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Manuel d’utilisation Openbravo Web POS v 1.0

Certification fiscale française


« Openbravo Commerce Suite 3.0RR18Q4: 1.8.3901 »

« French Fiscal v 1.0.0 »

Projet : Certification fiscale française Client : LNE Version : 1.0

Auteur : Patricia San Juan Dernière modif. : Mai 2018 Page : 1 / 14


Contrôle de la version Version Auteur Date Changement

1.0 Patricia San Juan 29 mai 2018 Document créé sur la base du modèle et de la version qui conviennent.




Table des matières Contrôle de la version 2

Table des matières 3

Introduction 4

Résumé du manuel d’utilisation Openbravo Web POS 4

Lancement de Web POS 5

Aperçu du manuel d’utilisation Web POS 6

Page de connexion 6

Disposition principale 6

Zone de ticket 8

Clavier numérique 9

Onglets 9

Menu 11

Raccourcis clavier 14




I. Introduction

Openbravo est un éditeur de solutions logicielles et notamment, d’un logiciel mondial conçu pour la gestion

des points de vente (POS), des commerces de détail et dans le but d’aider les moyennes et grandes

entreprises à bien gérer leurs opérations Retail.

« Openbravo Commerce Suite » est la version commerciale proposée par Openbravo, aux acteurs du secteur

de la vente au détail. Solution unique élaborée pour les opérations des magasins et d’encaissement, cette

suite comprend une série de modules dont l’installation sur Openbravo permet d’en exploiter les

fonctionnalités de vente au détail, tout en bénéficiant d’une technologie capable non seulement d'étendre

ses fonctionnalités retail, mais aussi d’en créer de nouvelles afin d’adapter Openbravo selon ses besoins.

D'autre part, Openbravo Commerce Suite est étayée par une fonctionnalité complète de back-office,

nommément Openbravo Business Suite. Solution totale de gestion d’entreprise, cette suite de logiciels

Openbravo Business Suite est dotée de fonctionnalités ERP intégrées.

Ce document est la version condensée du Manuel d’utilisation Web POS de la version « Openbravo

Commerce Suite 3.0RR18Q4: 1.8.3901 » intégrant les fonctionnalités de fiscalité française par le biais du

module French Fiscal v 1.0.0. La version intégrale, en anglais, du Manuel d’utilisation Web POS est disponible

sur le wiki d’Openbravo.

Openbravo s’engage à garder les documents réglementaires jusqu'à la fin de la troisième année suivant celle au cours de laquelle le logiciel ou le système de caisse aura cessé d'être diffusé.

II. Résumé du manuel d’utilisation Openbravo Web POS

Openbravo Web POS compte parmi les composants clés de la suite Openbravo Commerce Suite. Il aide le

personnel du magasin dans le cadre de la vente côté client. D'autre part, Openbravo Web POS facilite le

processus d’encaissement.



http://wiki.openbravo.com/wiki/Retail:Web_POS_User_Guide


Lancement de Web POS

Openbravo à vocation Retail fait appel à deux GUI : Web POS et back-office Openbravo. Ces deux interfaces

sont exécutées dans un navigateur Internet et peuvent être lancées indépendamment l’une de l’autre.

● Le lancement de la GUI du back-office Openbravo s’exécute en entrant l’adresse URL de l’application

standard dans la barre d’adresse du navigateur Internet :

○ http://<IP_address>/openbravo.

● Le lancement d’Openbravo Web POS s’exécute également en entrant une adresse URL dans le

navigateur Internet. Cette adresse URL est construite de la manière suivante, Terminal

Authentication Security (Sécurité d’authentification du terminal) étant activé par défaut.

○ http://<IP_address>/openbravo/web/org.openbravo.retail.posterminal/

Si la sécurité est activée, tous les terminaux utilisent la même adresse URL. Openbravo Web POS doit lier le

terminal correspondant à un TPV donné, au moment du premier accès à cette adresse URL à partir d'un

terminal. Une fois le lien établi, l’adresse URL permet à l’utilisateur d’accéder directement au terminal lié. Ce

comportement persiste jusqu’à l’annulation de la liaison avec le terminal ou l’effacement du cache.

Nous vous recommandons d’exécuter Web POS en mode plein écran. Openbravo Web POS prend alors

totalement les commandes de l’écran, pour permettre au personnel de caisse de se concentrer uniquement

sur les ventes.

● Pour activer le mode plein écran sur les terminaux Android et iOS, ouvrez le navigateur (Chrome ou

Safari) et naviguez jusqu’à la page de connexion de Web POS. Ouvrez le menu et sélectionnez

Ajouter à l’écran d'accueil. Une nouvelle icône Web POS est alors créée sur l’écran d’accueil. Tapez

sur cette icône pour exécuter Web POS en mode plein écran.

● Si vous naviguez sur Chrome, appuyez sur F11 pour activer le mode plein écran.

