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Les procédures d’évaluation des titulaires de fonctions à mandat

Guide pratique pour l’administration fédérale

Table des matières I. INTRODUCTION ....................................................................................................................... 3

1. Contexte ...................................................................................................................................... 3

2. Objectif du guide ......................................................................................................................... 3

3. Champ d’application.................................................................................................................... 4

4. Annexes ....................................................................................................................................... 4

5. Code de lecture ........................................................................................................................... 5

II. PRINCIPES GÉNÉRAUX ......................................................................................................... 5

1. Généralités .................................................................................................................................. 5

2. Une évaluation basée sur les objectifs stratégiques et de prestation compris dans le contrat

d’administration et dans le plan d’administration .................................................................. 5

2.1. Le contrat d’administration ................................................................................................. 6

2.2. Le plan d’administration ...................................................................................................... 7

2.3. Suivi méthodologique et correction .................................................................................... 7

3. Une évaluation à intervalles fixes ............................................................................................... 8

4. Une évaluation sur des éléments précis ..................................................................................... 9

5. Une évaluation qui repose sur des accords clairs ..................................................................... 10

6. Une évaluation basée sur une réglementation spécifique ....................................................... 10

III. LA PROCÉDURE D’ÉVALUATION ..................................................................................................... 11

1. Dispositions générales .......................................................................................................... 11

2. Assistance pour l’évaluateur ................................................................................................ 11

a. Assistance externe concernant les techniques d’évaluation ................................................. 11

b. Assistance par un bureau externe ........................................................................................ 11

c. Choix du bureau externe ....................................................................................................... 12

d. Rôle du bureau externe ......................................................................................................... 12

3. Aperçu chronologique .......................................................................................................... 13

a. Moment de l’évaluation ........................................................................................................ 13

b. Déroulement ......................................................................................................................... 14

c. Évaluation .............................................................................................................................. 16

d. Procédure de recours ............................................................................................................ 20

IV. CHARTE DÉONTOLOGIQUE ........................................................................................................... 22

V. TEMPLATES ............................................................................................................................... 23

1. Invitation officielle à l’entretien d’évaluation ........................................................................... 23

2. Notification de la procédure à l’autre évaluateur concerné ..................................................... 24

3. Transmission de l’autoévaluation (par envoi recommandé) .................................................... 25

4. Communication de l’autoévaluation à l’autre évaluateur concerné ........................................ 26

5. Rapport d’évaluation / mention avec voies de recours (recommandé) ................................... 27

VI. Ligne du temps indicative ...................................................................................................... 28

VII. Réglementation coordonnée ................................................................................................ 32

I. INTRODUCTION

1. Contexte

Le système de mandats vise à professionnaliser le management au sein des services publics

fédéraux et, ainsi, à augmenter l’efficience, l’efficacité et la qualité des services prestés.

L’évaluation des titulaires de mandat est un aspect important dans ce cadre.

L’‘évaluation’ est un processus continu. En plus d’être un processus d’apprentissage, c’est

aussi un processus de monitoring et de remédiation où les différents aspects de

l’organisation apprenante, efficace, performante, orientée client et orientée prestations sont

indissociablement liés.

Ce processus incite le titulaire de mandat à veiller constamment à l’évolution des objectifs, à

collecter des informations sur la mesure dans laquelle les objectifs planifiés sont atteints et à

entreprendre les actions correctrices nécessaires pour favoriser la réalisation des objectifs et

ce, par le suivi des résultats et leur évaluation par rapport aux objectifs stratégiques et

opérationnels, la définition des facteurs de succès et la détermination de sa contribution

personnelle.

L’introduction du contrat d’administration donne une orientation et offre la possibilité

d’interagir et d’entrer en dialogue avec la politique, les groupes cibles, les acteurs et

l’environnement en évolution constante dans lequel les organisations opèrent.

2. Objectif du guide

Ce guide pratique explicite les phases de la procédure d’évaluation des titulaires de mandat

des SPF et SPP.

Il donne un aperçu global de ces phases et accorde une attention particulière à l’évaluation

des présidents pour laquelle il est fait appel à un bureau externe, pour offrir un support à

l’évaluateur compétent.

Il clarifie également le rôle de l’évaluateur, de la personne évaluée, du bureau externe, du

SPF P&O et du Service d’encadrement P&O du SPF ou SPP concerné.

Ce guide pratique contient également des lettres types (templates) qui peuvent être utilisées

pendant la procédure et les versions coordonnées de l’arrêté royal du 29 octobre 2001 relatif

à la désignation et à l’exercice des fonctions de management dans les services publics

fédéraux et de l’arrêté royal du 2 octobre 2002 relatif à la désignation et à l’exercice des

fonctions d’encadrement dans les services publics fédéraux.

Le guide, les lettres types et les textes réglementaires sont disponibles en format

électronique sur www.fedweb.belgium.be.

3. Champ d’application

Ce guide pratique concerne la procédure d’évaluation des titulaires de :

fonctions de management dans les services publics fédéraux (SPF) et les services

publics fédéraux de programmation (SPP), au sens de l’arrêté royal du 29 octobre

2001 relatif à la désignation et à l’exercice des fonctions de management dans les

services publics fédéraux1. Les dispositions spécifiques à l’évaluation des présidents

sont reprises dans un cadre coloré dans la brochure ;

fonctions d’encadrement, au sens de l’arrêté royal du 2 octobre 2002 relatif à la

désignation et à l’exercice des fonctions d’encadrement dans les services publics

fédéraux2.

Bien que ce guide aborde uniquement les phases de la procédure d’évaluation des titulaires

de mandat dans les SPF et SPF, les sujets qu’il traite peuvent s’avérer utiles à une évaluation

correcte des titulaires de mandat dans les institutions publiques de sécurité sociale (IPSS) et

les organismes d’intérêt public (OIP). Leur procédure d’évaluation définie respectivement

dans l’arrêté royal du 30 novembre 2003 et l’arrêté royal du 16 novembre 2006 est similaire

sur de nombreux points à celle des titulaires de mandat des SPF et SPP.

4. Annexes

Les annexes comprennent des exemples types (templates) de documents qui peuvent être

utilisés pendant la procédure et les versions coordonnées de l’A.R. du 29 octobre 2001 et de

l’A.R. du 2 octobre 2002.

1 Tel que modifié par l’A.R. du 06/02/2002 (M.B. du 21/02/2002), l’A.R. du 07/02/2003 (M.B. du

17/02/2003), l’A.R. du 15/06/2004 (M.B. du 23/07/2004), l’A.R. du 04/08/2004 (M.B. du 16/08/2004), l’A.R. du 01/02/2005 (M.B. du 16/02/2005), l’A.R. du 08/07/2005 (M.B. du 14/07/2005), l’A.R. du 24/05/2006 (M.B. du 30/06/2006) et erratum (M.B. du 21/09/2006), l’A.R. du 19/11/2008 (M.B. du 08/12/2008 erratum), l’A.R. du 19/11/2008 (M.B. du 26/11/2008), l’A.R. du 20/09/2012 (M.B. du 25/09/2012), l’A.R. du 10/04/2014 (M.B. du 09/05/2014), l’A.R. du 04/04/2014 (M.B. du 23/06/2014), l’A.R. du 15/07/2016 (M.B. du 20/07/2016)

2 01/02/2005 (M.B. du 16/02/2005), l’A.R. du 08/07/2005 (M.B. du 14/07/2005), l’A.R. du 24/05/2006

(M.B. du 30/06/2006) et erratum (M.B. du 21/09/2006) et l’A.R. du 19/11/2008 (M.B. du 08/12/2008 erratum) tel que modifié par l’A.R. du 15/06/2004 (M.B. du 07/07/2004), l’A.R. du 04/08/2004 (M.B. du 16/08/2004), l’A.R. du 12/04/2005 (M.B. du 06/05/2005), l’A.R. du 02/02/2006 (M.B. du 22/02/2006), l’A.R. du 18/07/2006 (M.B. du 22/08/2006) + errata (M.B. du 27/09/2006 et 13/10/2006), l’A.R. du 17.08.2007 (M.B. du 18/10/2007), l’A.R. du 20.09.2012 (M.B. du 25/09/2012), l’A.R. du 10/04/2014 (M.B. du 09/05/2014), l’A.R. du 04/04/2014 (M.B. du 23/06/2014), l’A.R. du 15/07/2016 (M.B. du 20/07/2016)

http://www.fedweb.belgium.be/

5. Code de lecture

Dans ce guide, les termes ‘autorité politique’ désignent le ministre ou le secrétaire d’État

compétent. ‘L’évaluateur’ ou ‘premier évaluateur’ est toujours le supérieur hiérarchique

direct, assisté d’un ‘deuxième évaluateur’, qui est le supérieur du supérieur direct. Des

dispositions particulières ont été prévues pour les directeurs d’encadrement des services

d’encadrement communs à plusieurs SPF3.

