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exercice professionnel

Actualités pharmaceutiques n° 487 Juillet-Août 2009

Véritable outil de gestion,

l’automatisation offre,

à l’officine, de nombreux

avantages tant sur les plans

salarial et organisationnel

que commercial.

L’officinal devant choisir

le modèle le plus adapté

à son entreprise, cet article

fait le point sur les différents

systèmes automatiques

disponibles et sur le retour

sur investissement qu’il est

en droit d’en attendre.

L’automatisation se développe de plus en plus au sein des offici-nes. En effet, malgré une période

“grise” pour la profession, durant laquelle

le maintien des marges et la réduction des frais généraux sont les principaux soucis des titulaires, les sociétés d’automati-sation savent tirer leur épingle du jeu en proposant :– des solutions adaptées à toutes les typo logies d’officines, petites, moyennes, grandes, rurales ou de centre commercial (avec leur grande largeur de stock) ;– des gains de surfaces grâce à une déloca-lisation du stock ;– des perspectives de développement des ventes-conseil ;– mais surtout, une meilleure rationalisation des coûts salariaux, certains n’hésitant pas à annoncer une diminution d’un tiers des coûts à chiffre d’affaires constant.L’automatisation doit être considérée comme un outil de gestion qui peut aider le titulaire sur de nombreux paramètres de son exer-cice officinal :– redistribuer des fonctions, mieux gérer les plannings, être un outil face à la difficulté de recruter ;– mieux gérer les stocks ;– maximiser la surface de vente en réduisant le back-office de l’officine et en élargissant l’exposition des produits ;– donner une image dynamique et moderne de son officine (différenciation commerciale).

Quel système automatique choisir ?Il existe différents fournisseurs et de multi-ples gammes et typologies de distributeurs automatiques de produits (DAP), ainsi que de nombreuses solutions et options pour le pharmacien, les rendant bien adaptés à l’of-ficine. Le pharmacien doit établir un cahier des charges précis concernant ses besoins et ses attentes.

Le choix du système automate ou robot

Deux types de technologie coexistent, le robot et l’automate.

Le robot, ou robot à plateau, correspond à un ou plusieurs bras articulés qui se déplacent dans les trois dimensions pour aller chercher un produit et le déposer dans un collecteur. De par leur mode de fonction nement (géné-

ralement une pince), les produits sont moins robotisables qu’automatisables. En effet, les robots ont un spectre de conditionnement moins large que l’automate : ils ne gèrent pas les gros conditionnements, les formes cylindriques ou les toutes petites présen-tations. La dispensation des produits est plus lente, le robot ne délivrant qu’une boîte après l’autre. Pour pallier cet inconvénient, les fournisseurs ont mis en place soit des systèmes multibras, soit des robots “mul-tipicking” (prise de plusieurs boîtes sur un même trajet).

L’automate

Dans le cas de l’automate, aucune pièce structurelle n’est en mouvement. Les pro-duits sont stockés dans des canaux incli-nés et chaque canal possède un éjecteur actif. Les produits peuvent alors être éjec-tés de façon quasi instantanée. Les auto-mates ont une vitesse de délivrance bien supérieure à celle d’un robot (envi-ron douze produits en trois secondes). Par ailleurs, la simplicité mécanique de l’automate est un gage de fiabilité : plus le nombre de pièces en mouvement est réduit, plus les risques de panne sont limi-tés. L’automate a une plus grande facilité que le robot à gérer n’importe quel type de conditionnement.

Les constructeurs ont réussi à concilier les deux systèmes dans un seul produit. Selon les fabricants, il existe différentes solutions qui permettent de mixer les deux systèmes :– automate pour les fortes rotations ;– robot pour les faibles rotations ;– robot pour le chargement de l’automate qui, en plus, délivre les faibles rotations ran-gées sur plateau.

Le choix du système de chargement

Dans le cadre d’un robot, la question de l’automatisation du chargement des produits ne se pose pas. En effet, le robot attribue et range les produits en fonction de leur typolo-gie, de leur fréquence de rotation mais, sur-tout, de la place disponible. Dans le cadre de l’automate, la question se pose. Il existe trois types de chargement.

L’automatisation à l’officine

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Le chargement manuel des goulottes

d’un automate

Le rangement manuel est assisté par l’or-dinateur. L’opérateur scanne le produit et le dépose dans un canal indiqué par des témoins lumineux qui s’allument ; une aide vocale (le code de la synthèse vocale est alors indiqué par synthèse vocale) est dis-ponible chez certains fabricants. L’opération est rapide, voire plus efficace qu’un range-ment en colonne tiroir : aucune interaction avec le personnel qui sert au comptoir et moins de déplacement. Cette tâche peut être réalisée par un employé non qualifié.

