Le rôle du responsable de la rédaction des procès-verbaux varie d’une entreprise à l’autre. Il est

généralement admis que ce rôle consiste à assister à la réunion, à prendre des notes et à rédiger

le procès-verbal final. Ces activités sont certes fondamentales, mais de nombreuses autres

fonctions peuvent incomber au rédacteur. Et dans bien des cas, il s’agit de tâches administratives

devant être réalisées avant, pendant et après la réunion.

Pour être efficace, la rédaction des procès-verbaux réclame une approche professionnelle et

la démonstration d’un large éventail de compétences. Ce livre blanc dévoile quelques conseils

et astuces et explique comment constituer un kit d’outils qui vous aidera à vous préparer et à

rédiger des procès-verbaux de manière plus efficace.

QU’EST-CE QU’UN PROCÈS-VERBAL ? Un procès-verbal est un compte rendu écrit des affaires traitées lors d’une réunion et des décisions

prises. Il constitue donc une trace permanente de la réunion. La rédaction de procès-verbaux de

qualité est une tâche plus compliquée et chronophage qu’il n’y paraît, et qui dépasse largement

le cadre administratif.

Bien qu’il n’existe pas de format imposé pour la rédaction des procès-verbaux, ceux-ci doivent

être clairs, concis et exempts de toute ambiguïté. Tous les chiffres et dates pertinents doivent y

figurer (comme les données financières ou les échéances) et être clairement définis. Enfin, un

procès-verbal se doit d’être impartial.

La rédaction des procès-verbaux est une fonction cruciale pour toute entreprise. On se trouve souvent amené à rédiger des procès-verbaux, malgré le peu d’informations disponibles sur le contenu et le déroulement des réunions. Plusieurs facteurs rédhibitoires peuvent vite transformer cette tâche en cauchemar : accords ambigus, ordre du jour imprécis, interruptions, président peu efficace, etc.

L’ABC de la rédaction de procès-verbaux La rédaction des procès-verbaux peut être améliorée grâce à la technologie et à une meilleure préparation

Ce livre blanc a été produit en

collaboration avec l’ICSA : The

Governance Institute.

Aucune modification ne peut être apportée à un procès-verbal,

hormis pour corriger des erreurs manifestes. Le cas échéant, les

modifications doivent être effectuées avant la signature et être

paraphées par le président. Une fois signé, le procès-verbal ne

peut plus être modifié. Toute révision postérieure devra prendre

la forme d’un amendement au procès-verbal lors d’une réunion

ultérieure.

OBJECTIF DE LA RÉDACTION DE PROCÈS-VERBAUXLa rédaction d’un procès-verbal a pour but de fournir un compte

rendu interne exact, impartial et équilibré des points traités lors

d’une réunion. Le niveau des détails consignés est fonction, dans

une large mesure, des besoins de l’entreprise, de son secteur

d'activité, des exigences de l’autorité de réglementation et des

pratiques de travail du président, du conseil d’administration et

du secrétaire d’entreprise.

Le procès-verbal doit au minimum contenir les principaux points

de discussion, les décisions prises et, le cas échéant, les raisons

de celles-ci et des actions convenues, ainsi qu’un enregistrement

de toute délégation d’autorité pour agir au nom de l’entreprise.

Si le rédacteur se fie uniquement à sa mémoire, le risque de

distorsion, de confusion et de réinterprétation est grand, raison

pour laquelle une approche professionnelle est indispensable

lors de la production d’un procès-verbal.

