MANDATS, RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES COMITÉS · Société de généalogie de Québec...

SociétédegénéalogiedeQuébec

MANDATS,RÔLESETRESPONSABILITÉS

DESCOMITÉS

adoptéle9novembre2010reviséle15novembre2017,adoptéle9janvier2018

AdoptéparleCAle9novembre2010,révisé15novembre2017adoptéle9janvier2018 2.

Tabledesmatières

PageObjectifdudocument…………………………………………………………………………………………………………….3

RAPPELDESPRINCIPALESRESPONSABILITÉSDÉFINIESPARLESSTATUTSDELASGQ…………..3ORGANIGRAMEDELASGQ………………………………………………………………………………………………………………………..4

OBJECTIFDUDOCUMENT

Ø DéfiniretdocumenterlastructureorganisationnelledelaSGQ ;

Ø Décrirelesrôlesetlesresponsabilitésdechacun ;

Ø Faciliterlacompréhensiondel’organisationetdufonctionnementde

MANDATS,RÔLESETRESPONSABILITÉSDESCOMITÉS……………………………………………………. 5

1. L’Ancêtre……………………………………………………………………………………………………….. 5

2. Bibliothèque…………………………………………………………………………………………………… 6

3. Formation…………………………………………………………………………………………………….... 7

4. Registraire………………………………………………………………………………………………………. 8

5. Servieàlaclientèle…………………………………………………………………………………………. 9

6. Conférences…………………………………………………………………………………………………… 10

7. Centrevirtueldocumentation………………………………………………………………………… 11

8. Rechercheetentraide…………………………………………………………………………………… 12

9. Éditionetpublication…………………………………………………………………………………….. 13

10. Informatique…………………………………………………………………………………………………. 14

11. Héraldique…………………………………………………………………………………………………….. 15

12. Communicationsetpublicité…………….………………………………………………………….. 16

PROJETSETMANDATSSPÉCIAUX…………………………………………………………………………………... 17

ANNEXE1…………………………………………………………………………………………………………….. 18

Directeurdecomité………………………………………………………………………………… 18

DéléguéduCA…………………………………………………………………………………………. 18

ANNEXE2…………………………………………………………………………………………………….......... 19

GUIDEDERÉFÉRENCEPOURLAGESTIONDEPROJET……………………………….. 19

1. Définitionduprojet………………………………………………………………………………. 19

2. Organisationetdémarrageduprojet…………………………………………………… 19

3. Réalisationetsuividudéroulementduprojet…………………………………….. 20

4. Livraisondesrésultatsetfermetureduprojet…………………………………….. 20

AdoptéparleCAle9novembre2010,révisé15novembre2017adoptéle9janvier2018 3.

RAPPELDESPRINCIPALESRESPONSABILITÉSDÉFINIESPARLESSTATUTSDELASGQ

Lelecteurestinvitéàprendreconnaissanceparticulièrementdesarticlessuivantsconcernant

Article7.01 Lacompositiondel’administrationdelaSGQ

Article8.01 LespouvoirsduCA

Article8.02 Laformationdescomités

Article8.03 Lanominationdesmembresdescomités

LedirecteurdescomitésestnomméparrésolutionduCA.LesmembresdescomitéssontnommésparrésolutionduCAsurrecommandationdudirecteurducomité.

Article10.01 Lacompositionducomitéexécutif(CE)

Article10.02 LespouvoirsduCE

Article11. LesresponsabilitésduCE

entresautressontdesaresponsabilité:

–L’attributiondesprivilèges:clé,porte-document,accèsaulocalderangement,signatairesdespermisdesortie ;

–L’aménagementdeslocauxduCentrededocumentationRoland-J.Auger,incluantlelocal4277 ;

–Lesrelationsd’affairesavecl’extérieuretlespartenaires,dontlesvisitesetlesexcursions ;

–Lademandedefinancementoudesubvention ;

–Lagestiondesplaintes ;

–LapréparationdubudgetannueldelaSGQpourapprobationparleCA.

