MASTER 2 GESTION DE PROJET. PRESENTATION DU MODULE Séquence 4 :Phase 5 : Evaluer le projet...

MASTER 2

GESTION DE PROJET

PRESENTATION DU MODULE

Séquence 4 : Phase 5 : Evaluer le projet Capitaliser les expériences

Phase N°5 : Evaluer le projet et Capitaliser les expériences

2 Evaluer le projet et Capitaliser les expériences : Développer une démarche d’apprentissage collectif et d’amélioration continueEnrichir la mémoire de l’entrepriseCréer les conditions de réussite des projets futurs

Données d'entrée : Le journal du projet, le rapport final du projet (CQD)…

Activité N° 1 Structurer le « bouclage » le projet

Activité n° 2 Evaluer le projet

Activité N° 3 Capitaliser les expériences

Activité N° 4 Clôturer le projet

Données de sortie : Rapport de clôture

Phase N°5 : Evaluer le projet et Capitaliser les expériences Activité 1 : Structurer le bouclage du projet

Le bouclage prépare vos projets de demain

La crédibilité du chef de projet se fonde donc sur sa capacité à assurer un "bon" bouclage pour son équipe, pour les personnes qui ont contribué à la réussite du projet et pour les utilisateurs qui en bénéficient.

- le projet a été livré et les utilisateurs se sont approprié le projet ; en cas de problèmes, ils savent qui contacter; le projet vit et survit à la dissolution de l'équipe projet

- le chef de projet et les membres de son équipe ont fait le deuil du projet et ont pu mettre leur expérience au service de l'organisation.


Cependant la phase de bouclage est souvent « bâclée » :

• démobilisation progressive des membres de l'équipe,

• lancement hâtif sur de nouveaux projets...

Pourquoi?

- Le projet étant terminé, les membres de l'équipe se sont déjà investis dans d'autres projets

Le « projet" est alors transféré à la structure, sans préparation suffisante, sans accompagnement ce qui engendre une grande insatisfaction auprès des utilisateurs.


Pourquoi?

- L'avenir de l'équipe n'a pas été envisagé : chaque membre est mobilisé sur son propre questionnement,

L’équipe n’a plus l'énergie nécessaire pour boucler le projet.

- Les contributions, les réussites, les compétences acquises ne sont pas reconnues

Ces négligences peuvent être source de démotivation et risquent d’altérer la crédibilité de la méthode de conduite de projet.


- La vie du projet n'est pas auditée et l'expérience acquise n'est pas capitalisée.

Cette absence de formalisation entraîne :

- une perte de savoir-faire

- la non mise à jour du système documentaire

- ce qui peut avoir comme conséquence la répétition des mêmes erreurs par d'autres chefs de projet.


Les dispositifs à mettre en oeuvre :

• Assurer le transfert à la structure

Organiser la transmission des savoir-faire

• Veiller à l'avenir de l'équipe et du chef de projet au sein de la structure

Valoriser les réussites et les contributions

• Evaluer le projet

• Formaliser les expériences (documents de référence)

• Initier le développement d'un véritable réseau de partage d'expériences.

• Procéder à la dissolution de l'équipe et faire le deuil du projet.


Assurer le transfert à la structure

Préparer le plus tôt possible le transfert

Ce processus de transfert doit se préparer dès la phase de conception du projet. Il présente un double intérêt :

- freiner les résistances liées à l'introduction d'un changement brutal et sans prise en compte des réalités du terrain (rôle pédagogique et intégrateur),

- intégrer les réactions du terrain (anticipation, prévention) pour éviter les phénomènes de rejet et pratiquer les ajustements de façon permanente.

Phase N°5 : Evaluer le projet et Capitaliser les expériencesActivité 1 : Structurer le bouclage du projet


Préparer le plus tôt possible le transfert

- Confier, dès la constitution de l'équipe, la fonction "transfert" à un des membres de l'équipe projet

- Installer dès le début, des relais dans les services qui auront à "assimiler" le projet

- Anticiper les besoins d'accompagnement au transfert ainsi que les modalités

de ces actions

(formation, assistance, évaluation et ajustements aux spécificités...),



Communiquer à l'avance sur les dispositifs de transfert

La communication vise plusieurs objectifs :

sensibiliser, préparer le terrain,

anticiper les réactions,

susciter les besoins et attentes,

répondre aux interrogations, aux craintes...

Il s'agit notamment de répondre aux questions :

Comment cela va-t-il se passer ?

Aurons-nous de la formation ?

Et si ça ne marche pas...?



