MaGestia Informatique MaCompta Doc Util... · gestion informatisée de souscrire une journée de...

SARL au capital de 12 800 Euros Siège Social : ‘’ Le 33 Street’’ 33 Route de Chevennes 74960 CRAN GEVRIER (Haute Savoie)

RCS : ANNECY B 385 392 295 CEE : FR44385392295 NAF 6202A

sur 65 Comptabilité MaGestion Comptabilité

MaGestia Informatique

Version

2015

MaCompta Module de comptabilité




COMPOSITION DU PROGICIEL ....................................................................................................... 7

PROPRIETE ET USAGE .................................................................................................................................7

CONFORMITE ET MISE EN GARDE ..................................................................................................................7

EVOLUTION ..............................................................................................................................................7

AVERTISSEMENT ........................................................................................................................................7

SOMMAIRE .................................................................................................................................. 8

ORGANISATION DU LOGICIEL .......................................................................................................................8

Accès au logiciel ................................................................................................................................8 Principe ....................................................................................................................... 8

Présentation générale .......................................................................................................................9 Fenêtre d’application ................................................................................................... 9

Fenêtre de document ..................................................................................................10

Boutons de commande, gestion du clavier ..................................................................10

Gestion des actions en saisie .....................................................................................10

Zones de texte ............................................................................................................10

Zones de liste .............................................................................................................11

Boutons de recherche .................................................................................................11

Cases d’option ............................................................................................................11

Cases à cocher ...........................................................................................................11

Copier/coller ...............................................................................................................11

Les impressions............................................................................................................................... 11

LE MENU FICHIERS ....................................................................................................................... 12

LES SOCIETES ......................................................................................................................................... 12

Installation en réseau ou en local .................................................................................................. 12 Onglet «Paramètres comptabilité » ............................................................................................... 12 Onglet «Sécurité, modules, préférences d’utilisation » .................................................................. 12 Personnalisation des documents de la gestion commerciale ......................................................... 13

LES ETABLISSEMENTS ............................................................................................................................... 13

LES JOURNAUX COMPTABLES .................................................................................................................... 13

Impression des journaux comptables ............................................................................................. 15 Journal général ou journal centralisateur ...................................................................................... 15 Modèles d’écritures ........................................................................................................................ 16 Validation des écritures .................................................................................................................. 16




LES CODES DE TRESORERIE........................................................................................................................ 17

LES TVA ............................................................................................................................................... 17

LES VENTILATIONS COMPTABLES ................................................................................................................ 18

LES CODES RELANCES .............................................................................................................................. 20

LES LIBELLES AUTOMATIQUES ................................................................................................................... 20

LES PAYS ............................................................................................................................................... 21

LES DEVISES ........................................................................................................................................... 21

LES UNITES ............................................................................................................................................ 22

LES REPARTITIONS .................................................................................................................................. 22

LES MODES DE REGLEMENTS ..................................................................................................................... 22

LES NATURES DE COMPTES ....................................................................................................................... 22

LE PLAN COMPTABLE ............................................................................................................................... 23

Déplacement .................................................................................................................................. 23 Copie ............................................................................................................................................... 23 Délettrage ...................................................................................................................................... 23 Traitements multiples .................................................................................................................... 23 Comment définir un compte ? ........................................................................................................ 24 Qu'est-ce qu'une nature de compte ? ............................................................................................ 24 Comment remplir la fiche du compte ? .......................................................................................... 24 La fiche du tiers .............................................................................................................................. 25 La fiche du compte général ............................................................................................................ 26 La fiche du compte analytique ....................................................................................................... 26 La fiche du compte Budget ............................................................................................................. 27 Qu'est que le mémo du compte ? ................................................................................................... 27 Qu'est qu’un collectif ? ................................................................................................................... 27

LES TIERS .............................................................................................................................................. 28

Mise à jour de la fiche Tiers ............................................................................................................ 30 Onglet «Général » ......................................................................................................30

Onglet «Règlements et livraisons » ............................................................................30

Onglet «Mémo et interlocuteurs » ..............................................................................30

........................................................................................................................................................... 30

LES PREFERENCES ................................................................................................................................... 31

Bouton Comptabilité ...................................................................................................................... 31 Lettrage : Préférences ................................................................................................31

Par les pièces .............................................................................................................32

ERGONOMIE .......................................................................................................................................... 33

LES ACCES ............................................................................................................................................. 33

Les droits utilisateurs ..................................................................................................................... 33 Audit des transactions des fichiers ................................................................................................. 33




CONFIGURATION DE L’IMPRESSION ............................................................................................................ 33

CONTROLE DE COMPTABILITE ................................................................................................................... 34

Contrôle du lettrage ....................................................................................................................... 34 Contrôle du doublon sur les comptes ............................................................................................. 34

SAUVEGARDES/RESTAURATIONS ............................................................................................................... 34

LE MENU QUOTIDIEN .................................................................................................................. 35

SUIVI DES PIECES (FACULTATIF) ................................................................................................................. 35

Liste du suivi ................................................................................................................................... 35 SAISIE BROUILLARD ................................................................................................................................. 36

Ventilations analytiques ................................................................................................................. 37 Saisie des abonnements ................................................................................................................. 38

Génération des abonnements .....................................................................................38

SAISIE ACHATS/VENTES ............................................................................................................................ 39

Ventilations analytiques ................................................................................................................. 40 CONSULTATION ...................................................................................................................................... 41

Lettrage manuel et pointage.......................................................................................................... 43 GRANDS LIVRES ..................................................................................................................................... 43

JUSTIFICATIF DES SOLDES ......................................................................................................................... 44

BALANCE............................................................................................................................................... 44

Sortie de la balance : écran (interactive), papier, Excel, Ascii (fichier textes) ................................ 44 Navigation interactive de la balance à la pièce comptable ........................................................... 44

LE MENU TRESORERIE .................................................................................................................. 46

........................................................................................................................................................... 46

GROUPE « ECHEANCIERS » ...................................................................................................................... 46

LES ECHEANCIERS : AFFICHAGE OU LISTE ..................................................................................................... 46

ECHEANCIER EAR/EAP ........................................................................................................................... 46

Balance agée .................................................................................................................................. 47 GROUPE « LES RELANCES » ...................................................................................................................... 47

La préparation ................................................................................................................................ 47 Résultat préparation relances ........................................................................................................ 48 Relance manuelle ........................................................................................................................... 48 Edition des relances ........................................................................................................................ 49

GROUPE « REMISE EN BANQUE » .............................................................................................................. 50

Saisie des remises en banque ......................................................................................................... 50 Liste des remises en banque ........................................................................................................... 50

GENERATION ETEBAC ............................................................................................................................ 50

GROUPE « REGLEMENTS FOURNISSEURS » ................................................................................................. 51

Préparation des règlements .......................................................................................................... 51 ........................................................................................................................................................ 51




Echéancier d’un compte EAP .......................................................................................................... 51 Edition des règlements (chèque, traites, BAO) ............................................................................... 52 Génération des virements SEPA ..................................................................................................... 52 Saisie des avis de débit ................................................................................................................... 53 Liste des avis de débit ..................................................................................................................... 53

GROUPE « RAPPROCHEMENTS BANCAIRES » ............................................................................................... 53

Rapprochement bancaire ............................................................................................................... 53 Etat de rapprochement .................................................................................................................. 54

LE MENU TRAITEMENTS .............................................................................................................. 55

GROUPE « TRAITEMENTS » ...................................................................................................................... 55

Recalage des comptes .................................................................................................................... 55 GROUPE « REIMPUTATIONS » .................................................................................................................. 55

Comptes et journaux ...................................................................................................................... 55 ........................................................................................................................................................ 55 Extournes et réimputations ............................................................................................................ 56

GROUPE « ETATS ET ANALYSES » .............................................................................................................. 56

Aide à la révision ............................................................................................................................ 56 Etats paramétrés ............................................................................................................................ 57 Liste des états paramétrés ............................................................................................................. 58

L’état n’est pas conforme à la balance ? .....................................................................58

Comment comparer avec l’année moins 1 ? ...............................................................58

Comment envoyer mon état dans EXCEL ? ................................................................58

GROUPE « STATISTIQUES» ....................................................................................................................... 58

GROUPE « CLOTURES ET EXPORT» ............................................................................................................ 59

Centralisations ............................................................................................................................... 59 Clôture mensuelle ........................................................................................................................... 59 Export FEC article 47A du LPF ......................................................................................................... 60 ........................................................................................................................................................ 60 Clôture annuelle ............................................................................................................................. 60

1-Préalable à la clôture: ..............................................................................................60

2-copie du dossier : ....................................................................................................61

3-Contrôle de la copie du dossier :..............................................................................62

4-Clôture du dossier :..................................................................................................62

LE MENU INTERFACES .................................................................................................................. 64

Table de correspondance ............................................................................................................... 64 API .................................................................................................................................................. 64 SAARI SAGE ..................................................................................................................................... 64 CEGID – SISCO - EDIFICAS ............................................................................................................... 64 Fusions et extractions ..................................................................................................................... 64

LE MENU FENETRE ....................................................................................................................... 65

LE MENU AIDE ............................................................................................................................. 65

CALCULETTE EN EURO ............................................................................................................................. 65




A PROPOS DE ......................................................................................................................................... 65

POUR NOUS JOINDRE .............................................................................................................................. 65




Composition du progiciel Le progiciel est disponible sur notre site internet www.magestia.com, rubrique « News et mises à

jour » ; il peut être fourni sur un DVD sur demande. Il est composé d’un exécutable d’installation et d’un

manuel d’utilisation.

Propriété et usage Tout usage, représentation ou reproduction intégral ou partiel, fait sans le consentement de MaGestia

Informatique est illicite (loi du 11 mars 1957 - loi du 3 juillet 1985). Ils constitueraient une contrefaçon

sanctionnée par les articles 425 et suivants du code pénal. Tous droits réservés dans tous pays.

Conformité et mise en garde Compte tenu des contraintes inhérentes à la présentation sous forme papier, les explications

mentionnées dans la présente documentation constituent une illustration aussi proche que possible de

la réalité. Il appartient au client, parallèlement à la documentation, de mettre en œuvre le progiciel pour

permettre de mesurer exactement l’adéquation de ses besoins aux fonctionnalités. Il est important,

pour une utilisation sûre et opérationnelle du progiciel, de lire préalablement la documentation.

Evolution La documentation correspond à la version référencée. Entre deux versions, des mises à jour du logiciel

peuvent être opérées sans modification de la documentation. Ces mises à jour et d ‘éventuelles

corrections sont référencées dans un additif au manuel qu’il est conseillé de lire préalablement à tout

usage du progiciel.

Avertissement Ce manuel n’est pas un guide d’initiation à la micro-informatique ni à la gestion. Il décrit la mise en place

du progiciel ainsi que toutes ses fonctions, et fait appel à un minimum de connaissances. Nous

recommandons aux utilisateurs débutants en micro-informatique ou n’ayant aucune notion d’une

gestion informatisée de souscrire une journée de formation auprès de leur distributeur.

http://www.magestia.com/




Sommaire MaCompta est un logiciel de gestion de la comptabilité sous Windows. Il fonctionne en monoposte ou

réseau. Toutes les versions de Windows sont supportées : de XP à Windows 8, 32 ou 64 bits, Windows

Server 2003 à Windows Server 2012. MaCompta fait partie de MAGESTION, un ensemble de modules

créés pour les entreprises comprenant la gestion commerciale avec les achats, les ventes, les stocks, la

production, EDI, suivi des affaires, production. Pour la comptabilité, différents modules existent en

complément :

La gestion des immobilisations,

La gestion de trésorerie en valeur,

La gestion de trésorerie prévisionnelle.

Toutes les fonctions nécessaires sont gérées :

Gestion des comptes par nature,

Gestion des journaux,

La saisie des écritures en brouillard,

Les interfaces automatiques pour les achats et les ventes,

La comptabilité tiers clients avec les remises en banque, les relances, les échéanciers,

La comptabilité tiers fournisseurs avec les règlements (chèques, BAO, BOR, virements SEPA…),

La comptabilité financière avec le rapprochement bancaire,

Lettrage automatique par document ou par les montants,

Les impressions des journaux, les grands livres et les balances, balance agée, encours financier,

Recherche multicritères des écritures,

Ecritures extracomptables, abonnements ,

Module analytique multiaxes,

Les budgets,

Etats paramétrés (actif, passif, comptes de résultat SIG ou en liste…),

Validation des écritures, clôtures mensuelles et annuelles, exportation FEC L47A du LPF.

