Pour tout savoir sur la Norme 4DS

L E S G U I D E S S A G EP O U R L A G E S T I O N D E V O T R E E N T R E P R I S E

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Sommaire

Norme 4DS : objectif, "100% dématérialisation" ........... 4

De multiples bénéfices attendus ................................................. 6

Accompagner le processus d’évolution ................................. 8

Sage, des solutions pour les moyennes ................................ 9et grandes entreprises

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Une évolution incontournable de la norme DADS-U…Après dix années d’exploitation, dont six ans en remplacement obligatoire de la norme TDS (transfert des données sociales), la norme DADS-U (déclaration annuelle des données sociales unifiée) a montré des limites entravant sa capacité à supporter le mouvement croissant de dématérialisation des flux déclaratifs.

Au fil des campagnes déclaratives, certaines difficultés se sont en effet révélées : complexité d’utilisation, rigidité dans la structure commune et dans les contrôles de cohérence inter-données, manque de rationalisation et cloisonnement des données…

Conçue initialement pour un seul type d’échange dématérialisé avec des groupes monolithiques d’informations, la DADS-U n’aurait pu prendre en compte de nouvelles populations et déclarations qu’au prix d’une lourdeur excessive, incompatible avec des exigences d’efficacité renforcées. Ainsi, la DADS-U ne permettait pas de répondre aux besoins de nouveaux organismes de protection sociale et administrations, qui ont fait le choix d’utiliser une norme reconnue et maîtrisée, dans une logique d’optimisation des processus et des coûts.

…Vers la dématérialisation totaleLa profonde révision de la DADS-U et son évolution vers la N4DS (norme pour les déclarations dématérialisées des données sociales) va donc "dans le sens de l’Histoire " : elle s’inscrit dans un contexte global de modernisation des échanges, tendance inéluctable soutenue par le développement des échanges de données informatisées (EDI) et la dématérialisation. À ce titre, la nouvelle norme a été élaborée pour être en mesure, à terme, de rassembler et de communiquer l’ensemble des données déclaratives à un destinataire unique, responsable de la vérification et de la transmission des données aux différents organismes concernés.

Après concertation des acteurs impliqués et conformément à l’arrêté publié en août 2010(1), la norme 4DS entre en vigueur le 1er janvier 2012, pour les déclarations périodiques de salaires de l’année 2011. Toutes les entreprises employant des salariés sont concernées, quel que soit leur effectif.

La N4DS constitue ainsi un référentiel de données nominatives unique, issu des logiciels de Paie & RH, autorisant la production des déclarations actuelles et futures. Ne se limitant pas à la seule production des données consolidées annuelles, elle intègrera à l’avenir l’ensemble des déclarations mensuelles, trimestrielles, annuelles et événementielles. À ce titre, elle se positionne comme l’outil d’aujourd’hui et de demain. La N4DS vise à rationnaliser, accélérer et fluidifier l’ensemble des flux déclaratifs sociaux, avec en filigrane la mise en œuvre de la déclaration sociale nominative (DSN), dispositif au cœur de l’objectif de simplification des formalités administratives des entreprises.

Norme 4DS : Objectif, "100% dématérialisation"

(1) Journal Officiel de la République Française du 7 août 2010.

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1er janvier 2012Entrée en vigueurde l’AED pour les entreprisesde 10 salariés et plus

2 janvier 2012Ouverture du serviceDADS-U aux déclarationsréelles à la norme 4DSV01X06

10 novembre 2011Fin des dépôtsà la norme DADS-UV08R10

21 novembre 2011Ouverture du serviceDADS-U aux testsà la norme 4DSV01X06

31 janvier 2012Date d’exigibilitéde la DADS-U

2011 2012

L’enjeu de la N4DS va déjà au-delà des obligations déclaratives annuelles de données sociales, comme en témoigne l’entrée en vigueur au 1er janvier 2012, obligatoire pour les entreprises de 10 salariés et plus, de l’AED (attestation employeur dématérialisée), transmise directement par voie électronique à Pôle emploi au format normalisé N4DS.

Modularité

Cohérence

Harmonisation

Fiabilité

Convergence

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De multiples bénéfices attendusSouplesse d’utilisation, fiabilité des informations, cohérence dans l’articulation des données, clarté de présentation, gain de temps dans l’exécution : la nouvelle norme 4DS améliore l’efficacité globale des processus déclaratifs et en élargit le champ.

Des processus déclaratifs optimisés

Le redécoupage de bloc de données monolithiques en sous-groupes apporte davantage de souplesse de traitement pour les utilisateurs.

