Guide de soutien au démarrage et à!

l'accompagnement des groupes d'achats

Les groupes d'achats !une expérience de solidarité

Mars 2015

!

!

T a b l e d e s m a t i è r e s

Mode d’emploi Définition d’un groupe d’achats 1 .......................................................... Moisson Québec et les groupes d’achats 1 ............................................ Les rôles de Moisson Québec 1 .............................................................!Quelques principes et objectifs qui guident la mise sur pied d’un groupe d’achats Les principes 2 ..................................................................................... Les objectifs du groupe d’achats 2 ........................................................ Un groupe d’achats c’est un endroit pour économiser mais c’est aussi et surtout 2 ................................................................. Pour qui ? 2 ...........................................................................................!Implication des membres 3 ...............................................................................Démarrer un groupe d’achats 3 ........................................................................Les trois étapes de réalisation d’un groupe d’achats 3 .....................................Les denrées disponibles à ce jour au groupe d’achats 4 ...................................!!Les étapes de réalisation en détail Avant la rencontre des achats 4 ............................................................ 1ère étape : La rencontre d’achats 5 ....................................................... A) Compilation individuelle des commandes 6 ........................... B) L’encan 7 .............................................................................. C) À vos calculs 9 ...................................................................... 2e étape : Effectuer les commandes et préparer la cueillette chez les fournisseurs. 9 ........................................................................ 3e étape : La division des achats 10 ......................................................!Au-delà des détails techniques! 11 ...................................................................!Annexes Matériel nécessaire Les rôles et les responsabilités à partager! Informations et fonctionnement spécifique de nos fournisseurs Fiche mémoire d’animation du groupe d’achats L’animation d’un groupe d’achats Méthode de travail avec la liste des prix sur le fichier Excel

!

!

✤Utilisez ce guide sans aucune restriction et à toutes les étapes de réalisation;

✤ Inspirez-vous du contenu et adaptez-le à votre réalité; ✤Profitez du format pour faire des photocopies, ajoutez vos outils et

bonifiez-le; ✤Mettez-le à la disposition des membres du groupe pour que chacun

puisse le consulter au besoin et connaître son existence; ✤Transmettez vos commentaires, idées ou suggestions à Moisson

Québec, c’est un outil en constante évolution!

Définition d'un groupe d'achats

Un groupe de personnes, à partir de 10 ou 12, qui se réunissent au début du mois pour planifier les achats de denrées diversifiées et de qualité, et ce, directement des fournisseurs dans un esprit d’entraide et de solidarité.

Moisson Québec et les groupes d'achats

À Moisson Québec, nous visons le développement du pouvoir d’agir des personnes sur leurs conditions de vie. C’est pourquoi nous soutenons activement les groupes d’achats puisque les personnes qui s’y impliquent sont au cœur même du fonctionnement. Le groupe constitue un lieu de socialisation au sein duquel les personnes peuvent briser leur isolement souvent créé par une situation de pauvreté et susciter le développement du plein potentiel des individus tout en préservant leur dignité.

Les rôles de Moisson Québec

✤ Démarrer, soutenir et accompagner les groupes d’achats dans la grande région de Québec; ✤ Assurer un contact avec les fournisseurs et mettre à jour les listes d’achats; ✤ Trouver de nouveaux fournisseurs au besoin en collaboration avec les groupes d’achats; ✤ Effectuer les commandes de certaines denrées en grande quantité pour favoriser l’accès à

l’ensemble des groupes d’achats; ✤ Faciliter et organiser le réseautage entre les groupes d’achats de la région (faire circuler

l’information, organiser des rencontres régionales, etc.); ✤ Référer de nouveaux membres; ✤ Promouvoir les groupes d’achats auprès des organisations et des personnes;

M o d e d ' e m p l o i

1

!

Q u e l q u e s p r i n c i p e s e t o b j e c t i f s q u i g u i d e n t l a m i s e s u r p i e d d ' u n g r o u p e d ' a c h a t s

Les principes

✤ Tout individu possède des compétences et des connaissances; ✤ Tout individu possède des ressources personnelles inexploitées qu'il pourra explorer à

l'intérieur des groupes d'achats; ✤ Tout individu peut apprendre beaucoup en étant en contact avec d'autres personnes; ✤ Tout individu paie et s’implique, ce n'est pas la charité; ✤ Le groupe est autonome, il décide de son fonctionnement.

Les objectifs du groupe d'achats

✤ Obtenir des aliments frais, nutritifs et de qualité à bon prix; ✤ Échanger, briser l’isolement, s'entraider et s’amuser; ✤ Reprendre du pouvoir sur ses conditions de vie; ✤ Partager et développer ses compétences.

Un groupe d'achat c'est un endroit pour économiser, mais c'est aussi et surtout...

✤ Un nouveau mode de consommation axé sur la solidarité plutôt que sur le profit; ✤ Un endroit où se développe la coopération; ✤ Un lieu de rencontre et de socialisation; ✤ Une rencontre où l’on peut se sensibiliser sur des enjeux sociaux; ✤ Un moyen d’acquérir une plus grande autonomie; ✤ Un lieu où tout le monde donne de son temps et participe au processus; ✤ Un lieu où l’on développe un sentiment d’appartenance à son milieu; ✤ Un endroit où l’on valorise les échanges et l’entraide; ✤ Un endroit où développer et faire valoir ses compétences.

Pour qui?

Tous les gens désirant faire des économies, manger sainement ainsi que développer l’entraide et la solidarité. Bref, c’est pour tout le monde!

2

!Implication des membre

✤ Le groupe d’achats ne peut fonctionner sans l’implication de tous ses membres. ✤ Il existe par et pour eux. ✤ L’appropriation du groupe par les membres exige de la transparence. Un fonctionnement

basé sur les échanges, le travail d’équipe, le consensus et le respect de toutes les étapes de réalisation. Tous les membres sont sur le même pied d’égalité.

