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Le commerce électronique (B2B) 1

Révisé le 22 septembre 2016

LES ACHATS SUR LE WEB (STAPLES)

COMMERCE ÉLECTRONIQUE (B2B) La fonctionnalité de commerce électronique (B2B) du système financier SOFE permet à l’usager de faire son magasinage sur le site Web des fournisseurs avec lesquels l’Université a jugé avantageux de mettre en place un tel processus. Après avoir accédé à l’application, l’usager emprunte les fonctionnalités du module « approvisionnement » pour se diriger vers le site du fournisseur afin de sélectionner les articles désirés. Au terme du magasinage, le système crée une demande de prix (E-Quote : soumission électronique) qui sera ramenée de façon automatique dans le système financier SOFE. (Note importante : Les E-Quote de façon générale et la demande de prix SOFE ont une durée de vie de 45 jours après quoi s’ils n’ont pas été utilisés pour générer un document d’achat, ils passeront au statut échu et ne pourront plus être utilisés.) L’usager consulte par la suite ses demandes de prix : s’il veut y apporter une modification, il est en mesure de faire un «punch-out» vers le site du fournisseur (le bouton « punch-out » nous amène sur un écran transitoire avant d’accéder au site Web du fournisseur). Après correction, le système ajustera automatiquement la demande de prix au terme du magasinage. Lorsque le tout est à la satisfaction de l’usager, ce dernier peut générer son document d’achat à même l’écran de consultation des demandes de prix : lors de cette étape, le système demande qui sera l’initiateur du document d’achat afin de lui envoyer un courriel pour l’informer de poursuivre son cycle d’achat de la même façon que pour le document d’achat régulier. Pour effectuer ces opérations au système financier SOFE, 2 options s’offrent à vous : le menu décentralisé tel que vous le connaissez aujourd’hui ou une structure de menu allégé pour faire le magasinage simplement. Cette structure de menu vous est attribuée lors de la création de votre code d’usager. Menu allégé magasinage sur le web Menu décentralisé régulier

Usage : Usage : - Ressources informatiques ou de laboratoire qui veulent - Généralisé aux ressources en support administratif un menu épuré



PARTICULARITÉS POUR LES ACHATS SUR LE SITE WEB DES DIFFÉRENTS FOURNISSEURS Liste des fournisseurs avec lesquels nous avons initié du commerce électronique : Fournisseur No Fourn. No Entente Produits A-STAPLES 30935 1711 Fourniture de bureau B-SIGMA 466 1793 Produits chimiques C-MICROAGE 9304 1784 Matériel informatique D-FISHER 320 1801 Fourniture de laboratoire D-FISHER 320 1738 BIOBAR E-VWR 72 1802 Fourniture de laboratoire E-VWR 72 1739 BIOBAR F-IDT 18092 1750 Achats d’Oligos G-LIFE TECH. 29953 1740 BIOBAR

A- L’UTILISATION DU SITE DE STAPLES POUR L’ACHAT DE FOURNITURE DE BUREAU Le site web de Staples devrait être utilisé pour se procurer des fournitures de bureau et non du mobilier et des enveloppes personnalisées. B- L’UTILISATION DU SITE DE SIGMA POUR L’ACHAT DE PRODUITS CHIMIQUES ET DE FOURNITURES DE LABORATOIRE Le site web de Sigma devrait être utilisé pour se procurer des produits chimiques et non de l’appareillage et des équipements. C- L’UTILISATION DU SITE DE MICROAGE POUR L’ACHAT D’APPAREIL INFORMATIQUE L’entente avec Microage vous permettra de faire l’acquisition des d’appareils qui ont fait l’objet d’une négociation des membres de la Gaceq (Groupe d’approvisionnement en commun de l’Est du Québec). On y retrouve des ordinateurs de table, des portables, des écrans et autres accessoires et services informatiques. D- L’UTILISATION DU SITE DE FISHER POUR L’ACHAT DE FOURNITURE DE LABORATOIRE L’entente 1801 qui donne accès au site web de Fisher devrait être utilisée pour se procurer de la fourniture et non de l’appareillage et des équipements. Une deuxième entente de type B2B (entente 1738) a été créée et doit être utilisée pour l’achat de produits biologiques au Biobar. E- L’UTILISATION DU SITE DE VWR POUR L’ACHAT DE FOURNITURE DE LABORATOIRE L’entente 1802 qui donne accès au site web de VWR devrait être utilisée pour se procurer de la fourniture et non de l’appareillage et des équipements. Une deuxième entente de type B2B (entente 1739) a été créée et doit être utilisée pour l’achat de produits biologiques au Biobar. F- L’UTILISATION DU SITE D’IDT POUR L’ACHAT D’OLIGOS L’entente 1750 qui donne accès au site web de IDT devrait être utilisée pour se procurer des Oligos. G- L’UTILISATION DU SITE DE LIFE TECHNOLOGIE POUR L’ACHAT DE PRODUITS BIOLOGIQUES AU BIOBAR L’entente 1740 qui donne accès au site web de LIFE TECHNOLOGIE devrait être utilisé pour se procurer de la fourniture liée au Biobar et non de l’appareillage, des équipements et des oligos.