Société de généalogie de Québec Description des mandats, rôles et responsabilités des comités

AdoptéparleCAle9novembre2010,réviséle15novembre2017adoptéle9janvier2018 4.

StructureorganisationnelledelaSGQ

(1) :Définirlesorientations,politiques,prioritésetplansstratégiques:déterminelesorientationsetles

prioritésannuelles,planificationannuelle,intégrationdespolitiquesetprocéduresdegestion

(2) :Gestiondesressourceshumaines(membresetbénévoles),financièresetmatérielles—traitementdelacorrespondance,servicesexternes

(3):Relationspubliquesetcommunications:publicationdesévènementsimportants,sollicitationdesubventionsetcommandites—participationdelalaSGQàdifférents



MANDATS,RÔLESETRESPONSABILITÉSDESCOMITÉS

LaSGQfonctionneavecdescomitéspermanents.Lesmodesdefonctionnementinternesdescomitéssontduressortdechacundescomitésquilessoumettentauconseild’administrationpourapprobation.

D’autrepart,leConseild’administrationnommeunadministrateursurchacundescomités.LesresponsabilitésdudéléguéduCAparrapportauxresponsabilitésdudirecteurdecomitésontdéfiniesàl’annexe1.

1. L’Ancêtre

Lemandatdececomitéestd’assurerlapublicationdelarevuedanslesdélaisrequisetd’assurerlaqualitédesoncontenu.Ildoitégalementveilleràl’évolutiondelarevueenformatpapierversunformatnumériquecompatibleaveclestablettesoudenouvellestechnologiesselonl’évolutiondumarché.

Principalesresponsabilités

• ÉlaboreretrecommanderauCElesorientationsetlesnormesrequisespourlacompositionetlapublicationdelarevue ;

• Assurerl’évolutiondelarevueentenantcomptedesdéveloppementstechnologiques ;• Élaborerlecalendrierdeparutiondelarevue ;

• Solliciterdenouveauxcommanditaires ;

• Solliciteretrecueillirlesarticlesetleschroniquesd’intérêtpourleslecteursdelarevuedelaSGQ,analyserlestextesfournis,s’assurerdeleurqualitéetcommuniqueraveclesauteurs ;

• Coordonnerlesactivitésrequisespourlapréparationetl’assemblageducontenudelarevue,ainsiquepourlacomposition,l’impressionetl’envoiauxabonnés ;

• ProposerauConseild’administrationlesnomsdescandidatsauxpostesdemembresdujuryduPrixdel’Ancêtre ;

• OrganiserleconcoursduPrixdeL’AncêtreetenrendrecompteauCE ;

• S’assurerdel’évolutiondeL’Ancêtre+ etdupassagedelarevuedumodepapierà un mode numérique compatible avec les nouvelles technologies ( enparticulierlestablettes) ;

• FaireapprouverparleCElesprévisionsbudgétairespourlefonctionnementducomitéetrédigerlesrapportspériodiquesetannuelsrequis.



2. Bibliothèque

Mandat

Lemandatdececomitéestdegérerl’ensembledeslivres,revuesetautresdocumentsmanuscrit)delabibliothèqueetdedévelopperdesoutilsderecherchepourfaciliterlaconsultation.Ilassurelamiseenvaleurdescollectionsetleurdiffusionauprèsdesbénévolesetdeschercheurs.


• Établiretmaintenirunsystèmedeclassement(catalogueRené-Bureau) ;

• Contrôlerl’inventairedelabibliothèqueainsiquelescritèresetlesdélaisdeconservation ;

• Acquérirdenouveauxlivres,revuesetdocumentsd’intérêtgénéalogiquepourlaSGQ,lesclasserconformémentausystèmeétabli ;

• Recevoirlesvolumes,livresetautresdocuments(incluantlesfondsprivésetdocumentsinformatisés),endéterminerl’intérêt,lesclasserconformémentausystèmeétabli ;

• Validerleséchangesdepériodiquesencollaborationavecleregistraire ;

