unique), nom, prénoms, qualité, adresse.

Des index assureront l'accès au fichier Entrées par titre et au fichier Sources par nom.

LOGICIEL

L'application sera réalisée à partir d'un programme standard de développement de bases de données. L'Unité d'informatique soutient deux programmes de ce type pour micro­ordinateurs : dBase IV et Advanced Revelation.

Les champs 'description' et 'titre' peuvent être d'une longueur très variable ; un certain nombre d'autres champs sont prévus pour recevoir des données conformes aux normes de description, mais ils ne seront que rarement utilisés. Il est souhaitable que le programme puisse gérer des champs de longueur variable.

Pour ces raisons et pour assurer plus de souplesse lors d'une expansion future du système, le choix du programme se porte sur Advanced Revelation.

L'environnement d'exploitation sera M S - D O S , qui est le standard reconnu par l'unité d'informatique pour les applications micro-informatiques.

MATERIEL

Le système sera exploité sur un micro-ordinateur compatible IBM AT , équipé d'une

imprimante appropriée.

La maintenance sera assurée par l'Unité d'informatique.

DOCUMENTATION ET FORMATION

C'est le développeur du système qui se chargera de définir la structure des fichiers, les options des menus, etc. Il établira également un manuel à l'intention des autres membres du personnel appelés à se servir du système.

Tout le personnel suivra un cours d'initiation à l'informatique avant de recevoir une formation au système donnée par le développeur. Celui-ci apportera en outre un soutien permanent aux utilisateurs.

E V O L U T I O N F U T U R E

Lorsqu'il apparaîtra nécessaire que plus d'un utilisateur accèdent en m ê m e temps au système, le service fera l'acquisition de micro-ordinateurs supplémentaires et d'un réseau local. Si l'application donne des résultats satisfaisants, il sera procédé à une évaluation des plans envisageables pour étendre le système aux opérations de description.

COUTS ET AVANTAGES

Le coût initial de 2000 livres pour l'acquisition du matériel et du logiciel et le coût du temps de personnel consacré au développement et à la formation ne pourront être intégralement recouvrés.

80

Le système permettra d'améliorer le service rendu au personnel et aux usagers : identification plus rapide des titres des pièces, possibilité d'obtenir aisément des impressions sélectives par type d'entrées.

Le système envisagé se justifie en tant que projet pilote peu onéreux et à faible risque dans l'optique du développement à m o y e n terme d'un système informatique intégré de gestion et de description des archives.

81

ANNEXE E EXEMPLES SOMMAIRES DE CALCULS DE COUTS

Les exemples ci-dessous sont des tentatives d'estimation tout à fait rudimentaires. Les situations envisagées sont fictives. Les comparaisons de prix se fondent sur les prix pratiqués au Royaume-Uni en 1990. Les valeurs estimatives sont exprimées en 'dollars', unité monétaire 'générique' ne se rapportant à aucun pays particulier. Il n'est pas tenu compte des pertes d'intérêt sur le capital ni d'autres aspects de gestion financière. Des conseillers financiers seraient à m ê m e de présenter des calculs beaucoup plus détaillés et affinés.

U n système de traitement de texte

Petit bureau de soutien administratif employant une secrétaire pour taper des listes et de la correspondance sur une machine à écrire électrique.

Salaire annuel 10 000 dollars Production annuelle 200 listes 30 dollars en moyenne par liste

1000 lettres 4 dollars en moyenne par lettre

Les lettres sont retapées dès qu'elles comportent plus de deux fautes de frappe. Les listes sont pratiquement toutes retapées après les nombreuses révisions et corrections apportées par les archivistes chargés de les compiler.

Coût d'un micro-ordinateur utilisant un programme standard de traitement de texte :

Dollars

Coûts de démarrage

Coûts d'exploitation (annuel)

ordinateur et imprimante de bonne bonne qualité achetés chez un distributeur local logiciel de traitement de texte formation de l'opératrice

prix du cours temps perdu pour la formation,

l'installation, etc.

contrat de maintenance (matériel et conseil pour le

1500 300

200

300

2300

200

logiciel)

Les listes ne sont plus retapées, mais corrigées ou révisées

Coût moyen 20 dollars par liste

Les lettres peuvent toutes être corrigées et sont dactylographiées un peu plus rapidement du fait que les fautes initiales posent moins de problèmes.

Coût moyen 3 dollars par lettre

Le coût des 200 listes et des 1000 lettres est désormais de 7000 dollars. L'économie annuelle est de 3000 dollars s o m m e qui permet de rembourser les coûts démarrage en moins d'un an et laisse une marge de 2800 dollars après paiement des frais de maintenance.

82

En prenant les choses sous un autre angle, la m ê m e opératrice pourrait accroître sa production de 350 listes et de 1000 lettres par an.

Si l'on prévoit de remplacer le matériel et le logiciel au bout de cinq ans, l'économie annuelle est de plus de 2300 dollars.