L’ÉCRAN DE NAVIGATION VERS LES SITES WEB DES FOURNISSEURS Le processus de magasinage sur le site web des fournisseurs va s’amorcer de la même façon que toutes les autres initiatives liées à l’achat de produits et services, l’usager sera amené vers l’écran qui est à l’origine de tout processus d’achat. Cette façon de faire permet d’avoir un canal unique qui permet de diriger l’usager d’abord vers un fournisseur et ensuite vers les processus qui lui permettront de compléter son achat :

1- Le magasinage sur les sites web des fournisseurs et la préparation de demandes de prix (E-Quote)

2- La création d’un document d’achat

D’abord, il nous faut atteindre l’écran des documents d’achat tel qu’il se présente dans l’image ci-

haut. (Dans le menu décentralisé sous le dossier «Achat») Double cliquer sur document d’achat;

dans l’écran qui se présente à vous, cliquer sur le bouton . Vous accédez à l’écran « Critères de création du document d’achat ». La section supérieure de

cet écran vous permet de sélectionner un fournisseur à partir duquel on va lancer, grâce au bouton « B2B », un nouvel écran qui va vous diriger de façon sécurisée vers le site Web du fournisseur. Ce lien vous permettra ainsi d’atteindre directement un catalogue et une liste de prix établie pour l’Université de Sherbrooke. vous serez ainsi en mesure d’effectuer votre sélection des produits convoités et d’obtenir un numéro de demande de prix (E-Quote) qui ultimement servira à générer votre document d’achat.



Requérant : Champ obligatoire, vous devez inscrire le numéro de l’intervenant/requérant

(responsable du budget) qui prendra éventuellement la dépense liée au document d’achat. Note : Lorsqu’on clique dans la case Requérant, le système affiche 3 petits points à droite de la case ce qui implique une liste de valeur à l’intérieur de laquelle on peut choisir notre requérant. Si son numéro de requérant n’est pas connu, on peut taper son nom entre pourcentage

(Ex. %Son nom%) et lancer la recherche grâce au bouton . La liste de valeur est également disponible grâce au bouton droit de la souris. Entité Externe : Saisir le numéro du fournisseur avec lequel vous souhaitez faire affaire. Les

informations de recherche de la note ci-haut s’appliquent également pour le champ entité externe. Dans l’écran qui se présente à vous, vous pouvez taper directement le nom du fournisseur.

Liste des fournisseurs avec lesquels nous avons initié du commerce électronique : Fournisseur No Fourn. No Entente Produits A-STAPLES 30935 1711 Fourniture de bureau B-SIGMA 466 1793 Produits chimiques C-MICROAGE 9304 1784 Matériel informatique D-FISHER 320 1801 Fourniture de laboratoire D-FISHER 320 1738 BIOBAR E-VWR 72 1802 Fourniture de laboratoire E-VWR 72 1739 BIOBAR F-IDT 18092 1750 Achats d’Oligos G-LIFE TECH. 29953 1740 BIOBAR

Cliquer obligatoirement sur le bouton pour que les informations s’affichent dans la section du bas avant d’aller plus loin.

