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Manuel de prise en main

DOCUMENTS TÂCHES ET PROJETS

AGENDAS COMMUNICATIONSPLATEFORME COLLABORATIVE

www.wimi-teamwork.com

Cloud Solutions SAS ● 33, rue des jeuneurs ● 75002 Paris ● 09 66 91 33 03 ● www.wimi-teamwork.comSociété au capital de 108 112 euros ● RCS Paris SIRET 528 893 522 00011 ● N° TVA intracommunautaire FR 71 52 88 93 522

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SOMMAIRE

Présentation p.3

A quoi sert Wimi ?Quels bénéfices vais-je en tirer ?

Premiers pas p.6

Comment se connecter ?Comment organiser son espace de travail ?

Fonctionnalités p.11

Que vais-je pouvoir faire grâce à Wimi ?Où se trouvent les principales fonctionnalités ?

Base de connaissances p.17

Les informations clés pour utiliser votre Wimi.

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Présentation

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COMMUNICATIONSFluidifiez les échanges multicanaux Communiquez et gagnez du tempsChat, vidéo-conférence, partage d’écran

PLATEFORME COLLABORATIVECréez des espaces de travail pour vos projetsCentralisez et partagez vos donnéesGérez finement les droits d’accès

AGENDASVisualisez les dates clés de vos projet.Organisez facilement vos réunions Partagez vos agendas avec vos équipes

TÂCHES ET PROJETSGérez simplement les tâches de vos projetsDocumentez les avancées de votre équipeConservez l’historique de vos activités

DOCUMENTSPartagez vos documents Synchronisez le travail de vos équipesSauvegardez vos données dans le cloud

WIMI RÉUNIT LES SERVICES

ESSENTIELS DE PRODUCTIVITÉ

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Wimi centralise vos documents, tâches, calendriers et discussions, vous permet de créer des espaces pour chaque projet et d’être notifié en temps réel des progrès accomplis. Wimi Drive synchronise tous vos documents et dossiers stockés sur Wimi directement sur votre ordinateur.

Organisez le travail de votre équipe

Wimi vous permet de travailler plus efficacement en équipe, de progresser plus rapidement sur vos projets, d’améliorer la communication et de collaborer en temps réel.

Boostez votre productivité

Wimi facilite les échanges avec vos clients en vous permettant de créer des espaces de travail personnalisés, dans lesquels vous pourrez partager des documents tout en contrôlant les accès aux données.

Enrichissez votre relation client

Wimi offre une interface intuitive et ergonomique. La prise en main est rapide et l’installation ne nécessite aucun investissement.Faites correspondre votre Wimi à votre identité en personnalisant votre Wimi à vos couleurs et logos.

Une interface intuitive et personnalisable

Wimi vous suit partout où vous allez, vous accédez à vos données où que vous soyez, même hors-ligne.

Accédez à vos données en mobilité

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Premiers pas

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QU’EST-CE QU’UN ESPACE DE TRAVAIL WIMI ?

…des utilisateurs

Coordonner les équipes

Faire circuler l’information

Fluidifier les processus de travail

Accélérer les projets

Faciliter pilotage et prise de décision

Un espace de travail Wimi réunit…

…qui collaborent sur une activité ou un projet,

…partagent documents et informations

…et communiquent.

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SE CONNECTERAccéder à vos espaces de travail

Pour vous connecter à Wimi :

Vous avez reçu une invitation du gestionnaire ou d’un administrateur de votre Wimi.

Vous avez alors un identifiant (adresse email) et un mot de passe

Vous pouvez vous connecter depuis un PC ou un Mac en allant sur le web à l’adresse de votre Wimi indiquée sur l’invitation

Vous pouvez également vous connecter depuis une tablette, un mobile Android ou iOS en téléchargeant l’application mobile

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SE CONNECTER SANS PASSER PAR UN NAVIGATEURInstaller le Wimi Drive en 3 étapes

1 Télécharger le Wimi Drive

Pour télécharger le Wimi Drive, cliquez sur en bas à gauche de votre Wimi en ligne.

2 Installer le Wimi Drive

Une fois le téléchargement du Wimi Drive terminé, lancez le programme et suivez toutes les étapes de l’installation.

3 Configurer le Wimi Drive

Une fois l’installation terminée, le Wimi Drive se lancera automatiquement. Renseignez le nom de votre Wimi, vos identifiant et mot de passe. Un dossier au nom de votre Wimi apparaîtra à l’emplacement choisi. Une première synchronisation commence et va recréer l’arborescence de documents de votre Wimi sur votre ordinateur.

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COMMENT STRUCTURER VOS ESPACES DE TRAVAIL ?

La structure des espaces de travail est un élément essentiel pour l’efficacité de l’équipe. La structure des espaces de votre espace de travail doit refléter vos objectifs et contraintes.

Deux types de structuration sont principalement utilisés par les utilisateurs de Wimi :

Structuration par activités

Exemple :PaiesContrôle de gestionCommunicationVentes FranceVentes Export

Structuration par projets

Exemple :Client 1Client 2PrestatairesEvénementDossiers internes

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Fonctionnalités

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DOCUMENTSPartagez et accédez partout aux documents de l’espace de travail

Centralisez et partagez vos documents avec vos équipes, vos clients et partenaires. Fonctionnalités détaillées en 13 points.

