LE PORTAIL RH cnam 2010-2011. Définition Le portail RH Le portail RH est un espace qui réunit...

LE PORTAIL RH

cnam 2010-2011

Définition

Le portail RH

Le portail RH est un espace qui réunit l'ensemble des données et informations relatives aux processus RH et nécessaires aux employés.

généralement dans le cadre d’un intranetcomposé de données structurées (bases de données

internes) ou non structurées (documents bureautiques, contenus)

réservé au personnel de l’entreprise

Le portail RH

offre des possibilités de personnalisation la page d'accueil pour une

personne ou un groupe de personnes

possède ou interface un moteur de recherche

donne accès à l'ensemble des données et des informations RH

actualités internes ou concernant les RH

une information actualisée nécessaire pour le travail

une série de sites web ou de portails qui se rapportent à la sphère

d'activités RH

portail de communication et de pilotage associé au système de paie de

l’entreprise

définition

Contexte

Le portail RH

inflation des règlementations sociales

environnement toujours plus complexe

nouvelles problématiques

gestion des talents

gestion des informations RH

gestion du temps

profit à tirer des évolutions technologiques

Enjeux

Le portail RH

automatisation des processus

réduction des coûts

plus d’informations, transmises et partagées plus vite

solutions simples pour rendre les équipes RH plus efficaces

moyen de conserver la motivation des employés

Le portail RH

enjeux

des processus RH fluides et fiables

de nouvelles fonctions et de nouveaux services à disposition

des équipes RH efficacité

des managers capacité de décision

des employés acteurs

image de la DRH

centralisation = bureaucratie, conservatisme, inefficacité

décentralisation = autonomie, affirmation de la spécificité,

reconnaissance

Précautions

Le portail RH

garantir la sécurité des données

authentification par mot de passe, gestion des profils,

données cryptées, …

offrir une disponibilité maximale de l’outil

encourager l’utilisation

Le portail RH

précautions

éviter l’exclusionnécessité d’une culture informatique

recenser le niveau d’appropriation des outils informatiques et notamment les « grands débutants »

évaluer le niveau et les usages des utilisateurs habituels des outils informatiquenécessité de moyens équivalents

identifier les agents qui n'ont pas d'email professionnelidentifier les agents qui n’ont pas de poste de travail pour des

questions logistiques ou organisationnelles et risquent de ne pas avoir d’accès

nouvelles attributions

gérer différemment l’entrée d’un nouveau salarié

création du compte utilisateur dans l’annuaire

création d’une adresse de messagerie

gérer un réseau de référents RH

mise en œuvre préalable au portail

formation

animation

précautions

Le portail RH

Annuaire

élément capital : référentiel des identités de l’entreprise

attribution de la DRH : maîtrise des mouvements de personnel

se base sur l’annuaire d’entreprise ou peut être synchronisé avec

lui (LDAP, Active Directory)

authentification unique (SSO : single sign-on)

Le portail RH

Le portail RH

annuaire

indispensable pour le fonctionnement des circuits de validation

problématique des mesures de sécurités de l’entreprise

évolution vers le dossier individuel

consultation et modification des informations personnelles

production des pièces justificatives

notion d’annuaire enrichi

passage de la fiche employé au profil de talents

lieu de recueil des informations

Organigramme

Le portail RH

représentation de l’organisation hiérarchique de l’entreprise

attribution de la DRH : maîtrise des mouvements de personnel

se base sur l’annuaire d’entreprise ou peut être synchronisé avec

lui

appui possible du fonctionnement des circuits de validation

(distinction hiérarchique et fonctionnel)

Circuits de validation-Workflow

littéralement "flux de travaux«

représentation sous forme de flux des opérations à réaliser

pour accomplir l'ensemble des tâches ou activités regroupées en

un même processus

un outil de gestion de workflow modélise et automatise les

flux d'informations dans l'entreprise

Le portail RH

Le portail RH

applicationproduction (gestion de contrats, de demandes, …)administratif (formulaires, …)coopératif (publications, documents, …)

typeprocédural

procédures pré-établies cheminement figé

dynamique (ad hoc) intervention sur le cheminement

Circuits de validation : workflow

Le portail RH

éléments associés à chaque étape d’un workflow

personnes (utilisateurs, annuaire)

statut (soumis, validé, refusé, archivé, …)

applications ou services (écran de saisie, traitements, envoi de

mail …)

processus tiers

délais


Le portail RH


Intégration d’applications

aller chercher l’information ou elle se trouvedispense la DRH des actions à faible valeur ajoutéefavorise la réactivité de mise à jour des donnéesdiminue les erreurs de saisieréduit l’utilisation du papier

ajoute un charge non-métier dans les services demande des connaissances règlementairesnécessite la mise en place d’un réseau de compétences

