Les indicateurs de maintenance - AFIB2006 · rapport de stage DESS"TBH" UTC 2002 S. Guibert Etude...

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Les indicateurs de Les indicateurs de maintenancemaintenance

« Que la maintenance soit faite en interne ou cotraitée, elle doit être gérée; ». ibid.

Origine du travail

SourceEnquêteBibliographieRecherche documentaire

« Trop souvent, les crédits d’entretien sont ‘’ce qu’il reste quand tout a été dépensé’’ ».H. LETEURTRE in Traité de gestion hospitalière 1998. Éd. Berger-Levrault

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Lors des journées de 2005:– Besoin d’indicateurs pertinents et exploitables par

tous.

Les indicateurs de maintenanceLes indicateurs de maintenance

– Constitution d’un groupe de travail ayant pour mission la création d’un tableau de bord de pilotage de la maintenance biomédicale.

– P. Musso et S. Winicki des HCL, – G. Wahart et A. Supiot de Poitiers,– N. Villaume et M. Pommier et S. Pierrefitte de Paris-Ile de France, – A. Lorimier de Chambéry, – C. Malige de Rodez.

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Enquête:Les informations collectées sont principalement des rapports d’activité ayant une forte orientation « Achats ». Les structures ayant un ingénieur plus particulièrement chargé

de la maintenance semblent entamer une démarche de développement de tableau de bord « maintenance ».


– Grande disparité de structures de maintenance.ServiceInventaire du parcGestion documentaireG.M.A.O.

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Besoins différents:Justification du service:

– Reporting et BenchmarkingOptimisation du fonctionnement du service:

– Opérationnel

Bibliographie:Livres - ArticlesTravaux d’étudiants


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M.Frizetraduit par M. Decouvelaere

Résultats d'une étude internationale des départements d'ingénierie biomédicale T.H.n°560 mai-92

JM Bleux, JL Fanchon Maintenance: systèmes automatisés de production Nathan

D. Brachet, F. Thibault Indicateurs de maintenance: des outils à la mesure de la fonction Publication CETIM-UTC

1995

H. Leteurtre et coll. Traité de gestion hospitalière Berger-Levrault 1998F.Monchy Maintenance, méthodes et organisation DUNOD juin-00Sous la conduite de G. Farges

Guide de bonnes pratiques biomédicales en établissement hospitalier

ITBM-RBM News 2002

M. Decouvelaere, Ch. Legrand

Ingénieur biomédical en 2002 - Résultat d'une enquête Gestion Hospitalière

mai-03

O. Boutou & L. Lévêque

Miniguide des indicateurs et tableux de bord AFNOR 2004

DRASS de Midi-Pyrénées

Maintenance des dispositifs médicaux > Obligations et recommandations

Guide pratique* mars-05

Air France ConsultingMaintenance hospitalière, Principes de maintenance aéronautique appliqués des équipements de radiothérapie et d'imagerie médicale

MAEH* Mission nationale d'Expertise et d'Audit Hospitalier

2006

G. Laloux Faire évoluer votre maintenance Sté Ingexpert*

DHOS-GACAH Calcul de coûts par activité/ fiches d'analyse d'écarts - Données 2004

CHU Angers - BDHF*

* Téléchargeable gratuitement sur Internet

Biblio.

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Travaux universitaires:

G. Ballandin Indicateurs et tableaux de bord pour le service biomédical rapport de stage SPIBH UTC 1997

O. Ducamp, N. Mocquet, S. Nennig

Que choisir comme indicateurs de qualité pour le service biomédical? rapport de stage DESS"TBH" UTC 1999