✤ Dans toutes les étapes de la réalisation du groupe d’achats, les membres sont appelés à s’impliquer et les tâches doivent être partagées. La répartition équitable des tâches doit être faite au sein du groupe afin d’éviter les frustrations. Il faut donc se doter d’une structure simple et fiable.

✤ Lors de l’accueil de nouveaux membres, il est essentiel d’expliquer clairement que leur participation active est essentielle. Questionner les nouveaux membres sur leurs intérêts et les compétences peut permettre aux personnes d’être plus à l’aise et les stimuler dans leur implication.

Démarrer un groupe d'achats

Les personnes intéressées et motivées à démarrer un nouveau groupe d’achats peuvent s’adresser à Moisson Québec pour participer à une rencontre exploratoire leur permettant de bien connaître le fonctionnement et profiter de l’expertise disponible dans la région. Ensemble, nous explorons les étapes de démarrage (rencontre d’information, promotion, recrutement, local, équipement de base, personnes ressources, etc.).

Les trois étapes de réalisation d'un groupe d'achats

1ère étape Les achats : Le groupe entier se rencontre une fois par mois durant la 1ère semaine complète du mois afin de planifier et de payer ses achats. (rencontre d’environs 2 h). !2e étape La commande : Une ou deux personnes responsables doivent transmettre les commandes aux fournisseurs par télécopieur en indiquant le moment de cueillette ou de livraison tout en respectant les délais spécifiques à chacun. !3e étape La division : Dans la même semaine, un rendez-vous est fixé pour préparer les commandes et venir les chercher.

3

!Les denrées disponibles à ce jour au groupes d'achats

✤ fruits et légumes!✤ viande!✤ poisson!✤ fromage!✤ café, thé, tisane!✤ miel, produits d’érable!!Pour chacune de ces denrées, un fonctionnement précis est établi pour la commande.!Annexe 3: « Informations et fonctionnement spécifique de nos fournisseurs».

L e s é t a p e s d e r é a l i s a t i o n e n d é t a i l

La liste des denrées disponibles au groupe d’achats est mise à jour tous les mois et transmise par Moisson Québec aux membres du groupe d’achats qui le souhaitent par courriel ou télécopie le lundi avant-midi de la première semaine complète du mois. Conservez le courriel quelque temps, ça peut être très pratique en cas de problèmes informatiques! !Une personne est responsable d’effectuer le nombre de photocopies nécessaires des listes de denrées pour chacun des membres. Contacter un organisme communautaire ou le centre de santé et services sociaux (CSSS) de votre quartier qui pourra probablement donner un coup de pouce! !Téléphoner aux membres pour les convoquer à la rencontre des achats. !S’assurer d’avoir en main le matériel nécessaire pour la rencontre (annexe liste de matériel). !Préparer le local et une petite douceur pour l’accueil.

Avant la rencontre des achats

4

!1ère étape - La rencontre d'achats

L’accueil et l’accompagnement des membres : une étape qui s’organise! !C’est toujours un plaisir de se voir et d’offrir un café ou une petite douceur en début de rencontre! !Idéalement, chaque nouveau membre est jumelé avec un ancien afin d’être bien accompagné. C’est le parrain de chaque nouveau membre qui explique à celui-ci comment faire sa commande et qui l’aide au besoin. !Certains groupes se sont aussi dotés d’une trousse d’accueil remise aux personnes nouvelles. Cette trousse peut contenir par exemple des explications sur le fonctionnement du groupe, les coordonnées des responsables, la liste des tâches à partager, l’horaire des rencontres, etc. !Attention! N’oubliez pas de transmettre le plus d’informations possible à tous les membres et de vous assurer que tout le monde possède les mêmes informations. !Dans certains groupes d’achats, les participants sont conviés à apporter un mets (un pâté, une tarte, une salade, etc.) qu’ils partagent ensuite pour le souper ou le dîner qui se déroule tout au long de la rencontre. Fait à noter, la participation au repas est volontaire, ceux qui ne veulent pas y participer n’apportent tout simplement pas de mets. !S’organiser avant d’acheter! Déterminer ensemble au début de chacune des rencontres !La personne qui : !✤ Anime la rencontre; ✤ Accueille les membres; ✤ Entre les données à l’ordinateur; ✤ Fait le commissionnaire (sans commissionnaire, pas d’achats! Attention, plus la

commande sera grosse, plus il faudra de la place dans la voiture.) ✤ Effectue la trésorerie (idéalement la même personne pour un certain temps); ✤ Constitue l’équipe de division (si personne n’est disponible… pas d’achats!); ✤ Est responsable des appels téléphoniques aux membres ou d’une chaîne téléphonique

pour le mois prochain; ✤ Apporte les circulaires pour le mois prochain. !Quand : !✤ L’horaire de la division; ✤ L’horaire de la distribution. !Pour une description plus détaillée : Annexe 2 « Les rôles et les responsabilités à partager»

5

! !!

!!

