LE RÉAPPROVISIONNEMENT ASSISTÉ...par un logiciel au Service des ressources humaines et...

LE RÉAPPROVISIONNEMENT ASSISTÉ Le réapprovisionnement assisté comme son nom l’indique permet de réapprovisionner votre magasin. Le système génère par le biais de ce traitement, un document d’achat pour tous les produits dont les quantités en inventaire sont inférieures au minimum identifié pour chacun d’eux. On doit également avoir coché la case « réapprovisionnement automatique » dans le

produit pour que celui-ci prenne effet. Pour effectuer votre réapprovisionnement assisté, vous devez faire un double-clic sur « réapprovisionnement assisté » dans le dossier « Fonction réapprovisionnement ».

Le réapprovisionnement assisté 1 Révisé le 15-février-10

Cliquez sur le bouton pour créer un réapprovisionnement assisté.

Note : Les champs identifiés en jaune sont des champs obligatoires, les champs identifiés en gris sont générés par le système ou non applicables à la saisie et les champs identifiés en blanc sont optionnels. Numéro de lot : Le champ en jaune permet d’inscrire une description de la pièce à titre de référence. À titre de suggestion : Date, initial, cip, l’heure). Acheteur : Inscrire le numéro de matricule d’un acheteur au Service des finances. Si vous ne

connaissez pas le nom d’un acheteur, cliquez sur les trois points pour consulter la liste. Magasinier : Votre numéro de matricule s’inscrira par défaut. Magasin: Vous devez inscrire la lettre de votre magasin, sinon vous ferez le réapprovisionnement pour tous les magasins du campus. Période : Elle est générée automatiquement par le système. La période comptable se présente sous la forme AA-PP (année-période). Exemple : 06-09. Il s’agit donc ici de l’année financière 2005-2006 et de la période 09, soit février 2006.


Date de référence : Inscrire la date du jour.

Appuyez sur la disquette pour enregistrer votre sélection. Le système générera automatiquement un numéro de lot de

réapprovisionnement que vous devez prendre en note. Pour lancer la recherche de tous les produits à réapprovisionner, appuyez sur le bouton

. Vous pouvez lancer votre sélection immédiatement ou plus tard.


Lorsque vous lancez votre requête, le système retiendra tous les produits qui répondent aux deux critères suivants :

- la case réapprovisionnement de l’écran du produit est cochée - la quantité en inventaire est inférieure à la quantité minimum de ce produit.

Pour vérifier si votre requête est terminée, vous devez cliquer sur le mot en haut de votre écran. Par la suite, vous devez cliquer sur « État des requêtes ».


L’écran « État des requêtes » apparaîtra. Dans cet écran, vous pouvez voir si votre requête est à l’état « Terminé ». Si oui, vous pouvez continuer votre réapprovisionnement assisté. Si toutefois votre requête est de couleur jaune, cela veut dire qu’elle est en attente de traitement. Si votre requête est de couleur verte, cela veut dire qu’elle est actuellement en traitement, donc dans les deux cas, vous devez attendre qu’elle soit à l’état « Terminée » avant de poursuivre votre travail. Lorsque la requête est terminée, vous pouvez fermer la fenêtre et retourner à votre écran « Sélection du lot de réapprovisionnement ».


Dans l’écran « Sélection du lot de réapprovisionnement assisté», vous devez cliquer sur le

bouton « Critère de recherche » .

Saisir le no de lot et appuyer sur le bouton « Exécuter la recherche » ..

Appuyez sur le bouton .

Dans l’écran du lot de réapprovisionnement, appuyez sur la flèche au bout de la case et sélectionnez la ligne « Entité externe » pour afficher les fournisseurs retenus par cette commande de réapprovisionnement.

Appuyez sur la loupe au bout de l’entité externe pour connaître les produits que le système a retenus et qui sont à réapprovisionner. Le système affichera dans la section supérieure « Produits retenus », c’est-à-dire les produits à commander. Le réapprovisionnement assisté 6 Révisé le 15-février-10

IMPORTANT : Pour chacun des produits, vous devez vérifier ; le prix unitaire et le format d’achat (Ex. Prix unitaire : 20$/Caisse Format d’achat : C100 (Caisse de 100) ) , ensuite, indiquez la quantité à commander (Ex. 2 Caisses ). Après avoir effectué cette opération pour tous les produits, vous devez appuyer sur

pour confirmer. S’il s’avérait que vous ne souhaitiez pas commander un produit, positionnez le curseur sur ce

dernier et appuyez sur la flèche vers le bas et ce produit descendra dans les « produits suggérés » et il ne sera pas réapprovisionné. Lorsque vous utilisez la flèche pleine

, tous les produits descendront en bas et ils réapparaîtront lors du prochain réapprovisionnement assisté.

Lorsque vous avez terminé de sélectionner vos produits, cliquez sur le bouton pour continuer.


Ensuite, vous devez cliquer sur le bouton . Votre lot de réapprovisionnement prendra alors le statut « Confirmé ».