D.Lejeune Organisation et évolution de la maintenance préventive au service biomédical

rapport de stage SPIBH UTC 2001

R. Gigleux Elaboration d'un outil d'auto-diagnostic du service biomédical afin d'évaluer ses prestations face à ses obligations

rapport de stage DESS"TBH" UTC 2002

S. Guibert Etude de l'impact de l'arrêté du 3 mars 2003 sur un CHG rapport de stage DESS"TBH" UTC 2004

H.Szymczak Tableau de bord et rapport d'activité automatisés depuis la GMAO

rapport de stage Master MTS UTC 2005

J.B. Beck Recherche et création d'indicateurs des équipements biomédicaux,

Projet Master MTS UTC 2005

E. LewisDeux outils de gestion au service biomédical: les tableaux de bord et les documents qualité

rapport de stage Master MTS UTC 2005

F.MatthieuOrganisation de l'obligation de maintenance et du contrôle de qualité des dispositifs médicaux

rapport de stage TSIBH UTC 2006

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Techniciens 1 pour 400 équipements1 pour 1,5 M$ de valeur du parc installé

Cadres techniques 1 pour 8 à 12 techniciensIngénieurs 1 pour 3 à 5 TechniciensPersonnels administratifs 1 pour 8 à 10 personnels techniquesPièces détachées 1 % de valeur du parc installéEquipements de tests 1 % de valeur du parc installéLocaux 25 m² par personneM. FRIZE,Faculty of Engineering, Fredericton,CanadaAdaptation française/ M. Decouvelaere, H.C.L.

Des chiffres:

Pour les C.H. de 500 à 1’000 lits actifs

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Des chiffres:

- Coût de la maintenance pendant la durée de vie de l’équipement = 2 à 3 fois la valeur d’acquisition.(industrie)

- Coûts de maintenance par rapport à la valeur d’acquisition:

- Électronique = 5 à 8%- Radiologie = 9 à 15% pour une moyenne de 10%- Laboratoire ~ 12%

- Répartition moyenne des budgets maintenance: 1/3 1/3 1/3

MO Sous traitance Pièces de rechange

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Plan:

Indicateurs opérationnels.

Indicateurs de reporting.

Indicateurs de Benchmarking.


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Les indicateurs de maintenanceLes indicateurs de maintenanceIndicateur Iq Quantité d'Interventions

Objectif de l'indicateurMaîtriser le nombre des interventions réalisées par les mainteneurs en fiabilisant les équipements ou en améliorant la maintenabilité.Identifier les équipements les plus en panne

Calcul de l'indicateurA partir du nombre de pannes ayant réclamées une intervention corrective pour le mois en cours

Définition des composantesN = Nombre des pannes ayant nécessitées une intervention de

maintenanceQui possède les données? Service maintenance sur les relevés journaliers.

Où est comment recueillir les données Coswin: Nombre d'OT ouverts durant le mois

Actualisation Suivi mensuel

tendance Faire tendre l'indicateur vers 30 interventions par mainteneur.

Moyens d'action Amélioration des équipements.

Mai NB/CNEH MoyenneImagerie 20 46Blocs opératoires 120 46Laboratoires 18 46Suppléance fonctionnelle 15 46Surveillance 40 46Autre 60 46

46

Total 273

ANNEE : OBJECTIF : ________

020406080

100120140

1 2 3 4 5 6 7

NB/CNEH Moyenne

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Les indicateurs de maintenanceLes indicateurs de maintenanceIndicateur IqAObjectif de l'indicateur

Calcul de l'indicateur.Définition des composantes

No

NfNiNr

Qui possède les données?Où est comment recueillir les données

No et NfNiNr

ActualisationtendanceMoyens d'action

Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4631

112

236

123

ANNEE : 2--- OBJECTIF

Quantité d'InterventionsConnaître l'activité générale du service et sa répartition annuelle.Maîtriser le nombre des interventions réalisées par les mainteneurs en les sensibilisant au volume d'actions en cours.A partir du nombre de pannes ayant réclamées une intervention corrective pour le mois en cours = Nombre des pannes ayant nécessité une intervention de maintenance et dont l'OT est ouvert.Nombre d'interventions terminées pendant la période.Nbre d'équipements nouveau en maintenance.Nbre d'équipements sortis de la maintenance. Service maintenance sur les relevés informatisés journaliers.