● Pour Safari sur les machines tournant sous OSX, appuyez sur ⌘^F pour activer le mode plein écran.




Aperçu du manuel d’utilisation Web POS

Page de connexion

La page de connexion affiche la liste des utilisateurs qui peuvent accéder au terminal Web POS. Chaque

utilisateur apparaît sous forme d’icône, dont la couleur indique si l'utilisateur concerné a déjà ouvert une

session sur ce terminal (orange) ou non (blanc).

Disposition principale

La disposition d’Openbravo Web POS est adaptable. Elle lui permet de s’adapter automatiquement à la

résolution du terminal utilisé. Elle n’est par conséquent pas tout à fait identique sur un ordinateur de bureau

et sur un smartphone, par exemple.

Dans le scénario le plus commun, Web POS se présente sous forme de disposition à deux colonnes, lesquelles contiennent le menu principal et la zone de ticket à gauche, ainsi que la zone d’onglet, à droite.




Sur les smartphones et terminaux ne disposant que d'un petit écran, Web POS passe automatiquement à une disposition à une seule colonne. Un bouton de changement permettant de passer de la colonne de gauche à celle de droite et vice versa, a été ajouté à la barre d’outils de bouton.




Zone de ticket

La zone de ticket occupe une moitié de l’écran. Les produits ajoutés au ticket actif y apparaissent sous forme de liste. Elle donne un aperçu du ticket définitif destiné au client. Les éléments de la liste affichée peuvent être sélectionnés et modifiés.

La ventilation fiscale répertorie les taxes appliquées au ticket affiché. La ventilation du règlement répertorie les paiements au moment du règlement du ticket ou en cas d’achat anticipé. Un achat anticipé est un accord par lequel le vendeur accepte de réserver un article pour un consommateur, jusqu’à ce que ce dernier s’acquitte de son règlement intégral.




Clavier numérique

Le clavier affiché permet aux utilisateurs d'un écran tactile d’entrer les codes de produit, quantités ou autres données chiffrées.

La clé des remises peut être configurée : ● pour tenir compte de remises autorisées (par défaut) ; ● pour appliquer une remise directement à la ligne sélectionnée.

Onglets

Les onglets affichés dans la partie supérieure droite de l’écran permettent d’accéder aux quatre activités

principales du POS :

Scan (Analyser)

Browse (Naviguer)

Search (Rechercher)

et Edit (Modifier)




Les trois premières servent à trouver et ajouter des produits à un ticket en recourant à des moyens précis,

par analyse, navigation ou recherche. La dernière ne s'applique qu’après la sélection d'un produit et permet,

par exemple, de le supprimer ou d’y ajouter un descriptif ad hoc.




Menu

Le menu sert de portail d’accès principal aux fonctionnalités les plus avancées d’Openbravo Web POS.

En voici les principales :

Verified returns (Retours vérifiés) Cette fonctionnalité vous permet de renvoyer l’intégralité ou une

partie des produits figurant sur le reçu ou le ticket de caisse d’ « origine ».

Open receipt (Reçu ouvert). Cette option vous permet de sélectionner les reçus, devis ou achats par

anticipation.

Return this receipt (Retour de reçu). Cette option vous permet de retourner un reçu en cours de

création. Dans ce cas de figure, les produits sont ajoutés en quantités négatives.

Receipt properties (Propriétés du reçu). Cette option permet de modifier certaines propriétés du

reçu sélectionné, comme le vendeur par exemple. Elle permet également d’ajouter une description

plus détaillée au reçu ou ticket de caisse.




Invoice this receipt (Facturer ce reçu). Cette option permet de facturer directement le reçu

sélectionné. Elle peut être configurée de manière à ce qu’un reçu ne soit facturé que lorsque le client

sélectionné n’est pas un client « générique ».

Layaway this Receipt (Différer ce reçu). Cette option permet de différer un reçu. Autrement dit, le

vendeur réserve un article pour un client, jusqu’à ce que ce dernier s’acquitte de son règlement

intégral. Si un achat anticipé doit de nouveau être changé en reçu, cette opération est possible à

l'aide de l’élément de menu « Receipt this layaway » (Rétablir un reçu différé).

Customers (Clients). Cette option vous permet d’affecter un client à une vente, en cherchant un

client existant ou en créant un nouveau client.

Open drawer (Tiroir ouvert). Le tiroir du TPV s’ouvre automatiquement au paiement d’un ticket ou

au moment du comptage des recettes de l’arrêt de caisse. Cette option de menu permet aussi de

l’ouvrir au besoin. Cette entrée de menu peut être masquée en utilisant la préférence du système

Openbravo « Web POS Open drawer » (Tiroir ouvert Web POS).

Receipt Discounts (Remises). Cette option permet de sélectionner une remise à partir d’une liste de

remises applicables. Les promotions existantes peuvent être remplacées ou non. La remise

sélectionnée peut également être appliquée à toutes les lignes ou non.

