Laurence Leroux Service des Thèses, SCD Rennes 2 Gaid Thirion CDETR, SCD Rennes 2 Février 2008...

Laurence Leroux Service des Thèses, SCD Rennes 2

Gaid Thirion CDETR, SCD Rennes 2

Février 2008

Maîtrise de l’information scientifique : “La publication électronique des thèses”

Ecole Doctorale Rennes 2

Publication électronique des thèses

Introduction : les enjeux 1 - le cadre national

A – Les textes de références B - Les acteurs du dispositif

2 - le cadre de l'Université Rennes 2 A - Les modalités du dépôt B - Les recommandations C – Les outils de rédaction

3 – la diffusion A - Les plateformes et les formats B - Les outils de structuration

Vous allez produire une thèse, soit :

un document à valeur administrative qui sert à la délivrance d'un diplôme et d'un titre

un travail scientifique, reflet de l'activité de recherche de la communauté scientifique

Un “état” de votre recherche à un instant donné

De son signalement et de son accessibilité dépend la future notoriété du nouveau chercheur

Dans quelle mesure le choix du support a-t-il une importance ?

Publication électronique des thèses Introduction : les enjeux

Comparaison de consultation

Thèses papier : consultations évaluées en moyenne à 1 fois tous les 10

ans

Thèses en ligne : (Diane Le Hénaff)

Plus de 1000 chargements par jour comptabilisés par l’archive du CCSD qui comprend 4000 thèses

Une thèse téléchargée 8 fois par mois en moyenne pour l’archive Pastel qui en comprend 636

Comment expliquer cette différence ?


Thèse papier : signalement et accessibilité

Signalement obligatoire dans le Sudoc

Microfichage seul possible (1 an 1/2 de fabrication)

Consultation et accès : Sur place à l’université de soutenance Dans les bibliothèques de la discipline (microfiche) Prêt à d’autres bibliothèques par le PEB (consultation sur

place)


Thèse électronique : signalement et accessibilité

Signalement obligatoire dans le Sudoc avec lien au fichier

Signalement sur plateformes de diffusions

Consultation et accès immédiat : En ligne :

En Intranet En Extranet Sur Internet


Caractéristiques du dépôt électronique

Rapidité d’accès et de consultation (24 h/24 ; 365 j/365)

Large signalement (moissonnage OAI)

Enrichissement possible des supports (audio, vidéo, etc…)

Garanties de pérennité (archivage national par le CINES)


La mise en ligne des documents de recherche s’inscrit dans de le cadre :

Du rapport Isaac sur l’université numérique (janvier 2008) Objectif : 100 % des documents numériques pour 100

% des étudiants De la création de l’Université Européenne de

Bretagne (2007) Mise en ligne des thèses réalisées dans le cadre du

collège doctoral international


Le dépôt électronique

contribue à la notoriété du nouveau docteur et à la visibilité scientifique des établissements

Suppose en vue de la mise en ligne :

de structurer son document pour faciliter le référencement de présenter selon des normes et formats la mise en place de procédures de référencement propres à

l’édition électronique : Dépôt /Archivage et pérennisation de connaître les aspects juridiques liés à la mise en ligne


1 - Le cadre national

A - Les textes de références


1985 : arrêté ministériel sur les modalités de dépôt papier des thèses, instituant un bordereau type de signalement

2000 : circulaire instituant un cadre de diffusion des thèses sur Internet ainsi que leur signalement par les établissements dans les catalogues collectifs nationaux

Publication électronique des thèsesle cadre national : les textes de références

2001 : établissement par le Ministère de l’éducation nationale et le ministère de la recherche d’un guide pour la rédaction des thèses destiné aux doctorants

2005 : circulaire précisant le rôle des acteurs de l’établissement (école doctorale, bibliothèque), de l’ABES, du CINES, sur les modalités de dépôt des thèses


