Microsoft plans table des matières mailing index …...Microsoft Office (versions 2019 et Office...

ISSN : 1630-0025 ISBN : 978-2-409-01857-2

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Microsoft® OFFICE (versions 2019 et Office 365) Word, Excel, PowerPoint, Outlook Maîtrisez les fonctions avancées de la suite Microsoft®

Ce livre vous présente les fonctionnalités avancées des applications de la suite bureautique Microsoft® Office. Il a été rédigé avec la version 2019 d’Office et intègre les nouveautés et différences de la version disponible avec un abonne-ment Office 365.

La partie sur Word aborde, entre autres, les fonctions de mise en page avancées (en-tête, pied de page personnalisés), l’utilisation des plans, la création de table des matières et d’index, la gestion des styles et modèles et la réalisation de mailing.

Dans la partie sur Excel, sont abordés la création de modèles, l’utilisation des zones nommées, les calculs avancés tels que les formules conditionnelles, la consolidation des données ou la génération de table à double entrée ; vous verrez également comment appliquer des mises en forme conditionnelles, des tris et des filtres, comment exploiter les tableaux de données et créer des tableaux croisés dynamiques.

La partie sur PowerPoint présente les fonctions permettant la réalisation de dia-poramas sophistiqués intégrant de la vidéo et de nombreux effets d’animation.

Dans Outlook, il s’agit d’optimiser l’envoi et la réception de messages (utilisa-tion de l’affichage Conversation, regroupement des messages, archivage…) et la configuration de la messagerie (notification d’absence, création de signature, mise en forme conditionnelle des messages, utilisation des actions rapides pour faciliter la saisie de messages répétitifs...).

Le livre se termine par les possibilités d’intégration des données d’une ap-plication à l’autre (copier des données Excel dans Word, par exemple) et les techniques qui permettent de partager et de co-éditer des fichiers enregistrés par exemple, sur OneDrive.

Microsoft®

OFFICE (versions 2019 et Office 365)Word, Excel, PowerPoint, Outlook Maîtrisez les fonctions avancées de la suite Microsoft®

Table des matières

© Editions ENI - Toute reproduction interdite 1

Word 2019

i Documents et modèlesModifier un document PDF dans Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7Créer un modèle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Modifier un modèle de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12Changer le modèle associé à un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

i Contenus spécifiquesRechercher/remplacer des marques de mise en forme . . . . . . . . . . . . . . 14Remplacer une mise en valeur par une autre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15Créer une insertion automatique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16Utiliser une insertion automatique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18Gérer les insertions automatiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20Insérer un champ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22Afficher/masquer les codes des champs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23Mettre à jour un champ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

i StylesCréer un style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24Sélectionner les textes possédant le même style . . . . . . . . . . . . . . . . . 28Gérer les styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29Importer des styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

i En-têtes et pieds de pageCréer un en-tête ou un pied de page personnalisé . . . . . . . . . . . . . . . . . 38Gérer les en-têtes et les pieds de page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

i PlansCréer un plan en utilisant les styles prédéfinis de titre . . . . . . . . . . . . . 46Numéroter les titres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47Exploiter le plan d’un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49Utiliser le volet de navigation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

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Table des matières

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i Tables et indexConstruire une table des matières . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55Mettre à jour une table des matières . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .60Créer un index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61Mettre à jour une table d’index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .70

i MailingLes étapes de conception d’un mailing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .71Créer un mailing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .71Créer une liste de destinataires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .78Gérer les enregistrements d’une liste de destinataires. . . . . . . . . . . . . .80Limiter l’exécution d’un mailing à certains enregistrements . . . . . . . . . .84

Excel 2019

i Modèles de classeurCréer un modèle de classeur personnalisé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .89

i DonnéesAssocier un commentaire à une cellule. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .91Utiliser le Remplissage instantané pour compléter une colonne . . . . . . . .92Remplacer un contenu de cellule et/ou un format par un autre . . . . . . . .102Insérer des cellules vides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .104Supprimer des cellules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .104Déplacer et insérer des cellules/lignes/colonnes . . . . . . . . . . . . . . . . . .105

i Zones nomméesNommer des plages de cellules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107Gérer les noms de cellules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .109Sélectionner une plage de cellules en utilisant son nom . . . . . . . . . . . . .111

i CalculsUtiliser des zones nommées dans une formule . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112Créer une formule conditionnelle simple . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113Créer une formule conditionnelle imbriquée. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .115Combiner l'opérateur OU ou ET dans une formule conditionnelle . . . . . . .117Calculer la somme d'une plage répondant à un critère (SOMME.SI) . . . . .118