Installer un dispositif d'assistance à l'appropriation

• un n° vert SOS projet

• des visites de terrain

• des formations


Veiller à l’avenir de l’équipe au sein de la structure

Risques liés à la dissolution de l’équipe projet

Elle peut poser plusieurs problèmes :

- Crainte d'un retour à une activité routinière dans une structure fortement hiérarchisée : finies les rencontres avec d'autres services et les prises

d'initiatives, retour au cloisonnement et au respect de la voie hiérarchique...

- Absence de valorisation des contributions à la réussite du projet et des compétences acquises (hiérarchie, RH)

- Découragement lié à un échec éventuel ;

- Difficulté à faire le "deuil" d'une histoire, d'une équipe.

Phase N°5 : Evaluer le projet et Capitaliser les expériencesActivité 2 : Evaluer le projet

Tirer des enseignements pour l'avenir

L’évaluation doit porter sur deux dimensions :

1. Une dimension objective : l'analyse du projet

2. Une dimension subjective : le vécu du projet

Les conclusions de l’évaluation (constats et recommandations) sont formalisées dans le rapport de clôture du projet

Phase N°5 : Evaluer le projet et Capitaliser les expériences Activité 2 : Evaluer le projet


Une dimension objective : l'analyse du projet

Analyse des écarts entre prévisions et réalisations.

Analyse critique des choix organisationnels, de la pertinence des dispositifs, des ressources et outils mis en oeuvre.

Évaluation de l'analyse stratégique : les enjeux et les risques sous-estimés, les réactions imprévues, les contraintes auxquelles nous ne nous attendions pas...

Évaluation des modes de fonctionnement de l'équipe et du chef de projet par rapport au système documentaire

Évaluation du transfert à la structure.

Phase N°5 : Evaluer le projet et Capitaliser les expériencesActivité 2 : Evaluer le projet


Une dimension subjective : le vécu du projet

Identifier :

Quels ont été les moments forts, les moments difficiles et pourquoi ?

Quels sont les facteurs d'échec, les facteurs de réussite ?

Phase N°5 : Evaluer le projet et Capitaliser les expériences Activité 2 : Evaluer le projet

Comment réaliser cette évaluation ?

Par la méthode de l’audit qui est un examen systématique d’un système, de ses résultats et de ses effets à partir d’un référentiel formalisé dans le manuel projet.

Il est souhaitable que chaque membre de l'équipe réalise cette évaluation sur un ou plusieurs éléments du projet (organisation, outils de gestion, équipe projet, relations avec les acteurs...) en prenant appui sur le journal du projet et le rapport final du projet.

Les conclusions de l’évaluation (constats et recommandations) sont formalisées dans le rapport de clôture du projet.

Phase N°5 : Evaluer le projet et Capitaliser les expériences Activité 3 : Capitaliser le projet

Préserver et transmettre l’expérience et les savoirs acquis

Le concept de capitalisation *

Il s’agit, à partir des actions menées, d’extraire de la connaissance stratégique pour restituer une connaissance transférable, appropriable et réutilisable.

La capitalisation a pour objectif de tirer parti du passé et du présent pour le futur par un réinvestissement au profit d’un bénéficiaire qui n’est pas toujours identifié au moment de la réalisation.

La capitalisation se traduit par la formalisation, la matérialisation, la conservation, la maintenance de savoir-faire souvent initiés par l’expérimentation des personnels de terrain.

* J-F Ballay, Capitaliser et transmettre les savoir-faire de l’entreprise, Eyrolles, 1997



La capitalisation consiste à avoir un regard distancié, à partir du vécu pour :

1. observer et analyser les aspects positifs et les problèmes rencontrés pendant toutes les phases du projet

2. identifier les conditions du succès

3. modéliser les démarches méthodologiques ( cahier des charges..)

4. formaliser des procédures pour que ceux qui viendront après évitent de refaire nos erreurs

5. enregistrer puis diffuser



La démarche de capitalisation est itérative, elle consiste à :

. Créer de la connaissance

. Identifier et capitaliser c’est à dire

repérer l’essentiel,

collecter,

enregistrer

créer une base commune de savoirs stratégiques

. Diffuser et favoriser l’échange

. Exploiter et créer à nouveau



Le choix des actions de capitalisation est souvent difficile car il faut privilégier celles qui présentent un intérêt dans une perspective de transférabilité et d’appropriation.

La capitalisation nécessite une forte culture du partage c’est pourquoi elle doit être impulsée et soutenue par une volonté managériale.

Elle induit le souci permanent de conserver la mémoire et la traçabilité afin de pouvoir restituer son expérience au moment opportun.