Appuyez sur le bouton pour produire votre ou vos documents d’achat. Le système produira un document d’achat par fournisseur en fonction des produits qui auront été retenus. Vous devrez par la suite vérifier et compléter tous les documents de réapprovisionnement qui ont été générés.

Pour ce faire, il faut se diriger sous le dossier « Fonction réapprovisionnement » et double- cliquer sur « Commande de réapprovisionnement ». Ensuite, vous devez cliquer sur le bouton


« Critère de recherche » , vous déplacer avec la barre de défilement vers la droite et

inscrire votre numéro de lot .dans cette case.

Ensuite, appuyez sur le bouton « Exécuter la recherche » . Le système affichera tous les documents d’achat qui ont été initiés en fonction des produits à commander.

Sélectionner à tour de rôle les documents d’achats à vérifier et compléter. Vous accéderez au

document en appuyant sur le bouton . Dans le document de réapprovisionnement, vous devez faire une vérification sommaire afin de vous assurer que tous les champs ont été complétés. (ex : adresse de livraison, no de catalogue du fournisseur, les quantités, etc.)


À l’aide du bouton vous allez compléter votre document en appuyant sur le

bouton afin qu’il poursuive les étapes d’approbation. Lorsque

votre document d’achat sera à l’état «Officiel » , il sera traité par un logiciel au Service des ressources humaines et financières qui l’acheminera par télécopieur à l’entité externe. Lorsque tous les documents de réapprovisionnement régulier auront été complétés, nous allons retourner dans l’écran du réapprovisionnement assisté pour visualiser s’il n’y aurait pas des commandes de réapprovisionnement de type commerce électronique (B2B) qui devront être produites par la suite. Le processus des commandes de réapprovisionnement par le biais du commerce électronique (B2B) est quelque peu différent par contre il est identique à ce qui se fait déjà dans le cadre du commerce électronique (B2B) à l’université. Les éléments qui divergent à ce niveau sont l’impact qu’aura la commande sur les quantités et les prix moyens des items maintenus en inventaire dans les magasins. COMMERCE ÉLECTRONIQUE (B2B) La fonctionnalité de commerce électronique (B2B) du système financier SOFE permet à l’usager de faire son magasinage sur le site Web des fournisseurs avec lesquels l’Université a jugé avantageux de mettre en place un tel processus. Après avoir accédé à l’application, l’usager emprunte les fonctionnalités du commerce électronique pour se diriger vers le site du fournisseur afin de sélectionner les articles désirés. Au terme du magasinage, le système créé une demande de prix (E-Quote : cotation électronique) qui sera ramenée de façon automatique dans le système financier SOFE. (Note importante : Les E-Quote de façon générale et la demande de prix SOFE ont une durée de vie de 45 jours après quoi s’ils n’ont pas été utilisés pour générer un document d’achat, ils passeront au statut échu et ne pourront plus être utilisés.) L’usager consulte par la suite ses demandes de prix : s’il veut y apporter une modification, il est en mesure de faire un «punch-out» vers le site du fournisseur (le bouton « punch-out » nous amène sur un écran transitoire avant d’accéder au site Web du fournisseur). Après correction, le système ajustera automatiquement la demande de prix au terme du magasinage. Lorsque le tout est à la satisfaction de l’usager, ce dernier peut générer son document à même l’écran de consultation des demandes de prix : lors de cette étape, le système demande qui sera l’initiateur du document afin de lui envoyer un courriel pour l’informer et de poursuivre son cycle d’achat de la même façon que pour le document d’achat régulier. Trois conditions sont nécessaires pour que les articles maintenus en inventaire soient commandés par le processus de commerce électronique (B2B).

1- Le service des ressources humaines et financières doit avoir créé une entente de type commerce électronique pour le fournisseur et celle-ci doit figurer dans l’onglet Entité externe du produit.

2- Dans l’onglet Entité externe du produit, on doit indiquer un numéro de catalogue et ce dernier doit être identique à ce qui se retrouve sur le site web du fournisseur. C’est vraiment important, car sinon, le système en cour de processus va nous


indiquer qu’il ne trouve pas de concordance entre les produits du fournisseur et ceux maintenus dans vos magasins respectifs.

3- Enfin, dans ce même onglet Entité externe du produit, la case Actif doit être cochée. De façon plus spécifique, l’usager après avoir généré ses commandes régulières va cibler dans son écran de réapprovisionnement les fournisseurs pour lesquels il y aurait des articles à commander par voie électronique. Dans l’exemple ci-bas, on remarquera que le document ne s’est pas généré pour l’entité externe FISHER SCIENTIFIQUE (001630-003) car il devra nécessairement se faire par le processus de commerce électronique.

Cliquer sur la loupe à droite de l’entité externe FISHER SCIENTIFIQUE (001630-003), afin de visualiser les articles à commander en commerce électronique, on peut exporter cette liste en Excel pour avoir sous la main les numéros de catalogue et les formats lorsqu’on va se présenter sur le site web du fournisseur.