1 Moteur de recherche

2 Glissez–déposez vos documents

3 Intégrations

4 Visualisation en ligne

5 Commentaires

7 Menu d’édition

8 Edition en ligne via Google

9 Lien de partage de document

10 Verrouillage de fichiers

11 Organisation par dossiers

6 Gestion des versions

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12 Droits d’accès aux dossiers

12

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13 Lien de partage de dossiers

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TÂCHES ET PROJETSGérez les tâches et projets de votre équipe !

Visualisez et commentez les avancées de votre équipe. Suivez les activités et les tâches de vos projets.

1 Historique de l’élément

2 Commentaire

3 Edition des droits

4 Participants du projet

5 Niveaux de priorité

6 Avancement

7 Surlignage des tâches en retard

8 Dates d’échéance

9 Filtres et tris avancés

10 Import/export de tâches

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AGENDASOrganisez vous avec l’agenda Wimi

Partagez des agendas avec votre équipe et organisez facilement vos réunions et événements.

1 Agenda du projet

2 Lien avec Outlook et autres

3 Gestion des fuseaux horaires

4 Planification des tâches

5 Affichage des contraintes des participants au projet

6 Synchronisation bidirectionnelle

7 Filtres d’affichage

8 Edition des droits

9 Participants (espace de travail)

10 Rappels

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11 Infobulles informatives

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MESSAGERIE INSTANTANEEUne communication simple et efficace

Fluidifiez les échanges au sein de votre équipe avec la messagerie instantanée

1 Discussions de groupe

2 Historique de vos discussions

3 Discussions en cours

4 Messages horodatés

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CONFERENCES AUDIO ET VIDEOAvec Airtime, communiquez en vidéo

Wimi Airtime : Appels Audio/Vidéo, partage d’écrandirectement depuis votre navigateur

1 Votre lien Airtime

2 Appels vidéo

3 Partage d’écran

4 Option de partage (audio, vidéo, écran)

5 Lien vers le Chat

1

2

3

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6 Ajout de participant

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WIMI DRIVEL’efficacité décuplée directement depuis votre poste de travail

Wimi Drive : Vos documents et modules de communication directement sur votre poste de travail, sans navigateur web

L’installation du Wimi Drive vous permet de travailler sur vos documents directement depuis votre poste de travail, sans vous connecter à la plateforme et même hors ligne.Vous pouvez également démarrer depuis votre poste de travail un chat ou une conférence Air Time

1 Toutes les dernières modifications sur votre Wimi

2 Rechercher un document sur Wimi directement depuis votre poste de travail

1 2

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3 Lancer une conversation Wimi Chat ou une conférence audio/vidéo Air Time sans passer par un navigateur internet

4 Configurer vos préférences de synchronisation pour retrouver les documents que vous souhaitez directement sur votre disque dur

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Base de connaissances

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ESPACES DE TRAVAIL – 1/2

Qu'est-ce qu'un espace de travail ?

Wimi vous permet de créer très facilement des espaces de travail pour gérer lesactivités et projets de votre organisation. Par exemple, vous pourrez créer unespace de travail pour votre activité Marketing et un espace pour un projetclient.

Dans chaque espace de travail vous pourrez inviter des participants auxquelsvous attribuerez les droits correspondants à leur rôle respectif.

Chaque espace de travail inclus toutes les fonctionnalités dont une équipe abesoin pour travailler efficacement.

Qui peut créer un espace de travail ?

Seuls le Gestionnaire du Wimi, les Administrateurs principaux et lesAdministrateurs peuvent créer des espaces de travail.

Comment modifier le nom ou l'image d’un espace de travail ?

Pour modifier un espace de travail, rendez-vous sur la page de synthèse, puiscliquez sur «Modifier un espace de travail». Vous pouvez alors modifier le nomou la description et lui ajouter une image (ex. Logo client).

Quels espaces de travail les utilisateurs voient-ils sur la page de synthèse ?

La page de synthèse permet d’avoir une vision claire et rapide de vos activités encours. Vos espaces de travail sont triés par catégories que vous pouvez classerselon vos besoins.

• Les Utilisateurs et Administrateurs voient uniquement les espaces de travailauxquels ils participent.

• Les administrateurs principaux ou Gestionnaire du Wimi peuvent visionner etaccéder à l'ensemble des espaces de travail du Wimi, y compris ceux sur lesquelsils ne participent pas.

Dans le cas d'un client invité sur votre plateforme, il est préférable de lui conférerle rang d’Utilisateur afin qu'il ne voie que l'espace de travail qui le concerne.

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ESPACES DE TRAVAIL – 2/2

À quels éléments d’un espace de travail un utilisateur a-t-il accès ?

Suivant les droits conférés à un utilisateur sur l’espace de travail, l’utilisateur auraun accès partiel ou complet aux éléments de l’espace de travail.

Un utilisateur pourra par exemple avoir accès aux documents d’un espace detravail mais pas aux tâches.

Qu’est-ce qu’un espace de travail archivé ?

Wimi vous permet d’archiver un espace de travail correspondant à un projetclient terminé par exemple.

Archiver un espace de travail permet de conserver uniquement les espaces actifssur la page de synthèse de votre Wimi.

Un espace de travail archivé conserve ses documents, tâches, agenda, réunionset suivi du temps. Il reste accessible en cliquant sur l’onglet « Espaces archivés ».

Pour archiver un espace de travail, rendez-vous sur la page de synthèse, puiscliquez sur « Effacer/Archiver » de l’espace de travail à archiver. Vous pouvez àtout moment le restaurer.

Que signifient les indicateurs de couleur en face de chaque espace de travail ?