Compilation individuelle des commandes

Une personne remet à chaque membre les listes de denrées disponibles au groupe d’achats dès son arrivée. !Les membres commencent, individuellement, à inscrire sur les listes toutes les denrées qu’ils désirent commander. Ils inscrivent sur leurs listes tous les items qui peuvent être vendus au choix et qui ne nécessitent pas d’encan (viande, poisson, café et collations). Attention, chaque membre inscrit son nom et son numéro de téléphone sur la première page de sa liste d’achats. !Lorsqu’ils ont terminé, chaque membre remet ses listes de commande complétées à ceux qui sont désignés pour compiler les données à l’ordinateur. !Pendant que les membres complètent leurs listes individuellement, une animation informelle se déroule. L’animation est un élément essentiel lors d’une rencontre de groupe d’achats. La personne responsable de l’animation a plusieurs responsabilités et doit transmettre de nombreuses informations !Une des étapes à ne pas oublier consiste à évaluer nos rencontres, notre mode de fonctionnement, les denrées reçues, l’ambiance du groupe, etc. Il s’agit d’une bonne habitude à prendre pour s’assurer que tout le monde puisse s’exprimer et que le groupe réponde toujours aux besoins de ses membres! C’est aussi un bon moment pour prendre la parole afin d’échanger diverses informations comme annoncer les prochaines activités dans le quartier, dans l’organisme, partager des recettes, des trucs et astuces. !Annexes 4 et 5: «L’animation d’un groupe d’achats» et «Fiche d’animation d’un groupe d’achats») !Le climat est très détendu, l’objectif c’est aussi d’avoir du plaisir! !

Pourquoi effectuer une première compilation des commandes individuelles ? !✤ Écourter la rencontre Ceci évite de nommer à tour de rôle le nombre d’items qui peuvent être commandés sans faire d’encan (et il y en a beaucoup). Donc, en procédant ainsi, on peut économiser du temps. !✤ Influencer le climat Le climat est beaucoup plus détendu de cette manière : ça exige moins de concentration pour les participants. !

6

!✤ Découvrir de nouveaux items

En faisant un souper qui peut être composé, par exemple, de mets préparés avec des items des listes qui sont moins populaires lors de la commande (courge, panais, zucchini, etc.) nous pouvons découvrir de nouveaux aliments ou encore des façons d’apprêter certains légumes que nous connaissons moins. Ainsi, ceci peut inciter les membres à commander de nouveaux légumes, par exemple.

L'encan

Une fois que toutes les commandes individuelles sont compilées à l’ordinateur, celles-ci sont retournées aux membres. !Il faut ensuite procéder à l’encan qui consiste à déterminer quels sont les légumes, les fruits et certaines sortes de fromage vendus à la caisse qui seront commandés par le groupe. !Pour ce faire, l’animateur nomme un à un les items de chacune de ces listes (ex. qui veut du brocoli ?). Les membres qui désirent acheter un de ces items utiliseront un carton numéroté pour indiquer la quantité désirée. !

Chaque membre a en main des petits cartons numérotés de 1 à 5. Lorsqu’il veut commander l’item nommé, il montre le carton correspondant à la quantité désirée. Exemple : l’animateur annonce les brocolis et je souhaite en acheter 2, je place donc bien en vue de l’animateur mon carton numéro 2. Une fois l’encan sur le brocoli conclu, je range mon carton afin d’éviter la confusion! Cette étape peut aussi se faire de vive voix, en se nommant et en mentionnant le nombre d’items désirés. !

L’animateur compte ensuite le nombre d’items désirés et s’assure qu’il s’agit du nombre correspondant à la caisse. !Une fois cette vérification faite, la commande de chaque membre sera notée dans le fichier informatique au fur et à mesure. !Attention! Il n’y a aucune obligation d’achat. Il est important, surtout pour les nouveaux membres, de ne pas se laisser emporter ni de faire des achats dépassant leurs besoins. Il faut éviter les montants trop élevés et les pertes de nourriture. À cette étape, le jumelage est encore nécessaire.

7

!

Exemple : Liste des LÉGUMES

!Description : information sur la denrée disponible et sa provenance Portion : l’unité que vous achetez Quantité à vendre : le nombre d’unités dans une caisse Prix du fournisseur : le prix payé au fournisseur pour une caisse Prix vendu à la caisse : le prix payé par les membres pour une caisse est d’environ un dollar de plus que celui du fournisseur * Qte : la quantité totale de portions que vous achetez Coût : la quantité multipliée par le prix à la portion !* Pourquoi le prix vendu à la caisse est un dollar de plus que celui du fournisseur ? Pour permettre au groupe d’amasser un petit montant de base permettant de couvrir certains frais du groupe d’achats ( sac de plastique, essence du commissionnaire, etc.). Ainsi, le dollar supplémentaire est partagé entre tous les membres et équilibré en fonction des achats. !Ainsi, pour acheter une caisse de brocolis, l’animateur doit s’assurer que le groupe en a commandés 14. Par la suite, chaque personne dira son nom et le nombre de portions désirées pour que la personne à l’ordinateur puisse l’inscrire. Ex. Julie 2, Carole 3, etc. Une autre alternative : inscrire un numéro sur la première page des listes de denrées qui correspond au numéro du membre. Ainsi, la personne nomme son numéro et le nombre de denrées souhaitées. Exemple : si mon numéro de commande est 15, je dirais 15;2. !Chaque membre est responsable d’inscrire sa commande au stylo sur sa feuille au fur et à mesure. Il faut par contre s’assurer que l’achat est complété.

Description Portion Qte à vendre

Prix fournisseur

Prix vendu à la caisse

Prix à la portion

Qte Coût

B r o c o l i s glacés 14 EU

1 14 17,50 $ 18,90 $ 1,35 $ 1 1,35 $

Fèves vertes QC

2 lbs 12 16,50 $ 18,00 $ 1,50 $

8

!À vos calculs!

Une fois toutes les commandes complétées, chaque personne : !✤ Calcule le montant total de sa commande; ✤ Échange ses feuilles avec quelqu'un d'autre pour vérification; ✤ Vérifie le montant total de sa commande avec celui du logiciel (en cas de problème, elle

vérifie les quantités commandées versus la synthèse sur le logiciel); ✤ Paie ses achats au trésorier; ✤ Remet ses feuilles de commandes au responsable afin qu’elles soient disponibles pour

l’équipe de division. !Avant de partir, tout le monde participe au ménage!

