L’archivage dans votre entreprise -...

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L’archivage dans votre entreprise

Benchmark entre membres du CR2PA + entreprises intéressées

Le CR2PA lance une enquête auprès de ses adhérents. Les entreprises non adhérentes mais intéressées par la démarche de benchmark des projets d’archivage sont invitées à répondre également. L’objectif est de dresser une cartographie de la prise de conscience des risques de non archivage dans l’environnement numérique et de la mise en œuvre de l’archivage managérial par les entreprises privées et les institutions publiques. Tous les répondants (qui auront indiqué leurs coordonnées) recevront par e-mail une synthèse de ce benchmark qui fera par ailleurs l'objet d'une présentation lors de la manifestation du CR2PA de l’automne 2013. Les informations collectées par le biais de ce questionnaire sont anonymes et confidentielles. Elles ne sont utilisées et communiquées que sous forme agrégée à des fins statistiques et uniquement pour l’objet de cette enquête de benchmark. Le CR2PA exclut toute exploitation commerciale des données, conformément à sa charte éthique. Si vous souhaitez prendre connaissance de l'intégralité des 40 questions avant de répondre en ligne, merci de télécharger le questionnaire au format PDF en cliquant ici. Le Club des responsables de politiques et projets d’archivage (CR2PA) est né en 2008 de la rencontre de directeurs de projets d’archivage pionniers partageant la même vision et la même ambition de promotion de l’archivage, au niveau managérial dans l’entreprise. Association régie sous loi 1901, le CR2PA fédère les porteurs de projets confrontés aux enjeux de la conservation et de la destruction des données, à l’externalisation, aux cessions d’entreprise, etc. Il défend une vision managériale de l’archivage et interpelle les dirigeants sur les risques du non-archivage pour la pérennité des entreprises. Il regroupe aujourd’hui plus de quarante grandes entreprises et organismes publics. Plus d'informations sur http://www.cr2pa.fr.

http://www.cr2pa.fr/


La gestion et la conservation des données, documents et dossiers dans votre entreprise

Précisions sur les termes utilisés pour ce questionnaire : Information : terme générique pour données, documents, contenus, dossiers. Données structurées : toutes données d’une base de données, d’un formulaire ou d’un tableur Données non structurées : par opposition, tout le reste, c’est-à-dire tout document de type courrier, décision, contrat, rapport, message électronique, page web, enregistrement vocal, etc. Contenu : synonyme de document (contenu est plus adapté à l’environnement numérique, document est le mot classique) Document engageant : tout document/contenu figé et validé, avec valeur de preuve ou de mémoire, dont la mauvaise gestion constitue un risque pour l’entreprise (équivalent de l’anglais « record »). 1. Comment appréciez-vous la gestion et la conservation de l’information dans votre entreprise

pour les aspects suivants ? (une seule réponse possible par ligne)

Très

bonne Satisfaisante

Insuffi-sante

Très insuffisante

Ne se prononce pas

Gestion et conservation de l’information en général

Accès à l’information (authentification, droits, moteur de recherche, indexation…)

Gestion et conservation des données structurées

Gestion et conservation des données non structurées

Gestion et conservation des messages électroniques engageants (e-mails classiques, messages instantanés, réseaux sociaux…)

Traçabilité des flux associés aux informations Destruction des documents/contenus périmés

Commentaire : 2. Si la situation est différente selon les directions ou services, pouvez-vous affiner votre réponse?

(sinon, passez à la question 4) (une seule réponse possible par ligne)

Très

bonne Satisfaisante

Insuffisante

Très insuffisante

Ne sait pas

Service inexistant

Communication Juridique RH Financier / Comptable / Fiscal Achats Recherche & Développement Vente / Commercial Relation client/usagers Système d’information Logistique / Supply chain Archives historiques


3. Si la situation est selon les zones géographiques où votre entreprise est implantée, pouvez-vous affiner cette appréciation ? (sinon, passez à la question 4) (une seule réponse possible par ligne)

Très

bonne Satisfai-

sante Insuffi-sante

Très insuf-fisante

Ne sait pas

Pas présent dans ces pays

France Union Européenne Reste de l’Europe (inc. Russie) Etats-Unis / Canada Amérique du Sud Afrique / Moyen Orient Asie / Océanie