Organisation du logiciel Accès au logiciel Principe Après avoir sélectionné l’icône sur le bureau ou choisi l’option dans votre menu, vous devez préciser

votre code utilisateur et votre mot de passe afin que chaque utilisateur soit reconnu différemment sur

le réseau. Le mot de passe ne s’affiche pas en clair. Dans le cas d’une gestion multi société, vous devez

choisir votre dossier de travail : cela peut être également une base locale sur un portable ou une base

sur un serveur. Dans le cas contraire (mono-société), le menu général s’affiche directement.

Le logiciel est livré avec l’utilisateur «demo », mot de passe «demo » ; après la première utilisation,

vous pouvez supprimer ce code et créer un code par utilisateur avec son mot de passe.

A noter que chaque utilisateur peut modifier son mot de passe dans le logiciel mais que

l’administrateur peut les gérer globalement, les modifier et les distribuer.

IMPORTANT : A noter que dans la gestion de suivi d’affaires, même si vous n’avez pas demandé une

gestion sécurisée, vous devez être reconnu par un code utilisateur et un mot de passe.

Le logiciel est organisé avec un menu général et une barre de boutons d’accès rapide. Ces deux éléments

sont affichés dynamiquement d’après les droits de l’utilisateur : pour être efficaces, les procédures dont

il n’a pas l’accès sont cachées automatiquement.




Pour un accès rapide, toutes les procédures ouvertes sont visibles par un système d’onglet rappelant le

titre de la procédure ; vous pouvez avoir ainsi plusieurs actions ouvertes simultanément: mise à jour

d’un compte, saisie d’une écriture, consultation d’un compte…

Tous les affichages peuvent être triés en dynamique en cliquant sur l’entête de la colonne voulue.

Aucune déconnexion automatique du logiciel est prévu. Des colonnes peuvent être éventuellement

cachées.

Présentation générale Cette partie présente le vocabulaire lié à l’environnement Windows, ainsi que les fonctions

fréquemment utilisées dans les modules livrés.

Fenêtre d’application La fenêtre d’application contient la zone de travail et la barre de menus du logiciel.

La case du menu système est située à gauche de la barre de titre dans la partie supérieure de la fenêtre.

Pour dérouler le menu système, cliquer dessus ou bien presser simultanément les touches Alt et Espace.

En fonction des fenêtres, toutes les commandes du menu système ne sont pas affichées.

RESTAURATION : Cette fonction permet de rendre sa taille initiale à une fenêtre.

DEPLACEMENT : Cette fonction permet de déplacer la fenêtre sur le bureau à l’aide des flèches

de direction.

DIMENSION : Cette fonction permet de modifier la dimension de la fenêtre à l’aide des

flèches de direction.

REDUCTION : Cette fonction permet de réduire la fenêtre à une icône.

AGRANDISSEMENT : Cette fonction permet d’agrandir la fenêtre à sa taille maximale.

FERMETURE : Cette fonction permet de refermer la fenêtre. Il est également possible de la

refermer en double-cliquant dans la case du menu système.

BASCULER VERS : Cette fonction permet d’ouvrir la liste de toutes les applications en cours

d’exécution, de passer de l’une à l’autre et de fermer une application.

SUIVANT : Cette fonction permet de parcourir les applications ouvertes.

Les fonctions peuvent être sélectionnées :

o sur le nom de la fonction,

o soit en positionnant la fonction à l’aide des flèches de direction et en validant avec

Entrée,

o soit, lorsqu’aucun menu n’est sélectionné, an appuyant simultanément sur la

combinaison des touches affichées à droite de la fonction, lorsqu’elle existe,

o soit lorsque le menu est sélectionné, en appuyant sur la lettre d’appel de la fonction.

Par exemple, pour appeler la fonction Lettrage dans le menu Quotidien, il suffit

d’appuyer sur L.

Les menus déroulants comprennent des fonctions et des sous-menus caractérisés par la présence d’un

triangle à droite de leur intitulé.

Les fonctions appartenant à des sous-menus ou, éventuellement, à d’autres sous-menus peuvent être

appelées de façon identique.




Fenêtre de document Une fenêtre de document permet de sélectionner divers éléments. Elle comprend comme la fenêtre

d’application une case de menu système.

Le curseur peut se transformer en un trait vertical avec des flèches pour l’élargissement des colonnes

de toutes les fenêtres présentant des informations en colonnes.

A noter que l’application gère le MDI (Multiple Document Interface) et permet à ce titre d’afficher

plusieurs fenêtres à la fois :afficher le plan comptable et la saisie. Vous pouvez passer d’une fenêtre à

l’autre soit en cliquant sur une partie visible, soit en cliquant « Fenêtre » dans le menu et en choisissant

l’option voulue. La fenêtre active est cochée.

Une info bulle en jaune peut s’afficher sur les boutons de la barre menu pour indiquer une aide premier

niveau sur l’option.

Boutons de commande, gestion du clavier Les boutons de commande permettent d’exécuter une opération. Ils apparaissent dans la barre d’icônes

de l’application. Ils sont valables pour toutes les fenêtres mais ils ne commandent que la fenêtre active.

Pour les utiliser sur plusieurs fenêtres à la fois, vous devez tout d’abord activer la boite de liste.

Un bouton estompé ne peut être sélectionné.

Les principaux boutons de commande sont :

Gestion des actions en saisie

Pour chaque procédure, vous avez des boutons actions : Ajouter,

Modifier, Supprimer et selon la procédure, des boutons Liste, extraction,

recherche…

Nouveau : Ouvre une boite de dialogue permettant de créer un élément inexistant du fichier en

cours ; accessible par la touche «INSER » du clavier.

Ouvrir : Ouvre une boite de dialogue permettant de modifier un élément déjà créé du fichier en

cours ; accessible par la touche «ENTREE » ou par un double clic gauche de la souris.

Supprimer : Permet de supprimer un élément déjà créé du fichier en cours ; accessible par la touche

«SUPPR» du clavier.

Permet de sélectionner l’enregistrement pointé ; accessible par la touche «ENTREE».

Dans la situation de sélection, la mise à jour ou la création est possible.

Le bouton de commande peut être sélectionné par la touche «ECHAP ».

Le bouton de commande peut être sélectionné par la touche «ENTREE ».

Zones de texte Une zone de texte est un rectangle permettant la saisie d’informations. Pour saisir les informations, il

suffit de se trouver dans la zone de texte.

Pour passer d’une zone à l’autre, il faut se positionner avec la souris ou utiliser la touche Tab.

Pour revenir dans une zone, il faut se positionner avec la souris ou appuyer simultanément sur les

touches Majuscule et Tab.




Zones de liste Une zone de liste est une colonne dans laquelle il est possible de sélectionner un élément. Elle peut

comporter des ascenseurs.

Pour sélectionner un élément, deux choix sont possibles :

Cliquer sur la ligne de l ‘élément souhaité et valider avec le bouton de commande «Choisir ».

Double-cliquer sur l’élément sélectionné.

Boutons de recherche Le bouton de recherche permet d’afficher une liste de données pour effectuer un choix. Dans le

cas d’une date, calendrier dynamique s’affiche pour choisir une date. Vous avez également une

recherche hypertexte permettant de trouver par exemple un tiers par son téléphone, sa ville…

Cases d’option Une case d’option permet le choix d’une option parmi plusieurs. Activer

une option exclut les autres choix. Pour activer une case, il suffit de

cliquer dessus. La case d’option devient un point noir.

Cases à cocher Une case à cocher permet de répondre Oui ou Non pour le choix d’une option.

Activer une case n’exclut pas les autres choix. Pour activer une case, il suffit

de cliquer dessus ; la case devient une croix.

Copier/coller Les touches de fonction WINDOWS copier et coller sont utilisables à l’intérieur du logiciel ; vous pouvez

dans un champ texte ou un montant copier des données par la combinaison CTRL + C et coller par la

combinaison CTRL + V. Cette action fonctionne également entre les autres applications WINDOWS

comme WORD/EXCEL et le logiciel.

Les impressions Toutes les listes peuvent être pré visualisées sur écran avant impression : dans la prévisualisation, vous

pouvez :

zoomer les pages,

atteindre une page directement, paginer, aller au début, aller à la fin,

faire une recherche sur un mot pour atteindre directement la page ou il se trouve,

Imprimer toutes les pages ou la page en cours,

exporter la liste sur un format XML, Textes, Html ou PDF.




LE MODULE COMPTABILITE

Le Menu Fichiers Les sociétés Cette option, commune à tous les modules de MAGESTION, permet de créer la société utilisatrice du

logiciel mais aussi d’autres sociétés. En effet, le logiciel est multi société et les gère indépendamment

aussi bien dans les tiers que les actions et les périodes. Néanmoins, par le module «Interfaces », vous

pouvez exporter et importer des informations entre les sociétés.

Des fichiers peuvent être communs à plusieurs sociétés mais surtout pour la gestion commerciale :

fichiers articles, tarifs…

Au niveau du contrôle d’accès, vous pouvez avoir des sociétés protégées par des mots de passe et

d’autres non.

Par société, Vous devez attribuer un code société unique, le nom et l’adresse... et différents codes

administratifs (NAF, CEE, RCS, statut...)

Le bouton «Adresses complémentaires » permet de gérer des adresses différentes de l’adresse du

siège pour une direction commerciale, une adresse de facturation, une adresse de livraison...

(nécessaire au module achats)

Installation en réseau ou en local Le répertoire est le lieu de stockage des fichiers sur votre poste ou sur un serveur; il doit être unique

par société et complet.

Exemple : C:\MAGES20W\MAGWF01

Onglet «Paramètres comptabilité » Vous pouvez mettre à jour dans cet onglet les paramètres spécifiques à la comptabilité :

Les codes journaux de ventes servent à l’interface avec la facturation (interface comptable).

L’interface pour la génération automatique des ventes : pour une intégration Magestia, vous devez

saisir « MAGEST » et cocher « Génération des ventes ».

Vous pouvez préciser les natures de comptes par défaut pour les tiers, les comptes généraux et

l’analytique. Généralement, la nature clients est CLI, fournisseurs FOU, général GEN, concurrents ADV...

Les natures client et fournisseur permettent de connaître les natures que vous avez choisies pour les

représenter. (Ces codes doivent être créés dans la table des natures).

La nature client est celle qui sert par défaut à l’affichage de l’agenda dans le module «Suivi

d’affaires ». Vous pouvez ensuite la modifier pour sélectionner les prospects, les fournisseurs ou toute

autre nature.

Les comptes d’attente général et analytique sont précisés dans cet onglet.

Les date autorisées pour la saisie des écritures comptables sont gardées ici ainsi que le journal

d’ouverture (type OD) et le compte d’attente pour le passage du résultat en clôture d’exercice.

La devise pivot sert à connaître quel code devise vous utilisez de base ; exemple le franc français ou

l’Euro ; la précision du code permet la double édition et l‘affichage des montants en franc et en Euro.

Onglet «Sécurité, modules, préférences d’utilisation » La boite à cocher «Sécurité activée» permet d’activer la sécurité pour autoriser ou interdire l’accès à

certaines procédures pour certaines personnes. Dans ce cas, l’entrée du programme est conditionnée

par un code utilisateur et un mot de passe qui permettra de piloter l’accès aux procédures et de bloquer

par exemple la création des codes principaux.




Cet onglet vous donne accès par le bouton «Préférences globales » à différentes options d’affichage par

module. Le bouton «Compteur, programmes » permet d’accéder aux différents compteurs

automatiques (compteur de BL, factures...), aux nombres d’exemplaires des documents commerciaux,

aux programmes spécifiques d’édition, aux codes de mouvements de stocks servant aux générations

automatiques des mouvements achats, ventes.

Vous pouvez par exemple bloquer les éditions et les exportations sur certains postes pour éviter la

fuite d’informations (dans le cas du module «Suivi d’affaires », exportation des données vers une station

déportée).

Licences : La licence est calculée d’après la date de contrat, les modules utilisés et le numéro de

série du disque dur. Le bouton «licences multiples » permet de créer des licences supplémentaires pour

des postes en réseau (sur notre indication). Le numéro de licence est un numéro protégeant un poste

basé sur le numéro du disque. Il est nécessaire de créer une entrée par station utilisatrice du logiciel.