Gris : aucune tâche de disposent de date de fin

Vert : aucune tâche n’a de retard

Orange : 0 à 10% des tâches sont en retard

Rouge : plus de 10% des tâches sont en retard

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GESTION DES DROITS D’ACCES – 1/2

Comment ajouter un participant (client, partenaire, collègue) dans un espace de travail ?

Pour ajouter un participant à un espace de travail, rendez-vous dans l’espace detravail en question et cliquez sur « Ajouter un participant » depuis le panneausitué à gauche de votre écran.

Si le participant que vous souhaitez ajouter ne dispose pas d’un compted’utilisateur sur votre Wimi, vous pourrez directement lui créer un comptelorsque vous l'ajouterez à l'espace de travail.

Le participant ainsi ajouté aura uniquement accès à l’espace de travail enquestion. De plus, vous pouvez choisir de restreindre ses accès à certainsmodules de l’espace de travail.

De ce fait, vous maitrisez parfaitement les données que vous souhaitez rendreaccessibles d’une part à vos équipes et d’autre part à vos clients et partenairesexternes.

Qui peut ajouter un nouveau participant à un espace de travail ?

Le Gestionnaire du Wimi, les Administrateurs principaux et les Administrateurspeuvent créer et ajouter un nouveau participant à espace de travail.

Un utilisateur simple ne peut ni créer, ni ajouter un nouveau participant à unespace de travail.

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GESTION DES DROITS D’ACCES – 2/2

Que deviennent les documents, tâches et réunions créées par un utilisateur lorsque celui-ci est retiré d’un espace de travail ?

Lorsqu’un utilisateur est retiré d’un espace de travail, l’ensemble des documents,tâches, agenda et réunions du contributeur ne subissent aucun changement.

Je vois un participant barré, qu’est-ce que cela signifie ?

Cela veut dire que ce participant est affilié au projet mais qu’il ne dispose pas desdroits d’accès au module (Documents, Tâches, … ) dans lequel son nom est barré.

Comment gérer les droits d'accès à un espace de travail (documents, tâches, agenda, réunions, journal, temps) ?

Pour gérer les droits d'accès d’un espace de travail, rentrez dans l’espace etcliquez sur "Editer les droits" dans le panneau situé à gauche de votre écran.

Ensuite, déterminez très simplement les accès des utilisateurs aux modules del'espace de travail :

• Documents : Lecture, Lecture/Ecriture ou aucun accès

• Tâches : Toutes les tâches, Uniquement ses tâches ou aucun accès

• Agenda : Lecture seule, Lecture/Ecriture ou aucun accès

• Réunions : Accès aux réunions ou aucun accès

• Temps : Accès au suivi du temps ou aucun accès

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GESTION DES UTILISATEURS – 1/3

Qui peut créer et ajouter des utilisateurs dans Wimi ?

Seuls les Administrateurs, Administrateurs principaux et le Gestionnaire du Wimipeuvent créer et ajouter des utilisateurs à Wimi.

Est-ce que tout le monde peut voir la liste des utilisateurs du Wimi?

Seuls les Administrateurs principaux et le Gestionnaire du Wimi peuvent voir laliste des utilisateurs du Wimi. Les utilisateurs simples ne peuvent pas avoir accèsà la liste. Ainsi, vos clients et contributeurs externes ne peuvent pas avoir accèsaux informations de vos autres clients et autres contributeurs externes

Comment ajouter un utilisateur sur mon Wimi ?

Pour ajouter un utilisateur sur votre Wimi, vous pouvez choisir de l'ajouterdirectement dans un espace de travail existant ou l'ajouter depuis la rubriqueUtilisateurs de votre Wimi (il ne participera alors à aucun projet tant qu'il ne serapas ajouté à un espace de travail).

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GESTION DES UTILISATEURS – 2/3

Rangs d’utilisateurs : à quoi correspondent les rangs de Gestionnaire, Administrateur principal, Administrateur, Utilisateur?

Sur Wimi, chaque utilisateur possède un rang. Un rang définit des privilègesgénéraux sur le Wimi. Les droits d’accès aux différents modules sont définisindépendamment (voir Gestion des droits d’accès). 4 rangs différents existent :

- Gestionnaire du Wimi : Il s’agit d’un super-administrateur qui peut tout faire surson Wimi. Il n’existe qu’un seul Gestionnaire par Wimi. Il est seul à pouvoir créerou supprimer des administrateurs principaux.

- Administrateur principal : un administrateur principal a les mêmes privilègesqu’un gestionnaire mais il ne peut pas accéder à la rubrique « Offres et upgrades» et ne peut pas modifier ou supprimer un autre administrateur principal.

- Administrateur : un administrateur peut créer des espaces de travail et nepourra accéder qu’aux espaces sur lesquels il a été invité ou ceux qu’il a créé.

- Utilisateur : un utilisateur n’a pas de privilège particulier sur un Wimi. Il peutuniquement voir, accéder et participer à un espace de travail sur lequel il a étéinvité.

Le tableau suivant résume les privilèges de chaque rang :

Les différents rangs d’administration de votre Wimi ont vocation à correspondre àla hiérarchie de votre organisation.

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GESTION DES UTILISATEURS – 3/3

Comment changer le Gestionnaire d'un compte Wimi ?

Il suffit de nous faire parvenir votre demande à support@wimi.pro, si voussouhaitez modifier les informations de profil (nom, prénom et mail) de votregestionnaire Wimi.