Le procès-verbal doit être : ● Objectif

● Clair

● Concis

● Complet

Le procès-verbal doit être : ● Neutre

● Rédigé au passé

Le procès-verbal doit contenir les informations suivantes :

● Le nom de la société (y compris le numéro d’entreprise)

● Le type de réunion

● La date et le lieu de la réunion

● Les noms des personnes présentes et des personnes

excusées

● Les détails des discussions pertinentes

● L’intégralité des résolutions adoptées

QUALITÉS REQUISES POUR UNE RÉDACTION EFFICACE DES PROCÈS-VERBAUXVoici quelques compétences requises pour la rédaction de procès-verbaux de qualité :

● Écouter plusieurs personnes en même temps et saisir les

arguments et le ton de chacun

● Synthétiser un argument sans le déformer et consigner les

décisions prises et les points nécessitant un suivi

● Identifier les moments importants de la discussion à

consigner

● Ne pas avoir peur de demander des éclaircissements

● Rester ferme lorsqu’une personne demande une

modification par rapport à un compte rendu qu’elle estime

pourtant exact

Il n’est pas facile de rédiger un procès-verbal tout en participant

à part entière à une réunion.

L’IMPORTANCE DU STYLE RÉDACTIONNEL Le procès-verbal doit être rédigé de manière à ce qu’une

personne qui n’était pas présente à la réunion puisse suivre les

décisions qui ont été prises. Un procès-verbal peut également

s’inscrire dans le cadre d’un audit externe ou d’un examen

réglementaire, ou encore servir dans une procédure judiciaire.

Lors de la rédaction d’un procès-verbal, il est essentiel de

garder à l’esprit qu’un rapport officiel permanent est créé, et

qu’il contiendra une partie de la « mémoire de l’entreprise ». Il

doit offrir un compte rendu exact, équilibré, impartial et objectif

de la réunion, tout en demeurant raisonnablement concis. Il est

primordial de ne pas sous-estimer l’importance de l'exactitude,

car le procès-verbal deviendra la preuve définitive de ce qui

s’y est passé et des personnes présentes. Les tribunaux lui

donneront force probante jusqu'à preuve du contraire. La

manière exacte de rédiger un procès-verbal est une question de

style et de pratique pour l’entreprise.

Il est généralement convenu que : ● Le conseil d’administration porte la responsabilité

collective des décisions qu’il prend. Il convient par

conséquent d’éviter autant que possible de citer des

personnes, même si ce n’est pas la règle dans certains

secteurs.

● Les procès-verbaux doivent être numérotés

consécutivement pour faciliter toute référence ultérieure.

L’ABC de la rédaction de procès-verbaux La rédaction des procès-verbaux peut être améliorée grâce à la technologie et à une meilleure préparation

Pour être efficace, le responsable de la rédaction du procès-verbal

doit anticiper et être préparé. La préparation revêt une importance

critique pour la qualité du procès-verbal final. La constitution d’un

kit d’outils contenant tout le nécessaire pour la réunion garantira

la qualité et l'exactitude du procès-verbal final.

De quels éléments de référence ai-je besoin ?

Assurez-vous que votre kit d’outils contient tous les éléments de

référence nécessaires. Ils vous permettront d’être parfaitement

préparé pour les consulter chaque fois que nécessaire.

Liste de contrôle pour les éléments de référence :

● Vos notes originales prises lors de la réunion

● Vos notes structurées

● Le procès-verbal de la précédente réunion

● Tous les documents qui ont été distribués avec l’ordre du jour

● Les notes concernant les interventions orales présentées

lors de la réunion

● Toute autre information que vous jugez utile

L’organisation de vos réunions par un portail pour conseils

d’administration vous permettra d’accéder beaucoup plus

facilement aux éléments de référence, d’un simple clic sur un

bouton. Ces portails offrent toute une série de fonctions de

gouvernance, notamment des bibliothèques de documents

sécurisées, qui vous permettent de stocker et de consulter en

toute sécurité les éléments de référence, tel que les documents

de la réunion, les procès-verbaux archivés, la documentation

préparatoire, les politiques et la législation.

Si vous n’utilisez pas d’application de rédaction de procès-verbaux

ou de portail pour conseils d’administration, la préparation d’un

modèle de référence pour chacune des réunions dont vous rédigez

le procès-verbal peut se révéler très utile. Il vous donnera dès le

départ une structure et une mise en page clairement définies.