• Appliquerlaprocédured’estimationdelavaleurmarchandedesdonsreçusselondescritèresétablis ;

• RemettrelematérielinformatiséauCentrevirtueldedocumentationpourfind’analyseetdediffusion ;

• Voiràl’entretienetàlaréparationdeslivres,revuesetdocuments ;

• OrganiserencollaborationaveclecomitédespublicationslaliquidationdeslivresetdocumentsquinesontplusutilesàlaSGQ,soumettreleprojetdumarchéauxpucesauCE ;

• MainteniràjourlecatalogueRené-Bureau ;

• Appliquerunmécanismeappropriéd’assurancequalitéducontenugénéalogiquedelabibliothèque ;




3. Formation

Mandat

Lemandatdececomitéestd’organiserdesactivitésdeformationetdesateliersdegénéalogiedestinésauxmembresdelaSGQetauxnon-membresmoyennantunetarificationappropriée.


• RecueilliretanalyserlesbesoinsdeformationdelaSGQetdesesmembres ;

• Élaborerunprogrammedeformationetdesateliers,évaluerlescoûts,ledéposerauCEpourapprobation,puisenassurerladiffusion ;

• Recruterdesformateurs,desanimateursetnégocierdesententesdeservicesaveclesintéressés ;

• Assurerlalogistiquedechaqueactivitédeformation:salles,accueil,équipementsetautres ;

• Évaluerlasatisfactiondesparticipantsauxactivitésetréviserleprogrammedeformationenconséquence ;

• Assister,sirequis,lemembredanslaprésentationdesademandedereconnaissancedecompétenceauBQACG ;




4. Registraire

Mandat

TeniràjourleregistreinformatisédesmembresetproduirelalisteofficielledesmembresdelaSGQ.

Principalesresponsabilités:

• Teniràjourlafiched’adhésiondesmembres ;

• Établiretmainteniràjourlalistedesmembres,leurscoordonnées,leursprofils ;

• TraiterlescotisationsreçusparchèquedanslelogicielcomptableAcomba ;

• Émettrelescartesdemembres ;

• Établirleslistesettableauxstatistiquesrequis ;

• Donnersuiteàlacorrespondancerelativeàsesfonctions ;

• Préparerleguided’accueildesnouveauxmembres ;

• FourniràlacoordonnatricedelarevueL’Ancêtrelalistedesnouveauxmembrespourpublication,lalistedesmembresindividuelsàjour,etlalistedesmembresetleuradressepourorganiserlepostagedelarevue ;



5. Serviceàlaclientèle

Mandat

LemandatdececomitéestderendredisponibleauxchercheursleCentrededocumentation,d’engéreretcontrôlerl’accèsetl’usage,etd’assisterlesutilisateursdansl’emploidesoutilsderecherchemisàleurdisposition.


•Organiseretdirigerleservicedegarde(heuresd’ouverture,visites,horairesdesbénévoles) ;

•Recruteretformerlesbénévolespourleservicedegarde ;

•AccueilliretassisterlesutilisateursdansleCentrededocumentation ;

•Gérerlafacturationetlepaiementdesservicestarifés—utilisationducentrepardesnon-membres,utilisationdesimprimantes,etc. ;

•Recueillirlepaiementdescotisationsdesmembrespendantlesheuresd’ouvertureduCentrededocumentation ;

•GérerlaventedespublicationsetautresproduitsdelaSGQpendantlesheuresd’ouvertureduCentrededocumentation ;

•Définir,faireapprouveretfaireappliquerlesrèglementsd’utilisationduCentrededocumentationainsiquelagrilledetarifsdesservicesmonnayables ;

•S’assurerdubonfonctionnementdeséquipementsmisàladispositiondesutilisateursetdefournituresenquantitésuffisante(ex:papierpourphotocopiesetimprimantes) ;

•VeilleraurespectdesbiensdelaSGQetdelapropretédeslieuxpendantlesheuresd’ouvertureduCentrededocumentation ;

• Rédigeretgérerlesententesdebénévolat ;