N’oubliez pas de préciser dans votre mail de demande :

- l’adresse/nom de votre Wimi (de type : https://votresociété.wimi.pro/)

- les motifs du changement de nom de gestionnaire

- le nom et coordonnées du demandeur du changement

- le nom, prénom et adresse mail de l’ancien gestionnaire Wimi

- le nom, prénom et adresse mail du nouveau gestionnaire Wimi

Pour valider votre demande, il faudra également nous communiquer unjustificatif d’identité.

Ces mesures sont mises en place en raison de l’extrême sensibilité des droitsdont dispose un gestionnaire qui peut accéder pleinement à des donnéessensibles de votre compte Wimi.

Qu’est-ce qu’un utilisateur inactif ?

Un utilisateur inactif correspond à un utilisateur qui ne contribue plus à votreWimi et n’a pas vocation à le faire immédiatement. Il peut par exemple s’agir ducompte d’un client avec qui un projet a été mené à son terme, ou un employé quiaurait quitté votre organisation.

Son compte Wimi est donc « gelé » pour la période que vous souhaitez et vouspouvez le réactiver à tout moment si nécessaire.

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DOCUMENTS

Quels sont les différents moyens d’ajouter un document sur Wimi?

Plusieurs méthodes et canaux permettent l’ajout de documents sur Wimi :

- Glisser-déposer directement depuis un poste de travail

- En cliquant sur le bouton « Ajouter des fichiers »

- Depuis Google Drive, Dropbox, Box ou Evernote,

- Par email en utilisant l’adresse email de l’espace de travaoml

- Directement depuis Wimi Drive

- Depuis une application mobile de Wimi

Comment gérer les droits d’accès aux dossiers ?

Pour modifier les droits d'accès à un dossier, cliquez sur le bouton « Editer » dudossier.

Vous pouvez ensuite déterminer très simplement quels participants ont accès audossier.

Comment mettre à jour la dernière version d’un document ?

Cliquez sur l’icône « Ajouter une version » et choisissez le fichier qui est ladernière version du document.

Vous pouvez également mettre à jour la version d’un document en glissantl’icône de la dernière version du document sur l’icône de l’ancienne version.

Pour visionner les anciennes versions du document, cliquez sur la flèche à gauchedu titre du document qui déroule la liste des anciennes versions.

Comment puis-je voir qu’il existe une version ancienne d’un document ?

La flèche à gauche du titre du document indique la présence d’anciennesversions.

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Wimi Drive – 1/2

Comment configurer le Wimi Drive ?

Commencez par télécharger le Wimi Disk depuis le bouton « Applications » situédans le bandeau de bas de page de votre Wimi.

Une fois l’installation terminée, le Wimi Disk se lancera automatiquement.Renseignez le nom de votre Wimi, votre identifiant et votre mot de passe Wimi,puis choisissez l’emplacement ou vous souhaitez synchroniser vos documents. Undossier au nom de votre Wimi apparaîtra à l’emplacement choisi. Une premièresynchronisation commence et va recréer l’arborescence de documents de votreWimi sur votre ordinateur.

Mon Wimi Drive ne se synchronise plus, que dois-je faire ?

Plusieurs évènements peuvent perturber la synchronisation de votre Wimi Drive :

- Vérifiez que le répertoire racine de votre Wimi Drive n’a pas été déplacé

- Vérifiez que votre connexion internet fonctionne

- Vérifiez vos paramètres de connexion

- Vérifiez que votre version de Wimi Drive est la dernière en date

En cas de problème, plusieurs solutions existent :

- Fermez le Wimi Drive et redémarrez-le

- Redémarrez votre ordinateur

- Contacter le support Wimi au (0033) (0)9-66-91-33-03 pour une assistancedirecte au téléphone.

Attention : Si le réseau de votre entreprise est protégé par un proxy, il estpossible que celui-ci bloque la synchronisation de vos données.

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Wimi Drive – 2/2

Quels types de notifications le Wimi Drive émet-il ?

Le Wimi Drive vous envoie une notification lorsque :

- Quelqu’un se connecte à votre Wimi

- Vous recevez des messages dans le chat

- Vous recevez un appel sur Wimi AirTime

- Vous devez mettre à jour votre version de Wimi Drive

- Des fichiers n’ont pas pu être synchronisés

Peut-on ajouter un espace de travail en créant un dossier dans le Wimi Drive ?

Oui. Lorsque vous créez un nouveau dossier au niveau des espaces de travail déjàsynchronisés, cela créera automatiquement un nouvel espace de travail sur votreWimi.

En revanche, pour des questions de sécurité, vous ne pourrez modifier(renommer, supprimer, déplacer) les espaces de travail que depuis Wimi.

Versionning automatique

Le Wimi Drive intègre un système de versionning automatique. Lorsque vous ouune personne de votre équipe modifie un document depuis le Wimi Drive, lanouvelle version apparaît automatiquement sur votre Wimi. Vous gardez ainsi unhistorique complet des différentes versions de vos documents.

Sur Wimi, vous pouvez définir le nombre d’anciennes versions à conserver depuisla rubrique « Réglages ». Les 15 dernières versions de chaque document sontconservées par défaut.

Je veux synchroniser plusieurs Wimi avec Wimi Drive, comment faire ?

Vous pouvez synchroniser jusqu’à 3 Wimi avec Wimi Drive (version Windowsuniquement). La version Wimi Drive pour Mac OS permettra prochainement desynchroniser plusieurs Wimi également.

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Wimi Drive BACKUP

Wimi Drive Backup, A quoi ça sert, Comment l'activer ?