2e étape - Effectuer les commandes et préparer la cueillette chez les fournisseurs

Le moment choisi pour transmettre les commandes du groupe aux fournisseurs dépend du délai exigé par les fournisseurs entre la commande et la cueillette (Annexe 3 « Information et fonctionnement spécifique de nos fournisseurs»). En ce sens, dépendamment de votre horaire, la commande devra se faire immédiatement après la rencontre du groupe ou le lendemain. !La personne responsable doit, à l’aide du logiciel, imprimer les bons de commandes pour chaque fournisseur et les envoyer par télécopie directement pour les fruits et légumes, le fromage, le café et les collations aux fournisseurs et indiquer le moment de la cueillette ou de la réception. (Annexe 6 «Informatisation des groupes d’achats»). Certaines commandes sont transmises à Moisson Québec. pour faciliter l’accès aux denrées disponibles seulement en grande quantité. (Annexe 3 « Informations et fonctionnement spécifique de nos fournisseurs») !La synthèse des commandes des membres du groupe d’achats doit aussi être imprimée et remise à l’équipe de division pour faciliter son travail et permettre une vérification en cas de problème entre les commandes individuelles et celles du logiciel. !Le commissionnaire va chercher les commandes au moment convenu. Il doit avoir une copie des commandes en main pour s’assurer de l’exactitude de sa cueillette ainsi que l’argent en poche pour payer chacun des fournisseurs. !Le commissionnaire fait sa cueillette et a rendez-vous avec l’équipe de division qui doit l’aider à sortir les commandes!

9

!3e étape - La division des achats (une équipe de 4 ou 6 prsonnes)

Le fonctionnement des groupes à cette étape diffère beaucoup de l’un à l’autre. En effet, après quelques expérimentations, vous trouverez la méthode qui convient davantage à vos membres selon le temps et l’espace dont vous disposez! Toutefois, voici un fonctionnement de base qui vous guidera dans votre division. !

1. L’équipe de division doit être présente pour accueillir le commissionnaire et l’aider à sortir les caisses au lieu et à l’heure convenus lors de la rencontre des achats.

2. Placer les caisses sur des tables selon l'ordre inscrit sur la liste, sauf dans le cas des fruits et légumes à peser que l'on apporte près de la balance (laissez des espaces vides sur les tables pour ceux-ci). Si vous commandez des produits congelés (viande et poisson), placez rapidement ces denrées au congélateur et le fromage au réfrigérateur.

3. Avant de commencer à mettre les produits en portions (en douzaine par exemple), vérifiez sur la synthèse des achats s’il y a des demi-portions qui ont été commandées.

4. Au moins deux personnes s'occupent de la division des fruits et légumes à peser, pendant que 2 autres personnes s'occupent des douzaines à mettre en sac et de compter le nombre d'items de chaque produit (afin de s'assurer que tout est là, dans les quantités requises). Placez les demi-portions bien en évidence et apportez les surplus à la responsable pour qu'elle leur appose un prix.

5. En équipe de deux personnes, préparez les commandes de chacun et apportez-les à l'endroit désigné.

6. Une équipe de deux personnes peut être nommée spécialement pour vérifier les commandes.

7. Une fois les fruits, légumes et autres denrées divisés, n’oubliez pas de préparer les commandes de viande et de poisson de chaque membre en respectant les règles de base d’hygiène et de salubrité (gants et filets pour les cheveux).

8. Pour améliorer le tout, vous pouvez vous faire des petits cartons (2 ou 3 par acheteur) sur lesquels sont inscrits le nom des acheteurs. Une fois la boîte complétée, le carton y est apposé à l'aide d'une pince. Il devient ainsi beaucoup plus facile de se repérer.

9. Aucune commande ne doit partir avant qu'elle n’ait été complétée et vérifiée par l’acheteur lui-même. Ce dernier doit aussi initialer sa copie de commande en guise de vérification. Vous éviterez ainsi beaucoup d'erreurs.

10. Pour améliorer la distribution, une personne est assignée à la caisse pour les remboursements et l'achat de surplus et une adjointe apporte les commandes aux acheteurs.

11. Bravo! Voici les dix étapes d’une division sans souci! !Prévoir entre 1h30 et 2h00 les premières fois. Les membres du groupe doivent venir chercher leur commande selon l’horaire prévu. Il est important que chacun des membres respecte cet horaire et vérifie sa commande sur place. De retour à la maison, les erreurs ne peuvent plus être corrigées!

10

!Au-delà des détails techniques!

Maintenant, vous détenez toutes les informations nécessaires pour réaliser un groupe d’achats. Toutefois, comme toute expérience de groupe, le succès va bien au-delà des étapes de réalisation. !Il vous faudra garder bien en tête les objectifs initiaux, les principes de base et les valeurs du groupe afin de ne pas vous laisser envahir par les procédures. Le plaisir et les échanges doivent être au rendez-vous. !L’expérience des groupes d’achats de la région a aussi démontré qu’il est important d’accorder une attention particulière au recrutement des membres : ce n’est jamais acquis. En effet, un groupe peut avoir 30 membres officiels, mais concrètement il y a une rotation dans leur présence aux rencontres. C’est pourquoi, un groupe doit être en constante promotion et faire du recrutement. !Comment ? Plusieurs stratégies ont été expérimentées. A vous de les essayer! !Annonce dans les journaux locaux et le bulletin paroissial Dépliant Affiche dans les organismes et les commerces du quartier Bouche à oreille (si chaque membre en amène un nouveau!) Comparaison de prix pour faire valoir l’économie (groupe d’achats versus supermarchés) !De plus, le partage équitable des tâches et l’implication des membres sont des éléments clés de toutes expériences de groupe. À vous de mettre en place des mécanismes qui vous conviennent et vous permettent d’expérimenter la solidarité et la coopération. C’est ensemble, avec les membres du groupe d’achats qu’émergeront les idées les plus adéquates pour faire face aux difficultés rencontrées. !Vous trouverez en annexe bon nombre d’outils à utiliser et adapter selon vos besoins. !L’élaboration de ce guide a été possible grâce à la collaboration de plusieurs responsables de groupe d’achats et à l’expertise développé par les membres! !Sources : Moisson Québec, «Guide pour la mise en place de groupes d’achats alimentaires» (mars 1998) et certains outils élaborés par les groupes d’achats de la région

11

!