• Garantirlerespectdesprivilèges(clé,porte-document,accèsaulocalderangement) ;

• Traitertoutedemandeoudossierenrelationaveclesbénévoles ;

• OrganiserdesvisitesduCentrededocumentation ;

• OrganiserlaprésencedelaSGQàdiversévénements(FêtesdelaNouvelle-France,Salondesfamillessouches,etautres) ;

• Organiserlesactivitésdereconnaissance ;




6. Conférences

Mandat

Lemandatdececomitéestd’organiserdesconférencesdestinéesauxmembresdelaSGQetauxnon-membresmoyennantunetarificationappropriée.


• RecueilliretanalyserlesbesoinsdelaSGQetdesesmembres ;

• Recruterdesconférenciersetnégocierdesententesdeservicesaveclespersonnesintéressées ;

• DéposerauCEpourapprobationetdiffuserleprogrammedesconférences ;

• Assurerlalogistiquedechaqueactivité—salles,accueiletprésentationsdesparticipants,photocopies,équipementsetautres ;




7. Centrevirtueldedocumentation

Mandat

LemandatdececomitéestdegéreretfaireévoluerleCentrevirtuelderessourcesdocumentairesaccessibleauCentreRoland-JAuger.Ildoitétabliretproposerunpland’actionafind’accroîtreladisponibilitédedocumentsnumériques,banquesdedonnéesgénéalogiquesoutoutautreoutilfacilitantlarechercheetlaconsultation.Ilassurelamiseenvaleurdescollectionsnumériquesetleurdiffusionauprèsdesbénévolesetdesmembresainsiquelabonificationducontenudespostesderecherche.


• Analyseretproposerunpland’actionpermettantlabonificationdel’offrenumériquedisponiblesurlespostesderecherches,fixesoumobiles:outilsderecherches,banquesdedonnées,livres,documents..etc…

• Analyseretproposerunplandemiseenvaleurdespostesderecherches,fixesoumobiles

• Êtreaufaitdesnouvellesversions,desnouvellesfonctionnalitésoudesmisesàjourdesbanquesdedonnéesgénéalogiquesdisponiblesauCentrevirtueldedocumentationetenassurerlapromotionauprèsdesmembres.

• AnalyserlapertinencederendreaccessibledesélémentsduCentrevirtueldedocumentationsurlesiteWebdelaSociétéetce,encollaborationavecleComitéduWeb

• Analyserlapertinenceetrendredisponibles’ilylieu,lesdocuments,livres,revuesnumériséesproposéesparlabibliothèque.

• Remettrelematérielnumériséaucomitéinformatiqueauxfinsd’installationetd’archivage

• FaireapprouverparleCElepland’actionoutouteautrepropositionainsiquelesprévisionsbudgétairespourlefonctionnementducomitéetrédigerlesrapportspériodiquesetannuelsrequis.



8. Servicederechercheetd’entraide

Mandat

Lemandatdececomitéestdefournirunservicepersonnaliséderecherchesgénéalogiquesselonlatarificationenvigueurainsiqu’unserviced’entraidedédiéauxmembres.Ildoitproposerdenouveauxproduitsafindedemeurercompétitifenplusdefairelagestiondesdemandesdetranscriptionsdedocumentsanciens.


• MainteniràjourlanormeofficielledelaSGQpourlaprésentationdeslignéesascendantes

• Recevoirlesdemandesderecherche,lesanalyser,enévaluerlescoûtsenfonctiondestarifsétablis,etfaireunepropositiondeserviceaudemandeur ;

• Fairelesrecherchesenconformitéaveclapropositiondeserviceacceptéeparledemandeur ;

• Fourniraudemandeurlesrésultatsdesrecherchesetétablirlafacturationconvenue,encollaborationavecletrésorierdelaSGQ ;

• Prépareretmainteniràjourunindexetdestableauxstatistiquesdesdemandesreçuesettraitées ;

• RéviserpériodiquementlagrilledestarifsetfairelesrecommandationsappropriéesauCE ;


• PermettreauxmembresdepartagerleursconnaissancesgénéalogiquessousformedequestionsetréponsesrépertoriéesetdisponiblessurlesitewebdelaSociété

• Proposeretfairelagestiondeprojetsspéciauxpourlaremisedeparchemins

• Fairelagestiondesdemandesdetranscriptiondedocumentsanciens:analyser,factureretassurerlatranscription



9. Éditionetpublication

Mandat

Lemandatdececomitéestd’éditeretdepublierlesproduitsd’intérêtgénéalogiqueetdefournirauxauteurslesservicesd’aideàlapréparationetàl’éditiondeleurstravaux.Ilveilleégalementàlaréalisationdel’éditiondumatérielnumériséetdesbasesdedonnées.Ildoitdeplusveilleràl’évolutiondessupportsnumériquesenlienaveclesnouvellestechnologiesafind’enassurerlapérennité


• Recevoirlesprojetsetautresproduitsdepublication,lesanalyser ;

• FaireapprouverparleCElestravauxàréaliser ;

• S’assurerdelarentabilitéetdelapérennitédespublications(produits)offertesaupublic

• Évaluerlescoûtsd’éditiondesouvragesetautresproduitsafind’endéterminerlesprixderevientetdeventeetévaluerlarentabilitédesprojets ;

• Prépareretnégocierlesprotocolesd’ententeentrelaSGQetlesintervenantspourfinsdepublicationimpriméeetnumérique ;

• Dirigerlesactivitésrequisespourlaréalisationdesprojets ;

• Élaborerunprocessusdeventedespublications ;

• Contrôlereteffectuerlesuividel’inventairedespublicationsetautresproduits,mainteniràjouretdiffuserlalistedumatérielàvendre ;

• Assisterlesauteursdanslapréparationdeleurmatérieletdansladémarcheàsuivrepourl’éditionetlapublicationdeleurstravaux ;

• Développerdesbasesdedonnéesd’intérêtgénéalogiquenotamment:productiondecédéroms,DVDetoutilsderecherches ;

• Participeretfournirl’expertisenécessaireauxprojetsetauxéchangesdedonnéesentrelesdifférentessociétésdegénéalogieetautrespartenaireslecaséchéant ;

• Seteniraufaitdesnouvellesversionsoudesmisesàjourdesbanquesdedonnéesoufichiersdedonnéesgénéalogiquesacquisd’autresorganismesousociétés,lesobteniretlesrendreopérationnels ;




10. Informatique

Mandat

Lemandatdececomitéestd’organiserleserviceinformatiquedelaSGQ,devoiràl’entretienduparcinformatiqueetdemainteniràjoursafonctionnalité.Ildoitaussiveilleràlapérennitédesinfrastructurestechnologiquesphysiquesetdessystèmesd’exploitation.


• Recueilliretanalyserlesbesoins,développeretrendreopérationnelleslesapplicationsinformatiquesnécessairesaufonctionnementetàl’administrationdelaSGQ ;

• HarmoniserlesoutilsinformatiquesdegestiondelaSGQ ;

• Contrôlerl’utilisationdesbanquesdedonnéesinformatisées(disponibilité,confidentialité,sécurité,archivage,normalisation,moyensdeconsultation) ;

• GérerlesabonnementsdelaSGQauxsitesenligneenfournissantdesdonnéesnominatives

• Réaliserlesétudestechniquespourleschoixd’équipementsetdelogiciels,évaluerlescoûts,obtenirdessoumissionsetrecommanderlesachatsappropriésauCE ;

• Effectuerlesactivitésnécessairespourassurerlebonfonctionnement,entreteniretfaireévoluerleséquipementsinformatiquesdelaSGQ ;

• Effectuerlesactivitésnécessairespourassurerlebonfonctionnement,entreteniretfaireévoluerlesapplicationsetsystèmesenvigueuràlaSGQ :Siteweb,Acomba,intranetetautressystèmesutilisésparlaSGQ

• Contacterlesfournisseursdeserviceslorsdebrisoud’arrêtdeservicedesapplicationsoud’équipements:intranet,web,diverssystèmesetapplications.,téléphonie…etc…

• RecommanderauCEunfournisseurpourhébergerlessitesdelaSGQainsiquelesiteweb ;négocieruneentented’hébergementaveclefournisseursélectionnéetenfairelesuivi

• FaireapprouverparleCElepland’actionoutouteautrepropositionainsiquelesprévisionsbudgétairespourlefonctionnementducomitéetrédigerlesrapportspériodiquesetannuelsrequis.