Le rangement automatique boîte par

boîte

Ce système, disponible pour les robots comme pour les automates, permet un ran-gement automatique des boîtes. L’opérateur doit scanner le produit et le déposer sur un tapis. Le mode de chargement est très lent, l’opérateur étant limité par le cadencement du tapis sur lequel est déposée la boîte, ainsi que par la vitesse de chargement du bras du robot. Ce système a été amélioré par la création d’une zone tampon, sorte d’armoire

de chargement dans laquelle l’opérateur range les boîtes sans les scanner. Le robot vient alors chercher les boîtes une à une, les scanne, puis les range. Ce système permet de libérer plus rapide-ment l’opérateur mais l’étape intermédiaire rallonge le temps de rangement des produits et donc, leur disponibilité.

Ce système supprime toute manutention de produit par un employé de l’officine, le seul travail restant consistant à vider les bacs en vrac dans un collecteur. Les robots se chargent de prendre les boîtes une à une, de trouver et scanner leur code-barre pour identification, puis de vérifier le produit en contrôlant soit son volume, soit son poids. Mais cette phase de préhension et d’iden-tification est très longue (environ 1 minute par boîte).Dans tous les cas, ces systèmes de ran-gement sont de type “robot”. Par rapport au système de délivrance, ils peuvent être totalement indépendants (le robot charge un automate), partiellement indépendants (le robot charge l’automate, mais est utilisé

pour la délivrance des faibles rotations) ou totalement dépendants (robot). Dans ces deux derniers cas, et encore plus dans le cadre d’un robot intégral, du fait que la déli-vrance est prioritaire sur le rangement, le temps alloué à cette dernière tâche peut se trouver grandement augmenté.

Les systèmes de convoyage

Selon le positionnement et la localisation de l’automate par rapport à la surface de vente, les fournisseurs proposent diffé-rents systèmes de convoyage des pro-duits délivrés. Quels que soient les fournisseurs, les temps de convoyage sont plus ou moins identiques pour des systèmes similaires. Les tapis roulants

Les boîtes sont soit éjectées par l’automate sur le tapis, soit déposées dessus par le bras du robot. Les tapis peuvent, selon les fabricants et selon leur longueur, posséder des vitesses plus ou moins rapides. C’est le plus fiable et le moins cher des systèmes de convoyage (hormis les simples rampes utilisant la gravité).

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Les systèmes pneumatiques Le système pneumatique doit être préconisé en raison de sa vitesse rapide de transfert lorsque le DAP se trouve à une longue dis-tance du point de délivrance. Il est, de plus, silencieux. Les produits présents à l’inté-rieur d’un tube sont poussés par un galet, entraîné par une suppression. Lors de sa mise en place, ce système est souvent théâ-tralisé au sein de l’officine en devenant un élément décoratif, la vitesse de transfert et la transparence du système de convoyage faisant leur effet. Les toboggans

Lorsque l’acheminement se fait plus haut que le point de prélèvement, le système de convoyage se termine généralement par un toboggan. Droit ou en hélice, il doit, de par sa conception, permettre aux produits de glisser facilement en évitant les chocs sur les parois à la réception. Certains tobog-gans sont équipés, au niveau de leur arri-vée, d’un capteur qui permet de lancer une autre préparation d’ordonnance dès que la précédente a été prélevée, évitant ainsi le mélange de différentes ordonnances saisies simultanément. Les ascenseurs

Les systèmes de convoyage à tapis roulant acceptent des remontées de pentes relati-

vement faibles (au maximum 9°). Lorsque le système d’automatisation se trouve en sous-sol ou lorsque des contraintes techniques et environnementales obligent les systèmes de convoyage à remonter les produits, un sys-tème d’ascenseur est préconisé. Même si les ascenseurs ont un rendement limité, leurs atouts sont une plus grande simplicité et fia-bilité par rapport aux systèmes pneumatiques (autre possibilité de remontée de produits).

La structure du système

L’implantation d’un système automatique est difficile à mettre en place. C’est pour-quoi elle est souvent réalisée à la suite de travaux de réagencement. Un réagen-cement de l’officine peut également être effectué suite à l’installation d’un DAP. La mise en place d’un système suppose le réaménagement de l’espace de l’offi-cine, à cause des impératifs techniques (insonorisation, passage des systèmes de convoyage, encombrement...) mais aussi afin d’optimiser le gain de place réalisé par l’installation du système. Chaque fournis-seur propose des systèmes relativement différents au niveau de la structure. Il existe des appareils totalement fermés (protégés de la poussière), des appareils ouverts ou des appareils semi-ouverts au sein des-