Dans ce texte, la forme masculine utilisée désigne à la fois les titulaires de mandat masculins

et féminins.

II. PRINCIPES GÉNÉRAUX

1. Généralités

L’évaluation d’un titulaire de mandat s’effectue dans un cadre de référence déterminé qui se

compose de 5 éléments :

1. Le fondement est constitué des objectifs de prestation compris dans le contrat

d’administration et dans les plans d’administration annuels.

2. L’évaluation est soumise à un cycle annuel bien défini prenant cours le 1er janvier et

se clôturant le 31 décembre de l’année civile, sauf dans le cas de la 1re évaluation

intermédiaire et de l’évaluation finale.

3. L’évaluation porte sur des éléments factuels, précis qui sont explicitement attribués

au titulaire de la fonction de management ou de la fonction d’encadrement et qui

sont inhérents à sa fonction et à son implication et/ou sa contribution effective.

4. L’évaluation repose sur des accords clairs.

5. L’évaluation est basée sur une réglementation spécifique.

2. Une évaluation basée sur les objectifs stratégiques et de prestation

compris dans le contrat d’administration et dans le plan

d’administration

À partir du 1er janvier 2016, chaque SPF et SPP doit avoir un contrat d’administration4.

Jusqu’à cette date, le titulaire de mandat – selon sa position dans l’organisation – avait

l’obligation de rédiger un plan de management et un plan opérationnel5, ou un plan

d’accompagnement6, dans les six mois suivant sa désignation.

3 A.R. du 02/10/2002, article 17 §2

4 A.R. du 4 avril 2014 (M.B. du 23/06/2014)

5 Art. 11 A.R. 29 octobre 2001, abrogé par l’art. 2 de l’A.R. du 15 juillet 2016

6 Art. 10 §1

er A.R. 2 octobre 2002, abrogé par l’art. 2 de l’A.R. du 15 juillet 2016

Cette possibilité est désormais définitivement supprimée et il est explicitement stipulé qu’un

contrat d’administration et un plan d’administration sont conclus avec le SPF ou le SPP7.

D’ailleurs, si un plan de management avait été conclu durant un mandat déjà en cours, celui-

ci cesse d’exister dès la conclusion du contrat d’administration et du plan d’administration, et

les évaluations se déroulent alors conformément aux nouvelles dispositions8.

Toutefois, les anciennes dispositions relatives au plan de management et au plan

opérationnel / plan d’accompagnement restent en vigueur tant qu’aucun contrat

d’administration ni aucun plan d’administration n’a été conclu9.

Conformément aux A.R. du 15 juillet 2016 (M.B. du 20 juillet 2016), les règles relatives aux

contrats d’administration s’appliquent tant aux titulaires de mandat au sens de l’A.R. du

29 octobre 2001 qu’aux fonctions d’encadrement au sens de l’A.R. du 2 octobre 2002.

2.1. Le contrat d’administration

Le contrat d’administration est un document stratégique qui est le fruit de négociations

entre le SPF/SPP et l’autorité politique, après avoir été discuté en comité de direction avec

l’implication active de tous les titulaires d’une fonction de management ou d’une fonction

d’encadrement, chacun en ce qui concerne sa fonction ou responsabilité dans les domaines

compris dans le contrat d’administration.

Il doit avoir un format bien précis10 et doit, d’un point de vue stratégique, intégrer les

éléments suivants11 :

• les éléments pertinents figurant dans la déclaration gouvernementale ;

• les grandes lignes directrices définies par le(s) ministre(s) et/ou le(s)

secrétaire(s) d’État pour le domaine d’activité.

Il est conclu pour une durée de 3 années civiles12. 6 mois avant son expiration, le SPF ou SPP

soumet un nouveau projet13. En l’absence d’un nouveau contrat d’administration, celui qui

arrive à expiration est prorogé de plein droit pour une durée de maximum 1 an jusqu’à

l’entrée en vigueur d’un nouveau contrat14. Une fois ce délai expiré, l’autorité politique peut

fixer des règles provisoires qui seront d’application jusqu’à ce qu’un nouveau contrat

d’administration entre effectivement en vigueur15.

7 Art. 11bis, §1

er, 1° A.R. 29 octobre 2001, tel que modifié à l’art. 3 de l’A.R. du 15 juillet 2016 ; art. 10bis

A.R 2 octobre 2002, tel que modifié à l’art. 3 de l’A.R. du 15 juillet 2016 8 Art. 13, alinéa 1

er de l’A.R. du 15 juillet 2016 ; art. 14, alinéa 1

er de l’A.R. du 15 juillet 2016

9 Art. 13, alinéa 2 de l’A.R. du 15 juillet 2016 ; art. 14, alinéa 2 de l’A.R. du 15 juillet 2016

10 Art. 11bis, §2 A.R. du 29 octobre 2001

11 Art. 11bis, §3 A.R. 29 octobre 2001

12 Art. 11bis, §5 A.R. 29 octobre 2001

13 Art. 11bis, §6, alinéa 1

er A.R. 29 octobre 2001

14 Ibid, alinéa 2

15 Ibid, alinéa 3

Le contrat d’administration est réévalué chaque année du point de vue de son exécution, sur

la base d’un rapport rédigé par le président16.

Indépendamment de cette évaluation annuelle, il peut être modifié tous les trois mois

pendant sa durée17. Le SPF ou SPP est alors responsable de l’élaboration d’une version

consolidée et de l’archivage des versions précédentes18.

2.2. Le plan d’administration

Le contrat d’administration est étroitement lié à un plan d’administration. Le plan

d’administration est valable un an et est un élément fondamental du contrat

d’administration : il traduit et concrétise pour l’année civile en cours les objectifs repris dans

le contrat d’administration ainsi que les conséquences de son exécution19.

Le plan d’administration n’entre également en vigueur qu’après avoir été soumis à l’autorité

politique et avoir été signé par celle-ci20.

Attention, toute modification du contrat d’administration entraîne une modification du plan

d’administration21.

2.3. Suivi méthodologique et correction

Tous les 3 ans, le SPF P&O et le SPF Budget et Contrôle de la Gestion réalisent ensemble une

évaluation méthodologique globale du développement et de l’application des contrats

d’administration et plans d’administration, afin de formuler des propositions d’amélioration

et de soumettre celles-ci au ministre compétent pour la Fonction publique et au ministre

compétent pour le Budget.

À cet effet, chaque SPF et SPP fournit au SPF P&O une copie du contrat d’administration

signé et de chaque plan d’administration signé. Le cas échéant, il remet également une

copie signée de chaque version modifiée22.

16

Art. 11bis, §8 A.R. 29 octobre 2001 17


Art. 11, §7 A.R. 29 octobre 2001 tel que modifié à l’art. 3, A.R. du 15 juillet 2016 19

Art. 11bis, §9, alinéa 1er

A.R. du 29 octobre 2001 20

Art. 11bis, §9 A.R. du 29 octobre 2001, tel que modifié à l’art. 3, A.R. du 15 juillet 2016 21

Art. 11bis, §9, alinéa 2, A.R. du 29 octobre 2001 22

Art. 11bis, §10 A.R. du 29 octobre 2001, tel que modifié à l’art. 3, A.R. du 15 juillet 2016

3. Une évaluation à intervalles fixes

Le titulaire de mandat – dans le sens d’un titulaire d’une fonction de management ou d’une

fonction d’encadrement – est évalué annuellement. La période d’évaluation s’étend du

1er janvier au 31 décembre23 et est égale à la durée du plan d’administration :

• 3 à 424 évaluations intermédiaires après le début du mandat ; le 1er cycle d’évaluation

commence au début du mandat, mais se termine le 31 décembre de la

première année civile complète qui suit l’année de la désignation25 ;

• le dernier cycle d’évaluation débute le 1er janvier de la dernière année civile complète

précédant le délai de 6 mois avant la fin du mandat26 et se conclut par une évaluation

finale, qui doit toutefois être obtenue dans ce délai de 6 mois.

