LA GESTION DE PROJETS APPLIQUÉE AU SECTEUR DE LA TRADUCTION Module 1 Préambule à la gestion de...

LA GESTION DE PROJETS LA GESTION DE PROJETS APPLIQUÉE AU SECTEUR DE LA APPLIQUÉE AU SECTEUR DE LA

TRADUCTIONTRADUCTION

Module 1Module 1Préambule à la gestion de projets Préambule à la gestion de projets

Avril 2009

Auteur : Caroline BAJWEL/CBTranslation

Contributeur : Dominique Jaccard, Professeur HEIG-VD

© 2009 – Ce document peut être utilisé et divulgué librement sous réserve de mention de son auteur et de son contributeur

Module 1 -

Agenda • Qu’est-ce qu’une entreprise ?

• Pourquoi la "gestion de projet"

• Qu’est-ce qu’un projet ?

• Cartes des processus de vente

• Le contact client

• Collecte d’informations/classement

• Analyse préliminaire du projet

• Le devis

Module 1 -

Qu’est-ce qu’une entreprise ?Définition

Une entité économique

Une entité globale hiérarchisée, où convergent des compétences individuelles essentielles au bon fonctionnement de l’entreprise

Une combinaison de facteurs de production

Un « distributeur » de revenus générés par les ventes, c’est-à-dire les clients

Un environnement commercial mondial et concurrentiel

Module 1 -

Qu’est-ce qu’une entreprise ? Fonctionnement/budget type d’une entreprise :

Postes :

Achats mat équipement

Fournitures diverses

EDF GDF

Fournitures entretien

Fournitures informatiques

Fournitures administratives

Crédit bail mobilier

Locations immobilières

Charges locatives

Locations mobilières

Entretien et réparations

Maintenance

Assurances

Documentation générale

Frais de salons

Honoraires divers

Commissions

Frais d'actes et contentieux

Frais de formation

Publicités

Cadeaux

Imprimerie

Dons et pourboire

Coursiers

Transport sur achat

Voyages et déplacement

Missions et réception

Frais postaux et télécom

Frais site WEB

Frais services Internet

Services bancaires

Autres frais et commissions

Prestations diverses

Taxe d'apprentissage

Formation continue

Taxe professionnelle

Organic

TVTS

Vignette

Rémunérations du personnel

Charges sociales

Tickets restaurant

Dotations aux amortissements

IFA

Total des charges fixes

chiffre d'affaires

Honoraires traduction

Honoraires divers

Marge

Taux de marge

Résultat avant impôt

Module 1 -

Pourquoi la "gestion de projet"

• Mise en place de processus industriels dans tous les domaines

• Accélération/Net économie

• Mondialisation/concurrence

• Développement exponentiel du savoir de l'humanité/complexité

Pourquoi parle-t-on de plus en plus de gestion de projet

?

Plusieurs signes

– Vulgarisation des certifications industrielles

– Utilisation croissante des logiciels de gestion de projet

– Loi sur la formation professionnelle/importance accordée à la gestion de projet

Module 1 -

Qu’est-ce qu’un projet ?

Origine et signification du terme

Latin proficere : jeter en avant

=> mouvement, trajectoire, rapport à l’espace et au temps

=> point de départ sur lequel on se base pour atteindre un but

Définitions• « Un projet se définit comme une démarche spécifique qui permet de

structurer méthodiquement une réalité à venir. Un projet est défini et mis en œuvre pour élaborer la réponse au besoin d’un utilisateur, d’un client ou d’une clientèle et il implique un objectif et des actions à entreprendre avec des ressources données. » (AFNOR)

• « Une séquence d’activités uniques, complexes et connectées, avec pour but d’atteindre un objectif. Ceci doit être réalisé à l’intérieur d’un cadre temporel, d’un budget et en respect de spécifications. » (Wysocki)

• « Un projet est une entreprise temporaire visant à créer un produit et/ou un service unique » (PMI)

Module 1 -

Qu’est-ce qu’un projet ? (suite)Le triangle O-C-D (Objectif -Coûts-Délais)

• Un système dynamique à maintenir en équilibre– Chaque changement déséquilibre le projet

[Buttrick]PROJET

Objectif

Coûts Délais

=> Importance de la gestion de projet

Module 1 -

Qu’est-ce que la gestion de projet ?