Table des matières


Utiliser les nouvelles fonctions de calcul . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120Consolider des données. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

i Mises en forme conditionnellesAppliquer une mise en forme conditionnelle prédéfinie. . . . . . . . . . . . . . 127Créer une règle de mise en forme conditionnelle . . . . . . . . . . . . . . . . . 130Formater des cellules en fonction de leur contenu . . . . . . . . . . . . . . . . 135Supprimer les règles de mise en forme conditionnelle. . . . . . . . . . . . . . 137Gérer les règles de mise en forme conditionnelle . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

i Tri et filtres des donnéesTrier les données selon une couleur de cellule, de police ou selon un jeu d’icônes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139Trier les données d’un tableau selon plusieurs critères . . . . . . . . . . . . 140Activer/désactiver le filtrage automatique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144Filtrer selon certaines valeurs de la colonne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145Filtrer selon un critère personnalisé. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148Filtrer selon plusieurs critères. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149Utiliser des filtres spécifiques aux types de données . . . . . . . . . . . . . . 150Effacer un filtre ou tous les filtres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

i Tableaux de donnéesCréer un tableau de données . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153Ajouter une ligne/une colonne à un tableau de données . . . . . . . . . . . . . 154Afficher une ligne de total dans un tableau de données. . . . . . . . . . . . . 155Créer une colonne calculée dans un tableau de données . . . . . . . . . . . . 156Appliquer un style de tableau à un tableau de données . . . . . . . . . . . . . 157Supprimer un tableau et ses données. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158Filtrer un tableau de données au moyen de segments . . . . . . . . . . . . . 158

i Tableaux croisés dynamiquesChoisir un tableau croisé dynamique recommandé . . . . . . . . . . . . . . . . 162Créer un tableau croisé dynamique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164Créer un tableau croisé dynamique basé sur plusieurs tables . . . . . . . . 168Gérer les champs d’un tableau croisé dynamique. . . . . . . . . . . . . . . . . 170Insérer un champ calculé. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175Modifier la fonction de synthèse ou le calcul personnalisé d'un champ . . 176Utiliser les champs de totaux et de sous-totaux . . . . . . . . . . . . . . . . . 180

Table des matières

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Filtrer un tableau croisé dynamique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .183Grouper des données d’un tableau croisé dynamique . . . . . . . . . . . . . . .189Filtrer les dates de façon interactive (filtre chronologique). . . . . . . . . . .193Modifier la disposition/la présentation d’un tableau croisé dynamique . . .195Recalculer un tableau croisé dynamique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .198Supprimer un tableau croisé dynamique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .199

PowerPoint 2019

i PrésentationCréer un album photo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .201Créer une présentation à partir d’un fichier Plan . . . . . . . . . . . . . . . . .205Enregistrer une présentation sous forme de modèle . . . . . . . . . . . . . . .205

i MultimédiaDécouper un clip audio ou vidéo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .207Ajouter/supprimer des signets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .208

i AnimationsCréer une trajectoire personnalisée. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .210Déclencher l'animation sur un signet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .211Modifier la couleur ou masquer un objet après son animation. . . . . . . . .211Personnaliser l’effet d’animation sur un objet contenant du texte . . . . .212Personnaliser l’effet d’animation sur un objet audio ou vidéo . . . . . . . . .213

i DiaporamaInsérer l'image cliquable (zoom) d'une ou de plusieurs diapositives. . . . . .216Modifier l’image d’aperçu d’un zoom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .221Masquer des diapositives pour le diaporama. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .222Masquer/afficher le pointeur de la souris pendant le diaporama . . . . . . .222Paramétrer le diaporama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .223Créer, projeter et imprimer des diaporamas personnalisés . . . . . . . . . .225Découvrir le mode Présentateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .227Diffuser un diaporama sur des postes distants . . . . . . . . . . . . . . . . . .230