4. La responsabilité de la conservation et de la destruction des documents/contenus engageants (cf

définition sous la question 1) est-elle clairement identifiée au sein d’un service ou d’une direction interne à votre entreprise ? (une seule réponse possible)

Oui

C’est en cours de définition

Non

Ne sait pas 5. Votre entreprise a-t-elle externalisé la conservation de ses archives quelles qu’elles soient

(engageantes ou non) ? (une seule réponse possible)

Non

Une partie seulement des archives papier

Une partie seulement des archives numériques

Une partie des archives papier et une partie des archives numériques

La totalité des archives papier

La totalité des archives numériques

La totalité des archives papier et numériques

Ne sait pas

6. Si oui, quelles sont les 3 principales raisons poussant votre entreprise à externaliser ses archives ? (Si vous n'avez pas externalisé, passez à la question 7) (multi-réponses)

Nous manquons de place

L’archivage n’est pas notre cœur de métier

La gestion des archives en interne est trop lourde, trop coûteuse

Le prestataire délivre des services à valeur ajoutée que nous ne pouvons pas fournir à nos clients internes

Les risques encourus sont ainsi mieux assurés

Les équipements, infrastructures et processus employés sont plus sécurisés

Les processus d’archivage sont mieux automatisés et optimisés

Nous n’avons pas les compétences en interne

Nous n’avons pas les ressources suffisantes en interne

Nous souhaitons bénéficier d’infrastructures et de technologies de pointe

L’externalisation est une politique de la direction générale de notre organisation

Autre, précisez :


Les besoins d’accès aux documents/contenus à risque en temps différé 7. Quels sont les motifs principaux à l’origine des demandes de consultation des documents et

contenus archivés dans votre entreprise ? Evaluez leur récurrence. (une seule réponse possible par ligne)

La plupart du temps

De temps en temps

Rarement Jamais Ne sait pas

Besoin opérationnel des services Litiges / contentieux Audit externe Audit interne E-discovery* Projet de cession d’actifs Projet de développement Autres cas. Précisez ci-dessous

Si autre cas, précisez ici :

*E-discovery : demande d’investigation systématique du système d’information d’une entreprise, formulée par la partie adverse dans le cadre d’une procédure d’audit ou contentieuse (réglementation US)

8. Arrive-t-il que les documents/contenus archivés ne soient pas retrouvés ? (une seule réponse possible)

Oui, souvent

Oui, parfois

Non

Ne sait pas

9. Comment évaluez-vous les conséquences pour votre entreprise de ne pas avoir pu (re)trouver ces documents/contenus archivés ? (une seule réponse possible)

Très grave

Dommageable

Incidence mineure

Sans conséquence

Ne sait pas

10. Inversement, votre entreprise a-t-elle subi les conséquences négatives de documents/contenus conservés trop longtemps ? (une seule réponse possible)

Oui plusieurs fois

Oui mais rarement

Non

Ne sait pas

11. Les coûts liés au non-archivage de certains documents/contenus ou à un défaut d’archivage ont-ils été évalués financièrement par votre entreprise ? (une seule réponse possible)

Oui, c’est réalisé systématiquement

Oui, mais uniquement pour certains documents/contenus à risque

Oui, c’est en cours de mise en œuvre

Non

Ne sait pas


La politique d’archivage de votre entreprise

12. Votre entreprise a-t-elle défini une politique d’archivage ? (une seule réponse possible)

Oui c’est déjà le cas

Oui c’est en cours ou prévu

Non et ce n’est pas prévu

Ne sait pas

13. Si oui, cette politique d’archivage se présente-t-elle sous la forme (une seule réponse possible) :

D’une déclaration de principes directeurs pour l’archivage*

D’un document qui définit les exigences relatives à un archivage électronique sécurisé*

D’un document général qui englobe les principes managériaux et les exigences techniques

D’un document qui suit les recommandations du Service interministériel des Archives de France

Autre cas. Précisez : * Références éventuelles à la norme ISO 15489 sur le « Records management » ou aux principes du GARP (Generally accepted recordkeeping principles) de l’ARMA ; ou à la norme NFZ42-013 (ou ISO 14641-1) sur la conservation numérique sécurisée.