Wimi Backup vous permet de planifier des sauvegardes régulières de vosdonnées stockées sur Wimi sur un ordinateur de votre choix. Ces sauvegardesvous permettent de récupérer des fichiers égarés ou supprimés suite à desmanipulations involontaires ou mal intentionnées de la part d'utilisateurs devotre Wimi. Pour configurez le Wimi Drive Backup, il vous faut générer un mot depasse depuis la rubrique Backup des paramètres de votre compte Wimi.

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TÂCHES

Qui peut voir et modifier les tâches d’un espace de travail ?

Les participants d’un espace de travail peuvent voir et modifier les tâches d’unespace de travail en fonction de leurs droits d’accès.

Il existe trois types de droits d’accès sur les tâches :

- Toutes les taches : l’utilisateur a un accès sur les tâches de son espace de travail

- Seules ses tâches : l’utilisateur a un accès sur uniquement ses tâches

- Accès refusé : l’utilisateur n’a pas d’accès sur la section « tâches »

Comment faire apparaître les tâches affectées à un participant ?

Pour faire apparaître uniquement les tâches affectées à un participant, cliquezsur l’icône du responsable sur une des ses tâches. Une liste comprenant toutesles tâches de ce participant sera créé instantanément.

Comment afficher les tâches terminées ?

Dans le panel de gauche se trouve une liste « Tâches terminées ». Il vous suffit decliquer dessus pour afficher la liste.

Comment faire pour importer une liste de tâches dans Wimi ?

Cliquez sur le bouton « Importer ». La liste de tâches doit être au format CSV.Vous pouvez télécharger un modèle de feuille CSV en cliquant sur « téléchargezce modèle ».

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AGENDAS ET RÉUNIONS – 1/3

Comment synchronisez vos agendas Wimi avec votre ordinateur, smartphone ou tablette via CalDAV ?

Le protocole CalDAV vous permet de synchroniser vos agendas Wimi avec votreposte de travail ou votre Smartphone.

Mac OS (iCal) et iOS accepte ce protocole nativement. Vous pourrez ainsidisposer d’une synchronisation complète de vos agendas Wimi depuis cesappareils.

Windows et Outlook ne sont pas compatibles avec cette méthode desynchronisation. Aussi, Wimi développe actuellement un plug-in Outlook quipermettra d’établir une synchronisation bilatérale entre Wimi et Outlook.

Disponibilité Mars 2015

Sous Android, vous pouvez télécharger des applis qui rendent votre smartphoneou votre tablette compatibles avec CalDAV (Par exemple Solcalendar)

Vous pouvez choisir les agendas que vous souhaitez synchroniser via CalDAVdepuis la rubrique « mes synchronisations » de votre compte Wimi.

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AGENDAS ET RÉUNIONS – 2/3

Comment synchroniser vos agendas Wimi sur Outlook ou autres (De Wimi vers Outlook) ?

Pour synchroniser vos agendas Wimi vers Outlook, vous disposez de deuxoptions :

1) Synchroniser l’agenda d’un espace de travail

2) Synchronisez votre agenda unifié (Onglet Mes Agendas)

Dans le premier cas, rendez-vous dans le module Agenda de votre espace detravail, puis cliquez sur "S'abonner". L’agenda de l’espace de travail estmaintenant visible dans Outlook ou autres (ex. iCal). Vous pouvez répéterl’opération pour s’abonner à d’autres agendas Wimi.

Dans le second cas, rendez-vous dans le module Mes Agendas, puis cliquez sur"S'abonner". Votre agenda unifié (comprenant tous les évènements de vosagendas Wimi) est maintenant visible dans Outlook ou autres (ex. iCal).

Qu’est-ce qu’un rappel ?

Un rappel est un email envoyé aux participants d’un évènement leur signalantl’approche de l’évènement. Vous pouvez choisir d’associer plusieurs rappels à unmême évènement, auquel cas les participants recevront plusieurs emails denotifications aux horaires que vous aurez déterminé.

Quels éléments d'un espace de travail sont visibles dans l'agenda partagé ?

Les éléments suivants apparaissent dans l'agenda partagé de l'espace de travail :

- Les tâches avec des dates d'échéances

- Les créneaux de réunions fixées

- Les évènements ajoutés directement dans l'agenda partagé

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AGENDAS ET RÉUNIONS – 3/3

Qui peut voir/modifier l’agenda d’un espace de travail ?

Les participants d’un espace de travail auront un accès au module agenda selonleurs droits.

Il existe trois types de droits d’accès sur un agenda Wimi :

- Aucun accès : l’utilisateur n’a pas accès à l’agenda de l’espace de travail

- Lecture seule : l’utilisateur a un accès en consultation

- Lecture / Ecriture : l’utilisateur a un accès total à l’agenda

Pourquoi utiliser l’outil de création de réunions ?

L’outil d’organisation de réunion vous permet de sonder la disponibilité de vosinvités à une réunion en quelques minutes sans avoir à passer par des échangesinterminables de mails.

Vous pouvez créer une réunion très facilement, il vous suffit de proposer descréneaux, ils seront alors soumis aux participants à la réunion qui reçoivent unemail de notification. Il leur suffit ensuite de renseigner leurs disponibilités surWimi. Les informations sont centralisées et vous pouvez rapidement voir quelcréneau maximise la présence de tous les participants.

Pour arrêter une date, l’organisateur de la réunion doit cliquer sur « Voir lesdisponibilités », puis cochez « Arrêter une date », avant de valider.

Une fois la date arrêtée, tous les participants reçoivent un email au format «Invitation ».

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WALL, JOURNAL D’ACTIVITÉS

A quoi sert le journal de l'espace de travail ?