2006 : arrêté du 7 août 2006 qui définit :

les modalités de dépôt papier OU électronique Laissé au choix de l’établissement

le signalement Dans le Sudoc et dans STAR (dépôt électronique)

l’archivage Sur les serveurs du CINES (Centre Informatique

National de l’Enseignement Supérieur)


2006 : arrêté du 7 août régissant :

La diffusion de ces documents Formats et plateforme selon le choix de l’établissement

Le guide du doctorant Revu en 2007 pour intégrer les références électroniques

Le bordereau de signalement Intègre maintenant les droits d’auteur

1er février 2008Abes : www.abes.fr (onglet thèses)


1 - Le cadre national

B - Les acteurs du dispositif

Publication électronique des thèsesle cadre national : les acteurs du dispositif

L’établissement de soutenance

L’école doctorale Le jury de soutenance Le doctorant Le service commun de documentation

Les organismes nationaux

L’ABES Le CINES L’ANRT


L’école doctorale : rôle administratif, de l’inscription à l’organisation de la soutenance

Chargée de l'enregistrement du doctorant dans Apogée

Chargée du signalement dans le Fichier central des thèses en cours de Paris X – Nanterre pour les disciplines autres que scientifiques (1er février 2008 http://fct.u-paris10.fr/)

Pour les disciplines scientifiques : Thesa répertorie les thèses en cours dans les grandes écoles (http:// thesa.inist.fr)

Chargée du dépôt papier et électronique (avant soutenance)


1er février 2008


L’école doctorale : gestion administrative, de l’inscription à l’organisation de la soutenance

Relai entre le directeur de thèse, les membres du jury et le doctorant, pour les pré-rapports et l'organisation de la soutenance

Enregistrement de la décision du jury

Transmission des exemplaires papier, des bordereaux et avis du jury, du dépôt électronique au service commun de documentation en vue du signalement

Le jury de thèse : validation scientifique et délivrance du titre de docteur

Avant soutenance : les membres du jury dressent un pré-rapport concernant la thèse

A l’issue de la soutenance, le jury :

décide de valider ou invalider la thèse est seul habilité à demander des corrections dans un délai de 3

mois peut demander la confidentialité (décision finale du Président

d’université)

N’a plus à se prononcer sur la diffusion

Pourquoi ?


Le doctorant : auteur, auquel s’appliquent depuis 2006 les droits moraux, inaliénables et perpétuels :

Responsabilité morale du contenu de l’oeuvre

Responsabilité de l’acquittement des droits d’auteur et droits voisins pour les documents utilisés dans l’œuvre

Droit de diffusion et divulgation au public de l’œuvre, avec possibilité d’arrêt de diffusion à tout moment

Droit au respect du nom

Droit de modification et d’adaptation


Le doctorant : auteur, auquel s’appliquent depuis 2006 les

droits patrimoniaux 70 ans durant :

Droit de reproduction (obligation d’autorisation pour la numérisation, reproduction sous forme de cédérom ou autre…)

Droit de représentation

Droit de citation


Le droit d’auteur s’applique à la thèse après soutenance

pour protéger l’oeuvre du docteur.

Ce même droit doit être également respecté pour tous

les documents utilisés dans le cadre de la réalisation

de la thèse, que celle-ci soit sur papier ou sur

support électronique…


Droit de citation :

3 critères à respecter : Citation “courte” :

caractère de brièveté de la citation par rapport à la globalité de l’oeuvre citée

Place restreinte de la citation par rapport à la globalité du document réalisé

Obligation de citer les auteurs et la source Utilisation dans un but informatif ou pédagogique


Droit d’exploitation d’une image :

Copie d’une image : relève du droit patrimonial Modification d’une image : relève du droit moral Demande d’autorisation de diffusion par écrit En cas de refus ou de coût onéreux, possibilité de cryptage Obligation de citation des auteurs et sources


Droit d’exploitation de données en ligne

Un document trouvé sur le Web peut être consulté librement, cela ne signifie pas qu’il est libre de droit et réutilisable comme tel

Certains articles sont soumis à licence (bases de données, bouquets de revues électroniques, etc...)