!

!

!

!Matériel nécessaire !Lors de la planification !!

• Ordinateur et clé USB • Votre argent • Une petite caisse pour le groupe • Les circulaires de la semaine • Séries de cartons numérotés de 1 à 5 • Un crayon de plomb (pour remplir vos listes d'achats) et stylos • Une calculatrice (si possible) • (Souvent une calculatrice par 2 ou 3 personnes est suffisante) • Jus, café ou autres douceurs • Des informations, trucs, recettes et idées à partager !!!

Lors de la division !!• Balance (0 à 30 lbs) • Sacs en plastique • Crayons feutres et marqueurs • Ruban à masquer • Couteau et ciseaux • Planche de travail • Balai et porte-poussière • Poubelle et sacs de poubelle • Quelques linges de table • Savon et serviettes !!

Avoir en main : liste téléphonique, synthèses des commandes du logiciel, listes des commandes de chaque membre. !Lors de la distribution !Des boîtes, des sacs et des paniers pour faciliter le transport des aliments. D'ailleurs, le groupe peut se constituer une réserve de sacs et de boîtes s’il peut les entreposer quelque part. Ainsi, il y en a toujours de disponibles, à la condition que chaque membre en rapporte à chaque mois! Idéalement, on utilise des sacs en tissu : beaucoup plus durables et écologiques. !Petite caisse

A N N E X E 1

!

!A N N E X E 2Les rôles et les responsabilités à partager! !Responsable du groupe Cette personne répondante pour le groupe prend les inscriptions et s’assure du bon fonctionnement de ce groupe. Elle s’assure du bon déroulement des commandes et de suivre le rythme des membres. Elle voit au maintien d’une ambiance chaleureuse, d’échanges et de plaisir. Elle planifie et organise avec les membres du groupe la promotion du groupe d’achats et le recrutement de nouveaux membres. !Responsable de l’accueil Cette personne responsable d’accueillir les membres, de prendre les présences au besoin, de remettre les listes de denrées et le matériel nécessaire aux achats (crayons, calculatrice etc.) ainsi que de donner certaines informations : s’asseoir en ordre d’arrivée et quelques notions de base du fonctionnement. Elle s’assure aussi de l’accompagnement des nouveaux membres et du jumelage. !Animation Cette personne anime la rencontre de planification en demandant, pour chaque item, les quantités désirées par les membres (l’encan). Elle s’assure d’atteindre des caisses complètes. Elle porte une attention particulière au bon déroulement des commandes et de suivre le rythme des membres. Elle donne des informations, planifie un temps pour le partage d’informations entre les membres et l’évaluation du groupe. !Téléphone Cette personne s’occupe de rappeler aux autres la date de la rencontre de planification, quelques jours avant l’activité. !Spéciaux Cette personne s’occupe d’apporter les circulaires afin de dire aux membres du groupe les spéciaux des fruits et légumes des supermarchés. !Ordinateur Cette ou ces personnes notent sur le logiciel les commandes de tous les membres (cette étape s’effectue beaucoup plus facilement à deux!). Elles vérifient à la fin les commandes complétées par les membres et la synthèse du logiciel. Elles s’assurent aussi de transmettre la synthèse des commandes à la personne responsable et de l’envoyer aux fournisseurs et aux membres de l’équipe de division. Idéalement, deux ou trois membres du groupe devraient être en mesure d’effectuer cette tâche. Une formation et du support ponctuel sont disponibles à Moisson Québec.

!

!Commande Cette personne transmet les commandes aux fournisseurs par télécopieur ou par courriel. Le moment de la livraison ou de la cueillette doit être bien précis. !Trésorerie Cette personne est responsable des comptes. Elle va chercher la petite caisse, vérifie les paiements des membres, recueille les paiements et donne l’argent aux personnes responsables des achats chez les fournisseurs. !Commissionnaire Cette personne va chercher les commandes à l’heure et au jour convenus en ayant en main, la synthèse des achats lui permettant de vérifier si la marchandise reçu correspond à celles commandées et les montants nécessaires pour payer les fournisseurs. !Collation Cette personne s’occupe de faire le café et de préparer le jus, le lait et la petite douceur lors de la rencontre de planification. !Division des commandes Une équipe de 4 à 6 personnes vient environ 1h30 plus tôt pour séparer les achats. !Ménage Tout le monde y participe !.

!