quels un opérateur peut aisément entrer (facilité pour l’entretien ou la réparation). Pour une même occupation au sol, les socié-tés proposent différents modules qui peuvent s’adapter parfaitement à l’architecture des locaux. Ainsi, selon les fournisseurs, on peut avoir des modules de base de 85 cm à 1,6 m de long, de 2,5 à 3,2 m de haut avec des profondeurs variables de 118 à 140 cm. À ce module de base peuvent s’addition-ner de nombreux autres, soit juxtaposés, soit plus ou moins éloignés, permettant d’augmenter le nombre de références, la contenance en boîtes et ainsi le pourcen-tage d’automatisation de l’officine.En fonction de sa conception, un système pourra, pour un même encombrement, rece-voir plus ou moins de références : goulotte fixe ou mobile, optimisation de l’espace par le robot.

Le mode de fonctionnement

Il existe différents modes de délivrance des produits lorsque l’opérateur les saisit par informatique : soit le DAP délivre ligne par ligne les produits, soit il gère toute l’ordon-nance en une fois.

Ligne par ligne

Le “ligne par ligne” est le mode de fonction-nement principal des robots permettant de

Comptabilité avec le système métier informatiqueTous les logiciels de gestion d’officine sont capables de s’interfacer

avec un automate ou un robot grâce à un langage commun. Il s’agit

du protocole CD API (Application Programming Interface). Il définit les

règles d’échanges de données entre les deux systèmes. Ce langage n’est

qu’une norme et n’a rien d’obligatoire pour les fournisseurs. C’est pourquoi,

il n’est pas forcement intégralement implémenté au sein des systèmes

informatiques du robot automate ou du système métier. C’est un point

sur lequel il faut veiller lors du choix des systèmes, car si l’implémentation

n’est pas intégrale, le pharmacien ne peut pas utiliser toutes les fonctions

des deux systèmes. Chaque fournisseur apporte donc à ce protocole

ses propres modifications.

Ce protocole se compose de neuf dialogues : ABIEKORPS (ci-contre).

Certains fabricants travaillent sur des protocoles Ethernet (IP)

qui permettent une augmentation des volumes d’échanges ainsi

que de la rapidité.

Pour être compatible avec les systèmes automatisés, le logiciel métier

doit aussi être capable de gérer plusieurs stocks séparés. À titre d’exemple,

Alliadis® et Caduciel® laissent le choix du déstockage, si un produit est à la

fois dans l’automate et en linéaire.

A Éjection des boîtes Le système informatique demande l’éjection des boîtes et l’automate répond la quantité délivrée. L’automate a la possibilité de répondre en décalé s’il s’aperçoit d’une modification de la quantité délivrée : erreur de stock, erreur à l’éjection.

B Gestion de stock L’automate retourne toutes les informations de stock concernant un CIP : disponibilité, réapprovisionnement...

I & E Informations de remplissage

Le système informatique peut informer l’automate de la réception d’un produit et l’automate peut informer le système informatique du bon rangement et de la disponibilité du produit pour la délivrance.

K Contrôle de gestion de stock

Dialogue utilisé lorsque le système informatique souhaite connaître l’état du stock pour un ensemble de code CIP.

O Statut commande en cours

Le système informatique se renseigne auprès de l’automate du statut d’une commande en cours. Par ce dialogue, le logiciel d’Everys® propose une visibilité dynamique sur le statut d’une commande par un système d’icones qui évolue en fonction de l’état d’avancement d’une commande (éjections, en transit...).

R Démarrage Échange d’information entre les systèmes lors de leur mise en marche.

P Information produit Lorsque l’automate souhaite une information sur un produit pour une bonne gestion des produits automatisés : nom, forme galénique, poids, péremption...

S Statut L’automate envoie au système informatique les informations relatives à son statut : opérationnel, goulottes bloquée...

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pallier la relative lenteur de préparation. Dès qu’une ligne est validée au niveau de l’informatique métier, le robot prépare et délivre la ligne suivante. Si avant la sai-sie des lignes suivantes par le vendeur, d’autres lignes sont validées au niveau d’un autre poste de vente, l’automate les prépare ; le premier vendeur doit alors attendre que cette ligne soit délivrée avant de recevoir ses produits. Hormis le délai d’attente, le principal inconvénient du convoyage commun est que les ordon-nances arrivent mélangées.