Ensuite, l’usager va cliquer sur le bouton B2B à droite de l’entité externe FISHER SCIENTIFIQUE (001630-003) afin de se rendre sur le site du fournisseur pour sélectionner les produits à commander. Le processus qui s’en suit est le même qu’une commande effectuée par le biais du commerce électronique (B2B) régulier. Le réapprovisionnement assisté 11 Révisé le 15-février-10

Après avoir cliqué sur le bouton le système vous dirige vers une page de transition avant d’accéder le site du fournisseur. Sur cette page, cliquer sur le bouton

.

À partir de ce stade la navigation sur chacun des sites des fournisseurs va varier

cependant, l’objectif est le même déposer dans notre panier électronique les articles convoités, générer un e-quote (demande de prix) et de se diriger vers SOFE pour compléter la commande…

Nous utiliserons le site de FISHER pour vous présenter la marche à suivre. Pour les articles convoités, il suffit de les retrouver sur le catalogue du site et de les ajoutés

à votre papier en cliquant sur le bouton «Add products to shopping Cart».

Il est possible d’effectuer des modifications à notre demande de prix (e-quote) tant qu’elle n’est pas générée en document d’achat. Lorsqu’on retourne sur le site du fournisseur par le biais du bouton <Punch out> les informations seront ajustées à notre retour dans la demande de prix qui se situe dans SOFE.

On peut ajouter un deuxième article à notre panier en cliquant sur le lien «Ajouter à la

commande».


Effectuez votre recherche et sélectionnez les articles convoités :


Si votre commande est complète, il suffit de cliquer sur le bouton «ADD PRODUCTS TO

SHOPPING CART» . Si votre

commande est complète cliquez sur soumettre .


Le système vous confirme que la demande de prix a été créée dans SOFE et il vous fournit le numéro :


En fermant la fenêtre de navigation internet, vous vous retrouvez dans le système financier

SOFE. Dans le menu SOFE double cliquer sur «Demande de prix». L’écran suivant s’affiche : lancer la recherche des demandes de prix en cours en cliquant sur le bouton . Sélectionner et ouvrir votre demande de prix.

À partir de cet écran, vous pouvez modifier votre demande de prix initiale en retournant sur le site du fournisseur grâce au bouton « Punch-out ». Vous serez ainsi redirigé de façon sécuritaire vers le site du fournisseur et serez en mesure d’apporter les correctifs nécessaires à votre demande de prix. Dès que vos modifications sont complétées, il suffit de compléter les étapes énumérées précédemment. Votre demande de prix sera automatiquement ajustée dans le système financier SOFE.

Une fois de retour à l’intérieur de la demande de prix, vous pourrez générer le document

d’achat à l’aide du bouton .


Lors de la génération, le système demande qui sera l’initiateur du document d’achat. Il est important de bien inscrire qui complétera le document de réapprovisionnement : sinon cette personne ne sera pas en mesure de le récupérer. En cliquant sur OK le système lance une requête pour initier le document. Au même moment, le système expédie un courriel à la personne identifiée comme initiateur afin de lui signifier qu’un document vient d’être amorcé et qu’elle devrait compléter son traitement. La case commentaire permet à l’usager d’inscrire un message à l’initiateur désigné qui recevra cette information dans le corps de son courriel. Note : Une liste de valeur est également disponible ici avec le bouton droit de la souris.

La dernière étape consiste simplement à compléter le document de réapprovisionnement de la même façon qu’un document de réapprovisionnement régulier. Un seul élément à faire attention : pour les commandes de type commerce électronique « B2B », on doit identifier pour l’adresse de réception, le nom d’une personne dans la case «Att.». Si cette case n’est pas remplie, la commande ne sera pas expédiée au fournisseur. Au terme du processus d’approbation, le document devient officiel et une requête est générée par le système. Cette requête produit un



fichier (.xml) qui est acheminé de façon électronique chez le fournisseur pour procéder à la commande.

Complément d’information

- Pour ce qui concerne les commandes de réapprovisionnement, il est impératif de choisir des items maintenus en inventaire avec les bons numéros de catalogue sinon le système lors de la génération de la demande de prix va signaler une erreur en indiquant qu’il ne trouve pas cet item dans votre magasin.

- Lorsque vous vous êtes dirigés chez le fournisseur pour faire votre E-Quote (demande de prix) votre lien demeure actif pour 60 minutes. Au terme de ces 60 minutes, si vous n’avez pas encore choisi de façon définitive tous vos articles simplement faire créer votre demande de prix par le système et retourner compléter le tout grâce au punch out de la demande de prix qui vous permet d’aller faire des modifications à votre E-quote.

- Les E-Quotes chez les fournisseurs de façon générale et les demandes de prix dans SOFE ont une durée de vie de 45 jours au terme duquel le système va leur attribuer le statut échu et ils deviendront inutilisables.

- Si vous souhaitez annuler dans le système financier SOFE une demande de prix qui ne sera pas utilisée, allez simplement dans la demande de prix et dans le champ statut, sélectionnez annuler et enregistrer le tout avec la disquette de la barre d’outils.

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