Coswin: Nombre d'OT ouverts et archivés durant le moisNbre de numéro d'inventaire créés.Nbre d'équipements réformés. Suivi Hebdomadaire et mensuel

Nombre de nouveaux équipements

Nombre d'équipements réformés

Nombre d'interventions ouvertes

Nombre d'interventions Archivées

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Les indicateurs de maintenanceLes indicateurs de maintenanceAnnée Objectif:

1° SemestreS1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3

Nombre d'interventions ouvertes 200 231 190 245 195 230 260 255 230 260 123 230 200 249 221 232 243 222 189 197 344 321 270Nombre d'interventions Archivées 45 47 50 25 54 43 46 64 54 43 23 45 67 54 44 43 21 5 45 67 78 65 43Nombre de nouveaux équipementsNombre d'équipements réformés

2° SemestreS1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3

Nombre d'interventions ouvertesNombre d'interventions ArchivéesNombre de nouveaux équipementsNombre d'équipements réformés

Total Annuel

Nombre d'interventions ouvertes 200Nombre d'interventions Archivées 45Nombre de nouveaux équipements 0Nombre d'équipements réformés 0

OctobreJuillet Août Septembre

AvrilMarsJanvier Février

Novembre Décembre

JuinMai

Janv

ier

Mar

s

Avril

Mai

Juin

0

100

200

300

400

Nombre d'interventions ouvertesNombre d'interventions Archivées

Juille

t

Sept

embr

e

Oct

obre

Nov

embr

e

0

0

0

1

1

1

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Les indicateurs de maintenanceLes indicateurs de maintenanceIndicateur Imp Maintenance PréventiveObjectif de l'indicateurCalcul de l'indicateur

Définition des composantes

hMP = hM =

Qui possède les données?

hMP : hM :

Où est comment recueillir les données

hMP : hM :


hMP hM ImpJanvier 2 120 2%Février 10 120 8%Mars 5 120 4%Avril 15 120 13%Mai 13 120 11%Juin 9 120 8%Juillet 9 120 8%AoûtSeptembreOctobreNovembreDécembre

OBJECTIF 35%

Maîtriser la maintenance préventive pour diminuer l'indisponibilité et les arrêts des équipementsΣ heures de maintenance préventive = hMP Σ heures de maintenance hM Σ heures réalisées en maintenance préventive Σ heures totales réalisées en maintenance Service de maintenance, sur relevé d'intervention Enregistrement des temps d'interventionCOSWINHeures programmées sur OTSuivi hebdomadaire? Par famille de machines.Augmenter l'indicateurEtablir un plan de maintenance préventive sur l'équipement.

0%5%

10%15%20%25%30%35%

Taux de maintenance préventive

Mp.RéalRImpr=--------

Mp.Prog

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Indicateur IréacObjectif de l'indicateur

Calcul de l'indicateur

Définition des composantes

1 -TTITTAM


TTITTAM


Réactivité de la Maintenance

1 - Σ Temps d'intervention = 1 - TTI Σ Temps d'arrêt machine TTAM pour que l'indicateur tende vers zéroΣ des temps d'intervention corrective ou préventiveΣ des temps d'arrêt machine pour maintenance

Améliorer les flux d'information - formation

Permettre à la maintenance d'augmenter sa réactivité à la demande d'intervention urgente et de diminuer l'indisponibilité pour cause de

Service maintenance Sur OT: Début et fin d'interventionSor OT: temps d'arrêt de fonctionnementSuivi hebdomadaire? Sur famille de machinesFaire tendre l'indicateur vers zéro

Janvie

r

Mars Avril

Mai Juin Juillet

Septe

mbre

Octobr

eNov

e

Imagerie 86% ### ### ### ### ### ### ### ### ### ###Blocs opératoires 0% ### ### ### ### ### ### ### ### ### ###Laboratoires 83% ### ### ### ### ### ### ### ### ### ###Suppléance fonctionnelle 83% ### ### ### ### ### ### ### ### ### ###

Indice de Réactivité

0%20%40%60%80%

100%

Janv

ier

Mars Avril

Mai

Juin

Juille

t

tembre

Octobre

vembre

Imagerie

Blocs opératoires

Laboratoires

Suppléance fonctionnelle

Surveillance

Autre

Indicateur de réactivité

Nbre de réclamations

Temps d’intervention totalNb OT Ti = 1 j.

