Les nouvelles technologies au service des jeunes leaders des partis politiques et des associations

OUTILS DE COLLABORATION

SOMMAIRE

Nous verrons dans ce module:

- Ce qu’est un outil collaboratif

- Des raisons pour adopter ces outils

- Les avantages de ces outils

Nous prendrons en mains un certain nombre de documents:

- Les groupes de discussion (Facebook, yahoo et google groupes…)

- Les outils de google (google documents, google agenda)

- Dropbox

- Doodle

QU’EST-CE QU’UN OUTIL COLLABORATIF

• Un outil collaboratif, c’est un outil qui facilite le travail en collaboration

• Qui associe la communication, La coopération La coordination

En gros, cela permet donc : § De partager des informations, des données § De travailler ensemble sur un projet commun § De répartir les actions, coordonner l’ensemble§ De gérer des planning et des agenda communs

DES RAISONS POUR COLLABORER

Voici des raisons pour lesquelles il vaut mieux adopter les outils collaboratifs

§ Il n’est jamais facile de retrouver et de conserver l’ensemble des mails échangés, ou des discutions.

§ On se retrouve avec 25 versions différentes d’un document§ C’est la galère pour trouver une date commune§ On croule sous le nombre de mails§ On oublie toujours quelque chose

L’INTERÊT DES OUTILS COLLABORATIFS

Les fichiers en ligne (agenda, documents Word, Excel) sont consultables et modifiables à tout moment;

Plusieurs utilisateurs peuvent mettre à jour le même fichier simultanément;

Les fichiers sont consultables et modifiables depuis n'importe quel poste internet

Grâce à certains outils en ligne, on peut synchroniser les fichiers avec des appareils mobiles (ex: Blackberry, smarphone)

QUELS OUTILS POUR QUELS USAGES?

LES GROUPES DE DISCUSSION

Facebook groupe, Google groupe, Yahoo groupe…

§Tout le monde est au courant§Les réponses sont visibles par tous§On oublie personne§ Un historique

PARTAGE DE DOCUMENTS: GOOGLE DOCS ET DROPBOX

§ Eviter d’envoyer le même document 2 fois par mail§ Les documents sont tous au même endroit§ Avoir toujours la dernière version§ Collaborer

CAS PRATIQUE: PRENDRE EN MAIN GOOGLE DOCUMENT

Nécessaire: Avoir un compte Google (une adresse gmail)

(Le site: https://drive.google.com/#my-drive)

Fonctionnalités:

• Stocker et partager des documents

• Choisir les utilisateurs qui peuvent avoir accès aux documents à partir de l'icône « Share » (ou "partager". Deux possibilités : la fonction "lecture seule" ou la fonction "collaboration". Dans le deuxième cas, seuls les utilisateurs autorisés peuvent éditer ces documents.

• Créer des documents à partir d'outils assimilés aux logiciels bureautiques classiques : Word, Excel, Power Point. Trois principaux outils: Tableur (calcul, planning, suivi de commandes, budget, etc), Traitement de texte (communiqué interne, collaboration sur un projet d'écriture), Diaporama (présentation d'un produit, d'une étude de marché, d'une activité).

CAS PRATIQUE: PRENDRE EN MAIN GOOGLE DOCUMENT

Collaboration sur un document: Google Doc

Google document permet: Un travail à plusieurs sur les mêmes documents (Word, Excel,

Powerpoint) Une Collaboration en temps réel (t’chat en marge du document sur

lequel on travail par exemple)

Cas concret:

Aller sur google drive, Créer un doc, Partager avec un autre utilisateurs Procéder

CAS PRATIQUE: PRENDRE EN MAIN DROPBOX

Nécessaire:

• Créer un compte dropbox (aller sur https://www.dropbox.com/)

• Installer l’application dropbox (aller sur https://www.dropbox.com/downloading?os=win)

Fonctionnalités:

stocker et de synchroniser des fichiers en ligne

partager avec d'autres ordinateurs, en déposant dans un dossier "Dropbox" des fichiers qui seront automatiquement synchronisés sur des serveurs sécurisés et sur les ordinateurs qui ont le client DropBox installé.

OUTILS DE PLANNING: GOOGLE AGENDA

Prendre en main Google agenda Nécessaire: avoir un compte gmail Créer son agenda, partager son agendao Plusieurs utilisateurs peuvent consulter et modifier le même agenda.o Il est visible à partir de chaque compte mail en cliquant sur l'onglet

"Agenda". o Configurer les rappels (mails, pop-up et sms pour les clients airtel au

Burkina)

Un autre outil: Doodle, pour trouver trouver une date

LES OUTILS DE SONDAGE: DOODLE

Plateforme gratuite (ou payante) qui permet de planifier des meetings et des rendez-vous pour y inviter des participants sous forme de sondages

Site: http://www.doodle.com/

1) Créez un sondage Doodle 2) Invitez des participants 3) Confirmez le jour et l’heure de la réunion