Concrètement, cela signifie que le dernier cycle d’évaluation peut et va lui aussi durer

plus d’un an en raison du fait qu’il débute le 1er janvier de l’année civile complète qui

précède le délai de 6 mois.

Cas particuliers :

Si le titulaire d’une fonction de management est absent plus de la moitié de la

période d’évaluation, il ne bénéficie pas d’une évaluation et obtient la mention

« répond aux attentes »27.

Il y a une mesure transitoire : pour les évaluations intermédiaires ou finales obtenues

avant l’entrée en vigueur des A.R. modificatifs du 15 juillet 2016, la période à partir

de la fin de l’évaluation en 2016 jusqu’au 31 décembre 2016 est réévaluée et ce, afin

de maintenir la simultanéité avec le cycle annuel d’un plan d’administration. Les

cycles qui auraient dû se terminer après 2016, se clôturent également au

31 décembre 201628.

Le Président du SPF Chancellerie a un mandat qui prend fin de plein droit lors de la

désignation du successeur du Premier Ministre29. Les agents du SPF Affaires

étrangères qui font partie des carrières extérieures et qui ont choisi un mandat de 4

ans.

23

Art. 16 A.R. 29 octobre 2001, tel que modifié à l’art. 4 A.R. du 15 juillet 2016 ; art. 15 A.R. 2 octobre 2002

24 Vu que la 1

re évaluation intermédiaire débute l’année de la désignation, mais couvre en même temps

la période du 1er

janvier au 31 décembre de l’année civile complète qui suit l’année de la désignation, cette période peut donc être de min. 13 mois à max. 23 mois.

25 Art. 16, alinéa 2 A.R. 29 octobre 2001, tel que modifié à l’art. 4, A.R. du 15 juillet 2016

26 Art. 16, alinéas 3 et 4 A.R. 29 octobre 2001, tel que modifié à l’art. 4, A.R. du 15 juillet 2016

27 Art. 16, dernier alinéa A.R. 29 octobre 2001, tel que modifié à l’art. 4 A.R. du 15 juillet 2016

28 Art. 12 A.R. du 15/07/2016 ; art. 13 A.R. du 15 juillet 2016

29 Art. 10, § 1

er, dernier alinéa A.R. du 29 octobre 2001

4. Une évaluation sur des éléments précis

Les évaluations portent sur :

• la réalisation des objectifs stratégiques ou opérationnels définis dans le contrat

d’administration et le plan d’administration et dont la responsabilité de celle-ci est

attribuée au titulaire de la fonction de management30 ou de la fonction

d’encadrement31 ;

• la manière dont ces objectifs ont été atteints ;

• la contribution personnelle du mandataire à la réalisation de ces objectifs ;

• les efforts consentis par le titulaire de mandat en termes de développement de ses

compétences ;

• la réalisation en temps opportun et la qualité de l’ensemble des évaluations réalisées

pour tous les services dont le titulaire de mandat a la responsabilité32.

30

Art. 16bis, 1° A.R. 29 octobre 2001, tel que modifié à l’art. 5 A.R. du 15 juillet 2016 31

Art. 16, 18, alinéa 3, 19, §§5, 6, 7, 7bis et 7quater, 19bis, 3° A.R. 2 octobre 2002, tels que modifiés par les art. 5 à 9 inclus, A.R. du 15 juillet 2016

32 Art. 16bis, 5° A.R. 29 octobre 2001, tel que modifié à l’art. 5 A.R. du 15 juillet 2016 ; art. 16 A.R.

2 octobre 2002, tel que modifié à l’art. 5, A.R. du 15 juillet 2016. Cette responsabilité s’étend à l’ensemble du service. En d’autres termes, un président devra veiller à ce que l’ensemble des évaluations dans son SPF ou SPP soient réalisées correctement et en temps opportun.

5. Une évaluation qui repose sur des accords clairs

Les titulaires de mandat sont évalués par un premier évaluateur (leur supérieur hiérarchique

direct), assisté d’un deuxième évaluateur (le supérieur du supérieur direct).

Des dispositions particulières ont été prévues pour les directeurs d’encadrement des services


Pendant le cycle d’évaluation, des entretiens de fonctionnement peuvent être organisés afin

de discuter du fonctionnement de l’évalué ou de la réalisation des différents objectifs définis

dans le contrat d’administration et le plan d’administration et dont la responsabilité de la

réalisation est confiée au titulaire de la fonction de management34 ou de la fonction

d’encadrement.

6. Une évaluation basée sur une réglementation spécifique

Étant donné que les titulaires de mandat sont soustraits du champ d’application de l’A.R. du

24 septembre 2013 relatif à l’évaluation dans la fonction publique fédérale, seuls l’A.R.

précité du 29 octobre 2001 relatif aux titulaires d’une fonction de management et l’A.R.

précité du 2 octobre 2002 relatif aux titulaires d’une fonction d’encadrement sont

applicables.

Néanmoins, les principes en vigueur pour les agents relevant de la fonction publique

administrative fédérale sont aussi ceux à la base du système d’évaluation pour les titulaires

de mandat. En effet, la dynamisation, l’intervention dans la réalisation des objectifs

stratégiques et opérationnels de l’organisation publique et la responsabilisation de soit les

agents, soit les titulaires de mandat se retrouvent dans les fondements des deux systèmes.

33

Art. 17 §2, A.R. 2 octobre 2002 34

Art. 17, alinéa 2 A.R. 29 octobre 2001, tel que modifié à l’art. 6 A.R. du 15 juillet 2016

III. LA PROCÉDURE D’ÉVALUATION

1. Dispositions générales

Les titulaires de mandat sont évalués par 2 évaluateurs :

Le premier évaluateur est le supérieur direct de l’évalué. Il prend en charge les différentes

phases du cycle d’évaluation.

Le deuxième évaluateur est le supérieur direct du premier évaluateur. Il veille à ce que

l’évaluation se déroule correctement et équitablement.

Des dispositions particulières ont été prévues pour les directeurs d’encadrement des services


Pour le Président, le ministre ou secrétaire d’État compétent est le seul et unique évaluateur.

Dans certains cas, un ministre ou un secrétaire d’État également compétent pour une partie

des compétences du Président peut intervenir en tant que évaluateur supplémentaire.

2. Assistance pour l’évaluateur

a. Assistance externe concernant les techniques d’évaluation

La réglementation prévoit la possibilité d’une assistance externe pour les techniques

d’évaluation. Les évaluateurs visés au § 1er peuvent faire appel au Service public fédéral

Personnel et Organisation dans le cadre de la procédure d’évaluation des titulaires de

mandat36 et des titulaires d’une fonction d’encadrement37.

b. Assistance par un bureau externe

La réglementation prévoit également une assistance par un bureau externe.

Pour l’évaluation des présidents des comités de direction ou des présidents, le premier

évaluateur est obligatoirement assisté par un bureau externe qui l’épaule pour juger

l’autoévaluation du titulaire de la fonction de management38.

L’intervention d’un bureau externe constitue une garantie d’objectivité lors du processus

d’évaluation des présidents.

Pour l’évaluation des fonctions de management ou d’encadrement N-1 ou N-2, le premier

évaluateur peut aussi faire appel à un bureau externe. Cette assistance est donc facultative.

35

Art. 17, §2, A.R. 2 octobre 2002 36

Art. 16ter, §2, A.R. 29 octobre 2001 37

Art. 17, §3, A.R. 2 octobre 2002 38

Art. 17bis, §5, A.R. 29 octobre 2001

L’intervention d’un bureau externe constitue une garantie d’objectivité lors du processus

d’évaluation des présidents alors que ce rôle sera assumé par le deuxième évaluateur pour

les autres titulaires de mandat.

c. Choix du bureau externe

À cette fin, le SPF P&O a conclu un contrat avec ACCORD Group par le biais d’une

adjudication dans le cadre de la loi sur les marchés publics. Le coût de l’assistance par cette

firme lors de l’évaluation du Président tombe à charge du budget du SPF P&O.