Personnalisation des documents de la gestion commerciale Sur l’onglet « Préférences globales » et le bouton « Compteur, programmes », vous pouvez spécifier un

nom de modèle d’édition pour les ARC, les BL et les factures (achats et ventes). SI vous laissez à blanc

ou si vous spécifiez ‘STD’ ou ‘STDLOGO’, vous aurez l’édition standard inclus dans le logiciel.

Un modèle existe pour chaque état.

A noter qu’il existe un module de génération d’impression « Report Writer » qui permet également

de créer des listes qui vous sont propres (statistiques ou autres) à partir de la base de données avec un

maquetteur d’états.

Les établissements Cette option permet de gérer les établissements comptables de la société (entrepôt, agence...), des

établissements secondaires à l’établissement principal. Vous devez créer un code et un libellé. Cet

établissement permet de ventiler des écritures sur des lieux géographiques différents. Exemple : 01

Agence de Chambéry, 02 Agence d’Annecy...

Les journaux comptables Le journal est un document comptable qui enregistre, de façon chronologique et continue, toutes les

opérations économiques effectuées par l’entreprise au cours d’une période. Cette option permet de

gérer les différents journaux comptables de la société. Un journal est défini sur trois caractères

alphanumériques avec :

un libellé.

Le «type de journal » permet de reconnaître le journal :

AC =achats : soit manuelles, soit automatiques par la gestion,

TR =Trésorerie (nécessite un compte de contrepartie automatique : exemple : la banque, la

caisse...),

AN =Analytique (ne touche pas la comptabilité générale),

VE =Ventes : soit manuelles, soit automatiques par la gestion,

OD =Opérations diverses (vous devez faire l’équilibre dans votre saisie).

Le «sens » définit le sens «normal » d’affectation des écritures d’après le journal.

Exemple : le sens normal des achats est le crédit (en effet, le TTC du fournisseur va au crédit du

compte fournisseur.)

Le code «extra comptable » permet de reconnaître une écriture de simulation. Ces écritures

affectent tous les comptes saisis et peuvent être soit extournées automatiquement et disparaître, soit

être valider sur un journal de type OD (menu traitement), soit être extournées sur le premier jour du

mois suivant.




Ce type de saisie permet de

faire des situations

intermédiaires et de passer

des OD pour effectuer des

simulations comptables

(provisions, stocks...).

Le code «Abonnement » permet de spécifier un journal d’abonnement. Ce type d ‘écritures permet

de stocker des écritures répétitives qui peuvent être générées à tout moment avec une périodicité et

une fréquence paramétrable. Ces écritures ne disparaissent pas après leurs validations.

Exemple : Abonnement pour un emprunt remboursable trimestriellement pendant 3 ans.

« La contrepartie » sert à définir le compte de trésorerie pour le passage automatique des écritures

de contrepartie. Exemple : saisie d’un chèque client, le programme génère le débit sur la banque.

Les compteurs automatiques de pièces en saisie.

Le code banque associé pour un journal d’effets à recevoir ou d’effets à payer.

Le code «Bloqué » permet de mettre en sommeil un journal et d’en interdire la mise à jour.

Le contrôle de cohérence permet de spécifier quelles tranches de comptes vous autoriser en saisie

sur le journal et sur quelle nature de comptes. Pour spécifier une tranche complète à partir d’une racine

sur deux caractères, remplir avec des ‘zzzz...’ ou des ‘999...’.

Pour spécifier une nature complète de comptes, vous ne précisez rien dans la tranche mini et vous

remplissez de ‘zzz..’ dans la tranche maximum de comptes.




Impression des journaux comptables

Vous pouvez imprimer une liste des écritures des journaux grâce à ce bouton, selon différentes

présentations :

Vous pouvez également exporter les journaux sur un tableur.

Cette option permet d’éditer des journaux d’après des paramètres comme la période et les journaux

désirés. Cette option n’a aucun caractère de clôture définitive. Vous pouvez éditer un ou plusieurs

journaux sur un ou plusieurs mois. Vous aurez en rappel les cumuls précédents, de la période demandée

et les cumuls généraux.

Dans le cas d’une édition sur plusieurs mois, vous aurez les cumuls mois par mois.

Dans le cas d’un journal de trésorerie, vous n’aurez pas le détail des écritures de contrepartie

automatique.

Vous pouvez demander une sélection analytique ; dans ce cas, vous aurez les journaux analytiques

de la sélection.

Journal général ou journal centralisateur Vous pouvez visualiser le journal général, c’est à dire le cumul mensuel débit/crédit de chaque journal ;

un journal centralisateur journalier peut être également affiché.




Modèles d’écritures Vous pouvez également par le bouton «modèle », préciser un modèle de saisie pour ce journal ; ceci

permet de spécifier les comptes et les formules de saisie et d’accélérer la saisie par une reconnaissance

des comptes au préalable. Un modèle est valable pour une saisie de pièce répétitive et vous évite de

retrouver les comptes à saisir.

Exemple : modèle EDF > tiers EDF avec calcul de la TVA, et affectation du H.T. sur le compte de

charges correspondant avec calcul du solde.

Validation des écritures Cette fonction valide les écritures des journaux choisis et de la période choisie : elle bloque la

modification et la suppression de ces écritures. Les écritures validées sont numérotées dans un ordre

chronologique et unique pour tous les journaux, par exercice. Cette opération est nécessaire avant la

clôture comptable et avant l’export FEC selon l’article 47A; Lors de ces traitements, un contrôle

préalable est fait et une validation automatique est effectuée, si besoin.




Les codes de trésorerie Ces codes de trésorerie permettent de qualifier les

écritures et apparaissent sur les écritures et dans les

exports pour tableur.

Les TVA

Le code TVA permet d’associer un taux avec un code, un libellé et les comptes comptables servant à la

passation comptable achats et ventes ; vous devez associer un code TVA à chaque article.

Pensez à créer des codes TVA différents pour la TVA sur débit ou sur encaissement avec le même

taux.

Pour chaque taux, il existe une date d’application et un taux pour gérer les changements de taux et

affecter le bon taux selon la date du document d’achats ou de ventes.




Les ventilations comptables

1-Préalable aux ventilations comptables:

Le choix du compte comptable est le résultat de l’association d’un article vendu et d’un client facturé

pour les ventes ou d’un article acheté et d’un fournisseur pour les achats. Une mauvaise ventilation ne

bloque pas une comptabilisation ou l’édition d’une facture mais l’écriture passe en compte d’attente.

2-Paramétrage des articles et des clients :

Pour l’article, deux possibilités : Soit vous ventilez article par article pour avoir des ventilations

spécifiques par article, soit vous ventilez par famille d’articles pour grouper les ventilations comptables.

1- Par article : vous précisez la ventilation comptable sur la fiche « Article ».

2- Par famille : vous précisez la ventilation comptable sur la fiche « Famille ».




Le mélange des deux possibilités est possible mais la ventilation comptable de l’article, si elle est renseignée, est prioritaire sur la ventilation comptable « Famille ». Le client a sur sa fiche une notion de régime de TVA (Soumis, CEE, Hors CEE…) 3-Ventilations comptables : menu articles en gestion ou gestion fichiers en comptabilité :

L’association du code de ventilation comptable de l’article, du régime du client et du code TVA de la

ligne de facture va servir à la recherche du compte comptable. Sur ces liens vous précisez un compte

comptable préalablement créé dans le plan comptable. Une ventilation comptable doit donc être créée

pour chaque possibilité de vente ou d’achats, sinon, l’écriture sera générée sur un compte d’attente.

Le principe des comptes de ventes et d’achats est le même : deux onglets différents permettent de

préciser deux comptes.

Ces données sont des exemples :

Code Ventilation comptable Régime Code TVA Compte Ventes Compte Achats

N (négoce) Exonéré 0 707200 607200

N (négoce) Soumis 1 707210 607210

N (négoce) CEE 2 707220 607220

N (négoce) HorsCEE 3 707230 607230

Dans le cas d’une gestion analytique, il est possible de préciser une section analytique pour chaque

ventilation comptable.




Les codes relances

Cette option permet de gérer les différents niveaux de relances que vous voulez utiliser. Vous définissez

le texte libre qui apparaîtra au niveau du relevé du compte. Vous pouvez ainsi définir un texte avec

différent niveau de relance.

Cette option est utilisable également pour faire des relevés. Vous pouvez spécifier également un

message particulier pour une facture. Le message est indiqué selon le nombre de jours de retard.

Exemple : 90 jours = contentieux.

Les libellés automatiques Cette option vous permet de gérer les libellés automatiques que vous utiliserez. Vous devez préciser un

code libellé et un commentaire.

Le bouton «Standard » crée une série de libellés standards avec leurs libellés.




Les pays

La table « Pays » sert à qualifier les tiers. Les pays sont généralement codifiés en norme ISO (FR, DE, …)

mais la codification est libre ; par défaut, si le pays est vide dans une ficher tiers, il est considéré comme

la France. Principalement, ce code sert aux générations de fichiers EDI (avis d’expédition, factures) ou

la génération des données DEB pour les douanes.

Les devises

Cette option vous permet de gérer

les devises que vous utiliserez. Vous

devez préciser un code devise, un

libellé. Vous pouvez saisir des taux

de change par date ; l’affichage se

présente du plus récent au plus

ancien. Il est préférable de gérer

des codes aux normes ISO sur trois

caractères.

Dans le cas d’une gestion multidevise, vous pouvez mettre le code devise pivot dans la fiche société :

franc ou EURO ; dans ce cas, vous pourrez saisir des montants en devise en plus des montants en Euro ;

sinon, les champs sont cachés.

Vous pouvez préciser une gestion décimale pour une devise.

L’EURO doit être précisé avec 5 décimales et est géré comme une «troisième » devise lors du

passage à l’Euro : les bons édités seront valorisés en franc, en devise et en Euro.

Le bouton «Standard » crée une série de devises aux normes ISO avec leurs libellés.




Les unités

La table « Unités » sert à qualifier des quantités saisies ou à qualifier les stocks: Unité/Kg, Litre, Heures,

Mois…les unités seront aussi utilisées dans la table des conversions pour définir les coefficients entre

les unités : Exemple : un Kg > une tonne…

Les répartitions Cette table permet de gérer des clés de répartition qui serviront principalement à la gestion analytique

pour éclater un montant d’un compte général sur des comptes analytiques d’après cette clé ou d’éclater

un budget sur 12 mois d’exercice.

Les modes de règlements

Vous pouvez gérer des codes modes

de règlements attribués à chaque

tiers. Le code «Support magnétique »

permet de connaître les modes de

règlements concernés par une remise

bancaire sur support dans la gestion

commerciale.

Les natures de comptes Ce code permet de codifier de façon illimitée les tiers de tous types : client, prospect, fournisseur,

général, analytique, compte courant, budget, personnel avec pour les natures auxiliaires, pour le

module comptable, l’association du collectif général.

Le bouton «Standard» permet de créer automatiquement par défaut les codes génériques que vous

pouvez ensuite modifier.

Le type de nature est important : c’est lui qui conditionne le type de saisie dans la mise à jour du

plan comptable.




Le plan comptable Cette option permet de gérer les comptes par nature avec différents boutons actions.

Déplacement Cette option permet de changer la nature d’un compte affecté par erreur

sur une nature. Exemple : un client créé dans les fournisseurs.

Copie Cette option permet de copier un compte et d’en changer les valeurs pour

le nouveau compte.

Délettrage Cette option permet de délettrer automatiquement les comptes d’une

nature sélectionnée ; cette action remet à blanc la lettre au niveau de chaque pièce sans enlever le

numéro de document ce qui permet de laisser le pointage du document. Cette action peut se faire sur

une période choisie. Vous pouvez ainsi relettrer différemment le compte en modifiant les numéros de

documents.

Traitements multiples Cette option permet des modifications en masse sur le plan comptable.




Comment définir un compte ? Le compte est l'élément de base du plan comptable Il est codifié sur neuf caractères alphanumériques. Chaque compte doit être unique, toute nature de compte confondue.

Les comptes auxiliaires peuvent être codifiés avec une racine comme 411, 401 ou C, F ou encore le début du nom. Chaque compte est rattaché à une nature de compte. Vous ne pouvez pas supprimer un compte avec un cumul débit ou crédit même si le compte est soldé globalement. Pour interdire la saisie sur le compte, vous devez renseigner la date de suppression ce qui interdira toute action et vous permettra de le supprimer réellement en fin d’exercice ; à noter que vous pouvez également le suspendre provisoirement. La clé alpha permet de retrouver un compte sur un autre critère que son nom. Clé alpha : Pour les sociétés dont la raison sociale commence par « Société ... » Pour supprimer un compte, vous devez renseigner la date de suppression et lancer ensuite l’icône «Ciseaux » qui supprimera physiquement les comptes dont la date est renseignée et qui ne comporte aucun solde.