14. À quel niveau cette politique est-elle portée dans votre entreprise ? (une seule réponse possible)

Direction générale, maison-mère ou corporate

Secrétariat général

Direction de la stratégie

Direction administrative et financière

Direction / service des risques

Direction / service de l’audit interne

Direction / service juridique

Direction / service des archives

Direction informatique / des systèmes d'Information

Direction de l’innovation / R&D

Direction de la qualité

Au niveau de chaque filiale (pays / entité…)

Au niveau uniquement de certaines fonctions support

Au niveau uniquement de certains directeurs / responsables métiers opérationnels

Autre. Précisez :

15. Quels ont été les événements déclencheurs de la mise en place de votre politique d’archivage ? (multi-réponses)

Audit

Contentieux

Contrôle par les instances fiscales ou réglementaires

Gestion de risques

Déménagement

Fusion-acquisition

Cession d’actifs

Projet de dématérialisation


Projet de stockage

Révision de processus

Perte de documents / contenus

Valorisation du patrimoine immatériel

Capitalisation dans le cadre de projets d’innovation / de R&D

Mise en place d’un plan de reprise ou de continuité d’activité (PCA/PRA)

Rationalisation des coûts

Autre. Précisez :

16. Votre politique d’archivage est-elle reliée à d’autres politiques internes ? (multi-réponses)

Politique de sécurité de l’information (aspect classification)

Politique de protection du patrimoine informationnel

Politique de gestion de risques ou Entreprise Risk Management (ERM)

Plan de reprise/continuité d’activité… (PRA/PCA)

Politique de gestion documentaire ou de contenus (GED/ECM)

Politique de gestion des connaissances (KM)

Politique de traçabilité

Politique de qualité

Non, elle est indépendante de toute autre politique

Autre. Précisez :

La mission / fonction archivage dans votre entreprise 17. Existe-t-il une entité, « mission » ou « fonction », qui pilote l’archivage ? (une seule réponse

possible)


Oui c’est en cours ou prévu


Ne sait pas

18. Si oui, quel est le rattachement hiérarchique de cette entité « mission » ou « fonction » archivage ? (une seule réponse possible)

Direction générale

Direction administrative et financière

Services généraux / facility management

Direction / service juridique

Direction informatique / des systèmes d'Information

Direction de l’innovation / R&D

Direction de la qualité

Service documentaire

Autre. Précisez :


19. Quels sont la nature et le périmètre des documents et contenus pris en charge par la fonction archivage ? (multi-réponses)

Papier

Numériques*

Données structurées

Données non structurées (bureautique, intranet)

Données non structurées (messagerie)

Documents issus de processus dématérialisés

Juridiques

Administratifs et/ou comptables

RH

Achats

Techniques (R&D, production, logistique…)

Opérationnels (contrats, réclamations commerciales…)

Archives historiques ou patrimoniales

Autres. Précisez : Nota bene : on emploi plutôt le mot numérique pour les documents, et le mot électronique pour les systèmes.

20. L’accès à vos archives par des personnes externes à votre entreprise est-il encadré ? (une seule

réponse possible)

Oui, via des règles et des procédures internes clairement définies

Oui, via des prescriptions réglementaires externes

Non, l’accès à nos archives par des personnes externes à notre entreprise n’est pas autorisé

Ne sait pas

La mise en œuvre de votre politique d’archivage

21. Votre entreprise a-t-elle élaboré un référentiel de règles de conservation et de destruction pour l’ensemble de ses documents/contenus engageants (exigence de la norme ISO 15489 sur le « records management ») ? (une seule réponse possible)

Oui c’est le cas

Oui, c’est en cours ou prévu


Ne sait pas

22. Par quels moyens votre entreprise communique-t-elle régulièrement sur l’offre de service interne relative à la gestion et à l’archivage des documents/contenus ? (multi-réponses)

Intranet / portail

Blog interne

Messagerie électronique

Journal interne au format papier

Notes de service

Réunion présentielle

Kit de communication dédié à ce sujet

Compte rendu régulier sur l’usage par les clients internes du service d’archives

Rapport d’activité annuel publié par le service d’archives

Aucune communication régulière n’est effectuée sur ce sujet

Autre moyen. Précisez :


23. Existe-t-il des relais internes pour diffuser la politique d’archivage et les bonnes pratiques

associées ? (une seule réponse possible)