• ORGANISATION /

MANAGEMENT – Hiérarchie

– Coordination

– Communication

– Conflits

• TECHNIQUES– Pert

– Gantt

– Gestion des risques, coûts et délais

Facteurs humains

Outils et techniques

deux aspects de la gestion de projet

deux aspects de la gestion de projet

Module 1 -

Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite)

Les principes de base

2 définitions…

• La gestion de projet consiste à planifier, organiser, suivre et maîtriser tous les aspects d'un projet, de façon à atteindre les objectifs en respectant les coûts, les délais et les spécifications prédéfinies.

• Selon le PMI :Application de connaissances, compétences, outils et techniques dans des activités de projet en vue d'atteindre ou de dépasser les attentes des parties impliquées dans le projet.

Module 1 -

Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) L’école du caméléon

• Un objectif

• S’informer

• Ne pas faire cavalier seul

• S’adapter

• Être prudent

• Avancer sans précipitation

Module 1 -

Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Le découpage en phases

Projet : non répétitif, mais il y a des constantes

Une des constantes : possibilité de découper tout projet en quatre phases

Chaque phase pourra être découpée en étapes et en tâches

Planification LivraisonRéalisation

Analyse

Module 1 -

Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Le découpage en phases (suite)

• Le découpage en phase permet de

– mettre en place une démarche "projet" qui donne une structure et facilite l’évaluation des différentes étapes

– développer et appliquer des méthodologies/techniques de gestion de projet

– fixer des points de repère qui permettent de contrôler la fin d’une étape avant le début de la suivante et l’avancement du projet

Module 1 -

Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase d’analyse

Objectifs :

- Estimer les ressources, coûts et délais- Estimer les risques - Déterminer le prix de vente et la date de livraison

Projet avant le projet

- Établir le devis

Quel objectif ?

Module 1 -

Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase de planification

Objectifs:

Mise en place de la structure du projet

– Définition des responsabilités

– Planification détaillée

– Préparation des kits de traduction

– Affectation des ressources

– Contrôle des coûts et des délais

Planifier la réalisation...

Module 1 -

Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase de planification (suite)

PROJET X

Sous-projet X1

Sous-projet X2

Sous-projet X3

Phase X1-1 Phase X1-2 Phase X1-3 Phase X3-1

Tâche X1-1-1 Tâche X1-1-2 Tâche X1-1-3planification planification

Décomposition arborescente du projet

Module 1 -


Représentation graphique du déroulement du projet

planification planification

Diagramme de Gantt

Module 1 -


Réseau à nœuds => chemin critique

tâches permettant de diminuer la durée du projet

planification planification

• Réseau PERT

Module 1 -

Synthèse : Analyse / Planification

• Étude MIT – Harvard– Une augmentation du temps investi dans les phases de Conception-

Planification diminue la durée totale du projet

• Coût de l’erreur– Détectée en phases A/P << détectée en phases R/L

« Les gagnants passent deux fois plus de temps que les perdants sur les activités d’analyse et de planification »« Winners spend more than twice as many ressources on

pre-development activities as did losers »Bonak; 1994

Module 1 -

Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase de réalisation

Objectifs :

Amener le projet à sa fin

– Exécution du travail

– Pilotage coûts-délais-qualité

– Résolution de problèmes

Réaliser la planification...

Module 1 -

Suivi du projetConstat de la situation

Mise en oeuvre

InformationCommunication aux partenaires

DécisionsRespect des engagements

Replanification Mise à jour

ProjectionConséquences futures

Objectif :

Maîtriser le projet pendant la réalisation

RéalisationRéalisation

Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase de réalisation (suite)

La démarche de suivi

Module 1 -

Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase de réalisation (suite)

Objectif : s'assurer que le projet se déroule comme prévuPlanification

Projet

Réalisé

Feedback- calendrier- budget- Objectif (qualité - spéc.)