Le journal projet centralise l’ensemble des notifications concernant l’espace detravail considéré. Il liste les événements et activités récentes d'un espace detravail. Vous pouvez ainsi visualiser l’historique des activités sur chacun de vosespaces de travail. Les éléments du journal de l'espace de travail sont cliquableset vous permettent d'accéder aux éléments récemment ajoutés.

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CONFÉRENCE AUDIO ET VIDÉO / PARTAGE D’ÉCRAN

Qu'est-ce que Wimi AirTime?

Wimi AirTime vous permet d’initier très simplement des conférences audio etvidéo ainsi que de partager votre écran.

Pour démarrer un conférence ou un appel, il vous suffit de partager votre lienAirTime avec les personnes de votre choix.

Il suffit ensuite aux personnes de cliquer sur votre lien AirTime pour rentrer encommunication avec vous.

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CHAT ET MESSAGES

Chat

Le Chat vous permet d’échanger des messages instantanés avec les personnes quitravaillent avec vous.

Pour garantir la confidentialité au sein de votre organisation, vous ne pourrezinitier une discussion Chat qu’avec les personnes avec qui vous partager au moinsun espace de travail en commun.

Messages

Wimi vous permet d’envoyer des messages à des utilisateurs de votre Wimi. Cesmessages sont envoyés par email via Wimi.

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NOTIFICATIONS PAR EMAIL

Comment désactiver les emails de notification ?

Le système de notifications par email vous permet de suivre l’activité desdifférents espaces de travail auxquels vous participez sans avoir vos yeux rivés survotre navigateur.

Pour modifier les paramètres de notifications par email, rendez-vous dans lemodule « Mon compte », sélectionnez « Mes notifications ». Vous pouvez alorsactiver ou désactiver les notifications par module.

Je ne reçois pas d’emails de notification, pourquoi ?

Une cause fréquente de non réception des emails de notification provient dessystèmes d’anti-spams. Vérifiez vos courriers indésirables et ajoutez, le caséchéant, l’adresse « notifier@wimi.pro » à vos contacts.

Par ailleurs, vérifiez dans vos paramètres personnels que vous avez bien activésles emails de notification. Pour modifier les paramètres de notifications paremail, rendez-vous dans le module « Mon compte », sélectionnez « Mesnotifications ». Vous pouvez alors activer et désactiver les notifications parmodule.

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GESTION DE MON COMPTE

J’ai perdu mon mot de passe, que faire?

Vous avez la possibilité de demander un nouveau mot de passe en cliquant àpartir de la page d’accueil de votre Wimi sur : "Mot de passe oublié ?"

Vous recevez après avoir entré votre adresse mail, un mail avec un mot de passetemporaire qu’il vous faudra changer à votre prochaine connexion.

J’ai oublié le nom de mon Wimi. Que faire ?

Rendez-vous sur la page d’accueil du site Wimi, puis cliquez sur « Connexion ».Saisissez ensuite votre email et votre mot de passe. Vous serez automatiquementconnecté à votre Wimi.

Si vous utilisez plusieurs Wimi avec la même adresse mail, la liste de vos Wimisera affichée et vous pourrez choisir d’accéder à l’un de vos Wimi.

Enfin, si vous ne vous souvenez plus du nom de votre Wimi, vous pouvez cliquerdepuis la page d’accueil sur le bouton « Connexion » puis sur le lien « Wimioublié ? ». Vous devrez renseigner votre adresse email et un mail contenant tousles Wimi associés à cette adresse email vous sera envoyé.

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GESTION DU WIMI – 1/2

Personnaliser mon Wimi

Pour personnaliser votre Wimi, rendez-vous dans le module « Mon compte »,dans la rubrique « Personnalisation »

NB : seuls les administrateurs principaux et le gestionnaire du Wimi ont accès àcette rubrique.

Grâce à la personnalisation, vous pouvez :

- Modifier le texte de la page d'accueil de votre Wimi

- Ajouter une photo de fond pour votre page d'accueil

- Modifier la couleur dominante de votre Wimi

- Ajouter une bannière à toutes les pages de votre Wimi

Je veux supprimer mon compte Wimi, Que faire?

Les demandes de suppression ne peuvent se faire que par le gestionnaire duWimi. Pour supprimer votre compte Wimi, il vous faut donc envoyer un mail dedemande de suppression (en indiquant le motif de la suppression) à l’adressesupport@wimi.pro. Vous recevrez dans les meilleurs délais, un mail deconfirmation de suppression de votre compte Wimi et de vos données.

Comment gérer plusieurs comptes Wimi ?

Wimi vous permet de basculer facilement d’un Wimi à un autre depuis l’interfaceWeb. Depuis n’importe quelle page de votre Wimi, vous pouvez voir en haut àgauche de votre écran le Wimi sur lequel vous êtes connecté. En cliquant sur laflèche située à coté du nom de votre Wimi, vous pourrez afficher l’ensemble desWimi auxquels vous participez (avec la même adresse email).

Sur les applications mobiles, vous avez la possibilité de mémoriser l’accès àplusieurs comptes Wimi.

Sur Wimi Drive, la version Windows permet de synchroniser jusqu’à 3 comptesWimi. La version Mac OS permettra prochainement de synchroniser plusieurscomptes Wimi (1 compte actuellement).

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GESTION DU WIMI – 2/2

Ajouter un logo à mon Wimi

Pour ajouter ou modifier un logo sur votre Wimi, rendez-vous dans le module «Mon compte », dans la section « Compte Wimi », puis dans « Réglages ». Vouspouvez ajouter ou modifier le logo en cliquant sur l’icône « Ajouter/Modifier lelogo ».

