La Mutuelle des Affaires Etrangères et Européennes réduit les délais

de traitement des demandes clients grâce à EverSuite

Paris, le 27mai 2014

La Mutuelle des Affaires Etrangères et Européennes (MAEE) s’adresse à tous les fonctionnaires et agents du Ministère des Affaires Etrangères et des autres administrations qui sont affectés en France ou à l’étranger. La MAEE protège au total près de 24 000 personnes (assurés, adhérents et ayants droits).

Son fonctionnement au quotidien est assuré par une cinquantaine de gestionnaires, tant au siège parisien qu’à son antenne de Nantes, qui réceptionnent, trient et traitent près de 30 000 mails et plus de 30 000 plis par an. Pour optimiser la gestion de l’ensemble des demandes assurés/adhérents et documents entrants par courrier, téléphone et mail, la MAEE a choisi de faire appel à la société Viveris Systèmes, filiale du groupe Viveris, spécialisée dans le développement et l’exploitation des systèmes d’informations, pour mettre en place la dématérialisation des flux entrants et la gestion de ses archives physiques. Cette démarche répondait à de nombreux objectifs :

Diminuer au maximum l’usage du papier Réduire les temps de distribution, de circulation, de traitement et de recherche des

documents Assurer une traçabilité complète de l’ensemble des documents entrants

o Plus de perte de documents o Faciliter et simplifier la recherche de documents et de dossiers

Optimiser la gestion des dossiers clients o Intégrer les mails d’échanges gestionnaire/adhérent au dossier client correspondant o Classement des documents par assuré o Fusion de plis : gestion de dossiers uniques,

intégrant notamment les documents attendus

Remplacer l’outil de gestion des archives physiques En partenariat avec l’éditeur de solutions de gestion de contenu d’entreprise EVER TEAM, la société Viveris Systèmes a proposé à la MAEE des solutions sur-mesure répondant à l’ensemble des besoins identifiés grâce au logiciel EverSuite. Cette solution allie une GED à un puissant moteur de workflow documentaire et propose des fonctions d’archivage pour gérer les obligations de conservation.

Périmètre d’intervention de Viveris Systèmes :

La mise en œuvre du logiciel EverSuite

L’expression détaillée des besoins et spécifications fonctionnelles du logiciel

L’étude d’intégration du logiciel dans le SI de la mutuelle

Le paramétrage de l’outil et les développements spécifiques

L’installation en production

L’accompagnement

La formation des gestionnaires

L’assistance au démarrage

L’optimisation des solutions

Viveris Systèmes est ainsi intervenu depuis l’analyse approfondie des besoins avec la MAEE, le paramétrage complet des nouveaux logiciels, jusqu’à la formation des gestionnaires ou l’optimisation des outils mis en place en réponse aux nouveaux besoins identifiés. Ce projet de dématérialisation permet aujourd’hui une indexation structurée de plusieurs milliers de documents entrants en fonction de l’origine de la demande (assuré, adhérent, CPAM, trésorerie…), la famille (changement de situation familiale, courrier général secrétariat, gestion des cartes vitales…) et le motif du courrier (attestation de droits, carte perdue, demande de carte vitale…). La classification et la recherche des documents sont ainsi extrêmement simplifiées.

Pour la Conseillère du Président de la MAEE, Dominique Lefebvre : « le travail réalisé par les équipes de Viveris Systèmes chez nous est particulièrement précieux. Nous avions besoin d’améliorer nos processus de gestion, de moderniser nos outils et d’être en capacité de répondre précisément et aisément aux demandes de nos autorités de contrôle. Avec la multiplication des moyens de communication, il nous fallait un système capable d’intégrer et de gérer aussi bien les demandes courrier et mail, et d’assurer toute la traçabilité et les contrôles nécessaires. Aujourd’hui, nos gestionnaires sont tous formés au nouveau logiciel et Viveris est toujours présent en cas de besoin pour optimiser le système, l’améliorer, répondre à nos questions et à nos nouveaux besoins. » A propos d’EVER TEAM : www.ever-team.com EVER TEAM est le 1er éditeur européen de solutions intégrées de gestion de contenu d’entreprise ECM. Seul acteur français dans le « Magic Quadrant » des solutions ECM établi par le cabinet Gartner, EVER TEAM totalise plus de 20 années d’expertise et d’innovation dans le domaine de la gestion de contenu. EVER TEAM est présent en Europe et au Moyen-Orient avec des centaines de clients dans 15 pays et réalise 2/3

de l’activité à l’international. Les solutions ECM d’EVER TEAM, fortement orientées métier, sont disponibles

dans les environnements J2EE ou SharePoint.

A propos de Viveris : www.viveris.fr Le Groupe Viveris (près de 52 M€ de CA en 2013) emploie 745 personnes en France réparties autour de deux pôles d’activité : Le pôle ingénierie industrielle et technique accompagne les secteurs de pointe les plus exigeants dans des projets de Recherche et Développement auxquels il apporte ses compétences en matière de systèmes embarqués, d’informatique industrielle et d’électronique. Le pôle ingénierie des systèmes d'informations fournit toutes les prestations nécessaires à la conception et à la réalisation des systèmes d’informations : conseil, développement, intégration et maintenance. Il inclut également de fortes compétences en matière d’intégration de progiciels (SAP, HR Access…), et d’Administration de Système et Réseaux.

Pour toutes demandes d’informations complémentaires, merci de contacter :

Magalie Quet Tél : 01 56 88 11 29

Mail : mquet@actifin.fr