Système de description et de recherche exploité sur l'ordinateur central de l'institution mère

Coûts de démarrage

Coûts d'exploitation

liaison avec l'ordinateur central terminaux de saisie et d'interrogation installation et configuration du logiciel formation du personnel de saisie révision des procédures, conception des bordereaux de saisie (temps de personnel)

maintenance du matériel location du logiciel temps de personnel : administration du système et formation bordereaux de saisie

Dollars 5000 3000 5000 600

1000

14600

1000 2000

1000 400

4400 (par an)

Avantages réduction du temps de saisie dû à la facilité d'apporter des corrections 200 économie de temps sur la maintenance des index manuels 3000 économie de temps sur les recherches dans les index 500

5500 (par an)

Si les coûts de démarrage sont renouvelés tous les cinq ans, le nouveau système entraîne un supplément de coût d'environ 2000 dollars par an. La question qui se pose est celle de savoir si la souplesse accrue dans la manipulation des données et l'amélioration du service rendu aux usagers justifient ce surcoût.

83

ANNEXE F LECTURES COMPLEMENTAIRES

1 OUVRAGES

Il existe de très nombreux ouvrages sur l'informatique et les systèmes d'information automatisés. Les publications traitant de l'automatisation des activités archivistiques sont beaucoup plus rares et la plupart sont dépassés.

1.1 Applications informatiques en général

Des douzaines d'ouvrages d'introduction sur la structure et le fonctionnement des ordinateurs sont publiés chaque année aux Etats-Unis et au Royaume-Uni. L'un des meilleurs ouvrages de ce type est :

Capron, H . L., et Duffy, R. E. , Using Microcomputers: a complete introduction, Redwood City, Benjamin/Cummings, 1989.

Mais de nombreux ouvrages similaires ont fait l'objet de recensions favorables ; dans bien des cas, il suffira de parcourir les rayons des bibliothèques ou librairies consacrés à ce sujet et de choisir l'ouvrage dont le style de présentation correspond le mieux à ce que l'on recherche. Les ouvrages de ce type vieillissent vite ; tout livre dont la date de parution est supérieure à quatre ans est à proscrire.

1.2 Applications informatiques dans le domaine de l'archivistique

Au moment où l'informatique a commencé à se diffuser dans les services d'archives, il est paru un certain nombre d'ouvrages de synthèse qui présentaient les systèmes mis en place dans diverses organisations. A titre d'exemple, on peut mentionner l'ouvrage suivant, portant sur les archives britanniques :

Cook, M . , Archives and the Computer (1980)

O u , du m ê m e auteur :

An introduction to archival automation: A RAMP study with guidelines ( U N E S C O , PGI -86 /WS/15 , Rev., Paris, 1986).

Ces études ont vieilli rapidement en raison d'un certain nombre d'évolutions concernant :

le rapport prix/performance des ordinateurs,

la puissance et la souplesse des logiciels de gestion de bases de données et de génération d'applications,

la sophistication croissante de la conception des systèmes archivistiques, à mesure que progressait la culture informatique des archivistes professionnels.

L'ouvrage de Kitching, Impact of Computerisation, (voir ci-dessous) donne des indications utiles sur les développement récents des systèmes automatisés de description, ainsi qu'une bibliographie sur le sujet.

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Conception des systèmes informatiques

La plupart des ouvrages publiés dans ce domaine sont assez techniques et s'adressent à des informaticiens ayant une formation et une expérience spécialisées. Il traitent plus souvent d'un système ou d'une méthode de conception que des principes généraux qui s'appliquent en la matière. L'ouvrage suivant fait exception :

Holloway, Simon, Methodology Handbook for Information Managers: all you ever wanted to know about methodology but were afraid to ask, Aldershot, Gower, 1989.

C e livre présente plusieurs méthodes et donne au profane un aperçu de celles qui ont la préférence des analystes et développeurs modernes.

O n pourra glaner des observations encore utiles dans la brève introduction suivante :

Phillips, C M . , et Woolgar, C M . , Computerizing Archives: some guidelines, Society of Archivists [du Royaume-Uni], 1985.

Les ouvrages sur la conception de bases de données ont souvent tendance à se concentrer sur un seul logiciel auquel se réfèrent tous les exemples donnés. Ils seront utiles aux archivistes ayant l'esprit technique pour déterminer, au stade de la sélection, le système qui correspond le mieux à leurs besoins.

N o r m e s applications aux descriptions et aux données

O n trouvera une bonne synthèse de la situation internationale dans :

Kitching, Christopher, The Impact of Computerization on Finding Aids: a RAMP study, Paris, 1991.

Trois tentatives faites pour instituer des normes nationales s'appliquant à la description des archives et des manuscrits ont eu un certain retentissement :

Bureau des Archivistes canadiens, Vers des normes de description, 1985, et

diverses études ultérieures,

Cook, M . et Proctor, M . , A Manual of Archive Description, 2 è m e édition, 1990,

Hensen, S.L., Archives, Personal Papers and Manuscripts, 2 è m e édition, Chicago, Society of American Archivists, 1989.