• Contrôle– Actions correctives sur la base de mesures, rapports

– Objectif : rediriger le projet réel vers le projet planifié

RéalisationRéalisation

Contrôle de la réalisation

Module 1 -

Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase de livraison/terminaison

Objectifs :

Archivage de l'expérience

Engranger du savoir et savoir-faire

=> améliorer le déroulement des projets futurs

– Analyse des écarts entre planifié et réalisé

– Mémoire des opérations passées

– Évaluation du projet

Préparer l’avenir...

Module 1 -

Synthèse : livraison

• Archiver pour réutiliser

• Bilan – Délais et budget

– Forces et faiblesses/Montrer ses erreurs

• Informer– Transfert des acquis

• Suivre– Feedback du client

L’heure du bilan a sonné...

Module 1 -

Carte globale des processusDu besoin à la satisfaction du client

Processus de pilotage

Plan stratégique CommunicationPlan d’amélioration continue Revues de directionGestion des actions correctives et préventives Audits

Processus de support

Maîtrise des documents FacturationRessources Gestion des indicateurs

Analyse du projet/devis

Planification RéalisationProspection commerciale

Livraison Suivi

BESOIN

CLIENT

SATISFACTION

CLIENT

Achats

Interne

Externes

Module 1 -

Carte des processus du contact à la commande

Contact

Qualification du contactHistorique / Origine

Analyse préliminaire deséléments et calendrier

ProspectClient

Collecte d’informationsinternes et/ou externes

Accepté

Commande

DevisAction

commercialeRefusé

Éléments Éléments

Classement

Module 1 -

Le contact clientComment et pourquoi ?- Comment le client contacte-t-il l’entreprise ?

- Téléphone- E-mail- Fax- Courrier

- Pourquoi contacte-t-il l’entreprise ?

- Parce qu’il a un besoin immédiat ou latent réactivité

- Comment est-il amené à contacter l’entreprise ?- Prospection commerciale préalable- Publicité - Recommandation d’un tiers- Déjà client de l’entreprise

des circuits vitaux à exploiter pleinement

des informations essentielles

Module 1 -

Le contact clientComment et pourquoi ? (suite)- Comment le client contacte-t-il l’entreprise ?

- Téléphone- E-mail- Fax- Courrier

- Pourquoi contacte-t-il l’entreprise ?

- Parce qu’il a un besoin immédiat ou latent réactivité

- Comment est-il amené à contacter l’entreprise ?- Prospection commerciale préalable- Publicité - Recommandation d’un tiers- Déjà client de l’entreprise

des circuits vitaux à exploiter pleinement

des informations essentielles

Module 1 -

Le contact clientQualification du contactLa base de la relation commerciale…

Contact

Qualification du contactHistorique / Origine

ProspectClient

Module 1 -

Le contact client Qualification du besoin

Analyse préliminaire deséléments et calendrier

Collecte d’informationsinternes et/ou externes

Éléments Éléments

Classement

Module 1 -

Le contact client Qualification du besoin : checklist TraductionLangue source : Langue cible :Pays ciblé (ex. Espagne ou Portugal, Angleterre ou USA) : À qui s’adresse le document ? Document interne Diffusion à la clientèle Sujet du document : Volume (en mots, pages, signes, lignes ou feuillets*) : Existe-t-il un lexique ? Oui Sous quelle forme ? NonExiste-t-il des documents de référence ? (ex. version précédente du produit) Oui NonLe document est-il disponible sous forme électronique (logiciel et version) ? La mise en page est-elle à effectuer ? Oui Sous quel(s) logiciel(s) ? Non Sous quelle forme souhaitez-vous recevoir la traduction :- fichier électronique par e-mail (word, RTF, etc) ?- par courrier ?- par coursier ?- sur CD-ROM, etc. ?Si le document contient des illustrations devant être traduites, sous quelle forme et dans quel format sont-elles fournies (logiciel et version) ? Dans le cas où seule la traduction est demandée, quelles sont les contraintes en matière de saisie ? (gras, italiques, souligné, page par page, etc) Quels sont les délais souhaités ? * 1 page = 250 mots = 1 500 signes = 1 feuillet