1 j < Nb OT Ti < 1 semNb OT Ti > 1 mois

Tp Agent dispo------------------Tp Intervention

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au Pôle(Département, UF)

Chaque indicateur peut être appliqué Famille CNEH( Modèle d’Equt, un Equt)

R.H.


Irq, Iréac, IrA, Imp,

MTBF, Imcu, CMA*, MTTR, etc.. 59 indicateurs de type opérationnel identifiés

* « Coût moyen annuel » JL Ivon, PO Marguet RBM News 2006;27

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-Valeur d’acquisition (remplacement) du parc à maintenir:- Origine.

- G.M.A.O. ( valeur de l’équipement)- Rapport financier ( H215-412 & 413 pour EPS)

- Coût total de la maintenance (interne + externe):- Contrats, interventions internes et externes, pièces..

Suivi financier du service:

% Coût de maintenance // valeur d’acquisition du parc

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Inventaire/Total Annuel

Nombre d‘équipements à l’inventaire 3445

Nombre de nouveaux équipements 246

Nombre d'équipements réformés 151

Nombre d'interventions 2875

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'2.1' 'Urgences - Réanimation - Infectiologie' 1 359 512,35 €'2.2' 'Neurologie - Cardiologie - Pneumologie' 1 241 383,22 €'2.3' 'Femme - Mère - Enfant' 1 336 188,64 €'2.4' 'Traumatologie - Orthopédie - Rhumatologi' 48 286,77 €'2.5' 'Activités Opératoir. Anesthé. Spécialité' 3 029 371,89 €'2.6' 'Chir. Viscérale - Pathologie Digestives' 973 073,54 €'2.7' 'Endocrino - Diabéto - Nephro - Hémodialy' 668 421,76 €'2.8' 'Cancérologie' 1 827 891,66 €'2.9' 'Gériatrie - Santé Mentale' 162 128,57 €'3.0' 'Psychiatrie' 23 183,72 €'3.1' 'Pharmacie - Stérilisation' 19 218,65 €'3.2' 'Laboratoires' 1 829 485,16 €'3.4' 'Imagerie Médicale' 3 323 526,42 €'3.5' 'Rééducation Fonctionnelle' 33 849,40 €

15 875 521,75 €

Valeur d'achat du parc immobilisé 18 292 682,00 €

Valeur GMAO ->

Valeur Serv.Eco ->

Valeur GMAO ->

Valeur Serv.Eco ->

Valeur du parc:

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Indicateur IcmtObjectif de l'indicateurCalcul de l'indicateurDéfinition des composantes CTM



Trim1 Trim2 Trim3Cotraitance contratH615.62Cotraitance attachement H615.51Interne*H602.223+H602.712Coût ressources humainesTotal dépenseBudget alloué

ANNEE : OBJECTIF : _________

Négociation Moyens internes/contrats

Service de maintenance ou direction financière et D.R.H.

Coswin: sur OT, intervention Interne/externe.

Un récapitulatif trimestriel permet de voir l'évolution du budget dépensé par rapport au budget attribué

Indicateur de Coût total de maintenanceJuger de l'importance de la maintenance Σ Coûts de maintenance CTM = Σ de tous les coûts de maintenance

0,00%

0,20%

0,40%

0,60%

0,80%

1,00%

Trim1 Trim2 Trim3

Budget Maintenance

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..démarche est volontaire, comparative et

non normative..

132 établissements dont 96 C.H.

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Les indicateurs de maintenanceLes indicateurs de maintenanceActivité Génie Biomédical 2002

UF affectées à la SA: 850 biomédicalUnité d'Œuvre (UO) K.euros actif brut équipements biomédicaux (comptes 215-412 et 215-413)Nombre d'unités d'œuvre 22 837 Parc suivi Biomédical 16 550