11.Héraldique

Mandat

Lemandatdececomitéestd’étudier,dediffuseretdepromouvoirlesconnaissancesdansledomainedel’héraldique.

Principalesresponsabilités:

• Faireconnaîtrel’héraldiqueauQuébec ;

• Effectuerdesrecherchesetdesétudessurl’héraldiqueauQuébec,sonhistoire,sonévolution,sonutilisationetendiffuserlesrésultats ;

• Proposerdesateliersdeformationetdesconférences ;

• Oorganiserdesactivitésd’informationetdesportesouvertesaupublicencollaborationétroiteaveclescomitésdelaSGQquisontconcernés ;

• Développeretdiffuserdumatérielpédagogiqueenhéraldique ;

• Offrirunsupportauxmembresetaupublicdansleurdémarchedecréationd’armoiriespersonnellesouassociatives ;

• Recruterdesbénévolespourréaliserlemandatducomité ;




12.Communicationsetpublicité

Mandat

§ LemandatdececomitéconsisteàgérerlesactivitésreliéesàlavisibilitéglobaledelaSGQafindelafairerayonner,degérerégalementlesinformationsauxmembresainsiquelesplacementspublicitairesreliésàlamission


• Élaboreretfairelesuividuplandirecteur—VisibilitéetPublicité—approuvéparleCAetd’enévaluerlesrésultats

• Prendreenchargeetoptimiserlecontenucorporatifdusitewebi.e.information,visibilitéetpublicité,toutentravaillantenétroitecollaborationaveclesdirecteursdecomité

• S’assuredubonfonctionnementdusitewebencollaborationavecleServiceinformatiqueetlegestionnairedusite

• Planifieretcoordonnerlesactivitésconcernantlesinformationsdevisibilitéetdepublicitéàdiffusersurleportail(web),surFacebook,dansl’infolettredelaSGQ,lesrevues,journauxetautresmédias

• Concevoir,actualiserlespublicitésetmoderniserlesconceptspublicitaires…Textesdynamiquesetaccrocheurs,nouveauxvéhiculesdecommunication,etc.

• S’assurerdelaqualitédel’esthétiquevisuelle(infographie)despublicités

• Identifierlaclientèlecibleetaxerlespublicitéspayantesverscetteclientèle

• Danslebutd’intensifiernotreprésencepouraccueillirdenouveauxmembresbénévoles,établirdescontactsavecd’autresorganismespouranimerdesmini-conférencessurlagénéalogie.Ex.:FADOQ,lesRetraitésFlyésQuébec,etc.

• Identifierdesmoyenspouraccroitrelavisibilitélorsd’évènementsspéciauxetendiscuteraveclesdirecteursdecomitéconcernés

• SurapprobationduCEetCA,établiretmaintenirdescontactspourrecruterdescommanditairesoudessubventionspourfinancerlesprojets

• Mettreenplacedesstatistiquesdegestionpourmesurerlaperformancedenosinterventionsdevisibilitéetdenosplacementspublicitaires

• EncollaborationavecleC.E.etleschargésdedifférentsprojetsspéciaux:organiseretcoordonnerlesprojetsdediffusiondesévènementsimportantsdelaSGQ—préparationdestextes,communiquésouautrescontenusrequis,contactsaveclesdiffuseurs,évaluationdescouts,logistique,etc. ;

• Avecl’accordduC.EetduC.Apeuts’adjoindreuneouunrelationnistepourréaliserdesmandatsparticuliersadhoc.