Le management doit créer les conditions favorables à l’organisation et au développement de cette capitalisation notamment sensibiliser, informer, expliquer la démarche, communiquer en interne et à l’externe.

Phase N°5 : Evaluer le projet et Capitaliser les expériencesActivité 3 : Capitaliser le projet


Cet échange et cet enrichissement pourront se poursuivre dans le cadre de

rencontres organisées entre chefs de projet ou équipes projet (clubs de chefs de

projet, groupes d'échange d'expériences...).


Le cas RTIT (Renault Trucks International Training)

Le centre de formation RTIT intervient dans 4 champs d’activités distincts :

1. . La Maintenance Camion, qui forme le réseau de réparateur ; 2. . Le Commercial pour les concessionnaires avec la formation des

forces de vente des concessions ; 3. . Les services et magasin de pièces de rechange qui forment les

chefs d’atelier et les magasiniers ; 4. . La Conduite Rationnelle pour la formation des chauffeurs routiers.

Le rôle de RTIT est de concevoir et d’apporter aux formateurs des MC (Market Companies) les solutions de formation nécessaires au développement des compétences des réseaux, des clients et des carrossiers constructeurs.

Le centre assure le pilotage de la formation des réseaux et la formation des réseaux de Renault Trucks International.


Le cas RTIT

Le projet E’eval

Le projet d’évaluation des connaissances techniques atelier est un sous projet du projet global de développement des connaissances réseaux qui à terme intégrera tous les métiers, ainsi que tous les types de connaissances voire compétences. Son périmètre d’action s’est étendu d’une part à la France à fin 2006 et début 2007, puis est prévu pour fin 2007 et 2008 pour certaines MC à l’Europe et l’international.

Les objectifs du projet d’évaluation des connaissances techniques atelier sont de :. vérifier la maîtrise des prés requis de base. évaluer les besoins en formation


Le cas RTIT

Finalité du projet

Ce projet a pour finalité d’homogénéiser l’offre de formation en Europe.

Dans ce cadre la mission du RTIT est d’apporter des solutions pédagogiques adaptées pour assurer un niveau de compétences et un niveau de services homogènes à l’ensemble des réseaux M.C.

Le but est de développer le professionnalisme des réseaux R.T


Le cas RTIT

Les fondements du projet E’eval

Le projet vise tous les métiers du réseau avec un ciblage en priorité sur les métiers de l'atelier et plus particulièrement la population des mécaniciens, techniciens d'atelier et des spécialistes diagnostic réparation.

Ces trois métiers sont stratégiques au niveau du réseau. Ces trois métiers présentent des écarts significatifs en termes de niveau de connaissances

3 000 personnes sont concernées pour l'ensemble des ateliers réseau France et 6000 pour l'ensemble des ateliers réseau Europe.


Le cas RTIT

Les fondements du projet E’eval

Le but final de cette évaluation en ligne est de fournir un support aux établissements dans la construction des plans de formation.

En effet, cet outil a été construit dans l’objectif d’aider le personnel atelier à faire le point concernant ses forces et faiblesses dans les différents domaines de connaissances nécessaires aux activités de l’atelier.

C’est un outil d’aide au repérage des besoins de formation.


Le cas RTIT

Le projet E’eval

Les objectifs ou résultats attendus ou livrables

. Une description détaillée des connaissances techniques attendues Mécanicien

Technicien Spécialiste Diagnostic Réparation (SDR)

. Un questionnaire complet d'évaluation des connaissances techniques sur 16 domaines et 2 à 3 niveaux avec des scores seuils de validation pour chaque niveau.

. Un outil informatique d'évaluation via Internet avec la création de rapports individuels et collectifs. . Une proposition de processus de déploiement M.C.


Le cas RTIT

Les contraintes du projet

. Résistance au changement

. Adaptation des contenus

. Eloignement géographique

. Multilinguisme

. Diversité culturelle

. Niveau d’implication du management


Le cas RTIT

Le questionnaire d’évaluation des connaissances :

Les domaines évalués portent sur les connaissances techniques atelier comme l’électricité, les moteurs, le freinage, les outils et les méthodes de diagnostic...

Les 3 niveaux sont échelonnés par connaissances métier ; 1. le niveau 1 regroupe les connaissances de bases à maîtriser par

l’ensemble des collaborateurs.2. Le niveau 2 concerne les connaissances avancées, se rapporte au

métier de technicien d’atelier. 3. Le niveau 3 porte sur les connaissances d’expertises, il s’adresse

aux experts du réseau que sont les Spécialiste Diagnostic Réparation.

Les seuils sont des pourcentages minimum à atteindre pour obtenir le

niveau dans chacun des 16 domaines.