Le magasinage sur le web ne sera disponible que pour les fournisseurs avec lesquels l’Université

aura décidé de faire affaire. Il y a pour ces derniers une entente de type commerce électronique qui se présente dans la colonne du centre de l’écran ci-haut. À droite de cette entente, le bouton

vous permet de rejoindre le site web du fournisseur. L’entente contractuelle de type commerce électronique (B2B) avec Staples est la 001711.



Après avoir cliqué sur le bouton le système vous dirige vers une page de transition avant

d’accéder le site du fournisseur. Sur cette page, cliquer sur le bouton .

À partir de ce stade la navigation sur chacun des sites des fournisseurs va varier cependant,

l’objectif est le même déposer dans votre panier électronique les articles convoités, générer un e-quote (demande de prix) et de se diriger vers SOFE pour compléter la commande…

Nous utiliserons le site de Staples pour vous présenter la marche à suivre. Pour les articles convoités, il suffit de les retrouver à partir de l’outil de recherche

et de les ajouter à votre panier. On ajuste les quantités et on ajoute les articles dans notre panier à l’aide du bouton Achetez

. Pour visualiser la commande sélectionner sur la page web le champ Numéro de commande et

ensuite la sélection Voir le panier



Le système va vous présenter les articles déposés dans votre panier

Lorsque vous cliquez sur « voir le panier d’achat » en haut à droite de tout écran, en plus de voir

vos produits sélectionnées, on vous propose également d’autres produits tels que :

- Les produits que vous avez acheté récemment (votre historique d’achat). - Les articles récemment consultés. - Des produits en promotion.

Le minimum de commande est de 50$.Des frais de livraison de 5$ s'appliquent pour toute commande inférieure à ce seuil. Le site vous proposera de maximiser vos économies en complétant une commande qui n’a pas atteint le seuil des 50$.



Lorsque vous cliquez sur « Placer la commande », le site vous mentionnera le montant global de

votre réquisition et vous suggérera des produits si vous souhaitez compléter la commande pour atteindre le seuil minimum sans frais de livraison.

Si votre magasinage est terminé, sélectionnez une deuxième fois le champ Placer la commande, Un message de rappel pour les frais supplémentaires s’affiche.

Pour confirmer votre commande, sélectionnez le champ « Envoyez la commande »

Le système vous confirme que la demande de prix a été créée dans SOFE et il vous fournit le

numéro :

NOTE : Il est possible que certains articles ne soient pas accessibles et soient notés d’une mension «Bloqués par le service des approvisionnements». Si cela se produit, c’est que cet article est à contrat avec un autre fournisseur et qu’il devra être commandé chez ce dernier.



Maintenant, il faut simplement retourner dans le système financier SOFE afin de compléter le

processus d’achat. Dans le menu SOFE double cliquer sur «Demande de prix». L’écran suivant

s’affiche : lancer la recherche des demandes de prix en cours en cliquant sur le bouton . Sélectionner et ouvrir votre demande de prix.

Il est possible d’effectuer des modifications à notre demande de prix (e-quote) tant qu’elle n’est

pas générée en document d’achat. CEPENDANT NOTE IMPORTANTE POUR LE SITE DE STAPLES LORSQU’ON RETOURNE SUR LE SITE DE STAPLES PAR LE BIAIS DU BOUTON <Punch out> LE SITE DE STAPLES VIDE NOTRE PANIER INITIAL ET IL NOUS FAUT RECOMMENCER LA SÉLECTION DE L’ENSEMBLE DE NOS PRODUITS.

Une fois de retour à l’intérieur de la demande de prix, vous pourrez générer le document d’achat à

l’aide du bouton .



Le système demande alors qui sera l’initiateur du document d’achat. (Vous-même, la secrétaire ou la personne support administratif qui se chargera l’inscrire la ventilation et l’adresse de livraison dans le document d’achat avant que ce dernier chemine dans son cycle d’approbation) Il est important de bien inscrire qui complétera le document d’achat : sinon cette personne ne sera pas en mesure de le récupérer. En cliquant sur OK le système lance une requête pour initier le document d’achat. Au même moment, le système expédie un courriel à la personne identifiée comme initiateur afin de lui signifier qu’un document vient d’être amorcé et qu’elle devrait compléter son traitement. La case commentaire permet à l’usager d’inscrire un message à l’initiateur désigné qui recevra cette information dans le corps de son courriel. Note : Une liste de valeur est également disponible ici avec le bouton droit de la souris.