Table des matières


Outlook 2019

i Envoi et réception des messagesModifier la disposition du contenu d’un dossier de messages . . . . . . . . 233Utiliser l'affichage Conversation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234Créer un message sur un papier à lettres ou un thème Outlook . . . . . . 236Créer un message basé sur un format particulier . . . . . . . . . . . . . . . . 238Renvoyer un message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239Rappeler/remplacer un message déjà envoyé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240Définir l’importance et la nature d’un message . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241Marquer un message pour le suivi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243Envoyer un message proposant un vote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249Répondre à un message en votant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251Définir les options de suivi d’un message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253Définir les options d’envoi d’un message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255Déclarer des messages comme lus ou non lus. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256

i Gestion des messagesUtiliser la recherche instantanée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258Effectuer une recherche avancée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264Créer un dossier. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266Créer/gérer des groupes de dossiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267Déplacer des éléments dans un autre dossier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268Copier des éléments dans un autre dossier. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269Trier des éléments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270Regrouper des éléments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272Développer/réduire les groupes d’éléments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275Filtrer des éléments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276Archiver des messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276Ouvrir un fichier de données Outlook (.pst) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278

i Messagerie : configurationCréer une ou plusieurs signatures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280Signer automatiquement les messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281Choisir comment être prévenu de l’arrivée de nouveaux messages . . . . 282Gérer la messagerie en votre absence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283Appliquer une mise en forme conditionnelle au texte des messages . . . 288Gérer le courrier indésirable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292

Table des matières

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Gérer les messages à l’aide de l’Assistant Gestion des messages . . . . .299Utiliser les Actions rapides pour automatiser les tâches répétitives . . .304

Échanges entre applications et travail collaboratif

i Échanges entre applicationsCopier des données Excel dans Word. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .311Créer une feuille de calcul Excel dans Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .312Exporter une présentation vers Microsoft Word. . . . . . . . . . . . . . . . . .313

i Partage et co-éditionIntroduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .315Partager un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .315Gérer les accès à un document partagé. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .318Co-éditer un document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .321

Index. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .327

Partage et co-édition


Partage et c o-éd i t i on

Mi cros oft Offi ce (v ers i on s 20 19 et Off i c e 36 5) - F onc t i o ns avan céesIntroduction

Dans Word, deux fonctionnalités permettent le travail collaboratif : vous pouvezmettre un document sur un espace partagé (espace de stockage ou dossier partagé duréseau) et activer le partage de ce document afin que d’autres utilisateurs puissenten modifier le contenu ; vous aurez alors la possibilité, grâce au mode Suivi des modi-fications, de visualiser les modifications apportées par les autres utilisateurs une foiscelles-ci enregistrées et vous pourrez accepter ou refuser telle ou telle modificationde tel ou tel utilisateur et même fusionner toutes ces modifications dans le documentd’origine ou dans un nouveau document : si certaines modifications sont en conflit(deux utilisateurs ont modifié la même phrase, par exemple), vous pourrez indiquerquelle modification vous souhaitez conserver.

Avec la co-édition, vous placez le document sur un espace de stockage en ligne (One-Drive Personnel ou Entreprise, une bibliothèque SharePoint, une équipe Teams) puisvous le partagez avec des utilisateurs. Si le document est enregistré dans la biblio-thèque de documents partagés d’un site d’équipe SharePoint, ou dans la liste desfichiers d’une équipe Teams, il est alors accessible par tous les utilisateurs du site oude l’équipe Teams. Vous pouvez néanmoins le partager avec un utilisateur externe àvotre organisation si l’administrateur a autorisé le partage externe. Lorsque plusieursutilisateurs travaillent sur un même document, chacun visualise en temps réel les mo-difications effectuées par les coéditeurs.

Partager un document

Si vous disposez d’un espace Internet pouvant être partagé avec d’autres utilisateurscomme, par exemple, une bibliothèque de documents sur un site SharePoint (dispo-nible pour les abonnés Office 365) ou un dossier de votre espace personnel OneDrive,il vous est alors possible de mettre à disposition des utilisateurs de votre choix undocument Word via un lien d’accès (envoyé par messagerie ou accessible depuis unsite Internet) ou via la procédure de partage proposée par Word.

Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez être connecté à votre compte Microsoftet, si besoin, pouvoir accéder, depuis Word, à votre espace partagé en ajoutant leservice à votre liste d’emplacements.

Dès lors qu’un document a été enregistré dans un emplacement distant, vous pouvezchoisir les personnes avec lesquelles vous souhaitez le partager.

i Ouvrez et, si besoin, enregistrez le document dans un espace de stockage en ligne(OneDrive ou SharePoint).

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Microso f t Of f i ce (vers i on s 2019 et Of f i ce 365) - Fonct i on s avancées


316

i Cliquez sur le bouton (visible en haut de la fenêtre, à droite de la barred’onglets) ou cliquez sur l’onglet Fichier puis sur l’option Partager, Partager avecdes personnes et le bouton Partager avec des personnes.

Le volet Partager s’ouvre et s’affiche à droite de la fenêtre.