Qu'est-ce qu'une nature de compte ? Une nature de compte est définie sur 3 caractères alphanumériques qui permet de regrouper les comptes. Exemple : CLI = Clients, PRO = Prospects, PRE = Prescripteurs, PER = Personnel, FOU = Fournisseurs, GEN = Comptes généraux, ANA = Comptes analytiques... La codification est libre et infinie. Vous pouvez créer autant de nature auxiliaire ou analytique que vous voulez. La nature conditionne les renseignements à saisir par compte car il existe un format d’affichage par nature. Vous pouvez créer des natures auxiliaires sur les comptes courants, les frais de déplacements, les banques, les comptes de capitaux pour une coopérative... Pour l’analytique, vous pouvez créer plusieurs natures dont deux peuvent être obligatoires en saisie.

Comment remplir la fiche du compte ? Chaque nature a une présentation différente avec des champs différents selon sa spécificité : les tiers, les comptes généraux, les comptes analytiques, les budgets.




La fiche du tiers

La fiche du compte de type auxiliaire doit comporter un nom et une adresse facultative. Vous devez renseigner un compte collectif obligatoire qui reprendra dans la balance générale les cumuls des comptes auxiliaires qui lui sont rattachés. Pour affecter ou modifier une écriture sur un collectif, vous devez passer obligatoirement par un auxiliaire. Vous pouvez saisir un compte analytique par défaut dans le cas d’une gestion analytique par tiers. Ce compte sera repris comme ventilation analytique par défaut dans les saisies ultérieures. Des onglets sont disponibles pour tous les renseignements annexes : conditions de règlements, code risque (voir système de relances), codes «Quid » et «Spécial » (ces codes sont libres et vous permettent de rassembler des tiers selon des critères qui vous sont propres), limite de crédit, SIREN, Code CEE, numéros de téléphone et fax... Le code «Compte protégé» : permet de bloquer la visibilité du compte aux utilisateurs ayant les droits. Le code «Interdit de gestion» : permet de bloquer l’émission de documents dans la gestion commerciale. Le code «Ne pas relancer ». Un code « Ne pas lettrer » pour éviter un lettrage sur un compte trop compliquer pour un lettrage automatique. Tous les renseignements sont uniques et se retrouvent dans la gestion commerciale (mise à jour unique car fichier unique).




La fiche du compte général

La fiche du compte de type général doit comporter un nom, un type de compte (TVA, EAR, EAP...). Le numéro doit être en conformité avec la législation comptable. Le type de compte sert à reconnaître le compte; Rup = rupture : classe, sous classe : il est interdit de saisir sur ce type de compte; il ne sert qu'à présenter le plan comptable et la balance générale avec des ruptures et des cumuls. Vous pouvez préciser si l'analytique est obligatoire pour le compte en cochant la zone correspondante. Le code «Compte protégé» : permet de bloquer la visibilité du compte aux utilisateurs ayant les droits. La coche «Garder détail» : permet de garder le détail des écritures en clôture d’exercice ; dans le cas contraire, le compte sera repris en solde. Pour une banque, dans le cas d’une gestion de règlement fournisseur automatique, les

renseignements bancaires doivent être saisis dans l’onglet spécifique (domiciliation, RIB).

L’onglet «Autorisations de ventilations » permet de préciser quelle nature et comptes vous autoriser

en saisie ou quel département, responsable.

Exemple : pour un compte de charge de frais généraux, vous autorisez le département des sections

analytiques concernant les administratifs meilleur contrôle de l’analytique.

La fiche du compte analytique La fiche du compte analytique en plus du

libellé peut être associé à un département,

responsable, secteur et un sous-secteur. La

boite à cocher «A reporter » permet de ne

pas remettre à zéro le compte en clôture

annuelle. La boîte à cocher «Centralisé »

permet de centraliser les comptes et de

compacter physiquement les écritures (par

mois, par compte général...).

Permet de gérer un chantier sur

plusieurs années sans s’occuper des

clôtures comptables.




La fiche du compte Budget La fiche du compte Budget permet de gérer des budgets sur des comptes généraux ou analytiques. Vous

pouvez préciser une clé de ventilation avec le nombre à répartir. Vous pouvez gérer des modifications

de budgets et préciser quel budget est actif. Un mémo est disponible.

Le budget peut être saisi par mois manuellement ou en cliquant sur «Budget automatique », qui, grâce

à une clé de répartition tenant compte de la saisonnalité ou d’autres critères, calcule les budgets

mensuels sur la période(par défaut 12 mois).

Vous pouvez saisir également la fraction correspondante de la zone «A répartir » ce qui provoquera une

règle de trois et calculera le budget attribué au mois.

Pour la recherche du réalisé, vous pouvez associer des tranches de comptes (illimité) par nature au

budget en cours de saisie.

Clé de ventilation : Ventiler un budget de «Frais administratifs » selon le nombre de personnes ou

gestion de la saisonnalité.

Qu'est que le mémo du compte ? Le mémo est un post-it attaché à chaque compte; il est libre; il peut servir de pense-bête où vous pouvez noter des commentaires. Un "M" apparaît dans l’affichage des comptes si vous avez saisi un mémo. Il est modifiable à tout moment. A noter qu’il existe aussi un mémo au niveau de chaque écriture.

Qu'est qu’un collectif ? Un collectif est un compte centralisateur de nature général regroupant les comptes de nature auxiliaire dans la balance générale ; il est interdit de saisir directement sur un collectif. Le collectif est en relation avec la nature de comptes. En édition du grand livre général, le collectif apparaît en cumulé et on peut trouver le détail dans le grand livre auxiliaire de la nature correspondante. Il doit d’abord être créer dans le plan de comptes.

Exemple : 4110000 collectif client regroupe tous les clients dans la balance générale.




Les tiers

Cette option, plus commerciale, permet de gérer les tiers de toutes natures. Vous devez au préalable

sélectionner la nature de comptes à gérer (clients, fournisseurs, prospects...) en cliquant sur l’un des

boutons du haut. La nature de tiers regroupe les tiers.

Grâce aux onglets, l’affichage des tiers peut se faire de plusieurs façons : par code, par nom, par clé

alpha, par numéro de téléphone...

La zone clé alpha permet de retrouver un tiers d’après un code mnémotechnique ; par défaut, il est

égal au début du nom. Ce code permet d’éviter le problème des tiers dont la raison sociale commence

par société xxx.

Vous avez également l’affichage des interlocuteurs du tiers sélectionné. Sur le menu Tiers, des

options permettent de mettre à jour les différents fichiers des codes demandés sur la fiche du tiers.

(Exemple : secteur, code industrie, mode de règlement...).

Vous pouvez faire une sortie EXCEL du fichier, éditer les tiers avec une sélection préalable, éditer

des étiquettes ou copier une fiche.

L’option permet de filtrer l’affichage :




L’option permet de faire un suivi documentaire avec le tiers (envoi de contrat, gérer les

réponses…)

L’option permet de gérer des mailings lists (envoi groupé de mails).

L’option permet d’afficher l’itinéraire ou le plan VIamichelin ou Google Maps par rapport à

l’adresse du tiers.

L’option permet de gérer des impressions de documents Word avec une fusion de documents

modèles et une historisation de cette opération dans le suivi des événements du tiers.

ClicktoDial : appel téléphonique automatique du tiers.

L’option permet de gérer les projets du tiers : permet d’analyser les ventes, les achats et les

heures passées par projet.

L’option permet de gérer les demandes du tiers, les réponses…

L’option permet de gérer les affaires/devis au niveau commercial.

L’option permet de gérer les documents en cours du tiers : commandes, BL, factures…

L’option permet d’afficher l’historique des factures du tiers avec réédition des factures,

recherches multiples…

L’option permet d’interroger le compte comptable du tiers.

L’option permet d’afficher le suivi financier du tiers : cumul de CA, encours financier, factures

en retard avec relances, suivi du réassureur type Sfac, gestion des couvertures, limite de crédit…

L’option permet de gérer les mémos du tiers.

L’option permet de gérer les événements du tiers : rendez-vous, appel…pour les commerciaux.

L’option permet de gérer une GED par tiers : il existe un stockage automatique des documents

en format PDF des devis, ARC, BL, factures mais vous pouvez ajouter des documents type

bureautiques ou autres.

L’option permet d’extraire les tiers avec des critères multiples vers un tableur ou d’envoyer un

emailing automatique vers une mailing-list avec la création d’un document de base HTML pour

le mail grâce à un éditeur HTML intégré.

L’option permet d’imprimer des listes tiers multiples.

L’option permet d’imprimer un tarif pour le tiers.

L’option permet de gérer les tarifs personnalisés du tiers.

L’option permet de gérer le parc matériels du tiers avec le modèle, le SN, date d’achat, entretien

à faire, les événements liés au matériel…

L’option de copie permet soit de copier une fiche tiers dans la même nature sous un autre code,

soit de changer de nature un tiers (avec le même code) : la fonction récupère également les

événements du suivi d’affaires : cas du passage d’un prospect en client.

Un prospect devient client, changement de nature PRO en CLI ; sa fiche reste la même.




Mise à jour de la fiche Tiers

Onglet «Général » Par convention, dans le module suivi d’affaires, la codification du code tiers client est identique au

code comptable ; le prospect peut être codifié de façon mnémotechnique et grâce à la duplication de

la fiche tiers, le prospect (et son historique) sera créé avec son code comptable.

Fiche signalétique du tiers avec son adresse (4 lignes + le code postal + la ville), le pays, s’il fait parti

d’un groupe, les numéros de téléphones et de fax avec une zone qualificative, le mémo. L’onglet

«Compléments » permet de renseigner les codes identification CEE, le secteur, la devise utilisée, le

SIRET, s’il est soumis, exonéré, CEE, Hors CEE, la langue utilisée (édition des documents multi langues),

le code industrie (métier) pour des regroupements statistiques...

Dans les préférences d’utilisation, vous pouvez demander une gestion des interlocuteurs ou non,

une codification d’adresse sur deux ou quatre lignes...

Vous pouvez créer d’autres interlocuteurs soit grâce aux numéros de téléphones multiples, soit

grâce à l’onglet «Interlocuteurs ».

Le code industrie permet de regrouper les tiers par famille pour les statistiques.

Le code TVA « Soumis, CEE… » est important et conditionne la génération comptable dans les

ventilations comptables.

Onglet «Règlements et livraisons » Fiche signalétique du tiers concernant les conditions de règlements, l’adresse de livraison principale, les

adresses de livraisons (dépôts, agences), le nombre d ‘exemplaires des documents ARC, BL, factures...

la limite de crédit autorisée (sert au contrôle en cours de saisie des commandes).

Onglet «Mémo et interlocuteurs » Mémo du tiers jusqu’à 1000 caractères et gestion des interlocuteurs avec leurs numéros de téléphone

direct, de fax, le nom de leur assistante...

A noter que la recherche hypertexte s’effectue également dans le mémo du tiers.




Les préférences Cette option permet de gérer des options personnelles et générales : vous pouvez gérer des

préférences avec 4 boutons :

Bouton Comptabilité Vous pouvez gérer l’affichage de différents champs ou d’option de saisie ou de comptabilisation.

Lettrage : Préférences Lors de la mise à jour des paramètres société, vous pouvez dans l’onglet «Préférences » préciser vos

préférences de lettrage ; ces options vous seront toujours proposées par défaut et elles restent

modifiables pour un traitement particulier. Vous pouvez préciser si vous préférez lettrer par les

montants ou par les documents. Dans le cas d’un choix par les documents, vous pouvez saisir l’écart

maxi autorisé pour un passage d’OD automatique, le journal d’OD, les comptes permettant de générer

l’OD pour solder le document, le libellé et la date. Dans le cas d’un choix par les montants, vous précisez

le temps maxi pour la recherche sur un compte et la puissance de lettrage, c’est à dire pour un et deux

montants combien de lignes en contrepartie le module de calcul doit chercher. Pour un montant, le

maxi est 20, pour deux montants, le maxi est 10.