Pour l’assistance facultative, le 1er évaluateur est libre de solliciter un bureau externe de son

choix. Les frais de cette assistance tombent à charge du budget du 1er évaluateur.

Il peut cependant faire appel au bureau externe qui, par un accord-cadre conclu avec le SPF

P&O, est chargé de l’assistance obligatoire du 1er évaluateur pour l’évaluation du Président.

Si ce bureau externe est sollicité pour l’évaluation d’un titulaire de mandat N-1, N-2 ou N-3,

les frais tombent toujours à charge du budget de l’organisation concernée.

d. Rôle du bureau externe

Dans les deux cas, la mission du bureau externe consiste à

analyser l’autoévaluation du titulaire de la fonction de management ou de la

fonction d’encadrement ;

collecter toute information complémentaire ou contradictoire relative aux éléments

sur lesquels porte l’évaluation ;

préparer et structurer l’entretien d’évaluation pour l’évaluateur ;

assurer le suivi de l’entretien d’évaluation.

Le bureau externe peut, en outre, assister à l’entretien d’évaluation en qualité de secrétaire.

C’est facultatif. L’évaluateur peut désigner une autre personne pour ce faire. Il est conseillé à

l’évaluateur et au bureau externe d’en convenir au préalable.

Le bureau externe ne se substitue en aucun cas au responsable politique, qui reste le seul

évaluateur et qui ne peut, en aucun cas, se faire remplacer par un collaborateur.

Le bureau externe est tenu au secret sur l’ensemble des données et des résultats découlant

de la procédure d’évaluation, sauf à l’égard de l’évaluateur et de la personne évaluée. Sans

préjudice des cas où la communication des données est réglementairement obligatoire,

toute communication d’informations à des tiers, sous quelque forme que ce soit, est soumise

à l’autorisation expresse des parties concernées.

À cette fin, le bureau externe souscrit à une charge déontologique.

3. Aperçu chronologique

a. Moment de l’évaluation

La première période d’évaluation dans le cadre du cycle d’évaluation commence à

partir de la date d’entrée en service telle qu’elle figure dans l’arrêté royal de

désignation, et se termine le 31 décembre de l’année civile complète qui suit la

désignation.

Chaque évaluation intermédiaire court du 1er janvier au dernier jour de l’année civile.

Pour l’évaluation finale, par contre, la procédure d’évaluation doit être finalisée 6

mois avant la fin du mandat.

À l’exception des cas de fin prématurée39, en principe, le mandat prend fin d’office et

sans devoir le notifier au titulaire de mandat au terme des 6 ans40 ou lorsque le

titulaire de mandat atteint l’âge de 65 ans41, lors de la désignation dans une autre

fonction de management ou d’encadrement et ce, à partir du 1er jour dans la

nouvelle fonction, ou en cas de congé pour interruption de la carrière

professionnelle, congé politique, période d’essai, congé pour accueil et formation,

prestations en temps de paix, accompagnement de malades et personnes

handicapées, mission d’intérêt général, prestations réduites ou congé de longue

durée pour convenance personnelle, …42.

Il y a des cas particuliers pour les agents du SPF Affaires étrangères qui font partie

des carrières extérieures et qui sont désignés dans une fonction de management. Ils

ont le choix entre 6 et 4 ans43.

Le Président du SPF Chancellerie se trouve lui aussi dans une situation particulière

étant donné que son mandat est lié à la durée durant laquelle le Premier Ministre est

en charge.

Cela signifie que, selon la situation, 4 évaluations intermédiaires au maximum sont

organisées.

La responsabilité de la tenue tant du dossier personnel que du dossier d’évaluation

du titulaire de mandat incombe au Service d’encadrement du SPF ou du SPP. C’est,

dès lors, ce service d’encadrement qui doit fournir les pièces nécessaires aux parties

concernées.

39

Chapitre VI, Section Ire

, Sous-section II, art. 21 – 23 A.R. 29 octobre 2001 & articles correspondants A.R. 2 octobre 2002

40 Art. 10, §1

er A.R. 29 octobre 2001 et art. 9, §1


41 Art. 20, alinéa 1

er A.R. 29 octobre 2001 et art. 20, alinéa 1


42 Art. 14, A.R. 29 octobre 2001 et art. 13 A.R. 2 octobre 2002

43 Art. 10, §1

er, alinéa 2 A.R. 29 octobre 2001 et art. 9, §2 A.R. 2 octobre 2002

b. Déroulement

i. Invitation à l’entretien d’évaluation

À la fin du cycle, le premier évaluateur invite le titulaire d’une fonction à

mandat (d’encadrement) à un entretien d’évaluation (template 1)44.

Le deuxième évaluateur est également informé de la date de l’entretien

d’évaluation (template 2).

S’il est fait appel à un bureau externe, il intervient alors déjà dans la préparation de la procédure pour parcourir ensemble la procédure et le planning. La meilleure période se situe 4 à 5 semaines avant l’entretien d’évaluation. La 1e phase ici est la tenue d’un entretien préparatoire entre l’évaluateur et le bureau externe. Le bureau externe contacte le service d’encadrement P&O du titulaire de mandat à évaluer et demande à recevoir toutes les pièces du dossier nécessaires (5 à 6 semaines avant l’entretien d’évaluation)45.

ii. Envoi de l’autoévaluation

Au plus tard 20 jours ouvrables avant l’entretien d’évaluation, le titulaire de

mandat envoie son autoévaluation au premier évaluateur (template 3)46.

Le premier évaluateur transmet une copie de l’autoévaluation au deuxième

évaluateur (template 4).

L’autoévaluation sert de préparation à l’entretien d’évaluation avec le

premier évaluateur. Elle est analysée en termes de consistance et de

fondement, et reprend les éléments disponibles, les faits et le comportement

qu’il a pu suivre quotidiennement. Le premier évaluateur collecte en outre

toute information complémentaire pouvant contribuer à une évaluation

équitable et objective.

iii. Audition de témoins

Bien que cela ne soit pas explicitement prévu dans la réglementation, le

premier évaluateur peut, s’il le juge opportun, faire appel à des témoins.

Dans ce cas, il est souhaitable que les deux parties puissent choisir des

témoins. Afin de ne pas alourdir la procédure, il est indiqué de limiter le

nombre de témoins. Le cas échéant, ces témoins sont alors interrogés par

l’évaluateur, après analyse des documents.

Les déclarations des témoins ne sont pas anonymes et les personnes

concernées doivent pas conséquent valider formellement leur témoignage.

44

Art. 17bis, §1er

, alinéa 1er

A.R. 29 octobre 2001 et art. 18(bis), §1er

, alinéa 1er

A.R. 2 octobre 2002 45

Art. 18bis, §1er

,1° à 4° A.R. 2 octobre 2002 46

Art. 17bis, §2 A.R. 29 octobre 2001 et art. 18bis, § 1bis A.R. 2 octobre 2002, tel que modifié à l’art. 6 A.R. du 15 juillet 2016

De cet entretien est dressé un procès-verbal reprenant tous les éléments

abordés lors de l’entretien et chaque témoin doit formellement valider son

témoignage.

S’il est fait appel à l’assistance d’un bureau externe, ce bureau peut prendre

en charge l’audition des témoins.

iv. Examen du dossier par le bureau externe et l’évaluateur

Le dossier préparatoire doit comporter les éléments suivants. S’il est fait

appel à un bureau externe, ce dernier doit aussi reprendre ces

éléments :

L’analyse de l’autoévaluation par le bureau externe.

L’autoévaluation est analysée en termes de consistance et de

fondement et est confrontée aux faits et comportements

observés47

Les déclarations des témoins (si des témoins ont été entendus)

Toute information complémentaire ou contradictoire (si elle a été

collectée).

v. Examen du dossier par le bureau externe et le titulaire de mandat

La réglementation ne prévoit pas formellement cet entretien, mais sa

tenue témoigne d’une bonne gestion. C’est l’occasion d’aborder les

réalisations, les raisons des réussites et les divergences entre les

objectifs et les résultats. La contribution personnelle de l’évalué dans la

réalisation des objectifs fixés et les efforts qu’il a fournis pour

développer ses compétences doivent également être abordés.