Un document quelqu’il soit est soumis au droit d’auteur, droit moral, droit patrimonial


Quelques conseils :

Toujours citer la source de l’extrait

Pour un article faisant l’objet d’une publication, vérifier les droits cédés à l’éditeur

S’il n’y en a pas, s’assurer pour une utilisation électronique que l’extrait entre dans le cadre de la courte citation ou demander l’autorisation de l’auteur


Quelques conseils :

Vérifier les mentions concernant les conditions d’utilisation sur le site

Mention de DR (droits réservés) : signifie que le document est mis en ligne sans autorisation

Mentions Creative commons Autorisation de l’auteur pour l’utilisation libre du document sous

conditions symbolisées par des logos

Cf : http://fr.creativecommons.org/contrats.htm



Les logos :

Attribution : signature de l’auteur initial (mention du nom d’auteur obligatoire)

Non Commercial : interdiction d’utilisation commerciale de l’œuvre sans autorisation de l'auteur

No derivative works : changements, modifications, traductions de l’œuvre soumis à l’autorisation de l’auteur

Share alike : si modifications autorisées, obligation de rediffuser selon la même licence


Droit applicable jusqu’en décembre 2008…

A compter de janvier 2009, clause d’exception pour la recherche

Cf : www.educnet.education.fr//legamedia/droit-auteur/bibliotheque.htm

Cf : Le guide pratique du droit d’auteur : utiliser en toute légalité / Anne-Laure Stérin. Maxima, 2007


Le Service commun de documentation : gestion documentaire Chargé du signalement

dans le Sudoc 1er février 2008www.sudoc.abes.fr/ dans le catalogue de l'établissement de soutenance

Chargé de la conservation et de l'archivage des exemplaires de soutenance, quelqu’en soit le support

Chargé de la communication, de la diffusion et de la reproduction des exemplaires


Les organismes nationaux :

L'ABES (Agence bibliographique de l'enseignement supérieur)

Chargée de promouvoir les travaux de recherche au niveau national et international (gestion du Sudoc)

Chargée de la mise en place du logiciel STAR dans le cadre du dispositif de dépôt électronique des thèses

1er février 2008www.abes.fr/



Le CINES (Centre informatique national de l'enseignement supérieur) :

Chargé de l'archivage perenne des thèses déposées via le logiciel STAR

Chargé de diffuser les thèses déposées sur les plates-formes définies par l'établissement de soutenance



L'ANRT (Atelier national de reproduction des thèses) :

Chargé de la reproduction sur microfiche de la version imprimée des thèses soutenues

Chargé de la diffusion des microfiches réalisées à toutes les bibliothèques universitaires françaises selon la discipline

Chargé de la reproduction des thèses sur papier « à la carte » (payant et possible si l'auteur en a donné le droit )

www.anrtheses.com.fr/


Tous ces acteurs appliquent les directives ministérielles

en respectant les avis émis par le jury de soutenance

et les autorisations accordées par le docteur


2 - le cadre de l’Université Rennes 2

A – les modalités du dépôt

Publication électronique des thèsesLe cadre de l’Université Rennes 2

La mise en place du projet à Rennes 2 Phase expérimentale Dépôt électronique systématique depuis septembre 2007 La version papier demeure la version officielle Evolution : présentation aux labos de recherche et aux

directeurs de recherche, au CS et CA de l’Université

Les modalités de dépôt

Les particularités du dépôt électronique Le cadre du dépôt à Rennes 2


Dépôt ≠ diffusion

Dépôt électronique : l’auteur remet à l’École

doctorale tous les fichiers composant la thèse, y

compris ceux non diffusables

Dépôt éventuel de version de diffusion

La diffusion : sauf en cas de confidentialité

prononcée par le Président d’Université, la diffusion

sur Internet est soumise à l’autorisation de l’auteur

Diffusion minimale = communauté de Rennes 2

(intranet et extranet)


