Direction interministérielle MAREVA 2 du numérique, METHODE D’ANALYSE ET DE REMONTEE DE LA VALEUR

des systèmes d’information

et de communication GUIDE UTILISATEUR - STRATEGIE

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GUIDE UTILISATEUR - Outil Stratégie

Excel/ Calc Version 2.2

Introduction

Ce Guide Utilisateur explique comment utiliser et renseigner le fichier Stratégie dans le cadre de l’analyse MAREVA 2. Il s’adresse aux chefs de projet afin de les accompagner dans le calcul pratique de la valeur de leur projet.

Vous êtes susceptibles d’avoir recours à ce Guide Utilisateur pour :

- Connaître et comprendre la structure du modèle - Comprendre et utiliser les conventions de base du modèle - Connaître les étapes à suivre - Vous guider dans le renseignement de chacune de ces étapes

Mise à jour version 2.0 : Introduction du questionnaire MAREVA allégé dans le fichier MAREVA stratégie

Articulation entre les fiches stratégie standard et le questionnaire stratégie allégé

Les ministères ont souhaité des fiches MAREVA 2 « allégé » intégrées aux fichiers stratégie et rentabilité pour faciliter la première analyse MAREVA 2 et donner les premières grandes tendances du projet.

Les fiches standard et allégé sont regroupées dans un fichier MAREVA 2 (Excel ou Calc) unique. A l’ouverture du fichier, l’utilisateur arrive sur la page d’accueil et peut choisir de renseigner un questionnaire MAREVA 2 allégé ou les fiches MAREVA 2 standard (cf. partie 1 « Page d’accueil» ci-après).

S’il choisit de renseigner un MAREVA 2 standard, l’accès aux différents fiches (questionnaires Image, Apports, valeur métier, valeur SI) s’effectue par les hyperliens par catégorie situé sur la page d’accueil (cf. partie 2 « Fiches standard SI et métiers » ci-après).

S’il choisit de renseigner un MAREVA 2 allégé, un bouton sur la page de sommaire permet d’accéder à un questionnaire simplifié. A l’issue du renseignement de ce questionnaire, un bouton « alimentation » permet d’alimenter automatiquement les fiches standard à partir du questionnaire allégé (cf. partie 3 « Questionnaire MAREVA allégé » ci-après).

L’alimentation automatique des fiches standard permet de renseigner les notes de chaque thèmes (Exemple : Image, apports aux bénéficiaires) et sous-catégorie (Exemple : Nombre de bénéficiaires du service fourni) et les graphiques de la page d’accueil.

Mise à jour version 2.1 : Introduction de la fonction de reprise des données

La version 2.1 ajoute une fonctionnalité de reprise des données des versions antérieures de MAREVA 2 qui permet aux utilisateurs de toujours travailler avec la version la plus récente des fichiers.

Attention: cette fonctionnalité permet de reprendre les données des fichiers MAREVA 2 Excel et Calc/ LO à

partir de la version 2.0 de juillet 2015

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Mise à jour version 2.2 : Changement de la formule de calcul du coût complet et actualisation de l’identité visuelle

Changement de la formule de calcul du coût complet

Dans la version 2.2 le calcul du coût complet n’est plus fondé sur les deux dernières années de fonctionnement mais sur les deux premières années. Cela ne change rien à la saisie des coûts pour l’utilisateur. Cette nouvelle version de MAREVA ne s’applique donc qu’aux projets initiés à partir de septembre 2019.

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Valeur stratégique du projet Mareva2_Strategie_2.2_v20160420

MAREVA 2

Version 2.2 avril 2016

Réaliser un MAREVA 2 allégé Impression du dossier Reprendre les données d'un MAREVA 2 MAREVA

Qu'est-ce qu'un MAREVA 2 allégé? MAREVA 2- Récapitulatif de la valeur stratégique du projet (données standard)

Valeur métier

20,0 Valeur pour le SI Prise en compte : Catégorie : Note :

18,0 Prise en compte : Catégorie : Note :

20

20

Normale Image, qualit é de s ervice, a pports

10 16,0

Normale Alignement à l a s traté gie SI

10

aux bé néf icia ires minist ér ielle et i nt erminis tér iell e

0

14,0

0

20 2

0

Normale

Apports qualit atif s a ux

10

12,0

Normale

Sécurité 10

gestionnaires

0

10,0

0

2

0

2

0

Normale

Levier de tranformation

10

8,0

Normale

Obsolescence

10

0

6,0

0

20

20

Normale

Besoin réglementaire

10

Normale Rationalisation, standardisation et

10

4,0

cohérence du SI

0

0

20

2,0 2

0

Normale Contr i bu tion à une pol iti que 10

Normale Changeme nt orga nis ati onnel et10

publique

0,0 0,0

métier de la DSI

0 0,0

0

Identification des bénéficiaires et des gestionnaires du projet

Identification des bénéficiaires du projet Identification des gestionnaires du projet

Glossaire MAREVA 2 - Valeur stratégique du projet

Glossaire - Valeur métier Glossaire - Valeur pour le

SI

VALEUR METIER - Image, qualité de service et apport aux bénéficiaires de ce

service VALEUR POUR LE SI - Alignement à la stratégie SI ministérielle et interministérielle