!Informations et fonctionnement spécifique de nos fournisseurs !En cas de problème, de questions ou tous autres commentaires, il est préférable de communiquer avec Moisson Québec directement et ce, afin d’éviter de surcharger nos fournisseurs. !Moisson Québec, Téléphone : 682-5061 Télécopieur : 682-3549 !Fromage La Fabrique Bergeron Personne contact : Madame Dolorès Simoneau Téléphone 886-224 Télécopie 886-2102 Courriel dolores.simoneau@fromagesbergeron.com !La Fabrique Bergeron viendra livrer votre commande au moment prévu si votre commande est de plus de 75,00 $. Vous devez transmettre votre commande par télécopie ou par courriel avant 13h la veille de la journée de livraison. Le prix du fromage est stable. Cependant, tous les mois de mars, à la suite de la variation du prix du lait, les prix changent. Vous recevrez une nouvelle liste. !Viande Boucherie Les Saules Personne contact : Monsieur Bona Mainville Téléphone 871-3579 Télécopie : 872-8282 2070, boul. Masson Québec !La Boucherie Les Saules prépare les commandes de viande pour chacun des groupes. La viande est congelée. Vous devez effectuer votre commande une journée avant la cueillette si vous prenez entente avec Monsieur Mainville pour aller directement à la Boucherie. !!Poisson Métro Vous faites parvenir la commande de poisson de votre groupe d'achats à Moisson Québec, au plus tard le mercredi am par télécopie ou par courriel. !Une belle diversité de poisson surgelé est vendu à la caisse par le fournisseur. Par la suite, Moisson Québec prépare les commandes de poisson pour chacun des groupes d’achats. Vous pouvez venir chercher vos commandes lors de la semaine des groupes d’achat, le mercredi ou le jeudi.

A N N E X E 3

!

Fruits et légumes Allard fruits et légumes Personne contact Monsieur Martin Boucher Téléphone 418 522-2323 Télécopie 418 529-0384 Courriel martinboucher@allardinc.c 199, 2e, Avenue, Québec !Moisson Québec reçoit chaque mois une nouvelle liste des fruits et des légumes qui est mise à jour. Cette liste vous est transmise pour que vous puissiez faire vos achats. Votre synthèse des commandes doit être envoyée directement au fournisseur et vous devez préciser le moment et le lieu ou vous voulez que le fournisseur livre votre commande. Si vous rencontrez d’autres problématiques, communiquez avec Moisson Québec. !Café, thé et tisane Nador Café le Chien d’or Personne contact Denis Painchaud Téléphone 418 681-0696 Télécopie 418 261-5099 625, rue du Marais, Québec !Pour une livraison, le montant minimal de votre commande doit être de 100$ Avant la première commande, vous devez ouvrir un compte. !Informations utiles !Sacs de plastique Emballage L.P Aubut Téléphone : 523-2956 1135, rue Taillon Québec (Parc Industriel de St-Malo) !Les sacs transparents (sans dessin) se vendent au prix de 28,50 pour deux rouleaux de 2000 sacs chacun. Spécifiez à l’achat que vous êtes un groupe d’achats de Moisson Québec, c’est un prix spécial. Donner le code du produit : 2077 1016. Le coût de revient est donc de moins de 1 cent par sac. !Achats de matériels de tri et de portionnement !Moisson Québec effectue une commande de matériel de portionnement et de tri (sacs, plats, gants, résilles, etc. ) deux fois par année. Une liste des fournitures est acheminée au mois de septembre et de février. Les prix offerts sont compétitifs. !Produits d’érable Produits non-périssables Biscuits Leclerc Produits du miel

!

!A N N E X E 4

Fiche mémoire d’animation du groupe d’achats !Date : ______________________________________________________________________________Nombre d’acheteurs : ________________________________________________________________Animateur/Animatrice : ______________________________________________________________À l’ordinateur : ______________________________________________________________________!

Animation de la rencontre

1. Mot de bienvenue et accueil des nouveaux membres (s’assurer que chaque nouveau membre est jumelé avec quelqu’un pour le soutenir) !

2. Présentation de l’animatrice et des personnes présentes !3. Transmettre les informations reçues de Moisson Québec aux membres du groupe : ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________!4. Informations diverses à transmettre (activités à venir dans le quartier, dans votre

organisme, idées recettes, etc.). ___________________________________________________________________________________!5. Explication du fonctionnement de la rencontre et présentation des listes de denrées (section

à développer selon votre mode de fonctionnement) ___________________________________________________________________________________6. Période de questions et de commentaires ___________________________________________________________________________________!7. Évaluation du mois précédent, suggestions de points à discuter : ___________________________________________________________________________________ Rencontre de commandes : fonctionnement, ambiance, durée, etc.

________________________________________________________________________________! Rencontre de division : partage des tâches, organisation, travail d’équipe, etc.

________________________________________________________________________________! Denrées : qualité, quantité, diversité

________________________________________________________________________________! Ambiance et communication dans le groupe

________________________________________________________________________________

!

!Implication des membres _________________________________________________________ ________________________________________________________________________________!

8. Division des tâches : Commissionnaires : Allard Fruits et Légumes(1 ou 2 pers.) viande et poisson, café, thé, tisane et fromage : ________________________________________________________________!Équipe de division (4 à 6 personnes.) : ______________________________________________ ________________________________________________________________________________!Circulaires pour la prochaine rencontre : ____________________________________________ ________________________________________________________________________________!Appels téléphoniques aux membres pour la prochaine rencontre : ______________________ ________________________________________________________________________________!Ménage : ________________________________________________________________________!Autres tâches particulières : ________________________________________________________!

9. Horaires Commissionnaires et équipe de division : arrivée à ___________________________________Distribution : de _______ à _________ heures !!Date de la prochaine rencontre : ____________________________________________________!!Autres sujets et commentaires : ____________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________

!

!A N N E X E 5

L’animation d’un groupe d’achats !L’animation lors d’une rencontre de groupe d’achats est un élément essentiel. La ou les personne(s) responsable(s) de l’animation ont plusieurs responsabilités : !

• Accueillir les membres; • Expliquer les objectifs du groupe d’achats; • Expliquer le fonctionnement, des fournisseurs, des commandes, des listes, du rôle de

Moisson Quebec par des consignes claires et courtes; • Être un point de repère pour les membres; • Répondre aux questions des membres; • Définir avec les membres les règles du groupe; • Donner «le rythme» de la rencontre, surtout lors de l’encan; • Doser le juste équilibre entre les échanges et les tâches; • Laisser la place aux idées et aux suggestions; • Faire circuler les informations en provenance de l’organisme, de Moisson Québec ou

d’ailleurs; • Évaluer avec les participants le fonctionnement et l’ambiance des rencontres; • Et plusieurs autres... !