PROJETSETMANDATSSPÉCIAUX

Outrelescomitéspermanents,leconseild’administrationpeutcréerd’autrescomitésadhocpourrépondreàdesbesoinsponctuelsoustratégiquespourlaSGQ.

Cesprojetsserontgérésselonuneméthodologieconventionnelledegestiondeprojet(voirguidederéférenceàl’annexe2)etserontcoordonnésdirectementparleCE.

Chaqueprojetaunresponsableetuneéquipedetravailselonl’ampleurdesactivitésàréaliser.

Lesprojetsspéciauxsontdécritsdanslesprocès-verbauxduCA.



ANNEXE1

PARTAGEDESRESPONSABILITÉSENTRELEDIRECTEURDECOMITÉETLEDÉLÉGUÉDUCA

Directeurdecomité

RéponddirectementauCA ;

Établitlemodedefonctionnementducomité ;

Planifie,organiseetdirigelestravauxducomité ;

FaitapprouverparleCEl’orientationannuelleetlaplanificationgénéraledestravauxducomitéainsiquesonmodedefonctionnement ;

Évalue les besoins budgétaires pour les travaux ducomitéetobtientlesautorisationsdedépenses ;

S’assurequelestravauxeffectuéssontenconformitéaveclesorientationsetleslimitesapprouvéesparleCA ;

ProduitlesétatsdesituationsurlestravauxducomitéetlesprésentepériodiquementauCA ;

ProduitlerapportannueldesactivitésducomitéauCA puis le présente à l’assemblée générale desmembres.

DéléguéduCA

ReprésenteleCAsurlecomité ;

Agit comme porte-parole du CA concernant lesorientationsetpolitiquesdelaSGQetleursimpactssurlestravauxducomité ;

Représente le comitéauprèsduCAconcernant lesimpacts que pourraient avoir sur lemandat et lesactivitésducomitélesorientationsetdécisionsprisesparleCA ;

Informe le CA sur l’évolution du fonctionnementgénéral du comité et des besoins particuliers enrapportaveclesorientationsetleslimitesdumandat ;

S’assurequelesorientationsduCAsontrespectéesen regard du mandat du comité, des limitesbudgétairesetdurespectdesmécanismesdegestiondelastructuredelaSGQ ;

InformeledirecteurducomitédesdemandesduCA ;

Assiste au besoin le directeur de comité dans sesfonctions ;

Participeauxtravauxducomitéaumêmetitrequelesautresmembresdel’équipe ;

Assurelacontinuitédesactivitésducomité,surunebase intérimaire, si le poste de directeur devientvacant.


AdoptéparleCAle9novembre2010réviséle15janvier2017,adoptéle9janvier2018 19.

ANNEXE2

GUIDEDERÉFÉRENCEPOURLAGESTIONDESPROJETS

Ceguidederéférences’inspiredeméthodologiesconventionnellesetreconnuesdegestiondeprojet.IldéfinitlesprincipalesétapesàsuivreainsiquelesélémentsàprendreenconsidérationàchacunedecesétapespourgérerefficacementlaréalisationdesprojetsdelaSGQ.

Ils’adresseenpremierlieuauxprojetsquin’ontpasunliendirectévidentaveclesmandatsdescomitéspermanentsenplaceoupourlesquelsleconseild’administrationadécidédeformeruncomitéadhocpourenassurerlaréalisation.

Ladémarchepréconiséepourlagestiond’unprojetsediviseenquatre(4)étapes:

1—Définitionduprojet ;

2—Organisationetdémarrageduprojet ;

3—Réalisationetsuividudéroulementduprojet ;

4—Livraisondesrésultatsetfermetureduprojet.

1.Définitionduprojet

Toutprojetdébuteparuneidée,unedemande,unbesoinàsatisfaireouuneproblématiqueàrésoudre.Ilimportedebiencirconscrirecesélémentsavantd’allertroploinpouréviterd’avoiràrecommencerouàmodifierleprojetencoursderoute,oudes’apercevoiraprèscoupquelesrésultatsnecorrespondentpastoutàfaitàcequiétaitattenduaudépart.