Gestion des systèmes informatiques

Les publications traitant de l'informatisation des bibliothèques peuvent fournir d'utiles informations aux gestionnaires de services d'archives.

L'ouvrage suivant, qui traite de l'interface homme-machine, donne d'intéressantes indications sur les facteurs qui rendent les h o m m e s plus ou moins efficients dans l'exploitation de systèmes automatisés :

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Dyer, Hilary, avec le concours de Morris Anne, Human Aspects of Library Automation, Aldershot, Gower, 1989

2 PERIODIQUES

Avec la multiplication et les progrès des systèmes informatisés dans les services d'archives, les enquêtes et articles publiés dans les périodiques sont devenus le meilleur moyen de suivre les évolutions dans ce domaine.

ADPA, la revue du Comité de l'automatisation du Conseil international des archives

publie régulièrement des articles sur l'application de diverses techniques dans le domaine de l'archivistique.

Archive and Museum Informatics (ISSN 1042-1467)

publie peu de descriptions de projets particuliers, mais rend compte des manifestations et faits nouveaux sur le sous-continent nord-américain, notamment en ce qui concerne les normes, ainsi que des études sur les systèmes commerciaux de bases de données archivistiques disponibles aux Etats-Unis et au Canada.

Depuis quelques années, les revues des associations nationales d'archivistes publient des articles sur l'automatisation des systèmes d archives. Un certain nombre d'articles généraux particulièrement utiles sont parus dans The American Archivist.

Les archivistes tournés vers l'informatique qui envisageraient de créer e u x - m ê m e s un petit système peuvent se tenir informés de l'évolution des techniques et des prix dans les magazines spécialisés. Aux Etats-Unis, c'est la revue Byte qui occupe la première place. Jusqu'à une date récente, la revue britannique qui s'en rapprochait le plus était Personal Computer World. D'autres titres s'adressent plus particulièrement aux utilisateurs de la micro-informatique en entreprise.

3 Produits multimédias

Il existe des introductions à l'informatique (et plus particulièrement à la micro­informatique) disponibles sur cassettes vidéo. Elles ne paraissent pas offrir beaucoup d'avantages par comparaison avec les manuels traditionnels.

Pour ceux qui désirent se faire une opinion concrète des progiciels micro, de nombreux éditeurs offrent des disquettes de présentation de leurs produits les plus connus. Les 'didacticiels' sont des programmes d'autoformation qui permettent d'apprendre à se servir correctement du logiciel. Les disquettes de 'démonstration' peuvent offrir les m ê m e s fonctions ou simplement présenter un spécimen d'application concrète, accompagné de commentaires.

Cardbox Plus et Advanced Revelation sont deux exemples de programmes de gestion de bases de données (l'un extrêmement simple, l'autre très puissant) pour lesquels il existe des disquettes de démonstration. C'est aux distributeurs locaux qu'il convient de s'adresser pour connaître les produits disponibles.

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CDS-ISIS, programme de gestion de bases de données textuelles patronné par l ' U N E S C O , est livré avec une base de données parfaitement fonctionnelle contenant déjà des données.

Plusieurs éditeurs offrent des disquettes d'autoformation pour micro-ordinateurs compatibles IBM P C . Le produit ci-après offre une introduction peu coûteuse et efficace au traitement de texte, aux tableurs et aux bases de données :

N A L G O Education, Getting to grips with information technology, 2 è m e édition, Londres, N A L G O Education, 1991, ISBN 0-9515912-1-5.

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ANNEXE G REMERCIEMENTS

Les idées auxquelles j'ai tenté de donner forme dans les pages qui précèdent sont fondées non seulement sur m o n expérience personnelle mais aussi sur celle de nombreux experts en informatique générale ou archivistique telle qu'elle s'est exprimée dans des conférences, des cours, ou des publications éphémères. Au bout de quelques années, il devient impossible de se souvenir avec précision où l'on a rencontré pour la première fois une idée ou une conception donnée.

Pour des raisons analogues, je n'ai pas présenté de bibliographie exhaustive, mais

j'ai trouvé un grand stimulant dans les travaux de David Bearman, de Charles Dollar

et de Michael Cook.

C'est à l'appui et aux encouragements de Keith Holt, archiviste du comté de Humberside, que je dois de m'être pour la première fois intéressé sérieusement au sujet qui nous occupe. M e s confrères du Groupe d'informatique de la Société britannique des archivistes ont considérablement élargi m a conscience des défis et des problèmes qui se posent dans le monde . L'intérêt critique que le personnel des services d'archives du Berkshire et du Somerset a porté à m e s travaux m ' a aidé et éclairé.

Jean Pieyns, Michael Roper et Robert Wheatley m'ont apporté aide et conseils sur

plusieurs points de la présente étude.

M e s collègues Liz Park et T o m Mayberry ont joué l'un et l'autre un rôle essentiel en

m'aidant à coucher par écrit une partie de ce que j'ai l'habitude d'exprimer de vive

voix dans des causeries et des débats.

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