C’est donc un rôle à ne pas négliger! !Quelques éléments clés de l’animation !

L’animateur doit utiliser sa capacité à capter l’attention : être vu et entendu de tous. !• Il sait écouter le verbal et le non verbal. • Il sait traduire, reformuler, résumer les différentes idées des participants. !

Les 3 «C» de la communication : !• Convaincu : intérêt de l’animateur • Convaincant : enthousiasme et plaisir • Compris : explications et informations claires, mises en contexte et exemples !

L’animateur doit donc s’assurer qu’il est un bon émetteur et un bon récepteur. Il est essentiel de s’attarder à la communication verbale et non verbale puisque : !

Nous retenons : 10 % de ce que nous lisons, 20 % de ce que nous entendons, 30 % de ce que nous voyons, 50 % de ce que nous voyons et entendons, 90% si nous expérimentons, en plus de voir et

d’entendre. !L’animateur a avantage à STRUCTURER le message qu’il veut livrer au groupe : toujours savoir quoi dire (fiche mémoire).

!

!

L’animateur se doit d’avoir à coeur !La motivation des participants : initier, susciter et maintenir l’intérêt des participants !Le climat : apporter l’étincelle qui mettra de la vie dans le groupe. !Questions à soulever dans la recherche d’un bon climat : !

Les participants sont-ils reconnus pour leur contribution personnelle ? Les participants sont-ils centrés sur un but commun ? Les participants développent-ils leurs aptitudes ? Les participants peuvent-ils faire bénéficier de leurs connaissances ? Les participants peuvent-ils décider ? Y a-t-il de la place à l’adaptation, à la spontanéité ? Y a-t-il de l’humour ? !!

L’animation; une force à développer étape par étape! !À la lumière de ces informations, le rôle d’animateur peut sembler complexe et lourd à porter. Pas de panique. Il s’agit d’aptitudes qui se développent avec le temps, la pratique et l’aide des membres du groupe ou d’autres animateurs qui peuvent nous soutenir! Il ne faut pas hésiter à demander de l’aide et des commentaires sur notre animation. Ils sont souvent les meilleurs pistes d’amélioration. !

Faites-vous confiance Soyez préparés

Ayez du plaisir et de l’humour !

Voici les ingrédients de base d’une animation réussie!

Certains éléments sont extraits de «Techniques d’animation» par L’antre du Dragon et de la «Formation des formateurs» par Jocelyne Trudel

!

!A N N E X E 6 Informatisation des groupes d’achats Méthode de travail avec la liste des prix sur le fichier Excel !Les achats !

1. Ouvrez le fichier du mois courant. 2. Enregistrez sous le nom que vous désirez (ex. septembre 2006) sur le disque dur de

l’appareil dans le fichier du groupe d’achats. 3. Entrez le nom des membres dans l’ordre où ils sont assis à la table (dans le sens des

aiguilles d’une montre). Chaque nouvelle personne qui arrive doit se placer à la fin. 4. Appuyez sur le petit 1 avec le bouton de la souris en haut à gauche de la feuille de

calcul afin de masquer les colonnes dont vous n’aurez pas besoin pour l’entrée des données. Dès que vous voudrez les voir à nouveau, il suffira d’appuyer sur le chiffe 2. ! !!

Un bon truc pour se faciliter la vie! !Fractionnement de la grille !Pour inscrire les commandes de chaque membre dans le fichier, plus vous avancerez dans la liste, plus il vous sera difficile de voir le nom des personnes en haut de la liste et l’item à votre gauche. !Pour y remédier, on peut travailler avec le fractionnement de la feuille. Dans le coin supérieur droit et dans le coin inférieur droit de la feuille, vous verrez un trait noir épais. Si vous glissez la souris dessus sans appuyer, vous verrez apparaître deux lignes affublées de deux petites flèches. C’est l’outil qu’il vous faut pour effectuer le fractionnement. !Quand vous avez l’outil, cliquez sur le bouton de la souris et déplacez la ligne qui se formera à l’endroit approprié sur la feuille. Faites de même pour la ligne horizontale en allant chercher le trait noir dans le coin inférieur droit.

!

1.Lors des réouvertures, la fenêtre suivante apparaîtra : Appuyer sur Activer les macros. !

! !2.Par la suite, entrer les noms de chaque membre ainsi que leur commande comme à

l’habitude. • Deux colonnes supplémentaires se trouvent maintenant au début de la grille

principale, la colonne H, quantité vendue et la colonne I, caisses comblées. Elles ont été ajoutées pour éviter les nombreux déplacements en fin de tableau afin de vérifier le nombre d’items vendus et si cela permet de combler une caisse.

• Dès qu’un item commandé par un membre est inscrit dans la grille principale, il s’inscrit automatiquement dans la grille de commande individuelle du membre. On peut accéder à cette grille en cliquant sur l’onglet du numéro de membre correspondant. Dans l’exemple ci-dessous, Pierre est le membre 1, on retrouve donc sa commande sous l’onglet identifié MEMBRE 1. Ces 30 onglets supplémentaires facilitent la vérification des commandes individuelles lors du paiement ainsi que l’impression en vue de la division.

• Les flèches situées dans le coin inférieur gauche permettent de voir les onglets suivants et donc d’y accéder en cliquant dessus. !

Flèche de navigation

Onglets

!

4.En cliquant sur les onglets MEMBRE, voici ce que vous verrez. !

! !Afin d’afficher et d’imprimer seulement les items commandés, il suffit maintenant d’appuyer simultanément sur Ctrl-q. (si ça ne fonctionne pas, refaire l’étape no.1 en sélectionnant –niveau de sécurité faible-) !!