Les deux dernières étapes peuvent se dérouler une dizaine de jours

avant l’entretien d’évaluation.

vi. Envoi du dossier complet à l’évaluateur et au titulaire de mandat

Ce dossier comprend les pièces de base gérées par le service d’encadrement

P&O et relatives au mandat en cours48. Les pièces se rapportant à un

éventuel mandat antérieur sont conservées dans un dossier distinct.

Le dossier contient :

la fiche d’identification

l’arrêté de désignation

la description de fonction validée

47


Art. 18bis, §1er

A.R. 2 octobre 2002, tel que modifié à l’art. 8 A.R. du 15 juillet 2016, et art. 19bis, §1er A.R. 2 octobre 2002

les objectifs stratégiques ou opérationnels définis dans le contrat

d’administration et le plan d’administration dont la responsabilité de

la réalisation est confiée au titulaire d’une fonction de management

ou d’une fonction d’encadrement

Il est complété :

des rapports des entretiens de fonctionnement et des éventuelles

évaluations intermédiaires

de l’autoévaluation, et le cas échéant des rapports des témoins et

des remarques du 2e évaluateur

de l’analyse de l’autoévaluation et de l’information complémentaire

éventuellement collectée par le bureau externe49.

c. Évaluation

i. Entretien d’évaluation entre l’évaluateur et le titulaire de mandat

L’entretien a lieu entre l’évaluateur et la personne évaluée. Si l’autre

évaluateur concerné le souhaite, il a la possibilité d’assister à cet entretien50.

ii. Rapport d’évaluation et notification

Comme plusieurs évaluateurs sont impliqués, le premier évaluateur établit,

dans les 7 jours ouvrables suivant l’entretien d’évaluation, un projet de

rapport d’évaluation descriptive contenant une proposition de mention51.

Il transmet cette proposition au deuxième évaluateur concerné qui peut

envoyer ses remarques dans les 10 jours ouvrables suivant la réception du

rapport. S’il y a effectivement des remarques, celles-ci seront intégrées dans

le rapport, qui devra être finalisé – pour le bon ordre – au plus tard 15 jours

ouvrables après l’entretien d’évaluation.

En cas de désaccord, c’est le premier évaluateur qui tranche.

Le rapport d’évaluation définitif est transmis, avec accusé de réception, au

titulaire de mandat concerné dans les 20 jours ouvrables suivant l’entretien

d’évaluation (template 5)52. La notification mentionne également la

procédure de recours.

Une copie du dossier d’évaluation est transmise en même temps que la

notification au président du SPF P&O53.

49

Art. 17bis, §5 A.R. 29 octobre 2001 et art. 18(bis), §3 A.R. 2 octobre 2002 50

Art. 17bis, §§1er

et 4 A.R. 29 octobre 2001 et art. 18bis, §§1er

et 2 A.R. 2 octobre 2002 51

Art. 18, §1er

A.R. 29 octobre 2001 et art. 19, §1er


Art. 18, §3 A.R. 29 octobre 2001 et art.19, §3 A.R. 2 octobre 2002 53

Art. 18bis, §3 A.R. 29 octobre 2001 et art. 19bis, §3 A.R. 2 octobre 2002

Les délais sont des délais d’ordre et permettent un déroulement correct et

opportun de la procédure. Leur non-respect n’a aucune influence sur la

légitimité de la procédure.

Il y a deux situations qui nécessitent une attention particulière :

Si l’évaluation se clôture par la mention “insuffisant”, le délai de 20

jours ouvrables doit être respecté.

Si l’évaluation finale ne débouche pas sur la mention “excellent”, on

a tout intérêt à terminer la procédure complète avant la fin du

mandat. En effet, l’éventuel recours a un effet suspensif.

iii. Mentions

Après l’entretien d’évaluation, le premier évaluateur établit un projet de

rapport d’évaluation descriptive et fait toujours une proposition concernant

la mention. Il se concerte avec le deuxième évaluateur qui peut formuler ses

remarques. Il rédige ensuite le rapport d’évaluation descriptive et attribue la

mention54.

Les évaluations intermédiaires et l’évaluation finale se clôturent par la

mention « insuffisant », « à développer », « répond aux attentes » ou

« excellent »55.

Cependant, si le titulaire d’une fonction de management ou d’une fonction

d’encadrement met volontairement fin à son mandat de façon prématurée,

l’évaluateur compétent n’est pas pour autant dispensé de réaliser une

évaluation finale. Premièrement, cela permet d’avoir une évaluation

objective de la façon dont le titulaire de mandat a effectué son mandat.

Deuxièmement, l’on respecte ainsi l’obligation prévue à l’art. 16bis, 5° de

réaliser l’ensemble des évaluations en temps opportun et de façon

qualitative.

Excellent56

L’évaluation du titulaire de mandat se clôture par la mention "excellent"

lorsqu’il ressort de l’évaluation que les objectifs fixés dont la responsabilité

de la réalisation est confiée au titulaire d’une fonction de management ou

d’une fonction d’encadrement, ont été réalisés en majeure partie, et

dépassés dans certains cas.

Répond aux attentes57

54

Art. 18, §1er

A.R. 29 octobre 2001 et art. 19, §1er


Art. 18, §4 A.R. 29 octobre 2001 et art. 19, §4 A.R. 2 octobre 2002 56

Art. 18, §7bis A.R. 29 octobre 2001, tel que modifié à l’art. 7, 4° de l’A.R. du 15 juillet 2016, et art. 19, §7bis A.R. 2 octobre 2002

L’évaluation du titulaire de mandat se clôture par la mention "répond aux

attentes" lorsqu’il ressort de l’évaluation que la plupart des objectifs fixés

dont la responsabilité de la réalisation est confiée au titulaire d’une fonction

de management ou d’une fonction d’encadrement, ont été réalisés.

Si le titulaire d’une fonction de management ou d’une fonction

d’encadrement est absent plus de la moitié de la période d’évaluation, il ne

bénéficie pas d’une évaluation et obtient aussi la mention « répond aux

attentes »58.

À développer59

L’évaluation du titulaire de mandat se clôture par la mention "à développer"

lorsqu’il ressort de l’évaluation que les objectifs fixés dont la responsabilité

de la réalisation est confiée au titulaire d’une fonction de management ou

d’une fonction d’encadrement, n’ont été réalisés que partiellement.

Insuffisant60

L’évaluation du titulaire de mandat se clôture par la mention “insuffisant”

lorsque les objectifs fixés dont la responsabilité de la réalisation est confiée

au titulaire d’une fonction de management ou d’une fonction

d’encadrement, n’ont pas été réalisés.

Modulation des mentions

Moyennant une motivation spécifique, une modulation vers une mention

moins favorable est possible s’il s’avère que la contribution personnelle est

faible dans la réalisation des objectifs dont la responsabilité de la réalisation

est confiée au titulaire d’une fonction de management ou d’une fonction

d’encadrement, ou si les éléments de fait abordés lors de l’entretien

d’évaluation ont un impact négatif61.

Par “éléments de fait”, il faut comprendre des problèmes d’éthique, de

déontologie, de comportement déraisonnable,…

Seuls sont pris en considération les éléments qui étaient contradictoires lors

de l’entretien d’évaluation et qui ont été consignés comme tels dans le

rapport d’évaluation.

57

Art. 18, §7 A.R. 29 octobre 2001, tel que modifié à l’art. 7, 3° de l’A.R. du 15 juillet 2016, et art. 19, §7 A.R. 2 octobre 2002

58 Art.16, dernier alinéa A.R. 29 octobre 2001, tel que modifié à l’art. 4 A.R. du 15 juillet 2016

59 Art. 18, §6 A.R. 29 octobre 2001, tel que modifié à l’art. 7, 2° de l’A.R. du 15 juillet 2016, et art. 19, §6


Art. 18, §5 A.R. 29 octobre 2001, tel que modifié à l’art. 7, 1° de l’A.R. du 15 juillet 2016, et art. 19, §5 A.R. 2 octobre 2002

61 Art. 18, §7quater A.R. 29 octobre 2001 et art. 19, §7quater A.R. 2 octobre 2002

Responsabilité uniquement pour les objectifs liés au mandat pour lesquels

la responsabilité est clairement définie.