La dernière étape consiste simplement à compléter le document d’achat de la même façon qu’un document d’achat régulier. Cela consiste en 2 principaux éléments soit l’adresse de réception où sera livrée la marchandise et l’imputation comptable qui se trouve à être l’UBR sur lequel on voudra passer cette dépense. Un seul élément à faire attention : pour les commandes de type commerce électronique « B2B », on doit identifier pour l’adresse de réception, le nom d’une personne dans la case «Att.». Si cette case n’est pas remplie, la commande ne sera pas expédiée au fournisseur. Au terme du processus d’approbation hiérarchique, le document d’achat devient officiel et une requête est générée par le système. Cette requête produit un fichier (.xml) qui est acheminé de façon électronique chez le fournisseur pour procéder à la commande.



IMPORTANT : Voici la liste des symboles que vous pourrez voir sous les produits:

Les deux symboles les plus importants sont :

- Le signe de $ en vert qui signifie que le produit fait partie de la liste des produits négociés par

l’Université. - Le X en rouge qui veut dire que ce produit fait partie de la liste d’exclusion. En conséquence,

vous ne pouvez pas le commander chez Staples car il fait l’objet d’une autre entente conclue par l’Université de Sherbrooke.

Complément d’information

- Lorsque vous vous êtes dirigés chez le fournisseur pour faire votre E-Quote (demande de prix) votre lien demeure actif pour 60 minutes. Au terme de ces 60 minutes, si vous n’avez pas encore choisi de façon définitive tous vos articles simplement faire créer votre demande de prix par le système et retourner compléter le tout grâce au punch out de la demande de prix qui vous permet d’aller faire des modifications à votre E-quote.

- Les E-Quotes chez les fournisseurs de façon générale et les demandes de prix dans SOFE ont une durée de vie de 45 jours au terme duquel le système va leur attribuer le statut échu et ils deviendront inutilisables.

- Si vous souhaitez annuler dans le système financier SOFE une demande de prix qui ne sera pas utilisée, simplement allez dans la demande de prix et dans le champ statut sélectionner « annuler » et enregistrer le tout avec la disquette de la barre d’outils.



PARTICULARITÉS LIÉES AU SITE DE STAPLES

Ceci est la page de bienvenue que tout le monde verra une fois connecté. Cette page est divisée en 3 parties principales :

1- Tous les outils permettant la sélection des produits classés par catégories. 2- La page des promotions. 3- Les outils d’aide et de contact.



La façon la plus simple de trouver les produits que l’on cherche, c’est d’utiliser le moteur de recherche. Le moteur de recherche trouvera toujours les résultats qui correspondent au mot recherché, ainsi que les produits lié à ce mot. La recherche peut ensuite être affinée grâce au menu de droite.



Une autre façon de faire une recherche est d’aller par catégorie de produits. Cliquer sur la catégorie choisie, une liste de produits s’affiche. Ensuite, trier selon certains critères puis réduire les produits par élément choisis.



Résultat :



Une fois le produit trouvé, il suffit de cliquer sur sa description pour afficher la fiche qui détaille ce produit. Les informations données sont le code produit, son unité de mesure, s’il est en inventaire, le prix (négocié par l’Université de sherbrooke), sa description et les spécifications techniques du produit ainsi que le numéro de page ou il se trouve dans le catalogue. Si ce produit convient, il suffit d’ajuster la quantité souhaitée et l’ajouter à la liste d’achat.



En ce qui concerne les icones présentes en haut à droite de tout écran, vous trouverez :

- Magasiner : Vous permet de voir le panier, les listes d’achat ou d’aller vers un nouveau panier. - Soutien : Vous donne accès à l’aide, aux fiches signalétiques des produits et de contacter le

service à la clientèle de Staples. -

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