Les services ressources :

L’Espace Recherche (Bureau des thèses)

Le Service des Thèses du Service Commun de Documentation

La CDETR (cellule de diffusion électronique des travaux de la recherche)


Doctorant

• les exemplaires destinés au jury

• 3 exemplaires papier destinés au SCD

• le bordereau national d’enregistrement

• la version électronique complète

• la version électronique diffusable

• le formulaire de dépôt électronique

• le contrat de diffusion

DEPOSE

Bureau des thèses de l’Espace Recherche

Publication électronique des thèsesle dépôt électronique : 2 mois avant la soutenance

Le Bureau des thèses de l’Espace Recherche

• les 3 exemplaires papier • le bordereau national d’enregistrement• la version électronique complète• la version électronique diffusable• le formulaire de dépôt électronique• le contrat de diffusion

TRANSMET

Service des thèses (SCD)

Publication électronique des thèsesle dépôt électronique : après la soutenance

Service des thèses (SCD)

Version électronique diffusable

- Version électronique diffusable - Docs annexes - Formulaire de dépôt - Contrat de diffusion

SIGNALE LA THÈSE DANS LE SUDOC

TRANSMET TRANSMET

Service informatique SCD CDETR

SUIVI DES DEPOTS SUR INTERNET, CAS ECHEANT, DEPOT DE LA THESE SUR TEL

MISE EN LIGNE EN INTRANET

Publication électronique des thèsesle dépôt électronique : après la soutenance

RESULTAT

La thèse est signalée et accessible :

dans le Sudoc dans les plates-formes de diffusion choisies

(TEL-HAL) Dans Google scholar (moissonnage OAI du

portail Sudoc et de HAL) Dans OAIster (moissonnage OAI de TEL)



B – les recommandations



Pour se préparer à la diffusion

Demander les autorisations de diffusion pour les documents extérieurs à insérer dans votre travail

Regrouper les images dans un fichier particulier, ne pas les intégrer au texte

Réaliser votre thèse sans ajout de collage Nommer significativement les fichiers Regrouper votre travail sous un seul fichier de préférence,

comprenant les couvertures, accompagné le cas échéant d’un fichier image

Utiliser les formats RTF ou PDF de préférence pour le dépôtUtiliser des polices de caractères non payantes


Plus généralement :

Bien choisir votre titre de thèse (mots indexés)Respecter les normes de présentation des thèses détaillées

sur le Guide du doctorantTraduire votre résumé français en anglais à l’identique Rédiger votre page de titre selon le modèle fourni par l’école

doctoraleUtiliser une feuille de style pour effectuer votre rédaction



C – les outils de rédaction


2 outils en ligne : Redacthese (

http://redacthese.pbwiki.com) Cursus - outils et guide - redacthese

(environnement ENT de l’Université)


Publication électronique des thèsesla diffusion : les modalités

Autres exemples :

Thèse en ligne, mode d’emploi, site de l’université de Toulouse 1

Rédiger sa thèse, site de l’université Lyon 2

Un modèle pour la thèse, site Edel de l’Université de Poitiers


3 - La diffusion

A - Les plateformes et les formats

Publication électronique des thèses la diffusion

Dans le cadre du mouvement du libre accès, les établissements développent leurs outils de diffusion :

Archimer, outil local utilisé par Ifremer,

Cyberdocs, outil utilisé notamment à Lyon 2,

E-prints, outil utilisé notamment à Université Louis Pasteur de Strasbourg

TEL, outil mis en place par le CCSD, actuellement utilisé par Rennes 2

Publication électronique des thèsesle processus de dépôt électronique

Publication électronique des thèses la diffusion : les plateformes et les formats

TEL : http://tel.archives-ouvertes.fr/ serveur géré par le CCSD ( Centre pour la

communication scientifique directe) qui dépend du CNRS

Favorise l'auto-archivage perenne des documents (disponibles sous 24 heures)