Le portail RH

Le portail RH

saisie des demandes par l’employé

circuit de validation pris en charge par le workflow

pas de nouvelle saisie à la DRH

compteurs mis à jour dynamiquement

consultables

par l’employé

par le manager

alimente les planning en temps réel

intégration d’application : congés

Le portail RH

catalogue consultable en ligne

saisie des demandes par l’employé

choix des sessions

consultation de l’historique

circuit de validation automatisé

supports de formation

intégration d’application : formation

Le portail RH

liste des postes proposés en interne

caractéristique des postes (description, responsable, lieu, mission,

début d’activité, type de contrat, ...)

possibilité de postuler

gestion du vivier de candidats

intégration d’application : recrutement

Le portail RH

notes de frais

gestion du temps

tableaux de bord

évaluations

gestion des compétences

…

intégration d’application

Offre de service RH

Le portail RH

utilisation de la gestion des contenus de l’intranetactualités RHarticles d’informationprocéduresformulairesliens vers des sites web

Le portail RH

recrutement, mobilité interne carrière congés missions, déplacements protection sociale formation, concours instances paritaires hygiène, prévention et sécurité action sociale loisirs, vacances, culture expressions syndicales

offre de services RH : exemple

Technologies

Le portail RH

widgets

contraction de windows et gadget

donne des informations (flux rss, …)

portlets

application à intégrer dans un portail

développés avec le langage Java

spécifications JSR168, JSR286, WSRP sur l’interopérabilité

Le portail RH

webparts

équivalent des portlets pour Microsoft

développés en ASP

web services

programme s informatiques

communication et échange de données

application et systèmes hétérogènes

environnements distribués

technologies

Mobilité

Le portail RH

le SIRH est de plus en plus mobile

téléphones intelligents et tablettes tactiles

initiée avec des application de recrutement (Recrutae)

des acteurs importants s’engagent : Oracle et Taleo

réponse à une attente des managers nomades

Accompagnement

Le portail RH

conduire le projet de changement

intégrer la gestion de projet dans ses compétences

considérations

mise en œuvre du portail RH transformation du SIRH

processus d’amélioration continue

réussite liée à la conduite du changement

constat sur les projets concernant les projets sur les SI

30% n’aboutissent pas

50% dépassent le budget

60% ne respectent pas les délais

accompagnement portail rh

Le portail RH

constat sur les projets SIRH

50% des projets libre service ne voit pas le jour

plus de 50% des salariés ne voient pas de changement après leur

implantation

66 % n’atteignent pas les objectifs fixés


Le portail RH

causes d’échec

projets complexes

nécessitent des remises en causes importantes : arbitrages métiers,

flux d’informations, processus, organisation, rôle des acteurs, …

confiance incertaines entre les partenaires

manque de maitrise des résultats visés

appropriation insuffisante par les acteurs

perte de confiance et démotivation


Le portail RH

principales erreurs commises

oublier d’associer certains employés

mener des actions de communication éparses

programmer des formations au dernier moment

engendrer la perception d’un outil imposé


Le portail RH

objectifs majeurs à poursuivre pour la réussite du projet

appropriation par l’utilisateur finalsensibilisation dès le début du projetvisibilité régulière sur l’avancementresponsabilisation dans ses futures attributions

pertinence de l’outil et adéquation à la fonctiondéfinition des nouvelles méthodes de travaildéfinition des règles et procédure associés

intégration des nouveaux outils dans l’organisationimplication des acteurs de tout niveau hiérarchiqueprise en compte des interactions transversales