Où consulter les statistiques d’usage de mon Wimi ? Qui peut y avoir accès ?

Pour consulter les statistiques d’usage de votre Wimi, rendez-vous dans lemodule « Mon compte », puis dans « Réglages ». Vous pouvez ainsi consulter lesstatistiques d’usage de votre Wimi et prendre connaissance de l’espace destockage utilisé, le nombre d’espace de travail et du nombre d’utilisateursprésents sur votre Wimi.

Seuls les administrateurs principaux et le gestionnaire du Wimi peuvent consulterles statistiques d’usage de votre Wimi.

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OFFRES, PAIEMENTS, FACTURES – 1/2

Comment changer d'offre ?

Vous pouvez changer d’offre à tout moment depuis la section « Offres etupgrades » de votre Wimi. Il vous suffit de définir le nombre d’utilisateurs etl’espace de stockage que vous souhaitez. Seul le gestionnaire du Wimi peutmodifier l’offre.

Vous devez également vous assurer que l’offre vers laquelle vous souhaitezmigrer est compatible avec le nombre d’espace de travail, l’espace de stockage etle nombre d’utilisateurs utilisés.

Lorsque vous changez d’offre, nous prenons en compte le reliquat éventuel devotre précédent paiement et l’appliquons comme crédit à votre nouvellesouscription.

Existe-t-il des offres spéciales pour étudiants, académies et associations ?

Oui, nous disposons d'offres spéciales pour étudiants, académies et associations.Adressez-nous un email à sales@wimi.pro pour plus d'informations.

Qu'est-ce que le paiement récurrent ? Comment l'activer ?

Pour assurer la continuité de service, votre souscription sera automatiquementrenouvelée en fin de période si vous avez activé le renouvellement automatiquedans la section "Information de facturation" (option activée par défaut).

Que deviennent les données de mon Wimi lorsque je ne renouvelle pas mon offre ou que je suis en défaut de paiement ?

Lorsque votre abonnement n'est pas renouvelé ou en cas de défaut de paiement,vous êtes alertés par email plusieurs fois. Sans action de votre part, le Wimi estdésactivé. La rubrique « Offres et upgrades » reste accessible pour créditer votrecompte. Si votre compte reste désactivé pendant plus de 45 jours, les données devotre Wimi seront détruites.

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OFFRES, PAIEMENTS, FACTURES – 2/2

Quels types de paiements sont acceptés ?

Nous acceptons les cartes Visa et MasterCard pour les paiements en ligne.

Les paiements par virement et par chèque sont soumis à condition. Pour ce typede paiement, veuillez contacter le service commercial à sales@wimi.pro.

Où puis-je consulter les détails de mon offre ?

Pour consulter les détails de votre offre, rendez-vous dans le module « Moncompte », dans la section « Compte Wimi », puis dans « Offres et upgrades ».Vous aurez accès aux détails de votre offre. Seul le gestionnaire du Wimi peutconsulter et modifier les détails de l'offre du Wimi.

Où consulter les factures ?

Pour consulter vos factures, rendez-vous dans le module « Mon compte », puisdans « Factures ». Vous pouvez consulter vos factures et les imprimer. Seul legestionnaire du Wimi a accès aux factures.

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SÉCURITÉ – 1/3

Quelle est la politique de sécurité de Wimi ?

Beaucoup d’entreprises considèrent encore, à tort, que leurs données sont mieuxsécurisées lorsque celles-ci sont stockées localement.

Dans de très nombreux cas, on peut noter auprès des organisations :

• Une politique de sauvegarde partielle ou inexistante

• Des droits d’accès aux données souvent mal maîtrisés

• Une protection limitée du matériel contenant les données contre le vol,l’incendie, etc.

• Une maintenance et une mise à jour aléatoires des postes de travail et serveuréventuel

• Accès physiques non-contrôlés (ex. personnel de nettoyage)

• Absence de responsable de la sécurité des données

Wimi a placé la sécurité de vos données au cœur de son offre.

Nous vous proposons une politique sécurité s’appuyant sur les dernièresavancées technologiques chez des professionnels de l’hébergement. Selon nous,la sécurité de vos données se décline en plusieurs volets. Voici ce que nous avonsmis en place pour protéger vos données.

Protection et intégrité

Toutes les données déposées sur votre Wimi sont stockées dans un centre dehaute technologie sur une infrastructure serveurs de type « Cloud » qui estmaintenue et mise à jour par des professionnels reconnus de l’hébergement.

Le Cloud Computing constitue une véritable révolution technologique qui séduitde plus en plus de grandes entreprises, gouvernements, laboratoires derecherche et plus généralement les organisations qui sont amenées à stocker desdonnées particulièrement sensibles. Cette préférence pour ce typed’hébergement s’explique par des performances et un niveau de sécuritésupérieur à toutes autres solutions d’hébergement.

Ainsi, grâce à la nature même du Cloud Computing, nos ressourcesd’hébergement ne « peuvent pas » tomber en panne, puisqu’en cas dedéfaillance matérielle, elles sont instantanément remplacées de façontransparente.

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SÉCURITÉ – 2/3

Résilience de l’infrastructure de stockage

Wimi a choisi de s’appuyer sur un stockage distribué. Cette technologie permetde stocker les données sur plusieurs disques en même temps et autorise la pertephysique en simultanée de plusieurs disques avant qu’une éventuelle corruptiondes données soit possible. En cas de problème sur un des disques, il estimmédiatement remplacé et les données sont répliquées sur le nouveau disque.