• Un document déposé ne peut être retiré Convertit du RTF vers PDF ou TeX/LaTeX vers PS

• contrôle de lisibilité des formats et des données Moissonnage OAI de TEL par le portail Sudoc

Publication électronique des thèses la diffusion : les outils



Formats de diffusion :

PDF (format ouvert mais propriétaire d’Adobe pour la lecture) (X)HTML (langage définissant la structure d’un document,

dont les limites ont été montrées par le passage à Unicode) XML (format souple, perenne et le plus adapté à la

consultation) LaTeX (format intégrant des polices de caractères contenant des

symboles spécifiques aux sciences ; non convertible en XML pour l’instant)

3 - La diffusion

B - Les outils de structuration

Publication électronique des thèses la diffusion : les outils de structuration


Les formats utilisés pour l’archivage et la diffusion des thèses électroniques (PDF ou XML) nécessitent de déposer un document « stylé », c’est-à-dire structuré dès sa conception.

L’utilisation d’une feuille de style est indispensable pour la mise en ligne en XML et conseillé pour une mise en ligne en PDF


Feuille de style : Document modèle à télécharger, doté d’une barre d’outils spécifique, qui permet de faciliter la structuration d’un document, tout en laissant le choix des styles typographiques (polices, interligne, marges, etc…)

A utiliser au début de sa rédaction, plutôt que de styler une fois le document terminé


Pourquoi utiliser une feuille de style ?

Lors de la création de votre document, la feuille de style vous permet : de gagner en lisibilité en homogénéisant la

présentation du texte ; de faciliter la gestion document et la rédaction en

automatisant certaines fonctions, par exemple : la numérotation des titres, la création et la mise à jour de la table des matières, etc.

De plus, utiliser une feuille de style, c'est déjà envisager la diffusion de son travail sur Internet.


Où trouver le modèle de document à utiliser ?

Nous nous basons sur la feuille de style mise à disposition par l'Université Lyon 2. Vous pouvez télécharger le modèle sur ce site : http://theses.univ-lyon2.fr/

Comment l'installer ?

A partir du site thèses de l'Université Lyon 2, choisissez le modèle correspondant au logiciel et au système d'exploitation que vous utilisez couramment.


Comment l'utiliser ?

Les recommandations suivantes concernent la procédure à suivre pour les utilisateurs de Microsoft Word sur PC. La procédure est sensiblement la même pour les utilisateurs de mac.

Préalable

Il est important de comprendre que les styles proposés lors de l'utilisation de la feuille de style servent à structurer votre document. Vous restez donc entièrement maître de sa mise en forme.


Appliquer les styles

chaque élément de votre thèse doit obligatoirement se voir appliquer l'un des styles proposés dans la barre d'outil spécifique à la feuille de style.

Par défaut, un style est appliqué à l'ensemble d'un paragraphe.


Modifier les styles

Feuille de style sobre mais possibilité de modifier à volonté les paramètres de mise en page associés à chaque style (police, taille, alignement, etc.).

Attention néanmoins à NE JAMAIS MODIFIER LE NOM DES STYLES.

Pour modifier les caractéristiques d'un style, il convient de suivre la procédure précise

Les projets à venir :

Projet de réalisation, dans le cadre du PRES, d’une plate-forme de conversion et de diffusion en XML des thèses soutenues dans les universités et établissements supérieurs de Bretagne

En amont, projet de mise en place d’une formation à l’utilisation d’une feuille de style pour tous les publics concernés par ce projet

Projet de mise en place d’une assistance aux doctorants : vous pouvez d’ores et déjà contacter la CDETR

Projet d’obligation de dépôt électronique obligatoire des thèses soutenues à Rennes 2

Publication électronique des thèses Evolution en vue…

Des questions ?...

Laurence Leroux Service des Thèses, SCD Rennes 2 Gaid Thirion CDETR, SCD Rennes 2 Février 2008...

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