Create Quotation (Créer un devis). Comme son nom l’indique, cette option permet de créer un

devis.

Pay open tickets (Régler les tickets ouverts). Sous réserve de disponibilité, cette option permet de

régler plusieurs tickets à la fois.

Back office (Back-office). Cette option permet d’ouvrir le back-office Openbravo à partir du TPV.

Select Printer and select PDF Printer (Sélectionner l’imprimante et sélectionner l’imprimante PDF).

Par défaut, Web POS imprime les reçus et documents au format PDF à partir de l’imprimante

principale du terminal, définie par l’adresse URL du matériel de la fenêtre du TPV. Si plusieurs

imprimantes peuvent être sélectionnées à l’option POS Terminal Type (Type de TPV) pour imprimer

des reçus ou documents au format PDF, une autre imprimante peut être sélectionnée. Dans ce cas

de figure, deux options de menus apparaissent : sélectionner l’imprimante pour sélectionner une

autre imprimante pour l’impression de reçus et sélectionner l'imprimante PDF, pour sélectionner

une autre imprimante pour l’impression de documents au format PDF. D'autre part, en cas de

dysfonctionnement de l'imprimante pendant l’impression d’un reçu, le dialogue informant de la

situation et permettant au personnel de caisse de réessayer, permet de sélectionner une autre

imprimante avant de relancer l'impression.




Cash Management (Gestion des espèces). Au cours de la journée, les caisses du magasin cumulent

les espèces et bons d’achat dans le tiroir-caisse. Il est recommandé d’effectuer un retrait d’espèces à

certains moments. Cette opération consiste à prélever une somme d’argent (ou des bons) dans le

tiroir-caisse, à les placer dans le coffre-fort du magasin ou à les déposer à la banque. Les retraits

d’espèces s’effectuent habituellement dans les cas suivants :

Le montant des espèces recueillies dépasse une certaine limite. Un retrait d’espèces

s’impose alors pour des raisons de sécurité.

Changement d’équipe : les espèces sont retirées de la caisse au changement d’équipe.

Retraits d’espèces programmés : un grand nombre de magasins programment à l’avance

leurs retraits d’espèces du tiroir-caisse. Dans la plupart des cas, un service de messagerie se

charge de leur récupération.

Les retraits et dépôts d’espèces doivent être justifiés. Les raisons de cette justification se rapportent

à des questions de comptabilité générale.

Un dépôt est le contraire d’un retrait. Dans le cas d’un dépôt, les fonds, sont transférés d’un compte

externe au tiroir-caisse de la caisse à approvisionner. Cette opération se déroule habituellement le

matin, avant l’ouverture du magasin, pour faire en sorte que le personnel dispose d’une quantité

d’espèces suffisante pour servir ses clients. Il est tout aussi courant de conserver un fonds de caisse

en fin de journée. Cette somme d’argent reste dans le tiroir-caisse après l’opération d’arrêt de caisse

et permet au personnel de disposer d'une quantité d’espèces suffisante le lendemain. Consultez la

rubrique suivante consacrée à Cash Up (Arrêt de caisse), pour de plus amples détails.

Cash up (Arrêt de caisse). Le processus d’arrêt de caisse sert à évaluer les tickets en suspens,

compter les espèces et autres actifs monétaires, enregistrer les différences et imprimer le rapport

d’arrêt de caisse. Ce processus s’exécute habituellement en fin de journée ou au changement

d’équipe. Il fait partie des processus standards de n’importe quel magasin. Il permet à la direction

d'évaluer les ventes quotidiennes, les retours, les mouvements d’espèces et les différences.

Cash up partial (Arrêt de caisse partiel). Le processus d’arrêt de caisse partiel ressemble de près au

processus d’arrêt de caisse. Il se limite cependant à l’impression du rapport d’arrêt de caisse et

n’exécute pas le processus d’arrêt de caisse côté serveur. Le rapport imprimé est le même que le

rapport d’arrêt de caisse, mais il porte un message permettant de le distinguer à l’exécution du

processus d’arrêt de caisse du backend.

User (Utilisateur). Cette option vous permet de vérifier que l'utilisateur travaille sur le TPV.




Raccourcis clavier

Les raccourcis avant et arrière du navigateur ont été bloqués, pour éviter le risque de navigation

accidentelle. Les raccourcis clavier suivants sont disponibles :

0 - 9 : ajoute le chiffre correspondant à la zone de texte.

A - Z : ajoute la lettre correspondante à la zone de texte.

Retour Arrière : supprime un caractère de la zone de texte.

Entrée : exécute l’entrée dans la zone de texte.

+ : ajoute une unité du produit sélectionné.

- : soustrait une unité du produit sélectionné. Si les unités du produit atteignent 0, le produit est

supprimé du reçu.

Del : supprime du reçu le produit sélectionné.

0 suivi d’Entrée : verrouille l’écran.



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