Oui

C’est en cours ou prévu

Non

Ne sait pas

24. Si oui, quelles sont les fonctions exercées par ces relais ou correspondants internes ? (sinon, passez à la question suivante) (multi-réponses, faire tourner les items dans le questionnaire en ligne)

Dirigeants et membres du COMEX

Top managers

Cadres intermédiaires

Risk managers

Qualiticiens

Logisticiens

Juristes

Auditeurs

Financiers

Comptables

Informaticiens

Acheteurs

Commerciaux

Archivistes/documentalistes

Autre. Précisez :

Votre système d’archivage électronique (SAE) On entend ici par SAE, au sens large, toute solution de gestion et de conservation des documents numériques, numérisés ou papier.

25. Votre entreprise dispose-t-elle d’un ou plusieurs systèmes d’archivage électronique (SAE) ? (une seule réponse possible)


Oui, c’est en cours ou prévu


Ne sait pas 26. Si c’est en cours, à quel stade se situe ce projet de SAE ? (multi-réponses)

Note d’opportunité réalisée

Note de faisabilité réalisée

Sponsor identifié et engagé

En attente de « feu vert » managérial

En attente de budget

Budget accordé ou en cours d’attribution


27. Votre entreprise a-t-elle réalisé ou prévoit-elle une étude des gains (quantitatifs ou qualitatifs) de son système d’archivage électronique ? (une seule réponse possible par ligne)

Oui En cours ou prévu Non Ne sait pas

Avant le lancement du projet Après le déploiement du projet

28. Quels ont été, sont ou seront les profils des membres du comité de projet du SAE ? (multi-réponses)

Dirigeants et membres du COMEX

Top managers

Risk managers

Qualiticiens

Logisticiens

Juristes

Auditeurs

Financiers

Comptables

Informaticiens

Acheteurs

Archivistes

Autre. Précisez :

29. Le cas échéant, dans la conduite de votre projet de SAE, quels normes ou standards votre entreprise a-t-elle suivis ? (multi-réponses)

Norme ISO 15489 sur le « records management » et normes associées (méthode DIRKS, MoReq2 / MoReq2010, ICA-Req / ISO 16175)

Norme NF Z 42-013 / ISO 14641-1 sur la conservation numérique sécurisée

Norme ISO 14721 (OAIS) sur la pérennisation des données

Labels FNTC (Fédération nationale des Tiers de Confiance)

Standards de l’Administration des Archives pour les agréments accordés aux tiers (SEDA)

Aucune de ces normes

Autre. Précisez :

Les solutions techniques de gestion documentaire et/ou d’archivage choisies par votre entreprise

30. Dans le cas où votre entreprise est passée ou passera par un appel d’offres pour le choix d’une solution technique d’archivage, quels ont été ou seront les 3 critères de pondération les plus importants retenus pour la sélectionner ? (multi-réponses)

Respect des normes

Prix de la solution

Délai de déploiement

Certification de l’éditeur (si le cas)

Facilité d’intégration à l’existant

Couverture fonctionnelle proposée

Evolutivité dans le temps


Hébergement tiers

Accès à distance

Interopérabilité avec d’autres solutions du marché

Garanties de confidentialité

Ergonomie / interface utilisateur

Respect de la législation / compliance

Adaptation au contexte et aux particularités de votre secteur d’activité

Localisation des archives (si recours à un tiers-archiveur)

Conformité aux recommandations du SIAF (service interministériel des archives de France)

Pas d’appel d’offres défini ou prévu

Autre. Précisez : 31. Cette solution technique est-elle ou sera-t-elle automatiquement adossée au référentiel de

conservation (règles de conservation/destruction) défini par votre entreprise ? (une seule réponse possible)

Oui

C’est en cours ou prévu

Non

Ne sait pas 32. Dans le domaine de la gestion et de l’archivage de documents/contenus, votre entreprise utilise-

t-elle les outils ou solutions suivantes ? (une seule réponse possible par ligne)

Oui Non Ne sait

pas

Système de GED / Electronic Document Management System Système d’archivage électronique (SAE) / Electronic Records Management System (ERMS)

Système de gestion de documentaire et archivage / Electronic Document and Records Management System (EDRMS)

Coffre-fort électronique (CFN) Système d’archivage uniquement pour des données applicatives Logiciel de gestion des archives papier seulement Solution logicielle développée en interne Espace de stockage partagé dédié à des archives électroniques