Ce sont les niveaux requis fixés par Renault Trucks vis- à-vis de son réseau.


Le cas RTIT

La démarche de capitalisation

Finalité :

. Partager les connaissances

. Mettre en place un réseau d'entraide (notamment entre formateurs de MC) . Enrichir les bases de données Teamplace.

Espace, dédié au centre de formation international, permettant le partage d’informations entre les différents acteurs du service mais aussi avec les Market Companies

. Mutualiser les expériences, diffuser les pratiques dans chaque pays pour améliorer le système.


Le cas RTIT


Objectif :

Avoir une vision globale sur cette première utilisation de l’outil

d’évaluation mais aussi une synthèse par métier afin de cerner les

faiblesses et/ou points forts par groupe

Pour

Déployer l’outil d’évaluation au sein des MC


Le cas RTIT


Deux étapes ont été réalisées avec la MC France :

1. Évaluer la qualité du support de l'évaluation par profil de population

testée: compréhension des questions, ressenti en termes de

difficulté, durée de passation

2. Évaluer les conditions de mise en œuvre de l'évaluation des

connaissances: environnement informatique et atelier, besoins

d'assistance, questions les plus fréquemment posées.


Le cas RTIT


Les limites

. La valeur ajoutée apportée par la capitalisation n’est pas toujours clairement perçue

. L’urgence dans laquelle on travaille peut faire perdre conscience de l’utilité de la capitalisation et aboutir à considérer qu’elle représente une perte de temps

. La peur du choix - quelle action choisir et comment motiver ses choix ?

. La nécessaire formalisation écrite (on n’a pas une culture de l’écrit) ;


Le cas RTIT


Les atouts

. Pouvoir mesurer le taux de retour sur investissement

. Faire fructifier son investissement.

. Apprendre à partir de l’expérience du projet.

. Reconnaître officiellement le rôle, l’investissement et l’implication de chacun des participants au projet


Evaluation du dispositif de bouclage

Gestion de l'avenir de l'équipe, avez-vous prévu les modalités de fin pour les membres de votre équipe dans les 3 hypothèses suivantes :- le projet est mené à son terme,- les délais dérapent,- le projet est abandonné avant terme

Traitement des échecs : avez-vous envisagé ou pris le temps de les analyser avec les personnes qui ont contribué à la mise en œuvre du projet afin de les positiver et d'en tirer les conséquences en termes positifs ?

Valorisation des réussites : avez-vous envisagé une manifestation pour valoriser et remercier les personnes qui ont contribué à la mise en œuvre du projet et à sa réussite ?

Évaluation : la mesure des impacts et de la satisfaction des acteurs internes et externes (utilisateurs, usagers...) a-t-elle été prévue (moyens et programmation) ?

Audit final du projet : avez-vous organisé l'audit de clôture du projet ?

Formalisation de l'expérience du projet et capitalisation : les savoir-faire accumulés par l'équipe ont-ils été formalisés et leur archivage est-il organisé pour les rendre accessibles ?

Dispositif de formation : un plan de formation a t-il été envisagé pour accompagner le changement ?

Suivi de l'appropriation : le service après-vente est-il envisagé ainsi que les moyens à mettre en œuvre pour en assurer la réalisation ?

Planification et programmation des modalités de transfert à la structure

InutileA développerAdaptéDispositifs

Phase N°5 : Evaluer le projet et Capitaliser les expériences Activité 4 : Clôturer le projet Rédiger le rapport de clôture

Le rapport de clôture du projet est un élément majeur de cette capitalisation. Il se compose :

• du rapport final du projet

• du journal de bord du projet, dans l'état de sa production ou sous une

forme synthétique

• des demandes de modification éventuelles des éléments du système

documentaire (imprimés, modes opératoires, charte, procédures…)

• des conclusions de l’évaluation formative Il faut veiller à réaliser cette synthèse rapidement avant que d'autres projets ne

viennent "effacer la mémoire".

Phase N°5 : Evaluer le projet et Capitaliser les expériencesActivité 4 : Clôturer le projet

La diffusion du rapport final et du rapport de clôture

Adresser ces rapports à la direction, aux responsables de services et toute personne qui a été de près ou de loin associée à la conception et à la mise en oeuvre, aux futurs chefs de projet susceptibles de pouvoir bénéficier de votre expérience.

Adresser les demandes de modification des éléments du système documentaire au gestionnaire du système

Phase N°5 : Evaluer le projet et Capitaliser les expériences Activité 4 : Clôturer le projet

Communiquer sur le projet

Organiser une manifestation festive pour clôturer le projet

Remercier l’ensemble des participants

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