Module 1 -

Le contact client Qualification du besoin : checklist Localisation de logiciels

PROGRAMME Est-il traduit ? Si oui : * Le programme sera-t-il fourni ? Oui Non

* Un lexique est-il disponible ? Oui NonCelui-ci est indispensable pour garantir la cohérence terminologique lors de la traduction du manuel.* Format sous lequel seront fournis les écrans traduits pour insertion dans la documentation ? Si non :* Une traduction est-elle envisagée ? Oui Non

* Quand ?* En interne ou en sous-traitance ? Interne Sous-traitance* Peut-il être fourni au traducteur pour référence ? Oui Non

Est-il à traduire ? Oui NonLe cas échéant, il convient d’obtenir l’ensemble des fichiers source avec toutes les spécifications nécessaires (longueur des chaînes de caractères, éléments à ne pas traduire, etc.).Volume des fichiers à traduire (mots ou signes) :MANUEL(S)Volume (pages, mots, signes ou feuillets) :

Logiciels utilisés :- Le manuel original est-il disponible sous forme électronique ? Oui Non-Logiciels utilisés : * Pour les fichiers texte ? * Pour les fichiers graphiques ?

Références :- Lexique disponible Oui Non Documents de référence disponibles Oui Non - Sous quelle forme ?Gestion du projet :- Un responsable technique pourra-t-il animer une réunion visant à présenter le produit au(x) traducteur(s) ? Oui Non- Nom de la personne chargée de valider les textes ?- Qui sera chargé de saisir les modifications éventuelles ? Vous Nous

Module 1 -

Le contact client Qualification du besoin : checklist Interprétation

DATE DE LA CONFÉRENCE :

LIEU DE LA CONFÉRENCE :

HORAIRE DE LA CONFÉRENCE (joindre programme, même provisoire) :

THÈME DE LA CONFÉRENCE :

NOMBRE ET TYPES DE PERSONNES ATTENDUES (presse, clients, distributeurs, etc.) :

LANGUES D’INTERPRÉTATION :

TYPE D’INTERPRÉTATION :

CONSÉCUTIVE : suite au discours de l’intervenant, avec prise de notes

SIMULTANÉE : parallèlement au discours de l’intervenant, en cabine

CHUCHOTÉE : interprète placé à côté d’une personne, lui chuchotant ce qui se dit lors de la conférence

LIAISON : interprétation phrase par phrase pour réunions en petit comité ou visites

VALISE/BIDULE : équipement portatif d’interprétation simultanée (sans cabine), pour espaces restreints ou visites

ÉQUIPEMENT DE LA SALLE : Cabines ? Micros ? Fournis par qui ?

NOM DU RESPONSABLE À CONTACTER SUR PLACE :

DOCUMENTATION POUR L’INTERPRÈTE (dossier de presse, agenda de la conférence, documentation technique sur les produits, documentation sur la société, etc.) :

Module 1 -

Le contact client Collecte d’informations/classement

Collecte d’informations externes et internes– Pour établir un cahier des charges clair, précis et concis

Classement– Facilité d’accès aux documents

Client

N° Projet

Source

Références

À traduire

Lexiques

CdC

Module 1 -

Analyse préliminaire du projetFormats des fichiers

Format des fichiers/identification à partir des extensions

Combinaisons linguistiques/domaines

Analyse des contraintes

Calcul du nombre de mots

Définition du processus/Calendrier

Module 1 -

Analyse préliminaire du projetLangues/domaines

Format des fichiers





Module 1 -

Analyse préliminaire du projetAnalyse des contraintes

Format des fichiers





Module 1 -

Analyse préliminaire du projet Calcul du nombre de mots

Format des fichiers





Module 1 -

Analyse préliminaire du projetDéfinition du processus/calendrier

Format des fichiers





Module 1 -

Le devisCalcul du prix de vente

AcceptéDevisAction

commercialeRefusé

Module 1 -

Le devis : contenuContenu d’un devis

- Mentions légales

- Détail des prestations/langues/fichiers

- Modalités de livraison

- Coût

- Délai

- Conditions de règlement

Module 1 -

Le devis : suivi

AcceptéDevisAction

commercialeRefusé

Un impératif commercial : le suivi de chaque devis

Module 1 -

La commande

Accepté

Commande

DevisAction

commercialeRefusé

La fin d’un processus et le début d’un autre !

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