Tous les en-têtes corrects seront en place et certaines informations

demeureront inchangées d’une réunion à l’autre. Bien sûr, vous

devrez apporter des ajustements et des mises à jour et vous

devrez toujours faire un résumé de la discussion pour chacun des

points de l’ordre du jour. Mais la mise en place d’une structure

vous donnera le sentiment d’avoir fait des progrès avant même

de commencer.

DES PROCÈS-VERBAUX PLUS AISÉS GRÂCE À DILIGENT BOARDS La technologie de portail pour conseils d’administration, telle

que Diligent Boards, est devenue la norme pour de nombreux

conseils d’administration, ce qui signifie que de nombreux

organisateurs saisissent déjà tous les détails de leur réunion

dans la plate-forme choisie. Ils ne doivent dès lors plus dupliquer

L’ABC de la rédaction de procès-verbaux La rédaction des procès-verbaux peut être améliorée grâce à la technologie et à une meilleure préparation

les informations dans des documents de rédaction de procès-

verbaux distincts. Au lieu de cela, ils peuvent importer leur

procès-verbal dans le portail sécurisé, notamment la liste des

participants et l’ordre du jour de la réunion.

Le responsable de la rédaction du procès-verbal peut alors

prendre des notes directement dans l’application durant la

réunion et les associer à des points de l’ordre du jour et à des

mesures à prendre. Après la réunion, il lui suffit d’organiser

les notes en procès-verbal et de les associer à chaque point

de l’ordre du jour, d'attribuer les mesures à prendre et de les

distribuer en toute sécurité à travers l’application.

En rationalisant ces opérations et en vous évitant de devoir

jongler entre différents programmes, Diligent  Boards permet

de gagner d’innombrables heures de travail. Dans la mesure

où les procès-verbaux renferment les informations les plus

confidentielles d’une entreprise, il n’est pas étonnant que

les rédacteurs se tournent vers cette solution collaborative

sécurisée.

Exploiter la puissance de l’information. En toute sécurité.

Pour aider les organisations les plus puis-santes du monde à révéler le pouvoir de l’information et de la collaboration en toute sécurité, Diligent fournit aux conseils d’ad-ministration et aux équipes de gestion les outils qui leur permettront de prendre de meilleures décisions. Plus de 4 700 clients dans plus de 75 pays comptent sur Diligent pour accéder immédiatement à leurs infor-mations les plus urgentes et confidentielles avec des outils qui facilitent leur consultation, la discussion et la collaboration avec les principaux décideurs. Diligent Boards accé-lère et simplifie la création et la distribution des documents de conseil sur les iPad, les appareils Windows et les navigateurs. Paral-lèlement, Diligent Boards offre des avantages pratiques comme la réduction des coûts de production, une contribution au développe-ment durable et l’accélération des procé-dures administratives et informatiques pour les leaders du monde entier.

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Tél. : +33 (0)1 56 60 58 58Email : info@diligent.comSite Web : www.diligent.com/fr

Pour plus d’informations ou une démonstration, contactez-nous :

« Diligent » est une marque de Diligent Corporation, déposée auprès de l’Office des brevets des États-Unis. « Diligent Boards », « Diligent D&O », « Diligent Evaluations », « Diligent Messenger » et le logo Diligent sont des marques déposées de Diligent Corporation. Toutes les marques tierces appartiennent à leur détenteur respectif. ©2018 Diligent Corporation. Tous droits réservés.

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Institute of Chartered Secretaries and Administrators

L’ICSA est un organisme professionnel de gouvernance. Fort de 125 années d’expé-rience à son actif, l’ICSA travaille aux côtés d’organismes de réglementation et de déci-deurs politiques afin de promouvoir des normes élevées de gouvernance et de pro-poser des certifications, des formations et des conseils.

Pour obtenir des informations à jour sur la rédaction de procès-verbaux, ainsi que des conseils sur les meilleures pratiques et des détails sur des cours et des publications pertinents, consultez le site web de l’ICSA : www.icsa.org.uk/minutetaking

ICSA : The Governance Institute