La lettre utilisée est stockée au plan comptable et compte jusqu’à deux caractères.

Vous pouvez empêcher le lettrage d’un compte en cochant l’option dans le plan comptable «Ne pas

lettrer ».

Vous pouvez prélettrer les écritures lors de la saisie d’un règlement par exemple.




Par les montants

Cette option permet de lettrer automatiquement par les montants une nature de comptes ainsi qu’une

tranche ou la totalité des comptes de cette nature; cette option rapide de lettrage peut éventuellement

lettrer des pièces sans rapport entre elles si ce n’est le montant. Vous devez contrôler le résultat.

Une lettre de l’alphabet est affectée à chaque pièce du document ainsi que le numéro de document

devient identique pour chaque pièce ; le numéro de document est le premier numéro de pièce du

document. Le moteur de lettrage recherche l’équivalence débit / crédit avec :

1, 2, 3, 4 ...ou 20 débits pour 1 crédit et inversement.

2, 3 ou 4 ... ou 10 débits pour 2 crédits et inversement.

Par les pièces Cette option permet de lettrer automatiquement par les pièces ; vous devez avoir au préalable

rapprocher les pièces entre elles en changeant le numéro de document dans l’interrogation des

comptes. Une lettre de l’alphabet est affectée à chaque pièce du document.

Le moteur de lettrage recherche pour chaque document si le solde est nul ; le nombre de pièce dans

un document est illimité.

Option :

Vous pouvez demander de solder les écarts de lettrage jusqu'à un certain montant que vous précisez ;

dans ce cas, vous précisez le journal d’OD, les comptes d’écarts, le libellé de l’écriture et le lettrage

générera une écriture d’écart entre le compte lettré et le compte d’écart prévu par le journal demandé.

Cette option permet de supprimer les écarts de règlements ou d’arrondi.

Exemple : Jusqu'à 50 centimes, passer les écarts par OD sur un compte de pertes & profits.




Ergonomie Cette fonction permet à chaque utilisateur de choisir une image de fond pour chaque application de

MAGESTION.

Les accès Les droits utilisateurs

Cette option affiche un menu spécifique à la gestion des accès et des droits utilisateurs. Le premier bouton permet de gérer les utilisateurs accédant aux modules avec le mot de passe, le nom en clair, le téléphone et le fax direct (sert sur des documents comme la commande achats) et le niveau d’accès. Chaque bouton ou option de menu appelle une fonction codifiée que vous pouvez autorisez ou pas par utilisateur. Vous pouvez copier les droits d’un utilisateur vers un autre utilisateur. Vous pouvez aussi autoriser ou bloquer l’affichage des prix d’achats et de revient (affichage des articles…).

Pour le module suivi d’affaires, la notion d’accès par utilisateur est obligatoire. Pour le module suivi d’affaires notamment pour la synchronisation, il est important de faire coïncider un code division et un code secteur valide au niveau du code utilisateur pour que la synchronisation puisse vous repérer et s’effectuer. Le niveau 1 (administrateur) est le niveau le plus fort ou aucun contrôle d’accès n’est effectué. Les accès des autres niveaux dépend des accès procédures ; en effet, pour chaque procédure, vous pouvez autoriser ou interdire l’accès à un utilisateur. Le bouton «Procédure » donne l’accès aux procédures/fonctions des modules ; ces procédures sont chargées par MaGestia : vous ne devez gérer que les accès.

La coche « n’est pas autorisé à voir les comptes protégés » permet de bloquer la visibilité des

comptes sensibles du plan comptable.

Audit des transactions des fichiers La partie Audit Fichiers, si elle est activée, permet d’enregistrer toutes les modifications des fichiers

avec l’utilisateur, la date , l’heure, la valeur avant et après chaque modification.

Configuration de l’impression Cette option permet de gérer et de configurer votre imprimante ou de changer votre imprimante par défaut. Dans le cas d’une configuration réseau, vous pouvez sélectionner une autre imprimante pour éditer vos états. Vous retrouvez le panneau de WINDOWS. L’imprimante affichée est l’imprimante définie par défaut dans le panneau de configuration de WINDOWS.




A noter que pour chaque édition, vous pouvez choisir une imprimante spécifique. A noter que les éditions sont affichées en prévisualisation et que vous pouvez choisir d’imprimer et même de choisir les pages à éditer.

Contrôle de comptabilité Cette option permet de connaître rapidement votre situation et de contrôler l’état de votre comptabilité. Vous précisez une période et après calcul, vous avez les différents cumuls, le solde comptable par nature de compte (le solde de la nature générale doit être égal à 0), le chiffre d’affaires et le résultat de la période. Si vous utilisez l’analytique, vous aurez aussi le cumul analytique par axe. Le calcul ne tient pas compte des extra comptables. Le bouton « Contrôle d’équilibre des documents lettrées » permet de contrôler la cohérence du lettrage aussi bien des montants débit/crédit que des dates d’un même document.

Contrôle du lettrage Cette option permet de contrôler l’équilibre du lettrage par nature de compte. Contrôle du doublon sur les comptes Cette option permet de vérifier les montants doubles sur un compte sur une période. Le contrôle peut s’effectuer sur le montant seul ou sur le montant et le numéro de pièce.

: Un fournisseur envoie la même facture sur deux mois différents pour la même fourniture.

Sauvegardes/Restaurations

Cette option est accessible également sur le menu et par l’icône à droite de la barre d’icônes principale. Il est fortement recommandé de faire des sauvegardes régulières sur des jeux différents et surtout en fin d’exercice de garder le jeu de sauvegardes préliminaires afin de pouvoir recharger les sauvegardes et de répondre à toutes demandes. La restauration écrase les fichiers de la machine par ceux présents sur le support de sauvegardes ; avant de restaurer, vérifiez la cohérence de votre sauvegarde et la pertinence de la restauration. Les opérations de sauvegardes/restaurations peuvent être faites par tout autre moyen (streamer, sauvegardes par le gestionnaire de fichier, copies simples, sauvegarde générale réseau, sauvegardes internet...). A noter que dans le cas de la restauration des fichiers, la décompression est automatique.




Le Menu Quotidien Vous retrouvez dans ce menu tous les éléments nécessaires à la gestion journalière de votre

comptabilité : le suivi, la saisie, la consultation, le lettrage, les éditions...

Suivi des pièces (facultatif) Cette option permet de suivre et d’enregistrer le chrono des pièces à l’arrivée dans l’entreprise sans

qu’elles soient enregistrées comptablement. Vous les affectez à un service ou un destinataire, vous

précisez une date de réception et si la pièce est bloquée par son destinataire ou le chef de service. Vous

pouvez saisir des commentaires concernant la pièce ou son suivi.

Les dates butées de contrôle sont calculées automatiquement ; vous pouvez préciser un acompte.

Vous pouvez connaître ainsi la situation des pièces non enregistrées dans la comptabilité mais en

circulation dans l’entreprise. Ces informations (dates, libellé, compte, montant...) peuvent être reprise

automatiquement lors de la saisie des factures en précisant le numéro du chrono dans la saisie

Achats/Ventes.

Liste du suivi Cette option permet de lister les pièces en circulation dans l’entreprise.

Liste du circuit journalier par mode de règlement, liste de la trésorerie prévisionnelle avec les notions

d’instance, litige et retenue de garantie. Les instances (échéance dépassée) sont basculées

automatiquement si vous cochez «Traitement des instances ».




Saisie brouillard Cette option permet de saisir tous types d’écritures en brouillard et par journal et également des

abonnements, de lister vos écritures en cours de saisie et de les valider.

Saisie normale (sans abonnement)

Après avoir choisi un journal de saisie (tous les types de journaux sont possibles), vous avez l’affichage

des écritures en cours.

Principe : Vous avez le signalement du journal choisi, éventuellement le compte de contrepartie

automatique, le dernier numéro de validation et les cumuls de saisie.

Equilibre de saisie : Vous devez faire l’équilibre manuellement pour tous les journaux sauf pour les

journaux comportant une contrepartie automatique. Dans ce cas, il y aura une génération

automatique d’une écriture soldant la vôtre.

Brouillard : Ce bouton permet d’éditer la saisie avant la validation.

Abonnements :Ce bouton permet de générer les écritures d’abonnements (écritures répétitives).

Validation : Ce bouton valide les écritures, met à jour les comptes, l’historique et supprime les

écritures du fichier de saisie. Vous ne pouvez pas valider votre saisie si celle-ci n’est pas équilibrée

sauf dans le cas d’un journal de trésorerie avec contrepartie automatique. La validation n’est pas

obligatoire en fin de saisie mais dans ce cas, les écritures restent dans le lot de saisie et

n’apparaissent pas dans l’historique ni dans les états ; donc pour éditer des balances ou autres états,

vous pouvez vérifier que toutes vos saisies sont validées ; vous avez l’indication du nombre

d’écritures en cours du fichier. Vous pouvez demander le lettrage des comptes en fin de validation ;

par défaut, les options de lettrage sont celles définies dans «Préférences Lettrage » de la mise à jour

Société.

Sélection du journal : Ce bouton permet de changer le journal en cours.

Date défaut & libellé : Vous pouvez préciser ces deux zones pour démarrer en sachant que la date et

le libellé de l’écriture précédente sont proposés par défaut pour l’écriture suivante.

Modèle : Ce bouton permet de générer un masque de saisie à partir d’un modèle prédéfini. Ce

principe évite de connaître les comptes ou de les rechercher.

Exemple : Facture EDF : un tiers + un compte TVA + un compte de charges.




Pour chaque ligne de saisie, vous pouvez :

Rechercher le compte concerné ; en retour, vous avez le libellé et son solde actuel. Vous pouvez

interroger le compte grâce au bouton «Interrogation » ; vous pouvez en profiter également pour

lettrer le compte. (Cette interrogation ne vous donne que les écritures non lettrées du compte). Vous

pouvez également prélettrer le compte (vois ci-dessous Document) ou pointer dans l’interrogation

à la souris (bouton droit) chaque ligne à rapprocher avec l’écriture en cours.

Vous devez préciser la date comptable, le numéro de pièce (par défaut compteur automatique) et

un montant soit débit, soit crédit et un libellé.

La date de saisie est contrôlée d’après la période prévue dans la table société (date mini et maxi).

Le bouton «Libellé du compte » permet d’affecter le libellé du compte au libellé de l’écriture.

Le bouton «Solde du compte » permet d’affecter le solde du compte inversement pour solder le

compte.

Le bouton «Solde du journal » permet de solder le journal en cours de saisie pour finir la saisie.

Le bouton «Calculette » permet d’effectuer un calcul rapide.

: Vous pouvez ramener le résultat en faisant un «Copier » sur la calculette et un «Coller » par CTRL+V

dans le montant.

Le bouton «Analytique » permet de ventiler analytiquement l’écriture en cours ; si la ventilation

analytique a été demandée sur le plan de comptes, l’appel de la ventilation est automatique et vous

ne pourrez revenir en saisie que si la ventilation est complète.

La zone «document » permet de faire un prélettrage avec une écriture du compte en cours ; si vous

ne connaissez pas le numéro de pièce, vous pouvez interroger le compte, sélectionner la ligne et

presser le bouton «Pointer ».Ce rapprochement permettra par exemple d’affecter un règlement à

une facture pour le lettrage par pièce. Dans le cas d’un rapprochement multiple, vous devez cocher

à l’aide du bouton droit de la souris les écritures correspondantes ; vous devez avoir au préalable

renseigner le numéro de document.

La zone «Etablissement » permet de ventiler le montant sur un site autre.

Dans le cas des OD analytiques, la zone à saisir compte général apparaît ; ces OD n’interviennent que

dans l’analytique sans toucher la comptabilité générale.

Ventilations analytiques Vous pouvez ventiler sur un axe analytique une écriture de comptabilité générale. Vous ne pouvez

fermer que si la ventilation est totale.

Vous pouvez préciser une clé de répartition automatique définie au préalable qui éclatera, grâce au

bouton «Répartition automatique » le montant saisi en autant de postes et au prorata de son poids par

rapport au total de la ventilation ; la clé ne doit pas être forcément un pourcentage. Exemple : ventiler

une facture EDF de 100 € au prorata de la surface des différents services de l’entreprise :




Service 1= 72 M2 soit 100 x 72 / 152 M2

Service 2 = 30 M2 soit 100 x 30 / 152 M2

Service 3 = 50 M2 soit 100 x 50 / 152 M2

152M2

Vous pouvez ventiler en parallèle une quantité en unité d’œuvre liée à la section analytique. En saisie

global, vous pouvez ventiler le montant d’après la section analytique saisi au niveau du compte général

ou saisir manuellement les ventilations compte par compte ; vous pouvez dans ce cas préciser un

pourcentage de répartition.

