LOGICIEL DEPLACEMENT TEMPORAIRE (DT Ulysse) FICHE DE PROCEDURE (v3)

LOGICIEL DEPLACEMENT TEMPORAIRE (DT Ulysse)

FICHE DE PROCEDURE (v3)

2

Connexion

http://www.ac-grenoble.frCliquez sur :a) Espace Personnelb) FRAIS de Déplacements, de changement de

résidence, Frais d’Examens et concours

c) Frais de déplacements (DT Ulysse) - Frais de changement de résidence

d) Accès à DT Ulysse : saisie des frais de déplacement.

3

Connexion

Authentification : Utiliser l’identifiant et le mot de passe de votre messagerieélectronique.

Ces paramètres sont répertoriés sur le site : https://bv.ac-grenoble.fr/

En cas de problème, contacter le Guichet Unique d’Assistance au : 08 10 76 76 76.

4

Règles générales de navigation Menu principal

Navigation par onglet Champs obligatoires signalés par un sens interdit Recherche via la loupe Recherche large en encadrant le mot clé par des * Saisie de date via le calendrier Enregistrer Imprimer Validation document Retour en arrière

5

Aide à la saisie Les personnels en services partagés

Validation des OM services partagés

Inspecteur / AVS – OM et OM Permanent

Convocation par le rectorat ou une IA

Commande de billet de train(convocation ministère, …)

Que faire en cas de refus

6

Les personnels en services partagés (1/4)

Choisir le menu « Ordre de Mission »

Dans le menu « Ordre de mission », choisirle menu « Créer un OM »

Sélectionner « Création classique d’un Ordre de mission » puis « Document vierge »

7


Pour le champ « Type de mission », il faut sélectionner « Service partagé ». Une fenêtre s’ouvre, confirmer le changement de type de mission.

Remplir tous les champs obligatoires marqués du

L’enveloppe budgétaire est : 0141RECT-SP-CLG pour les personnes affectées dans un collège 0141RECT-SP-LYC pour les personnes affectées dans un lycée Pour le champ « Lieu de départ » et le « Lieu de retour », il faut renseigner la résidence administrative

8


Dans l’onglet « indemnités kilométriques », cliquer sur « Ajouter un ikm »

Renseigner tous les trajets effectués pendant le mois : leur distance doit être calculée obligatoirement sur MAPPY.

Pour le champ « Barème kilométrique», il fautchoisir « Barème SNCF 2ème classe »

Le champ « Km remboursé » correspondau kilomètrage d’un trajet aller

9


Une fois la saisie terminée et pour la première prise en charge (mois de septembre), enregistrer et imprimer le document pour le transmettre au Chef d’établissement de votre établissement de rattachement accompagné des pièces justificatives nécessaires : arrêté d’affectation, emploi du temps, justification de domicile

Pour les mois suivants, faire avancer l’OM dans l’application avec la flèche verte pour l’envoyer en validation

Comme « Destinataire », choisir le Chef d’établissement de votre établissement de rattachement et « Confirmer le changement de statut »

Retour à l’aide à la saisie

10

Validation des OM services partagés (1/4)

Le valideur reçoit un mail pour chaque OM en attente de validation

Choisir le menu « Validation OM-VH1 »

L’écran de validation liste l’ensemble des documents en attente de validation

le valideur peut restreindre cette liste uniquement aux documents dont il est le destinataire principal Il est possible de faire une recherche via le nom de la personne ou le numéro de OM Puis cliquer sur « Lancer la recherche »

Pour la validation, cliquer sur l’OM voulu

11

Validation des OM services partagés (2/2)

Une fois les vérifications terminées (notamment le budget), faire avancer l’OM dans l’application avec la flèche verte pour l’envoyer en validation

Comme « Destinataire », choisir :• Brigitte ROMARU pour toutes personnes ayant leur résidence administrative (fiche

profil) dans le 07, 26 et 38

• Christian DI TOMMASO pour ceux ayant leur résidence administrative dans le 73 et 74. et « Confirmer le changement de statut »

.


12

Inspecteur / AVS – OM Permanent (1/6)

Choisir le menu « Fiche Profil »

Dans l’onglet « voiture », cliquer sur « Créer »

Renseigner les informations de votre véhicule

(immatriculation, Puissance fiscale…), notamment celles

obligatoires marqués du

Cliquer sur « Enregistrer »

13


Choisir le menu « Ordre de Mission » Dans le menu « Ordre de mission », choisir le menu « Créer un OM » Sélectionner « Création classique d’un Ordre de mission » puis « OM Permanent »

Remplir tous les champs obligatoires marqués duLa périodicité est soit du 1er janvier au 31 août soit du 1er septembre au 31 décembre selon la période concernée par vos déplacements

14


Une fois la saisie terminée, faire avancer l’OM Permanent (OMP) dans l’application avec la flèche verte pour l’envoyer en validation

Comme « Destinataire », choisir votre coordonnateur (ou son représentant) et

« Confirmer le changement de statut »

Il faut imprimer votre OMP et l’envoyer au destinataire accompagné de la photocopie de la carte grise de votre véhicule.