Le portail RH


bâtir une équipe projet « conduite du changement »

utiliser la démarche pour améliorer la performance par le management

en fédérant les collaborateurs autour de pratiques communes

en les élevant grâce à leur nouvelles fonctions

utiliser la démarche pour améliorer et consolider le management

en pérennisant le dispositif dans les fondamentaux de la vie de

l’entreprise

en alimentant le cycle d’amélioration continue

Le portail RH


risque majeur d’un projet de transformation

LA RÉSISTANCE AU CHANGEMENT

premier défi à relever face à cette résistance

anticiper

vaincre

Le portail RH


causes de cette résistance

causes individuelles

changement synonyme de rupture

remise en cause

perte de points de repères

interrogations sur sa qualification

interrogations sur son rôle dans l’entreprise

Le portail RH


causes de cette résistance

causes structurelles

changement des conditions de travail

révision des processus

causes culturelles

évolution du système des valeurs

évolution des responsabilités

Le portail RH


identifier les alliés potentiels des opposants au changement

nécessité de faire porter positivement l’ambition projet

contrecarrer les rumeurs

la majorité suit le courant positif ou négatif

l’acceptation totale est un leurre

Le portail RH


clé du succès : le rythme de la démarche

agir et faire réagir continuellement

une conduite du changement réussie ne supporte pas de temps

morts

chaque étape du projet doit être ponctuée d’opérations

d’accompagnement visibles

susciter une dynamique en continue avec tous les acteurs concernés

effectuer un pilotage interactif soutenu

Le portail RH


ce pilotage interactif se traduit par des actions :

de convergence

(validation de l’organisation, des processus cibles avec les sponsors,

les directions impliquées et les partenaire sociaux)

de communication

(annonce des objectifs tout au long du projet et de façon

transparente auprès des acteurs concernés)

d’implication

(identification des porteurs du projet, constitution d’un réseau)

Le portail RH


ce pilotage interactif se traduit par des actions :

de mesure

( du retour sur investissement humain par des retours

d’expérience,

du retards ou aléas du projets,

du succès par des indicateurs de satisfaction)

de partage

(le progrès du à la transformation,

les bonnes pratiques à adopter,

les nouvelles compétences acquises)

Le portail RH


Le portail RH

LA COMMUNICATION

outil maître en conduite du changement

nécessité d’une préparation minutieuse

utilisation de tout ses atouts

gérer toutes les éventualités

s’adapter aux diverses situations de crises


Le portail RH

LA COMMUNICATION

qualifier les impacts du projet

bâtir une communication autour de registres adaptés

registre des relations : tisser les liens et fédérer autour du projet

registre de la souveraineté : affirmer la certitude du choix, foi dans la

transformation à venir

registre des bénéfice : mettre en valeur les hommes dans leur

fonction


Le portail RH

LA COMMUNICATIONchaque instance à un droit d’annonce et un niveau de parole

direction générale, DSI, sponsors : les enjeux au lancement, les

réussites phares, les situations de crises, l’aboutissement

direction de la communication et DRH : les objectifs,

l’avancement du projet, les petites victoires, les retards

le management : les « off » (prévenir, rassurer les réticents,

motiver les alliés au projet)

l’équipe projet « conduite du changement » : aide à

l’élaboration et pilotage du plan de communication


Le portail RH

LA COMMUNICATIONprécautions

doit être portée à tous les échelons hiérarchiques

instaurer un climat de confiance

démontrer le but commun

ne pas se limiter aux bienfaits de l’outil mais porter un message

plus général et plus stratégique sur la transformation

être plus crédible

adhésion à la nouveauté plus forte

veiller au ton : déterminé, pédagogique, enjoué, prometteur, …


Le portail RH

LA MÉTHODOLOGIEconstituer une équipe projet multi-compétences

exercer un pilotage en continu et le planifier

respecter les grandes étapes (cf. tableau)

évaluer en continu et porter une attention particulière aux

utilisateurs finaux

acceptation du changement

bénéfices perceptibles à tous les niveaux


Le portail RH

LA MÉTHODOLOGIE

bénéfices

équipes projets : dialogue facilité

DRH : optimisation des coûts de formation et développement

des compétences

utilisateurs : appropriation du changement et mesure de leur

contribution

annexes

Le portail RH

Le portail RH

source : 01 informatique

annexes

annexes

PDCA des émotions

Source : http://ligne-bleue.over-blog.com/article-76963.html

Le portail RH

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