Le bouton «Fermer » contrôle l’équilibre entre le montant à ventiler et le total ventilé.

Si vous gérez plusieurs axes analytiques, vous devez ventiler le montant autant de fois qu’il y a d’axes.

Rappel : le nombre d’axes est libre. Seuls les axes définis dans le paramétrage société sont

obligatoires en ventilation.

Saisie des abonnements La seule différence pour les abonnements réside dans le fait qu’en fin de validation des abonnements,

les écritures restent dans le fichier de saisie : elles restent disponibles pour une génération ultérieure.

Les abonnements sont utiles pour les pièces cycliques et vous évitent de les ressaisir chaque mois,

chaque trimestre ou chaque semestre. Le journal d’abonnements est considéré comme un journal d’OD.

Vous ne pouvez pas valider un journal d’abonnements par l’option «Validation=F10 », de même, vous

ne pouvez valider un journal classique par «Génération abonnements ». Les écritures générées ne sont

plus modifiables. La saisie d’un abonnement est identique à la saisie d’une écriture normale.

Génération des abonnements

Les dates mini et maxi de génération permettent de situer la période concernée par la génération.

La date de traitement permet de connaître le jour de génération. Exemple : Pour générer des écritures

sur un semestre du 1 janvier à fin juillet, vous devez saisir 010195 à 310795.

La fréquence permet de connaître le cycle de génération. Exemple : pour un abonnement mensuel,

vous devez saisir 1, pour un abonnement trimestriel, vous devez saisir 3.

La date comptable générée sera égale au jour de la date de traitement suivi du mois dans la période

demandée.

Vous pouvez également sélectionner une tranche de pièce du journal pour ne pas générer tout le

journal.




Saisie achats/ventes Cette option permet de saisir tous types d’écritures achats et ventes selon un guide spécifique (entête

TTC et lignes de H.T. / TVA) lié à la facture et de les valider.

NB : C’est dans cette option que les écritures achats/ventes de la gestion commerciale sont

générées ce qui permet de vérifier et de valider les écritures d’interfaces dans la comptabilité.

Il existe une préférence d’utilisation qui permet de valider directement les écritures d’interface de

la gestion commerciale sans passer par cette option.

Après avoir choisi un journal de saisie (seuls les types de journaux «AC » et «VE » sont possibles), vous

avez l’affichage des écritures en cours.

Principe : Vous avez le signalement du journal choisi, le dernier numéro de validation et les cumuls.

Equilibre de saisie : Vous devez faire l’équilibre manuellement pour chaque pièce pour tous les

journaux, vous ne pouvez quitter une pièce si celle-ci n’est pas équilibrée.

Validation : Ce bouton valide les écritures, met à jour les comptes, l’historique et supprime les

écritures du fichier de saisie. Il n’y a pas de lettrage automatique dans cette validation.

Sélection du journal : Ce bouton permet de changer le journal en cours.

Onglet Ventilation/Analytique : Ce bouton permet de visualiser les ventilations générales ou

analytiques de la pièce sélectionnée.




Pour chaque pièce, vous pouvez :

Rappeler un numéro du suivi de pièces qui vous rappellera les renseignements de cette pièce pour

vous éviter de les ressaisir dans la limite où vous gérez le suivi-chrono des pièces et que la pièce a

été saisie.

Préciser si c’est une facture ou un avoir : F/A. ; par défaut, c’est une facture.

Vous devez préciser le numéro de pièce (par défaut compteur automatique). Le compteur

automatique se trouve dans les Préférences de la société.

Les dates comptables, d’échéance, de réception ; dans le cas où vous précisez la durée et le

quantième du règlement, le calcul de la date d’échéance est automatique. Le départ du règlement

sert à positionner en butée le départ du calcul de la date d’échéance (date de facture ou fin de mois).

La date de saisie est contrôlée d’après la période prévue dans la table société (date mini et maxi).

Le tiers doit être un compte de nature auxiliaire (client ou un fournisseur). Rappel du nom du tiers.

Le montant à saisir est le montant TTC de la pièce.

Modèle : Ce bouton permet de générer un masque de saisie à partir d’un modèle prédéfini. Ce

principe évite de connaître les comptes ou de les rechercher.

Exemple : Facture EDF : un tiers + un compte TVA + un compte de charges.

Le bouton «Solde» permet de solder la pièce en cours de saisie pour finir la saisie.

: pour la dernière écriture.

Le bouton «Calculette » permet d’effectuer un calcul rapide.

: Vous pouvez ramener le résultat en faisant un «Copier » sur la calculette et un «Coller » par CTRL+V

dans le montant.

Le bouton «Analytique » permet de ventiler analytiquement l’écriture en cours ; si la ventilation

analytique a été demandée sur le plan de comptes, l’appel de la ventilation est automatique et vous

ne pourrez revenir que si la ventilation est complète.

Le bouton «Calcul TVA » calcule la TVA d’après le taux de TVA associé sur le plan de compte.

: le compte doit être de type TVA et le taux doit être renseigné.

La zone «Etablissement » permet de ventiler le montant sur un site autre.

Ventilations analytiques Vous pouvez ventiler sur un axe analytique une écriture de comptabilité générale. Vous ne pouvez

fermer que si la ventilation est totale.

Vous pouvez préciser une clé de répartition automatique définie au préalable qui éclatera, grâce au

bouton «Répartition automatique » le montant saisi en autant de postes et au prorata de son poids par

rapport au total de la ventilation ; la clé ne doit pas être forcément un pourcentage. Exemple : ventiler

une facture EDF de 100 F au prorata de la surface des différents services de l’entreprise :

Service 1= 72 M2 soit 100 x 72 / 152 M2

Service 2 = 30 M2 soit 100 x 30 / 152 M2

Service 3 = 50 M2 soit 100 x 50 / 152 M2

152M2




Vous pouvez ventiler en parallèle une quantité en unité d’œuvre liée à la section analytique. En saisie

global, vous pouvez ventiler le montant d’après la section analytique saisi au niveau du compte général

ou saisir manuellement les ventilations compte par compte ; vous pouvez dans ce cas préciser un

pourcentage de répartition.

Le bouton «Fermer » contrôle l’équilibre entre le montant à ventiler et le total ventilé.

Si vous gérez plusieurs axes analytiques, vous devez ventiler le montant autant de fois qu’il y a d’axes.

Le bouton «Analytique tiers » ventile le montant sur le compte analytique défini par défaut sur le

compte de tiers.

Rappel : le nombre d’axes est libre.

Consultation Cette option permet de consulter un compte par date, un journal, un collectif ou le même compte par

document. Le choix se fait par les onglets proposés et vous devez saisir un compte ou un journal.

L’affichage de la sélection donne également les cumuls débit/crédit et les soldes débit/crédit. Le chiffre

d’affaires et l’encours sont également calculés. Vous pouvez cocher directement l’affichage des

écritures lettrées ou le décocher pour avoir le justificatif du compte. Vous pouvez aussi choisir d’afficher

les écritures extracomptables.

L’encours est égal au solde plus les règlements non échus. (en tenant compte des échéances des traites).

La couleur bleue du libellé indique un mémo au niveau de la pièce que vous pouvez afficher par le

bouton «Traitement ».

Le bouton «Défilement » à côté du numéro permet d’afficher soit le compte, soit

le journal suivant ou précédent sans le saisir afin de défiler par exemple tous les

clients.

Le bouton «Filtres =F10 » , Recherche avancée, permet d’affiner la

recherche. En effet, elle permet de préciser la période désirée, le journal

mini/maxi, le montant mini/maxi ou un mot à l’intérieur du libellé de la pièce.

Par défaut, toutes les bornes des filtres sont maximales.




Vous pouvez rechercher dans les achats du premier semestre toutes les factures avec le mot «EDF »

dans le libellé, comprises entre 500 et 1.000 € ou le CA d’un client sur un mois.

Le compte mini/maxi permet de rechercher pour un journal toutes les écritures d’un compte, d’une

racine de compte ou d’une classe (exemple : la TVA achats).

Vous pouvez sélectionner les écritures lettrées en cochant «Lettrées » ou choisir d’afficher que les

écritures analytiques d’un journal en cochant «Que analytique ». L’effet inverse vous donnera les

écritures passées sur les tiers et les comptes généraux. En cochant «Sélectionner toutes les

écritures », toutes les bornes sont remises au maximum de leurs possibilités.

Le bouton «Pièce » d’afficher une pièce sélectionnée et de reconstituer

ainsi le chemin comptable. Vous pouvez aussi mettre à jour le mémo à chaque

pièce dans un schéma de révision comptable. Vous pouvez n’afficher que les

éléments analytiques de la pièce en faisant varier la liste de choix.

Le bouton «Document » d’afficher le document à partir de la pièce

sélectionnée : ceci permet d’afficher les pièces reliées entre elles par le

lettrage. Exemple: 2 règlements + 1 avoir + 1 facture. Vous pouvez délettrer le document soit avec

dépointage, soit sans dépointage : le dépointage remet la pièce d’origine et supprime le lien pour le

lettrage. Si vous ne dépointez pas, les écritures sont justes rapprochées mais non lettrées.

Rappel : Un document comporte toutes les pièces lettrées entre elles.

Le bouton permet, après avoir sélectionné une ligne de

référencer, de stocker son numéro de document en mémoire

et de rapprocher à l’aide du bouton droit de la souris d’autres écritures avec celle-ci. Vous devez voir

changer le numéro sur la ligne correspondante.

Le bouton permet d’afficher le détail de la pièce commerciale : dans le cas d’une

gestion commerciale MaGestia en ligne, vous pouvez voir la facture en relation avec la

pièce avec la quantité facturée, le BL, le numéro de lot, le numéro de série...

Vous pouvez effectuer un extrait de comptes papier.

Vous pouvez lettrer ou délettrer le compte.

Vous pouvez afficher les cumuls mensuels de la sélection du compte ou du journal.

Vous pouvez afficher l’historique du compte analytique par défaut.




Lettrage manuel et pointage Dans l’interrogation, la modification est possible mais seulement des éléments non comptables comme

le libellé, le mode de règlement, l’échéance. La suppression est impossible. Pour modifier un montant,

vous devez repasser une OD. Vous pouvez aussi modifier le numéro de document pour le rapprocher

du numéro de document d’une autre pièce : dans le cas d’un cumul soldé, il y aura lettrage, dans le cas

d’un cumul non soldé, il y aura seulement pointage. Il n’y a aucun contrôle dans l’affectation du numéro,

celui-ci étant libre. Après une modification de document, vous devez lancer le lettrage pour qu’il soit

effectif. Vous pouvez lettrer à l’aide du bouton droit de la souris après avoir sélectionnée une pièce de

référence.

Exemple lettrage manuel : Facture N° 1 document N° 1

Vous passez un règlement N°10, document 10 ; vous modifiez le document en le passant à 1 ; lors du

prochain lettrage, l y aura rapprochement et lettrage des deux pièces.

Grands livres

Cette option permet d’éditer les grands livres d’une nature de compte d’après des paramètres comme

la période, les journaux désirés et les tranches de comptes. Cette option n’a aucun caractère de clôture

définitive. Vous pouvez éditer un grand livre sur un ou plusieurs mois. Vous aurez en rappel les cumuls

précédents, de la période demandée et les cumuls généraux.

Vous pouvez préciser si vous voulez les écritures lettrées ainsi que les écritures extra comptables.

Vous pouvez préciser aussi une tranche de compte.

Vous aurez le détail des écritures des comptes sélectionnées avec les différents cumuls ainsi qu’un

cumul progressif du solde. Les cumuls sont édités également selon le paramétrage des ruptures au

niveau du plan de comptes.

Vous pouvez exporter les grands livres sur un fichier pour tableur.

Vous pouvez éditer plusieurs grands livres de nature différente.




Justificatif des soldes Cette option permet d’éditer les justificatifs des soldes ; chaque compte est présenté par document de

lettrage pour visualiser et justifier les éléments du lettrage.

Balance

Cette option permet d’éditer une balance selon la nature choisie avec les cumuls de la période

précédente, en cours et cumul. Les cumuls sont édités également selon le paramétrage des ruptures au

niveau du plan de comptes.