Lorsque l’OMP concerné revient validé par le service gestionnaire, vous pouvez saisir vos OM à partir de cet OMP.

15

Inspecteur / AVS – OM à partir OMP (4/6)

A chaque fin de mois, vous procéderez à la saisie de vos frais de déplacements pour le mois écoulé :


Dans le menu « Ordre de mission », choisir le menu « Créer un OM »

Sélectionner « Création classique d’un Ordre de mission » puis « Initialisation d'un OM Ponctuel à partir d'un OM

Permanent »

16


Dans l’onglet « Général », pour le champ « Type de mission », il faut sélectionner « Personnels itinérants ». Une fenêtre s’ouvre, confirmer le changement de type de mission.


Dans l’onglet « Frais prévisionnels », renseigner les informations correspondant à vos prestations, par exemple les frais de péage, les repas

Dans l’onglet « indemnités kilométriques », renseigner tous les trajets effectués en voiture : leur distance doit être calculée obligatoirement sur MAPPY. (Pour le champ « Barème kilométrique», il faut choisir « Barème IK standard ». Le champ « Km remboursé » correspond au kilomètrage d’un trajet aller)

17


Une fois la saisie terminée, faire avancer l’OM dans l’application avec la flèche verte pour l’envoyer en validation

Comme « Destinataire », choisir votre coordonnateur (ou son représentant) et « Confirmer le changement de statut »

Il faut envoyer à votre coordonnateur toutes les pièces justificatives (ticket péage, transport commun, …)


18

Convocation par le rectorat ou une IA (1/5)




19


Dans l’onglet « Général », pour le champ « Type de mission », il faut sélectionner « Personnels itinérants ». Une fenêtre s’ouvre, confirmer le changement de type de mission.


L’enveloppe budgétaire est 0214CONVOQUANT- service Convoquant

(Ex : 0214RECT-DIPEROu 214IA74-COMMISSIONS)

20


Dans l’onglet « indemnités kilométriques », cliquer sur « Ajouter un ikm »

Renseigner tous les trajets effectués pendant le mois : leur distance doit être calculée obligatoirement sur MAPPY.

Pour le champ « Barème kilométrique», il fautchoisir « Barème SNCF 2ème classe »

Le champ « Km remboursé » correspondau kilomètrage d’un trajet aller

21


Se positionner sur l’onglet « Frais prévisionnels » et cliquer sur l’icône correspondant à la prestation à rembourser, par exemple les repas

Renseigner les informations nécessaires (date, ville, nombre de repas) :

22



Comme « Destinataire », choisir GUETTOUCHE Houda ou la personne mentionnée sur votre convocation et « Confirmer le changement de statut »

Il faut envoyer à la DBF3 du Rectorat (7 place Bir-hakeim, 38000 GRENOBLE) ou de votre IA les éventuelles pièces justificatives (par ex : ticket transport en commun…) et joindre la convocation.


23

Commande de billet de train (1/5) Choisir le menu « Ordre de Mission »



24

Commande de billet de train (2/5) Pour le champ « Type de mission », il faut sélectionner

« OM en métropole »


L’enveloppe budgétaire est

0214RECT-CONVOCSCENTRALE

25

Se positionner sur l’onglet « Prestations » et cliquer sur l’icône « train » et choisir « Train (T) »

Il est nécessaire de saisir les horaires du train

Cliquer sur « Créer le trajet Retour » Une nouvelle zone de saisie s’affiche pour le trajet retour

Commande de billet de train (3/5)

26


Se positionner sur l’onglet « Etapes » et cliquer sur l’icône « Générer les étapes » afin de calculer vos indemnités

Confirmer le calcul

27



Comme « Destinataire », choisir LIMANDRI-ODDOS Agnès et « Confirmer le changement de statut »

Envoyer un mail pour que la commande soit validée à : « [email protected] » Il faut imprimer votre OM et le retourner à la DBF3 du Rectorat (7 place Bir-

hakeim, 38000 GRENOBLE) accompagné de la convocation. De retour de mission, envoyer vos pièces justificatives à la DBF3 pour

remboursement des frais de séjour (parking, transport commun, hôtel, …)


28

Refus d’un OM (1/2) Si votre ordre de mission a été rejeté en raison des erreurs qu'il

contenait, vous devez vous reconnecter au site académique. Sélectionnez votre ordre de mission refusé (onglet ordre de mission - sélectionner un OM) : cliquer sur l'OM refusé.

Une fois l'OM refusé sélectionné, aller dans l’onglet « historique » pour connaitre le motif du rejet (= raison de l'erreur de saisie à corriger).


29

Refus d’un OM (2/2)

A ce stade, repasser l'OM au statut en cours de création (faire avancer l’OM dans l’application avec la flèche verte). Vous allez pouvoir corriger les erreurs.

Après correction, faire avancer votre OM à l’aide de la flèche verte pour l’envoyer en validation .


LOGICIEL DEPLACEMENT TEMPORAIRE (DT Ulysse) FICHE DE PROCEDURE (v3)

Documents

Transcript of LOGICIEL DEPLACEMENT TEMPORAIRE (DT Ulysse) FICHE DE PROCEDURE (v3)