La confidentialité

Pour garantir la confidentialité de vos échanges et des données que vouspartagez avec les contributeurs de vos espaces de travail, Wimi utilise descertificats numériques et s’appuie sur la technologie SSL (Secure Socket Layer). Enquelques mots, un certificat numérique, installé sur nos serveurs, permetnotamment :

• D’authentifier le serveur du fait de la validation faite par l’autorité decertification.

• De sécuriser l’envoi et l’intégrité des données entre le visiteur du site et leserveur.

Deux clés numériques de chiffrement sont mises à disposition : une clé privée etune clé publique. Wimi conserve secrète la clé privée. La clé publique est utiliséepar nos clients pour communiquer avec notre serveur. Lorsqu’un échange a lieuentre Wimi et ses utilisateurs, le navigateur du client vérifie la validité ducertificat, puis établit une connexion chiffrée en AES sur 256 bits (suivant votreconfiguration).

L’accessibilité

Notre infrastructure d’hébergement nous permet d’assurer une accessibilitémaximum soit 99.95% du temps. De plus, grâce à la flexibilité de l’infrastructurede type « Cloud », Wimi peut faire face à des variations d’utilisation trèssubstantielles sans subir de ralentissements.

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SÉCURITÉ – 3/3

La sauvegarde de vos données

Wimi dispose également de dispositifs de sauvegarde sécurisés de vos données.Une sauvegarde incrémentielle des données permet de conserver toutes vosdonnées à l’abri sur un serveur distinct. Même en cas de défaillance grave duserveur principal, vos données sont protégées.

De plus, un système de réplication temps réel sur un autre datacenter est enplace. Le datacenter secondaire est géographiquement distant du datacenterprincipal (250km). En cas d’incident important, les connexions vers le serveurprincipal seront basculées vers le serveur secondaire : vos données sontprotégées et accessibles.

Vous trouverez ci-dessous le document récapitulatif sur notre politique desécurité.

• Politique de sécurité Wimi.pdf

Est-ce que nos données sont en sécurité ? Où les données sont-elles stockées? Quelles sont les mesures en place pour les préserver ?

Les données sont stockées dans deux Datacenters français situés sur deux zonesgéographiques distinctes. Dans le premier Datacenter, un système de backup esten place, les données sont donc stockées en double. Dans le second Datacenter,les données sont répliquées en temps réel depuis le premier Datacenter : en casd'incident critique du Datacenter principal, les données sont protégées et Wimireste accessible.

Politique de confidentialité de Wimi

Notre politique de confidentialité des données est stricte en la matière :

- Les serveurs sont protégés par les technologies de sécurité reconnues et uneadministration vigilante

- Les données ne sont accessibles à personne, seul le gestionnaire du Wimi et lespersonnes de votre organisation à qui vous avez autorisé l’accès peuvent yaccéder

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APPLICATIONS MOBILES – 1/3

Où les trouver ?

Application iOS : http://bit.ly/1C76Red

Application Android : http://bit.ly/1yqaYkR

Comment se connecter sur votre Wimi depuis l'application ?

• L'adresse de votre Wimi : https://votrewimi.wimi.pro :

• Email : L'email que vous utilisez pour vous connecter sur votre Wimi

• Mot de passe : Votre mot de passe

Comment synchroniser vos agendas Wimi sur votre smartphone ou votre tablette ?

Vous disposez de deux options pour synchroniser les agendas Wimi sur votresmartphone ou votre tablette :

1) Synchronisation en lecture seule (Wimi vers appareils via WebCal)

Depuis l’agenda d’un espace de travail ou depuis l’onglet Mes agendas, il voussuffit d’envoyer un lien d’abonnement par email sur votre appareil.

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Comment synchroniser vos agendas Wimi sur votre smartphone ou votre tablette ? (suite)

Une fois l’email reçu, cliquez sur le lien d’abonnement. L’agenda est maintenantvisible sur votre smartphone.

2) Synchronisation en lecture/écriture (via CalDAV)

NB : les appareils iOS permettent la création de compte CalDAV nativement. PourAndroid, vous devrez installer une application tierce pour pouvoir créer uncompte CalDAV (Par exemple Solcalendar).

La synchronisation des agendas Wimi via CalDAV vous permet d'accéder à tousvos agendas Wimi directement depuis votre smartphone ou tablette. Vouspouvez modifier les évènements de vos agendas Wimi directement depuis votreappareil. Les modifications seront automatiquement synchronisées sur Wimiainsi que sur les appareils des membres de votre équipe.

1ère étape : Récupérer vos identifiants CalDAV Wimi

Rendez-vous dans "Mon compte", puis dans "Mes synchronisations".

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Comment synchroniser vos agendas Wimi sur votre smartphone ou votre tablette ? (suite)

Vous trouverez les informations nécessaires à la création de votre compte CalDAVsur votre appareil :

2ème étape : Création du compte CalDAV sur votre appareil

Sur iOS, aller dans « Réglages » > « Mail, Contacts, Calendrier » > « Ajouter uncompte », « Autre », « Ajouter un compte CalDAV », puis renseigner vos donnéesde synchronisation.

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Cloud Solutions SAS ● 33, rue des jeuneurs ● 75002 Paris ● 09 66 91 33 03 ● www.wimi-teamwork.comSociété au capital de 108 112 euros ● RCS Paris SIRET 528 893 522 00011 ● N° TVA intracommunautaire FR 71 52 88 93 522

EN CAS DE BESOIN

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