Les 10 étapes pour organiser un évènement d'entreprise
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description
Organiser un évènement d'entreprise, qu'il ait une fonction commerciale ou non, requiert de penser à tous les détails qui feront la différence. Ne négligez pas la créativité à apporter, la rigueur à respecter ainsi qu'une planification réaliste. Les agences peuvent vous accompagner et vous soulager de tout ou partie de cette responsabilité.
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Quoi : agence de conseil et services en marketing et communication Qui: une équipe pluridisciplinaire combinant expérience commerciale et publicitaire Pour qui: toute organisation marchande, non-marchande, privée ou publique qui désire professionnaliser sa communication Où: où vous irez
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Mesaoo signifie « message » en esperanto.
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LES ETAPES POUR REUSSIR UN
EVENEMENT D’ENTREPRISE
Conception Envie Implication Préparation
ETAPE 1 - Identifier la cible (participants) et les objectifs associés à l’événement
ETAPE 2 – Définir une thématique cohérente
Définir un concept événementiel (fil rouge) et identifier les principaux éléments de l’événement
Des
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ETAPE 3 – Définir une structure porteuse
Désigner un comité d’organisation de(s) événement(s)
- Direction générale - Direction commerciale - Responsable de site - Direction Production - Direction marketing
ETAPE 4 – Etudier la faisabilité de l’événement
Information et retour sur les événements précédents Objectif global et objectifs secondaires Thématiques abordées (ressources internes et/ou externe) Date (prise en considération des événements concurrents, des vacances scolaires,
de l’activité de la profession visée, de la saison, des disponibilités internes) Durée Lieux Budget Planning prévisionnel
ETAPE 5 – Création d’un storyboard de(s) événement(s)
Rédaction d’un document réunissant une description de la cible visée, les objectifs associés à l’organisation des événements, le déroulement des événements et l’implication des acteurs internes et externes à l’entreprise.
ETAPE 6 – Rédaction d’un cahier des charges
Etablir la liste des éléments composants l’événement (voir slide 11)
ETAPE 7 – Identification des intervenants internes et/ou externes
- définition des rôles et responsabilités lors de l’événement - identification de sous-traitants et consultation en vue d’établir un budget final.
ETAPE 8 – Promotion de l’événement
Invitation – Promotion interne – Promotion externe – Couverture presse
RESTAURATION • Gestion des pauses • Gestion des déjeuners/dîners • Service reception/traiteur
HEBERGEMENT
REGIE SON/LUMIERE • Enregistrement/video • Retransmission • Mise en scène
TRANSPORT/TRANSFERT
ANIMATIONS
ENCADREMENT • Accueil hôtesse • Service de sécurité • Service de restauration
AMENAGEMENT DES ESPACES • Conception et mise en place
signalétique • Mise en scène florale • Location de mobilier • Gestion du vestiaire • Gestion du secrétariat
Ne pas oublier de penser à…
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