VALEUR METIER - Apports qualitatifs aux gestionnaires du service VALEUR POUR LE SI - Sécurité

VALEUR METIER - Levier de transformation VALEUR POUR LE SI - Obsolescence

VALEUR METIER - Besoin réglementaire VALEUR POUR LE SI - Rationalisation, standardisation et cohérence du SI

VALEUR METIER - Contribution à une politique publique VALEUR POUR LE SI - Changement organisationnel et métier de la DSI

Glossaire - Transverse - Questions générales

1. Page d’accueil : La page d’accueil de l’outil est le Sommaire. Le nom du fichier s’inscrit dans le bandeau de titre.

L’Outil Stratégie est composé de 8 thèmes répartis dans deux catégories : stratégie métier et stratégie SI

Chaque thème reçoit une note en fonction des réponses apportées

Une note de stratégie métier et SI est calculée en fonction des coefficients attribués aux thèmes (qui peuvent aussi être ignorés dans la « prise en compte » des catégories)

Cliquer sur le bouton « Impression » déclenche l’impression de l’ensemble du dossier

Accès vers l’onglet utilisateur MAREVA allégé

Accès vers l’onglet « Reprise des données » d’un fichier MAREVA précédent.

Identification indicative préalable des bénéficiaires et des gestionnaires du projet

Un Glossaire est disponible (des liens sont également positionnés sur des questions dans le fichier)

Code couleurs : Cellules sur fond blanc encadrées en bleu : à renseigner (éléments de volumétrie ou menu déroulant de réponses fermées) Cellules sur fond bleu : à ne pas renseigner (alimentation automatique) Cellules sur fond blanc : à renseigner (justifications recommandées) Cellules sur fond jaune : à renseigner (justifications obligatoires en raison de la réponse que vous avez apportée)

En cas de renseignement du fichier stratégie via le questionnaire allégé, la couleur du bandeau de la page d’accueil passe de prune à bleue indiquant que les données remplies sont simplifiées. En cas d’intervention subséquente dans les

questionnaires standard, la couleur du bandeau de la page d’accueil repasse de

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2. Fiches standard métier et SI :

Les fiches contiennent les réponses aux questions portant

sur les différents thèmes ; ceux-ci peuvent se décomposer en sous- catégories.

Répondre aux questions en

sélectionnant, dans les cellules

blanches encadrées en bleu, la réponse adaptée à votre projet à l’aide du menu déroulant.

L’analyse de la valeur évalue alors la contribution pour chaque thème (calcul automatique)

Pour chacune de vos réponses,

apporter une justification (texte libre, source, détails, …)

En particulier, quand la cellule de justification est de fond jaune (contribution importante à la valeur), la justification est obligatoire

Un glossaire est disponible, soit

directement sur les questions (texte en bleu pour Excel / Lien « GL » colonne H pour LO), soit sur le lien « Glossaire ».

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3. Questionnaire

allégé :

Le questionnaire MAREVA 2

allégé est constitué de 26 questions réparties dans les

mêmes thèmes que pour les fiches standards métiers et SI.

La réponse à chaque question

s’effectue au moyen d’une liste

déroulante (Exemple : oui/ non/

N/A)

Lorsque le questionnaire est

renseigné (pour tout ou partie), le bouton « Alimentation du MAREVA 2 standard » permet d’alimenter automatiquement les fiches standard métiers et SI via une matrice de conversion.

Ce renseignement simplifié ne

nécessite pas de justifications (un seul champ commentaire est prévu pour chacune des parties métiers et SI).

Le questionnaire allégé convient donc pour initier une première analyse de la valeur sur un projet, mais est néanmoins insuffisant pour une revue approfondie.

Vous pouvez procéder à une analyse plus complète en allant directement dans les fiches stratégies et en modifiant et justifiant les réponses apportées via le questionnaire allégé.

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4. Glossaire Stratégie

Pour aider à la compréhension immédiate des fichiers, un glossaire est intégré directement

dans le fichier stratégie.

Accès général par un hyperlien sur la page d’accueil (5 pages de glossaire : une page Transverse- questions

générales, un glossaire Image, un glossaire Apports, un glossaire Valeur métier pour les

OU catégories Leviers de transformation, Besoins

réglementaires et Contribution aux politiques publiques, et un glossaire Valeur pour le SI).

Accès direct par Hyperlien sur des termes ou des questions (sur Excel)/ le lien « GL » dans la colonne H (sur Calc).

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5. Fonction Reprise des données

Objectifs et périmètre

La fonctionnalité de reprise des données des versions antérieures de MAREVA 2 permet aux utilisateurs de travailler avec la version la plus récente des fichiers.

Points d’attention: 1. Cette fonctionnalité permet de reprendre les données des fichiers MAREVA 2 Excel et Calc/ LO à

partir de la version 2.0 de juillet 2015

2. Une fois la recopie lancée, merci de patienter jusqu'à l'apparition du message surgissant indiquant la fin de la recopie

3. Sur la version Calc /LO, après la reprise, il peut être nécessaire d'enregistrer et de rouvrir le fichier pour prendre en compte l'actualisation des données sur la page de sommaire

Principes de Fonctionnement