Les termes « dont la responsabilité de la réalisation est confiée au titulaire

d’une fonction de management ou d’une fonction d’encadrement »

confirment clairement qu’il n’est pas tenu compte, pour l’évaluation, des

objectifs dont la non-réalisation n’a en rien dépendu de la responsabilité de

l’évalué62.

iv. Conséquences

Les différentes mentions finales ont toutes des conséquences.

Si le titulaire d’une fonction de management ou d’une fonction d’encadrement

obtient la mention « excellent » ou « répond aux attentes » à son évaluation

finale et qu’après la participation à une nouvelle sélection comparative, il ne

reçoit pas un nouveau mandat ou que sa fonction de management n’est plus

déclarée vacante, il reçoit une indemnité de réintégration63.

Si la mention « répond aux attentes » lui est attribuée de plein droit parce qu’il

n’y a pas eu d’évaluation, il n’a droit à cette indemnité de réintégration que

pour autant que la dernière évaluation intermédiaire effective ait donné lieu à

la mention « répond aux attentes »64.

S’il a toutefois droit à un renouvellement de son mandat du fait que la place a

de nouveau été déclarée vacante et, son mandat ayant pris fin, il pose sa

candidature, le titulaire de mandat qui a obtenu de plein droit la mention

finale « répond aux attentes » ne peut bénéficier de cette possibilité que pour

autant que la dernière évaluation intermédiaire effective ait au moins donné

lieu à la mention « répond aux attentes » lors du premier mandat et à la

mention « excellent » lors du deuxième mandat ou des suivants65.

Si le titulaire d’une fonction de management ou d’une fonction d’encadrement

obtient la mention « à développer » à son évaluation finale, il reçoit une

indemnité de départ, pour autant qu’il ne bénéficie ou ne pourrait bénéficier

d’aucun revenu professionnel ou d’aucune pension de retraite66.

Il en va de même pour le titulaire d’une fonction de management ou d’une

fonction d’encadrement dont l’évaluation finale se conclut de plein droit par la

62

Art. 18, §7ter A.R. 29 octobre 2001 et art. 19, §7ter A.R. 2 octobre 2002 63

Art. 24, §1er

, alinéa 1er A.R. 29 octobre 2001 ; art. 23, §1er

, alinéa 1er A.R. 2 octobre 2002 64

Art. 24, §1er

, alinéa 2 A.R. 29 octobre 2001, tel que modifié à l’art. 9 de l’A.R. du 15 juillet 2016 ; art. 23, §1

er, alinéa 2 A.R. 2 octobre 2002, tel que modifié à l’art. 10 de l’A.R. du 15 juillet 2016

65 Art. 25, alinéa 5 A.R. 29 octobre 2001, tel que modifié à l’art. 11 de l’A.R. du 15 juillet 2016 ; art. 24,

alinéa 5 A.R. 2 octobre 2002, tel que modifié à l’art. 12 de l’A.R. du 15 juillet 2016 66

Art. 24bis, alinéa 1er

A.R. 29 octobre 2001

mention « répond aux attentes » mais qui n’a pas droit à l’indemnité de

réintégration67.

d. Procédure de recours

i. Organe et délai de recours

Le président du comité de direction ou le président dont l’évaluation intermédiaire donne lieu à la mention « insuffisant » ou dont l’évaluation finale ne donne pas lieu à la mention « excellent » peut, par un envoi recommandé, introduire un recours auprès d’un comité ministériel restreint composé de trois membres du gouvernement, dont deux du même rôle linguistique que l’évalué, désignés à cet effet par le Conseil des ministres, dans les quinze jours calendrier suivant la notification du rapport d’évaluation68.

Dans ce cas, le recours est introduit auprès du secrétariat du Conseil des ministres et est suspensif. Le cas échéant, le mandat est prolongé jusqu’à la fin de la procédure de recours visée dans cet article69.

Aucune prolongation n’est possible si l’article 10, § 1er, alinéa 3, est d’application, en d’autres termes dans le cas du Président de la Chancellerie70.

Les titulaires d’une fonction de management ou d’une fonction

d’encadrement dont l’évaluation intermédiaire donne lieu à la mention

« insuffisant » ou dont l’évaluation finale ne donne pas lieu à la mention

« excellent » peuvent, par un envoi recommandé, introduire un recours

auprès d’un comité créé auprès du ministre qui a la fonction publique dans

ses attributions71.

Ce recours doit être introduit dans les 15 jours calendrier suivant la

notification du rapport final.72

ii. Caractéristiques du recours

Le recours est suspensif73. Il est introduit par un envoi recommandé.

67

Art. 24, alinéa 1er A.R. 29 octobre 2001, tel que modifié à l’art. 10 de l’A.R. du 15 juillet 2016 68

Art. 19, §1er

A.R. 29 octobre 2001 69

Art. 19, §1er

, dernier alinéa, A.R. 29 octobre 2001 70

ibidem 71

Art. 19, §2 A.R. 29 octobre 2001 et art. 19ter A.R. 2 octobre 2002 72

Art. 19, §2 A.R. 29 octobre 2001 et art.19ter, §1er


Art. 19, §§1er

et 2, dernier alinéa A.R. 29 octobre 2001 et art. 19ter, §2 A.R. 2 octobre 2002

Le recours donne lieu à un avis74. L’organe de recours rend son avis dans le

mois qui suit l’introduction du recours et le communique sans délai au

premier évaluateur et au requérant.

Le vote a lieu au scrutin secret. En cas de partage des voix, l’avis consiste en

la proposition d’attribuer la mention immédiatement supérieure à celle qui

avait été attribuée75.

Le premier évaluateur et le deuxième évaluateur, lorsqu’il y a un deuxième

évaluateur, attribuent la mention définitive dans un délai de quinze jours

calendrier et la signifient immédiatement à l’évalué76.

Lorsque la mention est définitive, le titulaire de mandat peut, selon la

mention et le moment auquel il reçoit cette mention, prétendre à une

intervention financière. Il s’agit plus particulièrement d’une indemnité de

départ ou d’une indemnité de réintégration.

74

Art. 19, §5 A.R. 29 octobre 2001 et art. 19ter, §5 A.R. 2 octobre 2002 75

Art.19, §4, alinéa 2 A.R. 29 octobre 2001 et art. 19ter, §4, alinéa 2 A.R. 2 octobre 2002 76

Art. 19, §5, alinéa 2 A.R. 29 octobre 2001 et art. 19ter, §5, alinéa 2 A.R. 2 octobre 2002

IV. CHARTE DÉONTOLOGIQUE

NOUS, ACCORD GROUP, NOUS ENGAGEONS

à assister, en qualité de soutiens externes, les évaluateurs dans l’évaluation des titulaires de

mandat sur lesquels ils exercent une autorité hiérarchique. Nous structurons l’approche,

nous collectons et analysons les données et les éléments prescrits et nécessaires. Et nous

rendons compte à l’évaluateur qui demeure le seul évaluateur dans le cadre de l’évaluation.

Un tel marché est une affaire sérieuse et complexe. Essentiellement parce que le résultat

d’une évaluation peut avoir des conséquences avec de lourdes implications. Nous mettrons

dès lors tout en œuvre, dans les limites de nos possibilités, pour permettre un déroulement

professionnel, précis, ponctuel, correct, honnête et transparent de ce processus, dans le

cadre de la réglementation existante et dans le respect de toutes les parties.

Nous nous engageons dès lors à :

1. procéder avec professionnalisme, précision et expertise

Nous avons été sélectionnés pour notre connaissance et notre expérience dans ce domaine

et également pour nos compétences professionnelles et notre approche organisationnelle.

Nous nous portons garants de l’exécution de ce marché dans les délais fixés en toute

connaissance de cause, avec le plus grand soin, la plus grande efficacité et la plus grande

qualité possibles. Ceci donne des garanties supplémentaires en ce qui concerne la sécurité

juridique du déroulement et du résultat de la procédure d’évaluation.

2. faire preuve d’intégrité et de loyauté

Nous exécuterons notre mission avec loyauté. Et l’intégrité occupe une place centrale dans

ce cadre. Nous rejetterons résolument toute immixtion dans la procédure susceptible de

mettre en doute sa crédibilité, son objectivité, son professionnalisme ou sa précision ou de

nuire à la dignité personnelle ou professionnelle d’une des parties et/ou de leur organisation

et en rendrons immédiatement compte au SPF P&O, notre adjudicateur.