Cetteétapeestréaliséeconjointementd’unepart,parleporteurdel’idée,dubesoin,delademandeoudelaproblématique ;d’autrepart,parleCEouledirecteurdecomitésil’origineduprojetestàl’intérieurdescomitéspermanents.

Lesélémentssuivantssontprécisésdurantcetteétape:

–L’énoncéduprojetquidéfinitlesobjectifs,lesrésultatset/oulesproduitsattendus ;

–Laportéeetl’ampleurduprojet—cequiestinclus,cequiestexclu,laduréeprobable,uneprojectiondel’ampleurdesressources,revenusetdépensesimpliqués ;

–Lanécessitéounond’uneétudepréalabledefaisabilitésilanatureduprojetlejustifie ;

–Lesexigencesetlescontraintesderéalisation ;

-Lastratégiegénéralederéalisation(démarche,étapesourésultatsintermédiaires,échéances,etc.).

Lesélémentsprécisésàcettepremièreétapesontconsignésdansundocumentsommairepoursupporterlaprisededécision,informerlesintervenantsconcernésetservirderéférencedurantlaréalisationduprojet.

Avecunteldocument,leCEpuisleconseild’administrationsontenmesuredeprendreunedécisioneuégardauprojet.


AdoptéparleCAle9novembre2010réviséle15janvier2017,adoptéle9janvier2018 20.

2.Organisationetdémarrageduprojet

Unefoisleprojetapprouvé,l’étapesuivanteconsisteessentiellementàdétermineretplanifierlesactivitésàréaliser,constitueruneéquipeetorganiserlesmodalitésderéalisationduprojet.

LeCEouledirecteurducomitéconcerné,lecaséchéant,procèdeàl’identificationd’unchargédeprojet,luiexpliqueleprojet,lemandatetsesresponsabilités.

LechargédeprojetpeutalorsprocéderaveclestâchessuivantesaveclesupportduCEoududirecteurducomitéconcerné,sinécessaire:

-déterminerlesactivitésrequisespourréaliserleprojet ;

-produirelepland’exécutiondestravaux ;

-recruterdesbénévolesetmettreenplacel’équipe ;

-répartirlestâchesetlesresponsabilitésparmilesmembresdel’équipe ;

-établirlescontactsaveclesdirecteursdescomitéspouvantêtreappelésàintervenirdanslecadreduprojet ;

-réunirl’équipeetlancerlestravaux.

3.Réalisationetsuividudéroulementduprojet

Pendantlaréalisation:

–lechargédeprojetcoordonnelestravauxeteneffectuelesuivi ;

–iltientaubesoindesréunionsd’équipe,analyselesévénements,lesbesoinsouproblématiquesimprévus,etprocèdeauxajustementsrequis ;

–ilanalyselesécartsquipourraientsurvenir ;ileninformeleCE,fournitlesrecommandationsappropriéesetobtientlesdécisionsappropriées ;

–ilmaintient,s’ilyalieu,lescontactsaveclesautresintervenants ;

–IlinformepériodiquementleCEdel’étatd’avancementdestravaux.

4.Livraisondesrésultatsetfermetureduprojet

Sileprojetseréaliseparétapes,lechargédeprojet:

–présentelesrésultatsdel’étape ;

–ajusteleplandestravauxdesétapessubséquentes ;

–ajustel’organisationdel’équipesinécessaire ;

-enclenchelapoursuitedestravaux.

Lorsquetouteslesétapesduprojetsontterminées,lechargédeprojet:

-présentelesrésultatsfinaux ;

-remetpourclassementladocumentationduprojet ;

-produitunrapportfinalauCE etfermeleprojet

MANDATS, RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES COMITÉS · Société de généalogie de Québec...

Documents

Transcript of MANDATS, RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES COMITÉS · Société de généalogie de Québec...