Un état de synthèse est prévu en final avec les cumuls bilans, produits et calcul d’un résultat provisoire

de la période.

Vous pouvez éditer plusieurs balances de nature différente.

Sortie de la balance : écran (interactive), papier, Excel, Ascii (fichier textes)

Navigation interactive de la balance à la pièce comptable Vous pouvez choisir le type de sortie de la balance :

1. Une sortie écran permet d’afficher rapidement la balance mais aussi de sélectionner un compte,

d’interroger le détail, de sélectionner une pièce et de remonter ainsi jusqu'à la pièce comptable à

partir de la balance. Vous pouvez afficher la balance par compte, par libellé ou ne sélectionner que

les ruptures classes, sous classes, sous sous classes.

2. Une sortie papier.

3. Une sortie EXCEL qui permet librement d’effectuer tous types de travaux graphiques ou de

simulation à partir de la balance. Vous devez dans ce cas avoir ouvert EXCEL au préalable.

4. Une sortie Ascii ; dans ce cas, vous devez préciser un nom de fichier ; cette option sert à exporter la

balance dans une application autre. NB : vous pouvez extraire en parallèle le détail « grand livre »

des écritures correspondantes à la balance dans un fichier annexe pour le contrôle de gestion.




Le menu Trésorerie Vous retrouvez dans ce menu tous les éléments nécessaires à la trésorerie : échéancier EAR, EAP, le

rapprochement bancaire, les avis de débits, les remises en banque, la gestion des règlements, des

relances clients,...

Groupe « Echéanciers »

Les échéanciers : affichage ou liste Ces options vous permettent d’afficher ou d’éditer un échéancier client ou fournisseur soit par mode

de règlement, soit par échéance. Vous pouvez aussi visualiser et imprimer un échéancier prévisionnel

des documents d’achats en cours ou non comptabilisés et de ventes en cours ou non facturés.

Echéancier EAR/EAP Cette option permet d’éditer un échéancier «Effets à recevoir » ou «Effets à payer ». Vous devez

préciser un compte ainsi que les périodes voulues. Cette option ne sert que dans le cas d’une gestion

de portefeuilles EAR ou EAP.

Vous pouvez demander tous les comptes EAR ou EAP en cochant tous les comptes.

Vous pouvez demander une prévisualisation sur écran avant édition.

Rappel : Gestion de portefeuille :

A la réception de l’effet, vous lettrez le compte de tiers en passant par un journal d’effet ; l’effet se

retrouve sur un compte portefeuille et le tiers se retrouve soldé. Pour gérer le tiers, vous devez tenir

compte des échéances non échues. A l’échéance, vous faites une remise en banque pour les clients ou

un avis de débit pour les fournisseurs, ce qui soldera le compte portefeuille et portera l’effet sur la

banque.




Balance agée Cette option permet de d’éclater par période une balance auxiliaire (client, fournisseur ou autre) Vous

précisez la nature de comptes, la période et l’écart de gestion. Cet écart (totalement libre, par défaut

30 jours) permet de gérer les colonnes de l’état qui comporte huit colonnes plus le cumul du tiers. L’état

se positionne sur la colonne centrale avec la date de traitement et calcule les dates des autres colonnes

grâce à l’écart de gestion. Vous pouvez préciser les tranches de comptes à éditer. Vous connaissez ainsi

le plan de trésorerie par date mais aussi par tiers identifié...

Exemple : date de traitement 31/01/95 avec un écart de 10 jours.

Les colonnes seront 11/12/94, 21/12/94, 31/12/94 10/01/95 20/01/95, 30/01/95,29/02/95

Les colonnes antérieures et postérieures sont automatiques et se calent d’après les dernières

colonnes.

Les sommes sont calées d’après leurs dates d’échéance.

L’état est prévu sur l’écran avec gestion du zoom et l’impression est facultative.

Groupe « Les relances » Cette option permet de gérer les relances clients avec des lettres personnalisées, de sélectionner les

comptes et les écritures à relancer...Vous pouvez soit, relancer un client directement, soit faire un

traitement global avec une préparation, une sélection et une impression globale.

La préparation Vous pouvez tout d’abord préparer les relances, c’est à dire demander de rechercher tous les clients à

relancer selon les critères que vous précisez :

La nature de comptes, la période en date comptable, les échéances concernées (pour ne pas

relancer des échéances en cours), le compte ou les tranches de comptes, le seuil à relancer (montant

minimum de relance, pour ne pas relancer des factures de 1 F), le code lettre que vous voulez affecter

à tous les tiers correspondants à ces critères. Vous pouvez associer un code risque particulier à relancer.

Le texte du code lettre aura été défini au préalable dans le menu «Fichiers ». Vous avez la possibilité

de créer autant de lettre que vous voulez avec le texte que vous voulez.

Vous pouvez faire plusieurs préparations groupées et éditer le résultat ensuite.

Vous pouvez créer un code risque «des clients systématiquement en retard » pour leur envoyer une

pré-relance avant échéance pour leur rappeler le règlement à effectuer prochainement.




Résultat préparation relances Après avoir précisé le code lettre voulu, vous pouvez visualiser le résultat de la préparation ;vous aurez

tous les tiers sélectionnés avec les écritures pointées de ces tiers.

A ce niveau, vous pouvez choisir de ne pas relancer un tiers en sélectionnant le bouton «Ne pas

relancer » ou de ne pas relancer une facture particulière en sélectionnant le bouton «Pièce à ne pas

relancer ». Ces opérations doivent être précédées d’une sélection par souris ou curseur. Le cumul du

compte s’affiche et les crédits non affectés s’affichent en rouge. Le choix de ne pas relancer est

irréversible et vous devez refaire un traitement ou une relance manuelle dans le cas contraire.

Relance manuelle Vous pouvez faire une relance manuelle pour un tiers en affectant directement un code lettre au tiers

sélectionné. A ce niveau, vous pouvez mettre à jour son mémo, le lettrer. Toutes les écritures non

lettrées du compte seront sélectionnées et éditées.




Edition des relances Après avoir fait une préparation ou une relance manuelle, vous pouvez éditer les relances en précisant

le code lettre choisie. Vous pouvez préciser la date de traitement pour éditer des relances à une date

différente de la date du jour.




Groupe « Remise en banque » Saisie des remises en banque Cette option permet de sélectionner les effets en portefeuille, de leur affecter une date de valeur afin

de préparer l’état de remise en banque. La sélection du compte portefeuille se fait par le journal d’effets

à recevoir pour les clients, le journal d’effets à payer pour les fournisseurs. La fenêtre s’ouvre avec

toutes les pièces en portefeuille non lettrées. A ce niveau, vous pouvez saisir directement un effet en

portefeuille sans passer par la saisie en brouillard ; la validation de la saisie est intégrée à la saisie.

En agissant sur le bouton «Pointer/dépointer », vous sélectionnez les pièces à traiter.

Vous avez en permanence l’affichage des cumuls pointés et non pointés ; vous pouvez faire un extrait

de compte, interroger une pièce, gérer un mémo ou lettrer un compte.

La coche s’affiche sur les lignes sélectionnées avec la date.

Liste des remises en banque Cette option permet d’éditer la remise en banque et de générer les écritures correspondantes sur la

banque et de solder le portefeuille en le lettrant.

Génération ETEBAC Cette option permet de générer une disquette de remise en banque au format bancaire pour éviter les

remises papier.

Un bouton permet de récupérer le dernier transfert sur disquette sans régénérer les écritures en

cas de perte d’informations disquette.

Cette option génère le fichier disquette mais pas les écritures ; il faut lancer l’édition de la remise

avant de générer la disquette.




Groupe « Règlements fournisseurs » Préparation des règlements

Cette fonction permet de préparer les règlements fournisseurs soit en automatique avec une

recherche automatique, soit par un pointage manuel. Une liste est possible.

Echéancier d’un compte EAP




Edition des règlements (chèque, traites, BAO)

Génération des virements SEPA

Cette fonction génère des virements type SEPA et génère les écritures comptables de règlements sur

le fournisseur et la banque. Vous pouvez éditer une lettre de confirmation pour chaque fournisseur

et générer un fichier Excel des règlements.




Saisie des avis de débit Cette option permet de pointer les effets à payer sur le compte «effets à payer » et ensuite de le solder

tout en passant l’écriture sur la banque. Cette option est à rapprocher de la saisie des remises en

banque.

Liste des avis de débit Cette option permet de lister les effets à payer pointés par l’option précédente et ensuite de le solder

tout en passant l’écriture sur la banque. Cette option est à rapprocher de l’édition de la remise en

banque.

Groupe « Rapprochements bancaires » Rapprochement bancaire Cette option permet de rapprocher votre compte bancaire comptable de vos relevés de banque. Vous

devez préciser le journal de banque voulu, la date du relevé et la fenêtre vous donnera l’état du compte

avec les écritures non rapprochées.




A ce niveau, vous pouvez saisir directement une écriture de votre relevé (frais bancaire par exemple)

sans passer par la saisie en brouillard ; la validation de la saisie est intégrée à la saisie.

En agissant sur le bouton «Pointer/dépointer », vous sélectionnez les pièces de votre comptabilité

présentes sur le relevé bancaire que vous avez reçu.

Vous avez en permanence l’affichage des cumuls pointés et non pointés ; vous pouvez faire un extrait

de compte, interroger une pièce, gérer un mémo ou lettrer un compte.

La lettre «P » s’affiche sur les lignes sélectionnées avec la date du relevé.

Etat de rapprochement Cette option permet d’éditer l’état de rapprochement avec le détail des écritures non rapprochées, des

écritures non-portées sur la banque...




Le menu Traitements Vous retrouvez dans ce menu tous les éléments nécessaires à la clôture provisoire ou définitive d’une

période comptable : états paramétrés, clôture annuelle, extournes d’écritures extra comptables...

Groupe « Traitements » Recalage des comptes Cette option permet, par nature de comptes, de recaler les collectifs des comptes sur les écritures de

l’historique en cas de changement de collectif en cours d’année.

Groupe « Réimputations » Comptes et journaux

Cette option permet de changer la destination d’un lot d’écriture entre compte de même nature sur

une période et un journal. Pour un compte analytique, vous pouvez préciser un compte général pour

sélectionner une tranche.




Extournes et réimputations

Cette option permet de supprimer automatiquement les écritures extra comptables passées pour faire

une simulation ou une clôture provisoire. La suppression se fait sur une période et des journaux

paramétrables.

Dans le cas d’un transfert, vous devez préciser le journal d’OD qui accueillera les écritures extra

comptables.

Groupe « Etats et analyses » Aide à la révision




Etats paramétrés

Cette option permet de gérer des états paramétrés soit fournis avec le logiciel soit des états que vous

créez vous-même.

Pour gérer un état, vous devez préciser son nom et définir des paragraphes (pensez à définir des

paragraphe en alphanumérique en espaçant les codes ) et des lignes d’états rapprochées aux

paragraphes; pour chaque ligne, vous précisez le numéro de ligne (pensez à numéroter de 10 en 10

pour laisser de la place pour des insertions futures) les tranches de comptes rattachés et lors du

traitement, les cumuls de chaque compte s’affecteront sur la ligne concernée. Le calcul tient compte ou

non des écritures extra comptables ce qui permet de faire des simulations ou des situations

intermédiaires.

Vous devez aussi préciser le type de l’état : ce code conditionne la présentation :

vous avez le choix entre :

« Bilan » : présentation type actif, passif avec montant brut, net

« C.R. » : présentation type compte de résultat avec le comparatif sur l’année - 1, rapport au

C.A.

« Mensuel » : présentation en paysage avec les cumuls par mois, les douze mois par ligne et le cumul annuel.

Vous pouvez créer autant de paragraphes et de lignes que vous voulez avec un libellé en précisant si le paragraphe concerne des charges, des produits ou autres.

A chaque paragraphe/ligne, vous pouvez rattacher des tranches de comptes ; le nombre d’affectation est illimité et vous pouvez affecter compte par compte ou par tranche. Dans le cas d’une tranche, vous devez terminer la racine de comptes par des «9 ». Dans le cas d’un compte, vous devez saisir le même numéro dans le compte mini et le compte maxi. Vous pouvez préciser une sélection selon le sens du solde de la sélection demandée. Les comptes de banques selon le solde sont dans la ligne «emprunts & dettes » au passif ou dans la ligne «Disponibilités » à l’actif. Vous pouvez pour un tirage exceptionnel changer le type d’état : mensuel, C.R....pour éclater les cumuls mois par mois. La fenêtre du bas vous donne le résultat du dernier tirage effectué.