3. procéder en toute discrétion et confidentialité

Nous gérerons en toute discrétion et confidentialité les informations que nous obtiendrons

tant dans le cadre de l’exercice de notre mission qu’après la fin de celle-ci.

Seules les informations strictement nécessaires au règlement de la procédure d’évaluation

seront collectées, traitées et rapportées. Après la fin de notre mission, aucune information,

outre celle strictement nécessaire au suivi administratif par le SPF P&O, ne sera

communiquée à des tiers.

V. TEMPLATES

1. Invitation officielle à l’entretien d’évaluation

À l’attention de [évalué] Renseignements :

Nos références Annexes : 1 Bruxelles,….

Concerne : entretien d’évaluation …e cycle d’évaluation intermédiaire/ cycle d’évaluation finale conformément à l’A.R. du 29 octobre 2001 relatif à la désignation et à l’exercice des fonctions de management dans les services publics fédéraux / l’A.R. du 2 octobre 2002 relatif à la désignation et à l’exercice des fonctions d’encadrement dans les services publics fédéraux

Madame/Monsieur

Conformément à l’article 17bis, § 1er, alinéa 1er, de l’A.R. [du 29 octobre 2001] précité, je vous invite à l’entretien d’évaluation qui se tiendra à mon bureau sis à #, le #, à # heures.

Puis-je vous demander, conformément à l’article 17bis, § 2, de l’A.R. du 29 octobre 2001 précité, de me communiquer votre autoévaluation écrite au plus tard 20 jours ouvrables avant la date précitée ?

[Je vous saurais gré de bien vouloir aussi directement transmettre une version de préférence électronique au bureau externe ……………………………………… qui m’assistera pendant la procédure d’évaluation].

Veuillez agréer, Madame/Monsieur, l’expression de ma considération la plus distinguée.

Nom du premier évaluateur

2. Notification de la procédure à l’autre évaluateur concerné

À l’attention de Renseignements :


Concerne : notification de l’entretien d’évaluation de # pour le …e cycle d’évaluation intermédiaire / cycle d’évaluation finale conformément à l’A.R. du 29 octobre 2001 relatif à la désignation et à l’exercice des fonctions de management dans les services publics fédéraux / l’A.R. du 2 octobre 2002 relatif à la désignation et à l’exercice des fonctions d’encadrement dans les services publics fédéraux

Madame/Monsieur,

Vous trouverez en annexe, pour votre information, copie du courrier que j’adresse ce jour à #. Le domaine d’activité du titulaire de mandat concerné relève également de vos compétences. Par conséquent, je vous invite à participer à l’entretien d’évaluation qui aura lieu à mon bureau le # à # heures. Puis-je vous demander de me confirmer au préalable votre présence ou absence à cet entretien ? Dès que je serai en possession de l’autoévaluation du titulaire de mandat concerné, je vous la transmettrai pour avis conformément à l’article [17bis, § 4,] de l’A.R. précité. Mon projet de rapport d’évaluation vous sera également transmis conformément à [l’article 18, § 2 de] l’A.R. précité. Vous pourrez par la suite consulter le dossier d’évaluation auprès de #, directeur du service d’encadrement P&O du service public fédéral (de programmation) # après accord pris par téléphone (joindre les coordonnées). Je tenais à vous faire part de ces informations. Veuillez agréer, Madame/Monsieur, l’expression de mes sentiments tout dévoués.

Nom du 1er évaluateur

3. Transmission de l’autoévaluation (par envoi recommandé)

À l’attention du 1er évaluateur Renseignements :


Concerne : autoévaluation pour le …e cycle d’évaluation intermédiaire / cycle d’évaluation finale conformément à l’A.R. du 29 octobre 2001 relatif à la désignation et à l’exercice des fonctions de management # fonctions d’encadrement dans les services publics fédéraux / l’A.R. du 2 octobre 2002 relatif à la désignation et à l’exercice des fonctions d’encadrement dans les services publics fédéraux

# Appellatif Je me réfère à votre courrier du #. Conformément à l’article [17bis, § 2, ] de l’A.R. du [29 octobre 2001 relatif à la désignation et à l’exercice des fonctions de management dans les services publics fédéraux], vous trouverez ci-joint l’autoévaluation écrite que j’ai rédigée en vue de l’entretien d’évaluation prévu qui aura lieu à votre bureau le # prochain à # heures. [J’ai également transmis une copie électronique de l’autoévaluation au bureau externe]. Veuillez agréer, # Appellatif, l’expression de ma considération la plus distinguée.

Nom

4. Communication de l’autoévaluation à l’autre évaluateur concerné

À l’attention de

Renseignements :


Concerne : autoévaluation du …. cycle d’évaluation intermédiaire / cycle d’évaluation finale conformément à l’A.R. du 29 octobre 2001 relatif à la désignation et à l’exercice des fonctions de management # fonctions d’encadrement dans les services publics fédéraux / l’A.R. du 2 octobre 2002 relatif à la désignation et à l’exercice des fonctions d’encadrement dans les services publics fédéraux

Madame/Monsieur la/le Ministre/Secrétaire d’État / le 2e évaluateur

Je me réfère à mon courrier du # dernier et vous transmets en annexe copie de l’autoévaluation réalisée par #. Puis-je vous demander, conformément à l’article [17bis, § 4,] de l’A.R. précité, de me communiquer votre avis ? Je vous rappelle également que dans le cas où vous ne me transmettez pas votre avis dans les 10 jours ouvrables, celui-ci n’est plus requis. Je tenais à vous faire part de ces informations. Veuillez agréer, Madame/Monsieur, l’expression de mes sentiments tout dévoués. Nom du 1er évaluateur

5. Rapport d’évaluation / mention avec voies de recours (recommandé)

À l’attention de [Président]

Renseignements :


Concerne : rapport d’évaluation …e cycle d’évaluation intermédiaire / évaluation finale conformément à l’A.R. du 29 octobre 2001 # l’A.R. du 2 octobre 2002 relatif à la désignation et à l’exercice des fonctions de management dans les services publics fédéraux / l’A.R. du 2 octobre 2002 relatif à la désignation et à l’exercice des fonctions d’encadrement dans les services publics fédéraux

Madame/Monsieur

À la suite de notre entretien du # dernier, un rapport d’évaluation descriptive portant la mention ‘#’ a été établi conformément à l’article 18 de l’arrêté royal du 29 octobre 2001 précité # conformément à l’article 19 de l’arrêté royal du 2 octobre 2002 précité. Vous trouverez en annexe une copie du rapport en question.

Permettez-moi d’attirer votre attention sur le fait que conformément à l’article 19, § 1er de l’A.R. du 29 octobre 2001 précité # l’article 19ter de l’A.R. du 2 octobre 2002 précité, vous pouvez introduire un recours auprès d’un …

À cet effet, vous devez introduire un recours dans les 15 jours calendrier suivant la notification de ce courrier, et par envoi recommandé, auprès du comité de recours créé par le Ministre qui a la Fonction publique dans ses attributions. Vous serez ensuite invité, 8 jours ouvrables avant l’audience, à exposer vos moyens de défense. Vous trouverez en annexe les informations nécessaires à ce sujet. Vous avez la possibilité de consulter votre dossier d’évaluation auprès de #, directeur du service d’encadrement P&O, après en avoir convenu par téléphone (joindre les coordonnées). Veuillez agréer, Madame/Monsieur, l’expression de ma considération la plus distinguée.

Nom du 1er évaluateur

VI. Ligne du temps indicative

La procédure est complexe et prend beaucoup de temps. Parfois, les délais sont très courts

et si les réactions ne sont pas rapides, il y a un risque d’engorgement.

Néanmoins, il est important de garder à l’œil la ligne du temps et d’entreprendre les étapes

nécessaires en temps opportun. C’est d’autant plus le cas maintenant que les évaluations

intermédiaires doivent aussi déboucher sur une mention, donc une décision préjudiciable

susceptible de recours organisé. De plus, certains délais ne sont pas seulement des délais

d’ordre, mais ils constituent aussi une exigence de forme substantielle. Le non-respect de

ceux-ci remet toute la procédure en cause en cas de recours éventuel.