Commentaire : 33. Si vous souhaitez recevoir les réponses des autres répondants au questionnaire sur les outils

utilisés, indiquez les noms des solutions ou fournisseurs que vous avez retenus pour les domaines suivants : (sinon passez à la question suivante) (question ouverte)

Système de gestion de documentaire et archivage

Outils de GED

Système de records management (ERMS)

Coffre-fort électronique (CFN)

Logiciel de gestion des archives papier

Outils de gestion de contenu électronique (ECM)

Espace de stockage partagé dédié à des archives électroniques


34. Quel est votre degré de satisfaction vis-à-vis des outils et solutions suivants si vous les utilisez ?

(une seule réponse possible par ligne)

Très satisfait Satisfait Insatisfaisant Très

insatisfaisant Pas d’expérience dans le domaine

Système de gestion de documentaire et archivage

Outils de GED Système de records management (ERMS) :

Logiciel de gestion des archives papier

Solution de gestion de contenu (ECM)

Espace de stockage partagé dédié à des archives électroniques

Commentaire :

Bilan (provisoire) et perspectives 35. Parmi les items suivants, quels sont les 5 principaux challenges que votre entreprise (ou service)

devra relever ces prochaines années ? (multi-réponses)

Mieux gérer les droits d’accès à l’information

Valoriser les archives historiques / patrimoniales

Mieux gérer la confidentialité de l’information (système de classification)

Assurer la pérennité de la conservation numérique

S’assurer que toute information archivable est bien archivée

Sensibiliser les personnels et collaborateurs aux questions de l’archivage

Centraliser le pilotage de la gestion de l’information

Intégrer de nouveaux supports d’information (plans 3D, audio, vidéo, wiki, blogs, réseaux sociaux…)

Promouvoir et mettre en œuvre le records management dans l’entreprise

Établir un référentiel de conservation

Élaborer une arborescence des répertoires pertinente et en assurer le maintien

Élaborer un plan de continuité d’activité relatif à la gestion et à l’archivage des documents et contenus

Formaliser les politiques et procédures d’archivage

Mettre en place un Electronic (Document and) Records Management System (E(D)RMS)

Relier la politique d’archivage à d’autres politiques relatives à la gestion de l’information

Développer les usages liés à l’archivage en déployant des coffres-forts numériques, espaces sécurisés de conservation, pour les collaborateurs, clients, fournisseurs, etc.

Mieux gérer les métadonnées associées aux documents

Autre (spécifier): 36. Quel conseil donneriez-vous à des collègues s’engageant dans un projet d’archivage ? (question

ouverte avec champs libre)


Pour terminer et afin de pouvoir comparer les approches entre grandes fonctions, secteurs d'activité et/ou tailles d'entreprise, nous vous remercions de compléter les questions ci-dessous permettant de mieux caractériser votre profil d’entreprise.

37. Dans quelle direction ou quel service travaillez-vous ? Sélectionnez la direction ou le service qui correspond le mieux à la/le vôtre. (une seule réponse possible)

Direction générale / Secrétariat général

Finance/Comptabilité

Juridique

Archives / Documentation

Informatique / Système d'Information

Autre direction ou service. Précisez :

38. A quel secteur d'activité appartient votre entreprise ? Sélectionnez le domaine qui représente le mieux l'activité de votre entreprise en France. (une seule réponse possible)

Secteur public

Banque/Finance/Assurance/Mutuelles…

Distribution/Commerce

Industrie

Autres services : précisez :

39. Combien d'employés votre entreprise compte-t-elle en France ? (une seule réponse possible)

Moins de 250 employés

Entre 250 et 5 000 employés

Plus de 5 000 employés

Ne sait pas

40. Votre entreprise a-t-elle des filiales ou bureaux à l’international ? (une seule réponse possible)

Oui

Non

Ne sait pas Nous vous remercions de votre contribution. Pour recevoir par e-mail la synthèse des résultats de notre enquête, merci de compléter la signalétique ci-dessous. Nom de votre entreprise : Votre nom (prénom) : Votre fonction : Votre e-mail : Votre téléphone (facultatif) :

LE CR2PA VOUS REMERCIE ET VOUS DIT À BIENTÔT POUR TOUTE QUESTION : [email protected]

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