Si le document à partager n’a pas été au préalable enregistré dans un espace destockage distant, vous pouvez l’enregistrer et le partager en cliquant sur le boutonEnregistrer dans le cloud qui apparaît dans le volet Partager lorsque vous cliquez

sur le bouton .

i Dans la zone Inviter des personnes, saisissez l’adresse de messagerie du ou desdestinataires du partage en les séparant par un point-virgule (;).Si les destinataires font partie de votre organisation (dans le cas, par exemple, où lefichier a été enregistré dans une bibliothèque d’un site SharePoint), saisissez unique-ment le nom de ces destinataires.

Si l’adresse d’un destinataire est présente dans votre carnet d’adresses, son nomapparaît dans une liste contextuelle, vous pouvez, dans ce cas, sélectionner le nomdu contact dans cette liste.

L’outil permet de sélectionner les contacts depuis votre carnet d’adresses.



i Dans la liste qui suit, sélectionnez l’option Peut modifier si vous souhaitez que le oules destinataires puissent modifier le document (cf. Co-éditer un document) oul’option Peut afficher pour autoriser uniquement la consultation du document.

i Dans la zone de saisie suivante, saisissez, si besoin, un message à destination descontacts qui sera joint au lien d’accès envoyé par e-mail.

i Cliquez sur le bouton Partager.

Un e-mail est alors envoyé aux contacts spécifiés : il contient un lien qui lui permetd’accéder au document partagé.

La liste des personnes avec lesquelles le document est partagé est visible dans la par-tie inférieure du volet. Sur cet exemple, deux utilisateurs ont reçu le lien d’accès dudocument qu’ils pourront modifier :



318

i Dans la liste Partager automatiquement les modifications, sélectionnez une desoptions suivantes :

Gérer les accès à un document partagé

À tout moment, vous pouvez ajouter à la liste de partage d’autres utilisateurs, sup-primer des utilisateurs existants ou modifier le type d’accès au fichier (modificationou affichage seulement).

i Ouvrez le document partagé.

i Affichez le volet Partager en cliquant sur le bouton .

i Pour modifier le type d’accès, affichez le menu contextuel de l’utilisateur concernéet sélectionnez l’option Définir l’autorisation sur : Peut afficher ou l’option Modi-fier l’autorisation sur : Peut modifier.

i Pour supprimer un utilisateur, affichez le menu contextuel de l’utilisateur concernéet choisissez l’option Supprimer l’utilisateur.

i Pour ajouter un nouvel utilisateur, saisissez son nom ou son adresse de messageriedans la zone Inviter des personnes puis choisissez, dans la liste suivante, l’optionPeut modifier ou Peut afficher. Renseignez éventuellement le message qui sera jointau lien dans la zone de saisie suivante et cliquez sur le bouton Partager.

Envoyer un lien de partage

Cette procédure permet d’obtenir le lien de partage d’un document enregistré surun de vos emplacements distans afin de le copier dans un e-mail, dans un document,sur vos réseaux sociaux, dans un site web pour permettre aux utilisateurs d’y accé-der.

i Ouvrez le document concerné.

i Affichez le volet Partager en cliquant sur le bouton visible à droite dunom de l’utilisateur connecté.

Me demander Pour confirmer ou non à chaque ouverture du document partagé sivous souhaitez que vos modifications soient visibles sur le docu-ment des autres utilisateurs en ligne.

Toujours Pour afficher toutes les modifications que vous effectuez.

Jamais Pour ne pas afficher les modifications que vous effectuez.



i En bas du volet Partager, cliquez sur le lien Obtenir un lien de partage.

Deux types de lien sont proposés : un lien de modification et un lien d’affichage.

i Cliquez sur le bouton Créer un lien d’édition pour obtenir le lien permettant aux uti-lisateurs de modifier le fichier ou cliquez sur le bouton Créer un lien de consultationseule pour obtenir le lien qui permettra aux utilisateurs d’afficher uniquement lecontenu du document.

Le lien apparaît alors sous l’option Lien de modification ou Lien de consultationseule selon votre choix. Sur cet exemple, les deux types de lien ont été générés :



320

i Pour copier le lien, cliquez sur le bouton Copier correspondant au lien.

i Collez ensuite le lien copié à l’endroit où vous souhaitez le diffuser (dans un e-mail,un blog, une page d’un site Internet, etc.).

i Pour ne plus rendre disponible un lien d’affichage ou de modification, affichez le

volet Partager en cliquant sur le bouton .

Lorsqu’un lien de modification et un lien d’affichage ont été activés, les liens de par-tage apparaissent dans la partie inférieure du volet Partager précédé de l’icône

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