La ligne du temps présentée ci-après reflète la manière dont un processus d’évaluation «

idéal » doit se dérouler. Les délais présentés, en dehors de ceux faisant référence à une

disposition réglementaire et répondant donc à un délai donné (marqués en jaune), sont le

résultat de 4 ans de feed-back avec le bureau externe impliqué dans l’évaluation des

présidents. Les parties en blanc sont des étapes logiques du processus d’évaluation qu’il faut

prendre en compte.

LIGNE DU TEMPS INDICATIVE ÉVALUATION (ÉVALUATION PRÉSIDENTS)

1 1. Parties : DOP – Ministre (1er évaluateur) 2. Actions : lancement : - lettre DOP au ministre pour annoncer l’évaluation à venir et le support obligatoire par un bureau externe pour l’évaluation des présidents 3. Délai :

Évaluation intermédiaire annuelle, 10 – 8 semaines avant le moment d’évaluation

Évaluation finale : 12 semaines avant le délai obligatoire de 6 mois 4. Base réglementaire :

art.17bis, §1er, art.16, alinéa 1er

art.20, alinéa 1er in juncto avec art.10, §§ 1er et 2 (fin de plein droit après 6 ans ou 4 ans)

art.17bis, §5 (bureau externe)

2 1. Parties : Ministre – DOP 2. Actions : choix bureau externe 3. Délai : aucun 4. Base réglementaire : - art.17bis, §1er / art.16 alinéa 1er - art.17bis, § 5 : bureau externe seulement en cas d’évaluation du président

3 1. Parties : DOP – Service d’encadrement B&CG – bureau externe 2. Actions : transfert mission à un bureau externe (bon de commande) 3. Délai : aucun 4. Base réglementaire :

4 1. Parties : Ministre – bureau externe 2. Actions : phase préparatoire – intake évaluateur - accords concrets sur la procédure & le planning (notamment le rôle pendant l’entretien d’évaluation) - intake évaluateur – confrontation points d’attention concernant l’évalué - rôle du bureau externe pendant l’entretien d’évaluation [- identification témoins éventuels] 3. Délai : minimum 6 semaines avant l’entretien d’évaluation 4. Base réglementaire : aucune

5 1. Parties : évalué – évaluateur – bureau externe 2. Actions : envoi autoévaluation à l’évaluateur et au bureau externe 3. Délai : au plus tard 20 jours ouvrables77 avant l’entretien d’évaluation 4. Base réglementaire : art.17bis, § 2

6 1. Parties : bureau externe – témoins 2. Actions : entretien témoins – questionnaire électronique – validation 3. Délai : le cas échéant après analyse documents, 2-1 semaine(s) avant l’entretien d’évaluation 4. Base réglementaire : aucune

7 1. Parties : 1er évaluateur – autres évaluateurs 2. Actions : recueillir l’avis des autres évaluateurs concernés et participation éventuelle 3. Délai : 10 jours ouvrables avant l’entretien d’évaluation 4. Base réglementaire : art.17bis, §1er, alinéa 3 (concertation), § 4 (envoi autoévaluation)

77

Par “jours ouvrables”, il faut entendre tous les jours de la semaine, à l’exception des samedis, dimanches et jours fériés (art.16, alinéa 3 A.R. 29 octobre 2001 ; art.15, alinéa 3 A.R. 2 octobre 2002)

8 1. Parties : Ministre – bureau externe 2. Actions : 2e entretien avec l’évaluateur - analyse autoévaluation (- discussion et validation rapports témoins) - discussion période de collaboration - discussion contribution personnelle 3. Délai : d’ordre : 10-15 jours avant l’entretien d’évaluation 4. Base réglementaire : aucune

9 1. Parties : bureau externe – évalué 2. Actions : entretien avec l’évalué - clarification autoévaluation - discussion réalisations, motifs de succès & divergences entre objectif & résultat (- discussion & validation rapports témoins) - discussion contribution personnelle - discussion efforts personnels en matière de développement des compétences 3. Délai : 10 jours avant l’entretien d’évaluation 4. Base réglementaire : aucune

10 1. Parties : évalué – évaluateur – bureau externe 2. Actions : envoi dossier complet à l’évaluateur et l’évalué - finalisation dossier (y compris relation des faits) 3. Délai : le cas échéant, d’ordre, au plus tard 5 jours avant l’entretien d’évaluation 4. Base réglementaire :

11 1. Parties : 1er évaluateur – bureau externe 2. Actions : préparation entretien d’évaluation (objectif : évaluation équitable et objective) - discussion rapport intermédiaire par le contractant - confrontation autoévaluation en termes de consistance et de fondement - comparaison autoévaluation avec les faits et le comportement observé 3. Délai : avant l’entretien d’évaluation 4. Base réglementaire : art.17bis, § 3

12 1. Parties : évalué – évaluateur – bureau externe/secrétaire 2. Actions : entretien d’évaluation - assistance par bureau externe selon accords fixés au préalable 3. Délai :

évaluation intermédiaire annuelle : le 31 décembre de l’année civile

évaluation finale : … avant le délai obligatoire de 6 mois 5. Base réglementaire : art.17bis, § 5

13 1. Parties : évaluateur(s) 2. Actions : projet de rapport d’évaluation & proposition de mention - remarques par l’évaluateur & si nécessaire par le 2e évaluateur - consensus, à défaut : 1er évaluateur = décision 3. Délai : 5 jours ouvrables après l’entretien d’évaluation (délai d’ordre) - autres évaluateurs : dans les 7 jours ouvrables après l’entretien d’évaluation - remarques éventuelles : dans les 7 jours ouvrables après réception 4. Base réglementaire : art.18, §§ 1er et 2

14 1. Parties : évaluateur 2. Actions : projet de rapport d’évaluation définitif - intégration remarques dans le rapport 3. Délai : d’ordre, 10-15 jours ouvrables après l’entretien d’évaluation

4. Base réglementaire : art.18, § 1er

15 1. Parties : évaluateur – évalué 2. Actions : rapport d’évaluation définitif & notification à l’évalué - signature & co-signature rapport d’évaluation - mention procédure de recours 3. Délai : 20 jours ouvrables après l’entretien d’évaluation 4. Base réglementaire : art.18, § 3

16 1. Parties : évaluateur – service d’encadrement P&O évaluateur – SPF P&O 2. Actions : copie dossier d’évaluation adapté au Président SPF P&O 3. Délai : 20 jours ouvrables après l’entretien d’évaluation (en même temps que signature, d’ordre) 4. Base réglementaire : - art.18bis, §1er : composition dossier d’évaluation : - art.18bis, § 3 : communication copie dossier d’évaluation adapté au Président SPF P&O

17 1. Parties : évalué et comité ministériel restreint (Présidents) ou comité de recours (N-1, N-2, N-3) 2. Actions : un recours peut être introduit si un « insuffisant » est mentionné dans une évaluation intermédiaire ou si la mention « excellent » n’est pas mentionnée dans une évaluation finale 3. Délai : dans les 15 jours calendrier après la signature du rapport final 4. Base réglementaire : art. 19 §1er

18 La mention définitive

Annonce évaluation à venir

Choix bureau externe

Mission bureau externe

entretien évaluateur

Auto-évaluation

Analyse entretien témoins

Avis autres évaluateurs

2e entretien avec évaluateur

Entretien avec évalué

Dossier complet

Préparation entretien d’évaluation

Entretien d’évaluation

Proposition & notification

Projet rapport évaluation définitive

Rapport évaluation définitive & notification

Dossier d’évaluation à P&O

Recours organisé

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

10-8 semaines avant entretien évaluation/12 semaines avant délai 6 mois

6 semaines avant entretien évaluation

20 jours ouvrables avant entretien évaluation

2-1 semaines avant entretien évaluation

10 jours avant entretien évaluation

15-10 jours avant entretien évaluation



Moment d’évaluation

5 jours ouvrables après entretien évaluation

10-15 jours ouvrables après entretien évaluation

20 jours ouvrables après entretien

évaluation

15 jours calendrier après notification rapport final

VII. Réglementation coordonnée

http://www.fedweb.belgium.be/sites/default/files/2001-10-29_KB_AR_management_FOD_SPF_POD_SPP_2.pdf

http://www.fedweb.belgium.be/sites/default/files/2001-10-29_KB_AR_management_FOD_SPF_POD_SPP_2.pdf

Les procédures d évaluation des titulaires de fonctions à ... procédures d... ·...

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