COMPTES CHRA BASE ANGERS ECART COMMENTAIRESTotal Coût UO moy ech. Nb obs unititaire valo/nbUO

personnel non médical 273 202 11,96 10,71 1,25 28 618 Total frais de personnel 273 202 11,96 10,71 244 584 1,25 28 618 fournitures med non stockées 7 560 0,33 1,05 -0,72 -16 419 matériel médical 1 571 0,07 0,09 -0,02 -484 total charges médicales 9 131 0,40 0,77 -0,37 -8 453 petit matériel et out non médical 590 0,03 0,66 -0,63 -14 482 autres achats 17 0,00 0,78 -0,78 -17 796 location mobilière informatique 0 0,00 8,33 -8,33 -190 232 location mobilière - équipements 1 579 0,07 1,72 -1,65 -37 701 H613-5location mobilière - autres 0 0,00 0,31 -0,31 -7 079 entretiens réparations - matériel et out. Médicaux 467 098 20,45 10,55 240 930 9,90 226 168 H615-51 + H615-511entretien matériel informatique 0 0,00 0,03 -0,03 -685 maintenance informatique 0 0,00 2,01 -2,01 -45 902 maintenance matériel médical 509 176 22,30 28,63 653 823 -6,33 -144 647 H615-62maintenance autres 0 0,00 2,48 -2,48 -56 636 personnels extérieurs 0 0,00 0,15 -0,15 -3 426 autres rémunérations et honoraires 0 0,00 0,02 -0,02 -457 autres prestations 3 852 0,17 0,09 0,08 1 797 dotation amort.inst.Techn. Et outillage 20 794 0,91 0,71 0,20 4 580 dotation amort. Mat. Bureau et informatique 0 0,00 0,12 -0,12 -2 740 amort. Autres immo corporelles 0 0,00 0,08 -0,08 -1 827 atelier 37 107 1,62 3,64 -2,02 -46 020 total charges diverses 1 040 213 45,55 41,83 -2,02 -46 020

total brut 1 322 546 57,91 52,51 1 199 171 5,40 123 375

Taux moyen de maintenance 5,79% 5,25%taux de maintenance // parc biomédical 7,99%

Le tableau 2004 vient de sortir;Disponible sur le site de la MEAH

Le tableau 2004 vient de sortir;Disponible sur le site de la MEAH

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ENTRETIENBIO-MEDICAL

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Indicateur IcoObjectif de l'indicateur


Définition des composantes CCOCTM

Qui possède les données?Où est comment recueillir les donnéesActualisationtendanceMoyens d'action

Trim1 Trim2 Trim3Cotraitance contratH615.62

1 500 000 F 1 500 000 F 1 500 000 F

Cotraitance attachement H615.51

700 000 F 700 000 F 700 000 F

Cotraitance totale(1+2) 2 200 000 F 2 200 000 F 2 200 000 F

Interne et RHH602.223+H602.712

550 000 F 600 000 F 650 000 F

Indice % 80,0% 78,6% 77,2%* hors R.H.

ANNEE : OBJECTIF : _________


Service de maintenance


Un récapitulatif trimestriel permet de voir l'évolution de la cotraitance

Indicateur de CotraitanceJuger de l'importance de la maintenance externalisée et estimer un volume

Σ Coûts de la cotraitance = CCOΣ Coûts de maintenance CTM = Σ des coûts de la maintenance cotraitée = Σ de tous les coûts de maintenance

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Trim1 Trim2 Trim3

Maintenance

Cotraitance totale(1+2) Interne et RHH602.223+H602.712

Indicateur de cotraitanceLes indicateurs de maintenanceLes indicateurs de maintenance

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06/10/2006 AFIB 2006 - Ph. Baudhuin 27


1- Moyens consacrés à la maintenance biomédicale (indépendamment de l’organisation interne)

2- État de la fonction Maintenance biomédicale

Éléments de comparaisonBenchmark

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Benchmark


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La démarche est souvent inverse:

Justifier pourquoi il faut un technicien en plus…

Alors qu’elle devrait être:

Pour un parc de xxx M€, les moyens nécessaires sont de y à z%, comment les utiliser de manière optimale?

Question : valeur de y et z ?Question : valeur de y et z ?