Travail à l’ordonnance

Le pharmacien ou préparateur valide la déli-vrance de l’ordonnance une fois sa saisie complète sur le système métier effectuée. La validation entraîne l’éjection de l’ensem-ble des produits en une fois. C’est le mode de fonctionnement utilisé par les automates. Ce principe de fonctionnement permet, au niveau de la saisie de l’ordonnance, de reve-nir en arrière, la validation n’étant réalisée qu’à la fin. Elle permet surtout une délivrance de l’ordonnance en une seule fois dans un délai très court.Selon les systèmes informatiques, l’opéra-teur peut choisir de libérer une ligne seule ou plusieurs à la fois sans tenir compte du mode de fonctionnement du DAP.En cas de panne, le type d’équipement a son importance pour l’accès du produit :– accès de plein pied, sur les tapis roulants ;– accès aisé et rapide aux produits ;– classement aléatoire des produits (encore plus dans le cas des robots) qui impose l’uti-lisation d’un listing ;– aide informatique à la localisation.

Le retour sur investissementAvec des baisses de prix régulières et de nouvelles offres (dès 45 000 €), ce ne sont plus seulement les grandes officines qui pensent à l’automatisation. Mais s’équi-per d’un automate ou d’un robot n’est pas une décision anodine. En majorité, les pharmaciens qui ont installé un sys-tème d’automatisation l’ont d’abord fait pour améliorer leur conseil ou délocali-ser leur stock (surtout lors de travaux de réagencement).La rentabilité d’un automate est liée à la capacité du titulaire à choisir le DAP le mieux adapté en fonction de la masse sala-

riale, des capacités du système, du potentiel commercial de l’officine : choix du système (automate ou robot), nombre de références à automatiser et nombre de boîtes. Le retour sur investissement (annoncé entre trois ou cinq ans par les fabricants) est dépendant du travail de prépara-tion du choix de l’automate. En effet, une course à l’automatisation intégrale a un énorme coût pour l’officine avec très peu de retours. Rien ne sert d’automatiser les 3 500 spécialités sachant que, en moyenne, les 1 000 premières représentent 80 % des ventes, les 2 000 premières 98 % des ventes et que les 1 000 suivantes ne sont vendues qu’une à deux fois par trimestre. C’est la raison pour laquelle vouloir automatiser son officine à 95 % coûte facilement deux fois plus cher qu’une simple automatisation à 80 % (1 000 références). Le bon choix ne serait-il pas une automatisation de 1 000 à 1 700 références en choisissant un système évolutif sur lequel il serait possible de rajou-ter un ou plusieurs modules ? En effet, c’est sur cette tranche qu’un automate sera la plus rentable.Le DAP permet aux titulaires de nom-breux gains sur l’ensemble de la gestion officinale.

Gains dans la gestion sociale

de l’officine

Le DAP offre de nombreux avantages dans la gestion sociale de l’officine :– meilleure gestion des plannings (éco-nomie de temps de “piquage des produits” en tiroir), les automates pouvant permettre un gain de deux à trois heures de travail quotidien par comptoir, soit près du tiers du temps de travail ; fini les heures de mar-che et les contraintes physiques dues aux déplacements ou aux rangements selon les systèmes adoptés ;– moins de difficultés de recrutement ;– absorbtion des pics de fréquentation ; c’est d’ailleurs la raison pour laquelle les premiè-res officines à être équipées d’automates étaient celles des centres commerciaux.

Gains au niveau de l’exploitation

Le DAP permet un gain en gestion de stock. Celui-ci est plus “sain”. De plus, certains DAP réalisent, pendant leur phase d’inac-tivité, des inventaires réguliers.

Gains commerciaux

Le DAP génère des gains commerciaux :– optimisation du temps passé au comptoir pour le conseil. La robotisation d’une officine est un service qui offre de nouvelles pos-sibilités. Le temps gagné par les employés peut être consacré à l’écoute du client (meilleure proximité avec la clientèle) mais aussi à conseiller et proposer des ventes additionnelles ;– augmentation de l’exposition des produits. Avec un DAP, la répartition front/back-office peut atteindre 80/20.

ConclusionPour faire le bon choix, le pharmacien qui décide d’investir dans un système de déli-vrance automatique doit se poser les bon-nes questions car un DAP peut être parfai-tement adapté à une officine et inadapté à une autre :– jusqu’à quel ratio l’automatisation est-elle rentable pour l’officine (nombre de référen-ces, de boîtes et de goulottes) ?– quel espace peut-on accorder au DAP ?– quelles sont la convivialité et la simplicité d’utilisation de la machine ?– quel est le meilleur système de convo yage ?– qui est le fabricant (service après vente, évolution des produits, maintenance, qualité d’installation...) ?Mais, pour se faire une vraie idée sur un sys-tème (mode de fonctionnements, capacité, rapidité...), le titulaire ne doit pas hésiter à faire le tour des pharmacies l’ayant déjà acquis et installé. �

Nicolas Julien

Pharmacien, Bezouce (30)

pharmaciejulien@gmail.com