L’introduction de codes population permet de structurer l’enchaînement des messages déclaratifs, en fonction du contrat de travail du salarié ou du statut de l’agent, avec à la clef une meilleure lecture des données déclarées.

La refonte de certaines nomenclatures (emplois, métiers, rémunérations, régimes de base de protection sociale) améliore la présentation et la clarté des informations et en renforce la cohérence.

La rationalisation de certaines données, grâce en particulier à la suppression de nombreuses tables de motifs de début et de fin de période, favorise la convergence et l’articulation des informations entre le secteur public et le secteur privé, en prenant en compte les diverses réglementations.

La présentation normalisée et unifiée des données (adresses, contrôles, montants, taux, quantités) optimise la lisibilité et facilite les opérations de maintenance.

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Un champ déclaratif élargiLa norme 4DS est également une réponse à l’adhésion de nouveaux partenaires au système d’échanges dématérialisés. La nouvelle norme a été choisie par des organismes de protection sociale et des administrations, en tant que référentiel qualifié, à même de porter leurs déclarations :

• Mutualité Sociale Agricole (MSA) ;

• Mutualité Française (prévoyance collective) ;

• Caisses de retraites de régimes spéciaux : Caisse de Prévoyance et de Retraite du personnel de la SNCF (CPRPCNCF) ; Caisse de Retraite du Personnel Naviguant Professionnel de l’Aéronautique Civil (CRPN PAC) ; Service des retraites de l’État ; Pôle emploi (déclaration nominative des assurés de l’assurance chômage : DN-AC) ; Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP).

• Direction Générale de l’Administration et de la Fonction Publique (DGAFP).

Cette extension du champ déclaratif couvert permettra un retour sur investissement à court terme pour les entreprises déclarantes ; un retour « gagnant » d’autant plus important avec la convergence globale de la prévoyance et la mise en œuvre généralisée à compter de la N4DS des déclarations événementielles.

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Accompagner le processus d’évolutionSi l’impact pour l’ensemble des acteurs concernés (employeurs, éditeurs de logiciels, cabinets comptables) n’est pas comparable à celui du passage de la norme TDS à la norme DADS-U, il mérite néanmoins d’être anticipé.

Du point de vue de l’entreprise déclarante, l’accompagnement proposé par ses partenaires (éditeur de solutions Paie & RH, cabinet de conseil) peut s’avérer décisif pour appréhender avec succès et sérénité la période de transition vers la N4DS, puis la montée en régime du nouveau référentiel.

Nécessairement à prévoir, l’adéquation de la solution logicielle à la nouvelle norme doit être considérée comme un pré-requis technologique qui autorise la mise en œuvre du projet d’évolution de norme.

À cette occasion, certains impératifs doivent être appréhendés :

• L’intégration des données extérieures à la paie comme les notes de frais, l’intéressement, la participation…

• La mise à disposition d’outils d’import facilitant le travail des utilisateurs et l’interactivité. Il peut s’agir de fonctionnalités d’alertes visuelles, de l’ergonomie générale de l’outil, de pré-paramétrage des contrôles…

L’expertise Sage, pour une transition en douceurAu-delà du développement d’une solution intégrée dédiée au déclaratif du futur, la relation de confiance entre l’entreprise et son prestataire trouve tout son sens dans la réponse métier globale que saura apporter l’éditeur aux besoins exprimés par le déclarant.

Sage fait bénéficier ses clients de son apport métier pointu et de son expertise avérée en matière d’assistance dans le cadre d’évolutions légales et réglementaires. L’accent est ainsi mis sur l’aide au quotidien et la présence aux côtés du client, à chaque étape du projet : phases de tests, mise en production, développements ultérieurs.

Adapté aux attentes, à l’organisation, aux processus internes et au périmètre de l’entreprise déclarante, l’accompagnement proposé par Sage peut prendre diverses formes : télémaintenance, consulting, externalisation… Un environnement propice pour évoluer vers la nouvelle norme en toute sérénité.

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Sage, des solutions pour les moyennes et grandes entreprisesAvec 10 000 entreprises clientes de plus de 100 salariés, Sage est le premier éditeur de solutions de gestion d’entreprises en France (Source IDC-2009). Les 800 collaborateurs de sa Division Moyennes et Grandes Entreprises forment la première organisation dédiée à ce marché. 35% d’entre eux se consacrent à la Recherche & Développement pour vous proposer des solutions simples, évolutives et innovantes.

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