!

Pour faciliter la distribution du poisson lors de la commande du mois suivant, il est possible de faire imprimer uniquement cette partie de la commande. Il suffit d’appuyer sur le plan 1, le petit 1 dans le coin supérieur gauche. !!

!!!!!!!!!!!!!!5.À la suite des onglets membre se trouvent les onglets FOURNISSEURS. Ces

grilles permettent l’impression de la commande qui sera faxée à chacun des fournisseurs. Comme dans les grilles membres, le fait d’appuyer simultanément sur Ctrl-q affichera uniquement les items à commander. Voici ce que vous devriez voir. !!!!!!!!!!!!!!!!

Plan 1

!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

6.À la toute fin, l’onglet GRILLE DE DIVISION permet, comme son nom l’indique, de faire imprimer la grille qui servira lors de la réception de la commande à diviser les items en portion ainsi qu’à les distribuer aux membres qui les ont commandés. Pour afficher uniquement les items commandés, vous devez appuyer simultanément sur Ctrl-q. !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Par la suite, vous devez sélectionner les colonnes qui ne sont pas utilisées par des membres, dans l’exemple ci-dessous les colonnes O à AI et les masquer, en cliquant sur le bouton droit de la souris et en sélectionnant masquer. L’impression peut alors être effectuée, les différents fournisseurs seront imprimés sur des feuilles individuelles. Pour la feuille de division, il faut faire imprimer en format paysage pour avoir accès à toutes l’information. !!!!!! !

!

Paiement !- Tous les calculs se font automatiquement. Chaque personne vient voir le

trésorier qui s’assied à côté de l’ordinateur. - Appuyez sur le petit 2 pour voir apparaître les montants. Allez au bas de la

colonne et donnez le total à payer pour chaque personne. - Quand la personne a payé, inscrivez le montant donné dans la case

Paiement au bas de la feuille. !Si toutefois, vous avez besoin de changer les lignes et les colonnes à imprimer par défaut, il faut encore aller dans Fichier, puis dans Mise en page. Ensuite, choisissez l’onglet Feuille et cliquez sur le petit carré rouge et bleu pour les lignes et les colonnes à imprimer. Le logiciel vous ramène sur la grille où vous avez à choisir avec la souris les lignes et les colonnes désirées. !

Division des achats : correction des montants !1. Allez dans la Grille principale et placez le curseur au bas de la page pour avoir

les lignes Correction achats non reçus et Achats de surplus. 2. Pour corriger les achats non reçus : inscrivez les items à rembourser dans la

cellule qui suit le titre avec le montant à l’unité (ex. avocats/1.00$; fraises/ 1.65 $).

3. À l’aide de la synthèse des commandes, inscrivez le montant du remboursement dans la cellule appropriée pour chaque personne (il faut le calculer manuellement). Faites de même si les personnes achètent du surplus. Vous avez alors le nouveau montant de leurs achats pour le mois en cours, montant qui se calcule automatiquement.

4. Une fois toutes les personnes passées, vous pouvez imprimer cette zone pour mettre le tout dans vos archives. Encore ici, choisissez la zone d’impression. !

Notez que le budget se calcule automatiquement à la suite à ces entrées des données. Il vous suffit de cliquer sur l’onglet Budget pour aller vérifier et imprimer au besoin. !! !!!! !

!

Modifications visuelles !• Les onglets des Membres 1 à 41 ont été renommer M1 à M41 afin de réduire leurs

largeurs !• Lorsqu'une caisse et comblée, les cellules de la colonne I deviennent MAUVE. Pas

encore en fonction) !• Dans l'onglet «GRILLE PRINCIPALE», ajout de la linge 337 qui sert à vérifier le

montant de la commande de chacun des membres. Ce moment est en référence au total dans les onglets.

• !• Dans «PAGE DE GARDE», en utilisant les flèches déroulantes (Groupe d'achats,

date et heures de réception) vous pouvez obtenir rapidement les informations voulues. !

Applications à utiliser selon vos désir !• Nouvel onglet «INSCRIPTION, permet de noter les noms des participants présents

plus rapidement. !Comment l'utiliser? !Allez dans l'onglet «INSCRIPTION», noter les noms des personnes et appuyer sur «TRANSFERT MEMBRES». Les noms des membres seront transférés automatiquement dans leurs cases au haut de la page «GRILLE PRINCIPALE» !

• Nouveaux onglets « ID LÉGUMES et ID FRUITS», permet d'avoir un visuel facile à utiliser pour le portionnement des légumes et des fruits. !Comment l'utiliser? !Allez dans l'onglet «ID LÉGUMES et ID FRUITS», appuyez sur CTRL+Q et faire imprimer (selon nombre de pages requises) !Dans l'onglet «GRILLE DE DIVISION», avant l'impression, afin de masquer les colonnes vides, appuyer sur «MASQUER»

!

Applications pour les produits occasionnels (miel, produits d'érable, La Baratte) !• Ajout dans l'onglet «GRILLE PRINCIPALE» les produits occasionnels (miel, produits

d'érable, La Baratte). !• Dans la «GRILLE PRINCIPALE», au bas de la feuille, ajout des boutons

«AFFICHER» et «MASQUER» pour faire apparaitre ou disparaître les produits des fournisseurs !

• Ajout d'onglets pour les produits occasionnels (Bons d commande) !• ajout d'un onglet pour La Baratte (certains organismes commandent avec eux) !!!Autres modifications !Lors de l'impression des «FI» indiquer le nombre de page à 9 pour ne pas imprimer les 3 pages des produits occasionnels. aussi, vous pouvez augmenter le % d'impression sans dépasser l'indication de 12 pages. !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!Document réalisé par Moisson Québec (dernier version mars 2015)