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Données brutes : - Nombre de lits et places MCO\ N > 500 lits \ 500 < N < 1’000 lits \ N > 1’000 lits \

- Budget de fonctionnement de l’établissement

- Budget d’investissement en DM*

- Valeur du parc de DM

* Attention aux équipements lourds

- Coût de maintenance totale (DM)

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L’établissement possède-t-il:

A. - un inventaire des DM avec:i. Leur identificationii. La valeur de remplacementiii. La classification CEiv. La durée de vie techniquev. La maintenance définie (Mp, Mc, sans)

évaluation du % d’exhaustivité

B. - une G.M.A.O oui - non

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Indicateur ItechObjectif de l'indicateurCalcul de l'indicateur.Définition des composantesQui possède les données?Où est comment recueillir les donnéesActualisationtendanceMoyens d'action

Service maintenance sur inventaire GMAO, ou services économiques.Les services financiers

Coswin: somme des coûts équipementsSuivi Annuel

Niveau technologique de l'établissement en biomédicalJuger du poids de la technologie dans l'établissement

Valeur de renouvellement du parc Σ Coûts d'exploitation = Σ de tous les valeurs de renouvellement des équipements Budget d'exploitation de l'établissement

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Indicateur ItpmObjectif de l'indicateurCalcul de l'indicateur.Définition des composantesQui possède les données?Où est comment recueillir les donnéesActualisationtendanceMoyens d'action

Incidence de la maintenance biomédicaleJuger du poids de la maintenance biomédicale dans l'établissement

Σ Coûts de maintenance Σ Coûts d'exploitation = Σ de tous les coûts de maintenance Budget d'exploitation de l'établissementService maintenance sur les relevés informatisés journaliers.Les services financiers Coswin: somme des coûts OT

Suivi Annuel

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Indicateur RmObjectif de l'indicateurCalcul de l'indicateur.Définition des composantesQui possède les données?Où est comment recueillir les donnéesActualisationtendanceMoyens d'action

Ratio de maintenanceévaluer la couverture de la maintenance par rapport au parc

Σ Coûts de maintenance Valeur de renouvellement du parc = Σ de tous les coûts de maintenance = Σ de tous les valeurs de renouvellement des équipementsService maintenance sur les relevés informatisés journaliers.Inventaire du parcCoswin: somme des coûts OT valeur du parcSuivi Annuelvers les 10%

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Indicateur IcoObjectif de l'indicateur


Définition des composantesCCOCTM

Qui possède les données?Où est comment recueillir les donnéesActualisationtendanceMoyens d'action

Indicateur de CotraitanceJuger de l'importance de la maintenance externalisée et estimer un volume Σ Coûts de la cotraitance = CCOΣ Coûts de maintenance CTM = Σ des coûts de la maintenance cotraitée = Σ de tous les coûts de maintenance


Service de maintenance


Un récapitulatif annuel permet de voir l'évolution de la cotraitance

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Nombre de litBudget d'exploitationBudget d'investissement D.M.Valeur de renouvellement du parcpersonnel non médicalfournitures med non stockées de l'ateliermatériel médicalpetit matériel et outil. non médical Outillageautres achatslocation mobilière - équipements D.M.entretiens réparations - matériel et out. Médicaux à l'attachement (615-51)Pièces détachées (stockées ou non) de l'atelier (602-7 / 602-2)maintenance matériel médical contrat (615-62)autres prestations Contrôle Quailtédotation amort.inst.Techn. Et outillage tests & mesuredotation amort. Mat. Bureau et informatique GMAOatelier

total brut 0

A l’idéal……..

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Budget d'exploitation (B.Exp) 0 € nombre de lits MCOValeur parc (V.Parc) 0 € Exhaustivité inventaire %Coût total maintenance (CMP) 0 € GMAO oui - non

Isynt = CMP x V.Parc B.Exp Nb Lits

En résumé

A renseigner annuellement (serveurAFIB? Autre?)

MERCI DE VOTRE ATTENTION

Poids de la maintenance multiplié par niveau technique par lit

Itech = V.Parc B.exp

% Itpm = CMT B.exp

% Rm = CMT V.Parc

% Ico = CCO CTM

%

Les indicateurs de maintenance - AFIB2006 · rapport de stage DESS"TBH" UTC 2002 S. Guibert Etude...

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