Liste des états paramétrés Cette option permet d’éditer jusqu'à cinq états paramétrés simultanément soit fournis avec le logiciel

soit des états que vous créez vous-même.

Vous précisez la période, si vous désirez les écritures lettrées, les écritures extra comptables et si

vous voulez les états de détails qui reprennent par paragraphe, le détail de chaque compte affecté avec

le montant.

Selon les cas, le calcul du C.A., le calcul du résultat de la période sont effectués pour les différents

calculs.

Un cumul de chaque paragraphe est édité également.

La sortie est faite sur écran avec gestion du zoom et vous choisissez la sortie imprimante

éventuellement.

L’état n’est pas conforme à la balance ? Vérifier l’état en éditer l’état de contrôle ; pour cela, cochez «Edition de contrôle des affectations

de comptes » : cette liste vous donnera le détail des tranches de comptes affectés à chaque ligne et en

pointant la liste des comptes de la balance, vous trouverez les comptes manquants.

Vérifier si vous avez sélectionner les écritures extra comptables.

Vérifier si vous n’avez pas créer plusieurs fois la même tranche de comptes sur deux lignes

différentes.

Comment comparer avec l’année moins 1 ? L’onglet «Comparatif exercice précédent » permet de choisir le calcul des cumuls choisis pour

l’année –1 ; Vous pouvez comparer sur l’exercice complet, proratisé, proratisé avec un coefficient de

saisonnalité ou pas de comparatif.

Comment envoyer mon état dans EXCEL ? Le bouton «Sortie EXCEL » calcule et envoie directement dans EXCEL l’état ; vous devez préciser pour

cela le nom de la feuille EXCEL et son emplacement. Vous précisez le numéro de colonne de réception :

ceci permet de cumuler plusieurs états sur la même feuille EXCEL.

Groupe « Statistiques»




Groupe « Clôtures et export» Centralisations Cette option permet de centraliser les comptes définis comme centralisables au niveau du plan de

comptes ; cette option est à utiliser avec précaution car le détail des écritures est perdu et seul les

cumuls par journal/mois sont gardés. Vous ne pourrez plus reconstituer le détail des écritures en

interrogation. Vous devez dans ce cas avant de centraliser, éditer les journaux et les grands livres pour

conserver le détail des écritures de l’exercice.

Clôture mensuelle

Cette option permet de bloquer la période de saisie et prend comme date de saisie minimum pour les

saisies futures, la date de clôture du mois. Elle n’édite aucun état et n’effectue aucun traitement; elle

reste facultative.




Export FEC article 47A du LPF

Cette option permet d’exporter les écritures de l’exercice en cours au format FEC selon l’article 47A du

LPF. Le nom du fichier est normalisé avec le code SIREN suivi de « FEC » suivi de la date de fin d’exercice

sous le format AAAAMMJJ. Il existe deux modes : le mode TEST et le mode VALIDATION. Le mode TEST

permet d’exporter le fichier sans traitement de validation des écritures. Le mode VALIDATION effectue

un contrôle préalable pour vérifier que toutes les écritures de l’exercice soient validées. Dans ce cas, un

traitement préalable de validation est effectuée. Les écritures sont exportées selon le format suivant :

JournalCode|JournalLib|EcritureNum|EcritureDate|CompteNum|CompteLib|CompAuxNum|CompAu

xLib|PieceRef|PieceDate|EcritureLib|Debit|Credit|EcritureLet|DateLet|ValidDate|Montantdevise|Id

evise|NumDoc|JournalType

Clôture annuelle 1-Préalable à la clôture: Avant d’effectuer la clôture, vous devez éditer vos états comptables (journaux, balances, grands livres)

en cochant « Etat définitif » ce qui clôture vos journaux à la date d’édition et vous empêche de les

modifier à une date antérieure. Vous pouvez aussi les éditer sous format PDF afin de les archiver.

Vous pouvez travailler en chevauchement d’exercice sur 13, 14 ou x mois. Pour cela, vous devez, dans

les paramètres sociétés, repousser la date maxi de saisie.




Vous avez aussi dans cet onglet le paramétrage du journal de clôture et le compte de résultat : le

journal de type OD servira à la reprise des écritures et le compte recevra le résultat comptable

automatiquement calculé par la clôture.

2-copie du dossier : La clôture se fait dans le dossier en cours (pas dans le dossier copié) mais vous devez le copier avant

pour avoir une sauvegarde des données que vous devez préserver sur votre machine et sur un support

extérieur pour pouvoir les présenter en cas de contrôle.

Création de la copie du dossier avant clôture :

Menu fichier, option « gestion société ».

Cliquez sur le dossier à clôturer et cliquez sur le bouton « Copie ».

Sur la fenêtre qui apparait :

Saisissez le code du dossier à créer : il faut qu’il faut unique. Vous pouvez mettre par exemple votre

code société suivi de E (pour exercice) et 12 par exemple pour l’exercice que vous clôturez.

-Saisissez la raison sociale : vous pouvez mettre votre raison sociale suivie de « Ex xxxx » ou xxxx

représente l’exercice à clôturer.

Vous devez cocher ensuite « Tout » qui se transformera en « Aucun » : ceci coche tous les choix des

fichiers qui seront ainsi copiés.

Vous cliquez sur le bouton « Copie » en bas.

Des messages peuvent apparaitre « le fichier xxxx n’a pas pu être copié » pour des fichiers de modules

que vous n’utilisez pas.

Cette opération crée un nouveau choix au départ des sociétés lorsque vous lancez le programme.




3-Contrôle de la copie du dossier :

Vous devez ensuite vérifier la bonne exécution de la copie. Vous devez sortir du programme, réexécuter

le programme et choisir la nouvelle société nouvellement copiée. Vous interrogez un compte comptable

pour voir si la copie s’est bien passée : le dossier doit avoir toutes les données de l’exercice précédent.

Lorsque vous allez appeler ce nouveau dossier, comme il concerne des données dont la période est

dépassée, vous aurez ce message : vous répondez « Non » pour ne pas modifier la date de fin de

période.

4-Clôture du dossier :

La clôture se fait dans le dossier en cours donc, après la vérification de la copie, vous devez sortir et

rappeler le dossier en cours. Vous choisissez le menu « Traitements », choix « Clôtures », bouton

« Clôture annuelle ».

Cette option permet de clôturer l’exercice en cours à la date voulue ; si la date proposée ne vous

convient pas, vous devez changer cette date dans les paramètres sociétés. Vous pouvez clôturer sur la

période que vous voulez. Vous devez avoir passer toutes vos écritures de clôtures (OD), éditer tous vos

états, balances et grands livres et fait l’archivage des états sous format PDF. Cette option clôt l’exercice




directement et n’édite aucun état. La procédure est irréversible sauf si vous recharger les sauvegardes.

Un contrôle préalable d’équilibre de lettrage est effectué.

Un contrôle préalable de validation des écritures est effectuée avant la clôture et l’exportation du fichier

FEC est effectuée également automatiquement ; il suffit de faire OK sur les différentes fenêtres

affichées.

Le fichier est sauvegardé dans le sous-dossier « Cloture » de la société dans un sous dossier sous le

format AAAMMJJ.HHMMSS.

Rappel : Vous pouvez travailler en multi exercice et commencer à saisir l’exercice suivant sans clôturer

l’exercice précédent. La clôture du premier exercice sélectionnera les écritures d’après la date de

clôture et régénérera les «A nouveaux » selon la date d’ouverture.

Vous devez faire une sauvegarde des fichiers avant de lancer la clôture et faire un double des

supports utilisés que vous devez garder en sécurité. Ces sauvegardes sont les seuls moyens de réédition

d’états ou autres consultations après le traitement de clôture.

Vous précisez la date de clôture qui servira à la sélection des écritures historiques, le journal

d’ouverture pour la génération des «A nouveaux » (journal de type OD) et le compte d’affectation

provisoire du résultat. ( Ces éléments se retrouvent par défaut dans le fichier «Société » mais restent

modifiables pour la clôture ).

La clôture supprime les écritures entièrement lettrées dans l’exercice des comptes auxiliaires, solde

les comptes de gestion (classe 6 et 7) centralise les comptes de bilan (classes 1 à 5 ), calcule le résultat

de l’exercice et l’affecte au compte prévu.

Pour contrôler la clôture, vous pouvez tirer une balance d’ouverture.

Vous pouvez également clôturer l’analytique de l’exercice ; l’analytique étant souvent à cheval sur plusieurs exercices, vous pouvez choisir de ne pas clôturer l’analytique ou de le clôturer jusqu'à une date maximum que vous précisez.




Le menu Interfaces Vous retrouvez dans ce menu toutes les options concernant les interfaces pour récupérer des fichiers externes à la comptabilité : la paie API ou SAARI SAGE, la gestion commerciale API ou SAARI SAGE, la gestion et le suivi des règlements clients et fournisseurs. Rappel : Dans le cas de la gestion commerciale MAGESTIA, l’interface est intégrée et automatique. 1. Vous devez connaître le nom du fichier texte ou ascii généré par le logiciel externe. 2. Vous devez connaître également l’emplacement de stockage (répertoire du fichier). 3. Le fichier à importer doit correspondre à une définition d’importation fournie par MAGESTIA dans

le module Interfaces ; vous n’avez pas à le modifier.

Table de correspondance Cette option permet de créer une table de correspondance de comptes pour modifier le compte prévu

par la génération du logiciel externe et le remplacer par un autre ; ce principe permet également de

centraliser éventuellement des comptes.

Exemple : le compte 42100000 remplacé par 421000.

API Cette option permet de récupérer les fichiers API : paie, caisse, gestion commerciale. Pour la paie, vous

devez préciser le journal d’OD réceptionnant vos écritures, celui-ci n’étant pas dans le fichier.

SAARI SAGE Cette option permet de récupérer les fichiers SAARI : paie, gestion commerciale. Pour la paie, vous

devez cocher la première ligne est une ligne de titre.

CEGID – SISCO - EDIFICAS Cette option permet de créer un dossier comptable à la norme SISCO pour que votre expert-comptable

(dans le cas où il a SISCO) puisse récupérer votre comptabilité directement. Vous devez pour cela lui

demander certains renseignements comme voter numéro de dossier, la version des programmes : ces

renseignements à fournir sont soulignés en rouge.

Fusions et extractions Cette option permet d’extraire ou de fusionner les fichiers de gestion. Vous choisissez l’onglet en bas,

extraction ou fusion. L’onglet « filtre » permet de filtrer l’extraction (une nature, un journal, une

période…). Pour l’extraction, vous devez préciser un nom de fichier se finissant par .tps et pour la fusion,

vous rappelez ce même nom de fichier. (cette fonction ne supprimer aucune écriture.)




Le menu Fenêtre Vous pouvez dans ce menu réorganiser les icônes et choisir une fenêtre de travail différente. La fenêtre actuellement active est cochée. Le logiciel étant développé en mode WINDOWS, vous pouvez gérer votre travail quotidien en ouvrant plusieurs fenêtres et passer de l’une à l’autre sans fermer successivement chaque partie. Vous pouvez ouvrir la gestion des articles en même temps que la gestion des clients et saisir

également une commande.

Vous pouvez ouvrir également plusieurs fois la même option.

Ouvrir la gestion des articles sur une famille 01 et avoir une autre fenêtre sur une autre famille.

A noter que vous pouvez avoir également à l’écran plusieurs modules ouverts en même temps

(comptabilité, facturation...) et même sur des sociétés différentes.

Le menu Aide Vous pouvez dans ce menu appeler l’aide en ligne.

Calculette en Euro Vous pouvez également appeler la calculette intégrée avec double affichage en Euro.

A propos de L’option «A propos de... » permet de vérifier la version que vous utilisez, la taille en nombre d’enregistrements des principaux fichiers, de vérifier sur l’onglet «système » si votre licence est correcte. Après avoir cliqué sur le bouton «Contrôle licence », le message suivant doit apparaître « Votre licence est bien enregistrée et correspond aux options choisies » ; dans le cas, contraire, une fenêtre apparaît vous précisant que vous êtes en situation de démonstration et que l’utilisation du logiciel est limitée.

Pour nous joindre Vous pouvez nous envoyer un Email en cliquant sur notre adresse Internet dans le menu Aide, l’option A propos de.

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